Nuevas Pantallas y Listados de Estado de Cuenta y Cuentas Corrientes en MV4 Administración.
Introducción
A partir de la versión 4.06.00, en el MV4 Administración se han modificado las pantallas y los listados de Vencimientos a Pagar y
Cobrar y Movimientos de Cuenta Corriente.
Han sido reemplazadas por las nuevas pantallas y listados de Estado de Cuenta y Cuentas Corrientes con nuevas funcionalidades
y mostrando mucho más información que antes.
Además, como novedad, ambas pantallas pueden quedar en ventanas separadas y se puede seguir utilizando otras funciones del
sistema manteniéndolas abiertas. Para esto se debe usar el comando “Mandar para atrás” del menú File.
Por otro lado, los parámetros para la impresión de listados pueden quedar almacenados y recuperarse cada vez que se vuelven a
usar para evitar reescribirlos.
Describiremos a continuación el funcionamiento de cada una de las nuevas pantallas y listados.
Estado de Cuenta
Este comando viene a reemplazar a los antiguos “Vencimientos a Cobrar” y “Vencimientos a Pagar”.
Pero en esta nueva versión, lo que se muestra son todos los ítems que forman parte del estado de cuenta de un cliente, proveedor
o tercero.
Cuando se analiza el estado de cuenta o la deuda de un cliente, proveedor o tercero (lo llamaremos genéricamente “empresa” a
partir de ahora), se deben tomar en cuenta todos los siguientes rubros:
Vencimientos Pendientes: Son los vencimientos aún no cancelados completamente de facturas, notas o imputaciones.
Anticipos no aplicados: Son los pagos por adelantado hechos o recibidos y aún no aplicados en otras cobranzas o pagos.
Cheques Rechazados: Son los cheques rechazados tanto recibidos como emitidos.
Cheques en Cartera: Son los cheques recibidos en cartera y aún no depositados o cobrados, o los emitidos que aún no fueron
debitados efectivamente de las cuentas (no conciliados).
Remitos Pendientes de Facturar: Son los remitos de ventas y compras que aún no han sido facturados.
Documentos: Son los documentos recibidos aún no canjeados por otros bienes ó emitidos que aún no han sido pagados.
Los primeros 3 rubros de la lista son deuda efectiva que ya está tenida en cuenta en el saldo de Cuentas Corrientes. Los últimos 3
en cambio, por diferentes razones, no forman parte de ese saldo, pero de alguna manera representan una deuda pendiente que
no se ha efectivizado y que se debe tomar en cuenta para conocer la verdadera situación de la empresa.
Los cheques en cartera si bien representan pagos ya efectuados y acreditados en las cuentas, al tener la posibilidad de rechazo,
representan un activo que no está disponible y por lo tanto es en cierta forma deuda.
Los remitos no facturados representan mercadería ya entregada o servicios ya prestados que aún no fueron facturados y por lo
tanto no están en la cuenta corriente. Pero tarde o temprano serán facturas, por lo tanto será deuda.
Los documentos aún no cancelados son equivalentes a cheques en cartera así que se les aplica la misma lógica.
La pantalla de Estado de Cuenta muestra ahora totales y detalle de cada uno de esos rubros.
En la parte superior se ingresan los datos de las empresas de las que se quiere consultar el Estado de Cuenta.
Haciendo click sobre el botón Clientes, aparecerá una ventana con opciones.
Las opciones de esta ventana son:
Tipo de Empresa: Permite seleccionar el tipo de empresa de la que se exhibirá el estado de cuenta. Las opciones de este menú
son:
Clientes: Uno o más clientes.
Proveedores: Uno o más proveedores.
Terceros: Uno o más terceros.
Grupos: Uno o más grupos de empresas.
Todos: Todas las empresas de uno o más tipos.
Empresas: Cuando se seleccionan las opciones Grupos o Todos, se puede elegir del conjunto de empresas a mostrar, clientes
y/o proveedores y/o terceros.
Cuentas: En los terceros, se puede seleccionar ver sólo cuentas a Pagar o cuentas a Cobrar. Las cuentas de los Clientes son
siempre a Cobrar y las de los proveedores a Pagar.
La selección que se haga en esta ventana determinará la forma de búsqueda que se realizará ingresando datos en los campos
para código y nombre que están junto al botón.
En el caso de seleccionar Clientes, Proveedores o Terceros, se habilitarán los campos para código y nombre. Al ingresar un
código, se buscará la empresa del tipo seleccionado previamente cuyo código sea el ingresado. Se puede usar @ ó F1 para ver la
lista de códigos y nombres. Al ingresar por nombre, se buscarán empresas que contengan lo ingresado en su nombre y si hay más
de una se mostrará la lista para seleccionar. Finalmente, si se hace click en la lupa, aparecerá directamente la lista de empresas y
se podrá seleccionar manualmente la empresa a mostrar. En este último caso, se pueden seleccionar varias empresas juntas
usando las teclas Shift y Command/Control al igual que en otras listas en el sistema. Si se ingresa código o nombre, sólo se
mostrará una empresa.
Si se seleccionó la opción Grupos, se habilitará el campo para nombre y se podrá ingresar el nombre o parte del nombre de un
Grupo. Se mostrarán todas las empresas que pertenezcan al grupo. Se recuerda que a partir de la versión 4.06.00, se puede
incluir en los grupos Proveedores y Terceros también, además de Clientes que ya estaban. Al igual que en la opción anterior, la
lupa permite seleccionar varios Grupos y mostrarlos juntos.
Finalmente si se eligió la opción todos no hará falta ingresar nada más porque se mostrarán todas las empresas de los tipos
seleccionados en la ventana anterior.
Fechas Desde y Hasta: Permite reducir la cantidad de datos a mostrar a un rango de fechas. Dejando la fecha desde en 00/00/00
se mostrarán todos los datos históricos.
Fecha de Vencimiento/Fecha Estimada: En el caso de los vencimientos pendientes, dependiendo de la opción que se elija, se
mostrarán por la fecha oficial de vencimiento o por la estimada de acuerdo al retraso estimado de la empresa. Para los demás
rubros esta selección de opciones es indistinta.
Una vez realizada la selección de empresas y rango de fechas, se mostrarán los datos en forma conjunta y consolidada de todas
las empresas seleccionadas. Se advierte que si se elige la opción “Todos” la búsqueda podrá demorar algún tiempo dependiendo
del rango de fechas y del volumen de la base de datos.
En la parte inmediatamente inferior están los Totales por Moneda. Se muestran aquí separados por moneda los totales de todos
los rubros correspondientes a la selección de empresas y fechas efectuada.
La columna Saldo Cta. Cte. muestra el total de los primeros tres rubros, que equivale al saldo de la Cuenta Corriente. La columna
Total muestra el total de todas las columnas.
Debajo de la lista de monedas, aparecen los totales consolidados a pesos a las cotizaciones de la fecha hasta.
En la lista inferior, se detallan los movimientos correspondientes a uno de los rubros. Al comenzar, se muestran los vencimientos
pendientes.
Haciendo un click sobre el título en rojo de cada rubro, se mostrarán los movimientos correspondientes a ese rubro. Haciendo un
click sobre “Saldo Cta. Cte.” se abrirá la ventana de Cuentas Corrientes que se describirá más adelante, con la misma selección
de empresas que el estado de Cuenta.
La lista de movimientos aparece ordenada en un orden predeterminado que es el siguiente para cada rubro:
Vencimientos Pendientes: Por tipo de empresa, empresa, fecha y documento.
Anticipos: Por tipo de empresa, empresa y moneda.
Cheques Rechazados: Por tipo de empresa, empresa, fecha de rechazo, moneda y tipo de cheque (Recibido/Emitido).
Cheques en Cartera: Por tipo de empresa, empresa, fecha de pago del cheque, moneda y tipo de cheque (Recibido/Emitido).
Remitos pendientes: Por tipo de empresa, empresa, fecha del remito y número de remito.
Documentos: Por tipo de empresa, empresa, fecha de vencimiento del documento, moneda y tipo de documento
(Recibido/Emitido).
El orden en el que aparecen los movimientos se puede modificar haciendo un click sobre cualquiera de los títulos de la lista. Si se
desea volver al orden predeterminado hacer un click a la altura de la línea de títulos sobre la barra de desplazamiento (scroll bar).
Si se hace un doble-click sobre un movimiento, se abrirá una ventana mostrando la ficha correspondiente a ese movimiento, que
podrá ser una factura, un remito, una cobranza, un cheque, etc. dependiendo del tipo de movimiento seleccionado.
Lo mismo ocurre si se hace un click y se presiona el botón “Ver Detalle del Movimiento” debajo de la lista.
El botón Actualizar permite reactualizar los datos que se están mostrando ante un cambio producido en la base de datos por el
mismo operador (la ventana no se actualiza automáticamente si se carga algún movimiento que afecte la lista) u otros en la red.
El botón Ver Cuenta Corriente abre la ventana de Cuentas Corrientes para las mismas empresas que se están viendo en el Estado
de Cuenta.
Al abrir la ventana de Estado de Cuenta, una nueva barra de menús aparece en la pantalla. Las opciones de este menú son:
Menú File:
Mandar para Atrás: Manda a un segundo plano la ventana de estado de cuenta para poder operar con el sistema en otras
pantallas. Pero la ventana de estado de cuenta sigue activa y se puede volver a traer para adelante en cualquier momento.
Cerrar: Cierra la ventana de Estado de Cuenta. Se deberá volver a seleccionar el comando Estado de Cuenta para reabrirla.
Menú Edit: Tiene las opciones estándar.
Menú Listar:
Estado de Cuenta: Manda para adelante o abre el Estado de Cuenta si se está mirando la ventana de Cuenta Corriente.
Cuenta Corriente: Manda para adelante o abre la Cuenta Corriente si se está mirando la ventana de Estado de Cuenta.
Imprimir Estado de Cuenta: Muestra la ventana de opciones para imprimir el estado de cuenta.
Las opciones son:
Fecha desde y hasta: son informativas, se repiten las ingresadas en la pantalla de estado de cuenta.
Saltar de página por cada Empresa: Imprime cada empresa en una hoja separada.
Incluir Dirección Completa: Muestra debajo del nombre de cada empresa todos los datos de dirección, localidad, teléfonos, e-mail,
etc.
Incluir Totales por Moneda: Muestra para cada empresa un cuadro de totales por moneda.
Incluir Totales Generales por Moneda: Muestra al final del listado un cuadro de totales generales por moneda.
Incluir Vencimientos, Anticipos, Cheques Rechazados, Cheques en Cartera, Remitos ó Documentos: Permite incluir o excluir cada
uno de los rubros en el listado.
Guardar Preferencias: Guarda las preferencias seleccionadas para el usuario que está operando el sistema. La próxima vez que
saque este listado, aparecerán esas mismas opciones preseleccionadas.
Salida: Por el momento sólo se puede escoger la opción impresora.
Al dar Ok a esta ventana aparecerán las ventanas estandar de impresión y se imprimirá el listado si el usuario las aprueba.
Imprimir Cuentas Corrientes: Muestra la ventana de opciones para imprimir las cuentas corrientes. Se explicará este listado más
adelante a continuación de la pantalla de Cuentas Corrientes.
Cuentas Corrientes
Esta pantalla es la misma que existía en versiones anteriores pero con nuevas funciones y también en una ventana separada
permitiendo al usuario seguir usando el sistema manteniéndola abierta.
La parte superior es similar a la de Estado de Cuenta teniendo las mismas opciones para seleccionar Empresas. Se aclara que en
este caso hay una preferencia para definir el límite de movimientos a mostrar debido a que por limitaciones de memoria el sistema
podría fallar si se intenta mostrar una cantidad desmedida de movimientos. Este límite ha sido fijado inicialmente en 10.000 pero
se puede modificar en la parte de Preferencias del sistema (grupo Cuentas Corrientes).
El funcionamiento de esta pantalla es similar a la de Estado de Cuenta, permitiendo ordenar la lista por cualquiera de sus
columnas, ver una ficha de un movimiento haciendo doble-click o con el botón Ver Detalle del Movimiento y pasar al Estado de
Cuenta con el botón correspondiente. También está el botón Actualizar para refrescar la lista si se produjeron cambios en los
datos que la afectan.
Se aclara que al pasar de una ventana a otra (Estado de Cuenta a Cuenta Corriente y viceversa) los datos que se copian son la
selección de empresas pero no las fechas. Esto es debido a que la primera pantalla muestra en general datos futuros (facturas a
vencer, remitos no facturados, cheques impagos, etc.) en cambio, la segunda muestra datos históricos (movimientos de cuenta ya
ocurridos).
Impresión de Cuentas Corrientes:
Las opciones son:
Fechas, Saltar de Página, Incluir Dirección, totales por Moneda y totales Generales y Guardar Preferencias: Idem Estado de
Cuenta.
Incluir Movimientos de Cuenta Corriente: Permite incluir o no los movimientos de cuenta en el listado. Si no se incluyen, sólo se
verán los cuadros de Totales para cada empresa o los generales según lo seleccionado.