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Projet «Achat» et Logistique intégrée
Présentation générale et «chantiers»
Présentation générale, introduction
Ce projet s’inscrit dans une systémique de mise en place, au sein de l’EPFL, d’un
concept de logistique intégrée (figure 1). Cette approche se base sur les concepts
«classiques» de logistique industrielle gérée en flux tirés (du client aux fournisseurs)
et privilégiant le niveau de service apporté aux clients.
Figure 1 : concept général
Il s’agit dans le cadre de ce projet, de mettre en place un certain nombre de mesures
stratégiques, fonctionnelles et organisationnelles de manière à tendre les flux, de
substituer aux flux physiques actuels peu homogènes et souvent incohérents une
logique de flux d’information et de flux financiers (unique, cohérent et homogène)
permettant de tracer, suivre et contrôler (synchronisation des flux) en quasi temps
réel l’ensemble des mouvements et des stocks physiques de tous produits, de la
commande à la réception client (figure 2).
-1-
Figure 2 : incohérence des flux
Cette démarche doit permettre de réduire de manière significative les coûts
d’approvisionnement et du stockage. Les stocks actuels sont, de manière générale,
multiples et redondants, sans réel contrôle et suivi global, et souvent disjoints d’une
politique de réapprovisionnement coordonnée.
L’action sur les flux doit être accompagnée de mesures associées aux fournisseurs
(limitation du nombre, accréditation, négociation, suivi, contrôle), aux produits
(définition de standards, contrats cadres avec les fournisseurs, …) et aux clients
(processus de commande, culture d’achats, …).
La DABS constitue un premier élément de ce concept général. Cette structure doit
impérativement être accompagnée de la mise en place de mesures (stratégiques,
fonctionnelles et organisationnelles) permettant d’intégrer la direction des achats au
développement du concept logistique global de l’EPFL.
La réunion des entités achat-fournisseurs-clients se fera par une structure (figures 3a
& 3b) inspirée de l’expérience du CHUV-HUG (référence M. Avvenenti, directeur des
achats CHUV-HUG), soit la mise en place de commissions d’achats (par ensembles
homogènes de produits ou de prestations).
-2-
DABS
Commission d’achats
Famille de
Commission d’achats Commission d’achats
produits
• Standardisation des articles
• Standardisation des articles
par familles
par familles Commission d’achats
• Arbitrage en cas de choix ou
• Arbitrage en cas de choix ou Commission trans-domaines,
Commission trans-domaines,
de litiges :: articles spécifiques
de litiges articles spécifiques composée de représentants ::
composée de représentants
versus articles standards
versus articles standards -- des professeurs
des professeurs
-- des chercheurs
des chercheurs
-- des laborantins
des laborantins
-- du responsable achat/famille
du responsable achat/famille
Figure 3a : Commissions d’achats, missions
DABS
- information
Articles spécifiques
- validation
Via le SI
Famille de
Commission d’achats
produits
n
tio
isa
ard
nd
Sta
Domaine/Section
Contrôleur des achats
(rattaché au Doyen)
«acheteurs» (liés au laboratoire, à l’institut ou à la section) par Liberté d’achats cadrée
l’intermédiaire du portail d’achats (articles standards), avec par les standards et les
l’appui technique du responsable des achats/famille et du règles de la DABS
DABS (articles spécifiques) et sous la responsabilité
budgétaire du contrôleur rattaché au domaine ou à la section
Figure 3b : Logique générale
-3-
Le Projet
Suite à un audit externe (E&Y), une structure de projet s’est constituée au sein de
l’EPFL et a défini un certain nombre de sous-projets ou «chantiers» organisés sous
forme matricielle (cf. documents VPPL, figure 4).
Direction des achats de biens et services : Principaux chantiers 2004/2005
(1) Fournisseurs M. Reymond
(2) Economat M. Bourquin
- Informatique
MM. Wieser/Chambaz
(3) Inventaires N. Vuillème - Equipements scientifiques
- Construction
- Matériel d’exploitation
(4) Culture Achat Formation R. Avvenenti (HUG)
- Energie
- Téléphonie
(5) Quick Hits M. Reymond - Voyages
- Documentation scientifique
- Réapprovisionnement
(6) Approvisionnements / Livraisons L. Monney - Gestion Stock
-Traçabilité, synchronisation
- Gestion des engagements
- KPI’s, Tableaux de bord
- Relations financières
d’information:
Commissions
N. Panchaud /
E. McMurray
Finances :
B. Walther
Système
(7) EBP
(7) EBP
d’achat
- SCM
Figure 4 : Sous-projets, rappel
Cette structure matricielle doit permettre de coordonner et de rendre, localement et
globalement, cohérentes toutes les orientations associées à chaque «chantier» par la
transversalité de 3 sous-projets génériques liés à l’IT, aux finances et à l’organisation
des commissions d’achats (réunion fournisseurs-clients).
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Les Sous-Projets ou «chantiers»
Description générale des missions de chaque «chantier»
1. FOURNISSEURS
Responsable : M. Reymond
Mission générale :
analyse des fournisseurs, choix de fournisseurs stratégiques
mise en place d’un partenariat EPFL-Fournisseurs
repenser la politique d’approvisionnement en cohérence avec le concept logistique
global de l’EPFL (partenariat étroit avec les fournisseurs stratégiques, processus
type B2B direct ou Market Place avec les fournisseurs «banalisables»)
Négociation et définition de contrats-cadres
Respect des normes et directives environnementales
Création d’une base de données sur tous les fournisseurs importants avec
notation. Stockage des documents (contrats, devis, etc.) relatifs aux fournisseurs et
au processus qui a abouti à son choix)
Suivi et contrôle des fournisseurs (mise en place de ratios caractéristiques, tableau
de bord, …)
2. ECONOMAT
Responsable : M. Bourquin
Mission générale :
définition d’une politique générale de gestion de l’économat (niveau de service
offert aux clients, réactivité, gamme de produits, …)
choix stratégique futur (options d’étude, analyse comparative)
- insourcing, amélioration de la situation existante, politique de stocks, mode de
livraison, synergie avec d’autres fonctions de l’école, …
- outsourcing, choix de partenaires, qualité de service, types de produits,
processus de commande,
- politique d’imputation des coûts
- modèle de gestion des catalogues
3. INVENTAIRES
Responsable : N. Vuillème
Mission générale :
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définition et proposition de mise en place d’une politique et d’une méthodologie de
gestion des inventaires
moyen d’identification physique des produits (de toutes natures), de leur
localisation et méthode(s) de valorisation des inventaires
suivi et contrôle, forme efficace d’inventaire périodique, …
suivi de l’élimination des produits
4. CULTURE ACHAT
Responsable : R. Avvenenti (HUG-CHUV)
Mission générale :
présenter le concept de la centrale d’achats mise en place au sein des HUG-
CHUV
sensibiliser les futurs acheteurs de l’EPFL aux défis et enjeux d’une organisation
unique et structurée d’approvisionnement
inculquer une véritable culture d’achats au sein de l’EPFL
5. QUICKS HITS
Responsable : M. Reymond
Mission générale :
processus particulier de négociation avec les fournisseurs de biens ou services
particuliers, généralisables à l’ensemble de l’EPFL, voire avec les autres
institutions du CEPF(« KOBE-ETH+ »), tels que :
- énergie
- téléphone
- voyages
- documentation scientifique et informative, presse, …
missions semblables à celles décrite au sous-projet 1
6. APPRO/LIVRAISONS
Responsable : L. Monney
Mission générale :
définition et proposition de mise en place d’une politique et d’une méthodologie de
gestion des stocks (réapprovisionnement, …)
moyen d’identification physique des produits et méthode(s) de valorisation des
stocks
suivi et contrôle, forme d’inventaire périodique, identification des locaux, …
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définition et mise en place d’une logique générale de livraison de produits et
d’équipements à l’EPFL : solution centralisée, décentralisée, responsabilité,
incidence sur les workflows, …
procédures de contrôle de conformité des livraisons, actions sur les flux logiques et
financiers (en particulier flux des factures)
T1. IT, EBP
Responsable : N. Panchaud
Mission générale :
participation à la définition et mise en place concrète des principes logistiques de
gestion des flux et des états conditionnés par la formalisation des workflows
traçabilité, suivi, contrôle de l’ensemble des flux logiques et synchronisation avec
les flux physiques et financiers
mise en place d’un portail unique d’achats
mise en place de la plate-forme e-procurement SAP-EBP avec gestion des
engagements et liens B2B avec fournisseurs stratégiques
coordination CCSAP-KIS
T2. EBP, Finances
Responsable : B. Walther
Mission générale :
participation à la définition et mise en place concrète des principes logistiques de
gestion des flux et des états conditionnés par la formalisation des workflows
procédures et formalisation particulières des flux financiers
responsabilité et signatures associés au processus général de commande et de
réception de marchandises ou de services
définition de ratios caractéristiques de suivi et contrôle des flux financiers, mise ne
place de tableaux de bord à l’usage des différents acteurs de la chaîne logistique
de l’EPFL
T3. COMMISSIONS D’ACHATS
Responsable : M. Reymond
Mission générale : cf. figures 3a & 3b
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participation à la définition et mise en place concrète des principes logistiques de
gestion des flux et des états conditionnés par la formalisation des workflows
Coordination générale : MM. Chambaz et Wieser
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