RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF UNTUK MENUNJANG KINERJA
PERGUDANGAN PADA PT.XYZ
MUCHAMAD DESTA FADILAH
108093000044
1. Latar Belakang
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) yaitu bagian yang menyediakan
informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, dan di
gunakan untuk memonitoring serta komunikasi perusahaan terhadap data
yang diolah dengan lingkungan bisnis (Lang dan Whinston, 1997); (Elam
dan Leidner, 1995); dan (McNurlin dan Sprague, 2004). SIE sangat
berguna untuk para pengambil keputusan yang cepat agar tidak kehilangan
kesempatan dalam meraih rekan kerja (Martinsons dan Davison, 2006).
Dalam penelitian sebelumnya, negara yang sering melakukan penelitian
SIE hanya sebatas pada negara Jepang dan China, hampir seluruh
penelitian sebelumnya beroperasi dalam wilayah Top Management
(Martinsons dan Davison, 2007). Dalam mengembangkan SIE ada 5 hal
yang harus diperhatikan, diantaranya: masukan informasi harus berupa
data internal maupun eksternal, pengolahan informasi hasu dalam bentuk
grafik, manfaat informasi yang dihasilkan merupakan proyeksi jawaban
yang akan datang, penggunaan informasi untuk manajemen tingkat atas,
dan peramalan yang dilakukan dalam SIE memiliki interval peramalan 1-5
tahun.(Laudon dan Laoudon, 2003).
Pada penelitian kali ini, ruang lingkup SIE tidak sebatas membantu
para manager di tingkat atas, melainkan membantu memaksimalkan
penyimpanan barang dari gudang ke gudang lainnya, dengan pengolahan
informasi menampilkan sebuah grafik yang interaktif. Dengan
memanfaatkan sistem pergudangan seorang Manager pemasaran bisa
melihat grafik penyimpanan barang ke gudang-gudang secara efisien. Pada
penelitian SIE faktor faktor kesuksesan(Watson, 1993), merupakan hal
yang relevan dalam penentuan kebijakan terkait informasi internal dan
eksternal perusahaan.
1
Penentu keputusan berada pada tingkat manajemen yang hampir
setiap permasalahan dapat terselesaikan tanpa bantuan sebuah Sistem
Penujang Keputusan (SPK), dengan memanfaatkan Instuisi dan
kemampuan tapi dengan memberikan hasil yang berbeda antara pemula
dengan para ahli (Hung, dalam SIE, 2003). Di negara Spanyol yang di
teliti oleh Jose L. Salermon mengatakan motivasi dan komunikasi
merupakan hal penting dalam menjalani SIE dan itu merupakan faktor
penting yang ada dalam diri manusia (Jose, 2003).
Berdasarkan penelitian sebelumnya, dapat dirangkum dalm 5
kriteria yang bisa di kategorikan kesuksesan dalam menjalani SIE,
diantaranya: tingkat akses, dalam mengembangkan SIE harus ada
pembagian penggunaan dalam mengakses sistem agar tidak terjadi salah
prosedur dalam hal akses ke sistem SIE, manfaat, sangat logis ketika
sistem SIE dikembangkan untuk memberikan manfaat ke pengguna
terutama eksekutif, oleh sebab itu kebutuhan SIE harus dikembangkan
berdasarkan kebutuhan dari pengguna, kepuasan, tingkat kepuasan
pengguna terhadap SIE menjadi hal yang mutlak, ketika sistem
memberikan manfaat maka akan digunakan, begitu juga sebaliknya,
berdampak positif, SIE yang baik biasanya akan memberikan dampak
yang baik terhadap penentu kebijakan yaitu eksekutif, mental para manajer
memberikan dampak positif terhadap kinerja perusahaan, cenderung
menyebar, manfaat lain dari SIE yaitu ketika sukses dijalankan cenderung
penggunaanya semakin meningkat dan pemanfaatan aplikasi SIE tidak
hanya pada satu bidang, melainkan menyebar ke setiap aplikasi perusahaan
terkait pengambilan keputusan (Poon dan Wagner, 2001) .
Memaksimalkan stok persedian digunakan untuk memberikan
pilihan konsumen terhadap pilihan produk berupa produk pengganti yang
mirip atau lebih di kenal dengan pilihan pengganti konsumsi (Rajaraman
dan Tang, 2001) dan (Lin dan Hou, 2005). Selain itu masih ada penelitian
yang menggunakan istiliah pilihan pengganti konsumsi yaitu dengan
mengoptimalkan produk yang tidak terlalu bersaing dan lebih dikenal
dengan 2 produk pengganti (Parlan dan Goyal, 1984 ), dalam pengertian
2
yang lain yaitu dikenal dengan 3 produk pilihan pengganti (Ernst dan
Kouvelis, 1999) dan juga dikenal dengan n produk tapi tidak
menggambarkan nilai optimal dari setiap kondisi produk -n (Noonan,
1995).
Produsen dalam memahami produksi barang, biasanya
memprediksi kebutuhan masa depan dengan perencanaan kebutuhan
material (PKM) dimana kebutuhan yang akan datang sudah di perkirakan
melalui analis secara bergulir, dan rencana produksi sesuai dengan hasil
prediksi waktu rata-rata dan model yang digunakan dengan kegiatan
terpusat dengan metode waktu rata-rata, data yang valid, dan keputusan
ahli. Manager produksi hanya melihat hasil dari peramalan dari prakiraan
yang telah ditentukan dan hanya menentukan barang ini layak di produksi
atau tidak (Toktay dan Wein, 2001).
Penelitian kali ini menghubungkan SIE dengan sistem gudang
dimana dalam sistem gudang manajemen dapat melihat barang yang
tersimpan pada setiap toko atau autlet dan kinerja setiap outlet. Pada
penelitian sebelumnya hampir pengembangan sistem gudang masih
terbatas pada keadaan barang di gudang lalu di kirim ke tujuan, tanpa
melihat kinerja dari masing masing gudang.
Hasil yang diharapkan dari SIE dapat menjembatani sistem
pergudangan dengan menggunakan web service. Aplikasi SIE ini
menampilkan informasi penyimpanan melalui grafik di setiap toko dan
produk atau barang yang diminati konsumen melalui delaer atau toko,
sehingga keputusan dapat diambil oleh manajemen pergudangan secara
cepat dan tepat sehingga kinerja gudang penyimpanan menjadi lebih
efektif dan efisien (Watson et al.2001).
Berdasarkan uraian yang saya jelaskan, penelitian ini diharapkan
dapat menambah pemanfaatan SIE dalam sistem pergudangan yang sudah
ada sehingga perusahaan akan lebih efektif dan efisien dalam manajemen
penyimpanan. Oleh karena itu, penelitian ini layak untuk di angkat dan
diberi judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Eksekutif untuk
Menunjang Kinerja Sistem Pergudangan pada PT. XYZ”.
3
2. Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka
dapat dirumuskan pertanyaan penelitian, sebagai berikut:
1. Bagaimana membuat sebuah rancangan sistem informasi yang
terintegrasi antara SIE dengan sistem informasi pergudangan?
2. Bagaimana membuat sebuah rancangan sistem informasi eksekutif
yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam sistem
informasi pergudangan?
3. Ruang Lingkup
Penelitian ini akan di lakukan di Perusahaan kecil – menengah yang
portabilitas pergudangan atau penyimpanan yang cukup tinggi sehingga
diperlukan sebuah aplikasi untuk mengoptimalkan pergudangan barang-
barang yang di produksi atau di jual.
4. Tujuan Penelitian
Dengan mengembangkan aplikasi SIE untuk perusahaan kecil-
mengengah dengan terintegrasi dengan sistem informasi pergudangan yang
berbasis web untuk mempermudah dalam memantau aktifitas pergudangan
secara tepat dan efesien. Sedangkan tujuan secara khusus
dikembangkannya aplikasi SIE ini yaitu:
1. Untuk memantau aktifitas pergudangan pada PT. XYZ
2. Untuk merancang SIE yang terintegrasi secara web-server di PT. XYZ
dengan sistem informasi pergudangan.
3. Untuk merancang sistem informasi pergudangan yang dapat
menghasilkan data yang cepat dan akurat, dan menghasilkan laporan
secara periodik dengan grafik tertentu.
4. Untuk mengimplemntasikan SIE dapat menunjang setiap kegiatan
pergudangan di PT. XYZ.
4
5. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah:
1. Menjadi referensi bagi penelitian berikutnya, khususnya dalam
membuat sistem informasi eksekutif yang terintegrasi dengan sistem
informasi pergudangan.
2. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang penerapan sistem
informasi eksekutif.
3. Dapat memberikan pemahaman lebih jauh tentang proses-proses bisnis
yang dapat diterapkan pada sistem informasi eksekutif.
6. Metodologi Penelitian
1. Teknik Observasi
Teknik Observasi menjelaskan sebagai pengamatan langsung suatu
kegiatan yang sedang dilakukan. Observasi atau pengamatan
merupakan salah satu teknik pengumpulan data atau fakta (fact finding
technique) yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem
(Jogiyanto, 2005).
2. Teknik Wawancara
Teknik wawancara digunakan untuk menganalisa sistem dimana
terdapat pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara
tatap muka langsung dengan orang yang di wawancarai (interviewee).
Teknik wawancara telah diakui sebagi teknik pengumpulan data atau
faktu yang penting dan dilakukan oleh rata-rata peneliti atau
pengembang sistem (Jogiyanto, 2005).
3. Teknik Kuesioner
Teknik kuesioner yaitu suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-
pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem
untu mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden
yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada
responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka,
tidak ada teknik pengumpulan yang efisien dibandingkan dengan
daftar pertanyaan (Jogiyanto, 2005).
5
4. Teknik Studi Pustaka
Pencarian data sekunder dengan jalan mengadakan studi
kepustakaan dan rekaman. rekaman sebagai setiap tulisan atau
pernyataan yang dipersiapkan oleh individual atau organisasi dengan
tujuan membuktikan adanya suatu peristiwa atau memenuhi
accounting. Sedangkan dokumen digunakan untuk mengacu setiap
tulisan atau rekaman, yaitu dipersiapkan secara khusus untuk tujuan
tertentu (Sonhaji, 1994).
5. Metode Pengembangan Sistem
Pada metode pengambangan sistem, peneliti menggunakan
metodologi XP (Extreme Programming), dimana tahapan-tahapan
pengembangan terjadi dalam 4 fase, yaitu exploration, planning,
iterations, dan productionizing (Kent Beck, 1999).
7. Jadwal Penelitian
N Tahap dan Kegiatan
November Desember Januari Febuari Maret April
O dalam Penelitian
Persiapan menyusun
1
usulan penelitian
2 Pengolahan data
3 Analisis Sistem
4 Perancangan Sistem
5 Implementasi Sistem
6 Persetujuan Laporan
7 Seminar skripsi
8 Sidang skripsi
9 Wisuda
6
9. Kerangka Berfikir
10. Kajian Teori
1. Konsep Sistem Pendukung Keputusan
alokasikan sumber daya manusia yang tepat bagi kebutuhan perusahaan.
2. Analisis GAP
3. untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.\
2. Konsep Extreme Programming (XP)
Extreme Programming (XP) merupakan metode yang populer saat
ini. XP digunakan untuk mengatasi masalah requirements yang kurang
jelas dan sering berubah-ubah. XP menjadi begitu populer sejak
diperkenalkan oleh Kent Beck menjadi sebuah metodologi untuk
pengembangan perangkat lunak. XP dimunculkan untuk menangani
perubahan-perubahan yang biasanya sering terjadi pada saat
pengembangan berlangsung bahkan pada saat proses pengembangan sudah
hampir berakhir.
7
XP sebagai sebuah metode yang dinamis diperlihatkan dalam empat
nilai yang dimilikinya dan keempatnya merupakan dasar-dasar yang
diperlukan dalam XP. Kent Beck menyatakan bahwa tujuan jangka pendek
individu sering berbenturan dengan tujuan sosial jangka panjang. Karena
itu dibuatlah nilai-nilai yang menjadi aturan, hukuman, dan juga
penghargaan. Keempat nilai tersebut adalah:
1. Komunikasi (Communication)
2. Kesederhanaan (Simplicity)
3. Umpan Balik (Feedback)
4. Keberanian (Courage)
Tahapan-tahapan pengembangan sistem dengan metode XP (Extreme
Programming) terdiri dari 4 tahap diantaranya adalah :
a. Exploration
Fase ini dilakukan identifikasi vision, identifikasi ruang lingkup dan
kebutuhan sistem, menentukan tools dan teknologi yang digunakan,
dan membuat studi kelayakan terhadap sistem yang akan
dikembangkan. (Kent Beck, 1999)
b. Planning
Fase ini dilakukan penentuan batasan dan prioritas, membuat tahapan
teknis, membuat rencana pelepasan, serta mempersiapkan uji
penerimaan penggguna. (Kent Beck, 1999)
c. Iterations
Fase ini dilakukan pembuatan kriteria penerimaan, membuat desain
sederhana, melakukan implementasi penulisan program,
mengintegrasikan kode program, melakukan uji penerimaan,
8
melakukan pelacakan kemajuan proyek, dan menentukan penerimaan
dari tahapan iteration. (Kent Beck, 1999)
d. Productionizing
Fase ini dilakukan pengujian oleh pengguna terhadap kriteria uji
penerimaan pengguna sebagai parameter pengujian dengan
menggunakan metode black-box. (Kent Beck, 1999)
11. Daftar Pustaka
Andrew. Yao, S.-K. P. dan Wedel, T. (2010). “Developing an Efficient
warehousing operation system: An Expert System Approach”. Academy of
Information and Management Sciences Journal, 13.
Allison, I. K. (2006). “Executive Information System implementation in
organisations in South Africa and Spain: A comparative analysis”. Computer
Standards dan Interfaces, 28, 625-634.
Bruce A. Walters, J. J. J. dan Klein, G. (2003). “Strategic information and
strategic decision making: the EIS/ CEO interface in smaller manufacturing
companies”. Information dan Management, 40, 487-495.
9
Cheung, W. dan Babin, G. (2006). “A metadatabase-enabled executive
information system (Part A): A flexible and adaptable architecture”. Science
Direct: Elvisier, 42, 1589 – 1598.
Cheung, W. dan Babin, G. (2006). “A metadatabase-enabled executive
information system (Part B): Methods for dynamic multidimensional data
analysis”. Science Direct: Elvisier, 42, 1599 – 1612.
Delone, W. H. dan McLean, E. R. (2003). “The DeLone and McLean Model of
Information Systems Success: A Ten-year Update”. Journal of Management
Informations Systems, 19, 9-30.
David. Bedford, David. A. Brown, T. M. dan Sivabalan., P. (2008). “Balanced
Scorecard Design and Performance Impacts: Some Australian Evidence”.
Journal of Management Informations Systems, 6.
Ford, L. (2008). “A New Intelligent Tutoring System”. Journal of Educational
Technology, 39, 311-318.
Hendel, I. dan Nevo, A. (2008). “Sales and Consumer Inventory”. The RAND
Journal of Economics, 37, 543-561.
Hung, S.-Y. (2003). “Expert versus novice use of the executive support systems:
an empirical study”. Journal of Management Informations Systems, 40, 177-
189.
Jose L. Salmeron, P. L. dan Martinez, F. J. (2001). “Executive information
systems in major companies: Spanish case study”. Computer Standards dan
Interfaces, 23, 195-207.
10
Lin, L. C. dan Hou, K. L. (2005). “An Inventory System with Invesment to
Reduce Yield Variablitiy and Setup Cost”. The Journal of The Operational
Research Society, 56, 67-74.
Liming Liu, X. L. dan Yao, D. D. (2005). “Analysis and Optimization of
Multistage Inventory-Queue System”. Institute for Operations Reseach and
the Management Sciences, 50, 365-380.
Mark Xu, Vincent Ong, Y. D. dan Mathews, B. (2010). “Intelligent agent systems
for executive information scanning, filtering and interpretation: Perceptions
and challenges”. Information Processing and Management, 47, 186-201.
Martinsons, M. G. dan Davison, R. M. (2006). “Strategic Decision making and
support systems: Comparing American, Japanese and Chinese management”.
Decision Support Systems: elsevier, 43, 284-300.
Natale, S. M. dan Diamante, T. (2005). “The Five Stages of Executive Coaching:
Better Process Makes Better Practice”. Journal of Business Ethics, 59, 361-
374.
Netessine, S. dan Rudi, N. (2003). “Centralized and Competitive Inventory
Models with Demand Substitution”. Institute for Operations Reseach and the
Management Sciences, 51, 329-335.
Poon, P. dan Wagner, C. (2001). “Critical success factors revisited: success and
failure cases of information systems for senior executives”. Institute for
Operations Reseach and the Management Sciences, 30, 393–418.
P, Priya. dan Iyakutti, D. K. (2011). “Web based Multi Product Inventory
Optimization using Genetic Algorithm”. International Journal of Computer
Applications, 25, 23-28.
11
Rossen. Iliev, L. K. dan Bournaski, E. (2010). “Web-Based Decision Support
System in Regional Water Resources Management”. International
Conference on Computer Systems and Technologies, 97, 323-328.
R. Teunter, E. v. d. L. dan Vlachos, D. (2004). “Inventory Strategies for Systems
with Fast Remanufacturing”. The Journal of The Operational Research
Society, 55, 475-484.
Salmeron, J. L. (2003). “EIS success: keys and difficulties in major companies”.
International Journal of Technovation, 23, 35-39.
Salmeron, J. L. (2002). “EIS evolution in large Spanish business”. Institute for
Operations Reseach and the Management Sciences, 40, 41-50.
Sanjay K. Singh, H. J. W. dan Watson, R. T. (2002). “EIS support for the strategic
management process”. Journal of Business Ethics, 33, 71-85.
Susan Cohen Kulp, H. L. L. dan Ofek, E. (2004). “Manufacturer Benefits from
Information Integration with Retail Customers”. Management Science, 50,
431-444.
Suresh P. Sethi, H. Y. dan Zhang, H. (2003). “Inventory Models with Fixed Costs,
Forecast Updates, and Two Delivery Modes”. Institute for Operations
Reseach and the Management Sciences, 51, 321-328.
Sun, D. dan Queyranne, M. (2002). “Production and Inventory model using Net
Present value”. Institute for Operations Reseach and the Management
Sciences, 50, 528-537.
Teubner, R. A. (2007). “Strategic information systems planning: A case study
from the financial services industry”. Journal of Strategic Information
Systems, 16, 105-125.
12
Toktay, L. B. dan Wein, L. M. (2001). “Analysis of a Forecasting-Production-
Inventory System with Stationary Demand”. Institute for Operations
Reseach and the Management Sciences, 47, 1268-1281.
13