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Protocolo de Seguridad

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Protocolo de Seguridad Powered By Docstoc
					VERSIÓN TRES

PROCESO: GESTION GERENCIAL PROTOCOLO DE SEGURIDAD FECHA DE APROBACIÓN Pág. 1 de 8 09/03/2009

INTRODUCCION

Ninguna solución de seguridad es infalible si los usuarios no son conscientes de los riesgos a los que a diario exponen a las empresas y a su propia información Una buena práctica en toda empresa es redactar un código para el buen uso de las herramientas de trabajo y entregarlo a cada empleado. No podrá haber reglamento ni bueno ni malo si no existe una cultura de autocontrol. A continuación presentamos el Protocolo de Seguridad para la Cámara de Comercio de Neiva.

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I REGLAS GENERALES 1. Cada Director de Departamento debe exigir a sus funcionarios que al finalizar la jornada de trabajo los cajones de sus escritorios queden bajo llave, las superficies limpias, los computadores, impresoras y aires apagados. 2. Los funcionarios que manejen claves deben transcribirlas y entregarlas en un sobre cerrado al Presidente Ejecutivo, él deberá guardar estas copias en su residencia. 3. Se debe realizar Actas de Entrega de llaves y claves a los funcionarios designados por la Presidencia Ejecutiva. 4. Por ningún motivo y bajo ninguna circunstancia el Auxiliar Administrativo – Tesorero o los cajeros podrán realizar cambios de cheques a ningún funcionario o proveedor. En caso de que el Presidente Ejecutivo o un Director así lo requiera, deberá dejar constancia de autorización por escrito. 5. Cuando se requiera realizar un trabajo en horario no laboral, se debe solicitar autorización por escrito al Presidente Ejecutivo, Director de Departamento, o la Asistente de Presidencia para que se coordine la apertura de la puerta de ingreso y se deje la autorización en la portería principal del edificio. Ningún funcionario podrá ingresar a las oficinas sin presentar la debida autorización por escrito. 6. Los funcionarios podrán permanecer dentro de la institución de lunes a viernes máximo hasta las 7:30 de la noche. Queda terminantemente prohibido ingresar a las instalaciones de la Cámara de Comercio los días domingos o festivos, salvo expresa autorización del Presidente Ejecutivo, para lo cual presentará la correspondiente autorización por escrito. De la anterior prohibición quedan excluidos, los Directores de Departamento, la Directora de Control Interno y SGC, la Asistente de Presidencia y el Auxiliar Administrativo - conductor. 7. Cuando un funcionario necesite retirar un activo fijo (computador portátil, cámaras, cabinas de radio, etc), deberá presentar en la recepción del Edificio la respectiva autorización, que puede estar firmada por: El Presidente Ejecutivo, los Directores de Departamento, la Directora de Control Interno y SGC y/o la Asistente de Presidencia. 8. Queda prohibido el ingreso de personas ajenas a la Institución al área de cafetería, baños, archivo, sistemas o cajas en el primer piso. Si fuere necesario el ingreso de una persona diferente a los funcionarios, deberá contar con la autorización del Director del Departamento Jurídico.

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9. La puerta de ingreso al área del archivo del registro mercantil, deberá permanecer siempre cerrada. 10. La custodia de los archivos institucionales se deberá realizar de la siguiente manera: Dependencia Presidencia Ejecutiva. Custodia actas de junta directiva Custodia correspondencia Custodia documentos gestión de calidad. Departamento Jurídico Custodia archivo Registro Mercantil Custodia archivo MAS´C Responsable

Asistente Presidencia. Auxiliar de Presidencia. Directora Control Interno y SGC.

Auxiliar Archivo Físico. Auxiliar Centro Conciliación.

Departamento Administrativo Custodia archivo contable Custodia archivo contratos laborales Custodia archivo convenios y contratos Custodia archivos de sistemas Escrituras, títulos valores, licencias, Copias de seguridad. Departamento Promoción y Desarrollo Custodia archivos de Programas Custodia correspondencia

Auxiliar de presupuesto. Auxiliar de Talento Humano. Auxiliar de Departamento. Ingeniero de Sistemas. Director Departamento Administrativo.

Coordinadores y Auxiliares Auxiliar de Departamento

11. Debe existir un acta de entrega del puesto de trabajo en los siguientes casos: a. b. c. d. Rotación de personal. Vacaciones o permisos iguales o superiores a 15 días. Licencias no remuneradas o de maternidad. Retiro definitivo.

En estas actas quedarán consignadas las tareas pendientes del puesto de trabajo, las fechas de cumplimiento y estado actual en que se entrega.

12. El Director del Departamento Administrativo y Financiero debe realizar arqueos cuando lo considere necesario, teniendo en cuenta que el Revisor Fiscal, la Directora

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de Control Interno y SGC o el Presidente Ejecutivo pueden realizarlos en cualquier momento. 13. Nunca dejar llaves de cajones, oficinas o puertas sobre los escritorios o en lugares visibles donde sean fácilmente alcanzables. 14. La puerta de acceso a las dependencias de registro mercantil ubicadas en el primer piso serán cerradas con llave a partir de las 12:00 m hasta las 2:00 p.m., y desde las 5:30 p.m., en adelante; sólo realizar aperturas periódicas cada 15 minutos para la salida o ingreso de funcionarios autorizados. 15. Para prestar un mejor servicio, se debe ingresar a la Institución a las 6:45 a.m y a la 1:45 p.m, esto con el fin de alistar los puestos de trabajo y dar inicio a la atención del público a las 7 a.m y a las 2 p.m. 16. Manejo de Correspondencia: Para garantizar un eficaz manejo correspondencia, se deberá tener en cuenta las siguientes disposiciones: de la

ENVIO DE CORRESPONDENCIA DE MUNICIPIOS A NEIVA: Los municipios deberán enviar en un solo paquete, toda la correspondencia que remitan a Neiva y en éste incluir en sobre separado lo que corresponda a cada departamento. Así mismo enviar una relación detallada de lo que contiene cada sobre. RECEPCION DE CORRESPONDENCIA DE MUNICIPIOS EN NEIVA: La correspondencia que se reciba de los municipios, será entregada por parte de la empresa contratada, al Auxiliar – Informador CAE. Éste llamará a los Auxiliares - Secretarios de departamento, para que se acerquen a su módulo a reclamarla. En ese sentido, los únicos autorizados para reclamar la correspondencia que llegue de las regiones son: Presidencia Ejecutiva: Auxiliar - Secretaria de Presidencia. Departamento Jurídico, Administrativo y Promoción y Desarrollo: Auxiliares Secretarios de Departamento. ENVIO DE CORRESPONDENCIA A MUNICIPIOS DESDE NEIVA: En Neiva cada Auxiliar – Secretario de Departamento debe recoger la correspondencia dirigida a los municipios, hacer un solo paquete y relacionar lo que se envía en ellos. Esta será entregada al Auxiliar -. Informador CAE para que éste arme un solo paquete dirigido a cada una de las regiones. RECEPCION DE CORRESPONDENCIA EXTERNA: La correspondencia externa será recibida por el Auxiliar – Informador CAE, quien la radicará en el libro destinado para tal fin y entregará los Auxiliares – Secretarios de Departamento, junto con la correspondencia recibida de los municipios, informándoles a través de una llamada que pueden bajar por la correspondencia. La correspondencia que se reciba en

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horas de la tarde, será recogida por los mismos funcionarios antes mencionados, cuando entreguen la correspondencia destinada a los municipios u otras partes del País. II MANEJO DE LLAVES Y CLAVES DE LA CAJA FUERTE 1. Las personas autorizadas por la Presidencia Ejecutiva para el manejo de la clave y llaves de las Cajas Fuerte, son el Director del departamento Administrativo y Financiero, el Auxiliar Administrativo – Tesorero y el Cajero Principal. 2. Al momento de realizarse un cambio o rotación de puesto se debe entregar mediante acta al nuevo funcionario, las llaves y claves del puesto de trabajo. 3. El nuevo funcionario debe solicitar cambio de claves y de guardas y entregar copias al Presidente Ejecutivo. 4. Cuando alguien diferente del funcionario autorizado para el manejo de llaves y claves de la Caja Fuerte deba abrirla, deberá hacerlo en compañía de la Directora de Control Interno y SGC y se levantará un acta donde se deje constancia de lo que se encuentre dentro de la Caja. III SISTEMA DE VIGILANCIA POR CAMARAS DE VIDEO

La Institución cuenta con cámaras de seguridad para realizar la vigilancia y seguimiento a las actividades realizadas dentro de la Entidad. Estas cámaras deberán estar funcionando las 24 horas y el encargado de hacer seguimiento a las grabaciones de éstas y al buen funcionamiento de la UPS es el Ingeniero de Sistemas. IV TESORERIA 1. CONTRASEÑAS Y CLAVES: La contraseña es la llave de acceso a toda la información que tiene el computador. No deje su clave anotada debajo del teclado o en un papelito pegado al monitor, cambie su contraseña por lo menos cada tres meses. La Clave de la Banca Empresarial debe ser intransferible, salvo calamidad doméstica o enfermedad grave podrá cederla. 2. BLOQUEE EL EQUIPO CUANDO NO LO USE: Configure el sistema operativo de modo que el equipo se bloquee automáticamente cuando pasan varios minutos sin utilizarlo. Inmediatamente aparece un protector de pantalla y hay que volver a ingresar. 3. RECEPCION Y PAGO DE FACTURAS: Para dar cumplimiento al trámite de las facturas y pagos a proveedores el siguiente será el procedimiento:

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a. Sólo se recibirán facturas en Neiva el primer día hábil de cada semana, estas deberán radicarse en el tercer piso de la Entidad, con el Auxiliar Administrativo – Contable. b. La entrega de cheques en la Sede de Neiva se realizará únicamente el segundo y último viernes de cada mes, de 3:00 a 5:00 p.m. c. Los municipios deben enviar las facturas a Neiva los días viernes de cada semana para que éstas lleguen el día lunes o si es festivo, el día martes. d. El giro de cheques a proveedores en las regiones (Garzón, Pitalito y La Plata), deberá realizarse todos los jueves y enviarse este mismo día para que el viernes puedan ser entregados, de 3:00 a 5:00 p.m. e. Se debe informar a contratistas y proveedores sobre los requisitos que deben presentar al momento de radicar una factura o cuenta de cobro. f. Cuando se requiera un pago por fuera de los días establecidos en el presente protocolo, podrá autorizar este pago, el Presidente Ejecutivo, quien delega esta facultad en la Asistente de la Presidencia. 4. GIRO DE VIATICOS, GASTOS DE VIAJE Y AVANCES: La solicitud de viáticos deberá hacerse por parte del funcionario que requiera un desplazamiento, mínimo con tres (3) días de anterioridad, indicando ciudad o municipio de destino, número de días que permanecerá por fuera de la institución, detalle del valor requerido para los gastos de alojamiento, desplazamientos y alimentación. En caso de requerir hospedaje, el Auxiliar – Secretario de su departamento, será el responsable de buscar el hotel y hacer la respectiva reserva. En caso de requerir transporte aéreo deberá solicitar autorización al Presidente Ejecutivo, e informar el itinerario de viaje para que el Auxiliar – Secretario del Departamento Administrativo y Financiero proceda a realizar la reserva y pago de tiquete. El Presidente Ejecutivo delega la facultad de autorizar en la Asistente de Presidencia. La solicitud de avances deberá hacerse mínimo con tres (3) días de anticipación a la fecha prevista para el evento. Los pagos por viáticos, anticipos de gastos y avances para gastos se realizarán por transferencia electrónica a la cuenta individual del funcionario que vaya a realizar la comisión. El Auxiliar – Tesorero, deberá informar al funcionario y hacer firmar el comprobante de egreso una vez haya realizado la transferencia. 5. INGRESO AL AREA DE TESORERIA: Sólo podrá ingresar a esta dependencia el Auxiliar Administrativo – Tesorero, el Director del Departamento Administrativo y Financiero, el Revisor Fiscal, la Directora de Control Interno y SGC y el Presidente Ejecutivo. Así mismo en el archivo sólo deberá reposar documentación relacionada con la tesorería.

VERSIÓN TRES V CIERRE DE CAJA

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A cada cajero se le entregará una tula con su respectivo candado y llave para que guarde los dineros que le sean entregados bajo su responsabilidad. Al medio día el Cajero Principal recogerá las tulas con el recaudo de la mañana para salvaguardarlas en la Caja Fuerte. Al iniciar la jornada de la tarde el Cajero Principal devolverá las tulas a cada cajero para que continúe con sus labores. Ningún cajero podrá cerrar su caja hasta que no sea atendido el último usuario. Cuando se haya atendido a la última persona en el área de atención al cliente (Registro Mercantil) se le informará al Auxiliar Administrativo – Tesorero, quien debe bajar y autorizar el cierre de caja del Cajero Principal, con el propósito de verificar el conteo del dinero recaudado para que luego éste proceda a hacer el cierre y pueda comenzar a recibir el recaudo de los demás cajeros. Cada cajero debe hacer su cierre y organizar sus respectivas consignaciones, así: 1. Cuenta Bancafé público 2. Cuenta Bancafé privado. 3. Cuenta CCN-Convenio Gobernación. Con el recaudo organizado por consignaciones, el cajero debe entregar los documentos “cierre de caja resumido”. Una vez realizado el cierre de caja y recibido de cada cajero las consignaciones respectivas con el efectivo y cheques recibidos, el Cajero Principal procede a guardar en la Caja fuerte el recaudo total. En cada una de las tulas debe quedar solo la base de cada cajero y estas también serán entregadas al Cajero Principal para su custodia en la Caja Fuerte. Al día siguiente el Cajero Principal hace entrega de las tulas a cada uno de los cajeros y la tula principal con las consignaciones se le entregará al mensajero encargado de las actividades bancarias. Al momento de hacer la entrega a los mensajeros de los dineros para ser consignados en las diferentes entidades bancarias, debe exigir el acompañamiento de un policía o realizar la llamada a la Policía solicitando el servicio de escolta. Por ningún motivo, bajo

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ninguna circunstancia podrá hacerse la consignación sin el acompañamiento de la fuerza pública o en su defecto de otro funcionario de la Institución. Finalmente el Cajero Principal debe hacer entrega al Auxiliar Administrativo – Tesorero del documento “cierre de caja resumido”. Los Mensajeros deben entregar las consignaciones debidamente selladas por el Banco al Auxiliar Administrativo -Tesorero para los controles posteriores. VI CAJERO PRINCIPAL

Entre los cajeros se designará un Cajero Principal el cual tendrá un suplente quienes además de las funciones propias asignadas, deberán realizar las siguientes funciones: 1. Verificar el cierre de caja y recibir de cada cajero el efectivo y cheques. 2. Depositar diariamente el recaudo en la caja fuerte, tanto al medio día como al finalizar la jornada de trabajo. 3. Manejar la caja de cambio cuyo monto autorizado es de 5 s.m.l.m.v. y cambiar el sencillo diario a cada uno de los cajeros. Esta actividad deberá realizarla en la noche una vez haya terminado el cierre de caja. En temporada alta el monto autorizado se amplía a 10 s.m.l.m.v. 4. Entregar el recaudo diario a los mensajeros para su depósito en las entidades bancarias. 5. Verificar el acompañamiento de la policía u otro funcionario al mensajero al momento de desplazarse hasta los bancos. 6. Entregar los reportes de cierre de caja al Auxiliar Administrativo – Tesorero para las conciliaciones bancarias mensuales. 7. Velar por el cumplimiento del presente protocolo. El Director Administrativo y Financiero, notificará a la administración del Condominio, las decisiones tomadas en el presente Protocolo de Seguridad. .
REVISÓ Dr. ARIEL RINCÓN MACHADO APROBÓ DR. ARIEL RINCÓN MACHADO PRESIDENTE EJECUTIVO Por Resolución No. 90 de marzo 9 de 2009.


				
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