Elektronisk handel
i Forsvaret
-
Presentasjon
for
Høgskolen i Molde
Tirsdag 7 mai 2002
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Presentasjonens inndeling
• Historikk – bakgrunn (Lt Elnes)
• Markedsplass og innkjøpskort som en integrert del
i Forsvarets logistikk (Lt Larsen)
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Historikk og bakgrunn
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Hvorfor omstilling?
"Omstillingen skal gi oss et tidsmessig forsvar for
nasjonal sikkerhet og internasjonalt engasjement”
”En kraftfull omstilling er nødvendig for å
opprettholde Forsvarets troverdighet!”
Forsvaret befinner seg i en dyp og vedvarende strukturell krise.
Dette slås fast i Stortingsproposisjon 45 (2000-2001).
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Forsvaret må:
• kutte 5000 lønningsposer
• spare 2 milliarder på drift per år
• fjerne 2 millioner m2 bygningsmasse
for å finansiere det nye Forsvaret!
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
ARGUS
• Forsvarssjefens omstillingsprogram – en av de mest
omfattende omstillinger i offentlig sektor noensinne
• Ansvar for helhetlig koordinering og overvåking av
omstillingen
• Hovedprosesser
– Rasjonalisering og effektivisering av Forsvarets freds- og
støttevirksomhet
– Gjennomføring av strukturelle endringer som følge av St.prp. 45 (2000-
2001)
– Omstilling av Forsvarets logistikkfunksjoner mht fremtidig virksomhet,
styring og organisering som følge av St.prp. 55 (1999-2000)
– Samlokalisering av strategisk forsvarsledelse
– Koordinering av avhending og nyetablering innen EBA i hele Forsvarets
organisasjon
• Prosessforbedringer en viktig leveranse!
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Prosessforbedringer
Prosjekt 2.2
Etterforsyning
-
1 av 14 iverksatte
forbedringstiltak
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Prosjekt 2.2 Etterforsyning
• Delprosjekter
1. Forsvarets operasjonssenter for avtaleinngåelser
2. Forsyningskonsept (forbruksmateriell)
3. Elektroniske handelsløsninger
4. Tilsyn- og kontroll
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Prosjekt 2.2 Etterforsyning
Mål og
strategier
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
OVERORDNET MÅL
• redusere Forsvarets driftskostnader.
– med særlig fokus på:
• integrerte forsyningskonsepter
• sentralt inngåtte avtaler med lokale avrop
• elektroniske handelsløsninger
• kontroll- og tilsynsapparat
• budsjett innsparelser 350 millioner NOK i forhold til
1999-situasjon
• skal realiseres innen 31 desember 2004
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Påvirke tre hovedprosesser
LEVERANDØRER
INNKJØPSPROSESSEN
FORSVARET
VARELEVERANSEPROSESSEN
BETALINGSPROSESSEN
Sammenhengen !
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Forbedrede prosesser
GEVINSTER REALISERT
Sentrale Rammeavtaler - lokale avrop
LEVERANDØRER
INNKJØPSPROSESSEN
Markedsplass – brukere bestiller selv
FORSVARET
VARELEVERANSEPROSESSEN
Forenklet forsyningskjede – direkte levering
BETALINGSPROSESSEN
Innkjøpskort løsninger - færre fakturaer
BETALINGSPROSEPROSESSEN
Tilsyn og kontroll – Bedre rammeavtaler
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Markedsplass
og
innkjøpskort
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
”Top til top” linje FLO
Stikkprøvekontroll merkantilt
Økonomirapporter
”Faktura-hotell”
Bestilling/
Kriger/ avrop
Bruker
Regional Støtte
Varelevering Varemottak
Avvik?
RSF
Markedsplass
Ordremottak/
-bekreftelse Samlefaktura
Produktkataloger
Etablere verktøyene
Faktura for leveranse
Leverandør Betaling Betaling
Avvik? Innkjøpskort
Rammeavtaler
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Oversiktsbilde; Forsyningskonseptet e-mil
&
For alle brukere Initiell
&* Med koordinasjon innkjøpskort
opplæring
Opplæring
Initiell
& markedsplass
opplæring
Fullmakts- Støtte
Bestilling av Infrastruktur opplæring
Avsendte
varer varer
Brukeropplæring
Evaluering
Krediterings-
Varelevering informasjon
Betalings
anmodning Betaling
&
&*
&
Kontoinformasjon
til økonomisystemet
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
FLO/ops
Gå til start
Infrastruktur Etabler Forsvarets
fullmantspolicy for
Formidle e-handel
fullmaktspolicy
Etabler Forsvarets prod
.segmenter for m-plass
Forsvarets
prod.segmenter Etabler Forsvarets prod
på markedsplass .segmenter for p-card
Forsvarets Valg av leverandør Rammeavtale
prod.segmenter
på markedsplass
Leverandør-
aktivering Avtalt kvalitet og
fremdriftsplan
Koble varelinje/
lev. mot artskonto Artsinfo.
&
Avdeling M-plass Varelev P-card RSF
Bruker
Fullmakts- Etablere elektronisk Etablere artsinfo.-
Opplæring av Produkt- og
opplæring pris- og prod.katalog kobling
fullmaktsgiver priskatalog for avtalt sortement
Tilgang til Synlige Avtaleforvalte
Oppdatering av prod.-
internett prod.- og prod.- og
og priskatalog
priskatalog priskatalog
Brukere
Etabler
kobler seg til
fullmakts-
internett Etablere
struktur Brukerinfo kost.sted
inkl. kost.sted inkl.kost.sted
Initiell Fullmakts- Forvalte kobling
markedsplass matrise fullmakter
opplæring Lage
Kortnummer
innkjøpskort
Initiell
Etablere bruker på Brukerinfo med
innkjøpskort
markedsplassen kortnummer
opplæring
Bruker får Utstedelse av
opplæring Aktivert innkjøpskort
innkjøpskort
Bruker får Forvalt
rettigheter Brukernavn tilgangs-
og passord informasjon
Ny/ repeterende &
brukeropplæring
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Gå til start
Bestilling M-plass
&
Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSF
Produkt på Produkt ikke på
markedsplass markedsplass
Bruker
initierer
bestilling Bestilling av
(Autom. forbruksmateriell Mottak av
anvisning) Best. fra Autorisasjons-
bestilling forespørsel
rammeavt.
Bruker
Sjefen Sende Behandling av
initierer Genererer
godkjenner autorisasjons- autorisasjon
spesiell bestilling
elektronisk forespørsel
forespørsel
Autorisasjon
Autorisasjon ikke akseptert
+ avvist
Autorisasjon
akseptert
Behandler
bestilling Godkjent
Status Ordre
Ordre og utsteder autorisasjon
ordre- bekr. +
status bekreftelse ordrebekr.
Info om
avvist
autorisasjon
Sjekk
ordre-
Send varer Avsendte
bekreftelse
varer
Send
betalings- Betalings-
+ anmodning
anmodning
(faktura)
+
&
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Gå til start
Levering M-plass
&
Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSF
Materiell-
Avsendte kontroll
varer
Rapporter
Materiell-
Motta varer regnskap
Kvitter
Registrerem
varemottak Mottaks- Avviks-
ottaks-
melding melding
melding Motta
avviks-
melding
Håndtere
avvik
Send
krediterings- krediterings-
informasjon informasjon
Send nye Avsendte
varer varer
+
&
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Gå til start
Betaling &
Bruker Avdeling M-plass FLO/ops Varelev P-card RSF
Motta Betalings-
betalings- anmodning
informasjon
Reg. og
Monitorer Motta lagre
inngåtte betaling bet.info
forpliktelser
E-overføring
Avvik Ikke avvik av penger
Send
avviksmelding Betale ihht
bet.info
Oppdat. bet.info Synliggjøre
+ tilgjengelig på web utbetalt
Monitorer faktura
inngåtte
forpliktelser
Avviksmelding
Avvik Ikke avvik fra Forsvaret
Avviks- krediterings-
Send håndtering informasjon
avviksmelding Behandle avviks-
melding fra
Forsvaret
Avvik Ikke avvik
+
Melding om
avvik
Motta
Melding om + Samle- samlefaktura
kreditering faktura
Betal
Utsted
samlefaktura
samlefaktura
kontert
Overfør
Informert
kontiinfo til
om avvik E-overføring
Ø.system
av penger
Motta
samlebetaling
Til Ø-system
&
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Gå til start
Opplæring &
Bruker Avdeling M-plass FLO/ops Opplæring- P-card RSF
institusjon
Gi opplæring Opplæring av Gi opplæring
i bruk av superbruker i bruk av
markedsplass innkjøpskort
Innitiell
markedsplass Innitiell
opplæring innkjøpskort
opplæring
Opplæring
av bruker
Oppdater Oppdater
opplæring av Etablere opplæring av
markedsplass opplæring innkjøpskort
Oppdatert
opplæring av Oppdatert
markedsplass opplæring av
innkjøpskort
Ny/ repeterende Gjennomføre
brukeropplæring opplæring
&
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Gå til start
Støtte &
Bruker Avdeling M-plass FLO/ops Varelev. P-card RSF
&
Tilbakemelding
Identifisert missnøye Håndterer
missnøye
identifisert
Løsning på missnøye
& missnøye
Respons fra
Bruker markedsplass Anmodning om
identifiserer help-desk markedsplass
avtale-
støtte
problemer
Generelle Avklar
Bruker avtaleproblemer
spørsmål
identifiserer
verktøy-
problemer Ekstraordinære
behov
Svar på avtale
& avklaringer
Superbruker
respons
Behov for lev. støtte Støtte tilgjengelig
Bruker
anmodning
om støtte Kontakt Responderer
Markedsplass leverandører med med lokal støtte
støtte behov om støtte til bruker
Respons fra
Svar på Anmodning om innkjøpskort
bruker innkjøpskort help-desk
anmodning Responderer med støtte
om støtte støtte til bruker
Innkjøpskort
støtte
+
&
&
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø
Vi leverer !
• Nye ressursbesparende forsyningskonsept
• Direkte levering
• Leverandørstyrt etterfylling
• In-plant
• Revitaliserte og forenklede
innkjøpsrutiner ved bruk av Forsvarets
Rammeavtaler,
• sentrale avtaler lokale avrop
• tilknytning til den offentlige
markedsplass
• Forenklede betalingsrutiner ved bruk av
bl a innkjøpskort
• reduserte transaksjonskostnader
• Et kost-effektivt tilsyns-og kontroll regime
• monitorering - stikkprøve-kontroll
Forsvarets logistikkorganisasjon/Sjø