Listado Maestro de Registros by CCNeiva

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									                                                                                                        PROCESO: GESTIÓN DE LA CALIDAD

                                                                                                         LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

                                                     RECOLECCIÓN                                                                                                                   TIEMPO                         FECHA
      IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                       (RESPONSABLE)                      ALMACENAMIENTO            CLASIF/CIÓN            UBICACIÓN                 ACCESO         RETENCIÓN      DISPOSICIÓN     ACTUA/ZAC.

Constancia secretarial de notificación       Auxiliar Administrativo –           Archivo de Registros Públicos   Cronológico   Carpeta de Constancia         Jefe Departamento   3 Años        Destrucción
personal o de desfijación del edicto         Secretaria Departamento                                                           secretarial de notificación   Jurídico
                                             Jurídico                                                                          personal o de desfijación
                                                                                                                               del edicto                                                                       01/06/2007
Contrato de prenda                           Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos     Expedientes   Libros                        Todos los           Ver Guía de   Digitalización
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                                                                                                                                                                                 Documental                     26/05/2007
Copia oficio de citación                     Auxiliar Administrativo –           Archivo de Registros Públicos   Cronológico   Carpeta de cartas enviadas Jefe Departamento      3 Años        Destrucción
                                             Secretario dpto jurídico                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                                01/06/2007
Documento de modificación o cancelación      Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos     Expedientes   Libros                        Todos los           Ver Guía de   Digitalización
de prendas                                   Virtual                                                                                                         funcionarios        Retención
                                                                                                                                                                                 Documental                     26/05/2007
Documento inscrito                           Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos     Expedientes   Libros                        Todos los           Ver Guía de   Digitalización
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                                                                                                                                                                                 Documental                     01/06/2007
Expediente (documento, formulario,           Auxiliar Administrativo . Archivo   Archivo de Registros Públicos   Numérica      Libro                         Todos los           Ver Guía de   Digitalización
formato nit, acto administrativo – rótulo)   Virtual                                                                                                         funcionarios        Retención
                                                                                                                                                                                 Documental                     01/06/2007
Formularios Registros Públicos (Único        Auxiliar Administrativo . Archivo   Archivo de Registros Públicos   Expedientes   Libros                        Todos los           Ver Guía de   Digitalización
Empresarial, Único Tributario y              Virtual                                                                                                         funcionarios        Retención
Proponentes)                                                                                                                                                                     Documental                     19/04/2007
Inscripción Acto Administrativo (Rótulo      Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos     Expedientes   Archivo Virtual               Todos los           Ver Guía de   Digitalización
Firmado)                                     Virtual                                                                                                         funcionarios        Retención
                                                                                                                                                                                 Documental                     22/12/2006
Nota de devolución o acto administrativo si Auxiliar Administrativa –            Archivo de Registros Públicos   Cronológico   Carpeta notas devolución      Jefe Departamento   3 Años        Destrucción
es negativo la inscripción                  Secretaria dpto jurídico                                                                                         Jurídico
                                                                                                                                                                                                                22/12/2006
Recibo de pago en caja                       Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos     Expedientes   Libros                        Todos los           Ver Guía de   Digitalización
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                                                                                                                                                                                 Documental                     19/04/2007
Formato Salvedad de Error                    Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos     Expedientes   Libros                     Todos los              3 Años        Digitalización
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Copia Nota Remisoria                         Auxiliar Administrativo –         Archivo de Registros Públicos     Cronológico   Carpeta de cartas enviadas Jefe Departamento      3 Años        Destrucción
                                             Secretario dpto jurídico                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                                01/06/2007
Solicitud de inscripción de libros           Auxiliar - Archivo Virtual          Archivo de Registros Públicos   Expedientes   Libros                        Todos los           Ver Guía de   Digitalización
                                                                                                                                                             funcionarios        Retención
                                                                                                                                                                                 Documental                     24/05/2007
Solicitud de Conciliación (Recibos de caja, Auxiliar Administrativo -            Archivo MASC´S                  Expedientes   Carpetas por conciliación     Jefe Departamento   5 Años        Destrucción
actas de designación conciliador, copia de Conciliación                                                                                                      Jurídico
recibido, acta constancias)
                                                                                                                                                                                                                28/01/2008
                                                     RECOLECCIÓN                                                                                                                    TIEMPO                 FECHA
      IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                       (RESPONSABLE)                  ALMACENAMIENTO                CLASIF/CIÓN        UBICACIÓN                      ACCESO        RETENCIÓN DISPOSICIÓN   ACTUA/ZAC.
Evaluaciones                                Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes  Hojas de vida                   Jefe Departamento   2 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Copia notificación al conciliador           Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Carpetas por conciliación    Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Nota de entrega de acta de conciliación y   Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Carpetas por conciliación    Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
constancia con sus anexos.                  Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Acta de Conciliación                        Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Carpetas por conciliación    Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Libro Radicador de Constancias              Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Libro Control de             Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                        Constancias                  Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Libro radicador de actas                    Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Libro Control de actas       Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Copia nota de devolución                    Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Carpetas por conciliación    Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Excusas                                     Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Carpetas por conciliación    Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Expediente Centro Conciliación              Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Carpetas por conciliación    Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
Hojas de Vida Conciliadores                 Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Alfabética      Carpetas Hojas de Vida       Jefe Departamento   1 Año     Destrucción
                                            Conciliación                                                                                                     Jurídico
                                                                                                                                                                                                         26/04/2007
                                            Auxiliar Administrativo -        Archivo MASC´S                     Expedientes     Carpetas por                 Jefe Departamento   5 Años    Destrucción
                                            Conciliación                                                                        procedimientos               Jurídico
Acta de Instalación del Tribunal                                                                                                                                                                         26/04/2007
Encuesta de Satisfacción                    Funcionarios de Registro,        Archivo por Departamento           Cronológico     Carpeta encuesta de          Jefes de            1 Año     Destrucción
                                            MASC´S y Promoción y                                                                satisfacción                 Departamento y
                                            Desarrollo                                                                                                       Coordinadores                               22/12/2006
Plan Anual de Trabajo                       Jefes de Departamento            Archivo por dpto                   Cronológica     Carpeta Plan de Acción       Todos los           1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                             funcionarios                                22/12/2006
Planilla de recibidos                  Auxiliar administrativo –             Archivo por dpto según             Cronológica     Carpeta Planilla de          Todos los           1 Año     Destrucción
                                       Secretaria de Departamento            correspondencia                                    Recibidos                    funcionarios                                22/12/2006
Planilla de Recibidos y Formato de     Auxiliar administrativo –             Archivo por dpto según evento o    Cronológica     Carpeta de evento            Todos los           1 Año     Destrucción
Telemercadeo                           Coordinadores                         capacitación                                                                    funcionarios                                27/01/2008
Registro de Préstamo de Documentos CIE Auxiliar Administrativo - CIE         Centro de Información              Cronológica     Carpeta de Registro de       Coordinador CIE     1 Año     Destrucción
                                                                             Empresarial                                        Préstamo de Documentos
                                                                                                                                CIE                                                                      24/05/2007
Registro de Usuarios de CIE                 Auxiliar Administrativo - CIE    Centro de Información              Cronológica     Carpeta de Registro de       Coordinador CIE     1 Año     Destrucción
                                                                             Empresarial                                        Usuarios de CIE                                                          24/05/2007
                                                                                                                                Carpeta Control de           Todos los           1 Año     Destrucción
Formato Control de Mensajería               Responsables del evento           Dependencia encargada               Cronológica   Mensajería                   funcionarios                                24/05/2007
Libro de cheques devueltos                  Auxiliar Administrativo - Pagador Oficina Administrativa y Financiera Cronológica   Libro de cheques devueltos   Dpto adtivo y       5 Años    Destrucción
                                                                                                                                                             financiero                                  26/05/2007
                                                      RECOLECCIÓN                                                                                                                       TIEMPO                 FECHA
      IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                        (RESPONSABLE)                       ALMACENAMIENTO            CLASIF/CIÓN          UBICACIÓN                  ACCESO            RETENCIÓN DISPOSICIÓN   ACTUA/ZAC.
Control de visitas                             Coordinador de Afiliados           Oficina Afiliados               Cronológica  Carpeta de Control de         Coordinador             1 Año     Destrucción
                                                                                                                               visitas a afiliados           Afiliados                                       26/05/2007
Copia de recibo de pago                        Auxiliar Administrativo - Afiliados Oficina Afiliados              Cronológica  Carpeta Afiliados             Coordinador             1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                             Afiliados                                       26/05/2007
Nota de Recibido                               Auxiliar Administrativo - Entrega Archivo de Registros Públicos    Cronológica   Capeta                       Todos los               1 Año     Destrucción
                                               de Documentos                                                                                                 funcionarios                                    26/05/2007
Formato control de visita posibles afiliados   Coordinador de Afiliados          Oficina Afiliados                Cronológica   Carpeta Control de Visitas a Coordinador             1 Año     Destrucción
                                                                                                                                posibles afiliados           Afiliados
                                                                                                                                                                                                             26/05/2007
Formato control entrega certificados     Coordinador de afiliados                 Oficina Afiliados               Cronológica   Carpeta entrega certificados   Funcionarios          1 Año     Destrucción
afiliados                                                                                                                       afiliados                      afiliados                                     26/05/2007
Correspondencia Enviada a Administrativa Auxiliar Administrativa –                Archivo de Registros Públicos   Cronológico   Carpeta correspondencia        Jefe Departamento     1 año     Destrucción
                                         Secretaria dpto jurídico                                                               enviada                        Jurídico
                                                                                                                                                                                                             26/05/2007
Libro registro de afiliados                    Auxiliar Administrativo - Afiliados Oficina Afiliados              Cronológica   Carpeta registro de afiliados Coordinador            1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                              Afiliados                                      26/05/2007
Listado de Posibles Afiliados                  Coordinador                        Oficina Afiliados               Cronológica   Carpeta Posibles Afiliados Coordinador               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                              Afiliados                                      26/05/2007
Solicitud de Afiliación (Ref. Comercial,       Auxiliar Administrativo - Afiliados Oficina Afiliados              Cronológica   Carpeta Afiliados             Coordinador            1 Año     Destrucción
bancaria, Rut, Certificado libro fiscal                                                                                                                       Afiliados
persona natural)                                                                                                                                                                                             26/05/2007
                                               Auxiliar Administrativo - Afiliados Oficina Afiliados              Cronológica   Carpeta resoluciones           Coordinador           1 Año     Destrucción
Resolución                                                                                                                                                     Afiliados                                     26/05/2007
Acción de Mejora                               Coordinador de Control Interno     Oficina de Control Interno      Cronológica   Carpeta Acción de Mejora       Funcionario Control   1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                               Interno                                       22/12/2006
Listado Maestro de Documentos Externos         Coordinador de Control Interno     Oficina de Control Interno      Cronológica   Carpeta de Documentos y        Funcionario Control   1 Año     Destrucción
                                                                                                                                Registros - Calidad            Interno                                       22/12/2006
Listado Maestro de Documentos Internos         Coordinador de Control Interno     Oficina de Control Interno      Cronológica   Carpeta de Documentos y        Funcionario Control   1 Año     Destrucción
                                                                                                                                Registros - Calidad            Interno                                       22/12/2006
Listado Maestro de Registros de calidad        Coordinador de Control Interno     Oficina de Control Interno      Cronológica   Carpeta de Documentos y        Funcionario Control   1 Año     Destrucción
                                                                                                                                Registros - Calidad            Interno                                       22/12/2006
Control de Formatos                            Coordinador de Control Interno     Oficina de Control Interno      Cronológica   Carpeta de Documentos y        Funcionario Control   1 Año     Destrucción
                                                                                                                                Registros - Calidad            Interno                                       22/12/2006
Programa de Auditoría (Plan de Auditoría, Coordinador de Control Interno          Oficina de Control Interno      Cronológica   Carpeta de Documentos y        Funcionario Control   1 Año     Destrucción
listado de auditores, Lista de verificación,                                                                                    Registros - Calidad            Interno
acta de apertura, acta de cierre, informe de
auditoría)                                                                                                                                                                                                   22/12/2006
Archivo de registro de Nit generado por el Ingeniero de Sistemas                  Oficina de sistemas             Cronológica   Sistema                        Ingeniero de          1 Año     Destrucción
Sirep                                                                                                                                                          sistemas                                      22/12/2006
Archivo de Registros de Nit generado por la Ingeniero de Sistemas                 Oficina de sistemas             Cronológica   Sistema                        Ingeniero de          1 Año     Destrucción
DIAN                                                                                                                                                           sistemas                                      22/12/2006
Hoja de Vida Equipos                        Aux Administrativo - Sistemas         Oficina de sistemas             Cronológica   Sistema                        Ingeniero de          1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                               sistemas                                      22/12/2006
Solicitud Asistencia Técnica                   Aux Administrativo - Sistemas      Oficina de sistemas             Cronológica   Sistema                        Ingeniero de          1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                               sistemas                                      22/12/2006
Acta de iniciación y terminación de contrato Auxiliar Administrativo –            Oficina dpto administrativa y   Alfabética    Contratos                      Jefes de dpto         3 Años    Destrucción
                                             Secretario Depart5amento             financiera
                                             Administrativo y Financiero                                                                                                                                     26/06/2007
Afiliaciones Seguridad Social                  Auxiliar Administrativo –          Oficina dpto administrativa y   Alfabética    Carpeta del empleado           Jefes de dpto         3 Años    Destrucción
                                               Secretario dpto adtivo y           financiera
                                               financiero                                                                                                                                                    11/07/2007
                                                     RECOLECCIÓN                                                                                                                 TIEMPO                 FECHA
      IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                       (RESPONSABLE)                    ALMACENAMIENTO           CLASIF/CIÓN        UBICACIÓN               ACCESO               RETENCIÓN DISPOSICIÓN   ACTUA/ZAC.
Consignaciones                              Auxiliar Administrativo - Pagador Oficina dpto administrativa y   Cronológica Carpeta de consignaciones Jefes de dpto             5 Años    Destrucción
                                                                              financiera                                                                                                              11/07/2007
Contrato laboral                            Auxiliar Administrativo –         Oficina dpto administrativa y   Alfabética    Carpeta del empleado          Jefes de dpto       10 Años   Destrucción
                                            Secretario Departamento           financiera
                                            Administrativo y financiero                                                                                                                               11/07/2007
Hojas de vida                               Auxiliar Administrativo –         Oficina dpto administrativa y   Alfabética    Carpeta empleado              Jefes de dpto       10 Años   Destrucción
                                            Secretario dpto adtivo y          financiera
                                            financiero                                                                                                                                                11/07/2007
Informe diario de caja - soportes           Auxiliar administrativo -         Oficina dpto administrativa y   Cronológica   Carpetas de informes          Jefes de dpto       5 Años    Destrucción
                                            Pagador                           financiera                                    diarios de caja                                                           26/05/2007
Informes de Prueba de selección             Auxiliar Administrativo –         Oficina dpto administrativa y   Alfabética    Carpeta empleado              Jefes de dpto       3 Años    Destrucción
                                            Secretario dpto adtivo y          financiera
                                            financiero                                                                                                                                                11/07/2007
Soporte contable                            Auxiliar Administrativa -         Oficina dpto administrativa y   Cronológica   Carpeta Soporte Contable      Jefes de dpto       5 Años    Destrucción
                                            Secretario Departamento           financiera
                                            Administrativo                                                                                                                                            26/05/2007
Cotizaciones                                Auxiliar Administrativo - Almacén Oficina dpto administrativo y   Cronológica   Contratos                 Todos los               1 año     Destrucción
                                                                              financiero                                                              funcionarios                                    26/06/2007
Entrada de almacén                          Auxiliar Administrativo           Oficina dpto administrativo y   Numérica      Carpeta entrada a almacén Jefes de dpto           3 Años    Destrucción
                                                                              financiero                                                                                                              01/06/2007
Evaluación de Cotizaciones                  Auxiliar Administrativo .         Oficina dpto administrativo y   Cronológica   Contratos                     Todos los           1 año     Destrucción
                                            Almacén                           financiero                                                                  funcionarios                                26/06/2007
Orden de pedido                             Auxiliar Administrativo           Oficina dpto administrativo y   Numérica      Carpeta Almacen               Funcionarios dpto   5 Años    Destrucción
                                                                              financiero                                                                  administrativo y
                                                                                                                                                          financiero                                  26/06/2007
Orden de servicio                           Auxiliar Administrativo -         Oficina dpto administrativo y   Numérica      Carpeta Ordenes de            Jefes de dpto       3 Años    Destrucción
                                            Secretario Departamento           financiero                                    Servicios
                                            Administrativo                                                                                                                                            26/06/2007
Ordenes de pedido internas                  Auxiliar Administrativo - Almacén Oficina dpto administrativo y   Cronológica   Carpeta pedido funcionario Todos los              1 año     Destrucción
                                                                              financiero                                                               funcionarios                                   01/06/2007
Salida de Almacén                           Auxiliar Administrativo           Oficina dpto administrativo y   Numérica      Carpeta Salida de almacén Jefes de dpto           3 Años    Destrucción
                                                                              financiero                                                                                                              01/06/2007
                                            Auxiliar Administrativo -         Oficina dpto administrativo y                                                                   1 Año     Destrucción
                                            Secretaria Departamento           financiero                                    Carpeta Planilla Interna de   Todos los
Planilla Interna de Recibido de Mensajería Administrativo                                                     Cronológica   Recibidos de Mensajería       funcionarios                                24/05/2007
                                            Auxiliar Administrativo -         Oficina dpto administrativo y                                                                   10 Años   Destrucción
Evaluación de Desempeño (Plan de            Secretariio Departamento          financiero                                                                  Jefe Departamento
Mejoramiento)                               Administrativo                                                    Alfabética    Carpeta por empleados         Administrativo                              11/07/2007
                                            Auxiliar Administrativo -         Oficina dpto administrativo y                                                                   10 Años   Destrucción
                                            Secretariio Departamento          financiero                                                                  Jefe Departamento
Carta de Despido                            Administrativo                                                    Alfabética    Carpeta por empleados         Administrativo                              11/07/2007
                                            Auxiliar Administrativo -         Oficina dpto administrativo y                                                                   10 Años   Destrucción
Paz y Salvo, Liquidación, Entrevista        Secretariio Departamento          financiero                                                                  Jefe Departamento
laboral)                                    Administrativo                                                    Alfabética    Carpeta por empleados         Administrativo                              11/07/2007
                                            Auxiliar Administrativo -         Oficina dpto administrativo y                                                                   1 Año     Destrucción
Comunicación escrita, solicitud de efectivo Secretariio Departamento          financiero                                    Carpeta correspondencia       Jefe Departamento
para eventos o gastos de viaje.             Administrativo                                                    Cronológica   recibida interna              Administrativo                              26/05/2007
                                                                              Oficina dpto administrativo y                                                                   5 Años    Destrucción
                                                                              financiero                                    Carpeta causación de          Jefe Departamento
Causación General de Pagos                  Auxiliar Administrativo                                           Cronológica   Pagos                         Administrativo                              26/05/2007
                                                   RECOLECCIÓN                                                                                                                   TIEMPO                 FECHA
      IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                     (RESPONSABLE)                       ALMACENAMIENTO           CLASIF/CIÓN          UBICACIÓN                  ACCESO         RETENCIÓN DISPOSICIÓN   ACTUA/ZAC.
                                                                               Oficina dpto administrativo y                                                                  5 Años    Destrucción
                                                                               financiero                                    Carpeta Comprobante de       Jefe Departamento
Comprobante de Egreso                      Auxiliar Administrativo                                             Cronológica   Egreso                       Administrativo                              26/05/2007
                                                                               Oficina dpto administrativo y                                                                  5 Años    Destrucción
                                                                               financiero                                    Carpeta Legalización de      Jefe Departamento
Legalización de Avances                    Auxiliar Administrativo                                             Cronológica   Avances                      Administrativo                              26/05/2007
                                                                               Oficina dpto administrativo y                                                                  5 Años    Destrucción
                                                                               financiero                                    Carpeta Disponibilidad       Jefe Departamento
Certificado Disponibilidad Presupuestal    Auxiliar Administrativo                                             Cronológica   Presupuestal                 Administrativo                              26/05/2007
                                                                               Oficina dpto administrativo y                                                                  5 Años    Destrucción
                                                                               financiero                                                                 Jefe Departamento
Libro Caja Menor                           Auxiliar Administrativo - Pagador                                   Cronológica   Libro Caja Menor             Administrativo                              26/05/2007
                                                                               Oficina dpto administrativo y                                                                  5 Años    Destrucción
                                                                               financiero                                                                 Jefe Departamento
Constancia Entrega de Dinero               Auxiliar Administrativo - Pagador                                   Cronológica   Carpeta Entrega de Dinero    Administrativo                              26/05/2007
                                           Auxiliar Administrativo -          Oficina dpto administrativo y                                                                   3 Años    Destrucción
                                           Secretariio Departamento           financiero                                                                  Jefe Departamento
Carta de notificación de interventoría     Administrativo                                                      Cronológica   Contratos                    Administrativo                              26/06//2007
                                                                              Oficina dpto administrativo y                                                                   3 Años    Destrucción
                                                                              financiero                                                                  Jefe Departamento
Solicitud de Traslado                      Auxiliar Administrativo - Almaceni                                  Cronológica   Contratos                    Administrativo                              01/06/2007
                                                                              Oficina dpto administrativo y                                                                             Destrucción
                                                                              financiero                                     Carpeta de Donación y        Jefe Departamento
Acta de Donación                           Auxiliar Administrativo - Almaceni                                  Cronológica   Destrucción de Inventarios   Administrativo      3 Años                  01/06/2007
                                                                              Oficina dpto administrativo y                                                                             Destrucción
                                                                              financiero                                     Carpeta de Donación y        Jefe Departamento
Acta de Destrucción                        Auxiliar Administrativo - Almaceni                                  Cronológica   Destrucción de Inventarios   Administrativo      3 Años                  01/06/2007
                                                                              Oficina dpto administrativo y                                                                             Destrucción
                                                                              financiero                                     Carpeta de Donación y        Jefe Departamento
Acta de Baja                               Auxiliar Administrativo - Almaceni                                  Cronológica   Destrucción de Inventarios   Administrativo      3 Años                  01/06/2007
                                                                              Oficina dpto administrativo y                                                                             Destrucción
                                                                              financiero                                                                  Jefe Departamento
Planilla de Inventario                     Auxiliar Administrativo - Almaceni                                  Cronológica   Carpeta Inventarios          Administrativo      3 Años                  01/06/2007
                                                                              Oficina dpto administrativo y                                                                             Destrucción
                                                                              financiero                                                                  Jefe Departamento
Reporte por Responsable                    Auxiliar Administrativo - Almaceni                                  Cronológica   Carpeta Inventarios          Administrativo      3 Años                  01/06/2007
Certificado especial                       Auxiliar Administrativo -          Oficina PQR                      Cronológica   Carpeta certificados         Todos los           1 Año     Destrucción
                                           Secretaria Departamento                                                           especial                     funcionarios
                                           Jurídico                                                                                                                                                   01/06/2007
Libro radicador PQR                        Auxiliar Administrativa -           Oficina PQR                     Cronológica   Libro radicador PQR          Todos los           1 Año     Destrucción
                                           Secretaria Departamento de                                                                                     funcionarios
                                           Registro                                                                                                                                                   22/12/2007
Peticiones                                 Auxiliar Administrativo -           Oficina PQR                     Cronológica   Carpeta de Peticiones        Todos los           1 Año     Destrucción
                                           Secretaria Departamento                                                                                        funcionarios
                                           Jurídico                                                                                                                                                   22/12/2007
Quejas y Reclamos                          Auxiliar Administrativo -           Oficina PQR                     Cronológica   Carpeta de quejas y          Todos los           1 Año     Destrucción
                                           Secretaria Departamento                                                           reclamos                     funcionarios
                                           Jurídico                                                                                                                                                   22/12/2007
Recibo de envío o constancia de recibido   Auxiliar Administrativo -           Oficina PQR                     Cronológica   Carpeta de envio de          Todos los           1 Año     Destrucción
de certificados                            Secretaria Departamento                                                           certificados                 funcionarios
                                           Jurídico                                                                                                                                                   22/12/2007
                                                    RECOLECCIÓN                                                                                                               TIEMPO                  FECHA
     IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                       (RESPONSABLE)                   ALMACENAMIENTO            CLASIF/CIÓN        UBICACIÓN                   ACCESO         RETENCIÓN DISPOSICIÓN    ACTUA/ZAC.
Respuestas de la CCN a PQR                 Auxiliar Administrativo -        Oficina PQR                      Cronológica carpeta de PQR                Todos los           1 Año     Destrucción
                                           Secretaria Departamento                                                                                     funcionarios
                                           Jurídico                                                                                                                                                 22/12/2007
Tablero de Control Gerencial               Coordinador de Control Interno   Oficina Presidencia Ejecutiva    Cronológica   Carpeta Gestión Gerencial   Jefes de proceso    1 año      Destrucción
                                                                                                                                                                                                    22/12/2006
Actas de Comité de Presidencia             Coordinador de Control Interno   Oficina Presidencia Ejecutiva    Cronológica   Carpeta Actas de Comité de Jefes de proceso     1 año      Destrucción
                                                                                                                           Presidencia                                                              22/12/2006
Evaluación de Mejoramiento Continuo y      Coordinador de Control Interno   Oficina Presidencia Ejecutiva    Cronológica   Carpeta Gestión Gerencial Jefes de proceso      1 año      Destrucción
Eficacia del SGC                                                                                                                                                                                    22/12/2006
Acuerdos Junta Directiva                   Coordinador - Asistente          Oficina Presidencia Ejecutiva    Cronológica   Libros de Acuerdos          Todos los            30 Años   Destrucción
                                           Presidencia Ejecutiva                                                                                       funcionarios                                 22/12/2006
Documento de Investigación (Fotos,         Coordinador análisis regional    Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpetas de Investigaciones Jefe promoción y     1 año     Destrucción
Grabaciones, recortes de periódico,                                                                                                                    desarrollo,
borrador del documento)                                                                                                                                coordinador
                                                                                                                                                       comunicaciones,
                                                                                                                                                       presidente ejecutivo
                                                                                                                                                                                                    08/09/2008
Chekc List                                 Equipo de Presidencia            Oficina Presidencia Ejecutiva    Cronológica   Carpeta Children            Equipo de           5 Años     Destrucción
                                                                                                                                                       Presidencia                                  11/01/2007
Comunicaciones Children                    Equipo de Presidencia            Oficina Presidencia Ejecutiva    Cronológica   Carpeta Children            Equipo de           5 Años     Destrucción
                                                                                                                                                       Presidencia                                  11/01/2007
Evaluación de conferencistas               Auxiliar Administrativo -        Oficina Promoción y Desarrollo   Temática      Carpeta del conferencista   Dpto Promoción y    1 Año      Destrucción
                                           Secretaria Departamento de                                                                                  Desarrollo
                                           Promoción y Desarrollo                                                                                                                                   01/06/2007
Planificación de Eventos                   Jefe de Promoción y Desarrollo   Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta por eventos         Dpto Promoción y    1 Año      Destrucción
                                                                                                                                                       Desarrollo                                   24/05/2007
Plegable de capacitaciones anual           Coordinador de eventos           Oficina Promoción y Desarrollo   Única         Carpeta Capacitación        Todos los           1 Año      Destrucción
                                                                                                                                                       funcionarios                                 24/05/2007
Presupuesto de capacitación o por evento   Coordinador de eventos           Oficina Promoción y Desarrollo   Temática      Carpeta de capacitación o   Dpto Promoción y    1 Año      Destrucción
                                                                                                                           eventos                     Desarrollo                                   24/05/2007
Verificación de Eventos                    Coordinador de Eventos           Oficina Promoción y Desarrollo   Temática      Carpeta por eventos         Dpto Promoción y    1 Año      Destrucción
                                                                                                                                                       Desarrollo                                   01/06/2007
Acta de finalización de Proyecto           Coordinador                      Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta Ubicada por         Departamento        1 Año      Destrucción
                                                                                                                           Proyectos                   Promoción y
                                                                                                                                                       Desarrollo                                   01/06/2007
Ajustes al proyecto                        Coordinador                      Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta Ubicada por         Departamento        1 Año      Destrucción
                                                                                                                           Proyectos                   Promoción y
                                                                                                                                                       Desarrollo                                   01/06/2007
Carta convocatoria                         Coordinador                      Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta de la Convocatoria Departamento         1 Año      Destrucción
                                                                                                                           específica                 Promoción y
                                                                                                                                                      Desarrollo                                    24/05/2007
Control de asistencia                      Coordinador                      Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta de cada evento      Departamento        1 Año      Destrucción
                                                                                                                                                       Promoción y
                                                                                                                                                       Desarrollo                                   24/05/2007
Copia de carta recibida                    Coordinador                      Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta cartas recibidas    Departamento        1 Año      Destrucción
                                                                                                                                                       Promoción y
                                                                                                                                                       Desarrollo                                   24/05/2007
Documento final – proyecto                 Coordinador                      Oficina Promoción y Desarrollo   Temática      Carpeta Ubicada por         Departamento        1 Año      Destrucción
                                                                                                                           Proyectos                   Promoción y
                                                                                                                                                       Desarrollo                                   01/06/2007
                                                   RECOLECCIÓN                                                                                                        TIEMPO                  FECHA
     IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                      (RESPONSABLE)                ALMACENAMIENTO             CLASIF/CIÓN        UBICACIÓN            ACCESO           RETENCIÓN DISPOSICIÓN    ACTUA/ZAC.
Encuesta de satisfacción                    Coordinador                 Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica  Carpeta por eventos     Departamento         1 Año     Destrucción
                                                                                                                                              Promoción y
                                                                                                                                              Desarrollo                                     01/06/2007
Informe final                               Coordinador                 Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta Ubicada por    Departamento         1 Año     Destrucción
                                                                                                                       Proyectos              Promoción y
                                                                                                                                              Desarrollo                                     01/06/2007
Informes de seguimiento                     Coordinador                 Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta Ubicada por    Departamento         1 Año     Destrucción
                                                                                                                       Proyectos              Promoción y
                                                                                                                                              Desarrollo                                     01/06/2007
Oficio entidad evaluadora                   Coordinador                 Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta Ubicada por    Departamento         1 Año     Destrucción
                                                                                                                       Proyectos              Promoción y
                                                                                                                                              Desarrollo                                     01/06/2007
Plan de ejecución proyectos                 Coordinador                 Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta Ubicada por    Departamento         1 Año     Destrucción
                                                                                                                       Proyectos              Promoción y
                                                                                                                                              Desarrollo                                     01/06/2007
Plegable de capacitación                    Auxiliar Administrativo -   Oficina Promoción y Desarrollo   Temática      Carpeta Capacitación   Todos los            1 Año     Destrucción
                                            Secretaria Departamento                                                                           funcionarios
                                            Promoción y Desarrollo                                                                                                                           24/05/2007
Propuesta del evento                        Coordinador                 Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta por eventos    Departamento         1 Año     Destrucción
                                                                                                                                              Promoción y
                                                                                                                                              Desarrollo                                     24/05/2007
Relación de inscritos                       Coordinador                 Oficina Promoción y Desarrollo   Cronológica   Carpeta de Inscritos   Departamento         1 Año     Destrucción
                                                                                                                                              Promoción y
                                                                                                                                              Desarrollo                                     24/05/2007
                                                                                                         Cronológico                                               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                           Fecha de inicio
Reporte a Entidades Involucradas al Centro                                                                                                    Ingeniero de                                 de la operación:
de Atención Empresarial - CAE.             Ingeniero de Sistemas        Oficina de Sistemas                            Archivo sistemas       sistemas                                     11/03/2008
                                                                                                         Cronológico                                               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                           Fecha de inicio
Confirmación electrónica del recibo de la                                                                                                     Ingeniero de                                 de la operación:
información por parte de las entidades.     Ingeniero de Sistemas       Oficina de Sistemas                            Archivo sistemas       sistemas                                     11/03/2008
                                                                                                         Cronológico                                               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                           Fecha de inicio
                                                                                                                                              Departamento de                              de la operación:
Formato Seguimiento Call Center             Coordinador CAE             Oficina CAE                                    Archivo oficina CAE    Registros Públicos                           11/03/2008
                                                                                                         Cronológico                                               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                           Fecha de inicio
                                                                                                                                              Departamento de                              de la operación:
Lista de Chequeo para Constituir Empresa Coordinador CAE                Oficina CAE                                    Archivo oficina CAE    Registros Públicos                           11/03/2008
                                                                                                         Cronológico                                               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                           Fecha de inicio
Encuesta de Seguimiento a no                                                                                                                  Departamento de                              de la operación:
Matriculados                                Coordinador CAE             Oficina CAE                                    Archivo oficina CAE    Registros Públicos                           11/03/2008
                                                                                                         Cronológico                                               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                           Fecha de inicio
                                                                                                                                              Departamento de                              de la operación:
Encuesta de Satisfacción Clientes CAE       Coordinador CAE             Oficina CAE                                    Archivo oficina CAE    Registros Públicos                           11/03/2008
                                                                                                         Cronológico                                               1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                           Fecha de inicio
                                                                                                                                              Departamento de                              de la operación:
Formato de Seguimiento al Cliente CAE       Coordinador CAE             Oficina CAE                                    Archivo oficina CAE    Registros Públicos                           11/03/2008
                                                   RECOLECCIÓN                                                                                                                   TIEMPO                     FECHA
      IDENTIFICACIÓN (NOMBRE)                     (RESPONSABLE)                    ALMACENAMIENTO             CLASIF/CIÓN          UBICACIÓN                 ACCESO           RETENCIÓN DISPOSICIÓN       ACTUA/ZAC.
                                                                                                              Cronológico                                                     1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                        Departamento de
Formato Confirmación de Visitas            Auxiliar Administrativo - Registro Archivo de Registros Públicos                 Carpeta Cámara Móvil        Registros Públicos                               03/03/2008
                                                                                                              Cronológico                                                     1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                                         Fecha de inicio
                                                                                                                                                        Departamento de                                  de la operación:
Registro de Asesorías                      Coordinador CAE                   Oficina CAE                                    Archivo oficina CAE         Registros Públicos                               11/03/2008
                                                                                                              Cronológico                                                     1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                                         Fecha de inicio
Registro de Asesorías (Marcas, Invima,                                                                                                                  Departamento de                                  de la operación:
Código de Barras)                          Coordinador CAE                   Oficina CAE                                    Archivo oficina CAE         Registros Públicos                               11/03/2008
                                           Auxiliar Administrativo -         Archivo MASC´S                   Expedientes   Carpetas por conciliación   Jefe Departamento     5 Años    Destrucción
Formato Reevaluación a los Conciliadores   Conciliación                                                                                                 Jurídico
y Árbitros                                                                                                                                                                                                 05/02/2008
                                                                                                                                                                              1 Año     Destrucción
                                                                                                                                                                                                         Fecha de inicio
                                           Auxiliar Administrativo -                                                                                    Departamento de                                  de la operación:
Planilla Terminal de Autoconsulta          Orientador Autoconsulta           Oficina CAE                      Cronológico   Carpeta planilla            Registros Públicos                               26/08/2008
                                                                                                              Cronológico                                                     1 Año     Destrucción
                                                                                                                            Carpeta Registro de                                                          Fecha de inicio
Formulario Adicional de Registro con Otras                                                                                  formularios adicional de     Departamento de                                 de la operación:
Entidades                                  Auxiliar Administrativo - Registro Archivo de Registros Públicos                 registro con otras entidades Registros Públicos                              11/03/2008
Formato de Advertencia de Nombres          Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos    Expedientes   Libros                       Todos los            3 Años    Digitalización
Similares de Empresas                      Virtual                                                                                                       funcionarios                                      01/06/2007
                                           Auxiliar Administrativo - Registro                                 Expedientes   Carpeta lista de chequeo                          1 Año     Destrucción
  Constancia de no registro de libros de
                                                                                                                                                         Departamento de
                 comercio
                                                                              Oficina CAE                                                                Registros Públicos                                25/08/2008
                                           Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos    Expedientes   Libros                       Todos los            3 Años    Destrucción
    Formato Pre - Rut Formulario RUE
                                           Virtual                                                                                                       funcionarios                                      25/08/2008
Formato Salvedad de Error                  Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos    Expedientes   Libros                       Todos los            3 Años    Digitalización
                                           Virtual                                                                                                       funcionarios                                      24/05/2007
     Documento privado o escritura de      Auxiliar Administrativo - Archivo Archivo de Registros Públicos    Expedientes   Libros                       Todos los            3 Años    Digitalización
               constitución                Virtual                                                                                                       funcionarios                                      24/05/2007
                                           Auxiliar Administrativo -          Archivo MASC´S                  Expedientes   Carpetas por conciliación    Jefe Departamento    2 Años    Destrucción
 Formato de Reevaluación a Conciliadores Conciliación                                                                                                    Jurídico
                                                                                                                                                                                                           05/02/2008
Permisos entidades para Ferias y eventos                                     Oficina Promoción y Desarrollo   Única         Carpeta eventos             Todos los             1 Año     Destrucción
                                                Coordinador de eventos
              comerciales.                                                                                                                              funcionarios                                       08/09/2008
                                           Auxiliar Administrativo -         Archivo MASC´S                   Expedientes   Carpetas por conciliación   Jefe Departamento     2 Años    Destrucción
    Formato Validación del Proceso de
                                           Conciliación                                                                                                 Jurídico
              Conciliación
                                                                                                                                                                                                           25/08/2008
                                           Auxiliar Administrativo -         Archivo de Registros Públicos    cronológico   Carpeta multas y sanciones Jefe Departamento      2 Años    Destrucción
        Reporte Correo Electrónico         proponentes                                                                                                 Jurídico
                                                                                                                                                                                                            15/092008

								
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