RAPPORT SECRETARIAT RESHAOC 05

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RAPPORT SECRETARIAT RESHAOC 05 Powered By Docstoc
					                 Réseau des Hôpitaux d’Afrique, de l’Océan Indien et des Caraïbes
                                 7èmes rencontres hospitalières
                                 Cotonou - les 7, 8 et 9 juin 2005




                       RAPPORT MORAL ET FINANCIER

                DU SECRETARIAT EXECUTIF DU RESHAOC


                           Dr Mamadou SIDIBE Bamako


I/ RAPPORT MORAL
A) INTRODUCTION

Les activités de la période 2001- 2005 ont été essentiellement :
   - des missions à OUOGADOUGOU pour le transfert du site web, et à Bamako pour la
        passation de service entre les secrétaires exécutifs sortant et entrant,
   - l’aménagement d’un bureau RESHAOC dans l’enceinte de l’hôpital Gabriel TOURE,
   - la tenue d’un atelier sur le PMSI en Octobre 2001 à BAMAKO,
   - la tenue d’un colloque sur la maintenance hospitalière en 2003 à BAMAKO, cofinancé
        par le Ministère de la Santé du Mali (11 680 590 FCFA) et le Ministère Français de
        Affaires Etrangères (55 800 000 FCFA). Voir rapport financier.

Toutes les faiblesses du secrétariat exécutif ont été analysées à l’Assemblée Générale du 6
Juin 2003 à BAMAKO à savoir le bas niveau d’activités, la non parution du journal du
RESHONA depuis le 5ème numéro, l’absence de cotisation des hôpitaux membres depuis 1999
- 2000 etc.

Pour donner une nouvelle dynamique au réseau, il a été demandé de capitaliser les acquis
depuis sa création, de mener des réflexions sur son mode de financement, sur la nécessité
d’adapter ses textes aux réalités actuelles et sur la nécessité de recruter un administrateur
permanent. Les documents issus des rencontres d’ABIDJAN (RCI), de LIBREVILLE
(GABON) et de BAMAKO (MALI) ont permis de relever les thèmes traités et les
recommandations:
    - la formation des gestionnaires des hôpitaux afin que les hôpitaux soient gérés et non
administrés,
    - l’élaboration des projets d’établissement,
    - le développement du système d’information hospitalier,
    - la problématique de la maintenance hospitalière.

Par ailleurs, des taches ont été confiées au secrétariat à savoir :
    - la modernisation du site RESHAOC,
    - l’animation de la revue,
    - la relecture des textes,
    - l’établissement de la liste des hôpitaux par pays avec le nom d’un point focal pouvant
        servir de pont entre les différents hôpitaux membres, les ministères de tutelles et le
        secrétariat exécutif.


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B) RAPPELS DES RECOMMANDATIONS

I) RECOMMANDATION DE L’ATELIER SUR LE PMSI

1-1) D’ordre général
    - création ou organisation du bureau des entrées au niveau des hôpitaux de chaque Pays,
    - informatisation du bureau des entrées sous la responsabilité d’une personne qualifiée,
    - mise en place d’une unité d’information médicale,
    - tenue à jour d’un dossier médical pour chaque malade,
    - saisie d’un paquet minimum d’informations standardisées pour chaque dossier basée
       sur le CIM 10 ou le CCAM etc.),
    - adoption d’un tableau de bord.

1-2) Sur le rôle du Reshaoc
    - formation sur les outils de codage, de saisie et d’exploitation de données,
    - mise en place d’un pôle scientifique sur l’évaluation médico économique adaptée aux
        pays membres,
    - appuis et conseils en système d’information hospitalier,
    - collecte et diffusion de l’information (tableau de bord commun annuel).

1-3) Aux autorités de tutelle
- organisation à terme d’une réunion des ministres chargés de la santé des pays membres du
Reshaoc sur les politiques hospitalières.


2) RECOMMANDATIONS SUR LA MAINTEMANCE HOSPITALIERE

2-1- Les aspects stratégiques de la maintenance
      2-1-1-La formation en maintenance
Capitaliser les expériences en cours en matière de formation sur la maintenance notamment
programmes et stratégies de formation, création des écoles de formation, consolidation de
celles déjà existantes
Renforcer les échanges d’expériences surtout la coopération inter pays
Promouvoir la formation à la carte
Créer un site WEB sur la formation en maintenance
      2-1-2- Charte des dons
Elaborer et adopter une charte des dons tenant compte des besoins spécifiques du pays
bénéficiaire.
      2-1-3- renforcement institutionnel
Elaborer une politique de maintenance et un plan d’équipements prenant en compte les
normes et standards définis


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          Mettre en place une coordination de la maintenance au niveau central avec
structures déconcentrées
Etablir un organigramme type service de maintenance, service technique et service
administratif en définissant la position et les relations


2-2- Gestionnaires hospitaliers et la maintenance
      2-2-1 Aspects administratifs et financiers
Rendre opérationnelles les dispositions du plan comptable SYSCOA relatives à la
maintenance
Créer des lignes budgétaires de maintenance dans les systèmes hors SYSCOA
      2-2-2- Stabilité et motivation du personnel de maintenance
Prévoir un statut particulier et des intéressements spécifiques
Instaurer le système de contrat d’engagement pour le personnel de maintenance
Impliquer les techniciens et utilisateurs dans le processus d’acquisition des équipements
      2-2-3- Réglementation du marché des fournisseurs
Etablir un cahier de charge participatif avec spécifications techniques du matériel
Elargir la gamme de services des fournisseurs à l’offre des pièces de rechange et au service
après vente
Etablir un agrément pour les fournisseurs


2-3- Gestion des ressources humaines et maintenance


Instaurer un système d’audit interne de la maintenance
Constituer une banque de données des techniciens biomédicaux
Elaborer un plan de carrière pour le personnel de la maintenance
Développer à tous les niveaux la culture de la maintenance en insistant sur la maintenance
préventive
Mettre en place un système de sécurité du travail et de protection


2-4- Gestion opérationnelle de la maintenance
Prendre en compte la maintenance dans l’expression des besoins des hôpitaux
Assurer la formation des utilisateurs
Adopter un cadre juridique


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         Structurer les ateliers de maintenance et améliorer les conditions de travail
Mettre en place des outils de gestion de la maintenance
Prédisposer une dotation budgétaire suffisante et des ressources humaines qualifiées
suffisantes
Développer une stratégie de communication efficace
Renforcer la logistique, la communication et la documentation des services de maintenance

3) QU’EST- CE QUE LE RESHAOC : rappels, bilan et enjeux du RESHAOC présenté à
l’Assemblée Générale du 25 JUIN 1999 par monsieur Serge REMESY voir site internet
RESHAOC

C) POINTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS

A défaut d’avoir pu faire le point pour tous les hôpitaux membres du reshaoc, je vous propose
l’exemple du Mali. L’organisation d’un atelier par le RESHAOC sera certainement nécessaire
pour faire le point des acquis des quatre thèmes déjà traités de tous les pays membres.
AU Mali, le premier thème faisait partie des missions de la Mission de Développement des
Ressources humaines (MDRH) et les trois derniers thèmes faisaient partie des 10 chantiers de
la Mission d’Appui à la Reforme Hospitalière (MARH) mise en place en 1999 pour piloter la
réforme hospitalière dans le cadre du Programme de Développement Sanitaire et social
(PRODESS) :

    1)- la formation des gestionnaires d’hôpitaux et de projets : 26 agents ont été formés dont
1 agent formé à Abidjan (RCI) et 25 agents à Dakar (SENEGAL) entre 2001 et 2004.
    2) les projets d’établissements : 11 projets ont validés dont 5 hôpitaux nationaux à
        BAMAKO et 6 des régions). Trois autres projets sont en cours d’élaboration
        actuellement.

   3) le SIH :
   - informatisation des bureaux des entrées et des pharmacies hospitalières : des hôpitaux
       du Point G et de HGT depuis 2001 et 2002 (Logiciel du BURKINA FASO et
       PHARMAHOS , l’hôpital national de SIKASSO (3ème région), l’hôpital de Kati
       (pharmacie hospitalière et bientôt le bureau des entrée), l’Institut d’Ophtalmologie
       Tropicale Africaine (IOTA),
   - création d’unités informatiques animées par deux médecins en santé publique et un
       technicien en informatique et adaptation aux spécificités de chaque service du dossier
       du malade du service de la pédiatrie à l’hôpital G TOURE. L’hôpital du Point G a
       également son unité informatique plus ancienne à celle de l’HGT etc. Le défi de ces
       unités est la fiabilité et le délai de disponibilité des données.
    Le volet SIH a été planifié par tous les projets d’établissements et il existe un Projet
   d’information nationale des structures socio sanitaires et de télémédecine du Ministère de
   la Santé,

   3) maintenance hospitalière :
    organisation d’un atelier national pour l’élaboration de la politique nationale de la
      maintenance hospitalière prévu du 14 au 18 juin 2005 conformément aux


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                 recommandations du colloque de BAMAKO sur la maintenance hospitalière
       et du comité technique du PRODESS tenu en Janvier 2005,
    ouverture à l’Ecole Nationale des Ingénieurs (ENI) de BAMAKO de la filière de
       formation d’ingénieurs et de techniciens biomédicaux prévue pour la rentrée scolaire
       2004 – 2005 connaît un retard (mais programme et volume horaire prêts en partenariat
       avec l’Ecole des Ingénieurs de MARSEILLE),
    cas de l’Hôpital Gabriel TOURE (situation mi juillet 2004) :
        +affectation de trois ingénieurs biomédicaux dont un Cubain en 2003 - 2004,
        +construction d’un service de maintenance érigé en division avec sections froid,
   plomberie, biomédical, électricité et atelier en 2003 -2004,
        +octroi par le ministère des Finances et de l’Economie d’une ligne budgétaire
   supplémentaire « maintenance » de 120 000 000 FCFA sur le budget d’exploitation en
   2004,
        +mise à jour de l’inventaire des équipements et montage des cahiers de charge avec
   l’aide de la CEPRIS et de la direction des marchés publiques
        +appels d’offres ouverts de prestation de service pour la maintenance des
   équipements en 7 lots :
    équipements de laboratoire d’analyses médicales
    équipements de radiologie (3 tables radiologiques, 2 appareils d’échographie, 1
       développeuse automatique)
    équipements de réanimation
    équipements d’anesthésie et de chirurgie des blocs opératoires
    parc informatique (35 micro-ordinateurs et accessoires)
    parc froid (219 climatiseurs)
    parc auto (3 ambulances et 2 véhicules légers)
       +un plan d’aménagement du génie civil a été élaboré par l’Unité de Formation et
       d’Appui aux Entreprises/ bâtiments (UFAE) en 2001 et prend en compte l’entretien
       des bâtiments existants et la construction de nouveaux en tirant les leçons des points
       faibles des bâtiments existants,
     +encadrement du mémoire de fin de formation d’un des gestionnaires d’hôpitaux de
   Dakar sur la maintenance hospitalière
   Des dispositions similaires existent également au niveau des hôpitaux du POINT G, du
   CNOS ET DE KATI car la maintenance et l’amortissement des équipements ont été
   placés au cœur des projets d’établissement.




   D) CONTRÔLE DES TACHES
   1) la revue RESHAOC non exécutée
   2) la relecture du statut et des règlements intérieurs ?
   4) la modernisation du site RESHAOC (voir exposé de Mr Jean TESTA)
   5) la liste des hôpitaux par pays avec les noms des points focaux : exécution partielle
       (disponibilité pour quatre hôpitaux, à compléter)


       II) RAPPORT FINANCIER



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         A) RECETTES ET DEPENSES DU 25 JUIN 2001 AU 31 MAI 2005

Les recettes 2001- 2005 sont de 70 710 900 FCFA. Elles sont composées essentiellement :
- du préfinancement de la somme de un million de francs CFA (1 000 000 FCFA) pour
l’ouverture du compte bancaire à ECOBANK,
- des cotisations annuelles 2001- 2003 des hôpitaux G. TOURE et du POINT G,
- de la subvention du budget de fonctionnement 2002 par la Coopération Française d’un
montant de 4 999 700 FCFA
- de la subvention en 2003 par la Coopération Française du colloque sur la maintenance
hospitalière d’un montant de 55 800 000 FCFA,
- des sponsors et frais d’inscription pour 1 900 000FCFA en 2003,
- des remboursements des billets d’avion non utilisés par les agences de voyage.
Le point des recettes et des dépenses est détaillé dans le tableau n°1 du compte d’exploitation
ci-dessous.

B) SITUATION GENERALE DU COMPTE D’EXPLOITATION DU 25 JUIN 2001 AU
31 MAI 2005 : voir tableau n°1




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         Tableau n°1 : SITUATION GENERALE DU COMPTE D’EXPLOITATION DU 25 JUIN 2001 AU 31 MAI 2005

                      CHARGES en FCFA                                                  PRODUITS en FCFA
Achat carburant                                       687 800      Transfert de charges d’exploitation
Fourniture de bureau                                7 885 320      Ouverture compte (préfinancement)              1 000 000
Fournitures informatique/équipement salle          7 540 230       Cotisation hôpitaux 2001                         400 000
Frais de transport                                24 887 360       AFD Subvention 2002                            4 999 700
Frais de location de salle                           450 000       Cotisation hôpitaux 2002                         400 000
Frais de location voiture                            866 430       AFD Subvention colloque 2003                  55 800 000
Frais de réparation ordinateur                       100 000       Cotisation hôpitaux 2003                         400 000
Frais de catalogue imp pub                         5 454 311       Remboursement billet d’avion                     757 600
Frais AMAP/PRESSE/ORTM                               650 000       Remboursement billet d’avion                   2 525 300
Frais de colloque                                 16 820 910       Remboursement billet d’avion                     885 400
Frais de téléphone                                 1 565 260       Remboursement billet d’avion                     357 900
Frais abonnement internet                          1 419 540       Remboursement billet d’avion                   1 285 000
Frais bancaires (ATF) 2001- AVRIL 2005                322 000      Sponsor Société Badji SOUSSOKO 2003            1 000 000
Frais divers de gestion                            1 591 025       Sponsor Société Mali Gaz 2003                    250 000
Frais de mission                                      958 250      Frais d’inscription de 13 personne colloque      650 000
RESULTAT*                                             470 414

TOTAL                                            70 710 900        TOTAL                                         70 710 900


* = y compris un Chèque émis de 45 865 FCFA non encore retiré (reliquat colloque)




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    C) TABLEAU N°2: ETAT DE COTISATIONS DES HÔPITAUX
MEMBRES DU 25 JUIN 2001 AU 31 MAI 2005

STRUCTURES                     PAYS                2001       2002       2003       2004       2005
Hôpital     National    de    TCHAD                       0          0          0          0          0
N’Djamena
H. L’Aquitini DOUALA          CAMEROUN                    0          0          0          0          0
H. Général de DOUALA          CAMEROUN                    0          0          0          0
CHR de DEDOUGOU               B. FASO                     0          0          0          0          0
CHN SOURO SANOU               B. FASO                     0          0          0          0          0
BOBODIOULASSO
Hôpital National PORT         HAÏTI                       0          0          0          0          0
AU PRINCE HAITI
H.            Universitaire   CONGO                       0          0          0          0          0
Brazzaville
Centre    Hospitalier   de    GABON                       0                         0                 0
LIBREVILLE                                                    0          0
H. National du Point G        MALI                    200         200        200           0          0
                                                      000         000        000
H.  National       Gabriel MALI                       200         200        200           0          0
TOURE                                                 000         000        000
                              SENEGAL*
                              RCI*
                              GUINEE*
                              KONACRY
                              BENIN*
                              DJIBOUTI*
                              MAURITANIE*
* preuves d’adhésion ?

D) BILAN FINANCIER DU COLLOQUE SUR LA MAINTENANCE
HOSPITALIERE BAMAKO 2003

1) TABLEAU N°3 : RECETTES

Ministère de la Santé                             11 680 590 FCFA*
Coopération Française                             55 800 000 FCFA**
Société Badji SISSOUKO                             1 000 000 FCFA
Mali Gaz (chèque)                                    250 000 FCFA
 frais d’inscription                                 650 000 FCFA
TOTAL                                            69 380 590 FCFA
 * dépenses directement gérées par la DAF/Ministère de la Santé et non
comptabilisées dans la situation générale du compte d’exploitation 2001- 2005

** 55 754 135 FCFA justifiés, 45 865 FCFA reversés à la coopération


Rapport Final Rapport Final                                                                           8
                Réseau des Hôpitaux d’Afrique, de l’Océan Indien et des Caraïbes
                                7èmes rencontres hospitalières
                                Cotonou - les 7, 8 et 9 juin 2005

         2) DETAIL DES DEPENSES JUSTIFIEES

a) TABLEAU N°4 : SUBVENTION MINISTERE DE LA SANTE
Déjeuner HÔTEL SALAM                             6 400 000 FCFA
Location salle plénière et secrétariat Palais    1 130 000 FCFA
des congrès pour 4 jours
Perdiems et prise en charge des nationaux        4 150 590 FCFA
TOTAL                                         11 680 590 FCFA*

b) TABLEAU N°5 : DEPENSES DES SPONSORS ET COTISATIONS
Objets des dépenses    Montants en FCFA               %
Restauration                             81 400       4,3
Perdiems organisateurs                                              743 040          39
Bureautique                                                          94 500            5
Frais de secrétariat                                                620 000        32,5
Multiplication de 33                                                330 000        17, 3
exemplaires du résumé du
colloque
Divers                                                               31 060         1,9
TOTAL                                                             1 900 000         100

c) TABLEAU N°6 : COOPERATION FRANCAISE
Transports/Pénalités                           15 059 000 FCFA                     28%
Maroquinerie                                    2 850 000 FCFA                      5%
Fourniture- Location                            2 985 650 FCFA                      5%
Communication (badges, tee shorts,              4 063 700 FCFA                      7%
banderoles, perdiems hôtesses, tenues des
hôtesses, cartes d’invitation, tampons etc.)
Soirée de GALA                                    870 660 FCFA                      2%
Logistique (carburent, location des véhicules)  2 729 980 FCFA                      5%
Hébergement                                    10 O63 700 FCFA                     18%
Espèces (perdiems des invités+                  7 507 560 FCFA                     13%
remboursement des billets d’avion pré
financés des invités, pause café, Amap,
maison de la presse)
Fonctionnement (téléphone, Internet, frais       4 030 705 CFA                      7%
CPS secrétariat et résumé du colloque,
ORTM)
Matériel informatique et divers                 5 592 380 FCFA                     10%
Remboursement trop perçu (chèque remis à la        45 865 FCFA
coopération Française)


Rapport Final Rapport Final                                                            9
                Réseau des Hôpitaux d’Afrique, de l’Océan Indien et des Caraïbes
                                7èmes rencontres hospitalières
                                Cotonou - les 7, 8 et 9 juin 2005


DEPENSES JUSTIFIEES                                          55 800 000 FCFA

   d) FIGURE N°1 : REPARTITION GRAPHIQUE DES DEPENSES DU
   TABLEAU N°6


                              Répartition des dépenses

                              Matériel informatique
                                    et divers
                                      10%

   Fonctionnement                                                  Transports/Pénalités
         7%                                                               28%



                                                                                   Maroquinerie
     Espèces                                                                           5%
       13%


                                                                                      Fournitures-
                                                                                       Locations
            Hébergement                                                                   5%
               18%
                                                                                   Communication
                                      Logistique                                       7%
                                         5%                Soirées gala
                                                                2%




                                                                     BAMAKO, JUIN 2005

                                                             SECRETAIRE EXECUTIVE



                                                                                             FIN




Rapport Final Rapport Final                                                                       10

				
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