Fiche de Procedure
Carte d’identité
Référencement DFI - DEP - 02.01
Intitulé du processus Procédure de remboursement des frais de mission - Application SIFAC
Pilote du processus Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - Direction des Finances
Contexte du processus
(amont / aval / contraintes / Déploiement de SIFAC et mise en place des pôles de gestion financière
réglementation…) + périmètre
Acteurs du processus
Entités/acteurs qui concourent directement au déroulement du processus
Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le
Acteurs internes processus de dépense
Acteurs externes
Description du processus
Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) :
Identifier l’enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre …
Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma)
Données (en entrée ou en
Document papier sortie) non formalisées par
un support particulier
Contrôle / décision
Fichier informatique ou base
oui: sortie par le bas/Non: sortie par le de données
côté
Opération manuelle Préparation
Traitement/tâche Traitement informatisé
Début ou fin d’un processus (si
enchainement avec un autre Saisie de données dans une
processus, mentionner le nom dans la application
forme)
Connecteur vers un autre processus
Transmission /circulation de
ou sous-processus, renvoi vers une
données ou d’informations
autre page
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne -DFI - Mission 1
Acteurs impliqués Composantes, unités de
Etapes recherche, directions rattachées à Pôles mutualisés
un pôle →
Agence comptable Commentaires
composantes, unités de
recherche, directions non Contacts financiers
rattachées à un pôle →
Le formulaire de
demande
d'établissement de
l'ordre de mission est
Saisie disponible dans
Pléiadeweb. Il peut être
complété de documents
joints scannés tels que
1 - Demande d'établissement de l'ordre de les convocations,
mission inscriptions,
programmes.Une fois
saisi, un mail
d'avertissement est
envoyé au contact
financier.
L'ordre de mission est
saisi dans SIFAC,
généré en PDF et
envoyé par mail au
missionnaire pour
signature avec copie au
contact financier qui en
assure le suivi et se
2 - Création de l'ordre de mission charge de le faire signer
par l'ordonnateur.
L'original est conservé
dans la composante.
Phase transitoire :
l'original est envoyé au
Pôle
Le formulaire de
demande de
Saisie remboursement est mis
à disposition des
missionnaires sur l'ent
avec possibilité de
3 - Demande de remboursement des frais de saisie en ligne. Le
mission formulaire complété est
adressé par mail au
contact financier avec
scan de l'ensemble des
pièces justificatives
Les documents scannés
sont envoyés au pôle
qui se charge de les
4 - Transmission des pièces justificatives et de intégrer dans la
l'ordre de mission signé par le missionnaire et bannette SIFAC
l'ordonnateur
L'état de frais est saisi
dans SIFAC et transmis
par mail au contact
financier pour signature
5 - Préparation de l'état de frais
du missionnaire et de
l'ordonnateur.
L'état de frais est
signé par le
missionnaire et
l'ordonnateur
6 - Transmission de l'état de frais pour
signature
Le document scanné
est intégré dans la
bannette SIFAC
7 - Réception de l'état de frais signé
Consultation
quotidienne dans
SIFAC des états de
frais en attente du
visa comptable,
auxquels sont
rattachées les pièces
complémentaires (OM
signé et état de frais
7 - Prise en charge comptable
signé) dans la
bannette
Phase transitoire :
Envoi de la liste des
pièces transmises
pour visa comptable
à laquelle sont joints
l'OM et l'état de frais
signés
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne -DFI - Mission 2
Documentation associée
Formulaire de demande d'établissement de l'ordre de mission
Documentation du processus Ordre de mission signé par le missionnaire et l'ordonnateur (original conservé dans la composante)
(Lister et joindre les documents : fiche(s) Formulaire de demande de remboursement des frais de missions
de procédure, mode opératoire, notes Etat de frais signé par le missionnaire et l'ordonnateur (original conservé dans la composante)
internes…) Phase transitoire : liste des pièces transmises pour visa comptable
Modalité d’élaboration
Fiche établie par :
Fiche validée par : Date de validation :
(+modalités d’élaboration, participation…)
DFI - Département de l'animation du réseau Hélène Mangano, Directrice de
12/16/2010
et du contrôle interne la DFI
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne -DFI - Mission 3
Fiche de Procedure
Carte d’identité
Référencement DFI - DEP - 01.01
Intitulé du processus Procédure de dépense - Application SIFAC
Pilote du processus Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - Direction des Finances
Contexte du processus
(amont / aval / contraintes / Déploiement de SIFAC et mise en place des pôles de gestion financière
réglementation…) + périmètre
Acteurs du processus
Entités/acteurs qui concourent directement au déroulement du processus
Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le
Acteurs internes processus de dépense
Acteurs externes
Description du processus
Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) :
Identifier l’enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre …
Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma)
Données (en entrée ou en
Document papier sortie) non formalisées par
un support particulier
Contrôle / décision
Fichier informatique ou
oui: sortie par le bas/Non: sortie par le base de données
côté
Opération manuelle Préparation
Traitement/tâche Traitement informatisé
Début ou fin d’un processus (si
enchainement avec un autre Saisie de données dans
processus, mentionner le nom dans la une application
forme)
Connecteur vers un autre processus Transmission /circulation
ou sous-processus, renvoi vers une de données ou
autre page d’informations
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Dépense 4
Acteurs impliqués Composantes, unités de
Etapes recherche, directions rattachées à Pôles mutualisés
un pôle →
Agence comptable Commentaires
composantes, unités de recherche,
directions non rattachées à un pôle Contacts financiers
→
Le formulaire de
précommande d'achat
est disponible sur
Pléiadeweb. Il peut être
Saisie
complété de documents
joints scannés tel qu'un
1 - Réalisation de la précommande d'achat devis, le cas échéant.
Une fois saisi, un mail
d'avertissement est
envoyé au contact
financier.
La commande d'achat
est saisie dans SIFAC,
générée en PDF puis
renvoyée par mail.
2 - Réalisation de la commande d'achat
L'original est signé par
l'ordonnateur et envoyé
au fournisseur,une copie
scannée est envoyée au
pôle
3 - Impression de la commande d'achat
Un formulaire de
vérification de
marchandise est
Saisie disponible sur
Pléiadeweb, et doit être
validé par la personne
qui réceptionne les
marchandises. Le bon
de livraison doit être
4 - Vérification de la conformité de la
signé par cette même
marchandise, au vu du bon de commande, du
personne et le formulaire
bon de livraison et du devis le cas échéant.
par l'ordonnateur.
Ces documents scannés
sont intégrés par le pôle
dans la bannette SIFAC
5 - Transmission par mail des pièces
complémentaires au pôle
Obligatoire
6 - Certification du service fait dans SIFAC
Si le service fait n'a
pas été effectué :
envoyer un mail au
contact financier. Si
un double contrôle
7 - Réception de la facture par le pôle s'avère nécessaire :
envoyer par mail la
facture au contact
financier
Saisie dans SIFAC et
scan de la facture
originale dans la
bannette.
8 - Traitement de la facture en vue du Phase transitoire : la
paiement facture originale est
adressée à l'agence
comptable
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Dépense 5
Consultation
quotidienne des
factures en attente du
visa comptable,
auxquelles sont
rattachées les pièces
complémentaires
dans la bannette
Phase transitoire :
9 - Prise en charge comptable envoi de la liste des
pièces transmises
pour visa comptable
signée par
l'ordonnateur à
laquelle sont jointes
les factures
originales ou tout
autre pièce de
substitution.
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Dépense 6
Documentation associée
Formulaire de précommande d'achat
Documentation du processus Commande d'achat signée par l'ordonnateur
(Lister et joindre les documents : fiche(s) Bon de livraison signé par la personne qui réceptionne les marchandises
de procédure, mode opératoire, notes Formulaire de certification de la conformité de la marchandise signé par l'ordonnateur
internes…) Phase transitoire : liste des pièces transmises pour visa comptable
Modalité d’élaboration
Fiche établie par :
Fiche validée par : Date de validation :
(+modalités d’élaboration, participation…)
DFI - Département de l'animation du réseau Hélène Mangano, Directrice de
et du contrôle interne / Groupe de travail la DFI 12/16/2010
"Procédures"
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Dépense 7
Fiche de Procedure
Carte d’identité
Référencement DFI - DEP - 03.01
Intitulé du processus Procédure d'achat d'un titre de transport - Application SIFAC
Pilote du processus Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - Direction des Finances
Contexte du processus
(amont / aval / contraintes / Déploiement de SIFAC et mise en place des pôles de gestion financière
réglementation…) + périmètre
Acteurs du processus
Entités/acteurs qui concourent directement au déroulement du processus
Personnes concernées au sein des composantes, des unités de recherche, des directions et des pôles par le
Acteurs internes processus de dépense
Acteurs externes
Description du processus
Description sous forme de logigramme (diagramme de flux) :
Identifier l’enchainement des opérations, les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun dans le processus, les outils et moyens mis en œuvre …
Légende (signification des formes à employer pour réaliser le schéma)
Données (en entrée ou en
Document papier sortie) non formalisées par
un support particulier
Contrôle / décision
Fichier informatique ou
oui: sortie par le bas/Non: sortie par le base de données
côté
Opération manuelle Préparation
Traitement/tâche Traitement informatisé
Début ou fin d’un processus (si
enchainement avec un autre Saisie de données dans
processus, mentionner le nom dans la une application
forme)
Connecteur vers un autre processus Transmission /circulation
ou sous-processus, renvoi vers une de données ou
autre page d’informations
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Achat d'un titre de transport 8
Acteurs impliqués Composantes, unités de
Etapes recherche, directions rattachées à Pôles mutualisés
un pôle →
Agence comptable Commentaires
composantes, unités de recherche,
directions non rattachées à un pôle Contacts financiers
→
Le formulaire de
précommande d'achat
est disponible sur
Pléiadeweb. Il peut être
Saisie complété de documents
joints scannés tel que le
mail envoyé par le
1 - Réalisation de la précommande d'achat détenteur du marché.
Une fois saisi, un mail
d'avertissement est
envoyé au contact
financier.
La commande d'achat
est saisie dans SIFAC
puis renvoyée par mail.
Parallèlement, le contact
financier s'assure que la
demande
d'établissement d'un
2 - Réalisation de la commande d'achat ordre de mission a bien
été réalisée.
L'original est signé par
l'ordonnateur et envoyé
au fournisseur,une copie
scannée est envoyée au
pôle. Le missionnaire
reçoit alors soit un billet
électronique, soit un
3 - Impression de la commande d'achat
billet de transport
spécifique, soit un titre à
retirer à la borne.
Un formulaire de
certification du service
fait est disponible dans
Saisie Pléiadeweb, et doit être
validé par la personne
qui a réceptionné la
commande.
4 - Certification du service fait dans le web
Si le service fait n'a
pas été effectué dans
un délai de 5 jours à
compter de la saisie
de la commande
6 - Certification du service fait dans SIFAC d'achat : contacter
par mail le
missionnaire en
mettant en copie le
contact financier.
Si le missionnaire
part à l'étranger hors
Europe :s'assurer
que le formulaire
spécifique de
demande
7 - Réception de la facture et des pièces d'autorisation a été
complémentaires, le cas échéant, par le pôle complété et signé par
le président
Saisie dans SIFAC et
scan de la facture
originale dans la
bannette.
8 - Traitement de la facture en vue du Phase transitoire : la
paiement facture originale est
adressée à l'agence
comptable
Consultation
quotidienne des
factures en attente du
visa comptable,
auxquelles sont
rattachées les pièces
complémentaires
dans la bannette
9 - Prise en charge comptable Phase transitoire :
envoi de la liste des
pièces transmises
pour visa comptable
signée par
l'ordonnateur à
laquelle sont jointes
les factures
originales
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Achat d'un titre de transport 9
Documentation associée
Documentation du processus Commande d'achat signée par l'ordonnateur
(Lister et joindre les documents : fiche(s) Formulaire de certification du service fait
de procédure, mode opératoire, notes Formulaire de demande d'autorisation en cas de départ à l'étranger hors Europe, signé par le président
internes…) Phase transitoire : liste des pièces transmises pour visa comptable
Modalité d’élaboration
Fiche établie par :
Fiche validée par : Date de validation :
(+modalités d’élaboration, participation…)
DFI - Département de l'animation du Hélène Mangano, Directrice
12/16/2010
réseau et du contrôle interne de la DFI
Département de l'animation du réseau et du contrôle interne - DFI - Achat d'un titre de transport 10