SOPORTE TIC
Jose Pascual Gumbau Mezquita
Coordinador del Grupo de trabajo de Administración Electrónica de la CRUE-TIC
Universitat Jaume I de Castelló EFQM 500+
Cordoba, UCO, 12-03-2009
Soporte TIC
Lo que aqui vamos a exponer es resumen extraído del
documento Marco de referencia de administración
electrónica. Recomendaciones para el sistema
universitario español V.0.4, preparado por el grupo de
administración electrónica de la Sectorial TIC de la CRUE
con la intención de contribuir a la construcción de marco
de referencia común para las universidades españolas.
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MarcoSoporte TIC
de recomendaciones
• Para ello teniamos claro que deberia incluir tanto aspectos
legislativos, como tecnologicos y además no deberiamos
olvidar los aspectos organizativos.
• En cuanto al formato, pensamos en estructurar el documento
en tres grandes lineas en cada tematica: cuestión planteada,
recomendaciones, mejores practicas.
• Lo primero sera identificar los retos y requerimientos
comunes para determinar el mapa de soluciones
tecnologicos más adecuados, y al conjunto lo llamaremos
plataforma integrada de soluciones corporativas y basada
en servicios, complementada con las Utilidades de Usuario
que sean necesarias.
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Marco de recomendaciones
• Marco Legislativo. Incluye un estudio jurídico del impacto de la ley
11/2007, una propuesta de Normativa Telemática tipo, resoluciones
a procedimientos concretos, etc.
• Marco Organizativo. Incluye lo referente a normalización e
intercambio, procesos y procedimientos, y modelos de referencia
TIC.
• Marco Tecnológico. Incluye todo lo referente a seguridad,
arquitecturas, plataforma de servicios y utilidades y conservación.
Proponemos un Modelo de actuación basado en recomendaciones.
Hemos identificado diferentes plataformas y algunas de software libre.
Incluyendo un glosario y un FAQ.
Todo ello en el formato de: cuestión planteada, recomendaciones, y
buenas practicas
Marco
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Retos y diseño de requerimientos
• Retos actuales para los soportes TIC
– Implicaciones de la aplicación de la ley 11/2007
– Implicaciones de la implantación del EEES
• Requerimientos de diseño comunes
– Movilidad y no presencialidad
• Identificación digital
– Intercambio de datos
• Esquema de Interoperabilidad basada en estandares
• Conservación y preservación
– Infraestructura de servicio 24x7
• Activos de información, SLA, Externalización, CAU
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Soporte TIC
Retos y diseño de requerimientos
... necesitamos asegurar el servicio en un entorno seguro de gestión, intercambio y
conservación de la información.
Por tanto, el modelo estará sujeto a garantizar el servicio y asegurar la información:
1. Asegurar la garantía jurídica
2. Asegurar la integración e intercambio de servicios y datos
3. Asegurar la disponibilidad de servicio
4. Asegurar la conservación
5. Asegurar el soporte tecnológico
Todo ello dentro del marco legislativo actual intentando que las diferentes capas que
darán soporte a la plataforma aseguren los requerimientos de seguridad clásicos:
Autentificación, Autorización, Integridad, Firma, Confidencialidad, No repudio,
Privacidad y protección de datos y de derechos de autor.
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Enfoque
• Por la complejidad del tema podemos “meter la pata” en
muchas de las decisiones que tomemos y la vuelta atrás en
estos temas no parece tan fácil como en otros ya que
implica a “actos administrativos formales”.
• Haciendo una primera aproximación al problema: Si
analizamos y diseñamos los casos de uso del sistema y los
intentamos visualizar, podríamos llegar a las siguientes
cuestiones:
– Tenemos una ley 11/2007 que pretende de manera resumida
“eliminar el papel a través del trasiego de documentos digitales”
y para ello debemos asegurar, garantizar, dar confianza, facilitar
la recuperación, facilitar el acceso, etc… y tenemos que entre
otras principalmente usaremos como tecnología “el certificado
digital”.
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Enfoque
• ¿Cómo se usa el certificado digital?
– Para identificar.
• ¿Cuál necesito?¿quien lo valida?¿Y los representantes?¿De
atributos?¿personales o por puesto?
• ¿Es suficiente con el certificado del eDNI?
– Para firmar.
• ¿Formato y utilidades?
• ¿Cómo guardo un objeto firmado?
• ¿Cómo lo recupero?
• ¿se puede imprimir?
• ¿Cómo se custodia?
• ¿Cómo se accede?
• ¿se pueden hacer copias?
• ¿y si firma una maquina?
• Etc………
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Enfoque
• ¿Y el Usuario?
– ¿esta preparado para usarlo?
– ¿Cómo lo guarda?
– ¿Cómo lo custodia?
– ¿Qué hace con la documentación firmada?
– Etc…
• ¿Qué soluciones informáticas necesitamos tanto
para el usuario como para las universidades?
– Soluciones de gestión y uso de certificados tanto de
usuario final como corporativas.
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Enfoque
• ¿Cómo se hace el trasiego?
– Intercambio
• ¿formatos y utilidades?
• ¿Qué normas y que entidades?
• ¿validación ante el no repudio?
• Etc….
– Registro
• ¿registro obligatorio?
• ¿actores y permisos?¿perfiles?
• ¿numeraciones y tiempos?
• Etc…
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Enfoque
• ¿Solo se aplica a los procedimientos?
– ¿Qué pasa con las aplicaciones de gestión del
backoffice?
• identico problema, ¿necesito modificarlas para firmar,
depositar, guardar, custodiar, preservar, enviar, intercambiar,
imprimir, consultar, visualizar, etc…?
– ¿Qué pasa con el material ofimático?
• identico problema, ¿necesito firmar, depositar, guardar,
custodiar, preservar, enviar, intercambiar, imprimir, consultar,
visualizar, etc…?
– ¿Cómo impacta en el modelo organizativo actual?
• Rediseño (en ciertos ambitos le llaman modernización
administrativa), ¿a que nivel?
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RESUMIENDO
• La ley define, entre otros, el Expediente, el Tramite, el Documento
Electrónico y el Procedimiento.
– Podemos visualizar el expediente como un “container” de documentos que
comienzan en algún momento, se tramitan a través de una cadena de actos
administrativos y acaban en algún punto. Pero lo que circula es el
“documento digital”, todo lo demás es configuración.
– En este contexto, ¿Cómo se produce la comunicación, la información, el
intercambio o la notificación administrativa?
– ¿Necesitaremos validar ante terceras partes la no modificación de los
documentos o sea garantizar el no repudio?
– Estamos obligados a cumplir la ley, ¿pero quien nos dice como y en que
formatos?
• De momento, parece claro que “tecnologias” necesitamos para comenzar:
una solución de WorkFlow para la tramitación, una solución de
Registro telemático, una solución para la Preservación, Notificación,
integradas con la infraestructura de firma y soporte a los certificados
digitales y todo ello en un marco de garantía/seguridad.
• Y aprender a usarlas !!!
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RESUMIENDO
• Por ello, a nivel tecnológico hablaremos
– plataforma integrada de soluciones corporativas basada en servicios.
– utilidades de Usuario necesarias.
• Todo ello para cumplir con el objetivo de asegurar y dar confianza,
cumpliendo:
– Los criterios de Normalización, Seguridad y de Conservación que se
establezcan
– Las disposiciones legales que se necesiten: ley 11/2007, contratación
LOPD, Firma, LSSi, etc
– Los requerimientos comunes antes mencionados:
¿pero que modelos tenemos? y ¿en que nivel de implementación estamos?
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CONTEXTO
• Para contestar a esta pregunta decidimos hacer una
pequeña encuesta que nos permitiese radiografiar el estado
actual de una manera rápida, sin entrar en detalles
particulares.
– Los resultados de la encuesta nos permitirán completar el apartado
de buenas practicas que pensamos que puede llegar a ser una buena
herramienta que nos permita identificar modelos comunes e
intercambiar experiencias.
– Y además nos servirá como trabajo previo a futuros cambios que se
quieran plantear en el catalogo de indicadores y objetivos del
UNIVERSITIC.
• ¿podemos valorar el impacto que todo esto conlleva?
Veamos ejemplos
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EJEMPLO DE IMPACTOS
1. Incorporación del uso de certificados por ejemplo al
– Registro telemático. Impacta con los actuales
registros de E/S.
– Emisión automática de Facturas y recepción.
Impacta en los sistemas de gestión economica.
– Emisión automática de Certificados ¿y recepción?
– Firma de Actas Académicas. Impacta en la gestión
academica.
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EJEMPLOS DE IMPACTO
Actualización de infraestructuras
• Incorporación del uso de certificados a la tramitación de
procedimientos y al sistema de gestión
• Autenticación en acceso a aplicativos y a la red.
• Migración de ordenadores personales
• Adaptación de aplicaciones: acceso a la intranet, cambios
de contraseñas, ofimática.
• Acceso a servicios.
• Incorporación de nuevos soportes de certificados, tarjeta
criptográfica, dispositivos USB, eDNI.
• Gestión federada de identidades
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EJEMPLOS DE IMPACTO
• Todo ello en 24x7 y con soporte al usuario.
• Todas las soluciones integradas con el back office
y con dato unico.
• Otro requerimiento general deseable es que desde
un punto de vista de usuario: sea externo o
empleado, seria deseable que se alinease los
procesos actuales en papel con procesos que
gestione la plataforma, de tal forma que no existan
dos formas de gestionar sino una única medida en
el grado de automatización del procedimiento.
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Diseño de la plataforma de soporte
• Lo primero que necesitamos será identificar los casos de uso
desde el punto de vista del usuario interno o externo:
Un espacio de trabajo o carpeta con la información propia, personal y
profesional, y la relación de servicios y procedimientos a los que puede
acceder: internos y externos, en el futuro esta carpeta alimentará los
portafolios personales.
Un espacio de trabajo, al que llamaremos portafirmas, que contenga
tanto la relación de documentos pendientes de firmar como los
firmados.
Una utilidad para almacenar y custodiar los certificados digitales
personales
Una utilidad a modo de asistente que le permita utilizar los certificados
digitales para firmar.
Un espacio o buzón, en que poder solicitar información, recibir
notificaciones, atención personalizada y consulta de sus solicitudes.
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Diseño de la plataforma de soporte
• Desde el punto de vista funcional de la universidad podemos identificar
las siguientes necesidades:
Un servicio de atención e información a usuarios y empleados.
Un servicio u oficina de gestión de certificados digitales, propia o con convenio con
alguna autoridad de certificación.
Una normativa telemática que regule el marco de aplicación.
Una sede electrónica identificada
Un tablón de edictos electrónicos.
Un registro telemático alineado con el registro general de entrada y salida de la
universidad.
Registro de representantes que permita hacer delegación de firma a personas, entidades o
sistemas.
Servicios de infraestructura de soporte para la firma digital basada en certificados
digitales. Firma personal o firma automática por parte del servidor.
Servicios telemáticos para la recuperación de documentos firmados digitalmente basados
en huella o codificación.
Servicios automáticos de validación y autorización. Permite establecer las relaciones de
confianza de la organización. Asegura la autentificación y la autorización de las partes,
incluida la gestión de identidades, la gestión de roles y la de permisos, posibilitando su
gestión descentralizada y aprovechando los servicios ofrecidos por terceros: redes
federadas de identificación, eDni, etc.
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Diseño de la plataforma de soporte
Servicios automáticos de gestión de la Tramitación. Permite definir trámites
telemáticos y dar soporte a la gestión de expedientes. Permitirán la
orquestaciónde los elementos/flujos (workflow) en la definición de los
trámites de procedimientos.
Servicios automáticos de soporte para el pago electrónico.
Servicios automáticos de Notificación telemática, adecuado para cumplir
con su posible regulación.
Servicios automáticos de comunicación y envío: correo, SMS, etc., para la
comunicación síncrona con los usuarios y con organismos oficiales o
terceras partes. Permitiendo acciones guiadas.
Servicios de atención telefónica integrados con los Centros de atención de
usuarios.
Servicios automáticos de conservación de objetos digitales. Permite la
gestión del ciclo de vida de un documento electrónico desde su creación,
garantizando la preservación del documento, aplicando técnicas de
certificación digital, a lo largo del tiempo. Además deberá asegurar el
control del miso: accesos, copias, publicación, etc. Se integrarán con el
gestor de contenidos del portal de la universidad
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Diseño de la plataforma de soporte
Servicios telemáticos con funcionalidades propias, de la autoridad de
certificación o de federación con redes de servicios oficiales. Como sellado
de tiempo, certificación de fecha de publicación de forma fehaciente a
través de un Punto Centralizado de Certificación de Publicaciones, copia de
DNI, cambio de domicilio, etc
Servicios telemáticos de eParticipación: voto electrónico y encuesta.
Permitiendo asegurar la privacidad y el anonimato.
Servicios telemáticos derivados de la aplicación de certificados a procesos
de gestión universitaria tradicionales: actas académicas, certificados
académicos y profesionales, convocatorias y resoluciones, factura
electrónica, licitación, intercambios y presentaciones oficiales, envíos,
estadísticas, etc.
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MODELO
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DISEÑO DEL INTERCAMBIO DE DATOS
• Para poder describir el funcionamiento global de la misma,
deberemos establecer lo siguiente:
1. Cómo la administración que posee una serie de documentos de un
usuario obtendrá el consentimiento de este para enviarlos a otra
administración concreta.
2. Qué protocolos y métodos de acceso deberá utilizar una administración
que desee consultar una serie de documentos de otra administración
sobre la que está autorizada a acceder.
3. Qué mensajes tendrán que intercambiar las administraciones que ínter
operen y, qué estructura y formato tendrán estos.
4. Cómo se garantizará la seguridad en el acceso a la documentación para
que sólo pueda ser realizado por las administraciones que estén
autorizadas, respetando siempre el consentimiento otorgado por el
usuario a la hora de acceder a unos documentos u otros.
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DISEÑO DE DISPONIBILIDAD DE SERVICIO
• La norma ISO 27001 definía la seguridad de la información como la preservación de...
– ... su confidencialidad. Únicamente quienes estén autorizados pueden acceder o tratar la
información.
– ... su integridad. La información y sus métodos de tratamiento deben ser exactos,
precisos y completos, y deben garantizar que la información no se altere o degrade
accidentalmente o por cualquier otra causa.
– …su disponibilidad. Los usuarios autorizados deben poder tener acceso a la información
y a sus activos asociados cuando lo requieran y así esté establecido en los documentos
que establezcan el nivel del servicio a prestar.
– …su autenticidad. Es la cualidad que presenta la información tratada, incluida aquella
que permite la identificación de los usuarios de los sistemas, de tener plenamente
asegurado su origen.
– … su trazabilidad. Es la característica de poder determinar, en el tratamiento de la
información, quién hizo qué, cómo y en qué instante.
Necesitamos implantar un Sistema de gestión de los sistemas de información (SGSI), basados
en la ISO 27001, para conseguir asegurar la garantía de servicio.
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DISEÑO DE LA CONSERVACIÓN
• Desde un punto de vista de archivo el nuevo reto se puede
plantear a través de la formulación y contestación de las
siguientes cuestiones:
1.¿Qué información se ha de conservar y proteger?
2.¿De qué tipo es?
3.¿Cuál es su valor?
4.¿Cuáles son los plazos de conservación?
5.¿En qué soportes y formatos está?
6.¿Qué problemas de durabilidad, longevidad y degradación se
plantean?
7.¿Quién tiene acceso, a qué, para qué, cuándo y cómo?
8.¿Qué amenazas afectan a la información?
9.¿Cuáles son las consecuencias si se materializan?
10.¿Qué medidas organizativas y técnicas se deben adoptar?
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DISEÑO DE LA CONSERVACIÓN
• Usando el certificado digital y su aplicación al documento
electronico, podemos distinguir cinco grandes cuestiones a
solucionar:
1. La preservación y obsolescencia de objetos digitales en archivos
abiertos e interoperables.
2. Los estándares de representación de los objetos digitales,
metadatos y contenidos
3. El intercambio de documentos.
4. Creación, firma y almacenamiento confiables
5. Generación de visualizaciones confiables del documento firmado
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DISEÑO DEL SOPORTE TIC
• De igual manera, deberemos ser capaces de pasar de un catálogo de
procedimientos a un catálogo de servicios donde los procedimientos se
construyen como asistentes de tramitación, y donde seria deseable que
estos se diseñaran como una telaraña orquestada de etapas de tramitación
no redundante entre si (BPM vs BPEL).
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DISEÑO DEL SOPORTE TIC
• Distinguimos dos niveles de actuación:
– El diseño de asistentes de tramitación en un entorno orientado
a servicios.
– El diseño de servicios de intercambio de información entre
organizaciones.
• Para este modelo es necesario disponer de un repositorio dónde
resida el diseño de los procedimientos de gestión, la lógica de
negocio de estos (reglas de negocio) y que se garantice la
integridad referencial del modelo de datos, asegurando por tanto
el “dato único” y se garantice la fiabilidad en la interoperabilidad
entre proveedores y clientes de servicios.
• Todo ello integrado u orquestado con los sistemas tradicionales de
gestión y decisión.
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DISEÑO DEL SOPORTE TIC
Al final nuestro modelo de sistema de gestión consistirá en:
Un Sistema de Gestión Integral para el entorno operativo de gestión (ERP): con las
aplicaciones de apoyo a la gestión administrativa y de servicios universitaria.
Complementado de un catálogo de procedimientos en línea o servicios.
Con asistentes para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM).
Con asistentes ergonómicos y accesibles para los clientes internos (A2C) y agentes que
"asisten" a estos clientes internos en la autogestión.
Con asistentes ergonómicos para clientes externos (A2B) y agentes que "asisten" a los
clientes externos en el autogestión.
Con servicios telemáticos de integración de sistemas. En torno a un desarrollo de
dispositivos y aplicaciones de integración de módulos de terceros con el ERP universitario.
Un entorno de acceso a la información y apoyo a la decisión (DSS).
Acceso de forma deslocalizada y personalizada del usuario no administrativo y
administrativo a la información de gestión (self-service).
Reducción de la fragmentación y la inconsistencia de la información mediante reporting.
Soporte automatizado a la decisión en un entorno de bussines intelligence.
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DISEÑO DEL SOPORTE TIC
• Organizando los Servicios telemáticos que necesitamos en el diseño de
nuestra plataforma tenemos:
– Sistema avanzado de tramitación. Sistema de workflow basado en los
estándares XPDL del WfMC y BPEL de OASIS.
– ¿Cómo va lo mio?. Posibilidad de conocer el estado de la tramitación en cada
momento.
– Firma digital avanzada basada en certificados digitales. Generación de
documentos firmados en formato XAdES-X-L que incluyen sellado de tiempos.
– Autenticación basada en certificados digitales. Tanto para la firma digital,
como para la autenticación en el sistema (incluyendo el DNI-e).
– Archivo digital y preservación de documentos.
– Notificaciones telemáticas. Desde simples mensajes de aviso por correo
electrónico, SMS o mensajería instantánea, hasta notificaciones telemáticas
seguras.
– Factura electrónica. Con soporte para Facturae y UBL.
– Integración con otras administraciones. Interoperabilidad con los servicios del
MAP @Firma (red SARA) y otros: copia de DNI, cambio de domicilio, etc
– Integración con el ERP
– Garantía jurídica. Todos los servicios y tecnologías integradas deben de estar
avaladas por un equipo jurídico.
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DISEÑO DEL SOPORTE TIC
• Utilidad de Firma digital multiformato. Firma en bruto, CMS/PKCS#7,
OpenDocument, PDF, XML Signature o XadES-X-L. Nos servirá para implantar
la firma en el ERP y en la Ofimatica.
• Generación del documento y verificación. Servicio que debe permitir tanto
la verificación de un documento electrónico, en función de su referencia
única digital, como la generación de la representación del mismo. Hará falta
que se contemple apoyo de versiones de la documentación.
• Interoperabilidad con los servicios de la autoridad de certificación: sellado
de tiempo, certificación de fecha de publicación de forma fehaciente a través
de un Punto Centralizado de Certificación de Publicaciones.
• Pago electronico. Pasarela que permita la interoperabilidad con distintos
proveedores bancarios.
• Archivo digital de documentos firmados, para preservación durante largos
periodos de tiempo
• Custodia de certificados y claves.
• Digitalización certificada de documentos.
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DISEÑO DEL SOPORTE TIC
Complementados por:
Gestión de identidad: Necesitamos gestionar el aprovisionamiento,
sincronización, federación, identidad y control de acceso.
Capa de seguridad para la toma de opinión en procedimientos que incluyan
el voto y la encuesta (eparticipación), y que asegure la privacidad del voto, y
la identidad del votante.
Otros
Sistema de Contratación que automatice la gestión de expedientes de
contratación integrada en el sistema de tramitación. La Publicación de
concursos y la licitación se integrará en la sede electrónica.
Monitor de tramitación y seguimiento integrado en el DSS.
Todas ellas integradas en una solución de atención a usuarios, como soporte
para la implantación de soporte 24x7.
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ARQUITECTURA
De esta forma podemos concluir que hemos reducido cualquier necesidad especial como la
facturación electrónica, la contratación, etc. a la implantación de una solución integrada
que posibilite a través de asistentes de procedimientos y la gestión del documento electrónico
la automatización de cualquier procedimiento que se pueda regular en el ámbito
administrativo.
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Ejemplo de Interoprabilidad.
Servicios RED SARA
• Qué servicios son alcanzables vía SARA?
• Servicios comunes que facilitan el despliegue de la oferta de administración electrónica, y a los que
las diferentes administraciones pueden acceder, tales como los siguientes:
• Verificación de los datos de identidad y residencia.
• Plataforma de validación de firma electrónica (@Firma).
• Solicitud de cambio de domicilio.
• Notificación electrónica fehaciente.
• Pasarela de pago.
• Registro electrónico común.
• Consultas del estado de expedientes.
• Catálogos de procedimientos de las AAPP.
• Videoconferencia.
• Voz IP.
• Entornos de trabajo en colaboración.
• Servicios de nueva creación.
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SOLUCIONES
• El Título cuarto de la ley 11/2007, se centra en la cooperación en materia de Administración electrónica entre
las AA.PP. de los tres niveles (nacional, autonómico y local), regulando la mejora de la interoperabilidad, la
seguridad en los servicios electrónicos y la reutilización de sistemas y aplicaciones.
• La ley establece que cada Administración Pública deben poner a disposición de las otras Administraciones el
software que desarrolle, el conocimiento adquirido y las buenas prácticas realizadas.
• También establece, en su artículo 46, que las AA.PP. mantendrán repositorios de aplicaciones para su
reutilización, y específicamente, la A.G.E. con la creación del Centro de Transferencia de Tecnología (CTT).
– El CTT informa de los proyectos, servicios, normativa y soluciones que se están desarrollando en materia
de Administración Electrónica, construyendo así una gran base de conocimiento técnico en esta materia.
– En la dirección http://www.ctt.map.es/ pueden encontrar:
– Toda la información sobre el CTT
– Proyectos, buenas prácticas, sistemas y servicios comunes de la A.G.E.
– Proyectos y buenas prácticas del resto de AA.PP.
• Otros ejemplos:
– Junta de Andalucia
– Cenatic
• .....el problema es que hay que aprender a USARLAS.
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Grupo de trabajo de Administración
Electrónica
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GRUPO eADM
• Temas abiertos en el grupo:
1. Propuesta de Convenio con el MAP.
2. Proyecto europeo STORK: Secure Identity Across
Borders Linked.
• Productores: Identificación y SET
• Consumidores: Identificación
3. Elaboración del informe: “Impulso a la
interoperabilidad en el marco EEES”.
4. Elaboración del informe EDUFIDE con la colaboración
de REDIRIS sobre la arquitectura necesaria para la
gestion federada de identidades.
5. Elaboración de la Encuesta sobre eADM
6. Reuniones con el MAP, el MEC y RED.ES
7. Organización de jornadas sobre eAdm
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Convenio MAP
Intercambio y transferencia de tecnología software.
Libre disposición del MAP de los distintos trabajos y proyectos que, en materia de
administración electrónica, desarrolle CRUE-TIC.
Participación de CRUE-TIC, a instancias del MAP, en la definición de los esquemas
nacionales general de interoperabilidad y seguridad.
Participación en proyectos y convocatorias europeas que puedan resultar de interés
conjunto
Colaboración en aquellas actividades y proyectos que las partes tengan a bien llevar a cabo
de acuerdo con sus propias competencias.
Organización de actividades formativas y de divulgación conjuntas en materias
relacionadas con la administración electrónica, interoperabilidad entre Administraciones
Públicas y seguridad.
Estudio de la posibilidad de interconexión de las Universidades a la Red SARA a través de
RedIRIS con las condiciones de seguridad, fiabilidad y disponibilidad requeridas.
Colaboración de CRUE-TIC en el impulso del eDNI en los campus.
Cualquier otra actividad, que en el marco de este convenio, acuerden las dos partes.
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Resultados de la encuesta
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Evolución
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