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Pr - Conciliación en Derecho

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									                PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE                     FECHA: SEPTIEMBRE
                SOLUCION DE CONFLICTOS                               15 DE 2008.

                PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: CUATRO
                Conciliación en Derecho                              PAG. 1 de 14

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para tramitar las solicitudes de Conciliación
presentadas ante el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la
Cámara de Comercio de Neiva.


2. ALCANCE: Aplica para todas las solicitudes de Conciliación extrajudicial o prejudicial
en asuntos conciliables, es decir, que sean susceptibles de transacción y desistimiento,
en materia civil, comercial y de familia, exceptuando aquellos asuntos en los que en un
eventual litigio tuviere competencia la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y
aquellas en materia laboral.


3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

3.1 Conciliación: Es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual dos o
    más personas gestionan por si mismas la solución de sus diferencias con la ayuda
    de un tercero neutral y calificado denominado conciliador.

     A partir de la expedición de la ley 23 de 1991, la Conciliación adquirió la categoría
     de un procedimiento reglado para servir de medio en la solución de las situaciones
     de conflicto entre particulares. La ley 23 de 1991 abrió las puertas para
     desjudicializar las controversias dando la posibilidad a entes privados para que
     pudieran intervenir en el proceso de Conciliación, atribuyendo al acto el valor de
     producir los efectos jurídicos tal como si se tratara del celebrado ante el juez, es
     decir, que la Conciliación tiene efectos de cosa juzgada y el acta presta mérito
     ejecutivo.

3.2 Conciliador: Tercera persona que interviene de manera imparcial y actúa por
    consentimiento de las partes o por mandato de la ley, para ayudar a las partes a
    llegar a un acuerdo que las beneficie a ambas.

3.3 Obligaciones del Conciliador: De conformidad con el Art. 8 de la ley 640 de
    2001 el conciliador tendrá las siguientes obligaciones:

     “1. Citar a las partes de conformidad con lo dispuesto en esta Ley
      2. Hacer concurrir a quienes, a su criterio, deban asistir a la audiencia
      3. Ilustrar a los comparecientes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación
      4. Motivar a las partes para que presenten fórmulas de arreglo con base en los
     hechos tratados en la audiencia
      5. Formular propuestas de arreglo
      6. Levantar el acta de audiencia de conciliación
      7. Registrar el acta de la audiencia de conciliación de conformidad con lo previsto
     en esta ley”
               PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE                    FECHA: SEPTIEMBRE
               SOLUCION DE CONFLICTOS                              15 DE 2008.

               PROCEDIMIENTO:                                      VERSIÓN: CUATRO
               Conciliación en Derecho                             PAG. 2 de 14

    Parágrafo: Es deber del conciliador velar porque no se menoscaben los derechos
    ciertos e indiscutibles, así como los derechos mínimos e intransigibles.
3.4 Acta de Conciliación: De conformidad con el art. 1 de la ley 640 de 2001 el acta
    del acuerdo conciliatorio deberá contener los siguientes requisitos:

     “1. Lugar, fecha y hora de audiencia de Conciliación
      2. Identificación del conciliador
      3. Identificación de las personas citadas, con señalamiento expreso de las que
     asisten a la audiencia
      4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la Conciliación
      5. El acuerdo logrado por las partes, con indicación de la cuantía, modo, tiempo y
     lugar de cumplimiento de las obligación pactada. ...“

3.5 Constancia: Según lo establecido en art. 2 de la ley 640 de 2001 el conciliador
    expedirá constancia al interesado en la que se indicará la fecha de presentación
    de la solicitud y la fecha de realización de la audiencia si la hubo, o si no la hubo
    cuándo debió celebrarse el asunto objeto de Conciliación, en cualquiera de los
    siguientes eventos:
    “Los derechos ciertos e indiscutibles, así como los derechos mínimos e
    intransigibles”

     1. Cuando no se logre acuerdo conciliatorio
     2. Cuando las partes o alguna de ellas no asista a la audiencia
     3. Cuando el asunto que se trate no sea conciliable

3.6 Registro y archivo de las actas de conciliación: Las actas de conciliación que
    contengan un acuerdo total o parcial realizadas por conciliadores del Centro de
    Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición deberán registrarse en el libro
    radicador de actas de conciliación para que el acuerdo logrado haga tránsito a
    cosa juzgada y preste mérito ejecutivo.

3.7 Del control y archivo de las constancias: El Centro de Conciliación, Arbitraje y
    Amigable Composición deberá archivar las constancias expedidas por los
    conciliadores y llevar un libro de control sobre las mismas.


4. RESPONSABILIDADES

Los responsables de implementar el presente procedimiento serán el Jefe de
Departamento Jurídico en cumplimiento de las funciones de Director del Centro de
Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición y el Auxiliar Administrativo –
Conciliación.

El responsable de la Audiencia de Conciliación será el abogado conciliador.
                                                                                  FECHA:
                                PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                  SEPTIEMBRE 15 DE
                                SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                  2008.
                                PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CUATRO
                                Conciliación en Derecho                           PAG. 3 de 14

      ACTIVIDAD                                 COMO                         RESPONSABLE         REGISTRO
                          Una vez se identifique la necesidad del usuario,         Auxiliar
                          el informador o en su defecto cualquier Administrativo –
1.-Direccionar al usuario
                          funcionario, direcciona al usuario al Centro de       informador-
                          Conciliación.                                        funcionarios
                          Se le informa al usuario los servicios que ofrece
                          el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable
                          Composición, los beneficios, costos y requisitos         Auxiliar      Formato de
2.-Informar al usuario    que debe contener la solicitud de Conciliación y Administrativo -      Solicitud de
                          si lo requiere el usuario se le entrega un formato   Conciliación      Conciliación
                          para el diligenciamiento de la solicitud de
                          audiencia de Conciliación.
                          El usuario presenta la solicitud de Conciliación
                          para su revisión con sus respectivos anexos y
                          teniendo en cuenta la cuantía de las
                          pretensiones señalada en la solicitud, se le
                          liquida el valor a cancelar por concepto de
                          gastos de Administración del Centro de
                          Conciliación y Honorarios del Conciliador, de
                          acuerdo a las tarifas establecidas por la Ley y el
                                                                                   Auxiliar
                          Reglamento del Centro. A excepción de las
3.-Revisar y liquidar                                                        Administrativo -
                          Jornadas Gratuitas
                                                                               Conciliación
                          Se le informa al usuario que debe cancelar los
                          gastos de administración del Centro en
                          cualquiera de las ventanillas y se le aclara que
                          los honorarios del conciliador se deberán
                          cancelar directamente al mismo abogado
                          conciliador, el día de la audiencia previamente a
                          su celebración.
                                                                                      FECHA:
                                  PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                      SEPTIEMBRE 15 DE
                                  SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                      2008.
                                  PROCEDIMIENTO:                                      VERSIÓN: CUATRO
                                  Conciliación en Derecho                             PAG. 4 de 14

      ACTIVIDAD                                  COMO                        RESPONSABLE               REGISTRO
                           La persona previamente se dirige al informador -
                           Orientador en el que solicita un turno para
                           cancelar el servicio de Conciliación, se acerca a
                           la ventanilla Única, ésta recibe el valor
                           correspondiente a los gastos de administración
                           del Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable
                           Composición, previamente liquidados y se
                           entregan dos recibos de pago (original y copia).
                           Excluyendo la Jornada Gratuita en la cual no se
                                                                               Informador -
                           recauda por dicho concepto.
                                                                                Orientador
                                                                                                     Recibo de Caja
4.-Recaudo
                           Cuando son Conciliaciones por convenios estas
                                                                                     Auxiliar
                           cancelas   los     gastos   de    Administración
                                                                                 administrativo -
                           posteriormente, a través de una cuenta de cobro
                                                                                (Ventanilla Unica)
                           Las oficinas de Pitalito, Garzón y La Plata,
                           podrán     recepcionar     las  solicitudes   de
                           conciliación y el pago por concepto de gastos de
                           administración del Centro y deberán remitirlas a
                           la sede de Neiva, para el respectivo trámite.

                           El usuario entrega copia del recibo de pago junto                           Solicitud de
                           con la solicitud y los anexos respectivos y copias                         conciliación y
                           de las mismas al conciliador y a las partes                                  anexos.
                                                                                   Auxiliar
                           convocadas a la audiencia.
5.- Radicar la solicitud                                                        Administrativo –
                                                                                                         Copias.
                                                                                 Conciliación.
                           En la solicitud que queda para la Cámara de
                           Comercio de Neiva, se debe colocar el sello del                           Recibo de pago.
                           Centro de Conciliación con fecha, hora y firma
                                                                                    FECHA:
                                 PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                    SEPTIEMBRE 15 DE
                                 SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                    2008.
                                 PROCEDIMIENTO:                                     VERSIÓN: CUATRO
                                 Conciliación en Derecho                            PAG. 5 de 14

      ACTIVIDAD                                COMO                          RESPONSABLE             REGISTRO
                          de quien recibe. Así mismo, se radica la solicitud                       Libro Radicador
                          de Conciliación en el libro radicador del Centro
                          de Conciliación.

                          Recibida la solicitud con las copias y recibo de
                          caja (exceptuando jornada gratuita) se abre el
                          expediente a la solicitud y se elabora la
                          respectiva carátula.

                          Se realiza el sorteo entre los abogados que
                          integren la lista de conciliadores del Centro, a
                          quienes se les asignará un número que
                          corresponda a una balota en presencia del
                                                                                                      Acta de
                          Director del Centro. De entre las balotas
                                                                                    Jefe           Designación del
                          correspondientes numeradas, se escogerá una
                                                                               departamento          conciliador
                          al azar que indicará el número del conciliador
                                                                             Jurídico – Director
                          escogido. Del anterior sorteo se levantará el Acta
                                                                              del Centro de C,
                          respectiva firmada por el Director del Centro y el
                                                                                   A, A. C.
                          Auxiliar Administrativo –Conciliación.
6. Designar conciliador
                          Así mismo, el conciliador se puede designar por
                          la voluntad del convocante ó del convocante y
                                                                                                   Comunicación
                          convocado ya sea en la solicitud o en
                                                                                   Auxiliar        Designación de
                          comunicación aparte, donde no habría
                                                                              Administrativo –     conciliador por
                          necesidad de establecer el acta de sorteo.
                                                                               Conciliación.       las partes o una
                                                                                                   de ellas
                          Así mismo para las Jornadas gratuitas y las del
                          50% de descuento, la designación y el sorteo del
                          conciliador no se realiza, toda vez que
                          previamente se debe consultar con los
                                                                                  FECHA:
                                PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                  SEPTIEMBRE 15 DE
                                SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                  2008.
                                PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CUATRO
                                Conciliación en Derecho                           PAG. 6 de 14

       ACTIVIDAD                              COMO                        RESPONSABLE             REGISTRO
                         conciliadores la colaboración y participación a
                         las mismas.
                         Se procede a elaborar la comunicación al
                         Conciliador    por    designación     o   sorteo
                         notificándole por escrito su designación y
                         anexando copia de la solicitud de conciliación,
                         con los anexos correspondientes, para que
                         estudie la competencia pertinente.                  Auxiliar             Copia de la
7. Notificar al
                                                                          Administrativo –       notificación al
conciliador
                         El Auxiliar Administrativo – Conciliación,        Conciliación.          Conciliador
                         comunica al abogado conciliador escogido para
                         llevar a cabo la conciliación, y si éste acepta,
                         se acuerda la fecha para la realización de la
                         audiencia de conciliación.

                         Una vez entregada copia de la solicitud al
                         conciliador, este, debe verificar que el asunto
                         sea susceptible de conciliar y que el Centro
                         tenga competencia para ello, en caso negativo
                         debe realizar la devolución al convocante
8. Estudiar                                                                     Abogado
                         explicando los motivos. Si por el contrario hay
Competencia                                                                    Conciliador
                         competencia pero el asunto no es conciliable, el
                         conciliador debe expedir la Constancia de asunto
                         no conciliable a la parte convocante dentro de
                         los 10 días siguientes a la fecha de radicación de
                         la solicitud de conciliación.
                         Una vez firmadas las citaciones de las partes, el      Auxiliar            Copia del
9. Entregar citaciones   Auxiliar Administrativo – Conciliación, las envía a   operativo -       recibido o Guía
                         los destinatarios.                                    Mensajero            del envío.
                                                                                     FECHA:
                                PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                     SEPTIEMBRE 15 DE
                                SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                     2008.
                                PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: CUATRO
                                Conciliación en Derecho                              PAG. 7 de 14

      ACTIVIDAD                                COMO                             RESPONSABLE         REGISTRO

                         Cuando se trate de citar fuera de la ciudad se
                         enviará     la    correspondencia    por    correo
                         certificado.
                         Llegado el día y la hora de la audiencia, se
                         verifica la asistencia de las partes citadas y del
                         conciliador.

                         La parte convocante deberá cancelar       al
10. Audiencia de         conciliador los honorarios  indicados en la             Abogado -
conciliación             citación, previamente a la realización de la            Conciliador
                         audiencia.

                         El conciliador        realiza la audiencia de
                         conciliación observando la normatividad que
                         regula la materia.
                         Acta de Acuerdo Conciliatorio:
                         Si se logra un acuerdo entre las partes, se
                         levanta el acta respectiva. El conciliador, elabora
                         el acta de conciliación, con los requisitos del Art.
                         1 de la Ley 640 de 2001.                                                     Acta de
                                                                                                    conciliación,
11. Elaborar el Acta o                                                            Abogado -
                         Así mismo se entiende que de no haber acuerdo                              Constancias,
constancia                                                                        conciliador
                         se levanta las Constancias respectivas, para lo                              Excusas
                         cual el conciliador debe observar los requisitos                              actas
                         establecidos en el artículo 2 de la Ley 640 de
                         2001.
                         Constancia de no Comparecencia:
                         Si no comparece alguna de las partes se
                                                                  FECHA:
                   PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                  SEPTIEMBRE 15 DE
                   SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                  2008.
                   PROCEDIMIENTO:                                 VERSIÓN: CUATRO
                   Conciliación en Derecho                        PAG. 8 de 14

ACTIVIDAD                          COMO                           RESPONSABLE    REGISTRO
            concede el término de tres días para que
            justifique su inasistencia; si dicha justificación es
            presentada, la parte que asiste decidirá si se
            programa nueva audiencia, caso en el cual se
            volverá a citar a las partes o de lo contario se
            levantará la constancia respectiva.

            En el caso en que ninguna de las partes citadas
            asista y alguna de ellas presente justificación
            solicitando se fije nueva fecha para la realización
            de la audiencia de conciliación; será decisión del
            conciliador quien se pondrá de acuerdo con el
            Centro para la realización de la misma.

            Constancia de No Acuerdo Conciliatorio:
            Si las partes asisten y no se logra acuerdo
            alguno, se dará por concluida la audiencia de
            conciliación, caso en el cual se levantará la
            constancia, la cual será firmada por el
            conciliador.

            En caso de suspensión de la audiencia o
            aplazamiento de la misma, se dejará constancia
            de lo anterior en el acta que se levante con el fin
            de establecer lo ocurrido en la audiencia, en ella
            se fijará la fecha y se les notificará por estrados
            a las partes quienes firmarán el acta en señal de
            aceptación y conocimiento de la misma.
                                                                                 FECHA:
                               PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                 SEPTIEMBRE 15 DE
                               SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                 2008.
                               PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CUATRO
                               Conciliación en Derecho                           PAG. 9 de 14

      ACTIVIDAD                               COMO                          RESPONSABLE          REGISTRO
                        Constancia de Asunto no conciliable:
                        Si una vez estudiada la solicitud, el conciliador
                        determina que el asunto de que trate no sea
                        conciliable, de conformidad con la ley, se
                        expedirá la Constancia dentro de los 10 días
                        siguientes a la presentación de la solicitud.
                        Logrado el acuerdo conciliatorio total, o parcial,
                        el conciliador solicitará al Centro el registro del
                        Acta y entrega los antecedentes del trámite
                        conciliatorio, un original del Acta para que
                        repose en el Centro y dos copias que se
                        entregarán a las partes.

                        A Prevención:
                        Estas audiencias son tramitadas y celebradas
                        directamente por el conciliador que se encuentre
                        inscrito en el centro de conciliación, una vez se      Auxiliar
                                                                                               Libro de Registro
12. Registrar acta de   levante el acta, el conciliador debe allegarlas     Administrativo -
                                                                                                   de Actas
conciliación            dentro del término estipulado para ello (2 días),    Conciliación
                        al Centro de Conciliación, con los requisitos
                        mínimos exigidos en la ley 640 de 2001.

                        El Auxiliar Administrativo – Conciliación, recibe
                        las Actas y los antecedentes para realizar el
                        respectivo registro en el libro Radicador de
                        Actas.

                        El Auxiliar Administrativo - Conciliación hará
                        constar que se tratan de las primeras copias que
                                                                                FECHA:
                              PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                SEPTIEMBRE 15 DE
                              SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                2008.
                              PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CUATRO
                              Conciliación en Derecho                           PAG. 10 de 14

      ACTIVIDAD                              COMO                         RESPONSABLE           REGISTRO
                       prestan mérito ejecutivo para ser entregadas a
                       las partes.
                       Si no se logró acuerdo alguno, una o las dos
                       partes no asisten a la audiencia, o el asunto no
                       es conciliable, se registrará la constancia en el
                       libro de control de constancias conforme el Art. 2
                       de la Ley 640 de 200.
                                                                              Auxiliar
13. Registrar          A Prevención:                                                          Libro de control
                                                                           Administrativo -
Constancias            Las Constancias ya sean de No Acuerdo, No                              de constancias.
                                                                            Conciliación
                       comparecencia o Asunto no Conciliable, el
                       Conciliador, deberá allegarlas dentro del término
                       estipulado para ello (3 días), al Centro de
                       Conciliación, con los requisitos mínimos exigidos
                       en la ley 640 de 2001 para que el centro proceda
                       con el control y Archivo.
                       Se entrega a las partes el Acta de conciliación
                                                                              Auxiliar
                       con la anotación de que se trata de las primeras
                                                                           Administrativo –
                       copias que prestan mérito ejecutivo o la
                                                                            Conciliación
                       constancia expedida por el conciliador.
14. Entregar Acta de
                       Si el resultado de la audiencia termina en
Conciliación o
                       Constancia, con esta se devuelven los
constancia
                       documentos aportados por el o los solicitantes.
                                                                                              Nota de Entrega
                       Así mismo el usuario deberá firmar la Nota de
                                                                                                de Acta de
                       Entrega de Acta de Acuerdo y/o Constancia con
                                                                               Usuario         Acuerdo y/o
                       sus respectivos anexos.
                                                                                              Constancia con
                                                                                     FECHA:
                                   PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                                                     SEPTIEMBRE 15 DE
                                   SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                                                     2008.
                                   PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CUATRO
                                   Conciliación en Derecho                           PAG. 11 de 14

      ACTIVIDAD                                COMO                             RESPONSABLE          REGISTRO
                                                                                                   sus respectivos
                                                                                                      anexos.
                                                                                   Auxiliar
                           Con el ánimo de conocer las opiniones de
15. Encuesta de                                                                 Administrativo –     Encuesta de
                           nuestros usuarios, se entrega una encuesta de
Satisfacción.                                                                     Centro de          Satisfacción
                           satisfacción a las partes.
                                                                                 Conciliación
                           Toda la actuación surtida dentro del
                                                                                   Auxiliar
                           procedimiento conciliatorio siempre que sean
16. Archivar expediente                                                         Administrativo -     Expediente
                           acuerdos, se guarda en el expediente y se
                                                                                 Conciliación
                           archiva.

6. REGISTROS
Formato de Solicitud de Conciliación
Nota de Entrega de Acta de Acuerdo y/o Constancia con sus respectivos anexos
Comunicación designación de conciliador por las partes o una de ellas
Recibo de caja
Libro Radicador
Acta de Designación de Conciliador
Copia notificación al Conciliador
Copia de Recibido de Citaciones o Guía de Envío
Acta de Conciliación
Constancias de No acuerdo, No comparecencia o Asunto no Conciliable - Excusas
Libro Radicador de Actas
Libro de Control de Constancias
Expediente
                                                 FECHA:
PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                 SEPTIEMBRE 15 DE
SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                 2008.
PROCEDIMIENTO:                                   VERSIÓN: CUATRO
Conciliación en Derecho                          PAG. 13 de 14


                          INICIO


               1. DIRECCIONAR AL USUARIO



                2. INFORMAR AL USUARIO




                 3. REVISAR Y LIQUIDAR




                      4. RECAUDO



                5. RADICAR LA SOLICITUD




               6. DESIGNAR CONCILIADOR




              7. NOTIFICAR AL CONCILIADOR




                                            NO
                      ¿COMPETENCIA?
                       CONCILIADOR                 7. DEVOLVER
                                                    SOLICITUD

                 SI


                                                       FIN
                9. ENTREGAR CITACIONES




                            1
                                                FECHA:
  PROCESO: METODOS ALTERNATIVOS DE
                                                SEPTIEMBRE 15 DE
  SOLUCION DE CONFLICTOS
                                                2008.
  PROCEDIMIENTO:                                VERSIÓN: CUATRO
  Conciliación en Derecho                       PAG. 14 de 14


                1



10. AUDIENCIA DE CONCILIACION




                           NO
        ¿CONCILIACION
             ?                     11. ELABORAR CONSTANCIA



       SI



     11. ELABORAR ACTA




   12. REGISTRAR ACTA DE
        CONCILIACION                13. REGISTRAR CONSTANCIA




   14. ENTREGAR ACTA DE
       CONCILIACIÓN O
        CONSTANCIA



      15. ENCUESTA DE
       SATISFACCIÓN



            16. ARCHIVAR




                FIN

           REVISÓ                       APROBÓ
    DIRECTOR CENTRO DE          PRESIDENTE EJECUTIVO
   CONCILIACIÓN, ARBITRAJE      Por Resolución No. 341 de
                                 septiembre 15 de 2008.

								
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