PGI � Progiciel de gestion int�gr�e by Z7UXrsR

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									PGI – Progiciel de gestion intégrée




          Tournée 2009
    Contenu

       L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré

       Les modules PeopleSoft

       La portée du projet

       Le calendrier de réalisation

       La structure du projet et les équipes

       La gouvernance et le contrôle

       La démarche proposée

       Les défis


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    L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré


     L’Université de Montréal amorce cet automne un virage technologique
      d’envergure qui lui permettra « d’offrir à nos étudiants, professeurs,
      chargés de cours et chercheurs ainsi qu’au personnel de soutien et
      d’administration des systèmes d’information et des technologies
      fiables, accessibles et conviviales. » (Livre Blanc, Orientation VII,
      Objectif 3)

     D’ici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout ses plateformes
      informatiques et ses systèmes administratifs centraux et procédé à une
      mise à niveau complète de son réseau.
     Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une composante clé de ce
      virage technologique.
     Les systèmes actuels sont d’une fragilité extrême et ne rendent pas les
      niveaux de service minimaux.
     La concurrence a à sa disposition des systèmes intégrés de gestion
      ayant pour effet de la rendre plus concurrentielle.


3
    Qu’est-ce qu’un PGI?


     Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra l’intégration de
      l’ensemble de processus administratifs sur une seule plate-
      forme.
        Il constituera une source unique d’information pour l’ensemble des
         activités administratives de l’Université.


     Le PGI sélectionné par l’Université comprend la suite de
      logiciels PeopleSoft pour:
          L’académique
          les systèmes financiers
          les ressources humaines
          la recherche




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    Pourquoi l’UdeM se dote-t-elle d’un PGI maintenant ?


     L’Université de Montréal accuse un retard en matière de
      systèmes d’information par rapport aux autres universités
      canadiennes et nord-américaines :
        78 % des dix-sept universités canadiennes comparables à l’UdeM;
        70 % des universités nord-américaines.


     Nos applications sont désuètes et d’une efficacité souvent
      douteuse, créant:
        Des pertes de productivité.
        Le mécontentement des membres de notre communauté.
        Une exposition à des pannes majeures.




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    Universités canadiennes utilisant un PGI

    • Université McGill
    • HEC Montréal
    • Université Laval
    • Université Concordia
    • University of British Columbia
    • University of Alberta
    • University of Calgary
    • University of Western Ontario
    • University of Waterloo
    • Queen’s University
    • Université d’Ottawa
    • Dalhousie University
    • York University

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    Les bénéfices attendus du PGI

    L’implantation de ce progiciel transformera tous les volets de
    l’activité universitaire. Ce progiciel permettra:

       • L’accès à l’information instantané;
       • L’amélioration du rendement de processus clés, tels l’admission et
         la gestion des projets de recherche;
       • Un meilleur suivi de la gestion financière et des ressources
         humaines;
       • Un meilleur soutien à la rétention et à la réussite de nos étudiants;
       • L’optimisation de la productivité de nos opérations administratives;
       • Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant pour la gestion
         courante que pour la planification;
       • La standardisation des plateformes technologiques qui supportent
         nos systèmes administratifs.



7
    Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université
    Gestion académique



    Gestion              Recrutement et                             Communauté
                                            Aide financière
    académique             admission                                  campus

                                                                        Gestion
                          Orientation          Dossiers
                                                                    financière des
                          universitaire        étudiants
                                                                       étudiants


    Libre service        Campus libre
                           service



                                          Intelligence d’affaires




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    Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université
    Finances et approvisionnements



                           Gestion des                        Gestion            Gestion des
                                         Facturation
                             actifs                          monétaire             achats
    Gestion
    financière                            Comptes                                  Comptes
                           Grand livre                      Déboursés
                                         recevables                                payables



    Gestion des                                              Gestion de           Gestion des
                                         Inventaire        l’approvision-        contrats avec
    fournisseurs et                                            nement
                                                                                 fournisseurs
    Gestion de la chaîne
    d’approvisionnement
                                          eAchats          eFacturation



                                                       Intelligence d’affaires




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     Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université
     Ressources humaines et paie


                                          Accueil des
                      Recrutement                               ePerformance    eCompensation
     Gestion du                            candidats
     recrutement
                                              Profil bureau de travail



                     eCompensation          eProfil            eDéveloppement       ePaie
     Libre service
                      eAvantages
                        sociaux


                                                                 Gestion des
     Gestion de la    Paie globale     Temps et efforts           avantages
     main                                                          sociaux
     d’oeuvre
                                     Intelligence d’affaires




10
     Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université
     Gestion de la recherche




     Gestion de                                              Coûts de
                     Subventions         Contrats
     la recherche                                             projets


                                   Intelligence d’affaires




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     Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université
     Gestion de la relation client/étudiant




     Solution                                                                           Soutien
                                           Recrutement         Recrutement
     Recrutement      Recrutement
                                             enligne           par téléphone            enligne
     et Soutien aux
     étudiants

                      Support libre
     Libre service    service client


                                       Portail Gestion de la relation client/étudiant



                                Gestion des communications (courriels et clavardage)


                                                  Intelligence d’affaires




12
     Paramétrer un PGI – Qu’est-ce que c’est?

      Le paramétrage c’est le processus d’adaptation et de configuration du
       logiciel dans son cadre de référence afin qu’il réponde aux besoins
       spécifiques de l’Université.
          Le paramétrage n'est pas de la programmation informatique.
          Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins de l’Université.
          Il y aura des choix à faire afin d’harmoniser le plus possible les
           processus et d’intégrer les données

                                                   Établissement des
             Paramétrage
                                                    règles d’affaires


      Exemples de paramétrage :
         Configuration des dates limites d’inscription aux cours et d’abandon
          sans échec.
         Gestion des horaires




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               Portée du projet
               Gestion académique
                                                                  Actuel : Admission
                                                             Actuel :Programme - Cours
                                                              Actuel : Offre de cours
                                        Paul Krivicky
                                                                Actuel : grade
                                                       Actuel : Octroi duInscription                                          Jean Meunier                  Ahmad Qazi                      Louise Béliveau                           Marcel Dupuis               Marie-France
                                                                                           CREPUQ

                                                       (diplômation)
                                                                                                                                                                                                                                                                    Rochon
                                            Cepsum                                                                            Département                    Faculté Gilles Lavigne
                                                                                                                                                    Ahmad Qazi       de                   Faculté des études
                                                                                                                                                                                                 Louise Béliveau                        Fonds de
                                                                                                                                                                                                                               Marie-France     Marie-France Rochon                               PlanetPress
                            Marie-France        Jean Meunier
                                                Sylviane Latour                                    Gilles Trudeau           Gérard Boismenu
                                                                                                                         Julie Roy                                    Lorraine Camerlain                                                                                  Nathalie Girardin
                                                                                                                                                                                                                                 Rochon François Prince           Ahmad Qazi             Marie-France
                         CREPUQ
                              Rochon
                                                                                                    Yvon Pinel                                   et
                                                                                                                           d’informatique Diane Lerouxde médecine de médecine
                                                                                                                                                    Faculté      Faculté
                                                                                                                                                                                    supérieures et postdoctorales              développement (AWA) courriel
                                                                                                                                                                                        Faculté des études supérieures et Gérard Boismenu         Liste de
                                                                                                                                                                                                                                                                     Garde                  Rochon
                                         Département d’informatique                              Faculté de droit        Faculté des arts et des                               Louise Béliveau                     CREPUQ                                                      Pirel
                                               Bureau de l’aide                                                        recherche opérationnelle
                                                                                                                         Business                    médecine        dentaire
                                                                                                                                                                         Centre de              (Phoenix)
                                                                                                                                                                                                   postdoctorales                 Garde Département deautomatisée  Faculté de
                               Lorraine Camerlain opérationnelle
                                         et recherche
                                                                                                        BRI               sciences (Palmares)
                                                                                                                                             Carte d’identité                                        (Phoenix)
                              Bottin               financière                                                             Objects                                 communication écrite
                                                                                                                                                                        Faculté des études                                                kinésiologie
                                                                                                                                                                                                                          Faculté des arts et                      médecine           GardePierre Chenard
                                                                                                                                                                                                                                                                Marcel Dupuis     Logidec
                                Centre de                                                        FTP                                         Ahmad Qazi         supérieures et postdoctorales   Programmes                  des sciences
                                                                                                                                                                                                                                                                                            Registrariat
                                 Yvon Pinel
                   Paul communication écrite
                                                                                                Diane Leroux                                                                  (Phoenix)            à la FESP                 (Palmares)                           Fonds de
     Michel Gaudreault Krivicky                                                                               FTP                                           Nom de                       Inscription des grades supérieurs
                                                                                                                                                                                                                                                                                            (Monarque)
                                                                                                                                                                       FTP                                                              Fichier « admis »
                                                                                                                                                             - Épreuve
                                                                                                                                            Code barreFTP programmes uniforme de français, des postdoctoraux
                                                                                                                                             Faculté depour                                     et                                                        développement (AWA)
                                                                                                                                                                                                                                                              FTP
                         Cepsum              BRI                                              Carte
                                                                                      Étudiants en AI d’identité                             Codac, Titan           langue et littérature                  José                             par train           Guide
      Bibliothèques                   Sylviane Latour                                                                                         médecine                                                                                                                         Pierre Chenard
                                         aobtenir_depts_etudiant Programmes                                                                    et Geste         (fichier Excel par courriel)          Bourguignon
                                                                                                                                                                                                                    Système Inscription                     d’admission                                    MELS
                                                                                                                                                                                                                                                                                          Gaétan Villandré
                                                                                                                                                                       - Peuplement                      Socrate
                                    Bureau de l’aide                 Faculté des                                                                                                               Banque de programmes-cours                                                       RegistrariatService aux
                                                                                                                                                                                                          (BEC)
                       Diane Leroux
                                      financière                   étudiants en AI Code barre
                                                    Infos pour la carte                                                                                                   Date de délibération
                                                                                                                                                                                                                                Système Admission                               (Monarque) étudiants Nathalie Girardin
     Pierre Beauchamp                                           Geste
                      Carte d’identité                                   Code barre
                                                                                                                                                                                                                                                                              Pirel
                                                                                                                                            François Marcil            François Marcil               François Marcil             François Marcil
                                                                     pour Codac et Titan
      Ascent Capture                      Yvon Pinel                                                                                                                                                               Octroi de grade
                                                                                                                                                                                                                           Josée
                                                                                                                                                                                                                           Nathalie Girardin                                                                    Gaétan Villandré                     Pirel
      (numérisation)                                                                                                           François MarcilCodac José Bourguignon
                                                                                                                                                               Fidèle                                     Illico             Choix de cours
                                                                                                                                                                                                                            Bourguignon Web              José Bouguignon
                                                                                                   FTP                                François Marcil                                                                                                                                                                             Jean Roberge
                                                BRI                                                                                Codac                            Cota                                         ProgCours                                      DA Web                                           Service aux          Pierre Chenard
                                                                                                                                                                                          Adage              Admission                                                                                                      WebCheckout
       Marie-France Julie Roy                                                                                                                                                                                     (OpenUI)                                                                                        étudiants
                                                                                                                                                                                                                                                                                                              PlanetPress
                                                                                                                                            Codac
                                                                                                                                               François Marcil                                                (OpenUI) François Marcil
         Rochon Business Objects                                                                                                                                                                   Micheline
                                                                                                                                                                                 (fiche de programmes, Fruchier
                                                                                                                                                                                 Fiche de
                                                                                                                                                                                 l’étudiant
                                                                                                                                                                                            Inscrits à
                                                                                                                                                                                               un cours
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Registrariat
                                                                                                                                                                                        Caroline Reid
                                                                                                                                                              Consultation           guide d’admission)                                   Horaire personnel                                                                                      (Monarque)
           ADS                                                                                                                                           Codac                                                 Sirano                            Web
                                   Michel Gaudreault                                                                                                                                        Geste                                                             Marie-Claude                                                     Marie-France Rochon

                      Sylviane Latour                                                                                          François Marcil Consultation                           Fiche de programme                                                        Binette                                                              WebCT
                                                                                             FTP                                       François Marcil          Transfert de            Fichiers de cours
                                                                                                                                                                                          Fiche                                                                                                                                                  Planet Press
                                              Fprphcy                               FTP                                                                        cours/cumulatif            ISAM            Ingres                            Tests
                     Bureau de l’aide
                                   Bibliothèques                                                                                    Titan
                       financière         (taux de change)
                                                                                                                                            Trafic                                       (opale)                   Udembu               d’admission Pharmacie-test
                                                                                                                                                                                                                                           François Marcil
         Prophecy                                                                                                                                          Fichiers                             Ingres                                                                                                            Marie-France             Julie Roy
                                                                                                                                                       Fichiers                                                  Nathalie Girardin
                                                                                                                                                                                                                  Places disponibles
                                                                                                                                                              ISAM                           Ingres
                                                                                                                                                                                               Udembu                    Web                                                                                        Rochon
                                                                                                                               François Marcil           ISAM                                                                      Jacinthe Gauthier                                                                           Marie-France Rochon
                                                                                                                                                           (Opale)                          Udembu Marcil ProgCours (web)
                                                                                                                                                                                             François                                                                                                                          Service d’accès aux données
      François Marcil, Yvon Pinel                                                                                              François Marcil         (Opale) Fichiers
                                                                                                                                                               Mise à jour José Bourguignon        Dates limites                                                                                                UtilitairesDGTIC
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             UtilitairesDGTIC
      Lise Boudreault                                                             Statistiques                                      Tacsi                               ISAM                                                       Gestion des avis
                          François Marcil
                          BRI       acAvisAdmission                                                                                                                                               des abandons,
                                                                                                                                                                                                  Titan
                                                                                                                                   - Tacsi
                                                                                                                                     patch                            (Opale)                        périodes                          de dépôt                                                                                                 Micheline Payette
                                                                                                                                           Mise à jour                        Suivi (web)
                                                                                                                                                                Équivalences globales              d’inscription                                                                                                     Julie Roy
          GDEU              Accès aux                                   Codac, Sirano, Tacsi, Titan                           -accès ECadeau,                                                                                                                                                                                       Julie Roy       Yvon Cyr
                                                                                           FTP                                    ECodac       François Marcil             François Marcil
                                                                                                                                                                                               Responsable collectif Girardin
                                                                                                                                                                                                                   Nathalie
                           applications                                                                                                                                                                                                                                                                        Julie Roy Service
                 Michel Gaudreault                                                                                                                                                                                                                                                                            Service d’accès d’accès aux
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Ressources
                                François
                              (Gamic) Marcil                               Codac, Cota, Geste,
                                                                                                                                                                                                                                               Regens
                                                                                                                                                         Titan                           Tacsi
                                                                                                                                                                                                   José Bourguignon             Jacinthe Gauthier         José Bourguignon                                      aux données données       humaines
             François Marcil
                   Bibliothèques                                           Promavi, Titan, Tacsi, Titan                                      José Bourguignon                                                                                                                                               Service d’accès
                                                                                 Codac, Tacsi
                                   Accès aux                                          Regens                                          François Marcil                                 François Marcil                             Nathalie Girardin                                                          aux données
                                                                                                                                                                                                   Paiement différé                Paiement de             Modification de
                                  applications
     Accès aux applications (Gamic)                                                                                                                  Promavi
                         François Marcil                                                                                                                                                            de l’admission               l’avis de dépôt             la DA Web                                                                 Nathalie Girardin
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Micheline Payette et
                  Nathalie Girardin (Gamic)                               Codac, Fidele, Illico,                                             Titan                                           Tacsi                                      Regens                                                                                      Yvon Cyr
                                                                     Programme, statut
                                                                           Tacsi, Titan, Trafic
                                                                                                               Geste
                                                                                                                                                                     Attestation                                                                                                Responsable d’un cours     hzobtact
                                                                 ProgCours (OpenUI)                                                                                                                                                                                                                                Renseignements personnels
                       AccensComete                                                                                                                                  d’inscription                                                                                                                   Nathalie GirardinRessources
          Sylviane Latour                                             Regens Attestation d’obtention
                           (étiquettes)                                                                                                                                                                                                                                                                                            humaines
                                           Nathalie Girardin
                                              François Marcil                               de diplôme
                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Programmes/                         Martine Lavallée
             Alliance                                                  Niveau d’étude (libre),Admission,                                                                              Geste                                                                                                                     cours
                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Admission OpenUI
                          François Marcil        Comete
                                               Accens Bourguignon
                                                    José
                                                                         nombre de crédits,            alistecours
                                                                                          admission différée,
                                               (étiquettes)           statut à l’inscription des                                                      Avis de       Diane
                                                                                                                                                                  dépôt Leroux              fbloque
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Papyrus
                                                                                             avis de dépôt,                                                                        Aenreg
                      Accès aux applications
                                                       Admission
                                                                         grades supérieurs
                                                                                          Diane Leroux
                                                                                           tests d’admission                                         - Correspondanceofficiels les
                                                                                                                                                               Documents entre                             Fonds de soutien                                                                                    Micheline Payette Lavallée
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Martine
                             (Gamic)                                                                                                                                             (en règle)
                                                                                                                                                     programmes MELS et UdeM (table a548)    Avis de dépôt, Fonds techno                                                                                           Yvon CyrRenseignements
                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Geste                       personnels Nathalie Girardin
     Légende     Légende Légende                                                                                       Documents
                                                                                                                           Programmes                - Type de frais par programme
                                                                                                                                                                              aenreg            Geste, ...                                              MELS
                Légende
           Systèmes sous la juridiction de laSystèmes sous la juridiction de la DGTIC
                                              DGTIC                                                                      officiels dépôt             (fixes ou variables) (table A029)                                                                                                                      Nathalie Girardin
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Ressources
                           Systèmes sous la juridiction de la DGTIC                                                        Avis de                      Marie-France         (en règle)
                                                                               Steve Massicotte                        Steve Massicotte                                                                                                                                                Fonds de soutien          humaines                    Accens
                          Systèmes sous la juridiction de la DGTIC                                                                                   - Banque de programmes
                                                                                                                                                          Rochon
           Systèmes externes inclus dans les PGI
                                           Systèmes externes inclus dans les PGI                                                                                     Geste                                                                                                              Fonds techno           Notation Nathalie Girardin
                           Systèmes externes inclus dans les PGI                                                                                                                                                               Sylvie Bonesso
                                                                               AdminCarteCredit
                                                                                  Sylviane Latour  Nathalie Cartes-credit
                                                                                                            Girardin
                                                                                                                        François Marcil
                                                                                                                                             Steve Massicotte         Nicole Doré                                              Nathalie Girardin                                                                               Programmes/cours
                            Interfaces entre différents systèmes et Académique
           Interfaces entre différents systèmes et Académique                                                                       Rôles (OpenUI)                                                                                                             François Marcil, Lise
                                                                                                                                                                                                                                                                                         François Marcil
                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Nathalie Girardin
                                                    Interfaces entre différents Académique
                               Interfaces entre différents systèmes et systèmes et Académique                                                                                                                                                                      Boudreault                                                                    Nathalie Girardin
                                                                                     Alliance     Boite à outils (BAO)
                                                                                                                            Comete
                                                                                                                                              Cartes-credit        Droits de scolarité                                        Frais financiers et                                                               Nathalie Girardin
                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Offre de cours/
           Systèmes externes                                                                                              (étiquettes)                       Michel Gaudreault                                                        Doré
                                                                                                                                                                                                                                 François Marcil,
                                                                                                                                                                                                                            Nicoleautres                                                    Notation
                            Systèmes externes Systèmes externes
                               Systèmes externes                                                       Steve Massicotte         José Bourguignon                                                                                        GDEU                                               Pierre Chenard horaires
                                                                                                                                                                                                                                                                                               Sylvie Bonesso
                                                                                                                                                                                                     Nicole Doré
                                                                                                                                                                                                  Nicole Doré                    Lise Boudreault                                                                                                  Programmes/
           Secteurs et demandes diverses
                                                                                                                         José Bourguignon                              Sylviane Latour
                                                                                                                                                                             Lorraine Pigeon                                  François Marcil PaquetFrançois Marcil
                                                                                                                                                                                                                  Nathalie Paquet      Nathalie                          Offre de cours /
                                                                                                                                                                                                                                                         Nathalie Girardin   Pierre Chenard                                                          cours
                            Applications qui devraient être remplacées par
                            l’implantation d’un PGISecteurs et demandes diverses
                               Secteurs et demandes diverses                                                                Paypal                                                                         Droits de                                                         horaires
                                                    Académique                                                         Cartes-credit                  Admission                                                                                         Inscription
           Applications qui devraient être remplacées par
                                                                                                                            Admission                                               Bibliothèques Droits de de
                                                                                                                                                                                                      Droits
                                                                                                                                                                             Alliance
                                                                                                                                                                                  Diplômes                 scolarité ECadeau Inscription
                                                                                                                                                                                                                                      GDEUECodac         Frais
                                                                                                                                                                                                                                                       Notationfinanciers      Inscription
                                                   Applications être remplacées par
           l’implantation d’unApplications qui devraient qui devraient être remplacées par
                                  PGI Académique                                                                                                                                                   scolarité
                                                                                                                                                                                                       scolarité
                                l’implantation l’implantation d’un PGI Académique
                                                   d’un PGI Académique                                                                                                                                                                                       et autres




14
     Portée du projet
     Futur : Gestion académique




15
                                                       Portée du projet
                                                       Actuel: Ressources humaines et paie


                                              Guy Bélanger              Lyne Jones                                             ?                 Diane Leroux     Marie-France Rochon          Marie-France Rochon       Marie-France Rochon       Josée Bisson                              Marguerite Lapointe 1244          Guy Bélanger
  Yvon Cyr         Pascale Vézina                                                                ?                                                                                                                                                                  Marie-France Rochon
                                                                                                                                                                                                                                                                                              Stephan Meloche 1186
                                        Assurance salaire                                                                                          Carte                                                                                             RRUM                                                                     Croix Bleue
  PIREL                                                              Assurance vie         SIPREME               WEBCHECKOUT                                            GARDE                   Groupes ADS               Listes courriels                            Bottin LDAP                   Syndicats
                    CREPUQ                   CSST                                                                                                d’identité                                                                                           Ariel                                                                   (Powerflex)
                    (sysper)                                                                                                                                                                                                                        SOBECO
                                                                                                                                          ?

                                                                                                                                       Telerap                                                                                                                                                            CBLETR
  Zdirige               FTP                      Addpool                 Addpool               FTP                        SCP                       FTP                MAJGLOB                                HZRPORT                                                                        Listes et
                                                                                                                                                                                                                                                                          SQL                               ftp
                                                                                                                                                                                                                                                     Addpool                               fichiers txt

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                                                                                                                                        RCP


                                                                                                                                                                                                                                             Yvon Cyr                                             Yvon Cyr
                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Horaires
                                                                                                                                                                                                                                            ABSENCES
                                                                   Micheline Payette                                                                                                                                                                                                               WEB
                                                                                                                                                                                                                                        Yvon Cyr
                                                                  Augmentations                                                                                                                                                                                          DDO                                Yvon Cyr
                                                                                                                                                                                                                                         CUVAE
                                        Micheline Payette
                                                                   enseignant                                                                                                                                                                                           UDEMBU                             Postes PSA
                                                                                         Micheline Payette
                                                                                                                                                                                                                                   Yvon Cyr                            SQL server
                                           FSCCCUM                                         ACCUMUL                                                                                                                                 INERTIE                                                                   Pascale Vézina
                                                                                                                                                                                                                                                                                                               RÔLES ET
                                                                                                                                                                                                                            Yvon Cyr                                                                         PERMISSIONS
                          Micheline Payette
                                                                                                           Micheline Payette                                                                                             Inventaire des
                             Sourire                                                                                                                                                                                                                                                                                    Pascal Vézina
                                                                                                            ALLPROF                                                                                                          postes
                                                                                                                                                                          Yvon Cyr                                                                                       Yvon Cyr                                        Accès aux
                                                                                                                                                                                                                          Annie Sénécal
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        applications
                                                                                                                                                                        Interrogation
                   Micheline Payette                             Micheline Payette                                Micheline Payette                                                                                       NRAPPEL                                 Personnel de soutien                                     Yvon Cyr
                     SAPIENS                                                                                       WSAPIENS                                                                                                Yvon Cyr                                   administratif                                        INTRELA
                                                               Personnel Enseignant                                                                                       Yvon Cyr                                       PECUNIA WEB
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Yvon Cyr
                                                                                                                                                                         Calcul ETC
                                                                                                                                                                       (salaire moyen)                                                                                                                                    ABRESEQ
                                                                                                                                                                                                                              Yvon Cyr
                       Micheline Payette                                                                     Micheline Payette
                                                                                                                                                                                                                             IDENTUM                                                                                    André Guindon
                     PECUNIA ENS.                                                                           POSTES ENS.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            PMO
                                                                                                                                                                                                                                  Yvon Cyr
                                                                                                                                                                                                                                   IRMA                                                                             Yvon Cyr
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    WSIROP
                                           Micheline Payette                           Micheline Payette                                                                                                                              Yvon Cyr
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Yvon Cyr
                                              CAPER                                        SPEED                                                                                                                                      GESTAUT
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  ECHELLE
                                                                                                                                                                                                                                              Yvon Cyr
                                                                                                                                                                                                                                                                         Mouvements                         Mélanie Barthe
                                                                   Micheline Payette                                                                                                                                                        Paiement des
                                                                                                                                                                                                                                                                       vers la paie PAS                           TPH
                                                                                                                                                                                                                                              carences
                                                                   Mouvements                                                                                                                                                                                                                               Yvon Cyr
                                                                  vers la paie PE                                                                                                                                                                     Yvon Cyr
                                                                                                                                                                                                                                                                                                           AUGMENT
                                                                                                                                                                                                                                                    Augmentation
                                                                                                                                                                                                                                                        PSA
                                                                                                                                                                                                                                                                                Louise Vanasse
                                                                                                                                                                                                                                                                                  Line Bélair

                                                                                                                                                                                                                                                                                    Loi 95
Légende                                                                                                                                                                                                                                      DTS
      Systèmes sous la juridiction de la DGTIC                        FTP
                                                                                                                          Yvon Pinel                               Hélène Proulx                                                                                                                  Robert Asfazadour               Julie Roy
      Systèmes externes inclus dans les PGI                                                                                                                                                     ZCUISIN         HZOBTACT                           B.O.       HZZ004
                                                                                            FPRPHCY
                                                                                                                               BRI                                      Paie
      Interfaces entre différents systèmes et DRH                                                                                                                                                                                                                                                    Recherche               Service d’accès
      Systèmes externes                                          Michel Gaudreault                                                                                                                                                                                                                                            aux données
                                                                 Bibliothèques              Mélanie Barthe                             DGTIC             Annie Houle
                                                                                                                                                                                   Micheline                                              Entrepôt de
      Secteurs et demandes diverses                                                                                                                                                 Payette             Pierre Chenard                                      Renseigne
                                                                                                                                 Des portables                                                                                             données                                        Déclaration des salaires des
                                                                                             Finances                                                                               FEP                                                                       ments
      Portail et remplacé par PGI DRH
                                                                                                                                    pour les               FESP                                                                           (UDEMEU                                            cadres de l’UdeM au
                                                                                                                                                                                                       Académique                                           personnels
      Applications qui devraient être remplacées par                                                                           professeurs (web)                                                                                             SQL                                                    ministère
      l’implantation d’un PGI DRH
                                                                                                                                                                                                                                                             INGRES
                                                                                                                                                                                                                                            server)
     Portée du projet
     Futur : Ressources humaines et paie
                                                                                                                    Noveaux
                                                                                                                                                 Marie- France Rochon            Marie- France Rochon

                                                                                           Noveaux                  Telerap                            Groupes                         Listes
                                                                                                                                                        ADS                           Courriels
                                                                                                                                                                                                        Marie- France Rochon
                                                                                         Groupes ADS
       Diane Leroux
                                                                                                                                                                                                                                                              Bottin
                                                                                                                    Nombretélé phone
                Carte                                                                                                                                             Common                                                                                      LDAP
                                                                                                                                                                  Interface
               Employé                                                                           courriels
                                                                                                                                                                                                                                                                                           Marguerite Lapointe

                                                                                                                                                                                                                                                                                              Syndicats

                                                                                                                    PeopleSoft( Oracle) HRMS



                                                                                                                                 Analytiques
                                                                                                                         Planifications des effectifs
       (fo nct ion alit é re liée au m odule princ ipa le)




                                                                                                                                                                                                        (fo nct ion alit é re liée au m odule princ ipa le)
                                                                                                                          Ressource Humaines




                                                                                                                                                                                                                  Libre Se rvice G estionna ir e
                                                                                                                          Phase Subsé quentes




                                                                                                                                                                                                                                                                 P hase s Subsé quen tes
                   Libre Service Em ploy é


                                                             P has es S ubs équ ent es




                                                                                                                                                                               ée
                                                                                                                                                                  Gestion Avanc des
                                                                                            Gestion du Temps
                                                                                                                                                                   Avantages Sociaux




                                                                                                Paie Amé rique du Nord                                    Avantages Sociaux


                                                                                                                                SIPREME
                                                                                                                                 Equity

                                                                                                       CREPUQ
                                                                                                                              Assurance Vie                             Loi 95
                                                                                                       ( sysper )

                                                                                                AssuranceSalaire               RRUM Ariel                           Croix Bleue
                                                                                                     CSST                       SOBECO                               Powerflex                                                                                                                                   Lé gende :

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Systèmes externes
                                                                                                                                  Lé gende
                                                                                                                                  Phase I
                                                                                                                                  Phase II , II , IV                                                                                                                                                                  Application (PGI) qui remplace les
                                                                                                                                  Cyber                                                                                                                                                                               systèmes existants




17
Portée du projet
Actuel: Finances et recherche
    Patrick Montagne            Suzanne Dionne         André Lamarche          Marie-France Rochon        Alain Courchesne           Marcel Dupuis
      Direction des                Librairie                                        Téléphonie                                           Fonds
                                                              Courrier                                       Polycopie
       immeubles                    (Vigie)                                          (télérap)                                       développement
        (Maximo)                                                                                                                         (awa)


    Patrick Montagne                                                                                                                   Paul Krivicky
     Direction des
                                                                                                                                         Cepsum
       immeubles
         (PRJU)
                          Données
                          financières des
                          projets de la DI



                                                         Pile (gestion des transactions                                  SYSTÈME FINANCIER
                                                         pour Prophecy)
                                                         ·     Fichier de transation f47s
                                                         ·     Addition au pool
                                                         ·     Intervention de l’usager
          Mélanie Barthe                                       pour approuver les
                                                                                                                                   FPRPHCY
          Engagements/                                         transactions et mettre à jour
                                                                                                                                    Intéractif
        dépenses ordis pour                                    Prophecy
             les profs




                                                                    Mélanie Barthe                                                Hélène Proulx
          Firme consultaxe                                                                                                          Banque
                                                                  Système financier
                                                                      Prophecy


         Johanne Archambault                                                                                                 Carole Lecavalier
               Parfum/Prdfum                                                                                                       Budgétaire




               Mélanie Barthe                                                                                                      Line Bélair
                 Archivage                                                                                                            SIFU
                                                      Ouvrir Pile (gestion des transactions
                                                     session pour Prophecy)
                                                             ·     Fichier de transation f47s
                                                             ·     Addition au pool
                                                             ·     Intervention de l’usager
                                              Ouvrir               pour approuver les
                          Ouvrir             session               transactions et mettre à jour
                         session                                   Prophecy
                                                                                                                    Louise Vanasse
                                                                                                                      Line Bélair
                                                                                                                         Loi 95
                                                                                                                                             Robert Asfazadour
                                                  Hélène Proulx                                   Renée Pelletier
                                                                                                Approvisionnement                                 Recherche
   Udembu                    FPRPHCY                   Paie
                                                                                                (Purchase Master)
   Sqlserver
    (DRH)

                                                                                         Nicole Doré      Achats, fournisseurs     Déclaration des salaires des
                                                                                                                                      Cadres de l’UdeM au
                                                         Bourses et                  Droit de scolarité                                      ministère
                                                         honoraires


                                                                                                                Légende:

                DRH                     Académique                       Carte d’achat
                                                                                                                             Systèmes externes

                                                                                                                             Services (Interface entre
                                                                                                                             PROPHECY et les autres
                                                                                                                             systèmes)
                                    ·    Validation du CI                                                                    Systèmes sous la
                                    ·    Conversion $can en $us, etc                                                         juridiction de la DGTIC
                                    159 programmes utilisent ce service et qui                                               Applications qui devraient être
                                    devront être possiblement modifiés                                                       remplacées par l’implantation d’un
                                                                                                                             ERP FINANCE
     Portée du projet
     Futur: Finance et recherche
     Patrick Montagne              Suzanne Dionne       André Lamarche               Marie-France Rochon    Alain Courchesne                 Marcel Dupuis
       Direction des                  Librairie                                           Téléphonie                                             Fonds
                                                             Courrier                                             Polycopie
        immeubles                      (Vigie)                                             (télérap)                                         développement
         (Maximo)                                                                                                                                (awa)


     Patrick Montagne                                                                                                                         Paul Krivicky
      Direction des
                                                                                                                                                   Cepsum
        immeubles
          (PRJU)

                                                             PeopleSoft (Oracle) Finance

     Données                                                 Gestion des transactions (remplacement PILE)
     financières des
     projets de la DI
                                                                             Grand Livre


                                   Compte à payer                                                    Trésorie                         Inventaire



               Temps & Dépenses                     Achats                                                                       Immobilisation


                        eProcure
                                                                                                                                             SIFU
              Contrat Fournisseur                                                                       Projets
                                                                                                                                            LOI 95

                   Soumission                        Recherche               Recevables                Contrats


                                                                                                                  Légende
                                                                             Facturation
                                                                                                                  Phase I
                                                                                                                  Phase II
                                                                                                                  Nouveau                                   Légende:
                                                                             eFacturation                         Rapports critique

                                                                                                                                                                   Systèmes externes

                                                             Gestion des transactions (remplacement PILE)                                                          Application (PGI) qui remplace
                                                                                                                                                                   les systèmes existants



19
     Calendrier de réalisation




     Mise en opération




20
                          Gouvernance
                                              Conseil de l’UdeM




                                               Comité exécutif




                                               Parrain du projet     Jacques Frémont




Guy Breton              Jacques Frémont
Éric Filteau            Jacques Gresset        Comité directeur
Joseph Hubert           Monique Kirouac
Irène Cinq-Mars         Jean-Claude Lebrun
Ghilaine Roquet
Serge Fortier (LGS/IBM)
Danielle Branchaud (LGS/IBM)
                                             Comité d’implantation
                                                                     Dominique Bérubé               Pascale Carrier
                                                     PGI             Alexandre Chabot               Pierre Chénard
                                                                     A-I Cojocaru                   Luc Granger
                                                                     Éric Filteau                   Raymond Lalande
                                                                     J-C Lebrun                     Matthew Nowakowski
                                             Équipe de gestion du    Ghilaine Roquet                Michel Steben
   Directrice du programme UdeM                  programme           Josée Veilleux                 Irène Cinq-Mars
   Directrice du programme (LGS/IBM)                                 Marc Gareau
   Directeur des projets                                             Danielle Branchaud (LGS/IBM)
   Conseiller stratégique
   Coord. de l’administration
   Chefs de projet
 Structure d’équipe de projet PGI
                         Direction du programme
                              Irène Cinq-Mars
                             Danielle Branchaud


Équipes fonctionnelles    Équipes de la gestion   Équipes de technologie
                          du changement et de       et d’infrastructures
                              la formation
    Chef de projet           Chefs de projet          Chefs de projet
     Académique                Formation               Technologie

      Lucie Major             Isabelle Brasseur        Colette Côté/
                                                      Houda Benhadid
          N…                  Ingrid Desrosiers         John Meyer

    Chefs de projet          Chefs de projet          Chefs de projet
       RH/Paie            Gestion du changement       Infrastructures

     Annie Sénécal             Pascale Carrier         Patrick Payette

      Judith Gross             Marcel Auclair


    Chefs de projet
  Finances/Recherche

     Isabelle Lavoie

      Claire Morin
     Gouvernance – Tableau de bord

     Les indicateurs de projet sont:
        1. Échéancier:                 Respect des jalons clés du projet
        2. Budget:                     Respect du cadre budgétaire, tant au niveau
                                       monétaire que des efforts.
        3. Biens livrables:            Qualité des biens livrables et respect des délais
                                       d’approbation.
        4. Ressources:                 Affectation des compétences et expertises
                                       requises au sein du projet.
        5. Gestion du changement:      Soutien aux parties prenantes clés.



     Les indicateurs sont rapportés par domaine et consolidés au niveau
     de l’ensemble du Programme.




23
       Crans d’arrêt


     • Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des mesures de
       contingences
     • Tableau de bord mensuel au Comité directeur du projet
     • Personne spécialisée au Bureau de la vérification interne dans le
       domaine de l’informatique disponible pour répondre aux mandats
       ad hoc du comité de la vérification
     • Tableau de bord trimestriel au Comité de vérification du Conseil
     • Facturation et paiement de l’intégrateur sur une base mensuelle




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La démarche proposée
                                                 Intégration
                                                      du
                                                     PGI –
                           Familiari
                                                  Finances,
                           sation et                               Amélioratio
    Démarrage                                        RH,
                           processu                                 n continue
                                                 Recherche
                               s
                                                       ,
Note: Les dates d’implantation sont différentes pour chaque volet du projet.
                                                  Académiq
                                                      ue
                 Communications et Gouvernance du Projet PGI

                       Parties Prenantes Clés:
     Doyens, Vice-doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de
  programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints administratifs,
                          TGDE, TCTB, TA, etc.

                        Principes directeurs:
  Emphase sur les bénéfices du changement du point de vue de chaque
 clientèle, accompagnement graduel, démarche orientée sur les processus,
                       maximiser les interactions.


25
       Défis


       Le PGI: plus qu’un changement de logiciel
       • Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré requiert une
         analyse complète des processus.
       • Ces changements sont cruciaux au déploiement réussi du PGI.




                                                         Vieux
       Vieux                 Nouvelle
     processus
                     +     technologie
                                               =     processus qui
                                                      coûtent cher




26
                     Courbe d’apprentissage

                                        Déploiement
     Performance des ressources


                                                                             Amélioration
            de l’Université




                                                                       Engagement




                                                Période
                                              d’adaptation
                                  Vallée du
                                  désespoir

                                                        Temps

                         Votre leadership dans la gestion du changement permettra un
                       passage moins profond et plus rapide dans la “vallée du désespoir”
                                      et facilitera la période d’adaptation.
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     Conclusion


     • L’implantation du PGI ne sera pas facile mais elle est essentielle
       à l’atteinte de nos objectifs.
     • L’équipe de projet mettra l’emphase sur la gestion du
       changement et l’accompagnement de vos ressources.
     • En bout de ligne, nous en sortirons tous gagnants.




28
     info-pgi@umontreal.ca



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