Manual de Cámara Móvil

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                     PROCESO: REGISTROS PUBLICOS                        2009

                                                                        VERSIÓN: TRES
                         MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
                                                                        PAG. 1 de 7



                                       1. INTRODUCCIÓN

La Cámara de Comercio de Neiva, con el fin de prestar los servicios públicos registrales y
brindar asesoría en cada uno de los municipios del Departamento en los cuales no hay sede de
la Entidad, ha trabajado en el programa CÁMARA MÓVIL, el cual ha sido desarrollado de
acuerdo con el plan anual de actividades, lo cual permite divulgar el portafolio de servicios de la
Entidad, ayudar en la reducción de empresas informales y en la generación de empleo, ya que
los comerciantes y la comunidad en general de cada municipio, acuden masivamente a los
eventos programados.


2. OBJETIVO GENERAL

Cubrir el 100% de la jurisdicción que comprende la Cámara de Comercio de Neiva en los
servicios públicos registrales y promoviendo el desarrollo empresarial de la región.


3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

   Promover el portafolio de servicios de la Cámara de Comercio de Neiva.

   Facilitar el acceso a los servicios públicos registrales.

   Brindar información sobre los trámites sobre creación de Empresa.

   Promocionar los servicios del Centro de Atención Empresarial CAE.

   Ofrecer asesoría sobre temas relevantes para el ejercicio de las actividades comerciales.


4. RESPONSABLE

El responsable del presente procedimiento será el Director de Departamento Jurídico.
                                                          FECHA: JULIO 7 DE
                PROCESO: REGISTROS PUBLICOS               2009

                                                          VERSIÓN: TRES
                  MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
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5. FLUJOGRAMA
                                   INICIO




                             1. PROGRAMAR


                       2. ELABORAR PRESUPUESTO



                       3. ENVIAR CARTA A ALCALDES


                          4. CONFIRMAR VISITAS




                            SE CONCEDE LA            NO
                             CITA PARA LAS                  CONFIRMAR NUEVA
                                VISITAS?                         FECHA



                              SI
                          5. SOLICITAR AVANCE


                        6. SOLICITAR MENSAJERO


                       7. SOLICITAR BASE DE DATOS


                         8. REALIZAR PUBLICIDAD


                       9. DESIGNAR FUNCIONARIOS


                       10. SOLICITAR BASE DE CAJA


                       11. REALIZAR TELEMERCADEO


                     12. ALISTAMIENTO DE ELEMENTOS



                                    1
                                                   FECHA: JULIO 7 DE
               PROCESO: REGISTROS PUBLICOS         2009

                                                   VERSIÓN: TRES
                   MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
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                            13. REALIZAR VISITAS


                            14. INGRESAR SIREP


                                    FIN




5. PROCEDIMIENTO
                                                                                            FECHA: JULIO 7 DE
                                    PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                                            2009
                                                                                            VERSIÓN: TRES
                                            MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
                                                                                            PAG. 4 de 7


        ACTIVIDAD                                       COMO                                 RESPONSABLE            REGISTRO
                              En los primeros quince días del mes de Enero cada una de
                                                                                                 Director
                              las sedes de la Cámara de Comercio de Neiva se deberá
                                                                                               Departamento
                              programar el cronograma de visitas a cada uno de los
                                                                                                 Jurídico
                              municipios de acuerdo con el plan de acción anual. Cada                             Cronograma de
1. Programar
                              sede se hará responsable de ejecutar su cronograma y de                                 Visitas
                                                                                             Director Seccional
                              disponer los recursos logísticos necesarios. De requerirse
                              recursos    financieros    remitirse   al    procedimiento
                                                                                              Director Oficina
                              Legalización de Avances del Proceso Gestión Financiera.
                                                                                                 Director
                              De acuerdo con los municipios a visitar se elabora el
                                                                                               Departamento
                              presupuesto con el cual se ejecutará el cronograma de
                                                                                                 Jurídico
                              Cámara Móvil. En este se deben especificar los recursos
2. Elaborar Presupuesto                                                                                            Presupuesto
                              que se requerirán para el desplazamiento de los
                                                                                             Director Seccional
                              funcionarios, así como del mensajero que llevará las
                              comunicaciones a los comerciantes.
                                                                                              Director Oficina
                                                                                                  Director
                              Con dos semanas de anticipación se deberán enviar cartas        Departamento
                              a las Alcaldías Municipales con el fin de solicitar apoyo           Jurídico
3. Enviar cartas a Alcaldes   logístico, publicidad y demás recursos necesarios para el                               Cartas
                              éxito de la actividad. Estas comunicaciones serán              Director Seccional
                              enviadas por correo.
                                                                                              Director Oficina
                              Una vez sean entregadas las anteriores comunicaciones
                                                                                              Funcionario de
                              deberá confirmarse telefónicamente la disponibilidad de                             Confirmación de
4. Confirmar Visita                                                                          registro delegado
                              cada una de las Alcaldías para apoyar nuestra visita. Para                              Visitas
                                                                                               por el Director
                              tal efecto se deberá diligenciar el formato de Confirmación
                                                                                            FECHA: JULIO 7 DE
                                   PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                                            2009
                                                                                            VERSIÓN: TRES
                                           MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
                                                                                            PAG. 5 de 7


                             de Visitas.
                             Teniendo en cuenta el presupuesto elaborado, con la                 Director
                             antelación prevista en el procedimiento Legalización de           Departamento
                             Avances, se solicitará al Departamento Administrativo y             Jurídico
5. Solicitar Avance          Financiero el desembolso de los recursos necesarios para
                             el desplazamiento de los funcionarios y del mensajero           Director Seccional
                             encargado de entregar los comunicados             a los
                             comerciantes.                                                    Director Oficina


                                                                                                 Director
                             Con el fin de entregar los comunicados mencionados
                                                                                               Departamento
                             anteriormente se solicitará al Departamento Administrativo
                                                                                                 Jurídico
                             y Financiero la asignación de un mensajero.
6. Solicitar Mensajero                                                                                                Carta
                                                                                             Director Seccional
                             Los directores de la seccional y sede si lo requieren
                             contrataran una persona que apoye el envío o entrega de
                                                                                              Director Oficina
                             la correspondencia.


                                                                                                 Director
                             Cuatro días antes de cada visita se solicitará al área de         Departamento
                             sistemas la base de datos de comerciantes no renovados              Jurídico
7. Solicitar Base de Datos   de cada uno de los municipios a visitar. Esta misma                                  Base de Datos
                             actividad se repetirá una vez se de inicio a la actividad de    Director Seccional
                             Telemercadeo.
                                                                                              Director Oficina
                             De acuerdo con lo anterior, tres días antes de cada visita           Director
   8. Realizar publicidad                                                                                         Comunicado
                             se realizará publicidad informando a los comerciantes la         Departamento
                                                                                            FECHA: JULIO 7 DE
                                   PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                                            2009
                                                                                            VERSIÓN: TRES
                                           MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
                                                                                            PAG. 6 de 7


                             fecha en la cual la Cámara de Comercio estará en cada                Jurídico
                             municipio, al igual que los temas sobre los cuales recibirán
                             asesoría y los demás servicios a los cuales podrán              Director Seccional
                             acceder. A su vez, se les recordará la importancia de
                             cumplir con el deber legal de encontrarse al día en la           Director Oficina
                             renovación y/o matrícula mercantil.

                                                                                                 Director
                             Realizada la anterior actividad se designarán los
                                                                                               Departamento
                             funcionarios que realizarán las correspondientes visitas y
                                                                                                 Jurídico
                             se capacitarán sobre las actividades a realizar, como:
9. Designar funcionarios
                             renovación de matrículas, visitas a los establecimientos de
                                                                                             Director Seccional
                             comercio, de ser posible labores de publicidad
                             (telemercadeo, perifoneo, cuñas radiales), asesoría y/o
                                                                                              Director Oficina
                             capacitaciones.
                             Una vez designado el funcionario responsable del recaudo,           Director
                             se solicitará al Departamento Administrativo y Financiero la      Departamento
                                                                                                                   Comunicado
                             base de caja necesaria para la actividad.                           Jurídico
10. Solicitar base de caja
                             Los Directores de la Seccional o sede utilizaran los            Director Seccional
                             recursos de las cajas menores destinadas para el
                             funcionamiento administrativo de estas mismas.                   Director Oficina
                             El día anterior a cada visita se designará un funcionario
                             con el fin de que se comunique telefónicamente con cada           Funcionario de
11. Realizar telemercadeo    uno de los comerciantes que aparecen en nuestra base de          delegado por su
                             datos, para recordarles la presencia de la Cámara de            Director inmediato.
                             Comercio en su municipio.
    12. Alistamiento de      El funcionario responsable del recaudo, deberá disponer             Auxiliar
        elementos            oportunamente de los elementos requeridos para llevar a          administrativo –
                                                                                          FECHA: JULIO 7 DE
                                    PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                                          2009
                                                                                          VERSIÓN: TRES
                                         MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
                                                                                          PAG. 7 de 7


                           cabo la actividad de cámara móvil.                                     Caja,
                                                                                                Registro,
                                                                                               Promoción y
                                                                                                Desarrollo
                                                                                                 Auxiliar
                           De acuerdo con el cronograma realizado, los funcionarios
                                                                                              administrativo –
                           designados se desplazarán a cada uno de los municipios,                                            Acta de
                                                                                                  Caja,
13. Realizar visita        en los cuales además de las funciones propias del                                                Cumplimiento
                                                                                                Registro,
                           recaudo, darán a conocer los servicios del Centro de                                             Cámara Móvil
                                                                                               Promoción y
                           Atención Empresarial.
                                                                                                Desarrollo
                                                                                                 Auxiliar
                           De acuerdo con el recaudo realizado, la persona                    administrativo –
                           designada para tal fin ingresará el mismo día de la visita a           Caja,
14. Ingresar a SIREP
                           la base de datos de la Institución, la totalidad de los              Registro,
                           trámites recepcionados en cada municipio.                           Promoción y
                                                                                                Desarrollo
6. REGISTROS
Cronograma de Visitas
Presupuesto
Cartas
Confirmación de Visitas
Carta
Base de Datos
Comunicado
Acta de Cumplimiento Cámara Móvil
                                                        REVISÓ                                   APROBÓ
                                                                                         PRESIDENTE EJECUTIVO
                                           DIRECTOR DEPARTAMENTO JURIDICO        Por Resolución No. 290 del 7 de julio de 2009

				
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posted:8/28/2009
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