Procedimiento - Auditoría Interna by CCNeiva

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                      PROCESO: GESTION DE CALIDAD                           MAYO 29 DE 2009

                      PROCEDIMIENTO:                                        VERSIÓN: CINCO
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1. OBJETIVO: Establecer la metodología para la planeacion, ejecución y presentación de
informes de las auditorías internas de calidad, con el fin de verificar las actividades y resultados
relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad y definir los criterios mínimos para
calificar los auditores.

2. ALCANCE: Aplica a las Auditorías Internas efectuadas al Sistema de Gestión de la Calidad
de la Cámara de Comercio de Neiva y abarca los criterios mínimos que se deben tener en
cuenta para calificar a los auditores.

3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

3.1 Auditoría de calidad: Consiste en un examen sistemático e independiente para
determinar si las actividades y los resultados relacionados con el Sistema de Gestión de la
Calidad cumplen con los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2000 y lo establecido
en el Manual de Calidad de manera eficaz y eficiente de tal manera que contribuyan al logro
de los objetivos y a desarrollar procesos de mejora continua.

3.2 Auditor de calidad: Persona calificada para efectuar auditorías de calidad.

3.3 Auditado: Organización y/o persona sometida a una auditoría.

3.4 Lista de verificación: Instrumento útil para detectar de manera sistemática las no
conformidades.

4. SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DE AUDITORES INTERNOS:

Educación: Los candidatos a auditores deben haber cursado y aprobado los estudios
secundarios.

Entrenamiento: Los candidatos a auditores deben recibir el entrenamiento necesario para
garantizar su competencia en las aptitudes requeridas para un trabajo de ejecución y
administración de auditoría.

El entrenamiento es recibido mediante un curso externo en formación de auditores internos
de calidad, el cual debe cubrir los siguientes aspectos:

       Conocimiento y entrenamiento de la Norma NTC ISO 9001:2000, ó NTC ISO
       9001:2008, con respecto a la cual se van a realizar las auditorías al Sistema de
       Gestión de la Calidad.
       Técnicas de examen, indagación y evaluación.

Se deberá realizar inducción al menos una vez en el año al equipo auditor de tal manera que
se garantice la competencia del mismo para desarrollar procesos de auditoría interna.
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                     PROCESO: GESTION DE CALIDAD                       MAYO 29 DE 2009

                     PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CINCO
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Experiencia: Los candidatos a auditores deben ser bachilleres y llevar en su sitio de trabajo
como mínimo tres meses.

El candidato debe participar en auditorías a fin de ampliar su experiencia en las mismas.

Atributos personales: Debe reunir las siguientes características:

      Mente abierta.
      Buen criterio.
      Aptitudes analíticas.
      Entender las funciones de las unidades individuales dentro de la organización.

Estas características se deben aplicar con el fin de:

      Obtener y evaluar la evidencia objetiva en forma equitativa.
      Permanecer fiel al propósito de la auditoría.
      Evaluar los efectos de las observaciones de auditoría con las interacciones
      personales.
      Llegar a conclusiones aceptables basadas en las observaciones de auditoría.

Capacidades administrativas: El candidato a auditor debe demostrar su conocimiento y
capacidad de empleo de habilidades administrativas.

5. RESPONSABLES

El Director Oficina Control Interno y SGC es responsable de elaborar el programa de
auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad.

El Presidente Ejecutivo o responsable de la Dirección aprueba el programa.

El Presidente Ejecutivo podrá solicitar auditorías adicionales.

Los Directores de Proceso y Directores de sedes y seccional deben implementar las
acciones correctivas a las no conformidades surgidas de las auditorías internas.

6. PROCEDIMIENTO
                                                                   FECHA:
                 PROCESO: GESTION DE CALIDAD                       MAYO 29 DE 2009

                 PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CINCO
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  ACTIVIDAD                              DESCRIPCION                                 RESPONSABLE         REGISTROS

                Anualmente se debe de programar un ciclo de auditoría que
                comprenda los procesos, procedimientos, manuales y guías del
                Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.
                                                                                     Director Oficina
1. Programar    Se debe tener en cuenta lo siguiente:                                                    Programa de
                                                                                     Control Interno y
Auditoría                                                                                                  Auditoría
                                                                                          SGC
                      Aspectos o áreas que tienen tradición de problemas.
                      Los cambios significativos en administración, organización,
                      políticas, técnicas o tecnologías pertinentes al sistema de
                      calidad.


                Se realiza la planificación de la auditoría interna, teniendo en
                cuenta lo siguiente:

                      Objetivos y alcance de la auditoría.
                      Identificación de los elementos de referencia.
                                                                                                          Plan de
                      Criterios de auditoría.
2. Planificar                                                                        Director Oficina     Auditoría
                      Fecha y hora de la auditoría.
Auditoría                                                                            Control Interno y
                      Identificación de las personas que tengan responsabilidades
Interna.                                                                                  SGC              Lista de
                      directas con respecto a los elementos.
                                                                                                          Auditores
                De igual manera se asignan los auditores teniendo en cuenta que
                deben ser independientes al área que les corresponda auditar.

                El plan de auditoría debe ser aprobado por el Presidente Ejecutivo
                o responsable de la dirección.
                                                                        FECHA:
                     PROCESO: GESTION DE CALIDAD                        MAYO 29 DE 2009

                     PROCEDIMIENTO:                                     VERSIÓN: CINCO
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3. Notificar a      Se envía nota a cada uno de los integrantes del equipo auditor
                                                                                           Control Interno y   Notificación.
Auditores.          adjuntado copia del plan de auditoría.
                                                                                                SGC


                    Cada auditor revisa la documentación y considerando los criterios
4. Elaborar lista   de auditoría define las preguntas o verificaciones que va a realizar
                                                                                               Auditor
de verificación.    en la auditoría.


                                                                                           Director Oficina
                                                                                           Control Interno y
5. Revisar lista    Se debe revisar con el Director Oficina Control Interno y SGC para
                                                                                                SGC
de verificación.    realizar los ajustes que se consideren necesarios.
                                                                                               Auditor
                    Se lleva a cabo una reunión con la persona o personas encargadas
                    del área a auditar, con el fin de informarle:
                          Objetivos de la auditoría.
                          Alcance.                                                         Director Oficina
                                                                                           Control Interno y
                          Metodología.
6. Reunión de                                                                                   SGC             Acta de
Apertura.                 Procedimientos aplicables.                                                            Apertura
                          Eficacia del sistema a través de la revisión del cumplimiento
                                                                                           Equipo Auditor
                          de objetivos.
                          Manejo de las no conformidades.
                          Presentación de resultados.
                                                                        FECHA:
                    PROCESO: GESTION DE CALIDAD                         MAYO 29 DE 2009

                    PROCEDIMIENTO:                                      VERSIÓN: CINCO
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                   Tomando como referencia el formato "Lista de Verificación", se
7. Realizar        entrevista al personal del área auditada y se verifica el                                     Lista de
                                                                                               Auditor
auditoría.         cumplimiento de los procedimientos y los registros de calidad.                               Verificación



                   Cuando se detecte una no conformidad el auditor debe proceder a
                   describir en el formato de acción correctiva de manera clara y
8. Describir No                                                                                                  Acción
                   precisa la situación que incumple los requisitos de la norma ISO            Auditor
Conformidad                                                                                                     Correctiva
                   9001:2000 o lo establecido en el Manual de Calidad de la Cámara.
                   (Ver Procedimiento de Acción Correctiva).


                   Una vez finalizada la auditoría, el equipo auditor se reúne con el
                                                                                           Director Oficina
9. Reunión de      grupo auditado y se dan a conocer las fortalezas y debilidades del
                                                                                           Control Interno y   Acta de Cierre
Cierre             Sistema de Gestión de la Calidad, así como las no conformidades
                                                                                                SGC
                   levantadas.


                   El resultado lo presenta el Director Oficina Control Interno y SGC al   Director Oficina
10. Analizar los                                                                                                Informe de
                   Presidente Ejecutivo en el Informe de Auditoría y se anexan las no      Control Interno y
resultados.                                                                                                      Auditoría
                   conformidades detectadas, con el fin que se tomen las acciones               SGC
                   correctivas.

                   Una vez analizadas las causas que generaron la no conformidad
11. Iniciar
                   se procede a determinar e iniciar las acciones necesarias para           Directores de        Acción
Acción
                   evitar la recurrencia de las mismas.                                        Proceso          Correctiva
Correctiva
                                                                        FECHA:
                   PROCESO: GESTION DE CALIDAD                          MAYO 29 DE 2009

                   PROCEDIMIENTO:                                       VERSIÓN: CINCO
                   Auditoría Interna                                    PAG. 6 de 8

                  Después de cumplido el plazo para la realizar la acción, se permite
                  un tiempo prudencial según criterio del auditor que detectó la no
                  conformidad para evaluar si la acción tomada fue eficaz.
12. Determinar
la eficacia y
                  Si la acción fue eficaz, se procede a informar por escrito al Director       Auditor
cierre de la
                  Oficina Control Interno y SGC.
acción.
                  En caso contrario se solicita al Director de Proceso realizar los
                  ajustes necesarios o generar otra acción correctiva.

                  El Director Oficina Control Interno y SGC lleva control sobre las
13. Controlar                                                                              Director Oficina     Control de
                  acciones de mejora levantadas en la auditoría mediante el Control
las acciones de                                                                            Control Interno y   Acciones de
                  de Acciones de Mejora, en el cual se identifican las no
mejora.                                                                                         SGC              Mejora
                  conformidades emitidas y si estas están cerradas o no.



6. REGISTROS
Programa de auditoría
Plan de Auditoría Interna
Lista de auditores internos
Notificación
Acta de Apertura
Lista de verificación
Acción Correctiva
Acta de Cierre
Informe de auditoría
Control de Acciones de Mejora
                                                  FECHA:
PROCESO: GESTION DE CALIDAD                       MAYO 29 DE 2009

PROCEDIMIENTO:                                    VERSIÓN: CINCO
Auditoría Interna                                 PAG. 7 de 8




                    INICIO



         1. PROGRAMAR AUDITORÍA



          2. PLANIFICAR AUDITORÍA


         3. NOTIFICAR A AUDITORES


    4. ELABORAR LISTAS DE VERIFICACION



     5. REVISAR LISTAS DE VERIFICACION



      6. HACER REUNION DE APERTURA


          7. REALIZAR AUDITORÍA


                                         NO
              DETECTÓ NO
              CONFORMIDAD?


                         SI

       8. DESCRIBIR NO CONFORMIDAD


        9. HACER REUNION DE CIERRE


        10. ANALIZAR LOS RESULTADOS


       11. INICIAR ACCION CORRECTIVA



                     1                        2
                                                         FECHA:
 PROCESO: GESTION DE CALIDAD                             MAYO 29 DE 2009

 PROCEDIMIENTO:                                          VERSIÓN: CINCO
 Auditoría Interna                                       PAG. 8 de 8




                        1                          2


          12. DETERMINAR LA EFICACIA Y
               CIERRE DE LA ACCION


                                             NO
                     EFICAZ?


                            SI

        13. CONTROLAR CIERRE DE ACCION
                  DE MEJORA



                       FIN




       REVISÓ                               APROBÓ
 DIRECTOR OFICINA DE               PRESIDENTE EJECUTIVO
CONTROL INTERNO Y SGC            Por Resolución No. 221 de mayo
                                           29 de 2009.

								
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