Pengurusan Harta
Bahagian Perancangan dan
Perkhidmatan Kewangan
Jabatan Bendahari
Agenda
• Penemuan Audit
• Definisi Aset/Inventori
• Pendaftaran Aset
• Penglabelan dan Pemeriksaan Aset
• Tatacara Kehilangan dan Hapuskira
• Tatacara Pelupusan
• Perlindungan Insurans
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan
Mudah Alih 2010
• USM patut memberikan penekanan
terhadap penggunaan semua borang
aset yang telah dinyatakan dalam
Tatacara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan berdasarkan Pekeliling Bil.5
Tahun 2007.
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan
Mudah Alih 2010
• Pihak Audit telah mendapati ada aset masih
belum digunakan kerana belum mendapat
pengesahan daripada Jabatan Keselamatan
dan Kesihatan Pekerja (JKKP)- Autoclave
Horizontal yang dihantar oleh pembekal pada
29 oktober 2009.
• Untuk memantapkan pengurusan aset
disyorkan semua PTJ melantik Pegawai Aset
yang tugasnya merangkumi semua perkara
yang berkaitan dengan aset termasuk
penerimaan dan penyelenggaraan.
Definisi Harta /Inventori
Aset – dibahagikan kepada 2 kumpulan
1) Aset Tetap- Aset yang tidak berubah
lokasi seperti bangunan, tanah dan
infrastruktur
2) Aset Mudah Alih – Aset yang boleh
berubah lokasi seperti alatan pejabat,
alatan saintifik, kenderaan dan lain-
lain yang bernilai RM1,000.00 dan ke
atas
Definisi Harta /Inventori
• Inventori – peralatan yang bernilai kurang
dari RM1,000.00 seunit termasuk perabot,
hamparan,hiasan,langsir dan pinggan
mangkuk tanpa mengira harga perolehan.
• Hospital dikecualikan daripada definisi aset
ini.
• Hospital – peralatan pembedahan >RM2000
dan jangka hayat >1tahun dan dikategorikan
sebagai instrumen pembedahan
Pendaftaran Harta
Objektif
• Memudahkan pengesanan dan
pemantauan
• Memudahkan penyelenggaraan dan
penggantian
• Mewujudkan pengkalan data yang
lengkap, tepat dan kemaskini
• Termasuk aset yang dibeli oleh agensi
lain tetapi didermakan atau
dihadiahkan
Pendaftaran Aset
• PTJ menghantar salinan PO,DO, Invois dan
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
• Terima Borang KEW.PA-2 dan KEW.PA-3
daripada Seksyen Bayaran atau PTJ.
• Nombor Harta dihantar ke PTJ.
• Label akan dikeluarkan dan dihantar ke PTJ
• Pasukan Pemeriksaan aset akan lekatkan
label secara rawak – peringkat pertama
pemeriksaan aset
Statistik Pendaftaran Aset
sehingga Mei 2010
Alat Kelengkapan 18,784
Alat Perabot 248
Kenderaan 273
Bangunan Bebas 414
Infrastruktur 89
Ubahsuaian 66
WIP 820
Statistik Pendaftaran Aset Sehingga Mei
2010
STATISTIK PENDAFTARAN ASET
Alat Kelengkapan
Alat Perabot
Kenderaan
Bangunan Bebas
Infrastruktur
Ubahsuaian
WIP
Penglabelan dan Pemeriksaan Aset
• Beberapa warna mengikut kod
kumpulan wang dan tahun
diperkenalkan
• Pemeriksaan Aset
• Maklumbalas daripada PTJ
• Mengesan kes kehilangan
• Kemaskini daftar harta/fizikal harta
Penyelenggaraan Aset
Objektif
• Memastikan aset sentiasa dalam
keadaan produktif dan reliable
• Memelihara jangkahayat aset
• Meningkatkan keupayaan fungsi aset
• Mengurangkan kerosakan dan
menjamin keselamatan pengguna.
Penyelenggaraan Aset
• Penyelenggaraan Pencegahan- bertujuan
mengurangkan kerosakan peralatan.
Memeriksa,membaiki atau menggantikan
komponen secara teratur mengikut jadual
• Penyelenggaraan Pemulihan- tindakan untuk
membaiki/menggantikan komponen/peralatan
• Jadikan satu Budaya!! Peruntukan??
Penglabelan dan Pemeriksaan Aset
• Aset diimbas mengikut senarai dalam
laporan aset
• Pemeriksaan aset bergantung kepada
PTJ untuk menentukan aset dapat
dikesan atau tidak
Takrif Kehilangan
Kehilangan bermaksud aset yang
tiada lagi dalam simpanan
disebabkan oleh kecurian,bencana
alam,kesusutan,penipuan atau
kecuaian pegawai, kekurangan,
bayaran terlebih, pembayaran
tanpa kuasa, hutang yang tidak
boleh dapat balik, hasil yang tidak
boleh didapatkan dan
perbelanjaan remeh.
JAWATANKUASA KEHILANGAN
• J/K Kecil kepada Jawatankuasa Tetap
Kewangan
• Menimbang dan membuat keputusan
berkaitan kehilangan aset universiti.
• Menimbang rayuan untuk diperakukan
kepada Naib Canselor
Tindakan Apabila berlaku Kehilangan
• Melaporkan Kepada Ketua Jabatan (serta
merta)
• Melaporkan Kepada Jabatan Keselamatan
(2 hari bekerja)
• Melaporkan Kepada Pihak Polis (24 jam dari
waktu kehilangan diketahui)
• Menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28)
- 2 hari bekerja
• Menyediakan Laporan Akhir (KEW.PA-30)
-2 bulan dari tarikh laporan awal
dikemukakan
• Kehilangan Kecil
STATISTIK KEHILANGAN ASET UNIVERSITI SEHINGGA 30
APRIL 2010
Statistik Kehilangan Aset
Tahun 2010
15
10 2
5 8
0
Laptop Lain-Lain
STATISTIK TUNTUTAN INSURAN BERBANDING
PENERIMAAN INSURAN MULAI TAHUN 2006 SEHINGGA
2010
Tuntutan
Tuntutan Insuran
Insuran
Tahun Tuntutan Insuran Diterima
Belum Diterima
2006 6 6 -
2007 8 8 -
2008 10 3 * 7
2009 8 - ** 8
2010 7 7 -
JUMLAH 31 16 15
5 kes melibatkan tuntutan insuran yang diuruskan oleh Jabatan Bendahari, Kampus
* Kesihatan Kesihatan
1 kes melibatkan tuntutan insuran yang diuruskan oleh Jabatan Bendahari, Kampus
** Kesihatan
Tatacara Pelupusan
• Definisi – satu proses untuk
mengeluarkan aset dari milikan,
kawalan, simpanan dan rekod
mengikut kaedah yang ditetapkan.
Objektif
1. Memastikan PTJ tidak menyimpan aset yang
tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan
2. Mendapat hasil pulangan yang terbaik
3. Menjimat ruang stor/pejabat
4. Membolehkan aset milik PTJ dipindahkan ke
Kementerian/ Jabatan/PTJ yang lain atas
sebab-sebab tertentu.
Justifikasi Pelupusan
• Tidak Ekonomi Dibaiki
• Usang/obsolete
• Rosak dan tidak boleh digunakan
• Luput tempoh penggunaan
• Keupayaan aset tidak lagi diperingkat
optimum
• Tiada alat ganti
• Pembekal tidak lagi memberi khidmat
sokongan
• Disyorkan selepas pemeriksaan aset
Bidangkuasa Pelupusan
• JPAB - Menimbang, memperaku serta
meluluskan aset berbentuk mesin, mekanikal,
elektrik dan elektronik, peralatan sainstifik
atau makmal serta perabot.
• JPPK – Menimbang dan memperakukan bagi
semua peralatan komputer dan aset yang
berhubungkait dengan komputer.
Had Kuasa Melulus
• JPAB /JPPK menimbang dan membuat kelulusan
terhadap syor pelupusan bagi aset dan
barang/peralatan komputer yang bersamaan atau
tidak melebihi RM 100,000 setiap satu nilai perolehan
asalnya atau jumlah keseluruhan untuk semua
kategori aset di setiap PTJ bersamaan atau tidak
melebihi RM 500,000.
• JPAB/JPPK menimbang dan memperakukan untuk
kelulusan Bendahari bagi aset dan barang/peralatan
komputer yang melebihi RM 100,000 setiap satu nilai
perolehan asalnya atau jumlah keseluruhan untuk
semua kategori aset di setiap PTJ melebihi
RM500,000.
Kaedah Perlupusan
• Jualan secara lelong
• Jualan secara tender/ sebutharga
• Jualan sisa
• Tukar barang (Barter Trade)
• Tukar beli (Trade In)
• Tukar Ganti (Cannibalize)
• Pindahan
• Hadiah
• Musnah – Ditanam, Dibakar, Dibuang,
Ditenggelam
PERATUSAN PELUPUSAN PERALATAN KOMPUTER
JANUARI – APRIL 2010
Bil. Jumlah Nilai Perolehan Hasil Pelupusan
Mesy. Aset Asal (RM) (RM)
JPAB 3282 1,743,182.06 3,309.00
JPPK 935 928,570.02 510.00
Pengurusan Insurans
Jenis Insurans
• Kebakaran- perlindungan terhadap
bangunan dan alat kelengkapan
Universiti
• Personal Accident – Memberi
perlindungan terhadap pelawat pelawat
rasmi Universiti
• Group Personal Accident – Melindungi
pelajar USM yang mengambil bahagian
dalam aktiviti rasmi Universiti
Jenis Insurans
• Kecurian – Memberi perlindungan
kepada USM terhadap alatan dari
kecurian. Termasuk yang dipinjam dari
luar.
• Public Liability- memberi perlindungan
kepada pelawat dan pelajar daripada
tuntutan awam
• Kenderaan
• All Risks – memberi perlindungan
kecurian/kerosakan kepada alatan yang
dibawa luar dari kampus
• Medical Malpractice- Memberi
perlindungan kepada staf perubatan,
pergigian dan pelajar perubatan dan
pergigian akibat tuntutan pihak ketiga.
• Professional Indemnity-Memberi
perlindungan terhadap kerja
perundingan oleh pensyarah USM
• Marine Hull – Perlindungan untuk
bot/kapal dan peralatan marine USM
• Penerbangan Udara- Perlidungan
semasa penerbangan luar negara
• Jaminan Setia-Menanggung gantirugi
kepada USM akibat pecah amanah oleh
Staf Bendahari khususnya
• Wang Tunai
• Ex-gratia – Bayaran pampasan kepada
semua staf termasuk kontrak dan
sementara yang ditimpa kemalangan
atau kecederaan semasa menjalankan
tugas rasmi.
Selesai
Terima Kasih