GHID DE UTILIZARE ACCESS
Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de bază ale interfeței —
meniurile, barele de instrumente, casetele de dialog — vor părea familiare celor care au
utilizat alte produse Office sau alte programe Microsoft Windows. Cu toate acestea, Access
diferă ca dimensiuni de majoritatea acestor programe și, de aceea, poate părea mai complex
până ce devine familiar.
Acest articol vă face cunoscut conceptul de bază de date, vă dă câteva explicații despre
Access și prezintă un tur al programului. Ilustrațiile părților bazei de date arată firma Garden,
un magazin imaginar pentru plante și obiecte de grădină. Acest tur vă oferă o fundație solidă
de la care să începeți lucrul cu Access pentru a crea propriile baze de date. După ce explorați
structura bazei de date GardenCo, veți examina unele obiecte utilizate pentru stocarea și
manipularea datelor conținute. În sfârșit, veți învăța cum să examinați înaintea imprimării și
să imprimați diversele obiecte Access.
Ce se înțelege prin baze de date
În forma sa cea mai elementară, o bază de date este echivalentul pe computer al unei liste
organizate de informații. De regulă, aceste informații au un subiect sau un scop comun, cum
ar fi lista de angajați afișată aici:
ID Nume Prenume Titlu Data angajării
1 Dinescu Bogdan Reprez. vânzări 1 Mai 1992
2 Florescu Elena Vânzări 14 august 1992
3 Lupu Marian Reprez. vânzări 1 aprilie 1992
4 Filip Dan Reprez. vânzări 3 mai 1993
Această listă este aranjată într-un tabel având coloane și rânduri. Fiecare coloană (câmp)
stochează un anumit tip de informație despre un angajat: prenumele, numele, data angajării
etc. Fiecare rând (înregistrare) conține informații despre un angajat diferit.
Dacă o bază de date n-ar face mai mult decât să stocheze informații într-un tabel, ar fi tot atât
de utilă precum o listă pe hârtie. Dar, întrucât baza de date stochează informații în format
electronic, acestea pot fi manipulate în modalități mai eficiente, care le extind utilitatea.
De exemplu, cartea de telefon a localității dvs. este probabil așezată pe o etajeră în apropiere.
Dacă vreți să găsiți o persoană sau o firmă din localitate, aveți această posibilitate, pentru că
informațiile din cartea de telefon sunt organizate într-o manieră inteligibilă. Dacă vreți să
luați legătura cu cineva aflat puțin mai departe, veți merge la o bibliotecă publică pentru a
consulta colecția sa de cărți de telefon, care probabil cuprinde o carte pentru fiecare oraș mare
din țară. Cu toate acestea, dacă vreți să găsiți numerele de telefon ale tuturor persoanelor din
țară care au același nume cu dvs. sau numărul de telefon al vecinului bunicii dvs., aceste cărți
nu vă vor fi de mare folos, întrucât nu sunt organizate pentru facilitarea găsirii acestor
informații.
Când informațiile publicate într-o carte de telefon sunt stocate într-o bază de date, este nevoie
de mai puțin spațiu, costurile de reproducere și distribuire sunt mai mici și, dacă baza de date
este proiectată corect, informațiile pot fi regăsite în numeroase modalități. Adevărata forță a
unei baze de date nu constă în capacitatea sa de a stoca informații, ci în posibilitatea de a
regăsi rapid exact acele informații de care aveți nevoie din baza de date..
Descoperiți ce are deosebit Access
Programele de baze de date simple, precum componenta Database a Microsoft Works, pot
stoca informații doar într-un singur tabel, numit de multe ori fișier plat. Aceste baze de date
simple sunt denumite deseori baze de date plate. Programele de baze de date mai complexe,
precum Access, pot stoca informații în mai multe tabele corelate, realizând astfel ceea ce se se
denumește ca baze de date relaționale. Dacă informațiile dintr-o bază de date relațională sunt
organizate corect, aceste tabele multiple se pot trata ca o singură zonă de stocare și se pot
extrage electronic informații din diversele tabele în orice ordine, potrivit necesităților.
Tabelul este doar unul din tipurile de obiecte cu care se poate lucra în Access. Următoarea
reprezentare grafică arată toate tipurile de obiecte Access:
Sfat Pentru compatibilitatea maximă cu bazele de date existente, formatul implicit pentru
noile baze de date create cu Access 2003, este Access 2000.
Dintre toate aceste tipuri de obiecte, numai unul — tabelul — este utilizat pentru a stoca
informații. Restul este utilizat pentru gestionarea, manipularea, analizarea, regăsirea, afișarea
sau publicarea informațiilor din tabel — cu alte cuvinte, pentru a face informațiile cât mai
accesibile și, prin urmare, cât mai utile posibil.
De-a lungul anilor, Microsoft a depus mult efort pentru a face din Access nu numai unul
dintre cele mai puternice programe de baze de date destinat consumatorilor, ci și unul dintre
cele mai ușor de învățat și utilizat. Întrucât Access face parte din sistemul Office, la utilizarea
Access se pot utiliza multe din tehnicile cunoscute din alte programe Office, precum
Microsoft Office Word și Microsoft Office Excel. De exemplu, se pot găsi comenzi, butoane
și comenzi rapide de la tastatură cunoscute, pentru a deschide și edita informațiile din tabelele
Access. Și,. întrucât Access este integrat cu alți membri ai suitei, informațiile se pot partaja
ușor între Access și Word, Excel sau alte programe.
Deschiderea unei baze de date existente
Baza de date a firmei Garden conține informații despre angajați, produse, furnizori și clienți,
informații stocate într-o serie de tabele. Pe măsură ce parcurgeți acest articol, veți învăța să
lucrați cu aceste tabele pentru a dezvolta o varietate de interogări, formulare, rapoarte, pagini
de acces la date, macrocomenzi și module ce pot fi utilizate pentru introducerea, editarea și
manipularea informațiilor din tabele, în numeroase modalități.
În acest exercițiu veți explora unele din obiectele bazei de date GardenCo. Multe detalii nu
vor fi explicate aici, aceasta fiind doar o prezentare generală.
1. Pe bara de activități, faceți clic pe butonul Start, indicați spre Toate programele,
apoi spre Microsoft Office și faceți clic pe Microsoft Office Access 2003.
Ca și alte programe Office, de-a lungul părții de sus a ferestrei, Access are o bară de meniuri
și una sau mai multe bare de instrumente. Când faceți clic fie pe Nou, fie pe Căutare fișiere
din meniul Fișier sau când faceți clic pe Clipboard Office din meniul Editare, în stânga
acestei ferestre se va afișa panoul de activitate Fișier nou.
2. Va apărea panoul de comutare al bazei de date. Panoul de comutare se utilizează
pentru a facilita accesul la obiectele bazei de date necesare efectuării activităților
uzuale.
3. Faceți clic pe Închidere panou de comutare (Close Switchboard) pentru a închide
panoul de comutare.
Va apărea fereastra bazei de date GardenCo.
În partea de sus a ferestrei se află o bară de instrumente iar de-a lungul marginii din stânga se
află bara Obiecte, care listează obiectele bazei de date Access. Deoarece s-a selectat Tabele,
panoul din dreapta al ferestrei listează tabelele conținute în baza de date.
4. În meniul Fișier, faceți clic pe Închidere pentru a închide baza de date GardenCo.
Să explorăm tabelele
Tabelele sunt obiectele centrale ale bazelor de date. Scopul lor este de a stoca informații.
Scopul fiecăruia din celelalte obiecte ale bazei de date este de a interacționa într-un anumit
mod cu unul sau mai multe tabele. O bază de date Access poate să conțină mii de tabele, iar
numărul de înregistrări conținut de fiecare tabel este limitat mai mult de spațiul disponibil pe
discul fix decât de orice altceva.
Sfat Pentru informații detaliate despre specificațiile Access, precum dimensiunea maximă a
unei baze de date sau numărul maxim de înregistrări dintr-un tabel, faceți clic pe caseta
Tastați o întrebare din extrema dreaptă a barei de meniuri, tastați „specificații Access” și
apăsați tasta ENTER.
Fiecare obiect Access are două sau mai multe vizualizări. Pentru tabele, cele mai obișnuite
vizualizări sunt vizualizarea foaie de date, în care pot fi văzute și modificate datele tabelului
și vizualizarea proiect, în care poate fi văzută și modificată structura tabelului. Butonul
Vizualizare comută vizualizarea tabelului deschis între vizualizarea foaie de date și
vizualizarea proiect. Aveți, de asemenea, posibilitatea să faceți clic pe săgeata orientată în jos
din dreapta butonului Vizualizare și să selectați o vizualizare din lista verticală.
Când vizualizați un tabel în vizualizarea Foaie de date, veți vedea datele din tabel pe coloane
(câmpuri) și rânduri (înregistrări).
Dacă două tabele au în comun unul sau mai multe câmpuri, aveți posibilitatea să încorporați
foaia de date a unui tabel în celălalt. Cu ajutorul foii de date încorporate, care se numește
subfoaie de date, se pot vedea în același timp informațiile din mai multe tabele. De exemplu,
poate fi util să încorporați o foaie de date Comenzi într-un tabel Clienți pentru a vedea
comenzile plasate de fiecare client.
În acest exercițiu, veți explora tabelele din baza de date GardenCo în diverse vizualizări.
1. Pe bara Obiecte, faceți clic pe Tabele.
2. Pe bara de instrumente din partea de sus a ferestrei Bază de date, faceți clic pe butonul
Detalii.
Se va afișa o descriere a fiecărui obiect listat în fereastră, la dreapta numelui său.
Sfat Coloanele din fereastra bază de date se pot redimensiona prin glisarea barei verticale
care separă coloanele din antet. Aveți posibilitatea să setați lățimea unei coloane la lățimea
celei mai largi intrări din ea, făcând dublu-clic pe bara verticală.
3. Faceți clic pe butonul Maximizare din colțul dreapta sus al ferestrei Bază de date .
Fereastra Bază de date se extinde, ocupând complet fereastra Access. Observați că primele
trei elemente din coloana Nume nu sunt tabele, ci trei comenzi rapide pentru crearea unui
tabel nou.
Sfat Dacă nu doriți să apară aceste comenzi rapide în fruntea fiecărei liste de obiecte, din
meniul Instrumente, faceți clic pe Opțiuni, faceți clic pe fila Vizualizare din caseta de dialog
Opțiuni, deselectați caseta Comenzi rapide obiecte noi, apoi faceți clic pe OK.
4. Faceți clic pe butonul Restabilire jos.
Fereastra Bază de date se va restrânge.
5. Faceți clic pe tabelul Categories (Categorii), apoi pe butonul Deschidere din partea de
sus a ferestrei Bază de date pentru a deschide tabelul în vizualizarea Foaie de date.
Această foaie de date conține o listă a categoriilor de produse vândute de firma Garden. Așa
cum se poate vedea, există câmpuri pentru Category ID (codul categoriei), Category Name
(Numele categoriei) și Description (Descriere).
6. Faceți clic pe semnul plus din stânga înregistrării pentru categoria Bulbs (Bulbi).
Un clic pe semnul plus duce la extinderea subfoii de date încorporate. Înregistrările pentru
categorii din tabelul Categories (Categorii) și înregistrările pentru produse din tabelul
Products (Produse) se vor afișa simultan.
Observați că semnul plus s-a transformat în semnul minus.
7. Faceți clic pe semnul minus din stânga înregistrării Bulbs (Bulbi) pentru a restrânge
subfoaia de date.
8. Din meniul Fișier, faceți clic pe Închidere pentru a închide tabelul Categories
(Categorii). Dacă vi se solicită să salvați modificările aduse aspectului tabelului, faceți
clic pe Da.
Sfat Fereastra se poate închide dacă faceți clic pe butonul Închidere din colțul dreapta sus al
ferestrei. Când fereastra unui obiect este maximizată, acest buton are denumirea Închidere
fereastră, pentru a evita confuzia cu butonul Închidere din extrema dreaptă a barei de titlu a
ferestrei Access. Aveți grijă să faceți clic pe butonul corect, în caz contrar veți ieși din
Access.
9. Faceți dublu-clic pe Orders (Comenzi) pentru a deschide tabelul în vizualizarea Foaie
de date.
Zona de navigare din partea de jos a ferestrei precizează că acest tabel conține 87 de
înregistrări și că înregistrarea activă este cea cu numărul 1.
10. Mutați selecția cu câte o înregistrare o dată, făcând clic pe butonul Înregistrarea
următoare de câteva ori.
Selecția se mută în jos, în câmpul OrderID (Cod comandă), deoarece acest câmp conține
punctul de inserare.
Sfat Selecția poate fi mutată cu câte o înregistrare, dacă apăsați tastele SĂGEATĂ SUS sau
SĂGEATĂ JOS, cu câte un ecran o dată, dacă apăsați tastele PAGE UP sau PAGE DOWN,
sau la primul sau ultimul câmp din tabel, dacă apăsați CTRL+HOME sau CTRL+END.
11. Vă mutați direct la înregistrarea 40, selectând numărul înregistrării curente, tastând 40
și apăsând ENTER.
12. Închideți tabelul Orders (Comenzi) printr-un clic pe Nu, dacă vi se solicită să salvați
modificările aduse aspectului tabelului.
13. Faceți dublu-clic pe Products (Produse) în lista de tabele, pentru a-l deschide în
vizualizarea Foaie de date.
Observați că acest tabel conține 189 înregistrări.
14. În bara de instrumente, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta tabelul
Products (Produse) la vizualizarea proiect.
vizualizarea Foaie de date, vedeți datele stocate în tabel, pe când în vizualizarea proiect vedeți
structura internă a tabelului.
Să explorăm interogările
Una dintre modalitățile prin care se pot regăsi informații dintr-o bază de date Access, este
crearea de interogări. Interogările se utilizează pentru a regăsi informații pentru a fi
vizualizate, modificate sau analizate în diverse moduri. De asemenea, rezultatele interogărilor
se pot utiliza ca bază pentru alte obiecte Access.
O interogare este, în esență, o întrebare. De exemplu, vă întrebați, „Ce înregistrări din tabelul
Clienți au valoarea 98052 în câmpul Cod poștal?” Când executați o interogare (echivalentul
punerii unei întrebări), Access caută toate înregistrările din tabelul sau tabelele specificate, le
găsește pe acelea care corespund criteriilor pe care le-ați definit și le afișează într-o foaie de
date.
Pentru ca Access să poată răspunde întrebărilor pe care le puneți, interogările trebuie
structurate într-un anumit mod. Fiecare tip de întrebare are un tip de interogare asociat.
Tipurile principale sunt interogările de selectare, de tip tabel încrucișat și cele cu parametri.
Tipurile mai puțin utilizate sunt interogările de acțiune, de căutare automată și de tip SQL
(Limbajul de interogare structurată - Structured Query Language). Access conține experți
care vă îndrumă în procesul de creare a interogărilor obișnuite, cele mai puțin utilizate
trebuind create manual într-o grilă de proiectare, în vizualizarea proiect. Iată cum arată o
interogare obișnuită:
În partea de sus a ferestrei interogării se află patru ferestre mici care listează câmpurile din
cele patru tabele ce vor fi incluse în această interogare. Liniile care conectează tabelele
precizează că acestea sunt corelate datorită câmpurilor comune. Primul rând al grilei conține
numele câmpurilor ce se includ în interogare, iar al doilea rând arată tabelul de care aparține
fiecare câmp. Al treilea rând (cu eticheta Total) efectuează calcule cu valorile din câmp, iar al
patrulea rând precizează dacă rezultatele interogării vor fi sortate după acest câmp. Marcajul
din caseta de selectare din al cincilea rând (cu eticheta Afișare) precizează că respectivul
câmp va fi afișat în foaia de date a rezultatelor. (Dacă respectiva casetă de selectare nu este
bifată, câmpul se poate utiliza în stabilirea rezultatelor interogării, dar nu va fi afișat). Al
șaselea rând (cu eticheta Criterii) conține criteriile care stabilesc ce înregistrări vor fi afișate,
iar al șaptelea rând (cu eticheta Sau) inițializează alte criterii.
Nu vă faceți griji dacă pe moment toate acestea sună ceva mai complicat. Când veți aborda
logica interogărilor, vor fi perfect inteligibile. Și nu vă faceți griji dacă acestea par să solicite
multă muncă. Expertul Interogare este disponibil pentru a vă ajuta să structurați interogarea,
iar dacă veți crea o interogare care va rula de mai multe ori, salvați-o. Ea va face astfel parte
din baza de date și se va afișa în fereastra bazei de date când veți face clic pe Interogări din
bara Obiecte.
În acest exercițiu, veți explora câteva din interogările deja definite și salvate în baza de date
GardenCo.
1. Pe bara Obiecte, faceți clic pe Interogări.
Fereastra Bază de date va afișa toate interogările care au fost salvate ca parte a bazei de date
GardenCo.
2. Faceți dublu-clic pe bara de titlu a ferestrei Bază de date pentru a maximiza fereastra.
Primele două intrări din această fereastră sunt comenzi pentru crearea interogărilor. Restul
intrărilor sunt interogări care au fost deja create.
3. Faceți clic pe butonul Detalii.
Descrierea fiecărei interogări explică scopul său. Pictograma din coloana Nume este o
indicație a tipului interogării, ca și informațiile din coloana Tip, ce poate fi văzută derulând
fereastra spre dreapta.
4. Faceți clic pe butonul Restabilire fereastră din bara de meniuri (nu bara de titlu),
apoi faceți clic pe Restabilire.
Fereastra Bază de date se va restabili la dimensiunea inițială.
5. Deschideți interogarea Products by Category (Produse după Categorie) în vizualizarea
Foaie de date, selectând-o și făcând clic pe butonul Deschidere din partea de sus a
ferestrei Bază de date.
Când deschideți interogarea, Access o prelucrează (proces denumit executarea interogării) și
produce o foaie de date care afișează rezultatele.
Bara de navigare precizează că sunt afișate 171 de înregistrări. Tabelul Products (Produse)
conține 189 înregistrări. Pentru a afla de ce lipsesc 18 înregistrări, trebuie să vedeți
interogarea în vizualizarea proiect.
6. Pe bara de instrumente, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a vedea interogarea
în vizualizarea proiect
În partea de sus a ferestrei de interogare se află două casete care listează câmpurile tabelelor
cu care va lucra această interogare. Partea de jos este grila de proiectare, în care se formează
interogarea. Fiecare coloană a grilei se poate referi la un singur câmp dintr-un singur tabel de
mai sus. Observați că s-a introdus Yes (nu este egal cu Yes (Da)) în rândul Criterii
pentru câmpul Discontinued (Întrerupt). Această interogare va căuta în consecință toate
înregistrările care nu au valoarea Yes (Da) în acest câmp (cu alte cuvinte, care nu au fost
întrerupte).
7. Ca probă, în rândul Criterii pentru câmpul Discontinued (Întrerupt), selectați textul
Yes, type =Yes, apoi faceți clic pe butonul Execuție de pe bara de instrumente.
Sfat De asemenea, o interogare se poate executa comutând la vizualizarea Foaie de date.
Interogarea s-a modificat astfel încât acum găsește toate înregistrările care au valoarea Yes
(Da) în câmpul Discontinued (Întrerupt) (cu alte cuvinte, care au fost întrerupte).
Cele 18 produse a căror vânzare a fost întreruptă sunt responsabile pentru diferența dintre
numărul de înregistrări din tabelul Products (Produse) și numărul de înregistrări afișat de
interogarea inițială.
8. Închideți fereastra interogării, făcând clic pe Nu când vi se solicită să salvați
modificările de proiectare.
Să explorăm formularele
Tabelele Access sunt liste dense cu informații brute. Dacă creați o bază de date pe care o veți
utiliza doar dvs., probabil vă veți simți confortabil lucrând direct cu tabele. Dar dacă creați o
bază de date care va fi vizualizată și editată de persoane care nu știu multe despre ea — și nu
doresc neapărat să știe mai multe — lucrul cu tabelele poate să fie împovărător. Pentru a
rezolva această problemă, aveți posibilitatea să proiectați formulare care să ghideze
utilizatorii prin baza de date, pentru a le ușura introducerea, regăsirea, afișarea și imprimarea
informațiilor.
În principiu, un formular este o fereastră în care se pot plasa controale care fie oferă
informații utilizatorilor, fie acceptă informațiile pe care aceștia le introduc. Access pune la
dispoziție o casetă de instrumente care include multe controale Windows standard, cum ar fi
etichete, casete text, butoane de opțiuni și casete de selectare. Cu puțină inventivitate, veți
utiliza aceste controale pentru a crea formulare care arată și funcționează asemănător
casetelor de dialog din toate programele Windows.
Formularele se utilizează pentru a edita înregistrările din tabelele subiacente sau pentru a
introduce noi înregistrări. Ca și în cazul tabelelor și interogărilor, formularele se pot afișa în
mai multe vizualizări. Trei dintre cele mai des întâlnite sunt Vizualizare formular, în care se
introduc date; vizualizare foaie de date, care arată în principiu ca un tabel și vizualizarea
proiect, în care se lucrează cu elementele formularului pentru a ajusta aspectul și modul său
de funcționare. Această ilustrație arată un formular în vizualizarea proiect:
Acest formular constă dintr-un formular principal legat la un singur tabel. Dar un formular
poate cuprinde și subformulare legate la alte tabele. În formular, sunt aranjate controale
etichetă, care conțin textul ce apare în formular în Vizualizare formular și controale casetă
text, care vor conține date din tabel. Cu toate că în vizualizare proiect se poate crea un
formular pornind de la zero, probabil veți utiliza mai des această vizualizare pentru a ajusta
formularele create cu ajutorul unui expert.
În acest exercițiu, veți vedea câteva din formularele din baza de date GardenCo care au fost
proiectate pentru ca vizualizarea tabelelor, editarea informațiilor existente și adăugarea de noi
informații să fie mai ușoare și lipsite de erori.
1. În bara de obiecte, faceți clic pe butonul Formulare, apoi faceți dublu-clic pe
Switchboard (Panou de comutare) pentru a deschide panoul de comutare.
Formularul Switchboard are în partea de sus o bară de titlu particularizată, un titlu pentru baza
de date GardenCo și patru butoane de comandă. Primele două butoane deschid panouri de
comutare — alte formulare — care au același nume cu butonul.
2. În panoul de comutare, faceți clic pe butonul Forms (Formulare) pentru a afișa
panoul de comutare Forms (Formulare).
3. Faceți clic pe Edit/Enter Orders (Editare/Introducere comenzi) pentru a afișa
formularul Orders (Comenzi).
Acest formular constă dintr-un formular principal și un subformular.
4. În bara de navigare, faceți clic pe butonul Înregistrarea următoare pentru a afișa
informațiile respectivei înregistrări.
5. Faceți clic pe butonul Înregistrare nouă (cel cu un asterisc) pentru a afișa un
formular necompletat unde se poate introduce o comandă nouă.
6. Închideți formularul Orders (Comenzi), iar în panoul de comutare Forms (Formulare),
faceți clic pe Return (Revenire) pentru a reafișa panoul de comutare principal.
7. Faceți clic pe butonul Close Switchboard (Închidere Panou de comutare).
8. În fereastra Bază de date, faceți dublu-clic pe Products (Produse) în lista Formulare
pentru a deschide formularul.
Acest formular se utilizează pentru a edita înregistrările produselor curente sau pentru a
introduce înregistrări noi.
9. Acum vedeți formularul în Vizualizare formular. În bara de instrumente, faceți clic pe
săgeata orientată în jos de la dreapta butonului Vizualizare, apoi faceți clic pe Foaie
de date.
Acum formularul arată asemănător cu tabelul Products (Produse) în vizualizarea Foaie de
date, dar fără linii de grilă.
10. Faceți clic din nou pe butonul Vizualizare pentru a comuta la vizualizare proiect, apoi
maximizați fereastra formularului.
11. În cazul când caseta de instrumente nu este afișată, faceți clic pe butonul Casetă de
instrumente din bara de instrumente.
Sfat Dacă această casetă de instrumente împiedică vederea, glisați-o, ținând mausul pe bara
de titlu, într-un loc unde nu incomodează.
12. Indicați la fiecare din pictogramele din caseta de instrumente până se afișează numele
instrumentului.
Acestea sunt instrumentele pe care le utilizați pentru a construi formulare particularizate
pentru baza de date.
13. Închideți caseta de instrumente.
14. Închideți formularul Products (Produse).
Să explorăm rapoartele
Rapoartele se utilizează pentru a afișa informațiile din tabele în formate elegante și ușor
accesibile, fie pe ecranul computerului, fie pe hârtie. Un raport poate include informații
selectate din mai multe tabele și interogări, valori calculate pe baza informațiilor din baza de
date și elemente de formatare precum anteturi, subsoluri și titluri.
Rapoartele pot fi văzute în trei vizualizări: vizualizarea proiect, în care aveți posibilitatea să
manevrați aspectul unui raport în același mod în care manevrați un formular; Examinare
înaintea imprimării, în care vedeți raportul exact așa cum va arata la imprimare și Examinare
aspect, care arată aspectul fiecărui element, dar fără toate detaliile din Examinare înaintea
imprimării. Un raport în vizualizarea proiect arată ca acesta:
În acest exercițiu veți examina raportul care a fost salvat ca parte a bazei de date GardenCo,
doar pentru a vă face o idee despre posibilitățile pe care le aveți.
1. Pe bara Obiecte, faceți clic pe Rapoarte.
Primele două intrări din această fereastră sunt comenzi ce pot fi utilizate pentru a crea
rapoarte. Restul intrărilor sunt rapoarte care au fost deja create.
2. Faceți clic pe Customer Labels (Etichete clienți), apoi pe butonul Examinare din
partea de sus a ferestrei Bază de date pentru a afișa raportul.
Acest raport imprimă numele și adresele clienților într-un format de etichetă poștală. Îl
examinați într-o vizualizare în mare măsură asemănătoare cu Examinare înaintea imprimării
din alte programe Microsoft Office.
Sfat Access pune la dispoziție un expert care vă poate ajuta să creați un raport de tip
etichete poștale. Aveți posibilitatea de asemenea să utilizați tabelul Customer (Clienți) din
această bază de date împreună cu caracteristica de îmbinare a corespondenței din Word pentru
a crea aceste etichete.
3. Faceți clic în formular pentru a modifica nivelul de panoramare.
Sfat Dacă raportul este prea mic pentru a fi citit în Examinare înaintea imprimării, aveți
posibilitatea de asemenea să selectați un nivel de panoramare din caseta Panoramare de pe
bara de instrumente.
4. Închideți raportul Customer Labels (Etichete clienți).
5. În fereastra Bază de date, selectați raportul Invoice (Factură), apoi faceți clic pe
butonul Examinare pentru a vedea factura.
6. Verificați fiecare pagină, făcând clic pe butoanele de navigare din partea de jos a
ferestrei.
7. Pe bara de instrumente, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a afișa raportul în
vizualizare proiect, apoi maximizați fereastra raportului.
În această vizualizare, raportul arată ca un formular, iar tehnicile pe care le utilizați la crearea
formularelor pot fi utilizate și pentru a crea rapoarte.
8. Închideți raportul.
Să explorăm celelalte obiecte Access
Tabelele, interogările, formularele și rapoartele sunt obiectele pe care le veți utiliza cel mai
des în Access. Acestea se utilizează pentru a crea baze de date puternice și eficiente. Cu toate
acestea, dacă este nevoie să creați o bază de date sofisticată, se pot utiliza pagini de acces la
date, macrocomenzi și module pentru a extinde în mod substanțial capacitățile Access. Pentru
a completa introducerea în bazele de date Access, secțiunea de față prezintă pe scurt aceste
obiecte.
Pagini
Pentru a permite utilizatorilor să vizualizaze și să manevreze informațiile bazei de date prin
intranet sau Internet, se pot crea pagini, cunoscute și sub denumirea de pagini de acces la
date. Lucrul cu o pagină de acces la date în World Wide Web se aseamănă mult cu lucrul
direct cu un tabel sau formular în Access — utilizatorii pot lucra cu datele din tabele, executa
interogări și introduce informații în formulare.
Cu toate că publicarea informațiilor bazei de date pe Web pare a fi o acțiune destul de dificilă,
Access oferă un expert care face mare parte din munca migăloasă de creare a paginilor de
acces la date. O pagină generată de expert poate fi utilizată ca atare sau poate fi personalizată
în vizualizarea proiect.
Macrocomenzi
Macrocomenzile se utilizează pentru ca Access să răspundă la un eveniment, precum un clic
pe un buton, deschiderea unui formular sau actualizarea unei înregistrări. Macrocomenzile pot
fi utile în special când vă așteptați ca baza de date să fie operată de persoane cu mai puțină
experiență în Access.. De exemplu, aveți posibilitatea să faceți disponibile acțiuni de rutină
specifice bazelor de date, precum deschiderea sau închiderea de formulare sau imprimarea de
rapoarte, prin plasarea de butoane de comandă în panourile de comutare. Și, grupându-le sub
forma unui meniu de comenzi pe care utilizatorii să le efectueze printr-un clic pe un buton
asociat unei macrocomenzi, vă asigurați că toți vor proceda în același mod.
Module
Modulele sunt programe Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) mai puternice decât
macrocomenzile. VBA este un limbaj de programare de nivel înalt dezvoltat de Microsoft cu
scopul de a crea programe Windows. Toate programele din sistemul Office pot utiliza un set
comun de instrucțiuni VBA, iar fiecare program are propriul său set de instrucțiuni. În timp ce
macrocomenzile pot automatiza între patru și 60 de acțiuni, VBA include sute de comenzi și
fi extins în orice mod cu ajutorul programelor de completare de la terți. VBA poate fi utilizat
pentru a efectua acțiuni mult prea complexe ca să fie gestionate cu macrocomenzi, precum
deschiderea unei foi de calcul Excel și regăsirea unor informații specifice.
Sfat CD-ROM-ul de instalare Office cuprinde câteva baze de date eșantion care ilustrează
multe din principiile de creare și utilizare a unei baze de date. Una dintre acestea, baza de date
Northwind Traders, este utilizată ca exemplu în multe din subiectele de Ajutor online pentru
Access, de aceea este o bază de date potrivită pentru explorare. În meniul Ajutor din Access,
sub Baze de date eșantion, veți găsi o legătură la această bază de date.
Examinarea și imprimarea obiectelor Access
Deoarece Access este un program Windows, el interacționează cu imprimanta prin
intermediul casetelor de dialog și driverelor Windows standard. Aceasta presupune că orice
imprimantă ce se poate utiliza din alte programe, poate fi utilizată și din Access, iar orice
caracteristică specială a respectivei imprimante, precum imprimarea color sau duplex, este
disponibilă și în Access.
După cum ați văzut în acest articol, aveți posibilitatea să utilizați diverse obiecte Access —
tabele, formulare, rapoarte și altele — pentru a afișa informațiile stocate în baza de date. În
cadrul fiecărui obiect există câteva vizualizări disponibile: vizualizarea proiect, vizualizarea
foaie de date și așa mai departe. Alegeți vizualizarea dorită, selectând-o din meniul
Vizualizare (vizualizările disponibile vor depinde de obiectul care este activ).
La fel ca majoritatea programelor Windows, Access include comenzile Inițializare pagină,
Examinare înaintea imprimării și Imprimare în meniul Fișier. Aceste comenzi sunt
disponibile atunci când utilizarea lor este posibilă, ceea ce se stabilește în funcție de obiectul
afișat și de vizualizarea curentă a respectivului obiect.
Acest tabel arată relațiile pentru obiectele principale:
Vizualizare/Obiect Tabel Interogare Formular Raport
Proiect PP, P PP, P
Foaie de date PP, P PP, P PP, P
PivotTable PP, P PP, P PP, P
PivotChart PP, P PP, P PP, P
SQL
Formular PP, P
Examinare aspect
Dacă celula este umbrită, înseamnă că obiectul deține suport pentru respectiva vizualizare.
Dacă într-o celulă apare PP, înseamnă că respectivul obiect deține suport pentru Examinare
înaintea imprimării în vizualizarea respectivă. P precizează că respectivul obiect deține suport
pentru Imprimare și Inițializare pagină în vizualizarea respectivă.
Obiectele mai rar întâlnite — Pagini, Macrocomenzi și Module — oferă mai puține comenzi
de vizualizare și de imprimare, după cum se arată aici:
Vizualizare/Obiect Pagină Macrocomandă Modul
Proiect PP, P
Pagină P
Examinare pagină Web
Cod P
Obiect P
Aceste tabele pot face ca procesul de examinare și imprimare a datelor să pară relativ
complex, dar comenzile adecvate de imprimare sunt general disponibile atunci când este
nevoie de ele.
Sfat Atunci când imprimați tabele în Vizualizare foaie de date, veți observa deseori că
imprimarea cu orientare de tip Vedere oferă cea mai bună imagine.
În acest exercițiu, veți învăța să examinați și să imprimați informațiile despre angajați aflate
într-un tabel și un formular din baza de date GardenCo.
1. Pe bara Obiecte, faceți clic pe Tabele.
2. Faceți dublu-clic pe tabelul Angajați (Employees) pentru a-l deschide în vizualizarea
Foaie de date.
Acest tabel conține informații despre nouă angajați. Se poate vedea că sunt mai multe
câmpuri decât încap pe ecran.
3. În meniul Fișier, faceți clic pe Examinare înaintea imprimării pentru a afișa prima
pagină a variantei imprimate a foii de date.
4. Mutați indicatorul de-a lungul tabelului (indicatorul va lua aspectul unei lupe), apoi
faceți clic pe pentru a panorama. Faceți clic din nou pentru a reveni la o vizualizare
redusă.
5. Faceți clic pe butonul Înregistrarea următoare din partea de jos a ecranului pentru a
examina pagina următoare. Faceți clic încă o dată.
Se observă că vor apărea trei pagini scurte când imprimați această foaie de date.
6. În bara de instrumente, faceți clic pe butonul Inițializare pentru a afișa caseta de
dialog Inițializare pagină.
Este aceeași casetă de dialog pe care ați fi văzut-o dacă ați fi făcut clic pe Inițializare pagină
în meniul Fișier. Această casetă de dialog se poate utiliza pentru a controla setările pentru
marginile și aspectul paginii.
7. În fila Pagină, faceți clic pe Tip vedere, apoi pe OK.
Pagina de examinare se afișează de-a latul ecranului și afișează mai multe câmpuri. Acum
sunt numai două pagini.
8. Faceți clic pe butonul Imprimare pentru a trimite această foaie de date la imprimanta
implicită.
Sfat Dacă respectivul computer este conectat la mai multe imprimante și doriți să realizați
acțiunea pe o imprimantă diferită de cea implicită, în meniul Fișier, faceți clic pe Imprimare,
apoi selectați imprimanta din lista aflată în partea de sus a casetei de dialog.
9. Faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide Examinare înaintea imprimării.
10. În meniul Fișier, faceți clic pe Închidere pentru a închide foaia de date.
11. În bara Obiecte, faceți clic pe Formulare.
12. Faceți dublu clic pe formularul Employees (Angajați) pentru a-l deschide în
Vizualizare formular.
Informațiile despre fiecare angajat apar într-o pagină distinctă. Observați că sunt două file în
partea de sus a paginii, una pentru informațiile despre firmă și una pentru informațiile
personale.
13. Faceți clic pe fila Personal Info (Informații personale) pentru a vedea informațiile
listate aici, apoi reveniți la fila Informații firmă (Company Info).
14. În bara de instrumente, faceți clic pe butonul Examinare înaintea imprimării pentru
a examina imprimarea.
Observați că examinarea arată numai informațiile din fila activă. Dacă doriți să imprimați
informații dintr-o altă filă, trebuie mai întâi să activați respectiva filă.
15. Faceți clic pe butonul Închidere pentru a închide fereastra Examinare înaintea
imprimării.
16. În meniul Fișier, faceți clic pe Imprimare pentru a afișa caseta de dialog
Imprimare.
Caseta de dialog pe care o vedeți este dependentă de imprimanta instalată. Utilizați această
casetă de dialog pentru a selecta o imprimantă, pentru a seta intervalul de pagini care se
imprimă și pentru alte acțiuni.
17. Faceți clic pe Închidere pentru a închide caseta de dialog.
Elemente cheie
Access face parte din sistemul Microsoft Office, de aceea obiectele de bază ale
interfeței — meniuri, bare de instrumente, casete de dialog — funcționează, în
principiu, similar cu alte produse Office sau programe Microsoft Windows.
O bază de date este echivalentul pe computer al unei liste organizate de informații.
Forța unei baze de date constă în capacitatea sa de a regăsi rapid exact acele informații
de care este nevoie. În Access, datele sunt organizate în tabele compuse din coloane și
rânduri, denumite câmpuri și înregistrări. Access este o bază de date relațională, prin
urmare mai multe tabele dintr-o bază de date pot fi tratate ca o singură zonă de stocare
de unde informațiile pot fi extrase în orice ordine sau format, potrivit necesităților.
Un tabel este doar unul din obiectele cu care se operează în Access. Celelalte tipuri de
obiecte sunt: interogările, formularele, rapoartele, paginile de acces la date,
macrocomenzile și modulele. Tabelele sunt obiectele centrale ale bazei de date, iar
scopul tuturor celorlalte obiecte ale bazei de date este de a interacționa cu unul sau
mai multe tabele.
Fiecare obiect Access are două sau mai multe vizualizări. De exemplu, în vizualizarea
Foaie de date se examinează datele dintr-un tabel, iar în vizualizarea proiect se
definește modul de afișare a datelor
Una din modalitățile de a găsi informații într-o bază de date Access, este crearea și
executarea unei interogări. Interogările se utilizează pentru a localiza informații, astfel
încât ele să poată fi vizualizate, modificate sau analizate în diverse moduri.
Interogările pot fi examinate în vizualizările Foaie de date sau Proiect, iar rezultatele
unei interogări se pot utiliza și ca bază pentru alte obiecte Access, precum formulare
sau rapoarte
Formularele ușurează acțiunile utilizatorilor de introducere, regăsire, afișare și
imprimare a informațiilor stocate în tabele. Formularul este, în esență, o fereastră în
care se plasează controale, care fie oferă informații utilizatorilor, fie acceptă
informațiile introduse de aceștia. Formularele pot fi examinate în vizualizările
Formular, Foaie de date sau Proiect.
Rapoartele afișează informațiile din tabele într-un format elegant și ușor accesibil, fie
pe ecranul computerului, fie pe hârtie. Un raport poate include informații selectate din
mai multe tabele și interogări, valori calculate pe baza informațiilor din baza de date și
elemente de formatare precum anteturi, subsoluri și titluri. Rapoartele pot fi examinate
în Vizualizare proiect, Examinare înaintea imprimării și Examinare aspect.
Paginile de acces la date, macrocomenzile și modulele extind substanțial posibilitățile
programului Access. Paginile de acces la date permit utilizatorilor să vizualizeze și să
manevreze informațiile bazelor de date din intranet sau Internet. Macrocomenzile pot
fi utilizate pentru a face disponibile acțiuni de rutină ale bazei de date sub forma unor
butoane de comenzi în formulare, ceea ce ajută utilizatorii mai puțin experimentați să
lucreze cu baza de date. Modulele sunt programe Visual Basic for Applications
(VBA). Cu toate că macrocomenzile pot automatiza multe acțiuni, VBA poate efectua
activități mult mai complexe decât cele ce pot fi gestionate cu macrocomenzi.