Caracterizacion Registros Publicos by CCNeiva

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									                                                                              CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                              PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                    Versión : ONCE                        Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                              Página 1 de 8

PROPOSITO DEL PROCESO :                                                                         RESPONSABLE DEL PROCESO
 • Administrar eficiente y eficazmente los Registros Públicos encomendados por la ley y         Director Departamento Jurídico - Gerente CAE
   certificar los actos y documentos allí inscritos.
 • Garantizar a través del CAE la integración y simplificación de los trámites ante la          PARTICIPAN EN EL PROCESO
   administración pública o entidades privadas para la creación, constitución y formalización   Presidente Ejecutivo, Director Departamento Jurídico, Director Seccional, Directores de
   de empresas.                                                                                 Oficinas, Abogados, Auxiliares Administrativos, Auxiliares Operativos, Ingeniero de
                                                                                                Sistemas, Pasante Universitario, Aprendiz SENA, Judicante.

DOCUMENTOS                                                                             ACTIVIDADES                                 ASPECTOS A CONTROLAR:
   1. Procedimiento de Matrículas                             Planear                                                                  •  1.1, 2.1, 3.1, 4.1, 5.1, 6.1, 7.1, 8.1, 9.1, 10.1,
   2. Procedimiento de Renovaciones                            • Difundir y publicitar servicios públicos Registrales                     11.1, 12.1, Ingresos públicos
   3.   Procedimiento de Mutaciones y                          • Elaborar planes de capacitación a usuarios                            •  1.2, 2.2, 3.2, 4.2, 5.2, 6.2, 7.2, 8.2, 9.2, 10.2,
       Cancelaciones                                           • Elaborar cronograma de actividades anual                                 11.2, 12.2, Formularios correcta y
   4.   Procedimiento de Certificados                                                                                                     completamente diligenciados
                                                               • Planear estrategias de información al usuario
   5.   Procedimiento de Certificados para afiliados                                                                                   •  1.3, 2.3, 3.3, 4.3, 5.3, 6.3, 7.3, 8.3, 9.3, 10.3,
                                                               • Diseñar estrategias de recaudo
   6.   Procedimiento de Inscripción de Documentos                                                                                        11.3, 12.3, 16.1, Cumplimiento de actividades
       y Depósitos de Estados Financieros                      • Elaborar estrategias de ampliación de cobertura
                                                                                                                                          de difusión de servicios
   7.   Procedimiento de Inscripción, Modificación y           • Verificación documental del RUP
                                                                                                                                       •  1.4, 2.4, 3.4, 4.4, 5.4, 6.4, 7.4, 8.4, 9.4, 10.4,
       Cancelación de Prendas                                  • Encuestas de Satisfacción
                                                                                                                                          11.4, 12.4, Atención y asesoría al usuario a
   8.   Procedimiento de Inscripción de Libros                 • Difundir servicio CAE
                                                                                                                                          través de la Encuesta de Satisfacción y PQR
   9. Manual de Cámara Móvil                                                                                                           •  1.5, Documentos completos requeridos para
   10. Procedimiento de RUE – Cámara Receptora                                                                                            el trámite de Nit del comerciante
   11. Procedimiento de RUE – Cámara                                                                                                   •  1.6, 2.5, 3.5, 4.5, 5.5, 6.5, 7.5, 8.5, 9.5, 10.5,
       Responsable                                                                                                                        11.5, 12.5, Liquidación asociada al trámite a
   12. Procedimiento Registro Único de Proponentes                                                                                        realizar
   13. Procedimiento de Reporte de Entidades                                                                                           •  1.7, 2.6, 4.6, 5.6, 6.6, 9.6, 10.6, 12.6,
       Estatales                                                                                                                          Información del certificado correspondiente al
   14. Guía de Retención Documental                                                                                                       acto registrado
   15. Guía de Documentos para trámites de Registro
                                                                                                                                       •  1.8, 2.7, 3.6, 4.7, 5.7, 6.7, 7.6, 8.6, 9.7, 10.7,
   16. Guías de Registros Públicos y Procedimientos
                                                                                                                                          11.6, 12.7, Cumplimiento de indicadores de
       al usuario
                                                                                                                                          Gestión
   17. Protocolo de Servicio Informador – Orientador
                                                                                                                                       •  1.9, 2.8, 3.7, 6.8, 7.7, 9.8, 10.8, 11.7, 12.8,
       CAE
                                                                                                                                          14.1, Cumplimiento de la digitalización
   18. Protocolo de Servicio Call Center
                                                                                                                                          documental
   19. Protocolo de Servicio Orientador – Terminal de
       Autoconsulta CAE                                                                                                                •  1.10, 6.1, Bandeja de Workflow
   20. Protocolo de Servicio Coordinador y Asesor                                                                                      •  1.11, Reporte a otras entidades estatales del
       CAE                                                                                                                                servicio CAE
                                                                                                                                       •  1.12, Gestión y seguimiento del servicio CAE
                                                                       CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                       PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                 Versión : ONCE                    Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                           Página 2 de 8

   21.    Protocolo de Servicio Ventanilla CAE          Hacer                                                                      con otras entidades (Comité Anti trámites).
   22.    Lista de Chequeo Informador – Orientador       • Informar al cliente – usuario de los servicios de la Cámara        •    10.9, 11.8, Tiempos de proceso y rutas de
         CAE                                               de Comercio, los procedimientos a seguir según sus                      documentos locales y RUE
   23.    Lista de Chequeo Call Center                     necesidades, y sobre la normatividad que debe cumplir              •    12.9 Cumplimiento del cronograma de
   24.    Lista de Chequeo Orientador – Terminal de        respecto a Registros Públicos                                           capacitación
         Autoconsulta CAE                                • Recepcionar formularios y documentos para Trámite de Nit           •    12.10 El cotejo documental sea acorde con el
   25.   Lista de Chequeo Coordinador y Asesor CAE       • Recepcionar formato para trámite de RUT ante la DIAN                    formulario del RUP
   26.   Lista de Chequeo Ventanilla CAE                 • Generar archivo y recibir asignaciones de Nit de la DIAN           •    13.1 Trámite de recursos realizado de
                                                         • Recepción de formularios y formatos de matrículas,                      acuerdo con la ley
                                                           renovaciones, mutaciones y cancelaciones de registro               •    16.1 Contenido (folletos, pagina web y
                                                           mercantil, proponentes.                                                 asesoría) de la información al usuario
                                                         • Recepción de documentos, para constitución, reformas y             •    17.1, 18.1, 19.1, 20.1, 21.1, 22.1, 23.1, 24.1,
                                                           Disolución y Liquidación de ESAL                                        25.1, 26.1, Atención al Usuario
                                                         • Liquidar y Recaudar servicios de Registros Públicos según
                                                           tarifas nacionales
                                                         • Digitar información de inscripción de matrículas, mutación,
                                                           modificación, renovación y cancelación de registros.
                                                         • Notificar negativas de registro
                                                         • Expedir certificados de Registros Públicos
                                                         • Realizar cierre diario de caja
     PROVEEDORES                  ENTRADAS               • Vender formularios                                                     SALIDAS                     CLIENTES
                                                         • Recepcionar solicitudes y documentos anexos para la
Cliente - Usuario        Solicitudes para inscripción      inscripción, cancelación y actualización del RUP              Actos administrativos -      Cliente - Usuario
                         del Registro Único de                                                                           Copias de documentos
                                                         • Dar respuesta a las solicitudes de registro (Inscripción,
                         Proponentes                                                                                     Recibo de Caja
                                                           devolución y revocatorias.
                                                                    CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                    PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                               Versión : ONCE                   Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                            Página 3 de 8

                       Formularios de Matrículas y    • Tramitar y hacer resolución en la vía Gubernativa             Certificados
                       Renovaciones                   • Admitir solicitudes de promoción de acuerdo de                Formularios
                       RUT                              reestructuración                                              Cartas de devolución,
                       Pre- Rut                       • Realizar reporte de asignaciones de NIT a la DIAN             negativas de registro,
                       Documentos para Registro       • Encuestas de Satisfacción                                     Resoluciones
                       Libros                         • Análisis y respuestas a las PQR                               Libros
                       Prendas                        • Digitalizar los documentos                                    Rut
                       Estados Financieros            • Reporte estadístico de usuarios CAE                           Pre Rut
                       Peticiones, Quejas y                                                                           Trámite Y respuesta a las
                                                      • Generación y análisis de los indicadores y estadísticas del
                       Reclamos                                                                                       PQR
                                                        CAE.
                       Dinero
                                                                                                                      Información del Centro de  Alcaldía
RUE                    Trámites de Registro                                                                           Atención Empresarial (CAE) Gobernación
                                                                                                                                                 Notarías
Superintendencia de    Circulares
Industria y Comercio   Instructivos
                                                                                                                      Información de registro         DIAN
DIAN                   NIT                                                                                            Boletín Noticia Mercantil
                                                                                                                      Trámite de Nit
Sistemas               Programas actualizados
                       Equipos funcionando y                                                                          Acciones de Mejora              Gestión de calidad
                       legalizados                                                                                    Encuestas de Satisfacción
                       Información sistematizada                                                                      Solicitud de modificaciones
                       (listados y consultas)                                                                         Necesidad de
                       Comunicación sistema                                                                           documentación
                       principal                                                                                      Registros de Calidad
                       Servicios de Internet                                                                          Resultados de Auditoria
                       Asistencia técnica                                                                             Resultados Revisión
                       Página Web                                                                                     Gerencial
                       copias de seguridad                                                                            Procedimientos e
                       Información matrículas CAE                                                                     instructivos
                                                                                                                      Solicitud registro de calidad
                                                                                                                      Quejas y reclamos
Confecámaras           Conceptos Jurídicos
                       Información
                       Circulares                                                                                     Pedidos                         Gestión Financiera
                                                                                                                      Dinero Recaudado
Gestión Financiera     Insumos, activos fijos,                                                                        Presupuesto de Registro
                       servicios,
                       Salidas de almacén                                                                             Informes de Gestión de          Gestión Gerencial
                       Información Financiera –                                                                       procesos (resultado de
                       Ordenes de Servicio –                                                                          indicadores de cada
                       Ordenes de Pedidos                                                                             proceso)
                                                                                                                      Movimiento de sociedades
Gestión Gerencial      Planes de mejoramiento                                                                         Plan Anual de Trabajo
                       Política de calidad
                                                     Verificar
                       Objetivos de calidad
                       Gestión administrativa:        • Verificar formularios y documentos según la normatividad y    Requerimientos de           Sistemas
                       resoluciones y acuerdos          vigente                                                       Asistencia Técnica
                       Resultados a solicitudes de    • Hacer Estudio Jurídico a los documentos para registro         Alimentación bases de datos
                       gestión                        • Verificar efectivo contra cierre diario de caja y             por usuarios (información)
                       Gestiones en relación a la       consignaciones                                                Actualización de programas
                       Junta Directiva                • Revisar listados de trámite de documentos en el Sirep
                                                                         CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                         PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                                     Versión : ONCE                  Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                               Página 4 de 8

                            Medidas correctivas y          • Realizar el seguimiento del proceso                            Requerimientos de Personal Talento Humano
                            preventivas.                   • Verificar aleatoriamente información de certificados           Solicitud de capacitación
                                                           • Controlar el producto no conforme                              Evaluación de desempeño
Talento Humano              Funcionario vinculado          • Verificar información antes de emitir Boletín de Noticia       funciones
                            Capacitaciones                   Mercantil                                                      Hojas de vida
                            Actividades deportivas y      Actuar
                            recreativas                    • Implementar acciones recomendadas por Confecámaras y
                            Campañas de salud                Superintendencia de Industria y Comercio, Contraloría          Conferencistas en temas          Promoción y Desarrollo
                            ocupacional                      General.                                                       jurídicos de registro            Usuarios
                            Compromisos del personal       • Implementar acciones de mejora para alcanzar resultados
                            Reuniones informativas           planificados
                            Comunicaciones escritas                                                                         Informes                         Superintendencia de
                                                           • Corregir información de certificados
                                                                                                                                                             Industria y Comercio
                                                           • Emitir actos administrativos tendientes a corregir, aclarar,
Gestión de Calidad          Documentos y formatos
                                                             revocar o modificar los actos de inscripción de Registro
                            elaborados o modificados                                                                                                         Confecámaras
                                                             bajo los trámites legales.
                            Documentos aprobados y
                            controlados por el sistema                                                                                                       Contraloría
                            de gestión de calidad.
                            Cronograma de auditorias

Entidades Estatales         Información reportes de
                            entidades estatales

Superintenedencia de        Resoluciones de entidades
Economía solidaria          de economías solidarias

Superinetendencia de        Resoluciones
sociedades

Gobernación del Huila       Resoluciones o medidas
                            cautelarías para las ESAL

Alcaldía de Neiva           Medidas cautelares
Juzgados, fiscalías y
tribunales


RECURSOS:                                                                                                                   REQUISITOS A CUMPLIR:
Lugar adecuado de trabajo, computador, sistema de                                                                           Norma ISO NTC 9001: 4.1, 4.2.1, 5.2, 5.5.1, 6.1, 6.3,
Registros Públicos, procesador de textos, hoja de                                                                           7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.1,
cálculo, herramientas propias del servicio de Registros                                                                     8.2.1,8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Públicos, Archivo general, Internet, fax y celulares.                                                                       Ver Requisitos Legales
                                                                 CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                              Versión : ONCE                 Fecha de Aprobación: 12/08/2009   Página 5 de 8

REGISTROS:


PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULAS
   •  Base de datos – digiturno
   •  Lista de Chequeo para Constituir Empresa.
   •  Base de datos Registro de Asesorías
   •  Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas,
   •  Constancia de no registro de libros de comercio (ESAL, PN del régimen común y PJ)
   •  Formulario Adicional De Registro Con Otras Entidades.
   •  Formato de Seguimiento al Cliente CAE.
   •  Registro de Asesorías (marcas, invima, código de barras).
   •  Libros de comercio
   •  Instructivo Terminales de Autoconsulta
   •  Planilla Terminal de autoconsulta
   •  Encuesta de Satisfacción
   •  Calificadores de servicio
   •  Formato Call Center
   •  Encuesta de Satisfacción Cliente CAE
   •  Formato Seguimiento a no matriculados
   •  Formulario Registro único empresarial (RUE)
   •  Recibo de Pago
   •  Formato Salvedad de Error
   •  Formato Pre- Rut
   •  Documento privado o Escritura de constitución
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
   •  Documentos
   •  Acto Administrativo (Sello y Firma Manual)
   •  Acto Administrativo (Sello y Firma Virtual)
   •  Carta de Devolución
   •  Planilla de Devoluciones
   •  Reporte a otras entidades
   •  Confirmación electrónica del recibido de la información por parte de las Entidades
   •  Registro de Entrega Certificado RUT
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico

PROCEDIMIENTO DE RENOVACIONES
   •  Base de datos – digiturno
   •  Recibo de Pago
   •  Formulario de Renovación: Registro Único Empresarial
   •  Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas
   •  Formato de Salvedad de Error
   •  Formulario de Renovación: Registro Único Empresarial
   •  Formulario de Renovación Impreso
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
                                                                 CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                               Versión : ONCE                Fecha de Aprobación: 12/08/2009   Página 6 de 8



PROCEDIMIENTO DE MUTACIONES Y CANCELACIONES
   •  Base de datos – digiturno
   •  Documento
   •  Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas.
   •  Recibo de pago
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
   •  Acto Administrativo (Sello y Firma Virtual).
   •  Documento Inscrito

PROCEDIMIENTO DE CERTIFICADOS
   •  Base de datos – digiturno
   •  Derecho de Petición
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
   •  Libro radicador PQR
   •  Nota de recibido
   •  Copia nota remisoria.
   •  Recibo de envío o Constancia de recibido.
   •  Certificado Especial
   •  Certificado RUE
   •  Registro entrega de certificado RUT

PROCEDIMIENTO DE CERTIFICADOS PARA AFILIADOS
   •  Base de datos – digiturno
   •  Certificado
   •  Control Entrega De Certificados

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Y DEPÓSITOS DE ESTADOS FINANCIEROS
   •  Base de datos – digiturno
   •  Registro de correspondencia recibida.
   •  Control de Correspondencia Interna.
   •  Copia Autentica Documento
   •  Copia Estados Financieros, notas y dictamen correspondiente
   •  Recibo de pago
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
   •  Acto Administrativo (Sello y Firma Manual)
   •  Inscripción de Acto Administrativo. (Firma y Sello Virtual o Rótulo)
   •  Nota De Devolución o Acto Administrativo si es Negativa
   •  Planilla de Documentos Devueltos
   •  Nota de Devolución
   •  Copia Nota de Citación
   •  Constancia Secretarial de Notificación Personal o de Desfijación del Edicto.
   •  Planilla de Control de Documentos Enviados a Archivo.
                                                                 CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                 PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                               Versión : ONCE                Fecha de Aprobación: 12/08/2009   Página 7 de 8



PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN, MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN DE PRENDAS
   •  Base de datos – digiturno
   •  Contrato de Prenda
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
   •  Recibo de Pago
   •  Acto Administrativo (Sello y Firma Manual)
   •  Copia Carta devolución
   •  Copia Carta Citación
   •  Copia Negativa de Registro
   •  Copia Carta Remisoria
   •  Planilla de Correspondencia Enviada a Administrativa.
   •  Control de Documentos Enviados a Archivo.
   •  Nota de Recibido
   •  Acto Administrativo – Sello y firma virtual, manual
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓN DE LIBROS
   •  Base de datos – digiturno
   •  Recibo de pago.
   •  Solicitud de Inscripción
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
   •  Nota de devolución
   •  Correo electrónico
   •  Copia oficio de Citación
   •  Acto Administrativo si es negativa
   •  Nota de Devolución.
   •  Correspondencia Enviada a Administrativa.
   •  Recibo de Pago.
   •  Denuncia por Perdida.
   •  Inscripción de Acto Administrativo (Rotulo Firmado)
   •  Inscripción de Acto Administrativo – (Rótulo firmado)
   •  Formato Entrega de Libros a Usuarios

PROCEDIMIENTO REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
   •  Formulario de Proponentes
   •  Recibo De Pago
   •  Documentos Anexos
   •  Acto Administrativo (Sello y Firma Virtual)
   •  Nota de Devolución.
   •  Nota de Recibido
   •  Correspondencia Enviada a Administrativa
                                                                    CARACTERIZACION DE PROCESO
                                                                    PROCESO: REGISTROS PUBLICOS
                               Versión : ONCE                   Fecha de Aprobación: 12/08/2009            Página 8 de 8

PROCEDIMIENTO DE REPORTE DE ENTIDADES ESTATALES
   •  Reporte Correo Electrónico.
   •  Carta de Envío.
   •  Reporte en SIREP
   •  Nota de Devolución
   •  Nota
   •  Medio magnético

PROCEDIMIENTO DE RUE – CÁMARA RECEPTORA
   •  Base de datos – digiturno
   •  Formato de Advertencia de Nombres Similares de Empresas.
   •  Datos básicos para notificación de RUE.
   •  Formulario RUE
   •  Control de documentos enviados a archivo o estudio jurídico
   •  Documentos
   •  Carta de Devolución
   •  Recibo de Pago.

PROCEDIMIENTO DE RUE – CÁMARA RESPONSABLE
   •  Inscripción de Acto Administrativo.
   •  Nota de devolución o acto administrativo si es negativa

MANUAL DE CÁMARA MÓVIL
   • Cronograma de Visitas
   • Presupuesto
   • Cartas
   • Confirmación de Visitas
   • Carta
   • Base de Datos
   • Comunicado
   • Acta de Cumplimiento Cámara Móvil


              ELABORÓ                                                REVISÓ                                APROBÓ
 DIRECTORA DE CONTROL INTERNO Y SGC                      DIRECTOR DEPARTAMENTO JURIDICO           PRESIDENTE EJECUTIVO
                                                                                          Por Resolución No. 370 de agosto 12 de 2009.

								
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