PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR PERANAN KERAJAAN • Kerajaan berperanan membangunkan negara

							PENTADBIRAN DAN
PENGURUSAN PEJABAT
       MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN
        BAHAGIAN PENTADBIRAN AM
           JABATAN PENDAFTAR
PERANAN KERAJAAN

•   Kerajaan berperanan membangunkan negara
    untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat
•   Agensi kerajaan bertanggung jawab:
    •   melaksanakan    dasar   dan    rancangan
        kerajaan dengan cekap dan berkesan
    •   Mengoptimumkan       penggunaan        semua
        sumber
    •   Mencegah pembaziran dan salah guna
    •   Memberi   khidmat   terbaik   kepada   orang
        ramai
FALSAFAH

   “Paduan antara iman kepada allah dan
    ilmu yang bermantaat serta gabungan
    antara teori dengan amal adalah dasar
    utama bagi perkembangan ilmu, proses
    pembinaan masyarakat terpelajar dan
    pembangunan universiti”
WAWASAN

   “UKM bertekad menjadi Universiti
    terkehadapan yang mendahului langkah
    masyarakat dan zamannya bagi
    membentuk masyarakat dinamis,
    berilmu dan berakhlak mulia”
MISI

   “Menjadi Universiti terpilih yang
    memartabatkan Bahasa Melayu serta
    menyejagatkan ilmu beracuan budaya
    kebangsaan”
PERANAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi
dengan cekap dan berkesan:
•   menyedia    dan     memastikan     kakitangan
    memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi,
    Piagam Pelanggan, Carta Organisasi
•   Menyedia SKT jabatan dan individu
•   Menggalakkan     perhubungan        sihat   antara
    pegawai
•   Mengadakan program kebajikan
•   Menggunakan     aplikasi  psikologi         dalam
    pengurusan sumber manusia
•   Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan
PERANAN KETUA JABATAN

•   Menyemak semula fungsi jabatan
•   Menilai semula aktiviti jabatan
•   Mengemakini undang-udang dan peraturan
•   Mengadakan perhimpunan bulanan
•   Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi
•   Menyediakan senarai tugas
UNDANG-UNDANG DAN
PERATURAN

•   Undang-undang dan peraturan yang berkaitan
    dengan fungsi jabatan perlu difahami dan
    dipatuhi.
•   undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini
    supaya sentiasa relevan.
SENARAI TUGAS


Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku:
•   Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan
•   Pengstukturan semula organisasi
•   pengurangan /penambahan fungsi jabatan
•   pengurangan /penambahan jumlah kakitangan
•   perubahan dalam sistem atau cara bekerja
KEMUDAHAN KOMUNIKASI

Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai
melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia
perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan
kepada urusan rasmi sahaja.
•   perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas,
    online, dan lain-lain
•   telegram
•   telefon : talian tetap, telefon bimbit
•   faksimili
•   persidangan video
•   komunikasi manual
•   kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel,
    SMS dan lain-lain
KEBERSIHAN PEJABAT

•   asingkan bahan yang tidak bernilai, buang
    barang yang tidak perlu.
•   menyusun atur peralatan yang dibekalkan
•   membersihkan peralatan, tempat bertugas dan
    mencegah segala kecacatan terutama selepas
    bertugas.
•   menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.
MENCEGAH KEBAKARAN

•   pelan tindakan kebakaran dipamerkan.
•   panduan, tanda arah dan simbol pencegahan
    kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin
•   pemeriksaan alat pemadan api secara berkala
•   latihan mencegah kebakaran secara berkala
•   bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal
KHIDMAT NASIHAT

•   perundangan : Jabatan Peguan Negara
•   kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan
    Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
•   keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan
    Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam
    Negeri dan Polis Diraja Malaysia
•   keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan
    Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
•   personel : Jabatan Perkhidmatan Awam
•   sistem dan cara kerja : MAMPU
•   pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib
    Negara
  PENTADBIRAN
SUMBER MANUSIA
REKOD PERKHIDMATAN
PEGAWAI
•   Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah
    direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.
•   maklumat direkod dalam sistem komputer atau
    buku rekod perkhidmatan.
•   rekod secara manual hendaklah menggunakan
    dakwat kekal
•   pegawai bertanggung     jawab memaklumkan
    perubahan maklumat        diri supaya rekod
    peribadinya terkini.
REKOD PERKHIDMATAN
PEGAWAI
Maklumat peribadi pegawai:
•   nama
•   tarikh dan tempat lahir
•   nombor kad pengenalan
•   nombor KWSP
•   agama
•   kelayakan akademik
•   nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris
Maklumat Perkhidmatan:
•   nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan
    dalam    perkhidmatan,  pemberian    taraf
    berpencen/KWSP
•   keputusan peperiksaan jabatan
•   tindakan tatatertib
•   Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung
    kerja
•   kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan
    perjanjian (jika ada)
•   cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan
    pegawai
•   semua jenis pinjaman dari kerajaan
•   kurniaan dan anugerah
•   kelayakan kemudahan berkala, seperti: bantuan
    pakaian panas, tambang mengunjungi wilayah
    asal dlln.
REKOD KEHADIRAN

•   rekod kehadiran pegawai (waktu sampai dan
    waktu    meninggalkan    pejabat) hendaklah
    disimpan dan diselenggara.
•   kaedah yang sesuai boleh digunakan
•   jadual tugas yang mengandungi maklumat cuti,
    berkursus dan bertugas di luar pejabat sentiasa
    dikemaskini dan dipamerkan
PENILAIAN PRESTASI

•   penilaian berasaskan sasaran kerja tahunan (SKT)
•   penilaian dibuat secara berterusan
•   tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan
    kepada pegawai yang dinilai.
•   pegawai yang dinilai diberi peluang memberikan
    pandangan mengenai prestasinya.
•   penilaian    prestasi    adalah       instrumen
    meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai
MEMUPUK BUDAYA KERJA
POSITIF
•   mewujud semangat kerja berpasukan
•   menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan
    berkesan
•   memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan
•   memberi tanggung jawab dan kepercayaan
    kepada pegawai
•   memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada
    pegawai
PEMBANGUNAN MODAL INSAN

•   latihan yang sesuai di dalam/luar jabatan
•   laluan kerja dan perancangan penggantian
•   pusingan kerja mengikut tempoh masa yang
    sesuai
•   pendedahan yang bersesuaian untuk menambah
    pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi
    lain.
KEPERIBADIAN DAN
KETERAMPILAN
KEPERIBADIAN DAN
KETRAMPILAN
   KEPERIBADIAN
   TATAKELAKUAN
   PAKAIAN
   TANDA NAMA
KEPERIBADIAN

   Sentiasa (semasa menjalankan tugas
    atau diluar masa bertugas) menjaga
    dan memelihara:
       Penampilan diri
       Cara berpakaian
       Cara bekerja
       Tatakelakuan,disiplin dan
       Adab sopan
KEPERIBADIAN

   Memiliki keperibadian unggul
   Memiliki profesional competency yang
    tinggi:
       Cekap
       Mahir
       Inteltual
       Produktif
       Result oriented
       Inovatif
       Berwawasan
       Pintar
       kreatif
KEPERIBADIAN

   Meningkatkan keutuhan jabatan melalui
    penghayatan nilai-nilai murni:
       Berintegriti
       Boleh mengawal emosi
       Bertindak secara bijaksana dan berhemah
       Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
       Mempunyai keazaman dan kegigihan
       Amanah, jujur dan boleh dipercayai
       Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara
       Berani dan sanggup menerima cabaran
       Berfikiran positif
       Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan
        kerjaya
BERINTEGRITI

   Mempunyai kualiti diri dan berpegang
    kuat kepada moral yang baik
   Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang
    baik
   Konsisten untuk menegakkan
    kebenaran dan mengotakan apa yang
    dikata
   Terbuka dan terus terang dalam
    menyampai idea, cadangan dan teguran
   Menjadikan diri dihormati kerana kerana
BOLEH MENGAWAL EMOSI

   Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal
    emosi dalam keadaan sukar, terdesak
    dan tertekan
   Tenang dan berhemah walaupun di
    dalam keadaan yang sangat mencabar
BERTINDAK SECARA BIJAKSANA
DAN BERHEMAH

   Boleh menganalisis dan menjangka
    implikasi setiap tindakan yang diambil
   Berhati-hati dan bijaksana mengambil
    tindakan supaya tidak timbul suasana
    tidak sihat dalam organisasi, antara
    organisasi atau tanggapan buruk
    terhadap organisasi
FLEKSIBEL TETAPI TEGAS

   Tidak rigid tetapi tegas dalam
    membentuk dan melaksanakan dasar
    dan peraturan
   Fleksibel dalam mencari penyelesaian
    supaya perlaksanaan dasar dan
    peraturan
   Bersikap terbuka dan boleh menganjak
    paradigma dan tidak terikat kepada
    satu peraturan dan kaedah sahaja.
MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN
GIGIH

   Keazaman tinggi, tidak mudah putus
    asa, sanggup berkorban masa dan
    tenaga untuk mencapai matlamat
    organisasi
   Menggunakan strategi dan kaedah lain
    yang bersesuaian untuk memastikan
    objektif organisasi tercapai
AMANAH JUJUR DAN BOLEH
DIPERCAYAI

   Amanah, jujur dan ikhlas dalam
    menjalankan tugas
   Boleh dipercayai untuk menjalankan
    tugas dengan penuh dedikasi
BERSEDIA BERKHIDMAT

   Bersedia berkhidmat untuk kepentingan
    negara dan awam
   Sentiasa bertanggungjawab dan
    bersedia untuk memberikan
    perkhidmatan yang sebaik mungkin
    untuk kepentingan awam dan negara
    melebihi daripada kepentingan peribadi
BERANI

   Berani dan sanggup menerima cabaran
   Mengemukakan pandangan secara berani
    tetapi secara bertanggung jawab dan
    berhemah
   Menyahut cabaran untuk memajukan diri
    dan organisasi
   Mempunyai semangat dan keupayaan
    untuk melaksanakan tugas yang mencabar
    dan sanggup mengambil risiko dalam
    melaksanakannya
AKAUNTIBILITI

   Berpegang teguh kepada prinsip
    akauntibiliti
   Bertanggung jawab terhadap sesuatu
    tugas yang diamanahkan
BERFIKIRAN POSITIF

   Yakin dan percaya sesuatu perkara itu
    boleh dilaksanakan walaupun dalam
    suasana dan keadaan yang sukar
   Percaya setiap masalah mempunyai
    jalan penyelesaian
   Menganggap sesuatu yang negetif itu
    boleh diperbaiki
KESTABILAN DALAM
KEHIDUPAN
   Kestabilan dalam kehidupan
    berkeluarga, peribadi dan kerjaya
   Tiada masalah peribadi yang boleh
    menjejaskan tugas, kepentingan
    perkhidmatan dan negara
   Rekod sahsiah yang baik yang boleh
    menjadi teladan pegawai yang lain
TATAKELAKUAN


Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan
mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang
ditetapkan.
    SURAT AKU JANJI

   Saya, ………………………….…No. K.P (baru)
    …………………………… beralamat di
    …………………………………………………………………...
    dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi
    Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta
    605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta
    peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan
    oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan
    saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji
    sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta
    Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta
    605), bahawa saya:
       SURAT AKU JANJI

i)     akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan
       Kerajaan;
ii)    Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguh-
       sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab;
iii)   Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi
       saya;
iv)    Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan
       kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya;
v)     Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak
       yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan
       peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan
       kegunaan saya sebagai pegawai awam;
SURAT AKU JANJI

   Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai
    awam bagi faedah diri saya sendiri;
   vii)     Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh
    memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam;
   viii)    Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh atau
    tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan saya
    atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan awam; dan
   ix)      Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan
    cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.
SURAT AKU JANJI
   Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku
    Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan
    Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605).

                                                              Di hadapan:

    ………………………….
       …………………………………….
     (Tandatangan Pegawai)                          (Nama Ketua Yang Diberi
    Kuasa)

    ………………………….                                    ……………………………….

       (Jawatan Pegawai)                                         (Cop Rasmi
    Jabatan)
PAKAIAN DAN TANDA NAMA


•   memakai pakaian yang kemas dan sesuai
•   mematuhi peraturan pakaian
•   memakai pakaian seragam
•   memakai tanda nama
PAKAIAN LELAKI

   Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A
    dan B, "lounge suite" atau "bush-jacket"
    dengan bahan kain yang sesuai; atau seluar
    panjang dengan baju kemeja dan bertali
    leher; dan jika baju tersebut berlengan
    panjang, tangan baju hendaklah jangan
    dilipatkan.

   Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C
    dan D, seluar panjang berserta baju kemeja
    dengan warna yang sesuai; baju hendaklah
    dimasukkan ke dalam; jika baju tersebut
    berlengan panjang, tangan baju hendaklah
PAKAIAN LELAKI

   Pakaian baju Melayu lengkap dengan
    bersamping; atau, pakaian baju yang mirip
    dengan potongan baju Melayu dan dipakai
    dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu
    dengan kain sarong tidak dibenarkan.

   Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh
    hari, pegawai-pegawai awam yang tidak
    dikehendaki memakai pakaian seragam boleh
    memakai baju batik berlengan panjang atau
    pendek, dengan syarat baju batik yang
    dipakai itu adalah buatan Malaysia.
PAKAIAN SEMASA BEKERJA

   "Jeans" atau seluar pendek tidak boleh
    dipakai semasa bekerja.

   Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis
    dengannya. Capal boleh dipakai dengan
    pakaian baju Melayu yang lengkap dengan
    bersamping.

   Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak
    boleh dipakai semasa bekerja.
PAKAIAN WANITA

   Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum
    masing-masing yang sesuai dipakai semasa
    bekerja. "Jeans", "slacks", seluar pendek dan
    apa-apa pakaian yang menutup muka tidak
    boleh dipakai semasa bekerja.

   Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya
    yang mempunyai bentuk yang sesuai boleh
    dipakai dengan pakaian yang ditetapkan;
    kasut sukan tidak boleh dipakai semasa
    bekerja.
PAKAIAN WAKTU BEKERJA

   Pakaian seragam hendaklah sentiasa
    dipakai semasa bekerja bagi mereka
    yang dibekalkan dengannya.

   Pegawai-pegawai awam tidak
    dibenarkan memakai pakaian yang
    menjolok mata.
PENGURUSAN PERHUBUNGAN
      PELANGGAN
MENGUTAMAKAN PELANGGAN

•   layanan yang mesra dan adil
•   mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan
•   memperluaskan mekanisma penyebaran     dan
    penyampaian kemudahan perkhidmatan
•   mengurangkan karenah birokrasi
KEMUDAHAN PELANGGAN

•   telefon awam : membolehkan orang awam
    membuat panggilan
•   alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan
    jelas, cepat dan berkesan
•   kafeteria : kemudahan kepada pelanggan
•   galeri : pameran aktiviti jabatan
•   kemudahan sukan dan riadah
PIAGAM PELANGGAN

•   menyemak dan mengkaji          jaminan   kualiti
    perkhidmatan yang dijanjikan
•   pastikan jaminan kualiti perkhidmatan    yang
    dijanji dipatuhi setiap masa
•   sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi
    mengukuhkan keyakinan pelanggan
•   pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik
PENGURUSAN ADUAN AWAM

•   melantik pegawai perhubungan aduan
•   pelbagai saluran untuk kemukakan masalah
•   tempoh penyelesaian yang munasabah
•   Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan
    yang berkuatkuasa dari masa ke masa
SISTEM PENYAMPAIAN
    PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN KAUNTER

•   sediakan jumlah kaunter yang mencukupi
•   memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu
    lokasi
•   menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap
    kaunter
•   kaunter khas untuk OKU dan warga emas
•   sistem giliran
•   buka kaunter pada masa yang dijanjikan
•   sediakan borang maklumbalas pelanggan
•   sediakan peti cadangan
•   petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan
    berbudi bahasa
•   melantik penyelia kaunter
•   membuat pemantuan perkhidmatan kaunter
SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

•   semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada
    untuk memudahkan urusan.
•   mengadakan Pusat Khidmat Setempat
•   mempamerkan carta alir proses kerja
•   mempamerkan senarai semak dalam proses
    kelulusan sesuatu jenis permohonan
•   mengeluarkan surat akuan terima
•   memaklumkan pelanggan status permohonan
    dan jangkamasa proses permohonan
MANUAL PROSEDUA KERJA
(MPK) DAN FAIL MEJA
•   MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan
•   setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang
    lengkap dan kemas kini
•   MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa
BORANG PERMOHONAN

•   kurangkan atau hapuskan penggunaan borang
    bagi urusan tertentu.
•   kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan
•   gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu
    sahaja
•   borang hendaklah     mudah    diperolehi   dari
    pelbagai saluran
URUSAN SURAT KERAJAAN
SURAT RASMI KERAJAAN

•   alamat pengirim
•   alamat penerima
•   nombor rujukan
•   tarikh surat
•   tajuk surat
•   pembukaan dan mengakhiri surat
•   nombor perenggan, muka surat dan lampiran
•   sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal),
    fail surat dan fail timbul
•   tentukan taraf keselamatan surat
PENDAFTARAN DAN
PENGEDARAN SURAT
•   surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan
    tanpa dibuka
•   surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu
    diserah kepada pegawai berkenaan
•   pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh
    membuka dan mendaftar surat mengikut
    prosedur.
•   surat  hendaklah     dimasukkan    dalam     fail
    berkenaan.
     PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN
     SURAT
   semua surat perlu diambil tindakan segera
    surat keluar hendak salinan asal, lengkap
    dengan tarikh, nombor rujukan, alamat
    yang betul dan    tanda tangan pegawai.
   penghantaran surat boleh dibuat melalui
    mesin faksimili dan disusuli dengan surat
    asal
    KESELAMATAN DOKUMEN
   RAHSIA BESAR   -   Dokumen rasmi atau maklumat rasmi
                       yang boleh menyebabkan kerosakan
                       yang amat besar kepada negara.
                       Contoh : Kertas-kertas jemaah
                       menteri, maklumat ketenteraan.
   RAHSIA         -   Dokumen rasmi atau maklumat rasmi
                       yang boleh membahayakan
                       keselamatan negara, kerosakan
                       besar kepada kepentingan dan
                       martabat negara atau memberi
                       keuntungan besar kepada negara
                       asing.
                       Contoh : Arahan penting untuk
                       perwakilan negara yang membuat
                       perundingan dengan negara asing.
    KESELAMATAN DOKUMEN
   SULIT    -   Dokumen rasmi yang tidak
                 membahayakan keselamatan negara tetapi
                 memudaratkan kepentingan atau
                 martabat negara atau kegiatan
                 kerajaan, boleh menyebabkan
                 kesusahan kepada pentadbiran atau orang
                 perseorangan dan menguntungkan
                 sebuah kuasa asing.
                 Contoh : Maklumat yang mungkin
                           membolehkanpendapatan faedah
                           kewangan daripadanya jika
                           terdedah sebelum masa.
   TERHAD   -   Dokumen rasmi selain daripada di atas
                 tetapi masih perlu diberi perlindungan
                 keselamatan.
                 Contoh : Perintah dan arahan biasa
                          jabatan.
KESELAMATAN DOKUMEN

       DOKUMEN                 -   Dokumen rasmi yang
                 TERPERINGKAT             mengandungi
    maklumat                              rasmi   yang
    mesti diberi
        perlindungan
                 keselamatan.
       MAKLUMAT RASMI          -   Pengetahuan
    mengenai
        perkara rasmi, termasuk
                                    -Jenis atau kandungan
                                    -Jenis kegunaan dan
                                             komposisi
                                    -Kaedah,cara
    menghasil,                               teknik,proses

    pengeluaran
    KESELAMATAN DOKUMEN

    PERSENDIRIAN   -   Maklumat yang dihadkan
                        kepada pengetahuan orang
                        tertentu sahaja.
    DOKUMEN RASMI-     Apa-apa maklumat yang
                        tercatat berkenaan dengan
                        perkara rasmi :
                        -perkara bertulis, bertaip
                        -fotograf,fotosalinan,pelan
                         cetak,jalur rakaman.
                        -pelan,lepan lakar,lukisan
                        -huruf cetak atur,huruf cetak
                         miring,acuan..
    DOKUMEN      -     Dokumen rasmi yang mesti
     TERPERINGKAT       diberi perlindungan
                        keselamatan.
PENGURUSAN FAIL
PEMBUKAAN FAIL

•   tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan
•   kertas minit, kandungan surat dan dokumen
    lampiran disusun mengikut tarikh
•   minitkan surat masuk dengan dakwat merah
•   minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru
•   minit yang pendek dicatat pada kertas minit
•   tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau
    tebal melebihi 4 sm.
FAIL SEMENTARA

•   surat/dokumen yang diterima memerlukan
    tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan
    tidak dapat dikesan.
•   lebih daripada   seorang pegawai    perlu
    mengambil tindakan menggunakan fail yang
    sama.
PENYIMPANAN DAN
PERGERAKAN FAIL
•   fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun
    mengikut rujukan
•   pergerakan fail direkod bagi      memudahkan
    pengawalan dan pengesanan
•   simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan
    memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu
    surat dalam tempoh yang ditetapkan
•   fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai
    atasan/lain mengenai tindakan yang telah
    diambil
  PENYELENGGARAAN,
  PEMELIHARAAN DAN
PELUPUSAN REKOD AWAM
REKOD AWAM

•   rekod yang diterima secara rasmi atau yang
    dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam,
    perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.
•   merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan
    bercetak dan elektronik.
•   mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan
    oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia
•   mengadakan bilik rekod jabatan           dengan
    kelengkapan yang bersesuaian
•   melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib
    Negara Malaysia
•   melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan
PENYELENGGARAAN REKOD
AWAM
•   gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada
    tepung ubi
•   rekod yang basah dikeringkan dengan kertas
    serap air dan dianginkan mengguna kipas
•   rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah
    sinaran matahari atau disalai
PUNCA ANCAMAN

1.   Subversif -    kegiatan seorang atau kumpulan atau
                    pertubuhan untuk membinasakan
                    ketenteraman.
2.   Espionaj   -   mendapatkan maklumat terperingkat
                    dengan cara salah atau tersembunyi
                    dengan tujuan memudaratkan
                    keselamatan atau kepentingan negara.
3.   Sabotaj    -   menyebabkan kerosakan fizikal untuk
                    kepentingan negara asing untuk tujuan
                    politik yang subversif.
PUNCA ANCAMAN

4.       Kelemahan manusia

          Keinginan untuk menunjuk-nunjuk.
          Cuai mematuhi arahan keselamatan.
          Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah.
          Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di
           tempat awam.
          Pemerasan – diugut kerana berhutang, rasuah atau latar
           belakang yang tidak baik.
PENYIMPANAN PERKARA
TERPERINGKAT

   Rahsia Besar
    - simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci.
    - simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail yang
      dipasang palang besi berkunci.
    - jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi.
   Rahsia
    - simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang
      palang besi berkunci.
   Sulit dan Terhad
    - kabinet keluli atau almari keluli.
PENYIMPANAN PERKARA
TERPERINGKAT

Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat
termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan
sama seperti simpanan perkara terperingkat.

Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu :
       Waktu singkat -          kunci pintu dan tingkat
       Waktu lama       -       kunci dalam peti keselamatan
PENGHANTARAN DOKUMEN
TERPERINGKAT

   Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma.
   Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima
    sahaja.
   Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal.
   Letatkan bersama salinan borang akuan terima.
   Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak
    dikembalikan selepas 7 hari.
SISTEM SATU LAPIS SURAT

   Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg
    berkunci.
   Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat
    penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.
SISTEM DUA LAPIS SURAT



   Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak
    menggunakan peti atau beg berkunci.
   Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat penerima
    dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan.
   Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.
MEMBAWA DOKUMEN
TERPERINGKAT KE LUAR PEJABAT

   Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali
    untuk rujukan rasmi ditempat lain.
   Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah.
   Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian Rahsia
    Besar dan Rahsia.
   Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan
    Terhad.
INVENTORI DAN BEKALAN
       PEJABAT
INVENTORI

Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai
kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa
perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir
dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.
BEKALAN PEJABAT

Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak
dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai
rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu.


Bekalan  pejabat merupakan     alat tulis dan
kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam
melaksanakan tugas rasmi.
PEROLEHAN INVENTORI DAN
BEKALAN PEJABAT
•   perlu mendapat kelulusan seperti peraturan
•   barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat
    hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan.
•   pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat
    selaras dengan peraturan kewangan
•   penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa
    untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.
KAWALAN PENGGUNAAN

•   merekod dengan lengkap, tepat dan diberi
    nombor
•   Pengeluaran     bagi    tujuan     rasmi   mengikut
    keperluan
•   pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan
•   pengeluaran dilaksanakan secara MDKD
•   sistem kawalan      secara       berkomputer     lebih
    sistematik
•   penyalahgunaan/kecuaian            boleh       diambil
    tindakan tatatertib atau surcaj
PENYIMPANAN

•   tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciri-
    ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.
•   sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset
•   aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat
    selamat untuk mengelakkan kehilangan
PENYELENGGARAAN

•   penyelenggaraan    peralatan   dibuat   secara
    terancang mengikut jadual
•   perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat
    dengan pembekal yang dilantik
•   aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan
•   penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian
PEMERIKSAAN

•   baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan
    baki dalam simpanan
•   berkeadaan sempurna
•   tempoh penggunaan belum luput
•   stok mencukupi mengikut had keperluan
•   disimpan di tempat yang ditetapkan
•   Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat
    dikemukakan kepada KSU Kementerian
KEMUDAHAN KEPADA KAKITANGAN

   Pinjaman Pembelian Rumah
   Pinjaman Pembelian Kenderaan
   Pinjaman Pembelian Komputer
   Melanjutkan Pelajaran
KEMUDAHAN DEKAN/PENGARAH

   Elaun Pentadbiran
   Kereta rasmi beserta inden minyak bagi
    perjalanan pergi dan balik dari rumah
    ke pejabat
   Pembantu khas (PT kesetiausahaan N9)
   Komputer peribadi
   Sewa bulanan telefon bimbit
KEMUDAHAN UNTUK MENJALANKAN
TUGAS

   Alat Kominikasi
   Kenderaan/Pengangkutan
   Pakaian Seragam
   Alat Tulis
   Perubatan
   Kelengkapan Pejabat
   Ruang
KEMUDAHAN KOMUNIKASI

   Telefon
   Komputer/Rangkaian
   Fax
   Telex
   Telegram
   Pos
KEMUDAHAN KOMUNIKASI -
TELEFON

   Telefon Bimbit
   Talian Terus Telekom
   Bayaran Sewa Telefon
   Talian Sambungan Terbuka A
   Talian Terbuka B
   Talian Tertutup C
AKTIVITI YANG MELANGGAR
TATACARA PENGGUNAAN INTERNET

   Memuat naik/turun, menyimpan dan mengguna
    perisian tidak berlesan
   Menyedia dan menghantar maklumat berulang
    berupa gangguan
   Menyedia, memuat naik/turun bahan berunsur lucah
   Penyataan fitnah/hasutan yang
    memburuk/menjatuhkan kerajaan
   Menyalahgunakan perbincangan atas talian
   Bahan yang bercorak penentangan yang membawa
    keadaan huru hara dan menakutkan pengguna
    internet
   Perisian berbentuk hiburan atas talian spt permainan
    elektronik, vedio, lagu
AKTIVITI YANG MELANGGAR TATACARA
PENGGUNAAN INTERNET


   Menggunakan kemudahan internet untuk
    tujuan peribadi
   Menjalankan aktiviti komersial dan politik
   Menyebarkan bahan berkaitan perjudian,
    senjata dan aktiviti pengganas
   Menyimpan bahan yang boleh mengakibatkan
    kelembapan perkhidmatan/ operasi
   menggunakan kemudahan modem peribagi
    untuk membuat capaian terus ke internet