MIS
HERBERT SIMON (1960) เน้นความสาคัญของ Decision Making เขากล่าวว่า
“นักบริหารคือนักตัดสินใจ” การบริหารขอเพียงอย่างตัดสินใจผิดพลาดก็เพียงพอแล้ว
ั
การตัดสินใจเป็ นเรื่องที่สาคัญ เพราะสถานการณ์แวดล้อมปัจจุบนมีความเสี่ยงสูง
ี ี
การตัดสินใจที่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ต้องอาศัยข้อมูลที่มคุณค่าที่เรียกว่า Intelligence ในช่วงที่
Simon เสนอแนวคิด Bounded Rationality Model เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ยงไม่พฒนาทาให้ ั ั
Comprehensive decision making ยังไม่มโี อกาสทาได้อย่างมีประสิทธิผล ตามที่ Simon เสนอ
ั ี
ในปัจจุบนเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สามารถช่วยจัดการประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ที่มจานวนมาก ๆ (High Rich
Information) เพื่อให้ได้ Intelligence มาใช้ในการตัดสินใจ
ปัญหาหนึ่งที่อาจพบได้คือ ข้อมูลไม่มากพอ ส่งผลให้ระบบการตัดสินใจผิดพลาดใช้ Subjective
มากไปในการตัดสินใจ เกิดผลเสียหายต่อองค์การ เช่นเดียวกัน ้
บางครังก็พบว่า
้
เวลาวางแผนเราใช้ขอมูลมากมายประกอบการวางแผน ้
แต่เวลาทาจริงผูบริหารใช้ดุลยพินิจ
้
ไม่ใช้ขอมูลในการตัดสินใจอาจเรียกได้ว่าเป็ นปัญหา การเข้าถึงข้อมูลสารสนเทศ แบบหนึ่งได้
MIS
เป็ นระบบที่เราวางลงไปเพื่อพยายามจัดโครงสร้างการสร้างข้อมูลสารสนเทศไปใช้ในการบริหารจัดการ
การศึกษา MIS อาจมีแนวทางหลายแนวขึ้นกับการ approach ว่าจะมองไปทางไหน
ี
ถ้าพิจารณาในแง่ท่ ว่ามีคน 2 กลุมที่เกี่ยวข้องคือ
่ 1) ด้าน user (ผูใ้ ช้ระบบ)
้ ัิ ั
ซึ่งหมายถึงสมาชิกในองค์การทังหมดที่จะเอาข้อมูลข่าวสารไปใช้ในการปฏิบตงานไปใช้ต ดสินใจกับ 2) ด้าน
้ ้ั
doer (ผูทาระบบ) ซึ่งหมายถึง ผูจดวางระบบ IS เพื่อให้ได้สารสนเทศไปให้ผูอ่้ นใช้ ื
* ด้าน user ต้องบอกความต้องการ ความคาดหวังจากระบบแก่ doer โดยที่ user
้
จาเป็ นจะต้องมีความรูความเข้าใจบางส่วนเกี่ยวกับ IS และต้องร่วมมือกับ doer
* ในด้าน doer ้
ก็ตองสร้างระบบที่ตอบสนองความต้องการของ user
หรือขององค์การไม่ใช่ตอบสนองตามความต้องการของตนเอง ี
ผลลัพธ์ท่ ได้จะทาให้เราได้ระบบ IS
ี
ที่มประสิทธิภาพเหมาะสมกับองค์การนันเอง ่
GAP หรือปัญหาที่สาคัญคือ GAP ระหว่าง user กับ doer ที่ไม่ประสานร่วมมือกัน และ doer
จะทาแค่ System Analysis ไม่เพียงพอ จะต้องทา Organizational Analysis ด้วย ในช่วงแรกระบบ IS
ิ ้
ที่ตดตังในองค์การอาจยังไม่สมบูรณ์ ้
อย่างไรก็ตามก็ตองมีการ Continuous Improvement
พัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง
หลักการแนวใหม่ของระบบ IS คือ ไม่เน้น Complexity แต่สนใจ Simplicity
ที่สะดวกง่ายต่อการใช้งาน
ทาไมเราจาเป็ นต้องมี MIS จะเห็นได้ว่า MIS จาเป็ นสาหรับการจัดการสมัยใหม่
1) เพื่อให้เกิด Improvement ใน 3 ด้าน (เป้ าหมาย MIS 3 ด้าน)
2
ัิ
1.1) Performance เพื่อพัฒนาปรับปรุงผลการปฏิบตงาน (operation) ในกระบวนการต่าง ๆ
นาไปสู่การเปลี่ยนกระบวนการทางานที่ใช้เทคโนโลยีมากขึ้น เช่น ATM มาแทนพนักงานธนกรในธนาคาร
1.2) Management เพื่อพัฒนาระบบการวางแผน ตัดสินใจ ควบคุม เป็ นต้น
1.3) Environment ีึ
เพื่อควบคุมและจัดการกับสิ่งแวดล้อมขององค์การได้ดข้น
องค์การสมัยใหม่เป็ นระบบเปิ ด Ext. factor มีความสาคัญกว่า Int. factor เช่น ลูกค้า, คู่แข่ง, supplier
ั
เป็ นต้น สิ่งแวดล้อมปัจจุบนมีการแข่งขันสูง ทาให้องค์การจะต้องดึงทรัพยากรในด้านต่าง ๆ (เช่น
ข้อมูลข่าวสาร) จากสิ่งแวดล้อมให้ได้มากที่สุด องค์การจึงจะประสบความสาเร็จ MIS มาช่วยตรงนี้
2) Parker and Case กล่าวถึง The 7 Demand for MIS หมายถึง direct benefit
ั
ที่องค์การต้องการได้รบจาก MIS 7 ประการ
ั ีีึ
1. Operational Efficiency ประสิทธิภาพการปฏิบติท่ ดข้น
2. Functional Effectiveness บรรลุภารกิจต่าง ๆ
ภารกิจหน้าที่แต่ละด้านขององค์การบรรลุเป้ าหมาย วัตถุประสงค์ ได้รวดเร็วขึ้น
ึ
3. Better Services การบริการดีข้นเช่น ร้านอาหาร fastfood รับ order ผ่านระบบ IT คือ
่
ห้องครัวจัดระบบแบ่งกลุมการผลิต
4. Product Creation and Improvement เช่น คอมพิวเตอร์ จะเข้าไปตัวลูกค้า
บันทึกข้อมูลการซื้อขายของลูกค้า
ั
5. Altering The Basis of Competition (พื้นฐานการแข่งขันได้รบการพลิกแพลงสารสนเทศ
ทาให้การเลือกในการแข่งขันมากขึ้น ศักยภาพการแข่งขันดีข้น ) ึ
6. Identifying & Exploiting Business Opportunities
ีึ ้
สามารถหาช่องทางโอกาสทางธุรกิจได้ดข้น, โอกาสที่จะเสียไปเราสามารถแก้ไขกูคืนกลับมาได้
7. Client Look In/Competitor Lock Out
ั
* รักษาลูกค้าให้อยู่กบเรา เพราะความพอใจมากขึ้น
* ขจัดคู่แข่งออกไป เพราะศักยภาพในการแข่งขันของเรามากขึ้น
ความหมายของ MIS
I Walter J.Kennervan (1991)
“เป็ นพิธีการจัดระบบสารสนเทศสาหรับการจัดการ โดยครอบคลุมข้อมูลสารสนเทศตังแต่ใน้
ั ้
อดีต/ปัจจุบน/อนาคต ทังจากภายในของภายนอกองค์การ เพื่อให้บริการสารสนเทศแก่บคคลต่าง ๆ ุ
ที่เกี่ยวข้องกับองค์การ”
้ ้
* จะเห็นว่า MIS ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการบริหารจัดการโดยเฉพาะ ดังนันจะติดตังระบบ MIS
จะต้องศึกษาระบบการบริหารจัดการในองค์การก่อนสร้าง MIS
3
* จะเห็นว่าหัวใจสาคัญคือ Information ไม่ใช่ Computer ซึ่งตัว Information
ั ั้ ั
นี้จะต้องได้รบการรวบรวม วิเคราะห์ตงแต่ในอดีตมาเพื่อใช้ในปัจจุบน และบางส่วนก็เป็ น Information
ที่แสดงภาพการพยากรณ์อนาคตว่าจะเป็ นอย่างไรด้วย
* ข้อมูลจากภายนอกได้จาก ลูกค้า คู่แข่ง เศรษฐกิจสังคมง
้
* ข้อมูลทังจากภายใน ภายนอก สาคัญมาก เพราะเป็ นเรื่องของการแข่งขัน
ข้อมูลจากภายในองค์การ
การผลิตสารสนเ กระบวนการจัด กระบวนการใช้ส
ทศสาหรับองค์ก การสารสนเทศ ารสนเทศ
าร
ข้อมูลจากภายนอกองค์การ
สารสนเทศที่ได้จ เมื่อผลิตได้แล ้วต้องมีกระบวนก
ะต้องสอดคล ้อง ารจัดการเพื่อให้ได้สารสนเทศที่
กับองค์การของเ ถูกต้อง และมีคุณค่าเรียกว่า
รา IMS 999
II Parker & Case
ั ้
“เป็ นระบบที่จดหาทังข้อมูล และสารสนเทศให้แก่สมาชิกในองค์การ โดยข้อมูล
และสารสนเทศดังกล่าวเกี่ยวกับการทางานขององค์การ
่ ้
ระบบสารสนเทศมุงสนองกิจกรรมของสมาชิกทังหมดที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ไม่ว่าลูกจ้าง เจ้าของ
้
ผูบริโภค และอื่น ๆ”
TPS จึงเป็ นกระบวนการขนาดใหญ่ท่ เี ชื่อมโยงลูกค้า องค์การ โรงงาน ผูสนับสนุ น ้
้
และสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ไว้ดวยกัน ด้วยกิจกรรมจานวนมากที่สลับซับซ้อน
ในทัศนะของ Parker & Case เขามองว่า MIS ประกอบด้วยระบบย่อยที่สาคัญดังนี้
1) Transaction Processing System (TPS)
* 1 Transaction เท่ากับ 1 วัตถุประสงค์ในการทางาน
* TPS เป็ นระบบประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทางานประจาในแต่ละวัน
ถ้าเปรียบเทียบกับการทางานโดย Manual TPS เปรียบเหมือนกับการทางานของพนักงานธนากร
* ่
เป็ นการนาข้อมูลดิบใส่เข้าไปในเรื่องคอมพิวเตอร์+คาสัง
่
จะได้ผลลัพธ์ตามต้องการ เช่น ตัวเลขความสูงของนักเรียนทุกคน+คาสังหาค่าเฉลี่ย จะได้ค่าเฉลี่ยความสูง
2) Management Reporting System (MRS)
้
* นักบริหารสามารถเรียกมาดูขอมูลดังกล่าวได้ตลอดเวลา
4
* อาจารย์ยกตัวอย่าง การบันทึกรายการการตรวจรักษาวินิจฉัย
ี ิ
ในคอมพิวเตอร์ท่ แพทย์เรียกออกมาจากประวัตในการรักษาที่ผ่านมาได้
3) Decision Supporting System (DSS)
* สร้างขึ้นมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ เสนอทางเลือกเพื่อลดความไม่แน่นอน
4) Office Information System (OIS)
* เพื่อให้การสื่อสาร การทางานในสานักงานดีข้นึ เช่น
ื
การจัดเก็บเอกสารให้เป็ นระบบ Office Automation (OA) ก็ถอเป็ นส่วนหนึ่งของ OIS
่
หัวข้อนี้ ให้อานในส่วนของ อ.พิชิต จะเข้าใจ
III Davis & Olson (1995)
้ ั
“เป็ นระบบบูรณาการระหว่างผูใ้ ช้ และเครื่องจักร เพื่อจัดหาสารสนเทศไว้สาหรับบริการผูปฏิบติ
้ั
และผูจดการ ให้สามารถตอบสนองต่อภาระหน้าที่ในการตัดสินใจขององค์การ
ระบบดังกล่าวอาศัยอุปกรณ์และเครื่องมือต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ มือ ตัวแบบสาหรับการวิเคราะห์
้
รวมทังต้องอาศัยระบบฐานข้อมูลที่ดดวย” ี ้
ิ
* แสดงว่าไม่ได้ท้ง Manual ไปเลย
* Data Base คือหัวใจที่สาคัญที่สุดของถนน
Provide = ผลิต, จัดหา, แจกจ่าย
MIS
IS
An Integrated For Providing To Support the Operation,
User – Machine Information Management, Analysis, Decision
System Making Function, in Organization
The System Utilize
Computer Manual Model for Analysis, Planning, Data
Hw/Sw Procedure Control, and Decision Making Base
้
Database จะได้จากเนื้อหาของการบริหารจัดการทังหมด หมายถึงระบบงาน, กระบวนการทางาน,
ทรัพยากรมนุ ษย์ ฯลฯ
5
MIS Process in Organization
้
ข้อมูลที่ตองการ ความต้องการใช้สารสนเทศขององค์การ
(Organizational Information Requirement)
รวบรวมข้อมูลจากภายใน กระบวนการผลิตสารสนเทศ
และภายนอกองค์การ - Computer Hw/Sw
- อดีต - Manual
ั
- ปัจจุบน - Model for Analysis
- อนาคต - Data Base
Organizational Information which Support:
- Operation - Analysis
- Management - Decision
- Communication - Learning
etc
Maintenance
&
Update Users:
- Operation - Manager
- Executives - Technicians
- Planners - Customers
อาจารย์ให้ความสาคัญมากที่สุดที่ Organization Information Requirement
โครงสร้างของระบบ MIS (Structure of MIS)
องค์ประกอบพื้นฐานมี 3 องค์ประกอบ
1) Organizational & Management Component (OM)
2) Information Component
3) Information Technology Component (IT)
* จากภาพข้างล่างจะเห็นว่า
ปัจจัยลักษณะขององค์การและการบริหารภายในองค์การจะเป็ นตัวกาหนดความต้องการสารสนเทศว่าควรมีอะ
่
ไรบ้าง แบบไหน ฯลฯ นันคือกาหนด Information demand
6
* ลักษณะของ Information
จะไปกาหนดลักษณะของตัวเทคโนโลยีว่าต้องการเทคโนโลยีใดมาช่วยบ้าง อย่างไร คือ ตัว IT
จะตอบสนองสารสนเทศกลับไปตามความต้องการขององค์การ
และระบบบริหารขององค์การว่าต้องการสารสนเทศอะไรบ้างในที่สุด
The Three Basic Components of MIS
Organizational & Management
Component
Information Information
Demand Supply
Information Component
IT-Demand IT-Supply
Information Technology
Component
จากภาพแสดงว่าองค์ประกอบพื้นฐาน 3 องค์ประกอบมีผลต่อกัน
้
ดังนันการทาความเข้าใจโครงสร้างในรายละเอียดจะต้องไปศึกษาลักษณะละเอียดในแต่ละองค์ประกอ
บว่าสามารถแยกแยะรูปแบบลักษณะอย่างไรได้บา้ ง และแต่ละรูปแบบมีผลต่อกันอย่างไร
้ ิ
เพื่อให้ทราบว่าแต่ละองค์การต่างกันเช่น ผูบริหารมีรสนิยมความต้องการต่างกัน ซึ่งจะพูดในมิตต่าง ๆ
ของ Q&M ิ
จะได้ทราบว่ามิตส่วนไหนของ Information Component
ิ
ที่จะไปตอบสนองมิตส่วนไหนขององค์การ
ั ้
ระดับ Operation/Performance (ระดับการปฏิบติ) ก็ตองการสารสนเทศเกี่ยวกับ
ัิ ุ
* การประมวลรายการสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการปฏิบตในแง่มมต่าง ๆ
ัิ
* การสืบค้นหาข้อมูล/ความรูเ้ กี่ยวกับการปฏิบตงาน
Organization and Management Component
สามารถวิเคราะห์แยกแยะได้ 5 แนวทาง
1) Classified by Hierarchy (or level) of Management Activities
2) Classified by Management Process
3) Classified by Management Techniques
4) Classified by The System of Management
5) Classified by Organization Functions or Department
7
1) พิจารณา Hierarchy (or level) of Management Activities
Classified by Hierarchy (or Level)
Of Management Activities
* วางแผนยุทธศาสตร์ นโยบายการ Strategic Planning
ตัดสินใจระดับสูง TOP
* วางแผนยุทธวิธ,ี นาแผนไปปฏิบติ
ั Tactical Planning
Middle
ควบคุมแผนระดับโครงการ
* Bottom or Operational Planning
ี
จัดทากาหนดการจัดการให้มการป Front line
ัิ
ฏิบตควบคุมการปฏิบติั Transaction Processing
* Operation / Performance
ปฏิบตหน้าที่ตามความรับผิดชอบที่
ัิ Inquiry Response
้
ผูบริหารกาหนด
แนวทางนี้มององค์การเป็ น 2 ส่วน คือส่วน Management กับส่วน Operation หรือ
Performance และในส่วนของ Management ยังเแบ่งเป็ น
้
* Top Management ผูบริหารสูงสุด ทาหน้าที่ Strategic Management
ั
กล่าวคือ กาหนด Vision Mission และกลยุทธ์ หน้าที่ดงกล่าวต้องการทราบข้อมูลเช่น จุดแข็ง
จุดอ่อนขององค์การของคู่แข่งภายนอก โอกาสและภาวะคุกคาม เป็ นต้น
้
* Middle Management ผูบริหารระดับกล่าวทาหน้าที่ Tactical Management
กล่าวคือนากลยุทธ์จากระดับบนมาจัดทารายละเอียดเพิ่มขึ้น เอาเป้ าหมายจากระดับบนมากาหนด
ี
แผนงานที่ดีท่ สุด (Tactic) ถือเป็ นระดับ Program Management
้
* Bottom/Front Line Management ผูบริหารระดับต้นทาหน้าที่ Operation
Management กล่าวคือรับเอา Tactical Plan จากระดับกลางมาแตกย่อยเป็ นโครงการ
และดูว่าพนักงานแต่ละคนจะต้องทาอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ถือเป็ นระดับ Project Management และทาหน้าที่
ัิ ้
Supervise ระดับปฏิบตอีกด้วย เพราะฉะนันระดับนี้อาจต้องการข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานมากขึ้น
้
เพราะฉะนันจะเห็นว่า ในแต่ละระดับจะต้องการ MIS ที่แตกต่างกัน
CSF = Critical Success Factor
KPI = Key Performance Indicator
8
2) พิจารณาตาม Management Process
Planning
Controlling Organizing
Leading
กระบวนการบริหารจัดการประกอบด้วย
ั ั
* Planning (การวางแผน) ต้องการข้อมูลสถานการณ์ปจจุบน อนาคต
จุดแข็งจุดอ่อน
* Organizing (การจัดองค์การ) ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับการจัดระบบงาน
* Leading (การนาองค์การ) จะต้องการข้อมูล เช่น
พนักงานคนไหนมีพฤติกรรมอย่างไร ต้องการอะไร จะได้จูงใจได้เหมาะสม
* Controlling จะต้องการข้อมูลเกี่ยวกับผลการดาเนินงาน
และเป้ าหมายการดาเนินงาน
3) พิจารณาตาม Management Techniques ที่จะนามาใช้ในการบริหารองค์การ เช่น
* Management by Objectives ที่เน้นเป้ าหมาย ผลงาน การมีส่วนร่วม
* Organization Development
่
มุงเน้นเสริมสร้างพฤติกรรมคนให้สอดคล้องกับแนวทางขององค์การ คือ
ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมศาสตร์ของบุคคล
้
* Quality Management ต้องการ improve ทุกอย่างทังระบบให้สมบูรณ์แบบ คือ
่ ้
ต้องการข้อมูลที่บงบอกถึงคุณภาพของระบบงานทังหมดในองค์การ
* BSC, CSF, KPI
* ฯลฯ
4) พิจารณาตาม The System of Management คือ CIPP Model
Contexts / Environment
Inputs / Conditions
Process / Performance
Outputs / Products
9
Outcomes / Impacts
* อาจารย์จะพูดรายละเอียดในภายหลัง
5) พิจารณาตาม Organization Functions or Department
Classified by Organization functions or Department
Production A
Vision Production Production B
Market A
Goal Strategy Marketing
Market B
Mission Administrative
- Personnel
- Financial
Business - Logistics
Unit (BU) etc
Departmentation Departmentation
By BU. By Functions
จากกลยุทธ์ขององค์การนาไปจัดโครงสร้างขององค์การได้ 2 แบบ
ีั
5.1) แบ่งหน่วยงานตามภาระหน้าที่ท่ รบผิดชอบ (Functions) เช่น
* ฝ่ ายผลิต
* ฝ่ ายการตลาด
* ฝ่ ายอานวยการ สนับสนุน
5.2) แบ่งหน่วยงานเป็ นหน่วยธุรกิจ (Business Unit) ทศท. จัดแบบ BU ในปัจจุบน ั
ี ั
แต่มปญหาเพราะวัฒนธรรมมองหน่วยย่อยทุกหน่วยเป็ น BU หมด โดยจาก BU
จะมีความอิสระในการวางแผนอิสระในการดาเนินงาน สามารถบริหารจัดการเบ็ดเสร็จในตัวเอง
ั
สารสนเทศจะมี serve ให้กบแต่ละ department แตกต่างกันออกไป
โดยสรุป ั
จะเห็นว่าเราสามารถวิเคราะห์ลกษระองค์การได้ในหลายแนวทาง
แต่ละแนวทางจะมีประเด็นย่อย ๆ ในรายละเอียดที่ประกอบขึ้นเป็ นองค์การ
หรือกระบวนการบริหารแต่ละประเด็นย่อยเหล่านี้จะมีผลต่อความต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกันไป
้
ดังนันเราจาเป็ นจะต้องวิเคราะห์องค์การให้ได้เสียก่อนที่จะไปกาหนด Information
Component และ Information technology
10
่ ้
นันคือระบบ MIS ในแต่ละองค์การจะต้องถูกสร้างขึ้นให้สอดคล้องกับองค์การนัน ๆ
้
เท่านัน
Information Component
้ ้
ต้องดูระบบ MIS ให้ครบทังวงจร ถ้าไม่ใส่ใจในทุกขันตอน คือ MIS fail
Information cycle in MIS (วงจรสารสนเทศในระบบ MIS)
Strategy
Tactics POLC
Operations Function
Work
System
Provision &
Evaluation Analysis
Information
Information Demand &
Supply Requirement
- Traditional
- CBIS
5 W’S - CSF
Information - KPI
System - Data
Development - 5W’S
- Data Collection
- Data processing
- Information
- Intelligent
ประกอบด้วย 4 ระpt
1) วิเคราะห์ Work System
* เช่น มี Strategy, Tactics ในการบริหารอย่างไร,
ัิ
แนวทางการปฏิบตงานเป็ นอย่างไร
* รูปแบบการบริหารในเชิง POLC เป็ นอย่างไร
* มีการจัดโครงสร้างอย่างไร แบ่งหน้าที่แบ่งเป็ นหน่วยงานอย่างไร
2) กาหนด Information Demand & Requirement
* จากการวิเคราะห์ระบบงานในระยะที่ 1
จะทาให้ทราบว่าองค์การต้องการสารสนเทศอะไรบ้าง
11
ั
โดยภาพรวมองค์การจะกาหนดประเด็นที่ใช้ประเมินองค์การออกมาในลักษณะว่ามีปจจัยบ่งบอกความสาเร็จที่
ั
สาคัญ (Critical Success Factor : CSF) อะไรแต่ละ CSF มี KPI กี่ตว และแต่ละ KPI ต้องการ Data
อะไรบ้าง เป็ นต้น
้
* Data ที่ตองการจะต้องพิจารราด้วยว่า ต้องการข้อมูลอะไร (What),
้
ทาไมถึงต้องการข้อมูลดังกล่าว (Why), จะได้ขอมูลมาจากไหน (Where), ในช่วงเวลาไหน (When), จากใคร
และใครต้องการ (Who) คือ 5 W’S
3) พัฒนาระบบสารสนเทศ (Information System Development)
* พิจารณาว่าจะใช้ระบบเดิม (Traditional)
หรือใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาช่วยที่เรียกว่า Computer base IS : CBIS
้
* ในตัวระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยขันตอน รวบรวม ประมวลผล
สารสนเทศ ซึ่งถ้ามี transaction ซา้ ๆ ถ้าสารสนเทศจะกลายเป็ น Intelligent
4) ส่งมอบสารสนเทศ (Information Supply)
* เช่นเดียวกับการส่งมอบ จะคานึงถึงหลัก 5 W’S ด้วยเช่นกัน
ว่าจะส่งมอบข้อมูลใดบ้าง, ทาไม, ที่ไหน, เมื่อไหร่, ให้ใคร
ั้
และหลังการส่งมอบควรมีขนตอนประเมินผลการส่งมอบกับผูรบด้วยเสมอ ้ั
Types of Information for MIS มีรูปแบบการแบ่งประเภทของตัวสารสนเทศได้ 4
รูปแบบ
1) Classified by Hierarchy of Management
2) Classified by Sources of Information
3) Classified by Degree of Transaction
4) Classified by Purpose of Information
1) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Hierarchy of Management
* Top Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Aggregated/Holistic/
และ Abstract คือ ต้องการสารสนเทศที่เป็ นภาพรวม ค่อนข้างสรุป และมีมตเิ ชิงนามธรรม ิ
้ึ ี
อาจจาเป็ นต้องนามาแปลความตามความรูสกของผูใ้ ช้อก เพราะ ปัญหามองกันคนละมุม
* Middle Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Segregate/Partial/
Specific คือ ต้องการสารสนเทศที่อาจแบ่งเป็ นส่วน ๆ และเฉพาะเจาะจงกับประเด็นมากขึ้น
* Bottom Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Detailed/
ี ัิ
Practicality คือ ต้องการสารสนเทศที่มรายละเอียดมากขึ้น เป็ นรูปธรรม นาไปปฏิบตได้ในงานประจา
2) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Sources of Information
Subject
Scientific M.
Object
12
Non Scientific M.
Non-Scientific data
Scientific data
Normative data
Empirical data
Subjective data
Objective dataSource of Types of Data & Information
Information
Scientific Scientific/or Empical or
Source Objective Information
Non – Scientific Non-Scientific/or Normative/
Sources Or Subjective Information
้ ้ึ
2.1) ได้ขอมูลจากบุคคล (Subject) จึงใช้การสังเกต ความรูสกเป็ นหลักถึงเป็ น
Non-Scientific Source แหล่งข้อมูลแบบนี้ คือ มีความคลาดเคลื่อนได้มากกว่า
้
2.2) ได้ขอมูลจากวัตถุ (Object) ได้จากการวัดเชิงประจักษ์ ถือเป็ น Scientific
้
Source ข้อมูลจะมี Reliability สูงกว่า (วัดกี่ครังได้เหมือนกัน) คือ มีความหมายถูกต้องแม่นยามากกว่า
ั
Knowledge คือ Information ที่ได้รบการพิสูจน์แล้วว่าเป็ นจริงถูกต้อง
3) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Degree of Transaction
Data Transaction Information
Intelligence Higher degree
Of Transaction
้
จะเห็นว่าคุณค่าของข้อมูลจะเพิ่มขึ้นตามจานวนครังที่ผ่าน Transaction
ั ้
ยิ่งมากยิ่งเพิ่มความสามารถในการสื่อให้รบรูมากขึ้น เกิดสารสนเทศในระดับที่เรียกว่า Intelligence
ตัวอย่างเช่น
* Payback Period
* GDP
* ในแง่การสื่อเพื่อนาไปใช้ในการตัดสินใจ Simon จะเลือกสารสนเทศในระดับ
Intelligence
4) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Purpose of Information
13
ีั ี
* สารสนเทศประเภทนี้มวตถุประสงค์เพื่อบรรยายวิธการจะทาสิ่งหนึ่งสิ่งใดอย่างไร
ี ี ั ้
(บอกวิธทา) เช่น วิธการปรุงอาหาร (ทาให้นกบริหารรูว่าควรทาอย่างไร)
IT Components
IT เป็ นเรื่องสุดท้ายที่เราควรคานึงถึงในเรื่อง MIS เมื่อเราได้ทราบถึง Information
Component เราจึงจะมากาหนดลักษณะ IT ที่เหมาะสมที่จะนามาใช้ในองค์การประกอบด้วย 3 ส่วน
1) Physical Subcomponent : นักคอมพิวเตอร์จะช่วยในส่วนนี้
* Hardware ั้
* Software (มีทง System Software เช่น Window และ
application software เช่น spss ฯลฯ)
* Database ยากที่สุด คือ การออกแบบ Software ที่เหมาะสม
้ ู ั
* Procedure หมายถึง ระเบียบขันตอนที่ถกกาหนดขึ้นเพื่อให้ผูใ้ ช้เครื่องต้องปฏิบติเป็ น
้
ขัน ๆ เพื่อให้คนและเครื่องทางานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
้
* Operations Personnel คือผูทางานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบ MIS
เป็ นทีมคอย Backup ช่วยเชื่อมโยง user กับต่อระบบ
ั
เช่นแก้ปญหาข้อขัดข้องต่าง ๆ
2) Processing Function Subcomponent (ภาระหน้าที่ของระบบ) มี Basic function 5
ด้าน
* Process Transaction (การประมวลรายการ) ช่วยทางานแทนคนในงานประจาซา้ ๆ
ซาก ๆ
* Maintain Master Files (การบารุงรักษาแฟ้ มหลัก)
ั
ต้องทาให้เป็ นปัจจุบนโดยอัตโนมัติ และถูกต้องตลอดเวลา
* Produce Reports (การผลิตรายงานต่าง ๆ) ให้แก่บคลากรต่าง ๆ ุ
่
อย่างสมาเสมอตามกาหนด
* Process Inquiries (การประมวลการสืบค้นสารสนเทศ)
ั ี ้
เพื่อหาคาตอบให้กบข้อสงสัยต่าง ๆ ที่มผูสงสัยใคร่รู ้ โดยใส่ “ข้อสืบค้น” เข้าไปในระบบ คือ คาถาม
* Process Interactive Support Application
(การประมวลการโต้ตอบเพื่อสนับสนุนโปรแกรมประยุกต์)
การโต้ตอบกันไปมาระหว่างคนกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้ได้ผลผลิตสุดท้ายตามที่โปรแกรมประยุกต์ได้ออ
กแบบไว้แล้ว
3) Users Subcomponent
* Output for Users ที่เข้าใจง่าย สอดคล้องกับความต้องการของตนมี 5 ประเภท
14
1. Transaction Document (เอกสารจากการประมวลรายการ)
2. Preplanned Reports (เอกสารล่วงหน้าต่าง ๆ) ได้แก่
รายงานประจาที่สร้างขึ้นก่อนจะมีการวางแผน และการดาเนินการตามแผนจริง ๆ
้ ่
ทังนี้เพื่อให้ทราบสถานการณ์ลวงหน้า
3. Preplanned Inquiry Responses (เอกสารเบื้องต้นก่อนการสืบค้น)
4. Ad hot reports and Inquiry respond
(รายงานเฉพาะกิจและรายงานการสืบค้น)
5. User-machine dialog results (ผลการโต้ตอบระหว่างเครื่องกับผูใ้ ช้)
* Types of user มี 7 ประเภทในทุกองค์การได้แก่
1. Executive
2. Manager
3. Operators
4. Planners
5. Analysts
6. Technical Staff
7. Customers
Analysis of System, Management Activities
And Information Demands
I PRODUCT
Management Issue: Mg’t Levels, POLC,
Mg’t Technique, Decision Making, etc
D
I D I D D I D I
Contexts Inputs Process Outputs Outcomes
1. Primary Layers: 1. Resources: 1. Work Process& 1. Products: 1. Goal Attain
- Customers 3M Collaboration - Goods - Profit
- Suppliers 2. Technology - Individual - Service - Utility
- Competiters 3. SWOT - Group-Team 2. Markets 2. Satisfaction
- Complementers 4. Knowledge/ - Organization - Size - Employee
2. Secondary Layers: Learning Condition - Corporation - New - Customer
Domestic Condition 5. Working Condition 2. Work Structure - Price 3. Competitive ness &
- Socio-Economic - physical - Hierarchy - Place Development
- Legal-Politic - Culture - Position&Power - Promotion - Market Shared
- Gov’t Policy & - Mindset - Authority - Degree of
Administration 6. Constrain/Support - Relation Diffirentiation
3. Tertiary Layer: - Policy 3. Work Standard - Rank
15
Global condition - Rule/Regulation 4. Managerial Influence 4. Survival&
- Socio-Economic - Based Wage/Salary - Motivation& Sustain-ability
- Politic - Accountability compensation - Growth rate
- Agreement - Empowerment - Adaptability
- Creative - Maintenantability
5. Accountability
I หมายถึง Information
D หมายถึง Decision Maring
ั
* มองระบบการทางานโดยใช้ตวแบบ CIPP Model (Product คือ Output outcomes)
้
ถ้าเราเข้าใจและวิเคราะห์ระบบทังหมดได้ดี คือ ทราบ Information Demands
ั
ในแต่ละส่วนว่าควรมีลกษณะอย่างไร ่
ต่อไปนันเอง (วิเคราะห์ประเด็นต่าง ๆ
ที่ประกอบอยู่ในระบบการทางานนันเอง) ่
* ระหว่าง Contexts (บริบท) ซึ่งมีหลายชัน คือ Output, Outcomes้
ี
ต้องการกระบวนการบริหารจัดการที่มประสิทธิภาพในทุกระดับของการบริหารจัดการ
โดยคานึงถึงองค์ประกอบการบริหาร POLC, คานึงถึงเทคนิคเครื่องมือที่นามาใช้
และกระบวนการตัดสินใจที่เหมาะสม ทันเวลา มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ฯลฯ
* จะเห็นว่าในกระบวนการบริหารจัดการต้องการ Information จากแต่ละจุดของ CIPP
เข้ามาในกระบวนการ และได้ผลลัพธ์เป็ นการตัดสินใจกลับเข้าไปในแต่ละจุดของ CIPP เช่นกัน
ิ
* Contexts ไม่ใช่แค่ส่ งแวดล้อม แต่เป็ นเปลือกนอกของระบบ ระบบจะถูกห่อหุมเป็ น ชัน ๆ ้ ้
Contexts จะมีผลต่อ Input Process Product เพราะฉะนัน ้
ั ี ั ั
องค์การในปัจจุบนอยู่ในระบบเปิ ดเป็ นองค์การที่มปฏิสมพันธ์กบปัจจัยภายนอก
้ ้
* Contexts มี 3 ชัน มีตองวิเคราะห์ว่าแต่ละส่วนต้องการสารสนเทศชนิดใด
1) Primary Layer :
ี
- Customers มีความต้องการ ความพึงพอใจอย่างไร, มีก่ ประเภท, รสนิยม?
ความสามารถในการซื้อ
ี
- Suppliers มีจานวนกี่ราย, ราคาที่ส่ง, วิธการส่งวัตถุดิบ, คุณภาพการบริการ,
ิ ี ้
คุณภาพวัตถุดบ, เวลาที่เหมาะสมที่ส่งให้เรา, เครดิต, ความซื่อสัตย์ท่ มี ฯลฯ ถ้าเรามีขอมูลพวกนี้สมบูรณ์
จะสามารถควบคุม Suppliers ได้
ี
- Competitors เช่น มีก่ ราย, ความสามารถของคู่แข่ง, ส่วนแบ่งการตลาด,
กลยุทธ์ท่ เี ขาใช้คืออะไร ฯลฯ
้ี
- Complementers (ผูท่ สนับสนุนเรา)
2) Secondary Layers : เงื่อนไขสภาพแวดล้อมในประเทศ (Domestic Conditions) เช่น
วัฒนธรรมทางสังคมในประเทศ, แนวโน้มทางศูนย์กลาง, ตลาดหุน,้
16
กฎหมายที่ใช้เป็ นประโยชน์หรืออุปสรรคต่อเรา, การเมืองเป็ นอย่างไร ตัวอย่าง FTA นโยบายรัฐบาล (เช่น 30
บาทรักษาทุกโรค กระทบองค์การมากน้อยแค่ไหน)
3) Tertiary Layers : เงื่อนไขสภาพแวดล้อมระดับโลก (Global Conditions) เช่น
้
ค่าเงินหลักของโลก ราคานามัน การก่อการร้ายสากล
* Input ขององค์การมี 6 ด้าน (ต้องวิเคราะห์ให้ครบทุกด้าน)
้
1) Resources ทัง 3 ด้าน Man Money Material มีมากน้อยแค่ไหน คุณภาพเป็ นอย่างไร
2) Technology ที่เราใช้เหมาะสมหรือไม่
3) Swot ออกมาเป็ นอย่างไรที่วเิ คราะห์เพื่อนาไปใช้วางแผนกลยุทธ์เพื่อตัดสินใจ
้
4) Knowledge/Learning Condition สภาพการเรียนรูขององค์การ ความรูขององค์การที่มี้
การจัดการความรู ้
5) Worrine Condition สภาพในการทางาน
จะสร้างสภาพการทางานในองค์การอย่างไรที่จะทาให้ทางานได้เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล
้ึ
ไม่ว่าจะเป็ นทางกายภาพ วัฒนธรรม และ Mindset (ชุดของความรูสกนึกคิดของคนในองค์การ) เป็ นอย่างไร
6) Constraint/Support เช่น นโยบาย, กฎระเบียบ, ค่าตอบแทน,
ความสามารถในการตรวจสอบ
้
* Process กระบวนการภายในองค์การที่ตองวิเคราะห์มี 6 ด้าน
1) Work Process 4 Collaboration (กระบวนการทางานและการประสานงาน)
่
ไม่ว่าจะในระดับบุคคล, กลุมทีม, องค์การ, บรรษัท (เหนือองค์การ)
2) Work Structure (โครงสร้างการทางาน) ้
ลาดับชันมีมากน้อยแค่ไหน,
อานาจของแต่ละตาแหน่งที่เกี่ยวข้อง มีความเหมาะสมอย่างไร Authority of Command เป็ นอย่างไร
ความสัมพันธ์ในโครงสร้างเป็ นอย่างไร
3) Work Standard มาตรฐานการทางานมีหรือไม่ เป็ นอย่างไร
ีิ
4) Managerial Influence ปัจจัยที่มอทธิพลต่อการบริหารจัดการเป็ นอย่างไรเช่น แรงจูงใจ,
ผลตอบแทน ระบบรางวัล, การ Empowerment ฯลฯ
่
5) Accountability มุงตรวจสอบใน 2 ด้าน
1. ในเชิงกฎหมายตามหลักการ และ
2.ในความเป็ นเหตุเป็ นผล (สมเหตุสมผล)
้
* Outputs จะดู 2 ระดับที่ตองวิเคราะห์
1) Products สินค้าหรือบริการมีคุณภาพตอบสนองความต้องการ? การใช้งาน?
2) Markets (ตลาด) มีขนาดเป็ นอย่างไร, มีตลาดใหม่ ๆ หรือไม่อยู่ท่ ไหน, ี
ี
ราคาของเรากับราคาของคู่แข่ง, สถานที่ท่ จะวางตลาดได้, Promotion เป็ นอย่างไร?
* Outcomes ควรวิเคราะห์ใน 4 ประเด็น
17
1) Goal Attain (การบรรลุเป้ าหมายขององค์การ) ไม่ว่าจะเป็ นข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับกาไร,
อรรถประโยชน์ต่อสังคม, ต่อตัวเรา
2) Satisfaction (ความพึงพอใจ) ของพนักงาน, ของลูกค้า เป็ นอย่างไร
3) Competitiveness & Development (ความสามารถการแข่งขัน และการพัฒนา) ดูได้ท่ ี
- Market Share
- ระดับการขยายตัวในตัวสินค้า/บริการ
- ระดับความสามารถในการแข่งขัน
่
4) Survival & Sustainability (ความอยู่รอด, ความยังยืนคงทนถาวร)
ีั
- Growth Rate ดูท่ อตราการเจริญเติบโต
- Adaptability ความสามารถในการปรับตัว
- Maintenantability ความสามารถในการบารุงรักษาตนเอง
Information Demands จะตอบสนองต่อ
1) Management Activity Level (MAL) การบริหารในแต่ละระดับ เช่น ในระดับ TOP หรือ
้ ้
Executive เป็ นการบริหารด้านกลยุทธ์ (Strategic M.) ดังนันระบบสารสนเทศที่ตองการจึงเรียกว่า
้
Strategic IS หรืออื่น ๆ ตามตาราง เพราะฉะนัน MIS จึงมีระบบย่อย ๆ มากมาย
MAL Types of Management Types of Information Subsystem
Top/Executive Strategic Mg’t Strategic Information System
Middle Managers Tactical Mg’t Tactical or Program Inf.system
Operation Managers Operation Mg’t Operation Management Inf.System
Operation/Performance Operation/Performance Operation/Information System
2) The System of Management (CIPOO) ถ้าพิจารณาในประเด็นย่อยของระบบเราก็จะเรียก IS
้ ้
ตามการตอบสนองต่อประเด็นย่อยนัน ๆ เช่น Input IS จะมีความสาคัญต่อผูช่วยฝ่ ายบริหาร HR เป็ นต้น
้
หรือ Contextual IS มีความสาคัญต่อผูบริหารระดับสูงเพื่อใช้กาหนด Vision, Mission, กลยุทธ์ เป็ นต้น
System Element Information Subsystem
Context/Enveironment Contextual! IS
Input Input IS
Process Process IS
Outputs Output IS
Outcomes Outcome IS
18
3) MAL พิจารณาร่วมกับ CIPOO (1+2) จะเห็นว่า Contextual IS
มีประโยชน์ต่อการบริหารในทุกระดับ ้
แต่ตองการในลักษณะไม่เหมือนกัน เช่น TOP M.
้ ัิ ้ ้ึ
ต้องการในลักษณะภาพรวมมากกว่า ส่วนผูปฏิบตตองการรูลกลงไปในรายละเอียด เป็ นต้น
MAL Contextual Input Process Output Outcome
IS IS IS IS IS
Top M Aggregated Aggregated Aggregated Mission or General Vision and
(Plan) Contextual Inputs Strategy Alternative&Strat Objective Direction
Strategy egy
Middle Programm or Programm or Programm or Programm or Departmantal
M Departmantal/Tac Departmantal/Tac Departmantal/Tac Departmantal/ Objective
(Progra tical Context Mg’t tical Input Mg’t tical Process Mg’t Targets
mm)
Operati Project or Project or Project or Operation Output or Departmental/
on M Division/Opera Division/Operatio Division/Operatio Project Output or Programm
(Project) tion Context Mg’t nal Input Mg’t n Process Mg’t Divition Output Targets
้ ั
4) Management Process (POLC) เช่น Leading IS จะต้องรูว่าแต่ละคนมีลกษณะอย่างไร
จะจูงใจได้อย่างไร เป็ นต้น
Mg’t Process IS Support
Information Planning Planning IS
Demand For :
Organizing Organizing IS
Leading Leading IS
Controlling Controlling IS
้ ั
เช่น Leading IS จะต้องรูว่าแต่ละคนมีลกษณะอย่างไร จะจูงใจได้อย่างไร เป็ นต้น
5) Management Techniques ต่าง ๆ เช่น
.MBO เรียก MBO – IS
.OD เรียก OD – IS
.TQM เรียก TQM – IS
.BSC, CSF, KPI เรียก BSC – IS
19
Flow Of Information In Organization
Users Information CBIS
Analysis Qualited INF.
CSF Data and Data IT
Work System
KPI Database Process
[Break
design
Down]
- Functions What - Work System - Gather
- MAL Why - Users - Edit
- CIPOO Who - Types of IS - Entry
- POLCD Where - Utilization - Processing
- M.TECH When - Quality - Retrieval
- DM (decision making) - Maintenance
- Communication - Update
- Operation
- Learning
ุ
* จากการวิเคราะห์ระบบงาน (Work System) ในแง่มมต่าง ๆ ที่กล่าวมาแล้วไม่ว่าหน้าที่ภารกิจ ,
ระดับการบริหาร, ระบบ CIPOO, เทคนิคการบริหารที่ใช้ ฯลฯ จะถูกแตกออกเป็ นประเด็นสาคัญย่อย ๆ
มากมาย
้
* ประเด็นย่อย ๆ เหล่านันจะถูกสรุปว่าอะไรเป็ นปัจจัยความสาเร็จที่สาคัญ (Critical Success
Factor : CSF) ซึ่งหมายถึงปัจจัยที่สาคัญมากมีผลต่อความสาเร็จขององค์การแต่ละ CSF
ั ั
ควรมีตวชี้วดกิจกรรมที่เป็ นกุญแจสาคัญ (Key Performance Indicator : KPI)
ั
อะไรบ้างที่ใช้วดปัจจัยความสาเร็จ CSF ดังกล่าว
* จาก CSF และ KPI เราจะต้องพิจารณาว่า ต้องการอะไร ทาไมจึงต้องการ จะได้จากใครที่ไหนเมื่อไร
* CSF ต่างกับ CSA (Critical Success Area)
ี
ซึ่งหมายถึงกิจกรรมหรือภารกิจใดขององค์การที่มความสาคัญที่จุดต่อผลการดาเนินงานขององค์การที่จะประส
ี ้ ้
บความสาคัญ ถ้าทา CSA ไม่ดจะ fail ไปทังหมดทังองค์การ
* จาก CSF และ KPI ขององค์การจะถูกนาไปกาหนดว่าต้องการข้อมูล (Data) อะไรบ้าง
เพื่อคานวณประเมิน KPI ได้, จะนาไปออกแบบระบบฐานข้อมูล (Data Base Design) โดยคานึงถึง
้
- ระบบงานทังหมด
- ผูใ้ ช้
- รูปแบบชนิดของ IS
- ลักษณะการใช้งาน
- คุณภาพของข้อมูล
20
้
* จาก Data และ Database ทังหมดถูกนาไปประมวลผลในระบบ IT, CBIS ได้สารสนเทศ
ี ่ั
(Information) ที่มคุณค่าต่อผูใ้ ช้ในการนาไปปรับปรุงพัฒนา หรือใช้ดาเนินงานตามปกติทวไปในระบบงาน
(Work System)
ั้
* ในระบบประมวลผลข้อมูล (Data Process) จะมีขนตอนย่อย ๆ เช่น
- Gather (รวบรวมข้อมูล)
ู
- Edit (การบรรณาพิกรณ์ แก้ไขข้อมูลให้ถกต้อง)
- Entry (การนาข้อมูลใส่เข้าไปในระบบ)
- Processing (กระบวนการประมวลผล วิเคราะห์)
- Retrie(การดึงเรียกข้อมูลสารสนเทศออกมาใช้)
- Maintenance (การบารุงรักษาดูแลข้อมูล)
ู
- Update (การปรับปรุงข้อมูลให้ถกต้องทันสมัย)
้
* ทังหมดแสดงให้เห็นว่าข้อมูล (Data) จะมีเส้นทางเดินเป็ นวงกลม จากระบบงาน (Work System)
กลับมาสู่ระบบงาน (Work System) นันเอง ่