MANAJEMEN
PERKANTORAN
MANAJEMEN PERKANTORAN
• Sebagai suatu cabang manajemen yang
berhubungan dengan pelayanan (service)
dalam perolehan, pencatatan dan
penganalisisan informasi, perencanaan dan
pengkomunikasian yang dengna fungsi-fungsi
itu manajemen organisasi merawat aktivanya,
mengembangkan fungsi-fungsi dan kegiatan-
kegiatannya dan mencapai sasaran-
sasarannya.
Peran pelayanan Kantor
• Menyediakan keterangan-keterangan bagi
pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat
keputusan yang tepat
• Melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi karena berfngsi sebagai pusat
ingatan dan sumber dokumen
• Memberikan pelayanan administrasi bagi
kepentingan dan pelayanan kepada masyarakat
• Pekerjaan kantor terhadap tugas pokok
organisasi dapat bersifat pelayanan,
penyajian bahan-bahan keterangan dan
sebagai pusat ingatan atau sumber
dokumen.
• Kantor bersifat sentri[etal dan sentrifugal
Tujuan Manajemen Perkantoran
1. Menerima Informasi
2. mencatat informasi
3. Memproses informasi
4. Menyajikan informasi
5. Merawat aktiva
Dengan menggunakan sebuah sistem
yaitu
Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
• Merupakan suatu sistem pemrosesan data
spesifik yang dirancang untuk melengkapi
manajemen dengan informasi mutakhir,
signifikan dan proyektif dalam waktu yang
nyata
• Produknya dalam bentuk informasi akan
disajikan kepada fungsi-fungsi lain yang
relevan dan membutuhkan, salah satunya
adalah fungsi kepemimnpinan. Pimpinan
membutuhkan informasi terutama untuk
membuat keputusan. Karena itulah Manajemen
Perkantoran Modern bekaitan dengan
ketatausahaan yang mengelola informasi
dengan bantuan SIM dan proses pembuatan
keputusan yang dilakukan oleh pemimpin
organisasi,
PERUBAHAN PARADIGMA
KONVENSIONAL STRUKTURAL
1. Bersifat TAYLORISTIK : 1. DRUCKERSITIK
MK sebagai kajian MK sebagai kajian mengenai sistem Informas
mengenai organisasi tingkat untuk pembuatan keputusan
bawah 2. FUNGSIONALISTIK: Man. Perkantoran :
2. KLERIKALISTIK : MK sebagai a) Menghimpun dan merekam data intern dan
pekerjaan Tata USaha ekstern organisasi
b) Menganalisis data agar menjadi informasi
3. TEKNIS : MK hanya
yang signifikan
berhubungan dengan
keputusan-keputusan operatif- c) Menyajikan informasi untuk pembuatan
teknis keputusan
d) Merawat Aktiva
4. SEKUNDER : MK merupakan
3. MANAJERIAL: MK menyajikan informasi untuk
fungsi sekunder terhadap
tujuan usaha; manaj.prod. pross pembuatan keputusan bagi semua
Berfungsi sebelum MK hierarki manajemen baik keputusan teknis,
berfungsi operatif, eksekutif maupun manajerial
4. PARTISIPATIF : MK mempunyai fungsi yang sama
dengan fungsi manajemen lainnya.
• Penerapan teknologi informasi baru yang
semakin intensif dan ekstensif menyebabkan
perubahan paradigma dalam manajemen
perkantoran.
• Sungguhpun sangat kecil kemungkinan untuk
memformalkan seluruh hubungan non formal
yang diperlkukan oleh arus pekerjaan dalam
penerapan teknologi informasi baru namun
masih tetap ada peluang untuk
meminimalisasi konflik utama antara
teknologi informasi baru dan organisasi
perkantoran
Kantor dapat bertindak sebagai
1. Sebagai pusat syaraf administrasi dan
perencanaan kebijakanaan
2. Sebagai perantara (penghubung) satu
pabrik dengan pemasok bahan yang
dibutuhkan
3. Sebagai tempat penyelesaian persoalan
4. Sebagai koordinator
5. Sebagai penghubung dengan
masyarakat.
Beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi
konflik antara kebutuhan teknologi
dan kebutuhan organisasi
1. Manajemen memodifikasi teknologi informasi agar dapat
menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang
telah ada dan telah berjalan
2. Manajemen memodifikasi organisasi perkantoran agar
dapat mentapkan dan memformalkan hubungan-
hubungan yang diminta oleh teknologi informasi
3. Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran
yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia
dengan memperkenalkan mekanisme agar dapat
mengurangi ketidaksesuaian dan konflik di antara
organisasi dan teknologi informasi.
SILABUS MANAJEMEN PERKANTORAN
1. Manajemen dan fungsi manajemen
2. Bidang manajemen
3. Kepemimpinan dan manajemen perkantoran
4. Sistem informasi manajemen
5. Pemrosesan data
6. Sistem informasi perkantoran
7. Komunikasi dalam manajemen perkantoran
8. Pengorganisasian kantor
PENGERTIAN MANAJEMEN
1.Manajemen sebagai individu atau sekelompok
individu yang bertanggung jawab utnuk
menganalisis, merumuskan keputusan dan
memprakarsai tindakan yang memadai yang dapat
menghubungkan organisasi
2.Manajemen sebagai suatu proses pengalokasian
masukan suatu organisasi melalui perencanaan,
pengarahan dan pengawasan agar dapat memproduksi
dan memasarkan keluaran yang dibutuhkan oleh para
pelanggan sehingga sasaran organisasi itu dapat
tercapai.
3. Manajemen sebagai kegiatan pengalokasian
dan pengintegrasian masukan organisasi
dalam suatu lingkungan melalui fungsi-
fungsi yang didasarkan pada norma-norma
tertentu dengan jalan memproduksi keluaran
yang dibutuhkan masyarakat agar tujuan
organisasi itu dapat tercapai
4.Manajemen sebagai ilmu yang mengkaji upaya
manusia untuk mencapai tujuan yang telah
diperhitungkan dengan bantuan sejumlah
sumber-daya melalui metode yang efesien dan
efektif.
FUNGSI MANAJER DAN PEMIMPIN
Dalam kehidupan sehari-hari istilah pemimpin
dan manajer kerapkali digunakan bergantian
tanpa membedakannya secara signifikan.
Dalam abebrapa hal banyak para ahli merasa
perlu membedakannya.
Manajer adalah seorang yang bertanggung jawab
terhadap perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan (kegiatan mempengaruhi) dan
pengawasan terhadap orang-orang.
Pemimpin adalah seorang yang mempengaruhi orang-
orang lain dalam kelompok formal dan informasl
untuk mencapai tujuan organisasi melalui
pemanfaatan berbagai metode dan pendekatan.
Kepemimpinan adalah pengaruh antar-pribadi
yang dilakukan dalam situasi dan menuju,
melalui proses komunikasi pencapai tujuan.
Hubungannya dengan fungsi manajemen
perkantoran adalah bahwa informasi yang
disusun dalam ketatausahaan suatu
organisasi akan berguna baik untuk manejer
maupun pemimpin.
Semua menejer melaksanakan fungsi
kepemimpinan namun semua pimpinan tidak
harus melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
BIDANG MANAJEMEN
Manajemen Menambah nilai barang atau
produksi jasa
Manajemen Menyalurkan barang dari
Pemasaran produsen kepada konsumen
Manejemen Mengelola sumber daya
personalia manusia
Manajemen Mengelola keuangan sebagai
Keuangan alat pembayaran
Manajemen Mengelola fakta, data
Perkantoran menjadi informasi
Tujuan Informasi
1. Informasi Deskriptif
2. Informasi Penjelasan
3. Informasi Prediktif
4. Informasi Evaluatif
5. Informasi Inovatif
Corak Sistem Informasi
• Sistem Informasi berdasarkan
organisasi
• Sistem informasi berdasarkan karyawan
• Sistem informasi berdasarkan komputer