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					Les Amis d’Office
Articles et pointeurs utiles pour mieux comprendre Office

Ce document recense les articles les plus intéressants de l’année 2008

Pierre-Yves Delacôte
24/12/2008
Site de ressources pour mieux découvrir Office 2007

Bienvenue sur ce site de référencement des ressources utiles à mieux exploiter les technologies de l'information sur Office 2007
Nouveau : Avoir de l'impact sans être un expert (un must pour les directions de la communication) ?
Nouveau : Comment Office 2007 peut m'aider à faire des économies ?
Nouveau : Je n'utilise que 10% des fonctionnalités d'Office ? Quelques statistiques réelles!
A lire : Quel produit fête ses 25 ans ?
A lire : Accompagnement au Changement et Ressources Disponibles
A lire : La nouvelle interface (Fluent UI) est-elle un risque ou une opportunité ?
A lire : Seriez vous intéressé de témoigner sur ce que vous apporte Office 2007 au quotidien ?
A lire : La Bureautique est-elle has been ?
A lire : Excel 2007 booste les performances http://msdn.microsoft.com/en-
us/library/aa730921.aspx http://blogs.msdn.com/officerocker/archive/2006/08/17/704242.aspx
A lire : vous souhaitez partager un truc ou une astuce sur Office 2007 à l'aide d'un outil gratuit de capture venez ici:
http://communityclips.officelabs.com/Default.aspx
A lire :
Office 2007 dix raisons de l’utiliser                                                                               Les ressources utilisateurs
Plus accessible : pour les personnes ayant des difficultés notamment pour la lecture
http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HP101320101036.aspx?pid=CH100965071036
                                                                                                                    Les perroquets
      Accélérateur Ruban : permet de retrouver d’un seul coup d’œil l’ensemble des accélérateurs clavier           Le Get Started en Français
      Resizing automatique de l’interface : l’interface s’adapte à la taille de l’écran sans perte d’information   Recherche commande ?
      Zoom : possibilité de faire un zoom rapide sur le document
                                                                                                                    Les études
      Daisy : http://blogs.microsoft.fr/franckha/archive/2007/11/13/63548.aspx
                                                                                                                    Office 2007 vous fait faire des
                                                                                                                    économies
Meilleure qualité http://office.microsoft.com/fr-fr/results.aspx?qu=d%C3%A9mo+devenir+pro                           Etude Forrester sur les impacts de la
                                                                                                                    nouvelle interface
      Smart Art : Vous avez la possibilité de créer du contenu Word ou PPT de qualité sans expertise et sans
       faire appel à une agence de design http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA101983081036.aspx                Les blogs à connaître
      Mise en forme (thèmes, page de garde, zone texte…) : Vous pouvez créer du contenu à fort impact visuel
       sans expertise et rapidement http://office.microsoft.com/fr-fr/help/HA101644061036.aspx                     Word
      Moteur 3D : http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA102019531036.aspx                                      Open XML Formats
      Inspection de document : Vous ne souhaitez pas que vos documents véhiculent avec des commentaires,          Excel
       des informations sur l’auteur, des annotations de ppt                                                       Outlook
                                                                                                                   OneNote
                                                                                                                   OneNote 2
Meilleure sécurité                                                                                                 Access
                                                                                                                   Publisher, XPS, PDF
                                                                                                                   Sharepoint
     Confidentialité : Vous souhaitez protéger vos documents pour une certaine population cible : informations
                                                                                                                   PowerPoint & OfficeArt
        financières, informations secrètes ou confidentielles, informations concernant la propriété intellectuelle
                                                                                                                   Office's New UI
        http://office.microsoft.com/fr-fr/word/HA101029181036.aspx
                                                                                                                   Nay
     Sécurité                                                                                                     XaMaLa
        http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP101941611036&CTT=6&Origin=RC10194142 Frogz
        1036                                                                                                       La communauté à connaître
      Format : le format de l’ECMA OpenXML permet de dissocier la partie applicative (macros) du contenu et         Cyrielle
       augmente ainsi la capacité à récupérer des informations altérées                                              Patrick
                                                                                                                     All Blogs
Meilleure efficacité
                                                                                                                     Un peu d'histoire
      Menu bar, Galerie, Menu contextuel : La réduction en moyenne de 50% du nombre de clics par des
                                                                                                                     Comprendre les origines de la nouvelle
       mécanismes d’affichage contextuel des actions autorisées permet d’être plus efficace et plus rapide
                                                                                                                     interface
      Equations
      Traductions, Dictionnaires : les outils de traductions automatiques, de synonymie et de correction            Des outils
       orthographique et grammaticale sont un soutien important dans un monde de plus en plus global
       http://office.microsoft.com/fr-fr/outlook/HA101633761036.aspx?pid=CH100776981036                              Quelques add-in
      Color coding : comment faire le tri dans un magma de données brutes sans être expert
       http://office.microsoft.com/fr-fr/excel/HA100484501036.aspx?pid=CH101030621036

Plus ouvert

      Open XML : http://office.microsoft.com/fr-fr/excel/HA100069351036.aspx Le format de l’ECMA permet
       entre autre d’avoir une plus grande pérennité de l’information dans le temps
      Enormément d’éditeurs supportant le nouveau format
       http://www.openxmlcommunity.org/applications.aspx
      Extension ruban : il est possible de rajouter des nouvelles interfaces simples dans les ruban Office pour y
       ajouter vos applications propres ou d’éditeurs tiers
       http://blogs.msdn.com/pierlag/archive/2008/02/15/office-2007-priseenmain.aspx
      ODF: Il est désormais possible de sauvegarder et d'ouvrir vos documents Office 2007 au format ODF
       http://odf-converter.sourceforge.net
      PDF : Il est désormais possible de sauvegarder vos documents Office 2007 au format PDF

Plus connecté

      Office 2007 ne vit désormais plus seul sur le poste de travail, il peut être connecté au système
       d’information : messagerie, communication temps réel, partage documentaire, blog, RSS, applications
       métiers… http://office.microsoft.com/fr-fr/products/HA101748901036.aspx

Plus économique

      Gain de Stockage et de Bande passante grâce au format (en moyenne 50% d’économie)
       http://www.microsoft.com/casestudies/casestudy.aspx?casestudyid=4000000502
      Pas de besoin d’add-on payant pour sauvegarder au format PDF
      Des outils & des méthodologies pour faciliter et optimiser le déploiement
       http://technet2.microsoft.com/Office/en-us/library/32a18803-52d2-4967-ab9d-
       0e199c9bf0041033.mspx?mfr=true

Plus innovant et performant

      Office 2007 est désormais vecteur de valeur et de changement positif dans les entreprises :
       http://www.pcworld.com/article/id,128176-page,1-c,electronics/article.html
      Office 2007 permet des calculs multithreadés:
       http://steve.zaske.com/media/multithreaded/mp_calc_perf.wmv

Plus de ressources pour les utilisateurs

      Des millions de contenus utiles pour les utilisateurs : démos, aides, formations gratuites, add-in :
       http://office.microsoft.com/fr-fr/default.aspx
       http://blogs.microsoft.fr/ http://blogs.msdn.com/nay/archive/2007/10/10/interactive-command-
       reference-guides-for-access-and-outlook.aspx

Une plus grande adoption des utilisateurs et un fort capital sympathie

      Etude Forrester : une plus grande adoption et peu de besoin de formation
       http://blogs.msdn.com/nay/archive/2007/07/23/office-2007-etude-forrester-sur-les-impacts-de-la-
       nouvelle-interface-fluent-forrester-study-on-impacts-of-the-new-fluent-ui.aspx
      L’effet Noël et la fracture numérique entre la maison et l’entreprise : premier Noël avec Vista & Office
       2007 les utilisateurs vont se former chez eux.
      500 millions d’utilisateurs habitués à Office pour qui Office est un vecteur d’autonomie qui peut être
       mieux contrôler aujourd’hui par l’IT notamment en apportant des briques de gouvernances comme
       SharePoint ou System Center.
      De nombreuses langues supportées
      Un support d’éditeur
Microsoft Office est-il mort ?



5 Mai 2008


Depuis bientôt 9 ans que je travaille chez Microsoft j'entends de nombreuses personnes le clamer haut et fort et pas seulement à l'extérieur de Microsoft.
Ceci traduit à la fois un désamour du monde IT pour Office ainsi qu'une négligence de notre part à bien expliquer et rappeler l'intérêt de la suite MS Office
qui reste l'un des logiciels le plus vendu, le plus utilisé et le plus stable au monde.
Microsoft Office 2007 est à mon sens, certes biaisé de part ma fonction, une suite de produits donnant une opportunité importante aux DSI, aux Business
et aux utilisateurs en général de mettre en place des bonnes pratiques de travail avec son PC.
En effet, les nouveautés que certains appellent des ruptures (nouvelle interface, nouveau format, nouvelles fonctionnalités collaboratives et connectées),
sont une excellente occasion pour mettre en place des plans de conduite du changement sur l'usage du PC dans son travail quotidien.
Au-delà de l'outil ce qui compte c'est ce qu'on en fait !
Pour illustrer ceci je présente régulièrement à des clients et des partenaires ces trois ressources qui permettent à minima d'ouvrir un dialogue sur une
transformation de nos usages des technologies de l'information:



    

        Valeur et accompagnement au changement d'Office 2007

    

        Office ennemi des DSI ?




    

        Offre et Vision Microsoft autour des technologies de l'information
Offre et Vison Microsoft autour des technologies de l’information.

Exec Summary
Les points clés de l’offre Microsoft :

Une meilleure gestion du risque

Le patrimoine en termes de documents et d’usage est difficile à faire migrer d’un environnement riche vers un environnement léger. En effet, de nombreux
documents seront soit incompatibles avec un client léger (calculs avancés, tableaux croisés dynamiques, macros…) soit perdront en qualité de
représentation (mauvais formatage, perte de contenu…). Microsoft apporte et apportera la meilleure compatibilité entre les deux types de clients dans le
respect de sa stratégie Software+Services (offrir un environnement mixte et cohabitant) et People Ready (offrir le meilleur outil en fonction de l’usage
souhaité).

Une meilleure intégration à l’existant

L’intégration aux politiques de sécurité, d’authentification et aux applications d’entreprise (ex : SAP) se fera plus facilement dans un environnement
Microsoft (authentification unique pour toutes les briques logicielles, politiques de sécurité cohérentes).

Un plus grand choix

La philosophie du Software+Services étant de fournir un environnement mixte entre le logiciel et les services permet de répondre simplement et de façon
riche à la diversité des besoins métiers et techniques. Un contrôleur de gestion ne peut se contenter d’un client web alors qu’un contremaitre n’a pas de
besoins évolués.

Une plus grande stabilité

Les logiciels et services Microsoft ont fait leurs preuves en terme de stabilité et de performance car ils suivent un processus de conception supportant une
cible d’usage massive (500 millions d’utilisateurs Office).
Evolution de l’offre Microsoft
L’informatique a évolué en 25 ans

Le monde de la bureautique n’a cessé d’évoluer ces 25 dernières années profitant d’innovations technologiques qui ont introduit de nouveaux usages. Les
utilisateurs sont passés du monde de l’ordinateur seul, avec un stockage faible (disquette, quelques Mo sur le disque dur), disposant de peu de puissance
d’exécution (MHz) avec des interfaces basiques (Word 1), à un monde varié en terme de terminal d’accès (PC, Portable, Tablet, Téléphone, PDA, console de
jeu, télévision…) et connecté (internet, WiFi, ToIP, Peer To Peer…), avec des disques durs à forte capacité interne ou externe (1 To) des processeurs
puissants (1GHz, duo core) et de nouvelles interfaces plus immersives (iPhone, Wii, Office 2007, Vista, Surface…).

Microsoft évolue

 Microsoft a également évolué en passant d’une offre centrée sur les outils du PC à une offre centrée sur les usages reflétant l’évolution de la société (12
versions de logiciels client en 25 ans). Microsoft est passée d’une suite bureautique Microsoft Office à une offre plus connectée, plus variée, plus riche et
plus ouverte tout en étant plus controlable: Microsoft Office Systems (Office, SharePoint, Exchange, Communication Server). Il s’agit donc pour Microsoft
d’apporter à ses 500 millions d’utilisateurs d’Office l’environnement le plus adapté à leurs diversités d’usages sans pertes de leur patrimoine (plusieurs
milliards de documents et de règles métiers).

Support du client léger

Les briques logicielles ont évolué et évolueront pour supporter les situations d’usages les plus variées. Il est a noté par exemple que le client de messagerie
(Outlook initialement uniquement disponible sur un PC) a été fourni il y a déjà 10 ans en client léger (Outlook Web Access). Des évolutions similaires ont été
apportées sur les clients riches de l’offre Microsoft avant tout pour offrir des capacités d’usages variés avec ou sans PC (Client riche Excel/Client web Excel
Services, Client riche : Infopath / Client web Form Services, Client riche : Office Communicator/Client web Office Commmunicator Web Access) et qui
témoignent de la volonté de Microsoft d’offrir les meilleurs outils en fonction des usages de chacun. Les évolutions vers un support des produits Office en
mode web seront de plus en plus importantes dans les versions suivantes mais elles ne seront pas les seules sources d’innovation.
             Client Riche : Outlook   Client Léger : Outlook Web Access


L’évolution des produits Microsoft
En effet, la prise en compte des nouveaux usages ne se limite pas à l’outil d’accès à l’information (navigateur). Par exemple, l’arrivée du WiFi dans les
entreprises et à la maison et l’évolution de la mobilité des utilisateurs (trains, avions, entreprise, maison…) nous ont incité à fournir une meilleure gestion
des déconnexions (instabilité du WiFi) et du mode déconnecté dans Outlook. Encore une fois l’objectif est d’offrir le meilleur outil en fonction de l’usage. Il
est en effet très frustrant pour un utilisateur de se voir notifier l’indisponibilité du réseau et/ou des données importantes pour lui. De la même façon nous
avons fait évoluer l’accès à ses emails depuis un téléphone ou un PDA sans être dépendant du fournisseur d’accès. Un autre exemple d’usage qui n’existait
pas il y a quelques années et que nous avons fait évoluer est l’accès à sa messagerie depuis chez soi. Certains souhaiteront synchroniser leurs emails sans
pour autant devoir rentrer dans des processus compliqués et couteux d’accès au système d’entreprise (VPN), d’autres souhaiteront simplement lire leurs
emails sans les avoir stocké sur leur ordinateur. Microsoft, là encore, a fait évoluer son offre pour supporter les deux usages. D’autres facteurs tels que
                                                                           l’accessibilité sont à prendre en considération lorsque nous concevons nos offres qui
                                                                           s’adressent à un très grand nombre d’utilisateurs. L’usage limité au travers d’un
                                                                           navigateur web ne permet pas d’avoir la meilleure accessibilité qui peut être offerte
                                                                           par exemple à une personne souffrant de tétraplégie et manipulant une souris au
                                                                           travers d’un stylo optique positionné dans sa bouche. En effet, la puissance du PC peut
                                                                           suppléer certaines actions difficiles (la réduction des déplacements, du nombre de clics
                                                                           pour remplir une tâche, la fonction de zoom pour meilleur lisibilité sont des facteurs de
                                                                           conception de nos suites Office). Un dernier exemple où Microsoft motivé par ses
                                                                           clients à fait évoluer son offre pour qu’elle offre le meilleur service est l’environnement
                                                                           de la téléphonie. Microsoft a notamment innové au travers de ses logiciels Office
                                                                           Systems en proposant de nouveaux usages : appeler une personne plutôt qu’un
                                                                           numéro de téléphone, transmettre l’objet de l’appel, gérer simplement et
                                                                           dynamiquement le terminal où l’on souhaite recevoir ses appels, appeler les personnes
concernées par un email sans connaître les affres de l’invitation à une conférence téléphonique…

L’offre Microsoft autour des outils de bureautiques a donc évolué et évoluera pour prendre en compte la diversité des personnes et des usages des
technologies de l’information en garantissant à la fois une meilleure autonomie et performance du business et une meilleure gouvernance du système
d’information.

Vision
L’adoption d’Office a souvent été synonyme de contournement de la gouvernance car les utilisateurs se recréaient leur système d’information au travers
des applications Office (exemple : mes propres calculs dans Excel). L’objectif est aujourd’hui de réconcilier ce besoin d’autonomie, de qualité et de
performance qu’exprime le business et les nécessités de gouvernance business et technique (régulation, optimisation des process/meilleur contrôle du SI)
au travers d’une offre qui incite les utilisateurs à remonter leur informations, leur savoir faire, leur process dans un environnement plus contrôlable et plus
sécurisé par les directions informatiques (gestion des quotas, gestion des droits, gestion de la sécurité d’accès, gestion des sauvegardes, gestion des règles
métiers et workflows…). C’est l’ambition de la plateforme Office System.

Plus généralement la vision de Microsoft est de démocratiser l’accès et la production des informations et des services en plaçant l’utilisateur au centre du
système d’information (People Ready) quel que soient ses usages (connecté/non connecté, riche/basique, PC/Téléphone/PDA/navigateur web,
handicapé/non handicapé, à la maison/en entreprise…) ses impératifs (performance, rapidité, qualité, sécurité, confidentialité,…) et besoins (gestion de
tâches, création de contenu, dématérialisation de formulaire, communication, collaboration, recherche, accès aux données métiers, pilotage de la
performance, …) tout en garantissant la meilleure gouvernance du système d’information. Cette vision est supportée par une offre qui se décline en mode
Software+Services. L’objectif est d’offrir un environnement supportant les différents cas d’usage des technologies de l’information et de communication
(TIC) reflétant la diversité des entreprises en tirant avantage quand nécessaire des deux mondes. L’accès à l’information pouvant se faire au travers d’un
navigateur pour certains, d’un client riche pour d’autres, et surtout de manière ouverte et évolutive grâce au support de protocoles standards (XML et les
web services pour ne nommer que ceux là).
Offre
L’offre Microsoft est constituée d’un ensemble de services et de produits modulables qui tirent avantage de leur intégration mutuelle quand ils sont adossés.
Ils peuvent être déployés progressivement et de façon indépendante en apportant par itération et par ciblage de nouveaux services aux utilisateurs. La suite
cliente Office 2007 même si elle apporte de la valeur de façon intrinsèque prend une toute nouvelle dimension quand elle est utilisée avec les plateformes
serveurs Exchange, SharePoint et Communication server : celle du Software + Services.

L’offre est composée essentiellement de quatre briques logicielles qui répondent à de nombreux cas d’usages listées ci-dessous :

Logiciel                 Couverture Fonctionnelle           Client web                           Client Riche
Office (Word, Excel,     Création de contenu numérique      Excel Services : consommer et        Toutes les fonctionnalités y
PowerPoint, …)           connecté ou non au système         simuler des calculs sans le client   compris accessibilité, qualité,
                         d’information                      riche                                sécurité, connexion aux
                                                            Form Services :                      données (ex : SAP), offline,
                                                            Consommer et saisir des              performance…
                                                            formulaires

                                                            Prochaines versions Word,
                                                            Excel, PPT : consommer et
                                                            modifier
Exchange                 Messagerie, Agenda, Contact,       Outlook Web Access : lire et         Outlook : Toutes les
                         Tâche, Messagerie Vocale           écrire des emails, écouter des       fonctionnalités y compris
                                                            voice mail, aide à la recherche      offline, glisser déposer,
                                                            des contacts, des plages de          transformation d’un email en
                                                            réunion disponibles, lire et         agenda, fédération messagerie
                                                            écrire des agendas des tâches,       et collaboratif : intégration
                                                            des contacts, recherche…             présence web conference et
                                                                                                 téléphonie, offline SharePoint…
                                                            Prochaines version : lecture
                                                            audio des emails, conversion
                                                            des voice mails en texte
SharePoint               Gestion de Contenu numérique       Tout                                 Avec Office intégration de
                         (GED, Archivage légal, …),                                              fonctionnalité dans Office :
                         Moteur de Recherche, Portail,                                           recherche, offline, saisie de
                         Collaboratif (ex : partage de                                           masse, données métier dans les
                         fichier), Annuaire métier, Accès                                        documents, gestion de la
                         aux données métiers,                                                    confidentialité des documents
                          Dématérialisation des                                             et pas seulement de son accès…
                          processus, Workflow,
                          Décisionnel : tableaux
                          d’indicateurs
Communication Server      Présence/Disponibilité,          Communicator Web Access :        Tout
                          Messagerie Instantanée interne   Présence/Disponibilité,
                          et externe (connexion MSN,       Messagerie instantanée interne
                          Yahoo, AOL), Web                 et externe
                          Conferencing, Visio              LiveMeeting: Web conferencing
                          Conferencing avec caméra         &Visio Conferencing
                          panoramique, Téléphonie sur IP




Cas d’usages
Pour finir, nous allons décrire quelques cas d’usages où il est important de bien examiner les risques et les opportunités à passer d’un mode client riche à un
mode client léger que ce soit sur la plateforme Microsoft ou sur une autre. De manière générale, on peut constater que le client web est surtout destiné à
des populations qui vont lire l’information ou contribuer légèrement.

Accessibilité

Un utilisateur qui a des besoins d’assistance pour la consommation ou la production d’un document aura souvent besoin de la puissance du logiciel et du PC
pour l’assister. La reconnaissance et les outils d’aide tel que le zoom, la diminution des déplacements et du nombre de clics pour remplir une tâche, la
richesse des fonctionnalités pour supporter ses usages seront clés.

Patrimoine

Un utilisateur qui a créé du contenu avec de l’intelligence (macro, calculs) ou qui a besoin d’avoir une fidélité forte dans le rendu de son document, devra
examiner le risque de perte de cette intelligence et de formatage en cas d’un usage web.

Mobilité

Un utilisateur se trouvant souvent en situation mobile (réunion, avion, train, à l’extérieur de l’entreprise…) devra mesurer l’impact de ne pas avoir accès à
l’information.

Rapidité
Un utilisateur devant créer rapidement du contenu à base de contenus variés, de sources variées, de formatage variés avec un fort impact sur la qualité
restituée, devra examiner les limitations du client web. Un utilisateur voulant rapidement analyser des données business devra vérifier si l’interface web lui
permet d’avoir une bonne lisibilité des données.

Sécurité

Un utilisateur souhaitant sécuriser les accès partagés à l’information devra vérifier que l’information ne peut sortir du système sans être elle-même
protégée. L’accès web étant souvent synonyme de mise en commun de l’information, il est important de réfléchir à l’impact en termes de sécurité sur les
données sensibles.

Performance

Un utilisateur nécessitant de la performance de calcul ou de la performance d’affichage devra vérifier la capacité d’un client web à lui fournir ce service. Si la
performance est synonyme de temps d’accès à l’information, il devra prendre en considération l’impact d’une perte ou d’une faiblesse du réseau.

Richesse

Un utilisateur qui a besoin de fonctionnalités riches ou dynamiques devra évaluer la perte de productivité engendré par un passage à un client web.

Add-in

Un utilisateur qui s’appuie sur des outils tiers en complément de sa suite Office devra valider que ces outils existent bien en mode web

Qualité

Un utilisateur qui a besoin de produire une information de qualité devra examiner si le client web lui permet d’atteindre cet objectif.
Quelques ressources utiles


7/5/2008


EPE: des fiches en anglais très partiques et gratuites sur Office 2007 et Vista et d'autre sujet: http://download.microsoft.com/download/a/3/e/a3e8220a-
1fcb-4a30-aac1-9d80f31e3a31/EPE_customer_listing_2007Vista.doc

Des formations à profusion sur Office Online: http://www.microsoft.com/office
Des formations au format PPT: http://blogs.microsoft.fr/franckha/archive/2007/11/23/63744.aspx

Des ressources bien référencées: http://blogs.microsoft.fr/franckha/archive/2007/08/07/61453.aspx



Tout d’abord je vous conseille de visionner cette session (1h) enregistrée lors des TechDays en février dernier :
http://www.microsoft.com/france/vision/mstechdays08/WebcastTechNet.aspx?EID=c38a4834-9e40-4f5c-9cb5-8ca52a8ce238
Plan classique d’accompagnement au changement.

Concernant les formations disponibles, de nombreuses vidéos (certaines interactives) gratuites et onlines sont sur les sites suivant : Office Online et Un jour nouveau

    Démonstrations en ligne (de 5 à 10 min) par scénario
Leur objectif est de donner rapidement des idées de gains d’efficacité.
Vous pouvez pointer ces démos sur votre portail interne ou dans des newsletters.


US                                                                                   FR
Office 2007 Demo Portal                                                              Portail Démos Office 2007
Access 2007                                                                          Access 2007
Excel 2007                                                                           Excel 2007
Outlook 2007                                                                       Outlook 2007
PowerPoint 2007                                                                    PowerPoint 2007
Project 2007
Visio 2007                                                                         Visio 2007
Word 2007                                                                          Word 2007
                                                                                   Communicator 2007
                                                                                   Live Meeting


    Formations en ligne (de 20 à 50 min) par scénario
Leur objectif est d’expliquer comment réaliser un scénario précis.
Vous pouvez pointer ces formations sur votre portail interne ou dans des newsletters.


US                                                                               FR
Office 2007 Training Portal                                                      Portail Formations Office 2007
Access 2007                                                                      Access 2007
Communicator 2007
Excel 2007                                                                       Excel 2007
Outlook 2007                                                                     Outlook 2007
PowerPoint 2007                                                                  PowerPoint 2007
Project 2007                                                                     Project 2007
Visio 2007                                                                       Visio 2007
Word 2007                                                                        Word 2007
Il existe également des outils permettant aux utilisateurs de retrouver des commandes dans la nouvelle interface :

    Les guides interactifs des commandes : disponibles en versions anglaises pour Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Outlook 2007 et Access
2007. Possibilité de téléchargement sur le site de Microsoft (en français, ou en anglais).

    Search Commands in Office 2007 : Un add-in vous permettant de retrouver toutes les commandes d’Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint), via une
recherche sur mot-clé et un résultat de recherche contextuel. Pour l’instant uniquement en anglais ici :
http://www.officelabs.com/projects/searchcommands/Pages/default.aspx

    Les onglets Get Started Tabs (version officielle) : après installation, un onglet intitulé « Get Started » apparaît dans l’interface d’Office 2007 et permet
à l’utilisateur d’avoir sous les yeux tous les pointeurs disponibles vers les ressources que j’ai décrites plus haut. Vous pouvez télécharger les versions
anglaises ici pour Word, ici pour Excel et enfin ici pour PowerPoint.
Nous avons également localisé en version française cet outil. Vous pouvez en cas de besoin télécharger les fichiers d'installation des onglets "Prise en main"
pour Word, Excel et PowerPoint. Vous y trouverez également les codes sources, pour les faire évoluer à votre convenance.
L'informatique au service des mes cours pas l'inverse!

Un fabuleux contenu fait par des enseignants pour les enseignants et les élèves mais utilisable par tous!!!
Enfin du contenu pédagogique qui explique comment utiliser au mieux Office 2007 pour des besoins spécifiques.
Plus de 300 webcasts.
Office 2007 par l'usage!

Quand je regarde ces webcasts, je me dis vraiment que je suis un ignard qui s'ignore.

Difficile d'adhérer aux idées du "Good Enough" de certains, quand on voit comment les gens utilisent les produits. Le problème n'est pas d'utiliser moins
mais d'utiliser mieux.

BRAVO aux enseignants et à l'équipe Microsoft Education FRANCE cocorico

http://www.microsoft.com/france/vision/tutoriels-video-b2i/
http://www.officepourlesenseignants.fr
La nouvelle interface (Fluent UI) est-elle un risque ou une opportunité ?
La quasi totalité des clients que je rencontre ont peur de cette nouvelle interface ou plus exactement des effets néfastes qu'elle peut avoir sur la
satisfaction des utilisateurs et sur leur efficacité. Certains sont scandalisés de ne pas avoir le choix à un retour arrière sur l'ancienne interface.

Ont-ils tort ? Ont-il raison ? Ce choix de nouvelle interface mérite explication car il est ce qu'il y a de plus visible pour ceux qui utilisent Office 2007 au
quotidien.

Histoire de l'interface

Cette histoire est très bien expliquée par son concepteur Jensen Harris http://blogs.msdn.com/jensenh/archive/2008/03/12/the-story-of-the-ribbon.aspx
Je serais bien incapable d'être aussi éloquent que Jensen mais je vais essayer de rappeler ici quelques principes de conception par rapport aux remarques
que j'entends souvent auprès de nos clients.

Microsoft conçoit une interface sans consulter ses clients!
C'est à la fois inexact et vrai. Tout dépend de la définition de clients.
La conception des produits ne se fait jamais (en tout cas pas pour Office 2007) dans les bureaux de Redmond. Elle commence par un travail bien en amont
d'audit de certains de nos clients représentatifs qui désirent participer à des programmes de recherches avancées avec nous. En effet nous envoyons des
centaines de "Product Planners", dans le monde entier, rencontrer nos clients et examiner leurs actions quotidiennes et leurs usages quotidiens des
technologies pour remplir leurs taches. Ceci constitue une masse d'information de quelques millions de minutes.
En parallèle de ceci, nous avons innové avec Office 2003 en lançant le programme d'audit volontaire "voulez-vous participer à l'amélioration d'Office ?".
En effet, au premier lancement d'Office 2003 l'utilisateur pouvait choisir de contribuer ou non à cette amélioration et ainsi remonter de façon volontaire
et anonyme les actions et interactions qu'il avait dans les produits Office. Ceci constitua une masse encore plus importante de milliards de clics nous
permettant de savoir ce qu'utilise nos clients (en tout cas ceux là).
Les équipes internationales de Microsoft organisent ensuite des "focus groupes" dont l'objectif est de faire réagir les clients (choisis sur un panel
représentatif) sur des sujets variés comme "quel est votre usage de la bureautique", "que seriez vous prêt à payer pour tel type de produit", "que
reprochez vous le plus à cette version", "qu'aimeriez vous avoir comme nouvelles fonctionnalités dans la prochaine version". A cette dernière question 80%
des fonctionnalités souhaitées existaient déjà dans Office 2003.
Fort de toutes ces données, des études comportementales, de travail d'ergonomes, de table ronde avec des étudiants, d'analyses compétitives, Microsoft a
décidé de changer l'interface d'Office pour qu'elle soit plus intuitive, plus contextuelle, plus accessible et plus efficace.
Il est vrai que nous avons pris cette décision sans consulter tous nos clients. Mais nous l'avons fait en consultant beaucoup de clients et d'utilisateurs et
dans un esprit d'apporter toujours plus de simplicité et de valeur sans que nos utilisateurs aient besoins d'être tous des experts.
Ce choix fut-il judicieux ? J'en suis intimement convaincu mais seul l'avenir nous le dira.
Il suffit de faire le test de passer de l'interface Office 2007 à celle d'Office 2003. On ressent une légère frustration de retour à du vieux.
Pourquoi ne pas avoir le choix dans l'interface ?
Cette question est légitime et je me la pose souvent. N'avons nous pas commis une erreur en imposant à nos utilisateurs une nouvelle interface ? N'est-ce
pas une approche hégémonique et autoritaire ?
Je dois avoué qu'il est facile et normal de challenger Microsoft sur ce sujet.
Mais là encore ma démarche est d'ordre pragmatique et non politique ou intellectuelle (peut-être à tort).
Le changement est souvent mal perçu car il perturbe. Rappelez vous quand Microsoft à introduit le clic droit dans Windows. Beaucoup de clients et
d'utilisateurs criaient au scandale...
Microsoft a commis une erreur.
Pour moi l'erreur n'est pas de proposer une nouvelle interface car elle est véritablement bénéfique comme nous le démontrent des études et comme nous
en témoignent de nombreux clients qui l'utilisent depuis un certain temps.
Nous avons manqué de pédagogie, d'explication et de prédictibilité.
Nous aurions du communiquer plus en amont sur nos choix et les raisons de ce choix, même s'il est en effet autoritaire car il a un fort impact.
Nous devrions expliquer avec plus d'insistance que cette nouvelle interface est un fondement pour l'ensemble de nos produits à interface utilisateur. En
effet, Fluent UI, apparaîtra dans tous les produits de la suite Office 14 clients, serveurs et services (SharePoint, OWA, Project, Visio, Office Live...) et
également dans certains produits de Windows 7 (Paintbrush, Notepad...).
Je suis donc convaincu que cette nouvelle interface sera bénéfique et je pense qu'un non retour à l'ancienne interface est salvateur.
En effet, à terme avoir à choisir entre de multiples interfaces pour de multiples outils ne sera pas vecteur de sérénité mais plus générateur de chaos
même s'il faut passer par une période transitoire d'adaptation et d'explication.
Adopter Office 2007 est donc fondamental de ce point de vue car la marche sera moins haute quand arrivera la prochaine vague de produits, serveurs et
services Microsoft (Wave 14).
Quelques données sur l'usage d'Office

4 Novembre 2008


De nombreux clients nous posent aujourd'hui la question de l'usage d'Office certainement poussés par la concurrence (IBM, Sun, Google, OOo...) qui ont
pour certain une actualité (OOo version 3.0) et surtout poussés par la réduction des coûts induite par la crise actuelle.

En effet, derrière la remarque "je n'utilise que 10% des fonctionnalités d'Office" se cache le souhait de vouloir payer que 10% des fonctionnalités ou l'envie
(souvent plus chez les informaticiens et financiers que chez les utilisateurs) d'aller vers la concurrence qui offre à moindres prix (licences ou location) ces
10% de fonctionnalités.

Cela pose la question du prix! Vaste débat que je serais bien incapable d'expliquer et que je laisse les économistes commenter.

Pour autant une chose est sûre : le prix ne réside pas que dans les fonctionnalités offertes sinon il aurait du augmenter drastiquement version après
version (la première version de Word coutait 500$)




Mais revenons à la perception, qui n’est pas tout à fait dénuée de sens et de vérité, qu’on a un usage de 10% des fonctionnalités.

Le graphe ci-dessous (issu d’études à grande échelles, notamment par le biais du programme d’amélioration de nos produits) démontre en effet que la
grande majorité des usages sont identiques (partie gauche du graphe).
Mais il démontre également que les usages sont ailleurs et très différents d’un individu à l’autre. Pour faire simple, on utilise plus que 10% des
fonctionnalités mais au-delà de ces 10% ce ne sont pas les mêmes fonctionnalités.
Faut-il une version d’Office par usage ? Imaginez la complexité pour nous et surtout pour vous. Il y a 500 millions d’utilisateurs avec des usages différents.
Le graphe démontre que la complexité induite par la diversité des usages qui reflète à la fois notre diversité et les besoins d’autonomie, serait
incommensurablement plus couteuse.



Si nous supprimions les dix commandes les moins utilisées cela impacterait 30 millions d’utilisateurs.




C’est pour cela que nos produits ne se limitent pas à 10% de fonctionnalités car vous n’utilisez pas 10% des fonctionnalités.
Les entreprises gagneraient énormément à mieux utiliser les fonctionnailtés.
Comment Office 2007 peut m'aider à faire des économies ?



10 Novembre 2008--Les Ulis


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Cette question légitime est de plus en plus d'actualité et nous est très souvent posée par les nombreux clients que nous rencontrons régulièrement.

La réponse n’est pas immédiate car elle repose sur une kyrielle d’usages qui optimisent notre temps, la qualité du service que nous rendons, et
des coûts informatiques plus classiques (achats, intégration, support, …).

Si nous prenons une approche macroscopique nous pouvons nous rendre compte que le gain de temps (15% en moyenne étude Forrester), à
produire de l’information ou à l’analyser au travers des outils Word, Excel et PowerPoint pour ne parler que de ceux là, est source d’économies
fortes pour l’entreprise. 15% de temps gagné à l’échelle d’un individu c’est important, à l’échelle d’une entreprise en période de crise c’est un
gain énorme (certains se sont amusés à faire une projection à l’échelle de la planète.
http://www.nitinparanjape.com/maxoffice/internaldoc/Personal%20productivity%20and%20organizational%20efficiency%20whitepaper.doc ).

Les gains peuvent être parfois plus spectaculaires pour certains usages que je vais maintenant brièvement citer car il est impossible de tous les
recenser.
Quelques gains importants

      Analyser un tableau : le formatage conditionnel, les tableaux croisés dynamiques, grouper des cellules par plage… tout ceci et bien plus permet
       de mieux représenter les données d’entreprise et de mieux les analyser tant au niveau visuel qu’au niveau de la donnée elle-même. Cela permet
       de faire des économies très importantes de temps d’analyse. Il est important d’avoir rapidement et simplement une bonne vision de son business
       en temps de crise économique.
       Quelques exemples : Analyzing accounts receivables using Microsoft Office Excel 2007 , Demographic analysis and visualization

      Simuler des calculs : les fonctions de simulation sont souvent inconnues alors qu’elles permettent là encore de gagner énormément de temps :
       Sensitivity analysis and What-If analysis
      Agréger des gros volumes d’information : le support du million de lignes dans Excel permet à de nombreux utilisateurs de gagner un temps
       énorme de consolidation d’informations qui étaient souvent saucissonnées dans plusieurs fichiers. Par exemple un client m’a dit gagner plusieurs
       jours de travail dans la consolidation de logs.
      Télécharger un gros fichier : lorsqu’on sauvegarde dans le nouveau format (nom barbare : OpenXML, nom plus simple .docx, .xlsx, .pptx) on peut
       gagner énormément de place car le fichier est compressé (gros gains sur les fichiers sans image comme les gros fichiers Excel). Là encore on gagne
       du temps de téléchargement et accessoirement de la place et de la bande passante.
      Nettoyage de document : passer quelques minutes à nettoyer une présentation PPT avec des commentaires c’est désormais une affaire de
       quelques secondes puisqu’en un clic on nettoie un document de toutes informations personnelles (commentaires, notes, nom de l’auteur,
       propriétés…) grâce à l’inspection de document. On gagne en temps et en qualité/confidentialité.
       Temps de mise en page : il est désormais simple et rapide de créer des documents grâce à la multitude d’outils simples d’usage qui ne
       nécessitent pas d’être un expert mais juste d’être un homme averti (qui en vaut deux). L’usage des thèmes, des smart arts, du traitement des
       images… http://office.microsoft.com/fr-fr/word/CH100740901036.aspx?pid=CL100729331036
      Calculer plus vite : pour certains métiers (notamment dans la finance) pouvoir effectuer des calculs rapides sur des masses d’informations
       importantes est parfois critique. Plus vite est fait le calcul plus l’entreprise peut être réactive http://msdn.microsoft.com/en-
       us/library/aa730921.aspx




Quelques gains appréciables

      Recherches : Dans un monde anglophone, global où nous travaillons avec des personnes de toutes cultures parlant et donc communicant dans des
       langues différentes les outils de Dictionnaire, Synonyme et Traduction sont d’une aide importante (y compris disponible dans ses emails). Il est
       même possible de rechercher à partir d’un mot dans différentes ressources
   Réductions du nombre d’actions : La distance parcourue par la souris, ou le nombre de clics pour remplir une tâche sont réduits de 50% grâce
    entre autre aux fonctionnalités de prévisualisation, de mini bar, de ruban contextuel. Cela peut paraître dérisoire mais c’est du temps gagné pour
    certains et un avantage énorme pour ceux qui font déplacer la souris par un stylo optique tenu dans la bouche (comme une personne tétraplégique
    par exemple) ou pour j’espère un jour ceux qui pourront commander la souris par la pensée (Brain Computer Interface :
    http://www.cbsnews.com/video/watch/?id=4564186n)
Quelques Gains de qualité

      L’arrivée des Equations va aider de nombreuses personnes qui se tiraient les cheveux pour représenter des équations un peu complexes qui

       étaient difficilement lisibles (                            )
      La Mise en page est grandement facilitée et permet de donner rapidement un aspect très professionnel à ses documents sans expertise. Les
       thèmes, les Smart Arts, les pages de garde, les zones de texte, les images en 3D avec des effets comme les reflets.
      Les QuickParts qui portent bien leur nom permettent d’insérer rapidement des blocs d’informations statiques (bloc de construction : un clausier,
       une signature, une adresse, un copyright…) ou dynamiques (propriétés ou champs : des dates, l’auteur, des listes de choix…). Cela permet de
       confectionner plus rapidement des documents de meilleures qualités car homogènes.




Quelques Gain produits

      Certains clients achètent des outils tiers complémentaires qui sont désormais intégrés et supportés par Microsoft

           o Sauvegarder au format PDF : natif dans Office 2007 (à partir du SP2, en download gratuit avant)
           o Insérer des diagrammes riches : natif via les Smart Arts
           o Dictionnaire, Synonymes, Traduction
           o Compression d’emails : les pièces attachées sont compressées à la volée par ces outils et ce n’est plus nécessaire pour les fichiers Office
               2007 dans le nouveau format
           o Outil de traitement d’image : pour mettre en relief, donner des effets de reflets, d’ombres, de lumières, d’arrondis, de remplissage de
               forme… il n’est plus nécessaire désormais d’acheter un outil tiers
Quelques Gains sociaux

      Office 2007 est un produit très innovant et très apprécié du grand public : « D’après l’observatoire des usages internet de Médiamétrie basé sur
       un échantillon de 2000 individus âgés de 11 ans et plus interrogés entre juillet et septembre 2008, 9.3 millions personnes ont Office 2007 à la
       maison »
      Office 2007 est plus riche, plus simple d’usage et plus accessible (zoom, accélérateurs, resizing d’écran automatique, menu bar…)
      Office 2007 est utilisé à la maison comme en entreprise : http://blogs.msdn.com/frogzfr/archive/2008/12/03/lettre-au-p-re-no-l-je-voudrais-un-
       office-2007.aspx
          Office est bien connu des utilisateurs (500 millions) depuis longtemps (Word à 25 ans)
          Office a le plus grand support utilisateur international avec de nombreuses communautés qui s’entraident et facilitent l’apprentissage
          Des contenus spécifiques pour l’éducation sont disponibles gratuitement et démontrent de façon pédagogique l’intérêt évident d’utiliser Office
           2007 quelque soit son usage
          De nombreux utilisateurs et entreprises ignorent qu’ils peuvent disposer d’Office 2007 pour un prix modique (moins de 30 €).




    Gains techniques

          Les gains techniques sont très nombreux. Ils concernent les outils de packaging et de déploiement, les outils de développements permettant
           d’étendre les fonctionnalités d’Office 2007, le format de fichier qui est plus robuste et plus compact ainsi que les améliorations sur la gestion de
           la sécurité. Ces éléments techniques sont très bien recensés ici : http://technet.microsoft.com/fr-fr/office/desktop/default.aspx et ici:
           http://msdn.microsoft.com/en-us/office/default.aspx


   Un client m’a raconté une anecdote assez intéressante sur le format OpenXML qu’il a fortement apprécié car un de ses utilisateurs avait altéré un
    fichier critique par des actions répétitives de copier/coller. En effet des multitudes d’images invisibles mais très gourmandes en taille et en temps
    d’affichage avaient été ajoutées (on sait que les designers de sites ajoutent beaucoup d’images invisibles pour des questions de présentation). Mon
    interlocuteur était ravi d’avoir pu ouvrir le fichier en mode zip (renommer le .docx en .zip) et d’avoir pu enlever toutes les images en un clic
    alors que cela aurait pris des heures en mode visuel.
Ici ne sont pas du tout listés les gains obtenus dans les usages de collaboration, de communication, de dématérialisation… qui nécessitent des
infrastructures serveurs. Ceux-ci peuvent et doivent bien sûr s’ajouter aux gains globaux quand cela a du sens pour le client. D’ailleurs de
nombreuses études montrent des gains importants
Je n’aborde pas non plus les effets de la nouvelle interface sur les utilisateurs que souvent on appréhende comme étant un centre de coût alors que
de nombreuses études nous prouvent l’inverse même s’il est indéniable qu’il y a une période d’apprentissage. Si l’accompagnement est
recommandé, car il optimise les usages et donc les coûts et les bénéfices, nous offrons gratuitement une multitude de supports pour que nos
clients s’assurent que l’arrivée d’Office 2007 sur le poste de travail de leur collaborateur soit un véritable succès.



Conclusion

Le temps que nous passons dans les outils Office (plusieurs heures par jours), le nombre d’utilisateurs d’Office dans le monde, la richesse
fonctionnelle, les gains de temps et de qualité dégagés par Office 2007 devraient nous inciter à bien étudier un meilleur usage d’Office 2007
dans la période de crise que nous traversons.
Personal Productivity and Organizational Efficiency Whitepaper
Written by: Dr. Nitin Paranjape (nitin@maxoffice.biz)

Executive Summary
Millions of people use office productivity tools. In spite of automated systems, lot of work still involves manual handling of spreadsheets, presentations and
documents. Although most work is happening without any problem, each one of us has learnt these skills largely by trial and error. Due to this, the methods
used for getting day-to-day work are far from efficient. There is a huge scope for improvement.

The problem is that nobody has noticed this great opportunity.

A whopping 5 million person-days of time and effort are wasted by employees in organizations worldwide every single day.

This whitepaper discusses the personal productivity challenge, the opportunity and the methodology to enhance it.

Personal Productivity v/s Business Automation
Organizational efficiency is a sum total of individual employee productivity and business automation. Most companies have already invested a large amount
of time and money on business process re-engineering and automation.

In spite of business automation, certain activities still require manual work. These include activities like handling mail, generating reports, creating
presentations, analyzing information and so on. Expertise of individual employee determines how such work is completed. Most employees spend a
substantial part of their time (40 to 80%) on this type of manual work.

Although we call it “Manual Work”, it does involve using common products like Microsoft Office, MS Project, Mobile devices and so on.
As most of the work is happening without any problems, we feel that all employees must be doing it the right way. Unfortunately, most of the employees
have never undergone a comprehensive job specific training on using the Office products most effectively.

Most of us have learnt MS Office and similar products on our own, by trial and error. What we do not realize that even though are able to deliver work, the
method that we are using may not be the most efficient one.
Total Quality and Personal Productivity
All organizations are always striving to increase profitability by enhancing quality in all areas of business management. Many management techniques are
available to improve quality and efficiency on an ongoing basis.

The underlying process is a simple one.

    1. Understand how a particular set of activities are performed (for example, the manufacturing process or the claims reimbursement
       process or supply chain).
    2. Find out areas of improvement or bottlenecks
    3. Find ways of minimizing effort / automating activities / improving processes
    4. Implement the improved method across the organization
    5. Repeat this methodology on an ongoing basis


Unfortunately, this well-known and proven method of improving quality and business is NEVER applied to the most common activity performed by all white-
collar employees. The work these employees do using Office productivity tools!

Why is this area never audited, why has nobody tried to find better ways of managing day to day work which thousands of employees do ?

The answer is very simple. Everyone thinks that he or she is working using the most efficient methods! Unfortunately, reality is much more disturbing.

In reality, the chances of finding the most efficient method by using by trial and error is almost zero in the long term.

In short, everyone is working … work is happening … so nobody thinks there is any cause for alarm.

The negative impact of working in a non-optimal manner is completely overlooked in corporate circles worldwide.

Pitfalls of typical productivity enhancement initiatives
Many organizations do have some initiatives to enhance productivity. However, most of these initiatives lead to short term and minimal improvement. The
reason is that the focus, methodology and quality of skill enhancement initiative itself ignore the base problem.
Typical hands-on training programs are ineffective because the content is not customized to the needs of participants. Further, training is usually conducted
for a mixed group of participants, coming from differing departments and roles. Therefore, the features shown during the training program may not be
equally relevant / appealing to the participants.

ELearning programs are technically appealing, but most users do not want to read lengthy on-screen manuals / presentations.

The most important hindrance is that participants are expected to grasp generic technology / feature knowledge during the training programs and apply this
to their jobs on their own. Most participants do not have the time, creativity or patience to do so. Thus, they end up grasping and using a very small portion
of the overall feature set covered.

All this leads to a depressingly low feature utilization percentage (4-10%) of available feature set).

The myth of Basic and Advanced
Many users and educators often tend to divide features and training programs as basic and advanced. However, they do not realize that each feature has a
relevant purpose for which it was designed.

Classifying users as basic ensures that they will never know about features that are thought of as advanced, even though they may need these to complete
their work efficiently.

In reality, a feature is neither basic nor advanced. It is either useful or irrelevant to a given person’s job profile. The problem is that most training approaches
never even attempt to map the job profile and feature set.

Inefficient work is an accepted practice
Unfortunately, the Office tools are so feature rich that you can get the same work done using many different methods. Most users find one of these
methods by trial and error or by asking colleagues. We then conveniently assume that the method is the ONLY and the BEST method. All this happens
subconsciously, without any active thinking! This way, further exploration for increasing efficiency is never even thought of as a necessary step.

If you try to give the same work to different persons in the same organization or team, you will be surprised to note that everyone used a different method.
With little extra effort, it is potentially possible to conduct such audits for the most critical and common activities and find the most efficient / fastest
method used. This method can then be propagated to all users. This is feasible.
However, it has a fundamental problem. The problem is that the fastest observed method may still NOT be the most efficient way of getting the work done.
This may sound incredible / unbelievable. Unfortunately (or fortunately), it is true.

Because everyone has found his or her own method by trial and error, the real question is

“Who will find the best possible method?”



To find the best possible method you need persons with high level of expertise. In the context of productivity tools, this expertise means understanding and
mastery over ALL features and their business application in a customized manner.

Unfortunately, such persons with such expertise are very few. Gaining such an expertise is not technically difficult. With a booming IT work force base, it is
certainly not difficult to create a large number of such experts. However, gaining this level of expertise does require substantial effort and career focus.
Sadly, most IT Professionals do not consider a career based upon Office products as an acceptable option!

Therefore, due to shortage of expertise in the market, this area of personal productivity enhancement is at best an unwillingly kept secret.

Unnoticed inefficiency
As most of the employees, decision makers and business owners are at the same level of skill set (trial and error based); nobody really knows that there are
much faster and effective ways of working possible. Therefore, as long as the work is done, nobody cares which method was used.

However, once the most appropriate method is demonstrated, the same people wonder how they could live with such an inefficient way of working for so
many years!

Let us try to quantify this problem.

    1. Assume that most employees who work on PC or laptop use it for 8 hours every day
    2. Also assume that, during this time, they work with Office products only for 3 hours
    3. Now, based upon our experience in coaching thousands of people, we can safely say that out of these 3 hours, at least 30-45 minutes
       of time can be easily saved by imparting the right skill set (showing them more efficient ways of getting their regular work done)
    4. Now multiply 30 minutes a day with number of working days and number of all employees in the world… the number is astounding!
5. How do you know how many people work on Office every day worldwide?
   For want of a better method, here is a simple estimation:
       a. Microsoft has sold Office to 400 million users
       b. Let us assume that only 20% - that is 100 million use Office every day.
       c. Therefore, we are talking about a daily wastage of 5 million person-days of time and effort every day! (See Table 1)
       d. Of course, all these person-days are wasted in terms of productive output. Nevertheless, all companies are still paying their
          employees for this time. Imagine the monetary wastage associated with that.
Worldwide Time Wastage Estimate
                                          Parameter                                   Value            Unit

                                          Official users of Office worldwide          400,000,000      users

                                          % Effective users per day                   20               %

                                          Effective users per day                     80,000,000       users

                                          Time wasted per person per day              30               minutes

                                          Time wasted worldwide per day               2,400,000,000 minutes

                                          Hours wasted worldwide per day              40,000,000       hours

                                          Person-Days wasted worldwide per day 5,000,000               person days

                                          Average working days per year               200              Days

                                          Person-days wasted per year                 1,000,000,000 person days

                                          Person-years wasted per year                2,777,778        person years



Suggested approaches
This is a very big problem and therefore, the solution, although technically easy and apparent, is operationally complex.

The steps involved here:

    1. Worldwide level
          a. Creating awareness
          b. Global skill development
    2. Organizational level
          a. Creating awareness at highest stakeholder level
       b. Creating and delivering role based training content
       c. Providing ongoing access to
3. Individual
       a. Changing the mindset
       b. Imparting skills of proactive, ongoing learning
       c. Using productivity enhancement as a competitive tool for career growth



                                                                                   End of document

				
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