ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 1 ~BAB 8

Document Sample
ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 1 ~BAB 8 Powered By Docstoc
					   ARAHAN
PERKHIDMATAN
 BAB 1 ~BAB 8
                      1.JABATAN DAN
                       ORANG RAMAI
                                       2. PERKARA
        8. PERKARA                        DALAM
             AM                       PERKHIDMATAN




7. KELENGKAPAN           ARAHAN                 3. SURAT
    PEJABAT           PERKHIDMATAN             MENYURAT




       6. KEMUDAHAN
                                      4.FAIL MEMFAIL
       PERHUBUNGAN
                      5.MEMELIHARA
                        MENYIMPAN
                          REKOD
BAB 1- JABATAN DAN ORANG
          RAMAI

1.MENGEMASKINI PENTADBIRAN
PEJABAT

2. HUBUNGAN DENGAN ORANG
RAMAI
     1. MENGEMASKINI
       PENTADBIRAN
a)   Peranan kerajaan dan pejabat
b)   Peranan ketua jabatan
c)   Menyemak semula fungsi jabatan
d)   Mengkaji aktiviti jabatan
e)   Senarai tugas
f)   Nasihat jabatan lain
g)   Melahirkan semangat pasukan
h)   Latihan dalam jabatan
i)   Pusingan kerja
             A. PERANAN KERAJAAN
                  DAN JABATAN
JABATAN KERAJAAN DITUBUHKAN BAGI
MENJALANKAN FUNGSI MENTADBIR
NEGARA OLEH ITU SETIAP JABATAN
KERAJAAN HENDAKLAH MEMPUNYAI:
 1.   MISI
 2. OBJEKTIF
 3. DASAR
 4. FUNGSI
           B.PERANAN KETUA JABATAN
                        Pembahagian
                            kerja/
                         Penurunan       Galakkan
        Carta                            Hubungan
      Organisasi        Kuasa Secara
                           Bertulis       baik staf


                                          Menentukan
Objektif                                   Hubungan
Jabatan              Perkara-perkara
                                           Baik Dgn
                         yg harus         Orang ramai
                   diberikan perhatian
                    oleh ketua jabatan
                                         Menyediakan
  Bimbingan &                              Panduan
    Latihan                  Selaras        Kerja
   Kakitangan                Aktiviti
                           Semua Unit/
                            Bahagian
OBJEKTIF UMS
1.   Mencapai kecemerlangan kesarjanaan akademik,
     bertaraf antarabangsa dalam program berbilang
     bidang iaitu sains, teknologi, kejuruteraan,
     perniagaan, ekonomi, politik dan sains sosial.

2.   Meneroka, memlihara dan memanfaatkan ilmu
     dengan berkesan untuk pembangunan masyarakat
     dan negara selaras dengan etos universiti dan
     negara.

3.   Mempertahankan kebebasan akademik dan
     mengekalkan kerapian intelektual di kalangan
     komuniti universiti.

4.   Mengeluarkan graduan mengkhusus tetapi
     seimbang, ketrampilan, bertaqwa dan patriotik.

5.   Mengadakan program-program pengajian dan
     penyelidikan yang berkualiti serta relevan kepada
     masyarakat dan negara serta membangunkan harta
     intelek dan inovasi.
6.   Menjalinkan hubungan kerjasama yang rapat lagi
     berguna di antara UMS dengan industri, kerajaan, badan-
     badan profesional dn masyarakat.

7.   Memupuk dan memerapkan nilai-nilai kemanusiaan murni
     sejagat serta keterbukaan berfikir dengan penuh
     tanggungjawab di kalangan para sarjana, pegawai dan
     tenaga sokongan universiti sambil mencapai hasil kerja
     yang optimal dan berkualiti tinggi.

8.   Menyumbangkan kepada pertumbuhan ekonomi yang
     teguh dan keadilan sosial masyarkat melalui
     penyelidikan, penerbitan, perundingan, perkembangan
     teknologi dan khidmat masyarakat dalam iklim pengajian,
     pencarian ilmu dan pengurusan yang cekap dan mantap.

9.   Meningkatkan martabat dan prestij universiti sebagai
     institusi masyarakat yang unggul, progresif, terkemuka
     dan senantiasa memanfaatkan hasil kesarjanaannya.
    SEJENAK…………….
 ANDATELAH DILANTIK SEBAGAI
 SEORANG KETUA JABATAN, APAKAH
 PERKARA PERTAMA YANG PERLU
 ANDA LAKUKAN?
PERANAN KETUA JABATAN?
       BINCANGKAN….
CARTA ORGANISASI
C. MENYEMAK SEMULA
   FUNGSI JABATAN
    JELAS
    DIKEMASKINI DARI SEMASA KE
     SEMASA
    AKTIVITI YG TIDAK PERLU ATAU
     TIDAK SESUAI DIHAPUSKAN
    D. MENGKAJI AKTIVITI JABATAN
I. AKTIVITI DIKAJI SEMULA SUPAYA:
-AKTIVITI YANG TIDAK SESUAI DIHAPUSKAN
-LANGKAH YANG PENTING UNTUK MENCAPAI MATLAMAT
-SISTEM KAWALAN BERKESAN
-SISTEM KERJA YANG BAIK
      E.SENARAI TUGAS
 SETIAP KAKITANGAN
 JELAS,MUDAH DIFAHAMI

 SECARA BERTULIS

 DIKEMASKINI DARI SEMASA KE
  SEMASA TERUTAMA BILA ADA
  PERTUKARAN/PENYUSUNAN/
 PENGURANGAN ATAU PENAMBAHAN
  DAN PERUBAHAN SISTEM BERKERJA
F. NASIHAT DARI JABATAN LAIN
G. SEMANGAT BERPASUKAN
H. LATIHAN
J. PUSINGAN KERJA
Jabatan dan orang ramai



MEMUDAHKAN
MESRA
ADIL KEPADA SEMUA
II. Hubungan Dengan
    Orang Ramai
     HUBUNGAN BAIK-
         PERLU!
  - KEMUDAHAN UNTUK ORANG
         RAMAI.
BAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARU
         PENILAIAN PRESTASI

  SISTEM SARAAN PERKHIDMATAN AWAM
           -SSB: 1992-2002
             -SSM:2002
  PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN


GRED       KUMP.P&P      SOKONGAN

GRED       PTK 1 DAN 2   PTK 1 DAN 2
LANTIKAN

GRED       PTK 3 DAN     PTK 3 DAN
KENAIKAN   KEATAS        KEATAS
PANGKAT
PELUANG KENAIKAN PANGKAT
    PEWUJUDAN LAPISAN JAWATAN BARU UNTUK
    SEMUA PERKHIDMATAN KECUALI:

   TENTERA/POLIS/BOMBA/PENJARA
   SKIM PERKHIDMATAN BERKELAYAKAN
    STPM/DIPLOMA/SETARAF /SPM DAN SETARAF YG
    MEMPUNYAI 3 LAPIS
PENETAPAN GRED MENGIKUT
       KELAYAKAN
    KELAYAKAN       GRED SSM


      IJAZAH         41-54


  DIPLOMA/STPM/      27-40
     SETARAF

  SPM DAN SETARAF    17-26


 PMR/SRP KEBAWAH      1-16
    PENILAIAN PRESTASI
 HENDAKLAH   OBJEKTIF,ADIL DAN
  TELUS
 BERASASKAN PENGHASILAN KERJA
  DAN TINGKAHLAKU
 MENGGALAKKAN PERSAINGAN UTK
  TINGKAT KUALITI DAN
  PRODUKTIVITI
              CIRI

 PENETAPAN SKT
 OBJEKTIF,TELUS DAN ADIL
 IKTIRAF KEGIATAN DAN SUMBANGAN
  LUAR
 PENETAPAN MARKAH WAJARAN
 LIMA JENIS BORANG MENGIKUT
  KUMPULAN
 PERANAN PANEL PEMBANGUNAN
  SUMBER MANUSIA
      FIKIR SEJENAK
 BAGAIMANA   ANDA INGIN
  DINILAI?
 BAGAIMANA ANDA INGIN
  MENILAI?
 APA YANG ANDA INGIN
  DARIPADA PENILAIAN?
BAB 3- SURAT MENYURAT
BAB 3. SURAT MENYURAT
 1.   MENULIS SURAT DAN
      MENGALAMAT SURAT
 2.   MENULIS MINIT SURAT
 3.   MELAYAN SURAT YANG
      DITERIMA
1, MENULIS DAN MENGALAMAT
           SURAT
     Surat hendaklah jelas
     Surat hendaklah di atas kertas rasmi
     Memula dan mengakhiri surat
     Rujukan dan tajuk
     Perenggan dan nombor mukasurat
     Satu perkara sahaja
     Alamat penerima
     Pengkelasan surat mengikut fail
     Rekod surat keluar masuk
                II. MENULIS MINIT

   Pentingnya Minit Surat   -   sebagai rekod

                             -   sebagai perhubungan pegawai
                                 [tidak digalakkan]
   Cara Menulis             –   jelas,ringkas, mudah difahami
     iii. MELAYAN SURAT
 DIBERIKAN PERHATIAN SEGERA
 DIBERIKAN KEPADA PENERIMA PADA
  HARI YANG SAMA
 TINDAKAN PENDAFTARAN FAIL
 SAMPUL KECIL BAGI TINDAKAN
  SEMENTARA
 REKOD SURAT KELUAR MASUK
 DAFTARKAN SURAT MENGANDUNGI
  BAYARAN
       BAB 4- FAIL MEMFAIL

1. PENGKELASAN FAIL
2. MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA
   FAIL
3. PENGEDARAN FAIL
4. SIMPAN DALAM PERHATIAN
5. MEMELIHARA DAN MENJAGA FAIL
    1. PENGKELASAN FAIL
 Sistematik
 Pengkelasan bagi pejabat kecil
 Memberi tajuk fail
 Pengkelasan keselamatan-
  terhad/sulit/rahsia besar/rahsia
 Merendahkan peringkat pengkelasan
 Memakai kulit fail yang sesuai
   2. MENDAFTAR DAN
  MENYELENGGARA FAIL

 -PENDAFTARAN BERNOMBOR/ABJAD
-TAHUN BUKA FAIL
- KERTAS MINIT &SURAT
- MEREKOD SURAT DI MINIT
- KULIT BARU-FAIL SAMBUNGAN
- PERINGKAT TINDAKAN FAIL
 3.PENGEDARAN FAIL


- CATATAN PENGEDARAN
- TANGGUNGJAWAB PEGAWAI DALAM
       PENGEDARAN FAIL
- MEMULANGKAN FAIL KE PENDAFTARAN
- PENGEDARAN FAIL DALAM PENGKELASAN
  KESELAMATAN
    4. SIMPAN DALAM
        PERHATIAN
 BUKU SDP
 PEMERIKSAAN BUKU SDP SETIAP
 HARI
5. MEMELIHARA/MENJAGA
   KESELAMATAN FAIL

-MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN
-MEMELIHARA KESELAMATAN
 KANDUNGAN FAIL
-MENGASINGKAN FAIL MATI
         FAIL ANDA?
 DI MANA?
 BAGAIMANA?

 SIAPA CARE TAKER?

 APA CADANGAN?
BAB 5 –MEMELIHARA DAN
  MENYIMPAN REKOD

1. REKOD KERAJAAN DAN
     PERANAN ARKIB
2. PEMELIHARAAN REKOD
1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN
         ARKIB NEGARA
   - TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
   - ARKIB NEGARA
   - PEGAWAI REKOD JABATAN
   - REKOD YANG PERLU DIHANTAR KE
      ARKIB NEGARA –BERNILAI
      DAN LEBIH 2O TAHUN
   - REKOD DITUTUP LEBIH LIMA
     TAHUN
   - SENARAI REKOD SEBELUM KE
     ARKIB
     2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD

I.    REKOD MESTI DIPELIHARA DGN
      BAIK

-     MENGAMBIL TINDAKAN SESUAI
      UNTUK MEMELIHARA REKOD
-     DAPATKAN NASIHAT PAKAR
II. BILIK SIMPANAN SESUAI
III. REKOD PATUT DISIMPAN ATAS
              RAK
     IV. MENGERING REKOD
 REKOD YANG BASAH HENDAKLAH
  DIANGINKAN SUPAYA KERING
 JANGAN DISALAI ATAU JEMUR!
V.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKI

 HENDAKLAH  DITAMPAL DENGAN
  KERTAS LAIN DAN MENGGUNAKAN
  PELEKAT GAM UBI
 TIDAK SESUAI:
  VI.BILIK REKOD DIJAGA DAN
            DIBERSIHKAN

 JANGAN GUNAKAN BILIK REKOD
  SEBAGAI TEMPAT MAKAN DAN
  MINUM ATAU MEROKOK!
 HENDAKLAH SENTIASA
  DIBERSIHKAN DENGAN PENCUCI
  HAMPAGAS
BAB 6 KEMUDAHAN
PERHUBUNGAN
1. PERATURAN AM
2. PERKHIDMATAN POS
3. TELEGRAM
4. PENGGUNAAN TELEFON
          I.   PERATURAN AM



 UNTUK  TUJUAN RASMI
  SAHAJA
 JIKA DIGUNAKAN UNTUK
  TUJUAN TIDAK RASMI,
  PERLU BAYAR SENDIRI
UNTUK URUSAN KERAJAAN
SAHAJA!!!
PERHUBUNGAN CEPAT-DIGALAKKAN!!
   II. PERKHIDMATAN POS
 SURAT  KERAJAAN-PERCUMA
 BAYARAN UTK SURAT LAIN

 PENDAFTARAN BUNGKUSAN-BILA
  PERLU SAHAJA
 AHLI PARLIMEN DIKECUALIKAN
  SETEM
PENGGUNAAN TELEFON-PENDEK DAN
          RINGKAS!!!
    FIKIR SEJENAK?


KEADAAN SEMASA PENGGUNAAN
 TELEFON DI JABATAN ANDA…..
 BAB 7- KELENGKAPAN PEJABAT

1.   ALATULIS
2.   BORANG-BORANG DAN REKOD
     BERCETAK
3.   MEMESAN BEKALAN ALAT TULIS
4.   MESIN-MESIN PEJABAT
5.   PERKAKAS-PERKAKAS LAIN
KAWALAN ALATULIS
   PENTING!!
ELAK KECUAIAN MENYIMPAN
      PERALATAN!!
                     Kebenaran
                   perbendaharaan
3 siri borang
      Am                                 Borang untuk
 Kewangan,                                Mengumpul
  \jabatan
                                           maklumat
                Borang-borang

Rundingan semasa            Borang kewangan
    Merangka                   Resit lesen
     borang
MEMBELI MESIN PEJABAT
  MESIN MAHAL DAN
   MODEN
  MESIN PEJABAT BIASA

  MENYELENGGARA MESIN
SESUAIKAN MESIN DENGAN KEADAAN
    BAB 8-LAIN-LAIN PERKARA
            JABATAN
 1. Buku kedatangan
 2a.Mencegah kebakaran
 2b. Pemeriksaan tahunan pemadam
  api
 2c. Bilik Simpanan Rekod tahan api
 3. Rekod –Rekod ditulis dengan
  dakwat kekal
 6. Kebersihan pejabat
 7. Tarikh mengemukakan bahan
  Warta kerajaan
 8.Tanggungjawab ketua jabatan
  tentang bahan dicetak
 9. Memulangkan pruf dengan
  segera ke Jabatan Cetak
 10.nasihat Undang-undang
 11. Hubungan dengan Pegawai
  daerah
 12. Lawatan ketua Jabatan ke
  daerah
 13. Hubungan dengan SUK negeri
SEKIAN ,TERIMA KASIH

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:239
posted:11/25/2011
language:Malay
pages:64