SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS

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SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS Powered By Docstoc
					CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos que
sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el
momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.

CLASIFICACIÓN:
      Externos       Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas
de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
        SOPORTES CONTABLES Y
             REQUISITOS
   Todos los soportes contables, para su justificación
    deben contener la siguiente información general:
    Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
    Nombre, número y fecha del comprobante.
    Descripción del contenido del documento.
    Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
    aprobar y contabilizar los comprobantes.

CONSERVACIÓN
Los documentos comerciales deben ser conservados
  por diez años contados desde la fecha de emisión
  del documento
    Recibo de caja o Comprobante
             de ingreso
   El recibo de caja es un soporte de contabilidad en
    el cual constan los ingresos en efectivo
    recaudados por la empresa. El original se entrega
    al cliente y las copias se archivan una para el
    archivo consecutivo y otra para anexar al
    comprobante        diario    de      contabilidad.

   El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
    cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
    contenido o concepto del pago recibido
   Ejemplo

La Institución Educativa técnico Nacionalizado de Samacá, recibe en efectivo
   el día 10 agosto, el arrendamiento de la tienda escolar.
Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
   clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
   banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina
   registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques
  de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
  plazas.

La Institución Educativa Técnica Nacionalizado de Samacá el día 11
   agosto consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente
   No. 1230020-7 la suma de quinientos mil pesos (500.000)
  FACTURA DE COMPRAVENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los
    soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
    impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de
    compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el
    archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.
Los adquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir la factura o documento
    equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administración tributaria
    debidamente comisionados para el efecto lo exijan

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
 Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso).
 Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).
    Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
    impreso).
    Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
    Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
    El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).
 Valor total de la operación
    Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
EJEMPLO: Compra 2 escritorios por 1.293.103, IVA 206.897
CHEQUE
   Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada
    “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una
    determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
    “beneficiario”.

COMPROBANTE DE PAGO

   Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es
    un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
    determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
    Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
    original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
    copia para el archivo consecutivo.

   Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del
    cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los
    soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
    resumida, expresando claramente las transacciones que
    diariamente se realizan en una empresa
EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones practicas
  durante el mes de julio
 NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
   clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la
   liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por
   mora en el pago de sus obligaciones.

Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensión
   del estudiante Enrique Pérez.
 NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que
   no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
   corrección, ajustes y cierre.
EJEMPLO. El Instituto Técnico nacionalizado de Samacá, consigno al
   banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de $230.000, Se
   elabora la nota de contabilidad por la diferencia
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
   operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y
   cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A
   cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo
   justifiquen.

EJEMPLO: A la Institución le fueron consignados la suma de 5.000.000 por
   concepto de transferencias del Municipio. Recibió por matriculas y
   pensión la suma de 1.300.000.
MANEJO DE TESORERÍA
Es fundamental que los documentos soportes requeridos para la cancelación
   de cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad de manera clara,
   y oportuna para conocimiento del publico y de todos los involucrados en
   el proceso, con el fin de evitar inconvenientes al momento de radicar la
   orden de pago, para su liquidación, causación, refrendación y
   cancelación de la misma.

Igualmente tener un conocimiento claro de la normatividad tributaria vigente
   para el momento de su liquidación.

PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO.
 Que los rubros presupuéstales estén debidamente aprobados mediante
  acuerdo por el consejo directivo de las Instituciones Educativas para la
  vigencia.
 Certificación expedida por el órgano competente que el proyecto,
  programa, se encuentra       matriculado en el banco de programas y
  proyectos.
   Radicación de la solicitud de CDP que garantice la existencia
    de apropiación suficiente y Registro Presupuestal para que los
    recursos con el financiados, no sean desviados a ningún otro
    fin
   La Ejecución de los gastos del presupuesto de las Instituciones
    Educativas, se hará a través de PAC ( Programa anual
    mensualizado de caja)
   Recepcionar, radicar, verificar, los soportes requeridos para
    elaborar las órdenes de pago.
   Liquidar descuentos a las ordenas de pago de acuerdo al tipo
    de orden de pago
   Efectuar la causación de la orden de pago
   Elaborar comprobante de egreso y el cheque o transacción
    electrónica
   Radicar cheques
   Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla En caso que
    no sea retirado el cheque de tesorería , se debe notificar al
    beneficiario y si pasado seis meses a partir de su expedición no
    es retirado se anula.
   Archivar los comprobantes con sus respectivos soportes.

				
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posted:11/25/2011
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