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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E
FATTURAZIONE ELETTRONICA
Dicembre 2006
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SOMMARIO
1 PREMESSA ..................................................................................................................... 3
2 OBIETTIVI E STRUTTURA DEL DOCUMENTO ................................................................ 4
3 TRASMISSIONE TELEMATICA DI FATTURE O FATTURAZIONE TELEMATICA ................ 4
4 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ................................................................................... 8
5 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E FATTURAZIONE ELETTRONICA ............................ 12
Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica – DRAFT COPY 1.0 22 2
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1 PREMESSA
L’invio o la ricezione di fatture telematiche o elettroniche strutturate permette di integrare
una parte del ciclo dell’ordine, automatizzando un processo di interfaccia tra clienti e
fornitori. I benefici che si ottengono sono sia una maggiore efficienza, intesa come una
riduzione dei costi operativi per il cliente e per il fornitore, sia una maggiore efficacia, intesa
come un miglior livello di servizio in termini di qualità del processo e tempi.
La fatturazione elettronica tramite Corporate Banking Interbancario (CBI) permette inoltre di
accedere a nuovi servizi che semplificano per le aziende la fase di pagamento e di
riconciliazione quali ad esempio:
inserimento di cross-references che permettono la riconciliazione automatica tra
fatture e pagamenti;
attivazione automatica di richieste di pagamento a scadenza;
invio/ricezione di richieste di pagamento a iniziativa del beneficiario;
gestione elettronica dell’anticipo fatture.
In questo contesto di nuove opportunità per le imprese il consorzio DAFNE e l’Osservatorio
B2b della School of Management del Politecnico di Milano stanno collaborando secondo tre
direzioni di lavoro:
lo sviluppo di un modello per la quantificazione dei benefici ottenibili con
l’integrazione del ciclo dell’ordine;
la conduzione di un’indagine fra gli associati al fine di monitorare il livello di utilizzo
delle applicazioni EDI/Easy DAFNE per lo scambio elettronico dei documenti e il grado
di adozione e di interesse riguardo la conservazione sostitutiva, la fatturazione
elettronica e i servizi che ne derivano, quali ad esempio i nuovi servizi offerti dal CBI;
la redazione del presente documento che ha lo scopo di presentare il quadro
tecnico-normativo attuale in relazione ai processi di fatturazione e di
conservazione dei documenti fiscali.
Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica – DRAFT COPY 1.0 33 3
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2 OBIETTIVI E STRUTTURA DEL DOCUMENTO
Il presente documento, redatto da Dafne e dall’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica
della School of Management del Politecnico di Milano, ha due obiettivi principali:
1) presentare il quadro definitorio e terminologico in relazione ai processi di
fatturazione (in particolare elettronica) e di conservazione (in particolare sostitutiva)
dei documenti fiscali;
2) presentare il quadro tecnico – normativo sulla fatturazione e la conservazione dei
documenti fiscali.
Il documento si sviluppa presentando tre diversi livelli di digitalizzazione: la trasmissione
telematica di fatture, la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica abbinata alla
conservazione sostitutiva. Per ciascuno di essi si forniscono definizioni, conformi alla
normativa vigente, per meglio comprendere il quadro tecnico – normativo e una breve
descrizione del processo necessario per implementare a norma di legge la digitalizzazione.
3 TRASMISSIONE TELEMATICA DI FATTURE O FATTURAZIONE TELEMATICA
3.1 Definizioni
Fatturazione telematica: si definisce trasmissione telematica di fatture o “fatturazione
telematica” la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura utilizzando un
canale telematico, che richiede tuttavia una “materializzazione” (stampa su supporto
cartaceo) sia da parte dell’emittente che del destinatario. Per il solo emittente e quindi per le
sole fatture di vendita (in quanto sono una copia e non l’originale) la “materializzazione” è
tuttavia consentita anche tramite l’ausilio di un sistema fotografico su bobine di microfilms o
microfiches1.
1
La Circolare del Ministero delle Finanze n. 14 del 10 marzo 1982, autorizza a conservare con il
sistema fotografico su bobine di microfilms o microfiches i documenti emessi e da emettere quali le
fatture e i telegrammi spediti, a condizione che :
1) sia assicurata la leggibilità delle copie microfilmate dei documenti spediti o emessi;
Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica – DRAFT COPY 1.0 44 4
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La fatturazione telematica si divide in due distinte tipologie, a seconda del formato utilizzato
nell’inviare i dati e le informazioni contenute in fattura:
fatturazione telematica “elaborabile o strutturata”, tesa ad automatizzare
l’acquisizione dei dati nei sistemi informativi aziendali (ERP). Sono per esempio le
soluzioni EDI2 o WEB EDI (come Easy DAFNE) basate su sistemi di trasmissione di
dati commerciali ed amministrativi, che, utilizzando reti di trasmissione telematica o
reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali, consentono di scambiare
automaticamente tra due applicazioni informatiche, messaggi strutturati mediante un
formato concordato (XML, txt, ecc.) e secondo tracciati standard (UN/EDIFACT,
DAFNE EDI, easy DAFNE, ANSI.X12, IDOC-SAP, ecc.);
fatturazione telematica “visualizzabile o destrutturata”, sono le più semplici soluzioni
basate sulla trasmissione del documento fattura inteso come immagine, per esempio
in formato PDF (Portable Document Format), TIFF (Tag Image File Format), JPEG
(Joint Photographic Experts Group), PNG (Portable Network Graphics).
Documento analogico: si definisce “documento analogico” un documento formato utilizzando
una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio:
documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiches,
microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e
video).
2) sia assicurata in qualsiasi momento, a richiesta degli organi di controllo:
- la visualizzazione con la nitidezza necessaria a rilevare tutti gli elementi dell’atto;
- la stampa dei documenti.
Sempre la suddetta Circolare evidenzia altresì che la conservazione degli originali delle fatture passive
va eseguita su supporto cartaceo.
2
La circolare dell’Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005 ai punti 2.5.2.2. e 2.6.1. dichiara
che le fatture trasmesse tramite EDI sono considerabili fatture elettroniche (vedi paragrafo 5) e non
semplicemente telematiche. Questo principio è valido solo se sono rispettati i requisiti suggeriti dalla
Raccomandazione della Commissione Europea 94/820/CE del 19/10/1994 (“aspetti giuridici della
trasmissione elettronica di dati”) che recita: “I sistemi EDI devono garantire procedure e misure di
sicurezza comprendenti: la verifica dell’origine (identificare il mittente), la verifica dell’integrità
(garantire che i messaggi non siano stati manomessi), il non disconoscimento dell’origine e del
ricevimento o la riservatezza dei messaggi EDI”. Nel caso in cui questi requisiti non fossero soddisfatti
o non ci fosse un accordo esplicito tra mittente e destinatario le fatture trasmesse via EDI vanno
considerate fatture telematiche.
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3.2 Quadro tecnico – normativo
Si identificano tre diverse tipologie di fatturazione telematica:
1- Fatturazione telematica trasmessa tramite l’ausilio di sistemi di scambio elettronico di dati
(es. EDI - Electronic Data Interchange).
L’Amministrazione Finanziaria in più occasioni ha ammesso la possibilità di trasmettere i dati
e le informazioni contenute in fattura con sistemi computerizzati collegati via cavo telefonico,
con collegamenti elettronici, e con sistemi EDI, anche se messi a disposizione da un terzo
soggetto. 3
Si è affermato infatti che “Pur non potendosi disconoscere che il legislatore nella
formulazione del citato primo comma dell’art 21 del DPR 633 del 1972 ha usato termini che
riflettono soprattutto modalità di trasmissione di documenti (consegna o spedizione)
tradizionalmente ipotizzabili”, è ammessa la trasmissione della fattura in “modalità
telematica”, a condizione che i “dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini dell’IVA”:
- “siano materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per l’emittente e per il
ricevente”;
- “siano comunicati, nei prescritti termini, dall’emittente al ricevente, senza preclusione delle
diverse tecnologie a tal fine utilizzabili”.
2-Fatturazione telematica trasmessa tramite l’ausilio del servizio di posta elettronica.
L’Amministrazione Finanziaria con la Risoluzione Dir. Tasse nr. 571134 del 19 luglio 1988 ha
ammesso la possibilità di trasmettere i dati e le informazioni contenute in fattura tramite
l’ausilio del servizio di posta elettronica, ma anche per detta modalità a condizione che i “dati
relativi alle operazioni rilevanti ai fini dell’IVA”:
3
Risoluz.Dir.Tasse nr 360879 del 30 aprile 1986, Risoluzione Dir.Tasse nr 450217 del 30 luglio 1990,
Risoluzione Dir.Tasse nr. 451163 del 30 novembre 1990, Risoluz.Dip.delle Entrate nr 132/E/VI-12-178
del 28 maggio 1997,Circolare Ministeriale nr 98/E del 17 maggio 2000 risposta 3.1.2, Nota della
Direzione regionale delle Entrate per la Lombardia nr 46585 del 5 giugno 2000, Risoluz.Ag.delle
Entrate nr 202/E del 04 dicembre 2001.
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- “siano materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per l’emittente e per il
ricevente”;
- “siano comunicati, nei prescritti termini, dall’emittente al ricevente, senza preclusione delle
diverse tecnologie a tal fine utilizzabili”.
3-Fatturazione telematica trasmessa tramite l’ausilio congiunto del telefax e di un supporto
informatico.
L’Amministrazione Finanziaria con la Risoluzione Agenzia delle Entrate nr. 107/E del 04 luglio
2001 ha ammesso la possibilità di trasmettere i dati e le informazioni contenute in fattura
tramite l’ausilio congiunto del telefax e di un supporto informatico, ma anche per detta
modalità a condizione che i “dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini dell’IVA”:
- “siano materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per l’emittente e per il
ricevente”;
- “siano comunicati, nei prescritti termini, dall’emittente al ricevente, senza preclusione delle
diverse tecnologie a tal fine utilizzabili”.
È quindi attualmente possibile, previo accordo tra le parti, scambiarsi fatture in qualsiasi
formato (es. doc, xls, pdf, txt, etc.), e tramite qualsiasi mezzo (EDI, upload/download su sito
web, e-mail, etc.), purché le fatture vengano materializzate e conservate da entrambe le
parti su supporto fisico (cartaceo, microfilm, microfiches etc.) in formato leggibile
dall’Amministrazione finanziaria. Si continua comunque a parlare di fattura analogica in
quanto il documento fattura che detiene valore legale è quello riprodotto su supporto fisico.
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4 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
4.1 Definizioni
Documento informatico: si definisce “documento informatico” la rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Per un documento informatico devono
essere garantite l’integrità (intesa come protezione da alterazioni) e l’autenticità (intesa
come sicura identificazione del formatore/emittente).
Conservazione sostitutiva: Per “conservazione sostitutiva” si intende quel processo che
permette di conservare documenti in formato digitale in maniera che non si deteriorino e
che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il
processo consente quindi di conservare documenti con una modalità “sostitutiva” alla carta e
di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti ed è in generale successivo
all'eventuale archiviazione elettronica. La conservazione sostitutiva può essere di due distinte
tipologie:
conservazione sostitutiva di documenti analogici, quando appunto si provvede a
conservare in formato digitale documenti che originariamente erano analogici (per
esempio cartacei), previa loro scansione e digitalizzazione;
conservazione sostitutiva di documenti informatici, quando si provvede a conservare
in formato digitale documenti generati direttamente in detto formato.
Responsabile della conservazione: Si definisce responsabile della conservazione la persona
cui è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione
ed il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici
ed informatici) memorizzati su supporti ottici o altri supporti capaci di garantire la conformità
dei documenti agli originali.
Firma elettronica qualificata: la "firma elettronica qualificata" è un sistema di autenticazione
del documento informatico che permette di identificare in modo univoco il titolare, attraverso
mezzi di cui il firmatario deve detenere il controllo esclusivo, e la cui titolarità è certificata da
un soggetto terzo.
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Firma digitale: la "firma digitale" è una firma elettronica qualificata basata su chiavi
asimmetriche.
Riferimento temporale: si definisce riferimento temporale4 una informazione associata ad
uno o più documenti informatici che attesta la data e l’ora di formazione del documento
informatico che si intende conservare in modalità sostitutiva, e che può essere una fattura
elettronica oppure un libro giornale. Contrariamente alla marca temporale, è opponibile a
terzi solo a discrezione del Giudice, in funzione delle procedure di sicurezza utilizzate.
Marca temporale: per “marca temporale” 5 si intende una “evidenza informatica che consente
di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale”. La marcatura temporale di un
documento informatico consiste nella generazione, da parte di una terza parte fidata (le
Certification Authority) di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a
quella del sottoscrittore) cui è associata l'informazione relativa ad una data e ad un'ora
certa6. La marca temporale è sempre opponibile a terzi.
Impronta: per “impronta”, si intende una sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l'applicazione di un'opportuna funzione di hash (quasi sempre
l’algoritmo SHA-1) alla sequenza di bit che forma il documento di cui si vuole calcolare
l’impronta.
Evidenza informatica: nelle procedure di conservazione sostitutiva si definisce “evidenza
informatica” un file (tipicamente txt o XML) in cui sono inseriti dati ed informazioni che,
4
L'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a
seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o è
tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato
dal soggetto stesso (art.1 primo comma lettera p) del DM del 23 gennaio 2004). Ciò significa che, pur
non essendo il riferimento temporale dotato di data certa, deve essere ancorato ad alcuni elementi tali
da garantire che non sia determinato in modo del tutto discrezionale da parte del soggetto che lo
appone. Operativamente, la sincronizzazione dei sistemi di apposizione del riferimento temporale
avviene tramite l’utilizzo di software che via Internet permettono di sincronizzare ogni pochi secondi
l’orologio del sistema con un NPT server (Network Time Protocol, www.ntp.org) in grado di certificare
la data e l’ora con assoluta precisione.
5
Art.1 primo comma lettera q) del DM del 23 gennaio 2004.
6
Operativamente, l’apposizione della marca temporale ad un documento firmato digitalmente avviene
generando l'impronta di hash del file firmato (avente estensione “.p7m” e formato “PKCS7”);
successivamente l’impronta viene inviata a una TSA (Time Stamping Authority, reperibili all’indirizzo
www.cnipa.it), la quale provvede ad apporre la data e l'ora esatta di marcatura e la propria firma
Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica – DRAFT COPY 1.0 99 9
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relativamente a un determinato periodo temporale e relativamente ad ogni fattura
conservata, possono essere: il numero fattura, la data della fattura, la denominazione del
mittente/destinatario, l’impronta, il riferimento temporale ed altre informazioni che il
responsabile della conservazione ritiene utile conservare.
4.2 Quadro tecnico – normativo
Con il D.M. 23 gennaio 2004 si è reso possibile il ricorso alla conservazione sostitutiva delle
scritture contabili e dei documenti rilevanti ai fini fiscali, quali ad esempio il libro giornale, i
libri mastri, i registri IVA e le fatture, sia attive che passive. Si prenderanno in esame nei due
successivi paragrafi la conservazione delle fatture attive e passive, delineando il processo
necessario per la conservazione a norma di legge e le sue tempistiche.
La conservazione delle fatture nel ciclo attivo
Nell’ipotesi in cui si emettano e/o si conservino fatture su supporto cartaceo, eventualmente
anche trasmesse telematicamente (come allegato e-mail, via EDI o Easy DAFNE, con obbligo
di stampa sia per l’emittente che per il destinatario), è attualmente possibile passare a una
conservazione in formato digitale delle fatture cartacee. Si parla in questo caso di
conservazione digitale di documenti analogici. In questi casi si dovrà applicare l’art. 4 del DM
del 23 gennaio 2004 in tema di “conservazione digitale delle scritture contabili e dei
documenti analogici rilevanti ai fini tributari”. Il primo comma di detto articolo, nel
disciplinare il processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici, richiama lo
stesso art. 3 del decreto ministeriale in tema di documenti informatici, evidenziando che la
conservazione deve avvenire “mediante memorizzazione della relativa immagine”.
Gli archivi per la conservazione sostitutiva assumono la forma di documenti informatici,
quindi deve essere garantita la loro autenticità ed integrità. Dette garanzie sono ottenute
tramite l’apposizione della firma digitale e del riferimento temporale (che ne attesta il
momento esatto di firma) su ciascuna fattura generata dal sistema informativo gestionale. Al
fine di razionalizzare l’utilizzo di marche temporali (che diversamente dal riferimento
digitale, e ad inviare il tutto al richiedente entro pochi secondi. Il documento informatico originario
marcato temporalmente assumerà l’estensione “.m7m”.
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temporale hanno un costo), si calcola l’impronta di ciascuna fattura firmata digitalmente e la
si inserisce in una evidenza informatica in formato txt oppure XML. A chiusura del processo
di conservazione, secondo quanto richiesto dall’art. 3 secondo comma del DM, il responsabile
della conservazione è tenuto ad apporre la marca temporale e la propria firma digitale.
Da ultimo si ricorda che è possibile convertire le fatture cartacee in documenti elettronici
adatti alla conservazione in formato digitale anche in momento successivo all’invio, ossia fino
a quando non è scaduto il periodo obbligatorio di conservazione (10 anni ex articolo 2214
del c.c.). In merito si riporta testualmente quanto indicato dalla Circolare n.45/E dell’Agenzia
delle entrate: “Il contribuente” …omissis… "può scegliere di convertire le fatture cartacee in
documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino a quando ne sussiste
l’obbligo di conservazione civilistica”.
La conservazione delle fatture nel ciclo passivo
Quanto già detto per il ciclo attivo, vale anche per il passivo e, quindi, nel caso in cui si
continuino a ricevere e conservare fatture su supporto cartaceo, eventualmente anche
ricevute telematicamente (come allegato e-mail, via EDI o Easy DAFNE, con obbligo di
stampa sia per l’emittente che per il destinatario), si ha comunque la possibilità di passare
alla conservazione in formato digitale delle fatture. Detta modalità procedurale di
conservazione, previa scansione e indicizzazione, potrà essere adottata anche in un
momento successivo alla ricezione, ossia fino a quando non è scaduto il periodo obbligatorio
di conservazione (10 anni ex articolo 2214 del c.c.).
Con particolare riferimento alle fatture passive analogiche pervenute per via telematica come
semplice allegato e-mail o via EDI/Easy DAFNE si evidenzia un importante aspetto: a parere
di chi scrive tali documenti potrebbero essere inviati direttamente in conservazione
sostitutiva, previa conversione in un formato leggibile senza provvedere alla loro stampa,
scansione e produzione del formato immagine (pdf, tiff, etc.), in quanto l’art. 4 primo
comma del DM riportando “…memorizzazione della relativa immagine…”, non evidenzia
alcuna distinzione di sorta tra immagine fotografica da scansione (ovvero stampa della
fattura ricevuta in pdf, scansione con scanner e successiva produzione del pdf) ed immagine
informatica in pdf. In sostanza quindi, avendo il legislatore utilizzato il termine
“…immagine…” in senso ampio, senza specificarne la tipologia, si dovrebbe ritenere legittimo
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l’invio diretto in conservazione sostitutiva dei pdf delle fatture ricevute come allegato e-mail
oppure ottenute da dati ricevuti via EDI/Easy DAFNE.
5 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E FATTURAZIONE ELETTRONICA
5.1 Definizioni
Fattura elettronica: si definisce fattura elettronica una fattura che, una volta provvista di
riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente viene inviata in formato elettronico
al destinatario, il quale la conserverà in modalità sostitutiva nel formato originale. In
sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà
conservato sia dall’emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato digitale.
Perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve inoltre necessariamente
esistere un accordo tra emittente e destinatario.
5.2 Quadro tecnico – normativo
Nei successivi paragrafi si andranno ad esaminare i cambiamenti che intervengono nel
processo di conservazione sostitutiva nel caso in cui si adotti la fatturazione elettronica, a
livello di processo e di relative tempistiche.
L’emissione delle fatture attive e la loro conservazione
La fattura elettronica è un documento informatico e per questo non necessita di essere
materializzato per avere valore legale e fiscale.
Le fatture elettroniche sia attive che passive hanno perciò l’obbligo di essere conservate in
formato elettronico, in quanto documenti informatici. Non è possibile quindi emettere fatture
elettroniche senza effettuare la conservazione sostitutiva per le stesse.
La normativa recita inoltre che il soggetto che decide di emettere fatture elettroniche deve
assumere precedentemente il consenso del cliente per l’emissione delle fatture in tale
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modalità7. Questa affermazione va intesa nel senso che un cliente che riceva fatture
elettroniche senza avere dato il proprio consenso alla ricezione non le deve considerare
fatture elettroniche e quindi documenti informatici che obbligano alla conservazione
sostitutiva, ma semplici documenti analogici di cui è richiesta la materializzazione. Qualunque
fornitore può perciò inviare fatture elettroniche ai propri clienti; la fatture saranno fatture
elettroniche per quei clienti con cui ha un accordo, fatture analogiche con obbligo si stampa
per gli altri.
Modalità comunemente utilizzata nella pratica è il cosiddetto multidelivery, ossia il fornitore
emette fatture elettroniche che vengono da un lato mandate in conservazione sostitutiva
dall’altro inviate elettronicamente o verso fornitori di servizi che provvedono alla
materializzazione e all’invio via posta delle fatture o direttamente verso clienti che alla
ricezione le conservano sostitutivamente o le materializzano a seconda dell’esistenza o meno
di accordi.
Il soggetto che decide di emettere fatture elettroniche è tenuto all’apposizione “su ciascuna
fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata
dell’emittente8”, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità dei
dati.
La circolare dell’Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005 ai punti 2.5.2.2. e 2.6.1.
dichiara che le fatture trasmesse tramite EDI sono considerabili fatture elettroniche e quindi
non necessitano di essere firmate digitalmente e riferite temporalmente. Questo principio è
valido solo se sono rispettati i requisiti suggeriti dalla Raccomandazione della Commissione
Europea 94/820/CE del 19/10/1994 (“aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati”)
che recita: “I sistemi EDI devono garantire procedure e misure di sicurezza comprendenti: la
verifica dell’origine (identificare il mittente), la verifica dell’integrità (garantire che i messaggi
7
Art.21 terzo comma DPR 633/72
8
Si riporta l’art.21 terzo comma del DPR 633/72 : “L’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e
l’integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l’apposizione
su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata
dell’emittente…”.
Così come riportato nella Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre del 2005 punto
2.5.2., va evidenziato che con il termine “lotto” si deve intendere più fatture “destinate ad un unico
soggetto”.
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non siano stati manomessi), il non disconoscimento dell’origine e del ricevimento o la
riservatezza dei messaggi EDI”. Nel caso in cui questi requisiti non fossero soddisfatti o non
ci fosse un accordo esplicito tra mittente e destinatario le fatture trasmesse via EDI vanno
considerate fatture telematiche.
Le tempistiche per la chiusura del processo di conservazione sostitutiva delle fatture
elettroniche documenti informatici fiscalmente rilevanti sono regolate dall’art. 3 del DM del
23 gennaio 2004: in particolare, si dovrà effettuare il “processo di conservazione sostitutiva
– …con cadenza almeno quindicinale… – con l’apposizione della sottoscrizione elettronica9 da
parte del responsabile della conservazione e della marca temporale sull’insieme delle fatture,
ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte delle fatture emesse.”
Il termine di 15 giorni per il processo di conservazione delle fatture elettroniche decorre dalla
data di emissione delle fatture attive, così come confermato dalla circolare n.45/2005
dell’Agenzia delle entrate10.
È da ricordare infine che con l’emissione della circolare 36/E dell’Agenzia delle entrate11 è
possibile conservare le fatture per registri sezionali. È possibile pertanto creare un apposito
registro sezionale per le fatture attive che non si vogliono dematerializzare, come ad
esempio le autofatture emesse per servizi intra-UE o i protocolli IVA generati per gli acquisti
di merci intra-UE.
La ricezione delle fatture passive e la loro conservazione
Quanto enunciato per quanto riguarda il ciclo attivo di fatturazione è trasponibile, con gli
opportuni adeguamenti al ciclo passivo.
9
A norma dell’art.1 secondo comma lettera b) del DM del 23 gennaio 2004, per “sottoscrizione
elettronica” si intende “apposizione della firma elettronica qualificata”.
10
Si riporta la circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate:“L’articolo 3, comma 2, ultimo periodo del
D.M. stabilisce che “il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le
fatture (…)”. Si ritiene che il processo di conservazione delle fatture elettroniche debba essere operato
entro i quindici giorni dal ricevimento/emissione delle stesse, così come previsto dall’articolo 3, comma
2, ultimo periodo del D.M.,. fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione
previsti dagli articoli 23 e 25 del dPR n. 633 del 1972.
11
Circolare 36/E dell’Agenzia delle entrate del 6 dicembre 2006
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È importante sottolineare che con la Circolare n.36/E dell’Agenzia delle entrate12, non è più
obbligatoria l’omogeneità di conservazione per tipologia di documenti, ma è obbligatoria
l’omogeneità di conservazione per registri sezionali. In altre parole non è più necessaria la
conservazione in formato digitale dell’intero ciclo passivo una volta che si è acconsentito alla
ricezione di fatture elettroniche perché, citando la circolare,“…ove il contribuente intenda
adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la
conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che
le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con
una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di
imposta.”
Nel caso non si voglia creare un apposito sezionale per le fatture passive analogiche, è
obbligatoria la conservazione in formato digitale dell’intero ciclo passivo, che comprende sia
le fatture elettroniche che le fatture fornitori pervenute in cartaceo o con modalità
telematiche “tradizionali” (es. allegato ad una mail in formato pdf oppure documenti ricevuti
via EDI o Easy DAFNE). Le fatture fornitori pervenute in formato cartaceo oppure i
documenti pervenuti via EDI/Easy DAFNE materializzati, devono quindi essere scansionati e
sottoposti al processo di conservazione sostitutiva.
Tuttavia con particolare riferimento alle fatture passive analogiche pervenute come semplice
allegato e-mail o via EDI/Easy DAFNE si evidenzia un importante aspetto: a parere di chi
scrive tali documenti potrebbero essere inviati direttamente in conservazione sostitutiva –
previa conversione in un formato leggibile – senza provvedere alla loro stampa, scansione e
produzione del formato immagine (pdf, tiff, etc.), in quanto l’art. 4 primo comma del DM
riportando “…memorizzazione della relativa immagine…”, non evidenzia alcuna distinzione di
sorta tra immagine fotografica da scansione (ovvero stampa della fattura ricevuta in pdf,
scansione con scanner e successiva produzione del pdf) ed immagine informatica in pdf. In
sostanza quindi, avendo il legislatore utilizzato il termine “…immagine…” in senso ampio,
senza specificarne la tipologia, si dovrebbe ritenere legittimo l’invio diretto in conservazione
sostitutiva dei pdf delle fatture ricevute come allegato e-mail oppure ottenute da documenti
EDI/Easy DAFNE.
12
Circolare 36/E dell’Agenzia delle entrate del 6 dicembre 2006
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Nel processo di conservazione sostitutiva emergono due significative differenze fra le fatture
che nascono e sono ricevute già in forma elettronica e quelle che lo diventano per l’effetto di
una scansione (fatture analogiche).
Nel caso di fatture elettroniche che nascono come tali, la firma digitale apposta sul singolo
documento informatico è del soggetto che le emette, che può essere la stessa azienda, ma
anche un terzo soggetto che emette “per conto”.
Nel caso invece di fatture ricevute in formato cartaceo o con mezzi telematici tradizionali la
firma digitale apposta sul singolo documento informatico è del soggetto che lo forma (con la
scansione o la formazione tramite stampa su pdf da dati ricevuti tramite EDI/easy DAFNE) e
che può essere interno oppure esterno all’azienda.
Un’ultima nota riguardante le tempistiche di conservazione. Relativamente alla decorrenza
della cadenza quindicinale nell’eventualità in cui si ricevano fatture elettroniche, la Circolare
n.45/E dell’Agenzia delle entrate ha precisato che essa decorre dal “ricevimento” delle
stesse, data estremamente semplice da individuare nell’ambito dei sistemi informatici di
fatturazione elettronica.
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Consorzio DAFNE
DAFNE nasce nei primi anni „90 per iniziativa di alcuni tra i principali produttori farmaceutici con l‟obiettivo di “… realizzare una
forte collaborazione ed integrazione (partnership) tra industria e distribuzione intermedia, con il contributo dei depositi,
attraverso lo sviluppo di collegamenti telematici con standard internazionali (EDI – UN/EDIFACT) per un linguaggio comune…”.
Ad oggi i consorziati DAFNE sono 74: 44 Produttori Farmaceutici, che detengono una quota di mercato pari al 60%, e 30
Distributori Intermedi, che coprono il 68% del mercato. È possibile usufruire dei servizi di DAFNE pur non essendo consorziati,
mediante la stipula di un contratto di utenza. I partner del consorzio con questo tipo di contratto sono oggi 19 Depositari
(operatori logistici per le industrie farmaceutiche a cui, in diversi casi, viene demandato il compito di ricevere l‟ordine dai
grossisti), che consentono l‟estensione della copertura ad un altro 35% del mercato. A questi si devono aggiungere i circa 120
distributori intermedi, non associati, che hanno una quota di mercato del 31% e che utilizzano il sistema semplificato (Extranet)
per trasmettere telematicamente gli ordini e ricevere i documenti che da questi scaturiscono. Va sottolineato come tutti i costi
di trasmissione siano sostenuti solo dalle Industrie e dai Depositari. Le modalità con cui il consorziato o l‟utente può scambiare
dati in formato elettronico sono essenzialmente due: EDI tradizionale con standard UN/EDIFACT oppure WebEDI (progetto
Easy DAFNE). In entrambi i casi il Service Provider è GXS (Global Exchange Services). Easy DAFNE è stato implementato,
cogliendo le opportunità offerte dalla tecnologia Internet, con l‟obiettivo di promuovere lo scambio di documenti elettronici a
quegli operatori che per motivi diversi erano restii all‟utilizzo dell‟EDI: i costi di attivazione sono decisamente inferiori rispetto a
quelli necessari per mettere in piedi una connessione EDI tradizionale. Ad oggi i documenti scambiati sono gli ordini, le
conferme d‟ordine e, con frequenza sempre crescente, le fatture. È in fase di test avanzato il progetto “Logistica Collaborativa”
che ha il chiaro obiettivo di migliorare il livello di servizio lungo tutta la Supply Chain Farmaceutica, fase di trasporto inclusa,
attraverso la normalizzazione dei flussi informatici e la standardizzazione delle informazioni relative agli elementi fisici, collo
misto compreso, così da facilitare anche l‟effettuazione completa del tracking dell‟ordine.
E‟ inoltre già avviata l‟estensione dell‟ Easy DAFNE al mondo ospedaliero, che fino oggi utilizzava esclusivamente modalità di
comunicazione tradizionali (posta, telefono e fax), per poter condividere anche con queste strutture pubbliche quei reciproci
vantaggi operativi che sono patrimonio già consolidato tra Industrie e Distribuzione Intermedia. Sono circa 40 le Aziende
Ospedaliere che già hanno iniziato a trasmettere gli ordini alle 22 associate Dafne che hanno aderito al progetto “Ospedali”,
molte altre sono in fase di avvio o di test.
Osservatorio sulla Fatturazione elettronica
Gli Osservatori ICT della School of Management del Politecnico di Milano - che aggrega il Dipartimento di Ingegneria
Gestionale, i Corsi di Studio omonimi e il MIP - vogliono offrire una fotografia accurata e continuamente aggiornata di ciò che
avviene in Italia nell'ambito delle ICT. Gli Osservatori sono ormai molteplici e affrontano in particolare tutte le tematiche più
innovative nell'ambito delle ICT: RFId, B2b, B2c, Organizzazione in rete e Nuovi Sistemi Informativi, Mobile Business, Mobile
Value Added Services (VAS), eProcurement nella Pubblica Amministrazione, ICT nelle PMI, ICT Strategic Sourcing, CIO (Chief
Information Officer), Fatturazione elettronica, New TV, Wi-Fi, Intelligent Transportation System, ICT Governance.
L‟Osservatorio permanente sul B2b della School of Management del Politecnico di Milano è nato nel 2000 con l‟obiettivo di
analizzare approfonditamente e criticamente come le tecnologie Internet stanno cambiando le relazioni fra le imprese e i propri
clienti e fornitori nel contesto economico italiano, proponendosi di individuare e studiare tutte le principali iniziative B2b
implementate in Italia.
L'Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica della School of Management del Politecnico di Milano nasce dunque, quale
“costola” dell‟Osservatorio B2b, con l'obiettivo generale di dimostrare il valore legato all‟adozione di processi di fatturazione
elettronica – e più in generale della digitalizzazione dell‟intero ciclo ordine-pagamenti – e nel contempo contribuire a muovere il
sistema paese verso una più significativa e matura adozione dello strumento.
Obiettivi della Ricerca sono:
· comprendere approfonditamente e criticamente i diversi aspetti della Fatturazione Elettronica in termini di processi impattati,
tecnologie, diffusione nei settori, scelte strategiche, ecc.;
· identificare ed analizzare l‟impatto della Fatturazione Elettronica in termini di reale capacità di creazione di valore;
· analizzare e comprendere le principali barriere all‟adozione della fatturazione elettronica in Italia e identificare le strategie più
adatte all‟introduzione della fattura elettronica;
· analizzare e descrivere la catena dell‟offerta di soluzioni e tecnologie, comprendendo anche l‟offerta dei service provider;
· analizzare lo scenario europeo in termini di grado di adozione, percorsi di adozione, normative e standardizzazione.
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I Report degli Osservatori ICT sono scaricabili gratuitamente dal sito www.osservatori.net. Sono ad oggi disponibili due
Report, uno sul Mobile Business e uno sul B2b, focalizzati sul settore farmaceutico.
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