Manual de Procedimentos

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Produtos

 Pedidos de Faltas
Seguiremos as normas abaixo para atingirmos o mínimo de faltas.
      Linha normal de marca
       As faltas dessa linha de medicamentos podem ser efetuadas diariamente pelo
       pedido eletrônico ou ainda por orientação do setor de compras.
      Linha especial de marca
       Este grupo é composto por produtos que sempre se encontram em promoção e
       tendem a ter um tratamento diferenciado, pois as compras são feitas diretamente
       pelo departamento de compras, pois a rede consegue comprar em condições
       diferenciadas, neste caso é necessário pré-definir os dias da semana para enviar
       as faltas. Ex. Toda segunda quarta e sexta-feira.
      Indicação
       A compra desta linha será preferencialmente direta dos laboratórios e será feita
       em um dia da semana pré-definido. As faltas das distribuidoras serão diárias e
       serão apenas para completar estoque de produtos essenciais.
       Sempre observar as faltas de injetáveis nesse grupo e manuscrevê-las Ex:
       Lincomicina, Vitaneuron, Diprobeta, etc... , e tratar esse grupo não mais como
       similar e sim como medicamentos de marca com preço inferior para o cliente.
      Genéricos
       Os pedidos podem ser divididos de duas maneiras:
           Os pedidos dos Laboratórios pré-definidos serão feitos direto ao laboratório
            em dia da semana pré-determinado.
           Todos os outros produtos deste grupo deverão ser pedidos normalmente na
            distribuidora, para isto, o departamento de compras será consultado e este
            verifica quais as condições no momento.
      Varejinho
       A Distribuidora passará em dia pré-determinado, e a falta dos produtos da marca
       da Rede, serão passados para a Central em um dia da semana determinado.
 Ortopédicos, Fitoterápicos, Dietéticos, etc.
  Esses produtos possuem uma grade pré-definida junto aos fornecedores. Os
  mesmos realizam a verificação do estoque remanescente num período pré-
  determinado para fazer a reposição de acordo com o estoque determinado.
 Perfumaria
  Descreveremos abaixo como proceder nas compras de perfumaria por grupo.
      Fraldas
        O departamento de compra (perfumaria) fará pedido em dias da semana
        pré-estabelecidos.
      Demais perfumarias
        Em datas pré-estabelecidas um funcionário do departamento fará um
        relatório onde todo o estoque será conferido, e este não estando correto,
        será corrigido pelo mesmo. O ideal é que o pedido seja feito por cotação,
        sendo assim o recebimento de mercadorias será com datas pré-
        estabelecidas.


        Estes itens grifado abaixo devem ser tratados como um novo produto,
        portanto tem que ter a mesma logo que foi dado para os outros produtos.
      Produtos a vencer
        Alguns produtos, há possibilidade de troca, outros a vencer. Determina-se o
        período e o “giro”. Sendo assim, os mesmos deverão ser separados em local
        especificado.
      Promoção
        As promoções deverão ser informadas pelo departamento em tempo hábil
        para a aplicação.
      Cadastro de novos produtos
        O departamento de perfumaria o cadastrará, se os códigos estiverem em
        seu poder.
      Alteração de preços
        O departamento enviará uma lista de atualização onde esta não poderá
        permanecer desatualizada por mais de 24 horas, portanto a mesma terá um
        protocolo de entrega para que o responsável e o departamento tenham um
        controle.
 Entrada de mercadorias com nota Fiscal ou de outras filiais
Toda mercadoria deve ser conferida e vistada pelo funcionário conferente sob a
supervisão do gerente ou responsável.
      Conferência de perfumaria
        A perfumaria deve ser conferida no ato pelo funcionário conferente e este deve
        avisar ao departamento, sendo que qualquer ocorrência será de responsabilidade
        do mesmo.


 Controle de estoque
Determinam-se funcionários pelo controle de estoque, onde farão um controle rígido de
movimentação. Sendo assim, a responsabilidade será única e somente destes
funcionários.


 Condições especiais de venda
Produtos em promoção, a farmácia dará destaque em gôndolas e ou prateleiras para uma
maior divulgação, o departamento responsável, tanto medicamento quanto perfumaria,
divulgará os produtos e os preços.


 Transferência para outras filiais
Toda venda para outras filiais será feita através das contas no sistema e usando o código
do funcionário referente a filial
        Ex.Matriz João - 9001
        Filial João - 9101
Portanto cada filial irá cadastrar todos os funcionários com um código.


 Intermediação de fórmulas
Estabelecer datas de pagamentos e descontos com os laboratórios de manipulação. Criar
normas de entrega/retirada das mesmas junto aos laboratórios.


 Medicamentos a vencer
Todo medicamento a vencer seis meses antes deve ser separado e ter preferência na
indicação, pois o mesmo está comissionado em valor pré-estabelecido, devendo ser feita
uma cópia do cupom e entregue ao funcionário responsável para que a comissão seja
paga em data pré-estabelecida. O percentual a ser pago é sobre o valor liquido da venda,
considerando dessa forma o desconto que foi dado quando a venda é feita no convênio
ou para cliente fiel, por exemplo.


 Vencidos ou quebra
Toda quebra ou vencimento terá sua baixa somente pelo funcionário responsável e o
mesmo deve fazer um relatório semanal para a administração.


 Psicotrópicos
Este grupo de medicamento estará sob a responsabilidade dos farmacêuticos e do
balconista, portanto, toda a venda deverá ter a anuência, o visto, do balconista, e
qualquer compra que o cliente queira fazer com quantidade menor deverá ser orientado a
não fazer.




Clientes


 Abertura de crediário
Preencher todos os campos do impresso de abertura de crediário, caso contrário o
departamento de crédito não realizará a abertura. Todo cadastro deve ter o visto do
funcionário responsável e após o cadastramento a ficha deve ser arquivada no escritório,
sendo importante que toda conta deve ter uma SENHA para segurança do cliente.


 Atendimento telefônico
O atendimento telefônico deve ser o mais cordial possível e mesmo as ligações internas
devem ser atendidas pelo "nome da farmácia e/ou rede, bom dia, boa tarde ou boa noite”.
Ex: Rede X, Farmácia do João, bom dia!


 Anotação de pedidos
Anotar todos os pedidos no impresso próprio, sempre preenchendo todas as
especificações.


 Entregas
As entregas devem seguir as orientações do funcionário responsável, e sempre procurar
entregar no menor prazo.


 Venda com cheque
Todos os cheques devem ter o visto do caixa ou balconista responsável e também
lançado no sistema. A loja deve possuir um cadastro de cheques devolvidos e os
cheques acatados de clientes que já tenham dado cheques sem fundos. A
responsabilidade será do funcionário que o vistou.


 Venda com cartão VISA/CREDICARD
A venda nesta modalidade deve seguir as orientações da administração, pois existem
épocas em que se podem vender parcelados ou não.


 Em atraso
Os clientes que estiverem em atraso com a loja serão abordados da seguinte maneira:
      Vencido a 45 dias
       O funcionário responsável deve optar por desativar o cliente ou não, mas o
       balconista deve sempre emitir uma conta e comentar com o cliente sobre o atraso
       dando um extrato da conta. Todas as vendas serão de responsabilidade exclusiva
       do vendedor.
      Na ACIP
       Comunicar urgente o depto de credito, não vender, porém anotar o endereço
       atualizado. Todas as vendas serão de responsabilidade exclusiva do vendedor.
      Com cheque devolvido
       Comunicar urgente o depto de crédito. Todas as vendas serão de
       responsabilidade exclusiva do vendedor.




 Informações aos clientes
      Saldo aos clientes
       Se for realizada uma venda parcelada, o vendedor deve estar atento ao
       parcelamento da compra, principalmente quando se tratar de convênios, assim
       como para a data de vencimento. O valor da parcela deve entrar no saldo do mês
      referente.
      Ex: inalador que custa 100,00 parcelados, 1ª parcela em 10/07/02, a 2ª em
      10/08/02 e a 3.ª em 10/09/02, o cliente deve todas as parcelas quando compra,
      porém o saldo do mês está incluso somente a parcela vencida naquele mês.


 Conveniados com empresa
     Vendas no dia a dia
      Todas as vendas a prazo devem ter identificação do comprador, para
      salvaguardar o funcionário deve solicitar um documento e cadastrar a senha
      como garantia, pois todas as vendas serão de responsabilidade exclusiva do
      vendedor.
     Empresa com restrições na venda
      Verificar sempre as observações que o sistema informa, portanto, toda venda com
      restrições deve obedecer ao que consta na observação. todas as vendas serão
      de responsabilidade exclusiva do vendedor.
     Empresa com restrições financeiras
      Neste caso a empresa estará bloqueada junto ao sistema e a farmácia não deve
      fazer comentários com os funcionários, apenas dizer que se encontra bloqueado
      por ordem da diretoria. todas as vendas serão de responsabilidade exclusiva
      do vendedor.
     Limite excedido
      Na ocorrência, a farmácia deve ter o seguinte procedimento: Respeitar sempre o
      limite avaliando no caso de venda de medicamento com critério lógico excedendo
      até um limite pré-estabelecido e nesse caso preencher o cadastro do cliente no
      computador completo, levando em conta que o funcionário responsável deverá
      vistar a ficha. todas as vendas serão de responsabilidade exclusiva do
      vendedor.
     Vendas parceladas
      Em casos excepcionais poderemos parcelar as vendas sendo que o valor sofrerá
      um reajuste mensal pré-determinado, procurando sempre checar com o
      funcionário responsável se o cálculo está certo, salvo produtos que já premiam
      esta condição. No caso do cupom deve ser feito como venda parcelada (código) e
      o funcionário responsável deve dar baixa no estoque, justificando.
      Ex: Inaladores, perfumes importados, etc...,
 Descontos
     Cliente à vista
      O desconto em compras à vista será de uma margem de percentual já
      previamente estabelecido pela farmácia.
     Cliente conveniado á vista
      Descontos especiais com margem têm interesse em incrementa-las e a venda
      sempre feita na conta respectiva, portanto procurar sempre cadastrar o cliente
      com código diferenciado.
     Cliente fiel
      Esses clientes deverão ter cadastros individuais como "a vista" e seus descontos
      deverão ser alterados toda vez que este adquirir um desconto maior, pré-
      estabelecidos pela farmácia, o controle do funcionário responsável deve ser rígido
      para moralizar esta modalidade, pois há um interesse maior.
      Elaborar uma listagem com todos os convênios e seus descontos. No ato da
      venda ter a identificação do cliente e também ser vendido na conta da instituição.
      Ex: Sindicato - 13%
           Médicos - 15%
Administração


 Departamentos


     Farmacêuticos
         Realizar reuniões entre os farmacêuticos em datas pré-estabelecidas ou
           quando houver necessidade.
         Será eleito um farmacêutico com representatividade na reunião de
          responsáveis da farmácia, quando ausente, este farmacêutico poderá indicar
          um outro representante.
         Os farmacêuticos terão autonomia para tratar de assuntos técnicos e outros
          que julgarem necessário sempre com aprovação da diretoria.


 Departamento pessoal
     Empréstimos
         O funcionário poderá solicitar junto à diretoria empréstimo com pagamento
          máximo mensal pré-estabelecida pela farmácia de acordo com o piso salarial
          e também de acordo com o tempo de admissão do funcionário, já
          estabelecido pela loja.
          Ex: Um empréstimo com pagamento máximo mensal não superior a 15% do
          seu piso salarial e não superior a 7 meses de pagamento. Logo um
          funcionário que ganha R$500,00 empréstimo máximo de R$525, 00, com
          taxa mensal de 1,5 % acima da poupança do dia 20.
         O total do empréstimo da empresa para os funcionários não deverá
          ultrapassar uma porcentagem pré-estabelecido do total da folha de
          pagamento atual
          Ex: O total não ultrapassa 10% do total da folha, por volta de R$ 3.500,00.
         O funcionário não poderá solicitar outro empréstimo enquanto estiver
          pagando outro, a preferência na liberação do mesmo deverá ser por ordem
          de liberação anterior,
          Ex: Funcionário 1 recebeu empréstimo em janeiro de 2002, funcionário 2
       recebeu empréstimo em março de 2002, portanto coincidindo um novo
       pedido o funcionário 1 terá preferência.
     O funcionário estará apto a solicitar o empréstimo quando estiver admitido a
       um certo tempo pré-determinado
     Deverá ser feita uma tabela com margem de datas de pedidos dos
       empréstimos e pagamento das parcelas do mesmo, seguindo como exemplo
       a seguinte ordem:
     Pedido do dia 01 ao 10 liberação até dia 20 pagando a primeira parcela no
       salário do mês subseqüente.
     Pedido do dia 11 ao 20 liberação até dia 30 pagando a primeira parcela no
       salário do mês subseqüente.
     Pedido do dia 21 ao 31 liberação até dia 10 pagando a primeira parcela no
       salário do mês.
     Qualquer restrição não incluída neste manual será decidida pela comissão
       de RH.
 Faltas
  As faltas sem justificada serão de acordo com a CLT sendo que as programadas
  deverão ser comunicadas ao seu superior com uma semana de antecedência e
  serão compensadas conforme combinado. Outras faltas deverão ser justificadas e
  comprovadas (se possível), comunicadas com urgência e com antecedência se
  possível.
  Estabelecer critérios:
     Faltas no sábado será descontado um dia.
     Faltas em véspera de feriado serão descontados todos os dias corridos
       Ex: O funcionário faltou de 06/09 a 10/09 voltando ao trabalho dia 11/09
       serão descontados 5 dias.
 Feriados
  Apresentar aos funcionários um cronograma anual ou mensal com todos os
  feriados onde a farmácia se encontrará em funcionamento ou não.
 Vales
  A farmácia deverá pré estabelecer uma data para efetuar o pagamento do VALE,
  a um valor também pré-estabelecido.
  Ex: Todo dia 20 será pago um vale no valor de R$ 100,00 independente do
      salário exceto no mês de dezembro, onde a farmácia deverá efetuar o
      pagamento da parcela do décimo terceiro salário.
     Planos de saúde
      Caso a farmácia possuir este benefício, informar a porcentagem paga aos
      funcionários e seus dependentes diretos.
     Férias
      Férias terão a programação anual a cargo do depto pessoal, sendo que o
      funcionário poderá solicitar no começo do ano uma data especifica e que ficara a
      cargo da empresa a disponibilidade da execução, outrossim, o funcionário poderá
      folgar em dias que lhe convém para descontar nas férias seguindo o critério
      conforme item “faltas”.
     Folha de pagamento
         Cargos e salários
           Os salários seguem critérios de acordo com a farmácia e cargo do
           funcionário, pré-estabelecidos no ato da contratação do mesmo.
         Comissões
           Serão pagas junto ao holerite conforme acordo prévio.
         Descontos
            Os descontos na folha deverão ocorrer conforme acordado e autorizado
           pelo funcionário
            Ex. Convenio com Farmácia, Posto, Supermercado, etc.


 Convênios com empresas
     Fechamento
       O depto de convênio manterá uma lista com as datas dos respectivos
       fechamentos das empresas para orientação dos funcionários.
     Comunicação com a central de convênio
       Deverá ser feito via FAX, para qualquer alteração, sendo que se for por telefone
       o departamento deverá fornecer uma senha para o RH da empresa.


 Contas a pagar
     Notas fiscais de compra
       A farmácia deverá ter agendado todos os pagamentos. Caso hajam filiais, as
       mesmas filiais deverão sempre com urgência enviar boletos e notas fiscais para
          o agendamento, onde deverão constar datas de vencimento no documento e
          valor para que possíveis pesquisas possam ser realizadas.
     Outros pagamentos agendados
          Fica a cargo do departamento financeiro.


 Contas a receber
     Convênio
          Depto de Crédito ficará responsável pelo recebimento, sendo que no caso da
          empresa dirigir-se a loja, o funcionário deverá conferir junto ao relatório o valor e
          emitir recibo. Enviar a soma ao departamento, anexando um comunicado para
          evitar transtornos.
     Fiado
            Recebimento das contas
              Deverá sempre ser junto com a emissão de um relatório da conta e somente
              o caixa poderá dar baixa, por produtos. No caso de pagamento parcial ou
              total, não dar baixa parcial por valor.
            Cheques devolvidos
              No caso de um cliente quiser resgatar um cheque devolvido deverá entrar
              em contato com o departamento de crédito para controle do mesmo, e se
              possível receber o cheque, não emitindo um recibo sem o cheque, para não
              haver confronto com o valor, portanto a quitação do cheque só será dada
              pelo departamento de crédito.


 Caixa
     Fechamento
          O fechamento do caixa é de responsabilidade do gerente ou responsável e do
          caixa. Deverão ser anexados os seguintes relatórios.
          Fechamento do Caixa
          Vendas Canceladas.
          Movimento Caixa.
          Anexar as sangrias devidamente vistada.


 Fechamento mensal
  Deverá ser encaminhado ao proprietário ou responsável pela farmácia todo dia primeiro
  de cada mês o relatório mensal de fechamento conforme orientação.




 Organograma
  O organograma da empresa conforme anexo 3.
 Veículos
Os veículos da loja terão uma ficha de acompanhamento para que o funcionário
responsável à prestar contas da situação do mesmo.


 Comunicação
      Radinho
        As farmácias que disponibilizarem este recurso, o uso é exclusivo para loja
      Malotes
        Estabelecer hora e local para a entrega.
      Internet
        O uso da internet fora do propósito da loja terá que ter autorização do
       responsável.
      Telefones
        Qualquer interurbano devera ser anotado e conferido com o extrato da conta
        para posterior questionamento ou prestação de contas

				
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posted:12/3/2011
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