Bab 1

SIM2209

E-PENTADBIRAN





MODUL

PENGAJARAN





Disusun Oleh:

MOHAMMAD SOFIAN BIN HASHIM

KOLEJ POLY-TECH MARA KUALA LUMPUR

Bab 1







KONSEP

ORGANISASI MAYA









2

Pengenalan

 Kewujudan teknologi rangkaian komputer dan telekomunikasi telah

membantu syarikat-syarikat mengkoordinasi keupayaan yang teragih

secara geografi kepada Organisasi Maya.

 “Collaborative Application” seperti persidangan berasaskan komputer,

perkongsian pangkalan data, perkongsian aplikasi, pengurusan aliran

kerja, pengurusan projek dan persidangan video boleh digunakan unutk

menyokong penggunaan yang teragih bersama-sama.

 Sistem kerjasama mewujudkan persekitaran kerja di mana individu dalam

oranisasi boleh berinteraksi, mengumpul kemahiran dan berkongsi

maklumat serta pengetahuan.



Definasi Organisasi Maya

 Organisasi bermaksud “komponen-komponen yang bertugas (termasuklah

komponen manusia dan komponen-komponen lain seperti peralatan dan

perkakasan) bagi mencapai sesuatu matlamat.”

 Maya bermaksud “ keadaan yang wujud tanpa persekitaran fizikal”

 Pentadbiran bermaksud “menjalankan sesuatu urusan berasaskan kepada

tugas dan tanggungjawab”.

 Elektronik bermaksud “menggunakan ICT bagi menggantikan kerja yang

dilakukan secara manual.”

 Kolaborasi bermaksud “perkongsian dan kerjasama bagi mencapai

sesuatu objektif:

 Organisasi Maya membolehkan manusia berhubung di antara satu sama

lain tanpa perlu hadir secara fizikal pada satu-satu lokasi dan di

hubungkan dengan menggunakan rangkaian komputer.

 Organisasi maya juga bermaksud “rangkaian sementara yang terdiri dari

syarikat, pembekal, pelanggan dan pekerja yang dihubungkan oleh

teknologi maklumat dan komunikasi, dengan tujuan untuk menghasilkan

produk.”



Dua contoh perisian yang berkonsepkan organisasi maya adalah:

1. MS NetMeeting

2. Lotus Notes



Sebab-sebab Pembentukan Organisasi Maya

1) Dapat memudahkan urusan. (lebih mesra pengguna)

2) Memastikan semua urusan dapat ditakbir dengan lancar dan berkesan.

3) Memastikan semua urusan dapat dicapai dengan lebih cepat dan tepat.

4) Dapat memudahkan kawalan (control).

5) Dapat mempertingkatkan mutu (kualiti) dan produktiviti kerja.



Langkah-langkah Pembentukan Organisasi Maya

Perolehan peralatan

Pemasangan

Latihan

Penyelenggaraan

Promosi dan kempen kesedaran







3

Kepentingan Pentadbiran Elektronik kepada warga organisasi.

1) Mudah

2) Cepat

3) Menjimatkan kos

4) Menjimatkan sumber

5) Dapat tingkatkan kualiti dan produktiviti





Kelemahan Pentadbiran Elektronik

1) Keselamatan

2) Kesukaran untuk berkongsi

3) Lebih percaya kepada sistem manual

4) Takut hak mereka di ambil alih oleh ICT

5) Susah untuk mencuba sesuatu yang baru





Cara mengatasi kelemahan

1) Tingkatkan pengetahuan tentang keselamatan

2) Galakkan kepentingan perkongsian

3) Beri latihan

4) Kempen kesedaran

5) W ujudkan kepentingan kepada pembaharuan





Struktur Maya



Pasukan Maya Peranan pasukan maya adalah

(Virtual Team) perlu dan individu yang di pilih

adalah berdasarkan kepada

kemahiran yang dimilikinya.

Makmal Maya Peserta-peserta adalah terdiri

(virtual laboratory (collaboratories) daripada pakar-pakar yang

dipanggil untuk menyumbang

kepada satu projek dimana

Pejabat Maya .

k eranan n t a t at u di r er ukka

Pemahirapejerbentdipepunltukan n

(Virtual office) kepada individu yang dipanggil

untuk menjalankan

tanggungjawab pejabat jika perlu.

Kedai Maya Produk kedai berubah dengan

(Virtual shops) cepat dengan adanya pembekal

yang menjadi pusat membeli-

belah secara maya.

Organisasi Maya Keseluruhan organisasi adalah

(Virtual organization) maya.



Ciri–ciri Organisasi Maya

1)Organisasi maya adalah bersifat global

2)Perkongsian sumber dan kemahiran

3)Penggunaan ICT dalam sebarang urusniaga

4)Pakatan untuk mencapai matlamat bersama





4

5)Integrasi Menegak



1. Globalisasi

 Untuk mencapai keuntungan yang maksima, sumber perlu diagihkan.

 Organisasi sebagai ibu pejabat yang kecil yang beroperasi dengan unit

dalaman, pakatan yang terbina dan sub kontraktor yang berbeza.

 Konsep organisasi maya tidak hanya tertumpu dalam kawasan sesebuah

negara sahaja, malah menurut Wold (1995) san Coates (1994), idea

organisasi maya patut terdiri daripada jabatan-jabatan yang berselerakan

di serata dunia.



2. Perkongsian (Collaboration)

 Salah satu komponen penting yang perlu ada bagi sesebuah organisasi

maya adalah kerjasama di kalangan pekerja didalam organisasi terbabit

yang berselerakan sama ada didalam sesebuah negara ataupun di merata

tempat di dunia ini.

 Dubuskas (1995) dan Craner (1995) menjelaskan bahawa organisasi

maya adalah satu pasukan maya.

 Pasukan maya akan membentuk sesuatu organisasi, sebahagian dari

proses yang berterusan, dihasilkan dari penggunaan

Groupware.Perkongsian disini bermaksud sekumpulan manusia yang

bertanggungjawab dalam mencapai sesuatu matlamat dengan berkongsi

kemahiran dan sumber.

3. Pengunaan ICT

 Tapscott (1996) dan Fisher (1993) menekankan bahawa ICT menjadi

mekanisme yang penting dalam penubuhan organisasi maya.

 Coates (1994) menerangkan bahawa IT telah menukar hubungan

tradisional pengurusan dengan kerja kepada faktor masa dan ruang.

 Tapscott (1996) juga menerangkan bahawa kombinasi jaringan syarikat,

individu dan organisasi akan membentuk satu perniagaan.

 Fisher (1993) menerangkan bahawa pekerja organisasi maya akan berali

ke arah pakatan dan perkongsian untuk menghasilkan produk

 Setalah itu pakatan itu akan dilupuskanIni membolehkan kos dapat

dikongsi, masa dapat dikurangkan dan proses rekabentuk serta

pengeluaran akan menjadi lebih efektif.



4. Pakatan Untuk Mencapai Matlamat Bersama

 Goldman (1995) menerangkan bahawa organisasi maya adalah sebagai

kumpulan syarikat yang berpakat untuk mendapai matlamat tertentu dan

menghasilkan produk dengan sumber yang dikongsi bersama.

 Organisasi maya sebagai pengagih proses perniagaan dimana sumber

dihimpun dan kemudian di lupuskan



5. Integrasi Menegak

 Supaya dapat bertindak terhadap pasaran, organisasi maya perlu

bertindak terhadap permintaan pelanggan dan mengukuhkan hubungan.

 Organisasi maya terdiri dari syarikat yang akan berhadapan dengan

pelanggan dan jaringan syarikat lain.



Kebaikan Organisasi Maya





5

1) Menambah kelebihan untuk berdaya saing

2) Lebih fleksible

3) Lebih responsive terhadap pasaran

4) Mempertingkatkan komunikasi dan kawalan dalaman

5) Mempertingkatkan perkhidmatan pelanggan

6) Kos yang rendah



Keburukan Organisasi Maya



1) Budaya kerja setempat

 Dalam organisasi maya, bekerja merentasi budaya adalah merupakan

satu cabaran yang besar.

 Adalah sukar bagi mana-mana pekerja bekerja bersama rakan yang

berlainan negara, bangsa, agama, dan sebagainya.

 Ini adalah kerana setiap budaya mempunyai cara, bentuk, pemikiran,

dan pendekatan yang berbeza-beza.



2) Kos yang tinggi dalam sesuatu aspek

3) Kurang kepercayaan dan penghormatan

4) Undang-undang kurang diperketatkan



Salah Tanggap Terhadap Organisasi Maya



1. Syarikat berasaskan Internet

 Organisasi yang menggunakan internet untuk menjual produk tidak

dianggap salah satu contoh organisasi maya kerana tiada

persepakatan dan perkongsian kerja di antara pekerja wujud.

 Syarikat yang menjual barangan dan perkhidmatan di internet adalah

sebuah syarikat yang dikenali sebagai „teleshopping” atau “e-

marketing”



2. Persekitaran Transaksi Elektronik

 Setiap organisasi yang berhubungan antara satu sama lain hanya

untuk pertukaran maklumat sahaja tetapi tidak melibatkan perkongsian

sumber tidak dianggap sebagai organisasi maya.









6

BAB 2



BEKERJA DALAM

PASUKAN MAYA









7

Pengenalan



 Pasukan kerja maya secara global adalah salah satu komponen penting

dalam organisasi rangkain.

 Rangkaian elektronik telah membangun dan membentuk organisasi baru

yang juga dikenasi sebagai “spider‟s web”.

 Individu atau pasukan menyertai rangkaian bila mereka boleh menambah

nilai (added value) dan keluar dari rangkaian bila ia tidak diperlukan lagi.

 Ramai meramal bahawa organisasi maya, pasukan maya, meja maya dan

pekerja maya akan terus membangun di masa akan datang.

 Apa yang unik tentang konsep pasukan kerja maya adalah kerana

kewujudannya tidak mempunyai bentuk fizikal, dimana mereka hanya

wujud dalam bentuk elektronik atau digital.





CARA BEKERJA PASUKAN KERJA MAYA

 Untuk memastikan pasukan maya dapat bekerja dengan lebih efektif,

tindakan yang perlu dilaksanakan adalah:



1. Bertindak secara kumpulan

2. Dapat menyelesaikan masalah

3. Kurangkan sikap membuat keputusan sendiri dan perlu

berbincang besama dalam menyelesaikan sesuatu masalah

4. Kenalpasti peranan dan identiti pasukan.



 Kesemua tidakan diatas dapat dicapai memalui kemahiran tertentu, iaitu:



1. Kemahiran perkongsian (collaboration)

2. Kemahiran sosialisasi (sosialization)

3. Kemahiran komunikasi (communication)



 Dalam kemahiran Perkongsian (collaboration), elemen yang perlu adalah:



i. Tindakan bersama

 Secara keseluruhannya, kebanyakan pasukan maya

megambil tidakan bersama

 Mamun begitu, terdapat masalah dalam menghasilkan

tugasan yang baik kerana tidak dapat menggunakan masa

sebaiknya, yang mana berlaku kesukaran untuk berbincang

sesuatu perkara serta terdapat kelalaian semasa

menggunakan internet.



ii. Proses perkongsian

 Ukuran kejayaan proses perkongsian dinilai dari tahap

persetujuan bersama yang dicapai, tahap kepuasan yang

diperolehi serta sejauh mana integrasi yang berlaku semasa

melaksanakan tugas.









8

 Dalam kemahiran sosialisasi (sosialization), elemen yang perlu ada

adalah:



i. Semangat berpasukan

ii. Norma berkumpulan

iii. Penglibatan



 Dalam kemahiran kumunikasi (communication), elemen yang perlu ada

adalah:



i. Bahasa

ii. Teknologi



 Cadangan bagi organisasi maya:



1. kemahiran komunikasi

2. pengagihan tugas

3. penggunaan teknologi



Teknologi komunikasi dan maklumat penting didalam membangunkan aplikasi

perkongsian. Contoh aplikasi perkongsian adalah:



1. persidangan video

2. perkongsian pangkalan data

3. pengurusan aliran kerja

4. perkongsian aplikasi



Terdapat empat kriteria yang perlu dibincangkan dalam kemahiran

perkongsian, iaitu:



1. tindakan bersama – perkongsian memerlukan pasukan maya untuk

bertindak bersama-sama bukan secara individu

2. proses perkongsian – ukuran kejayaan proses perkongsian dinilai dari

tahap persetujuan bersama yang dicapai, tahap kepuasan yang

diperolehi serta sejauh manakah integrasi berlaku semasa

melaksanakan tugas.

3. konflik – untuk menjadi kumpulan maya yang berjaya, ahli kumpulan

hendaklah mengelak dari berlakunya konflik dalam kumpulan dan bijak

mengatasinya sekiranya berlaku.

4. masa global – perbezaan masa di negara yang berbeza perlu

digunakan dengan efektif









9

BAB 3



KESIHATAN,

KESEJAHTERAAN DAN

KEBERKESANAN

ORGANISASI









10

Objektif:

 Melihat implikasi ruang kerja maya terhadap kesejahteraan dan

keberkesanan organisasi

 Bagaimana bentuk strategi organisasi yang boleh dilaksanakan bagi

memastikan perubahan kentuk kerja tidak akan mengganggu

kesejahteraan dan keberkesanan organisasi.





IMPLIKASI ICT TERHADAP BENTUK KERJA



 Penggunaan ICT memberi kesan terhadap kesejahteraan dan

keberkesanan organisasi melalui tiga (3) aspek, iaitu:



1. Penggunaan teknologi menyebabkan tekanan kerja

 Terdapat pendapat mengatakan bahawa penggunaan teknologi di

tempat kerja akan memberi tekanan kepada pekerja

 Namun, berdasarkan kajian yang dibuat, penggunaan teknologi

TIDAK mempengaruhi tekanan kerja. Ini disebabkan oleh:



 Teknologi hanya menstruktur semula sesuatu pekerjaan

 Tekanan hanya berlaku apabila teknologi baru itu

dipraktikkan pada peringkat permulaan perlaksanaan dan

hanya berlaku pada para pekerja tertentu sahaja, tidak

kepada semua pekerja.



2. Pengurangan kemahiran

 IT dikatakan juga akan memudahkan sesuatu kerja serta akan

mengurangkan kemahiran oleh para pekerja dalam melaksanakan

sesuatu tugas.

 Hakikatnya, keadaan pengurangan sesuatu kemahiran (deskilling)

adalah berlaku secara serentak dengan penambahan kemahiran

(upskilling) bergantung kepada ciri-ciri pekerja tertentu.

 Contoh: dengan adanya peralatan eloktronik di tempat kerja



3. Wujudnya kontrak psikologi baru diantara pekerja dan organisasi

 Kontrak psikologi wujud dimana-mana tempat kerja

 Ia adalah merupakan satu hubungan secara subjektif diantara para

pekerja dan majikan

 Kontrak psikologi bukan lah wujud dalam bentuk perjanjian zahir

tetapi ia wujud dalam bentuk psikologi

 Dari perspektif pekerja – pekerja mengharapkan kerja yang

dilakukan sentiasa dihargai oleh majikan

 Pekerja juga mengharap setiap tugas akan mendapat ganjaran

yang berbaloi.

 Dari persektif majikan – majikan akan mengharap pekerja akan

melakukan tugas dengan baik dan sentiasa meningkatkan prestasi

 Majikan juga mengharap pekerja akan setia (loyal)

 Apabila belaku perubahan dalam aspek kontrak psikologi dimana

keadaan diatas tidak lagi belaku akibat perubahan dalam suasana

kerja akibat penggunaan ICT, ia akan memberi kesan yang





11

NEGATIF terhadap kesihatan, kesejahteraan dan keberkesanan

organisasi melalui tiga factor berikut:



1. emosi – emosi pekerja akan terjejas

2. kehilangan sikap untuk membuat kerja secara

sukarela

3. wujud sikap tidak ikhlas dalam melaksana sesuatu

tugas.



KESAN FAKTOR PSIKOLOGI TERHADAP KESEJAHTERAAN DAN

KEBERKESANAN ORGANISASI



 kontrak psikologi yang baru adalah bertentangan dengan konsep psikologi

tradisional yang lebih menekankan sikap sukarela dalam melaksanakan

sesuatu tugas

 kontrak psikologi baru diantara pekerja dan organisasi dimana kontrak

psikologi tradisional telah wujud dimana komitmen adalah berdasarkan

kepercayaan diantra majikan dan pekerja.

 Kepercayaan terhadap majikan iaitu pekerja diberi gaji dan kebajikan

pekerja diambil berat.

 Ini akan mewujudkan kesetiaan pekerja kepada majikan dan pekerja

berusaha untuk menaikkan nama syarikat.

 Dengan pembangunan ICT, ia boleh menjejaskan kontrak psikologi

tradisional ini.



PERUBAHAN ORGANISASI DALAM RUANG KERJA MAYA



 Terdapat beberapa kesan teknologi maklumat keatas kesejahteraan dan

keberkesanan organisasi.

 Strategi organisasi bagi menghadapi perubahan ini adalah dengan:



i. Melakukan perbahan strategi

ii. Membangunkan semula struktur kerja yang baru.



 Ini adalah penting bagi memastikan organisasi tersebut mempunyai ciri-ciri

dalam membuat keputusan dengan cepat dan pantas, lebih fleksible dan

lebih responsive

 Teknologi komunikasi dapat merealisasikan ciri-ciri yang diimpikan itu

melalui perubahan organisasi yang boleh dilakukan iaitu:



- telecommuting (bekerja dari rumah)

 Telecommuting adalah takrifan ruang kerja maya yang melibatkan bekerja

sehari atau dua dalam seminggu dari rumah atau pejabat satelit.



KEBAIKAN

 Penggantian kepada kos perjalanan dan kos ruang pejabat. Dengan ini

dapat mengurangkan kos menyedia dan mengawal selia tempat kerja. Ia

membolehkan majikan dapat menjimatkan kos kelengkapan,

pengenggaraan, dan lain-lain







12

 Dapat mengambil pekerja yang berkebolehan tetapi tidak dapat bekerja

pada jadual waktu biasa

 Meningkatkan fleksibiliti organisasi

 Merapatkan hubungan kekeluargaan di samping tidak mengabaikan kerja



KEBURUKAN

 Pekerja yang “workaholic”

 Sukar untuk menetukan piawaian buruh

 Pekerja sukar unutk mendapatkan perlindungan





Computer Mediated Cooperative Work (CMCW)

 Kewujudan CMCW yang direalisasikan dengan penggunaan groupware

telah membuka visi baru kepada organisasi.

 Groupware adalah teknologi komputer yang membantu lebih dari dua

orang pekerja untuk sama-sama menyiapkan sesuatu projek. Ia

menyediakan mekanisme di mana setiap kerja oleh individu yang berbeza

dapat dikoordinasikan dengan baik untuk mengelakkan tindanan kerja.

Selain dari itu teknologi ini digunakan untuk berkomunikasi, bekerjasama,

koordinasi, penyelesaian masalah, bersaing dan negotiate.



Kelebihan groupware:

 Komunikasi yang lebih efektif

 Memudahkan pelaksanaan telecommutingSebagai satu media komunikasi

yang baru seperti anonymous interchanges or structured

interaction.Membantu dalam membuat keputusan berkumpulan

 Dapat menghimpunkan pelbagai media

 Menjimatkan kos perjalananMenjimatkan kos dan masa untuk

mengkoordinasi kumpulan kerja

Teknologi groupware di kategori kepada dua:

 Pengguna yang bekerja bersama pada masa yang sama

(realtime/synchronous groupware) atau bekerja bersama pada masa yang

berlainan (asynchronous groupware).

 Contoh : Chat, DSS (Decision Support System), Whiteboard Sharing dan

Video conferencing.

 Pengguna yang bekerja bersama pada tempat yang sama

(collocated/face-to-face) atau bekerja pada tempat yang berlainan (non

collocated/distance).

 Contoh : Newsgroup, email dan mailing list.









Same time Different time

"synchronous" "asynchronous"



Same Place voting, shared computers





13

"colocated" presentation support



Different Place videophones, email, workflow

"distance" chat







Contoh aplikasi groupware:



1. Asynchronous groupware

 Newsgroup and mailing lists – membolehkan perbincangan sesuatu

perkara dilaksanakan melalui penghantaran mesej secara berkumpulan.

 Email – membolehkan penghantaran mesej beserta dokumen yang

berkaitan dilaksanakan.

 Mailing list – satu kumpulan perbincangan dengan menghantar mesej

kepada senarai mel.

 Workflow system – menggerakkan dan mengawasi dokumen yang

dikeluarkan oleh kumpulan. Contoh : Laporan perbelanjaan organisasi :

pekerja akan menghantar laporan perbelanjaan kepada pengurus untuk

disahkan; pengurus menerima dokumen dan mengesahkannya secara

elektronik dan menghantar dokumen tersebut kepada bahagian kewangan

untuk dibuat pembayaranHiperteks – sistem untuk menghubungkan

dokumen teks di antara satu sama lain, sebagai contoh dokumen web .

Apabila ramai penulis dan dokumen dihubungkan ianya menjadi sistem

kerja berkumpulan.Sistem penulisan berkumpulan (collaborative writing

systems) – menyediakan kedua-dua kemudahan sama ada sokongan

secara rea-time atau non realtime. Word processor menyediakan

asynchronous support dengan membolehkan suntingan penulisan dan

membenarkan pengguna menjejaki perubahan dan melakukan anotasi

terhadap dokumen.

 Kalendar berkumpulan (group calendars) – membenarkan penjadualan,

pengurusan projek dan koordinasi di antara peserta



2. Synchronous or Realtime groupware

 Shared whiteboards – membenarkan dua atau ramai pengguna melihat

dan melukis atau menulis di atas „whiteboard‟ walaupun di lokasi yang

berbeza. Sebagai contoh collaborative graphic design, publishing, or

engineering applications.

 Video communications – sistem membenarkan komunikasi dua hala atau

banyak hala dengan live video, terutamanya sistem telefon dengan

tambahan komponen visual.

 Chat systems – membenarkan ramai pengguna menulis mesej pada masa

nyata di ruang awam.

 Decision support systems – direka untuk memudahkan kumpulan

membuat keputusan. Ianya menyediakan peralatan seperti brainstorming,

critiquing ideas, putting weights and probabilities on events and

alternatives, and voting. Ianya direka khusus untuk kemudahan mesyuarat









14

Pembelajaran atau latihan berterusan

 Pekerja yang bekerja di ruang maya memerlukan latihan yang berterusan.

 Kebolehan yang perlu ditekankan adalah kemahiran asas seperti aritmetik,

literasi, kemahiran teknikal berkaitan dengan kerja, kemahiran integratif

yang menggunakan maklumat kompleks, interaksi sosial dan literasi

komputeR.

 Latihan yang menerapkan kepada self-esteem membawa kepada kerja

yang lebih positif.

 Produktiviti juga bertambah dengan bertambahnya kemahiran pekerja.









15

BAB 4



LATIHAN JARAK JAUH

DALAM RUANG KERJA

MAYA









16

DEFINASI



“merupakan kategori latihan yang berasaskan teknologi di mana tenaga

pengajar dan peserta adalah berjauhan antara satu sama lain dan merupakan

satu bentuk penggantian terhadap pembelajaran secara dalam kelas atau

bersemuka.”



Pembelajaran Jarak Jauh (Distance Learning)

 Satu kaedah untuk memperolehi kelayakan profesional dan akademik

tanpa perlu hadir di tempat kuliah.

 Latihan yang berasaskan teknologi. Pengajaran berlaku dimana pengajar

dan pelajar berada ditempat fizikal yang berjauhan dan merupakan

penggantian terhadap pembelajaran di dalam kelas.

 Samada secara synchronous ataupun asynchronous.

 Boleh melibatkan koresponden, video atau penyiaran satelit, atau e-

pembelajaran.

 Biasanya digunapakai oleh institusi pendidikan tinggi.



Kenapa pekerja perlu kepada latihan:



1. Untuk memastikan mereka dapat bergerak maju seiring dengan

perkembangan teknologi dan keperluan pekerja.

2. Bagi memastikan setiap pekerja mempunyai tahap kepakaran yang tinggi.

3. Untuk memastikan pertukaran tenaga kerja dalam tahap yang minimum.



Konsep ini amat bersesuaian dengan syarikat yang mempunyai ciri-ciri

berikut:



 Ramai pekerja yang memerlukan latihan.

 Tenaga kerja syarikat yang bertebaran di merata tempat.



Kenapa pembelajaran jarak jauh amat diperlukan:

 Membolehkan lebih ramai tenaga kerja mendapat latihan dengan kos yang

berpatutan.

 Dapat menggunakan perkhidmatan tenaga pengajar yang tertentu

walaupun dari lokasi yang berlainan.

 Membolehkan sesuatu kursus dapat dilaksanakan pada tempat yang

bersesuaian dengan syarikat.

 Menambah nilai terhadap pengalaman pembelajaran.



Kelebihan pembelajaran jarak jauh:

 Membolehkan tenaga pengajar yang mempunyai kepakaran tertentu dapat

diperolehi untuk pembelajaran walaupun berjauhan.

 Mengurangkan masalah kedudukan geografi melalui konsep maya.

 Membolehkan lebih banyak pekerja dilatih.

 Membolehkan masa sesuatu pembelajaran itu dipanjangkan.

 Majikan dapat menjimatkan kos – kos pengangkutan dapat dikurangkan di

samping bahan pembelajaran kursus boleh di guna semula

 Membolehkan sesuatu kursus dapat dipelajari pada tempat yang

bersesuaian





17

 Proses pembelajaran adalah menarik – dengan adanya elemen

interaktiviti





Kepentingan latihan kepada pekerja maya:



1. supaya seiring dengan perkembangan dan keperluan kerja

2. memastikan setiap pekerja mempunyai tahap kepakaran yang tinggi

3. mengurangkan kos pertukaran tenaga kerja



Kemahiran yang diperlukan:

 Semangat untuk mengajar dan menyampaikan pengajaran.

 Berpengetahuan dalam kursus yang akan disampaikan.

 Mempunyai pelan perancangan pengajaran yang baik.





Cabaran-cabaran yang perlu ditempuhi dalam pembelajaran

jarak jauh:



 Penyediaan kursus yang benar-benar efektif. Kriterianya:

– Tahap interaktiviti yang tinggi dengan tenaga pengajar

– Tenaga pengajar perlu menggalakkan pelajar aktif dalam pembelajaran

– Perkakasan yang digunakan perlulah baik dan senang digunakan

– Dapat memastikan jumlah peserta kursus yang terbaik dalam proses

pembelajaran

– Memastikan penumpuan peserta terhadap pembelajaran jarak jauh

adalah baik



Salah satu kaedah untuk meningkatkan daya penumpuan bagi mengikuti

pembelajaran jarak jauh adalah dengan membahagikan kandungan kursus

keapda sesi-sesi tertentu. Contoh sesi yang boleh dilaksanakan adalah:



1. tenaga pengajar menyampaikan bahan pengajaran

2. penggunaan grafik, video dan audio bagi menggambarkan

sesuatu konsep

3. pelajar menyempurnakan latihan secara individu atau

berkumpulan

4. perbincangan sesama peserta kursus

5. tenaga pengajar memberikan pandangan bagi perbincangan

yang dilaksanakan









Cabaran dalam pembelajaran jarak jauh:







18

1. penyediaan kursus yang efektif

2. memastikan penumpuan peserta terhadap pembelajaran jarak jauh

adalah baik

3. kesukaran didalam menyesuaikan sesuatu bidang bagi dimuatkan

dalam pembelajaran jarak jauh

4. memerlukan kos tambahan bagi keperlaun perkakasan





Pembelajaran Elektronik (E-Learning)

 Sebarang bentuk pembelajaran yang menggunapakai talian (LAN, WAN

atau internet) untuk menghantar, berinteraksi atau mengendali.

 Ini termasuklah pengagihan pembelajaran, pembelajaran jarak jauh,

pengagihan CBT melaui talian, dan WBT.

 Boleh didalam bentuk synchronous, asynchronous, pimpinan pengendali

atau melalui komputer atau gabungan.



Teknologi bagi latihan pekerja dalam ruang kerja maya

 Latihan berasaskan persidangan video

 Contoh aplikasi:



i. CU-SEE MEE

ii. Mbone



 Menggunakan elemen video bagi latihan

 Membentuk interaksi secara masa nyata (real time) diantara peserta

 Membolehkan latihan diadakan dimana-mana

 Ianya menyedia satu persekitaran dimana perbincangan dapat diadakan

secara masa nyata

 Perkara yang perlu ditempuhi adalah kos telekomunikasi yang tinggi



Latihan berasaskan persidangan audiographic teleconferencing melalui

rangkain

 Internet base training (IBT)

- Real time:

 Bentuk perlaksanaan:

- kursus berasaskan teks digabungkan dengan IRC

- masalah:

- lambat dalam pross penghantaran



- Asynchronous

- Kenapa dipilih:

 Lebih fleksible

 Kursus yang berteraskan konsep html dan www

 Diantara criteria:

- gabungan teks, grafik, audio dan video

- kandungan boleh diubah dengan kerap

- medium yang dinamik

- tidak bergantung kepada mesin dan juga mesra pengguna



 LAN dan server base training





19

- kelebihan:

 Fleksible

 Dinamik

 Contoh penggunaan di IBM



 Mbone

- sesuai sebagai media pembelajaran secara jarak jauh

- penting bagi proses penghantaran bahan bagi pembelajaran

- contoh penggunaan: - penyiaran persidangan atau peristiwa



 CDRom

- kelebihan:

 capaian keatas rangkaian tidak diperlukan

 elemen video dan grafik boleh digabungkan

 pereka bentuk kurusus “coursework developer” berkuasa

penuh dalam mengawal kandungan coursework tersebut



- keburukan:

 kandungan makluamt yang static



- contoh penggunaan: latihan berasaskan automotif





Training Knowledge

 Knowledge requirement

 No employee can work well without adequate job knowledge; in some

cases it can be acquierd in informal ways by experience in the job but

usually it is imparted mre quickly and accurately by formal training. Job

analtsis will show shat knowledge is required, for example under the

following headings:

a)Purpose

b)Background information

c)Legal requirements

d)Quality standards

e)Materials of work

f)Tool and equipment

g)Technical

h)Personal cantacts

i)procedures









Computer-bases Training (CBT)

 This is training based on computer software packages.

 Most CBT programs are “menu driven”, meaning that the user selects from

various oprtions that appear on a visual display unit about how the training

is to proceed.







20

 Typically, packages contain numerous self-check exercises and provide

for continuous interaction bwtween user and program.

 If the user makes a mistake, the program automatically scrolls back to the

relevant part of the preceding text. “Adaptive testing” packages enable

trainees to predetermine the depth of the materials they wish to cover.

 For instance, one user might require only a brief overview of a certain

subject, while someone else may need extensive and detailed coverage

and so would select the option providing this level of depth.

 Training is thus directly linked to individual training needs.

 The advatages of CBT are that trainees usually find it interesting as well

as instructional, and taht users can work thought a package at their own

pace.

 However, much time may be lost as users become familiar with the

proclivities of a particular package, and self-displine is necessary to

complete all the exercise from beginning to end.



Interactive Video

 These are videos of simulated inerpersonal communication situations in

which actors portray various characters in workplace scenes.

 The background ot a situations is mapped out, developing to aclimax at

which the video stops, leaving the viewer to pretend that he or she is one

of the characters in the film, and having to provide the next step. For

instance, the video might show a production operative just about to lose

his or her temper and then, just at the crucial moment, invite viewers to

say hoy they would resolve the problem.

 The action may, of course, be slowed down or frozen to highlight critical

events.









21

BAB 5



ALIRAN KERJA









22

Objektif:

•Menakrifkan proses perniagaan dan hubungannya dengan aliran kerja.

•Kategori aliran kerja.

•Hubungan aliran kerja dengan groupware



Definasi Aliran Kerja

 Satu konsep yang menekan kepada penghasilan kerja yang mempunyai

ciri-siri seperti pelaksana (people), proses dan tempat (space) yang

terlibat,penghantaran (router) yang berdasarkan kepada peraturan (rules)

tertentu.



Definasi Sistem Aliran Kerja

 Satu sistem yang membolehkan pengurus merancang, melaksana dan

mengawas tugas yang dilakukan oleh pekerja samada secara berurutan

atau selari dengan berkesan berbantukan sistem komputer.



Ciri-ciri Sistem Aliran Kerja terhadap persekitaran kerja.

1.Mempunyai Pemproses yang melibatkan set aktiviti tertentu.

2.Mempunyai pelaksana yang dilakukan secara berurutan atau selari.

3.Mempunyai kawalan yang berasaskan kepada peraturan tertentu.

4.Mempunyai matlamat atau objektif yang tertentu yang ingin dicapai.



Proses Perniagaan

- Kebanyakan kita mengaitkan proses perniagaan dengan operasi biasa di

bank atau syarikat insurans; di mana berlakunya proses pinjaman di bank dan

aktiviti memproses tuntutan di syarikat insurans.

- Contoh operasi di atas membolehkan kita memahami bahawa proses

perniagaan adalah merupakan satu proses yang melibatkan aktiviti-aktiviti

yang berurutan; yang dilaksanakan oleh individu berasingan.Aktiviti-aktiviti ini

biasanya berulang-ulang dan mengikut langkah-langkah (pattern) yang telah

ditentukan/juga dikenali sebagai Model Proses.

- Jenis proses perniagaan ini dilaksanakan dengan berkesan di syarikat

pengeluaran (manufacturing) seperti syarikat pengeluaran kereta terutama

dibahagian pemasangan dan syarikat pengeluaran komputer peribadi.



Proses Perniagaan sebagai Sumber Syarikat

 Sebuah syarikat boleh dianggap lebih kepada sumber maklumat yang

penting sebagaimana pentingnya sumber tanah, modal dan buruh.

 Maklumat yang terlibat termasuklah sebarang maklumat yang diperlukan

bagi mencapai matlamat organisasi.

 Syarikat yang dikatakan bermaklumat akan lebih berdaya saing dan dapat

mencapai matlamat dengan lebih berkesan.









23

Pengurusan Aliran Kerja, Business Process Reingeneering dan

Groupware

 BPR – satu teknik pengurusan yang bertujuan untuk meningkatkan

produktiviti san responsive dengan mengubah struktur organisasi dan

pembahagian sumber dalam proses perniagaan

 Kenapa perlu ada BPR? – persaingan, teknologi, ekonomi dan globalisasi

 Pengurusan aliran kerja – perlaksanann dan penggunaan teknologi yang

bertujuan membantu proses perniagaan

 Sistem groupware – sistem yang membantu pekerja atau kumpulan kerja

melaksanakan tugas mereka



BPR

 BPR menumpu kepada perancangan dan ini dapat membantu organisasi

menguruskan masa

 BPR akan membantu menjelaskan proses perniagaan dan akan

menentukan keperluan automasi aliran kerja

 Pengurusan aliran kerja pula akan membantu keperluan teknologi yang

diperlukan oleh BPR

 WFMS (sistem pengurusan aliran kerja) pula bertujuan

membantu/menyokong proses kerja pekerja (individua) dan struktur kerja.



Syarikat Maya (Virtual Enterprise)

Contoh perniagaan secara tradisional:

- Aktiviti proses perniagaan dilaksanakan didalam syarikat sahaja.

- Sebarang permintaan luaran akan diuruskan oleh pegawai yang berkenaa

- Pegawai tersebut akan melaksanakan proses tertentu yang berkaitan

dengan permintaan itu.

- Bagi sebarang pertanyaan tentang status permintaan itu, operator pusat

akan membuat “query” terhadap sistem apliaksi yang bersesuain.

- Setelah itu, tindakan akan dilaksanakan sehinggalah sesuatu proses itu

selesai.

- Apabila tindakan dilaksanakan, keputusan akan dimaklumkan kepada

pihak yang membuat permintaan.

- Proses ini akan berakhir sehinggalah produk yang dihasilkan siap untuk

penghantaran/pemasaran.

- Proses ini akan kembali bermula seperti biasa dan akan berulang-ulang.

- Dengan perkembangan dan pembangunan terknologi komputer dan

telekomunikasi yang semakin pesat, syarikat boleh mengubah proses

perniagaan tradisional ke dalam bentuk yang lebih pantas dan mudah.

- Pengguna kini boleh memilih mana-mana syarikat yang mereka suka

untuk berurusan.

- Untuk menyokong interaksi antara pengguna dan pengedar, proses

perniagan pengguna dan pengedar perlu beriteraksi dengan proses

perniagaan syarikat tanpa ada campurtangan manusia (human

intervention).

- Interaksi dari sekecil-kecil perkara sehinggalah kepada perkara ayng

kompleks antara syarikat kepada keadaan dimana unit organisasi yang

berbeza digandingkan bersama dengan berlakunya perkongsian

maklumat dan proses perniagaan dan mereka beroperasi seakan sebuah

organisasi yang bergantungan (syarikat maya).





24

- Pengguna tidak lagi perlu membuat panggilan telefon atau membuat

tempahan melalui pesanan pos.

- Dengan itu, mana-mana individu boleh melayari laman web yang

berkenaan dan memilih aplikasi yang berkenaan.

- Organisasi maya terdiri dari gabungan beberapa organisasi yang

bertanggungjawab dalam menyempurnakan sesuatu kerja,

- Contoh proses yang menggambarkan kerjasama di antara beberapa

organisasi – Proses perniagaan bagi pengeluaran PC.

- Memesan barangan “motherboard” dari pengeluar kepada pengedar

motherboard. Ini akan melibatkan proses pemesanan, permintaan bil dan

proses pembayaran.





Model Proses

Menakfirkan:

 Langkah-langkah yang terdapat dalam sesuatu proses perniagaan.

 Langkah-langkah yang perlu diambil

 Tindakan yang perlu dilaksanakan

 Menerangkan struktur proses perniagaan dalam dunia sebenar.

 Boleh dilaksanakan melalui penggunaan komputer atau tanpa

menggunakannya.

 Bagi yang dilaksanakan dengan menggunakan komputer sepenuhnya,

ianya dikenali sebagai model aliran kerja.





Model Proses dan Proses Aliran Kerja







REAL WORLD KOMPUTER





Model proses proses aliran kerja









Proses proses







Model Aliran Kerja:

- Terdiri dari sebahagian model proses kerja yang besar atau mewakili

keseluruhan model proses tersebut.

-Elemen/dimensi dalam model aliran kerja ini adalah proses yang

bersesuaian, bentuk organisasi itu serta kemudahan ICT.

- Kategori aliran kerja adalah Perkongsian Aliran Kerja, Pengeluaran Aliran

Kerja, Aliran Kerja Sementara dan Aliran Kerja Pentadbiran.











25

Kategori Proses Aliran Kerja



Tinggi







Kolaboratif Pengeluaran





Nilai

Perniagaan





Ad-Hoc Pentadbiran







Rendah



Rendah Tinggi



Kekerapan



1. Aliran kerja perkongsian

- ciri-cirinya – nilai perniagaan yang tinggi dan kadar pengulangan

adalah rendah

- contohnya dalam menghasilkan dokumentasi teknikal unutk

produk perisian



2. Aliran kerja pengeluaran

- ciri-cirinya – nilai perniagaan yang tinggi dan kadar pengulangan

yang tinggi

- contohnya dalam proses pinjaman di bank



3. Aliran kerja sementara

- ciri-cirinya – nilai perniagaan yang rendah dan kadar

pengulangan yang rendah

- contohnya pada penghantaran memo oleh pengarah kepada

ahli jabatan



4. Aliran kerja pentadbiran

- ciri-cirinya – nilai perniagaan yang rendah dan kadar

pengulangan yang tinggi

- contohnya dalam penyediaan akuan perbelanjaan









Persekitaran Maya VS Persekitaran Fizikal







26

 Tempat kerja (workplace) boleh menjadi maya sekiranya salah satu aspek

berikut dilaksanakan:



i. Kebebasan ruang (space)

- siapa pun tidak perlu tahu dimana workplace dan kerja

dilaksanakan



ii. Kebebasan masa (time)

- siapa pun tidak perlu tahu bila kerja dilaksanakan di workplace



iii. Kebebasan aktor (manusia, mesin dan komputer)

-siapa pun tidak perlu tahu siapa yang melaksanakan tugas di

workplace



iv. Kebebasan perlaksanaan

- siapa pun tidak perlu tahu bagaimana dan sebagainya sesuatu

tugas itu dilakukan di workplace



 dari perspektif aliran kerja, proses perniagaan boleh dibahagikan

kepada tiga bahagian:



i. pengasingan aktiviti perniagaan yang boleh diurus dan

dilaksanakan secara automasi

ii. penyelarasan aktiviti

iii. proses aktiviti di tempat kerja



 tenaga kerja persekitaran fizikan adalah tempat dimana kerja

dilaksanakan

 jenis dan bentuk proses kerja adalah berbeza bagi setiap jabatan dan

organisasi

 walaupun beigtu, terdapat cirri-ciri umum bagaimana kerja dilaksakan:



 akses kepada “:butiran kerja /work item

- butiran kerja dalah untuk kerja yang membantu pencapaian

matlamat

- contoh butiran kerja adalah “pemprosesan maklumat dan

pengeluaran bunga/manufacturing goods



Pekerja

memainkan peranan penting/utama salam perlaksanaankerja

 pekerja disini terdiri dari satu unit atau lebih tenaga manusia, mesin dan

kos

 bagi perspektif aliran kerja – manusia, mesin dan kos sama-sama

menyumbang kepada perlaksanaan sesuatu kerja.



Akses kepada peralatan dan aplikasi/tools and application

 proses kerja akan berjalan apabila butiran kerja bekerja

 contoh peralatan dan aplikasi adalah “text processing software atau media

kumunikasi







27

Akses kepada “know-how”/pengetahuan

 pengetahuan/know-how manusia perlu unutk melaksanakan sesuatu

tugas

 contoh – pekerja manusia memasukkan data dalam komputer



Akses kepada “business object”

 contoh business object adalah sebarang dokumen atau produk









28

BAB 6



PERUNDINGAN MAYA









29

Pengenalan – Perundingan Maya

 Adalah merupakan salah satu elemen penting dalam perhubungan di

dalam persekitaran maya.

 Salah satu medium yang boleh diguna pakai adalah persidangan video.

 Kini, persidangan video semakin popular.

 Walaupun ia tidak dapat menggantikan individu sepenuhnya, tetapi dalam

banyak keadaan, ia boleh membantu dalam mempertingkatkan proses

komunikasi dan mengurangkan masa perjalanan dan juga kos.



Definasi:



“Membolehkan individu yang bekerja dalam kumpulan untuk berkomunikasi

antara satu sama lain walaupun berada berjauhan.”



Persidangan video

Adalah merupakan satu bentuk perbincangan masa nyata yang

membolehkan setiap peserta kursus berbincang antara satu sama lain seperti

yang berlaku didalam ruang kerja tradisional.



Kegunaan Persidangan Video

1. komunikasi personel

2. perkongsian kerja

3. pendidikan

4. pembentangan



Penggunaan video melalui desk top komponon yang diperlukan

 kamera

 speaker

 video boand

 network card



Terdapat pelbagai sotfware boleh diguna pakai untuk menyokong

persidangan video

 LAN

 Muticast bacbone (Mbone) dan internet

 JANET and superJanet



Kelebihan persidangan video:

1. Melihat/mendengar pekerja yang bekerjasama dalam menyempurnakan

sesuatu kerja walaupun berjauhan antara satu sama lain.

2. Dapat mempertingkatkan sistem komunikasi

3. Dapat mengurangkan masa pengangkutan dan kos

4. membolehkan pembelajaran dapat dilakukan pada masa yang

bersesuaian

5. penggunaan elemen video untuk latihan









30

Kelemahan persidangan video

1. kos tinggi termasuk kos latihan, kos pemasangan dan kos

penyelenggaraan.

2. tidak semua urusan dapat dilaksanakan menggunakan persidangan

video



Jenis Persidangan Video:



1. Banyak ke banyak

-juga dikenali dengan multi-point communication

-Menyedia aplikasi audio dan video antara lebih dari satu tapak/site.

-Dengan multi-point system ini, hanya satu site sahaja boleh dilihat

pada satu-satu masa.



2. Satu ke banyak

-Penyiaran audio dan video secara penuh dari site utama,manakala

site lain hanya boleh menghantar audio.



3. Satu ke satu

- juga dikenali sebagai point to point communications.

- biasanya melibatkan penyiaran penuh audio dan video.



Secara fizikalnya, persidangan video biasa di kendalikan di:

i) Desktop video conferencing/persidangan video komputer riba

- biasanya, kamera kecil terletak di atas PC dan workstation monitor.

-Video sebenar akan ditayang dalam bentuk “window” yang kecil, dan

berlaku perkongsian aplikasi seperti perkongsian whiteboard.

ii) Studio-based system.

- sebuah studio akan dilengkapi dengan peralatan untuk persidangan

video.

- Kelengkapan yang ada termasuklah satu atau lebih kamera,

mikrofion, satu atau lebih monitor, dan juga lain-peralatan seperti kamera

overhead.

- Biasa dikendalikan untuk perjumpaan yang formal.

Bentuk Penghantaran persidangan video:

 ISDN (Integrated Services Digital Network)

 IP

 Penyiaran secara internet



Penghantaran isyarat audio dan video mestilah secara masa nyata. Oleh itu,

ia memerlukan:

 alur lebar (bandwidth)

 Compression



Contoh kegunaan persidangan video:

1.Pendidikan

2.Presentations

3.Perkongsian kerja antara penyelidik

4.Berkomunikasi









31

Faktor yang menyebabkan persidangan video amat sesuai

bagi organisasi maya adalah:

 PC serta stesen kerja sudah pun mempunyai komponen persidangan

video yang sedia terpasang.

 Dapat menjimatkan masa perjalanan dan kewangan



Secara khususnya, elemen yang boleh digunakan untuk

perudingan maya adalah:

1.Ucapan lisan

2.Imej

3.Teks

4.Teks dan imej

5.Ucapan lisan dan video









32

BAB 7



TELEWORK DAN

TEAM-TELEWORK









33

Pengenalan



Definasi:



“Pengendalian kerja yang kebiasaannya dilakukan di rumah atau tempat

yang berubah-ubah sebagai ganti kerja di pejabat dalam tempoh sehari atau

tujuh hari seminggu.”



 Jumlah pekerja yang terlibat dengan telework dijangkakan akan

bertambah di masa depan memandangkan peningkatan yang ketara

dalam pendapatan individu dan juga pendapatan isi keluarga.

 Keadaan ini juga di dorong dengan meningkatnya kesedaran tentang

“autonomy” dan “empowerment” di tempat kerja, operasi perniagaan ke

arah “flatter”, pengurusan yang lebih kepada konsep “decentralization” dan

perkembangan yang pesat dalam teknologi maklumat membolehkan

kebanyakan profesional (pekerja) menumpu tugas di rumah berbanding di

pejabat.

 Faedah-faedah telework dapat di kongsi bersama oleh individu, keluarga

dan juga sosial.

 Faedah-faedah ini diperoleh disebabkan keadaan yang fleksibel yang

membolehkan pekerja telework semakin bertambah.



Konflik Dalam Keluarga

 Konflik ini wujud bila individu perlu melakukan dua tugas pada satu-satu

masa iaitu sebagai pekerja dan suami/isteri.

 Peranan sebagai pekerja dan suami/isteri menyebabkan masa semakin

singkat, tenaga dan komitmen juga akan terjejas.



Bentuk gangguan.

1.Kehidupan keluarga diganggu kerja

- bekerja sehingga tidak dapat menghadiri majlis untuk anak di

sekolah



2.Kerja diganggu oleh keluarga

- anak sakit, tidak dapat bekerja

Pandangan Pertama: Telework membantu Ibubapa seimbangkan kerja-

keluarga

-Peluang untuk bekerja di rumah boleh membantu keluarga unutk memenuhi

permintaan “dual income”.

-Polisi syarikat yang memudahkan urusan telework juga membolehkan

individu seimbangkan antara kerja dan keluarga.



Bagaimana telework mengurangkan konflik keluarga.

1.Menambah waktu bekerja dan fleksibility lokasi tugas

2.Menambah kawalan terhadap kelajuan/pace dan jadual kerja

3.Mengurangkan masa “commuting” sebaliknya meluangkan masa yang lebih

untuk keluarga.

4.Membolehkan ibubapa mengurus hal kecemasan keluarga; contohnya

seperti anak sakit dan sebagainya.

5.Meningkatkan kepuasan ke atas penjagaan anak





34

Kelebihan:

1.Lebih fleksible – tugas lebih fleksible

2.Kawalan – kerja dan tanggungjaaba keluarga

3.Masa – lebih masa dengan famili

4.Penjagaan anak

5.Hubungan kekeluargaan di rumah.



Pandangan 2 : Telework meningkatkan konflik keluarga

Antara alasan di sebabkan oleh:

1.Meningkatkan jumlah aktiviti

2.Kelebihan kepada telework;bukan kepada keluarga

3.Memaksima produktiviti, mengurangkan aktiviti keluarga

4.Stress



1.Bebanan peranan

2.Workaholism

3.Meningkatkan gangguan

4.Kesan yang negatif terhadap hubungan kekeluargaan

5.Penjagaan anak



 Kebanyakan responden percaya yang telework dapat menjadikan kerja

mereka lebih cekap dan dapat meningkatkan produktiviti, dapat

mengurangkan stress, lebih kawalan terhadap jadual kerja dan juga lokasi

serta lebih masa terhadap keluarga.

 Telework juga dapat memberi lebih kebebasan dan flexibility terhadap

kerja.



TEAM-TELEWORK



Team-telework tidak fokus hanya kepada electronic homeworking dan

telecommuting sahaja, tetapi lebih menjurus kepada penggunaan telematics

(multimedia terminal, groupware dan broadband network)

Penggunaan telematics adalah perlu bagi menyokong pekerja bermaklumat

yang berselerakan di merata tempat.

Anjakan yang berlaku telah meningkatkan perlaksaan dan penerimaan

telework sebagai satu bentuk kerja.



EVOLUSI TEAM-TELEWORK



 Konsep awal telah diperkenalkan oleh Wiener (1950) dan Forster (1928).

 Walau bagaimanapun, konsep ini menjadi terkenal pada awal 1970an bila

berlakuknya krisis minyak.

 Keadaan ini menyebabkan pekerja diberi peluang untuk bekerja di rumah

dengan menggunakan kemudahan komputer dan alat telekomunikasi yang

dihubungkan dengan ibu pejabat.

 Sejak tahun 1980an, telah banyak organisasi menjadi lebih kompleks yang

menjurus kepada perlaksanaan telework.

 Keadaan ini juga telah menyebabkan munculnya konsep “mobile-working”.







35

 Walau bagaimanapun pembangunan team-telework agak perlahan kerana

terdapat pandangan yang menyatakan bahawa kerja adalah untuk individu

berbanding kumpulan dan tempat kerja perlu mempunyai tempat yang ada

bentuk fizikal supaya semua aktiviti boleh dilakukan di tempat tersebut.

 Team – telework sebaliknya mempunyai keadaan yang di bentuk di luar

kebiasaan manusia.

 Dalam keadaan sebenar, dengan perubahan dan pembangunan eskonomi

yang semakin canggih telah membawa kepada satu keperluan kepada

pekerja; bekerja di dalam satu kumpulan.

 Pandangan ke dua pula menyatakan bahawa tempat kerja (workplace)

bukan sahaja merujuk kepada persekitaran fizikal di mana kerja dilakukan

di situ, tetapi yang lebih utama, merujuk kepada persekitaran sosial di

mana individu memperolehi inspirasi, penghargaan dan promosi atau

mendapa kawan, musuh dan komunikasi.

 Kejayaan telework mesti/perlu mempunyai dua keadaan, iaitu, sesuatu

kerja itu dilakukan oleh pasukan dan tempat kerja seperti persekitaran

sosial tempat kerja fizikal.

 Dengan itu muncullah konsep “team-telework” yang fokus kepada

persepakatan ahli kumpulan yang bekerja untuk matlamat besama dengan

menggunakan kemudahan telematics.



Pekerja Bermaklumat dalam konteks Ekonomi Bermaklumat.

 Dalam konteks ekonomi bermaklumat, sumber strategik yang

bermaklumat adalah penting untuk proses pengeluaran yang efektif dalam

menghasilkan barangan dan perkhidmatan dalam semua sektor ekonomi.

 Dengan itu, ekonomi memerlukan jumlah pekerja yang ramai bagi

mencipta, memanipulasi dan menjana maklumat.

 Pembangunan dalam ICT juga memerlukan para pekerja yang

bermaklumat.

 Pembangunan dan perkembangan ICT dalam ekonomi global juga banyak

mempengaruhi keadaan.

 Elemen penting dalam ekonomi bermaklumat adalah komoditi dan sumber

yang bermaklumat.Terma “pekerja bermaklumat” dan “pekerja

berpengetahuan digunapakai dalam ertikata yang sama.Dalam konteks

organisasi maya, pekerja bermaklumat adalah mereka yang

bertanggungjawab dalam bidang pengeluaran, pemprosesan dan

pengedaran maklumat.

 Pekerja-pekerja ini didapati di semua sektor ekonomi.



Team-telework dan bentuk geografi yang berubah-ubah untuk pekerja

bermaklumat.

 Team-telewrok fokus kepada penggunaan telematics yang baru untuk

membantu peker-pekerja bekerja bersama untuk kerja yang saman atau

kerja yang berkaitan.

 Telework menekankan kerja yang besar dan perlu dibuat oleh kumpulan

yang bersosialisasi seperti persekitaran fizikal.

 Perlaksaaan team-telework boleh di lihat dalam beberapa situasi:

 Salah satu perlaksanaan kerja dalam team-telework adalah dalam bentuk

“sequential participation” atau penglibatan yang berurutan oleh pekerja

bermaklumat unutk tugas yang sama atau berkaitan.





36

 Apabila sesuatu tugas di serahkan kepada kumpulan, seorang ahli akan

mula dahulu di tempat yang sesuai.

 Kemudian, selepas ahli pertama tadi selesai tugasnya, kerja tadi akan di

serahkan pula kepada ahli yang kedua dan seterusnya sehinggalah kerja

tersebut selesai.

 Bentuk perlaksanaan team-telework yang kedua adalah dalam bentuk

penglibatan bersama dimana semua ahli bersama dalam menyiapkan

sesuatu tugas yang merentasi ruang angkasa dan masa.

 Dalam keadaan ini, semua pekerja perlu kepada sokongan dari medium

komunikasi multi media, incorporating voice, data picture and graphic, dan

berkongsi whiteboard di mana semua ahli boleh melihat, memberi komen

dan membua tperubahan.

 Ahli tidak perlu tahu di mana ahli lain berada, yang penting mereka dapat

berhubung antara satu sama lain.

 Team – telework amat berkesan dalam senario projek multi lokasi bernilai

tinggi ( contoh dalam pasukan pembangunan produk terbaru)

 Sebagai contoh; dalam projek pembuatan kereta di Jepun.

 Satu pasukan telework telah ditubuhkan bagi kolaborasi antara staf R & D

di Jepun, Eropah dan Amerika Utara.

 Dengan adanya telework, syarikat dapat memberi kepuasan yang lebih

kepada para pengguna terutama perkhidmatan lepas jualan yang

mendapat bayak faedah dari konsep ini.

 Dengan ini, team-telework dapat menjimatkan kos dan juga masa.

 Team-telework tidak hanya dapat menjiamtkan kos, tetapi yang. lebih

penting dapat memberi ruang untuk pekerja bekerja bersama merentasi

ruang dan masa.



Team-Telework dan persekitaran Kini dalam Ekonomi Bermaklumat.

 Team-telework mudah berkembang dengan adanya perkembangan ICT

dan konsep baru perniagaan seperti globalisasi.

 Perlaksanaan team-telework boleh membantu pekerja bermaklumat dalam

bentuk persekitaran kerja kini.

 Perubahan persekitran berlaku dimana penggunaan meja, telefon dan

mesin taip telah ditukar dengan penggunaan komputer dan teknologi

telokomunikasi canggih.

 Persekitaran team-telework akan menyebabkan berlakunya perubahan

yang ketara dalam persekitran kerja amnya dan skop kerja semulajadi

khasnya.

 Oleh itu, pejabat konvensional tidak lagi sesuai.

 Pengenalan team-telework juga memerlukan masa nyata; komunikasi

multi media, text, video dan lain-lain fungsi yang boleh berintegrasi

dengan semua ahli dalam pasukan.

 Halangan utama dalam perlaksanaan team-telework adalah komunikasi

antara manusia dalam konsep maya dimana tidak ada non-verbal

komunikasi berlaku.

KAJIAN KES ORGANISASI MAYA



KES 1

Syarikat Kejuruteraan - John Brown







37

Atribut yang dilaksanakan:



1.Penggunaan ICT

2.Globalisasi

3.Perkongsian (Collaboration)



Kelebihan perlaksanaan:

1. Sesuatu projek dapat dilaksanakan tanpa adanya batasan geografi dan

secara berkongsi sumber.

2. Cawangan syarikat dapat memperolehi kepakaran dan menerima kontrak.

3. Dapat menjimatkan kos.

4. Mempertingkatkan komunikasi



Keburukan Perlaksanaan:

1. Pelaburan yang besar



KES 2

Syarikat pengeluaran Makanan - Rank Hovis



Atribut yang dilaksanakan:



1.Penggunaan ICT

2.Globalisasi

3.Perkongsian (Collaboration)



Kelebihan perlaksanaan:

1. Dari aspek masa

2. Perhubungan dengan pelanggan



Keburukan perlaksanaan:

1. Mengawal aliran maklumat



KES 3

Agensi Berita - Reuters Holdings



Atribut yang dilaksanakan:



1.Pakatan (Alliance)

2.Penggunaan ICT

3.Integrasi Menegak

4.Globalisasi

5.Perkongsian (Collaboration)







Kelebihan Perlaksanaan:

1. Menyatukan kepakaran

2. Berkongsi sumber



Keburukan Perlaksanaan:





38

1. Halangan budaya

2. Kawalan yang ketat

3. Terlalu mahal





KES 4

Agensi Pereka Grafik – Sonicon Ltd.



Atribut yang dilaksanakan:



1.Penggunaan ICT

2.Perkongsian (Collaboration)

3.Pakatan (Alliance)

4.Globalisasi

5.Integrasi Menegak



Kelebihan Perlaksanaan:

1. Masa

2. Kos



Keburukan perlaksanaan:

1. Kepercayaan yang tinggi

2. Teknologi yang kerap berubah



KES 5

Agensi Perisian – Triange Company Services



Atribut yang dilaksanakan:



1.Penggunaan ICT

2.Perkongsian (Collaboration)

3.Globalisasi

4.Integrasi Menegak



Kelebihan perlaksanaan:

1. Perkongsian maklumat

2. Memperbaiki perkidmatan pelanggan

3. Kos yang rendah



Keburukan perlaksanaan:

1. Vo bersifat “Keterbukaan” (Openness)



KESIMPULAN – Kebaikan Organisasi Maya

1. Menambah kebolehan untuk berdaya saing

2. Lebih Fleksibel

3. Lebih “responsive” terhadap pasaran4. Mempertingkatkan komunikasi

dan kawalan dalaman

5. Mempertingkatkan perkhidmatan pelanggan

6. Kos yang rendah







39

KESIMPULAN – Keburukan Organisasi Maya

1. Budaya kerja setempat

2. Kos yang tinggi dalam sesuatu aspek

3. Kepercayaan dan penghormatan

4. Undang-undang









40