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                 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS                             MAYO 29 DE 2009

                 PROCEDIMIENTO:                                          VERSIÓN: SEIS
                 Certificados                                            PAG. 1 de 6

1. OBJETIVO: Establecer la metodología para la expedición de certificados en la Cámara de
Comercio de Neiva.

2. ALCANCE: Aplica para todos los actos y documentos inscritos en los registros públicos de la
Cámara de Comercio de Neiva.

3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

Por disposición de Los Artículos 86 No. 3 del Código del Comercio y el Artículo 10 numeral 3 del
Decreto 898 de 2002 las Cámaras de Comercio deben certificar sobre las matrículas de los
Comerciantes y de los establecimientos de comercio, lo mismo que sobre los actos, libros y
documentos inscritos en los registros públicos.

3.1 Certificado Normal: La Cámara de comercio de Neiva en el ejercicio de su función
    registral expide los siguientes certificados:

        Existencia y Representación Legal.(Personas Jurídicas)
        Existencia y Representación Legal de Sucursales.
        Certificado de Proponentes.
        Certificado de Cancelación de Proponentes.
        Certificado de Matrícula Mercantil (Agencias, Personas Naturales o Establecimientos de
        Comercio).
        Certificados de Inscripción de Libros de Comercio.
        Certificados de Prendas.
        Certificados de Cancelación de Matrícula
        Certificados Negativos.

3.2 Certificado Especial: Es aquel que expide la Cámara de Comercio atendiendo a
    solicitudes especificas de actos inscritos en la entidad, históricos o de fecha especial.

3.3 Certificado RUE: Es aquel certificado que se solicita en la Cámara de Comercio de Neiva,
    cuyo origen corresponde a otra Cámara de Comercio y se hace a través de la plataforma
    RUE (Registro Único Empresarial).

Por virtud de la ley, las Cámaras de Comercio no pueden certificar la existencia y
representación legal de las sociedades vigiladas por la Superintendencia financiera, por cuanto
dicha función debe cumplirla el ente que ejerce la vigilancia. Las Cámaras de Comercio solo
pueden certificar la inscripción de documentos y la existencia y representación legal de
sucursales de estas sociedades.
Por el RUE no se pueden expedir certificados de Entidades sin Animo de Lucro. Estos se
emiten directamente por cada Cámara de Comercio donde se encuentre inscrita cada ESAL.

4. RESPONSABILIDADES

El Secretario Jurídico y los abogados de registro delegadas para tal fin, autorizarán con su firma
todas las certificaciones que la Cámara de Comercio de Neiva expida en ejercicio de sus
funciones, y por lo tanto serán las personas responsables de certificar los actos registrados en
la entidad, asegurando el cumplimiento del presente procedimiento.
                                                                  FECHA:
             PROCESO: REGISTROS PUBLICOS                          MAYO 29 DE 2009

             PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: SEIS
             Certificados                                         PAG. 2 de 6


                        INICIO



       1. INFORMAR SOBRE LOS SERVICIOS



      2. INFORMAR SOBRE EL PROCEDIMIENTO



                                           SI
               SOLICITUD ENTIDAD                 RECEPCIONAR
               PÚBLICA O JUDICIAL?


                   NO

           3. RECEPCIONAR SOLICITUD



             4. LIQUIDAR Y RECAUDAR


                                            SI
                   CERTIFICADO                   5. DISTRIBUIR
                    ESPECIAL?


                 NO
                                                                 6. ASIGNAR ELABORACION
              10. INFORMAR ENTREGA


                                                                 7. ELABORAR CERTIFICADO
            11. ENTREGAR CERTIFICADO




                          FIN                                     8. ENTREGAR CERTIFICADO



                                                                         9. ARCHIVAR
                                                                       SOLICITUD Y NOTA
                                                                          REMISORIA




                                                                             FIN




5. PROCEDIMIENTO
                                                                  FECHA:
             PROCESO: REGISTROS PUBLICOS                          MAYO 29 DE 2009

             PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: SEIS
             Certificados                                         PAG. 3 de 6


   ACTIVIDAD                                      COMO                                  RESPONSABLE           REGISTRO
                        Identificar la necesidad del usuario con respecto al trámite        Auxiliar
                        que desea realizar e informar las particularidades de           Administrativo –
                        atención al cliente en la principal, seccional o sede así:        informador
                                                                                           orientador
                        Principal: el usuario puede solicitar turno inmediatamente
                        pasando a la ventanilla de Información donde se le entrega         Cualquier
                        el turno y debe esperar a que en uno de los digiturnos            funcionario
1. Informar sobre los   (dispositivos electrónicos) aparezca su número para pasar                            Base de datos -
         servicios      a la Ventanilla Única.                                                                  digiturno

                        Seccional: el usuario debe tomar un turno, desprendiendo
                        del dispensador el tiquete que identifica el número del
                        turno que le corresponde, para acceder al servicio.

                        Sede: el usuario debe hacer la fila y esperar el turno que le
                        corresponda.
                        Una vez el usuario ha solicitado el turno y accede a la            Auxiliar
                        ventanilla, si este lo solicita, debe informársele respecto a   Administrativo -
                        las actividades descritas en el procedimiento específico y       Informador,
                        la documentación requerida para el servicio solicitado.           Registro,        Derecho de Petición
                                                                                         Promoción y
                        Para las solicitudes de certificados por órdenes judiciales,      Desarrollo
2. Informar sobre el    administrativos, oficinas de ejecuciones fiscales y la DIAN,
   procedimiento        se recepciona la solicitud para dar reparto y respuesta
                        correspondiente.

                        Las sedes de Garzón y La Plata pueden contestar
                        solicitudes de copias simples de los documentos sujetos a
                        registro, petición de certificados, la inclusión del Nit y la
                        modificación de direcciones en el caso de las ESAL y las
                                                                        FECHA:
                PROCESO: REGISTROS PUBLICOS                             MAYO 29 DE 2009

                PROCEDIMIENTO:                                          VERSIÓN: SEIS
                Certificados                                            PAG. 4 de 6


                           quejas y reclamos que se originen de esa dependencia.
                           Se recibe la solicitud del certificado y se verifica el tipo de       Auxiliar
                           certificado que se requiere, si es certificado especial, RUE      Administrativo -
                           o normal se tomará la información del sistema Sirep o del             Cajero,
3. Recepcionar solicitud
                           DOCUWARE.                                                            Registro,
                                                                                              Promoción y
                                                                                               Desarrollo
                           Una vez se identifica el tipo de certificado que se solicita,         Auxiliar
                           se liquida el valor a pagar, se informa al usuario, se recibe     Administrativo -
                           el dinero y se genera el recibo de caja (original y dos           Cajero, Registro
                           copias).

                           Se entrega el original al usuario, una de las copias se
                           anexa a la solicitud respectiva y la otra se entrega al cierre
4. Liquidar Y Recaudar     de caja si se trata de certificado especial.

                           Cuando son solicitudes de certificados especiales, se
                           coloca en la solicitud la fecha, hora y firma de quién recibe.
                           Las sedes de Garzón y La Plata envían estas solicitudes a
                           la ciudad de Neiva.                                                                       Control de
                                                                                                                    documentos
                                                                                                                enviados a archivo o
                                                                                                                  estudio jurídico
                           Si se trata de certificado especial o de solicitudes de               Auxiliar
                           entidades públicas o judiciales, se radica en el registro de      Administrativo –
                           Peticiones, Quejas y Reclamos para su radicación en el               Secretario
                           libro Radicador,, colocando la fecha, número de                    Departamento
      5. Distribuir        radicación, nombre del solicitante y motivo de la solicitud,          Jurídico,      Libro radicador PQR
                           así como en la solicitud se coloca un sello con la fecha y           Registro,
                           número de radicación.                                               Promoción y
                                                                                                Desarrollo
                                                                                                Abogado
                                                                     FECHA:
               PROCESO: REGISTROS PUBLICOS                           MAYO 29 DE 2009

               PROCEDIMIENTO:                                        VERSIÓN: SEIS
               Certificados                                          PAG. 5 de 6



                          Se revisa el contenido de la solicitud y se asigna a un             Abogado
6. Asignar elaboración
                          funcionario la elaboración del certificado especial.
                          Se revisa el contenido de lo solicitado, se consulta en el          Abogado
                          sistema Sirep las inscripciones y por Internet las imágenes,
                          se elabora el certificado con base en dicha información y            Auxiliar
                          se firma por el funcionario autorizado para tal fin y se         Administrativo –
                          remite a la auxiliar de la dirección jurídica para la oficina      Secretario
7. Elaborar certificado   principal, sede o seccional.                                      Departamento
                                                                                              Jurídico.
                          Los certificados solicitados en las oficinas de Garzón y La         Abogado
                          Plata, y que no pueden ser elaborados por estas sedes, se
                          envían de la Oficina Principal para su correspondiente
                          entrega.
                                                                                               Auxiliar
                          Se elabora la nota remisoria y se entrega al usuario             Administrativo –
                          personalmente dejando como constancia la firma de éste              Secretario
                          en la copia del certificado entregado, o se envía por correo      Departamento
8. Entregar certificado   el certificado con nota remisoria al solicitante.                    Jurídico,
                                                                                              Registro,         Nota de recibido
                                                                                             Promoción y
                                                                                              Desarrollo
                                                                                               Auxiliar            Copia nota
                                                                                           Administrativo –        remisoria.
                                                                                              Secretario
                          Se archiva la solicitud con la nota remisoria del certificado,    Departamento       Recibo de envío o
 9. Archivar solicitud    certificado especial y el recibo del envío o la constancia de        Jurídico,        Constancia de
                          recibido.                                                           Abogado              recibido.

                                                                                                              Certificado Especial.
10. Informar entrega      Si el certificado es RUE o el normal que expide el sistema           Auxiliar         Certificado RUE
                                                                       FECHA:
                 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS                           MAYO 29 DE 2009

                 PROCEDIMIENTO:                                        VERSIÓN: SEIS
                 Certificados                                          PAG. 6 de 6


                               Sirep, se le indica al usuario que pase a la ventanilla de   Administrativo -
                               entrega de documentos.                                         Entrega de
                               En las sedes y seccional la entrega se hace de manera         Documentos,
                               inmediata.                                                      Registro
                               Cuando no son certificados especiales, se coloca el sello        Auxiliar
                               seco y se le entrega al usuario, colocando en el recibo      Administrativo –
                               original la constancia de entregado.                           Entrega de
                                                                                                                  Registro entrega de
  11. Entregar Certificado                                                                   Documentos
                                                                                                                   certificado RUT
                                                                                               Registro,
                                                                                             Promoción y
                                                                                              Desarrollo



6. REGISTROS

Base de datos – digiturno
Derecho de Petición
Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
Libro radicador PQR
Nota de recibido
Copia nota remisoria.
Recibo de envío o Constancia de recibido.
Certificado Especial
Certificado RUE
Registro entrega de certificado RUT

                                           REVISÓ                                     APROBÓ
                                                                             PRESIDENTE EJECUTIVO
                             DIRECTOR DEPARTAMENTO JURIDICO           Por Resolución No. 221de mayo 29 de 2009.

				
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posted:8/28/2009
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