Pr - Caja Menor by CCNeiva

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               PROCESO: GESTION FINANCIERA                         JULIO 21 DE 2009

               PROCEDIMIENTO:                                      VERSIÓN: SEIS
               Caja Menor                                          PAG. 1 de 7


1. OBJETIVO: Unificar criterios sobre el manejo de cada una de las Cajas Menores que
funcionan en la Entidad.


2. ALCANCE: Aplica para las cajas menores de recursos públicos y privados de la
Cámara de Comercio de Neiva.


3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

3.1 Caja Menor: Se utiliza para efectuar en forma ágil y funcional los pagos en efectivo
de operaciones de menor cuantía. Funciona mediante la constitución de un fondo fijo
cuyo monto total será siempre igual a la cantidad por la cual se constituye y se renueva
en la medida que se efectúen reintegros con los egresos autorizados. La legalización de
gastos y la reposición del fondo fijo no se sujeta a término sino al volumen y cuantía de
los gastos.

Los fondos de Caja Menor que funcionarán en la Cámara de Comercio de Neiva, serán
cinco (5) y se manejaran de la siguiente manera:

                                             VR. MÁXIMO PARA         PRESUPUESTO
    UBICACIÓN           VR. ASIGNADO
                                                   PAGOS               IMPUTADO
Neiva                      $ 3.000.000           $ 200.000              PUBLICO
Neiva                      $2.000.000            $ 200.000              PRIVADO
Pitalito                     $ 500.000            $ 70.000              PUBLICO
Garzón                       $ 380.000            $ 70.000              PUBLICO
La Plata                     $ 380.000            $ 70.000              PUBLICO

El dinero de Caja Menor se destinará a cancelar los gastos ocasionales menores que
demande la dependencia o área a que se haya asignado, por los conceptos
presupuestales asignados para cada vigencia. Así mismo, se podrán realizar pagos de
montos inferiores a $200.000.

Se utilizará un libro para el fondo de Recursos Públicos y otro libro para el fondo de
Recursos Privados. Este libro podrá llevarse mediante un archivo de hoja electrónica
separadamente para cada caja menor.

Se prohíbe utilizar los Fondos de Caja Menor para:

           a. Gastos que por su cuantía deben cubrirse mediante orden de pago y
              cuenta de cobro.
           b. Retribuir servicios personales permanentes o saláriales.
           c. Efectuar préstamos a terceros o autopréstamos.
                                                                 FECHA:
               PROCESO: GESTION FINANCIERA                       JULIO 21 DE 2009

               PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: SEIS
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3.2 Recursos Públicos: Son recursos públicos los obtenidos por la prestación de las
funciones públicas delegadas por el Gobierno Nacional y sus tarifas y derechos son
autorizados por la ley.

3.3 Recursos Privados: Son los originados por las cuotas anuales de afiliación y los
que produzcan los propios bienes y servicios de la Cámara de Comercio de Neiva.


4. RESPONSABILIDADES

4.1   La constitución y funcionamiento de las cajas menores serán determinadas por el
      Presidente Ejecutivo, de acuerdo con las necesidades de la Entidad.

4.2   El Auxiliar Administrativo - Tesorero será el encargado de implementar el
      presente procedimiento para la caja menor de dineros públicos.

4.3   El Asistente de Presidencia, será el encargado de implementar el presente
      procedimiento para la caja menor de dineros privados.

4.4   En las oficinas de Pitalito, Garzón y La Plata será responsable del presente
      procedimiento el representante de la oficina, Director de Departamento o Director
      de la Oficina.


5. PROCEDIMIENTO
                                                                        FECHA:
                 PROCESO: GESTION FINANCIERA                            JULIO 21 DE 2009

                 PROCEDIMIENTO:                                         VERSIÓN: SEIS
                 Caja Menor                                             PAG. 3 de 7

   ACTIVIDAD                                      DESCRIPCION                                   RESPONSABLE           REGISTROS
                                                                                               Presidente Ejecutivo
1. Delegar                                                                                           Director
                  Se delega por Resolución Administrativa al funcionario encargado de caja
encargado de Caja                                                                                 Departamento         Resolución
                  menor en la cual se autoriza el monto a manejar.
Menor                                                                                            Administrativo y
                                                                                                    Financiero
2. Certificado de                                                                                                    Certificado de
Disponibilidad    Se realiza la verificación de disponibilidad presupuestal.                        Contador         Disponibilidad
Presupuestal                                                                                                          Presupuestal
                  La contabilidad de la Cámara se rige por el sistema de causación, el cual
                                                                                                      Auxiliar
3. Realizar       establece que los hechos económicos deban ser                   reconocidos                          Causación
                                                                                                 Administrativo -
causación         contablemente en el periodo en el cual se realicen, por lo tanto se registra                      General de Pagos
                                                                                                   Contabilidad
                  en el sistema el monto a girar en la cuenta de fondo de caja.
                  Se hará una revisión a la causación realizada para mayor control de la
4. Revisar
                  ejecución de presupuesto de recursos públicos y privados, firmando el             Contador
causación
                  registro contable. En caso de encontrar errores, se procede a corregirlos.
                  Se procede a elaborar cada cheque que debe llevar el respectivo
                  comprobante de egreso, sellos de seguridad y dos firmas correspondientes
                  que podrán ser del Auxiliar Administrativo - Tesorero, Director del
                                                                                                      Auxiliar
5. Elaborar y     Departamento Financiero, Asistente de Presidencia, Director de Control                             Control Gastos
                                                                                                 Administrativo -
entregar cheque   Interno y SGC ó Presidente Ejecutivo.                                                               Caja Menor.
                                                                                                     Tesorero
                   Los cheques serán girados exclusivamente a nombre del funcionario
                   autorizado para manejar caja menor.
                   Los fondos de Caja Menor deben mantenerse en efectivo y/o comprobantes
                   de pago, en poder del empleado encargado para su manejo en la oficina
                                                                                                                   Libro caja menor.
                   respectiva en lugar seguro. El empleado encargado del manejo de la Caja
                   Menor llevará un libro auxiliar para registrar el valor y el movimiento de éste
6. Administrar                                                                                       Funcionario       Recibos
                   fondo fijo.
efectivo                                                                                             responsable     autorizados.
                   Los pagos serán efectuados personalmente por el empleado encargado de
                   su manejo. La legalización deberá contar con el visto bueno del Presidente
                   Ejecutivo o Director del Departamento Administrativo y Financiero.
                                                                       FECHA:
                  PROCESO: GESTION FINANCIERA                          JULIO 21 DE 2009

                  PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: SEIS
                  Caja Menor                                           PAG. 4 de 7

   ACTIVIDAD                                       DESCRIPCION                                     RESPONSABLE         REGISTROS
                     Cuando se haya gastado como máximo el 70% del monto autorizado, se
                     elaborará la relación de gastos comprobados, anotando en el libro de caja
                     menor en orden cronológico ascendente las facturas, concepto y valor de
                     los elementos., lo mismo que la imputación presupuestal y contable
                     establecida para cada tipo de gasto, de acuerdo al plan de cuentas
                     presupuestal asignado por cada vigencia.
7. Realizar                                                                                         Funcionario
                                                                                                                       Legalización.
legalización                                                                                        encargado
                     Los gastos efectuados por caja menor deberán legalizarse como mínimo
                     una vez antes de los 25 de cada mes.

                     Esta relación servirá como soporte para obtener la reposición de lo
                     gastado, previo visto bueno del Director del departamento administrativo y
                     financiero.
                     Se hará una revisión física verificando que los valores correspondan a lo
                     relacionado, que se ajusten a los conceptos y valores aprobados por la
8. Realizar
                     institución.
Imputación
                                                                                                      Contador
presupuestal y
                     Cada recibo se imputará al presupuesto de acuerdo al tipo de gasto
contabilización
                     realizado y se digitará en el sistema contable lo correspondiente a cada
                     cuenta.
                     En el mes de diciembre de cada año, antes del día 31 deberá hacerse el
                     reintegro total del fondo, presentando la relación de gastos e ingresando a
                                                                                                                      Recibo de Caja.
9. Cancelación del   caja el dinero en efectivo.
                                                                                                    Funcionario
Fondo de Caja        Se hará entrega al Contador de la relación de gastos y recibos de caja por
                                                                                                    Responsable       Legalización de
Menor                reintegro del efectivo con el visto bueno del Director de departamento
                                                                                                                       Caja Menor.
                     administrativo y financiero anexando los soportes correspondientes, para
                     que proceda a su contabilización y cancelación del fondo de Caja Menor.
                                                                                                      Auxiliar
10. Archivar         Se archivarán los soportes correspondientes                                   Administrativo -
                                                                                                    Presupuesto
                                             FECHA:
               PROCESO: GESTION FINANCIERA   JULIO 21 DE 2009

               PROCEDIMIENTO:                VERSIÓN: SEIS
               Caja Menor                    PAG. 5 de 7


6. REGISTROS

Resolución
Certificado Disponibilidad Presupuestal
Causación General de Pagos
Control Rubros Caja Menor
Libro Caja Menor
Recibos Autorizados
Legalización
Recibo de Caja
                                       FECHA:
PROCESO: GESTION FINANCIERA            JULIO 21 DE 2009

PROCEDIMIENTO:                         VERSIÓN: SEIS
Caja Menor                             PAG. 6 de 7



                 INICIO


          1. DELEGAR ENCARGADO
                CAJA MENOR


           2. COLOCAR SELLO DE
       DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL




          4. REALIZAR CAUSACIÓN



          5. REVISAR CAUSACIÓN


                                  NO
              ¿ES CORRECTO?




                          SI
              5. ELABORAR Y
           ENTREGAR Y CHEQUE


            6. ADMINISTRAR EL
                 EFECTIVO


               7. REALIZAR
              LEGALIZACION



                    1
                                                FECHA:
PROCESO: GESTION FINANCIERA                     JULIO 21 DE 2009

PROCEDIMIENTO:                                  VERSIÓN: SEIS
Caja Menor                                      PAG. 7 de 7



                   1



         8. REALIZAR IMPUTACIÓN
             PRESUPUESTAL Y
             CONTABILIZACIÓN


     9. CANCELACIÓN DEL FONDO DE
             CAJA MENOR




              10. ARCHIVAR




                  FIN




        REVISÓ                         APROBÓ
                              PRESIDENTE EJECUTIVO
DIRECTOR ADMINISTRATIVO      Por Resolución No. 312 de julio
      Y FINANCIERO                    21 de 2009.

								
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