Docstoc

LIBRARY BOARD OF TRUSTEES MEETING AGENDA

Document Sample
LIBRARY BOARD OF TRUSTEES MEETING AGENDA Powered By Docstoc
					                        LIBRARY BOARD OF TRUSTEES MEETING AGENDA 
                              WEDNESDAY, FEBRUARY 16, 2011 
                                         4:00 P.M. 
                                               
                                  Downtown Reno Library 
                                  301 South Center Street 
                                     Reno, NV  89501 
 
PURSUANT  TO  NRS  241.020,  THE  AGENDA  FOR  THE  TRUSTEES  MEETING  HAS  BEEN  POSTED  AT  THE  FOLLOWING  LOCATIONS:  
WASHOE  COUNTY  COURTHOUSE,  WASHOE  COUNTY  ADMINISTRATION  BUILDING,  DOWNTOWN  RENO  LIBRARY,  INCLINE  VILLAGE 
LIBRARY,  NORTH  VALLEYS  LIBRARY,  NORTHWEST  RENO  LIBRARY,  SIERRA  VIEW  LIBRARY,  SOUTH  VALLEYS  LIBRARY,  SPANISH 
SPRINGS LIBRARY AND SPARKS LIBRARY.  FURTHER, IN COMPLIANCE WITH NRS 241.010, THIS NOTICE HAS BEEN POSTED ON THE 
OFFICIAL WEB SITE FOR THE WASHOE COUNTY LIBRARY SYSTEM AT www.washoecountylibrary.us
 
SUPPORT  DOCUMENTATION  FOR  ITEMS  ON  THE  AGENDA  PROVIDED  TO  THE  LIBRARY  BOARD  OF  TRUSTEES  IS  AVAILABLE  TO 
MEMBERS  OF  THE  PUBLIC  AT  THE  DOWNTOWN  RENO  LIBRARY  ADMINISTRATION  OFFICE,  301  SOUTH  CENTER  STREET,  RENO, 
NEVADA.  WE ARE PLEASED TO MAKE REASONABLE ACCOMMODATIONS FOR MEMBERS OF THE PUBLIC WHO ARE DISABLED AND 
WISH TO ATTEND MEETINGS.  IF YOU SHOULD REQUIRE SPECIAL ARRANGEMENTS FOR ANY TRUSTEE MEETING, PLEASE CONTACT 
OUR OFFICE AT 327‐8341 24 HOURS PRIOR TO THE DATE OF THE MEETING. 
 
Unless  otherwise  indicated  by  an  asterisk  (*),  all  items  on  the  agenda  are  action  items  upon  which  the 
Library Board of Trustees will take action. 
 
1) Roll Call * 
 
2) Public Comment and Discussion Thereon – Five Minute Time Limit Per Person * 
 
3) Approval of Minutes from Board Meeting of January 19, 2010 
 
4) Old Business 
    a) Status Report on the Citizens’ Advisory Committee on the Future of the Washoe County Library 
        System* 

5) New Business 
   a) Discussion and Action Regarding the Library’s Budget Reduction Plan for FY 2011/12 
   b) Discussion and Action Regarding Revision of the Interlibrary Loan Policy 
   c) Discussion and Action Regarding Revision of the Scholarship Policy 
   d) Discussion and Action Regarding Lifting the Moratorium on Scholarships 
   e) Staff Report on Downtown Reno Library Activities and Operation * 
    
6) Library Administration Report to the Board to Include Library Administration; Collaborations, Programs 
   and Activities; Friends of Washoe County Library; and Media/Internet Coverage * 

7) Financial Reports to Include the Monthly Expenditure Comparison Reports and Gift Fund Report* 
8) Monthly Library Usage Statistics Report * 
 
9) Public Comment and Discussion Thereon – Five Minute Time Limit Per Person * 
 
10) Board Comment – Limited to Announcements or Issues Proposed for Future Agendas and/or 
    Workshops * 

11) Adjournment  
                                                                                                                 ITEM 3 


                      LIBRARY BOARD OF TRUSTEES’ MEETING MINUTES 
                                    January 19, 2011 
                                                               
                                                               
The Board met in regular session at the Senior Center, 1155 East Ninth Street, Reno, Nevada.  Chair Judy 
Simon called the meeting to order at 3:05 p.m. 
 
 
ROLL CALL 
 
Board Members Present:               Tom Cornell, Dianne Drinkwater, Fred Lokken, Judy Simon and Al Stoess 
 
Library Staff Present:               Brenda  Baxter,  Kristin  Cannard,  Tammy  Cirrincione,  Max  Conelly,  Patti 
                                     Day,  Corinne  Dickman,  Nancy  Keener,  Barbara  Lentz,  Julie  Machado, 
                                     Arnie  Maurins,  Jennifer  Oliver,  Bonnie  Saviers,  Donna  Smith,  Dianne 
                                     Varnon, Scottie Wallace, Beate Weinert and Rocky Badolato 
 
County Staff Present:                County Commissioner Kitty Jung, Assistant District Attorney Herb Kaplan 
 
Friends of Washoe County              
Library Present:                     Lucina Moses 
 
Public Present:                      Carol  Lloyd  and  Derek  Wilson,  Citizens’  Advisory  Committee  on  the 
                                     Future of the Washoe County Library System and Jessica Carner, Sparks 
                                     Tribune 
 
 
WORK SESSION 
 
Library’s Balanced Scorecard Strategic Plan for Fiscal Years 2012‐16 
 
The Board reviewed the information submitted in the Board packet and distributed at the meeting. 
 
Commissioner Jung suggested that Mr. Maurins meet with the Assistant County Manager who oversees 
the  Law  Library  to  look  at  ways  to  integrate  it  into  the  Downtown  Reno  Library  location.    It  was  duly 
noted that the Law Library is a separate entity run by a committee and its own Board of Trustees. 
 
Commissioner  Jung  also  suggested  working  with  the  RTC  and  Sarah  Tone  to  explore  the  possibility  of 
using used out‐of‐commission busses to use as a mobile community resource center in areas where job‐
hunting assistance is needed.  The mobile center could be taken into a neighborhood until the need is 
exhausted,  at  which  time  it  would  move  to  another  area  in  need.    Mr.  Maurins  advised  that  staff  is 
looking into a possible future partnership with Senior Services to combine library service with Meals on 
Wheels. 
 
Following discussion, the Board made the following suggestions: 
     • Show the economic benefit and overall social good that the Library System has in the community 
         and how it trickles down to users and non‐users alike 
     • Continue  to  investigate  and  explore  alternative  means  of  non‐conventional  means  to  make 
         library resources available to an increasingly diverse population 
              o Provide vending machines with library materials 
              o Provide kiosks 
                                                                                                                


    •   Hold a meeting with the Law Library Board of Trustees and/or have a representative from each 
        Board  attend the others’ meetings 
    •   Explore the possibility and practicality of televising Library Board meetings 
            o Commissioner Jung suggested discussing the possibility of creating a quality production 
                with Kathy Carter 
    •   Include the Return on Investment Report 
    •   Schedule a follow‐up meeting to entertain additional ideas from the public 
 
Ms. Varnon reminded the Board that the Library must have a Strategic Plan on file with the State Library.  
The Balanced Scorecard is constantly being adapted, so the Board could approve a Strategic Plan with 
the knowledge that it will be changed. 
 
Mr. Maurins added that the Strategic Plan should cover a five‐year period and stated that his goal was 
for the Board to approve the Balanced Scorecard plan with any necessary amendments, and he would 
file it with the State Library and submit it to the County Strategic Planning Committee, the deadline for 
which is in mid‐February.  Mr. Maurins further inquired if the Board wished to develop a “Library Board 
Strategic Plan” similar to the plan approved July 20, 2005 or carry that plan forward. 
 
On motion by Ms. Drinkwater, seconded by Mr. Lokken, which motion duly carried, the Board approved 
carrying  forward  the  “Library  Board  Strategic  Plan”  approved  on  July  20,  2005,  with  the  amendments 
discussed above. 
 
Mr. Maurins reviewed the status of requested capital improvement projects that have been approved by 
the Board of County Commissioners as follows: 
     • Downtown Library Remodel: 
          Planning pushed back to Fiscal Year 2012/13, construction to FY 2013/14 
     • Duncan/Traner Expansion: 
       Planning pushed back to FY 2012/13, construction to FY 2013/14 
     • Construction of new North Valleys Library: 
          Scheduled for FY 2014/15                    
     • Sparks Library HVAC Upgrade: 
          Planning scheduled for FY 2012/13, construction scheduled for FY 2013/14 (Public Works 
          request) 
     • Sparks Library restroom renovation: 
          August 2012 (Public Works project) 
     • Library Board requests not on the CIP schedule: 
              o Sierra View Library – replacement 
              o New library in East Sparks to replace Mendive Community library 
              o Sparks Library – remodel of patio area 
 
On questioning by the Board, Commissioner Jung offered to investigate the delay in the Sparks Library 
restroom  renovation  to  assure  that  it  is  ADA‐compliant.    Julie  Machado,  Sparks  Library  Managing 
Librarian, noted that strips have been installed to allow wheelchair access. 
 
Ms. Jung suggested that a standards of coverage study be commissioned, and Mr. Maurins advised that 
an Organizational Design Study was prepared by a consultant approximately ten years ago, and could be 
updated.  He added that the Citizens’ Advisory Committee on the Future of the Washoe County Library 
System has formed a subcommittee to look at facilities. 
 
 
 
                                                                                                                 


PUBLIC COMMENT 
 
There was no public comment. 
 
 
SECRETARY’S REPORT 
 
On motion by Dr. Stoess, seconded by Mr. Lokken, which motion duly carried, the Board approved the 
minutes of the November 17, 2010 meeting. 
 
 
OLD BUSINESS 
 
Report  on  the  Second  and  Third  Meetings  of  the  Citizens’  Advisory  Committee  on  the  Future  of  the 
Washoe County Library System 
 
Mr. Lokken reported the following: 
    • While the Board had originally planned for a smaller committee, he feels it is a fascinating group 
    • Some  people  have  resigned  due  to  schedule  conflicts  or  other  reasons,  but  because  it  was 
        originally a large group, the committee still retains a sizeable number of members 
    • The committee needs to elect a permanent Chair 
    • Three  subcommittees  have  been  formed,  and  all  subcommittee  meetings  will  be  held  in 
        compliance with the Open Meeting Law as follows: 
             o Facilities         – January 27 at the Law Library 
                          –
             o Funding   January 20 at the Friends of Washoe County Library office  
             o Services           ‐ January 27 at Truckee Meadows Community College library 
    • Mr. Maurins will attend as many subcommittee meetings as possible, and Mr. Lokken will cover 
        when needed 
    • The  committee  will  attempt    to  meet  on  the  same  nights  as  the  subcommittees  to  facilitate 
        public notice and communication between the subcommittees and the main group 
    • Elizabeth Martinez, former President of the American Library Association, may be asked to give a 
        presentation at a future meeting  
    • The next session will be facilitated and structured 
 
Commissioner Jung made the following suggestions: 
    • Invite committee members to attend the Library budget presentation 
    • Identify something tangible and preliminary 
    • Look at sustainability when looking at the future of the Library System 
    • The  County  has  reached  the  tax  cap,  and  cannot  have  a  special  assessment  district  if  it  is 
        Countywide  (she  noted  that  the  Northgate  Golf  Course  special  assessment  district  is 
        homeowners) 
    • Cannot be general fund reliant, but need a dedicated revenue source 
 
Derek Wilson, a member of the committee, introduced himself at the request of Ms. Simon. 
 
Mr. Lokken expressed his appreciation for the efforts of both former Library Directors, Nancy Cummings 
and  Martha  Gould,  who  are  providing  background  information  and  continuity  to  the  other  committee 
members. 
 

 
                                                                                                                   


Scheduling the Next Joint Meeting of the Library Board and the Board of County Commissioners 
 
The Board reviewed the information submitted in the packet. 
 
On motion by Ms. Drinkwater, seconded by Mr. Cornell, which motion duly carried, the Board requested 
that  steps  be  taken  to  coordinate  a  joint  meeting  with  the  Board  of  County  Commissioners  at  its 
February 22 meeting. 
 
Mr. Lokken advised that he will be out of town on that date and unable to attend. 
 
Possible Migration to the Koha Open Source Integrated Library System 
 
The Board reviewed the information submitted in the packet and distributed at the meeting. 
 
On  questioning  by  Commissioner  Jung,  Systems  Librarian  Nancy  Keener  stated  that  the  Law  Library 
chose another vendor, but the cost is comparable. 
 
On questioning by the Board, Ms. Keener advised that: 
    • If we were able to migrate sooner, we could cancel the current Sirsi/Dynix contract on 60‐days’ 
         notice 
    • The  problem  with  the  current  ILS  is  due  to  the  fact  that  a  system  was  purchased  from  Dynix, 
         which  was  purchased  by  Sirsi,  becoming  Sirsi/Dynix,  and  we  were  assured  that  the  product 
         provided by Sirsi/Dynix was comparable to the product originally purchased 
    • Payment  was  withheld  for  approximately  18  months,  until  such  time  as  there  was  some  basic 
         level of confidence in the Sirsi/Dynix system 
    • The current problem is continuously increasing maintenance costs combined with substandard 
         tech support 
 
 
NEW BUSINESS 

Report  from  the  County’s  Organizational  Effectiveness  Committee  to  the  Board  of  County 
Commissioners Regarding a Revised Budget Prioritization Process 

The Library Board reviewed the information submitted in the packet and distributed at the meeting. 
 
Mr. Maurins added that there is a fourth category of support departments, such as Human Resources, 
and  those  departmental  cuts  would  be  based  on  a  weighted  average  of  the  other  three  categories.  
According to Commissioner Jung, the OEC recommendations are to be presented to the Board of County 
Commissioners prior to budget adoption.  The Commissioner added that the OEC offered to review the 
programs and services of standing commissions and committees that no longer meet and to determine 
where  other  efficiencies  could  be  implemented.    She  also  noted  that  the  committee  did  not  want  to 
identify services for transition, but recommended that a panel be appointed to do that, adding that she 
felt it was a good exercise in empathy for the committee members.  
 
Mr. Maurins suggested that the Board may want to draft a letter to the County Commissioners and/or 
the OEC regarding the importance of library service, especially in bad economic times; speak at County 
Commission  or  OEC  meetings  on  this  topic;  address  this  issue  at  the  upcoming  joint  meeting  with  the 
County Commissioners on February 22 or some combination of those actions. 


 
                                                                                                                    


 
Ms. Simon offered to draft a letter to the Board of County Commissioners prior to the joint meeting, and 
Ms. Drinkwater offered to help.  Mr. Cornell suggested including the Law Library in the letter.  Ms. Simon 
wants to emphasize the fact that the Library is a core service.  Ms. Jung mentioned that there was some 
verbiage in the article, “Blatant Berry: Much More than Management” that might be helpful in writing 
the letter.  Mr. Maurins suggested a reminder that the Library is already a regional service. 
 
Ms.  Drinkwater  moved  that  the  Chair  prepare  a  draft  letter,  accepting  input  from  any  and  all  Board 
members  who  choose  to  participate,  to  be  presented  to  this  committee  at  its  next  meeting  for  the 
ultimate  goal  of  presentation  to  the  Organizational  Effectiveness  Committee  making  a  case  for  the 
Library in the current budgetary process.  Mr. Lokken seconded. 
 
Following  discussion,  Ms.  Drinkwater  modified  the  motion  “to  be  in  response  to  the  OEC  and  their 
process and the budgetary process.”  Ms. Drinkwater withdrew her motion to modify it. 
 
Ms. Drinkwater moved to authorize the Chair to draft a letter, accepting input from any and all Board 
members  that  choose  to  participate  in  the  process,  for  presentation  to  the  County  Commissioners  on 
behalf of the Library. 
 
Ms. Simon called for a vote, and the motion duly carried. 
 
Staff Report on Senior Center Community Library Activities and Operation 

Donna Ridley Smith, Senior Center Community Library Managing Librarian reported the following: 
   • The facility is 800 square feet, but well used and well loved 
   • The  facility  is  open  Monday  through  Thursday,  from  9:00  a.m.  to  2:00  p.m.,  for  a  total  of  20 
       hours 
   • An average of 38‐40 people are in the library every hour 
   • Users are primarily senior citizens and County employees 
   • The Library is the center of the seniors’ social and intellectual life 
   • Patrons have adapted to the shorter hours and days necessitated by budget cuts, but they let 
       staff know they would like more 
   • Donna became Managing Librarian in August, and shortly thereafter, the Library Assistant II was 
       out on sick leave, then retired 
   • Currently there are four senior volunteers and borrowed staff from the Downtown Reno Library 
       to  help  keep  the  Library  going,  and  occasionally  help  is  received  from  other  libraries  in  the 
       system 
   • Her focus has been on fresh tasks, such as: 
            o Files were examined and pared down 
            o Existing desk top procedures were updated 
            o Excess supplies were shipped off to Downtown Reno Library and a new order was placed 
                for what was needed 
            o Perpetual  decorative  items  placed  on  top  of  shelves  and  in  many  other  spaces  were 
                removed, giving the facility a cleaner look 
            o Volunteer procedures were clarified and brought into compliance with the system 
            o  Signage was refreshed 
            o Audio books in cassette and CD formats were interfiled 
            o Internet stations were rearranged for greater ease of use 
            o Weeding  has  been  done  in  every  format  in  the  collection,  either  for  discard  or 
                redistribution to other libraries 
 
                                                                                                                   


                      Approximately 1,000 items were deselected in the last quarter 
                      The number of items currently in the collection is 6,333 as opposed to 8,823 in 
                      2007, a 27% reduction 
                      The leaner collection is more inviting and easier to browse 
    •   She implemented “T‐shirt Tuesdays” with staff taking part 
 
Ms. Smith invited the Board to tour the library following the meeting. 
 
Staff Report on Sparks Library Activities and Operation 

The Library Board reviewed the report submitted in the packet. 
 
Julie Machado, Sparks Library Managing Librarian, updated her report with the following: 
     • The Charter Wifi was installed and has improved connectivity 
     • One of the best programs at the Sparks Library is Conversation Corner, which has become very 
         important  to  patrons  learning  to  speak  English,  one  of  whom  became  a  volunteer  due  to  a 
         conversation held during the program 
 
Staff Report on Duncan/Traner Community Library Activities and Operation 
 
The Library Board reviewed the information submitted in the packet. 
 
Ms. Machado, on behalf of Debbie Gunderman, Duncan/Traner Community Library Managing Librarian, 
highlighted the increase of attendance at library programs, which are now held in the school cafeteria, a 
much larger space.  Half of the teachers and the principal were replaced at Duncan Elementary, and the 
partnership has really become much better as a result.  In addition to the use of the cafeteria for library 
programs, the teachers are using the building and the principal is using it for meetings. 
 
 
LIBRARY ADMINISTRATION REPORT TO THE BOARD 
 
The Library Board reviewed the information submitted in the packet. 
 
Mr. Maurins highlighted the following: 
     • Library  patrons  donated  over  8,600  pounds  of  food  during  the  three‐week  Food  for  Fines 
         program 
     • Thanked the Friends for the $100,000 allocation for 2011, despite the economy 
     • The  Vacancy  Review  Committee  denied  the  request  to  fill  the  upcoming  Associate  Director 
         vacancy, and staff was asked to look at reorganization options 
 
Ms. Simon expressed her concern regarding the Associate Director vacancy in light of the fact that the 
Library  has  already  lost  one  Associate  Director  position.    Ms.  Simon  also  expressed  an  interest  in 
attending  the  upcoming  meeting  in  connection  with  the  plan  for  the  purchase  and  installation  of  the 
sculpture for the Incline Village Library. 
 
 
ACKNOWLEDGMENT OF DONATIONS RECEIVED BETWEEN OCTOBER 1 AND DECEMBER 31, 2010 
 
The Library Board reviewed and accepted the information submitted in the packet. 
 
 
                                                                                                                     


 
STAFF  REPORT  REGARDING  DIRECTOR‐APPROVED  GIFT  FUND  PURCHASES  BETWEEN  JULY  1  AND 
DECEMBER 31, 2010 
 
The Library Board reviewed the information submitted in the packet. 
 
 
FINANCIAL REPORTS 

The Library Board reviewed and accepted the information submitted in the packet. 
 
Mr.  Maurins  advised  the  Board  that  the  systemwide  gift  fund  is  up  to  $26,400,  and  it  may  want  to 
consider lifting the moratorium on scholarships in the near future.  Ms. Simon requested it be placed on 
the next agenda. 
 
 
MONTHLY LIBRARY USAGE STATISTICS REPORT 

The Library Board reviewed the information submitted in the packet. 


PUBLIC COMMENT 

Rocky Badolato, Administrative Secretary Supervisor, announced that a retirement party will be held in 
honor of Dianne Varnon at the Atlantis on February 26.  Details will be emailed to all Board members. 


BOARD COMMENT 

Commissioner Jung and Mr. Kaplan did not receive their Board packets, and Ms. Jung stated that she has 
never  received  one.    Rocky  advised  that  they  are  sent  interoffice  mail  and  will  now  arrange  to  have 
packets hand‐delivered to them and Ms. Drinkwater. 
 
Ms. Simon announced that Library Day at the State Legislature will be some time in March. 
 
Mr. Lokken thanked the Friends for their continuous support. 
 
Mr. Maurins advised that there is a new training program for Advisory Board members the County has 
put together, and a full description was distributed to the Board members.  He urged the Board to utilize 
the program if it is of interest. 
 
Commissioner  Jung  announced  that  she  and  Commissioner  Humke  were  selected  to  be  legislative 
liaisons and asked the Board to inform her of anything she may need to know in that regard. 
 
Commissioner Jung also noted that she has made use of the list of 50 books to read prepared by staff 
librarians that also appeared in Reno Magazine. 
 
 
ADJOURNMENT 
  
On motion by Ms. Drinkwater, Ms. Simon adjourned the meeting at 4:50 p.m. 
 
                                                                  ITEM 4a




TO:       Library Board of Trustees 
FROM:     Arnie Maurins, Director 
RE:       Report on the Citizens’ Advisory Committee on the Future of 
               the Washoe County Library System 
DATE:     10 February 2011 
 
 
 
                                   
            There is no written material on this item. 
            An oral report will be made at the meeting. 
 
                                                                                           ITEM 5a




TO:             Library Board of Trustees
FROM:           Arnie Maurins, Director
RE:             Budget‐Reduction Plan for FY 2011‐12
DATE:           February 10, 2011 



Background: On January 25th, the Board of County Commissioners was advised that the 
County faced a general‐fund budget deficit of approximately $33.5 million in Fiscal Year 
2011‐12. This shortfall does not include any potential impacts resulting from actions of 
the  state  legislature  during  its  current  session.  (The  County  is  estimating  that  such 
impacts could be in the range of $25 million for each of the next two fiscal years.) 
The BCC has directed that $5 million of the $33.5 million be saved through sustainable 
departmental budget reductions and/or new revenues. (The remaining $28.5 million is 
to be addressed via long‐term decreases in County‐wide payroll costs along with other 
structural  changes.)  In  accordance  with  the  newly  adopted  “core/non‐core/in‐
transition”  categorization  of  County  services,  the  Library  has  been  placed  in  the  non‐
core  group  and  assigned  a  reduction  target  of  $337,000,  or  3.7%  of  its  FY  2011‐12 
general‐fund budget. 
I am proposing the following steps to achieve the requisite $337,000 in budget savings: 
 
Budget Measure                                                                           Savings 
#1 ‐ Do not hire a new Associate Director (see additional explanation below)            $130,322 
#2 ‐ Do not fill existing or pending vacancies in the Library Assistant II class        $138,013 
#3 ‐ Share marketing position 50/50 with the Community Relations Office                  $47,508 
             (Proposed – not yet agreed to by all concerned parties as of 2/10/11) 
#4 ‐ Reduce Copy Machine Expense                                                         $15,000 
#5 ‐ Reduce Operating Supplies Expense                                                    $6,157 
                                                 Total:                                 $337,000 
Contingency: Lay off one (1) Senior Library Assistant                              up to $87,300 
 
As  I  advised  you  at  last  month’s  meeting, Library Administration was notified that our 
request to recruit a new Associate Director (AD) had been denied, and that we needed 
to  develop  a  management  structure  that  could  absorb  the  AD’s  responsibilities.  That 
directive  was  confirmed  in  a  recent  meeting  with  senior  staff  from  the  County 
Manager’s  office  and  Human  Resources.  To  address  that  reorganization  effort,  along 
with  the  likelihood  of  additional  departmental  cuts  being  required  due  to  budget 
initiatives at the state level, Library managers and administrators have begun planning 
for  a  revised  organizational  structure.  This  structure  would  distribute  the  AD’s  duties 
among  existing  managing  librarians  and  administrators,  and  would  also  result  in  the 
layoff of three Librarian III’s (out of a total of seven), who would then “bump down” to 
the Librarian II class.  Three Librarian III’s would remain as managers of the three urban 
libraries  (Downtown  Reno,  Sparks  and  Sierra  View),  while  the  newly  cast  Librarian  II’s 
would  manage  three  of  the  suburban  libraries.  I  will,  if  requested,  provide  more 
information about this reorganization plan at the Board meeting. 
 
Recommendation  and  Suggested  Motion:  Approve  the  Library’s  FY  2011‐12  budget‐
reduction plan as presented in this report, generating the specified $337,000 in savings, 
and acknowledge the Library Director’s authority to adjust it as needed. 
                                                                                      ITEM 5b 




 
TO:             Library Board of Trustees 
FROM:           Arnie Maurins 
                Library Director 
RE:             Revision of the Interlibrary Loan Policy 
DATE:           10 February 2011 
 
 
 
Background:              The previous Interlibrary Loan Policy was approved by the Library 
Board  of  Trustees  in  1999.    The  Policy  Review  Team  reviews  and  recommends  policy 
revisions to Library Managers and Coordinators.  It was determined that the language in 
the policy needed to be updated. 
 
Recommendation:  That the Board of Trustees approve the revised Interlibrary Loan 
Policy, effective immediately. 
                                                                                          ITEM 5b 



                   INTERLIBRARY LOAN POLICY

Interlibrary Loan (ILL) services are based on mutual relationships between U.S. libraries and are
governed by the American Library Association’s National Interlibrary Loan Code for the United
States.

Library materials may be requested within the scope of Washoe County Library System’s ILL
procedures. A fee may be applied as outlined in the Washoe County Library System “Fines,
Fees and Charges Policy.” The supplying library determines whether the material can be
provided and may also charge a fee.


APPROVED:       June 16, 1999
REVISED:        February 16, 2011




                                        D R A F T 
                                                                                           ITEM 5b 



                   INTERLIBRARY LOAN POLICY

Interlibrary Loan (ILL) services are based on mutual relationships between U.S. libraries and are
governed by the American Library Association’s National Interlibrary Loan Code for the United
States.

Any type of lLibrary materials may be requested within the scope of Washoe County Library
System’s ILL procedures. A fee may be applied as outlined in the Washoe County Library
System “Fines, Fees and Charges Policy.” The supplying library determines whether the material
can be provided and may also charge a fee. Interlibrary loan is a mutual relationship between
libraries in the United States. Libraries should be willing to supply materials as freely as they
request materials. Interlibrary loan services are governed by the National Interlibrary Loan Code,
1993.


APPROVED:       June 16, 1999
REVISED:        February 16, 2011




                                    C H A N G E S 
                                                                                       ITEM 5c 




 
TO:             Library Board of Trustees 
FROM:           Arnie Maurins 
                Library Director 
RE:             Revision of the Scholarship Policy 
DATE:           10 February 2011 
 
 
 
Background:              The  previous  Scholarship  Policy  was  approved  by  the  Library 
Board  of  Trustees  in  2005.    The  Policy  Review  Team  reviews  and  recommends  policy 
revisions to Library Managers and Coordinators.  It was determined that the language in 
the policy needed clarification regarding the work expectation following graduation or 
completion.   
 
Recommendation:  That the Board of Trustees approve the revised Scholarship Policy, 
effective immediately. 
                                                                                          ITEM 5c 



                         SCHOLARSHIP POLICY

The Washoe County Library Board of Trustees has established a scholarship program to help
Washoe County Library System staff members further their development by encouraging learning
in Library Science. The Library Board of Trustees offers to staff enrolled in a formal MLS Degree
program or in the Librarian Certification Program a scholarship up to $1,200 per year, contingent
on funds available.

Eligibility

    •   Successful completion of a year (2,080 hours) of employment and performance appraisal
        ratings of “meets expectations” or above

    •   Acceptance in a graduate school of library and information sciences
                                OR
        Acceptance in a Librarian Certification Program

    •   Completion of an application form submitted to the Board of Trustees

Recipients attending library school are expected to work for WCLS for at least two years after
graduation. Resignation from WCLS before two full years of employment will require repayment
of the scholarship in full.

Recipients working on a Library Certificate are expected to work for WCLS for at least one year
after completion. Resignation from WCLS before a full year of employment will require
repayment of the scholarship in full.

Recipients not receiving a graduate degree or certificate within the time frame outlined by their
educational institution will repay the scholarship in full.

Applicants and recipients may appeal decisions made under this policy by contacting the Library
Board of Trustees.


APPROVED: April 20, 2005
REVISED:  February 16, 2011




                                        D R A F T 
                                                                                            ITEM 5c 



                          SCHOLARSHIP POLICY

It is the intent of Tthe Washoe County Library Board of Trustees to establish has established a
scholarship program to help Washoe County Library System staff members further their
development by encouraging learning in Library Science. The Library Board of Trustees will
make available offers to staff enrolled in a formal MLS Degree program or in the Librarian
Certification Program up to five scholarships a scholarship of up to $1,200 per year, contingent on
funds available.

Criteria: Eligibility

    •   Successful completion of a year (2,080 hours) of employment and performance appraisal
        ratings of “meets expectations” or above

    •   Acceptance in a graduate school of library and information sciences
                                OR
        Acceptance in one of the a Librarian Certification program workshops offered by UNR
        and UNLV

    •   Completion of an application form submitted to the Library Board of Trustees

Recipients attending library school are expected to work for WCLS for at least two years after
graduation. Resignation from WCLS before two full years of employment will require repayment
of the scholarship in full.

Recipients working on their a Library Certificate Librarian Certification designation are expected
to work for WCLS for at least one year after completion. of certificate Resignation from WCLS
before a full year of employment will result in repayment of the scholarship in full.

Recipients not receiving a graduate degree or certificate within the time frame outlined by their
educational institution will repay the scholarship in full.

Applicants and recipients may appeal decisions made under this policy by contacting the Library
Board of Trustees.


APPROVED: April 20, 2005
REVISED:  February 16, 2011




                                     C H A N G E S 
                                                        ITEM 5d




TO:       Library Board of Trustees 
FROM:     Arnie Maurins, Director 
RE:       Lifting the Moratorium on Scholarships 
DATE:     10 February 2011 
 
 
 
                                   
          This item has been pulled from the agenda. 
                                
 
                                                                   ITEM 5e




TO:        Library Board of Trustees 
FROM:      Arnie Maurins, Director 
RE:        Staff Report on Downtown Reno Library Activities and 
                Operation 
DATE:      7 January 2011 
 
 
 
                                    
               There is no written material on this item. 
                                     
        Scottie Wallace, Downtown Reno Managing Librarian, 
         will give an oral report will be made at the meeting. 
 
                                                                                              ITEM 6 


                  LIBRARY ADMINISTRATION REPORT
                       January-February 2011


LIBRARY ADMINISTRATION
     Plans are proceeding for the purchase and installation‐‐in late summer or early fall‐‐
     of a “children at play” sculpture outside the entrance to the Incline Village Library, in 
     memory  of  former  Library  Trustee  Norm  Rosenberg.  Library  benefactor  and  Incline 
     Village resident Barbara Perlman‐Whyman has offered to pay for the sculpture, with 
     possible assistance from local Rotary Clubs to cover ancillary costs.

COLLABORATIONS, PROGRAMS AND ACTIVITIES
     Public‐internet  bandwidth  upgrades  via  Charter  Cable  have  been  completed  at  six 
     libraries—Downtown  Reno,  Northwest  Reno,  Spanish  Springs,  Sparks,  Sierra  View 
     and South Valleys. The upgrades were made possible through a combination of gift 
     funds and an allocation from the Friends of the Library. 
     153 patrons attended presentations about radon at seven libraries during the month 
     of January, designated as National Radon Month. The presentations, along with free 
     radon‐detection  kits,  were  provided  by  the  University  of  Nevada  Cooperative 
     Extension’s Radon Education Program. 
     Washoe  County  School  District  has  discontinued  offering  Smarthinking.com,  its 
     tutoring program for WCSD middle‐ and high‐school students.  As an alternative, we 
     are working with the district to promote Tutor.com, which is free to anyone owning a 
     Washoe  County  library  card.  Tutor.com  provides  tutoring  for  grades  K‐12  and  also 
     offers other services such as homework help and career resources for adults.  
     Thanks  to  our  Friends‐funded  Programming  Pool  and  our  partnership  with  the 
     Pioneer  Center,  every  WCLS  library  (including  Gerlach)  will  host  two  Pioneer  artists 
     each—totaling  24  high‐caliber  educational  and  cultural  programs  between  January 
     and June 2011. 
     Tiffanie  Silvestri  of  the  Reno  Swim  School  will  be  presenting  water‐safety  seminars 
     for children ages 1‐1/2 to 6 at five different WCLS branches during March and April. 
     KNPB  will  once  again  be  sponsoring  seminars  on  various  topics  related  to  estate 
     planning, to be held at various branches between March 1 and March 18. There will 
     be one session each on titling property, understanding retirement plans, basic estate 
     planning and understanding risk in investments. 


FRIENDS OF WASHOE COUNTY LIBRARY (www.washoelibraryfriends.org)
     To  date,  the  Friends’  membership  team  has  processed  520  memberships  for  2011.  
     Of those, 94 have come in at a donation level over $100.  They are very appreciative 
     of all new members and those who have renewed this year. 
      The  Friends  are  working  on  a  special  membership  card  and  certificate  to 
      acknowledge  the  Life  Members  in  the  organization.    In  order  to  become  a  Life 
      Member, an individual/family can make a $5,000 donation.  Currently there are five. 
      The  monthly  book  sales  continue  to  be  successful,  and  the  Board  is  thankful  for 
      Marketing Coordinator Bonnie Saviers’ efforts to get the word out.  
 

MEDIA/INTERNET COVERAGE - see back of packet for print copies
      Erin Breen from KTVN‐Channel 2 interviewed me about the Library’s budget situation 
      in connection with a story she did about the Friends’ February book‐sale. 

 
Arnie Maurins 
Library Director
                                                         WASHOE COUNTY LIBRARY SYSTEM


                                           DEPARTMENT MONTHLY EXPENDITURE COMPARISON REPORT



   7-Feb-11                                                         F/Y 2010 / 2011



                                       CURRENT YEAR                                                         PRIOR YEAR




   TITLE                  BUDGET       EXPENDITURE            BALANCE         %           BUDGET        EXPENDITURE          BALANCE        %




SALARIES/WAGES        $    6,049,082   $     3,498,328    $     2,550,754     58%     $     5,185,018   $    3,430,549   $     1,754,469   66%


EMPLOYEE BENEFITS     $    2,252,972   $     1,351,660    $      901,312      60%     $     2,521,691   $    1,296,514   $     1,225,177   51%


SERVICES & SUPPLIES   $     735,650    $      395,046     $      340,604      54%     $      401,154    $     216,789    $      184,365    54%


CAPITAL OUTLAY




   TOTAL:             $    9,037,704   $     5,245,034    $     3,792,670     58%     $     8,107,863   $    4,943,852   $     3,164,011   61%




                                                                                                                                           ITEM 9
                                                          WASHOE COUNTY LIBRARY SYSTEM


                                            DEPARTMENT MONTHLY EXPENDITURE COMPARISON REPORT

                                                                             WC-1

   7-Feb-11                                                          F/Y 2010 / 2011



                                        CURRENT YEAR                                                         PRIOR YEAR




   TITLE                  BUDGET        EXPENDITURE            BALANCE          %          BUDGET        EXPENDITURE          BALANCE        %




SALARIES/WAGES        $     1,945,278   $      670,728     $     1,274,550     34%     $     1,329,922   $     782,928    $      546,994    59%


EMPLOYEE BENEFITS     $      759,164    $      276,398     $      482,766      36%     $      494,268    $     332,402    $      161,866    67%


SERVICES & SUPPLIES   $     1,792,330   $      505,190     $     1,287,140     28%     $     1,150,070   $     364,136    $      785,934    32%


CAPITAL OUTLAY        $      153,280    $          -       $      153,280       0%




   TOTAL:             $     4,650,052   $     1,452,316    $     3,197,736     31%     $     2,974,260   $    1,479,466   $     1,494,794   50%




                                                                                                                                            ITEM 9
Washoe County Library System
Systemwide Monthly Library Usage Statistics Report Fiscal Yrs 2009-2010/2010-2011
                    Accumulative
                                  Checkouts                          Library Visits                 Patron Computer Use                     Program Attendance                          Internet Library
                     2009 - 2010 2010 - 2011 % Change 2009 - 2010          2010 - 2011 % Change 2009 - 2010    2010 - 2011   % Change    2009 - 2010   2010 - 2011   % Change    2009 - 2010   2010 - 2011 % Change


July                      177,157          186,393    5.21%     119,423       118,916    -0.42%       19,734        21,994      11.45%         4,947         4,625      -6.51%        58,740       70,018    19.20%

August                    177,814          185,090    4.09%     117,435       120,437     2.56%       24,238        22,695      -6.37%         4,849         4,488      -7.44%        48,974       73,157    49.38%

September                 179,386          181,532    1.20%     112,046       112,454     0.36%       24,000        22,293      -7.11%         4,911         5,267      7.25%         65,105       80,424    23.53%

October                   178,650          184,416    3.23%     115,190       125,105     8.61%       22,374        21,236      -5.09%         6,151         7,149     16.23%         69,008       81,712    18.41%

November                  165,016          174,216    5.58%      98,989        93,337    -5.71%       16,039        19,107      19.13%         3,683         4,063     10.32%         59,122       77,578    31.22%

December                  163,860          161,602    -1.38%     98,857        93,103    -5.82%       19,777        18,910      -4.38%         4,448         4,615      3.75%         64,443       71,951    11.65%

January                   185,116          186,945    0.99%     115,390       104,855    -9.13%       21,107        21,239      0.63%          4,691         4,405      -6.10%        66,087       83,898    26.95%

February                  172,991                0        0     111,491             0         0       20,388             0           0         4,469             0          0         61,714           0              0

March                     194,307                0        0     122,871             0         0       23,263             0           0         4,613             0          0         71,951           0              0

April                     184,535                0        0     119,431             0         0       21,952             0           0         5,446             0          0         68,349           0              0

May                       179,822                0        0     105,530             0         0       20,972             0           0         4,918             0          0         70,476           0              0

June                      184,616                0        0     114,716             0         0       21,257             0           0         4,071             0          0         76,342           0              0

Totals                  2,143,270         1,260,194   2.71%    1,351,369      768,207     -1.17%     255,101       147,474       0.14%        57,197        34,612      2.77%        780,311      538,738    24.86%
Totals to Date        1,226,999                                777,330                              147,269                                  33,680                                 431,479
Note 1: FY 10/11 Checkout totals including all partnership/Collection Development: 1,262,857




                                                                                                                                                                                                             ITEM 8
Note 2: FY 10/11 GRAND TOTAL (includes Library, Partnership, Coll. Dev., Downloadable Book, and Read & Share Checkouts): 1,337,001
Note 3: Library visits for IV not included November-January due to equipment failure.




       **PLEASE NOTE:
          CHECKOUT TOTALS
           a. Reflect only public hours
              for Partnership Libraries
           b. Do not reflect Gerlach or
              Collection Development
Washoe County Library System
Monthly Statistics Report for Fiscal Year 2010-2011

For The Month Of: JANUARY
                                                                                                              Program Attendance
                                   Library Visits               Checkouts         Patron Computer Use
                                                                                                             Adult          Youth
                               # visits       YTD         # checkouts   YTD       # signups    YTD      # adult   YTD   # youth   YTD
Administration Outreach                                                                                    30       523     0        370
Duncan/Traner                      966         7,622           3,038    14,363          400     3,382       0         0   110        186
Incline                              0        26,844           6,909    53,059          748     6,262      32       363    71        686
Mobile Library 1                     0             0               0         0            0         0       0         0     0          0
North Valleys                    7,614        54,577          14,839   103,735        1,151     8,080      13        83   155      3,406
Northwest                       14,130       101,301          25,592   177,959        1,930    14,068     110       798 1,061      6,677
Reno                            18,123       118,116          27,341   166,477        5,283    36,338      12        12    69      1,011
Senior Center                    2,881        22,601           1,233    10,024          513     3,269       9       136     0          0
Sierra View                     18,094       130,132          26,004   177,623        3,823    26,503      43       476   287      2,363
South Valleys                   13,547       104,951          22,135   159,206        1,284     9,185     205     1,108   810      5,124
Spanish Springs                 11,572        80,863          23,641   152,041        1,801    11,943     101       804   813      5,844
Sparks                          17,525       117,730          34,485   235,771        4,264    28,186     155       654   283      3,542
Verdi                              403         3,470           1,728     9,936           42       258       0         0    36        403
Total:                         104,855       768,207         186,945 1,260,194       21,239   147,474     710     4,957 3,695     29,612


Gerlach (total)                     118             465          129        871
School hours:                                               School checkouts
 Duncan/Traner                    4,542       18,489
                                                             included above
 Verdi                            2,114        9,298
Collection Devel.                                                276     1,792
Downloadable Books                                             2,903    19,179
Downloadable Ebooks                                            1,889     6,737
Read & Share                                                   6,791    48,228
                  TOTAL           6,774       28,252          11,988    76,807

GRAND TOTALS                   111,629       796,459         198,933 1,337,001       21,239   147,474     710     4,957 3,695     29,612

Internet Library
  Total number of Site Hits                   83,898

  (1) NOTE: Mobile Library out of service effective 01/04/2010
  (2) NOTE: Library visits for IV not included November-January due to equipment failure. Will begin again February 1.
         Washoe County Library System
        Monthly Statistics By Branch / Cumulative By Month / Resulting In Yearly Total – Thru January
        System Total Comparison For Fiscal Years 2009-2010 / 2010-2011
                                                  Meeting Room Use
                                   2009-2010       2010-2011       % Change      2009-2010 2010-2011    % Change

                                   # of Meetings # of Meetings # of Meetings Attendance Attendance Attendance
        Administration
        Outreach
        Duncan/Traner                          0               2        2.00%            0       119      119.00%

        Incline                              32            29           -9.38%         517      2,373     358.99%

        Mobile Library                         0               0          N/A            0         0          N/A

        North Valleys                        24            14          -41.67%         293       119       -59.39%

        Northwest                           341           398          16.72%         1,781     4,232     137.62%

        Reno                                 84            86           2.38%         1,293     2,234      72.78%

        Senior Center                          0               2        2.00%            0        44       44.00%

        Sierra View                          51            45          -11.76%         738      3,356     354.74%

        South Valleys                       222           192          -13.51%        3,183     8,180     156.99%

        Spanish Springs                      93            68          -26.88%        1,730      980       -43.35%

        Sparks                               83            64          -22.89%        1,787     3,519      96.92%

        Verdi                                35            36           2.86%          527       464       -11.95%

        Totals                              965           936           -3.01%       11,849    25,620     116.22%




**PLEASE NOTE:
   CHECKOUT TOTALS
    a. Reflect only public hours
       for Partnership Libraries
    b. Do not reflect Gerlach or
       Collection Development

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:29
posted:11/23/2011
language:English
pages:27