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Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
PROCESO : SEGUIMIENTO Y CONTROL
Se pudo evidenciar que el Solicitar al SIGI identificar el original
procedimiento SC-P-01 Subproceso impreso de la version obsoleta que
"Auditorias Internas de Administración reposa en la Oficina Asesora de
Mantener identificados los El SIGI debe relacionar la version 01
24.00
Calidad" version 2 fue del Sistema Planeación Grupo SIGI, con la Jefe de la Oficina Control
1 1 modificado sin que se Integrado de
1 x
leyenda “Documento obsoleto” para
cambios y las versiones de los en el Listado maestro de Documentos 1 Memorando
Interno
11/4/2009 4/21/2010
procedimientos vigentes. Obsoletos.
hubiese encontrado Gestión prevenir su uso inadecuado y
registros sobre la necesidad Institucional SIGI conservar para preservar el
del cambio. conocimiento.
Se pudo Evidenciar por
entrevista a la jefe de la
Subproceso
dependencia y dos
Administración El SIGI realiza la correccion del listado
funcionarios mas que no Mantener identificados los
0.00
del Sistema maestro de documentos para que los Jefe de la Oficina Control
2 2 identifican el mecanismo de
Integrado de
1 x
funcionarios puedan identificar el
cambios y las versiones de los El SIGI ya realizo la correccion 1 Memorando
Interno
11/4/2009 11/4/2009 Cumplida
control contenido en el procedimientos vigentes.
Gestión documento vigente
procedimiento SI AS-P-01:
Institucional SIGI
Identificar Documento
Vigente
Página 1 de 57
* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Enviar memorando remisorio con la
Remitir la tabla de retencion
Se pudo evidenciar que la tabla de retencion documental al
documental al responsable del
dependencia no cuenta con Proceso de responsable del proceso de Gestion
24.57
Proceso de Gestión Documental para Dar cumplimiento a ley 594 de Jefe de la Oficina Control
3 3 una tabla de retención de Gestion 1 x
que le de aplicación de acuerdo al 2000 articulo 24
Documental solicitando que e de 1 Memorando
Interno
10/31/2009 4/21/2010
documentos debidamente Documental aplicación de acuerdo al
Procedimiento para la organización del
aprobada Procedimiento para la organización
Archivo de Gestión GD-P-01
del Archivo de Gestión GD-P-01
Realizar la auditoria que quedo
Se evidencio que no se Jefe de la Oficina Control
pendientes. Identificar como riesgo el 3 auditoria
realizaron tres auditorias Proceso de Cumplir con el plan de Auditorias Interno y Equipo Auditor
3.00
Realizar las auditorias no cumplimiento del plan de auditorias Realizada.---- 1
4 4 dentro del cronograma Seguimiento y 1 x Aprobado en los tiempos
pendientes por parte del auditor y establecer las procedimiento
No.14 - Equipo Auditor 11/4/2009 11/25/2009
establecido en el programa Control programados. No.7 y Equipo Auditor
medidas de tratamiento del mismo Actualizado
de auditorias No 4
dentro del procedimiento.
PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS / SUBPROCESO DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
Se desconocen los Del 22 al 29 de octubre reunir al Dar a conocer las
documentos de: 1) equipo de trabajo conocer y estudiar herramientas para adoptar
Caracterizaciones, 2) los documentos asociados, dos o una Politicas y Diseñar Normas
Procedimientos y 3) hora al día y solicitar acompamienteo
Formatos de Formulación al SIGI
Director Defensa
1.00
y Adopción de Políticas y Programar y ejecutar capacitaciones 6 horas de
5 1 de Diseño de Normas,
1 X
u otros medios para conocer el SIGI capacitación
Juridica del Estado y 10/22/2009 10/29/2009
Grupo SIGI
difundidos en la pagina
web MIJ en el link SIGI
No se aplican los
Procedimientos y los Adopción de
Formatos que permiten Politicas y
Diseño de Imprimir el formato elaboración de Contar con mecanismos para
No se aplica el Normas Politicas y Requisitos para el diseño de planificar y controlar las
Procedimiento Elaboración y Subproceso Proyectos de Ley, diligenciarlo y actividades para la adopción de carpetas Adopcion
archivarlo en carpeta Politicas y Diseño de Normas Diligenciar y actualizar formatos de Director Defensa
5.57
control de documentos Defensa Juridica de Politica y
6 2 V02. SI-AS- P01 Numeral del Estado
1 x las caracterizaciones Adopción de
Diseño de Normas
Juridica del Estado y 10/22/2009 11/30/2009
Politicas y Diseño de Norma Grupo SIGI
4.2.3. con formatos
No se cuenta con la TRD Complementar la TRD por procesos Organizar y controlar os
por procesos y de acuerdo por el orden de los procesos registros y documentación de
con los documentos de misionales solicitando asesoria del los procesos aplicables Director Defensa
5.57
Programar y ejecutar capacitaciones
7 3 salida de las 1 x Grupo SIGI
u otros medios para conocer el SIGI
Juridica del Estado y 10/22/2009 11/30/2009
caracterizaciones aplicables Grupo SIGI
numeral 4.2.4.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
8 PROCESO : FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS / SUBPROCESO GOBERNABILIDAD TERRITORIAL
Asistir y participar en las
capacitaciones programadas por el
Grupo SIGI o solicitar la misma al
6.86
Programar y ejecutar capacitaciones Directora Gobernabilidad
1 1 X Grupo SIGI u otros medios para conocer el SIGI
1 capacitación
Territorial y Grupo SIGI
10/28/2009 12/15/2009
1. Desconocimiento de
algunos de los elementos
de los documentos
Estudiar los procedimientos
difundidos en la página
obligatorios y transversales que se
WEB de los documentos
aplican en los Procesos Adopción de Directora Gobernabilidad
1. Proceso Adopción de
6.86
Gobernabilidad Políticas y Diseño de Normas Cumplir con los objetivos de Programar y ejecutar capacitaciones
Políticas y 2. Proceso 1 x 1 capacitación Territorial y Equipo de 10/28/2009 12/15/2009
Territorial calidad u otros medios para conocer el SIGI
diseño de Normas, así Trabajo de la Dirección
como de algunas
generalidades del SIGI y
procedimientos obligatorios Ajustar la TRD los documentos que
de carácter transversal se generen en la aplicación del
4.2.3. proceso Adopción de Políticas y
4.43
Directora Gobernabilida
1 x Diseño de Normas TRD ajustada y aprobada 1 TRD 10/28/2009 11/28/2009
Territorial y Grupo SIGI
PROCESO - COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Se pudo evidenciar que no
estan claramente entendida Con memorando 22414
Gestión de Lograr un entendimiento de la Jefe de la Oficina de
de 17 noviembre de 2009
0.71
la aplicación del Sistema de Solicitar al SIGI la capacitacion 1 Memorando al
1 Gestiòn de la Calidad
Cooperación 1
necesaria en la aplicación del Sistema
aplicación del Sistema y las Recibir la capacitaciòn requerida
SIGI
Cooperaciòn 11/12/2009 11/17/2009
solicitaron capacitación la Cumplido
Internacional Normas de Calidad relevantes Internacional
(Capacitaciòn al Talento
cual se realizó el 20-XI-09
Humano)
Se pudo evidenciar que no
se encuentran
Jefe de la Oficina de
documentados los
Cooperaciòn
procedimientos y
Actualizar la documentacion de los Documentar de manera clara Internacional
documentos que le permiten Gestión de
4.86
subprocesos y procedimientos del los subprocesos y 3 Subprocesos actualizados con Documentacìón Funcionarios
2 cumplir con la misión que le Cooperación 1 X
proceso de Gestión de Cooperación procedimientos según los procedimientos actualizada responsables de la
11/13/2009 12/17/2009
fue asignada, como Internacional
Internacional lineamientos del SIGI Oficina de Asuntos de
tampoco se documenta la
Cooperaciòn
interacción entre el proceso
Internacional
auditado y los demás que
hacen parte del Sistema
Se pudo Evidenciar que no
Jefe de la Oficina de
se cuenta con mecanismo
Llevar un registro de Cooperaciòn
que midan la satisfacción
Realizar seguimiento sobre la satisfaccion del cliente por Internacional
del cliente (No se Cuenta Gestión de
4.86
satisfacción con los temas tratados en parte de la Oficina con Elaborar un indicador con base en Hoja de vida del Funcionarios
3 con hoja de vida de los Cooperación 1 X
las diferentes instancias en que respecto a las organizaciones preguntas de satisfaccion al cliente indicador responsables de la
11/13/2009 12/17/2009
indicadores registrados en Internacional
participa la Oficina o entidades con las cuales Oficina de Asuntos de
la caracterización del
interactúa Cooperaciòn
proceso No. CI-C Versión
Internacional
2)
Jefe de la Oficina de
Se pudo evidenciar dentro Realizar una revisión a la Cooperaciòn
del análisis del riesgo en la caracterización del proceso y Evitar la aceptación de riesgos Internacional
Gestión de Caracterización revisada con base en
4.86
caraterización CI-C que se determinar el alcance de las medidas no controlables por este Caracterización Funcionarios
4 encuentran riesgos no
Cooperación 1 x
de tratamiento del riesgo, identificar las proceso, definir medidas sobre
el ejercio de identificación de riesgos
actualizada responsables de la
11/13/2009 12/17/2009
Internacional según los lineamientos del SIGI
controlables dentro del responsabilidades y reformular lo riesgo controlables Oficina de Asuntos de
proceso pertinente Cooperaciòn
Internacional
Jefe de la Oficina de
Se pudo evidenciar que no Cooperaciòn
se cuenta con los recursos Aprobación por parte del Ministerio 1 Memorando al Internacional Con memorando 22461
Gestión de Poder interactuar con las distintas Contar con los recursos
de 17 noviembre de 2009
0.57
tecnológicos para ejecutar del Interior y de Justicia para la responsable de los Funcionarios
5 los aplicativos con las
Cooperación 1 x entidades y organismos que participan tecnológicos adecuados para
consecución de los recursos recursos responsables de la
11/13/2009 11/17/2009
solicitaron equipos. No ha En proceso
Internacional del proceso las exigencias de los aplicativos
entidades cooperantes tecnológicos tecnológicos Oficina de Asuntos de
habido respuesta
(OEA) Cooperaciòn
Internacional
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se Observa que la Con memorando 22427
infraestructura física 1 Memorando al de 17 noviembre de 2009
requiere reparaciones Gestión de Contar con un espacio de área responsable Jefe de la Oficina de
solicitaron las mejoras de
0.71
Realizar las reparaciones locativas Oficina de Cooperacion Internacional
6 locativas ya que se podrían Cooperación 1 x
necesarias
trabajo que garantize su
libre de problemas fisicos
de la Cooperaciòn 11/12/2009 11/17/2009
infraestructura En proceso
presentar pérdida o daño en Internacional adecuada utilizacion. infraestructurra Internacional
información de documentos física necesarias. No ha habido
(techo con humedad) respuesta
Se observa que el proceso
no cuenta con los servicios
de apoyo necesarios para Lograr una entrega oportuna de
envío oportuno de los Gestión de la correspondencia y Flujos de correspondencia o 1 Memorando a Jefe de la Oficina de
4.29
7 documentos que se tramitan Cooperación 1 x aprovechar la capacidad laboral informacion efectiva y eficaz entre los Secretraria Cooperaciòn 11/12/2009 12/12/2009
dentro del proceso auditado Internacional y el tiempo de los funcionarios actores del proceso General Internacional
hacia las entidades externas profesionales de la Oficina
(Servicios de apoyo para la
correspondencia)
Se pudo evidenciar que
existen trámites a cargo del
proceso de Gestión de
Cooperación Internacional
que están publicados y Jefe de la Oficina de
difundidos al público que no Revisar la normatividad de Acción Cooperaciòn
cuenta con un Social (Manual de acceso "Sobre la Comunicaciones o Internacional
Gestión de Definir si el trámite aplica o no aplica y
4.86
procedimiento documentado obligatoriedad del trámite como punto Lograr claridad sobre la elaboración de Funcionarios
8 dentro del proceso . Trámite
Cooperación 1 x
de contacto con el público en los prestacion de este servicio
tomar las acciones necesarias en
procedimientos si responsables de la
11/13/2009 12/17/2009
Internacional cualquiera de los dos casos
"Información sobre asuntos temas que atañen al Ministerio del es el caso Oficina de Asuntos de
de Carácter Internacional". Interior y de Justicia) Cooperaciòn
No se evidencia la Internacional
prestación de este servicio.
Trámite aprobado por el
DAFP y Publicado en
Gobierno en Línea.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se pudo evidenciar que se
cuenta con documentos que
reflejan el conocimiento y la Jefe de la Oficina de
idoneidad del proceso Cooperaciòn
(Guías e instructivos). Más Elaborar procedimientos o guías que Tener la documentación Internacional
Gestión de Documento(s) revisadados de
4.86
no cumplen con los correspondan a los documentos completa, identificada y vigente Documentos Funcionarios
9 requerimientos de
Cooperación 1 x
utilizados pero dentro de los dentro del Sitema de Gestion
acuerdo a lineamientos exigidos por el
revisados responsables de la
11/13/2009 12/17/2009
Internacional SIGI
documentaciñon del lineamientos establecidos por le SIGI de Calidad Oficina de Asuntos de
Sistema de Gestión de Cooperaciòn
Calidad y que sin embargo Internacional
se utilizan dentro del
proceso)
Se pudo evidenciar que no
se aplican los Con memorando 22414
procedimientos de producto Gestión de Lograr un entendimiento de la Jefe de la Oficina de
de 17 noviembre de 2009
0.71
Solicitar al SIGI la capacitación 1
10 no conforme, acciones Cooperación 1 x
necesaria en la aplicación del Sistema
aplicación del Sistema y las Recibir la capacitación requerida
Memorando al SIGI
Cooperaciòn 11/12/2009 11/17/2009
solicitaron capacitación la Cumplido
correctivas y preventivas y Internacional normas de calidad relevantes Internacional
control de registros y control cual se realizó el 20-XI-09
de documentos.
La caracterización de los
procedimientos ha
generado cambios que
Tener la documentación afectan la tabla de
No se evidencia la tabla de Gestión de Enviar a Secretaria General la tabla de Tener una tabla de retencion Jefe de la Oficina de
0.71
completa, identificada y vigente 1 retención documental
11 retención documental y su Cooperación 1 x finida para su aprobacion por parte del
dentro del Sitema de Gestion
documental aprobada para su
Memorando
Cooperaciòn 11/12/2009 11/17/2009 En proceso
aplicación Internacional comité. utilizacion dentro del proceso Internacional definitiva. Para a
de Calidad
caracterización de los
procedimientos tienen
plazo hasta diciembre 17
de 2009
PROCESO -RECURSOS FINANCIEROS
Se envio el memorando
Solicitar Capacitación al Grupo de MEM 09-22781-66F-0402
0.86
Grupo de Gestión
1 Gestión Administrativa en lo Capacitación Funcionarios Capacitacion Funcionarios Capacitación
Financiera y Cotable
11/15/2009 11/21/2009
de 19/11/2009, se realzio Cumplida
No se utilizan rótulos del Gestión relacionado con los rotulos del SIGI
la capacitacion el
SIGI para identificar las Financiera y 1 X
carpetas. Contable 25/11/2009.
se vienen utilizando los
2.14
A partir del mes de noviembre de 2009 Archivos Grupo de Gestión
Utilización Rotulos Rotulos Utilizados 11/15/2009 11/30/2009 cumplida
se utilizaran los rotulos del SIGI Rotulados Financiera y Cotable rotulos
No se legajan ni se folian
Solicitar al Grupo de Gestión se solicito mediante
adecuadamente los Gestión
0.86
Administrativa los utiles de papeleria Contar con los utiles de Grupo de Gestión
2 documentos en cada Financiera y 1 x
necesarios para dar cumplimiento con papeleria para archivar
Oficio Solicitando utiles de papeleria Oficio
Financiera y Cotable
11/15/2009 11/21/2009 MEM09-23494-GGF- cumplida
carpeta , de conformidad Contable 0402 de 26/11/2009
las normas del archivo .
con las normas del archivo
No se utilizan los formatos Gestión
se estan utilizando los
4.14
Utilización de los formatos registrados Cumplir con la utilización de los Grupo de Gestión
3 registrados en los Financiera y 1 x
en los procedimientos formatos
Utilización Formatos Formatos
Financiera y Cotable
11/1/2009 11/30/2009 cumplida
procedimientos Contable formatos
se manifiesta que se ha
Falta aprobar los Gestión
solicitado apoyo del SIGI
0.00
Entregar al SIGI los procedimientos Entrega Procedimientos Grupo de Gestión
4 procedimientos de tesoreria Financiera y 1 x
para aprobación mediante oficio aprobación
Oficio Entregando procedimientos Oficio
Financiera y Cotable
11/20/2009 11/20/2009 No se cumplio
y Presupuesto Contable para su revision y este
aun no se ha satisfecho.
se entrego mediante
Entregar a los funcionarios memorando MEM09-
0.00
Entrefa Hoja de Vida mediante Grupo de Gestión
Resposables la Hoja de Vida de los Entrega Hoja de Vida Indicadores Oficio 11/17/2009 11/17/2009 23493-GGF-04-02 la cumplida
oficio Financiera y Cotable
IndicadoresS
Falta diligenciar el formato Gestion hoja de vida del
5 de la hoja de vida de los Financiera y 1 x indcador..
indicadores Contable
No se evidencia aun la
4.14
Utilizacion de la Hoja de Vida de los Cumplimiento utilización hoja Hoja de Vida Grupo de Gestión
indicadores de vida indicadores
Utilizacion hoja de Vida Indicadores
Indicadores Financiera y Cotable
11/1/2009 11/30/2009 utiizacion de la hoja de No se cumplio
vida
Página 5 de 57
* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI
Al revisar los archivos
correspondientes al proceso
se evidenció que en la Se imprimió el Listado
Dar cumplimiento al Maestro de Documentos,
carpatra 0113-02 no se Colocar dentro de la carpeta No
0.29
procedimiento "Organización Documentos ubicados y organizados
1 encotraban archivados los SIGI 1 X 0113,2 los documentos enunciados en
de Archivo de Gestión" GD-P- en la carpeta 0113-2
uno Edgar Franco Ruiz 11/10/2009 11/12/2009 Manual de Operación y CUMPLIDA
documentos enunciados en la Taba de Retención Documental Mapa de Proceso, y se
01 - 4,2,4
la TRD, incumpliendo de
ubicaron el carpeta.
esta manera el numeral
4,2,4. Control de Registros
Al tratar de acceder al
Listado Maestro de
Documentos vigentes, no
fue posible, dado que el Link Se publicó correctamente
dispuesto para tal fin Orientar adecuamente el Link hacia el Dar cumplimiento al
el listado maestro de
0.29
Documento publicado correctamente
2 arrojaba otro documento SIGI 1 X documento control de documentos procedimiento "Control de uno Edgar Franco Ruiz 11/10/2009 11/12/2009 CUMPLIDA
en la pagina web documentos en la página
del SIGI (Cronograma de vigentes en la pagina web. Documentos de Gestión" 4,2,4
Auditorias) Esto denota web.
incumplimiento del numeral
4,2,3 Control de
Documentos numenal d.
Al Revisar el Manual de
Operaciones del Ministerio
del Interior y de Justicia se Se actualizó el Manual de
evidenció que a la fecha Operación indicando
Actualizar el Manual de Operación
1.00
estaba desactualizado, de
3 manera específica lo que
SIGI 1 X indicando claramente la Misión del Actualizar la Misión del MIJ Manual Actualizado uno Edgar Franco Ruiz 11/10/2009 11/12/2009 claramente la Misión del CUMPLIDA
Ministerio del Interior y de Justicia Ministerio del Interior y de
tiinen que ver con la Misión
del Ministerio, incumpliendo Justicia
con el numeral 4,2,3 Control
de Documentos 4,2,3 No. b
En la pagina web se
No se encuentra en el Link encuntra publicado el
Asociar el Link del Listado Maestro de Publicar en la web el Mistado
0.29
de documentos del sistema Listado Maestro de Documentos
4 el listado maestro de
SIGI 1 X Documentos al Listado Maestro de Maestro de Documentos
Vigentes en la web
uno Edgar Franco Ruiz 11/10/2009 11/12/2009 Listado Maestro de CUMPLIDA
Documentos Vigentes Documentos. Ver pagina
documentos vigentes.
web.
Se elaboró la tabla de
retención documental que
La tabla de retención
se encuentra pendiente
documental que esta Remitir la Tabla de Retención
Mantener una tabla de Tabla de retención actualizada y de remitir mediante
5.00
siendo utilizada no se Documental de la Oficina Asesora de
5 SIGI 1 X retención debidamente aprobada por el comite de Archivo del uno Edgar Franco Ruiz 11/10/2009 12/15/2009 memorando a la Dra. PENDIENTE
encuentra aprobada por el Planeación al Comite de Archivo para
actualizada y aprobada MIJ
comite de archivo de la su aprobación María del Pilar Serrano
entidad solicitando su aprobación
por el comite de Archivo
del MIJ.
Página 6 de 57
* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ ACESO A LA JUSTICIA
Se evidenció el mensaje
del 11 de noviembre de
2009 a la 1:00
Fornulacion y
Oficiar a todos los funcionarios para Que todos los funcionarios p.m.enviado a los
Desconocimiento dsel Adopción de
2.00
que revisen y estudien los conceptos conozcan y apliquen en su Judhy Stella Velasquez
1 Sistema de Calidad por Politicas y 1 x Funcionarios capacitados 1/1/1900 11/11/2009 11/25/2009 funcionarios de la Cumplido
basicos de la politica de calidad del actividad el manual de Calidad Herrera
algunos funcionarios Diseño de dirección. El 3 de
MIJ- Manual de Calidad - Operación del MIJ
Normas
diciembre de 2009, NO
habian remitido el plan de
mejoramiento del
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ POLITICA CRIMIINAL Y PENITENCIARIA proceso de aplicación de
No se siguen los lineamientos Con los documentos ajustados a la norma,
del procedimiento elaboración y podrán unificarse los requisitos y actualizar el
control de documentos, la trabajo elaborado en la Dirección
Formulación y Ajustar los documentos adelantados, o
caracterización y el Seguir los lineamientos de
adopción de cuando corresponda, los planes de
31.14
procedimiento de formulación forma para la formulación y Documentos
1 de políticas vigente desde el 10
políticas y 1 X acción que los desarrollan, a los
adopción de políticas y diseño ajustados
Funcionarios DPCP 1/1/2010 8/7/2010
Diseño de procedimientos y manuales
de agosto de 2009 (Numeral de normas
7.3). normas estipulados en el SIGI
No se lleva un registro Con los indicadores establecidos, se evaluará,
adecuado para la medición de de manera más clara, el cumplimiento de la
los indicadores señalados para labor de formulación y adopción de política
Formulación y criminal y penitenciaria, teniendo en cuenta
el plan de acción y los
definidos para los procesos de adopción de Diseñar el registro para alimentar Evaluar la prestación del número de documentos, reuniones,
2.00
compromisos, acciones, etc.
2 formulación de políticas y políticas y 1 X periódicamente el resultado de los servicio y los productos Registro diseñado Funcionarios DPCP 12/1/2009 12/15/2009
diseño de normas, (numeral Diseño de indicadores de gestión ofrecidos
4.1.c, e, f; 7.5.1.e NTC GP normas
1000).
No se realiza medición directa A partir de la definición de las estrategias, de
de la satisfacción del cliente acuerdo con el perfil de los clientes de la
sobre los productos elaborados Formulación y Diseñar herramientas que DPCP, se avanzará en la medición de los
Ajustar al perfil del cliente de la DPCP, índices de satisfacción.
por la Dirección (numerales adopción de midan el grado de satisfacción Estrategias de
2.00
las herramientas aprobadas (procesos
3 7.2.3 y 8.2.1) políticas y 1 X
de participación) para medir la
del cliente, acorde con su medición de Funcionarios DPCP 12/1/2009 12/15/2009
Diseño de perfil, entorno y capacidad de satisfacción
satisfacción del cliente.
normas respuesta.
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ LUCHA CONTRA LAS DROGAS
1. No aplicación del proceso Formulacion y Auditoria Interna X 1. En cuanto a los dos procesos el de Ajustar a la carac terizacion de Los Documentos que hasta el Documentos de Director y equipo de 11/17/2009 12/17/2009
de formulación y adopción Adopcion de formulación y adopción de política y el cada proceso las diferentes momento dan cuenta de la aplicación avance de los dos trabajo.
de política y Diseño de Politica. de diseño de normas, ajustaremos las actividades que hemos de estos dos grandes procesos se procesos.
Normas. (numeral 7.3). Los Diseño de actividades que adelanta la direccion adelantado en el marco de la ajustaran a los formatos establecidos
auditados no presentaron Normas. con respecto a estos dos grandes ejes formulacion de la Politica y agotaremos las actividades que
documentos que evidencien en cuanto al planear, hacer, verificar y Antidrogas y la reforma a la ley debemos cumplir para estos dos
el cumplimiento de los actuar. 2. Aplicaremos los formatos 30 de 1986. temas.
procesos. establecidos para estos procesos.
Solo en esa medida se evidencian los
avances que hasta el momento hemos
tenido en cuanto a estos dos
procesos. Que cabe aclarar son
documentos de avance en los dos
procesos que fueron socializados con
los auditores.
4.29
Página 7 de 57
* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
2.00
2. No se ha dado la Auditoria Interna X Se capacito a los funcionarios de la 1. Capacitar a los funcionarios Los funcionarios de la Direccion se Documento de Director y equipo de 10/26/2009 11/6/2009
capacitación adecuada en el Direccion en el tema de calidad y se de la Direccion en el proceso capacitaron en cuanto al tema de caracterizacion de trabajo.
tema de calidad al personal termino la caracterizacion de procesos de calidad para que mejoren la calidad de tal manera que sus la Dirección de
de la dirección (numeral de la oficina, la cual ya fue entregada ejecucion de sus actividades. actividades han ido en constante Lucha Contra Las
5.1.a y 5.5.3). Los al Grupo SIGI. 2. Terminar y ajustar la mejora al igual que los productos Drogas y
funcionarios manifiestan caracterizacion de los procesos resultantes. Se realizo la Actividades
que han recibido de la Direccion. caracterización de la oficina de Relacionadas.
acompañamiento para la acuerdo a los procesos que son
caracterización del proceso, propios de la misma.
el cual no ha sido
terminado.
2.00
3. No se sigue el proceso de Auditoria Interna X Los funcionarios de la direccion Organizar adecuadamente los Documentos del archivo organizados Carpetas Director y equipo de 11/3/2009 11/12/2009
la organización y control de organizamos el archivo, de tal manera documentos de gestion que en carpetas y rotulados archivadas y trabajo.
archivo de gestión (numeral que las carpetas se encuentran permitan el acceso fácil a la adecuadamente. rotuladas
4.2.4 de la NTCGP1000). debidamente rotuladas y archivadas información de todos los correctamente.
Las carpetas de archivo no de acuerdo a cada proceso misional y procesos estratégicos,
están debidamente tal y como lo señala el procedimiento misionales y de apoyo de la
rotuladas ni archivadas de para la organización del archivo. Direccion Politica de Lucha
acuerdo con el contra las Drogas y
procedimiento para la Actividades relacionadas.
organización del Archivo de
Gestión GD-P-01. La tabla
de retención documental se
encuentra en proceso de
elaboración.
4. No se lleva un registro Formulacion y Auditoria Interna X En cuanto a los dos procesos el de Hacer un registro ordenado y Los Documentos que hasta el Documentos de Director y equipo de 8/31/2009 12/30/2009
adecuado para la medición Adopcion de formulación y adopción de política y el adecuado de las actividades momento dan cuenta de la aplicación Politica formulados trabajo.
de los indicadores Politica. de diseño de normas, ajustaremos las que implica cada proceso de tal de estos dos grandes procesos se y adoptados.
señalados para el plan de Diseño de actividades que adelanta la direccion manera que refleje el ajustaran a los formatos establecidos Mecanismos
acción y los definidos para Normas. con respecto a estos dos grandes ejes cumplimiento de los y agotaremos las actividades que Conpes para la
los procesos de formulación en cuanto al planear, hacer, verificar y indicadores establecidos. debemos cumplir para el aplicación de la
de políticas y diseño de actuar. 2. Aplicaremos los formatos cumplimiento de los indicadores. Política.
normas, (numeral 4.1.c, e, establecidos para estos procesos. Proyecto de ley
f; 7.5.1.e NTCGP 1000). Solo en esa medida se evidencian los planificado y
avances que hasta el momento hemos controlado
tenido y el nivel de cumplimiento de los
indicadores en cuanto a estos dos
procesos.
17.29
5. Las plantillas de Auditoria Interna X Los funcionarios de la Direccion nos Elaborar adecuadamente las La elaboracion de la correspondencia Documentos de Director y equipo de 11/3/2009 11/3/2016
elaboración de encontramos aplicando en la correspondencia de tal manera se ajusta a la tabla de retención correspondencia trabajo.
correspondencia no se elaboración de correspondencia el que permitan el acceso fácil a documental y por lo tanto dara cuenta ajustados al
están aplicando conforme al procedimiento adecuado. la información de todos los del proceso al que pertenece, el procedimiento de
procedimiento de procesos estratégicos, responsable de la elaboracion y de la elaboracion y
elaboración y control de misionales y de apoyo de la revision. control de
documentos Direccion Politica de Lucha documentos.
contra las Drogas y
Actividades relacionadas.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
6. No se realiza medición Formulacion y Auditoria Interna X Consideramos que si se ha realizado Realizar una medicion Productos misionales mejorados de Documentos Director y equipo de 11/3/2009 11/3/2016
directa de la satisfacción del Adopcion de una medicion directa de la satisfaccion constante de la satisfacción del acuerdo a los ajustes realizados por ajustados y trabajo.
cliente sobre los productos Politica. que nuestros clientes han tenido con cliente sobre los productos nuestros clientes. mejorados.
elaborados por la Dirección Diseño de respecto a los productos elaborados. elaborados por la Dirección
Normas. De hecho hemos realizado reuniones
de trabajo, nos han llegado
365.29
comentarios de manera escrita, etc..
7. Falta de apoyo de la Alta Auditoria Interna X El Director seguira gestionando ante la Gestionar el apoyo logistico y Incremento en el personal profesional Equipos de trabajo Director 4/20/2009 12/30/2009
Dirección (numerales 5.1; alta Dirección el nombramiento de los administrativo para el mejor de la Direccion y mejores modernos, seis (6)
6.1 y 6.3). De acuerdo con profesionales que faltan para funcionamiento de la Direccion. instalaciones fisicas de la oficina. profesionales
las funciones que tiene la completar el nuemro de funcionarios nombrados en la
dirección, se verificó que el requeridos. En cuanto a los equipos de Direccion Politica
personal profesional con computo ya se realizo la asignacion de de Lucha contra
que cuenta la Dirección es unos nuevos. las Drogas y
de cuatro (4) y el estudio de Actividades
reestructuración señaló Relacionadas.
que se requerían seis (6).
Igualmente se evidenció que
36.29
los equipos no son los más
adecuados para el
cumplimiento de las labores
y las instalaciones de
cableado estructurado no
cuentan con canaletas y
otros elementos de
seguridad.
PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO
1).- Elaboración de una Circular para 1.- Trámite de comisiones
todos los Funcionarios del MIJ, con efectuado de conformidad con
firma de la Secretaria General, el procedimiento.
recordando sobre el cumplimiento del
Reglamento Interno en materia de
comisiones de servicios, así como el
procedimiento TH-RC-P04.
Conceder comisiones de 2.- Socialización de la Circular a través Comisiones legalizadas en el tiempo Se emitió la Circular
Subproceso de Sra. Esperanza Gómez;
CIR09-280-GGH-0403
0.43
servicios sin el de cada uno de los jefes de las requerido de conformidad con lo
1 Registro y X Trámite Luz castro y Jeisson 11/17/2009 11/20/2009 CUMPLIDA
cumplimiento de los diferentes dependencias. estipulado en el reglamento interno y del 20 de noviembre de
Control Duarte
requisitos de legalización el procedimiento TH-RC-P04
2009
Subproceso de La implementación estará
No se está dando Registro y tramite (revisión, sujeta a aprobación de
cumplimiento al Control y Revisión, ajuste y aprobación de las Dar cumplimiento al Archivos organizados de conformidad ajuste y
las tablas de retención y
6.29
Grupo de Gestión
2 procedimiento de Gestión para el X tablas de retención del Grupo de procedimiento de organización con el procedimiento diseñado para aprobación de las 11/17/2009 12/31/2009 Por iniciar
Humana al suministro de
organización de archivos de Desarrollo y gestión Humana. de archivos tal fin tablas de
gestión Protección del retención) materiales como plan
Talento Humano general del MIJ.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Subproceso de La implementación estará
No se está dando Registro y tramite (revisión, sujeta a aprobación de
Una vez aprobadas las tablas se
cumplimiento al Control y Dar cumplimiento al Archivos organizados de conformidad ajuste y
las tablas de retención y
3.86
procederá a su implementación y a Grupo de Gestión Este hallazgo es igual, es necesario
2 procedimiento de Gestión para el X procedimiento de organización con el procedimiento diseñado para aprobación de las 2/1/2010 2/28/2010
organizar el archivo de conformidad Humana al suministro de suprimirlo
organización de archivos de Desarrollo y de archivos tal fin tablas de
con las mismas.
gestión Protección del retención) materiales como plan
Talento Humano general del MIJ.
PROCESO / SUBPROCESO: RECURSOS TECNOLOGICOS
En el Procedimiento RT-P-04
Copias de seguridad de bases
de Datos. No se especifican las
políticas a que se refiere en su
Alcance (Numeral 2Ni se
aclaran las normas (para el Corregir la redacción del alcance y
almacenamiento y respaldo) en Corregir la redacción del alcance y la la política del procedimiento de
la Política. No hay consistencia Gestión Recursos
1 X política del procedimiento de Copias de Copias de Seguridad, con el fin de Actualización del Procedimiento RT-P-04 Procedimiento Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
en el objetivo con la norma ISO Tecnológicos
Seguridad aclarar el Anexo 10 de la nora ISO
27001 anexo 10.5 (la cual esta 27001
referenciada íntegramente en el
procedimiento RT-P-04 Copias
de seguridad de bases de
Datos.)
No se evidencia ningún registro
de la aplicación del
procedimientos “Producto No
Conforme (SI-AS-p-03) ni de Aplicar los registros de producto no
“Acciones Preventivas y conforme, acciones preventivas y Dar cumplimiento al numeral 8.3 Control
Correctivas” (SI-AS-P-04). Aplicar los registros de producto no acciones correctivas. Realizar el del Producto o Servicio No Conforme.
Gestión Recursos
2 X conforme, acciones preventivas y acciones seguimiento y medir las Numeral 8.5.2 Acción Correctiva. 8.5.3 Procedimiento Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
Tecnológicos
No se evidencia ningún registro correctivas características del servicio para Acción Preventiva de la Norma NTCGO
de la aplicación del verificar que se cumplen los 1000:2004
procedimientos “Producto No requisitos del mismo
Conforme (SI-AS-p-03) ni de
“Acciones Preventivas y
Correctivas” (SI-AS-P-04).
Se evidencia falta de X Reuniones periódicas con las personas Coordinar con la Dirección de Seguimiento a los Sistemas de Administración y
seguimiento a los Sistemas de encargadas de los sistemas, con el fin de Derechos Humanos la Información de la Dirección de Derechos copias de seguridad
Información y manejo de los coordinar la administración y seguridad de administración y seguridad de los Humanos de los Sistemas de
sistemas de las Dirección de la información sistemas de información. Información de la
Derechos Humanos de las Gestión Recursos Dirección de
3 Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
Direcciones de Derechos, para Tecnológicos Derechos Humanos
su administración y seguridad.
No están establecidos los
términos de selección de
proveedores de bienes y Poseer la documentación de los Documento Criterios
Documentos de criterios de selección de
servicios en un documento Gestión Recursos Documentar los términos de selección de términos de selección de de selección de
4 X proveedores de bienes y servicios de Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
específico para ello. Tecnológicos proveedores de bienes y servicios proveedores de bienes y servicios Proveedores de
recursos tecnológicos
de recursos tecnológicos. bienes y servicios
Las quejas y reclamos aunque
están documentadas, no Resolver las peticiones, quejas,
reflejan las acciones de mejora reclamos o
para su posterior aplicación en Evaluación de la queja para determinar la
sugerencias, de acuerdo al Implementar las acciones de
la mejora del proceso. Gestión Recursos aplilcación de una acción inmediata, o si se
5 X Procedimiento Atención del mejoramiento Acciones de Mejora Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
Tecnológicos requiere la declaración de una acción
Derecho de cuando aplique.
correctiva o preventiva.
Petición, Quejas, Reclamos y
Sugerencias
Se evidencia que el archivo
central (carrera 10 No. 15-22
Piso 8) no reúne las Mediante memorando MEM09-22728 del
condiciones de seguridad para 19 de noviembre de 2009 se Solicitó a la
Realizar las acciones pertinentes
el almacenamiento, vigilancia y Directora de Gestión de Riesgo para la Reunir las condiciones de seguridad para
para la consecución del servicio de
custodia de las copias de Gestión Recursos Prevención y Atención de Desastres que el almacenamiento, vigilancia y custodia
6 X salvaguarda y custodia de las Sitio seguro Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
respaldo que produce la Tecnológicos nos permita hacer uso del servicio de de las copias de respaldo que produce la
copias de seguridad, en un lugar
entidad. Custodia y Salvaguarda de copias de entidad.
externo al MIJ.
seguridad con el que cuenta esa
Dependencia.
Se evidencia que el personal de
planta requiere capacitación en
nuevas herramientas Que el Grupo de Gestión Humana
tecnológicas apropiadas para el Mediante memorando MEM09-22010-OSI- coordine capacitaciones de
funcionamiento del proceso de Gestión Recursos 043 del 10 de noviembre de 2009 se actualización en nuevas
Capacitación Capacitación Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009
7 X 4
Gestión de Recursos Tecnológicos transfirió el hallazgo a la Coordinadora del herramientas tecnológicas para el
Tecnológicos. Grupo de Gestión Humana. personal del proceso de Gestión de
Recursos Tecnológicos.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
No se evidencia una
metodología clara para la Definición y diseño o rediseño de la
Diseño de encuesta de satisfacción.
medición de los niveles de Gestión Recursos Encuesta de medición de la Informe de los resultados de la medición
8 X Frecuencia de la realización de la Encuesta Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
satisfacción del cliente interno. Tecnológicos satisfacción de los usuarios de la satisfacción del usuario
medición.
diligenciada
El número de indicadores en la
caracterización es bajo en
Evaluar el proceso, para establecer
relación con las actividades que
si se requieren más mediciones y
desarrolla. No se evidencia
controles a las actividades.
claramente el seguimiento de Gestión Recursos Programar y desarrollar ajustes a las
9 X Determinar la periodicidad de su No de actividades controladas y medidas Indicadores Jefe Oficina de Sistemas 10/11/2009 01/12/2009 4
estos. Tecnológicos mediciones y controles de las actividades
medición para garantizar la
efectividad de las acciones que se
están llevando a cabo.
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ ASUNTOS INDIGENAS MINORIAS Y ROM
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ DEMOCRACIA Y PARTICIPACION CIUDADANA
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ COMUNIDADES NEGRAS AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ JUSTICIA TRANSICIONAL
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ JUSTICIA FORMAL Y DEL DERECHO
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ ORDENAMIENTO JURIDICO
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
PROCESO FORMULACION Y ADOPCIÓN DE POLITICAS Y DISEÑO DE NORMAS/ DERECHOS HUMANOS
Se observó que los
Servidores públicos
Se diseñará y ejecutará un plan de
desconocen algunos de los
capacitación interno para reforzar el
Se entregaron listas de
elementos de las asistencia capacitación
Formulación de conocimiento sobre las Coordinadores de Grupo,
caracterizaciones de los Conocer a cabalidad el
Políticas y caracterizaciones de los Proceso Líderes de Áreas y de los días 18, 26, 27 y
1 Proceso Adopción de
Diseño de
1 x
Adopción de Políticas y de Diseño
procedimiento de adopción de 1 plan diseñado y ejecutado 1
Asistente de Dirección
11/18/2009 12/4/2009 2.40 CUMPLIDA
Políticas y de Proceso política y Diseño de normas 30 de noviembre y 1 y 3
Normas de Normas. Se solicitará asesoría de Derechos
Diseño de Normas de diciembre del año en
técnica por parte del SIGI, en caso de
requerirlo. curso
Se observó que los
Se diseñará y ejecutará un plan de
Servidores públicos
capacitación interno para reforzar el
desconocen los Formulación de Conocer a cabalidad los Coordinadores de Grupo,
conocimiento sobre los procedimientos
procedimientos Obligatorios Políticas y procedimientos obligatorios del Líderes de Áreas y Se entregó Plan de
2 de la NTGP 1000-2004, Diseño de
1 x Obligatorios de la NTGP 1000-2004,
Sistema de Gestión
1 plan diseñado y ejecutado 1
Asistente de Dirección
11/18/2009 12/4/2009 2.40 CUMPLIDA
difundidos en la página WEB del MIJ. capactiación interno
difundidos en la página Normas Institucional de Derechos
Se solicitará asesoría técnica por parte
WEB, en consecuencia su
del SIGI, en caso de requerirlo.
aplicación es deficiente.
PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - GOBERNABILIDAD TERRITORIAL
Se evidencia que en
algunos memorandos y
oficios guardados en la La Directora, antes del 30 de
carpeta de correspondencia, noviembre, mediante Circular Interna,
no se señala en la parte Aplicación de solicitará a los funcionarios y
El cumplimiento del procedimiento
inferior de éstos, el código y Normas – contratistas de la Dirección que para esta en proceso, esta se
Corregir la observación, documentado “procedimiento Circular Interna en Directora de
1 nombre de la serie de la Subproceso 1 x x TODOS los documentos de Gestión, 11/18/2009 11/30/2009 2 encuentra para la firma y la jefe no se cumplio
numeral 4.2.3 NTCGP1000. elaboración y control de documentos cumplimiento Gobernabilidad Territorial
tabla de retención Gobernabilidad se evidencie el cumplimiento del ha estado ausente
código SI-AS-P-01”
documental donde se han Territorial procedimiento documentado
de archivar y conservar, lo “procedimiento elaboración y control
cual se constituye en una de documentos código SI-AS-P-01”
observación, numeral 4.2.3
NTCGP1000.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se programará en coordinación con el
responsable del proceso de gestión
documental una Capacitación para el
personal de la dirección en el uso y
aplicación del procedimiento
organización del archivo de gestión,
Se evidencia que no se Se solicitara a todos los funcionarios la
siguen los lineamientos del organización de todos los documentos
procedimiento “organización del archivo de gestión de la Dirección
y control del archivo de conforme el procedimiento
gestión” para la Aplicación de organización del archivo de gestión.
Acción preventiva para eliminar El cumplimiento del procedimiento Capacitación
identificación y ubicación de Normas – Complementariamente, vamos reforzar
las causas de una no documentado “procedimiento realizada se evidencia la lista de asitencia
2 los documentos y registros Subproceso 1 x las medidas de auto-control en las Todos los funcionarios 11/18/2009 11/30/2009 2 cumplida
conformidad (numeral 4.2.4 elaboración y control de documentos Archivo de gestión de la capacitacion
del proceso, en los Gobernabilidad etapas del proceso de gestión de
Control de los Registros código SI-AS-P-01” organizado
gabinetes, estantes, Territorial documentos, con el fin de repasar las
carpetas u AZs, lo cual se normativas del caso y fortalecer las
constituye en una no herramientas de auto-control
conformidad (numeral 4.2.4 involucradas en dicho proceso, con el
Control de los Registros). propósito de seguir los lineamientos
del procedimiento “organización y
control del archivo de gestión” para la
identificación y ubicación de los
documentos y registros del proceso,
en los gabinetes, estantes, carpetas o
AZ
Se evidencia que aun Mediante Memorando Interno se
cuando se manejan solicitará a los funcionarios que
acciones preventivas en el intervienen en esta parte del proceso,
tema de seguridad para que se manejen las acciones
Aplicación de
ciudadana y de orden preventivas en el tema de seguridad Corrección que disminuye el
Normas – El cumplimiento del procedimiento Memorando
público; el manejo de éstas ciudadana y de orden público; acorde riesgo de ocurrencia de la Funcionarios de Apoyo a
3 Subproceso 1 x documentado “acciones preventivas y Interno 11/18/2009 11/30/2009 2 manifiesta estar en proceso no se cumplio
no sigue los lineamientos con los lineamientos del procedimiento observación, (numeral 8.5.2, la Seguridad
Gobernabilidad correctivas” implementado
del procedimiento “acciones “acciones preventivas y correctivas”, 8.5.3)
Territorial
preventivas y correctivas”, así mismo, conservar la evidencia de
lo cual se constituye en una los respectivos mapas de riesgo, como
observación, (numeral herramienta para determinar las
8.5.2, 8.5.3) acciones preventivas
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se elaborarán los formatos de hoja de
vida de cada indicador (SI-AS-P-F-01),
para la implementación del
seguimiento y la medición (7.5.1 e.),
No se lleva un registro de igual manera, se realizarán las
adecuado para la medición advertencias en materia de auto-
de los indicadores definidos Aplicación de control en las etapas de medición,
Acciones correctivas y Formatos de hoja
para el plan de acción y los Normas – especialmente en el control de los Cumplir con los debes de la
preventivas de la no de vida de cada Directora de
4 definidos para el proceso, lo Subproceso 1 x datos requeridos para calcular el documentación del sistema de 11/18/2009 12/31/2009 2
conformidad, (numeral 4.1.c, e, indicador (SI-AS-P- Gobernabilidad Territorial
cual constituye una no Gobernabilidad indicador, y las fuentes de datos para indicadores numeral 4.1 y 7.5.1
f; 7.5.1.e NTC GP 1000). F-01) elaborados
conformidad, (numeral Territorial mantener la información. Sin
4.1.c, e, f; 7.5.1.e NTC GP detrimento de la información que se
1000). reporta al sistema de Evaluación del
Plan de Acción BOT, la cual es
complementaria y fortalece los
resultados de los indicadores definidos
para el proceso
Elaborar los instrumentos de medición
No se aplican instrumentos
para las actividades principales del Instrumentos de
para medir la satisfacción
proceso, en el proceso de diseño de medición de la
del cliente con relación al Aplicación de
los instrumentos se efectuarán las Efectuar el control en la prestación del satisfacción de los
cumplimiento de sus Normas – Acción correctiva para una no
correspondientes prueba piloto para servicio y medir la satisfacción de los usuarios, para las Directora de
5 requisitos, necesidades o Subproceso 1 x conformidad (numeral 7.5.1 11/18/2009 12/31/2009 2
determinar si los resultados son usuarios respecto a los requisitos y actividades Gobernabilidad Territorial
expectativas, lo cual se Gobernabilidad NTC GP 1000).
significativos respecto a la gestión de criterios definidos principales del
constituye en una no Territorial
calidad, por tal razón, el valor proceso (en
conformidad (numeral 7.5.1
esperado de su implementación será prueba piloto)
NTC GP 1000).
desde el 1 de enero de 2010
PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - COMINUDADES AFROCOLOMBINAN RAIZALES Y PALENQUERAS
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Número
Nombre del Fecha de Fecha de
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meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se elaboraran los memorandos
internos dirigidos a Secretaria General,
Administrativa, Gestión Humana y
Sistema Integrado de Gestión
Institucional -SIGI- con el fin de que
como responsables o coadyuvantes
del tema de archivo, espacios físicos
adecuados y tablas de retención
documental, nos brinden el
acompañamiento respectivo, en la
adecuación de los archivos, en la
elaboración de las tablas de retención
No se evidencia la documental y adecuación de espacios
aplicación del proceso de para llevar el archivo de conformidad
gestión documental. El con la norma que regula la materia. En
subproceso no cuenta con este caso los oficios requiriendo el
Se ha adelantado gestión de un
una tabla de retención apoyo corresponderán al grupo de Manejo adecuado de la 100% en las solicitudes de
documental debidamente gestión humana solicitando la documentación, para su Memorandos acompañamiento, sin embargo
asignación de pasantes para tal fin y al Mejora continua en el manejo Coordinadores de grupo
aprobada, lo que hace que correspondiente archivo. Archivo de internos, tabla de a la fecha no se ha obtenido
1 x grupo de gestión administrativa de la documentación y archivo y servidores públicos de 11/13/2009 12/10/2009 3.857
los documentos del mismo documentos oportuno y de facil retención respuesta, por lo tanto
solicitando el apoyo con personal de que maneja la direccón. la D.A.C.N
no cumplan con los consulta de acuerdo con las normas documental. seguiremos solicitando el apoyo
requisitos exigidos. No se correspondencia y archivo y de igual legales al respecto requeridos para cumplir con la
observa la aplicación del manera la asesoría en este proceso.
acción de mejoramiento.
procedimiento de A la fecha se han elaborado
conservación, custodia y memorandos internos dirigidos a
trasferencia de documentos. Secretaria General, Administrativa y la
oficina SIGI solicitando apoyo en el
tema de espacio físico, archivo,
asesoría en la elaboración de la tabla
de retención documental y solicitud de
equipos de cómputo. Se efectuaron
los requerimientos respectivos por
parte de esta dirección, para la
ubicación de pasantes o de personal,
teniendo en cuenta que la dirección no
cuenta con personal suficiente en este
momento para adelantar esta labor de
archivo y de realización de tablas de
1 retención documental, los
Se han realizado jornadas de
capacitación al interior de la D.A.C.N,
y se tienen previstas 3 capacitaciones
mas, es decir una por semana.
Se observa que los Además cada uno de los funcionarios Convocatorias,
funcionarios no cuentan con firmara un acta de compromiso en la Mejorar los niveles de correos
el conocimienbto suficiente cual se compromete a visitar la página conocimiento con relación al electronicos, actas Coordinadores de grupo Se han adelantado jornadas de
Manejo e implementacion adecuado
sobre el sistema integrado 1 x web del Ministerio del Interior y de Sistema Integrado de Gestión de compromiso, y servidores públicos de 11/13/2009 12/10/2009 3.857 capacitación interna y se
del SIGI
de gestión Institucional - justicia en el link SIGI y aplicar los Institucional - SIGI- por parte listados de la D.A.C.N seguiran efectuando
SIGI lo que impide su formatos allí establecidos. El día de los Servidores públicos asistencia a las
aplicación. viernes 13 de noviembre se capacitaciones
socializaron con todos los servidores
públicos de la dirección los hallazgos
encontrados en la auditoría interna y
2 se les informo acerca de las acciones
Se han realizado jornadas de
Se pudo evidenciar que
capacitación al interior de la D.A.C.N,
existe un desconocimiento
y se tienen previstas 3 capacitaciones
de los procedimientos
mas, es decir una por semana.
obligatorios de norma
Además cada uno de los funcionarios
NTCGP 1000 - 2004, en
firmara un acta de compromiso en la
consecuencia no se aplican Convocatorias,
cual se compromete a visitar la página
la totalidad de los formatos y Mejorar los niveles de correos
web del Ministerio del Interior y de
plantillas necesarios para el conocimiento con relación al electronicos, actas Coordinadores de grupo Se han adelantado jornadas de
justicia en el link SIGI y aplicar los Manejo e implementacion adecuado
buen funcionamiento del 1 x Sistema Integrado de Gestión de compromiso, y servidores públicos de 11/13/2009 12/10/2009 3.857 capacitación interna y se
formatos allí establecidos. El día del SIGI
sistema. Especificamente Institucional - SIGI- por parte listados de la D.A.C.N seguiran efectuando
viernes 13 de noviembre se
se observo que no se de los Servidores públicos asistencia a las
socializaron con todos los servidores
conocen ni aplican capacitaciones
públicos de la dirección los hallazgos
procedimientos como los
encontrados en la auditoría interna y
relacionados con producto
se les informo acerca de las acciones
no conforme, acción
correctivas.
preventiva y acción
correctiva.
3
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
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Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se ha avanzado en el suministro e
información de quejas y reclamos y en
consecuencia se viene analizando la
Se pudo evidenciar que en información para hacer los correctivos
Archivo de Coordinadores de grupo se ha adelantado 80% en el
el subproceso no se mide ni pertinentes. - Elaboración y aplicación Efectiva y adecuada atención a los
1 x Medir la satisfacción del cliente documentos de y servidores públicos de 11/13/2009 12/10/2009 3.857 suministro de información de
se hace seguimiento al nivel de la encuesta de satisfacción del requerimentos de los usuarios
quejas y reclamos la D.A.C.N quejas y reclamos
de satisfacción del cliente cliente con el apoyo del grupo SIGI. -
Suministro de información en tiempo y
adecuada acerca de quejas y
reclamas
4
Se vienen tomando medidas de
autocorrección en la utilización del
formato de registro y seguimiento de
los riesgos identificados en el
subproceso de acuerdo a la norma
Se pudo evidenciar que no NTC1000-2004. Se solicitara apoyo al
Mejora continua en el
existen registros de equipo de SIGI para la implementación Archivo de registro Coordinadores de grupo
seguimiento y control de los Efectivo registro de seguimiento a los
seguimiento a los riesgos 1 x del formato registro al seguimiento de de seguimiento a y servidores públicos de 11/13/2009 12/10/2009 3.857 Inicio del proceso
registros en el seguimiento a riesgos.
identificados en el riesgos identificados en el subproceso. los riesgos. la D.A.C.N
los riesgos.
subproceso - Elaboración de oficio mediante el cual
se solicitara al grupo SIGI el formato
de registro al seguimiento de riesgos
identificados en el subproceso. -
Preparación y remisión de un
5 memorando interno a la oficina
administrativa y a secretaria general PROCESO / SUBPROCESO: GESTION DOCUMENTAL - DERECHOS HUMANOS
Se evidencio que no existen
Enviar un memorando a los servidores
mecanismos de seguridad Gestión
públicos de la Dirección Derechos Evitar que personal no
de los documentos físicos Documental servidores públicos informados sobre Director de Derechos se realizo y envio
1 1 x Humanos informando que no es autorizado ingrese al Área de 1 Memorando 11/26/2009 11/27/2009 0.14 cumplida
en el área de archivo al Derechos el acceso al Área de Archivo Humanos memorando
permitio el ingreso al archivo por Archivo
permitir el ingreso de los Humanos
razones de seguridad
funcionarios
Se evidencio que existe un Remitir al Grupo de Gestión
procedimiento para el Administrativa del Ministerio el
Visibilizar en el procedimiento El procedimiento esta
Gestión para el manejo y control de la elaborado, asi mismo el
manejo y control de la procedimiento para el manejo y control
Documental correspondencia que diseñó la 1 Director de Derechos
2 correspondencia que no se
Derechos
1 x de la correspondencia que diseñó la
Dirección de DDHH en el
Porcedimietno publicado
Procedimiento Humanos
11/26/2009 12/4/2009 2 oficio remisorio, ambos cumplida
encuentra dentro del Dirección de DDHH, con el objeto de estan a la espera de la
Humanos Sistema Integrado de Gestión
Sistema de Gestión de la que sea tenido en cuenta en el Proceo
Calidad. de Gestión Documental
Institucional firma
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meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
El volumen de los
documentos que se
encuentran en el archivo de
la Dirección de de Se elevará una petición a Secretaría
Derechos Humanos General, relacionada con la posiblidad Contar con un espacio
Gestión
requiere realizar de contar con un espacio físico adicional para el archivo de la
Documental 1 Petición elevada a Secretaría 1 Director de Derechos
3 transferencia primaria para
Derechos
x adicional para la conservación y Dirección teniendo en
General Petición Humanos
11/26/2009 12/4/2009 2 esta elborado falta firma cumplida
abrir espacio a nuevos custodia de la información, teniendo en consideración criterios de
Humanos
documentos que han sido conideración criterios de seguridad y seguridad y confiabilidad .
imposibles archivarlos. Esta confiabilidad .
trasferencia requiere
criterios de seguridad y
confiabilidad .
Se evidencia que en el oficio
21795 del 16 de octubre de
2009 no cumple con el
Enviar un memorando a los servidores
formato del Oficio que se
públicos de la Dirección Derechos
encuentra en el Proceso del servidores públicos informados sobre
Gestión Humanos informando que en virtud del se envio memorando
SIGI, en el cual no aparece Cumplir con el prcedimiento la utilización en la parte inferior de los
Documental proceso de certificación de calidad se Director de Derechos
4 la Tabla de Retención
Derechos
1 x
debe señalar en la parte inferior de los
elaboración y control de registros el código y nombre de la 1 Memorando
Humanos
11/18/2009 11/19/2009 0.14 sobre codificaciond e la cumplida
Documental, Quien elabora, documentos serie de la tabla de retención tabla el dia 18/11/2009
Humanos registros el código y nombre de la
quien revisa y quien documental
serie de la tabla de retención
aprueba el documento
documental.
Se evidencia en la carpeta
donde se encuentra el oficio
Identificar los estantes, gabinetes, El 100% de los estantes, gabinetes,
No. 2469 del 29 de enero de
Gestión carpetas y carpetas que hacen falta carpetas y carpetas están
2009 no presenta el rotulo Cumplir con el prcedimiento
Documental con los rótulos establecidos en el identificacdos con los rótulos
5 de identificación de carpeta 1 X organización y control del 100% Área de Archivo 11/19/2009 1/31/2010 10
Derechos procedimiento “organización y control establecidos en el procedimiento
como lo establece el archivo de gestión
Humanos del archivo de gestión” a partir de la organización y control del archivo de
Procedimiento de
recomendación gestión” a partir de la recomendación
Organización de Archivo de
Gestión.
Se suguiere realizar
capacitación del tema de
manejo de archivo al
personal que labora en este Actualizar los conocimientos de
proceso en la Dirección de Se elevará una petición al Grupo de las personas intervienen en el
Derechos Humanos con el Gestión Gestión Humana, relacionada con la procesos de gestión la peticion esta
fin de que conozcan y Documental posiblidad de que sean incluidas las docuemntal sobre algunas 1 Petición elevada al Grupo de 1 Director de Derechos
6 apliquen algunas Derechos
1 x
personas que laboran en el archivo en modificaciones que se han Gestión Humana Petición Humanos
11/26/2009 12/4/2009 2 elaborada, falta la firma cumplida
modificaciones que se han Humanos capacitaciones que adelante el realizado al respecto por parte del jefe.
realizado al respecto por Ministerio en esta materia del Archivo General de la
parte del Archivo General de Nación
la Nación
PROCESO / SUBPROCESO : FORMULACION Y DISEÑO DE NORMAS / JUSTICIA TRANSICIONAL
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
PROCESO - SUBPROCESO: PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO
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Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se evidenció revisión,
ajuste de a TRD, con
Se pudo evideciar que las Revisión, ajuste y aprobación del a 17 de
carpetas del año 2008 y TDR por parte de la OAP
27 de Octubre/09
Noviembre/09 MEM09-22219-OAP011 En proceso
de 12 de noviembre de
algunas del 2009
(Comunicaciones, actas, Cumplir con lo establecido en 4 2009 remitieron para
Jefe y Funcionarios
planillas de asistencia, Plan y el procedimiento GD-P01 Archivo organizado de acuerdo con el
C1.1 X Organización del archivo vigencia Porcentaje Oficina Asesora de 31 de
informes) no cumplen con el Direccionamiento Procedimiento de Organización procedimiento GD-P-01. 27 de Octubre/09
2009 TRD Plenación Diciembre/09
procedimiento GD-P01 del Archivo de Gestión V02.
Procedimientos 11
Organización del Archivo de
Gestión V 02. Preparar el archivo de vigencias
anteriores para entrega al archivo 11/17/2009 2/19/2010 13.4
central
1
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Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se evidencia que el proceso Se evidenció jornada de
de Planeación y Coorcinar capacitación con el grupo capacitación sobre
Direccionamiento se ha SIGI dirigida a todos los funcionarios
realizado mejoras que no se 17 de 30 de acciones preventivas,
encuentran documentadas
de la OAP relacionada con el alcance y
Aplicar el procedimiento de Noviembre/09 Noviembre/09
7
levantaron acta asistencia Se cumplió
apllicación del procedimiento de
conforme al procedimiento
Plan y Acciones preventivas y correctivas acciones preventivas y
Acciones preventivas correctivas y Jefe y Coordinadores del
con fecha 30 de
SI-AS-P-04 Acciones C2.1 X correctivas para efectuar las Porcentaje noviembre de 2009
Direccionamiento preventivas documentadas Grupo OAP
Preventivas y Correctivas mejoras a los procesos y
V01 y numerales 8.5.2 y procedimientos
8.5.3 "Acciones
Prevenctivas y Acciones Documentar las acciones preventivas,
17 de 31 de
Correctivas de la norma correctivas o de mejora conforme al 12
Noviembre/09 Diciembre/09
NTCGP1000:2004 procedimiento
2
Se evidenció que no todos
los documentos aprobados
al 30 de septiembre de 2009 Realizar y aporbar las modificaciones a
Jefe y Coordinadores del
se encontraban disponibles los documentos cuando se requiere y Publicar oportunamente las 27 de Octubre/09 31de Diciembre/09 11
Grupo OAP
en punto de uso (Página remitirlos al grupo SIGI modificaciones de los Documentos de procedimientos
Plan y
Web) en el momento de la C3.1 X documentos de los modificados y actualizados publicados Porcentaje
Direccionamiento
auditoria lo que pordría procedimientos en la página en la página Web del MIJ.
incumplir con el Web del MIJ
procedimiento SI-AS-P-01
"Elaboración y control de
3 documentos" y el Numeral
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Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Se evidenció que no todos
los documentos aprobados Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
al 30 de septiembre de 2009
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
se encontraban disponibles Objetivo de la Acción las
Publicar oportunamente de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Documentos Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
en punto de uso (Página modificaciones de los de procedimientos
Subproceso
Plan y DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
Web) en el momento de la C3.1 X documentos de los modificados y actualizados publicados Porcentaje auditor
Direccionamiento
auditoria lo que pordría procedimientos en la página en la página Web del MIJ.
incumplir con el Web del MIJ
Publicar oportunamente en la página
procedimiento SI-AS-P-01 31 de
Web los documentos suministrados Coordinador Grupo SIGI 27 de Octubre/09 11
"Elaboración y control de Diciembre/09
por la OAP
3 documentos" y el Numeral
No se encontraron registros
que evidenciaran que todos
Fprtalecer las competencias de Fortalecer las competencias del sos
los funcionarios de
los sos funcionarios de la OAP funcionarios de la OAP para mejorar
Planeación participaron en Realizar eventos de socialización de
Plan y para mejorar la adminitración la administración de los riesgos Jefe OAP y 1 de 1 1de
le identificación y C5.1 X los riesgos identificados para el Porcentaje 2
Direccionamiento de los riesgos asociados al asociados al proceso y Coordinadores de Grupo Diciembre/09 Diciembre/09
documentación de los proceso y procedimientos asociados
proceso y procedimiento de procedimientos de planeación y
riesgos asociados al
planeación y Direccionamiento Direccionamiento.
proceso de Planeación y
Direccionamiento
4
PROCESO / SUBPROCESO : FORMULACION Y DISEÑO DE NORMAS / GESTION DEL RIESGO
EL EQUIPO AUDITOR NO PRESENTARON HALLAZGOS DE ESTE PROCESO
PROCESO / SUBPROCESO: COMUNICACIÓN Y DIVULGACION
COMUNICACIÓ organizar el archivo y video de
ROTULACION DE Jornadas para la rotulación de archivo Archivo y video organizados e el archivo se encuentra
N INTERNA Y X acuerdo a la caracterización del Carpetas y videos Edna Janneth Beltran 10/14/2009 11/30/2009 6 Cumplida
CARPETAS Y VIDEOS y video identificados organizado
EXTERNA subproceso de la TDR
1.
Se evidencio, que no todas Se va a reforzar la retroalimentación
Coordinación y
las personas que del sitema de gestion de calidad Tener los suficientes
Promoción de personal capacitado y con pleno
intervienen en el solicitando capacitación adicional al conocimientos en el sistemas El conocimiento del SIGI no es
1 Mecanismo de Caracterización x conocimiento del sistema de gestión Capacitación María Teresa Parra 10/30/2009 12/30/2009 EN PROCESO
subproceso tienen pleno Sigi, con el fin de que todo el personal integrado de gestion claro en algunos funcionarios.
Participación institucional de calidad.
conocimiento del sistema de integrante del subproceso dominen el institucional de calidad sigi
Ciudadana
Gestión de Calidad. tema.
9
Se evidencio, que dentro de
la caracterización se
encuentran los 3
indicadores establecidos por Se compromete a continuar con la
los responsables del consolidación trimestral de la
Coordinación y Se evidencia el trabajo realizado
subproceso en su información y elaborar la medición el 100% de las quejas , reclamos, y
Promoción de en los indicadores, sin embargo
momento, de los cuales se porcentual del 1o.y el 2o. Indicador y el tener indicadores medibles petición de información han sido
2 Mecanismo de Caracterización x Informe María Teresa Parra 10/30/2009 2/28/2010 11 se deben organizar según la EN PROCESO
evidencia una gran labor en 3o. Por ser un indicador imposible de 100% confiables respondidos en tiempor oportuno y
Participación TRD, así como la generación del
la recopilación y elaboración medir en tiempo real, se suprimira en sus indicadores son medibles
Ciudadana análisis de los mismos.
del informe trimestral, la caracterización que se ajustara
faltandole la medición en prontamente
procentaje de los ultimos
indicadores, con su
respectivo analisis.
100% de los
Se ecidenció que la
documentos
conservación y organización Coordinación y Se compromete a solicitar la Los oficios y memorandos no
elaborar documentos con base uniformes en la
de documentos deben estar Promoción de actualización de la plantilla de quejas cumplen con las plantillas
a las plantillas establecidas documentos con el estandar de elaboración de los
3 acorde al procedmiento para Mecanismo de Caracterización x y reclamos en el sigob, para unificar
diesñadas en el sistema de calidad de la entidad. oficios
Maria Teresa Parra 10/30/2009 12/30/2009 9 establecidas en la institución con EN PROCESO
la conservación, custodia y Participación todos los oficios externos e internos respecto a la Tabla de Retención
calidad institucionales
transferencia de Ciudadana con las plantillas autorizadas por SIGI Documental.
emitidos dentro del
documentos.
subproceso
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Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se evidencio que la
realización de las
actividades tareas y pasos
de acuerdo con la entrevista Coordinación y procedimiento
Se compromete a actualizar el Ajustar todas actividades y
realizada con los Promoción de Tener un procedimiento actualizado 100% ajustado a
procedimiento y la caracterización que tareas que se realizan en el
4 funcionarios que intervienen Mecanismo de Caracterización X que desarrolle todas las actuvidades todas las Maria Teresa Parra 10/30/2009 30/12/099 9 Procedimiento desactualizado. EN PROCESO
se encuentran en estudios y subproceso al nuevo
en esta, no corresponde al Participación del subproceso actividades, tareas
elaboración. procedimiento
procedimiento atención de Ciudadana y
las quejas, los reclamos, las
sugerencias y los derecho
de petición
Se evidencio en la entrevista
Coordinación y Se compromete a solicitar al Sigi la
realizada a los auditados, Acordar con sigi un nuevo
Promoción de modificación del nombre del Nuevo nombre para el subproceso de El nombre del subproceso no
que el nombre del nombre para el subproceso de
5 Mecanismo de Caracterización X Subproceso tanto en el nuevo quejas, reclamos,sugerencias y No aplica María Teresa Parra 10/30/2009 30/12/099 9 está a corde a las actividades EN PROCESO
subproceso no identifica cpmunicación y divulgación
Participación procedimiento como en la petición de información realizadas.
plenamente la actividad que institucional.
Ciudadana caracterización.
desarrollan
PROCESO - SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - JUSTICIA TRANSICIONAL
Se observa que algunos
funcionarios no cuentan La Dirección solicitó al SIGI
Heidi Abuchaibe
con el conocimiento Subproceso mediante MEM09-22348 del
Solicitar al SIGI la debida Mantener al personal Enviar memorando solcitando Abuchaibe. Directora.
suficiente sobre el Aplicación y 17 de noviembre de 2009,
x capacitacion en lo que tiene que capacitado para la debida fechas y horas para la Memorando Augusto Cesar 11/17/2009 3/17/2010 CUMPLIDA
Sistema Integrado de Ejecucion de capacitación para todos los
ver con el tema. aplicación del programa capacitacion del personal Moscarella Profesi.
Gestion Institucional - Normas funcionarios. Petición que
Espec.
SIGI- lo que impide su ya fue atendida.
aplicación.
1
Se observa que no se
encuentran
documentados la
totalidad de los
Procedimientos del Solicitar al SIGI la debida
Subproceso "Justicia inclusión de los temas en el
Transicional", de listado maestro para que se
manera que le permitan puede identificar los Heidi Abuchaibe
Subproceso Mantener identificados los
cumplir con la misión procedimientos. (Desmovilización Solicitar sean incluidos los Abuchaibe. Directora. La Dirección se encuentra
Aplicación y cambios y las versiones de
asignada, x individual de Miembros de procedmientos a los Subprcesos Memorando Augusto Cesar 11/18/2009 3/17/2010 documentando los EN PROCESO
Ejecucion de los procedimientos
(Desmovilización Grupos de Guerrilla Privados de correspondientes Moscarella Profesi. procedimientos faltantes
Normas vigentes,
individual de Miembros la Lbertad Decreto 1059 de Espec.
de Grupos de Guerrilla 2008, y el de Postulacion de
Privados de la Lbertad Desmovilizados para acceder a
Decreto 1059 de 2008, la Ley de Justicia y Paz)
y el de Postulacion de
Desmovilizados para
acceder a la Ley de
Justicia y Paz)
2
Se evidencio que en la
Solicitar al SIGI la debida La Dirección solicitó al SIGI,
operación del
inclusión aplicación de los Enviar memorando solcitando mediante MEM09-22365 del
Subproceso de Justicia Heidi Abuchaibe
Subproceso formato estipulado por la incluir en los formatos de 17 de noviembre de 2009, la
Transicional se utiliza Abuchaibe. Directora.
Aplicación y Presidencia de la Republica en el Se solicito sea incluido en aplicación de SIGI el de inclusión del Formato
formatos que no estan Memorando Augusto Cesar 11/17/2009 12/17/2009 CUMPLIDA
Ejecucion de listado maestro para que se los formatos del Sigi Resolucion de Indultos estipulado por la Presidencia
formalizados por la Moscarella Profesi.
Normas puede identificar el procedimiento estipulado por La Presidencia de de la República, relacionado
normatividad interna, lo Espec.
a seguir en los temas en la Republica con la Resolución de
cual constituye una no
mención. Indultos
conformidad
3
Página 21 de 57
* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se pudo evidenciar que
el trámite publicado en La Dirección envio al Señor
la pagina Web de Viceministro de Justicia,
Gobierno en Linea solicitud escrita mediante
denominado Solicitar la debida aplicación del MEM09 39444-DJT-0330
REPATRIACiÓN, refleja tema por la respectiva Oficina Enviar oficio solicitando que del 17 de noviembre de
Heidi Abuchaibe
que este procedimiento Subproceso encargada del Manejo y trámite se debe dar al tema de 2009, con el fin de que se
Abuchaibe. Directora.
no corresponde al Aplicación y Procedimiento estipulado Darle el tramite Repatriacion considerando que defina y aclare la situación
x enDecreto No. 4530 de 2008 en Oficio Augusto Cesar 11/17/2009 1/17/2010 CUMPLIDA
Proceso de Aplicación Ejecucion de correspondiente no se encuentra entre las presentada con el trámite de
Moscarella Profesi.
de Normas - Normas su Artículo 21 por considerarlo un funciones de la Dirección de Repatriación. Igualmente
Espec.
Subproceso Justicia tema que no corresponde a la Justicia Transicional envió MEM09 23579 del 1o.
Transicional y tampoco Dirección de Justicia Transicional. de diciembre de 2009
es claro en el Decreto solicitando el cambio de
No. 1530 de 2008 a que dicho trámite a la oficina
proceso y subproceso respectiva.
debe pertenecer.
4
Se observa la aplicación
del Procedimiento de
"Organización y Control
de Archivo de Gestión"
(GD-P-01 versión 2 del
1 de octubre de 2009).
La Dirección elaboró la
no cuentan con una
Tabla de Retención
Table de Retencion de
Documental y la envió al
Documental
Enviar memorando remisorio Señor Hernán Ochoa del
debidamente aprobada, Remitir la Tabla de Retención
con la Tabla de Retencion Heidi Abuchaibe grupo de archivo, mediante
ylo que hace que los Documental al responsable del
Subproceso Documental al responsable del Abuchaibe. Directora. MEM09-22343-DJT-0330
documentos del mismo Proceso de Gestión Documental
Aplicación y Dar cumplimiento a la Ley proceso de Gestion Documental Augusto Cesar del 17 de noviembre de
no cumplen con los x para que le de aplicación de Memorando 11/17/2009 5/17/2010 EN PROCESO
Ejecucion de 594 de 2000 artículo 24 solicitando que de aplicación de Moscarella Profesi. 2009. Se encuentra
requisitos exigidos. Es acuerdo al Procedimiento para la
Normas acuerdo al Procedimiento para la Espec. Secretaria pendiente la respuesta del
así como por ejemplo organización del Archivo de
organización del archivo de General Grupo de Archivo y el envio
se aplican las plantillas Gestion GD-P-01.
Gestión GD-P-01 de la misma a la Secretaría
de memorando y
General para la presentación
oficios, con cierta
y aprobación del Comité de
regularidad y no se
Archivo.
señala en la parte
inferior de estos
documentos, el codigo y
nombres de la serie de
la tabla de retencion
documental.
5
Se pudo evidenciar que solicitar al SIGI un mecanismo Dar cumplimiento al Heidi Abuchaibe La Dirección se encuentra
Subproceso
en el subproceso no se para para evaluar la sastifación numeral 8.2 seguimiento y Abuchaibe. Directora. diseñando un mecanismo en
Aplicación y Crear registros de sastifacion del
mide ni se hace x del cliente externo. Por medio de medicion, 8.2.1 Sastifacion Carpetas Juan Carlos 11/17/2009 12/17/2009 coordinación con el SIGI EN PROCESO
Ejecucion de Cliente.
seguimiento al nivel de encuestas o buzon de del Cliente, de la Norma Bermudez para evaluar la satisfacción
Normas
sastifación del cliente sugerencia. NTCGP 1000:2004. Contratista. del cliente.
6
Dar cumplimiento al
Se pudo evidenciar que
numeral 8.3 Control del Heidi Abuchaibe
no se aplican los Subproceso La Dirección se encuentra
Aplicar formatos. (Llevar registro Producto o Servicio No Abuchaibe. Directora.
Procedimientos de Aplicación y capacitando a los
x de copias de las diferentes Conforme. Numeral 8.5.2 Carpetas de seguimientos Carpetas Augusto Cesar Permanente Permanente EN PROCESO
Producto No Conforme, Ejecucion de funcionarios en el uso de
acciones) Acción Correctiva. 8.5.3 Moscarella Profesi.
Acciones Correctivas ni Normas estos procedimientos.
Acción Preventiva de la Espec.
Acciones Preventivas
Norma NTCGO 1000;2004
7
PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS ASUNTOS INDIGENAS
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se pudo evidenciar que los
servidores públicos no La Dirección solicitó al
cuentan con la Grupo de Administrativa,
Solicitar formalmente a la
infraestructura física y con
los equipos necesarios para
Administración el mejoramiento de mediante MEM09-23658
Infraestructura física de la Dirección, Contar con la infraestructura, del 1o de diciembre de
lograr la conformidad, esto Dirección de
también solicitar los equipos equipos, implementos y Director de Asuntos
se observa entre otros, por Asuntos Noviembre 17 de Noviembre 27 de 2009, el mejoramiento
1 1 X necesarios, los insumos necesarios personal necesarias para Memorandos 3 Indígenas, Minorías y CUMPLIDA
2
la falta de recursos Indígenas, 2009 2009. de la infraestructura
para llevar a cabo las actividades cumplir con los objetivos del Rom
suficientes para dar Minorías y Rom.
diarias y el personal idóneo para llevar Subproceso. física, los equipos
continuidad al proceso del
manejo y control del archivo
a cabo el manejo y control del archivo necesarios y el personal
de la Dirección. idóneo para la
de vigencias anteriores,
sumado al de la vigencia organización del archivo.
actual.
La Dirección elaboró 3
procedimientos y los
remitió mediante correo
Se pudo evidenciar que no
se ha completado la
email del 2 de diciembre
formulación y/o de 2009, al Grupo de
actulaización de las SIGI (Dra. Luz Gámez)
actividades del Sub proceso para su revisión y
Dirección de Formular la documentación de los
en los documentos de Contar las actividades, Director de Asuntos
Asuntos procedimientos de Estudios Noviembre 17 de Noviembre 30 de posterior inclusión dentro
2 caracterización, 1 X sugeridas por la auditoría, Procedimientos 3 Indígenas, Minorías y CUMPLIDA
2
Indígenas, etnológicos, gestión de denuncias y 2009 2009. del Sistema. Los
procedimientos y formatos debidamente documentadas Rom
Minorías y Rom. mediación de conflictos.
que permitan cumplir con procedimientos son:
los objetivos, entre otros los procedimiento para
temas de: estudios promover la resolución
etnológicos, derechos
humanos y conflictos.
de conflictos de las
comunidades indígenas
de conformidad con sus
usos y costumbres. Proc.
Se evidencio que los
servidores públicos que La Dirección diseñó un
aplican el subproceso no instrumento que consiste
Dirección de Implementar un formato de
cuentan con los Adoptar un formato de atención al Director de Asuntos
Asuntos atención al usuario que tenga Noviembre 17 de Noviembre 30 de en el diligenciamiento de
3 lineamientos y 1 X usuario que permita medir su Formato 1 Indígenas, Minorías y CUMPLIDA
2
Indígenas, un componente de medición de 2009 2009. un cuadro para la
procedimientos para la satisfacción Rom
Minorías y Rom. la satisfacción del mismo
adecuada atención y medición del nivel de
medición de la satisfacción satisfacción del cliente
del cliente.
La Dirección le escribió a
la Dra. María Ederlinda
Segura solicitando
No existe personal
recurso humano,
suficiente para la atención
de las actividades y Realizar la solicitud de personal que mediante el MEM09-
cumplimiento de los Dirección de apoye la actividad de estudios 23654-DAI-0220. Se
Director de Asuntos
objetivos, se pudo Asuntos etnológicos, y adelantar convenios Proyectar Memorando de Memorando Noviembre 12 de Noviembre 30 de elaboraron 5 Convenios
4 1 X 3 Indígenas, Minorías y CUMPLIDA
3
evidenciar que hay Indígenas, con entidades territoriales que aporten solicitud y firma de convenios. Convenios 2009 2009. con la Gobernación del
Rom
aproximádamente 400 Minorías y Rom. recursos para la elaboración de dichos
solicitudes de estudios.
Tolima (2), Huila (1) y las
reconocimiento que no han Alcaldías de Neiva (1) y
sido atendidas. Pitalito(1). Los convenios
son para la
cofinanciación de
estudios etnologicos.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Estado de la
* A. Origen del
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Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
La Dirección programó
dos jornadas de
autocapacitación para los
días 3 y 4 de diciembre
de 2009, en forma
Se observó que algunos personalizada. La jornada
servidores públicos del día 3 ya se realizó,
desconocen los
procedimientos obligatorios
queda pendiente la del
de la NTCGP1000:2004, en Dirección de Adelantar una jornada de capacitación día 4 de diciembre de
Director de Asuntos
consecuencia su aplicación Asuntos a los funcionarios de la Dirección, Adelantar una jornada de Noviembre 30 de Diciembre 4 de 2009 la cual ya se
5 1 x Jornada de Capacitación 1 Indígenas, Minorías y EN PROCESO
1
es deficiente. Esto se Indígenas, fortaleciendo la aplicación de la capacitación 2009 2009 convocó. El Director
Rom
evidencó entre otros Minorías y Rom. NTCGP 1000:2004
mando a todos los
aspectos en documentos en
los que no registra la funcionarios, un
identificación del Elaboró, memorando
Revisó y Aprobó. recordándoles el
compromiso de la
Dirección en este
proceso. El MEM09 fue
el No.23780 del 2 de
diciembre de 2009.
Se observa que los
servidores públicos no La Dirección solicitó a la
cuentan con los Secretaría General,
lineamientos y
mediante MEM09-23656-
procedimientos para la Proyectar un memorando exponiendo
adecuada recepción y la problemática presentada en el DAI-0220 implantar
Dirección de mecanismos que
depuración de los procedimiento de recepción y Director de Asuntos
Asuntos Noviembre 17 de Noviembre 30 de
6 documentos del cliente, esto 1 x codificación de la correspondencia lo Proyectar memorando Memorando 1 Indígenas, Minorías y permitan detectar si el CUMPLIDA
2
Indígenas, 2009 2009.
se evidencia con las cual genera duplicidad la recepción, Rom documento radicado ha
Minorías y Rom.
diversas solicitudes que se codificación y posiblemente en las
sido recibido con
recepcionan, en diferentes respuestas.
tiempos y sitios sobre el anterioridad, para evitar
mismo requerimiento, lo que duplicidad en su
ocasiona mayor desgaste contestación.
administrativo.
Realizar la propuesta de TRD y Se encuentra vencida
No se evidencia la solicitar la aprobación de la misma.
debido a la dificultad para
aplicación del proceso Solicitar el personal indóneo que se
gestión documental. El encargue de la labor de archivo y concertarla con los
Dirección de funcionarios. La Dirección
subproceso no cuenta con control del mismo y solicitar una Proyectar memorandos para Director de Asuntos
Asuntos Noviembre 17 de Noviembre 30 de
7 TRD debidamente 1 x capacitación a todos lo funcionarios de realizar las solicitudes Memorando 4 Indígenas, Minorías y se comprometió a tenerla Vencida
2
Indígenas, 2009 2009.
aprobada, lo que hace que la dirección en cuanto a la forma de correspondientes Rom lista para envio a
Minorías y Rom.
los documentos del mismo implementar la TRD y forma de
Secretaría General el
no cumplan con los archivar. Además se solicitarán los
requisitos. implementos necesarios para llevar a próximo 11 de diciembre
cabo esta labor. del año en curso.
PROCESO / SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
1 Se evidencia que en Colocar en la parte inferior de los Toda la documentación y Correspondencia con codificación
algunos memorandos y documentos, el código y nombre de la correspondencia de la DDJE según TRD
oficios guardados en la serie de la trd donde se han de contiene la codificación de la
carpeta de correspondencia, archivar y conservar estos TRD
no se señala en la parte Dirección de documentos.
inferior de éstos, el código y Defensa Jurídica X 100% Funcionarios de la DDJE 11/17/2009 12/31/2009
7
nombre de la serie de la trd del Estado
donde se han de archivar y
conservar
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
2 Se observa que en la Remitir formalmente para aprobación y Todos los formatos de la DDJE
operación del proceso de codificación los formatos utilizados en cuenta con la codificación SIGI
Defensa Jurídica del Estado el proceso de Defensa Jurídica del
se utilizan formatos que Estado al Grupo SIGI.
aunque avalados por la Defensa Jurídica X Formatos con codificación 100%
Director DDJE y Grupo
11/23/2009 12/15/2009
3
legislación que rige el del Estado SIGI
proceso, no están
formalizados por la
normativa interna
3 Se evidencia que no se Complementar la TRD conforme el Ajustar TRD de acuerdo con
siguen los lineamientos del proceso de ejecución y aplicación de procedimiento SIGI
procedimiento “organización normas solicitando asesoría al Grupo
y control del archivo de SIGI y al archivo general del MIJ.
gestión” para la Defensa Jurídica Adicionalmente solicitar capacitación a
X TRD ajustada 100% Funcionarios de la DDJE 11/17/2009 12/31/2009
7
identificación y ubicación de del Estado la oficina de sistemas del MIJ sobre el
los documentos y registros manejo y uso del aplicativo SIGOB
del proceso, en los correspondencia.
gabinetes, estantes,
carpetas u Azs
4 Se evidencia que aun Las acciones preventivas y correctivas Las acciones preventivas y
cuando se manejan que la DDJE realiza se ajustaran a los correctivas se realizan de
acciones preventivas, el lineamientos del procedimiento. acuerdo con el procedimiento
manejo de éstas no sigue Defensa Jurídica SIGI
X Plan de mejora diseñado y cumplido 100% Director DDJE 11/17/2009 12/31/2009
los lineamientos del del Estado
procedimiento “acciones
preventivas y correctivas”,
5 En relación con las Desde el 22 de octubre todo el equipo Los funcionarios de la DDJE
preguntas realizadas a los de trabajo se reúne de 4 a 6 de la aprenden y conocen los
servidores de la Dirección tarde para conocer el sistema SIGI, procesos misionales y de
de Defensa Jurídica del planear su adopción y realizar las apoyo necesarios para
Estado, respecto de la acciones necesarias para adecuar implementar la norma de
documentación del SIGI, se todos los procedimientos de la DDJE calidad en sus actividades
observa que sus respuestas Defensa Jurídica al sistema de calidad Funcionarios DDJE capacitados 100%
Funcionarios de la DDJE
11/17/2009 12/31/2009
muestran deficiencias del Estado y Grupo SIGI
conceptuales y de
conocimiento de los
documentos del Sistema
Integrado de Gestión
Institucional
PROCESO - SUBPROCESO ; GESTION DOCUMENTAL - ADMINISTRATIVA
1 No se cuenta con el equipo
Adelantar los trámites administrativos
que controla humedad de
Gestión y presupuestales necesarios para Dar cumplimiento al Acuerdo Formato de requerimientos de gastos Coordinador Grupo de
108
los documentos del archivo 1 x 1 12/1/2009 12/31/2011
Documental adquirir el equipo de control de 038 de 2002 generales Gestión Administrativa
central de acuerdo a norma
humedad
Acuerdo 038 de 2002
2 Actualizar la Resolución
El proyecto de resolución se
Gestión Enviar proyecto de resolución a Coordinador Grupo de envió a la Dirección Jurídica con
1336 de 2003 "Comité de 1 x Elaborar proyecto de resolución Actualizar la normatividad 1 10/22/2009 11/6/2009
2
CUMPLIDA
Documental Dirección Jurídica Gestión Administrativa el documento MEM09-21603-
Archivo"
gga-0401 del 6 de noviembre/09
3 El folder que contiene el
plan de compras no se
0.14
encuentra rotulada de Gestión Rotular la carpeta de acuerdo al Dar cumplimiento al Edgar Orlando Flórez Se rotulo la carpera en mencion
1 x Carpeta rotulada 1 10/20/2009 10/20/2009 CUMPLIDA
acuerdo con el Documental procedimiento GD-P-01 procedimiento Ch. 04.01.01.05.02
procedimiento organización
del archivo de gestión
4
Definir claramente cómo se
organizan los documentos Hacer claridad al almacenamiento de
Gestión Facilitar la aplicación del Enviar solicitud de modificación al
en las carpetas 1 x documentos definido en el numeral 1 Luis Hernán Ochoa D. 12/1/2009 1/31/2010
8
Documental procedimiento Grupo SIGI
Procedimiento GD-P-01 5.3.5 del procedimiento GD-P-01
Item 5,3,5
5 En carpeta "Petición y
consulta" no cumple en
se rotulo la carpeta en
0.14
rótulo con lo establecido en Gestión Dar cumplimiento al
1 x Corregir rótulo Carpeta rotulada 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/21/2009 CUMPLIDA
el procedimiento Documental procedimiento mencion
"Organización de archivo de
gestión" V2 (5.3.6)
6
La carpeta que contiene el
OFI09-28278 DP-GGA-
0401, no cumple con el
se rotulo la carpeta en
0.14
Gestión Dar cumplimiento al
procedimiento organización 1 x Corregir rotulación Carpeta rotulada 1 Rosalba Silva V. 10/21/2009 10/21/2009 CUMPLIDA
Documental procedimiento mencion
del archivo de gestión en
cuanto a la rotulación de la
carpeta o AZ
Página 25 de 57
* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
7 Centralizar el archivo de
Justicia y organizarlo en Gestión Coordinador Grupo de
56
1 x Centralizar el archivo Organizar el archivo Archivo organizado 1 12/1/2009 12/31/2009
estanterías como lo Documental Gestión Administrativa
determina la norma
8
Para el GGA no aplica porque el
procedimiento GD-P-02 enviado en
No se evidencia en el
octubre 7/09 a la Oficina de Publicar en la página web del
procedimiento GD-P-02 / Gestión
1 x Planeación con el memorando 19288 MIJ el procedimiento para Procedimiento publicado 1 Grupo SIGI
No existe especificación de Documental
no había sido publicado a la fecha de oficializar su vigencia.
criterio de confidencialidad
la auditoria de calidad realizada en
octubre 20/09
9
No se cuenta con un
procedimiento documentado
que defina y controle (4.2.4) El procedimiento se envió el 28
Gestión Documentar el procedimiento de Elaborar y publicar el
el manejo de la 1 x Procedimiento 1 Luis Hernán Ochoa D. 10/21/2009 10/28/2009 de octubre/09, vía correo
1
CUMPLIDA
Documental correspondencia externa procedimiento
correspondencia tanto en institucional, al Grupo SIGI
ingreso como de salida
(4.2.1.d)
PROCESO - SUBPROCESO: APLICACIÓN DE NORMAS - DEMOCRACIA Y PARTICIPACION CIUDADANA
Se observa que los
servidores públicos no
cuentan con los
lineamientos y La Dirección solicitó al
procedimientos para la SIGI mediante MEM09-
adecuada recepción y 22598 del 18 de
depuración de los 1. Solicitar a la instancia responsable Contar con los lineamientos y noviembre de 2009, los
documentos del cliente , Aplicación de
los lineamientos y procedimientos para procedimientos para controlar
esto se evidencia con las normas, Procedimientos y lineamientos lineamientos y
X la adecuada recepción y depuraciòn el ingreso y trámite de los 1 Secretaría General DDP 11/17/2009 11/18/2009 CUMPLIDA
1
1
diversas solicitudes que se Democracia y definidos procedimientos para la
de los documentos del cliente interno y documentos del cliente interno
Participación
recepcionan, en diferentes externo. y externo. recepción y depuración
tiempos y sitios sobre el de los documentos del
mismo requerimiento , lo
cliente. Petición que ya
que ocaciona mayor
desgaste administrativo. fue atendida.
1
La Dirección realizó un
programa de
autocapacitación
personalizado al interior
Se pudo evidenciar que no Acompañamiento para el aprendizaje de la dependencia.
se aplican los Aplicación de en el puesto de trabajo con cada uno Aplicar los procedimientos de Número de Elaboró y distribuyó un
Todos los funcionarios de la DDP
Procedimientos de Producto normas, de los funcionarios de la DDP sobre la Producto no Conforme, funcionarios que Todos los funcionarios
X conocen y aplican estos 11/19/2009 12/4/2009 material para la EN PROCESO
2
1
No Conforme, Acciones Democracia y aplicación de estos procedimientos por Acciones Correctivas y conocen y aplican de la DDP
procedimientos. preparación de los
Correctivas ni Acciones Participación parte del funcionario encargado Acciones Preventivas. los procedimientos.
Preventivas internamente en la DDP. funcionarios y mediante
correos email convocó a
jornadas de capacitación
los días 24, 25 y 30 de
noviembre de 2009.
2
La Dirección elaboró una
matriz para el
seguimiento a los riesgos
Registrar y consolidar por parte de
identificados en el
Se pudo evidenciar que no subproceso. Igualmente
Aplicación de funcionario responsables las acciones
existen registros de Hacer el seguimiento a los Número de
normas, de seguimiento que se han venido Evidencias debidamente registradas Coordinadores de grupo envió al SIGI (Dra Olga
seguimiento a los riesgos 1 X riesgos en todo el subproceso evidencias 11/18/2009 12/2/2009 CUMPLIDA
2
Democracia y realizando para los riesgos del seguimiento a los riesgos. en la DDP Mendoza), mediante
identificados en el Democracia y Participación registradas.
Participación identificados en el periodo
subproceso. correo email del 10 de
correspondiente.
noviembre de 2009 el
último reporte de
seguimiento a mapa de
riesgos.
3
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
La Dirección elaboró y
remitio a la Secretaría
No se observa la aplicación
del procedimiento de General la Tabla de
"Organización y Control del Retención Documental,
Archivo de Gestión" (GD-P- mediante MEM09-22238-
01 versión 2, del 1 de DDP-del 13 de
octubre de 2009), para la
noviembre de 2009,. De
identificación y ubicación de
Número de igual manera la Dirección
los documentos y registros Aplicación de Identificar y ubicar los Todos los funcionarios
Programar el cronograma para la Archivos de gestión debidamente procesos con
del proceso, en los normas, documentos de la TRD de de la DDP de acuerdo elaboró un Cronograma
X organización del archivo según el organizados y controlados de acuerdo documentación 11/23/2009 12/4/2009 CUMPLIDA
2
1
gabinetes, estantes, Democracia y acuerdo con los con sus tareas en el para la organización del
procedimiento del SIGI con los procedimientos del SIGI organizada y
carpetas, o AZs. El Participación procedimientos del SIGI procedimiento de archivo
controlada. archivo según el
subproceso no cuenta con
una Tabla de Retención procedimiento del SIGI y
Documental debidamente se socializó entre los
aprobada, lo que hace que funcionarios, mediante
los documentos del mismo CIR09-282-DDP-0210 del
no cumplan con los
requisitos exigidos.
23 de noviembre de
2009. El cronograma se
4 ha venido cumpliendo.
La Dirección programó
Se evidenció que no se reuniones con SIGI, las
encuentran documentadas
cuales se han venido
algunas actividades del
subproceso "Democracia y Aplicación de Actualizar la actividad del 1 Documento de realizando. Una de ellas
Programar reuniones con el SIGI
Participación Ciudadana" de normas, Centro de Estudios de acuerdo caracterización del se llevó a cabo el 24 de
X para realizar la caracterización del Actualizar Caracterización SIGI y DDP 11/17/2009 12/4/2009 EN PROCESO
3
1
manera que le permitan Democracia y con el SIGI y demás centro de estudios noviembre de 2009, en la
Centro de estudios
cumplir con los objetivos Participación responsables. en el SIGI
que se coordinó la
asignados. (Participación y
Centro de Estudios caracterización del
Políticos). procedimiento del Centro
de Estudios Políticos.
5
La Dirección se
Se pudo evidenciar que en Aplicación de Número de encuentra diseñando el
Diseño de los macanismos para Aplicar registros e informes
el subproceso no se mide ni normas, Medir y hacer seguimiento a la informes sobre
Auditoría interna X medición de la satisfacción del cliente sobre medición de satisfaccion DDP y SIGI 11/30/2009 12/4/2009 mecanismo para medir el EN PROCESO
1
se hace seguimiento al nivel Democracia y satisfación de los clientes de la DDP satisfacción de los
de este subproceso. de los clientes de la DDP nivel de satisfacción del
de satisfacción del cliente. Participación clientes
cliente.
6
La Dirección brindó
acompañamiento para el
aprendizaje en el puesto
de trabajo a cada uno de
los funcionarios, sobre la
Se pudo evidenciar que
algunos funcionarios no Acompañamiento para el aprendizaje
aplicación de los
cuentan con el conocimiento Aplicación de en el puesto de trabajo con cada uno Aplicar los procedimientos de Número de procedimientos. Se les
Todos los funcionarios de la DDP
suficiente sobre el Sistema normas, de los funcionarios de la DDP sobre la Producto no Conforme, funcionarios que Todos los funcionarios mandó correos
Auditoría interna X conocen y aplican estos 11/19/2009 12/4/2009 CUMPLIDA
2
Integrado de Gestión Democracia y aplicación de estos procedimientos por Acciones Correctivas y conocen y aplican de la DDP informativos y se les
procedimientos.
Institucional- SIGI, lo que Participación parte del funcionario encargado Acciones Preventivas. los procedimientos.
elaboró un documento
dificulta su comprensión y internamente en la DDP.
aplicación. guia sobre el SIGI. El día
viernes 4 de Diciembre
de 2009 , los funcionarios
de la Dirección
presentaran evaluación
interna sobre el sistema.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se evidenció que no existe
registro de seguimiento a La acción de mejora
los indicadores del
propuesta no responde al
subproceso que permitan
medir los resultados
Registrar y consolidar por parte de hallazgo encontrado. El
Aplicación de funcionario responsables las acciones funcionario encargado se
obtenidos o proporcione Hacer el seguimiento a los Número de
normas, de seguimiento que se han venido Evidencias debidamente registradas Coordinadores de grupo
evidencia de los mismos, 1 X riesgos en todo el subproceso evidencias 11/18/2009 12/2/2009 comprometió a corregirlo VENCIDA
2
Democracia y realizando para los riesgos del seguimiento a los riesgos. en la DDP
conforme lo dispone el Democracia y Participación registradas. y a cumplir la acción de
Participación identificados en el periodo
Procedimiento para la
Definición y Control de
correspondiente. mejora que se necesite
indicadores y su respectivo para el día 10 de
formato código SI-AS-P-F- diciembre del 2009
01 del 18 de junio de 2009.
8
PROCESO - SUBPROCESO:ASUNTOS JURIDICOS EXPEDICION DE IGLESIAS
Semanas
del hallazgo
* A. Origen
Acción
Número
Nombre del Fecha de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro
Estado
Preventiva
Correctiva
meta
de la
Objetivo de la Acción de Unidad de Medida
Mejora
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Descripción del resultado de la Meta Responsable Iniciación finalización de los resultados de las acciones
Mejora de la Meta
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor
Solicitar a través de Memorando dirigido al
Grupo de Gestión Administrativa Dra.
Alejandra Paez , archivadores rodantes
Contar con un archivo
funcionales que sustituyan y aumenten los
actuales y permitan conservar los mas de
ordenado, accesible y seguro,
7000 expedientes que se manejan en el que garantice la conservación
Grupo. Se solicita la dotación de los de la totalidad de los
elementos necesarios como carpetas, documentos y el acceso
Se evidenció que el archivo
cajas, legajadores, AZs, para reestructurar ordenado a los mismos. El
correspondiente a las el archivo existente. Se solicita un espacio Archivo deberá estar en un
carpetas contentivas del Asuntos adecuado y amplio con las garantías solo lugar, para evitar la
subproceso se encuentran Religiosos y técnicas necesarias para que los Memorando enviado a la Dra. Katherine Rodríguez
pérdida de documentos, 5 meses (Depende
1 apiladas en diferentes sitios Entidades 1 X expedientes se conserven y sean de fácil Alejandra Paez, con copia a la Dra. 2 López Coordinadora del 11/18/2009
acceso. Este espacio debe quedar en el
facilitar el trabajo de los de terceros).
de la oficina sin ninguna Extranjeras sin María del Pilar Serrano Grupo
mismo lugar donde se encuentren los funcionarios y optrimizar el
seguridad y no ofrecen las Ánimo de Lucro.
funcionarios del Grupo, por ser de servicio prestardo, a la vez que
mejores condiciones para
permanente consulta por parte de cada uno se garantiza la seguridad de los
conservar un archivo.
de ellos. El Archivo reestructurado (espacio funcionarios (evitar accidentes)
amplio archivadores suficientes), evitará el y de la totalidad del Archivo del
apiñamiento actual de los expedientes y los Grupo, y asi cumplir con el
constantes accidentes laborales (cortadas,
proceso de Gestión
infecciones, heridas, hongos) que los
funcionarios presentan frecuentemente, por
Documental
el dificil manejo físico de las carpetas y
archivadores existentes.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Solicitar a través de Memorando
dirigido al dueño del Proceso de
Asuntos Administrativos, la
readecuación de los espacios físicos
Contar con un espacio físico
del Sexto Piso del Edificio donde se
amplio, que facilite la atención
ejecuta el Subproceso de Asuntos
al público sin perturbar el
Se puede evidenciar que los Religiosos y Entidades Extranjeras Sin Memorando dirigido al dueño del
estudio y la labor de los
aspectos físicos donde se Asuntos Ánimo de Lucro, con la finalidad de Proceso de asuntos Admnistrativos.
profesionales, que permita la
encuentra ejecutando el Religiosos y contar con un ambiente de trabajo Emprender con el Grup las Acciones Katherine Rodríguez
realización de este subproceso. 5 meses (Depende
2 subproceso, no facilita un Entidades X acorde con la naturaleza del servicio de Mejoramiento que estén al alcance 1 López Coordinadora del 11/18/2009
Este espacio debe estar de terceros).
ambiente de trabajo que Extranjeras sin que se presta, que implica una de nuestras capacidades, de acuerdo Grupo
habilitado para la necesaria
cumpla con los requistos del Ánimo de Lucro. permanente atención al público, el a la implementación del Sistema de
ampliación del Grupo y el
producto y/o servicios. manejo continuo de un archivo Gestión de Calidad de la Entidad.
mantenimento en un solo lugar
voluminoso, lo que amerita espacios
de la totalidad del Archivo, sin
amplios, que cumplan además con los
aumentar el hacinamiento.
stándares mínimos de calidad y
salubridad para el funcionario, toda vez
que a la fecha se presente
hacinamiento en el Grupo.
Solicitar a través de Memorando
dirigido al Grupo de Gestión Contar con un espacio físico
Administrativa Dra. Alejandra Paez, la amplio, que facilite la atención
readecuación de los espacios físicos al público sin perturbar el
del Sexto Piso del Edificio donde estudio de los expedientes, y
ejecutándose el Subproceso, con la que permita la realización de
Memorando dirigido al Grupo de
La Organización no Asuntos finalidad de contar con un ambiente de este subproceso. Este espacio
Gestión Administrativa Dra. Alejandra
proporcionba la Religiosos y trabajo acorde con la naturaleza del debe permitir a su vez la Katherine Rodríguez
Paez, la readecuación de los espacios 5 meses (Depende
3 Infraestructura necasaria Entidades 1 X servicio que se presta, que implica una ampliación del Grupo y el 2 López Coordinadora del 11/18/2009
físicos del Sexto Piso del Edificio de terceros).
para lograr la conformidad Extranjeras sin permanente atención al público, el manetenimento en un solo Grupo
donde ejecutándose el Subproceso,
del servicio Ánimo de Lucro. manejo continuo de un archivo lugar del archivo en
con copia a la Secretaria General
voluminoso, lo que amerita espacios condiciones de seguridad tanto
amplios, que cumplan además con los para los docuemntos como
stándares mínimos de calidad y para los funcionarios que los
salubridad para el funcionario, toda vez manipulan y de accesibilidad
que a la fecha se presente permanente.
asinamiento en el Grupo
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Solicitar a través de Memorando
dirigido a la dueña del Proceso de Contar con un Grupo
Talento Humano, la asignación de dos fortalecido que tenga
Asuntos abogados, una secretaria de funcionarios suficientes de los
Se evidencia falta de Religiosos y dedicación exclusiva y un auxiliar niveles Profesional, secretarial Memorando dirigido a la dueña del Tener en cuenta Katherine Rodríguez
5 meses (Depende
4 funcionarios que apoyen el Entidades 1 X administrativo que se encargue del y auxiliar administrativo que Proceso de Talento Humano, con sugerencia item 1 López Coordinadora del 11/18/2009
de terceros).
desarrollo del proceso Extranjeras sin Archivo. Previa adecuación del permita responder copia a la Secretaria General y2 Grupo
Ánimo de Lucro. espacio físico solicitado para la integralmente a la creciente
ampliación del Grupo.(con copia a la demanda externa del serviocio
Dra. Maria del Pilar Serrano Buendia, que se presta en el Grupo.
Secretaria General)
La Coordinadora hará una reunión de
su Grupo para socialzar y aplicar los
Asuntos formatos adoptados por el SIGI (Plan
Dar estricto cumplimiento al
Religiosos y de Mejoramiento, formato de actas, Katherine Rodríguez
No se evidencia el control numeral de la norma 7.5.3. Memorando dirigido a los funcionarios
5 Entidades 1 X Hojas de vida de los indicadores, 1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/18/2009
de los registro del sistema Identificación y Trazabilidad de del Grupo
Extranjeras sin formato reporte acción no conforme y Grupo
NTC.
Ánimo de Lucro. que seràn de obligatorio uso por parte
de los funcionarios que componen el
Grupo.
Un Archivo digital
Establecer un espacio físico donde se
Asuntos Contar con normas y textos de en un computador
No existe un mecanismo encuentren en medio magnético y/o
Religiosos y interes general organizados, con esa Katherine Rodríguez
documentado para asegurar impreso la compilación de normas que Designación de funcionarios y
6 Entidades 1 X disponibles y de fácil acceso información López Coordinadora del 11/18/2009 12/18/2009
la identificación y control de son aplicables al Subproceso de ubicación de espacio físico
Extranjeras sin para los funcionarios y compartida. 4 Grupo Margarita Reyes
los documentos externos. Asuntos Religiosos y Entidades
Ánimo de Lucro. usuarios que los necesiten. dpocumentos
Extranjeras Sin Ánimo de Lucro.
físicos en Azs
Elaboración de una encuesta para
medir la satisfacción del cliente, de
Asuntos Medir la satisfacción del cliente
No se observan manera agil y rápida. Los formatos
Religiosos y y establecer mejoras al
mecanismos que permitan Establecer mecanismos que midan y serán entregados a los funcionarios 18/11/2009 - 30- 31/12/2009 30-01-
7 Entidades 1 X subproceso de Asuntos 1 Dora Stella Martínez
medir la satisfacción del se evalue la satisfacción del cliente. del Grupo, para que se hagan 11-09 10
Extranjeras sin Religiosos y Entidades sin
cliente diligenciar por cada usuario. - Analizar
Ánimo de Lucro. änimo de Lucro
y presentar informe que evalue las
encuentas realizadas
No s econocen ni se aplican
los procedmientos del Asuntos Conocer e implementar los los
Capacitar a los funcionarios del Katherine Rodríguez
Sistema (Producto no Religiosos y procedmientos del Siestema (Producto
Grupo en el manejo, López Coordinadora del
8 conforme, acciones Entidades 1 X no conforme, acciones correctivas, Capacitación 2 11/18/2009 1/30/2010
diligenciamiento y trabajo con Grupo Funcionarios del
correctivas, accione Extranjeras sin accione spreventivas, control de
estos aplicativos enunciados. Grupo
spreventivas, control de Ánimo de Lucro. documentos)
documentos)
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
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Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Se evidencia que no existen
acciones planificadas que Asuntos
Elaborar e implementar una matriz de Katherine Rodríguez
indiquen la mejora contínua Religiosos y
gestión dirigida al Subproceso de Establecer acciones que Elaborar e implementar matriz López Coordinadora del
9 del proceso. No existe el Entidades 1 X 1 12/24/2009 30/02/2010
Asuntos Religiosos y Entidades faciliten la mejora continua estratégica (aprobada por Planeación) Grupo Funcionarios del
Plan de Acción Extranjeras sin
Extranjeras Sin Animo de Lucro- Grupo
documentado en la Ánimo de Lucro.
caracterización.
Contar con indicadores
Asuntos
No existe una hoja de vida Revisión de cada indicador y evaluables, medibles y que Katherine Rodríguez
Religiosos y
del indicador que soporte su eleboración de una hoja de vida permitan un seguimiento Elaboración Hoja de vida Indicadores López Coordinadora del
10 Entidades 1 X 11/18/2009 12/19/2009
comportamiento y el individual para cada indicador según permanente a través de la hoja participativa del Plan de Acción. Grupo. Funcionarios del
Extranjeras sin
seguimiento establecido. los modelos SIGI de vida diseñada para cada Grupo
Ánimo de Lucro.
uno de ellos.
4
Se puede evidenciar que en
Asuntos Establecer controles dentro de la
la caracterización No. AJ-C-
Religiosos y Revisar la caracterización No. AJ-C- Caracterización coherente en caracterizacion del proceso de Katherine Rodríguez
RE los controles de los
11 Entidades 1 X Re y ajustar los controles de los materia de controles y causas asuntos juridicos y el subproceso 2 López Coordinadora del 11/18/2009 12/24/2009
riesgos no son coherentes
Extranjeras sin riesgos a las causas definidas. definidas. Asuntos Religiosos y Entidades Grupo.
con las causas
Ánimo de Lucro. extranjeras sin animo de lucro
establecidas.
2 Formatos de
Asuntos Identificar y establecer los items Identificar los requisitos del
requisitos (Asuntos Katherine Rodríguez
Se pudo evidenciar que no Religiosos y identificados (Anexo 1) requeridos en cliente y establecer un control
Diseño e implementación de formato Religiosos y López Coordinadora del
12 se encuentra evidenciados Entidades 1 X subproceso de asuntos religiosos y de los mismos (Se anexa 11/18/2009 12/24/2009
de requisitos del cliente Entidades Grupo. Reina Cardozo
los requisitos del cliente Extranjeras sin entidades extranjeras sin ánimo de borrador de formato de
Extranjeras sin Dora Stella
Ánimo de Lucro. lucro requisitos del cliente)
Ánimo de Lucro)
Asuntos Identificar la interacción del Sistema
1. Capacitacion; 2. Ajuste de la
No es clara la interacción Religiosos y de Gestión de Calidad con el Katherine Rodríguez
Cumplir con lo establecido en Caracterización del subproceso de 1. Capacitación. 2. 18/11/2009 - 24/12/2009 -
13 del Proceso con los demás Entidades 1 X subproceso de Asuntos Religiosos y López Coordinadora del
la NTCGP1000 Asuntos Religiosos y Entidades Ajuste 100% 18/11/2009 24/12/2009
porcesos del Sistema Extranjeras sin Entidades Extranjeras sin Ánimo de Grupo.
Extranjeras sin Ánimo de Lucro
Ánimo de Lucro. Lucro.
Aplicar y sensibilizar dentro de
Se evidenció que no es Socializar y Sensibilizar con los
las actividades definidas en el
entendida la Política de funcionarios que participan en el
Asuntos subproceso de Asuntos
calidad, la Misión, la Visión, subproceso de Asuntos Religiosos y
Religiosos y Religiosos y Entidades Katherine Rodríguez
ni los Objetivos de calidad Entidades Extranjeras sin Ánimo de
14 Entidades 1 X Extranjeras sin Ánimo de Reunión - Lista de Asistentes 1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/24/2009
del Ministerio del Interior y Lucro,la Política de calidad, la Misión,
Extranjeras sin Lucro, la Política de calidad, la Grupo
de Justicia evidenciandose la Visión, los Objetivos de calidad del
Ánimo de Lucro. Misión, la Visión, los Objetivos
una NO conformidad de la Ministerio del Interior y de Justicia
de calidad del Ministerio del
norma. (Capacitación al SIGI)
Interior y de Justicia.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
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SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Socializar y Sensibilizar con los
Aplicar y sensibilizar dentro de
funcionarios que participan en el
Asuntos las actividades definidas en el
subproceso de Asuntos Religiosos y
Se evidenció Religiosos y subproceso de Asuntos Katherine Rodríguez
Entidades Extranjeras sin Ánimo de
15 desconocimiento del Mapa Entidades 1 X Religiosos y Entidades Reunión - Lista de Asistentes 1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/31/2009 111111
Lucro,la Política de calidad, la Misión,
de Procesos del Sistema Extranjeras sin Extranjeras sin Ánimo de Grupo
la Visión, los Objetivos de calidad del
Ánimo de Lucro. Lucro, el Mapa de Procesos
Ministerio del Interior y de Justicia
del Sistema
(Capacitación al SIGI)
Asuntos
Cumplir con un procedimiento Remitir al Comité de Archivo la Tabla
Se evidenció que no se Religiosos y Gestionar trámite de aprobación del Katherine Rodríguez
obligatorio la norma de Retención Documental para su
16 encuentra Tabla de Entidades 1 X Comité de Archivo sobre la aplicación 1 López Coordinadora del 11/18/2009 12/24/2009
NTCGP1000, num 4.2.4. aprobación a través de un
Retensión Documental. Extranjeras sin de la Tabla de Retención Documental Grupo
(Control de Registros) memorando
Ánimo de Lucro.
PROCESO - SUBPROCESO:ASUNTOS JURIDICOS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Semanas
del hallazgo
* A. Origen
Acción
Número
Nombre del Fecha de Fecha de Acciones Ejecutadas- Registro
Estado
Preventiva
Correctiva
meta
de la
Objetivo de la Acción de Unidad de Medida
Mejora
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Descripción del resultado de la Meta Responsable Iniciación finalización de los resultados de las acciones
Mejora de la Meta
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA .Observaciones del auditor
Se envidencia que no Coordinar con el SIGI la eliminación de
Eliminar las imprecisiones
existen acciones la mención al "Plan de Acción" en el Life Armando Delgado Sujeta a una
contenidas en la
planificadas que indiquen la Actuaciones Subproceso de Actuaciones Desanotación en la caracterización de Caracterización Mendoza. Coordinador reunión y
1 Auditoría X caracterización para ajustarla a 11/30/2009
mejora continua del Administrativas Administrativas, por ser una actividad la alusión al Plan de Acción. actualizada. Grupo Actuaciones concertación entre
la naturaleza de subproceso de
proceso. No hay Plan de de apoyo, y en su lugar, se Administrativas SIGI y GAA.
actuaciones administrativas.
Acción. mantendrán sólo los indicadores.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
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SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
Implementar una Guía o Instructivo de
El instructivo de Pautas indicará la
No existe una hoja de vida Pautas, así como el diligenciamiento Life Armando Delgado 10/12/09/11/09
periodicidad de evaluación del Formato Hoja de
del indicador que soporte su Actuaciones de la Hoja de Vida del Indicador; Soportar el Comportamiento y Mendoza. Coordiandor Primer
2 Auditoría X indicador así como los instrumentos Vida del Indicador
comportamiento y el Administrativas aplicando el procedimiento para la seguimiento de los indicadores. Grupo Actuacines 01/12/2009 diligenciamiento y
que se tendrán en cuenta para ello y diligenciado
seguimiento establecido. definición y control de Indicadores Administrativas alimentarlo
para el seguimiento.
SIASP01.
Implementar una Guía de Acción o
En los riesgos identificados
Instrumento que contenga las pautas Life Armando Delgado
no se observa una Teniendo en cuenta el instructivo y el
Actuaciones para identificar y hacer seguimiento a Identificar posibles riesgos y Formato Mendoza. Coordinador
3 metodología de identificaión Auditoría X procedimeinto diligenciar el Formato 11/30/2009
Administrativas los riesgos; aplicando el procedimiento hacer el seguimiento. diligenciado Grupo Actuacines 01/12/2009
y seguimiento. No de Identificación de Riesgos.
SIASP 05. (Administración del Administrativas.
conformidad 4.1.g
Riesgo).}
Aplicación del formato que diseñe el
Se evidenció que se cuenta
Ára de Quejas y Reclamos. También Life Armando Delgado Depende del
con instrumentos para Tener herramientas de Grado de
Actuaciones tendremos en cuenta el resultado de la Analizar los resultados de la Mendoza. Coordiandor diseño y adopción Depende de un
4 medir la satisfacción del Auditoría X medición para evaluar la satisfacción
Administrativas evaluación que la Secretaría General herramienta de medición Grupo Actuaciones del Manual por tercero
cliente. Se deben mejorar. satisfación del cliente. evaluada.
realice sobre "Calificación del Administrativas. otro proceso
Observación.
Servicio".
Lograr que los funcionarios del
No existe un mecanismo
Grupo y demás servidores o
documentado para asegurar Implementar una Guía de Acción o un Al finalizar la meta se espera que los Archivos digitales y Life Armando Delgado
personas interesadas
la identificación y control de Actuaciones Instrumento que contenga las pautas usuarios puedan ubicar las normas y documentos Mendoza. Coordinador
5 Auditoría X conozcan dónde están las 12/1/2009 12/18/2009
los documentos externos. Administrativas a seguir para identificar y controlar los documentos físicos y en medio físicos Grupo Actuaciones
normas y demás documentos
Aunque existe un sistema documentos externos. magnético identificados Administrativas.
que rigen nuestras
de radicación interna.
actuaciones.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del
Acciones Ejecutadas- Registro
Semanas
Número
Nombre del Fecha de Fecha de
hayazgo
meta
Objetivo de la Acción de Descripción del resultado de la Unidad de Medida de los resultados de las
Descripción del Hallazgo Proceso o Acción de Mejoramiento Responsable Iniciación finalización
Mejora
Mejora Meta de la Meta acciones .Observaciones del
Preventiva
Correctiva
Subproceso DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA
auditor
No se conocen ni se aplican El Coordinador hará una reunión de su Life Armando Delgado
Producto de la reunión de Personal del
los procedimientos del Grupo para socializar y aprender el Mendoza. Coordinador
Capacitar a los funcionarios del capacitación y del diligenciamiento de subproceso
Sistema (Producto no manejo de estos instrumentos, para Grupo de Actuaciones
Actuaciones Subproceso en el manejo, Formatos, los integrantes del capacitado en el
6 conforme, acciones Auditoría X utilizarlos cuando a ello haya lugar, y Administrativas y demás 11/25/2009 12/31/2009
Administrativas diligenciamiento y trabajo con subproceso debemos estar en manejo de los
correctivas, accione de ser necesario, se solicitará la funcionarios que
los instrumentos enunciados. condiciones de aplicarlo cuando sea procedimientos del
spreventivas, control de asistencia de un Asesor del Grupo contribuyen con el
necesario. Sistema.
documentos) SIGI, para la orientación. Proceso.
Contar con la Tabla de Una vez dieseñada la Tabla de
Tabla de Retención Life Armando Delgado
Se evidenció que no se Diseño, aprobación y posterior Retensión Documental y Retención con la colaboración del Sigi
Actuaciones Documental Mendoza. Coordiandor Depende de un
7 encuentra Tabla de Audotoría X aplicación de la Tabla de Retención aplicarla para establecer y del Grupo de Archivo, se someterá 11/27/2009
Administrativas adoptada y Grupo actuaciones tercero
Retención Documental. Documental. ubicación y permanencia de los a aprobación del Comité de archivo y
aplicada Administrativas
documentos del subproceso. luego se aplicará.
Producto de las gestiones realizadas,
Personal suficente
en la Semana del 23 al 27 de
Contar con personal suficiente para adelantar Life Armando Delgado
Se evidencia falta de noviembre está prevista la asignación
Actuciones para atender oportuna y Reforzar el Grupo con una Secretaria labores del Mendoza. Coordinar Depende de
8 funcionarios que apoyen el X de una contratista para apoyar las 11/27/2009
Administrativas eficazmente los asuntos y con personal judicante Subproceso Grupo Actuaciones terceros
desarrollo del proceso funciones del subproceso y así
confiados al subproceso. Actuaciones Administrativas.
mismo, continuamos en el trámite de
Administrativas.
vincular judicantes.
Se pudo evidenciar que no Este hallazgo se analizó con los Funcionarios del
Asuntos Estudiar los conceptos
es entendida la Política de integrantes del Grupo, y se recordó Subproceso Life Armando Delgado
Religiosos y relacionados con las normas Tener claros los conceptos
Calidad, la Misión, la Visión, que fue resuelto correctamente ( Se capacitados en Mendoza. Coordinador
9 Entidades X de calidad con los funcionarios relacionados con las normas de 12/7/2009 12/31/2009
ni los Objetivos de calidad sugiere revisar evidencias). No Política, misión Grupo Actuaciones
Extranjeras sin responsables del Subproceso, calidad para su mejor aplicación.
del Ministerio del Interiro y obstante, se continuará estudiando y visión y opbjetivos Administrativas.
Ánimo de Lucro. socializarlas y discutirlos.
de Justicia. asimilando los conceptos. de calidad.
PROCESO - SUBPROCESO:APLICACIÓN DE NORMAS EXTRADICIONES
Se evidenció que el archivo
del área que contiene
documentación relacionada
con el subproceso de
extradiciones, se encuentra
en el sótano del edificio, sin
que se tenga en cuenta las
medidas preventivas de Oficiar al Proceso de Gestión Cumplir con el Proceso de
guarda de la Documental a fin de que al área de Gestión Documental
Aplicación y
documentación. Sitio que no extradiciones le asignen un sitio (Conservar el archivo del Se entregó copia del
Ejecución de
presta la seguridad debida adecuado para conservar el archivo subproceso de extradiciones Memorando No. 23054 del 24 de Noviembre 23 de Noviembre 30 de
1 Normas. 1 X 1 Carolina Bayona Parga MEM09-23054 del
1
CUMPLIDA
ya que la puerta de acceso del subproceso de extradiciones, que en un lugar que cuente con las noviembre de 2009. 2009 2009
Subproceso: 24/11/09
se encuentra en mal estado, cumpla con las medidas preventivas medidas preventivas de guarda
Extradiciones.
no puede ser cerrada, y de guarda y de custodia de la y custodia de la
este sitio también alberga documentación documentación).
archivo correspondiente al
Despacho del Ministro que
se encuentra esparcido por
el piso y planos
correspondientes a la
Dirección de
Infraestructura.
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* 1. Audi.Inte. 2. Audi Exter. 3 Cont Interno, 4. Contra General. 6 Autoeva. 7 Revisión Dirección 8.Q. y Reclamos 9.Supervisión/seguimiento.10. Riesgos. Estado:
Verde=Cumplida; Amarillo=En proceso; Rojo=Aininiciar o Vencida
Código: SI-AS-P-04-F-02
PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL O POR PROCESOS Versión: 01
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia Fecha: 26/11/2008
SEGUIMIENTO
Acción
Estado de la
* A. Origen del