Tablero de Indicadores

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Tablero de Indicadores Powered By Docstoc
					                                                                                  TABLERO DE INDICADORES
                                                                                PROCESO: GESTION GERENCIAL
                                             Versión : Ocho             Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                Página 1 de 7

                                                                                                                            RESPONSABLES DE LA                    FUENTE DE
PROCESO                     NOMBRE DEL INDICADOR                      FORMULA DE CALCULO                     FRECUENCIA
                                                                                                                                 MEDICION                       INFORMACIÓN


                                                                                                                             Coordinador Mercadeo
                                                                       No. de Afiliados Nuevos
                                Afiliaciones Nuevas                                                            Mensual             Institucional.                     Sirep
                                                                   No de afiliados nuevos planeados
                                                                                                                            Director Sede y Seccional


                                                                                                                             Coordinador Mercadeo
                                                                     No. de Afiliados Renovados
                              Renovación de Afiliados                                                          Mensual             Institucional.                     Sirep
                                                                   No de afiliados nuevos planeados
                                                                                                                            Director Sede y Seccional



                                                                                                                             Coordinador Mercadeo
                           Solicitudes de desafiliación de     No de Desafiliaciones por Solicitud Escrita
                                                                                                               Mensual             Institucional.                     Sirep
                                      afiliados                    No de Desafiliaciones planeadas
                                                                                                                            Director Sede y Seccional
  Desarrollo Empresarial




                                                                 No. de usuarios atendidos en el CIE
                            Usuarios que consultan en el                                                                                                      Registro de Usuarios
                                                                _______________________________                Mensual     Auxiliar Administrativo - CIE
                                       CIE                                                                                                                           del CIE
                                                                     No. de usuarios propuestos


                                                                                                                                                                Registro de horas
                              Horas de uso de la sala
                                                                  Horas de uso de la sala informática          Mensual     Auxiliar Administrativo - CIE       utilizadas de la sala
                               informática en el CIE
                                                                                                                                                                     informática

                                                             No. De usuarios que hacen uso de los equipos
                                                                              de cómputo                                                                     Registro formato uso de
                           Uso de los equipos de cómputo                                                       Mensual      Director Sede y Seccional
                                                             ____________________________________                                                             equipos de cómputo
                                                                      No. De usurios planeados

                                                                     No de asesorías ejecutadas
                             Asesorías realizadas en el                                                                                                        Control asesorías
                                                                 ______________________________                Mensual      Director Sede y Seccional
                              Consultorio Empresarial                                                                                                        consultorio empresarial
                                                                     No de asesorías planeadas
                                                                                                                                                               Control de Visitas y
                                                                                                                          Auxiliar Administrativo - Diseño
                           Asesoría en imagen corporativa       No. de asesorías en imagen corporativa         Mensual                                          Acompañamiento
                                                                                                                                      Gráfico
                                                                                                                                                                  Empresarial

                                                                      No. de Eventos Ejecutados                              Coordinador Mercadeo
                                      Eventos                      ___________________________                 Mensual             Institucional.             Informes de Gestión
                                                                      No de Eventos Planeados                               Director Sede y Seccional
                                                                              TABLERO DE INDICADORES
                                                                            PROCESO: GESTION GERENCIAL
                                          Versión : Ocho            Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                Página 2 de 7


                                                                  No. de asistentes eventos
                                                                                                                         Auxiliar Administrativo –
                                                             ____________________________                                                                   Base de Datos
                                                                                                                         Secretaria Departamento
                            Nivel de Convocatoria                       No de Invitados                     Mensual                                     convocados - Control de
                                                                                                                      Promoción y Desarrollo.Director
                                                          Nota: Este indicador debe garantizar como                                                           Asistencia
                                                                                                                            Sede y Seccional.
                                                        mínimo una asistencia del 20% de los invitados.
Desarrollo Empresarial




                                                                 No. de usuarios capacitados                             Coordinador y/o Auxiliar
                                                                                                                                                          Formato Control de
                            Usuarios capacitados           __________________________________               Mensual           Administrativo.
                                                                                                                                                              Asistencia
                                                             No de usuarios planeados a capacitar                       Director Sede y Seccional.

                                                              No. de encuestas calificadas como
                                                                                                                             Coordinadores.                  Encuestas de
                           Satisfacción del Usuario                  excelente y bueno s                    Mensual
                                                                                                                        Director Sede y Seccional.           Satisfacción
                                                                Total de encuestas aplicadas

                                                                No. de servicios No Conformes
                                                                                                                         Coordinadores, Auxiliar
                                                             ______________________________                                                             Registro de Servicio no
                            Servicio No Conforme                                                            Mensual           Administrativo.
                                                          No. de personas que asisten a los diferentes                                                         conforme
                                                                                                                        Director Sede y Seccional.
                                                                           eventos

                                                        Tiempo de trámite para el estudio de documento
                                                                     de Persona Jurídica.

                            Tiempo de trámite de        Nota: Este tiempo de estudio se refiere al tiempo
                                                                                                            Mensual              Abogado                         Sirep
                         documentos Persona Jurídica     que se tarda hasta el documento quede listo
                                                                para la entrega al comerciante.
                                                          Este indicador no puede ser mayo a un día
                                                                            laboral.
Registros Públicos




                                                        Tiempo de trámite para el estudio de documento
                                                                     en trámites de libros.
                                                                                                                         Auxiliar Administrativo -
                                                        Nota: Este tiempo de estudio se refiere al tiempo                      Proponentes.
                          Tiempo de trámite de libros                                                       Mensual                                              Sirep
                                                         que se tarda hasta el documento quede listo                         Director Sedes.
                                                                para la entrega al comerciante.                                  Abogado.
                                                          Este indicador no puede ser mayo a un día
                                                                            laboral.
                                                         Tiempo de trámite para el trámite de prendas.

                                                        Nota: Este tiempo de estudio se refiere al tiempo                Auxiliar Administrativo -
                         Tiempo de trámite de prendas    que se tarda hasta el documento quede listo        Mensual            Proponentes.                      Sirep
                                                                para la entrega al comerciante.                                  Abogado.
                                                          Este indicador no puede ser mayo a un día
                                                                            laboral.
                                                                                                 TABLERO DE INDICADORES
                                                                                               PROCESO: GESTION GERENCIAL
                                                            Versión : Ocho             Fecha de Aprobación: 12/08/2009                             Página 3 de 7



                                                                                                                                                                           Calificador.
                                                                            No de encuestas calificadas excelente y bueno                    Director Sedes.
                                            Satisfacción del Usuario                                                          Mensual                                     Encuestas de
                                                                                    Total de encuestas aplicadas                                Abogado.
                                                                                                                                                                          satisfacción.


                                                                                                                                                                           Calificador.
                                          Servicio al cliente en consulta   No de encuestas calificadas excelente y bueno
                                                                                                                              Mensual            Abogado                  Encuestas de
                                                      Jurídica                      Total de encuestas aplicadas
                                                                                                                                                                          satisfacción.
          Registros Públicos




                                            Certificados con error de        No de certificados con errores de Trascripción
                                                                                                                              Mensual            Abogado                     Informe
                                                    trascripción                     No. de certificados revisados




                                          Calidad en la información de       No de certificados con error en la información
                                                                                                                              Mensual            Abogado                     Informe
                                                  certificados                      No. de certificados revisados




                                                                                    No. de servicios No Conformes
                                                                                                                                                 Abogado.             Registro de Servicio no
                                              Servicio No Conforme                ____________________________                Mensual
                                                                                                                                        Director Sedes y Seccional.          conforme
                                                                                      No de servicios prestados


                                                                                       Total de Matriculados PN
Registros Públicos - Centro de Atención




                                                                                que se les cumple el tiempo prometido
                                                                                Total de matriculados Persona Natural
                                          Cumplimiento de Tiempo de
                                           Respuesta Pactado CAE                                                              Mensual   Auxiliar Administrativo CAE     Sistema Digiturno
                                                                             - Nota: Tomar una muestra del 85% para hallar
                                               persona natural
           Empresarial CAE




                                                                                             el indicador.
                                                                            - El cumplimiento de la meta deberá ser mínimo
                                                                                               del 95%.

                                                                                       Total de Matriculados PJ
                                                                                que se les cumple el tiempo prometido
                                                                                Total de matriculados Persona Natural
                                          Cumplimiento de Tiempo de
                                           Respuesta Pactado CAE                                                              Mensual   Auxiliar Administrativo CAE     Sistema Digiturno
                                                                             - Nota: Tomar una muestra del 85% para hallar
                                              persona jurídica
                                                                                             el indicador.
                                                                            - El cumplimiento de la meta deberá ser mínimo
                                                                                               del 95%.
                                                                                                                TABLERO DE INDICADORES
                                                                                                              PROCESO: GESTION GERENCIAL
                                                                            Versión : Ocho            Fecha de Aprobación: 12/08/2009                               Página 4 de 7



                                                                                          Σ del tiempo total de matriculados efectivos PN                                                Sistema Digiturno y
                                                          Tiempo promedio de respuesta           (obteniendo matrícula + Nit + IyCo                                                     soporte del recibido de
                                                                                                                                               Mensual   Auxiliar Administrativo CAE
                                                            del proceso simplificado PN             + Notificación a Planeación)                                                       la información por parte
                                                                                                 Total de matriculados efectivos PN                                                        de las Entidades.
Registros Públicos - Centro de Atención Empresarial CAE




                                                                                          Σ del tiempo total de matriculados efectivos PJ                                                Sistema Digiturno y
                                                          Tiempo promedio de respuesta           (obteniendo matrícula + Nit + IyCo                                                     soporte del recibido de
                                                                                                                                               Mensual   Auxiliar Administrativo CAE
                                                            del proceso simplificado PJ             + Notificación a Planeación)                                                       la información por parte
                                                                                                 Total de matriculados efectivos PJ                                                        de las Entidades.




                                                                                                      Σ de los puntajes calificados
                                                                                                            No. De encuestas
                                                                                             Nota: Las encuestas deberán ser calificadas
                                                                                                    bajo los siguientes parámetros:
                                                                                           - Infraestructura CAE: Equivale al 15% del total
                                                                                                                encuestado
                                                                                           - .Información Orientación: Equivale al 10% del
                                                                                                            total encuestado
                                                                                            - Asesoría Especializada: Equivale al 40% del
                                                            Índice de Satisfacción del
                                                                                                            total encuestado                   Mensual   Auxiliar Administrativo CAE         Encuestas
                                                                   Cliente CAE
                                                                                           - Terminales de Autoconsulta: Equivale al 15%
                                                                                                           del total encuestado
                                                                                              - Ventanilla Única: Equivale al 20% del total
                                                                                                                encuestado
                                                                                           Observación: Si no se aplica encuesta para las
                                                                                          terminales de autoconsulta, se distribuirá el 15%
                                                                                           que equivale a la calificación de este ítem de la
                                                                                           siguiente manera: 5% a las ventanillas únicas y
                                                                                                        10% a la Asesoría CAE.
                                                                                                                 TABLERO DE INDICADORES
                                                                                                               PROCESO: GESTION GERENCIAL
                                                                            Versión : Ocho             Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                 Página 5 de 7


                                                                                              No. de personas a las que se les cumple el
                                                                                                          tiempo de atención
                                                                                               ________________________________
                                                                                              No. Total de personas atendidas en el CAE

                                                           Tiempo Promedio de Atención       - Nota: El tiempo debe ser calculado entre 20 y
Registros Públicos - Centro de Atención Empresarial CAE




                                                                                                                                               Mensual      Auxiliar Administrativo CAE     Sistema Digiturno
                                                                    en el CAE               30 minutos, teniendo en cuenta a las personas a
                                                                                                 las que se les aplica la lista de chequeo.
                                                                                               - Tomar una muestra del 85% para hallar el
                                                                                                                 indicador.
                                                                                            -- El cumplimiento de la meta deberá ser mínimo
                                                                                                                  del 95%.


                                                                                                  Total de no matriculados X el 20%
                                                                                                                                                                                          Formato seguimiento a
                                                          Seguimiento a No Matriculados         - Nota: Sobre este porcentaje que de el        Mensual      Auxiliar Administrativo CAE
                                                                                                                                                                                             no matriculados
                                                                                                 resultado se debe hacer el respectivo
                                                                                                             seguimiento.



                                                                                             No de solicitudes de asesorías en registro de                                                 Formato seguimiento
                                                          Asesoría en Registro de Marcas                                                       Mensual      Auxiliar Administrativo CAE
                                                                                                                marcas                                                                     atención cliente CAE



                                                                                            No de solicitudes de asesorías en antecedentes                                                 Formato seguimiento
                                                             Antecedentes Marcarios                                                            Mensual      Auxiliar Administrativo CAE
                                                                                                               marcarios                                                                   atención cliente CAE



                                                                                              No de solicitudes de asesorías en código de                                                  Formato seguimiento
                                                           Asesoría en Código de Barras                                                        Mensual      Auxiliar Administrativo CAE
                                                                                                                 barras                                                                    atención cliente CAE


                                                                                                                                                             Auxiliar Administrativo –
                                                                                                No. de solicitudes de conciliación Pagas       Trimestral                                    Libro Radicador
                                                          Trámite de conciliaciones Pagas                                                                          Conciliación
MASC´S




                                                                                                     No. de encuestas calificadas
                                                                                                                                                             Auxiliar Administrativo –
                                                             Satisfacción del Usuario                  como excelente y bueno                  Mensual                                          Encuestas
                                                                                                                                                                   Conciliación
                                                                                                     Total de encuestas aplicadas
                                                                                                   No. de servicios No Conformes S                           Auxiliar Administrativo –    Registro de Servicio no
                                                              Servicio No Conforme                                                             Mensual
                                                                                                   No. de conciliaciones y arbitrajes                              Conciliación                  conforme
                                                                                                  TABLERO DE INDICADORES
                                                                                                PROCESO: GESTION GERENCIAL
                                                             Versión : Ocho             Fecha de Aprobación: 12/08/2009                                  Página 6 de 7

                     Gestión Financiera
                                                                                           Ingresos mensuales
                                                                                __________________________________
                                            Cumplimiento en Ingresos                                                                          Director Administrativo y
                                                                             Ingresos mensuales año anterior incrementados    Mensual                                               Sega- Press
                                                   públicos                                                                                          Financiero
                                                                               en la meta de crecimiento establecido por la
                                                                                                Dirección

                                                                              Total horas de atención en asistencia técnica                                                    Asistencia Técnica en
                                           Tiempo de asistencia técnica                                                       Mensual          Ingeniero de Sistemas
                                                                                 No de solicitudes de asistencia técnica                                                             Sistemas
                                                                                 No. de encuestas bien calificadas como
                                          Satisfacción de funcionarios por                                                                                                         Encuestas de
                                                                                           excelente y bueno                  Mensual          Ingeniero de Sistemas
                                          el servicio ofrecido en sistemas                                                                                                         Satisfacción
                                                                                       Total encuestas aplicadas
Sistemas




                                             Número de solicitudes en                                                                                                           Ficha de asistencia
                                                                                Número de solicitudes asistencia técnica      Mensual          Ingeniero de Sistemas
                                               asisistencia técnica                                                                                                                   técnica

                                             Número de Solicitudes en                                                                                                           Ficha de asistencia
                                                                                    Número de solicitud de asesorías          Mensual          Ingeniero de Sistemas
                                                   Asesorías                                                                                                                          técnica

                                                                                   Total tiempo inactivo de equipos                                                                Encuestas de
                                                  Tiempo Inactivo                                                             Mensual          Ingeniero de Sistemas
                                                                               Número de solicitudes de asistencia técnica                                                          satisfacción

                                                                                           No. de asistentes                               Auxiliar Administrativo - Talento
                                             Participación en eventos                                                         Mensual                                          Control de asistencia
                                                                                           No. De invitados                                           Humano
Talento Humano




                                                                                      No. de encuestas calificadas
                                                                                                                                           Auxiliar Administrativo - Talento
                                          Satisfacción de los funcionarios              como excelente y bueno                Mensual                                               Encuestas
                                                                                                                                                      Humano
                                                                                      Total de encuestas aplicadas


                                                                                     No. capacitaciones realizadas                         Auxiliar Administrativo - Talento
                                                  Capacitaciones                                                              Mensual                                          Plan de capacitaciones
                                                                                     No. capacitaciones planeadas                                     Humano

                                                                                 Número de Acciones que se cierran
                                                                                      en el periodo establecido                             Director de Control Interno y        Tablero control de
Gestión de Calidad




                                           Cierre de Acciones de Mejora                                                       Trimestral
                                                                             _____________________________________                                      SGC                     acciones de mejora
                                                                              Acciones que se tienen previstas por cerrar
                                                                                       No. de acciones eficaces                             Director de Control Interno y        Tablero control de
                                          Eficacia de Acciones de Mejora                                                      Trimestral
                                                                                       No. de acciones cerradas                                         SGC                     acciones de mejora

                                          Envío del extracto de actas de           No de reuniones de junta Directiva                       Director de Control Interno y       Invitaciones a Junta
                                                                                                                              Mensual
                                             Junta Directiva a la SIC               No de actas enviadas a la SIC                                       SGC                           Directiva
                                                                 TABLERO DE INDICADORES
                                                               PROCESO: GESTION GERENCIAL
                                 Versión : Ocho        Fecha de Aprobación: 12/08/2009                             Página 7 de 7
Gestión de Calidad

                                                                                                         Auxiliar Administrativo –
                                                     No. de reclamos presentados
                     Respuesta a Reclamos                                                  Mensual       Secretaria Departamento     Libro PQR
                                                     No. de reclamos propuestos
                                                                                                                  Jurídico

                                                                                                         Auxiliar Administrativo –
                                                      No. de quejas presentadas
                      Respuesta a Quejas                                                   Mensual       Secretaria Departamento     Libro PQR
                                                      No. de quejas propuestos
                                                                                                                  Jurídico




                                                  REVISÓ                                      APROBO

                                           PRESIDENTE EJECUTIVO                      PRESIDENTE EJECUTIVO
                                                                             Por Resolución No. 370 de agosto 12 de 2009.

				
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posted:8/28/2009
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