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					                        APRE
Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea
       Aspetti amministrativi &
        contrattuali del VII PQ
                      Keji Adunmo
                   Punto di Contatto Nazionale
           “Scienze Socio-economiche ed Umanistiche”
                             “Spazio”
                           “Ambiente”
                        adunmo@apre.it
                             INDICE
•   Regole di Partecipazione
•   Gli schemi di finanziamento
•   Le tipologie di attività
•   Tipologia di sovvenzione
•   Il Grant Agreement
•   La rendicontazione                • I Costi Eleggibili e non
                                      • Le % di rimborso
                                      • Le Parti Terze
                                      • I pagamenti
                                      • La Certificazione
                                      • Il Reporting
                                      • Gli Audit
                                      • FORCE
 LE REGOLE DI
PARTECIPAZIONE
          Chi può partecipare al VII°PQ? (1/2)

Qualsiasi impresa, università, centro di ricerca o qualsiasi
altro soggetto giuridico, stabilito in:
     - Stato Membro,
     - Paese Associato o
     - Paese Terzo

Centro comune di ricerca della Commissione, (CCR), può partecipare alle
azioni indirette alle stesse condizioni (soggetto giuridico stabilito in uno Stato
membro).

Le organizzazioni internazionali ed i partecipanti stabiliti in Paesi terzi
possono partecipare solo in aggiunta ai criteri minimi
   Chi può partecipare al VII°PQ? (2/2)

                  I paesi eleggibili …
               • Stati Membri dell’Europa a 27

    • Paesi Associati: Turchia (01/06/2007), Islanda (2003),
     Liechtenstein (2003), Norvegia (2003), Israele, Svizzera
(25/06/2007), Croazia (13/06/2007), Ex Repubblica d Macedonia
          (13/06/2007), Serbia (13/06/2007), Albania
                  e Montenegro (01/01/2008).

 • Paesi ICPC: paesi partner della cooperazione internazionale
              (ICPC) inclusa Bosnia ed Erzegovina
Eleggibilità al finanziamento: ICPC




http://cordis.europa.eu/fp7/who_en.html#countries
      Eleggibilità al finanziamento: Paesi
                        Terzi

          Organizzazioni internazionali e soggetti giuridici di
             Paesi Terzi diversi dagli ICPC eleggibili solo se:

       √previsto nel Programma Specifico o nel Programma di Lavoro; oppure
      √ il loro contributo è essenziale per lo svolgimento del progetto, oppure
√ il finanziamento è previsto nell’ambito di un accordo bilaterale tra la Comunità ed il
                                     Paese terzo




                                                                     Condizioni non
                                                                        cumulative
                       Eleggibilità al finanziamento:
                               Indipendenza
1. Due soggetti giuridici sono considerati indipendenti uno dall'altro quando nessuno dei due è
   soggetto al controllo diretto o indiretto dell'altro o allo stesso controllo diretto o indiretto cui è
   soggetto l'altro.

2. il controllo può in particolare assumere una delle forme seguenti:

     a) la detenzione diretta o indiretta di oltre il 50 % del valore nominale delle azioni emesse nel
          soggetto giuridico interessato o della maggioranza dei diritti di voto degli azionisti o dei soci di
          tale soggetto;
     b) la detenzione diretta o indiretta, di fatto o di diritto, dei poteri decisionali in seno al soggetto
          giuridico interessato.

3. Tuttavia, si considera che i rapporti seguenti tra soggetti giuridici non costituiscono di per sé rapporti
     di controllo:

     a) la detenzione diretta o indiretta di oltre il 50 % del valore nominale delle azioni emesse o della
          maggioranza dei diritti di voto degli azionisti o dei soci da parte della stessa società pubblica di
          investimenti, dello stesso investitore istituzionale o della stessa società di capitale di rischio;
     b) i soggetti giuridici interessati sono di proprietà o sono controllati dallo stesso organismo
          pubblico
                   Definizioni utili (1/3):



  Soggetto giuridico: ogni persona fisica/giuridica costituita in
  conformità al diritto nazionale/ comunitario / internazionale,
dotata di personalità giuridica che eserciti diritti e sia soggetta ad
                              obblighi
                            Definizioni utili (2/3):
•Ente pubblico: «organismo pubblico», qualsiasi soggetto giuridico definito tale dal diritto
nazionale, e le organizzazioni internazionali;

• Ente di ricerca: «organismo di ricerca», un soggetto giuridico definito come un organismo senza
scopo di lucro che annovera tra i suoi obiettivi principali lo svolgimento di attività di ricerca o
sviluppo tecnologico;

• Ente no profit: considerato come tale dalla legislazione nazionale o internazionale

• Istituto di istruzione secondaria o superiore: comprende università. Scuole di scienze applicate e
simili.

• PMI: «PMI», micro, piccole e medie imprese secondo la definizione riportata nella
raccomandazione 2003/361/CE nella sua versione del 6 maggio 2003;

• Paese partner della cooperazione internazionale: un paese terzo che la Commissione classifica
tra i paesi a reddito basso, a reddito medio basso o medio alto e che è indicato come tale nei
programmi di lavoro(http://ec.europa.eu/research/iscp/pdf/icpc_countries_en.pdf)
                           Definizioni utili (3/3):
• Soggetto collegato: un soggetto giuridico che si trova sotto il controllo diretto o indiretto di
un partecipante, o sotto lo stesso controllo diretto o indiretto cui è soggetto il partecipante
• Organizzazione Internazionale: un'organizzazione intergovernativa, diversa dalla Comunità,
dotata di personalità giuridica a norma del diritto pubblico internazionale, nonché le agenzie
specializzate istituite da questa organizzazione internazionale;
• Organizzazione Internazionale di Interesse Europeo: un'organizzazione internazionale in cui
la maggioranza dei membri sono Stati membri o paesi associati, e il cui obiettivo principale è
promuovere la cooperazione scientifica e tecnologica in Europa
• Paese Associato: un paese terzo che è parte di un accordo internazionale concluso con la
Comunità, alle condizioni o sulla base del quale contribuisce finanziariamente all'insieme o a
parte del settimo programma quadro
•Esecutore di RST (RTD performer): un soggetto giuridico che svolge attività di ricerca o
sviluppo tecnologico nel quadro di meccanismi di finanziamento a favore di gruppi specifici
• Gruppi Specifici: i beneficiari della «ricerca per gruppi specifici» di cui al programma specifico
e/o al programma di lavoro
Condizioni minime: regola generale


     3 SOGGETTI GIURIDICI
  INDIPENDENTI PROVENIENTI
 DA TRE DIVERSI STATI MEMBRI o
           ASSOCIATI
          Condizioni minime: eccezioni (1)

              • Progetti di Ricerca di Frontiera (ERC)
                    • CSA – azioni di supporto
• Azioni a favore della formazione e dello sviluppo della carriera
                 dei ricercatori (i.e. Marie Curie)




 Almeno 1 Soggetto Giuridico stabilito in uno Stato Membro o
                      Paese Associato
            Condizioni minime: eccezioni (2)

Progetti SICA [Specific International Cooperation Actions]
• almeno 4 partecipanti di cui
• 2 provenienti da 2 diversi SM/PA
• 2 provenienti da 2 diversi paesi ICPC


Nel caso in cui i criteri minimi vengano soddisfatti da un certo numero di soggetti
giuridici che insieme formano UN SOLO SOGGETTO GIURIDICO (i.e. EEIG -
European Economic Interest Group / Gruppo Economico di Interesse Europeo),
quest’ultimo può essere l’unico partecipante posto che sia stabilito in uno Stato
Membro o Paese Associato
  GLI SCHEMI DI
FINANZIAMENTO
         GLI SCHEMI DI FINANZIAMENTO

• Le decisioni sui Programmi Specifici, i Programmi di Lavoro e le

  “Call” stabiliscono:

       la tipologia di schema/i da utilizzarsi per finanziare le

         differenti azioni

       la categoria dei partecipanti

       la tipologia di attività (ricerca, sviluppo, dimostrazione,

         formazione, ecc.)
            SCHEMI BASATI SU BANDI (1)
• Progetti collaborativi:
     consorzi transnazionali
     nuova conoscenza, tecnologia, prodotti, processi, servizi
     ampiezza, scopo ed organizzazione interna del progetto
        possono variare:
            “Small or medium-scale focused research projects”
            “Large-scale integrating projects”
• Reti di eccellenza
     programma congiunto (JPA) di organizzazioni che integrano
        le attività in un determinato campo
     cooperazione a lungo termine
     impegno formale per integrare le risorse
                SCHEMI BASATI SU BANDI (2)

• Azioni di coordinamento e di supporto:

       attività di “networking”, accesso transnazionale alle

           infrastrutture di ricerca, studi, conferenze, ecc.

• Progetti individuali (ERC)

• Formazione e sviluppo della carriera dei ricercatori (Azioni Marie

  Curie)

• Ricerca a beneficio di gruppi specifici (in particolare PMI)
            Cooperazione
        Schemi di finanziamento


A                  Ricerca collaborativa


    Coordinamento di programmi (non europei) di ricerca
B            (ERA-NET; ERA-NET+; Articolo 169)



C               Joint Technology Initiatives



D               Cooperazione Internazionale
     A – Ricerca Collaborativa


 A



• Progetti di ricerca collaborativa (CP)

• Reti di eccellenza (NoE)

• Azioni di coordinamento /supporto (CSA)
               Programmi specifici
Progetti collaborativi    Cooperazione
CP                        Capacità


Reti di Eccellenza        Cooperazione
NoE                       Capacità


Azioni di Coordinamento   Cooperazione
e Supporto                Persone
CSA                       Idee
                          Capacità
                         Scopo

CP    Sviluppo di nuove conoscenze, tecnologie, prodotti
      Dimostrazione e Gestione


NoE   Stabilità dell’integrazione delle attività di ricerca dei
      partecipanti
      “Centro di ricerca Europeo virtuale”

CSA   •CA coordinamento di attività di ricerca
      •SA focalizzata su una specifica attività
      Non è finanziata ricerca, sviluppo e dimostrazione
                    Partecipazione

CP    Condizioni minime da rispettare
      Partecipanti di riferimento: università, centri di ricerca,
      imprese (PMI) e utilizzatori finali

NoE   Condizioni minime da rispettare
      Partecipanti di riferimento: università, centri di ricerca


CSA   Condizioni minime da rispettare (SA eccezione)
      Partecipanti di riferimento: università, centri di ricerca
      e imprese (PMI)
                  Dimensione e Durata

CP    Piccolo o Medio (azione di ricerca mirata)         24-60
      Grande (progetto integrato)                        mesi
      Distinzione sul budget: criterio di eleggibilità

NoE   3-7 partecipanti                                   48-60
                                                         mesi


CSA   variabile                                          6-48
                                                         mesi
                        Attività

CP    Ricerca, dimostrazione, gestione
      Altre attività: diffusione e formazione
NoE   Programma Comune di Attività (JPA)
      Accesso alle infrastrutture, strumenti, dati e
      conoscenze; scambi di ricercatori; nuove priorità di
      ricerca; riallocazione delle risorse per aumentare la
      qualità dei risultati
      Altre attività: diffusione e formazione
CSA   •CA: Networking, coordinazione, diffusione
      •SA: conferenze, seminari, workshop, studi,
      monitoraggi, sviluppo di strategie, diffusione e
      gestione
               B - Coordinamento di programmi
                     di ricerca non-Comunitari

  B

ERA-NET: coordinare attività di ricerca nazionale e regionale;
aprire bandi nazionali/regionali (solo) ad organismi di Paesi partecipanti

ERA-NET Plus: come sopra ma con la partecipazione finanziaria della UE ai
bandi nazionali/regionali

Art. 169 (pochi casi ben giustificati, es. nuova infrastruttura):
strumento per l'attuazione congiunta di programmi nazionali ad ampia scala,
tramite una struttura dedicata, a fronte di un piano finanziario basato su
impegni formali delle autorità nazionali


             Anche non rientrante nei 10 temi, purché abbia valore Europeo
    C – Joint Technology Initiatives



C
             Le JTI nascono dalle
      Piattaforme Tecnologiche Europee
                       ...
 Piattaforme tecnologiche Europee


• Individuazione di priorità tematiche strategiche per
  l’Europa in ambiti di rilevanza industriale
• Definizione di strategie di R&S a lungo termine (SRA)
  che possano consentire all’Europa di migliorare la
  propria competitività nel mercato mondiale
• Mobilitare una massa critica di risorse europee,
  pubbliche e private
• Favorire la collaborazione tra tutti gli attori della
  ricerca e dell’innovazione pubblici e privati a tutti i
  livelli, europeo, nazionale e regionale
         Piattaforme Tecnologiche Europee

Piattaforme europee industry-driven che raggruppano gli
stakeholders su settori tecnologici rafforzando partnership
pubblico/private:

   • Industrie e PMI, centri di ricerca, istituti finanziari,
     policy makers, utilizzatori finali...
   • Vision paper: visione comune a lungo termine (10-30
     anni) nel settore
   • Strategic research agenda: strategia di ricerca
   • Implementation plan: attraverso fondi pubblici e
     privati: 7 PQ, altri finanziamenti EU...
                C – Joint Technology Initiatives

 Le PTE possono stimolare la nascita di uno o più organismi
 internazionali (art. 171 del Trattato UE*),

 a partecipazione pubblico-privata con lo scopo di supportare
 l’implementazione di una parte della SRA

 che per le sue dimensioni ed ambizioni richiede la
 mobilizzazione di ingenti risorse finanziarie, umane e
 materiali, sia pubbliche che private.

*Art. 171 – La Comunità può creare imprese comuni o qualsiasi altra struttura necessaria alla
     migliore esecuzione dei programmi di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione
                                       comunitari.
         D - Cooperazione internazionale

 D


• I 10 temi saranno aperti alla partecipazione di Paesi
  terzi (con possibili limitazione per il tema Sicurezza)

• Specifiche azioni di co-operazione in ogni area
  tematica dedicata ai paesi terzi (SICA)
                     SCHEMI DI FINANZIAMENTO

       % max di            Attività di ricerca e            Attività di            Attività di gestione      Altre attività
    finanziamento                sviluppo                 dimostrazione               del consorzio
    applicabile per
                               tecnologico
 tipologia di attività
Reti d’eccellenza                 50%*
                                  75%                                                     100%                 100%
• Progetti                        50%*
collaborativi
• Ricerca a                       75%                          50%                        100%                 100%
beneficio delle PMI

Azioni di
coordinamento e
supporto                                                                                  100%                 100%


                  [* Per soggetti diversi da: enti pubblici no-profit, centri di ricerca, università, PMI]
LE TIPOLOGIE DI ATTIVITA’
ATTIVITA’ DI RICERCA (RTD)

    • Attività rivolta alla creazione di nuove
      conoscenze, nuove tecnologie e nuovi
      prodotti
    • Attività rivolta ad ampliare la conoscenza
      scientifica e tecnologica non direttamente
      collegata ad obiettivi commerciali o
      industriali
            ATTIVITA’ DI DIMOSTRAZIONE (DEM)

Attività finalizzate a provare l’utilizzabilità di nuove tecnologie che presentano
         un potenziale vantaggio economico, ma che non possono essere
                          commercializzate direttamente




                 Disegno e assemblaggio di prototipi
                            Test di validazione
      Infrastrutture di validazione (p.es. Galleria del vento)
                        Precertificazioni per test
               ALTRE ATTIVITA’ (OTHER)

• Disseminazione (es. creazione di un web site, presentazione del progetto
  durante una conferenza, la stesura di una pubblicazione scientifica)
• Networking e coordinamento (organizzazione di seminari)
• Proprietà intellettuale (deposito di un brevetto, compreso la consulenza
  legale)
• Studi sull’impatto socio-economico
• Promozione dello sfruttamento del “foreground” (studi di fattibilità per la
  creazione di “spin-offs”)
• Formazione (organizzazione di corsi per il personale interno ed esterno
  coinvolto nel progetto)
     ATTIVITA’ DI MANAGEMENT (MGT) (1)



I costi sostenuti per il Management del progetto
  possono essere rimborsati fino al 100% (rispetto
   al 6PQ non esiste più il vincolo del 7% calcolato
             sul contributo comunitario).

NO coordinamento scientifico (attività di ricerca)
         ATTIVITA’ DI MANAGEMENT (2)

I costi sostenuti per il Management comprendono:

                  Gestione del partenariato
         (legale, etica, amministrativa e finanziaria
            Certificazione della rendicontazione
                          (se prevista)
      Spese per mantenimento Consortium Agreement

          Gestione dei bandi lanciati dal consorzio
                        (se previsti)
           % MASSIMA DI RIMBORSO
                          Partecipanti in FC/
                         - Non profit public bodies
                         - Secondary and higher
                                                      Partecipanti in
                                                           Altri
                                 FCF
                         education establishments           AC
                         - Research organisations
                         - SME
Attività RTD
Attività RTD                         50%
                                     75%                  100%
                                                          50%

Attività dimostrazione
Attività dimostrative                35%
                                     50%                  100%
                                                          50%

Attività collegate
Coordinamento/                       50%
                                    100%                  100%
                                                          100%
all’innovazione
Supporto
Attività di formazione
Altre attività                      100%
                                    100%                  100%
                                                          100%

Attività Management
Attività di gestione     100% (max. 7% del            100% (max. 7%
del consorzio                contrib.
                              100%                          contrib.
                                                        del100%
                           comunitario)                comunitario)
Tipologie di
Sovvenzione
         Rimborso dei COSTI ELEGGIBILI


 Calcolo basato sui costi approvati dalla CE per
  beneficiario
 Applicando le percentuali di rimborso per attività e
  per beneficiario
 Il contributo UE non può generare profitto
 L’ammontare totale dei pagamenti non può superare
  il contributo UE indicato nell’art. 5 del G.A.
              Rimborso costi eleggibili: esempi


        Activities      Costs accepted         Cost reimbursed
                       (direct+indirect)
RTD                                  100.000      100.000 x 75%= 75.000

Demonstration                        100.000      100.000 x 50%= 50.000

Management                            40.000      40.000 x 100%= 40.000

Other                                 10.000      10.000 x 100%= 10.000

Total                                250.000                     175.000

EC contribution                                                  175.000
             Rimborso su BASE FORFETARIA
                     (LUMP SUM)

• I Paesi ICPC (International Cooperation Partner Countries) hanno
  l’opzione di essere rimborsati sulla base dei costi eleggibili/su base
  forfetaria
• L’importo forfetario è determinato per gruppo reddituale di
  appartenenza

             Economia del Paese ICPC*                       CONTRIBUTO LUMP SUM
                                                             (EUR/ricercatore/anno)
          low-income                                                                         8.000

          low-middle income                                                                  9.800

          upper middle income                                                              20.700

             *Lista delle economie ICPC fornita dall’Annex I al Programma Specifico Cooperation
% di Rimborso nell’ipotesi di lump sum per
                   ICPC
          Schema di             Enti pubblici no profit,   Altre organizzazioni
        Finanziamento            Istituti d’Istruzione
                               Superiore e Secondaria,
                                 Centri di ricerca no
                                      profit, PMI
     Collaborative project               75%                      50%

    Network of excellence                75%                      50%

       Coordination and                 100%                      100%
        support action
     Support for “frontier”             100%                      100%
        research (ERC)
   Research for the benefit              75%                      50%
      of specific groups
    Support for training and            100%                      100%
     career development of
       researchers (Marie
             Curie)
         Rimborso su base forfettaria: esempio

ESEMPIO:
Una PMI di un Paese ICPC (low-income) ha scelto il rimborso su base forfetaria
in un progetto collaborativo di 3 anni. Utilizzerà 6 ricercatori full-time e 3 part-
time al 50%.

Il totale dei ricercatori per anni del progetto:
3 anni x 7.5 ricercatori/anno= 22.5

Contributo UE per la PMI:
22.5 ricercatori x EUR 8,000 = EUR 180,000 x 0,75 (75%= percentuale di
rimborso prevista per la partecipazione di una PMI ad un progetto
collaborativo)= EUR 135,000
GRANT AGREEMENT
                    Grant Agreement: la struttura

•   Core text
•   Annex I – Description of Work
•   Annex II – General Conditions
•    Annex III – Eranet-Plus / Infrastructures / SME actions
    / Civil Society Organisations
•   Annex IV – Form A
•   Annex V – Form B
•   Annex VI – Form C for CP / CSA / combination of CP and CSA / NoE / BSG-CSO /
    BSG-SME / CSA-Eranet-Plus
•   Annex VII – Form D (Certificate on Financial Statement)
•   Annex VII – Form E (Certificate on the Methodology)
•   List of Special clauses
Grant Agreement: CORE



                        LE PARTI




                         L’accesso degli altri
                         beneficiari
                         (Form A)
                        Grant Agreement: CORE (1)




Il CONSORTIUM AGREEMENT è
obbligatorio?




         INIZIO e DURATA del progetto




 Quanti rapporti vanno inviati in
 Commissione?
 E con che cadenza?
                                       Grant Agreement: CORE (2)



Contributo UE max previsto per progetto
(dettagli per partner/tipologia di attività/
categorie di costo in Annex I)




                         Su quale conto corrente sono
                         accreditati i pagamenti UE?




   A quanto ammonta l’anticipo che riceverà il
   coordinatore?
   (= pre-financing – contribution to the Guarantee Fund)
Grant Agreement: CORE (3)

 Ci sono Clausole Speciali?




        Contatti per le
        comunicazioni ufficiali




                    Legge applicabile
Grant Agreement: CORE (4)


                 GERARCHIA
                 Clausole Speciali
                 Annex III
                 Annex II
                 Annex I




   ENTRATA IN VIGORE DEL
   GRANT AGREEMENT
   (ultima FIRMA)
Form A
LA RENDICONTAZIONE
           FORME DI FINANZIAMENTO


   RIMBORSO DEI COSTI ELEGGIBILI
L’ammontare del finanziamento viene calcolato come una percentuale sul
budget stabilito da ogni partecipante per portare avanti le attività

   FLAT RATES
Contributo calcolato sulla base di una percentuale forfetaria

   LUMP SUM (es. per partecipanti ICPC; NOE)
Contributo calcolato sulla base di una cifra forfetaria
                      LUMP SUM (1)

• Il Lump sum può essere usato per l’intero progetto o per
  parte di esso

• Il Lump sum per alcune tipologie di costo può essere
  combinato con il rimborso di costi eleggibili

• Il Lump sum non richiede la giustificazione di costi eleggibili
                           LUMP SUM (2)

• Un lump sum specifico viene proposto per le Reti di Eccellenza (NoE) (ove
  previsto nel Programma di Lavoro),
   – calcolato considerando il numero di ricercatori da intergrare e secondo la
      durata dell’azione
   – un numero massimo di partecipanti e, se del caso, un numero massimo di
      ricercatori sarà stabilito nel Programma di Lavoro
   – (€ 23,500 / anno / ricercatore)
   – Il pagamento sarà basato su una valutazione dei progressi


• I Partecipanti ICPC/INCO potranno optare per un finanziamento lump sum
COSTI ELEGGIBILI
            PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (1)

        Per essere considerati eleggibili i Costi devono
    soddisfare contemporaneamente le seguenti condizioni:
                                   Attuali

                Necessari alla realizzazione degli obiettivi

  Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario

                Registrati nei libri contabili del beneficiario

                       Sostenuti durante il progetto

Le entrate derivate da terzi devono essere contabilizzate e determinate dai
            terzi stessi e rispettare i principi contabili di questi
           PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (2)

                                   Attualità


    I costi devono essere attuali (costi reali), devono cioè
corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei
        documenti fiscali, identificabili e controllabili.

La regola dell’attualità impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi:
  alcune tipologie di “contributi in natura” (contribution in kind); costi
determinati da “ricevute interne” al beneficiario; valutazioni soggettive o
                           costi di opportunità.
             PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (3)

         Necessari alla realizzazione degli obiettivi

I costi devono essere sostenuti al solo scopo del raggiungimento
degli obiettivi e dei risultati previsti dal progetto nel rispetto dei
                              principi di:
      economicità può essere considerata come la riduzione al
minimo dei costi delle risorse per un’attività, tenuto conto della
                         qualità appropriata.

   effettività dei costi sta a significare la relazione tra i costi del
                       progetto ed i risultati.
              PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (4)

  Determinati in accordo con gli usuali principi contabili del beneficiario

  Tutte le organizzazioni, incluse le università e le altre istituzioni pubbliche
devono tenere libri contabili e documentazione di supporto per giustificare i
                   costi eleggibili di cui si chiede il rimborso.
  I documenti devono essere conservati per un periodo di cinque anni dalla
                                fine del progetto.
 I contraenti devono fornire prontamente ogni spiegazione e giustificazione
    nell’ambito delle ispezioni della Commissione, e dei suoi rappresentanti
               autorizzati, e delle ispezioni della Corte dei Conti.
              PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (5)

                              Contabilizzazione

   A norma dell’articolo II.19 lett. d) del Contratto tipo i costi
 devono essere registrati nella contabilità del beneficiario, non
 più tardi della data della elaborazione del certificato di audit.
   Le procedure utilizzate per la contabilizzazione dei costi e delle entrate
  devono rispettare la disciplina contabile dello Stato in cui il beneficiario è
 stabilito. Tali procedure devono permettere la diretta corrispondenza tra i
costi e le entrate relativi al progetto e le situazioni contabili relative all’intera
                              attività del beneficiario
           PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (6)

       Il costo deve essere sostenuto durante il progetto

I costi devono essere sostenuti durante il periodo del Progetto,
    che è quello stabilito dal Contratto con la Commissione
           (v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement).

  Si possono imputare anche i costi per la redazione del report
finale, purché tali costi siano sostenuti entro 60 giorni dalla fine
                             del progetto
           (v. articolo II.14, lett. c), Grant Agreement).
           PRINCIPI DI RENDICONTAZIONE (7)
        Contabilizzazione delle entrate provenienti da terzi
L’articolo II.14 par.2) del Grant Agreement stabilisce che, in caso
di contributo da parte di un terzo al progetto:
•vi sia un contratto tra il beneficiario ed il terzo
•i compiti del terzo siano stabiliti nell’Allegato I al Contratto con la
Commissione
•i costi del terzo devono essere sostenuti e contabilizzati dal terzo nel
rispetto delle usuali regole contabili;
•i costi del terzo sono sostenuti nel rispetto dei principi di rendicontazione,
previsti dall’articolo II.14 del Contratto con la Commissione
• i costi del terzo devono essere registrati non più tardi della elaborazione
della certificazione di audit del beneficiario.
COSTI ELEGGIBILI




              COSTI      DIRETTI

            COSTI INDIRETTI



        Tot. C O S T I E L E G G I B I L I
                         Criteri di eleggibilità

Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere:
•     REALI (non stimati) – eccezione: costi medi del personale!!!
•     SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO
•     DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL
      BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ)
•     SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO – eccezione: costi relativi ai rapporti
      finali e alla certificazione dei costi!!!
•     UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI
      PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di
      economia, efficacia ed efficienza)
•     REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di
      parti terze, nei libri contabili delle parti terze)
•     INDICATI NELL’ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT
                  COSTI NON ELEGGIBILI

• Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l’IVA
• IRAP (a partire dal 1° febbraio 2008)
• Interessi passivi
• Accantonamenti per perdite o passività future
• Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio
  finanziamento!)
• Debiti
• Spese eccessive o sconsiderate
             Eccezioni - Non imponibilità IVA


             Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 258,23€)


    CONDIZIONI: citare il riferimento all’art. nella fattura del fornitore



          NON IMPONIBILITA’ IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è
                    riconducibile l’operazione imponibile

ESEMPI:
1.     Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI = IVA non
       imponibile al 75%
2.     Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non imponibile al 100%
                Eccezioni - Tasse aeroportuali

Normalmente non sono considerate ‘tasse’ vere e proprie, ma legate
 ai servizi aeroportuali, rifornimento velivoli, ecc… = costi eleggibili




        È necessario verificare che non siano identificabili sul biglietto
                             come ‘airport taxes’
                   COSTI ELEGGIBILI=
            COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI



Costi attribuibili direttamente al         Costi NON attribuibili direttamente al
            progetto                       progetto, ma sostenuti in relazione ai
                                                       costi diretti
ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature,              ESEMPI: costi connessi alle
         consumabili, ecc…                      infrastrutture (affitto, ammortamento
                                                     edifici), acqua, gas, elettricità,
                                                 manutenzione, assicurazione, spese
                                                   postali, costi di connessioni rete,
                                               personale tecnico-amministrativo, ecc…
COSTI DIRETTI
                               PERSONALE

Personale specificamente assunto per il progetto
Personale strutturato e personale a tempo determinato
CARATTERISTICHE:
• La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la responsabilità
del Beneficiario
• Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione (lordo): salario,
contributi previdenziali, oneri carico Ente.
• Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul progetto,
documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale o mensile).
• Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.
      Lavoratori autonomi (in house consultant)


Sono da considerarsi Costi del personale i contratti
             con i lavoratori autonomi
      (co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se :

   Stipulati con persone fisiche;
   Il Consulente lavora presso il Beneficiario;
   Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario;
   I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario;
   Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo da quello
    adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono analoghe mansioni
          Determinazione costo del personale

COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la retribuzione
ordinaria (determinati per persona/sulla base dei minimi stipendiali)




COSTO MEDIO (novità VII PQ) = opzionale/calcolato a livello di
soggetto giuridico.
CONDIZIONI:
•Calcolato preventivamente
•Certificato da un auditor esterno o – nel caso di enti pubblici – da un ‘public
officer’ competente
•Non si discosta in modo significativo dal costo reale
•Approvato da parte CE
                    Costi medi del personale (I)


Al fine di garantire ex ante che il costo medio non differisca significativamente da quello
                               reale calcolato ‘per persona’,
                                      è necessario che:
• I costi utilizzati come base di calcolo siano quelli reali e non stimati
• Venga preso in considerazione un numero sufficiente di categorie del personale
  (minore è il numero di categorie, maggiore è il rischio di ‘scostamenti’)
• La metodologia utilizzata deve essere applicata in maniera corretta (es. Non si
  possono selezionare categorie del personale che lavorerà sul progetto sulla base del
  criterio ‘finanziario’)
Costi medi del personale: criteri di accettabilità


[DECISIONE COMMISSIONE 23.06.09 C(2009)4705]

I criteri adottati sono i seguenti:
• Methodologies in which, for each personnel category, the difference between the average rate and the
extreme values (upper and lower rates) is equal to or below 5%: the methodology is acceptable.
• Methodologies in which, for any personnel category, the difference between the average rate and the
extreme values (upper and lower rates) is above 25%: the methodology is not acceptable.
• Methodologies not fulfilling the first criterion and in which, for each personnel category, the difference
between the average rate and the extreme values (upper and lower rates) is equal to or below 25%: only
methodologies applied by beneficiaries having participated in at least 4 FP6 projects with an EC
contribution in each of them equal to or above 375.000€ or at least 4 FP7 projects with an EC contribution
in each of them equal to or above 375.000 € are acceptable.
  Calcolo del tempo produttivo
            1PM ≠ mese calendario
      Numero ore produttive per mese= 1 PM

       ESEMPIO:




Ore produttive per anno/12= ore produttive per mese
                                         Time sheet


CONTENUTO:
• Nome per esteso del Beneficiario, così
come indicato nel contratto
• Nome               completo             del
dipendente/collaboratore
• Titolo del progetto, così come indicato nel
contratto
• Numero del contratto
• Periodo considerato (giorno, settimana,
mese)
• Ore caricate sul progetto
• Nome completo e firma del Responsabile
del progetto
              SUB-CONTRATTI (1)
       Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario e
                             un terzo:
              “per svolgere una parte del lavoro del
            progetto senza una diretta supervisione e
               senza subordinazione” (art. II.7 GA)



 Normalmente non riguardano ‘core task’, ma ‘minor
services’ (es. stampa, catering, ecc…)
 Non possono riguardare il coordinamento
 Vanno indicati nell’Allegato I
 Stipulati “on business conditions”, "best value for money“
 Trasparenza, parità di trattamento, motivazione
        SUBCONTRATTI (2)

         Profilo soggettivo

Il subcontraente deve essere un terzo
         no un altro beneficiario
               SUBCONTRATTI (3)
                 Profilo oggettivo

• Il subcontraente svolge una parte del lavoro (task)
  individuata nell’Allegato I
• Normalmente non si tratta del core work
• L’attività di riferimento non può essere quella di
  coordinamento
               SUBCONTRATTI (4)
        Support service for minor tasks

Non riguardano i tasks così come identificati nell’Allegato I
Esempio:
  Spese di stampa
  Catering
  Affitto sala
              SUBCONTRATTI (5)
                   Regole procedurali


Devono essere indicati nell’Allegato I
L’Allegato I deve contenere una stima dei costi
Stipulati “on business conditions”, "best value for money"
Trasparenza, parità di trattamento, motivazione
              SUBCONTRATTI – CASISTICA (6)


Audit [è subcontratto minore]
Affidamento a terzi del management del progetto [è
vietato come subcontratto; si possono fare consulenze]
Organizzazione del servizio di catering [è subcontratto minore]
Attività di progettazione [non è rendicontabile, per mancanza della
competenza]
                                                        VIAGGI

                       I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili.
                        Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le
                                                       diarie


                                                 FLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per
NOVITA’ VII PQ                                    la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di
                                                                            viaggio!!!)
                                          [Decisione CE adottata il 23.03.09]

PUO’ ESSERE UTILIZZATA:                                        A COPERTURA DI:
Per qualsiasi schema di finanziamento                         Diaria giornaliera
 Da qualsiasi beneficiario                                     Tetto massimo per le spese d’albergo
 Per progetto                                                 Importi forfettari aplplicabili ai funzionari UE per Stato Membro o
Se esplicitamente previsto dal Work Programme                 Non Membro
Per viaggi riconducibili al progetto                          Importi sono aggiornati periodicamente e pubblicati su CORDIS
              VIAGGI E SOGGIORNO - CASISTICA



 Missione di personale di un altro soggetto (università, ente di
  ricerca) che sia partner del progetto o meno [sarebbe meglio
    evitare:ogni beneficiario sostiene le proprie spese]
 Missione di personale per cui è terminato il contratto [NO: a
    meno che non si dia un incarico gratuito]
 Missione di studenti [NO]
 Missione di professionisti [fanno parte del costo del subcontratto]
 Missione di relatori a convegni [NO]
               VIAGGI E SOGGIORNO - CASISTICA


             Documentazione dei costi
 Costi autocertificati, documenti di spesa smarriti [NO]
 Spese sostenute per più persone (pasti, alberghi) [SI, ma va
    specificato il criterio di ripartizione]
 Biglietti incrociati [SI, ma va dichiarato che si sono usati solo per un
    tragitto e per risparmiare]
 Uso del mezzo proprio *SI, secondo le regole dell’ente, dimostrando il
    tragitto, mediante una cartina]
                    CARTE D’IMBARCO

Le carte di imbarco rappresentano il principale documento che attesta
l’effettiva partecipazione dell’interessato alla missione.

Frequentemente accade che al ritorno dal viaggio la persona si preoccupi di
fornire l’originale del biglietto ma non le carte di imbarco.

Ricordiamo che esse devono necessariamente accompagnare il biglietto
aereo. Nel caso eccezionale in cui esse dovessero essere smarrite è
necessaria una dichiarazione del responsabile del progetto.
       UTILIZZO DEL MEZZO PROPRIO




Si ricorda che l’utilizzo del mezzo proprio deve
avvenire in casi del tutto eccezionali. Tuttavia
qualora si renda necessario l’utilizzo della propria
auto si prega di fornire adeguata documentazione a
supporto del chilometraggio percorso.
              SPESE IN DIVISA ESTERA

• Nel caso in cui alcune spese fossero sostenute in valuta estera
  esse devono essere convertite in valuta applicando il tasso di
  cambio del giorno in cui essa è stata sostenuta.

• Non verranno riconosciute spese in valuta estera che abbiano
  un tasso di cambio diverso da quello di cui sopra.

• Inoltre si raccomanda di allegare sempre documentazione
  volta a giustificare il cambio adottato.
       ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI


Possono essere caricati nel progetto in proporzione al
deprezzamento risultante
Devono essere rispettati i normali principi contabili del
beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento
Deve essere dimostrato la percentuale d’uso nel progetto
Può essere caricato l’ammortamento dei beni acquistati
prima dell’inizio del progetto
              ATTREZZATURA DUREVOLE

 Sono costi per beni che hanno uso durevole, che
  riguardano più esercizi e che devono essere registrati nei
  libri dei cespiti

 Il costo ammissibile è l’ammortamento

 Il costo comprende anche gli oneri accessori

 Il costo del leasing non può essere superiore a quello di
  acquisto
             ATTREZZATURA DUREVOLE - CASISTICA


Computer [è rendicontabile, ma attenzione alla % di utilizzo]
Spese di trasporto, montaggio, collaudo [rendicontabili]
Manutenzioni [di solito sono spese generale, a meno che si dimostri la
necessità per il progetto]
Mobili d’ufficio [spese generali]
Prototipi *rendicontabili come “altri costi”+
Rendicontazione di attrezzature acquistate prima
dell’inizio del progetto [rendicontabili solo se non terminato il periodo di
ammortamento]
       MATERIALE DI CONSUMO


    Costi sostenuti per l’acquisto di materiale di
consumo di ogni genere utilizzato direttamente per
  l’esecuzione delle attività compreso il software
           MATERIALE DI CONSUMO - CASISTICA


 Rendicontazione di materiale di magazzino [NO]
 Inerenza dell’acquisto di materiale di laboratorio [SI ma è
    necessaria la dichiarazione di uso esclusivo per il progetto. Altrimenti
    sono spese generali]
   Cancelleria, CD, toner, carta per stampanti [NO]
   Fotocopie [NO, spese generali]
   Manuali e altre pubblicazioni [NO, spese generali]
   Software applicativi di carattere non scientifico [NO]
   Spese di trasporto del materiale e altri costi accessori [SI]
            ALTRI COSTI DIRETTI


Tutti quei costi:
-Non compresi nei precedenti
-direttamente imputabili al progetto
-che rispettano le regole di rendicontazione
          ALTRI COSTI DIRETTI - CASISTICA



 Prototipi [SI]

 Protezione del Knowledge (brevettazione, deposito, ecc.) [SI]

 Licenze su beni immateriali [SI]
COSTI INDIRETTI
                          Principi generali

Sono i costi della struttura del beneficiario di natura tecnica,
amministrativa e logistica
La loro natura rende impossibile l’imputazione diretta all’attività del
progetto
Devono essere calcolati in accordo con le normali pratiche contabili del
beneficiario
Devono essere ricavati dalla contabilità ufficiale del beneficiario e con essa
devono poter essere riconciliati
Devono essere eleggibili secondo i principi generali della commissione
                       COSTI INDIRETTI
• TUTTI i BENEFICIARI:
   – COSTI INDIRETTI REALI o METODO SEMPLIFICATO (se contabilità
     analitica)
   – standard flat rate* del 20% dei costi diretti meno i subcontratti e i
     costi delle terze parti non utilizzate nei locali del datore di lavoro

• Enti Pubblici No Profit, Istituti d’Istruzione Secondaria e
  Superiore, Organismi di ricerca no profit e PMI con contabilità
  non analitica special flat rate del 60% per schemi di
  finanziamento con attività di RTD


• Per CSA : rimborso dei costi indiretti in misura pari al 7% del
  totale dei costi diretti meno i sub-contratti
                                      Metodo semplificato
‘Un organizzazione lavora su tre progetti VII P.Q. ed ha identificato 10.000€ come totale dei costi indiretti a livello
dell’organizzazione nel suo complesso (elettricità, amministrazione, attrezzature, ecc…). Al fine di dividere le spese generali tra i
tre progetti utilizza un metodo semplificato basato sull’individuazione del personale come ‘driver’.

ESEMPIO 1 [allocazione per costo orario]
Spese generali dell’organizzazione: 10,000
Ore lavorate a livello dell’organizzazione: 2,000
Costo orario: 10,000/2,000 = 5

Distribuzione tra progetti:
Progetto1: 600 ore=> 600 x 5 = 3,000 costi indiretti
Progetto 2: 400 ore=> 400 x 5 = 2,000 costi indiretti
Progetto 3: 1.000 ore=> 1.000 x 5 = 5,000 costi indiretti

ESEMPIO 2 [allocazione % dei costi indiretti]
Spese generali dell’organizzazione: 10,000
Costi del personale al livello dell’organizzazione: 100,000
%: 10,000/100,000 = 0,1 (10%)

Distribuzione tra progetti:
Progetto 1: costi del personale = 30,000 => 30,000 x 0,1 = 3,000 costi indiretti
Progetto 2: costi del personale = 20,000 => 20,000 x 0,1 = 2,000 costi indiretti
Progetto3: costi del personale = 50,000 => 50,000 x 0,1 = 5,000 costi indiretti
                           Metodo forfetario (flat rate)

            Personnel                                                              1.000.000
            Subcontracting                                                         50.000
            Researcher from a third University who works in his University         20.000
            Researcher from a third University who works in the premises of        15.000
            the beneficiary
            Travel costs                                                           35.000
            Equipment                                                              10.000
            TOTAL DIRECT COSTS                                                     1.130.000




 Calcolo dei costi indiretti nel caso di standard flat rate (20%):
    1130.000 (totale costi diretti) – 50.000 (sub-contratti) – 20.000 (costi del ricercatore che non lavora nei locali del
    datore di lavoro)= 1.060.000*20%= 212.000


 Calcolo dei costi indiretti nel caso di transitional flat rate (20%):
    1.060.000*60%=636.000
                   Da ricordare…

E’ sempre possibile passare da un metodo forfetario
 ad uno ‘semplificato’ o reale (contabilità analitica)

Unico metodo di calcolo dei costi indiretti per
 beneficiario nel VII PQ

Eccezione: Clausola Speciale n.30 prevista nel caso in
 cui all’interno dello stesso ente ci siano
 dipartimenti/facoltà con differenti sistemi di
 contabilità
% di RIMBORSO UE
                 Principi generali

• Principio del co-finanziamento (NO PROFIT)

• Rimborso in base al tipo di organismo, di schema di
  finanziamento e di attività

• I costi di ‘management’ non sono più soggetti al
  limite del 7% sul contributo
                       CONTRIBUTO UE
50%-75%   50%   100%
                      % Rimborso per attività

• Attività di RICERCA & SVILUPPO: fino al 50% dei costi eleggibili.
   • Fino al 75% per:
        • Enti Pubblici no profit, Istituti d’Istruzione Secondaria e Superiore, Organismi di
          ricerca no profit, PMI

• Attività di DIMOSTRAZIONE (per verificare l’efficacia di nuove
  tecnologie, eg. verifica di prototipi) : fino al 50%

• OTHER ACTIVITIES* incluso il MANAGEMENT e la FORMAZIONE: fino
  al100%

• RICERCA di FRONTIERA (bandi IDEAS): fino al 100 %
• AZIONI DI COORDINAMENTO & SUPPORTO: fino al 100%
• AZIONI di MOBILITA’ per ricercatori (bandi PEOPLE): fino al 100%
                        OTHER ACTIVITIES


• Attività di Gestione (eg. rendicontazione, distribuzione/amministrazione
  del contributo UE, ecc…)
• Attività di Formazione
• Attività di Diffusione (eg. creazione sito web, presentazione del progetto
  nel corso di conferenze, pubblicazioni scientifiche, ecc…)
• Gestione dei diritti di proprietà intellettuale(eg. archiviazione richieste di
  brevetto, incluse le ricerca dei brevetti e la consulenza legale, nonché il
  pagamento di royalties ad una parte terza per l’accesso a diritti di
  proprietà intellettuale necessari per lo svolgimento del progetto)
• Studi socio-economici e sull’impatto dei risultati
• Promozione e sfruttamento dei risultati (es. studi di fattibilità per la
  creazione di spin-off, ecc…)
                RECEIPTS (1)

                                     Il contributo UE
             Receipts                non può essere
             (entrate)                   superiore
                                    al totale dei costi
Income                              detratte le entrate
(introiti)

             Introiti che non costituiscono entrate
                                RECEIPTS (2)
  Trasferimenti finanziati al beneficiario da parte di terzi:
– Per co-finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il
  progetto


  Contributi in natura da parte di terzi per co-finanziare il
progetto

  Entrate generati dal progetto:
– Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di
  beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul
  progetto
                 RECEIPTS (3)

                     Non saranno considerati
RECEIPT
                     “receipt” le seguenti entrate:

  I trasferimenti finanziari e i contributi in natura da
parte di terzi se il loro utilizzo è a discrezione di gestione
da parte del beneficiario

 Introiti generati dall’”use of foreground” del progetto.
                 CALCOLO DEL CONTRIBUTO UE
                   IN PRESENZA DI ENTRATE


          Contributo UE  Costi- Receipt

          100                  100         -    20 =   80 (finanziamento
                                UE = 80 €)
           100                120      -       10 = 110
                        (finanziamento UE = 100 €)



          Per il coordinatore bisogna anche tenere conto degli
interessi sul pre-finanziamento se il pre-finanziamento è > € 50.000,00
                 SOGGETTI TERZI

“Qualsiasi soggetto giuridico coinvolto nel progetto che non
            firma il contratto con la Commissione”


Terze parti
Subcontraenti
Fornitori di beni e servizi
Affiliati
                     TERZE PARTI (1)
“Il beneficiario può usare risorse che sono rese disponibili da un
             terzo per svolgere la sua parte di attività”
                         (art. II.3, lett. a)

Sono previste 2 condizioni:

A. Le terze parti mettono a disposizione risorse per i beneficiari

B. Le terze parti svolgono una parte del progetto
                          TERZE PARTI (2)
A.   LE TERZE PARTI METTONO A DISPOSIZIONE RISORSE PER I
     BENEFICIARI

     Adempimenti/Effetti:

     Il beneficiario utilizza le risorse del terzo, in base ad un accordo precedente
     I costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form C
     Il valore è un “receipt” nel caso in cui le risorse siano attribuite per gli usi
     specifici del progetto.
     Il valore delle risorse non sarà considerato “receipt” qualora venga rimborsato
     dal beneficiario o non sia attribuito in modo specifico al progetto.
     Il beneficiario avrà l’onere di evidenziare nell’Allegato I il fatto che il terzo
     metterà a disposizione le proprie risorse.
                           TERZE PARTI (3)
B.   LE TERZE PARTI SVOLGONO UNA PARTE DEL PROGETTO

     Ipotesi:
     Soggetti collettivi (GEIE, associazioni, società, consorzi)
     Affiliati (Gli affiliati sono soggetti terzi che sono sottoposti al controllo, di fatto
     o di diritto, diretto o indiretto, di un beneficiario o che sono assoggettati allo
     stesso controllo di beneficiari)

     Adempimenti/Effetti:
     Clausola speciale 10
     Identificazione nell’Allegato I
     Form C della Parte Terza, allegata al Form C del beneficiario
     Rispetto delle regole di rendicontazione
     Certificazione dei costi cumulativa se raggiunta la soglia
                     QUALI PARTI TERZE POSSONO
                   USUFRUIRE DELLA CLAUSOLA 10? (4)

JOINT RESEARCH UNIT - laboratori/infrastrutture gestiti da due o più soggetti giuridici
allo scopo di condurre attività di ricerca in maniera durevole. NO PERSONALITA’ GIURIDICA
AUTONOMA, ma condivisione di risorse e staff. Il Beneficiario sarà un solo membro della JRU,
mentre gli altri andranno identificati nella Clausola 10.

EUROPEAN ECONOMIC INTEREST GROUPING
 AFFILIATI – soggetti giuridici sotto il controllo diretto/indiretto del beneficiario, oppure
soggetti allo stesso controllo del beneficiario

GRUPPI – Associazioni, Federazioni, ovvero altre organizzazioni costituite da più membri (in
tal caso il Gruppo agisce come beneficiario, e i membri che contribuiscono al progetto vanno
indicati nella Clausola 10). Se il Gruppo non ha una sua personalità giuridica, valgono le regole
dettate per le JRU.
                    TERZE PARTI (5)
Differenze con i subcontratti:
 Il subcontraente percepisce un corrispettivo, basato sulle
     condizioni di mercato.
 La terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenuti,
     secondo le regole di rendicontazione.
 Il subcontraente lavora in modo autonomo
 La terza parte in collaborazione con il beneficiario e
     secondo le direttive di questo.
 Il subcontratto ha soprattutto un interesse commerciale
 le terze parti intendono soprattutto partecipare all’attività
     di ricerca.
IL REPORTING
            Rapporti da inviare alla CE

La Commissione controlla il progresso del progetto tramite
RAPPORTI PERIODICI e un RAPPORTO FINALE che tutti i
partecipanti devono presentare tramite il coordinatore


Tutti i rapporti e risultati (deliverable) devono essere
presentati entro 60 giorni dalla scadenza del periodo di
rendicontazione
                                 PERIODIC REPORT
                                  DOCUMENTI RICHIESTI
 DELIVERABLES (come identificati nell’ Annex I del GA)

 RAPPORTO PERIODICO [entro 60 giorni dalla fine del periodo di riferimento]:

              Panoramica rispetto agli obiettivi del progetto (deliverables) +
              Publishable Summary sui progressi rispetto al lavoro svolto
              (spiegando se applicabile ogni deviazione)
              spiegazione relativa all’ utilizzo delle risorse
              Financial Statement (Form C – Annex VI del Grant Agreement) +
              Summary Financial Report
             Certificate on Financial Statement (se richiesto)
Dichiarazione del Coordinatore
         PERIODIC REPORT – parte TECNICA (1)

 Publishable Summary
    • qualità adatta a garantire pubblicazione diretta dalla Commissione
      • max 4 pagine
      • descrizione degli obiettivi, lavoro svolto, risultati raggiunti, impatto potenziale

 Obiettivi del progetto nel periodo
    • panoramica degli obiettivi nel periodo di riferimento

 Progressi del lavoro svolto e risultati raggiunti nel periodo
 - per ogni work package (ad eccezione del management) fornire:
      • resoconto obiettivi dettagliati per task
      • mettere in luce i risultati raggiunti
      • spiegare ragioni di ogni deviazione e relativo impatto sui task (se applicabile)
      • spiegare ragioni per mancato raggiungimento obiettivi critici (se applicabile)
      • dichiarazione circa l’utilizzo delle risorse (spiegare deviazioni se applicabile)
      • proporre azioni correttive (se applicabile)
   PERIODIC REPORT – parte TECNICA (2)



                                 DELIVERABLES




MILESTONES
           PERIODIC REPORT – parte GESTIONALE

 PROJECT MANAGEMENT
Sintetizzare le attività di gestione del consorzio nel periodo di riferimento:

      gestione del consorzio, relativi task e risultati raggiunti
      problemi incontrati e soluzioni previste
      cambiamenti nella composizione del consorzio (se applicabile)
      incontri di gestione del progetto
      pianificazione attività e status
      impatto delle eventuali deviazioni dalle milestones e deliverables (se applicabile)
      cambiamenti rispetto allo status legale dei partecipanti
      creazione del sito web del progetto
      utilizzo del foreground and diffusione dei risultati
      PERIODIC REPORT – Utilizzo risorse

Spiegare le modalità di utilizzo dei costi di personale, subcontratti e ogni altro costo
                    diretto principale sostenuto dal beneficiario
    Form C – Summary Financial Report




1 per beneficiario
...FORCE!
Fase 1: collegamento al portale
 Accesso alla sezione report
attraverso il Participant Portal
Fase 2: selezione progetto
Fase 3: selezione reporting period di competenza
Fase 4: Elaborazione Form C




                              mandatory




                               To fill in
Form C




 136
FINAL REPORT – parte TECNICA


               CONTENUTO:
               a)    Final publishable summary report che includa
                    risultati, conclusioni ed impatto socio-economico
                    del progetto

               b)   Un report che spieghi le “wider societal
                    implications “ del progetto, sotto forma di
                    questionario (incluse azioni volte alla
                    promozione della parità di genere, questioni
                    etiche, sforzi per inclusione di altri attori e per
                    diffusione della conoscenza)
               c)   Piano per l’utilizzo e la diffusione dei risultati
FINAL REPORT - Documenti richiesti (1)
FINAL REPORT - Documenti richiesti (2)
          FINAL REPORT - Documenti richiesti (3)

Report sulle “SOCIETAL IMPLICATIONS”
FINAL REPORT - Documenti richiesti (4)

      REPORT SULLA DISTRIBUZIONE DEL CONTRIBUTO UE
Inviato alla Commissione entro 30 giorni dal ricevimento del pagamento finale
                         del Contributo Comunitario
I PAGAMENTI
 Modalità di pagamento: principi generali

– Unico pre-financing durante il progetto (entro 45 giorni dall’entrata in
  vigore del Grant Agreement)
– Entità da definire in negoziazione (regola generale: progetti >2 periodi
  di rendicontazione = 160% del contributo UE medio per periodo;
  progetti <2 periodi di rendicontazione = 60-80% del totale del
  contributo UE)
– Interessi generati dal pre-financing = sono dedotti al coordinatore nel
  pagamento successivo
– Pagamenti intermedi basati sui costi dichiarati nel Form C e approvati
  dalla CE
– Contributo per il Fondo di Garanzia (5% del totale del contributo)
  dedotto dal pre-financing
– Il 10% del totale del contributo UE viene trattenuto fino al pagamento
  finale (Retention Clause)
– Pagamento Finale
                           ESEMPI
          (Progetto > 2 periodi di rendicontazione)

 Progetto con 3 periodi di rendicontazione, del valore di 3 Mil€ di contributo UE
• Pre-financing (160% contributo medio per periodo= 1Mil€/anno) = 1.6 Mil€
• Contributo per il Fondo di Garanzia = 150.000€ (5%*3Mil€)
• Ammontare netto da trasferire al coordinatore= 1.45 Mil€
• Tetto del 90%= 2.7 Mil€ (10% Retention Clause)
• 1° pagamento 1Mil€ = pagamento 1Mil€
• 2° pagamento 1Mil€ approvati CE= pagamento di 100.000€ (a causa della
   Retention Clause del 10%!)
• Pagamento finale 300.000€
                           ESEMPI
          (Progetto < 2 periodi di rendicontazione)


Progetto di 18 mesi, con un unico periodo di rendicontazione e 900.000€
   di contributo UE
• Pre-financing (indicativamente, il 75% del totale del contributo UE) =
  675.000 €
• Contributo per Fondo di Garanzia= 45.000€ (5%*900.000€)
• Ammontare netto da trasferire al coordinatore= 630.000€
• Pagamento finale
LA CERTIFICAZIONE DEI COSTI
 Art. II.4
  Grant                  LA CERTIFICAZIONE (1)
Agreement

    La certificazione è effettuata da:
    -Auditor esterno indipendente dal beneficiario
    -Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984
    Per l’Italia v. Registro dei revisori contabili,
    Istituito dal D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia



    La certificazione degli enti pubblici può essere effettuata da
    un pubblico funzionario competente secondo quanto
    stabilito dall’autorità pertinente
    In questo caso, è necessario uno scambio di lettere con la DG Ricerca
    per conferma
                 LA CERTIFICAZIONE (2)

– 2 tipi di certificati:
   • Verifica sui costi – Certificato sulla rendicontazione
      (Form D)
   • Verifica sul sistema (Form E)
       – Personale e spese generali
       – Costi medi del personale
– Il certificatore dovrà utilizzare un modulo specifico il cui
  nome è Terms of Reference (ToR)
– Il ToR è un allegato al Grant Agreement (allegato VII)
– Il ToR è stato creato sulla base di norme comuni e
  corrisponde agli standard internazionali relativi alla
  certificazione di audit.
              LA CERTIFICAZIONE (3)

Certificate on financial statements (CFS) – FORM
                           D
 Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento
  richiesto è ≥ a 375,000 € (per i progetti della durata di 2
   anni o meno, il CFS deve essere emesso alla fine del progetto)


 A meno che il beneficiario non ha provveduto a
  certificare la metodologia per il calcolo del costo del
  personale e delle spese generali
        LA CERTIFICAZIONE (4)

ESEMPIO :

1 anno contributo UE= 175.000€
(175.000€ < 375.000€) NO CFS
2 anno contributo UE= 200.000€
(175.000€+200.000€> 375.000€) SI CFS
3 anno contributo UE= 250.000€
(250.000€ < 375.000€) NO CFS
               LA CERTIFICAZIONE (5)

              Certificato sul Financial Statement – FORM D (NEW)

              Condizioni di certificazione dei rendiconti finanziari
1)   condizioni per la relazione indipendente sugli elementi fattuali riguardante i
     costi dichiarati nel contesto della convenzione di sovvenzione finanziata
     nell'ambito del VII PQ. - ToR (devono essere completate dal beneficiario in
     accordo con il certificatore)

2) relazione indipendente sugli elementi fattuali riguardante i costi dichiarati nel
      contesto della convenzione di sovvenzione finanziata nell'ambito del VII PQ
      (fornita dal certificatore)

3) Descrizione del lavoro svolto dal certificatore sulle procedure svolte dal
     certificatore per ciascuna categoria di costo
                  LA CERTIFICAZIONE (6)

Certificato sulla metodologia – FORM E (NEW)

     PERSONALE + SPESE GENERALI

  E’ facoltativa per un numero limitato di beneficiari secondo un criterio stabilito
      dalla Commissione Europea:
   8 progetti finanziati nel VI PQ per un contributo UE≥ 375K €
   4 progetti finanziati nel VII PQ i cui contratti sono stati firmati entro l’1/2/2010
      per un contributo UE≥ 375K €
   8 progetti finanziati per tutta la durata del VII PQ per un contributo UE≥ 375K
      €

  Conseguenze:
  Il beneficiario è sollevato dall’obbligo di emettere il CFS per il pagamento
      intermedio
                  LA CERTIFICAZIONE (7)
Certificato sulla metodologia – FORM E (NEW)

     COSTI MEDI PERSONALE
     E’ obbligatoria per tutti i beneficiari
     Il costo medio deve essere determinato secondo i principi contabili del
     beneficiario e non si deve discostare di molto dal costo reale
     La metodologia deve essere approvata dalla Commissione Europea
     Il certificato sulla metodologia se approvato sostituisce le certificazioni
     successive per tale categoria di costo

   Conseguenze:
     Se accettato:
       i costi medi sono considerati non significativamente differenti dai costi reali
       nessun rischio di rettifica in caso di audit
                                                 CoM
                                               CoMAv
                                                                            Decides considering
    DGs concerned
                                                                      • FP7 rules for participation
• Research                                                            • Model Grant Agreement
                                             Inter service
• Information Society                                                 • Financial Guidelines
                                     Joint Assessment Committee
• Energy & Transport                      on FP7 Certification        • Certification Guidelines
• Enterprise & Industry                                               • Other legal and audit
• Executive Agencies                                                    information


                                         Commission´s reply


                          Approval             Rejection          Pending
AUDIT EX-POST
       Audit ex-post dalla Commissione

• Obiettivo e fasi dell’audit

• Costi eleggibili e non eleggibili

• Cosa controllerà l’auditor?
        Obiettivo dell’Audit ex-post

• Per la Commissione: avere la certezza che non ci sia
  un sovraccarico di fondi

• Form C contenga spese eleggibili e reali

• Tutte le spese sostenute siano registrate nei libri
  contabili
     Quando e da chi viene svolto l’Audit?


Quando?
• In qualsiasi momento fino a 5 anni dopo l’erogazione
  del pagamento finale.

Perchè?
• Personale della Commissione o auditor esterni
   Come vengono decisi gli Audit?

Gli audit della DG RTD riguardano in media ogni anno circa
400 contraenti, selezionati tra:

– TOP participants
– Monetary Unit Sampling (campione rappresentativo)
– Risk analysis
     PROCEDURA E
DOCUMENTAZIONE RICHIESTA
      NEGLI AUDIT
                            FASI AUDIT
1. Invio della lettera raccomandata della Commissione
2. Contatto per stabilire luoghi e date
3. Richiesta di documentazione
4. Controllo in loco
5. Verbale
6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo
7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg.
8. Lettera definitiva della Commissione
9. Eventuale ricorso giurisdizionale
              METODOLOGIA AUDIT

Finalità:
esprimere un'opinione sul rispetto delle regole previste dal contratto con la Commissione
     Europea
Obiettivi:
   esprimere un giudizio circa l’idoneità del sistema di controlli interni a garantire una
    corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione;
   accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole
    contrattuali;

   fornire informazioni generali circa la struttura, l’organizzazione, le aree di
    specializzazione e/o di particolare competenza dell’Ente nonché le principali fonti di
    finanziamento sia dell’attività caratteristica sia dell’attività di ricerca.

 Conseguenze:
    Qualora vengano evidenziate delle irregolarità il rapporto contiene una proposta dei
    necessari aggiustamenti ai Form C esaminati.
  METODOLOGIA AUDIT (2)

Rispetto della base giuridica del Programma
Applicazione delle regole dell’Allegato II
e in particolare dei principi di rendicontazione:

           -Inerenza
           -Costo storico e costo reale
           -Competenza temporale
           -Documentazione e giustificazione
           -No costi ineleggibili (interessi, tributi, costi
             eccessivi, costi di altri progetti)
                                 DOCUMENTAZIONE ED
                              INFORMAZIONI RICHIESTE (1)

1. INFORMAZIONI GENERALI
Breve descrizione dell’ente e dell’attività svolta (in inglese e in formato elettronico)
Organigramma dell’ente

Breve descrizione del sistema contabile procedure di contabilizzazione dei costi
relativi ai progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); nel caso di
contabilità per commessa stampa delle ‘commesse’ relative ai progetti sottoposti a
revisione per i periodi coperti dai cost statement

Breve descrizione delle procedure contabili/amministrative in particolare con
riferimento alle categorie di costo rendicontate (in inglese e in formato elettronico) e
relativi esempi della modulistica utilizzata;

Per gli ultimi due esercizi, copia dei bilanci, relazione sulla gestione, Verbale di
approvazione del bilancio; relazione di certificazione, relazioni rilasciate dei sindaci
              DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI
                       RICHIESTE (2)


2. CONTRATTO

Copia completa dei contratti siglati con la Comunità Europea, corredati da
tutti gli annex previsti alla voce ‘Disposizioni Finali’ del contratto nonché da
tutti gli eventuali amendment al contratto originariamente stipulato

Copia della ‘proposal’, in particolar modo della parte in cui sono evidenziati i
tassi orari preventivati

Copia di eventuali richieste inviate alla Commissione al fine di ottenere
l’autorizzazione a modificare il budget iniziale (trasferimenti di budget da una
categoria di costo ad un’altra o trasferimenti di budget tra contractor).
             DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI
                      RICHIESTE (3)
3. FORM C
Copia di tutti i Form C presentati ovvero predisposti ancorché non inoltrati
alla Commissione fino alla data di svolgimento della revisione

Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione in merito
all’accettazione dei costi dichiarati nei singoli Form C; normalmente si tratta di
comunicazioni pervenute per mezzo di lettera raccomandata dalla
Commissione Europea con la quale i contractor vengono informati della
accettazione dei costi richiesti e delle eventuali motivazioni a supporto dei
costi rifiutati

In caso di partecipazione ai progetti in qualità di co-ordinatori del progetto,
copia dell’accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al
progetto.
          DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI
                   RICHIESTE (4)
         Regole generali per la documentazione dei costi:

  documenti che provano la necessità di una certa spesa (indicazione della
spesa nel progetto e nelle relazioni periodiche)
  contratti (lettere d'incarico, ordinativi, ecc.)
  fatture o altra documentazione fiscale, riferibile solo al progetto
  documenti che provano la consegna dei beni (ddt, fattura accompagnatoria,
ecc.)
  per i servizi, documenti che provano l'espletamento del servizio (per es.
attraverso relazioni dettagliate).
           DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI
                    RICHIESTE (5)
          Regole generali per la documentazione dei costi:

 documentazione del pagamento

dichiarazioni del responsabile del progetto o della struttura, in tutti i casi in
cui la documentazione è incompleta, per provare circostanze non risultanti dai
documenti, per giustificare eventuali differenze tra il costo rendicontato e
quello risultante dai documenti.

riepiloghi dei dati di costo e di pagamento

utilizzo di un protocollo per tutti i documenti
raccolta di tutti i documenti in un luogo
          DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI
                   RICHIESTE (6)

4. PERSONNEL COSTS
Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmati
dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curricula
dovranno essere firmati dal responsabile del progetto;
Descrizione dell’attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti a
revisione (in inglese e in formato elettronico);
Copia di tutti i Time Sheets relativi ai Form C firmati dai ricercatori e
controfirmati dal responsabile dei progetti; le ore rendicontate dovranno poi
essere dettagliate mese per mese;
Copia di tutti i contratti relativi ai ricercatori che hanno partecipato ai
progetti
                      DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI
                               RICHIESTE (7)
4. PERSONNEL COSTS – Determinazione del costo
Copia delle fatture/ricevute compensi relative ai contratti con i ricercatori, del relativo
pagamento e della registrazione in contabilità delle stesse accompagnate da un
prospetto di excel di riepilogo;

Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonifico
bancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabile
bancaria/estratto conto dal quale si evince l’addebito

Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura
corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento
giustificativo).

Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle ore produttive e
dettaglio di calcolo relativo (in inglese e in formato elettronico).
                          DOCUMENTAZIONE ED
                       INFORMAZIONI RICHIESTE (8)
5. DURABLE EQUIPMENT
ordini ai fornitori e documenti di trasporto
eventuali verbali di collaudo/accettazione
fatture
contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti
iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni materiali
dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni
singolo cespite (sulla base della formula specificata nell’Annex II)
una dichiarazione (in inglese) firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino
evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto
qualora le attrezzature non siano “fisicamente” presso il beneficiario, rilasciare una
dichiarazione scritta (anche questa in inglese) che giustifichi la circostanza
                         DOCUMENTAZIONE ED
                      INFORMAZIONI RICHIESTE (9)
6. SUBCONTRATTI
Copia dei contratti stipulati con i subcontraente;
Se se si tratta di un professionista, copia del suo curriculum vitae firmato
Dettaglio delle spese sostenute con i subcontraente suddiviso per ogni Form C su file di
excel;
La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell’Annex tecnico al
contratto al quale il subcontractor ha partecipato.
Copia delle fatture/ricevute compensi, eventuali documenti di trasporto quando
applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della
registrazione in contabilità delle stesse
eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea
prova dei risultati ottenuti dal subcontractor (report o altra documentazione);
ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al
progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato
 prova che il beneficiario non aveva le competenze necessarie al suo svolgimento
                       DOCUMENTAZIONE ED
                    INFORMAZIONI RICHIESTE (10)


6. SUBCONTRATTI – Avvertenze

Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura
corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e
documento giustificativo)


In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da
fattura dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza
                          DOCUMENTAZIONE ED
                       INFORMAZIONI RICHIESTE (11)

7. VIAGGI E SOGGIORNO

fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting relative ai viaggi effettuati o altra
documentazione;

per la partecipazione a ‘seminari’, ‘convegni’ fotocopia del programma della
manifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo è
strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazioni
della manifestazione all’interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della
manifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti al
progetto);

prova di eventuali autorizzazioni a missioni ricevute dalla Commissione Europea
                              DOCUMENTAZIONE ED
                           INFORMAZIONI RICHIESTE (12)

7. VIAGGI E SOGGIORNO

eventuale menzione del viaggio stesso nell’Annex tecnico;

fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione;

fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spese
sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute
fiscali di alberghi, ristoranti ecc...)

In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da documenti
giustificativi dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza
                        DOCUMENTAZIONE ED
                     INFORMAZIONI RICHIESTE (13)

7. VIAGGI E SOGGIORNO – tabelle e note spese

Dettaglio delle spese sostenute per i travel su un file di excel;

un sottodettaglio per ciascun viaggio che riepiloga i documenti
giustificativi inerenti il viaggio stesso;
                       DOCUMENTAZIONE ED
                    INFORMAZIONI RICHIESTE (14)

8. CONSUMABLES
Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C
riepilogate su un foglio di excel
La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o
workpackage dell’Annex tecnico al contratto.
Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla
fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo
dichiarato e documento giustificativo).
                            DOCUMENTAZIONE ED
                         INFORMAZIONI RICHIESTE (15)

8. CONSUMABLES
In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da fattura
dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza
Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento
(contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità
delle stesse
Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea
ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia
ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al
normale prezzo di mercato
                              DOCUMENTAZIONE ED
                           INFORMAZIONI RICHIESTE (16)
9. ALTRI COSTI SPECIFICI
Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C riepilogate su un foglio
di excel


La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage
dell’Annex tecnico al contratto.
Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura
corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento
giustificativo).
In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da fattura
dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza
                             DOCUMENTAZIONE ED
                          INFORMAZIONI RICHIESTE (17)


9. ALTRI COSTI SPECIFICI

Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento
(contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità
delle stesse
Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea
ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia
ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al
normale prezzo di mercato
                  DOCUMENTAZIONE ED
               INFORMAZIONI RICHIESTE (18)

10. OVERHEADS
(solo per metodo reale e semplificato)

Una dichiarazione firmata dal responsabile amministrativo dalla
quale risulti evidente la procedura adottata per il calcolo della
percentuale di overheads rendicontata sui Form C
                  DOCUMENTAZIONE ED
               INFORMAZIONI RICHIESTE (19)

12. AGGIUSTAMENTI

Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C.


I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singole
categoria di costo


Copia della documentazione a supporto di tali costo
     Grazie per l’attenzione
                  Keji Alex Adunmo
APRE – Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea
             Via Cavour 71, Roma 00184
                   Tel. 06-48939993
                  adunmo@apre.it

				
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