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Pr. Manejo de bases de datos y convocatorias

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Pr. Manejo de bases de datos y convocatorias Powered By Docstoc
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                PROCESO: Desarrollo Empresarial                       MAYO 29 DE 2009

                PROCEDIMIENTO:                                        VERSIÓN: CINCO
                Manejo de Bases de Datos y Convocatorias              PAG. 1 de 7



1. OBJETIVO
   Establecer la metodología para el manejo de bases de datos para la realización de
   actividades que requieran de convocatoria por parte de la Cámara de Comercio de Neiva.


2. ALCANCE
   Abarca todos los procesos y procedimientos de la CÁMARA DE COMERCIO DE NEIVA
   que requieren de convocatoria o envío de información tales como: Capacitaciones, Ferias y
   Eventos, Foros, Elaboración de Proyectos, Campañas, Reuniones, Conciliaciones,
   Distribución de Información, entre otros.


3. RESPONSABILIDADES
   El dueño de Proceso o su delegado, Jefes de los diferentes Procesos y auxiliares
   administrativos – Secretarios de departamento, serán los responsables de la administración
   y control de las bases de datos y realización de la convocatoria.
                                                             FECHA:
           PROCESO: Desarrollo Empresarial                   MAYO 29 DE 2009

           PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CINCO
           Manejo de Bases de Datos y Convocatorias          PAG. 2 de 7



4. FLUJOGRAMA

                                   INICIO



                   1. DEFINIR NICHO DE MERCADO O POBLACIÓN
                                    OBJETIVO



                         2. SOLICITAR BASE DE DATOS



                                 3. VERIFICAR



                              4. REVISAR Y VoBo




                                 ¿APRUEBA?            NO




                                   SI

                        5. CRUZAR CORRESPONDENICA


                                  NO

                   6. ENTREGA DE CONVOCATORIA O NOTAS DE
                                  INVITACIÓN



                          7. CONVOCAR MENSAJEROS



                     8. RECIBIR CONVOCATORIA O NOTAS DE
                           INVITACIÓN Y SECTORIZAR



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            PROCESO: Desarrollo Empresarial            MAYO 29 DE 2009

            PROCEDIMIENTO:                             VERSIÓN: CINCO
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                         9. DISTRIBUIR MENSAJEROS



                          10. ENTREGAR INFORMES



                         11. CONFIRMAR ASISTENCIA



                       12. ACTUALIZAR BASES DE DATOS




                                    FIN




5. PROCEDIMIENTO
                                                                     FECHA:
               PROCESO: Desarrollo Empresarial                       MAYO 29 DE 2009

               PROCEDIMIENTO:                                        VERSIÓN: CINCO
               Manejo de Bases de Datos y Convocatorias              PAG. 4 de 7

      ACTIVIDAD                                       COMO                                RESPONSABLE             REGISTRO

                          El responsable de la actividad analiza el contenido y el
     1. Definir nicho de  alcance de la convocatoria y definen la población objetivo al Responsables de la
      mercado o población igual que el contenido de la base de datos. Este debe            actividad a
            objetivo      contar con el visto bueno del responsable del proceso,            celebrarse
                          director sede o seccional.


                             Tomando como referencia la población objetivo identificada,
                             se procede a hacer la solicitud de la base de datos al área
                             de sistemas de Neiva o al auxiliar administrativo del Centro
                                                                                          Responsables de la
                             de Información Empresarial, quienes procesan la
                                                                                             actividad a       Solicitud Bases de
2. Solicitar base de datos   información para llevar a cabo las convocatorias.
                                                                                             celebrarse.              Datos.
                             Cuando se requiera información (Base de Datos) del
                             Proceso de Registros Públicos también se hará la solicitud
                             correspondiente.


                             Una vez suministrada la información, se procede a verificar
                             en pantalla la base de datos para complementar o eliminar Responsables de la
       3. Verificar          algún campo de información que se encuentre pendiente        actividad a
                             (dirección, teléfono, etc), para realizar posteriormente una celebrarse.
                             nueva revisión y determinar la población final a invitar.


                             Una vez revisada la información el dueño del proceso, Responsables de la
  4. Revisar y Vo. Bo.       Director de Sede o Seccional, da su visto bueno a la     actividad a
                             información.                                             celebrarse.
                                                                     FECHA:
                PROCESO: Desarrollo Empresarial                      MAYO 29 DE 2009

                PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: CINCO
                Manejo de Bases de Datos y Convocatorias             PAG. 5 de 7

        ACTIVIDAD                                      COMO                                RESPONSABLE             REGISTRO


                             Previa autorización del Jefe del Proceso, Director Seccional, Responsables de la
 5. Cruzar correspondencia   Director Sede, se procede a combinar la correspondencia          actividad a
                             de la respectiva invitación.                                     celebrarse.


                             El Responsable de la actividad a celebrarse, previa
                             autorización de su Jefe de Proceso, Director Seccional o
                             Director Sede, coordinan lo necesario logísticamente para la
                             entrega de las convocatorias o invitaciones.                 Responsables de la
                                                                                             actividad a        Planilla Interna de
6. Entrega de Convocatoria o
                             En la oficina principal, se debe hacer entrega de la            celebrarse.           Recibido de
     Notas de Invitación
                             convocatoria al Departamento Administrativo y financiero                              Mensajería
                             para que procedan a la entrega de la correspondencia.

                             En las Oficinas Seccional y Sedes, los Directores coordinan
                             la fecha y responsable del envío de las convocatorias.

                             En caso de que los Mensajeros que tienen contrato laboral  Jefe de Proceso
                             directo con la Cámara de Comercio de Neiva, no sean Gestión Financiera.
                             suficientes para la entrega de correspondencia, en el
                             Departamento Administrativo y Financiero se procede a
                             buscar y convocar a personas que apoyen la entrega de          Auxiliar
  7. Convocar mensajeros     mensajería.                                                Administrativo –
                                                                                       Secretario Proceso
                             En las oficinas seccional y sedes se convoca personal Gestión Financiera.
                             adicional para mensajería de acuerdo a la necesidad, para
                             lo cual deben hacer la solicitud con cinco días de            Director –
                             anterioridad a la oficina principal, Departamento Seccional, Sedes
                                                                    FECHA:
              PROCESO: Desarrollo Empresarial                       MAYO 29 DE 2009

              PROCEDIMIENTO:                                        VERSIÓN: CINCO
              Manejo de Bases de Datos y Convocatorias              PAG. 6 de 7

      ACTIVIDAD                                        COMO                               RESPONSABLE              REGISTRO
                            Administrativo y Financiero.
                                                                                              Auxiliar
                                                                                          Administrativo –
                                                                                            Secretario
8. Recibir convocatoria o   Se hace entrega a los mensajeros de las notas de               Departamento         Planilla Interna de
  notas de invitación y     convocatoria quienes se encargan de sectorizar la             Administrativo y         Recibido de
       sectorizar           correspondencia.                                                Financiero.            Mensajería.

                                                                                         Auxiliar operativo -
                                                                                            Mensajero

                            De acuerdo a la sectorización realizada se diseña una
                                                                                        Auxiliar Operativo -
9. Distribuir Mensajeros    estrategia de distribución de mensajeros por zonas, según
                                                                                            Mensajero
                            el mapa de la ciudad o municipio y se procede a la entrega.

                                                                                                                Formato Control de
                            El (los) mensajero(s) podrá(n) entregar el informe de las                              Mensajería.
                            notas entregadas o devueltas al Auxiliar Administrativo -
  10. Entregar Informe      Secretario Departamento Administrativo y Financiero, Auxiliar Operativo -
                            Director - Sede, Seccional, en el horario de las 6 de la  Mensajero                    Planilla de
                            tarde.                                                                                 Recibidos y
                                                                                                                  Telemercadeo

                            Una vez entregado el reporte de recibidos de
                            correspondencia al responsable de la actividad a
                                                                                        Responsables de la         Planilla de
                            celebrarse, si se requiere, se distribuyen los listados del
11. Confirmar Asistencia                                                                   actividad a             Recibidos y
                            telemercadeo entre varios funcionarios para realizar las
                                                                                           celebrarse.            Telemercadeo
                            llamadas de confirmación de la actividad.
                                                                      FECHA:
                 PROCESO: Desarrollo Empresarial                      MAYO 29 DE 2009

                 PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: CINCO
                 Manejo de Bases de Datos y Convocatorias             PAG. 7 de 7

        ACTIVIDAD                                       COMO                                  RESPONSABLE       REGISTRO
                              Se hace un consolidado de confirmaciones para establecer
                              el cumplimiento de asistencia.

                             Cuando sea pertinente y dicha base pueda ser aplicable a
                                                                                           Responsables de la
                             otras convocatorias, se actualiza la base de datos que se
12. Actualizar base de datos                                                                  actividad a
                             tenía destinada para la realización de la actividad y para el
                                                                                              celebrarse.
                             uso de futuras convocatorias.



6. REGISTROS

Solicitud Bases de Datos.
Planilla Interna de Recibido de Mensajería
Formato Control de Mensajería.
Planilla de Recibidos y Telemercadeo

                                            REVISÓ                             APROBÓ
                                    DIRECTOR DE PROMOCION Y           PRESIDENTE EJECUTIVO
                                          DESARROLLO             Por Resolución No. 221 de mayo 29 de
                                                                                 2009

				
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posted:8/28/2009
language:Spanish
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