PENULISAN LAPORAN
MOHD.NOOR BIN JABAR
DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA
Peringkat awal tidak ada
- bahasa surat khabar
- bahasa laporan tahunan
- bahasa laporan mesyuarat
- bahasa laporan kajian
Laporan mesyuarat - yang mengutamakan
konsep yang berkaitan dengan perbincangan atau
perbahasan dan proses yang berkaitan dengannya.
- mempunyai format tertentu
- mempunyai gaya bahasa tertentu
- laras bahasa juga tersendiri
- menggunakan frasa-frasa tertentu
Laporan tahunan- mengutamakan konsep
waktu dan perkembangan positif atau negatif melalui
peredaran masa.
- pihak pengurusan memerlukan laporan
tahunan bagi menentukan perjalanan
sesuatu syarikat
- jangka masa setahun
- mempunyai format tertentu
- gaya dan laras bahasa tersendiri
Laporan kajian- takrif, perakuan dan penemuan
merupakan konsep penting dalam laporan kajian.
- laporan kajian tentang sesuatu perkara
- mempunyai tujuan khusus
- mempunyai fakta , bahan kajian tertentu
Laporan akhbar – tidak mementingkan
ungkapan atau konsep khusus menuntut ilmu
- menyebarkan berita seluas-luasnya
- mempunyai kendala
- ruang terhad
- waktu terbatas
- mempunyai gaya bahasa tersendiri
- ciri-ciri tertentu
Laporan Mesyuarat
Laporan mesyuarat juga dikenali sebagai minit
mesyuarat
- rakaman tentang apa yang berlaku dalam
sesuatu mesyuarat.
- mempunyai struktur tertentu
(i) Tajuk – nama mesyuarat berkenaan
(ii) Keterangan tajuk- hari, tarikh,waktu dan
tempat mesyuarat
(iii) Kehadiran - ahli yang hadir
- yang tidak hadir
- dengan maaf atau tidak
(iv) Perbincangan – apa yang diperkata dalam
mesyuarat sama ada dibahasakan atau
hanya dilapaorkan
Agenda Mesyuarat
- pengesahan minit mesyuarat
- pindaan minit mesyuarat (jika ada)
- perkara berbangkit
- perkara yang dibincangkan
- pernyataan tamat mesyuarat
- lampiran jika ada
Cara penulisan minit mesyuarat
- Secara verbatim – mencatatkan setiap sesuatu yang
diperkatakan oleh ahli yang hadir dan diakhiri dengan
persetujuan yang dicapai.
- Laporan inti sari – tidak dicatatkan nama orang yang
mengemukakan pendapat dan butir yang
dihujahkan.yang ditulis hanya pokok
perbincangan,ringkasan hujah dan persetujuan sama
ada menerima, menolak atau diambil perhatian
Bahasa laporan mesyuarat
- gaya bahasa sendiri
- struktur ayat dan ungkkapan khusus
Gaya bahasa laporan mesyuarat dan
kesannya
- gaya formal
- tak bersahaja
- tidak peribadian
- padat dann jelas
Oleh sebab, oleh kerana tidak digunakan
sebaliknya menggunakan memandangkan
bahawa
Tidak menggunakan ganti nama saya,kami,kita
sebaliknya menggunakan beliau dan mereka
Pemilihan kata - tidak bersikap emosi,tidak ada
bahasa kiasan dan simpulan bahasa
Laporan Tahunan
Laporan sesuatu syarikat/jabatan/badan bagi satu
tahun
- takwim
- tahun kewangan
- dirakamkan perjalanan badan berkenaan dari segi
maju mundurnya, keahliannya, kewangannya,
kegiatan dan lain-lain
Gaya bahasa
- bersifat huraian dan penjelasan
- lazimnya dilakukan mengikut kronologi
- rujukan dilakukan berdasarkan detik,tempoh
atau jangka masa tertentu
- ungkapan waktu adalah penanda khusus laporan
tahunan
Contoh ungkapan
(i) dalam laporan tahun 1983
(ii) dalam tahun 1984
(iii) pada tahun 1983
(iv) dalam tempoh yang sama
(v) pada hujung tahun 1984
(vi) pada awal yahun kewangan
Konsep waktu
Konsep utama dalam perbandingan iaitu
perbandingan pencapaian dari tahun ke tahun
( i) berbanding dengan tahun 2006
(ii) seperti tahun 2005
Oleh sebab ada perbandingan kemajuan dan
pencapaian terdapat perkataan yang merujuk
konsep tersebut. Antara ungkapan tersebut
ialah,
- kenaikan, kemajuan,,peningkatan
modal,meningkat pada kadar
- kemerosotan,
merosot,kemelesetan,muram,lembap
Contoh ayat
- kumpulan telah memperuntukkan rosot nilai
berjumlah 6.6 juta ke atas saham-saham
tersiar harga
- dalam tahun 1984, kumpulan telah selesai menyusun
semula syarikat tersebut.
- suasana sektor hartanah yang terus mengalami
kemelesetan dalam tahun 2005 turut
mempengaruhi prestasi syarikat.
Boleh dikatakan bahawa laporan tahunan
sangat nyata menggunakan konsep waktu.
Gaya penulisannya adalah deskriptif – bersifat
huraian dan tidak peribadi
Laporan Kajian
Takrif – laporan yang dibuat oleh sesuatu
jawatankuasa atau lembaga tertentu untuk mengkaji
sesuatu dasar,keadaan dan sebagainya.
Laporan dibuat dan kemudian akan diperakukan oleh
badan yang lebih besar.
Jawatankuasa ini mempunyai bidang tugas tertentu dan
kerjanya dibatasi oleh bidang tugas ini
Struktur laporan – dimulakan dengan takrif bidang
tugas
Cara kerja jawatankuasa tersebut
Analisis dan huraian (bhg.paling besar dlm.
laporan
Biasanya diletakkan dalam perenggan utama
Lampiran.
Bahasa laporan kajian – tidak ada ciri-ciri laras
bahasa yang khusus.
Tidak banyak ungkapan khusus seperti dlm. laporan
mesyuarat dan laporan tahunan.
Serupa dengan bahasa ilmiah tidak menggunakan
banyak istilah.
Ungkapan digunakan secara berulang-ulang.
Ungkapan penemuan – menyatakan apa yang
ditemui atau diperoleh oleh petugas
Perkataan yang sering digunakan ialah didapati/adalah
didapati.
Contohnya.
a) Kebanyakan sekolah didapati tidak mempunyai guru
muzik, malah jika ada pun ramai yang tidak
berkelayakan
b) Didapati hari ini keadaan pengurusan perpustakaan
sekolah kurang memuaskan.
Ungkapan memperakukan.
Kata maka digunakan sebelum adalah diperakukan
untuk mengurangkan suasana senada.
Kata maka juga memberikan penegasan kepada
perakuan yang dibuat.
Contoh
a) untuk meningkatkan mutu kegiatan pasukan
pakaian seragam di sekolah maka adalah
diperakukan supaya guru-guru yang memimpin
pasukan tersebut hendaklah terdiri…………..
b) memandangkan penggunaan bahasa kebangsaan
masih tidak diendahkan maka jawatankuasa yang
dilantik hendaklah bertindak……………
Ungkapan suruhan
kajian hendaklah dibuat dan tindakan diambil bagi
melengkapkan pedoman sistem ejaan baharu,istilah dan
tatabahasa.
Penyelidikan dan kajian hendaklah ditugaskan kepada
pihak berwibawa di DBP.
Gaya bahasa
- mempunyai ciri-ciri keilmiahan.
- tidak bersikap keperibadian.
- tidak ada subjek/pelakunya.
Kemahiran Membuat Laporan
Setelah maklumat diperoleh dan diproses,kesimpulan
tentang aspek yang penting hendaklah dibuat.
Kesimpulan atau rumusan adalah untuk memberi
penekanan kepada dapatan penting isu utama, atau
pandangan penulis tentang tajuk berkenaan.
Tujuan laporan
Laporan adalah penyataan yang logik dan
tersusun.sebab-sebab laporan ditulis ialah :
Mengenal pasti masalah
Memberi maklumat dan fakta
Mencadangkan penyelesaian
Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan
Membuat kesimpulan
Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti
Membuat rekod sesuatu peristiwa
Menganalisis aktiviti perniagaan
Mensintesis sesuatu pelan tindakan
Mennghuraikan sesuatu peristiwa,prosedur,tindakan dan
lain-lain.
Persembahan.
Persembahan atau penyampaian ialah pemindahan
mesej daripada penyampai kepada penerima dalam
dialog dua hala. Persembahan laporan yang baik akan
menarik perhatian dan mengekalkan daya tumpuan serta
daya ingatan
Panduan cara penyampaian
Panduan ini adalah berdasarkan singkatan daripada
TOPIK DEWASA.
Panduan ini akan memberikan panduan semasa
menyediakan dan mennulis laporan.
T Topik Nyatakan topik laporan atau penulisan dengan
jelas kepada pembaca
O objektif Apakah objektif penulisan anda? Perlu dinyatakan
dengan jelas supaya mendapat gambaran awal
tentang penulisan/laporan ynag dibuat
P paparan Kenal pasti format penulisan, kandungan,
penomboran dan sebagainya.Paparan ini penting
Supaya penulisan menarik dan mudah dibaca dan
difahami.
I Isi Isi penulisan hendaklah jelas dan tepat
K Kesimpulan Nyatakan kesimpulan laporan pada akhir
penulisan. Ini perlu kerana bahagian inilah
letaknya pendirian, pandangan dan dapatan
tentang topik yang dilaporkan
D Definisi Berikan difinisi yang jelas setiap konsep,istilah
yang dibincangkan. Berikan juga contoh yang
sesuai bagi menjelaskan maksud yang
disampaikan
E Elakkan -perkataan,ayat,konsep yang mengelirukan
-isi yang bertindih-tindih
-membuat andaian tertentu
-kesimpulan yang bercanggah
W Wacana Wujudkan wacana yang menarik dengan
menggunakan penanda wacana yang tepat,
koherens dan kesinambungan idea
A Analitis Berikan pendapat anda secara analitis dan kritis –
hujah-hujah anda hendaklah disokong dengan
bukti,alasan dan fakta.
S Saranan Cadangkan saranan atau harapan jika ada pada
bahagian akhir laporan atau penulisan. Saranan
ini penting kepada pembaca, masyarakat atau
sesiapa sahaja.
A Apendiks Jika perlu sediakan apendiks pada bahagian akhir
penulisan. Tujuannya ialah:
-maklumat atau data tambahan
-Glosari atau senarai istilah,atau konsep yang
berkaitan dengan laporan yang dibuat.
--lampiran yang tidak dimasukkan dalam penulisan
tetapi perlu dijadikan rujukan tambahan.