Guía de Retención Documental by CCNeiva

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									                                                                   FECHA:
                PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                   MAYO 29 DE 2009.
                                                                   VERSIÓN: SEIS
                GUIA: Retención Documental
                                                                   PAG. 1 de 4

                                     GENERALIDADES

• Para efectos del archivo de los Registros Públicos de la Cámara de Comercio de Neiva, se
  maneja la serie documental de Registros Públicos, identificados también como registros del
  sistema de gestión de calidad, clasificados en las siguientes subseries documentales:

   1. Registro Mercantil.
   2. Registro de Proponentes.
   3. Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro.

• La recolección (Responsable) de los registros está a cargo del Auxiliar Administrativo –
  Archivo Virtual.

• El almacenamiento de los documentos se realiza en el Archivo de Registros Públicos de la
  Cámara de Comercio de Neiva en cajas de archivo ubicadas en estantes clasificados en
  subseries documentales, con un rotulo de colores que identifica la clase del registro público
  (Mercantil, Proponentes y Entidades Sin Ánimo de Lucro) en el cual se indica el número de
  caja y la cantidad de libro almacenados.

• Los documentos son organizados cronológicamente en cajas que contienen 5 libros de
  archivo, de acuerdo a la subserie documental a la que pertenezcan en copia u original
  según el mismo.

• Tienen acceso a las imágenes de los expedientes todos los funcionarios de la Cámara de
  Comercio de Neiva, las autoridades competentes y el público en general a través del
  modulo de Consulta Internet.

• La disposición final de los documentos para la Cámara de Comercio de Neiva será la
  digitalización, garantizando su reproducción exacta y la integridad de la información
  guardada. Cualquiera que sea el medio técnico para conservar esta información se deben
  guardar copias de seguridad y se revisarán periódicamente, y si es el caso deben hacerse
  migraciones o conversiones a otras tecnologías más avanzadas.


TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La siguiente tabla posee las siguientes columnas:

Identificación (Nombre): Indica el documento que corresponde al expediente de dicha sub
serie documental

Tiempo de Retención de Digitalización: Indica el tiempo de retención en el medio técnico
adecuado que garantice su permanente reproducción.
                                                                           FECHA:
                    PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                           MAYO 29 DE 2009.
                                                                           VERSIÓN: SEIS
                    GUIA: Retención Documental
                                                                           PAG. 2 de 4

Tiempo de Retención Real: Indica el tiempo de retención del documento físico / real para
ser destruido o eliminado. El tiempo de retención está estipulado en años. Estos
documentos tienen vigencia de acuerdo a lo establecido en la Ley 527 de 1999.


1. EXPEDIENTES DEL REGISTRO MERCANTÍL


                    Identificación                       Tiempo de Retención   Tiempo de Retención
                      (Nombre)                             de Digitalización          Real
Escritura Pública                                        Permanente                   N. A.
Acta de Junta de Socios, de Asamblea de accionistas,     Permanente                   N. A.
de Junta Directiva
Contrato de prenda, agencia comercial, compra venta      Permanente                   N. A.
de establecimiento de comercio, arrendamiento de
establecimiento de comercio, preposición, fiducia
mercantil.
Providencias Judiciales o administrativas                Permanente                   N. A.
Certificaciones de revisores fiscales u otros            Permanente             1 Año, después de
documentos que informen, modifiquen o cancelen                                    perder vigencia
situaciones de control
Formulario de Matrícula y Renovación – Registro          Permanente             1 Año, después de
Único Empresarial                                                                 perder vigencia
(Pierde vigencia el 31 de marzo del respectivo año,
que es el término legal para renovación de matricula)
Formato RUT                                              Permanente                   N.A
Formato de cambio de nombre, actividad y dirección       Permanente             1 Año, después de
(Pierde vigencia el 31 de marzo del respectivo año,                               perder vigencia
que es el término legal para renovación de matricula)
Providencias administrativas: liquidación obligatoria.   Permanente             1 Año, después de
(Pierde vigencia cuando se inscribe, ya que su                                    perder vigencia
finalidad es darle publicidad al registro)
Oficios y providencias judiciales: embargos,             Permanente             1 Año, después de
suspensión provisional de decisiones de una Junta o                               perder vigencia
Asamblea. (Pierde vigencia cuando se inscribe, ya
que su finalidad es darle publicidad al registro)
Recursos, solicitudes de Revocatoria directa y sus       Permanente             1 Año, después de
anexos. (Pierden vigencia cuando se expiden los                                   perder vigencia
actos administrativos resolviendo los recursos y las
solicitudes de revocatoria directa incluyendo los
pronunciamientos de las Superintendencia de
Industria y Comercio)
Comunicaciones. (Pierden vigencia cuando se expide       Permanente             1 Año, después de
la respectiva respuesta)                                                          perder vigencia
Estados Financieros                                      5 Años                       N. A.
                                                                           FECHA:
                      PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                           MAYO 29 DE 2009.
                                                                           VERSIÓN: SEIS
                      GUIA: Retención Documental
                                                                           PAG. 3 de 4




2. EXPEDIENTES REGISTRO DE PROPONENTES

                      Identificación                     Tiempo de Retención   Tiempo de Retención
                        (Nombre)                           de Digitalización          Real
Formulario de inscripción, actualización y renovación.   Permanente                    N.A
(Pierde vigencia al año vencimiento del año
calendario)
Providencias judiciales y administrativas imposición     Permanente             1 Año, después de
de sanciones.                                                                     perder vigencia
(Pierde vigencia cuando se inscribe, ya que su
finalidad es darle publicidad al registro)
Impugnaciones                                            Permanente             1 Año, después de
(Pierden vigencia cuando se expiden los actos                                     perder vigencia
administrativos resolviendo la impugnación)
Comunicaciones                                           Permanente             1 Año, después de
(Pierde vigencia cuando se expide la respectiva                                   perder vigencia
respuesta)


Soporte documental que se suministra en el               Permanente            1 Año, después pierde
formulario                                                                          su vigencia



3. EXPEDIENTES REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO

                      Identificación                     Tiempo de Retención   Tiempo de Retención
                        (Nombre)                           de Digitalización          Real
Escrituras públicas                                      Permanente                    N. A.
Formato RUT                                              Permanente                    N. A.
Actas de Asamblea de asociados y consejos de             Permanente                    N. A.
administración
Oficios, providencias judiciales y administrativas       Permanente             1 Año, después de
(Pierde vigencia cuando se inscribe, ya que su                                    perder vigencia
finalidad es darle publicidad al registro)
Embargos, suspensión de decisiones                       Permanente             1 Año, después de
(Pierde vigencia cuando se inscribe, ya que su                                    perder vigencia
finalidad es darle publicidad al registro)
Recursos, revocatorias directas                          Permanente             1 Año, después de
(Pierden vigencia cuando se expiden los actos                                     perder vigencia
administrativos resolviendo la recursos y las
solicitudes de revocatoria directa, incluyendo los
pronunciamientos de la Superintendencia de Industria
y Comercio)
                                                                       FECHA:
                   PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                                                       MAYO 29 DE 2009.
                                                                       VERSIÓN: SEIS
                   GUIA: Retención Documental
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Comunicaciones                                     Permanente                1 Año, después de
(Pierden vigencia cuando se expide la respectiva                               perder vigencia
respuesta)




                           REVISÓ                                  APROBÓ
                                                          PRESIDENTE EJECUTIVO
          DIRECTOR DEPARTAMENTO JURIDICO           Por Resolución No. 221 de mayo 29 de 2009

								
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