FAIL MEJA
PEN PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
F29
UNIT
TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI
KSKB SG BULOH
KANDUNGAN
BIL ISI KANDUNGAN MUKA
SURAT
1 OBJEKTIF KSKB SG BULOH
2 OBJEKTIF UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT &
KOMUNIKASI
3 CARTA ORGANISASI JABATAN
4 CARTA ORGANISASI PERJAWATAN UNIT
5 SENARAI TUGAS
6 PROSES KERJA
7 CARTA ALIRAN
8 SENARAI PERATURAN PENTADBIRAN
9 SENARAI JAWATANKUASA
10 SENARAI UNDANG-UNDANG & PERATURAN
11 SENARAI SEMAK / CHECKLIST
12 SENARAI BORANG
13 NORMA KERJA
14 SENARAI TUGAS HARIAN
OBJEKTIF KSKB SG BULOH
MENGADAKAN PROGRAM LATIHAN AKADEMIK SAINS KESIHATAN
PERINGKAT SEPARA PROFESIONAL SESUAI DENGAN KEPERLUAN GUNA
TENAGA MANUSIA , TERUTAMA DALAM BIDANG SAINS KESIHATAN
DAN MENANAM SIKAP POSITIF SERTA MEMBENTUK SAHSIAH MURNI,
BERINOVASI SERTA SENTIASA BERSEDIA MENGHADAPI PERSAINGAN
GLOBALISASI DUNIA KERJAYA BIDANG SAINS KESIHATAN
OBJEKTIF UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI
Untuk menyediakan kemudahan ICT yang bersepadu melalui proses
kecemerlangan secara kos yang berkesan, cekap dan berkualiti.
CARTA ORGANISASI JABATAN
PENGARAH
TIMBALAN TIMBALAN
PENGARAH PENGARAH
AKADEMIK PENGURUSAN
Jurupulih
Jurupulih Kejururawatan Radiografi & Pembantu Kesihatan Perkhidmatan & Kewangan dan Teknologi
Perubatan HEP Kaunseling Perpustakaan
Carakerja Radioterapi Farmasi Persekitaran Pentadbiran Perolehan Maklumat &
Anggota
Komunikasi
Anatomi Sains Tingkahlaku Sains Asas Sains Komunikasi
CARTA ORGANISASI PERJAWATAN UNIT
PENGARAH M52
TIMBALAN
PENGARAH M44
KETUA UNIT
PPSM F29
JURU AUDIO
JTK F17 JURUTEKNIK J17
VISUAL N17
SENARAI TUGAS , KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI LAIN UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT &
KOMUNIKASI, KSKB SG BULOH
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Tugas pegawai-
Atasan yang ada diberi pegawai lain yang
hubungan ada hubungan
1. Mengurus dan kawalselia Meluluskan cuti
kakitangan unit serta kontraktor rehat
Pengarah KSKB pengendali sistem yang dilantik. Meluluskan
tuntutan Elaun
Kelulusan perkara Laporan Prestasi
yang berkaitan ICT.
2. Memantau sistem-sistem komputer Menyediakan JT KOMPUTER
T.Pengarah (P) sediada dan yang akan laporan Memberi laporan
dilaksanakan oleh kontraktor. tindakan/aduan kerosakan PC
Mengesahkan penyelenggaraan
permohonan yang JURU AUDIO
berkaitan ICT - Melaksana dan menyelaras VISUAL
kepada Pengarah. pembangunan sistem aplikasi yang Membuat laporan Memberi laporan
dibangunkan iaitu dengan cara status pelaksanaan kerosakan AV
memastikan rekabentuk mengikut sesuatu
keperluan pengguna, pembangunan JURUTEKNIK
pembangunan menepati sasaran, sistem Memberi laporan
sistem aplikasi memenuhi kerosakan
kehendak pengguna, menjalankan Elektrikal/Elektronik
ujian sistem, menjalankan kajian
ke atas pelaksanaan sistem dan
melapurkan kepada Pengarah JT KOMPUTER
KSKB. Menyelesaikan aduan
berkaitan PC
- Menyelenggara sistem aplikasi JURU AUDIO
yang telah dilaksanakan iaitu VISUAL
dengan menentukan keperluan Menyelesaikan aduan
tambahan dari pihak pengguna, berkaitan AV
perbincangan dengan pihak
pengguna dan pembekal JURUTEKNIK
berkenaan sistem yang Menyelesaikan aduan
dibangunkan dan membantu berkaitan
menyediakan lapuran kajian untuk Elektrikal/Elektronik
pihak pengurusan atasan,
pengekstrakan data bagi tujuan
penjanaan laporan-laporan
statistik ,mengemaskini sistem
dan memastikan sistem aplikasi
berjalan lancar serta menepati
sasaran.
3. Menyelaras ’trouble-shooting’ bagi
masalah yang dilaporkan oleh
pengguna melalui kaunter / telefon
- Perkakasan
- Perisian Aplikasi
- Rangkaian
4. Memastikan pemantauan,
pengurusan dan penyelenggaraan
terhadap rangkaian (Network)
dilaksanakan
SENARAI TUGAS , KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI
DENGAN PEGAWAI LAIN UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT &
KOMUNIKASI, KSKB SG BULOH
JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT
Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Tugas pegawai-
Atasan yang ada diberi pegawai lain yang
hubungan ada hubungan
5. Bertanggungjawab melaksana dan Kebenaran akses
menyelaras proses muat-turun ke server yang
data (download) maklumat kad berkaitan seperti;
perakam waktu dan laman web Linux Server
(untuk
pembangunan
dan
penyelenggara
an Sistem
Email).
Pro Time
Server (untuk
penyelenggara
an aplikasi kad
perakam
waktu
elektronik.
Backup data
6. Menjalankan kajian, perancangan,
perolehan dan pembangunan ke
atas keperluan perkakasan dan
perisian ICT baru dan tambahan.
Hubungan Luar
Kontraktor
KKM
PROSES KERJA
PROSES KERJA BAGI MENGURUS DAN KAWALSELIA KAKITANGAN UNIT SERTA
KONTRAKTOR PENGENDALI SISTEM YANG DILANTIK.
Bil Pegawai yang Seksi Undang2
Proses kerja melulus/dirujuk /peraturan
1. Membaca e-mail/surat menyurat dan Pengarah, Polisi TM
mengambil tindakan selanjutnya. Timbalan Pengarah PKPA
(P) , Timbalan
Pengarah (A) dan
semua Kakitangan GO
KSKB
2. Menghadiri/Mempengerusikan
Mesyuarat Pengarah, Ketua
Jab. kakitangan
3. Menyemak kedatangan kakitangan UTMK
4. Mengatur tugas sendiri
5. Menyemak tugas-tugas kakitangan
PROSES KERJA
PROSES KERJA BAGI MEMANTAU SISTEM-SISTEM KOMPUTER SEDIADA DAN
YANG AKAN DILAKSANAKAN OLEH KONTRAKTOR
Bil Pegawai yang Seksi Undang2
Proses kerja melulus/dirujuk /peraturan
1. Menyemak Kontrak Pengarah Kontrak
2. Sediakan laporan pemantauan Pengarah Kontrak
tentang sistem komputer yang
sedang digunakan
3. Mengadakan perbincangan dengan
Pengarah
4. Mengatur mesyuarat dengan
kontraktor bagi membincangkan
masalah yang dihadapi
PROSES KERJA
PROSES KERJA BAGI MENYELARAS ’TROUBLE-SHOOTING’ BAGI MASALAH YANG
DILAPORKAN OLEH PENGGUNA MELALUI TELEFON
Bil Pegawai yang Seksi Undang2
Proses kerja melulus/dirujuk /peraturan
1. Menganalisa dan mengenalpasti Kontrak
masalah yang diterima melalui
telefon.
2. Menghubungi pengguna yang terlibat
bagi medapatkan maklumat yang
lebih terperinci.
3. Menyelesaikan masalah yang telah
dikenalpasti.
4. Merujuk masalah yang tidak dapat
diselesaikan kepada pihak
Juruperunding yang berkenaan.
PROSES KERJA
PROSES KERJA BAGI PEMANTAUAN , PENGURUSAN DAN PENYENGGARAAN
TERHADAP RANGKAIAN DATA (NETWORK) DILAKSANAKAN
Bil Pegawai yang Seksi Undang2
Proses kerja melulus/dirujuk /peraturan
1. Pemantauan operasi sistem network.
a. Semakan ke atas “network
alarm status”
b. Semakan ke atas network
broadcast status dan network
traffic, penggunaan dan
kesilapan.
PROSES KERJA
PROSES KERJA BAGI MELAKSANA DAN MENYELARAS PROSES MUAT-TURUN
DATA (DOWNLOAD) MAKLUMAT KAD PERAKAM WAKTU DAN LAMAN WEB.
Bil Pegawai yang Seksi Undang2
Proses kerja melulus/dirujuk /peraturan
1. Menganalisa keperluan pengguna dan Pengarah, Kontrak
meneliti pangkalan data yang Timbalan Pengarah
diperlukan bagi tujuan pengekstrakan (P) , Timbalan
data. Pengarah (A) dan
semua Kakitangan
2. Menjalankan aturcara untuk proses KSKB
muat-turun maklumat kad perakam
waktu dan data laman web. Pengarah, Ketua
Jab. kakitangan
3. Mengenalpasti dan menyelesaikan UTMK
masalah proses muat-turun data ke
komputer yang tidak berjaya
dilaksanakan.
4. Memastikan maklumat yang telah di
muat-turun ke dalam komputer
lengkap dan sedia untuk digunakan.
PROSES KERJA
PROSES KERJA BAGI MENJALANKAN KAJIAN, PERANCANGAN, PEROLEHAN KE
ATAS KEPERLUAN PERKAKASAN DAN PERISIAN ICT BARU DAN TAMBAHAN.
Bil Pegawai yang Seksi Undang2
Proses kerja melulus/dirujuk /peraturan
1. Menerima permohonan daripada Juruteknik
pengguna tentang keperluan Komputer
perkakasan dan perisian tambahan
dan baru
2. Buat kajian dan perancangan keatas Pekeliling
permohonan tesebut Pembelian
3. Mohon kelulusan Timbalan Pengarah Pengarah
4. Semak status peruntukan
5. Mohon kelulusan Pengarah
6. Maklumkan kepada pengguna
tentang status permohonan
7. Hantar permohonan berserta 3
sebutharga ke Unit Kewangan untuk
proses pembelian
8. Failkan permohonan
Carta aliran
MENGURUS DAN KAWALSELIA KAKITANGAN UNIT SERTA KONTRAKTOR
PENGENDALI SISTEM YANG DILANTIK
MULA
Terima surat / permohonan
cuti
Baca dan ambil tindakan
susulan
TIDAK
Perlu jawapan bertulis?
Sediakan surat jawapan /
kertas
Simpan dokumen dalam
fail
Selesai
Carta aliran
PROSES KERJA BAGI MEMANTAU SISTEM-SISTEM KOMPUTER SEDIADA DAN
YANG AKAN DILAKSANAKAN OLEH KONTRAKTOR
MULA
Membuat pemantauan /
menerima aduan
Memerlukan tindakan
susulan
Mengadakan
perbincangan dengan
kontraktor
Memerlukan kelulusan
atasan
TIDAK
YA
Menyediakan surat /
kertas
Menghantar / membentangkan
keperluan
LULUS ?
TIDAK
YA
Tindakan / penyelesaian
Selesai
Carta aliran
MENYELARAS ’TROUBLE-SHOOTING’ BAGI MASALAH YANG DILAPORKAN OLEH
PENGGUNA MELALUI KAUNTER / TELEFON
MULA
Menganalisa dan mengenalpasti
masalah pengguna
Menghubungi pengguna untuk
maklumat terperinci
Menyelesaikan masalah pengguna
Selesai Masalah ?
YA
TIDAK
Rujuk Juruperunding
Rekod masalah dalam
buku
Selesai
Carta aliran
PEMANTAUAN , PENGURUSAN DAN PENYENGGARAAN TERHADAP RANGKAIAN
DATA (NETWORK) DILAKSANAKAN
a. Semakan ke atas “network alarm status”
MULA
Semak tanda amaran di
skrin
Ada masalah?
TIDAK
Semak dengan command ping
YA
Pergi ke Lokasi
Reset Alat Konfigurasi Alat Ganti Alat
Troubleshoot masalah?
TIDAK TIDAK TIDAK
YA YA YA YA
Tulis laporan
Selesai
Carta aliran
PEMANTAUAN , PENGURUSAN DAN PENYENGGARAAN TERHADAP RANGKAIAN
DATA (NETWORK) DILAKSANAKAN
b. Semakan ke atas network broadcast status dan network traffic, penggunaan dan
kesilapan.
MULA
Terima aduan dari pengguna
Semak tanda amaran di
skrin
TIDAK
Ada masalah?
YA
Semak services / protokol rangkaian
Masalah dapat
TIDAK dikenalpasti?
YA
Kemaskini services
TIDAK
Masalah dapat diatasi?
YA
Tulis laporan
Selesai
Carta aliran
MELAKSANA DAN MENYELARAS PROSES MUAT-TURUN DATA (DOWNLOAD)
MAKLUMAT KAD PERAKAM WAKTU DAN LAMAN WEB
MULA
Menganalisa keperluan
pengguna
Menganalisa Pangkalan
Data
Menjalankan Atucara Muat
Turun Data
Ada masalah muat turun data ?
YA
TIDAK
Data boleh digunakan?
TIDAK
YA
Selesai
Carta aliran
MENJALANKAN KAJIAN, PERANCANGAN, PEROLEHAN KE ATAS KEPERLUAN
PERKAKASAN DAN PERISIAN ICT BARU DAN TAMBAHAN.
MULA
Terima Borang Pesanan /
Pengeluaran Barangan ICT
dari pengguna
ADA
Sediakan Barang yang diminta Semak stok / barang yang ada ?
TIDAK
Sertakan bersama 3
Kemaskini Rekod Daftar Stok sebutharga dari pembekal
Bekalan Pejabat KEW 314 Rancangkan keperluan stok
Isi Borang Permohonan Pembelian /
Perkhidmatan
Mohon Kelulusan Timbalan
Pengarah ( Pengurusan ) ?
TIDAK
YA
Semak Baki Peruntukan di Unit
Kew
Baki Mencukupi ?
TIDAK
YA
Mohon Kelulusan Pengarah ?
TIDAK
YA
Hantar / Maklumkan
kepada pemohon
Hantar dokumen Permohonan Pembelian /
Perkhidmatan ke Unit Kewangan untuk proses
pembelian
Simpan Borang Pesanan
Pengeluaran dalam Fail
Selesai Tindakan Unit
KEW
SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
Perintah Am
Arahan Perbendaharaan
Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 /1991
Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 1984..
Surat Pekeliling Am Bil. 1 tahun 2000
Surat Pekeliling daripada Pengarah KSKB Sg Buloh.
Kontrak dokumen Projek Hospital Sungai Buloh
SENARAI SEMAK / CHECKLIST
NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN
OLEH PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F29
Bil Jenis Kerja Masa Jumlah Unit
Yang Yang
Di ambil Boleh
Dijalankan
Dalam
Seminggu
1. Mengurus dan kawalselia kakitangan unit serta 120 minit 7
kontraktor pengendali sistem yang dilantik.
2. Memantau sistem-sistem komputer sediada dan yang 180 minit 7
akan dilaksanakan oleh kontraktor.
a. Melaksana dan menyelaras pembangunan
sistem aplikasi yang dibangunkan iaitu dengan
cara memastikan rekabentuk mengikut
keperluan pengguna, pembangunan menepati
sasaran, sistem aplikasi memenuhi kehendak
pengguna, menjalankan ujian sistem,
menjalankan kajian ke atas pelaksanaan
sistem dan melapurkan kepada Pengarah
KSKB.
b. Menyelenggara sistem aplikasi yang telah
dilaksanakan iaitu dengan menentukan
keperluan tambahan dari pihak pengguna,
perbincangan dengan pihak pengguna dan
pembekal berkenaan sistem yang dibangunkan
dan membantu menyediakan lapuran kajian
untuk pihak pengurusan atasan,
pengekstrakan data bagi tujuan penjanaan
laporan-laporan statistik ,mengemaskini sistem
dan memastikan sistem aplikasi berjalan
lancar serta menepati sasaran.
3. Menyelaras ’trouble-shooting’ bagi masalah yang
dilaporkan oleh pengguna melalui kaunter / telefon. 120 minit 7
- Perkakasan
- Perisian Aplikasi
- Rangkaian
4. Memastikan pemantauan, pengurusan dan 60 minit 7
penyelenggaraan terhadap rangkaian (Network)
dilaksanakan.
5. Bertanggungjawab melaksana dan menyelaras proses 30 minit 7
muat-turun data (download) maklumat kad perakam
waktu dan laman web
6. Menjalankan kajian, perancangan, perolehan dan 30 minit 7
pembangunan ke atas keperluan ICT baru dan
tambahan.
SENARAI TUGAS HARIAN
BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN
1. Membaca dan membalas mail
2. Memantau keadaan sistem komputer (Hardware
dan software) (run antivirus, backup data)
3. Berbincang dengan kakitangan UTMK dan
memberi arahan yang diperlukan
4. Berbincang dengan kontraktor dan membuat
keputusan yang berkaitan
5. Menyedia dan menyemak dokumentasi yang
belum selesai
6. Membaca dan membalas surat menyurat
7. Menandatangani borang-borang cuti
8. Menerima tetamu yang telah ditetapkan