MS Access

HƯỚNG DẪN HỌC ACCESS CỦA ALLEN WYATT’S

http://tinyurl.com/2ab2sn6

http://tinyurl.com/258hjwv

http://tinyurl.com/245v62w

http://tinyurl.com/27cuu9o



Có tất cả các bài viết hướng dẫn học ACCESS Blog ĐổTrung Thành

http://dothanhyb.violet.vn/entry/list/cat_id/2115913/page/1



 MS Access - Chương 2: Học Access trong 1 giờ

 MS Access - Chương 3: Tùy biến các thành phần

 Ms Access - Chương 4: Tạo cơ sở dữ liệu khác

 MS Access - Chương 6: Sử dụng các Query (truy vấn) để kiểm tra dữ liệu



MS Access - Chương 7: In ấn bảng

 MS Access - Chương 9: Tạo Form

 MS Access - Chương 10: Sử dụng các công cụ thêm

 10 thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access





 MS Access - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007

 MS Access - Bài 2: Customize Access



MS Access - Bài 3: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu



MS Access - Bài 4: Tạo cơ sở dữ liệu mới

 MS Access - Bài 5: Tạo bảng



MS Access - Bài 6: Quản lý bảng

 MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng

 MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng

 MS Access - Bài 9: Xóa bản ghi và lưu lại thông tin

 Ms Access - Bài 10: Tóm tắt chương 2



1

 MS Access - Bài 11: Trường tính toán

 MS Access - Bài 12: Thao tác với một bảng

 Ms Access - Bài 13: Tóm tắt chương 3

 MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu

 MS Access - Bài 16: Kiểm tra cách trình bày của bạn

 MS Access - Bài 17: Tóm tắt chương 4

 MS Access - Bài 18: Sắp xếp dữ liệu



 MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu

 MS Access - Bài 20: Tóm tắt chương 5

 Ms Access - Bài 21: Tìm hiểu về các Truy vấn

 MS Access - Bài 22: Sử dụng Query Wizards

 MS Access - Bài 23: Thiết kế truy vấn riêng



MS Access - Bài 24: Tóm tắt chương 6

 Ms Access - Bài 25: In bảng



MS Access - Bài 26: Điều chỉnh trang in

 MS Access - Bài 27: In ấn thông tin cho các đối tượng

 MS Access - Bài 28: Sử dụng công cụ Print Preview

 MS Access - Bài 29: Tóm tắt chương 7

 Ms Access - Bài 30: Thế nào là một báo cáo (Report)?

 MS Access - Bài 31: Tạo một Report

 MS Access - Bài 32: Sử dụng Report Wizards khác

 MS Access - Bài 33: Tạo Mailing Labels (nhãn thư)

 MS Access - Bài 34: Tổng kết chương 8

 MS Access - Bài 35: Tạo Form sử dụng Form Wizards

 MS Access - Bài 36: Định nghĩa các Forms riêng

 MS Access - Bài 37: Tổng kết chương 9

 MS Access - Bài 38: Sử dụng tính năng AutoCorrect

 MS Access - Bài 39: Phân tích bảng







CD-ROM Giáo trình Access 2003 toàn tập (565MB)

Bộ giáo trình Access do nhóm phát triển phần mềm SSDG thực hiện. Chúc các bạn

Download và học tập tốt!

Bạn Download cả 4 phần này đưa vào cùng một thư mục rồi giải nén. Lưu ý là phải

Download đủ 4 file Zap này về mới giải nén được:

http://www.mediafire.com/?v5e2thsyd4v

http://www.mediafire.com/?rdamnuxcnbk

http://www.mediafire.com/?nhx5c6h65gr

http://www.mediafire.com/?wpmwcjxmss0









2

MS Access - Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu

Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới. Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table

Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng

nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng.



Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng

Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy

biến các thành phần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không phải là một

doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng

kết quả gần như không được thỏa mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay.



Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng. Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các

giai đoạn đó.



Giai đoạn thiết kế



Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉ cần một chiếc bút chì và tờ

giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở dữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần

để kiểm tra và các đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa hàng nói về

khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết

kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau:



 Tôi nên gọi bảng là gì?

 Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa?

 Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu?

 Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu?

 Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu?

 Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu?



Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Thực tế, bạn có thể tập hợp lại các thông tin chi

tiết trước khi ngồi trước máy tính. Nhưng nếu bạn chỉ trả lời được ít trong số những câu hỏi trên, bạn

hãy sử dụng cách tạo bảng thứ nhất.



Mẫu thiết kế bảng



Như đã đề cập trong phần trước, cách tốt nhất để thiết kế bảng là bằng một chiếc bút chì và giấy. Với ý

nghĩ đó, bạn có thể tạo một mẫu thiết kế bảng để sử dụng như khi làm việc trên bản thiết kế. Hình 1 miêu

tả ví dụ như mẫu









Hình 1: Mẫu thiết kế bảng

3

Đầu tiên bạn nên xác định tên cho bảng. Do bảng này chứa một danh sách các khách hàng doanh nghiệp,

nên sử dụng Business Customers là tên bảng. Viết tên đó ở phía trên mẫu thiết kế.



Lập kế hoạch các Table Fields



Trên trang tính của giấy, viết tên của các trường bạn thích để sử dụng trong bảng. Không cần chú ý đến

thứ tự của chúng ở đó. Đối với các tên trường, bạn có thể gồm tên công ty, địa chỉ (có 2 dòng địa chỉ để

dành cho địa chỉ dài và những bộ số), số điện thoại, số fax, tên giao tiếp, …



Bảng 1 trình bày danh sách các tên trường mà bạn có thể sử dụng cho bảng Business Customers. Nếu

chưa làm được, bạn nên nhập mỗi tên trường trong mẫu thiết kế bảng. Thông thường bạn nên nhập tên

trường mà bạn đã viết. Tuy nhiên, do cơ sở dữ liệu của bạn ghép nối ví dụ được trình bày trong loạt bài

này, sử dụng duy nhất tên trường được liệt kê trong bảng 1.



Tên trường Ý nghĩa

Company

Tên công ty

Name

Address 1 Dòng địa chỉ đầu tiên

Address 2 Dòng địa chỉ thứ hai

City Tên Thành phố

State Quận/Huyện

Zip Code Mã bưu điện

Main Phone Số điện thoại cho công ty tổng đài

Fax Number Số Fax

Account

Mã số khách hàng

Number

Salesperson Người quản lý tài khoản

Credit Limit Số lượng tài khoản có thể mua

Account

Ngày tài khoản được thiết lập

Opened

Last Order Ngày mua cuối cùng

Chỉ rõ nếu đây là tài khoản còn hoạt động

Active

hay không hoạt động

Contact Tên giao dịch của công ty

Contact Phone Số điện thoại liên hệ

Comments Những lưu ý cần thiết để ghi lại



Bảng 1: Các tên trường cho bảng Business Customers



Chọn kiểu dữ liệu



Một kiểu dữ liệu của trường chỉ rõ kiểu giá trị mà trường đó giữ, như giá trị date, text hay currency (tiền

tệ). Bước tiếp theo trong việc xác định bảng là quyết định kiểu dữ liệu cho trường. Bảng 2 liệt kê các kiểu

dữ liệu trong Access

4

Kiểu dữ liệu Ý nghĩa

AutoNumber Access sẽ tự động điền các số theo thứ tự mỗi

Số tự động khi thêm bản ghi.

Currency Số chính xác tới 15 số thập phân phía bên trái

Kiểu tiền tệ dấu thập phân và 4 số phía bên phải.

Date/Time

Số tương ứng với ngày hoặc thời gian trong

Kiểu ngày

khoảng 100 đến 9999 năm.

tháng

Một địa chỉ liên kết tới các tài liệu, URL hoặc

Hyperlink

các vị trí trong tài liệu

Memo

Chuỗi văn bản có độ dài lên tới 64000 ký tự

Kiểu ghi nhớ

Number

Một giá trị số.

Kiểu số

Các đối tượng như đoạn âm thanh hoặc hình

OLE Object

ảnh

Text

Gồm nhiều ký tự, độ dài tối đa 255 ký tự.

Kiểu văn bản

Yes/No

Đúng hoặc sai.

Kiểu logic



Bảng 2: Các kiểu dữ liệu được hỗ trợ bởi Access



Hầu hết các trường trong bảng sẽ sử dụng kiểu dữ liệu là Text. Nhưng đối với một vài trường, bạn sẽ phải

chọn kiểu dữ liệu thích hợp. Ví dụ, bạn nên sử dụng kiểu dữ liệu Yes/No cho trường Active, kiểu

Date/Time cho trường Date Opened và Last Order, kiểu Memo cho trường Comments. Bảng 3 liệt kê các

kiểu dữ liệu bạn nên sử dụng cho mỗi trường trong bảng. Bạn nên viết các kiểu dữ liệu trong cột Type of

Data của mẫu thiết kế bảng.



Tên trường Kiểu dữ liệu

Company Name Text

Address 1 Text

Address 2 Text

City Text

State Text

Zip Code Text

Main Phone Text

Fax Number Text

Account Number AutoNumber

Salesperson Text

Credit Limit Currency



5

Account Opened Date/Time

Last Order Date/Time

Active Yes/No

Contact Text

Contact Phone Text

Comments Memo



Bảng 3: Các kiểu dữ liệu cho các trường trong bảng Business Customers



Chú ý rằng bảng 3 gán kiểu AutoNumber cho trường Account Number. Bởi vì Access tự động tính toán

kiểu dữ liệu này với mỗi bản ghi mới nó tự gán mã khách hàng, bạn có thể bỏ qua việc tự động của Access

để tự gán số tài khoản khách hàng.



Xác định độ dài của trường



Ở bảng 2, một trường văn bản có thể lên tới 255 ký tự, một trường Memo (kiểu ghi nhớ) có độ dài tối đa

64.000 ký tự. Bước tiếp theo trong việc thiết kế bảng là xác định độ dài cho các trường. Đối với một vài

trường, bạn không cần phải làm việc này. Ví dụ, không cần xác định độ dài cho trường Credit Limit cũng

như Active bởi vì kiểu dữ liệu của chúng không phụ thuộc độ dài. Tuy nhiên, bạn phải xác định độ dài

cho tất cả các trường khác.



Để xác định độ dài lớn nhất của trường một cách thích hợp, bạn cần biết rõ dữ liệu được chứa trong

bảng. Ví dụ, bạn cần biết rằng sẽ cần duy trì mã bưu điện của khách hàng là 5 số hay 9 số. Tương tự như

vậy, bạn nên biết cần bao nhiêu chỗ cho trường Company Name và Address.



Nếu bạn biết rõ dữ liệu của mình, có thể chọn độ dài phù hợp nhất cho trường. Mặc dù Access luôn cho

phép bạn thay đổi độ dài trường, thậm chí sau khi bắt đầu nhập dữ liệu vào trong bảng, bạn nên xem

khoảng dữ liệu để tránh làm hỏng và nhân bản làm việc sau này. Bảng 4 liệt kê độ dài tối đa của các

trường trong bảng Business Customers.



Tên trường Độ dài tối đa

Company Name 35

Address 1 40

Address 2 40

City 25

State 2

Zip Code 9

Main Phone 10

Fax Number 10

Account Number không cần

Salesperson 35

Credit Limit không cần

Account Opened không cần



6

Last Order không cần

Active không cần

Contact 35

Contact Phone 10

Comments không cần



Bảng 4: Độ dài các trường của bảng Business Customers



Thứ tự các trường



Việc cuối cùng, bạn cần quyết định thứ tự trường xuất hiện trong bảng và chỉ rõ thứ tự trên mẫu thiết kế

bảng.



Chú ý, ở đầu quá trình thiết kế bạn nên viết các trường theo thứ tự mà chúng xuất hiện trong đầu bạn.

Bởi vì thứ tự các trường (giống như lựa chọn độ dài của trường) là một quá trình cơ bản và cần thiết cho

việc tổ chức bảng của bạn, bình thường thì có thể đặt các trường theo thứ tự xuất hiện. Thứ tự trong cột

của mẫu thiết kế bảng nên đặt là 1 cho trường đầu tiên, 2 cho trường thứ hai, …



Tuy nhiên, mục đích của chúng tôi ở đây là sử dụng thứ tự được chỉ định trong bảng 5. Nhập thông tin

này vào cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng.



Tên trường Thứ tự

Company Name 2

Address 1 3

Address 2 4

City 5

State 6

Zip Code 7

Main Phone 8

Fax Number 9

Account Number 1

Salesperson 16

Credit Limit 13

Account Opened 12

Last Order 14

Active 15

Contact 10

Contact Phone 11

Comments 17



Bảng 5: Thứ tự các trường cho bảng Business Customers

7

Trước khi nhập thông tin ở mẫu thiết kế bảng vào Access, bạn nên quyết định sử dụng một khóa chính

cho bảng. Ở chương 2 bạn đã học cách sử dụng khóa chính để sắp xếp các bản ghi và định vị chúng

nhanh hơn. Khóa chính tiêu biểu là một giá trị duy nhất (nghĩa là không có bản ghi trùng trong bảng).



Trong bảng Business Customers, có nhiều trường bạn có thể sử dụng làm khóa. Ví dụ, có thể sử dụng

trường Company Name làm khóa chính. Tuy nhiên, cũng có thể có 2 tên công ty trùng tên nhau, và bạn

cần có khóa khác là duy nhất. Nếu bạn không thể tìm thấy khóa khác, thì có thể sử dụng trường

Company Name và chỉ cho phép có hai tên giống nhau.



Bạn cũng nên sử dụng trường Account Number là khóa. Theo định nghĩa, số này đúng là duy nhất. Lưu

ý, Access tự động tạo các mã cho bạn sử dụng trường AutoNumber. Bởi vì Accout Number thường là duy

nhất, và nó sẽ là một khóa chính hợp lý. Để nhắc nhở chính bạn rằng trường Account Number sẽ là khóa

chính, khoanh tròn số trường (1) trong cột Thứ tự của mẫu thiết kế bảng.



Giai đoạn trình bày



Sau khi hoàn thành việc thiết kế bảng, bạn đã sẵn sàng sử dụng Access. Với mẫu thiết kế bảng trong tay,

bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng sắp xếp cơ sở dữ liệu. Tất cả những việc cần làm là nhập thông tin

theo thứ tự từ mẫu thiết kế bảng tới cửa sổ Design view. Để tạo bảng Business Customers, thực hiện các

bước sau:



1. Nếu cần thiết, mở Access và vào cơ sở dữ liệu Customer. Đây là cơ sở dữ liệu được tạo ở đầu chương

này.



2. Từ cửa sổ Database, chọn nút Tables. Bạn sẽ thấy chưa có bảng nào được liệt kê vì chúng chưa được

tạo



3. Kích đúp chuột vào Create Table in Design View. Access hiển thị cửa sổ Design view như hình 2.









Hình 2: Cửa sổ Design view.



Ở chương 3, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Design view để thay đổi cách sắp xếp bảng hiện tại. Bây giờ

bạn sử dụng nó để tạo một bảng mới. Trong trường hợp này, cửa sổ Design view là hoàn toàn trống. Chú

ý là con trỏ nhấp nháy ở dòng đầu tiên trong cột Field Name. Acess sẵn sàng cho bạn bố trí bảng.



8

Để bắt đầu, nhập tên trường đầu tiên trong thứ tự bảng: trường Account Number, Nhập Account Number,

sau đó ấn phím Enter. Sau khi Access chấp nhận tên trường, con trỏ di chuyển tới cột Data Type. Cửa sổ

Design view bây giờ trông như hình 3. Chú ý rằng Access giả thiết trường này là một trường văn bản và

mặc định những thuộc tính cho kiểu dữ liệu Text xuất hiện phía dưới cửa sổ Design view.









Hình 3: Cửa sổ Design view sau khi nhập tên trường đầu tiên.



Trong mẫu thiết kế bảng, bạn chỉ định kiểu dữ liệu trường Account Number là AutoNumber. Để thay đổi

kiểu dữ liệu của trường, kích chuột vào mũi tên phía bên phải của ô Data Type. Lần lượt, Access hiển thị

một danh sách xổ xuống của kiểu dữ liệu. Kích chuột chọn AutoNumber.



Ô sẽ hiển thị ngay kiểu dữ liệu AutoNumber cho trường Account Number. Cửa sổ Design view giống ở

hình 4. Đồng thời, cùng với việc thay đổi kiểu dữ liệu, Access đã thay đổi các thuộc tính của trường.









Hình 4: Cửa sổ Design view sau khi thay đổi kiểu dữ liệu

9

Khi bạn ấn phím ENTER, con trỏ di chuyển tới cột Description. Bạn có thể nhập những lời chú thích cho

trường đó. Đối với trường Account Number, có thể gồm một lời chú thích để nhắc nhở bạn hoặc người

dùng khác rằng trường này là khóa chính.



Khi ấn phím ENTER một lần nữa, Access chuyển tới dòng tiếp theo trong cột Field Name. Nhập tên

trường thứ hai (Company Name) và lựa chọn kiểu dữ liệu. Thực hiện công việc này cho đến khi bạn nhập

các thông tin cho trường cuối cùng.



Trước khi chuyển khỏi dòng chứa trường Company Name, hãy nhìn xuống phần các thuộc tính phía dưới

cửa sổ Design view (hình 5). Những thuộc tính đó mặc định cho kiểu dữ liệu Text. Chú ý, Access thiết lập

thuộc tính Field Size là 50.









Hình 5: Cửa sổ Design view sau khi xác định kiểu dữ liệu cho trường thứ hai.



Khi bạn xác định mẫu thiết kế bảng mà độ dài chỉ cần 35, hãy điều chỉnh thuộc tính Filed Size. Sử dụng

chuột để lựa chọn thuộc tính Field Size và thay đổi thành 35. Sau đó dùng chuột trở lại cột Field Name,

trong dòng thứ ba nhập tiếp tên trường tiếp theo.



Tiếp tục và nhập tất cả 17 trường cho bảng Business Customers. Khi nhập mỗi trường vào trong bảng,

phải chắc là bạn thiết lập thuộc tính DataType và thay đổi Field Size cho hợp lý. Khi đã hoàn thành, cửa

sổ Design view xuất hiện như hình 6.









Hình 6: Cửa sổ Design view sau khi nhập trường cuối cùng.

10

Sau khi hoàn thành tất cả các trường, bạn phải xác định khóa chính. Để làm được điều này, cuộn thiết kế

bảng lên trên cho đến khi bạn nhìn thấy trường Account Number trên màn hình. Lựa chọn trường và

kích chuột vào công cụ Set Primary Key. Access hiển thị một khóa trong vùng xám phía bên trái dòng

Account Number (hình 7).









Hình 7: Cửa sổ Design view sau khi đã hoàn tất.



Bây giờ bạn đã hoàn thành toàn bộ bảng, và muốn lưu nó lại. Để lưu bảng, cách đơn giản là đóng cửa sổ

Design view bằng cách kích chuột vào nút Close phía trên góc bên phải cửa sổ. Trước khi đóng, Access

hỏi nếu bạn muốn lưu bảng này (hình 8).









Hình 8: Access hỏi xem bạn có muốn lưu bảng không



Để lưu, kích chuột vào nút Yes. Access sẽ lại hỏi bạn xác định tên cho bảng, hình 9.









Hình 9: Đặt tên cho bảng sẽ được lưu.



Nhập tên bạn đã viết phía trên mẫu thiết kế: Business Custormers. Nhấp ENTER hoặc kích nút OK để

lưu bảng dưới tên đó.



11

Ngân NT (Theo Learn Access)





MS Access - Bài 17: Tóm tắt chương 4

Mặc dù Access cung cấp nhiều công cụ khác nhau (như Wizards) nhưng bạn không cần sử dụng những công cụ

này để tạo một cơ sở dữ liệu. Thay vào đó, bạn có thể tạo bằng tay và cải tạo bảng để làm việc tốt hơn. Khi

làm việc với Access theo cách này, bạn sẽ có nhiều kiến thức hơn về các tính năng của nó và cách sử dụng

chúng.



Trong chương này, bạn đã khai thác bằng tay và cải tiến một cơ sở dữ liệu. Trước khi chuyển sang

chương 5, phải chắc chắn bạn hiểu được các nội dung sau:



• Thiết kế một bảng phụ thuộc vào kế hoạch của bạn. Cần làm như vậy để xem xét dữ liệu nào mà bạn

quản lý, cũng như các đặc điểm của dữ liệu.



• Sử dụng thiết kế bảng theo mẫu để thiết kế bảng dễ hơn.



• Khi tạo bảng bằng tay, sử dụng cửa sổ Design view để chỉ rõ cách sắp xếp bảng.



• Khi nhập các trường vào cửa sổ Design view, bạn cần thay đổi kiểu dữ liệu và thuộc tính mà Access định

vị trước.



• Quá trình cải tiến việc sắp xếp bảng là sự lặp đi lặp lại theo tự nhiên. Nó đòi hỏi làm việc luân phiên ở cả

chế độ Datasheet và Design view, lặp đi lặp lại việc chuyển đổi từ một cửa sổ tới cửa sổ khác cho đến khi

việc thiết kế hoàn thành.



• Khi làm việc trong chế độ Datasheet, bạn nên tìm nhiều cách để hoàn thiện việc sắp xếp bảng. Chuyển

đổi tới cửa sổ Design view để thực hiện thay đổi và trở lại chế độ Datasheet để kiểm tra những thay đổi

đó.



Ngân NT (Theo Learn Access)

Xem thêm: microsoft access, chương 4







MS Access - Bài 16: Kiểm tra cách trình bày của bạn

Sau khi đã định rõ được cách bố trí bảng, bạn cần kiểm tra và cải tiến bảng. Bạn có thể làm điều này một cách

dễ dàng bằng cách sử dụng chế độ Datasheet cho bảng. Hiển thị chế độ Datasheet cho bảng Business (nếu

bạn cần giúp đỡ, trở lại chương 2). Bạn sẽ thấy một Datasheet trống như hình 1.









Hình 1: Chế độ Datasheet cho bảng Business Customers.

12

Phải mất một lúc đề chờ Datasheet xuất hiện. Nếu các tên trường không xuất hiện đúng như bạn đã đặt,

hãy chuyển tới cửa sổ Design view và thực hiện thay đổi tới những thuộc tính Caption của các trường có

nhãn không thỏa mãn. (Bạn có thể nhớ lại từ chương 3 rằng Access hiển thị thuộc tính Caption ở phía

đầu mỗi cột Datasheet). Để chuyển giữa chế độ Datasheet và Design view, sử dụng biểu tượng ngoài cùng

bên trái trên thanh công cụ.



Đó là cách cải tiến lại bảng, bạn nhập thông tin vào chế độ Datasheet. Sau đó, chuyển tới cửa sổ Design

view để thực hiện thay đổi. Khi thay đổi hoàn thành, trở lại chế độ Datasheet để tiếp tục nhập thông tin.

Tiến trình lặp đi lặp lại giúp bạn nhanh chóng thực hiện bảng đạt yêu cầu tốt nhất.



Với bảng thiết kế đã hoàn thành, nhập một bản ghi. Với bản ghi đầu tiên, sử dụng thông tin trong bảng 1.



Tên trường Giá trị

Account Number Access tự động điền

Company Name Birch Enterprises

Address 1 3456 Maple Lane

Address 2 PO Box 549

City Kansas City

State MO

Zip Code 64133

Main Phone 8162375632

Fax Number 8162375633

Contact Ed Birch

Contact Phone

Account Opened 3/2/99

Credit Limit 1500

Last Order 7/8/99

Active Yes (select the check box)

Salesperson John Davis

Comments



Bảng 1: Thông tin cho bản ghi đầu tiên.



Khi nhập thông tin, bạn có thể đưa ra một cách để làm dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Ví dụ, nhập số điện

thoại sẽ dễ hơn nếu bạn thiết lập thuộc tính Input Mask cho trường số điện thoại.



Trở lại cửa sổ Design view và chọn trường số điện thoại đầu tiên (Main Phone). Thiết lập thuộc tính Input

Mask (mặt nạ nhập liệu) cho trường này theo các bước sau:



1. Kích chuột vào hộp Input Mask ở phía dưới cửa sổ Design view. Bạn sẽ thấy biểu tượng Builder (một nút

có 3 dấu chấm) xuất hiện phía bên phải hộp.







13

2. Kích chuột vào biểu tượng Builder. Bạn thấy hộp thoại Input Mask Wizard xuất hiện. Lựa chọn ở mục

Input Mask là Phone Number (hình 2)









Hình 2: Hộp thoại Input Mask Wizard



Nếu muốn sử dụng mặt nạ nhập liệu cho các số điện thoại, kích chuột vào nút Next. Hộp thoại tiếp tục

hiển thị như hình 3.









Hình 3: Bạn có thể thay đổi vị trí các ký tự ở hộp thoại này



1. Nếu bạn muốn, hãy thay đổi dấu ngăn cách mà input mask sẽ sử dụng (thường mặc định là dấu gạch

chân).



2. Kích chuột vào nút Next. Hộp thoai hiển thị như hình 4.









14

Hình 4: Bạn có thể thay đổi cách Access lưu giữ thông tin ở hộp thoại này.



1. Chỉ rõ cách bạn muốn Access giữ thông tin đã được lưu thông qua mặt nạ nhập liệu. Có thể lưu số điện

thoại bằng việc định dạng các ký tự hoặc không (mặc định). Độ dài trường cho số điện thoại thường là 10

ký tự, bạn nên lưu giá trị không dùng định dạng các ký tự.



2. Kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại cuối cùng như hình









Hình 5: Hộp thoại cuối cùng của Input Mask Wizard.



Kích chuột vào nút Finish. Sau đó, Access sẽ cập nhật thuộc tính Input Mask trong cửa sổ Design view và

nó xuất hiện như sau:



!(999)000-0000;;_



Bạn có thể lặp lại từ bước 1 tới bước 8 cho mỗi trường điện thoại khác nhau. Khi thoát khỏi thuộc tính

Input Mask, chú ý rằng Access định dạng lại dấu như sau:



15

!\(999”)”000\-0000;;_



Access thêm các ký tự bởi vậy mà mặt nạ thích hợp với những đặc điểm bên trong nó.



Khi đã hoàn thành mặt nạ nhập liệu, kích chuột vào công cụ Datasheet view. Đáp lại, Access hỏi bạn nếu

muốn lưu sự thay đổi để sắp xếp bảng (hình 6).









Hình 6: Access hỏi bạn nếu muốn lưu sự thay đổi.



Kích chuột vào Yes để lưu và trở lại chế độ Datasheet. Bạn có thể nhập bản ghi khác ngay để thấy được

kết quả.





MS Access - Bài 19: Lọc dữ liệu

Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng cửa sổ Filter để thực hiện sắp xếp phức tạp. Bạn có thể sử dụng cửa

sổ Filter để lọc dữ liệu. Một filter cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem. Việc lọc dữ liệu không làm mất

các bản ghi, nó chỉ cho phép xác định những bản ghi nào bạn muốn Access hiển thị.



Khi xác định một filter, bạn chỉ định tiêu chuẩn mà dữ liệu cần có trước khi Access hiển thị nó. Ví dụ,

một filter liệt kê các bản ghi về công nhân sống ở New York.



Access chỉ hiển thị những bản ghi phù hợp với tiêu chuẩn filter đưa ra. Thực tế, khi tạo một tập hợp con

dữ liệu, bạn có thể làm việc với tập hợp dữ liệu đó như thể nó là một bảng: bạn có thể thêm, xóa các bản

ghi và thực hiện các thay đổi như mong muốn. Accees sẽ cập nhật bảng gốc để cho thấy mỗi sự thay đổi

mà bạn đã thực hiện.



Sử dụng filter để quản lý dữ liệu dễ dàng hơn. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với một danh sách các

khách hàng, và cần thay thế một trong số những người đại diện bán hàng. Lúc này bạn phải cập nhật

bảng khách hàng để có một người đại diện mới.



Bạn có thể sử dụng chức năng Replace (được miêu tả ở chương 2, “Học Access trong 1 giờ”), nhưng thay

vào đó bạn muốn tạo một filter để có thể xem lại các khách hàng trước khi thật sự muốn thay thế họ.

Trong trường hợp này, filter giới hạn các bản ghi mà Access chỉ hiển thị gồm đại diện người bán hàng cũ.

Trong hầu hết các trường hợp, đó là cách dễ dàng để làm việc với bảng nhỏ hơn là với toàn bộ bảng

khách hàng.



Tạo một Filter



Để tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter. Kích chuột vào tùy chọn Filter từ thực đơn Records,

sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 1.









16

Hình 1: Cửa sổ Filter



Để tạo một filter, tất cả nhưng gì cần làm là đặt một trường và chỉ rõ tiêu chuẩn bạn muốn áp dụng cho

trường. Nếu muốn, bạn cũng có thể xác định cách sắp xếp cho trường. (Theo cách đó, bạn vừa sắp xếp và

lọc dữ liệu cùng một lúc.)



Ví dụ, giả sử bạn có một bảng chứa các bản ghi về bản kiểm kê (bảng Inventory) được hiển thị trong hình

1. Ở bảng này, một trong các trường được đặt tên là Supplier. Bạn sử dụng trường này để theo dõi người

cung cấp một mục đặc biệt. Giả sử bạn cần xem mục nào được cung cấp bởi Allied Industries. Sử dụng

filter, bạn có thể giới hạn các bản ghi mà Access hiển thị tới những bản ghi mà nhà cung cấp là Allied

industries. Để tạo một filter, bạn thực hiện theo những bước sau:



1. Chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ.



2. Trong cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường Supplier.



3. Trong ô Criteria của cột, gõ dấu =, sau đó là cụm từ Allied Industries. Khi nhấn phím ENTER, cửa sổ

Filter xuất hiện như hình 2. (Chú ý rằng Access tự động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp)









Hình 2: Tạo một filter đơn giản



4. Kích chuột vào Apply Tilter trên thanh công cụ.



Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) và hiển thị những bản ghi về Allied

17

Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảng kiếm kê sẽ dễ dàng để làm việc hơn là toàn bộ bảng.

Trong trường hợp này, filter của bạn chỉ dẫn Access xem xét mỗi bản ghi trong bảng và chỉ hiển thị các

bản ghi về trường Supplier có chứa tên Allied Industries.



Chú ý: Các filter bạn tạo có thể trở nên đơn giản hoặc phức tạp. Bạn chỉ định tiêu

chuẩn cho bộ lọc đang sử dụng giống như bạn sử dụng để tạo quy tắc hiệu lực cho các

trường (Những Validation rules đã được đề cập ở chương 3, “Tùy biến các thành

phần”). Nếu cần trợ giúp để nhớ những biểu thức mà bạn có thể sử dụng, trở lại phần

validation rules.



Loại bỏ một Filter



Thật không lấy làm lạ khi sử dụng một filter để nhanh chóng xem dữ liệu theo cách đặc biệt, và sau đó

muôn loại bỏ bộ lọc để xem tất cả các bản ghi. Access thực hiện việc này rất dễ dàng và bạn có thể hoàn

thành thao tác này sử dụng một trong hai cách thức khác nhau.



Cách thức thứ nhất (có lẽ là dễ nhất) là kéo thanh công cụ. Khi một filter được hoạt động, trên thanh

công cụ có biểu tượng giống như hình cái phễu. Thực tế, có 3 công cụ chứa hình phễu, nhưng chỉ có một

công cụ chứa hình phễu mà không có bất kỳ biểu tượng thêm nào khác và nó đang được chọn. Nếu bạn

đưa con trỏ chuột lên công cụ đó, bạn sẽ thấy tên của nó là Remove Filter. Kích vào Remove Filter, khi đó

tất cả các bản ghi sẽ xuất hiện trở lại, filter được gõ bỏ hoàn toàn.



Phương thức khác của việc gỡ bỏ một filter là sử dụng các thực đơn. Trên thực đơn Record là tùy chọn

Remove Filter/Sort. Nếu bạn chọn tùy chọn này, tất cả các bản ghi được hiển thị trở lại.



Lưu một filter



Access chỉ giữ lại filter cho đến khi bạn đóng bảng lại. Do vậy, nếu đóng bảng và sau đó quyết định sử

dụng filter lại, bạn sẽ cần tạo lại một filter từ scratch. Cách đó có thể gây chán và tốn thời gian.



Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể lưu filter như một query (truy vấn). Bạn sẽ học tất cả các truy vấn

trong chương 6 “Sử dụng các truy vấn để xem xét dữ liệu”. Các Filter có liên quan tới truy vấn, mặc dù

chúng không có nhiều tính năng hay sự linh hoạt. Khi các filter và truy vấn liên quan, Access cho phép

bạn lưu giữ filter dưới tên một truy vấn. Để làm điều này, chắc chắn cửa sổ Filter đã hiển thị. Sau đó,

chọn Save As Query từ thực đơn File hoặc kích chuột vào Save As Query trên thanh công cụ. Access hiển

thị hộp thoại Save As Query như hình 3.









Hình 3: Hộp thoại Save As Query



Nhập tên mà bạn muốn để lưu filter. Tên có thể là bất kỳ tên nào mà bạn muốn. Ví dụ, nếu muốn lưu

filter hiển thị các bảng kiếm kê cung cấp bởi Allied Industries, bạn có thể sử dụng tên Supplied by Allied

Industries. Gõ tên và ấn ENTER hoặc kích chuột vào nút OK.



Để sử dụng lại filter, hiển thị cửa sổ Filter và lựa chọn Load From Query từ thực đơn File. Access hiển thị

hộp thoại Applicable Filter như hình 4.







18

Hình 4: Hộp thoại Applicable Filter



Đánh dấu tên truy vấn mà bạn muốn nhập vào Filter và chọn OK. Access tải Filter. Bạn có thể sử dụng

Filter hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi để lọc như bạn muốn.



Ngân NT (Learn Access)





MS Access - Chương 5: Sắp xếp và lọc thông tin

Để bạn nhanh chóng áp dụng thông tin trong bảng và hiển thị nó theo cách có tổ chức hơn, Access cung cấp hai

công cụ đặc biệt: sắp xếp và lọc. Sử dụng những công cụ này, bạn có thể làm việc với thông tin trong mọi

cách. Chương này sẽ giải thích cách thực hiện sắp xếp và lọc, cũng như cách sử dụng những công cụ này

để làm việc với dữ liệu.



Kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu các nội dung sau:



 Sắp xếp là gì?

 Làm thế nào để thực hiện một sắp xếp đơn giản

 Thế nào là một sắp xếp đơn giản?

 Cách để xây dựng một sắp xếp phức tạp.

 Cách loại bỏ các hiệu ứng của một sắp xếp.

 Một bộ lọc là gì?

 Làm cách nào để lọc dữ liệu.

 Cách lưu một bộ lọc.



Bài 18: Sắp xếp dữ liệu



Sắp xếp là quá trình đặt dữ liệu theo đúng thứ tự logic. Chúng ta từng sắp xếp mọi việc hàng ngày. Ví dụ,

bạn sắp xếp những hóa đơn riêng lẻ theo ngày tháng do đó có thể quản lý những việc quan trọng trước

tiên. Bạn sắp xếp những cuộn băng video theo thứ tự chữ cái hoặc tập hợp các bài hát theo tên nghệ sĩ.



Với Access, bạn có thể thực hiện sắp xếp theo cách đơn giản và phức tạp mà hai phần tiếp theo sẽ đi vào

chi tiết các cách sắp xếp đó.



Sắp xếp đơn giản



Trong Access, bạn sẽ sắp xếp các bản ghi trong một bảng dựa vào một hoặc nhiều trường. Ví dụ, bạn phải

sắp xếp các bản ghi theo tên họ hoặc tên riêng sao cho tất cả những người bạn của bạn có tên họ là Smith

đã được sắp xếp theo tên riêng.



Sắp xếp các bản ghi theo thứ tự dựa vào nội dung của một hoặc nhiều trường liền nhau. Khi thực hiện

một sắp xếp đơn giản, bạn phải định rõ thứ tự muốn Access sắp xếp cho bản ghi:

19

• Sắp xếp theo thứ tự tăng dần: Có nghĩa là Access sẽ sắp đặt các bản ghi theo thứ tự từ thấp đến cao. Theo

cách đó, Acess sắp đặt các ký tự chữ từ A đến Z và sắp xếp các thông tin theo thứ tự tăng dần của số.



• Sắp xếp theo thứ tự giảm dần: Cách này đối lập với sắp xếp theo thứ tự tăng dần, và nó còn được gọi là

đảo ngược thứ tự. Access sắp xếp thứ tự từ cao xuống thấp: thông tin theo chữ cái từ Z tới A, theo số từ

cao nhất tới thấp nhất.



Ví dụ, giả sử bạn có một bảng về các băng đĩa yêu thích. Nếu muốn thứ tự các bản ghi dựa theo tiêu đề

các băng, bạn yêu cầu Access thực hiện một sắp xếp đơn giản. Thực hiện một sắp xếp đơn giản căn cứ vào

một trường đơn lẻ, lựa chọn một trường (ô) trong cột mà bạn muốn sắp xếp. Tiếp theo, sử dụng các hành

động sau, dựa vào cách bạn muốn sắp xếp như thế nào:



• Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích chuột vào công cụ Sort Ascending (A-Z) như hình 1. Bạn có thể

chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọn Sort Ascending.



• Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, kích chuột vào công cụ Sort Descending (Z-A) như hình 1. Bạn có thể

chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọn Descending Sort.









Hình 1: Công cụ sắp xếp



Khi thực hiện sắp xếp, Access sẽ tổ chức lại bảng sao cho các bản ghi được sắp xếp theo thứ tự mà bạn

muốn.



Chú ý: Dựa vào số bản ghi có trong bảng, có thể thực hiện sắp xếp theo dữ liệu. Độ dài

cần thiết cũng dựa vào tốc độ của máy tính và phần cứng.



Bạn có thể sử dụng tính năng sắp xếp đơn giản để sắp xếp nhiều hơn một trường đơn lẻ. Tuy nhiên,

những cột đó phải cạnh nhau, và mỗi trường phải được sắp xếp theo cùng mức (tăng dần hoặc giảm dần).

Trong trường hợp khác, bạn không thể sắp xếp một cột theo thứ tự tăng dần và cột khác theo thứ tự giảm

dần.



Nếu muốn sắp xếp một cột theo một thứ tự và cột khác theo thứ tự khác, bạn cần sử dụng sắp xếp phức

tạp, được đề cập sau chương này. Cũng như nếu cột không sát nhau, bạn phải sử dụng sắp xếp phức tạp.



Như ví dụ sử dụng đặc tính sắp xếp đơn giản với các cột liền nhau, giả sử bạn đã gán các số cho mọi băng

đĩa trong tập hợp các video và mỗi bản ghi tương ứng với một hiển thị đơn. (Nhớ rằng, Access có thể sử

dụng cùng số băng đĩa đó nhiều hơn một bản ghi. Việc này xảy ra khi một băng video chứa nhiều hơn một

bản ghi hiển thị). Bạn muốn sắp xếp bảng theo số băng đĩa và sau đó hiển thị tên như thế nào? Nếu các

cột chứa hai trường liền nhau, bạn nên thực hiện các bước sau:



Di chuyển con trỏ chuột sao cho nó ở phía trên cột tên (phía trên chế độ Datasheet) của một trong những

cột mà bạn muốn sắp xếp. Khi làm việc này, con trỏ thay đổi thành mũi tên trỏ xuống.



1. Kích chuột trái để đánh dấu cột.



2. Giữ phím SHIFT và lặp lại bước 1, 2 với các cột khác. Access sẽ hiển thị tất cả các cột giữa cột đầu tiên

và cột thứ hai mà bạn đã chọn.





20

3. Sử dụng một trong những cách sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần) được miêu tả trong ví dụ trước.



Khi bạn thực hiện một sắp xếp đơn giản sử dụng nhiều cột, Access làm việc từ trái sang phải thông qua

bảng. Do vậy, Access sắp xếp cột ngoài cùng bên trái đầu tiên, chuyển dần về phía bên phải và sắp xếp cột

tiếp theo,…



Di chuyển các cột



Trước khi thực hiện một sắp xếp đơn giản trên nhiều trường (cột), bạn cần di chuyển các cột

sao cho chúng liền nhau. Khi làm việc ở chế độ Datasheet, bạn có thể sử dụng chuột để di

chuyển các cột trong bảng. Để làm như vậy, thực hiện các bước sau:



1. Lựa chọn cột bạn muốn di chuyển và để con trỏ chuột lên cột đó



2. Giữ chuột trái. Một hộp nhỏ sẽ xuất hiện xung quanh cuối con trỏ chuột.



3. Kéo cột tới vị trí mới trong bảng. Khi di chuyển chuột sang trái hoặc phải, Access hiển thị

dòng giữa các cột để cho biết nơi mà cột đã di chuyển.



4. Khi con trỏ chuột ở phia trên vị trí mà bạn muốn, nhả chuột. Lần lượt như vậy, Access sẽ di

chuyển cột tới vị trí mới.



Sắp xếp phức tạp



Ở phần trước, bạn đã học về sắp xếp đơn giản. Sắp xếp phức tạp là bước xa hơn. Bạn có thể sử dụng một

sắp xếp phức tạp để sắp xếp nhiều cột, các cột không liền nhau theo thứ tự khác nhau (tăng dần và giảm

dần). Ví dụ, nếu bạn có một bảng tên và địa chỉ, có thể sắp xếp bản ghi đầu tiên theo ZIP code (mã bưu

điện) và theo tên họ (theo ZIP code). Nếu hai cột không liền nhau (cột Zip code phía bên trái của cột tên

cuối cùng), bạn cần sử dụng sắp xếp phức tạp.



Để hoàn thành xong sắp xếp phức tạp, bạn sử dụng cửa sổ Filter. (Bộ lọc được miêu tả chi tiết sau chương

này). Để hiển thị cửa sổ, lựa chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ kết

quả của trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 2.









Hình 2: Cửa sổ Filter



Để thực hiện một sắp xếp phức tạp, cần chọn những trường mà bạn muốn để sắp xếp, sau đó chỉ định

cách sắp xếp chúng. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với bảng Susiness Customers (được phát triển trong

chương 4, “Tạo cơ sở dữ liệu khác”), và bạn muốn sắp xếp nó trước hết theo Zip Code và sau đó là tên

công ty.



21

Để thực hiện điều này, bạn cần chỉ rõ những trường và thứ tự sắp xếp của chúng trong khung ở phía dưới

cửa sổ Filter. Trong cột đầu tiên của cửa sổ Filter, kích chuột vào mũi tên phía bên phải hộp field và chọn

trường Zip Code.



Tiếp đó, bạn cần cho biết trường Zip Code được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Để làm được, kích chuột

vào dòng Sort ngay phía dưới nơi bạn đặt trường ZipCode, sau đó kích vào mũi tên phía bên phải của ô.

Lần lượt như vậy, Access cung cấp một danh sách xổ xuống và bạn có thể chọn Ascending cho thứ tự sắp

xếp.



Sau khi chọn thứ tự sắp xếp, cửa sổ Filter sẽ hiển thị như hình 3.









Hình 3: Cửa sổ Filter sau khi chỉ định trường đầu tiên để sắp xếp



Trong cột thứ hai, bạn có thể chỉ định trường thứ hai bạn muốn sắp xếp (Company Name) và cách bạn

sắp xếp nó. Nếu sắp xếp bảng theo cách khác, bạn có thể tiếp tục lựa chọn các trường khác và chỉ rõ cách

sắp xếp chúng. Khi đã làm xong, bạn cần áp dụng cách sắp xếp cho bảng. Để áp dụng, lựa chọn Apply

Filter/Sort từ thực đơn Filter, hoặc kích chuột vào công cụ Apply Filter. Access sẽ hiển thị các bản ghi

trong bảng theo thứ tự định sẵn.



Trong cửa sổ Filter, có nhiều cách khác nhau mà bạn có thể thêm các trường để sắp xếp, khác với các

phương thức bạn đã sử dụng (kích chuột vào thanh cuộn của danh sách trường). Ví dụ, nếu bạn kích đúp

chuột vào một tên trường trong danh sách phía trên cửa sổ Filter, tên trường sẽ xuất hiện ở cột trống đầu

tiên trong dòng Field. Hình 4, nếu bạn kích đúp chuột vào tên trường Main Phone, Access sẽ đặt tên

trường vào cột chưa sử dụng.









Hình 4: Bạn có thể kích đúp chuột để lựa chọn trường



Bạn cũng có thể sử dụng chuột để kéo tên trường từ danh sách tới vùng dưới khung. Access cung cấp ba

hoặc bốn cách khác để đưa trường bạn muốn sắp xếp. Nếu sau đó bạn muốn xóa một trường, đơn giản là

22

sử dụng chuột để chọn cột chứa trường (trong vùng khung) và ấn phím DEL hoặc chọn Delete Culumn từ

thực đơn Edit.



Ngân NT (Learn Access)





MS Access - Chương 10: Sử dụng các công cụ thêm

Trong các phương pháp quản lý, Access hơn ở chỗ chỉ là cách quản lý cơ sở dữ liệu đơn giản . Một trong những

chứng minh lớn nhất là sử dụng các thêm các công cụ mà Microsoft chọn cùng với Access. Những công cụ này

không thật sự cần thiết liên quan đến việc tạo dữ liệu đơn giản hơn để sử dụng, nhưng làm cho dữ liệu

đơn giản hơn để tạo Database. Do vậy, những công cụ này có thể được xem như là sự trợ giúp để cải thiện

tính hợp lệ của dữ liệu bằng cách làm cho nó chính xác hơn khi chưa sử dụng các công cụ.



Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những nội dung sau:



• Làm cách nào để sử dụng chương trình kiểm lỗi chính tả được cài sẵn của Access.



• Làm thế nào để tính năng AutoCorrect có thể thực hiện nhập dữ liệu nhanh hơn.



• Tại sao phân tích một bảng có thể dẫn tới kết quả là sự hiệu quả của cơ sở dữ liệu.



• Cách sử dụng công cụ Performance Analyzer như thế nào.



Sử dụng chương trình kiếm lỗi chính tả



Dù Access có thể được xem như một chương trình riêng lẻ, nhưng thực tế nó là một phần của bộ sản

phẩm Office 2000. Nó chia sẻ một số công cụ phổ biến với các sản phẩm Office phổ biến khác. Một trong

những công cụ này là công cụ kiểm lỗi chính tả, nó cho phép bạn kiểm tra chính tả các từ trong cơ sở dữ

liệu.



Chương trình kiểm tra lỗi chính tả được sử dụng trong Microsoft Office (do đó có trong Access) không

chỉ cho phép bạn kiểm tra chính tả trong một bảng, mà còn cho phép kiểm tra chính tả bất kỳ đối tượng

cơ sở dữ liệu nào dựa trên một bảng. Do vậy, bạn có thể kiểm tra chính tả của một bảng, truy vấn, bảng

ảo hay biểu mẫu.



Hai phần tiếp theo sẽ miêu tả cách sử dụng công cụ này.



Kiểm lỗi chính tả cho dữ liệu.



Trước khi có thể kiểm tra chính tả cho dữ liệu, đầu tiên bạn phải chọn đối tượng cơ sở dữ liệu muốn kiểm

tra. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm tra chính tả dữ liệu trong một bảng cụ thể, bạn phải chọn bảng đó. Bạn có

thể chọn đối tượng tại cửa sổ Database hoặc mở đối tượng trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra lỗi

chính tả.



Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra chính tả một phần dữ liệu cụ thể, bạn cũng có thể chọn các dòng hoặc cột

trước khi bắt đầu chương trình kiểm tra. Điều này rõ ràng là tốt hơn khi xem bảng hay truy vấn ở chế độ

Datasheet.



Có 3 cách để bắt đầu sử dụng chương trình kiểm tra lỗi chính tả mà bạn có thể tham khảo sau đây:



• Chọn Spelling từ thực đơn Tools.





23

• Kích chuột vào công cụ Spelling trên thanh công cụ.



• Nhấn phím F7.



Bất kể bạn chọn cách thức nào, Access bắt đầu so sánh nội dung dữ liệu trong đối tượng cơ sở dữ liệu với

danh sách các từ đã xây dựng trước đó. Nếu Access tìm ra một lỗi, nó sẽ đánh dấu từ đó trong chế độ

Datasheet hay Form, hiển thị hộp thoại Spelling và đợi bạn trả lời. Hình 1 hiển thị ví dụ khi bạn bắt đầu

kiểm tra chính tả bảng My Friends.









Hình 1:Các tính năng của công cụ kiểm tra lỗi chính tả.



Hộp thoại Spelling cho bạn thấy từ mà Access nghi ngờ là lỗi, cùng với bất kỳ gợi ý để thay đổi. Các nút

trong hộp thoại cung cấp một số cách khác nhau để bạn tiếp tục:



• Ignore Field: Sử dụng nút này để Access tiếp tục kiểm tra lỗi chính tả nhưng bỏ qua mọi dữ liệu trong

phạm vi được chú ý.



• Ignore: Sử dụng nút này để bỏ qua sự thay đổi được gợi ý. Access sẽ chuyển sang từ không đúng tiếp

theo.



• Ignore All: Sử dụng nút này đề bỏ qua đề nghị thay đổi. Access chuyển sang từ không đúng tiếp theo,

nhưng bỏ qua mọi sự cố khác của từ đã đánh dấu.



• Change: Sử dụng nút này nếu bạn muốn thay đổi từ được đánh dấu từ những gợi ý được chọn. Access

thực hiện thay đổi và chuyển sang các từ không đúng tiếp theo.



• Change All: Sử dụng nút này nếu bạn muốn thay đổi tất cả những biến cố của từ được đánh dấu theo gợi

ý được chọn. Access thực hiện thay đổi và chuyển sang từ không đúng tiếp theo.



• Add: Sử dụng nút này để thêm từ được đánh dấu vào từ điển. Tùy chọn này được thảo luận chi tiết hơn

trong phần tiếp theo.





24

• Suggest: Sử dụng nút này để Access tiếp tục gợi ý thêm các từ mà có thể được sử dụng để sửa lỗi chính

tả.



Hầu hết bạn thường chọn một trong những sự gợi ý cho sẵn và sau đó kích chuột vào nút Change hoặc

đơn giản là kích vào nút Ignore. Nút Ignore All là nút cũng được sử dụng phổ biến; nó thường rất phổ

biến với các tên, những từ được đánh dấu là sai lỗi chính tả. Sau khi kích chuột vào một nút, Access tiếp

tục tìm kiếm những từ sai. Nếu bất kỳ từ sai nào được tìm thấy, bạn sẽ nhận được cơ hội để thực hiện

thay đổi.



Thêm các từ tùy thích



Những cơ hội mà cá nhân bạn sử dụng Access sẽ có một chút khác biệt hơn về cách thức mà những người

khác sử dụng chương trình. Điều này không thể hơn khi sử dụng chương tình kiểm tra lỗi chính tả. Bạn

có thể sử dụng các từ trong dữ liệu mà duy nhất để thực hiện hoặc khoanh tròn. Thật may là Access cung

cấp một phương pháp đơn giản mà bạn có thể dùng để xây dựng từ điển cho các từ tùy thích của chính

bạn.



Hãy quay trở lại hộp thoại Speling trong hình 1. Chú ý rằng có một nút Add trong hộp thoại. Nếu bạn

kích chuột vào nút này khi Access đang gợi ý một sự sửa chữa lỗi, từ mà Access phát hiện sai được thêm

vào từ điển của bạn. Bạn sẽ không phải nhắc lại nếu từ đó không đúng.



Đó là ý kiến hay để thêm các từ vào từ điển khi cần thiết. Bằng cách này, bạn có thể tác động tới Access

để tìm từ viết phù hợp với nhu cầu của bạn mà không cần phải bỏ qua mọi lỗi mà Access đã tìm ra.



NgânNT (LearnAccess)





10 thủ thuật bảo mật cơ sở dữ liệu Access

Quản trị mạng - Cơ sở dữ liệu là kho chứa dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ. Bạn có thể sử dụng những phần

mềm bảo mật chuyên nghiệp để cơ sở dữ liệu, nhưng để có phần mềm đó chắc hẳn bạn sẽ phải trả một khoản phí

không nhỏ. Ngược lại, bạn có thể sử dụng một số tính năng bảo mật của Access để bảo mật cơ sở dữ liệu ở một

mức độ nhất định.



Những thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn khai thác được một số tính năng bảo mật sẵn có của Microsoft

Access.



1. Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại cài đặt



Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại các tùy chọn bảo mật có thể bị thay đổi trong các

phiên làm việc trước đó. AutoExec là một macro đặc biệt có thể thực hiện mở cơ sở dữ liệu. Để tạo một

macro AutoExec, chỉ cần đặt tên cho một macro AutoExec mới. Ví dụ, macro Startup() (trong hình) có

chức năng xác định người dùng, thực hiện kiểm tra và cài đặt các thuộc tính bảo mật trước khi người

dùng truy cập.









25

2. Ẩn cửa sổ Database



Những tùy chọn khởi động trong hình B cho phép bạn xác định các thuộc tính của cơ sỡ dữ liệu khi mở.

Hai trong số những thuộc tính này giúp cơ sở bảo dữ liệu bảo mật hơn:



 Display Database Window: Hủy chọn tùy chọn này để ẩn cửa sổ Database khi ai đó mở cơ sở dữ

liệu. Do đó người dùng sẽ không thể truy cập trực tiếp vào bất cứ đối tượng nào.



 Use Access Special Keys: Bỏ tùy chọn này để người dùng không thể sử dụng phím F11 làm hiện

cửa sổ Database.









Hai cài đặt này hỗ trợ cho nhau, vì nếu không bỏ chọn tùy chọn Use Access Special Keys người dùng có

thể ấn phím F11 để làm hiện cửa sổ Database.



Để truy cập vào những tùy chọn Startup, vào menu Tools\ Startup. Trong Access 2007, click vào nút

Office\ Access Options\ Current Database trong cửa sổ trái và bạn sẽ thấy những tùy chọn này trong

Application Options. Access 2007 không có cửa sổ Database, nhưng bạn có thể làm ẩn Navigation Pane

theo cách tương tự. Tùy chọn đó nằm trong Navigation, ngay bên dưới Application Options.



Việc bỏ chọn tùy chọn Display Database sẽ hủy lệnh Startup. Người dùng có thể loại những tùy chọn này

bằng cách giữ phím Shift trong khi mở sơ sở dữ liệu. Đây là thủ thuật nhắc nhở cho bạn nhưng sẽ rất



26

nguy hiểm nếu người khác biết được. Ngoài ra người dùng có thể đưa nhiều đối tượng vào một cơ sở dữ

liệu trống để tránh những cài đặt khởi động.



3. Chặn phím Shift



Bạn có thể sử dụng chính giao diện để ẩn cửa sổ Database. Nhưng việc sử dụng phím Shift lại gây nguy

hiểm cho cơ sở dữ liệu. Bạn có thể hủy bỏ việc sử dụng phím Shift bằng cách đổi giá trị của thuộc tính

AllowBypassKey thành False khi đóng cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gọi đoạn mã sau từ một

tác vụ đóng bất kì:

Public Sub SetStartupOptions(propname As String, _

propdb As Variant, prop As Variant)

'Set passed startup property.

Dim dbs As Object

Dim prp As Object

Set dbs = CurrentDb

On Error Resume Next

dbs.Properties(propname) = prop

If Err.Number = 3270 Then

Set prp = dbs.CreateProperty(propname, _

propdb, prop)

dbs.Properties.Append prp

End If

Set dbs = Nothing

Set prp = Nothing

End Sub

Khi gọi thủ tục, cần đảm bảo phải lựa chọn đúng tùy chọn khởi động. Ví dụ:



Call SetStartupOptions("AllowBypassKey", dbBoolean, False)



Sau khi cài đặt thuộc tính này cho tiến trình đóng, cơ sở dữ liệu sẽ vô hiệu hóa phím Shift.

Ngoài ra bạn có thể cài đặt bất kì thuộc tính khởi động nào. Ví dụ làm ẩn cửa sổ Database:



Call SetStartupOptions("StartupShowDBWindow", dbBoolean, False)



Bạn có thể cài đặt những tùy chọn đóng và mở cơ sở dữ liệu với một ngoại lệ. Đó là thuộc tính

AllowBypassKey phải được cài đặt khi đóng cơ sở dữ liệu, và bạn cần đặt tham chiếu tới thư viện Data

Access Objects (DAO). Nếu không thủ tục này sẽ gây ra lỗi tham chiếu.



Tuy nhiên, nếu ai đó biết sử dụng phím Shift cũng có thể biết cách khôi phục lại nó bằng cách thay đổi giá

trị của AllowBypassKey thành True. Trong trường hợp này bạn sẽ phải áp dụng phương pháp bảo mật

nhóm làm việc để chỉ cho phép admin truy cập vào thuộc tính này.



4. Chia cơ sở dữ liệu



Việc bảo vệ một cơ sở dữ liệu nhỏ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với cơ sở dữ liệu lớn với nhiều đối tượng dữ

liệu và giao diện. Bạn có thể chia một cơ sở dữ liệu lớn thành hai cơ sở dữ liệu nhỏ, trong đó cơ sở dữ liệu

thứ nhất chứa bảng và quan hệ (được gọi là backend), và cơ sở dữ liệu còn lại chứa các đối tượng giao

diện (còn gọi là frontend). Hai cơ sở dữ liệu này giao tiếp thông qua các bảng đã được liên kết. Một điểm

quan trọng là người dùng trong frontend không thể thay đổi thiết kế bảng trong backend. (có nhiều cách

để phân chia cở sở dữ liệu nhưng bài viết này chỉ hướng vào mục đích bảo mật).



Để chia cơ sở dữ liệu, vào menu Tools\ Database Utilities\ Database Spliter sau đó làm theo hướng dẫn.

Trong Access 2007, click Access Database trong nhóm Move Data của tab Database Tools.



27

5. Tránh sử dụng Compact On Close



Những ai đã từng sử dụng Access có lẽ đều biết đến tác dụng của việc nén cơ sở dữ liệu tường xuyên. Quá

trình nén sẽ tạo ra một bản sao của cơ sở dữ liệu, kiểm tra các đối tượng, xóa bỏ dữ liệu tạm thời và sắp

xếp lại những phần vỡ trên ổ đĩa. Tóm lại, nén giúp cơ sở dữ liệu luôn ổn định.



Tùy chọn Compact On Close, được tích hợp đầu tiên trong Access 2000, giúp nén cơ sở dữ liệu tự động khi

kết thúc phiên làm việc. Không may, tiến trình này lại giữ lại cả những file không cần thiết. Nếu thấy

những file tạm thời như db1.mdb, db2.mdb, … trong folder chứa cơ sở dữ liệu của bạn, chúng có thể là

một sản phẩm phụ của tính năng nén.



Những file thừa này có thể gây ra rắc rối cho bạn nếu ai đó vào folder cũng có thể truy cập cả vào những

file tạm thời. Đó là một lỗ hổng bảo mật. Có 2 cách để bảo vệ cơ sở dữ liệu của bạn:



 Thường xuyên kiểm tra và xóa những file tạm. (Tuy nhiên đây không phải là biện pháp thiết thực

và thậm chí không có hiệu quả).



 Không sử dụng tính năng Compact On Close. Thay vào đó nên nén cơ sở dữ liệu theo cách thủ

công. Đây là cách tốt nhất để bảo vệ cơ sở dữ liệu khỏi lỗ hổng trên.



6. Ẩn các đối tượng



Việc ẩn đi những đối tượng như bảng, truy vấn, form, … không phải là phương pháp bảo vệ hữu hiệu, vì

nếu người dùng tìm thấy thì họ có thể thay đổi chúng. Tuy nhiên những đối tượng này sẽ được bảo mật

hơn nếu người dùng không biết tới sự tồn tại của chúng. Việc ẩn các đối tượng chỉ đơn thuần giúp hạn

chế lỗi gây mất dữ liệu mà không có tác dụng bảo mật. Để ẩn một đối tượng trong cửa sổ Database (hay

Navigation), bạn chỉ cần phải chuột lên đối tượng, chọn Properties sau đó chọn tùy chọn Hidden Attribute.



Tuy nhiên, những người dùng Access có thể làm hiện những đối tượng này bằng cách vào menu Tools\

Options, chọn tab View sau đó hủy chọn tùy chọn Hidden Objects trong mục Show. Trong Access 2007,

phải chuột vào thanh menu Navigation, chọn Navigation Options\ Show Hidden Objects\ OK.



Như đã nói, việc ẩn các đối tượng không có tác dụng bảo mật. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, cần

nhớ rằng những module ẩn vẫn hiển thị trên Visual Basic Editor (VBE). Hơn nữa, chỉ nên ẩn những đối

tượng quan trọng vì khi người dùng truy cập vào mà không thấy cửa sổ Database họ sẽ tìm kiếm nó. Bạn

không thể nhập những đối tượng ẩn vào một cơ sở dữ liệu nếu quá trình nhập không phù hợp.



Bạn có thể lập trình để ẩn đi một đối tượng bằng mã VBA sau:



CurrentDb.TableDefs(tablename).Attributes = dbHiddenObject



Từ phiên bản Office 2000 trở về trước, việc sử dụng mã để gán thuộc tính ẩn vào một bảng rất rắc rối vì

Access coi bảng đó là bảng tạm thời. Và trong lần nén tiếp theo Access sẽ xóa bỏ nó cùng với dữ liệu. Vì

vây tránh sử dụng phương pháp này khi làm việc với các phiên bản đó.



7. Chặn thông báo lỗi



Khi xuất hiện lỗi trong mã, VBA hiển thị thông báo lỗi. Nếu người dùng nhận được thông báo đó và click

vào nút Debug họ sẽ tiếp cận được với module chứa lỗi đó trong VBE. Trong trường hợp này người dùng

có toàn quyền đối với đoạn mã. Thông thường, người dùng sẽ không biết xử lý và yêu cầu người lập trình

giúp đỡ. Trái lại, cũng có tình huống người dùng xóa bỏ tất cả đoạn mã đó.







28

Trong giai đoạn phát triển, khả năng truy cập nhanh vào mã giúp tiết kiệm thời gian. Nhưng khi quản lý

cơ sở dữ liệu thì đó là một thảm họa. Tốt nhất, trong mỗi thủ tục nên bổ sung một số tính năng xử lý lỗi

để chặn thông báo và loại bỏ nút Debug.



8. Đặt mật khẩu bảo vệ cơ sở dữ liệu



Việc thiết lập mật khẩu cho cơ sở dữ liệu sẽ giới hạn quyền truy cập cho từng người dùng cụ thể cũng rất

quan trọng mặc dù hiện nay có nhiều chương trình nhóm ba có thể phá bỏ mật khẩu của cơ sở dữ liệu.



Để cài đặt mật khẩu bạn chỉ cần thực hiện các thao tác sau:



 Mở cơ sở dữ liệu theo chế độ Exclusive bằng cách chọn Open Exclusive trong hộp thoại Open.



 Vào menu Tools\ Security\ Set Database Password.



 Nhập mật khẩu vào hộp Password và Retype Password.



 Thực hiện xong click OK.









Để gỡ bỏ mật khẩu thực hiện các bước sau:



29

 Mở cơ sở dữ liệu trong chế độ Exclusive.



 Vào menu Tools\ Security\ Unset Database Password.



 Nhập mậu khẩu.



 Click OK.



Bạn cũng có thể đặt mật khẩu bảo vệ cho các module VBA:



 Từ menu Tools của VBE, chọn Project Properties.



 Chọn tiếp tab Protection.



 Chọn tùy chọn Lock Project For Viewing.



 Nhập mật khẩu (hai lần).



 Click OK.



9. Chuyển đổi định dạng sang “mde” hay “accde”



Access bổ sung tính năng bảo mật dưới một định dạng file mde hoặc accde (trong Access 2007). Định dạng

này là một phiên bản “chỉ thực hiện” của cơ sở dữ liệu, có nghĩa là người dùng không có quyền truy cập

vào mã qua VBE và họ không thể thay đổi các đối tượng. Định dạng này chỉ bảo vệ được thiết kế mà

không bảo vệ được dữ liệu của bạn. Vì vậy bạn cần copy file mdb/accdb gốc trước khi nâng cấp hay thay

đổi.



Tuy nhiên khi sử dụng bạn cần lưu ý:



 Chỉ sử dụng định dạng này với frontend. Không sử dụng để bảo mật cho backend hay một cơ sở dữ

liệu độc lập. Còn nếu muốn thực hiện, bạn cần phải chuyển mọi dữ liệu sang một cơ sở dữ liệu mới

mỗi khi nâng cấp frontend.



 Định dạng này cũng không bảo vệ bảng biểu, truy vấn, macro, quan hệ, thuộc tính cở dữ liệu và

những tùy chọn khởi động.



Để chuyển đổi một cơ sở dữ liệu frontend sang định dạng mde hay accde bạn thực hiện các thao tác sau:



 Trong Access XP (hay các phiên bản Access trước đó), vào menu Tools\ Database Utilities\ Make

MDE File. Trong Access 2007, click vào Make ACCDE của Database Tools trong tab Database Tools.



 Trong hộp thoại kết quả, đặt tên cơ sở dữ liệu mới và chọn đường dẫn thư mục lưu sau đó click

Save.



10. Đặt mật khẩu bảo vệ hệ thống



Không phải lúc nào người dùng cũng làm việc trên máy tính, đôi khi họ phải đảm trách nhiều công việc

khác. Những lúc đó máy tính của họ sẽ không được chú ý và rất có thể sẽ bị xâm nhập. Cách tốt nhất để

tránh tình huống trên là đặt mật khẩu bảo vệ màn hình. Tiện ích bảo vệ màn hình sẽ tự động được kích

hoạt khi máy tính nhàn rỗi. Người dùng sẽ phải nhập mật khẩu trước khi truy cập vào hệ thống.



Trong Windows XP, bạn có thể đặt mật khẩu cho tiện ích bảo vệ màn hình theo cách sau:



30

 Vào menu Start\ Control Panel\ Display.



 Chọn tab ScreenSaver.



 Chọn kiểu ScreenSaver.



 Đặt thời gian ScreenSaver khởi chạy.



 Lựa chọn tùy chọn On Resume, Password Protection.



 Click OK.



Xian (Theo TechRepublic)





MS Access - Bài 28: Sử dụng công cụ Print Preview

Ở phần trước, bạn đã làm quen một chút về tính năng của công cụ xem trước khi in trong Access. Công cụ này

cho phép bạn xem lại dữ liệu được in trước in ra giấy. Do đó, nó giúp cho bạn nhiều hữu ích hơn.



Bạn có thể chọn tùy chọn Print Preview từ thực đơn File bất kỳ lúc nào muốn. Ví dụ, nếu bạn chọn Print

Preview trong khi bạn đang mở một Datasheet, bạn sẽ thấy bảng tương tự như hình 1 khi nó được in.









Hình 1: Chế độ Print Preview của một bảng



Cũng như các công cụ trong phần trước, công cụ Print Preview cho phép bạn xem xét dữ liệu sẽ in ra

trước khi nó được đưa tới máy in.



Ngân NT (Theo LearnAccess)

Xem thêm: microsoft access, in ấn, print preview







31

MS Access - Bài 27: In ấn thông tin cho các đối

tượng

Access cho phép bạn in ấn sự bố trí các bảng hay bất kỳ đối tượng cơ sở dữ liệu bạn đã định rõ (như các truy

vấn, biểu mẫu, macro). Thực hiện điều này sử dụng một tính năng mà Access gọi là Documenter. Để in một sắp

xếp báo cáo, chọn tùy chọn Analyze từ thực đơn Tools. Access hiển thị một trình đơn phụ và từ đó bạn

chọn Documenter. Access hiển thị hộp thoại Documenter như hình 1.









Hình 1: Hộp thoại Documenter



Nếu bạn có một đối tượng được lựa chọn trước khi bạn chọn Documenter, loại đối tượng bạn đã chọn

điều chỉnh tab của hộp thoại Documenter mà Access hiển thị. Tuy nhiên, bạn có thể xác định một đối

tượng khác, chỉ cần kích chuột vào tab thích hợp. Access hiển thị đối tượng đã định nghĩa phù hợp với thể

loại bạn lựa chọn.



Tiếp theo, tích vào các hộp chọn bên cạnh đối tượng hoặc các đối tượng mà bạn muốn có một báo cáo

được in. Ví dụ, nếu bạn muốn có một sắp xếp báo cáo cho bảng Business Customers (hình 1), bạn nên

chắc chắn hộp chọn phía bên trái đối tượng Business Customers được tích. Sau đó, kích chuột vào nút

Options. Access hiển thị hộp thoại Print Table Definition như hình 2.









Hình 2: Hộp thoại Print Table Definition.





32

Hộp thoại Print Table Definition cho phép bạn xác định các phần của bảng định nghĩa mà bạn muốn

Access in. Trong phần đầu tiên, xác định bảng thuộc tính bạn muốn Access bao gồm cả dữ liệu in ra. Hai

phần tiếp theo cho phép bạn chỉ ra mức độ chi tiết cho các trường và các chỉ mục. (Indexes là một hình

thức dưới dạng các phím cho các bảng. Chúng không thường được sử dụng, ngoại trừ các cơ sở dữ liệu

chuyên dụng. Bạn tạo các chỉ mục khi thiết kế bảng.) Hãy thực hiện những điều chỉnh nếu cần thiết và

sau đó kích chuột vào nút OK.



Chú ý: Nếu bạn chọn in sự sắp xếp của các đối tượng cơ sở dữ liệu khác (ngoài bảng),

Access thay thế hộp thoại Print Table Definition với một hộp thoại thích hợp cho loại

đối tượng được chọn.



Kích chuột vào nút OK ở hộp thoại Documenter. Access kiểm tra bảng (hoặc các đối tượng cơ sở dữ liệu

bạn đã chọn) và đưa ra một sự xác định in. Sau một thời gian ngắn, Access hiển thị dữ liệu in ra trên màn

hình như hình 3.









Hình 3: Print Definition cho một bảng.



Trước khi in sự định nghĩa từ máy in, Access cho bạn một cơ hội để xem nó trên màn hình. Quá trình

xem này là print preview (xem trước khi in); nó cho phép bạn chắc chắn lại mọi thứ đều ổn trước khi in.

Chú ý rằng Access làm giảm bớt số lượng các công cụ trên thanh công cụ ở phía trên cùng của màn hình.

Chỉ có một vài công cụ mà bạn thường sử dụng sau đây hiển thị:



 Print: Công cụ này hiển thị hộp thoại Print, với mục tiêu của các báo cáo gửi tới máy in.



 Zoom: Có hai công cụ zoom. Một công cụ trông giống kính lúp; nó luân phiên giữa việc xem cận

cảnh và toàn bộ trang dữ liệu in. Một công cụ khác là công cụ tỷ lệ phần trăm; nó cho phép bạn

chỉ ra một tỷ lệ phần trăm cụ thể cho phóng đại.



 Pages Per Screen. Loại này có 3 công cụ, được gọi là One Page, Two Pages, và Multiple Pages. 3

công cụ này cho phép bạn xác định có bao nhiêu trang in được hiển thị trên màn hình cùng một

lúc.



 Close Window. Công cụ này hủy bỏ việc in báo cáo và trở lại cửa sổ Database.

33

Thông tin thêm về công cụ Zoom, bạn có thể sử dụng chuột để phóng đại hoặc thu nhỏ. Chú ý rằng khi

bạn di chuyển nó trên trang in, con trỏ chuột xuất hiện như một kính lúp. Nếu bạn kích chuột, Access

hiển thị luân phiên việc xem cận cảnh hoặc toàn bộ trang. Khi bạn thấy báo cáo (hình 3), nó đang ở chế

độ cận cảnh. Nếu bạn muốn xem toàn bộ trang, chỉ cần kích chuột lên trang in. Màn hình xuất hiện như

hình 4.









Hình 4: Xem toàn bộ trang



Nếu sử dụng con trỏ chuột để kích chuột lên trang in một lần nữa, bạn sẽ thấy trang được xem cận cảnh

tại nơi con trỏ mà bạn kích



Khi bạn đã sẵn sang sự định nghĩa in, kích chuột vào công cụ Print. Lần lượt, Access in báo cáo từ máy in

mặc định. Thay vào đó, nếu bạn muốn đóng dữ liệu in, chỉ cần kích chuột vào công cụ Close.



Ngân NT (Theo LearnAccess)









MS Access - Bài 26: Điều chỉnh trang in

Giống như nhiều chương trình, Access cung cấp đầy đủ các tính năng của môi trường Window. Access sử dụng

các tiện ích in được cung cấp bởi môi trường Windows, có nghĩa là nó có thể sử dụng bất kỳ máy in nào

Windows sử dụng. Bạn không thể thêm hay xóa các máy in trong Access (nó đã có sẵn trong Windows),

nhưng có thể điều chỉnh máy in nào Access gửi thông tin và những tính năng máy in mà Access sẽ sử

dụng. Để điều chỉnh các thao tác in, sử dụng hộp thoại Page Setup.



Bạn có thể mở hộp thoại Page Setup từ nhiều cách khác nhau trong Access. Bất cứ lúc nào sẵn sàng in,

một công cụ hoặc thực đơn tùy chọn cho phép bạn xem hộp thoại Page Setup. Trong phần lớn các trường

hợp, bạn sẽ mở hộp thoại bằng cách chọn tùy chọn Page Setup từ thực đơn File. Hộp thoại Page Setup

hiển thị như hình 1.







34

Hình 1: Hộp thoại Page Setup.



Chi tiết của các phần trong hộp thoại:



Thiết lập Lề trang in (Printout Margins)



Thẻ đầu tiên trong hộp thoại Page Setup là Margins (hình 1). Dựa vào dữ liệu in, bạn có thể thay đổi mặc

định lề trang. Lề trang là khoảng trắng bên trái mỗi trang giấy. Thẻ Margins của hộp thoại Page Setup

cho phép bạn điều chỉnh lề bên trái của trang in là bao nhiêu. Để thiết lập một lề trang, chỉ cần thay đổi

thiết lập đã có ở một trong 4 margins.



Mặc định các lề là 1 inch trên mỗi trang giấy. Bạn có thể thay đổi các margins này, chỉ cần chọn hộp có

margin bạn muốn thay đổi và nhập một giá trị mới.







Chú ý: Một vài máy in yêu cầu khoảng cách lề tối thiểu. Ví dụ, một số máy in laser chỉ

in những nội dung nằm cách lề giấy 1/4 inch. Trong trường hợp này, Access không

cho phép bạn thay đồi các lề ít hơn giới hạn đã định của máy in



Thiết lập trang



Sử dụng thẻ Page của hộp thoại Page Setup (hình 2) bạn có thể thay đổi cách Access thường đặt thông tin

trên trang.









35

Hình 2: Thẻ Page của hộp thoại Page Setup.



Chú ý: Tùy chọn sẵn có trong hộp thoại Page Setup phần lớn phụ thuộc vào loại máy

in. Nếu một số tùy chọn không hiện hữu, đừng lo bởi vì máy in bạn đang sử dụng có

thể có các tùy chọn mà nhiều người dùng khác không có.



Thiết lập đầu tiên bạn có thể chỉ định trong hộp thoại là định hướng trang giấy. Thực tế, đây là một thuật

ngữ sai. Bản chất trang giấy là không được định hướng, đó là hình ảnh tạo bởi Access mà được định

hướng trong mối tương quan trang giấy. Để chọn định hướng nằm ngang hay dọc, sử dụng thiết lập trong

vùng Orientation ở phía trên cùng hộp thoại.



Tài liệu thường in mặc định là để giấy dọc. Điều này có nghĩa khi bạn đọc trang giấy, lề thu hẹp là phía

trên và phía dưới của trang. Nếu bạn quay trang 90o về phía bên trái hay bên phải, trang giấy sẽ ở chế độ

nằm ngang – lề thu hẹp về phía bên trái và bên phải trang. Chế độ quay ngang có ích khi bạn in các bảng

có nhiều cột.



Nếu máy in của bạn hỗ trợ nhiều kích thước giấy, chẳng hạn như các tiêu chuẩn và trang tính hợp lý, bạn

chỉ cần chọn cỡ giấy bạn muốn. Để chọn một cỡ giấy, thay đổi thông tin ở vùng Paper của hộp thoại. Dựa

vào máy in, bạn có thể thay đổi cả kích thước và nguồn trang giấy (hình 2). Bạn nên chọn kích thước và

nguồn giấy mà thực hiện phần lớn ý nghĩa của kết quả bạn muốn tạo.



Thay đổi máy in



Trình điều khiển máy in là phần mềm đặc biệt mà Windows sử dụng để giao tiếp với máy in. Phần lớn các

máy in phụ thuộc vào phần mềm đặc biệt của riêng chúng (nói cách khác, là trình điều khiển – driver

máy in riêng).



Hiếm có máy tính nào được cài đặt nhiều driver máy in trong cùng một hệ thống. Nhiều người có ít nhất

hai máy in, chẳng hạn như máy in mực và máy in laser. Một số khác thì sử dụng máy in trên máy tính

cùng mạng. Ví dụ, nếu một người nào đó trong công ty của bạn có một máy in laser phân giải cao, bạn

phải có một driver máy in được cài đặt trên máy cho máy in đó nếu không thì không thể truy cập trực

36

tiếp vào máy in. Trong trường hợp đó, bạn có thể xuất thông tin ra thành một tệp tin và gửi tệp tin đó tới

máy in khác để in thông tin.



Access cho phép bạn lựa chọn bất kỳ máy in nào có trình điều khiển đã cài đặt trong Windows. Tóm lại,

lựa chọn một driver máy in cho biết loại máy in bạn muốn sử dụng. Chọn một driver máy in tại vùng

Printer trong thẻ Page của hộp thoại Page Setup. (hình 2).



Thông thường chọn thiết lập Defautl Printer. Với thiết lập này, Access sử dụng máy in bạn đã thiết lập

như máy in mặc định trong Windows. Tuy nhiên, bạn có thể chọn máy in khác bằng cách tích vào tùy

chọn Use Specific Printer. Sau đó, nút Printer sẽ được kích hoạt và bạn có thể sử dụng nó để chọn máy in

bạn muốn. Khi kích chuột vào nút Printer, Access hiển thị một hộp thoại Page Setup mới cho chép bạn

xác định máy in bạn muốn dùng. Hình 3 biểu thị về hộp thoại này.









Hình 3: Hộp thoại Page Setup



Danh sách xổ xuống phía trên cùng hộp thoại hiển thị tên các máy in đã kết nối với máy tính của bạn,

cũng như tên các driver máy in bạn đã cài đặt. Không cần để ý tới máy in bạn chọn, Access sẽ nhớ sự

chọn lựa của bạn và sử dụng máy in đó cho tới khi bạn chọn máy in khác.



Bạn đã được lưu ý rằng, hộp thoại Print Setup thứ hai này (hình 3) tương tự như phần trên cùng hộp

thoại Print (hình 1). Access cho phép bạn xác định máy in nào bạn muốn sử dụng cả hai vị trí. Thay đổi

máy in trong một hộp thoại cũng giống như thay đổi máy in trong cả hai vị trí.



Chú ý: Thay đổi máy in sẽ ảnh hưởng tới tùy chọn sẵn có trong vùng Page Setup của

Access. Thông thường, Access chỉ hiển thị các thiết lập tùy chọn áp dụng cho máy in

hiện hành. Không nên lo lắng nếu hộp thoại thiết lập của bạn thay đổi khi máy in thay

đổi.



Khi hoàn thành việc xác định loại máy in bạn sử dụng, kích chuột vào nút OK. Sau đó có thể tiếp tục thiết

lập các tùy chọn in khác.



Điều chỉnh các thuộc tính máy in



Có hàng trăm máy in khác nhau trên thị trường. Đó là lý do mà Windows đòi hỏi driver máy in để giao

tiếp với một máy in cụ thể. Vấn đề phức tạp là mỗi loại máy in đều có những khả năng khác nhau. Ví dụ,

các máy in khác nhau sẽ điều khiển các loại trang giấy khác nhau. Một số máy in có thể in màu. Các máy

in khác đưa ra các tùy chọn khác nhau để in đồ họa.



Access cho phép bạn thay đổi các thuộc tính xác định được sử dụng bởi một máy in. Bạn có thể thực hiện

điều này bằng cách kích chuột vào nút Properties trong hộp thoại Print (hình 1) hoặc hộp thoại Page

Setup (hình 3). Access hiển thị hộp thoại Progerties của máy in. Hình thức hiện tại của hộp thoại này

37

hoàn toàn khác nhau, phụ thuộc vào máy in bạn sử dụng. Hình 4 hiển thị ví dụ của hộp thoại Properties

cho máy in Epson Stylus Photo 700.









Hình 4: Hộp thoại Properties cho máy in Epson Stylus Photo 700.



Máy in phổ biến này là loại máy in phun mực màu. Do vậy, các điều chỉnh trong hộp thoại Properties

được sử dụng để xác định màu nào nên in trên giấy. Các điều chỉnh khác cho phép bạn xác định việc cân

bằng giữa chất lượng và tốc độ. Các thẻ khác cho phép bạn chỉ ra các cách khác nhau mà máy in nên sử

dụng.



Nhằm thể hiện sự tương phản, hãy nhìn vào hình 5. Nó hiển thị thuộc tính Properties cho máy in HP

LaserJet. Chú ý rằng, sự điều chỉnh trong hộp thoại này hoàn toàn khác với sự điều chỉnh trong hình 4.

Bởi vì khả năng của hai máy in hoàn toàn khác nhau.









38

Hình 5: Hộp thoại Properties cho máy in HP LaserJet.



Sự điều chỉnh trong hộp thoại Properties của máy in HP cho phép bạn đặt nhiều hình ảnh trên một trang

tính đơn của trang in và điều chỉnh các tính năng của máy in khác.



Phần lớn thời gian của bạn không cần quan tâm với các thiết lập trong hộp thoại Properties của máy in.

Thay vào đó, bạn thường sử dụng những thiết lập mặc định được đưa ra bởi Windows. Bạn nên hiểu rằng

hộp thoại luôn sẵn có, tuy nhiên, sử dụng nó là cách chính để tận dụng các lợi thế của tính năng máy in.

Cách tốt nhất để tìm ra những điều khiển nào thực hiện trong hộp thoại Properties của máy in là thử

nghiệm. Bạn không nên sợ làm hỏng máy in, bạn có thể khám phá nhiều điều thú vị và cách sử dụng các

tính năng sẵn có trong máy in.



Ngân NT (Learn Access)









MS Access - Chương 7: In ấn bảng

Nhiều người dùng máy tính không nghĩ nhiều đến việc chuyện gì sẽ xảy ra sau khi họ lấy được thông tin của họ

từ cơ sở dữ liệu. Thông thường, việc chuyển thông tin thành cơ sở dữ liệu chỉ là một phần, bạn cần phải để ý về

việc in ra thông tin để có thể chia sẻ dữ liệu với những người khác.



Ở chương này, bạn sẽ tìm hiểu cách in thông tin chứa trong cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ tìm hiểu các khái niệm

được áp dụng dù bạn in một bảng đơn giản hay báo cáo phức tạp. Tuy nhiên, chương này mới chỉ là bắt

đầu. Hai chương khác trong tập Access này đề cập tới khả năng viết báo cáo. Cùng với 3 chương này, bạn

sẽ có tất cả công cụ cần thiết để tạo bất kỳ dữ liệu nào muốn đưa ra.



Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được các khái niệm sau đây:



39

 Làm thế nào để in nội dung của bảng.

 Cách lựa chọn máy in.

 Làm thế nào để xác định cách thức mà thông tin của bạn nên in ra

 Làm thế nào để in layout của một đối tượng

 Làm thế nào để xem trước trang in cho các trang đã lưu



Bài 25: In bảng



Như đã đề cập, sau khi nhập dữ liệu vào bảng, bạn muốn in một bản sao nội dung bảng. Access thực hiện

việc đó một cách rất đơn giản để in dữ liệu trong bảng. Bạn có thể in bảng theo các bước sau đây:



1. Chọn nút Tables trong cửa sổ Database.



2. Chọn tên bảng mà bạn muốn in



3. Lựa chọn tùy chọn Print từ thực đơn File hoặc kích chuột vào nút Print trên thanh công cụ.



Cách khác để in bảng là thực hiện theo các bước sau:



1. Chọn nút Tables trong cửa sổ Database



2. Chọn (đánh dấu) tên bảng bạn muốn in.



3. Kích chuột vào nút Open. Access hiển thị bảng ở chế độ Datasheet; bạn có thể thực hiện các thay đổi cho

bảng.



4. Lựa chọn tùy chọn Print từ thực đơn File hoặc kích chuột vào công cụ Print trên thanh công cụ



Nếu bạn kích chuột vào công cụ Print trên thanh công cụ, Access sẽ in bảng ngay. Nếu chọn tùy chọn

Print từ thực đơn File, Access hiển thị hộp thoại Print như hình 1.









Hình 1: Hộp thoại Print



Các phần riêng biệt của hộp thoại Print điều khiển những gì Access in. Nếu muốn điều chỉnh máy in nào

mà Access sử dụng để in bảng, sử dụng danh sách Name xổ xuống ở phía trên cùng của hộp thoại. Nếu

muốn thay đổi các thuộc tính riêng của máy in, kích chuột vào nút Properties. Lần lượt, Access hiển thị

40

hộp thoại Properties của máy in (sẽ được miêu tả ngay sau chương này).



Vùng Print Range cho phép bạn chọn các phần của bảng mà Access in. Bạn có thể in toàn bộ bảng, một

phần của bảng (các dòng hay cột mà bạn chọn) hay một vùng của trang. Ngay sau chương này, bạn sẽ học

cách xem trước dữ liệu trên màn hình trước khi in. Sử dụng tùy chọn Print preview, bạn phải quyết định

là in một vùng cụ thể của trang. Tùy chọn Pages cho phép bạn xác định một vùng của trang in.



Vùng Copies cho phép bạn yêu cầu Access tạo bao nhiêu bản sao của thông tin cần in. Hộp chọn Collate

chỉ có nghĩa nếu bạn in nhiều hơn một bản sao của bảng. Ví dụ, giả sử bảng của bạn cần in 5 trang. Nếu

cần hai bản sao và bạn tích chọn hộp Collate, Access sẽ in tất cả 5 trang bảng (lần 1) và sau đó in lại 5

trang (lần 2). Nếu bạn không chọn hộp Collate Copies, Access in lần lượt hai bản sao của mỗi trang

(Trong trường hợp này, bạn sẽ cần phải sắp xếp lại các bản sao sau đó).



Cuối cùng, ở phần giữa phía bên phải hộp thoại Print là hộp chọn Print to File. Hộp chọn này cho phép

bạn chuyển dữ liệu từ máy in thành một tập tin trên đĩa. In vào đĩa thực sự rất cần thiết. Ví dụ, bạn cần

gửi một báo cáo cho một ai đó ở xa. Bạn có thể in nó và fax cho họ hay gửi qua hệ thống thư điện tử. Tuy

nhiên, nếu bạn in báo cáo thành một tệp, bạn có thể thay vì gửi cho họ đĩa có chứa tập tin, hoặc gửi thư

điện tử in tệp tin cho họ. Nếu báo cáo rất lớn, việc gửi một thư điện tử hay đĩa có thể tiết kiệm rất nhiều

chi phí trong việc vận chuyển. Kết quả, họ nhận được thông tin rất nhanh và chi phí rất rẻ. Khi họ nhận

tệp tin, họ có thể chuyển nó tới máy in của họ và có một bản sao giống như bản sao bạn đã in cho họ.



Khi đã kết thúc, kích chuột vào nút OK. Access sẽ gửi thông tin của bạn tới máy in theo cách của bạn.

Nếu bạn lựa chọn hộp Print to File, Access sẽ hỏi bạn tên tệp để sử dụng như hình 2.









Hình 2: Hộp thoại Print to File.



Đây là một hộp thoại điều khiển tệp tin chuẩn. Bạn có thể sử dụng sự điều chỉnh mà nó cung cấp để lựa

chọn ổ và thư mục nơi chứa tệp tin. Tất cả việc cần làm là nhập tên tệp muốn và kích chuột vào nút OK.

Access sẽ gửi đầu ra của máy in vào đĩa tệp tin bạn chỉ định.



Nếu máy tính của bạn có quyền truy cập tới nhiều máy in hay nếu bạn cần kiểm soát dữ liệu in (có lẽ

bằng cách thay đổi hướng và lề trang in), bạn có thể sử dụng hộp thoại Print Setup được nói đến ở phần

tiếp theo.



Ngân NT (Learn Access)





MS Access - Bài 38: Sử dụng tính năng AutoCorrect



41

Quản Trị Mạng - Nếu bạn là một người sử dụng Word (bộ xử lý từ phổ biến của Microsoft) bạn có thể rất quen

thuộc với tính năng AutoCorrect. Công cụ này cũng thích nghi với Access để trợ giúp bạn thực hiện hiệu

quả hơn trong việc nhập dữ liệu.



Mục đích của AutoCorrect là tự động thay thế những gì bạn nhập vào. Điều này nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng

nó thực sự là một lợi ích. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên bị lỗi chính tả khi nhập dữ liệu, bạn có thể tác

động Access để nhận ra từ đó và thay thế nó bằng một từ thích hợp. Tương tự, bạn có thể xác định đoạn

mã ngắn mà có thể tự thay thế cho các từ hoặc các cụm từ dài.



Sử dụng AutoCorrect có lẽ là tính năng trợ giúp mạnh mẽ khi nhập dữ liệu. Ví dụ: khi bạn nhập từ

Amalgamated Widgets Worldwide, bạn có thể định nghĩa cụm từ đó trong AutoCorrect là aww để khi nhập

từ đó, nó sẽ tự động thay thế thành Amalgamate Widgets Wordwide.



Thêm các mục từ



Để thêm thông tin vào AutoCorrect, chọn AutoCoreect từ thực đơn Tools. Access hiển thị hộp thoại

AutoCorrect như hình 1.









Hình 1: Hộp thoại AutoCorrect



Ở phía trên hộp thoại AutoCorrect bạn có thể điều khiển một số thay đổi tự động.Gần phía dưới hộp

thoại là danh sách mục từ của AutoCorrect. Mỗi mục từ được tạo bởi 2 phần: phần phía bên trái

(Replace) là phần nhập mã từ tắt cho từ hay cụm từ dài ở phần phía bên phải, phần bên phải (With) thì

bạn nhập từ hay cụm từ muốn được tự động hiện ra khi gõ mã từ tắt.



Ví dụ: khi bản phải nhập cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide nhiều. Để không mất thời gian, bạn

làm như sau: Ở phần Replace, bạn nhập mã từ tắt là aww, còn ở phần With, bạn nhập Amalgamated

Widgets Worldwide, sau đó kích vào nút Add để thêm vào danh sách các mục từ AutoCorrect. Bây giờ,

bạn chỉ cần nhập mã từ aww, ngay lập tức nó sẽ tự động đổi thành cụm từ Amalgamated Widgets

Worldwide.





42

Như vậy, để thêm các mục từ tùy thích, bạn thực hiện bằng cách sử dụng hộp Replace và With. Tất cả

bạn cần làm là nhập vào hộp Replace và nhập vào hộp With từ mà bạn muốn nó được thay (làm tương tự

như ví dụ với cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide).



Loại bỏ mục từ



Chỉ khi bạn thêm các mục từ vào danh sách AutoCorrect, bạn cũng có thê xóa chúng. Để làm điều này,

chỉ cần chọn mục từ trong hộp thoại AutoCorrect (hình 1) và kích chuột vào nút Delete. Access sẽ bỏ mục

từ từ danh sách và không còn tự động thay đổi từ đã được sử dụng.



Bạn nên chú ý rằng Access không đòi hỏi xác minh sự xóa bỏ; nó chỉ thực hiện xóa. Tuy nhiên, các thông

tin đã xóa vẫn còn trong hộp Replace và With sau khi xóa. Điều này có nghĩa nếu bạn nhận ra mục từ

được xóa mà không muốn xóa, ngay lập tức bạn có thể kích chuột vào nút Add để nhập lại mục từ trong

danh sách AutoCorrect.



NgânNT (LearnAccess)









MS Access - Bài 39: Phân tích bảng

Quản Trị Mạng - Access gồm một công cụ rất mạnh mà bạn có thể sử dụng để phân tích dữ liệu trong một hoặc

nhiều bảng. Mục đính của việc phân tích là xác định nếu có ít dư thừa trong việc lưu trữ dữ liệu trong

bảng. “Ít dư thừa” ở đây có nghĩa là Access cố gắng loại bỏ bất kỳ dữ liệu nào mà được lưu trữ trong

bảng nhiều hơn một lần. Ví dụ, trường “company name” nên được đưa ra ngoài bảng gốc và được thay

thế bằng một bảng mới. Mặc dù kết quả sẽ là 2 bảng (bảng gốc và bảng mới), nhưng cơ sở dữ liệu sẽ hiệu

quả hơn vì thông tin không bị nhân đôi trong bảng gốc.



Một ví dụ có lẽ là cách tốt để chứng minh quá trình phân tích. Ví dụ trong phần này dựa trên cơ sở dữ

liệu Accounts.mdb. Cơ sở dữ liệu này chứa một bảng tên là Invoices, có trên 1000 hóa đơn trong đó. Một

số trường tối thiểu được duy trì trong bảng nhưng có khá nhiều sự dư thừa trong dữ liệu.



Bắt đầu phân tích



Với cơ sở dữ liệu Accounts, kích chuột vào nút Tables trong cửa sổ Database. Kích chọn bảng Invoices. Sau

đó, chọn Analyze từ thực đơn Tools. Access hiển thị một trình đơn phụ từ việc chọn bảng như hình sau:









Hình 1: Hộp thoại Table Analyzer Wizard.



43

Việc đầu tiên trên màn hình Wizard là việc giải thích mục đích của Table Analyzer Wizard. Bạn có thể

đọc hết các thông tin nếu muốn, sau đó kích chuột vào nút Next khi đã sẵn sàng Hộp thoại hiển thị như

hình sau:









Hình 2: Chọn bảng để phân tích



Hầu hết các cơ sở dữ liệu có thể có nhiều hơn một bảng. Thật may là cơ sở dữ liệu này chỉ chứa một bảng

có tên Invoices. Vì đây là bảng đã mặc định được chọn, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị hộp thoại

tiếp theo:









44

Hình 3: Bắt đầu quá trình phân tích



Ở bước này bạn cần quyết định là mình muốn cho phép Wizard lựa chọn các trường trong bảng chọn hay

bạn muốn thực hiện theo cách thủ công. Vì công việc của một Wizard thực hiện khá dễ dàng, ta chọn Yes,

let the wizard decide. Thậm chí nếu Wizard thực hiện lựa chọn không tốt, bạn có thể hủy bỏ quyết định ở

bước tiếp theo.



Xác nhận việc tách bảng



Khi bạn đã sẵn sàng, kích chuột vào nút Next. Access hiển thị như hình sau:









Hình 4: Xác minh việc tách bảng

Chú ý: Table Analyzer Wizard thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng. Bạn sẽ tìm

hiểu rõ hơn mối liên hệ được thực hiện như thế nào ở chương 13 “Tìm hiểu mối

quan hệ dữ liệu”



Ở phần này, Wizard cho bạn thấy những gì nó đề ra để làm. Đối với bảng Invoices gốc, Wizard dự định

chia thành 3 bảng. Hãy xem các trường mà Wizard gợi ý chuyển thành mỗi bảng, rất dễ để thấy mỗi bảng

chứa thông tin các hóa đơn giao dịch, các khách hàng, và các sản phẩm. Sử dụng hộp thoại này, bạn có

thể đặt tên cho các bảng.



Để thấy cách thực hiện như thế nào, phải chắc chắn Table1 được chọn (hình 4). Sau đó kích chuột vào nút

Rename (ở gần phía góc trên bên phải hộp thoại). Access hiển thị một hộp thoại nhỏ cho phép bạn xác

định tên bảng mới. Đối với Table1, tên nên được đặt là Invoice Transactions. Sau đó, kích chuột vào nút

OK. Access cập nhật tên như trong thanh tiêu đề đối với bảng có tên mới.



Bạn nên lặp lại công việc này để đặt tên cho Table2 và Table3 là Customers và Products. Kích chuột lên

thanh tiêu đề mỗi bảng và sau đó đổi tên. Khi hoàn thành, các bảng sẽ xuất hiện như hình sau:









45

Hình 5: Các bảng đã được đổi tên.



Những việc khác bạn có thể làm trong hộp thoại này (ngoài việc đặt tên cho các bảng) là ghi đè cách

Wizard chia bảng. Khi thực hiện phân tích, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng mỗi bảng được đưa ra phải chứa

các trường liên quan từ bảng gốc. Trong ví dụ này, Wizard đã thực hiện rât tốt, nó chỉ ra rằng chúng ta

đã có tên bảng Customers cần có một CustomerID duy nhất cũng như CustomerName và Discount.



Nếu bạn cần ghi đè việc phân chia của Wizard, tất cả cần làm là kích chuột vào một tên trường và kéo nó

từ một bảng tới bảng khác. Tuy nhiên, trong ví dụ này không thật sự cần thiết phải làm như vậy.



Xác nhận khóa chính



Khi kích chuột vào nút Next, Access hiển thị bước tiếp theo như hình sau:









Hình 6: Thiết lập khóa chính



46

Hộp thoại này tương tự như hộp thoại đã sử dụng trong phần trước. Tuy nhiên, khác nhau ở các nút điều

khiển phía trên cùng hộp thoại. Wizard sẽ hỏi để xác nhận mỗi bảng phải có một khóa chính. Những khóa

chính cho các bảng Customers và Products được tạo bởi Wizard. Tuy nhiên, Wizard quên rằng trường

ID sẽ là một khóa chính trong bảng Invoice Transactions.



Để xác định trường ID là một khóa, đầu tiên kích chọn tên trường. Sau đó kích chọn công cụ mà biểu thị

chiếc khóa. Access đáp lại bằng cách đặt một khóa nhỏ ở phía bên trái trường ID trong bảng Invoice

Transaction.



Lỗi Correcting Typographical



Khi kích chuột vào nút Next, Wizard sẽ phân tích dữ liệu trong bảng được gợi ý và hiển thị những gì có

thể được cho là lỗi. Access thực hiện điều này với mỗi bảng mới được tạo bởi Wizard. Vì hai bảng mới

(Customerds và Products) được tạo bởi Wizard trong ví dụ này, điều này có nghĩa Access hiển thị hai hộp

thoại typographical correction. Hộp thoại đầu tiên cho bảng Customer như hình sau:









Hình 7: Lỗi Correcting typographical đối với bảng Customers



Đây là hộp thoại đã hiển thị 5 tên khách hàng mà cho rằng có thể bị lỗi. Nó đưa ra kết quả này bằng cách

sử dụng một thuật giải bên trong. Nếu chính tả của dữ liệu đúng với dữ liệu trong bảng thì nó được cho là

lỗi tiềm ẩn. Tất cả bạn cần làm là sử dụng danh sách kéo xuống trong cột Correction để chọn chính tả

đúng hoặc thiết lập (Leave As Is).



Chú ý: Nếu bạn đang phân tích một bảng lớn mà đã làm việc với nhiều người trong

một thời gian dài, rất có thể bạn sẽ gặp nhiều lỗi trong tài liệu. Phải chắc chắn bạn

dành thời gian để sửa những lỗi cần thiết trong bước này; nó sẽ dễ hơn là kiểm tra

lỗi sau đó.



Trong ví dụ bảng Customers này, không có lỗi chính tả. Bạn nên thay đổi cột Corrections bằng tất cả các

bản ghi (Leave As Is) mà thiết lập được chọn. Khi hoàn thành, kích chuột vào nút Next. Wizard sau đó

hiển thị bảng Products như hình 8.



47

Hình 8: Lỗi Correcting typographical đối với bảng Customers.



Nó chỉ xảy ra như vậy khi một bản ghi được xác định là có thể bị lỗi.Tất nhiên, trong bảng riêng của bạn

thì có thể có lỗi. Bạn nên xuyên suốt quá trình sửa lỗi thật chính xác như làm với bảng Customers. Trong

trường hợp này, bạn chọn tùy chọn Leave As Is cho cột Correction.

Kết thúc việc phân tích.



Khi kích chuột vào nút Next, Wizard hiển thị bước cuối cùng như hình sau









Hình 9: Bước phân tích cuối cùng.





48

Bước cuối cùng trong Table Analysis Wizard là nơi bạn xác định nếu muốn tạo một truy vấn trông như

bảng gốc. Nếu không muốn tạo truy vẫn bạn có thể tích chọn No, don’t create the query và kích nút

Finish để kết thúc quá trình phân tích bảng. Trong trường hợp bạn muốn tạo truy vấn, nó có nghĩa rằng

Wizard tạo một truy vấn là sự pha trộn của 3 bảng, được kết hợp như bảng gốc.



Kích chọn Yes, create the query và kích nút Finish để hoàn thành quá trình phân tích bảng. Access hiển

thị truy vấn mới lên màn hình như hình 10.









Hình 10: Truy vấn mới được tạo bởi Table Analysis Wiard.





Microsoft Office 2007 : Access

Cho dù bạn đã từng sử dụng qua bộ Microsoft Office 2003 hay các phiên bản trước đây thì khi tiếp xúc với

phiên bản Microsoft Office 2007 mới nhất này, bạn sẽ vẫn cứ “lúng ta lúng túng” như người mới bắt đầu.



Thật vậy, bộ Office 2007 là một sự “lột xác” cả về hình thức lẫn nội dung mà chắc chắn bạn sẽ phải tốn

khá nhiều thời gian tìm hiểu về nó. Tuy nhiên khi đã làm chủ được bộ phần mềm này rồi thì bạn sẽ cảm

thấy công việc văn phòng của mình trở nên nhẹ nhàng hơn trước nhiều vì bố cục chương trình được sắp

xếp lại hợp lý, các công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, những tính năng mới đáp ứng tốt hơn

nhu cầu của bạn...



Làm quen với giao diện mới



Trong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó là hệ thống

“ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command button). Các nút

lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn font, cỡ chữ, in đậm,

nghiêng, gạch chân... được gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung một tác vụ lại được gom vào trong

một thẻ.



Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button. Nhấn nút

này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao gồm các lệnh:

New, Open, Save, Print...

49

Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến

những nút lệnh thường dùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và bổ sung thêm những

nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách đánh dấu chọn vào nó.



Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh









Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh một cách

nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữ cái trên các thẻ, bạn

nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt. Bây giờ trên các nút lệnh lại xuất

hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự.



Tạo một tài liệu mới



Tương tự như Word 2003, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn

chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document.



Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn Installed Templates,

sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối

Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.









Mở tài liệu có sẵn trên máy



Tương tự như Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft Office

Button , chọn Open.

50

Lưu tài liệu



Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn

Save.



Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu.



Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím

tắt F12, tương tự như Word 2003).



Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước



Mặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen

thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài

thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007

cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn

chọn Word 97-2003 Document).



Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn

Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in

this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.









51

Trong Word 2003 cũng có tính năng mặc định lưu theo một định dạng nào đó (dĩ nhiên không có định

dạng của Word 2007). Để truy cập tính năng tương ứng trên Word 2003, bạn vào menu Tools > Options >

thẻ Save > chọn định dạng trong mục Save Word files as > OK.



Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ



Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự động theo

chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu check vào Save

AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh. Nhấn OK.



Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS



Một tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. Có lẽ bạn

đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) là loại

file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo khi file được xem trên mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác

các phần định dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay đổi.



Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as

PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS

hay http://tinyurl.com/y32j78 và làm theo hướng dẫn trong đó để cài đặt.



Cài xong bạn có thể lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button , chọn

Save As, chọn PDF or XPS.









Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu



Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với hộp Zoom trên thanh công cụ Standard của Word 2003, nó giúp phóng

to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn. Còn trên Word 2007, công cụ này nằm ở đâu? Bạn hãy đưa

mắt xuống góc dưới bên phải cửa sổ, trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trượt Zoom . Bạn chỉ việc kéo

thanh trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu.









Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt



Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu về đúng kích cỡ của nó. Cũng trong nhóm

Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa đúng 1 trang trên màn hình, nút Two Pages hiển thị đúng

2 trang, còn Page Width là chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng màn hình. Nhấn nút

Zoom sẽ cho nhiều tùy chọn hơn nữa.



Xem tài liệu ở chế độ Full Screen Reading



Ở Word 2003, bạn có thể xem tài liệu giống như xem sách (2 trang đối diện nhau, và chiều rộng màn hình

được tận dụng tối đa để có thể đọc và ghi chú vào tài liệu một cách dễ dàng). Cách thực hiện: vào menu

View – Reading Layout.

52

Đối với Word 2007, công cụ này nằm ở thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading. Khi ở

chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên ở góc dưới của trang để di chuyển qua lại giữa các trang.

Nhấn ESC để trở về chế độ Print Layout. Cũng trong nhóm Document Views bạn có thể chọn nhiều chế

độ hiển thị khác như Web Layout, Outline, Draft.









Thanh thước kẻ (Ruler)



Thước kẻ dọc và ngang rất tiện lợi cho bạn canh chỉnh, thế nhưng trong phiên bản Word 2007 này hình

như Microsoft đã loại bỏ nó rồi? Không phải vậy, cũng như Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt thanh

Ruler (menu View – Ruler), trong phiên bản 2007, chức năng này đã được đưa vào thẻ View, nhóm

Show/Hide. Bạn chỉ việc đánh dấu check vào mục Ruler để cho nó hiện lên lại.



Một cách khác để cho thước kẻ hiện ra là nhấn chuột vào nút View Ruler ở phía trên thanh cuộn dọc.









Nếu thực hiện cách này mà bạn chỉ thấy có mỗi thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ dọc đâu

cả, hãy làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word

Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái chọn Advanced. Kéo thanh trượt ở khung bên phải

xuống dưới nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view. Nhấn OK



Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu ở chế độ Print Layout thì mới hiện đủ được các thanh thước kẻ.



Duyệt tài liệu ở chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails)



Chế độ này rất hữu ích nếu trong tài liệu của bạn có quá nhiều trang vì nó cho bạn một cái nhìn tổng thể

về các trang, và bạn có thể nhảy nhanh đến một trang bất kỳ.

53

Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails. Lập tức bên trái cửa

sổ xuất hiện một khung chứa hình thu nhỏ của các trang trong tài liệu, kèm theo số trang ở bên dưới. Bạn

nhấn chuột vào một trang để nhảy đến trang đó.









Thay đổi xác lập lề trang

Trong Word 2003, để thay đổi những xác lập trang, bạn vào menu File – Page Setup. Còn trong Word

2007 thì sao? Các xác lập trang giấy nằm trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup.



- Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, một menu xổ xuống cho bạn chọn những kiểu lề trang mình

thích (mỗi kiểu lề đều có ghi chú thông số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal thì lề trên, dưới, trái, phải đều

cách mép giấy 1 inch...).









54

- Nếu như các thông số lề trang bạn muốn xác lập không có sẵn trong danh sách, hãy nhấn Custom

Margins ở cuối menu, sau đó tự mình nhập vào thông số mới.



Hiển thị các lề trang



Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái

nhấn Advanced, khung bên phải kéo thanh trượt xuống nhóm Show document content và đánh dấu check

vào hộp kiểm Show text boundaries. Nhấn OK.



Các lề trang sẽ xuất hiện trong tài liệu dưới dạng đường đứt nét



Trong Word 2003, bạn có thể thực hiện chức năng tương ứng bằng cách vào menu Tools – Options > thẻ

View > đánh dấu check mục Text boundaries trong nhóm Print and Web Layout options > OK.



Chọn hướng giấy cho toàn bộ tài liệu



Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation và chọn một trong hai kiểu là Portrait

(trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang).



Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu



- Dùng chuột quét chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc hoặc ngang.



- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins.



- Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang) trong mục

Orientation.



- Trong mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.



Thay đổi cỡ giấy



Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size.

Menu xổ xuống cho bạn chọn một trong các cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, Postcard...



Muốn xác lập một cỡ giấy đặc biệt không có trong danh sách, bạn chọn More Paper Sizes ở cuối menu và

nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) mình thích.



Khắc phục hiện tượng: Lề trên bị biến mất



Khi bạn xem tài liệu ở chế độ Print Layout, điểm chèn nằm ở sát góc trên bên trái trang, giống như là

không có lề trên vậy. Cách khắc phục:



1. Khi lề trên hoặc lề dưới không hiển thị, bạn đưa con trỏ chuột đến lề trên hoặc lề dưới của trang cho

đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu rồi nhấn đúp chuột vào.



2. Lề trên và lề dưới giờ đây đã được hiển thị.



Một cách khác để khắc phục hiện tượng bị mất lề trên:



- Trong thẻ View, nhóm Document Views, đảm bảo rằng nút Print Layout đang được chọn.



- Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options.

55

- Trong khung bên trái, chọn Display.



- Ở khung bên phải, dưới nhóm Page display options, đánh dấu chọn mục Show white space between

pages in Print Layout view. Nhấn OK.



Khác với Word 2007 phải nhấn đúp chuột, trong Word 2003 để hiển thị lại lề trên, bạn đưa con trỏ chuột

đến lề trên hoặc lề dưới của trang cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu rồi nhấn một lần chuột

trái vào.



Chèn Header, Footer cho toàn bộ tài liệu



Trong Word 2003, để chèn Header hay Footer vào tài liệu, chúng ta vào menu View – Header and Footer.

Còn trong Word 2007, tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer.



Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế đến bạn nhập nội dung cho Header

hay Footer đó. Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header / Footer sẽ được

áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.









Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới



Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn lại một

Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại.



Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page

Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới mục Headers and

footers. Nhấn OK.



Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu.



Trong Word 2003, bạn cũng có thể loại bỏ Header / Footer cho trang đầu tiên bằng cách vào menu File –

Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different first page > OK.



Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ



Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page

Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên dưới mục Headers and

footers. Nhấn OK.



Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header /



56

Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ.



Trong Word 2003, bạn cũng có thể thực hiện tương tự bằng cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ

Layout > đánh dấu check Different odd and even > OK.



Thay đổi nội dung của Header / Footer



Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit

Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. Trong khi chỉnh

sửa bạn có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc... cho tiêu đề Header / Footer bằng cách chọn

chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh.



Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu.



Xóa Header / Footer



Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Remove

Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống.



Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu



- Trước tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu. Nhấn chuột vào vị trí muốn

đặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt

vùng phù hợp trong Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về ngắt trang / ngắt

vùng ở những bài viết sau).



- Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn Edit

Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer.



- Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous đang sáng thì nhấn vào nút

này một lần nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vùng mới này với vùng trước đó. Bạn sẽ thấy

mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất.



- Sau đó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng mới này và yên tâm rằng những Header / Footer của

các vùng trước đó không bị thay đổi theo.



Thay đổi giao diện cho Office



Theo những ảnh trên bạn có thấy là màu xanh truyền thống của Microsoft Word đã bị thay đổi? Office

2007 có tính năng thay đổi giao diện hiển thị (cho tất cả các chương trình nằm trong bộ Office 2007) và có

3 màu để bạn có thể lựa chọn: Màu xanh (Blue), màu đen (Black), màu bạc (Silver). Bạn có thể thay đổi

bằng cách nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung

bên trái nhấn Popular, tại phần Color Scherme chọn màu mà bạn muốn (Chú ý: thay đổi sẽ được áp dụng

khi khởi động lại chương trình Office đang mở).









57

Chèn số trang vào văn bản



Số trang này sẽ được đưa vào Header hay Footer tùy ý bạn. Để thực hiện, bạn chọn thẻ Insert, tại nhóm

Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number. Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số

trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2007 cung cấp sẵn khá nhiều mẫu

đánh số trang và bạn chỉ việc chọn một trong các mẫu này là xong.









Thay đổi dạng số trang



Bạn có thể thay đổi dạng số trang theo ý thích của mình mà định dạng chuẩn không có sẵn. Để thực hiện,

bạn nhấn đúp vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang. Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer,

bạn nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.



Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu đánh số mình thích, sau

đó nhấn OK.



Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang

58

Nhấn đúp chuột vào Header hay Footer, nơi bạn đã đặt số trang tại đó.



Dùng chuột chọn số trang. Tại thanh công cụ mini vừa xuất hiện ở bên trên, bạn có thể chọn lại font chữ,

cỡ chữ, định dạng lại chữ đậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích. Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn đúp

chuột vào vùng nội dung chính của tài liệu.



Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác



Bạn có thể bắt đầu đánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 như mặc định. Cách thực hiện: Tại thẻ

Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp

thoại xuất hiện, bạn chọn Start at và nhập vào con số bắt đầu khi đánh số trang. Nhấn OK.



Ghi chú: Nếu tài liệu của bạn có trang bìa và bạn muốn trang đầu tiên sau đó được bắt đầu bằng 1, tại ô

Start at, bạn hãy gõ vào 0.



Xóa số trang đã đánh



Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau đó chọn Remove Page Numbers

ở cuối menu.



Xóa số trang ở trang đầu tiên của tài liệu

Trong tài liệu, thường trang đầu tiên không được đánh số vì nó là trang bìa. Áp dụng phần ghi chú ở thủ

thuật “Bắt đầu đánh số trang bằng một số khác” bên trên, trang bìa vẫn được đánh số là 0. Vì vậy bạn

hãy thực hiện thêm bước sau để xóa hẳn số trang ở trang đầu tiên của tài liệu.



- Nhấn chuột vào bất kỳ vùng nào của tài liệu



- Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào ô vuông góc dưới bên phải của nhóm Page Setup để mở hộp

thoại Page Setup ra.



- Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp thoại, bên dưới Headers and footers, bạn đánh dấu chọn vào hộp

kiểm Different first page. Nhấn OK.



Bây giờ bạn hãy kiểm tra lại xem, có đúng là trang đầu tiên không có số trang, sau đó trang kế được đánh

số 1 không nhé.



Ngắt trang – ngắt vùng



Trong Word 2003, người dùng thường vào menu Insert – Break để chèn vào tài liệu các ngắt trang, ngắt

vùng. Còn trong Word 2007 bạn hãy thực hiện như sau.



NGẮT TRANG



Chèn một ngắt trang đơn thuần



Trước tiên bạn để con trỏ vào vị trí muốn bắt đầu trang mới. Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn

vào nút Page Break.

Lập tức, phần nội dung phía sau con trỏ sẽ được đưa vào một trang mới.



Tránh ngắt trang giữa một đoạn



- Chọn một đoạn mà bạn muốn tránh ngắt thành 2 trang.



59

- Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút ô vuông ở góc dưới phải của nhóm Paragraph để mở hộp thoại

Paragraph.









- Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế đến đánh dấu chọn vào hộp kiểm Keep

lines together. Nhấn OK là xong.



Tránh ngắt trang giữa các đoạn



- Chọn các đoạn mà bạn muốn giữ trên 1 trang đơn.



- Tại thẻ Page Layout, nhấn vào nút ô vuông ở góc dưới phải của nhóm Paragraph để mở hộp thoại

Paragraph.



- Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế đến đánh dấu chọn vào hộp kiểm Keep

with next. Nhấn OK là xong.



Tạo ngắt trang trước một đoạn



- Nhấn chuột vào đoạn mà bạn muốn tạo ngắt trang trước nó.



- Tại thẻ Page Layout, nhấn vào nút ô vuông ở góc dưới phải của nhóm Paragraph để mở hộp thoại

Paragraph.



- Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế đến đánh dấu chọn vào hộp kiểm Page

break before. Nhấn OK.









60

Tránh ngắt trang trong một hàng của bảng



- Nhấn chuột vào hàng của bảng mà bạn không muốn ngắt, hoặc chọn toàn bộ bảng nếu bạn không muốn

bảng bị ngắt.



- Trên thanh công cụ, nhấn vào thẻ Layout.



- Tại nhóm Table, nhấn nút Properties.



- Trong hộp thoại Table Properties, mở thẻ Row, bỏ dấu kiểm Allow row to break across pages. Nhấn

OK.



NGẮT VÙNG



Các loại ngắt vùng có thể chèn



- Lệnh Next Page chèn ngắt vùng vào và bắt đầu vùng mới trên trang mới kế tiếp. Loại này thích hợp để

bắt đầu một chương trong tài liệu.



- Lệnh Continuous chèn ngắt vùng và bắt đầu vùng mới trên cùng một trang. Loại này hữu dụng cho việc

thay đổi định dạng, chẳng hạn trình bày số cột khác nhau trên cùng một trang.



- Lệnh Even Page hoặc Odd Page chèn một ngắt vùng và bắt đầu vùng mới trên trang chẵn hoặc lẻ kế

tiếp. Nếu bạn muốn các chương trong tài liệu luôn bắt đầu ở trang chẵn hoặc trang lẻ, hãy dùng tùy chọn

Even Page hoặc Odd Page.



Thay đổi bố cục hoặc định dạng tài liệu



- Nhấn chuột vào nơi muốn thay đổi định dạng.



- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Breaks.



- Trong phần Section Breaks, bạn hãy chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp. Chẳng hạn, nếu bạn chia tài liệu

thành các chương và mỗi chương bạn muốn bắt đầu ở trang lẻ, hãy chọn Odd Page.









61

Xóa các thay đổi của bố cục tài liệu



Ngắt vùng dùng để chỉ ra nơi thay đổi định dạng trong tài liệu. Khi xóa ngắt vùng đi thì phần văn bản ở

vùng trước và sau sẽ được áp dụng chung định dạng.



- Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Draft để có thể nhìn thấy các đường đứt đôi của vùng

ngắt.



- Dùng chuột chọn ngắt vùng mà bạn muốn xóa. Nhấn Delete.



THÊM TRANG - XÓA TRANG



Thêm một trang mới



- Nhấn chuột vào bất cứ nơi nào mà bạn muốn chèn vào thêm một trang mới.



- Trong thẻ Insert, nhóm Pages, nhấn nút Blank Page.



Trang mới sẽ được chèn vào vị trí sau con trỏ chuột đang đứng.



Thêm một trang bìa



Word 2007 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang bìa luôn được

chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài liệu.



- Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page.



- Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa đó sẽ được áp dụng

vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi nội dung các dòng chữ mặc định bằng dòng chữ mình thích.









Xóa trang bìa



Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, sau đó nhấn

62

Remove Current Cover Page.



Xóa một trang trống



Bạn có thể xóa một trang trống trong tài liệu bằng cách xóa đi các ngắt trang. Hãy đảm bảo rằng bạn

đang xem tài liệu ở chế độ Draft (trong thẻ View, nhóm Document Views, nhấn nút Draft). Chọn 2 dấu

ngắt ---Page Break--- liên tiếp nhau và xóa nó đi.



Lưu ý: Nếu trang trống nằm ở cuối tài liệu thì bạn sẽ chỉ thấy một dấu ngắt ---Page Break--- mà thôi, và

bạn cũng chỉ việc xóa nó đi là trang trống sẽ biến mất.



Xóa một trang đơn có chứa nội dung



- Đặt con trỏ vào trang bạn muốn xóa.



- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút mũi tên bên cạnh nút Find, chọn Go To (hoặc nhấn phím tắt

Ctrl+G).



- Trong hộp thoại xuất hiện, bạn gõ \page vào ô nhập liệu và nhấn Enter. Toàn bộ nội dung của trang hiện

hành sẽ được chọn.



- Nhấn nút Close. Sau đó nhấn phím Delete để xóa đi nội dung của trang.



ĐẾM SỐ TỪ TRONG TÀI LIỆU



Word 2007 có thể đếm số từ của tài liệu trong khi bạn gõ văn bản. Ngoài ra chương trình còn có thể đếm

số trang, số đoạn, số dòng, số ký tự có hoặc không có khoảng trắng.









Đếm số từ trong khi gõ văn bản



Trong khi bạn gõ văn bản, Word 2007 sẽ tự động đếm số trang và số từ có trong tài liệu. Thông tin này

được hiển thị trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình: mục Page (số trang) và Wor ds (số từ).



Đếm số từ trong vùng chọn



Bạn có thể đếm số từ trong các vùng chọn, và các vùng chọn này không nhất thiết phải liền mạch nhau.



- Trước tiên bạn dùng chuột chọn vùng cần đếm. Nếu các vùng không liền mạch nhau, sau khi chọn vùng

đầu tiên, bạn giữ phím Ctrl và chọn thêm các vùng khác.



63

- Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong vùng chọn. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là

trong vùng chọn có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.



Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ



- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.



- Trong hộp thoại Word Count, đánh dấu check vào mục Include textboxes, footnotes and endnotes.



Đếm số từ trong textbox



- Chọn textbox mà bạn muốn đếm từ.



- Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong textbox. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là

trong textbox có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.



Xem số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng



Để có đầy đủ thông tin về số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng, bạn thực hiện một trong hai cách sau:



- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.



- Trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình, bạn nhấn chuột vào mục Words.



Hộp thoại Word Count xuất hiện cho bạn đầy đủ thông tin mà bạn muốn



TÌM VÀ THAY THẾ



Tìm văn bản



Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau:



- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).









64

- Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào đoạn văn bản

cần tìm.



- Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong

văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document.



- Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC.



Tìm và thay thế văn bản



- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).



- Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.



- Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế.



- Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn nhấn Find Next.



- Để thay thế đoạn văn bản, bạn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đoạn văn bản

tiếp theo.



- Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, bạn nhấn Replace All.



Tìm và tô sáng đoạn văn bản tìm được



Để dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm được, bạn có thể tô sáng nó trên màn hình (không tô sáng khi in ra).



- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F).



- Trong hộp Find what, nhập văn bản mà bạn muốn tìm.



- Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All.



- Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, bạn nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn

Clear Highlighting.









Tìm và thay thế những định dạng đặc biệt



- Trong thẻ Home, nhóm Editing, bạn nhấn nút Replace (Ctrl+H).





65

- Nhấn nút More nếu bạn không nhìn thấy nút Format.









- Để tìm kiếm đoạn văn bản với định dạng đặc biệt, bạn hãy nhập đoạn văn đó trong ô Find what. Nếu chỉ

để tìm kiếm định dạng, hãy để trống ô này.



- Nhấn nút Format, sau đó chọn định dạng mà bạn muốn tìm.



- Nhấn vào ô Replace with, sau đó nhấn Format, chọn định dạng thay thế. Nếu bạn cũng muốn thay thế

bằng đoạn văn bản, hãy nhập đoạn text đó vào ô Replace with.



- Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định dạng đặc biệt. Để thay thế toàn bộ, nhấn

Replace All.



Tìm và thay thế các dấu đoạn, ngắt trang và các mục khác



- Trong hộp thoại Find and Replace xuất hiện sau khi nhấn Ctrl+H, bạn nhấn nút More nếu không thấy

nút Special.



- Nhấn vào ô Find what, sau đó nhấn nút Special và chọn một mục cần tìm.



- Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with.



- Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.



Sử dụng ký tự đại diện khi tìm kiếm



- Bật hộp thoại Find and Replace lên.



- Nhấn nút More để mở rộng hộp thoại.



66

- Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards.



- Nhập từ cùng những ký tự đại diện vào ô Find what.



- Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with.



- Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.



Bảng các ký tự đại diện



Một ký tự bất kỳ ?“s?t” tìm “sat” và “set”.Một dãy ký tự*“s*d” tìm “sad” và “started”.Bắt đầu một từ

“(in)>” tìm “in”,

“within”. Không tìm “interesting”.Một trong những ký tự chỉ định []“w[io]n” tìm “win” và “won”.Một

ký tự bất kỳ trong dãy[-]“[r-t]ight” tìm “right” và “sight”. Dãy phải theo thứ tự tăng dần.Một ký tự bất

kỳ, trừ những ký tự cho sẵn trong ngoặc[!x-z] “t[!a-m]ck” tìm “tock”, “tuck”. Không tìm “tack” hay

“tick”.



Để tìm một ký tự định nghĩa như một ký tự đại diện, bạn gõ dấu \ trước ký tự đó. Chẳng hạn gõ \? để tìm

dấu hỏi. Bạn có thể sử dụng dấu ngặc đơn để nhóm các ký tự đại diện và đoạn text để chỉ ra thứ tự phép

tính. Ví dụ gõ để tìm “presorted” và “prevented”.



Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện \n để tìm kiếm một biểu thức và thay thế bằng một biểu thức được sắp

xếp. Ví dụ gõ (Office) (Word) vào ô Find what và gõ \2 \1 vào ô Replace with. Kết quả là chương trình sẽ

tìm cụm từ Office Word và thay bằng Word Office.



CHÈN BIỂU TƯỢNG HOẶC KÝ TỰ ĐẶC BIỆT



Chèn biểu tượng



- Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn biểu tượng trong tài liệu.



- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol.



- Thực hiện tiếp một trong hai thao tác sau:



 Nhấn chuột vào biểu tượng bạn muốn chèn trong danh sách xổ xuống.

 Nếu biểu tượng cần chèn không có trong danh sách, bạn nhấn More Symbols ở cuối danh sách.

Hộp thoại Symbol xuất hiện. Tại mục Font, bạn chọn một font chữ mình thích, nhấn chọn biểu

tượng cần chèn trong khung bên dưới, nhấn nút Insert để chèn. Xong nhấn Close để đóng hộp

thoại Symbol lại.



Ghi chú: Nếu bạn chọn một loại font chữ mở rộng, chẳng hạn Arial hoặc Times New Roman, danh sách

Subset sẽ xuất hiện bên cạnh mục chọn Font. Sử dụng danh sách này để chọn các ký tự của ngôn ngữ mở

rộng.



Chèn một ký tự đặc biệt



- Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn vào một ký tự đặc biệt.



- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol. Sau đó chọn More Symbols.







67

- Trong hộp thoại Symbol, nhấn chọn thẻ Special Characters.



- Bạn chọn trong danh sách một ký tự cần chèn và nhấn nút Insert.



- Nhấn nút Close để đóng hộp thoại lại.



Chèn một ký tự Unicode từ hộp thoại Symbol



Khi bạn chọn một ký tự Unicode trong hộp thoại Symbol, mã của nó hiển thị trong hộp Character code.



- Nhấn chuột vào vị trí bạn muốn chèn ký tự Unicode.



- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol và chọn More Symbols.



- Trong hộp thoại Symbol, thẻ Symbols, tại hộp Font bạn chọn font chữ mình thích.



- Tại ô From, bạn chọn Unicode (hex).









- Nếu hộp Subset hiển thị, nhấn chọn một ký tự subset.



- Nhấn vào ký tự bạn muốn chèn trong danh sách và nhấn nút Insert.



- Nhấn Close.



Dùng bàn phím để chèn ký tự Unicode vào tài liệu

Nếu bạn biết mã của ký tự cần chèn, bạn có thể nhập vào mã đó trong tài liệu và nhấn phím Alt+X để



68

chuyển đổi nó sang ký tự. Chẳng hạn bạn nhập vào 00A9 và nhấn Alt+X ngay sau đó sẽ được ký tự.

Ngược lại, để hiển thị một mã ký tự Unicode của một ký tự nào đó trong tài liệu, bạn đặt con nháy phía

sau ký tự đó và nhấn Alt+X.



Chèn một biểu tượng được định nghĩa sẵn bằng cách sử dụng AutoCorrect



Để sử dụng được tính năng này, trước hết bạn cần bật AutoCorrect lên:



- Nhấn Microsoft Office Button, sau đó chọn Word Options.



- Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing ở khung bên trái.



- Nhấn nút AutoCorrect Options. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ AutoCorrect.



- Đánh dấu chọn mục Replace text as you type.



- Nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại.









Tạo mục AutoCorrect của riêng bạn



- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol, chọn More Symbols.



- Ở hộp thoại Symbol xuất hiện, bạn nhấn vào thẻ Symbols hay Special Characters tùy ý.



- Chọn một biểu tượng hay ký tự đặc biệt mà bạn muốn đưa vào mục AutoCorrect.



- Nhấn nút AutoCorrect. Biểu tượng bạn chọn sẽ xuất hiện trong hộp With.



- Trong mục Replace, bạn gõ các ký tự mà Word sẽ tự động chuyển sang biểu tượng hay ký tự đặc biệt

mà bạn chọn ở trên.



- Nhấn nút Add.



- Nhấn OK.



- Nhấn Close để đóng hộp thoại Symbol lại.



THỦ THUẬT VỚI DẤU GẠCH NỐI (-)



69

Khi một từ quá dài, không vừa khít với vị trí cuối dòng, Word sẽ chuyển từ này sang vị trí đầu dòng mới

thay vì gạch nối nó. Tuy nhiên bạn có thể dùng tính năng Hyphenation để gạch nối tự động hoặc gạch nối

bằng tay đoạn text, xác lập số khoảng cách lớn nhất cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạch nối

từ đó.



Khi sử dụng tính năng gạch nối tự động, Word 2007 sẽ tự động chèn gạch nối vào vị trí cần thiết. Khi

gạch nối bằng tay, Word sẽ tìm text để gạch nối và hỏi bạn có muốn chèn gạch nối vào hay không.



Tự động chèn gạch nối trong toàn bộ tài liệu



- Đảm bảo rằng không có đoạn text nào đang được chọn.



- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Automatic.









Chèn dấu gạch nối tùy ý



Bạn có thể điều khiển vị trí ngắt của một từ hoặc một cụm từ nếu từ đó “rớt” ở cuối dòng. Ví dụ, bạn có

thể chỉ định vị trí ngắt của từ “nonprinting” là “non-printing” thay vì “nonprint-ing”.



- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Show/Hide.



- Nhấn chuột vào vị trí trong từ, nơi bạn muốn chèn dấu gạch nối.



- Giữ Ctrl và nhấn phím gạch nối.



Tự động chèn dấu gạch nối trong một phần tài liệu



- Chọn đoạn text mà bạn muốn gạch nối.



- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Automatic.



Gạch nối bằng tay trong một phần tài liệu



Khi bạn gạch nối bằng tay, Word 2007 sẽ tìm đoạn text để gạch nối. Sau khi bạn chỉ định vị trí muốn

gạch nối trong đoạn text, Word sẽ chèn một dấu gạch nối tùy ý. Nếu sau đó bạn soạn thảo tài liệu và thay

đổi ngắt dòng, Word sẽ chỉ hiển thị và in ra những dấu gạch nối còn rớt ở cuối dòng mà không gạch nối

lại trong tài liệu.



- Chọn đoạn văn bản muốn gạch nối.



70

- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Manual.



Chèn một dấu gạch nối không ngắt



Các dấu gạch nối không ngắt giúp ngăn ngừa các từ, số hoặc cụm từ bị ngắt nếu nó rớt ở cuối dòng. Ví

dụ, bạn có thể ngăn ngừa dãy số 999-1234 bị ngắt giữa chừng, thay vào đó toàn bộ cụm dãy số này sẽ

được chuyển xuống đầu dòng kế tiếp.



- Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn dấu gạch nối không ngắt.



- Nhấn giữ Ctrl, Shift và nhấn phím gạch nối.



Xác lập vùng gạch nối









Vùng gạch nối là số khoảng trống tối đa cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạch nối từ này. Bạn

có thể thay đổi vùng gạch nối: để giảm số lượng gạch nối, hãy làm cho vùng gạch nối rộng hơn; để giảm

tính chất rời rạc của lề phải, bạn làm cho vùng gạch nối hẹp hơn.



- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn Hyphenation Options.



- Trong Hyphenation zone, nhập vào khoảng cách mà bạn muốn.



Xóa bỏ dấu gạch nối tự động



Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Hyphenation, sau đó chọn None.



Xóa bỏ dấu gạch nối bằng tay



- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím Ctrl+H).



- Nhấn nút More>> để mở rộng hộp thoại Find and Replace.



- Nhấn nút Special, sau đó chọn:



 Optional Hyphen: nếu muốn xóa dấu gạch nối bằng tay.

 Nonbreaking Hyphen: để xóa dấu gạch nối không ngắt.



- Để trống ô Replace with.



- Nhấn Find Next, Replace, hoặc Replace All.



GỠ RỐI CÁC VẤN ĐỀ TRONG KHI SOẠN THẢO



71

Chữ mới “đè” chữ cũ



Triệu chứng: Mỗi khi gõ chữ mới, chữ cũ tại điểm chèn bị xóa đi.



Nguyên nhân: Chế độ viết chồng đã được bật lên.



Giải pháp: Tắt chế độ viết chồng bằng cách:



- Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button, sau đó nhấn nút Word Options.



- Nhấn Advanced trong khung bên trái.



- Bên dưới nhóm Editing options, bạn xóa dấu kiểm trước mục Use overtype mode. Nhấn OK.









Không thể tìm thấy lệnh Clear Contents



Triệu chứng: Bạn muốn xóa chữ hoặc các đối tượng đồ họa nhưng không thể tìm thấy lệnh Clear

Contents để thực hiện việc này.



Nguyên nhân: Khác với các phiên bản trước, lệnh Clear Contents không có trong bản Word 2007.



Giải pháp: Bạn có thể sử dụng phím Delete để xóa text hoặc các đối tượng đồ họa sau khi đã chọn nó.



Word cuộn quá nhanh khi rê chuột chọn chữ



Triệu chứng: Khi bạn chọn chữ bằng cách giữ và rê chuột theo hướng xuống dưới, Word cuộn tài liệu

nhanh đến nỗi khó mà nhả chuột vào vị trí chính xác, nơi bạn muốn kết thúc vùng chọn.



Nguyên nhân: Trong khi bạn rê chuột để chọn chữ, Word sẽ cuộn tài liệu theo hướng bạn chọn.



Giải pháp: Để giải quyết vấn đề này, bạn nên kết hợp giữa chuột và bàn phím trong khi chọn chữ.



- Nhấn chuột vào nơi bắt đầu vùng chọn.



- Sử dụng thanh cuộn để trượt đến vị trí muốn kết thúc vùng chọn.



- Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột trái vào vị trí kết thúc vùng chọn.



Lệnh Insert File biến đâu mất?



Triệu chứng: Bạn muốn chèn chữ từ một tài liệu khác vào tài liệu hiện hành nhưng không thể tìm thấy

72

lệnh Insert File để thực hiện việc này.



Nguyên nhân: Trong Word 2007, lệnh Insert File đã được đổi tên thành Text from File và được chuyển

vào menu Object trong thẻ Insert.



Giải pháp:



- Nhấn chuột tại vị trí muốn chèn tài liệu vào.



- Trong thẻ Insert, nhóm Text, bạn nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh nút Object, chọn Text from File.









- Trong hộp thoại Insert File, bạn xác định file muốn chèn, sau đó nhấn đúp chuột vào nó để chèn vào tài

liệu hiện hành.



Không thể kéo – thả chuột đối với văn bản



Triệu chứng: Không thể dùng chuột kéo – thả để thực hiện thao tác sao chép hay di chuyển văn bản.



Nguyên nhân: Chức năng kéo – thả chuột trong Word đã bị vô hiệu hóa.



Giải pháp:



- Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button, sau đó nhấn nút Word Options.



- Nhấn Advanced trong khung bên trái hộp thoại.



- Bên dưới nhóm Editing options, bạn đánh dấu kiểm mục Allow text to be dragged and dropped. Nhấn

OK.









- Bây giờ bạn có thể chọn văn bản và dùng chuột kéo – thả đoạn văn đó sang vị trí mới để di chuyển (hoặc

giữ thêm phím Ctrl trong khi thực hiện để sao chép).



73

Chữ Unicode bị “nhảy” khi copy



Triệu chứng: Khi sử dụng font chữ Unicode, nếu copy một dòng văn bản thì hiện tượng nhảy chữ xuất

hiện.



Giải pháp:



- Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button, sau đó nhấn nút Word Options.



- Nhấn Advanced trong khung bên trái.



- Bên dưới nhóm Cut, copy, and paste, bạn nhấn nút Settings.









- Bỏ dấu chọn ở hộp kiểm Adjust sentence and word spacing automatically. Nhấn OK hai lần để đóng các

hộp thoại lại.



Viết một phương trình



Với Word 2007, để viết một phương trình, bạn có thể chèn các biểu tượng trong hộp thoại Symbol; sử

dụng tính năng Math AutoCorrect để chuyển chữ thành biểu tượng; hay sử dụng cách sau:



- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Equation, sau đó chọn Insert New

Equation.





- Trên thanh công cụ xuất hiện thêm thẻ Design, và bạn có thể nhấn chuột vào các nút trong nhóm

Symbols để chèn các ký hiệu toán học, hay nhấn chuột vào các nút trong nhóm Structures để chèn vào tài

liệu một cấu trúc toán học có sẵn, sau đó chỉnh sửa lại.



Chú ý: Để hiển thị danh sách đầy đủ các ký hiệu toán học trong nhóm Symbols, bạn nhấn nút More ở góc

dưới phải của nhóm.





Sử dụng các biểu tượng trong Math AutoCorrect



- Nhấn Microsoft Office Button, sau đó nhấn Word Options.



- Trong khung bên trái, nhấn Proofing, sau đó nhấn nút AutoCorrect Options.

74

- Trong hộp thoại AutoCorrect, nhấn chọn thẻ Math AutoCorrect, sau đó đánh dấu kiểm trước 2 mục

Use Math AutoCorrect rules outside of math regions và mục Replace text as you type. Ghi nhớ các ký tự

ở mục Replace (ký tự bạn nhập) và mục With (ký tự toán học sẽ thay thế).





- Nhấn OK 2 lần để đóng các hộp thoại lại.



- Bây giờ bạn hãy gõ thử các ký tự (mục Replace) và nhấn phím khoảng trắng, nó sẽ biến đổi thành ký tự

toán học tương ứng. Ví dụ: \approx, nhấn khoảng trắng sẽ biến thành dấu .



Chèn một phương trình thông dụng



Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn chuột vào mũi tên bên dưới nút Equation. Một menu xuất

hiện với danh sách các phương trình thông dụng. Muốn sử dụng cái nào, bạn chỉ việc nhấn chọn cái đó để

chèn vào tài liệu và chỉnh sửa lại theo ý thích.



Thêm một phương trình vào danh sách các phương trình thông dụng



- Chọn một phương trình muốn thêm.



- Bên dưới Equation Tools, trong thẻ Design, nhóm Tools, nhấn nút Equation, sau đó chọn Save Selection

to Equation Gallery.



- Trong hộp thoại Create New Building Block, bạn nhập vào tên của phương trình tại mục Name.



- Tại danh sách Gallery, chọn Equations. Nhấn OK.





Thay đổi phương trình được soạn thảo trong Word 2007



Bạn chỉ việc nhấn chuột vào phương trình muốn chỉnh sửa và thay đổi theo ý thích.



Thay đổi phương trình được soạn thảo trong Word phiên bản cũ hơn



Để thay đổi một phương trình được soạn thảo ở phiên bản cũ, sử dụng Equation 3.0 add-in hay Math

Type add-in, bạn cần sử dụng add-in mà đã viết phương trình này.



Ngoài ra, khi bạn mở tài liệu có chứa phương trình được viết trong phiên bản cũ của Word, bạn không

thể sử dụng các chương trình viết và thay đổi phương trình được cung cấp sẵn, trừ khi bạn chuyển tài

liệu sang định dạng Word 2007.



* Chuyển tài liệu sang định dạng Word 2007



- Nhấn Microsoft Office Button, sau đó nhấn Convert.



- Nhấn OK trong hộp thoại xác nhận.



- Nhấn Microsoft Office Button, sau đó nhấn Save.



* Thay đổi phương trình được soạn thảo bằng Equation 3.0



- Nhấn đúp chuột vào phương trình muốn chỉnh sửa.



75

- Thay đổi phương trình theo ý muốn.



* Thay đổi phương trình được soạn thảo bằng Math Type



- Hãy đảm bảo rằng Math Type đã được cài đặt trên máy.



- Nhấn đúp chuột vào phương trình muốn chỉnh sửa.



- Trong Math Type, chỉnh sửa lại phương trình theo ý muốn.



- Ở menu File, nhấn chọn Close and Return to... để trở về cửa sổ soạn thảo Word.



KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP



Tự động kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp (các đường gợn sóng màu đỏ, xanh dương, xanh lá cây)



Khi bạn bật chế độ kiểm tra chính tả tự động trong khi gõ, bạn có thể an tâm rằng không bị mắc nhiều lỗi

chính tả trong tài liệu. Word 2007 sẽ đánh dấu những từ bị lỗi giúp ta phát hiện ra lỗi một cách nhanh

chóng.



Ví dụ: Bạn có thể nhấn chuột phải lên từ sai để xem những cách sửa lỗi được đề nghị.



Tương tự, nếu bật chế độ kiểm tra ngữ pháp tự động, Word sẽ đánh dấu những lỗi ngữ pháp trong tài

liệu trong khi bạn soạn thảo.



Ví dụ: Bạn có thể nhấn chuột phải và chọn những kiểu sửa lỗi đề nghị. Bạn cũng có thể chọn Ignore Once

để “lờ” đi lỗi này, hoặc chọn About This Sentence để xem tại sao Word xem câu đó là lỗi.



Bật hoặc tắt chế độ kiểm tra chính tả, ngữ pháp tự động



- Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn Word Options.



- Trong hộp thoại hiện ra, chọn Proofing ở khung bên trái.









- Để bật/tắt chế độ kiểm lỗi tự động trong tài liệu hiện hành (đang mở), bạn thực hiện như sau:



 Tại mục Exceptions for, chọn tên của tài liệu hiện hành.

 Chọn hoặc bỏ chọn mục Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this

document only.



- Để bật/tắt chế độ kiểm lỗi tự động trong tất cả tài liệu từ giờ trở đi, bạn thực hiện như sau:



 Tại mục Exceptions for, chọn All New Documents.

 Chọn hoặc bỏ chọn mục Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this

document only.



Kiểm tra tất cả lỗi chính tả và ngữ pháp sau khi soạn thảo văn bản



76

- Chọn đoạn văn bản bạn muốn kiểm lỗi (hoặc không chọn nếu muốn kiểm toàn bộ văn bản).



- Bấm phím F7 (hoặc chọn thẻ Review, nhấn nút Spelling & Grammar trong nhóm Proofing).



- Nếu chương trình phát hiện ra lỗi chính tả, hộp thoại Spelling and Grammar xuất hiện, tô đỏ từ sai.



 Tại khung Suggestions, bạn có thể chọn những gợi ý sửa lỗi mà chương trình đưa ra và nhấn nút

Change để sửa theo gợi ý đó.

 Nếu bạn muốn tự mình sửa, hãy nhấn chuột vào tài liệu, nơi từ đang bị phát hiện là lỗi và sửa lại

theo ý mình. Sửa xong nhấn nút Resume để kiểm tra tiếp những từ khác.

 Trong trường hợp từ mà Word phát hiện là lỗi nhưng lại là từ mà bạn cho là chính xác và bạn

muốn Word nhận ra từ này là đúng chính tả để lần sau khỏi “bắt lỗi” nữa, hãy thêm nó vào từ

điển bằng cách nhấn nút Add to Dictionary.

 Nếu muốn “lờ” đi từ sai và chuyển sang kiểm tra tiếp những từ khác, bạn nhấn nút Ignore Once

(lờ 1 lần) hoặc Ignore All (lờ tất cả).

 Trường hợp bạn thường xuyên bị mắc lỗi ở từ này và bạn muốn Word tự động sửa lại thành từ

đúng trong khi bạn gõ văn bản, hãy chọn từ đúng trong khung Suggestions và nhấn nút

AutoCorrect.



- Ngoài ra, nếu bạn muốn kiểm tra luôn ngữ pháp, hãy đánh dấu chọn Check grammar trong hộp thoại

Spelling and Grammar. Sau khi kiểm tra chính tả, chương trình sẽ chuyển sang kiểm tra ngữ pháp cho

bạn. Cách sửa lỗi cũng tương tự như trên.



Tìm từ trong từ điển



Sử dụng tính năng Research, bạn có thể tìm các từ trong từ điển. Cách thực hiện:



- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Research.



- Để tìm một từ đơn trong tài liệu, giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cần tra cứu.



- Để tra nghĩa một cụm từ, bạn dùng chuột chọn các từ đó, giữ phím Alt và nhấn chuột trái vào vùng

chọn.



- Tại khung Research bên phải màn hình, mục Search for, bạn sẽ thấy từ cần tra hiển thị trong đây. Bên

dưới là phần giải nghĩa của nó.



- Bạn cũng có thể gõ trực tiếp từ cần tra nghĩa vào ô Search for và nhấn OK.



Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa





Sử dụng tính năng Research, bạn còn có thể tra từ đồng nghĩa và từ phản nghĩa.



- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus.



- Giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cần tra. Kết quả sẽ hiển thị trong khung Research ở bên phải.



- Để chèn từ đồng nghĩa hoặc phản nghĩa đó vào tài liệu hiện hành, nơi con trỏ đang đứng, bạn đưa chuột

vào từ trong danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, chọn Insert.



- Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa của từ trong danh sách tìm được, bạn nhấn chuột vào từ đó

trong danh sách kết quả.



77

Ghi chú: Bạn có thể tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa trong ngôn ngữ khác (ngoài tiếng Anh) bằng cách

nhấn chuột vào hộp danh sách bên dưới khung nhập liệu Search for và chọn một ngôn ngữ, ví dụ như

tiếng Pháp (French) chẳng hạn.



Dịch văn bản



Khác với cách tra nghĩa từng từ, trong phần này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách dịch một đoạn văn bản

dài.



- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Translate.



- Hoặc bạn cũng có thể nhấn chuột phải vào vị trí bất kỳ trong tài liệu, chọn Translate - Translate.





- Để chọn ngôn ngữ dịch, tại khung Translation ở bên phải, chọn ngôn ngữ nguồn tại mục From, ngôn

ngữ đích tại mục To.



- Để dịch một từ bất kỳ trong tài liệu, bạn giữ phím Alt và nhấn chuột trái vào từ. Nghĩa của nó sẽ được

hiển thị trong khung Translation ở bên phải.



- Để dịch một đoạn văn bản, bạn dùng chuột chọn đoạn văn bản đó, giữ Alt và nhấn chuột trái vào vùng

chọn. Nghĩa của nó sẽ được hiển thị trong khung Translation ở bên phải.





- Để dịch toàn bộ tài liệu, tại khung Translation, bạn nhấn chuột vào nút Translate the whole document .

Sau đó bấm Yes trong hộp thoại xác nhận. Bản dịch sẽ được hiển thị trong một cửa sổ duyệt Web mới mở

ra.



- Ngoài ra bạn cũng có thể dịch từ hoặc đoạn văn bằng cách tự mình nhập vào khung Search for, sau đó

nhấn nút Start Searching .



Bật tính năng “đưa chuột vào từ để hiển thị nghĩa trong một Screentip”



Chỉ cần đưa chuột vào từ, nghĩa của nó (đã được dịch sang ngôn ngữ khác) sẽ hiển thị trong một

Screentip bên cạnh, rất tiện lợi.





Để bật tính năng này, bạn thực hiện như sau:



- Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh nút Translation ScreenTip.





- Chọn một ngôn ngữ muốn dịch sang trong menu xuất hiện.



- Muốn tắt tính năng này, bạn chọn Turn Off Translation ScreenTip.



Tự động tạo hyperlink cho địa chỉ Web



Word tự động tạo một hyperlink khi bạn gõ vào một địa chỉ Web (chẳng hạn www.microsoft.com) và

nhấn Enter hoặc phím khoảng trắng. Nếu muốn tắt/ bật tính năng này, bạn nhấn Microsoft Office Button

, chọn Word Options. Nhấn Proofing. Nhấn nút AutoCorrect Options, nhấn chọn thẻ AutoFormat As You

Type. Tại hộp Internet and network paths with hyperlinks, bạn bỏ chọn hoặc chọn để tắt/ bật tính năng

này.



Tạo một hyperlink tùy ý đến một tài liệu, tập tin hay trang Web

78

1. Chọn đoạn text hoặc hình ảnh mà bạn muốn dùng để hiển thị như một hyperlink.



2. Trong thẻ Insert, nhóm Links, bạn nhấn nút Hyperlink.



3. Hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện.



- Để liên kết đến một file hoặc trang Web có sẵn, bạn nhấn nút Existing File or Web Page bên dưới mục

Link to, sau đó nhập vào địa chỉ mà bạn muốn liên kết đến trong hộp Address. Nếu không biết địa chỉ của

một file, bạn có thể dùng khung duyệt file/ thư mục trong cửa sổ này để chọn file mình muốn liên kết.



- Để liên kết đến một file mà bạn chưa hề tạo nó, hãy nhấn nút Create New Document bên dưới mục Link

to, sau đó nhập tên của file mới sẽ tạo tại mục Name of new document. Tại mục When to edit bạn có thể

chọn là Edit the new document later (soạn tài liệu này sau) hoặc Edit the new document now (soạn ngay

bây giờ).



Để tùy biến ScreenTip (hiển thị khi bạn rê chuột lên hyperlink), bạn nhấn nút ScreenTip và gõ vào dòng

ghi chú. Nếu bạn không chỉ định dòng ghi chú này, Word sẽ sử dụng đường dẫn hay địa chỉ của file liên

kết đến làm ScreenTip.



- Nhấn OK khi tạo xong hyperlink.



Tạo một hyperlink đến trang e-mail trống



Thực hiện bước 1 và bước 2 như trên để hiển thị hộp thoại Insert Hyperlink.



3. Bên dưới mục Link to, bạn nhấn nút E-mail Address.



4. Tại mục E-mail address, nhập vào địa chỉ e-mail mà bạn muốn khi nhấn vào hyperlink sẽ gửi thư cho

địa chỉ này.



5. Tại mục Subject, bạn nhập tiêu đề thư. Nhấn OK.





Tạo một hyperlink đến vị trí bất kỳ trong tài liệu hay trang Web hiện hành



Để sử dụng tính năng này, trước hết bạn cần đánh dấu vị trí đích muốn liên kết đến trong tài liệu hiện

hành.



* Chèn một bookmark:



1. Trong tài liệu hiện hành, chọn đoạn text hay đối tượng mà bạn muốn gán một bookmark.



2. Trong thẻ Insert, nhóm Links, bạn nhấn nút Bookmark.



3. Cửa sổ Bookmark xuất hiện. Tại Bookmark name, bạn gõ vào một tên để nhận dạng bookmark này

(lưu ý, tên không được chứa khoảng trắng). Nhấn Add để thêm vào.





* Thêm liên kết đến bookmark:



1. Chọn text hoặc đối tượng mà bạn muốn hiển thị như một hyperlink.



2. Nhấn chuột phải và chọn Hyperlink trong menu ngữ cảnh.

79

3. Bên dưới mục Link to, bạn nhấn nút Place in This Document.



4. Trong danh sách bạn chọn một bookmark muốn liên kết đến. Nhấn OK.





Tạo một hyperlink đến vị trí bất kỳ trong tài liệu hay trang Web khác (không phải trang hiện hành)



1. Trước tiên bạn tạo những bookmark trong file đích (file mà bạn sẽ liên kết đến) tương tự cách ở trên.



2. Mở tài liệu nguồn, chọn đoạn text hay đối tượng muốn hiển thị là hyperlink.



3. Nhấn chuột phải, chọn Hyperlink trong menu ngữ cảnh.



4. Bên dưới mục Link to, nhấn nút Existing File or Web Page.



5. Tại khung Look in, bạn duyệt đến file đích muốn liên kết đến.



6. Nhấn nút Bookmark, sau đó chọn những bookmark muốn liên kết đến trong tài liệu đích. Nhấn OK.



Gỡ bỏ một hyperlink



Bạn nhấn chuột phải vào hyperlink muốn gỡ bỏ, chọn Remove Hyperlink trong menu ngữ cảnh.



Áp dụng nhanh một kiểu mẫu (Quick Style)



Áp dụng một kiểu mẫu



1. Chọn đoạn text bạn muốn áp dụng kiểu mẫu.



2. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột vào một kiểu mà bạn thích. Nếu không thấy kiểu định dạng

mà mình mong muốn, bạn nhấn nút More để mở rộng khung Quick Styles.





Ví dụ, bạn muốn đoạn text đang chọn được áp dụng kiểu tiêu đề, nhấn nút Title trong khung danh sách.



Bạn có thể xem trước kiểu định dạng được áp dụng như thế nào bằng cách rê chuột vào từng kiểu mình

muốn xem, nó sẽ áp dụng “thử” với đoạn text bạn đang chọn.



Tạo một kiểu mẫu



1. Chọn đoạn text mà bạn muốn tạo một kiểu mới. Ví dụ, bạn muốn tạo một định dạng in đậm, chữ màu

đỏ.



2. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn lần lượt in đậm (nhấn nút B) và tô đỏ chữ (chọn màu từ nút Font

Color).



3. Nhấn chuột phải vào vùng chọn, trỏ tới Styles, và nhấn Save Selection as a New Quick Style.



4. Nhập vào tên của style mới (chẳng hạn Style 1) và nhấn OK.



Lập tức kiểu chữ mới tạo sẽ nằm gọn trong nhóm Styles ở thẻ Home, sẵn sàng để bạn sử dụng.



Thay đổi kiểu mẫu

80

1. Định dạng đoạn text theo ý thích của bạn.



2. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào style mà bạn muốn thay đổi, chọn Update to Match

Selection.



Trong tài liệu, tất cả những đoạn text đã được áp dụng kiểu này trước đó sẽ được cập nhật lại với định

dạng mới.



Gỡ bỏ một kiểu mẫu



1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, bạn nhấn chuột phải vào kiểu mẫu muốn gỡ bỏ.



2. Chọn Remove from Quick Styles gallery.



Cài đặt điểm dừng tab (Tab stops)



Để cho việc cài đặt tab được thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thước ngang trên đỉnh tài liệu bằng cách

nhấn nút View Ruler ở đầu trên thanh cuộn dọc.



Bạn có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lượt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thước

dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho đến khi chọn được kiểu tab mong muốn, sau đó

nhấn chuột vào thanh thước ngang nơi bạn muốn đặt tab.



Tùy từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:



 Tab trái: Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi bạn nhập liệu.

 Tab giữa: Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi bạn nhập liệu.

 Tab phải: Nằm ở bên phải cuối đoạn text. Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ

vị trí đặt tab.

 Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một

vị trí.

 Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt

tab.







Nếu bạn muốn đặt điểm dừng tab tại vị trí phù hợp mà không thể xác định chính xác khi nhấn chuột lên

thanh thước ngang, hoặc bạn muốn chèn ký tự đặc biệt trước tab, bạn có thể dùng hộp thoại Tabs bằng

cách nhấn đúp chuột vào bất kỳ điểm dừng tab nào trên thanh thước.



Sau khi cài đặt điểm dừng tab xong, bạn có thể nhấn phím Tab để nhảy đến từng điểm dừng trong tài

liệu.



Setup CMOS

Setup CMOS là một việc khá quan trọng trước khi tiến hành cài đặt. Thực ra việc này không khó đối với

những người đã làm rồi nhưng nếu là những người mới tiếp xúc thì vừa vào đã nhìn thấy ngay cái màn

hình u ám trên DOS và một loạt những từ tiếng Anh khó hiệu là lập tức



Không cẩn thận động vào là ....

Để vào màn hình thiết lập thông tin trong CMOS tùy theo dòng máy chúng ta có các cách sau:



81

Đối với các mainboard thông thường hiện nay dùng phím DELETE. Trên màn hình khởi động sẽ có

dòng chữ hướng dẫn Press DEL to enter Setup.

Đối với dòng máy Compaq, HP dùng phím F10. Trên màn hình khởi động sẽ có dòng chữ hướng dẫn

F10 = Setup.

Đối với dòng máy DEL dùng phím F2. Trên màn hình khởi động sẽ có dòng chữ hướng dẫn F2: Setup.

Thực ra các Cmos tuy có giao diện khác nhau một chút nhưng những thông tin và thao tác thì na ná nhau

thôi. Lấy Mainboard thông dụng trên phòng máy ta vẫn vào làm ví dụ:

1.1 STANDARD CMOS SETUP:









Date: ngày hệ thống, Time: giờ của đồng hồ hệ thống

Primary Master: thông tin về ổ đĩa chính gắn trên IDE1.

Primary Slave: thông tin về ổ đĩa phụ gắn trên IDE1.

Secondary Master: thông tin về ổ đĩa chính gắn trên IDE2.

Secondary Slave: thông tin về ổ đĩa phụ gắn trên IDE2.

Drive A: thông tin về ổ mềm, nếu có sẽ hiển thị loại ổ mềm hiện đang dùng 1.44M 3.5 Inch.

Drive B: không còn sử dụng nên sẽ hiển thị dòng None, hoặc Not Installed

Lưu ý!: Nếu thông tin về các ổ gắn trên IDE không có chứng tỏ các ổ này chưa hoạt động được, bạn phải

kiểm tra lại ổ đĩa gắn đủ 2 dây dữ liệu và nguồn chưa, có thiết lập ổ chính, ổ phụ bằng jump trong trường

hợp gắn 2 ổ trên 1 dây chưa.

1.2 BIOS FEATURES SETUP (ADVANCED CMOS SETUP)









82

Trong mục này lưu ý các mục sau:

First Boot Device: chọn ổ đĩa để tìm HĐH đầu tiên khởi động máy.

Second Boot Device: ổ thứ 2 nếu không tìm thấy HĐH trên ổ thứ nhất.

Third Boot Device: ổ thứ 3 nếu không tìm thấy HĐH trên 2 ổ kia.

Ví dụ: khi muốn cài HĐH thì phải chọn ở mục First Boot Device là CD-ROM để máy khởi động từ đĩa CD

và tiến hành cài đặt.



1.3 INTEGRATED PERIPHERALS









Thiết lập cho các thiết bị ngoại vi, mục này cho phép bạn cho phép sử dụng hay vô hiệu hóa các thiết bị

trên mainboard như IDE, khe PCI, cổng COM, cổng LPT, cổng USB.

Chọn Auto: tự động, Enanled: cho phép, Disable: vô hiệu hóa.

1.4 AND MORE :

Supervisor Password: thiết lập mật khẩu bảo vệ CMOS.

User Password: thiết lập mật khẩu đăng nhập vào máy.

IDE HDD Auto Detection: kiểm tra thông tin về các ổ cứng gắn trên IDE.

Save & Exit Setup: Lưu các thiết lập và thoát khỏi màn hình CMOS.

Exit Without Saving: Thoát nhưng không lưu các thiết lập.









83