Contabilidad V

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                                                   Contabilidad V

                                          Capitulo 1 Conceptos Preliminares

El Sistema Empresa

En la cotidianeidad de nuestros actos, es permanente la interacción que ejercemos con las organizaciones, el
desempeño de la sociedad depende cada vez más de estas. Las mismas abarcan aspectos como educación, salud,
seguridad, protección del medio ambiente y la actividad económica. En este último punto es donde encontramos ese
gran número de organizaciones llamadas empresas con las cuales nos contactamos de distintas maneras.            (por
pertenecer a ellas, por proveerles algún bien o servicio o por el consumo de bienes y servicios que ellas ofrecen).
El conceptuar a las empresas como organizaciones es la culminación de una evolución que puede sintetizarse de la
siguiente manera:

       La Empresa como maquina: Considera a las organizaciones como maquinas que carecían de propósitos
        propios y cuya única función era servir a sus propietarios para que estos alcancen sus objetivos, los cuales
        consistían en la obtención de utilidades.

       La Empresa como organismo: Significa atribuirle vida y propósitos propios. Las utilidades no eran la única
        razón de su existencia, la información circulaba por todas las partes de la empresa, la administración dirigía
        las acciones hacia la concreción de los propósitos, los empleados eran los órganos encargados de llevar a
        cabo las tareas.
(Las empresas comienzan a preocuparse más por los empleados, tanto en los aspectos específicos del trabajo como
en los aspectos motivacionales y participativos)

       La Empresa como organización: La misma pasa a tener otras responsabilidades con sus integrantes y con el
        medio en que se encuentra. De esta forma se puede decir que una empresa conforma un sistema socio-
        técnico integrado diseñado para la concreción de algún propósito. Estas características hacen que la empresa
        vista como organización tenga responsabilidades para con todos sus integrantes y para con su medio.

       El Sistema Empresa: La Empresa es un sistema. Un sistema es un conjunto de elementos interdependientes
        organizado para una finalidad determinada. Las partes interactúan para fines rentables, sociales, la ganancia
        o beneficio.


La estructura del sistema empresa se compone de los siguientes subsistemas:

Sistema Político o Decisional: Es el que atiende al gobierno de la empresa, representa la red de decisiones que son
tomadas a todos los niveles para dirigir las operaciones empresariales.
Sistema Directivo u Operacional: Es el conjunto de procedimientos operativos que regulan las actividades de los
recursos humanos y materiales para el logro de los objetivos establecidos por el sistema decisional.

Sistema Ejecutivo o Informativo: Es el que recoge todos los datos que se producen como consecuencia de los actos
internos y externos del sistema total, con el objetivo de coordinar las actividades y permitir la retroalimentación.


A las empresas se las define como Sistemas Abiertos, ya que intercambian información, materiales y energía con su
medio ambiente. La empresa desarrolla cierta capacidad adaptativa respecto de los cambios del medio ambiente,
llevando a que la misma funcione en un estado estable o en equilibrio dinámico.
La retroalimentación es fundamental para mantener al sistema dentro del equilibrio.


Evolución de los Requerimientos Informativos

El concepto de Contabilidad Gerencial como sistema de información ha desplazado al arcaico concepto de la
contabilidad como mero registro y memoria de datos históricos, los objetivos de la contabilidad gerencial como
contabilidad orientada a la toma de decisiones, o sea hacia adentro de la empresa no quita validez sino que coexisten
con los clásicos objetivos de la contabilidad patrimonial (que son los de informar hacia fuera de la empresa).
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La Empresa moderna requiere una contabilidad moderna, entonces debemos preguntarnos cuales son las
características que debe tener la contabilidad para cumplir eficazmente su función de sistema de información de la
empresa:

Funcional: Información oportuna y eficaz para que la dirección tome decisiones
Estratégica: Debe contemplar todas las acciones que se podrían tomar
Anticipada: Anticiparse a los hechos, preverlos y estimarlos
Comparativa: Debe comparar lo previsto con lo realizado
Causal: Debe ir a las causas y no solo a los efectos
Analítica: Detalles específicos de cada función, sector y producto
Selectiva: Referida a datos relevantes y seleccionados
Continua, Adaptativa

Hay diferencia entre el Sistema de Información y la Tecnología de Información, los contadores son responsables del
Sistema de Información, no de su implementación o programación.
Nos interesa conceptos de Sistema de Información, no la Tecnología de Información.




Contabilidad Gerencial y Contabilidad Operativa

                                                  Contabilidad
                                  Gerencial                      Operativa
      Orientación            Toma de Decisiones             Control Patrimonial
     Información              Integra Información       Registra sobre info. Histórica
       Objetivo             Planeamiento y Control    Valuación, Registración y Control
   Enfoque Principal                Gestión               Patrimonio y Financiero
                                                          Seguridad y Protección
    Criterio Principal           Eficiencia                      Patrimonio
                             Pasado-Presente y
      Orientación                  Futuro                    Pasado y Presente
       Valuación            Monetaria y Operativa                 Monetaria
     Periodicidad                Operativa                         Periódica
       Usuarios                   Internos                         Externos
  Atributos de la Info       Oportuna y Eficaz           Verificables y Comparables
                              Características
      Guía Básica               Operativas              Normas Contables y Legales
    Transacciones y
        Hechos              Sobre Base Económica             Sobre Base Jurídica


Sistema Integrado de Información Contable. Actitud Profesional

Los contadores tienen que ser usuarios de un sistema de contabilidad programado por un lic. en computación o un
programador, no pueden ponerse a programar, sino que deben usarlos inteligentemente.
Los profesionales en Ciencias Económicas deben opinar en la definición del sistema. La función del mismo es integrar
un sistema computarizado que brinde información útil para el análisis, toma de decisiones y que solucione los
problemas de una empresa en particular.

Los objetivos de los Sistemas de Información Contable son:

    1. Rendición de Cuenta de los Administradores a los dueños

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    2. Información para terceros en cumplimientos de Normas Legales
    3. Información para uso interno útil para el proceso de planeamiento, toma de decisiones, ejecución y control.



Bibliografía:

Herrscher, Enrique “Contabilidad Gerencial”




                                  Capitulo 3 Introducción a la Teoría de la Decisión

Un problema podemos definirlo como:

                                       Lo deseado – lo que se tiene = Problema

Si lo deseado difiere de lo que se tiene en realidad entonces estamos frente a un problema, por lo que habrá que
tomar decisiones para solucionarlo. Entonces tendremos que detectar cuales son las causas del problema, es decir
los desvíos del porque la realidad es distinta de lo deseado. Luego habrá que buscar alternativas posibles para
solucionar el problema, los distintos caminos de acción que me conducen a lo deseado. Entonces tendré que analizar
las distintas alternativas, analizar costos, etc.

La Toma de Decisiones:

Decidir: Es la acción humana que enfrentada al suceso externo debe identificar los futuros estados de ese suceso y
determinar posibles cursos de acción, que respondan a pautas preferidas o preestablecidas.
La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas.

El Proceso Racional de la Toma de Decisiones consta de seis pasos:

    1. Asegurarse de la necesidad de una decisión: Existe un problema o una disparidad entre cierto estado
       deseado y la condición.
    2. Identificar los criterios de decisión: Identificar criterios que sean importantes para la toma de decisiones, es
       decir relevantes.
    3. Ponderar los criterios: Se priorizan los criterios según su importancia en la decisión
    4. Desplegar las alternativas: Se enumeran todas las alternativas viables
    5. Evaluación de las Alternativas: Se analiza cada uno respecto al criterio ponderado
    6. Seleccionar la mejor alternativa: Seleccionar la mejor entre aquellas enumeradas y evaluadas.

Tipos de Decisiones

Programadas: Son así en la medida que son repetitivas y se ha desarrollado un método definido para manejarlas. Se
basan en soluciones anteriores y se apoyan en un procedimiento, regla o política.

No Programadas: Son aquellas donde los problemas no son habituales o repetitivos. Generalmente son tomadas por
los niveles jerárquicos más altos. Son únicas y no recurrentes, por lo tanto no tienen una solución programada.
Son situaciones que no están estructuradas por impredecibles, variables e inestables, por lo que ante la aparición del
problema se debe hacer el proceso de decisión.



                          Capitulo 4 Teoría General de Sistemas y Sistemas de Información

Teoría General de Sistemas

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Un sistema se define como un conjunto de componentes interrelacionados y sus atributos, que interactúan entre si,
con un objetivo determinado.

La Teoría General de Sistemas busca encontrar un marco teórico para describir las relaciones del mundo empírico. La
aplicación de la Teoría de Sistemas intenta separar los planteos erróneos del “espacialismo “ con que se encaraban
los estudios económicos y adm en los años 70’. En esos años la ciencia buscaba deducir la explicación del todo a
partir de las explicaciones de las partes, este es el modo analítico de pensar.
Se logro avanzar mucho en cada disciplina en particular, pero no se las integro.

En cambio, el modo sintético de pensar, analiza las partes como parte de un sistema más amplio y expuesto en
términos de su papel dentro del sistema.
(La Teoría General de Sistema primero mira el todo y luego a partir del todo se analiza cada parte en particular).

Características de los Sistemas

Ackoff respecto a la naturaleza de los sistemas expreso lo siguiente: “un sistema es un conjunto de dos o mas
elementos que satisface las siguientes tres condiciones:

    1. El comportamiento de cada parte del conjunto tiene un efecto sobre el comportamiento del todo (cada asiento
       contable en un sistema de info, tiene efecto en otros libros, exposiciones, etc.)
    2. El comportamiento de cada parte y el modo en que se afecta al todo dependen del comportamiento de por lo
       menos otra parte del conjunto ( Una operac modificativa del Patrimonio requiere de registraciones cruzadas de
       cuentas de resultados y cuentas patrimoniales)
    3. Todo posible subgrupo de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades, cada uno tiene un
       efecto y ninguno puede tener efecto independiente sobre el todo

De acuerdo con lo anterior, un sistema es un todo que no puede ser dividido en partes independientes. De esto se
derivan dos de sus propiedades más importantes:

       Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del sistema
       Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus partes

Principios de los Sistemas (Enfocado en Sistemas de Información Contable)

Subsidiaridad: Ningún Sistema es concreto en si mismo. Todo sistema es subsidiario de otro.
Interacción: Todo sistema esta interaccionado
Determinismo: Todo fenómeno del conjunto que actué a través de los sistemas es resultado de causas definidas
(Relac. Causa-Efecto)
Equifinalidad: El sistema debe diseñarse para alcanzar un mismo objetivo a través de acciones, premios, etc. (se
puede lograr el mismo objetivo por distintos caminos)

Características de los Sistemas (Enfocado en Sistemas de Información Contable)

Estabilidad: Característica de un Sistema abierto, la incorporación de factores externos le debe permitir al sistema
reacondicionar su comportamiento

Adaptabilidad: Capacidad de adaptar estructuras y procesos a necesidad del entorno

Sinergia: Cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a la de subcomponentes tomados
individualmente.

Elementos de los Sistemas

    1. Contexto o Ambiente: Es el conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Existe
       una relación mutua entre el contexto o ambiente y el sistema.

    2. Limites: Los límites de un sistema separan y demarcan el ambiente respecto del sistema; un sistema existe
       dentro de sus límites y todo lo que esta fuera de esos limites constituye su ambiente.
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(En un Sistema abstracto los límites son determinados de acuerdo al nivel de percepción, intención y objetivos del
observador respecto del funcionamiento interno del sistema)

    3. Entradas y Salidas: Una entrada es cualquier ingreso del ambiente al sistema, y una salida es cualquier
        elemento que sale del sistema, atravesando los límites hacia el ambiente. ( En ciertos sistemas se genera una
        corriente de control en las entradas de modo que detecte los errores previamente a su ingreso)
Estudiar un sistema analizando únicamente sus entradas y salidas constituye un método llamado caja negra. Se
estudia algún sistema sobre la base de caja negra cuando no se puede determinar lo que hay dentro, o cuando su
determinación resulta costosa o muy difícil.

     4. Subsistemas: Cuando un componente de un sistema es en si mismo un sistema, se lo llama subsistema.
         Cada sistema esta compuesto por subsistemas, los cuales a su vez son partes de otros subsistemas.
Dentro del sistema debe existir algún medio de transferencia de la información que representan estas salidas, de
manera que cada subsistema pueda realizar su trabajo interactuando con los demás. Estas interacciones e
interconexiones entre los subsistemas se llaman interfases. (Una nota de pedido seria una interfase entre el sistema
de cliente y el sistema de comercialización).

    5. Retroalimentación: En su forma más simple las salidas de un sistema son comparadas con las salidas
       esperadas, y cualquier diferencia origina una entrada al proceso para que se ajusten sus operaciones, a fin
       que la salida se acerque a la esperada.

En todo proceso de control existen entonces elementos esenciales que son los siguientes:

    1.   Un objetivo establecido ( meta, propósito, norma)
    2.   Un sensor para efectuar la medición del rendimiento
    3.   Un dispositivo comparador para determinar las diferencias respecto de 1
    4.   Un activante para corregir y ajustar

El objetivo de los Sistemas de Información Contable y Económica son: Planificar adecuadamente sus relaciones,
realizar con máxima eficiencia la gestión y controlar oportunamente los resultados.

Clases de Sistemas

    A) Sistemas Abiertos y Sistemas Cerrados

Los sistemas abiertos son los que intercambian información, materiales y energía con su ambiente. Presentan la
característica de ser adaptativos respecto a los cambios que se producen en su ambiente; esto es ase ajustan a los
cambios de su medio ambiente de forma tal de preservar su existencia. (este mecanismo de respuesta y adaptación
de los sistemas al medio ambiente se llama homeostasis)
En cambio, los sistemas cerrados son auto contenidos, no interactúan con el medio ambiente.

    B) Sistemas Deterministicos y Sistemas Probabilísticos

Cuando un sistema trabaja de una manera previsible, cuando la interacción de sus elementos se conoce con certeza y
cuando la evolución del mismo se puede determinar con precisión a partir del conocimiento de su estado actual y de
sus operaciones, se dice que el sistema es determinístico.
En cambio, en un sistema probabilistico no se conoce con certeza su comportamiento, por lo que hay que estudiarlo
en función de su actuación probable.
(Por ejemplo un Sistema de determinación de Ventas futuras)

    C) Sistema Hombre-Maquina

El concepto de un sistema hombre-maquina implica que en el cumplimiento de un objetivo alguna tareas son
ejecutadas por maquinas y otras son realizadas por el hombre.




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Información Económica y Contable

Información Contable es el producto del Sistema de Información Contable
Información Económica es la información que estudia la asignación de recursos

La adquisición de conocimiento se produce a través del aprendizaje, y su instrumento eficaz es la información. Por lo
que resulta que la información es el canal por el que de un modo más o menos sistemático se desliza el conocimiento.
Un elemento esencial es el lenguaje que puede ser definido como el medio de expresión que deforma a la
información, poniendo en signos externos entendibles los conceptos teóricos que se desean transmitir.

Para que la Información sea eficaz debe tener 4 características básicas:

    1. Oportunidad: La información debe estar disponible en el momento que se la necesita
    2. El adecuado reflejo de la realidad: La información debe ser lo mas fidedigna posible respecto de la realidad a
       la que intenta describir
    3. Confiabilidad ( ver mas adelante)
    4. La coherencia de los contenidos: La información debe estar preparada y presentada de modo que pueda ser
       aprehendida y comprendida.

Los Sistemas de Información son Confiables si tienen una serie de pasos:

    1. La recopilación de datos: La calidad de los datos relevados convalida la calidad de la información emitida
    2. El Procesamiento de los datos relevados: Mediante el uso de Hardware y Software preparado ad-hoc
    3. La emisión de Información: Los receptores de la Info requerirán que la misma sea emitida atendiendo a las
       características propias de su lenguaje.
    4. El Análisis Crítico y la Evaluación: La info al ser utilizada tiene que ser analizada y evaluada críticamente.
    5. La Distribución de la Información: Se refiere al grado de detalle, al modo de distribuir la información para que
       llegue a quien debe llegar en el momento en que debe hacerlo y el nivel de confidencialidad que es necesario
       preservar.
    6. La Retroalimentación
    7. La Modificación de los Parámetros de Control: El paso anterior y este permiten el seguimiento dinámico de las
       acciones y la corrección de los rumbos fijados, cuando estos no fueron los adecuados.
    8. La Toma de Decisiones

Los errores más frecuentes en el manejo de la Información

Algunos aspectos negativos, que pueden ser expresados como los errores que con mayor frecuencia se presentan
cuando del manejo de Información se trata:

       El Exceso de Información: La existencia de grandes cantidades de informaciones diferentes y de todo tipo,
        redundantes y muchas otras no utilizadas.
       La Generalización Extrema: La presunción generalizada de la existencia de ciertos sobreentendidos (que
        muchas veces no lo son tanto) que pueden llevar a motivar errores de compresión o interpretación.
       El Exactismo: La Información debe brindar una razonable visión de la realidad que intenta describir, y no
        necesariamente una exacta descripción de la misma, si los objetivos perseguidos con su uso no ameritan tal
        grado de precisión.

Focos de Atención de la Información Contable

Desde una Perspectiva Situacional de la empresa dentro del entorno en que actúa, podemos identificar dos tipos
básicos de información: la información interna y la información del contexto.

Desde una Perspectiva Temporal es posible clasificarla como reflejando el pasado, el presente y el futuro de la
operación

Desde una Perspectiva Operacional, encontramos información patrimonial, económica y financiera

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Desde una Perspectiva Funcional, tenemos información para el planeamiento, para el control y para la toma de
decisiones.


La Información Contable debe ser UTIL, para ello debe cumplir 3 condiciones:

       Anticipar posibles cursos de acción
       Evaluar realidad y comparar con previsión
       Decidir sobre acciones correctivas



Valor de la Información ( Rodolfo Perez, “Como Decidir”)

Para poder determinar el valor de la información debemos preguntarnos que esperamos de ella.
Suele decirse que la información perfecta es la que proporciona certeza. En consecuencia parecería que la
información que buscamos cambiara nuestro problema de decisión pasándolo de una situación aleatoria a una
situación bajo certeza. Una situación bajo certeza, contiene un solo estado posible del suceso.

Afirmamos que la información perfecta solo nos conduce a los mejores resultados y no modifica la estructura aleatoria
de la decisión. Entonces aparece como razonable determinar la ganancia esperada de los mejores resultados
(máximo posible a ganar si siempre el pronostico acertara) y compararla con la máxima ganancia esperada con la
información disponible.
La diferencia entre estos valores representa el máximo que podemos incrementar nuestra ganancia esperada por
medio de la información.
Como este análisis lo hacemos con respecto a la información perfecto es obvio que debe pagarse menos de este
valor si sospechamos, como ocurre siempre, que la información no será perfecta.


Bibliografía:

Volpentesta “Estudio de Sistemas de Información” Cap 1 y 2
Rodolfo Perez, “Como Decidir”
Faga Cap 2 y 3




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Modelo Cuantitativo del cálculo del Valor de la Información

La información es un recurso de las organizaciones. Todo recurso se caracteriza porque tiene un valor y un costo. Su
valor es la contribución al alcanzar los objetivos de la organización.
Se define a la utilidad de la información como la diferencia entre el valor y el costo de la información.

Como casi todos los recursos de una organización, la información presenta el conocido fenómeno de los rendimientos
decrecientes: pasado un cierto nivel de información, incrementos de ella producen incrementos del valor de la
información cada vez menores.

La información tiene valor porque reduce nuestra incertidumbre acerca de la naturaleza del mundo que nos rodea.
Esa es la función y ese es el valor de la información: reducir nuestra incertidumbre acerca del mundo que nos rodea y
por lo tanto permitirnos tomar mejores decisiones.
La dimensión de un sistema de información es óptima cuando el valor incremental de la información iguala a su costo
incremental.

Teoría de la Decisión

Podemos decir que decidir es elegir uno entre varios modos alternativos de actuar. Hay que decidir cuando hay que
hacer algo, pero hay más de una manera diferente de hacerlo.

                                 (Mirar Trabajo Practico Sobre Análisis de Decisiones)

El criterio de decisión del valor esperado puede enunciarse así: elegir la alternativa que maximice el valor esperado de
la utilidad. Es decir, hay que calcular el valor esperado de cada alternativa y elegir aquella que tenga mayor valor
esperado.
En este problema de decisión las probabilidades asignadas a los diferentes estados juegan un papel fundamental. Si
esas probabilidades cambiasen, nuestra decisión podría modificarse.

Decisión Óptima con Información

Si se ha obtenido información, la decisión óptima del problema de decisión original puede cambiar. Para saber cual es
la nueva decisión óptima es necesario calcular los valores esperados de todas las alternativas con las probabilidades
a posteriori de los estados de la naturaleza y elegir aquella alternativa que tenga el mayor valor esperado.

Valor de la Información

Definimos el valor de la información como el incremento del valor esperado causado por la información. El valor de la
información es la diferencia entre el valor esperado con las probabilidades a posteriori y el valor esperado de la
alternativa óptima con las probabilidades a priori.

Vale aclara que la Información es conveniente si:

    1. Modifica nuestro conocimiento a priori del mundo que nos rodea
    2. Incrementa el valor esperado de una decisión que es función de ese conocimiento del mundo
    3. El incremento del valor esperado de la decisión es mayor que el costo de la información

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                                                                           Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002


Si al menos alguna de las tres condiciones no se cumple, no es económicamente conveniente el uso de dicha
información.

La información no tiene valor per se, sino en función del problema a que se aplica. Podríamos extender la conclusión y
decir que el valor de la información depende de quien decide.
El valor de la información crece cuanto mejor la utiliza el destinatario de la información.


Criticas al Modelo

El modelo formado por las matrices de decisión e información y el método de cálculo del valor de la información es un
modelo cuantitativo que tiene ciertas deficiencias. Las principales son las siguientes:

       El modelo es estático en el sentido de que no toma en consideración el efecto de la acumulación de
        información en el tiempo
       Es difícil de aplicar, es difícil encontrar la estructuración de la matriz de decisión, la estimación de las
        probabilidades a priori y la estructuración de la matriz de información.
       El modelo incluye el criterio de decisión del valor esperado que es recomendado especialmente para
        decisiones repetidas y de importancia económica limitada. Este no es el caso de la mayoría de las decisiones
        de alto nivel.

Modelo Cualitativos del cálculo del valor de la Información

La Información tiene valor si tiene los siguientes atributos:

       Pertinente: Información tiene relación concreta con objeto de estudio, y siendo así tiene valor confirmatorio.
       Confiable: Aproximación a la realidad y verificable
       Neutral: Ausencia de sesgos y medición contable objetiva
       Esencial, comprensible, comparable, volumen, oportuna, etc.…

(Son los requisitos de la información Contable)
                               Capitulo 5 “Sistemas de Información en las Organizaciones”

La Contabilidad es distinta del Sistema Contable. Mientras la Contabilidad es la disciplina técnica-científica que
comprende cosas de carácter general, el Sistema Contable tiene normas normas, procedimientos que apuntan a un
propósito específico.

Enfoque de los Sistemas Contables

Enfoque Comunicacional: Utiliza metodologías para crear Sistemas de Información que traten selectivamente los
circuitos funcionales de la empresa

Enfoque Decisional: Busca comunicar información para que los niveles jerárquicos tomen decisiones con racionalidad
económica

Enfoque Conductista: Tiene como propósito ejercer influencia sobre la acción (como bajar la estrategia de los niveles
superiores a los mas bajos)

Sistema de Información se puede definir como un extenso sistema integrado y coordinado de personas,
equipos y procedimientos que transforman los datos en información, a fin de apoyar las actividades de las
organizaciones tales como las operaciones, la administración y la toma de decisiones, de modo que aquellas
se desarrollen mas eficientemente.

El Sistema de Información y el Procesamiento Electrónico de Datos (P.E.D)

Lo que determina si se requiere la inclusión del PED en una organización o en algunos sectores de ella, es si el
sistema existente puede ser mejorado con la incorporación de esa tecnología. En teoría si un sistema manual produce

                                                                                                                         9
                                                                             Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002


resultados eficientes y útiles, no habrá motivo para la incorporación de computadoras. Pero ante un crecimiento en el
volumen de las operaciones o un aumento en la complejidad de los procedimientos o una mayor interrelación de las
actividades, con la incorporación de un sistema de PED se pueden obtener importantes mejoras.

Componentes de un Sistema de Información

         Hardware: Los dispositivos electrónicos y electromecánicos que producen datos. El hardware se puede referir
          a una unidad o a todos los instrumentos que se usan en un sistema de computación
         Software: Serie de conjunto o series de instrucciones, métodos o procedimientos y lenguajes, que permiten
          usar la computadora
         Procedimientos: Son métodos operativos claros que determinen de que manera se van a usar los recursos del
          sistema, con el fin de satisfacer los requerimientos de las personas que usen de el. ( habitualmente están en
          manuales de operaciones)
         Personas: Se los conoce como usuarios, aquella persona que o bien es responsable del ingreso de datos e
          instrucciones al sistema, o bien utiliza información producida por el sistema. Esto los distingue entre usuarios
          directos e indirectos.
         Base de Datos: Es un conjunto integrado de datos almacenados en diferentes registros. Un registro es un
          conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a una entrada.

Funciones de los Sistemas de Información

    1. Procesar Transacciones: Dentro de esta función se encuentran las siguientes tareas:

    1.1     Recolección de Datos: Los sistemas de información procesan entradas de datos; precisamente la entrada
            de datos se produce en todas las transacciones rutinarias que a diario se realizan en la organización

Asociado con la recolección de datos hay tres aspectos relevantes:

1.1.1   Método de Captación: Es la primer etapa en la recolección de datos. Se puede realizar manualmente o por
        identificación automática que permite capturar datos en forma rápida por ejemplo OCR, banda magnética.
Los datos deben ser capturados lo mas cercado posible, tanto en tiempo como en espacio de la fuente de transacción.
Puede ser muy difícil y en ocasiones imposible, regresar y capturar datos luego que una transacción ya ocurrió.

    1.1.2     Registro: Para que los datos captados puedan ser utilizados, se deberán registrar de acuerdo a las
              características del equipo utilizado por el sistema, a fin que sean utilizables por dicho sistema

    1.1.3     Volumen de Datos recolectados: El volumen de datos que se genera en una organización es realmente
              importante, y el sistema de información debe capturarlos a todos.


    2. Crear y Mantener Archivos

    2.1     Identificación de datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior recuperación.
            A estos elementos individuales de los archivos se los llama campos. Cada datos se identifica con un
            nombre y un valor asociado a el.

    2.2     Clasificación de Datos: Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre esta una clasificación
            en base a algún o algunos atributos de la misma, de modo que invocando dicho atributo a posteriori, la
            información pueda ser recuperada.

    3. Producir Informes

Dentro de las salidas posibles la producción de informes adquiere especial significatividad. Toda salida de un sistema
de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:

         Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro
         Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.

                                                                                                                        10
                                                                           Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002


         Iniciar una acción
         Confirmar una acción

Dentro de esta función de emisión de informes se deben producir dos procesos sumamente importantes a fin de
aumentar la eficiencia en la utilización de los informes:

    3.1     Filtrado de Información: Los Sistemas de Información deben contar con algún modelo que permita filtrar del
            volumen total de datos recolectados, aquellos que no proporcionen una información de real utilidad para los
            usuarios de esa información.

    3.2     Condensación de Información: Las personas se manejan mejor con formatos reducidos de información que
            con informes extensos.

Dentro de un Sistema de Información se puede distinguir distintos tipos de informes: Informes periódicos, Informes de
Datos Críticos, Informes al Instante, Informes de Excepción, Informes a Medida.


Volpentesta define a los Sistemas de Información en 2 Ópticas:

         Sistemas de Información orientados hacia las actividades administrativas y la toma de decisiones.

         Sistemas de Información orientados hacia las funciones organizacionales


Sistemas de Información Orientados hacia las actividades administrativas y la toma de decisiones

    A) Sistema de Procesamiento de Transacciones (SPT)
    B) Sistema de Información Administrativa (SIA)
    C) Sistema de Apoyo para la toma de decisiones (SAD)


    A) Sistema de Procesamiento de Transacciones (SPT)

Una transacción es cualquier tarea, actividad o suceso, ya sea generado internamente o fuera de la organización, que
afecta a esta.
Los SPT tienen el objetivo de mejorar la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las actividades rutinarias de una
organización.
Los datos de tales transacción se almacenan para su uso posterior: para tenerlos registrados en otra transacción
posterior; para establecer comparaciones; para emitir informes. Vale decir que los archivos de datos existentes
también se usan como entrada de los STP

Los SPT proveen básicamente dos salidas. Una es la confección de documentos: facturas por ventas, notas de
créditos, recibos. La otra salida son los informes de operaciones, que son resúmenes establecidos como salida
rutinaria, que sintetizan la información de las transacciones realizadas por el sistema.

Los SPT tienen cinco actividades durante el manejo de las transacciones:

         Operaciones Matemáticas: Los datos obtenidos son sometidos a una serie de cálculos, a fin de obtener
          resultados útiles de acuerdo a cada operación.
         Clasificación: Es el agrupamiento de datos según alguna condición particular
         Ordenamiento: Es el proceso por el cual los datos se disponen según una secuencia o sucesión pre-
          determinada
         Síntesis: La gran cantidad de datos de las transacciones se sintetizan de modo de poder obtener una
          presentación mas breve y concisa
         Almacenamiento: Las organizaciones mantienen almacenados gran cantidad de registros de eventos y
          operaciones que afectan su desempeño.


                                                                                                                     11
                                                                           Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002


Las características de estas transacciones permiten establecer procedimientos rutinarios que determinan para cada
transacción, cuales son los datos a buscar y que procesos y operaciones realizar.


    B) Sistema de Información Administrativa (SIA)

Como SIA se conoce al manejo de los datos orientados a tomar decisiones y resolver problemas por parte de los
administradores.
Al ser posible la identificación de los requerimientos de la información ante decisiones que con cierta frecuencia
vuelven a presentarse, el SIA, dispone la elaboración de esos informes y reportes con forma y contenido
preestablecidos, con la frecuencia solicitada, y en los cuales se van incorporando los nuevos detalles aparecidos
desde la ultima vez que se brindo información.

    C) Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones (SAD)

EL SPT esta orientado hacia las operaciones. Por el contrario el SIA ayuda a los administradores a resolver
problemas y tomar decisiones altamente estructuradas. En tanto el SAD esta dirigido a aquellas decisiones que no
son de naturaleza recurrente y que posiblemente no vuelvan a presentarse. El SAD ayuda a directores y
administradores a tomar este tipo de decisiones que implican situaciones únicas, no muy estructuradas.

Es muy difícil diseñar con anticipación tanto la forma como el contenido de los informes necesarios, por lo que el SAD
debe tener mucha mas flexibilidad que los otros sistemas de información en lo referido al acceso a la base de datos y
a otras fuentes externas de datos.
El SAD apoya, ayuda, pero de ninguna manera reemplaza el criterio del decidor.

Una función que tiene el SAD es la de crear nueva información, analizando la que se posee mas la incorporación de
datos proporcionados por otras fuentes. Esta creación de información surge de interrelacionar todos esos datos en un
modelo que permita proporcionar información adicional a la utilizada par armar dicho modelo.

Las Herramientas del SAD son: Un mecanismo de Interfaz (como se relaciona), Subsistemas de Datos (Medio para
recuperar datos mediante un sofá especial) y Subsistemas de Modelos (almacena y recupera el modelo requerido).




Sistemas de Información Orientados hacia las Funciones Organizacionales

A un sistema de información también se lo puede clasificar en relación a las funciones organizacionales que utilizan su
información. (Por función se entiende a una serie de actividades relacionadas en forma cercana, como ser finanzas,
producción, comercialización, recursos humanos).
Las características distintivas de cada función hace que estas tengan necesidades especificas de información por lo
que podría llegar a considerarse un sistema de información de ayuda para cada una de ellas.
De esta manera un sistema de información queda conformado como una asociación de sistemas de información
diseñado para apoyar los subsistemas funcionales de la organización. Cada subsistema funcional necesita las
aplicaciones para poder realizar todo el procesamiento de información vinculado con dicha función.


Sistemas de Apoyo a Decisiones y Sistemas Expertos



                                                                                                                     12
                                                                           Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002


Estos dos Sistemas están relacionados entre si porque se usan en decisiones no estructuradas; esto lleva que el
Sistema Experto se desprenda del Sistemas de Apoyo a Decisiones para problemas no estructurados y alta
incertidumbre.

Sistemas Expertos: Son reglas que imitan el conocimiento humano. Contienen bases de conocimiento con reglas
empíricas.
(Heurística: reglas prácticas que se crearon a través de las experiencias)
Existen dos tipos de Sistemas Expertos: Basados en Reglas y Basados en Marcos

Sistemas Expertos Basados en Reglas

El área del conocimiento se establece como un sistema de reglas que son verificadas contra hechos que describen la
situación real (Si A entonces B)
Produce cadenas de inferencia, que son como el sistema uso reglas para extraer conclusiones.

Sistemas Expertos Basados en Marcos

Los marcos son estructura de Datos, y estos marcos son redes de nodos y relaciones organizadas con cierta
jerarquía.
(Ejemplo, el caso de organizaciones que tienen muchas inversiones en el mundo, muchos sistemas de información y
grandes estructuras de datos y deciden sobre una o sobre otra en cualquier momento y puede tener impacto sobre
otras inversiones)


El Sistema de Información como Ventaja Competitiva (del Libro de Porter que habla de Cadena de Valor)

Las tecnologías de la Información incluyen computadoras, la robótica, bases de datos, comunicaciones, etc.; estas
tecnologías de la información asociadas a Sistemas de Información afectan la competencia de 3 maneras distintas:

    1. Modifican estructuras del sector, alterando reglas de la competencia ( tiene fuerte impacto en negociación
       entre compradores y proveedores)
    2. Crea ventajas competitivas al dotar a empresas de nuevos medios para superar a competidores
    3. Origina negocios nuevos (Negocios en Internet, transmisión de Imágenes, etc.)


Bibliografía

Volpentesta Cap 5
Seen Cap 13




                           Capitulo 6 “Sistemas de Información – Metodología de Estudio “

El estudio de sistemas es el proceso en el cual se determinan las necesidades de información para la toma de
decisiones y el desarrollo de las actividades administrativas de cada nivel de la organización y se estudian los
procesamientos de transacciones con el objetivo de aumentar la eficiencia general de la organización.

Las actividades específicas que se desarrollan en un estudio de sistemas son numerosas y variadas, entre ellas:

                                                                                                                     13
                                                                         Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002


    1. Comprender situaciones en donde se supone que puede aumentarse la eficiencia
    2. Determinar las necesidades de información que los centros de decisiones necesitan para el proceso de toma
       de decisiones; forma de presentación, frecuencia, etc.
    3. Establecer que tipos de informes y reportes se requieren para desarrollar las demás actividades
       administrativas
    4. Obtener información sobre operatorias y procedimientos rutinarios a fin de establecer con precisión como
       trabajan.
    5. Examinar críticamente la situación actual para detectar errores o fallas que puedan subsanarse, elaborando
       un estado del problema
    6. Determinar las alternativas posibles ponderando en cada una su aporte a la solución de los problemas y la
       relación costo-beneficio de su implantación
    7. Diseñar el sistema o las modificaciones al mismo que satisfagan todos los objetivos considerados durante el
       desarrollo del estudio de sistemas.
    8. Verificar como se implementa el sistema o sus modificaciones por parte del personal de línea, estableciendo
       los mecanismos necesarios para permitir el seguimiento de la implementación y el posterior mantenimiento.

Características del Estudio de Sistemas

    1. Identificación de Problemas: El hombre de sistemas debe efectuar su trabajo en contacto con las personas
       que realizan sus tareas en las organizaciones. Estas personas tienen la sensibilidad de sus problemas pero
       en muchas oportunidades les resulta difícil explicarlos; o el problema no era el señalado.
    2. El estudio de sistemas trata de comprender y conocer una situación para determinar si sobre la misma pueden
       efectuarse cambios que la mejoren y en definitiva, mejoren el conjunto.
    3. El trabajo de sistemas de desarrolla en forma de staff por lo que los resultados del estudio se transforman en
       recomendaciones que el personal de línea debe implementar. Por ese motivo es fundamental que dicho
       personal se integre desde el primer momento, de modo que su participación activa los motive a fin de
       comprender claramente los objetivos del estudio, haciéndolos participes de las decisiones que al respecto se
       vayan tomando.

Problemas que se pueden presentar al realizar un Estudio de Sistemas

Desinterés del personal clave, Resistencia al Cambio, Conflicto de Intereses, Apego al Sistema Antiguo
Metodologías para el Estudio de Sistemas

Un Estudio de Sistemas, algunas veces también llamado desarrollo de sistemas o proyectos de desarrollo de
sistemas, se apoya en una metodología y en un conjunto de herramientas y técnicas para poder realizar la síntesis, el
análisis, el diseño y la implementación.
Una metodología se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos orientados hacia el
desarrollo de una tarea.

Existen 3 enfoques metodológicos diferentes:

    1. Metodología del Ciclo de Vida
    2. Metodología del Análisis Estructurado
    3. Metodología del Diseño Evolutivo ( o Desarrollo de Prototipos)


                                           Metodología del Ciclo de Vida

A la metodología del Ciclo de Vida se la considera compuesta por 3 etapas: Análisis, Diseño e Implementación. En
nuestro caso, se le agregara en esta exposición una primera etapa de Síntesis.

Esta metodología es especialmente apropiada para aquellos estudios en los cuales los requerimientos del sistema son
predecibles debido a su alta estructuración.
También permite manejar es estudio como un proyecto en el cual una de las etapas del desarrollo esta bien definida,
por lo que también esta metodología resulta apropiada para la creación de grandes sistemas.

Etapas y Fases del Ciclo de Vida
                                                                                                                   14
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La metodología del Ciclo de Vida consta de cuatro etapas que a su vez están formadas por distintas fases, donde
cada una de ellas desarrolla distintas actividades y obtiene resultados concretos.

    1. Etapa de Síntesis

Fases: Investigación Preliminar

La realiza una persona de la empresa o una ajena a ella; su actividad es realizar un estudio sobre un sistema actual
para tratar de mejorarlo o la creación de uno. Lo anterior puede comenzar por la detección de amenazas, como por el
aprovechamiento de oportunidades.
Esta es una fase introductoria que no aporta alternativas de solución, más bien permite a la gente de sistemas
comprender la solicitud del estudio a fin de elaborar un panorama sincrético, en base al cual se determina por medio
del estudio de factibilidad, la aceptación o rechazo del trabajo.



Los resultados son los siguientes:

    A. Definir el Objeto de Estudio: Se define el objetivo del estudio como las tareas que va a involucrar. (que se
       requiere y porque motivos).

    B. Trazar el Panorama Sincrético: Para trazar el Panorama Sincrético hay que hacer una búsqueda de
       información que abarque los aspectos de la organización y su ambiente y de esta manera comprender el
       suprasistema que contiene el sistema que va a ser estudiado.
       Por ejemplo algunos aspectos de la organización:

Estructura de la Organización: Responsabilidades de cada unidad, forma de trabajar, etc.
Tipo de Organización: Comercial, Industrial, Procesos, De quien depende, antigüedad, etc.
Actuación Pasada y Presente: Sus objetivos pasados y posibilidades en el presente y futuro
Ambiente de la Organización: Competidores, mercados, características del mercado….

    C. Evaluar la Factibilidad: Aclara los riesgos o beneficioso que puede llegar a ser el sistema en estudio. Tipos de
       Factibilidad

Factibilidad Técnica: Evalúa si los medios técnicos existentes son los apropiados para la implementación del sistema.
Factibilidad Operativa: Si va a ser usado el nuevo sistema de info en la org, si están capacitados para hacerlo
funcionar.
Factibilidad Económica: Determinar si los beneficios relativos al nuevo sistema son mayores a sus costos
Factibilidad Organizativa: Grado en que los distintos rangos de la organización tiran para el mismo lado (Interpretar el
clima y la cultura organizacional)

    D. Aceptar o Rechazar el Estudio: Se basa en los resultados y conclusiones del estudio de Factibilidad. Si el
       estudio es aceptado, se debe describir el mismo, establecer fechas de inicio y finalización de las tareas y un
       detalle de los recursos necesarios en cada etapa del mismo.

Herramientas y Actividades para Desarrollar la etapa de Síntesis

Entrevistas: Solo se consideran entrevistas con personal técnico o ejecutivo. Sirve para conocer las reales
motivaciones y problemas.
Observación y Visitas: Lo realiza la gente de Sistemas para obtener una visión global de la organización.
Revisión de Documentos y Antecedentes: Organigrama, Estado de Situac Patrimonial, Restricciones Legales, ventas,
etc.…




                                                                                                                      15
                                                                            Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002



    2. Etapa de Análisis

Fases: 1) Investigación Detallada

Es el estudio que se realiza sobre un sistema actual de la organización para determinar donde son necesarios los
cambios que la mejoren. Interesa estudiar el sistema actual para comprender las necesidades y requerimientos del
nuevo sistema.
La única forma de poder investigar cuales son las necesidades y requerimientos es estudiando el sistema actual,
recopilando todos los datos relacionados a este.

Las características de la Información Reunida debe tener la cantidad suficiente, ni en exceso ni en defecto; las fuentes
de la información (de personas directas de la organización) y la precisión de la misma.

Técnicas de Relevamiento de Información

Entrevistas: Se detectan problemas. Se puede tomar ideas de los entrevistados. Brindan información cualitativa y
cuantitativa. Se oculta información en algunos casos, por eso son necesarias más herramientas.
(La entrevista puede ser estructurada y no estructuradas, debe se clara, apropiada, etc….)
Cuestionario: Preguntas referidas al tema. Gran cantidad de información. Respuestas confiables. Gran cantidad de
preguntas. La entrevista tiene más calidad.
Se usan cuando hay que entrevistar a mucha gente, son en forma anónima habitualmente y pueden ser cuestionarios
abiertos o cerrados.
Revisión de Registros y Documentos: Ejemplo Manuales de Procedimiento, grafica de flujos de datos, esto le permite
a sistemas ver como debería funcionar la organización, pero quizás no sea la realidad. ( no malo es que a veces estos
documentos están desactualizados).
Observación Personal: Se obtiene información en el mismo momento en que se genera. Se pueden ver como
funcionan las cosas.
Lo malo es que el que haya alguien observando hace cambiar el ambiente del trabajo (la observación puede ser
participativa o externa).

Técnicas para Registrar la Información Reunida

Árboles de Decisión

Se expresa como una sucesión encadenada de condiciones que desembocan en una acción.
El árbol de decisión permite a las personas de sistemas reducir la probabilidad de olvidarse alguna decisión y las
decisiones tomadas se hacen en una secuencia lógica.
Toma el nombre de árbol pues a partir de un punto inicial de decisión ( raíz) las diferentes alternativas ( condiciones)
forman los brazos que a medida que vayan contemplando nuevas condiciones, van generando bifurcaciones que se
asemejan a ramas, llegando finalmente a la acción a tomar en el final de cada combinación de condiciones.




Tablas de Decisión

Son matrices donde se vuelcan en columnas y filas las condiciones y las acciones.
Tabla de Entrada Limitada: Son aquellas en que los valores de las condiciones pueden ser únicamente SI o NO y las
condiciones se escriben en forma de pregunta. Mientras que los valores de las acciones se coloca en cada una X
Tabla de Entrada Extendida: Las condiciones pueden asumir más de dos valores y las acciones en vez de valorarse
con una X se les coloca la acción específica a efectuar.
Tabla de Entrada Mixta: Se combinan en una misma tabla características de las dos tablas anteriores.

Encadenamiento de Tablas: Cuando los problemas a resolver son muy complejos se puede recurrir a otra tabla y esta
se llama encadenamiento. Estas tablas pueden ser:
Abiertas: Una de sus acciones es la transferencia de información a otra

                                                                                                                       16
                                                                             Realizado por Alan Antonovich, Diciembre 2002


Cerradas: Reciben de otra instrucciones de ejecución de acciones y una vez cumplida, la ultima acción es retornar a la
tabla anterior.

( Ver Prácticos)

Lenguaje Estructurado

Se utilizan para procesos no tan complejos, se expresan por medio de acciones directas como “ sumar facturas, luego
archivarlas”.
Esta técnica es de rápida construcción y aplicación. Se presenta bajo 3 formas básicas:

Estructura Secuencial: Cualquier paso o instrucción dentro de un proceso que no depende de ninguna condición para
ser llevado a cabo, y que no presenta repeticiones dentro de ellos.
Estructura Decisional: Cuando ante una condición se puede emprender mas de una acción es necesario utilizar la
estructura decisional.
Estructura Iterativa: Operaciones que se repiten una y otra vez hasta que se logre un determinado resultado o
mientras se presenten ciertas condiciones.

Cursogramas

Son la representación grafica de las rutinas o procedimientos administrativos, es decir representan en forma analógica
las secuencias sistemáticas de acciones que se efectúan para satisfacer las distintas finalidades de la organización.
Dicha representación debe ser fácil a fin de que personas que la analizan interpreten su desarrollo. Los cursogramas
son empleados por las personas que se ocupan del área de los sistemas administrativos.

Se utilizan para analizar periódicamente los procedimientos en curso, para observar la posibilidad de reemplazar
procesos por otros que posean más ventajas, para confeccionar el recorrido de rutinas, para estudiar interrelación de
procesos dentro de la empresa, para preparar recursos de los procesos.

Las ventajas son que resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso que leer una norma, su poder de síntesis
permite ubicar a cualquier lector en el tema,.


Fases: 2) Análisis, Evaluación y Determinación de Requerimientos

Se tratan de obtener conclusiones sobre la eficacia y eficiencia del sistema a la luz de los objetivos identificados en el
inicio del estudio, más precisamente, en base a la determinación del panorama sincrético.
Del análisis y evaluación que se hace de la eficiencia y eficacia del sistema en curso surgirán los requerimientos a
satisfacer del nuevo diseño. Los requerimientos son los detalles y características que deben estar presentes en el
nuevo sistema de modo que este actué con un desempeño superior al anterior. ( por ejemplo, baja de costos, mejorar
atención clientes, etc.)

Herramientas

Técnica del Interrogatorio: Conjunto de preguntas, cuyas respuestas brindan los elementos necesarios en los que se
basaran las conclusiones.
Capacidad: Se determina por la aptitud del sistema para alcanzar los objetivos que se tuvieron en cuenta al momento
de recomendar su funcionamiento.
( Volumen de trabajo, Velocidad de procesamiento, Seguridad en la captación, recuperación de la información).
Comunicación: Se evalúa como el sistema difunde la información entre los distintos sectores para coordinar e integrar
tareas.
Costos: Mantenimiento , mala entrega, mala atención, se visualiza en la relación beneficio-costo.
Competitividad: El sistema genera una ventaja competitiva



    3. Etapa de Diseño

                                                                                                                        17
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Esta etapa es la solución a los problemas detectados en las anteriores.
La etapa de diseño es una etapa de síntesis, ya que necesita agrupar todas las partes que se separaron de modo que
finalmente conformen un conjunto unificado.
El Método del diseño se inicia con formulaciones generales en las cuales no se consideran los detalles. Una vez
realizado ese diseño general se realiza una prueba de factibilidad que si se resuelve positivamente, habilita para
entrar en la siguiente fase de diseño detallado.
Se divide en dos fases.

Fase 1) Diseño General

Toda la información reunida durante la investigación detallada y que ha sido analizada y evaluada, se utiliza ahora
para establecer el diseño del nuevo sistema o modificar uno ya existente.
Se formulan las características de lo que va a ser el sistema, como lo va a hacer, en que momento va a hacer cada
cosa, es decir definen sus entradas, sus salidas, sus archivos y sus procedimientos de manera de satisfacer los
requerimientos determinados en la etapa anterior.
El sistema debe ser sencillo y que no de lugar a confusión por parte del personal de la organización.
En esta etapa el sistema pasa por un estudio de factibilidad y debe ser aprobado por el personal de línea que va a ser
el usuario del mismo y por ello no debe entrarse en detalle.


Fase 2) Diseño Detallado

Se especifica la vista en el diseño general, determinando quien hace cada cosa y como. Se lleva al papel el sistema (
se formaliza). Se diseñan las herramientas: cursogramas, organigramas, DFD, manuales, normas, es decir se elabora
un programa de implementación.
Por ultimo se realiza la prueba del sistema.

Secuencia de Diseño

Cabe señalar que la secuencia de actividades varia dependiendo de la naturaleza del sistema, pero sin embargo una
manera común de comenzar el diseño es por sus salidas.

A. Diseño de las salidas: La lógica de construcción de un sistema de información indica que se inicia con la definición
de sus salidas: lo que el usuario necesita del sistema. Se toma en cuenta el destino, el medio, el uso, la frecuencia y
la apertura de información para diseñar dicha salida.
B. Diseño de las entradas: Después de determinar lo que el usuario necesita como salida, se requiere diseñar las
entradas que van a producir esas salidas.
C. Diseño de Archivos: Los archivos permiten la sistematización de datos de manera que cuando ellos se necesiten
repetidamente en una misma operación o para varias operaciones no deban ingresarse nuevamente al sistema como
parte de entradas.
D. Diseño de Procedimientos: Los procedimientos se especifican para todo el personal que esta o va a estar vinculado
al sistema, determinando que tareas deben ejecutarse y quienes son los responsables de las mismas.

Finalmente se prueba el sistema. Los hombres de sistemas junto a los usuarios reunirán los elementos necesarios
para preparar y efectuar una prueba integra del funcionamiento de las actividades del sistema.
Las pruebas se hacen con el explicito objetivo de hallar errores, esto significa que se busca que el sistema falle.
La aprobación de los resultados de las pruebas corresponde a los usuarios, quienes deberán expresar su satisfacción
respecto a que el sistema cubre todas sus expectativas.




    4. Etapa de Implementación

Representa las tareas por las cuales el nuevo sistema es llevado a la práctica reemplazando al anterior.
La Implementación de sistemas consta de las siguientes fases:

Fase 1) Planeamiento y Programación de la Implementación
                                                                                                                    18
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Tiene como objetivo obtener un programa de implementación de modo de coordinar los distintos sectores para lograr
la efectiva puesta en marcha.
En esta fase se programan las actividades necesarias para lograr la implementación ( que actividades y cuando deben
realizarse); elaborar las instrucciones de la implementación y la determinación del personal y la asignación de las
responsabilidades.

Fase 2) Capacitación y Entrenamiento del Personal

Para operar bien los sistemas, el personal relacionado con su uso, debe recibir las suficientes capacitaciones y
entrenamientos que les permita conocer como deben utilizarlo, sus funciones, etc.

Fase 3) Conversión del Sistema

La conversión significa el reemplazo del sistema anterior por el nuevo sistema. Hay que traspasar archivos, o sea
compatibilizar los datos de esos archivos al formato y estructura del nuevo archivo, para después poder cargarlos al
mismo.
Los métodos tradicionales de conversión son:

Trabajo en Paralelo: Opera el sistema nuevo en forma paralela al viejo ( Bueno, ante inconvenientes tiene el antiguo
sistema, puede comparar. Malo: altos costos, resistencia al cambio.
Reemplazo Directo: Se reemplaza directamente el sistema viejo por el nuevo. Se traspasan cuidadosamente todos los
datos en un momento dado.
Sistema Piloto: Se prueba el sistema en un solo sector o unidad; si tiene éxito se implementa en toda la organización
por medio de los anteriores métodos.
Arranque por Fases: Se implementa el nuevo sistema mediante módulos, en caso que uno tengo problemas se puede
volver atrás fácilmente.

Fase 4) Seguimiento y Mantenimiento

Una vez que el sistema fue implementado, se verifica que todo funcione como fue planeado. Tal vez sea necesario
hacer reparaciones o mejoras que adapten el sistema a situaciones novedosas.
El mantenimiento se hace hasta que el sistema deja de ser útil y ahí comienza el estudio para reemplazarlo por un
nuevo sistema.



                                       Metodología del Análisis Estructurado

Es el proceso de producción de las especificaciones de un sistema físico basado en un modelo lógico y en los
objetivos establecidos para ese sistema.

El análisis estructurado se presenta particularmente útil en los siguientes casos:

    1. Cuando se inicia un estudio de sistemas, la variedad y complejidad de las tareas ejecutadas pueden ser
       difíciles de comprender y aprender por parte del hombre de sistemas, con el inconveniente de que muchas
       tareas se desarrollan en forma simultanea.
    2. A medida que se avanza hacia el conocimiento del sistema se avanza en grado de detalle
    3. Gran parte de la Info se recaba por medio de los usuarios del sistema, que pueden no tener una idea clara de
       cuales son los problemas reales que soportan ni cuales sus necesidades concretas de soluciones
    4. Cuando durante un estudio se requiere consultar y cotejar con el personal de línea sobre los aspectos
       registrados del sistema o cuando se requiere mostrarles posibles soluciones, deberá emplearse un idioma que
       sea entendible por ellos, pero que conserve específicamente técnicas tales que luego permitan utilizarse
       también en el diseño y la programación.

El Análisis Estructurado permite obtener la comprensión completa y exacta de una situación particular, a partir del cual
se determinaran los requerimientos de necesidades. Este modelo permite ver de manera general el cuadro de
situación, de modo que los detalles puedan ir analizándose en el momento en que se crea oportuno.
                                                                                                                       19
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También puede mostrarse cuales son las funciones lógicas básicas y los requerimientos del sistema, sin entrar a
considerar los detalles de su implementación física actual o futura.

El diseño físico de los archivos, programas y métodos de entrada/salida deberá ser hecho por alguien que tenga un
conocimiento técnico actualizado, basado en la comprensión de los requerimientos lógicos completos del sistema.

El Análisis Estructurado se realiza siguiendo el flujo de datos de la organización.


El Análisis Estructurado y el Flujo de Datos

El análisis estructurado se orienta a especificar que es lo que hace o debe hacer un sistema, independientemente de
la manera en que esto se lleva a cabo, es decir, independientemente de la forma física en que se ejecuten las
actividades. El sistema se explica por medio de modelos gráficos que siguen el flujo de datos mostrando que datos
circulan por el sistema, cuales se almacenan, cuales ingresan y cuales egresan.




Herramientas del Análisis Estructurado

Las dos herramientas más utilizadas son: El Diagrama Lógico de Flujo de Datos y el Diccionario de Datos.

Diagrama Lógico de Flujo de Datos

Representa la descripción lógica del flujo de datos del mismo, independientemente de sus componentes físicos.

Los DFD utilizan solo cuatro símbolos, que al igual que los conceptos que representan se encuentran en un nivel
lógico:

    1. Procesos: Pueden ser actividades manuales o automatizadas realizadas por personas, y procedimientos que
       actúen sobre los datos, pero sin identificación de los elementos físicos utilizados para ello.


    2. Flujo de Datos: Representa tanto a un dato individual como un conjunto de datos que pasan de un proceso a
       otro por algún medio físico como informes, notas de ventas.
       La punta de la flecha indica la dirección del flujo y durante su recorrido debe describirse de manera
       conveniente su contenido.


    3. Fuente o Destino de los datos: Representa a entidades externas al sistema y pueden ser origen y destino de
       flujos de datos. Las entidades externas se consideran fuera de los límites del sistema bajo estudio.


    4. Almacenamiento de Datos: No interesa el tipo de almacenamiento, sino representar el lugar donde se guardan
       los datos.
       Cada almacenamiento puede identificarse con un nombre sencillo y un recuadro en su sector izquierdo que
       contenga un número junto a la letra “A” que indica almacenamiento.



Diccionario de Datos

Un Diccionario de Datos es un listado de detalles y descripciones de datos que conforman los procesos, los
almacenamientos de datos y los flujos de datos de un sistema.
El diccionario de datos constituye la documentación lógica centralizada donde pueden encontrarse todas las
definiciones relacionadas a los datos de procesos, almacenamientos de datos y flujos de datos, cada uno de los

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cuales constituirá una entrada en el diccionario de manera que cualquier persona puede buscar los detalles
adicionales a ellos en forma rápida y clara.
Contenido de un Diccionario de Datos

    a) Descripción de los elementos datos: Cada elemento datos de un diccionario de datos va a estar identificado
       por los detalles que le dan entidad como ser

Nombre
Descripción
Sinónimos
Valores de los datos
Longitud

    b) Descripción de las Estructuras de Datos: Dentro de una estructura de datos se dan diferentes tipos de
       relaciones entre sus componentes que es útil identificar y diferenciar.
       Relación Permanente significa que dentro de la estructura de datos existen componentes que siempre deben
       incluirse para lograr una completa descripción de los mismos. Por Ej.: Nombre, Cliente
       Relación Opcional: Algunos elementos pueden estar o no incluidos en la estructura de datos.
       Relación de elección: dentro de una estructura de datos pueden presentarse circunstancias donde se debe
       elegir un elemento entre dos o más.


       El Diseño Estructurado va de lo general a lo particular
       A diferencia del Ciclo de Vida se puede volver atrás en el análisis del sistema
       Especificación Funcional es justo el punto donde termina la responsabilidad del contador porque ahí termina el
        diseño lógico y empieza el diseño físico que es responsabilidad del programador

“ El DFD muestra las fuentes y destinos de los datos ( en consecuencia los limites del sistema), identifica y asigna
nombre a las funciones lógicas, identifica y da nombre a los grupos de elementos de datos que conectan una función
con otra, e identifica los almacenamientos de datos a los cuales tienen acceso. Se analiza cada flujo de datos y sus
estructuras y las definiciones de sus elementos de datos componentes se almacenan en el diccionario de datos. Cada
función lógica puede ser fraccionada en diagramas de flujo de datos mas detallados. Cuando ya no resulta de utilidad
subdividir las funciones lógicas se expresa su lógica externa empresaria utilizando árboles de decisión, lenguaje
estructurado y otras herramientas. Los contenidos de cada almacenamiento de datos son analizados y almacenados
en el diccionario de datos.
Estos documentos configuran una descripción completa del sistema, ya sea el sistema existente en una empresa o el
nuevo sistema que se va a construir. Cuando se ha preparado el paquete completo para el nuevo sistema tenemos
una especificación funcional lógica, una presentación detallada de lo que hará el sistema, la cual es, en lo posible,
independiente de las consideraciones físicas de cómo será implementado. Este tipo de especificación funcional
brindara al diseñador una idea clara del resultado final que debe alcanzar y una evidencia escrita de las preferencias
del usuario para los casos en que haya que adoptar soluciones de compromiso. En este punto el analista transfiere la
responsabilidad primaria del trabajo técnico a un diseñador, y continua con los otros aspectos del proyecto ( tales
como planificar la prueba y aceptación del sistema).
Si el analista y el diseñador son una misma persona, esta ahora cambia de sombrero y mira la especificación
funcional lógica con los ojos de un diseñador, confiado en el conocimiento de que la misma representa una base firme
de requerimientos a partir de los cuales debe diseñarse el sistema.



                                         Metodología del Diseño Evolutivo

El Diseño Evolutivo o Desarrollo de Prototipos es especialmente eficaz en situaciones donde pueden encontrarse
condiciones únicas, en las cuales no existe experiencia en el desarrollo de esos sistemas. Otra situación propicia se
produce cuando las necesidades de información no pueden ser determinadas correctamente por parte de los
usuarios.
Cuando se utiliza combinado con otra metodología de estudio de sistemas es útil para identificar los requerimientos
del sistema o su factibilidad o para evaluar su diseño o una aplicación determinada.

                                                                                                                        21
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La Metodología del Diseño Evolutivo consiste en la construcción de un prototipo realizado en base a la información
aportada por los usuarios, de lo que ellos creen que son los requerimientos del sistema: este prototipo es un sistema
que funciona limitadamente cumpliendo en una primera instancia con los requerimientos básicos establecidos por los
usuarios.
Implica economizar esfuerzo en las etapas de análisis, diseño e implementación; el proceso comienza con unas pocas
ideas básicas de las necesidades que los propios usuarios expresan.
La participación activa del usuario y su intervención en el sistema generan un mayor compromiso con el estudio, con
el agregado que por el hecho de participar de su diseño, va a existir una mejor preparación para su uso posterior en
razón de la familiaridad lograda con el mismo.

Etapas del Diseño Evolutivo

    1. Determinación de los Requerimientos Básicos

El usuario realiza una primera determinación básica de sus necesidades, especialmente en términos de salidas o
resultados del sistema, pero en realidad es que junto al hombre de sistemas determinan la finalidad, identifican sus
salidas y los datos necesarios.

    2. Construcción de un Prototipo

La construcción del primer prototipo esta a cargo del hombre de sistemas, quien desarrolla rápidamente en el menor
tiempo posible, un sistema que funcione; esto quiere decir un sistema que proporcione las salidas que los usuarios
buscaban.
El usuario debe usuario debe comprender que ese prototipo al responder solo a unas pocas necesidades básicas, se
encuentra incompleto, y que básicamente sirve para que lo vaya probando y para estimular y generar nuevas ideas
hacia otras direcciones.

    3. Revisión, evaluación y modificaciones

El usuario debe comenzar a utilizarlo para realizar la evaluación del mismo, tratando de ganar experiencia que le
permita entenderlo y establecer que hace o que no hace el sistema para satisfacer sus necesidades.
Utilizar el prototipo, percibir las mejoras posibles, determinar necesidades no cubiertas y características no deseadas,
son responsabilidades de los usuarios: el usuario es el que decide cuales son los cambios necesarios que se deben
realizar, pero es responsabilidad del hombre de sistemas planificar los mismos con los usuarios y posteriormente
realizarlos.

    4. Terminación del Prototipo

Estableciendo su finalización cuando la evolución del sistema determina que este ha crecido lo suficiente como para
satisfacer todas las necesidades y que por otro lado incluye todas las características necesarias.
También se considera finalizado el proceso cuando se considera que una nueva iteración no agregaría nada de valor
al sistema.


La metodología del Diseño Evolutivo contrasta con todas las otras metodologías, ya que en estas el énfasis esta
puesto en la definición precisa, durante el desarrollo de las primeras fases, de las necesidades del usuario y de los
requerimientos del sistema, seguido de un minucioso y sistemático desarrollo posterior. En tanto el diseño evolutivo
pone énfasis en la rapidez de la respuesta que se le de al usuario en base a las necesidades que este pudo definir en
forma no muy precisa. Esta metodología es usada principalmente en sistemas de apoyo a las decisiones y en
sistemas administrativos muy sencillos y casi nunca se la utiliza para sistemas de procesamiento de transacciones.

Pasos
   1.   Pedido de un Usuario
   2.   Representación Abreviada de los Requisitos
   3.   Especificaciones del Diseño del Prototipo
   4.   Creación del Sofá
   5.   Prueba de Modificaciones

                                                                                                                       22
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Ventajas del Diseño Evolutivo
    Posibilidad de ensayar sistemas sin necesidad de incurrir en grandes gastos
    Los costos totales del desarrollo son mas bajos ante situaciones cambiantes
    El usuario desarrollo en el uso del sistema una mayor experiencia en menor tiempo
    Mayor compromiso por parte del usuario
    Menor tiempo en la obtención de un sistema

                                       Capitulo 7 Administración de la Información

Sistema del Proceso de Transacciones: Ordena, clasifica, resume, calcula los datos. Requiere que los registros con
los datos para registrar transacciones estén agrupados en archivos ( colecciones de datos) para ser procesador y
almacenados.
Los datos deben estar organizados en conjuntos que hagan posible su procesamiento.


Elementos                Registro de             Archivo               Base
de datos                   datos                 de datos             de datos



Elemento de Dato: Nivel inferior o elemento más pequeño de los datos de un archivo

Registro de datos: Colección de elementos de datos referentes a una entidad

Archivo de datos: Colección o grupo de registros. Hay 3 tipos de archivos:

    1. Archivos Maestros: Colección permanente de registros ( EJ: Normas legales que se exigen o archivo
       personal)
    2. Archivo de Transacciones: Archivo de tipo temporal ( EJ: Vtas en un periodo)
    3. Archivos de Clasificación: Archivos que tienen lógica para ordenar registros con distintas ordenes ( EJ: Orden
       alfabético)

Base de Datos: Es una colección integrada de datos almacenados en diferentes tipos de registros. Los registros se
interrelacionan con relaciones propias de los datos y no mediante su ubicación física en el almacenamiento.

El objetivo de almacenar y organizar datos en una base de datos es representar las relaciones entre las entidades de
interés para la organización.
Las bases de datos son distintas de los archivos y registros de datos.
Los registros que contienen un archivo se almacenan juntos y son recabados por formas de acceso.

La Administración de los datos es la base de la integración eficaz de los datos almacenados y es la base moderna de
los sistemas de información integrados.
Los sistemas de administración de base de datos no son sistemas de información, pero los dos interactúan.

El Sistema de Información da significado
El Sistema de Administración de base de datos los adm, clasifica, resume, etc.

El conjunto de datos que recibe el nombre de base de datos es el que se puede tener acceso desde varias y distintas
aplicaciones.
Existe independencia entre programas de aplicación y bases de datos, lo que permite modificar uno sin modificar el
otro.
Técnicas de Validación de Entradas de Datos           (Seen Suplemento Cap 8)


Hay dos categorías:

    1. Comprobaciones hechas sobre los datos

                                                                                                                       23
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       Validación de Transacciones: Determinar tipo de actividad y si es valida
       Comprobaciones de secuencias: El orden de las transacciones es importante o cuando se debe verificar que
        todas las transacciones son realizadas
       Totales por lotes: Controlar que todas las transacciones sean realizadas
       Comprobaciones de Formato: Prueba de contenido de los campos para asegurar que los datos sean validos
       Comprobaciones de Verosimilitud


    2. Operaciones que añaden un digito extra a los datos

       Duplicación de Procesamiento: Backup ( seguridad y guarda de sistema) En algunos casos agrega un digito
        verificador.




                            Datos carpeta Resumen Centro de Estudiantes ( Bolilla 7 y 8 )

La Contabilidad financiera debe llevarse necesariamente, mientras que la gerencial es opcional.
Beyer trata de agrupar ambos conceptos en uno solo, al cual llamo Contabilidad de Eficiencia, afirmando que un único
sistema de registro debe dar satisfacción simultánea a los objetivos de la contabilidad financiera y de la contabilidad
gerencial.
Para Herscher, la contabilidad gerencial es el sistema integral de información de la empresa. Los principios de la
contabilidad gerencial, como contabilidad orientada a la toma de decisiones, ósea hacia adentro de la empresa, no
quitan validez sino coexisten con los clásicos principios de la contabilidad patrimonial, que son los de informar hacia
fuera de la empresa.

La Contabilidad Matricial

La matriz transforma el registro doble contable en registro simple. La operación es registrada en la matriz colocándose
el valor de la misma en la celda, que es la intersección de la fila perteneciente a la cuenta que debe ser debitada con
la columna perteneciente a la cuenta que debe ser acreditada.
Esta contabilidad brinda ilimitadas posibilidades para su perfeccionamiento; como las propuestas de Herscher que
utiliza matrices tridimensionales y la generalización del modelo matricial de Viera Alonso, llegando a contabilidades
por partida enésima, utilizando matrices multidimensionales.

                                                                                                                    24
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El Modelo de Mc Carthy

Propone un modelo contable que tiene por finalidad integrar la contabilidad con el concepto de base de datos y se
denomina de “enterelacion” . Se fundamenta en que una base de datos es un conjunto de entidades o entes del
mundo real y relaciones entre estos entes.
El desarrollo de este modelo se orienta en los lineamientos del llamado Análisis Estructurado, es decir que estos datos
que representan una parte de la realidad se organicen de forma estructurada. El proceso del análisis estructurado
puede representarse gráficamente:

En el nivel 1 el sistema trata de ser un modelo de una parte de la realidad, que en el contexto de la contabilidad es
una empresa
En el nivel 2 la descripción de la realidad se refiere a aquellos aspectos que son de interés para los usuarios del
sistema, que para la contabilidad incluye información acerca de dos aspectos: el estado económico de la empresa y
los eventos que alteran ese estado económico
En el nivel 3 pasamos de la realidad al modelo de datos, el mismo intenta ser una descripción de la estructura lógica
del sistema tal como es vista por los usuarios.

La propuesta de Mc Carthy parte de la contabilidad tradicional del nivel 3 y utiliza en su lugar un enfoque de
enterelacion en una empresa, para construir su modelo de datos contables.

El nivel 4 no es tratado en detalle, por cuanto debería ser resuelto en el tiempo de aplicación práctica del modelo,
dependiendo de las características y configuraciones del equipo de computación que se utilice.




                                      Capitulo 8 Sistemas de Información Contable

La empresa y el Sistema de Información Contable

La Contabilidad como disciplina técnico-científica tiene una utilidad práctica. La contabilidad utiliza abstracción e
hipótesis para investigar las relaciones de los elementos que existen dentro de un sistema

La Información aparece como interfaz abstracta en tanto existan sistemas u objetos y halla un observador inteligente.
El conocimiento del sistema objeto ( Empresa) y la compresión del observador ( Contador) son condición necesarias
para dar valor a los datos, resolver el método para que sean convertidos en información y tratarlos en un modelo de
decisión.
Para dar valor a los datos y luego transformarlos en información se usa el conjunto de reglas, principios y normas
generadas por la contabilidad que se aplican en el sistema contable con una finalidad específica.

Los Sistemas Contables tienen 3 objetivos específicos:

       Información para la Rendición de Cuentas de los Adm a sus dueños
       Información para terceros en Cumplimiento de Normas legales y contables
       Información Interna para planeamiento, gestión y toma de decisiones


Los Sistemas de Información consisten en categorías de sistemas y cada sistema tiene características distintas

    1. El Sistema de Procesamiento de Transacciones se basa hoy en día en Sistemas computarizados que están
       reemplazando a sistemas manuales. Tiene procesos con rutinas muy estructuradas y procesos para
       resguardar la información.

    2. El Sistema de Apoyo Gerencial proporciona Entradas de datos para los procesos de decisión administrativas

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    3. El Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones proporciona información para emitir un juicio respecto a una
       situación no estructurada

                  Lo más importante para el Contador en estos casos es definir el Plan de Cuentas


El Contador debe asumir dos roles:

    1. La “Fe Publica” cuando elabora y verifica información económica, patrimonial y financiera de validez general.
       Primero definiendo el sistema de información contable y luego en su función de auditor independiente dando
       validez legal con su actuación profesional dictaminando los Estados Contables. Esta actuación esta vinculada
       con el campo de lo jurídico y es la que afecta derechos y obligaciones razón por la cual se deben aplicar
       normas legales y profesionales.

    2. Gestión Empresaria, cuando se elabora y aplica información contable, económico y financiera de validez
       especifica para la Administración eficiente de las empresas. Se busca información para la toma de decisiones.


Características de los Sistemas Contables

Objetivos del Sistema Contable: Deben proporcionar detalles para responder algunas de estas preguntas

¿Que transacción se ha realizado? ( Que cuentas se usan)
¿Cuando ocurrió la transacción? ( Momento, orden cronológico)
¿Que efecto causo la transacción? ( Modificativa o permutativa)
¿Cuanto dinero esta implicado en la transacción? ( Hay que valuar la transacción)

Mantenimiento de Registro de doble entrada
Plan de cuentas con su manual explicativo
Cuentas clasificadas por su naturaleza y contenido




                       Capitulo 9 Metodología de Estudio del Sistema de Información Contable

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Cuando se diseña un sistema de información se debe separar el problema de las personas, hay que enfocar
solamente el problema, independientemente de las personas, tampoco se deben fijar posiciones, sino poner criterio
objetivo al problema.
El Contador como analista del sistema analiza lo que se quiere resolver, es decir, busca la solución que un sistema de
información debe brindar. El mismo es el intermediario entre los usuarios y los programadores de un sistema. Los
primeros son quienes tienen los problemas y los segundos los que intentan crear sistemas que resuelvan los
problemas.
En la etapa del diseño de un sistema de información contable, el contador debe hacer un balance ente lo posible de la
tecnología y sus costos, y los mejoramientos o beneficios que el sistema producirá. Por lo tanto el contador es el
responsable de los sistemas de información contable tanto en eficiencia como en el sentido de economicidad.

Análisis de los problemas del Usuario. Desarrollo e Implantación

El analista de sistemas encuentra difícil los requerimientos y problemas, debido que a veces no tiene la suficiente
información.
Además el gerente le cuesta explicar como decide, es decir como se realiza habitualmente la toma de decisiones en la
empresa, por lo que se complica al analista entender los problemas que a este se le presentan con respecto a la
obtención de la información.
Otro de los problemas es que el análisis puede verse abrumado por los detalles, ya sean de la empresa o del mismo
sistema de información a implantar.
El documento con los detalles del nuevo sistema, que puede llamarse especificación del sistema, constituye una
especie de contrato entre el usuario y el analista. Se busca llegar a que el usuario diga “ si es esto lo que yo quiero” ,
entonces a partir de allí se busca hacer física el sistema.

Diagramas de Procedimientos, de Flujos. Diseño de Documentación

Esto implica conocer en que sectores se desarrollan los procedimientos administrativos y en que orden se ejecutan o
deben ejecutarse.
Para ello se grafica la secuencia del procedimiento en relación con los sectores que intervienen, obteniendo así un
Diagrama de Flujo Intersectorial o de encadenamiento intersectorial. Este diagrama tiene la virtud de mostrar el flujo
básico de la información y de los procedimientos operativos que se generan en el sistema. ( Por Ej. Cursograma)

Los cursogramas implican definir una serie de secuencias de operaciones encadenadas dentro de un procedimiento
que circula por distintos sectores de la organización.
Representan sintéticamente en forma simbólica la secuencia sistemática de acciones que se efectúan para satisfacer
las distintas finalidades de la organización; ellos se grafican siguiendo convenciones preestablecidas:

Dirección de Diseño: El desplazamiento de las operaciones de un cursograma se debe realizar en forma descendente
y horizontal
Ubicación de los Símbolos: Se ubican dentro de columnas, donde cada una de ellos representa una unidad funcional
de la organización.
Líneas de Traslado o Toma de Información: Se dibujan utilizando líneas rectas continuas o punteadas
respectivamente, indicándose el sentido de las mismas con una flecha
Cruce de Líneas: En lo posible debe evitarse que las líneas de secuencias verticales y horizontales se crucen. Si es
necesario que atraviesen tanto símbolos como columnas, se utilizaran puentes, en forma de media circunferencia.
Entradas y Salidas de líneas a Símbolos: La entrada de líneas puede hacerse por la parte superior o lateral y su salida
por la parte inferior o la parte lateral.

Formularios de Varios Ejemplares: Cuando haya que dibujar formularios con varias copias, se dibujan superpuestos y
desplazados tantas figuras como haya de copias.
Varios Ejemplares en un mismo formulario: Se identificara cada uno de los ejemplares con un número de letra,
número, color, etc.
Fraccionamiento de un ejemplar: Cuando sobra un ejemplar de un formulario debe realizarse un fraccionamiento, este
se asignara con líneas de secuencia divergentes, que partiendo del símbolo de operación, expresen luego los
documentos separados.


Marcos de las Organizaciones
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Hoy existen nuevos enfoques de gestión que no solo buscan medir actividades y la gestión de la organización con
indicadores financieros.
Los cuadros de mandos integrales ( o tableros de control) proporcionan marco para considerar estrategia de 4 marcos
diferentes:

    1.   Financiera ( Estrategia Financiera)
    2.   Cliente ( Estrategia de generar valor para el cliente)
    3.   Procesos Internos ( Con que procesos cumplimos los objetivos)
    4.   Recursos Humanos ( Aprendizaje, conocimiento, capacitación, innovación)

Los indicadores de estas 4 perspectivas deben integrarse en un Sistema de Gestión, no solo para medir resultados
sino para transformarse en el marco organizativo de un sistema de gestión estratégica.

Este sistema permite redefinir relaciones con clientes, reestructurar procesos internos, enseñar nuevas habilidades al
personal y utilizar nuevas tecnologías de información, aprovechando mejor los sistemas de información contables
tanto financieros como gerenciales.
Aparece cultura centrada en trabajo en equipo para apoyar estrategia. La empresa crea nueva organización basada
en la estrategia y la característica común es que pone a la estrategia en el centro.

Las empresas se alejan de Sistemas de Gestión exclusivamente vinculados a Marcos Financieros

A mediados del Siglo XX usaban el presupuesto como elemento de gestión e indicadores para el accionista y normas
de calidad.
En la actualidad, los mejores marcos financieros no captan toda la dinámica de los resultados basados en el
conocimiento, es decir en el capital intelectual. ( Relaciones con clientes/Proveedores/Recursos Humanos) los
conocidos bienes intangibles.
Además de Indicadores Financieros y de Calidad usan programas orientados a clientes, reestructuración de procesos
internos, recursos humanos y han desplegado tecnologías de Información para diferenciarse competitivamente.

Para alcanzar resultados sostenidos en el tiempo están cambiando enfoques específicos por visiones globales donde
la estrategia es el centro del modelo de gestión

Diferenciación Competitiva

Las ventajas competitivas en el futuro dependerán de las nuevas tecnologías en los procesos y de las innovaciones
en los productos
Según Porter, hay 5 fuerzas competitivas que afectan utilidades

    1.   Competidores Potenciales
    2.   Productos Sustitutos
    3.   Poder Negociación Compradores
    4.   Poder de Negociación Proveedores
    5.   Competidores Actuales

Estos factores pueden ser enfrentados con 3 estrategias:

        Liderazgo en Costos
        Diferenciación
        Enfoque ( Nicho de Mercado)

Una de las herramientas es la cadena de valor, la cual divide a la empresa en actividades discretas o primarias y
actividades de apoyo.
Se busca optimizar recursos de la empresa, analizando los flujos de información de cada actividad primaria o de
apoyo.
Por la Metodología Estructurada de Sistemas (DFD) se puede analizar por ejemplo.

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La Empresa y el Sistema de Información Contable

Las transacciones que realizan las empresas afectan el patrimonio de manera cualitativa y/o cuantitativa.
La función del Sistema Contable es registrarlas de acuerdo a un estructura orgánica y coherente ( la partida doble, en
el cual su herramienta principal es el manual de cuentas y su resultado principal son los Estados Contables).
El Sistema Contable forma parte del Sistema de Procesamiento de Transacciones.

La Forma mas intuitiva de un Sistema de Información de una empresa se obtiene observando como la información
fluye de una parte a otra y entre la empresa y su entorno.
La necesidad de acceder a información de transacciones no solo es necesaria para tomar decisiones operativas, sino
también sirve para planificar, definir objetivos y ejercer control.
Para determinar estas necesidades hay 2 ópticas:

    1. Procesos Formales que operan sobre datos estructurados recopilando, relevando y distribuyendo información
       para la necesidad de la empresa
    2. Estructura de la Información para las actividades de dirección y control a los efectos de la toma de decisiones
       para desempeñar las funciones de negocios de la empresa de acuerdo a su estrategia.


El Sistema de Información debe estar alineado a la estrategia de la empresa. Esta necesita que la información fluya
para determinar actividades operativas y que otra información llegue a tiempo y en forma organizada para la toma de
decisiones, con el máximo conocimiento de causa posible y para controlar el momento que se detecte una desviación
entre lo previsto y lo real.


Circuito de Circularización y Procesos   ( Del libro de Juan Carlos Fresco)

Circuito: Se denomina al grafico que muestra la secuencia de un documento/formulario en una operativa que se
desarrolla en uno o varios sectores de la estructura formal de la empresa.

Circularización: Movimiento de Formularios o Documentos de un Dpto. a otro dentro de la Empresa

Proceso: Es el fenómeno de cambio en un periodo de tiempo por el cual se obtiene un producto o servicio.

El Circuito de Circularización y Procesos son gráficos que permitan seguir el desarrollo de los factores integrantes del
sistema de información de una empresa, también se denominan cursogramas




                            Dirección Superior e Información Contable ( FAGA Cap V )

Entre dirección superior e información contable existe una relación sujeto/objeto, en la que lo más importante es el
reconocimiento de las necesidades del sujeto que puedan ser satisfechas con las cualidades del objeto.

La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresarial, que recogiendo y registrando los
datos útiles para la empresa, tanto internos como externos ( perspectiva situacional), del pasado, del presente y
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proyecciones al futuro ( perspectiva temporal), de la situación y movimientos patrimoniales, económicos y financieros
de la organización ( perspectiva operacional), los procese y emita y ponga a disposición de quien deba utilizarla ( la
dirección superior), la información que le permita llevar a cabo eficazmente su gestión.
La información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivadas de la asunción y cumplimiento de
responsabilidades.

Aspectos formales a considerar

Todo conjunto informático preparado para satisfacer determinadas necesidades no depende exclusivamente de sus
contenidos, sino también del respeto a ciertas formalidades que obran como marco de referencia para los mismos:

    1. La Homogeneidad en el tiempo de la Información Presentada: Debe haber una uniformidad exterior de los
       formatos, esto se debe a la necesidad existente en las empresas de comparar informaciones de diferentes
       periodos sobre bases homogéneas.
    2. El direccionamiento de la información: Es importante que la información sea adecuadamente direccionada
       hacia las necesidades del receptor, resaltando los aspectos que sea necesario o conveniente destacar.
    3. La estandarización de los formatos: Debe resguardar la armonía de conjunto en las formalidades de la
       presentación. La información será tanto mejor recibida cuanto mejor presentada este.
    4. Las formas de comunicar visualmente los datos: Informes, Cuadros y Gráficos.
    5. Los plazos para emitir información: Toda información tiene su propia frecuencia de emisión y su
       correspondiente espacio de tiempo de cobertura de situaciones.
    6. La consideración de eventuales parámetros de comparación: Toda información debe servir para ubicar a su
       usuario en el entorno espacio/temporal en que se desarrolla su operación. Es muy importante contar
       permanentemente con la presencia de algún patrón de comparación que sirva de referencia, sea este el que
       fuera. ( Ejemplo, la técnica presupuestaria).
    7. El Uso de Valores Relativos: Las cifras debieran ser expresadas en valores relativos y no en valores absolutos
    8. El Uso de Información por excepción




Los condicionamientos a respetar

Dos de los condicionamientos mas importantes a ser tenidos en cuenta en la preparación y emisión de información
para la dirección superior son los siguientes:

La asignación de responsabilidades: Un elemento clave en el proceso informático es el referido a la clara asignación
de responsabilidades, tanto en lo relativo a la toma de datos, como al procesamiento, la emisión y el análisis de la
información.
Cada uno de los participantes del proceso debe conocer con claridad que debe hacer, cuando hacerlo y de que
manera.

La flexibilidad en la preparación de informes: Los emisores deben ser permeables a introducir los cambios que sean
necesarios para conformar dichas necesidades, sobre todo teniendo en cuenta que la realidad empresaria es
cambiante, y que la información debe seguir esos cambios para continuar siendo eficaz.

Responsabilidades de la Dirección Superior

       Planeamiento de Futuro
       Administración, coordinación y control del presente
       Toma de decisiones permanente

Las tareas de planeamiento requieren de información interna y del contexto basada tanto en la realidad del pasado,
que nos indica cuales han sido las condiciones imperantes en otros momentos en el entorno general, como del
presente, que nos sitúa ante la realidad del momento actual, y también del desarrollo de previsiones de futuro.
El diagnostico situacional consiste fundamentalmente en la tarea de ubicar a la empresa en el contexto espacio
temporal en el que se halla inserta, determinando sus fuerzas y debilidades, y dando las pautas elementales para la
formulación de los escenarios de futuro.
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Así que el primer conjunto informático a ser considerado es el referido a los datos del contexto, que son aquellos
datos que reflejan el entorno que rodea la organización.            (Información relativa al contexto macro e
información particular del contexto micro).
El segundo conjunto informático a considerar es el que corresponde a los datos internos de la empresa, que es
conformado fundamentalmente por los tres componentes del foco de atención operacional: Información Patrimonial,
económico y financiero.

De este modo, la dirección superior recogerá toda la información necesaria de entre toda la información posible, para
llevar a cabo las tareas de planeamiento y su correlato numérico, que es la presupuestación.

Para las tareas de Adm., Coordinación y Control del presente; la información debe ser la misma (en cuanto a su
calificación), la única diferencia entre ambas es de orden temporal y la misma información hoy considerada útil para
las tareas de administrar, coordinar y controlar, mañana lo será para efectuar una nueva planificación.
(Para Toma de Decisiones es igual, solo cambia a veces la necesidad de tiempo de info.)




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