Høsten 2005
Innføring av ACOS WebSak med tilleggsmoduler
Prosjektorganisasjon 9-K
Adresse:
Telefon sentralbord:
Hovedfax:
kommune Navn Stilling Telefon(er) Epost
organisasjonssjef ias.sentraladm@andebu.kommune.no
Andebu Inger - Anne Speilberg 33438127
Tjøme Heidi Kleiven 33067808 heidi.kleiven@tjome.kommune.no
arkivleder britt.svendsen@hof.kommune.no
Hof Britt Svendsen 33059555
Tønsberg Jan Petter Bergan jan.petter.bergan@tonsberg.kommune.no
Inger Butler Wang sekretæriatssjef
Nøtterøy 33402012/90725606 inger.butler-wang@notteroy.kommune.no
Tove Svendsen formannskapssek
Holmestrand retær 33064105 tove.svendsen@holmestrand.kommune.no
seksjonsleder 98231941
Larvik Sissel Brathagen sissel.brathagen@larvik.kommune.no
Re Margot Krøglid 33061515 margot.kroglid@re.kommune.no
Tillitsvalgte repr. Hof.Mette Måge Olsen 33059541 mette.maage.olsen@hof.kommune.no
9-k prosjektleder
LarvikIT as Lars Fremstad 93037580 lars.fremstad@larvikit.no
9-k adm.leder
9-k Torill Lønningdal 33031033/41470041 Torill.Lonningdal@hive.no
ekstern rådgiver
daVinci Catherine Janson 91 55 49 67 catherine.janson@davinci.no
PROSJEKTORGANISASJON HOS ACOS
Adresse: Temahuset, Postboks 300, 5343 Straume
Telefon sentralbord: 56 32 20 00
Fax hovedkontor: 56 32 20 03
Oslokontor: Inkognitogata 16, 0258 Oslo Fredrikstad kontor Normannsvei 26, 1678 Kråkerøy
Telefon: 56 32 20 00 Telefon: 98218771
Prosjektfunksjon Navn Stilling Telefon(er) Epost
Prosjektleder Trine-Lise Andreassen konsulent 982 18 771 trine@acos.no
Teknisk ansvarlig Eivind Dillevig teknisk konsulent 982 18 782 eivind@acos.no
Faglig rådgiver Ivar Wessel Thomassen direktør 982 18 775 iwt@acos.no
Teknisk/utvikling Per Helge Refvik utviklingssjef 56 32 20 00 perhelge@acos.no
Salg/marked Anne Gro Hellsten markedssjef 56 32 20 00 annegro@acos.no
Opplæring Inger-Lise Mathisen konsulent 982 18 779 inger@acos.no
(Ansattmodul)
Møteplan for prosjektgruppen
Møteplan for prosjektgruppen
Dato Ukedag Sted Kommentarer Tidspunkt
21-Sep Onsdag Re kommune, rom Våle 09.00 – 15.00
28-Sep Onsdag Tønsberg rådhus Utarbeide sentral prosjektplan, herunder opplæring. Tilbakemeldinger på oppstartsdatoer 09.00 – 14.00
i kommunene. Start kartlegging arkivdelen.
10-Oct Mandag Høgskolen, møterom A101 Oppstart arkivrutiner. IKA Kongsberg v/ Torleif Lind. 09.00 – 15.00
17-Oct Mandag Re kommune, formannskapsrommet Arkivrutiner forts 09.00 – 15.00
4 etg
24-Oct Mandag Høgskolen Visning ACOS Websak, for alle kommunale, interne prosjektgrupper. 09.00 – 16.00
Prosjektgruppen møtes kl 09.00. Arbeidsmøte portal kl 10.
Egen invitasjon 11-16.
Interne diskusjoner/prosess i kommunene 24.10-2.11
2-Nov Onsdag Larvik kommune Behandle tilbakemeldinger fra kommunene, arkivrutiner med mer. 09.00 – 15.00
Start saksbehandling rutiner, først de generelle.
7-Nov Mandag Re kommunehus Start saksbehandling, byggesak, kartintegrasjon, skjenkesak, 09.00 – 15.00
Ansettelse. (9-k arbeidsgrupper). Flere grupper, 2 møterom, 6-8 pers
pr gruppe.
14-Nov Mandag Nøtterøy kommune Videre arbeid arkivrutiner, saksbehandling. Oppstart møter og utvalg. 09.00 – 15.00
Interne diskusjoner/prosess i kommunene 14.11-30.11
21-Nov Mandag Andebu kommune, Arkivprosedyrer saksbehandler rutiner 09.00 – 15.00
kommunestyresalen
30-Nov Onsdag Tjøme kommune Møtebehandlingsrutiner (tla - husk prosjektor) 09.00 – 15.00
5-Dec Mandag Høgskolen, A101 kl 9-12. Foredrag med Anne Mette Dørum. Etterbehandling. Inkl julelunsj. 09.00 – 15.00
Arbeid maler, kodeverk, tilganger med mer
12-Dec Mandag Fredrikstad Arbeid maler, kodeverk, tilganger med mer 09.00 – 15.00
19-Dec Mandag Hof herredshus Rutiner må være 96 % ferdig. 09.00 – 15.00
Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dec-05 Jan-06
1 1 1 1 1 Uke 1 1
2 2 Uke 40 2 Møte prosjektgruppa (Larvik 2 2 2
3 3 3 3 3 3
4 Uke 36 4 4 4 Uke 49 4 4
5 5 5 5 Høgskolen foredrag AMD + etterarbeid
5 5
6 6 6 Uke 45 6 6 6
7 7 7 Møte prosjektgruppa re rådhus 7 7 7
8 8 8 8 8 Uke 2 8
9 9 Uke 41 9 9 9 Prosjektmøte 12k 9
10 10 Møte p-gruppa + I PG (H-skolen) 10 10 10 10
11 Uke 37 - stortingsvalg 11 11 11 Uke 50 11 11
12 stortingsvalg 12 12 12 Møte prosjektgruppa (Fredrikstad 12 12
13 13 13 Uke 46 13 13 13
14 Oppstartsmøte 14 14 Møte prosjektgruppa (Nøtterøy 14 14 14
15 15 15 15 15 Uke 3 15
16 16 Uke 42 16 16 16 Saksprosessgjennomgang 16
17 17 Møte prosjektgruppa (re rådhus9 17 17 17 17
18 Uke 38 18 18 18 Uke 51 18 18
19 19 19 19 Møte prosjektgruppa (Hof 19 19
20 20 20 Uke 47 20 20 20
21 Møte prosjektgruppa (re rådhus9 21 21 Møte prosjektgruppa (andebu) 21 21 21
22 22 22 22 22 Uke 4 22
23 23 Uke 43 23 23 23 Saksprosessgjennomgang 23
24 24 Visning av systemet H.skolen 24 24 24 24
25 Uke 39 25 25 25 Uke 52 25 25
26 Møte styringsgruppen H.skolen 26 26 26 26 26
27 27 27 Uke 48 27 27 27
28 Møte p-gruppa (Tønsberg) 28 28 28 28 28
29 29 29 29 29 Uke 5
30 30 Uke 44 30 Møte prosjektgruppa (Tjøme 30 30 Saksprosessgjennomgang
31 31 31
Feb-06 Mar-06 Apr-06 May-06 Jun-06
1 1 1 1 1
2 2 Uke 14 2 2 2
3 3 3 3 3
4 4 4 4 Uke 23 4
Uke 6 5 Uke 10 5 5 5 5
6 6 6 6 6
7 7 7 Uke 19 7 7
8 8 8 8 8
9 9 Uke 15 9 9 9
10 10 10 10 10
11 11 11 11 Uke 24 11
Uke 7 12 Uke 11 12 12 12 12
13 13 13 13 13
14 14 14 Uke 20 14 14
15 15 15 15 15
16 16 Uke 16 16 16 16
17 17 17 17 17
18 18 18 18 Uke 25 18
Uke 8 19 Uke 12 19 19 19 19
20 20 20 20 20
21 21 21 Uke 21 21 21
22 22 22 22 22
23 23 Uke 17 23 23 23
24 24 24 24 24
25 25 25 25 Uke 26 25
Uke 9 26 Uke 13 26 26 26 26
27 27 27 27 27
28 28 28 Uke 22 28 28
29 29 29 29 29
30 30 Uke 18 30 30 30
31 31 31
Jul-06 Aug-06 Sep-06 Oct-06 Nov-06
1 1 1 Uke 40 1 1
Uke 27 2 2 2 2 2
3 3 Uke 36 3 3 3
4 4 4 4 4
5 5 5 5 Uke 45 5
6 Uke 32 6 6 6 6
7 7 7 7 7
8 8 8 Uke 41 8 8
Uke 28 9 9 9 9 9
10 10 Uke 37 10 10 10
11 11 11 11 11
12 12 12 12 Uke 46 12
13 Uke 33 13 13 13 13
14 14 14 14 14
15 15 15 Uke 42 15 15
Uke 29 16 16 16 16 16
17 17 Uke 38 17 17 17
18 18 18 18 18
19 19 19 19 Uke 47 19
20 Uke 34 20 20 20 20
21 21 21 21 21
22 22 22 Uke 43 22 22
Uke 30 23 23 23 23 23
24 24 Uke 39 24 24 24
25 25 25 25 25
26 26 26 26 Uke 48 26
27 Uke 35 27 27 27 27
28 28 28 28 28
29 29 29 Uke 44 29 29
Uke 31 30 30 30 30 30
31 31 31
Dec-06 Jan-07
1
2
Uke 49 3
4
5
6
7 Uke 02
8
9
Uke 50 10
11
12
13
14 Uke 03
15
16
Uke 51 17
18
19
20
21 Uke 04
22
23
Uke 52 24
25
26
27
28 Uke 05
29
30
Uke 01 31
Sep-05 Jan-06 Feb-06 Mar-06 Apr-06
1 1 Uke 1 1 1 1 1
2 2 2 2 2 Uke 14 2
3 3 3 3 3 3
4 Uke 36 4 4 4 4 4
5 5 5 Uke 6 5 Uke 10 5 5
6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 7
8 8 Uke 2 8 8 8 8
9 9 9 9 9 Uke 15 9
10 10 10 10 10 10
11 Uke 37 - stortingsvalg 11 11 11 11 11
12 stortingsvalg 12 12 Uke 7 12 Uke 11 12 12
13 13 13 13 13 13
14 Oppstartsmøte 14 14 14 14 14
15 15 Uke 3 15 15 15 15
16 16 16 16 16 Uke 16 16
17 17 17 17 17 17
18 Uke 38 18 18 18 18 18
19 19 19 Uke 8 19 Uke 12 19 19
20 20 20 20 20 20
21 Møte prosjektgruppa (re rådhus9 21 21 21 21 21
22 22 Uke 4 22 22 22 22
23 23 23 23 23 Uke 17 23
24 24 24 24 24 24
25 Uke 39 25 25 25 25 25
26 Møte styringsgruppen H.skolen 26 26 Uke 9 26 Uke 13 26 26
27 27 27 27 27 27
28 Møte p-gruppa (Tønsberg) 28 28 28 28 28
29 29 Uke 5 29 29 29
30 30 30 30 Uke 18 30
31 31 31
May-06 Jun-06 Jul-06 Aug-06 Sep-06
1 1 1 1 1
2 2 Uke 27 2 2 2
3 3 3 3 Uke 36 3
4 Uke 23 4 4 4 4
5 5 5 5 5
6 6 6 Uke 32 6 6
Uke 19 7 7 7 7 7
8 8 8 8 8
9 9 Uke 28 9 9 9
10 10 10 10 Uke 37 10
11 Uke 24 11 11 11 11
12 12 12 12 12
13 13 13 Uke 33 13 13
Uke 20 14 14 14 14 14
15 15 15 15 15
16 16 Uke 29 16 16 16
17 17 17 17 Uke 38 17
18 Uke 25 18 18 18 18
19 19 19 19 19
20 20 20 Uke 34 20 20
Uke 21 21 21 21 21 21
22 22 22 22 22
23 23 Uke 30 23 23 23
24 24 24 24 Uke 39 24
25 Uke 26 25 25 25 25
26 26 26 26 26
27 27 27 Uke 35 27 27
Uke 22 28 28 28 28 28
29 29 29 29 29
30 30 Uke 31 30 30 30
31 31 31
Oct-06 Nov-06 Dec-06 Jan-07
Uke 40 1 1 1
2 2 2
3 3 Uke 49 3
4 4 4
5 Uke 45 5 5
6 6 6
7 7 7 Uke 02
Uke 41 8 8 8
9 9 9
10 10 Uke 50 10
11 11 11
12 Uke 46 12 12
13 13 13
14 14 14 Uke 03
Uke 42 15 15 15
16 16 16
17 17 Uke 51 17
18 18 18
19 Uke 47 19 19
20 20 20
21 21 21 Uke 04
Uke 43 22 22 22
23 23 23
24 24 Uke 52 24
25 25 25
26 Uke 48 26 26
27 27 27
28 28 28 Uke 05
Uke 44 29 29 29
30 30 30
31 Uke 01 31
Jan-06 Feb-06 Mar-06 Apr-06 May-06
1 Uke 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 Uke 14 2 2
3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4
5 5 Uke 6 5 Uke 10 5 5 5
6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 Uke 19 7
8 Uke 2 8 8 8 8 8
9 9 9 9 Uke 15 9 9
10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11
12 12 Uke 7 12 Uke 11 12 12 12
13 13 13 13 13 13
14 14 14 14 14 Uke 20 14
15 Uke 3 15 15 15 15 15
16 16 16 16 Uke 16 16 16
17 17 17 17 17 17
18 18 18 18 18 18
19 19 Uke 8 19 Uke 12 19 19 19
20 20 20 20 20 20
21 21 21 21 21 Uke 21 21
22 Uke 4 22 22 22 22 22
23 23 23 23 Uke 17 23 23
24 24 24 24 24 24
25 25 25 25 25 25
26 26 Uke 9 26 Uke 13 26 26 26
27 27 27 27 27 27
28 28 28 28 28 Uke 22 28
29 Uke 5 29 29 29 29
30 30 30 Uke 18 30 30
31 31 31
Jun-06 Jul-06 Aug-06 Sep-06 Oct-06
1 1 1 1 Uke 40 1
2 Uke 27 2 2 2 2
3 3 3 Uke 36 3 3
Uke 23 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5
6 6 Uke 32 6 6 6
7 7 7 7 7
8 8 8 8 Uke 41 8
9 Uke 28 9 9 9 9
10 10 10 Uke 37 10 10
Uke 24 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12
13 13 Uke 33 13 13 13
14 14 14 14 14
15 15 15 15 Uke 42 15
16 Uke 29 16 16 16 16
17 17 17 Uke 38 17 17
Uke 25 18 18 18 18 18
19 19 19 19 19
20 20 Uke 34 20 20 20
21 21 21 21 21
22 22 22 22 Uke 43 22
23 Uke 30 23 23 23 23
24 24 24 Uke 39 24 24
Uke 26 25 25 25 25 25
26 26 26 26 26
27 27 Uke 35 27 27 27
28 28 28 28 28
29 29 29 29 Uke 44 29
30 Uke 31 30 30 30 30
31 31 31
Nov-06 Dec-06 Jan-07
1 1
2 2
3 Uke 49 3
4 4
Uke 45 5 5
6 6
7 7 Uke 02
8 8
9 9
10 Uke 50 10
11 11
Uke 46 12 12
13 13
14 14 Uke 03
15 15
16 16
17 Uke 51 17
18 18
Uke 47 19 19
20 20
21 21 Uke 04
22 22
23 23
24 Uke 52 24
25 25
Uke 48 26 26
27 27
28 28 Uke 05
29 29
30 30
31 Uke 01 31
Jan-06 Feb-06 Mar-06 Apr-06 May-06
1 Uke 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 Uke 14 2 2
3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4
5 5 Uke 6 5 Uke 10 5 5 5
6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 Uke 19 7
8 Uke 2 8 8 8 8 8
9 9 9 9 Uke 15 9 9
10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11
12 12 Uke 7 12 Uke 11 12 12 12
13 13 13 13 13 13
14 14 14 14 14 Uke 20 14
15 Uke 3 15 15 15 15 15
16 16 16 16 Uke 16 16 16
17 17 17 17 17 17
18 18 18 18 18 18
19 19 Uke 8 19 Uke 12 19 19 19
20 20 20 20 20 20
21 21 21 21 21 Uke 21 21
22 Uke 4 22 22 22 22 22
23 23 23 23 Uke 17 23 23
24 24 24 24 24 24
25 25 25 25 25 25
26 26 Uke 9 26 Uke 13 26 26 26
27 27 27 27 27 27
28 28 28 28 28 Uke 22 28
29 Uke 5 29 29 29 29
30 30 30 Uke 18 30 30
31 31 31
Jun-06 Jul-06 Aug-06 Sep-06 Oct-06
1 1 1 1 Uke 40 1
2 Uke 27 2 2 2 2
3 3 3 Uke 36 3 3
Uke 23 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5
6 6 Uke 32 6 6 6
7 7 7 7 7
8 8 8 8 Uke 41 8
9 Uke 28 9 9 9 9
10 10 10 Uke 37 10 10
Uke 24 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12
13 13 Uke 33 13 13 13
14 14 14 14 14
15 15 15 15 Uke 42 15
16 Uke 29 16 16 16 16
17 17 17 Uke 38 17 17
Uke 25 18 18 18 18 18
19 19 19 19 19
20 20 Uke 34 20 20 20
21 21 21 21 21
22 22 22 22 Uke 43 22
23 Uke 30 23 23 23 23
24 24 24 Uke 39 24 24
Uke 26 25 25 25 25 25
26 26 26 26 26
27 27 Uke 35 27 27 27
28 28 28 28 28
29 29 29 29 Uke 44 29
30 Uke 31 30 30 30 30
31 31 31
Nov-06 Dec-06 Jan-07
1 1
2 2
3 Uke 49 3
4 4
Uke 45 5 5
6 6
7 7 Uke 02
8 8
9 9
10 Uke 50 10
11 11
Uke 46 12 12
13 13
14 14 Uke 03
15 15
16 16
17 Uke 51 17
18 18
Uke 47 19 19
20 20
21 21 Uke 04
22 22
23 23
24 Uke 52 24
25 25
Uke 48 26 26
27 27
28 28 Uke 05
29 29
30 30
31 Uke 01 31
Jan-06 Feb-06 Mar-06 Apr-06 May-06
1 Uke 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 Uke 14 2 2
3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4
5 5 Uke 6 5 Uke 10 5 5 5
6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 Uke 19 7
8 Uke 2 8 8 8 8 8
9 9 9 9 Uke 15 9 9
10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11
12 12 Uke 7 12 Uke 11 12 12 12
13 13 13 13 13 13
14 14 14 14 14 Uke 20 14
15 Uke 3 15 15 15 15 15
16 16 16 16 Uke 16 16 16
17 17 17 17 17 17
18 18 18 18 18 18
19 19 Uke 8 19 Uke 12 19 19 19
20 20 20 20 20 20
21 21 21 21 21 Uke 21 21
22 Uke 4 22 22 22 22 22
23 23 23 23 Uke 17 23 23
24 24 24 24 24 24
25 25 25 25 25 25
26 26 Uke 9 26 Uke 13 26 26 26
27 27 27 27 27 27
28 28 28 28 28 Uke 22 28
29 Uke 5 29 29 29 29
30 30 30 Uke 18 30 30
31 31 31
Jun-06 Jul-06 Aug-06 Sep-06 Oct-06
1 1 1 1 Uke 40 1
2 Uke 27 2 2 2 2
3 3 3 Uke 36 3 3
Uke 23 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5
6 6 Uke 32 6 6 6
7 7 7 7 7
8 8 8 8 Uke 41 8
9 Uke 28 9 9 9 9
10 10 10 Uke 37 10 10
Uke 24 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12
13 13 Uke 33 13 13 13
14 14 14 14 14
15 15 15 15 Uke 42 15
16 Uke 29 16 16 16 16
17 17 17 Uke 38 17 17
Uke 25 18 18 18 18 18
19 19 19 19 19
20 20 Uke 34 20 20 20
21 21 21 21 21
22 22 22 22 Uke 43 22
23 Uke 30 23 23 23 23
24 24 24 Uke 39 24 24
Uke 26 25 25 25 25 25
26 26 26 26 26
27 27 Uke 35 27 27 27
28 28 28 28 28
29 29 29 29 Uke 44 29
30 Uke 31 30 30 30 30
31 31 31
Nov-06 Dec-06 Jan-07
1 1
2 2
3 Uke 49 3
4 4
Uke 45 5 5
6 6
7 7 Uke 02
8 8
9 9
10 Uke 50 10
11 11
Uke 46 12 12
13 13
14 14 Uke 03
15 15
16 16
17 Uke 51 17
18 18
Uke 47 19 19
20 20
21 21 Uke 04
22 22
23 23
24 Uke 52 24
25 25
Uke 48 26 26
27 27
28 28 Uke 05
29 29
30 30
31 Uke 01 31
Jan-06 Feb-06 Mar-06 Apr-06 May-06
1 Uke 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 Uke 14 2 2
3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4
5 5 Uke 6 5 Uke 10 5 5 5
6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 Uke 19 7
8 Uke 2 8 8 8 8 8
9 9 9 9 Uke 15 9 9
10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11
12 12 Uke 7 12 Uke 11 12 12 12
13 13 13 13 13 13
14 14 14 14 14 Uke 20 14
15 Uke 3 15 15 15 15 15
16 16 16 16 Uke 16 16 16
17 17 17 17 17 17
18 18 18 18 18 18
19 19 Uke 8 19 Uke 12 19 19 19
20 20 20 20 20 20
21 21 21 21 21 Uke 21 21
22 Uke 4 22 22 22 22 22
23 23 23 23 Uke 17 23 23
24 24 24 24 24 24
25 25 25 25 25 25
26 26 Uke 9 26 Uke 13 26 26 26
27 27 27 27 27 27
28 28 28 28 28 Uke 22 28
29 Uke 5 29 29 29 29
30 30 30 Uke 18 30 30
31 31 31
Jun-06 Jul-06 Aug-06 Sep-06 Oct-06
1 1 1 1 Uke 40 1
2 Uke 27 2 2 2 2
3 3 3 Uke 36 3 3
Uke 23 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5
6 6 Uke 32 6 6 6
7 7 7 7 7
8 8 8 8 Uke 41 8
9 Uke 28 9 9 9 9
10 10 10 Uke 37 10 10
Uke 24 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12
13 13 Uke 33 13 13 13
14 14 14 14 14
15 15 15 15 Uke 42 15
16 Uke 29 16 16 16 16
17 17 17 Uke 38 17 17
Uke 25 18 18 18 18 18
19 19 19 19 19
20 20 Uke 34 20 20 20
21 21 21 21 21
22 22 22 22 Uke 43 22
23 Uke 30 23 23 23 23
24 24 24 Uke 39 24 24
Uke 26 25 25 25 25 25
26 26 26 26 26
27 27 Uke 35 27 27 27
28 28 28 28 28
29 29 29 29 Uke 44 29
30 Uke 31 30 30 30 30
31 31 31
Nov-06 Dec-06 Jan-07
1 1
2 2
3 Uke 49 3
4 4
Uke 45 5 5
6 6
7 7 Uke 02
8 8
9 9
10 Uke 50 10
11 11
Uke 46 12 12
13 13
14 14 Uke 03
15 15
16 16
17 Uke 51 17
18 18
Uke 47 19 19
20 20
21 21 Uke 04
22 22
23 23
24 Uke 52 24
25 25
Uke 48 26 26
27 27
28 28 Uke 05
29 29
30 30
31 Uke 01 31
Jan-06 Feb-06 Mar-06 Apr-06 May-06
1 Uke 1 1 1 1 1 1
2 2 2 2 Uke 14 2 2
3 3 3 3 3 3
4 4 4 4 4 4
5 5 Uke 6 5 Uke 10 5 5 5
6 6 6 6 6 6
7 7 7 7 7 Uke 19 7
8 Uke 2 8 8 8 8 8
9 9 9 9 Uke 15 9 9
10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11
12 12 Uke 7 12 Uke 11 12 12 12
13 13 13 13 13 13
14 14 14 14 14 Uke 20 14
15 Uke 3 15 15 15 15 15
16 16 16 16 Uke 16 16 16
17 17 17 17 17 17
18 18 18 18 18 18
19 19 Uke 8 19 Uke 12 19 19 19
20 20 20 20 20 20
21 21 21 21 21 Uke 21 21
22 Uke 4 22 22 22 22 22
23 23 23 23 Uke 17 23 23
24 24 24 24 24 24
25 25 25 25 25 25
26 26 Uke 9 26 Uke 13 26 26 26
27 27 27 27 27 27
28 28 28 28 28 Uke 22 28
29 Uke 5 29 29 29 29
30 30 30 Uke 18 30 30
31 31 31
Jun-06 Jul-06 Aug-06 Sep-06 Oct-06
1 1 1 1 Uke 40 1
2 Uke 27 2 2 2 2
3 3 3 Uke 36 3 3
Uke 23 4 4 4 4 4
5 5 5 5 5
6 6 Uke 32 6 6 6
7 7 7 7 7
8 8 8 8 Uke 41 8
9 Uke 28 9 9 9 9
10 10 10 Uke 37 10 10
Uke 24 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12
13 13 Uke 33 13 13 13
14 14 14 14 14
15 15 15 15 Uke 42 15
16 Uke 29 16 16 16 16
17 17 17 Uke 38 17 17
Uke 25 18 18 18 18 18
19 19 19 19 19
20 20 Uke 34 20 20 20
21 21 21 21 21
22 22 22 22 Uke 43 22
23 Uke 30 23 23 23 23
24 24 24 Uke 39 24 24
Uke 26 25 25 25 25 25
26 26 26 26 26
27 27 Uke 35 27 27 27
28 28 28 28 28
29 29 29 29 Uke 44 29
30 Uke 31 30 30 30 30
31 31 31
Nov-06 Dec-06 Jan-07
1 1
2 2
3 Uke 49 3
4 4
Uke 45 5 5
6 6
7 7 Uke 02
8 8
9 9
10 Uke 50 10
11 11
Uke 46 12 12
13 13
14 14 Uke 03
15 15
16 16
17 Uke 51 17
18 18
Uke 47 19 19
20 20
21 21 Uke 04
22 22
23 23
24 Uke 52 24
25 25
Uke 48 26 26
27 27
28 28 Uke 05
29 29
30 30
31 Uke 01 31
Mil 28
PROSJEKTPLAN FOR 9k
Antatt ferdig Eier
Kontrakt er undertegnet og gjennomgått acos/prosjektle
der
Startmilepæl – 9k og ACOS er klar til å starte ACOS
internkartlegging Prosjektleder
Milepæl 1
Milepæl 2 Innføringsprosjektet er gjennomført med ACOS
milepælsgjennomgang og ansvarsforpliktelse. Prosjektleder
Milepæl 3 Kundens tekniske løsning er klar for installasjon Kunde
av ACOS WebSak.
Milepæl 4 Installasjon av WebSak m/moduler er ACOS teknisk
gjennomført med drift og kursbase.
Milepæl 4.x Installasjon av ACOS Publiseringsmoduler er ACOS teknisk
gjennomført.
Milepæl 5 Når ønskede rutiner er kartlagt og resultatet ACOS
foreligger i ny rutinehåndbok. Prosjektleder
Milepæl 6 Når organisasjons- og personbeskrivelse Kunde
foreligger.
Milepæl 7 Når registre er utfylt, tekstmaler er utarbeidet og Kunde
retningslinjer for bruk av disse foreligger.
Mil 29
PROSJEKTPLAN FOR 9k
Antatt ferdig Eier
Milepæl 8 Opplæring er gitt og brukerne har god forståelse ACOS konsulent
for bruk av ACOS WebSak/ m tilleggsmoduler.
Milepæl 9 Oppstart og oppfølgingsdag(er) er Kunde
gjennomført.
Milepæl 10 Betalingsplan er gjennomført i henhold til ACOS
kontrakt. Prosjektleder
Milepæl 11 Sluttmilepæl-når alle sjekklister er utfylt/godkjent ACOS
av prosjektlederne og godkjenningsbrev er Prosjektleder
signert.
Mil 30
Status
Kontraktsignering pr.dato
WebSak grunnmoduler, inkl. SRU må
være installert og testet før oppstart av
opplæring i systemregistre.
(ACOS Innsyn)
Mil 31
Status
Kartleggingsbehov i interne prosjektgrupper over dagens rutiner .
forslag til Grupper
Byggsøk - søknad om midler BE tas opp i styringsgruppen, forslag var at Larvik stod som
Postmottak og fordeling
E-post
Personsensitive saker og dokumenter -skole -barnehage -helse -Ansatte -Skatt -Økonomi -ko
Notatbruk X og N dokumenter
Praktisering av offentlighetsloven
Saksprosess til politiske saker (gangen og godkjenningen)
Saksprosess til delegerte saker (gangen og godkjenningen)
De ulike sakstyper eks byggesak, delesak,plansak,skjenkesak,ansettelsessak osv
Prosjekter internt
Klagebehandling
Arkiv/periodisering overgangen til el-arkiv eller delvis el arkiv
Innhenting av dagens maler og standard tekster
Skriveregler tas med av de som har
Intern kompetanse generell IT og word -kartlegge behov for opplæring.
Innsyn - hva skal vi publisere. Av I-U-N-X-Saker med saksprosesser. Alt rundt politisk behan
Innsyn - sru - hva ønsker vi av informasjon ut.
Interne avklaringer
Ønsket dato for
Innby. oppstart Desent.. Felles Hel el-arkiv Gradvis el-arkiv
WebSak Arkiv arkiv
(pt) (pt) (ønsker) (ønsker)
Hof 3 048 1.5/ 1.9
5/1/2006 X X (saksarkiv) X (objektarkiv)
Holmestrand 9 604 Er i drift X
Re 8 182 5/1/2006 x x X (saksarkiv) X (objektarkiv)
Horten 24 768 Er i drift X
Tønsberg 36 452 5/1/2006 X X (saksarkiv) X (objektarkiv)
Andebu 5 083 1/1/2007 X X
Stokke 10 014 Deltar ikke nå.
Tjøme 4 582 5/1/2006 ?
Nøtterøy 20 022 10/1/2006 X X (saksarkiv) X (objektarkiv)
Larvik 41 142 10/1/2006 x x X (saksarkiv) X (objektarkiv)
Lardal 2 419 Skal ikke bytte
system nå.
Sandefjord 41 289
Skal ikke bytte
system nå
Interne prosjektgrupper
Nøtterøy kommune Larvik Tønsberg re
It leder Personal personal byggesak
personal sjef It-sjef byggesak OU -
Barnehagesjef Utvalgsleder arkiv Post/arkiv
hjemmetjenesten plan og byggesak
arkivleder byggesak web redaktør
Arkivleder -utvalgssekretær skole
ngsgruppen, forslag var at Larvik stod som søker.
nehage -helse -Ansatte -Skatt -Økonomi -kommunale boligere -PPT -Miljø rettet helsevern - Inngående og egenproduserte dokumenter
k,skjenkesak,ansettelsessak osv
behov for opplæring.
med saksprosesser. Alt rundt politisk behandling - Tekstdokumenter pdf format
Papir arkiv Scanning i Postmottak
dag
(pt)
X Scanner i Felles
dag
X
X Scanner Felles på
ikke, full kommunehu
scanning fra set, for øvrig
innføring desentraliser
t i dag.
Ønsker felles
X
X Scanner Felles
ikke, full unntatt
scanning fra skoler og
innføring barnehager
X Skanner ikke Desentraliser
t, jobber for
felles
X
X Ja, minus Felles
byggesaker i
dag, full
scanning fra
innføring
X Scanner Felles på
saker til kommunehu
kommunesty set, for øvrig
ret, full desentraliser
scanning fra t i dag.
innføring Ønsker felles
ående og egenproduserte dokumenter
Mål: Når innføringsprosjektet er
gjennomført med
milepælsgjennomgang og
ansvarsforpliktelse.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 2 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
Dag 1 Forberedelse ACOS:
2.1 Gjennomgang av kontrakt sammen med Kontrakt ikke klar ennå 28.09.05
markedsavdeling.
2.2 Sett opp forslag til prosjektplanen for kunden. TLA
2.3 Klargjøring av spørsmål som kunden skal TLA OK 28.09.05 møte med 9-k
forberede seg til.
2.4 Avklare kompetanse, arbeidsmengde og mandat TLA/LF OK 21.09.05 møte med 9-k
for de som bør være repr. i prosjektgruppen til
kunden.
2.5 Sende kunden eksempler på maler.
2.6 Start på rutinehåndboken til kunden. TLA 9/27/2005
2.7 Sende agenda for workshop og spørsmål til
kunden
Forprosj.(2) 40
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 2 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
2.8 Sende agenda for forprosjekt
Dag 1 Forberedelse KUNDE (Workshop)
2.1 - k Prosjektleder hos kunde kaller inn til møte - alle LF
kommuner
2.2 - k Rutinekartlegging. Samordning av rutiner - arkiv,
saks- og møtebehandling.
2.3 - k Felles dokument med beskrivelse av
samordnede rutiner vedtas som grunnlag for
forprosjekt.
2.4 - k Gjennomgang av standard malsett
2.5 - k Kartlegge eksisterende tekstmaler som brukes
i organisasjonen og vurdere behovene.
2.6 - k Gjennomgå standard skjema/fortrykte ark.
Dag 2 Oppstartsmøte hos kunde
2.9 Gjennomgang av agenda for forprosjekt.
2.10 Presentasjon av deltakerne i forprosjektet.
2.11 Gjennomgang av tilbud/kontrakt.
Forprosj.(2) 41
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 2 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
2.12 Mandatet er klargjort for gruppen.
2.13 Mål for innføring av WebSak.
2.14 Rollefordeling ved gjennomgang av prosjekt- og
leveranseorganisasjon.
2.15 Gjennomgang av prosjektstyringsverktøyet med TLA 9/28/2005
milepelsplaner og ansvarskart. Vise
sammenheng mellom milepæler.
2.16 Fastsette milepælsansvarlige for hver milepæl.
2.17 Fastsette antatt ferdigdato for hver milepæl i
samråd med milepælsansvarlig (leveranseplan).
2.18 Avklare rapporteringsrutiner for prosjektet og
forståelse for rask raportering.
2.19 Avklare samhandling med ev. andre systemer.
2.20 Booke ACOS ressurser (sette inn i kalender).
Forprosj.(2) 42
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 2 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
2.21 Ferdigstille prosjektplan og sende den til
kundens prosjektleder.
2.22 Informere interne prosjektdeltakere om
prosjektet (prosjektplan og generell informasjon).
2.23 Taushetserklæring er underskrevet av ACOS.
Dag 3-4: Gjennomgang av rutinehåndbok hos
kunde.
2.24 Gjennomgang av utkast rutinehåndbok
post/arkiv inkl. NOARK-4 standard.
2.25 Gjennomgang av utkast rutinehåndbok
saksbehandling
2.26 Gjennomgang av utkast rutinehåndbok
utvalgsbehandling
2.27 Vedtatte felles rutiner innarbeides i utkast til
rutinehåndbøker
2.28 Gjennomgang av autorisasjonsregler/tilganger.
Forprosj.(2) 43
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 2 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
2.29 Gjennomgang av tekstmaler/skjema/fortrykte
ark.
2.30 Ev. gjennomgang av arkivnøkkel
2.31 Bestemme hvem som skal være
superbruker/systemansvarlige - intern
brukerstøtte hos kunden.
Dag 5-6: Redigering av rutinehåndbok
2.32 Ferdigstille rutinehåndbøker basert på
forprosjektet for bruk i opplæringssituasjon.
2.33 Ferdigstille rutinehåndbøker for overlevering til
kunde.
2.34 Sende rutinehåndbøker til kunde, ev. presentere
hos kunde.
Forprosj.(2) 44
Mål: Kundens tekniske løsning er klar for
installasjon av ACOS WebSak.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 3 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
3.1 Ta stilling til eksisterende løsninger på hardware, Kunde
nettverk, kommunikasjon og standard software (inkl.
skanning).
3.2 Kartlegge avdelinger og ytre etaters lokalisering og velge Kunde
kommunikasjonsløsninger i forhold til antall brukere og
avstand mellom avdelingene.
3.3 Ta stilling til internt nettverk m/ nødvendige HUB-er, Kunde
Switcher, Routere og brann-murer.
3.4 Kapasitetsavklaringer. Kunde
3.5 Ta stilling til backup – og replikeringsløsniner. Kunde
Servere og server-funksjoner.
3.6 Klargjøring av server(e) i henhold til krav i kontrakten - Kunde
også ev. Innsyn/DRUM krav (fyll ut skjema nedenfor -
dersom flere servere fyll inn pr. server).
3.7 Klargjøring av klienter i henhold til krav i kontrakten (fyll ut Kunde
skjema nedenfor).
Tekn.(3) 45
3.8 Distribusjon av klientprogramvare. Kunde
1. WebSak
Server xxx har følgende installert:
Operativsystem:
DBMS:
Minne:
Harddisk:
Program:
Klienter har følgende installert:
Hardware:
Operativsystem:
Program:
XXX (kundens navn) bekrefter med dette at våre server(e) og klienter er installert med
nødvendige program i henhold til kravspesifikasjon gitt i kontrakten og dermed klar til
installasjon av ACOS WebSak (milepælsplanen er fyllt ut). Vennligst fyll ut signatur på
alle sider.
Dato Signatur (m/stempel)
Tekn.(3) 46
Mål: Installasjon av ACOS Websak er gjennomført
med drifts- og kursbase
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 4 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
4.1 Ev. installasjon av standard software (SQL, browser,
skanning etc).
4.2 Dokument fra kunden på at server(e) og klienter er klar til
installasjon er mottatt.
4.3 Opprett en SQL Server Group pr. organisasjon. Opprett
databasene websak5 og kursbase under hver server
group. Dersom sql-server 2000 brukes må man velge
collation Danish_Norwegian_CI/AS.
4.4 Opprett websak- og kursdatabasene i siste versjon. Sett
datafiler og logfiler til å vokse med min 150 mb.
4.5 Sette opp backup rutiner. Sett recovery til Full. Hør med
organisjonen vedrørende backup og diskstørrelser.
4.6 Gi logins riktige rettigheter og passord.
4.7 Evt. oppsett av single sign on
4.8 Opprett Inetpub\Websak5 og legg inn programfilene.
Konfigurer Internett informationserver til å peke mot
//server/inetpub/websak5. Sett websak.asp som
oppstartsdokument. Konfigurer websak.ini.
Inst WS mod.(4) 47
Mål: Installasjon av ACOS Websak er gjennomført
med drifts- og kursbase
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 4 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
4.9 Opprett et eget websak5_test område for test av nye
versjoner av websak.
4.10 Legg vb-runtime-installasjon samt mdac 2.6 installasjon i
en egen installasjonskatalog under
\\servernavn\program\websak
4.11 Opprett snarvei
http://servernavn/kommunenavn/websak5/websak.asp og
start programmet.
4.12 Sjekk at pålogging på WebSak er mulig med
systembruker.
4.13 Gå inn i ADM -> tekstkatalog og sett riktige stier i
programkatalogen.
4.14 Installere andre moduler og opprett snarveier til disse
(SRU, Ansettelse, skanning)
4.15 Kontroller at standardmaler er installert i ACOS WebSak
(kurs/driftsbase). Sjekk at kunden har fått rett tekstmal i
forhold til Office og skriftspråk.
Inst WS mod.(4) 48
Mål: Installasjon av ACOS Websak er gjennomført
med drifts- og kursbase
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 4 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
4.16 Sett på rette systemparamter (i henhold til forprosjekt -
liste fåes av prosjektleder).
4.17 Foreta en test av ovenstående punkter, integrasjon med
MS-produkt og eventuelt mot andre kommuniserende
systemer/moduler (e-postsystem f.eks).
4.18 Sjekk at alle grunnlagsdata er kommet med i
installasjonen (at alle register inneholder data).
4.19 Legge inn saksflyter for ulike sakskategorier der dette er
bestemt på forprosjekt.
4.20 Lever dokumentasjon av installasjonsrutinene til kunden.
4.21 Utfør installasjonskontroll. Automatisk installering over
nettverk og distribuert på alle typer arbeidsstasjoner (MSI-
pakke).
4.22 Test av installasjonen - alle modular.
4.23 Opplæring av IKT-personell i installsasjonsrutiner og
backuprutiner.
Inst WS mod.(4) 49
Mål: Installasjon av ACOS Websak er gjennomført
med drifts- og kursbase
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 4 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
4.24 Godkjenningsperiode starter
4.25 Fylle ut MP med status OK og skrive under. Levere
kunden (kopi til ACOS).
Installasjonen er gjennomført og funnet OK i henhold til avtale Dato Signatur ACOS
Installasjonenprosedyre er mottatt i henhold til avtale Dato Signatur kunde
Inst WS mod.(4) 50
Mål: Installasjon av ACOS Websak er gjennomført
med drifts- og kursbase
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 4.x Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
DRUM
4.x.1 Send ut forprosjektet til kunden med frist for
tilbakesending.
4.x.2 Forprosjektet er mottatt av kunden.
4.x.3 Se til at alle tekniske krav er oppfylt (hardw. Og softw) og
at kunden har send dokument som bekrefter dette til
ACOS.
4.x.4 Installer DRUM på avtalt PC.
Inst publiseringsmod.(4.x) 51
Mål: Installasjon av ACOS Websak er gjennomført
med drifts- og kursbase
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 4.x Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
4.x.5 Sett opp alle innstillingene i DRUM:
a) Dstserver - symbolsk navn på webserveren, ofte
Internet eller Intranet
b) Kopimetode - hvordan du vil dataene skal kopieres
(hovedsaklig ftp).
c) Ftpbrukernavn - brukernavn på webserveren. (innsyn)
Ftppassord - `ftpbrukernanvn`s passord på webserveren
d) Ftpdokmappe - mappa på ftpserveren der de fysiske
dokumentene skal ligge (/innsyn/dokumenter)
e) Ftpdbsti - stil til hvor innsyndatabasen skal ligge på
ftpserveren. (/innsyn/database/websak.mdb)
f) Ftpinnsynmappe –mappa på ftpserveren der innsyn
kildekoden ligger (/innsyn/www)
g) Dstdbsti - temporær unik fil der databasen for denne
webserveren skal lagres mens drum kjører.
(internet.mdb/intranet.mdb)
Innsyn
4.x.7 Installer .NET framework på webserver
4.x.8 Sett opp FTP- konto (innsyn_kunde)
4.x.9 Installerer Innsyn på Webserver eksternt/internt
4.x.10 Konfigurer innsynswebben.
Inst publiseringsmod.(4.x) 52
Mål: Installasjon av ACOS Websak er gjennomført
med drifts- og kursbase
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 4.x Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
4.x.11 Kjør FTP test i kommandolinjen fra DRUM PC mot
WEBserver.
4.x.12 Kjør testav DRUM 2 dager tilbake i tid. Se til at alle
dokumenter viser
som PDF.
4.x.13 Kunden tester Innsyn/DRUM i 1 uke.
4.x.14 Kunden gir tilbakemeldinger om ev. endringer i DRUM
(fakt. Pr. time dersom ikke annet er avtalt).
4.x.15 Kunden godkjenner innstillinger i DRUM (skriftlig).
4.x.16 Avtal med kunden om når Innsyn skal offentliggjøres.
4.x.17 Kjør fullstendig DRUM fra avtalt startdato.
Installasjonen er gjennomført og funnet OK i henhold til avtale Dato Signatur
Inst publiseringsmod.(4.x) 53
Mål: Når organisasjons og personbeskrivelse
foreligger.
Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 6 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
7.1 Gjennomgang av kodesetting for Kunde
adm.inndeling(organisasjonskart).
7.2 Gjennomgang av kodesetting for arkivstruktur. Kunde
7.3 Gjennomgang av kodesetting for utvalg og nemnder. Kunde
7.4 Gjennomgang av kodesetting for eksterne adressater. Kunde
7.5 Skaffe oversikt over saksbehandlere, navn/kodesetting Kunde
(NT-brukere).
7.6 Gjennomgang av autorisasjonsregler/tilganger (roller). Kunde
7.7 Bestemme hvilke systemparameter/ Kunde
organisasjonsopplysninger
som skal inngå i systemet.
7.8 Ta stilling til arkivnøkkel - K-koder/NKS/SF. Kunde OK
7.9 Ta stilling til arkivsaksnummer, utvalgssaksnummer - Kunde
startverdier.
Org+pers(6) 54
Mål: Når organisasjons og personbeskrivelse
foreligger.
Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 6 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
Org+pers(6) 55
Mål: Når ønskede rutiner er klarlagt
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 5 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
6.1 Gjennomgang av definisjoner i rutinehåndboken.
6.2 Gjennomgang av offentlighet i organisasjonen
a. Gradering av saker
b. Gradering av dokumenter
c. Inn-/utgående dokumenter
d. Interne notater generelt
e. Interne notater og publikum/presse
f. Interne notater og politikere
g. Interne notater og part i saken
h. Dokument underlagt taushetsplikt
i. Unntak pga dokumentets innhold
j. Saksframlegg/innstillingar
k. Sakslister
l. Møtedokumenter
6.3 Gjennomgang av oppretting av personregister.
6.4 Gjennomgang av arkivdanning.
6.5 Elektronisk arkiv
a. Fra papirbasert til elektronisk saksarkiv
b. Fordeler med elektronisk akriv
c. Nye muligheter med elektronisk arkiv
d. Dokumenttilknytting
e. Versjoner, varianter og formater
f. Papirbasert arkiv kombinert med elektronisk arkiv
Rut.(5) 56
Mål: Når ønskede rutiner er klarlagt
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 5 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
6.6 Krav til rutiner for innføring av El-arkiv
a. Gradvis innføring av elektronisk arkiv
b. Arkivering av dokumenter
6.7 Behandlingsprosessen: saksgangen og dokumentflyt
a. Behandling av inngående dokumenter til elektronisk arkiv
b. Behandling av internt produserte dokumenter til elektronisk
arkiv
6.8
Elektronisk saksgang og dokumentflyt
a. Prosesstyring for saker og saksopplysningar
b. Registrering av inngående dokumenter
c. Postmottak
d. Fordeling og framlegging av offentlig journal
e. Saksbehandling og dokumentproduksjon
f. Registrering av internt produserte dokumenter (U, N, X eller S).
g. Ferdigstilling, ekspedering og avsluttende arkivfunksjoner.
6.9 Forhold til media/publikum.
Rut.(5) 57
Mål: Når ønskede rutiner er klarlagt
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 5 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
6.10 Gjennomgang av dokumenbegrepet TLA/PGRUP
a. Inngående korrespondanse PE 12K
b. Spesielle rutiner ved registrering av inngående
korrespondanse
i. Anbud
ii. Verdipost/rekommandert post
iii. Rundskriv
iv. Telefaks
v. Hastesaker
c. Utgående korrespondanse
d. Elektronisk post
e. Utkjøring av postlister
f. Restanselister
g. Forfallslister
h. OBS-lister
i. Reserverte arkivsaker
j. Journalføring av ferdige dokumenter
k. Avslutte arkivsaker
Rut.(5) 58
Mål: Når ønskede rutiner er klarlagt
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 5 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
6.11 TLA/PGRUP
Utvalgsbehandling PE 12K
a. Fullført saksbehandling/tradisjonell saksbehandling
b. Saksbehandlingsregler
c. Møteprinsippet
d. Åpne eller lukkede møter
e. Vedtaksførhet
f. Organisering/Modell
g. Andre utvalg
h. utvalgsbehandling
i. Referatsaker
ii. Politiske saker
i. Utvalgssekretær
i. Møteinnkalling m/sakspapir
ii. Påføring av vedtak
iii. Tilleggsaker som blir meldt etter at møteinnkalling er sendt
iv. Interpellasjonar
v. Møtebok
vi. Protokollere
vii. Partsbrev
viii. Oppfølging av vedtak
6.15 Resultatet vil foreligge i en oppdaterte RUTINEHÅNDBØKER for
organisasjonen (arkiv/saksbehandling/utvalgsbehandling)
Rut.(5) 59
Mål: Når ønskede rutiner er klarlagt
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 5 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
Rut.(5) 60
Mål: Registre er utfylt og tekstmaler er utarbeidet
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 7 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
8.1 Opplæring av registrering i register (grunndata).
8.2 Fylle ut og kvalitetssikre register for hver kommune (som
ikke ble gjort på kurs).
8.3 Sett på autorisasjon og kvalitetssikre tilganger (som ikke
ble gjort på kurs.
8.4 Opplæring i tekstmalproduksjon i ACOS Websak.
8.5 Endring av standard malsett etter organisasjonen sine
kvalitetskrav (det som ikke ble gjort på kurs).
8.6 Test av alle maler i produksjonsmiljø.
8.7 Vis enkel-sak
Reg. og tekstmaler(7) 61
Mål: Registre er utfylt og tekstmaler er utarbeidet
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 7 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
Reg. og tekstmaler(7) 62
Mål: Opplæring er gitt og brukerne har god
forståelse av bruk av ACOS Websak.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 8 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
9.1 Ev. kartlegge datakunnskapsnivå for å dele inn Kunde
opplæringsgrupper.
9.2 Utarbeide opplæringsplaner for grunnleggende Kunde
Windows/Officekurs og godkjenne disse.
9.3 Ev. Grunnleggende Windows/Office kurs holdes. Kunde
9.4 Utarbeide opplæringsplaner for WebSak og godkjenne
disse.
9.5 Velge sted for kurs og klargjøre utstyr samt kontrollere at Kunde
programvaren er installert på kursbasen.
9.6 Informere kursdeltagerne om kursplan og tidspunkter. Kunde
9.7 Ev. utarbeide spesialtilpasset kursdokumentasjon.
9.8 Opplæring av arkivpersonell
9.9 Opplæring av saksbehandlere - generell sak
Oppl.(8) 63
Mål: Opplæring er gitt og brukerne har god
forståelse av bruk av ACOS Websak.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 8 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
9.10 Opplæring av utvalgssekretærer
9.11 Opplæring i ansettelse
9.12 Opplæring i byggesak/delingssak m/milepælsplan ACOS
Oppl.(8) 64
Mål: Opplæring er gitt og brukerne har god
forståelse av bruk av ACOS Websak.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 8 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
Oppl.(8) 65
Mål: Oppstart og oppfølgingsdag(er) er
gjennomført
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 9 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
10.1 Bekrefte oppstartsdato for brukerne og ACOS. Kunde
10.2 Kontrollere programvaren på klientmaskiner. Kunde
10.3 Konvertering fra kurs til drift. ACOS
teknisk
10.4 ACOS frigir ressurser til ekstra support i ACOS
oppstartsfasen. konsulent
10.5 Kontrollere at det nye systemet brukes fra ACOS
fastsatt dato.
10.6 Akseptansetester. Kunde
10.7 Godkjenningsperioder dersom det er flere Prosjektlede
(pilotfaser). r ACOS
Oppstart(9) 66
Mål: Oppstart og oppfølgingsdag(er) er
gjennomført
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 9 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
10.8 Oppfølgingsdag(er). Prosjektlede
r ACOS
Oppstart(9) 67
Mål: Betalingsplanen er gjennomført i henhold til
kontrakt bilag 8.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 10 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
11.1 Aktivitetene i milepælen
tilpasses kontrakt i sin
endelige form. Er foreløpig
tatt ut i eget regneark, før
dette er på plass.
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
11.9
11.10
Bet.plan(10) 68
Mål: Betalingsplanen er gjennomført i henhold til
kontrakt bilag 8.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 10 Ansvarlig Antatt Status Merknader
ferdig
Bet.plan(10) 69
Mål: Når innføringsprosjektet er avsluttet.
Pkt Aktiviteter for å oppnå MILEPÆL 11 Ansvarlig Antatt ferdig Status Merknader
12.1 Gjennomgang av alle MP og sett OK status.
12.2 Gjennomgang av faktureringsstatus.
12.3 Evalueringsmøte (avslutningsmøte med kunde).
12.4 Signering av godkjenningsbrev (i evalureringsmøtet?).
12.5 Arkiver alle relevante dokumenter i WebSak (kundens
sak).
A) Prosjektplan.
B) Referater.
C) Rutinehåndbok.
D) Viktige eposter eller fakser som kan ha betydning for
senere korrespondanse med kunden.
12.6 Arkiver alle relevante orginaler i kundens fysiske mappe.
12.7 Informasjon på intranettet om at innføringsprosjektet er
avsluttet og ev. erfaringer med prosjektet.
Avslutning (11) 70
KUNDEOPPFØLGING:
NR. Hva Handling Ansvarlig Frist Status:
Hente inn opplysninger om scannerløsninger og Notat
1 priser TLA 10/10/2005
Prosjektoppfølging 71