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2007.
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MANUAL CAMPAÑAS CIVICAS – HEALING THE CHILDREN
INTRODUCCION
La Cámara de Comercio de Neiva, en su calidad de promotora del desarrollo regional, coordina
campañas y eventos encaminados a ofrecer una mejor calidad de vida, seguridad y brindar un
mejor ambiente para la comunidad, como el fortalecimiento del cuerpo de bomberos, jornadas
de salud, apadrinamiento de colegios, defensa de usuarios por abusos por parte de Empresas
de Servicios Públicos, etc.
En este sentido nuestro mayor aporte social lo hacemos a través de la Jornada de Salud
Healing the Children que desde 1993 –ininterrumpidamente- ha logrado la intervención
quirúrgica de más de 2.000 niños con labio leporino, paladar hendido, pie chapín, secuelas por
quemaduras y algunos casos especiales.
La Fundación Healing The Children, conformada por profesiones de la salud, ofrecen sus
servicios de cirugía, sin costo alguno, a niños entre los 0 y 18 años de edad, que presentan
alguna de las patologías enunciadas anteriormente y que no tienen ninguna posibilidad
económica para mejorar sus condiciones de salud; además de este propósito comparten su
maestría con profesionales colombianos y principalmente huilenses que también se vinculan a
la jornada.
RESEÑA HISTORICA
En el 1992 Carlos José Fajardo Rodríguez actual Gerente de Neivatur, agencia de
viajes en la ciudad de neiva, se alistaba para regresar al Departamento del Huila, luego
de vivir 25 años en Estados Unidos.
En un aeropuerto de ese país esperaba su turno para abordar el avión, cuando un chico
lo miraba y lo miraba con insistencia, pero tenía características especiales,
deformidades físicas, en su carita, pies y manos, lo que dificultaba a Carlos José
observarlo, bajaba la cabeza y siempre colocaba su cara al lado contrario del lugar
donde estaba el infante.
El pequeño caminaba muy raro, sus piecitos estaban torcidos, con una cabeza
extremadamente grande para el tamaño de su cuerpo, su rostro también tenía
presencia de deformación al igual de sus manos, y todo el tiempo trataba de llamar la
atención de ese hombre que se negaba a mirarlo.
A penas se dio la autorización para abordar el avión el Ingeniero Carlos José se levantó
inmediatamente para dejar atrás esa escena que era bien incómoda para él.
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Ya en el aeroplano se sintió tranquilo y se dispuso a disfrutar del viaje rogando a Dios
no volver a tener esa angustia causada por el pequeño.
Las personas abordaron el avión y este hombre observa que una linda enfermera, alta,
mona y atractiva viene sosteniendo en los brazos a ese pequeño niño morenito y de
pelo ondulado, la enfermera con ternura estaba buscando su lugar y sin pensarlo dos
veces se hizo al lado del señor Fajardo quien no podía creer que eso le estuviera
ocurriendo y pedía a Dios perdón por lo que estaba pensando.
Este hombre se quedó quieto mirando al frente negándose al pequeño, y escuchaba
como lo consentían en el avión llamándolo Juanito por aquí y Juanito por allá. Durante
el viaje comenzó a darse cuenta que el grupo que lo acompañaba era bastante grande.
La mujer enfermera elegante y hermosa, se hizo en la parte de atrás del avión con otras
muchachas despertándole la curiosidad al Ingeniero por saber a qué se dedicaba ese
grupo y la especialidad con el niño.
Así que se levanto de su silla y se dirigió al conjunto de mujeres y les preguntó quiénes
eran, de donde venían, qué pasaba con el niño.
Efectivamente la respuesta de la mujer era, que integraban una Fundación denominada
“Healing The Children”, un equipo de profesionales de la medicina que voluntariamente
donan su trabajo viajando por todos los países subdesarrollados, operando a niños con
malformaciones físicas de manera gratuita.
Luego preguntó por Juanito y le dijeron que era un niño de seis años a quien tenían
hace dos años en Estados Unidos practicándole unas cirugías y ahora lo llevaban de
regreso a su casa.
Carlos José escuchando esa historia y experiencia de vida, pensó que era la
oportunidad de realizar una obra social a favor de Neiva y del Huila, y les preguntó que
si existía la posibilidad de traer la Jornada de Salud al Departamento del Huila. La
mujeres contestaron que no veían ningún problema pero que tenía que hablar con la
Directora Ejecutiva de la Fundación que vivía en Estados Unidos; sin embargo para
suerte del Ingeniero, ese día iba en el avión por casualidad, decidió acercarse a ella,
quien se presentó como Angeles Glick, y efectivamente conoció todos los requisitos
para lograr que la fundación llegara a la capital del Huilense y cómo se preparaba la
visita. Así se pusieron en contacto y empezaron a dialogar sobre la ciudad capital del
Huila, dónde quedaba, cómo era geográficamente, el tipo de personas,etc.
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A la directora de la fundación le interesó y dijo que sí, que no había inconveniente en
que la fundación viajara al Huila, pero que antes debía escribir una carta con todas las
características de Colombia y del Departamento, con la relación de entidades que
pudieran unirse a la jornada.
Al llegar a Neiva, la primera institución que pensó apoyar la Jornada de Salud, fue la
Cámara de Comercio de Neiva, donde se recepcionó de muy buena manera la
campaña por parte del Dr. Ramiro Gutiérrez q.e.p.d. presidente Ejecutivo en esa época,
y empezó la dura tarea de convencer a la Administración Departamental por medio del
Gobernador, luego el Gerente del Hospital Universitario de Neiva y demás instituciones
pública, privadas, etc.
Con estas entidades se escribió la carta, contándole la organización de la campaña y
los detalles de cada una de las entidades interesadas en ejecutar la campaña, luego se
solicitaron unos requisitos por parte de la Fundación, cumpliéndose cada una de ellos y
meses después una comisión de Healing The Children llegó a estudiar la ciudad donde
se llevaría a cabo la campaña.
De esta manera, en el año 1993 del mes de abril se realizó la primera campaña de
salud, con 30 profesionales en la ciudad de Neiva.
OBJETIVO GENERAL
Ofrecer sin costo tratamiento quirúrgico especializado a niños y niñas de escasos recursos
económicos con edades de 0 a 18 años, que presenten patologías de Labio Leporino y
Paladar Hendido, Secuelas por Quemaduras, Pie Chapín, Luxación Congénita de Cadera y
algunos casos especiales.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Intervenir quirúrgicamente a niños y niñas provenientes de diversas regiones de los
Departamentos del sur de Colombia (HUILA, TOLIMA, CAUCA, CAQUETA Y PUTUMAYO).
Consolidar el trabajo interinstitucional que permita el fortalecimiento de la Jornada de
Salud en el Departamento del Huila.
Contribuir a la solución de problemas de salud de los niños y niñas de los estratos más
vulnerables de la región.
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Generar sentido de solidaridad en la sociedad para que apoyen eventos humanitarios de
carácter social, que tienen como propósito devolver la alegría y deseo de vivir a los niños
que por su condición económica, ven muy remota la posibilidad de acceder a un
tratamiento médico especializado que les permita llevar una vida normal dentro de la
sociedad.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
Comunicación
1. Convocatoria Presidencia Ejecutiva da la orden de convocar a los integrantes del Comité escrita.
Comité Organizador, se verifica la lista del año anterior y si se requiere se hacen Presidente
Organizador modificaciones para ampliar el Comité. Ejecutivo Planilla de
Recibidos y
Telemercadeo.
2. Reunión Comité El Presidente Ejecutivo preside la reunión, la cual tiene como objetivo definir
Organizador la fecha de realización de la Jornada y las actividades que se deben adelantar Presidente Control de
para el cumplimiento de la Jornada. Ejecutivo asistencia.
Así mismo, se programa la realización de una segunda reunión.
3. Segunda El Coordinador de Comunicaciones expone al Comité Organizador las fechas Presidente
Reunión del exactas, objetivo de la campaña, integrantes del Comité, patologías, la Ejecutivo.
Control de
Comité publicidad de la campaña, los mecanismos de recolección de recursos, se
Asistencia.
Organizador establecen los convenios tradicionales que financian la jornada, el presupuesto Coordinador -
de la campaña y las actividades a cumplir por cada una de las Instituciones Comunicaciones
para el desarrollo de la misma.
4. Inscripción de El Hospital Universitario Hernando Moncaleano Perdomo, expide una circular
Niños que contiene los pasos y requerimientos para la Inscripción , la cual es
remitida a los Directores de Hospitales y centros de Salud del Departamento
del Huila, Cámara de Comercio de Neiva y las oficinas locales para poder Hospital
dar información precisa a quien la solicite. Universitario
Esta circular da las pautas para la selección previa de los niños que deben
hacer en los Municipios y en ella dan una fecha límite para enviar los reportes
de Inscritos a la Trabajadora Social del Hospital.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
5. Coordinación El Presidente Ejecutivo conoce por parte de la fundación el personal médico
Visita Fundación que asistirá y los requerimientos necesarios para el desarrollo de la Jornada. Presidente
Healing The Ejecutivo.
Children
6. Contacto Fuerza Se solicita por escrito a la Fuerza Aérea Colombiana, el préstamo de un avión Presidente
Aérea (Hércules) para el transporte de los médicos desde Bogotá hasta Neiva. Ejecutivo.
Carta de
Solicitud.
Coordinador -
Comunicaciones
7. Contacto Se solicita por escrito el ingreso de un bus, un camión, un furgón al Aeropuerto Presidente
Seguridad el Dorado y se les comunica el número de personas extranjeras que estarán en Ejecutivo.
Carta de
Aeroportuaria y Neiva para la Jornada, además de solicitárseles un permiso especial de
Solicitud.
Policía movilidad en áreas estériles en el Aeropuerto el Dorado. Coordinador -
Aeroportuaria Comunicaciones
8. Contacto DAS Se envía comunicación escrita al DAS con los nombres y pasaportes del Presidente
personal médico solicitando apoyo para agilizar el paso por el control de Ejecutivo. Carta de
inmigración. Coordinador - Solicitud.
Comunicaciones
9. Contacto DIAN A través de comunicación escrita se le solicita a la DIAN un control especial en Presidente
aduana para la revisión de medicamentos y maquinaria quirúrgica de tal Ejecutivo. Carta de
manera que no sean retenidos los equipajes y puedan pasar sin problema y Coordinador - Solicitud.
con agilidad. Comunicaciones
10. Autorización Se solicita a la Fundación Healing The Children las hojas de vida que no
para que los reposan en el archivo de la Institución para enviarlas al Ministerio de la
médicos Protección Social.
Coordinador -
extranjeros puedan
Comunicaciones
ejercer su
profesión en
Colombia
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
11. Reunión Se solicita a la policía del Departamento del Huila seguridad para el hotel
Comité donde se van a hospedar los médicos, 80 vallas de seguridad , una patrulla
Organizador motorizada para el recorrido Hospital – Hotel y viceversa, un bus para recoger
a los médicos el día de la llegada y llevarlos el día de su regreso al Aeropuerto
Benito Salas.
Así mismo, se solicita a la Novena Brigada la colaboración para el hospedaje
de los niños que van a ser operados y que viven fuera de la ciudad de Neiva.
Un camión y un bus en la ciudad de Bogotá para el transporte de maletas y
equipamiento quirúrgico hasta CATAM, un camión en Neiva para recoger el
equipaje de los médicos el día de su llegada y el día de su regreso, un camión
para trasteo de los elementos necesarios de la Cámara de Comercio de Neiva
al Hospital el día anterior de la valoración y se pide la cotización de Presidente
alimentación (desayuno, almuerzo y comida) tanto de los niños como de sus Ejecutivo.
Control de
acompañantes.
Asistencia.
Coordinador -
Se hace la petición a la aerolínea Aires para la donación de tiquetes aéreos Comunicaciones
que faciliten la gestión de los organizadores.
Se solicita a la empresa petrolera Ecopetrol establecer el convenio para el
pago de medicamentos con el Hospital Universitario de Neiva.
Se solicita a la secretaría de Salud Departamental establecer el convenio con
el Hospital Universitario que cubrirá derechos a sala por los niños y demás
gastos que tenga el centro hospitalario, igualmente se le solicita un carro para
el transporte de los médicos hospital – hotel y viceversa durante la semana de
la jornada y la gestión con otros centros de salud del Departamento para la
consecución de mesas quirúrgicas, máquinas de anestesia, succionadores,
electrocauterio, entre otros elementos necesarios.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
Se solicita a la ESE Carmen Emilia Hospina un vehículo para el transporte
durante la semana de los médicos hospital – hotel y viceversa durante la
semana de la jornada y algunos requerimientos quirúrgicos.
Se solicita a la Fundación Hocol un convenio con el Hospital para el pago del
personal auxiliar de salud que apoya a la Jornada y la donación de pijamas
para los niños.
Se solicita a la empresa petrolera Petrobras un aporte financiero para la
realización de la campaña.
Se solicita mediante comunicación escrita al I.C.B.F. un vehículo para el
transporte de los médicos del hospital al hotel y viceversa, y además se piden
bultos de bienestarina para los niños que serán operados en la Campaña.
Se solicita a la Alcaldía de Neiva establecer el giro de recursos a la Cámara de
Comercio de Neiva para la financiación de la campaña.
Se solicita al Hospital Universitario un informe de las necesidades y
requerimientos para el desarrollo de la Campaña.
Se solicita a la Universidad Surcolombiana apoyo para la gestión en la
autorización de las hojas de vidas de los médicos extranjeros.
Y finalmente, se define el día de la rueda de prensa y detalles de la promoción
de la campaña.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
12. Coordinación Se Gestionan cada uno de los requerimientos hechos a la Fuerza Aérea
Presidente
con Entidades para Colombiana, el DAS, la DIAN, Seguridad Aeroportuaria y Policía Aeroportuaria.
Ejecutivo.
la logística de
llegada y regreso
Coordinador -
de los médicos
Comunicaciones
13. Solicitud de un Se solicita a la Piscícola New Cork el préstamo de un furgón para el transporte Coordinador -
furgón especial de medicamentos de Bogotá a Neiva. Comunicaciones
14. Coordinación Se define qué tipo de avión fue prestado por la Fuerza Aérea Colombiana para Presidente
de Avión establecer si se necesita el apoyo de un vuelo comercial para traer a los Ejecutivo.
médicos a la ciudad de Neiva. Se fija el horario de salida del avión con los
médicos CATAM – Aeropuerto Benito Salas y viceversa. Coordinador -
Comunicaciones
15. Coordinación Se solicita al Aeropuerto Benito Salas la ampliación del horario nocturno Presidente
Aeronáutica Civil previniendo una llegada sin contratiempo del personal médico en el avión de la Ejecutivo.
Comunicación
fuerza aérea. Esa solicitud contiene horario de llegada del avión así como el
Escrita.
personal de la CCN y el comité organizador que va a recibir la fundación. Coordinador -
Comunicaciones
16. Coordinación Se envía nueva comunicación informando las placas de los vehículos que
con la Policía ingresaran al aeropuerto el Dorado el día de llegada de los médicos, el nombre
Aeroportuaria y la de los médicos y sus respectivos pasaportes, al igual que los nombres de los 2
Seguridad del funcionarios por parte de la CCN que estarán al frente de la llegada del Presidente
Aeropuerto personal médico al aeropuerto el Dorado. En la misma carta, se les pide el Ejecutivo.
Comunicación
nombre de la persona que se encargará de guiar los funcionarios de la
Escrita.
Institución que están encargados del recibimiento de los médicos y de la Coordinador -
movilización de todo el equipo en el aeropuerto para lograr una llegada Comunicaciones
organizada, sin dificultades y ágil.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
17. Coordinación Se envía la relación de los nombres del personal médico que estará en la Presidente
con el DAS ciudad de Neiva con los respectivos números de pasaporte y se establece el Ejecutivo.. Comunicación
contacto directo que permitirá pasar por el control de inmigración sin Coordinador - Escrita.
problemas. Comunicaciones
18. Coordinación Se envía la relación con los nombres del personal médico que estarán en la Presidente
con la Aduana ciudad de Neiva con los respectivos números de pasaporte y se establece el Ejecutivo.
Comunicación
contacto directo que permitirá pasar por el control de aduana sin
Escrita.
inconvenientes. Coordinador -
Comunicaciones
19. Coordinación Se envía comunicación al Comandante de CATAM con la información sobre el
Presidente
con CATAM vuelo de la Fuerza Aérea Colombiana el día de la llegada de los médicos, la
Ejecutivo. Comunicación
hora de salida y la relación de los vehículos para que se autorice el ingreso a
Coordinador - Escrita.
CATAM.
Comunicaciones
20. Convocatoria El Coordinador de Comunicaciones selecciona un equipo de la Institución
Comité Interno Mercantil para dividir algunas actividades que se necesitan en el desarrollo de
Coordinador -
Cámara de la Campaña. Se escoge el encargado de refrigerios, transporte, almuerzos,
Comunicaciones
Comercio de Neiva alimentación en la Novena Brigada y en general los elementos necesarios para
el desarrollo de la Campaña.
21. Gestión Comité El Coordinador de Comunicaciones se reúne periódicamente con el Comité
Interno: Interno para establecer el avance de las actividades que fueron designadas y la Coordinador -
gestión que se ha llevado a cabo con las diferentes empresas para la Comunicaciones
realización de las campañas.
22. Elaboración del Se elabora el presupuesto con los recursos que ha recibido la Fundación CCN
Presupuesto por por donación y se entrega el informe sobre los convenios establecidos. Jefe
parte del Jefe Departamento
Presupuesto.
Departamento Administrativo y
Administrativo y Financiero.
Financiero.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
23. Lanzamiento El comité organizador ofrecerá una rueda de prensa coordinada por el Presidente
de la Campaña presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Neiva. Ejecutivo.
Coordinador -
Comunicaciones
24. Última Reunión Se hace un check list de cada una de las actividades encargadas, para verificar
Coordinador -
del Comité que la logística está dispuesta para realizar con éxito la Jornada de Salud. Check List.
Comunicaciones
Organizador
25. Reunión con El coordinador de comunicaciones convoca al voluntariado Huilense para que
Voluntarias: apoye el día de valoración de la Jornada, se les entrega un formato con los Coordinador - Formato
requisitos que deberán pedirle a los niños que ese día ingresarán a valoración Comunicaciones Requisitos.
y se les reparte por patologías para este mismo día.
26. Situar Tiquetes El Coordinador de Comunicaciones establecerá la relación de los médicos
Coordinador -
colombianos que apoyaran a la jornada y que están por fuera de la ciudad de
Comunicaciones
Neiva para situarles los respectivos tiquetes de transporte aéreo.
27. Arribo de los Dos funcionarios de la CCN, se desplazarán a la ciudad de Bogotá para recibir
Médicos a la a la comisión de la fundación Healing the Children, quienes deberán dialogar
ciudad de Neiva con cada uno de los contactos preestablecidos por el Coordinador de
Coordinador -
Comunicaciones que les ha solicitado por escrito nombres y números
Comunicaciones
telefónicos. Deberán tener contacto directo con los conductores del furgón, el
camión y el bus que ingresarán al aeropuerto el dorado para el transporte de
los médicos y equipaje. Se desplazarán hasta CATAM y de CATAM A Neiva.
28. Recibimiento El Presidente Ejecutivo invitará a los miembros del Comité organizador y junto
en la ciudad de al Comité interno de la CCN estarán en el Aeropuerto Benito Salas para recibir
Neiva a los médicos extranjeros.
Coordinador de
El Coordinador de Comunicaciones deberá coordinar el bus de la Policía, el
Comunicaciones
camión del ejército, la logística del hotel y demás para el día del arribo de los
médicos.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
29. Día anterior a El coordinador de comunicaciones y algunos funcionarios de la CCN, instalan
la valoración toda la logística necesaria en el parqueadero del Hospital Universitario de
Neiva. (Casetas, silletería, carpas, salón de almuerzo de los médicos, atril, Funcionarios CCN
sonido, etc.)
30. Día de la A partir de las 6:00 a.m, el Coordinador de Comunicaciones y el equipo interno
Valoración de la CCN estarán ubicados estratégicamente en el parqueadero del hospital
para garantizar que cerca de 600 niños puedan ser valorados por los médicos y
de allí seleccionar los niños que van a hacer operados. El Presidente Ejecutivo
de la Cámara de Comercio junto con el Comité organizador hace la apertura de
la jornada mediante un acto protocolario.
Al finalizar la Jornada aproximadamente 6 p.m, un funcionario de la CCN
deberá garantizar que los niños que van a ser operados y que no vivan en Funcionarios CCN
Neiva sean llevados a la Novena Brigada.
El Coordinador de la Jornada, deberá esperar hasta la finalización de la misma
dejando organizado el lugar donde se llevó a cabo la Jornada, que los médicos
regresen al hotel y que no quede ni un solo niño sin valorar. Además que esté
todo dispuesto logísticamente para iniciar al día siguiente con las operaciones.
31. Desarrollo de la Durante la Campaña habrá tres personas directamente ejecutando actividades
Jornada por parte de la Institución Gremial, el encargado de los alimentos, refrigerios y
transporte de los niños que van a operar con sus acompañantes, el encargado
de los almuerzos del personal auxiliar de enfermería del hospital y de la
Cámara, el Coordinador de Comunicaciones que estará atento a suministrar los Funcionarios CCN
requerimientos hechos y solucionar cualquier inconveniente que se presente.
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ACTIVIDAD COMO RESPONSABLE REGISTRO
32.Logística El Coordinador de comunicaciones debe hacer los mismos contactos que hizo
Regreso de los para el arribo de los médicos (FAC, DAS, DIAN) para garantizar la salida de Coordinador -
Médicos: ellos. Comunicaciones
33. Clausura Al término de la Jornada se hará un acto protocolario con el Presidente Presidente
Ejecutivo, el Comité Organizador y los médicos para dar fin a la Jornada y se Ejecutivo.
hace la presentación del video que resume el desarrollo de la misma.
Coordinador –
Comunicaciones.
34. Agradecimiento La Institución Gremial en cabeza del Coordinador de comunicaciones, deberá Presidente
enviar cartas de agradecimiento a todos los aportantes con los certificados Ejecutivo.
Cartas de
firmadas por el Presidente Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Neiva.
Agradecimiento.
Coordinador –
Comunicaciones.
REGISTROS
Comunicación Escrita
Planilla de Recibidos
Control de Asistencia
Presupuesto
Check List
Formato Requisitos
Cartas de Agradecimiento
REVISÓ APROBÓ
PRESIDENTE EJECUTIVO PRESIDENTE EJECUTIVO
Por Resolución No. 9A de enero
11 de 2007.