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Manual de Almacen

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             PROCESO: GESTION FINANCIERA         JUNIO 1 DE 2007
                                                 VERSIÓN: DOS
             MANUAL DE ALMACÉN
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                     MANUAL DE ALMACEN GENERAL


I     ALMACEN DE ACTIVOS FIJOS

1.    OBJETIVOS
1.1   Objetivo General
1.2   Objetivos Específicos

2. DEFINICIÓN Y CLASIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

3. FUNCIONES

4. ADQUISICION Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS

5. TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS

6. RETIRO DEFINITIVO DE ACTIVOS FIJOS POR BAJA O VENTA

7. TOMA FISICA DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

8     DEFINICION Y NORMAS SOBRE ADICIONES, MANTENIMIENTO Y
      REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS


II    ALMACEN DE ELEMENTOS DE CONSUMO

1. DEFINICION

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3. FUNCIONES

4. ADQUISICION Y ENTREGA DE ELEMENTOS DE CONSUMO

5. RETIRO DEFINITIVO DE ELEMENTOS DE COMSUMO POR BAJA
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                     MANUAL DE ALMACEN GENERAL


I       ALMACEN DE ACTIVOS FIJOS

1. OBJETIVOS

1.1     OBJETIVO GENERAL

Establecer una comunicación permanente entre las diferentes áreas de la
Entidad, a través de la información, difusión clara y oportuna de las normas
y lineamientos que se deben seguir para una mejor utilización de los
recursos materiales, que permitan disponer de manera eficaz y oportuna lo
necesario a la Entidad. para el desarrollo de sus funciones, todo ello bajo un
marco de planeación, organización, dirección y control.

Para ello se definen los criterios que permitan el eficiente y racional
aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los
bienes muebles con que se cuenta en la entidad, así como el control y
resguardo adecuado de estos.

En este Manual de Almacén se establecerán las normas administrativas que
servirán de base para el manejo y control de los Activos Fijos, elementos
devolutivos y elementos de consumo, así como todo lo concerniente a sus
movimientos como adquisición, traslado y retiro definitivo por baja o venta.


1.2     OBJETIVOS ESPECIFICOS

La recepción de los bienes muebles considerados activos fijos se realizará
con la participación del Responsable del Almacén a fin de asignar el número
de inventario a cada uno de los bienes y se procede a la formalización del
resguardo o custodia al funcionario que requiere tal activo, a efecto de
mantener su control para identificar la adscripción de los mismos.


2     DEFINICIÓN Y CLASIFICACION DE ACTIVOS FIJOS

2.1     Se denominará activo fijo aquel elemento que cumple con las
        siguientes condiciones:
    -   Una vida útil que exceda de un año
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  -   Que sea utilizado en la administración o prestación de servicios de la
      Cámara de Comercio.
  -   Que sea de carácter permanente
  -   Que se deprecie (Excepto en el caso de terrenos)

2.2 La clasificación de Activos Fijos se establece como sigue:
2.2.1 Terrenos:
         Constituye un activo fijo no depreciable y corresponde a aquellos
         terrenos donde se hayan construido las diferentes edificaciones de
         propiedad de la Entidad. Deberá registrarse por el costo de
         adquisición, de acuerdo con escritura pública.
2.2.2 Construcciones y Edificaciones:
      El valor de las edificaciones se determinará por las sumatoria de los
      costos en que incurra la Institución en su construcción o en caso de
      adquirir edificaciones construidas, el costo de éstas es de acuerdo con
      la escritura publica, y mediante un avalúo de reconocido valor técnico,
      en el cual se determine el valor del terreno y el de la edificación.
      Para efectos de depreciación se tomará una vida útil de 20 años si las
      edificaciones son nuevas, o en su defecto, la que se determine en el
      avalúo técnico.
2.2.3 Equipo de Oficina
      En este grupo se incluyen los muebles y enseres, así como el equipo
      electrónico.
      Para efectos de depreciación se tomará una vida útil de 10 años si son
      nuevas, o en su defecto, la que se determine en el avalúo técnico.
2.2.4 Equipo de Computación y Comunicaciones:
      En este grupo será considerado todo activo que haga parte del equipo
      de sistematización, equipos de telecomunicaciones y líneas telefónicas.
      Para efectos de depreciación se tomará una vida útil de 5 años si son
      nuevas, o en su defecto, la que se determine en el avalúo técnico.
2.2.5 Flota y equipo de transporte:
      En este grupo serán consideradas las unidades de transporte, equipos
      de movilización y maquinaria de propiedad de la Entidad, destinados al
      transporte de sus funcionarios para el desarrollo de sus actividades.
      Para efectos de depreciación se tomará una vida útil de 5 años si son
      nuevas, o en su defecto, la que se determine en el avalúo técnico.

2.2.6 Otros activos:
      Comprende todos aquellos activos no clasificados en los conceptos
      anteriores, tales como, obras de arte y cultura y otros.
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Y los demás establecidos en el DCTO 2650/93


3   FUNCIONES

Son funciones del Responsable del proceso de activos fijos:

•    Recepcionar las solicitudes o requerimientos de activos fijos por parte
     de los funcionarios y ponerlos a consideración del Jefe del
     Departamento       Administrativo y Financiero o         de la instancia
     competente para la evaluación y decisión final sobre su adquisición.
•    Para el proceso de compra se tendrán en cuenta las instrucciones y
     procedimientos descritos en el Procedimiento de compras, Servicios y
     Contratos.
•    Recibir los bienes verificando que sean los indicados en el pedido o
     requisición correspondiente, elaborando la acusación contable
     conforme a la factura.
•    Informar a las áreas responsables respectivas de la recepción de los
     bienes.
•    Recepcionar y para el visto bueno del jefe del departamento saldo las
     solicitudes de traslados entre departamentos o secciones.
•    Recepcionar las solicitudes sobre activos considerados para dar de baja
     y ponerlo en conocimiento del Jefe del Departamento Administrativo y
     Financiero para su decisión final.
•    Realizar un inventario físico con la periodicidad que establezca un el
     Jefe del Departamento Administrativo y Financiero en la programación
     de actividades, y que en todo caso no será superior a un año.
•    Conciliación de las cifras contables vs. Valorización del inventario físico
     con el objeto de determinar las diferencias, hacer las respectivas
     investigaciones para establecer las causas e imponer sanciones cuando
     haya lugar a ello; así como proponer los ajustes correspondientes.
•
•    Efectuar el registro de los Activos Fijos en el software destinado para
     ello. Se consideran como sujetos a registro todos los bienes muebles y
     los actos realizados con su manejo y administración de acuerdo a sus
     características de control y a la normatividad aplicable
•    Suministrar al Jefe del Departamento Administrativo y Financiero, en la
     periodicidad que éste lo indique, los informes que corresponden a
     adquisiciones, traslados y retiros definitivos por baja o venta de los
     activos fijos.
•    Resguardar los bienes muebles que se encuentren en el Almacén.
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•      Coordinar el establecimiento de un plan anual de compras con el jefe
       del Departamento Administrativo y Financiero para revisión y
       aprobación de la Junta Direcdtiva.


4     ADQUISICION Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS

4.1    Toda adquisición de activos se hará a través de Almacén de
       suministros y serán autorizados, según su monto, por la Dirección
       Administrativa y Financiera, o el Presidente Ejecutivo, o la Junta
       Directiva.

4.2    La orden de     pedido   debe   ir   acompañada   de   la   disponibilidad
       presupuestal.

4.3    La consecución de cotizaciones de activos, estará a cargo de Dirección
       Administrativa y Financiera o de Almacén, contando con la asesoría del
       solicitante cuando se trate de adquisiciones especializadas en todo caso
       la solicitud debe contener todas las especificaciones claras, precisas y
       suficientes para el elemento requerido.

4.4    La Dirección Administrativa y Financiera, o almacén, realizara la
       compra de acuerdo con el procedimiento de Compras, Servicios y
       Contratos.

4.5    La Dirección Administrativa y Financiera entregará copia de solicitud de
       compra, facturas y demás documentos de soporte a la sección de
       contabilidad, para efectos de creación de activo fijo en el sistema.

4.6    El responsable del almacén recibe los bienes con copia del pedido y
       factura original y coteja que los bienes cumplan con las características
       marca, modelo y número de serie y las cantidades con el pedido, en
       caso contrario hace la respectiva devolución con las observaciones
       correspondientes.
4.7    El responsable del Almacén elabora la Entrada de Almacén indicando
       en ella características, cantidad, proveedor, Nit, dirección, fecha de
       compra, y valor del activo adquirido.

4.8    El responsable de Almacén identificará el activo mediante una placa
       metálica, un código de barras o cualquier otro elemento válido para
       identificar el bien que contiene el nombre de la Institución y un número
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       progresivo. Cuando no sea posible la colocación de la placa metálica,
       por las limitaciones de acuerdo a las características del activo, se le
       colocara un adhesivo especificando el número progresivo que le
       corresponde, imprime el formato responsable que expide el software
       contable incluyendo el bien del cual esta haciendo entrega.

4.9    El Responsable del      Almacén imprime el formato de activos por
       responsable.
       El registro se elaborará en original y copia: Original para el archivo de
       Personal y copia para el archivo de Almacén.

4.10 El responsable de almacén actualiza los registros en el software de
     activos fijos.

4.11 El responsable de almacén hace entrega real y material del bien al
     funcionario a cargo del mismo con indicación clara, cuando se requiera,
     de su descripción, claves de acceso o manejo, manuales de
     funcionamiento, y accesorios.

4.12 Cuando el activo deba ser enviado a otra sede, el Responsable del
     Almacén será el encargado del embalaje, envío y seguimiento para
     comprobar que el activo llegó a su destino final. Si el activo no es
     recibido en forma satisfactoria, el funcionario responsable del recibo,
     hará las observaciones respectivas mediante nota interna dirigida al
     Responsable del Almacén. Este a su vez las dará a conocer al Jefe del
     Departamento Administrativo y Financiero quien decidirá sobre las
     acciones a seguir dependiendo del evento que se haya presentado.

4.13 Cuando un funcionario se retire en forma definitiva de la Entidad,
     deberá entregar los bienes a su cargo al responsable del almacén que
     coteja con el registro de actividad por responsable que expide el
     sistema de información.

4.14 Este Paz y Salvo será requisito indispensable para el trámite de la
     liquidación de prestaciones sociales a que tenga derecho el funcionario
     saliente, se debe elaborar en original y archivar en la hoja de vida del
     funcionario.


5     TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS
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Se considera traslado de un activo fijo solo en el siguiente evento:
     •     Un cambio en el responsable del activo y/o
     •     Un cambio en la ubicación física del activo.

5.1    El Responsable del Almacén recepciona las solicitudes de traslado y
       las pone a consideración del Jefe del Departamento Administrativo y
       Financiero para su autorización.

5.2    El Responsable del Activo elabora y tramita la respectiva solicitud de
       traslado mediante el formato establecido para tal fin, el cual deberá
       contener la siguiente información.
       • Fecha
       • Dependencia y nombre del funcionario que hace la entrega.
       • Dependencia y nombre del funcionario que recibe
       • Descripción y número de placa del activo
       • Departamento que entrega
       • Departamento recibe
       • Estado del activo
       • Firmas del funcionario que entrega, que recibe y del Responsable
          del Almacén.
       • Visto bueno del Jefe del Departamento Administrativo y Financiero.
       La solicitud de traslado se elaborará en original y dos (2) copias:
       Original para el archivo de Almacén, copia para el archivo de Personal
       (En las hojas de vida de los funcionarios que intervienen en el acto)

5.3    El Responsable del Almacén actualiza los registros en el software de
       activos fijos.

5.4    El Responsable del almacén ejecuta el traslado material del activo con
       todos sus accesorios, manuales de funcionamiento y claves de acceso o
       manejo, entregándolo al funcionario responsable y comprobando su
       estado.
5.5    Mientras el traslado de un activo no sea reportado en debida forma,
       éste continuará figurando en los registros a cargo del funcionario que
       inicialmente es el responsable de su custodia y cuidado.


6     RETIRO DEFINITIVO DE ACTIVOS FIJOS POR BAJA O VENTA

6.1    Un activo fijo se puede dar de baja por obsolescencia, mal estado o
       pérdida. Las alternativas sobre el destino de los elementos dados de
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      baja, quedan a disposición del Presidente Ejecutivo de la Cámara de
      Comercio de Neiva.

6.2   El reporte de solicitud de bajas de los elementos estará a cargo de la
      Dirección Administrativa y Financiera.

6.3   Los conceptos técnicos sobre el estado inservible u obsoleto de los
      elementos, deberán expedirlos las dependencias indicadas a
      continuación, dentro de los 30 días calendario a partir de la fecha de su
      solicitud, así:
6.3.1    El ingeniero de sistemas emitirá el concepto para todos los equipos
         de cómputo y sus accesorios (reguladores, redes, computadoras,
         monitores, teclados, etc), de todas las dependencias de la
         Institución.
6.3.2    El Departamento Administrativo y Financiero, para muebles y
         equipos de oficina y demás elementos cuyo mantenimiento y
         reparación estén a su cargo y que no se incluyan en el numeral
         anterior.
6.3.3    La baja de los activos fijos en los inventarios solo podrá hacerse
         efectiva cuando el Coordinador de Control Interno haya revisado la
         salida de los activos.


6.4   Toda venta de activos fijos, debe estar soportada con copia del acta de
      baja y por el recibo de caja, en la cual se detalla el nombre e
      identificación del comprador, la cantidad, la descripción, el estado,
      número de placa, y el valor del activo vendido. Las ventas pueden
      hacerse a través de un martillo local.

6.5   Toda donación de un activo fijo, debe estar soportada por la copia del
      “Acta de baja”, en la cual especifique el nombre del activo, la serie,
      modelo y número de placa. Se debe elaborar acta de donación y debe
      ser aprobada por Control Interno, el Director Administrativo y
      Financiero, el Ingeniero de Sistemas (si se requiere) y el responsable
      del almacén.

6.6   Toda pérdida o destrucción de activo fijo, debe ser reportada por el
      responsable del mismo, o el Director inmediato, quien informará
      mediante memorando a la Dirección Administrativa y Financiera.
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6.7   El Director Administrativo, estudiará la justificación recibida y
      determinará dependiendo del activo, la exigencia o no de un denuncio
      por la pérdida o destrucción del mismo, e informará a la Presidencia
      Ejecutiva para obtener la elección del procedimiento a seguir.

6.8   La Entidad bajo la responsabilidad del Jefe del Departamento
      Administrativo y Financiero deberá proceder a la destrucción de bienes
      muebles cuando:
      a).- Por su naturaleza o estado físico en que se encuentre, peligre o se
      altere la seguridad, salubridad o el ambiente.
      b).- Habiéndose agotado todas las instancias para su enajenación o
      donación previstas en estas normas y en los procedimientos
      establecidos por la empresa, no existiere       persona interesada en
      adquirirlos.
      c).- Se trate de bienes muebles, respecto de los cuales exista
      disposición legal o reglamentaria que ordene su destrucción.

6.9   Todo el procedimiento de destrucción de bienes muebles autorizados
      para su destrucción se llevará a cabo en coordinación con el
      Coordinador de Control Interno, de acuerdo a la naturaleza y
      características de bien o bienes de que se trate.

6.10 El almacenista es el responsable de actualizar la información de los
     activos dados de baja, vendidos, donados, o reportados por pérdida,
     destrucción u obsolescencia.


7 TOMA FISICA DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

7.1   El objetivo de la toma de inventario de muebles y equipos será:
      *     Contable: Para verificar si son razonables las cifras que aparecen
      en los Estados Financieros con respecto al costo y depreciación de los
      activos fijos.
      *     Control Interno: Para verificar y trazar controles internos sobre
      los activos fijos:
       - Responsabilidad de las personas a cargo
       - Ubicación de los activos
       - Pérdida de algún activo
       - Mal uso de algún activo
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7.2   El inventario físico de los activos fijos estará a cargo de la Dirección
      Administrativa y Financiera, con el almacenista y verificación de
      Control Interno.

7.3   El Jefe el Departamento Financiero y Administrativo elaborará el
      comunicado a cada uno de los Jefes de Departamento, de sección etc.
      de la entidad, notificando el proceso que se seguirá para el Inventario
      Físico, a efecto de que prevean los bienes que deben entregar para su
      revisión.

7.4   El Responsable del almacén hará la verificación e inspección física de
      los activos a inventariar, para lo cual dispondrá de un listado que debe
      contener como mínimo el número de la placa y la descripción.

7.5   El orden en que se realiza el inventario es el denominado de barrida o
      sea que se va a una oficina o dependencia y se toma el inventario de
      los bienes o activos fijos, luego después de haber terminado en esa
      oficina se traslada a otra y se sigue con el mismo proceso, tomando
      pruebas aleatorias cuando se estime conveniente.

7.6   Se comprueba si el activo fijo tiene placa de numeración, dada por la
      Entidad, y si no tiene la placa de identificación, en la planilla de
      inventario en el campo de número de placa, se escribe, “sin placa”.
      Una vez terminado el inventario a la dependencia, se envía un informe
      a la Dirección Administrativa y Financiera indicando cuales activos no
      presentan placa de numeración, para que ellos procedan a
      identificarlos.

7.7   Simultáneamente con la toma física del inventario, se estará evaluando
      el adecuado uso que se está dando a los activos por parte del
      funcionario responsable.

7.8   Una vez realizada la conciliación a los activos fijos con los registros
      contables, se realizarán los ajustes respectivos por concepto de
      sobrantes y faltantes, así como aquellos activos aquellos activos
      declarados de baja por mal estado u obsolescencia.


8     DEFINICION Y NORMAS SOBRE ADICIONES, MANTENIMIENTO Y
      REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS
                                                           FECHA:
               PROCESO: GESTION FINANCIERA                 JUNIO 1 DE 2007
                                                           VERSIÓN: DOS
               MANUAL DE ALMACÉN
                                                           PAG. 11 de 13

8.1    Se considera adición a toda modificación que se le haga a bienes
       inmuebles tendientes a mejorar su productividad o a extender su vida
       útil y cuyo costo sea superior al 30 S.M.L.V.

8.2    En el caso de los bienes muebles se considera adición o mejora cuando
       este tienda a mejorar su productividad o extender su vida útil y cuyo
       costo sea superior al 60% del costo total de los bienes muebles el cual
       afectará su costo y debe tenerse en cuenta para efectos de
       contabilización del elemento y de su depreciación.


               II    ALMACEN DE ELEMENTOS DE CONSUMO

1.   DEFINICION
Se entiende por elementos de consumo la papelería, útiles de oficina,
elementos de aseo y cafetería


2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Satisfacer las necesidades de bienes e insumos de las diferentes áreas que
integran la Entidad, buscando optimizar el funcionamiento de la misma.

Los bienes de consumo ingresarán a través de la sección de Almacén,
verificando que cumplan con las condiciones del pedido, manteniendo el
control que permita identificar al proveedor que los suministró, para que en
el supuesto de hallarse alguna observación se proceda a la reclamación
respectiva.

2.     FUNCIONES

Son funciones del encargado del almacén:

•    Recibir los materiales verificando que sean los indicados en el pedido o
     requisición correspondiente, elaborando la entrada de almacén conforme
     a la factura.
•    Almacenar y clasificar el material recibido.
•    Registrar la entrada en el software de inventario destinado para ello.
•    Surtir los requerimientos o pedidos elaborados por las diferentes áreas de
     la entidad.
                                                           FECHA:
               PROCESO: GESTION FINANCIERA                 JUNIO 1 DE 2007
                                                           VERSIÓN: DOS
               MANUAL DE ALMACÉN
                                                           PAG. 12 de 13

•    Realizar un inventario físico con la periodicidad que indique el Jefe de
     Departamento      Administrativo y Financiero en la programación de
     actividades, y que en todo caso no será superior a un año.
•    Elaborar los reportes mensuales de los movimientos de los elementos de
     consumo y proporcionarlos a las diferentes áreas que los requieran.

3.     ADQUISICION Y ENTREGA DE ELEMENTOS DE CONSUMO

3.1    Toda adquisición de elementos de consumo se hará a través de
       Almacén de suministros y serán autorizados, según su monto, por la
       Dirección Administrativa y Financiera.
3.2    La Dirección Administrativa y Financiera entregará copia de solicitud de
       compra, facturas y demás documentos de soporte a la sección de
       contabilidad, para efectos de creación del registro de la compra
       efectuada.
3.3    El responsable de Almacén recibe los elementos con copia del pedido y
       factura original y coteja que cumplan con las características y las
       cantidades con el pedido, en caso contrario hace la respectiva
       devolución con las observaciones correspondientes.
3.4    El Responsable de Almacén elabora la Entrada de Almacén indicando
       en ella características, cantidad, proveedor, Nit, dirección, No. de
       factura, y valor de los elementos adquiridos.
3.5    El Responsable del Almacén hace entrega de los elementos solicitados
       por los funcionarios previo requisito de elaboración de la solicitud de
       pedido avalada por el jefe del Departamento Administrativo y
       Financiero.
3.6    El Responsable del Almacén efectúa el registro con la información de
       las entradas y salidas de los elementos de consumo actualizando el
       software de inventarios.
3.7    Cuando los elementos deban ser enviados a otra ciudad, el encargado
       del Almacén será el encargado del embalaje, envío para comprobar
       que han llegado a su destino final.


4. RETIRO DEFINITIVO DE ELEMENTOS DE COMSUMO POR BAJA

4.1    Cuando el encargado del almacén detecte algún daño, deterioro,
       degradación o descomposición de elementos o materiales, o cuando
       estos no hayan tenido movimiento en un periodo de tiempo
       considerable, debe solicitarse por escrito el concepto técnico a las
       dependencias que corresponda.
                                                           FECHA:
             PROCESO: GESTION FINANCIERA                   JUNIO 1 DE 2007
                                                           VERSIÓN: DOS
             MANUAL DE ALMACÉN
                                                           PAG. 13 de 13


4.2   Autorizada la baja, el almacenista debe proceder de acuerdo con el
      destino determinado, así:
4.2.1 Traspaso a entidades de beneficencia o juntas administradoras locales.
      El encargado del almacén presentará una relación de los elementos y
      tramitará ante la Dirección Administrativa y Financiera la elaboración
      de una salida de materiales del almacén y con ella hará entrega de
      tales elementos al representante de la entidad que corresponda, quien
      firmará este documento como constancia de recibido. El citado
      documento con el visto bueno del Control Interno, será emitido en
      original y dos copias: Original con firma de recibido para contabilidad,
      primera copia para el beneficiario y segunda copia para el almacenista.

4.2.2 Desecho o destrucción
      Se elaborará la salida de materiales de almacén y se efectuará con
      Control Interno y visto bueno del Presidente Ejecutivo, la diligencia de
      destrucción dejando constancia escrita de ella mediante acta.

4.3   Las salidas de materiales y demás documentos soportes de las bajas,
      deben ser verificados por el Coordinador de Control Interno. Una vez
      refrendados, deben incluirse dentro de la respectiva cuenta de
      movimiento mensual de almacén.


REGISTROS

•   Formato para Elementos de Traspaso
•   Acta de Donación
•   Acta de Destrucción
•   Acta de Baja
•   Planilla de Inventario
•   Reporte por Responsable

                 REVISÓ                             APROBÓ
           JEFE DEPARTAMENTO                PRESIDENTE EJECUTIVO
       ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO      Por Resolución No. 150 de junio 1
                                                    de 2007.

								
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