12 TIPOS DE CARTAS COMERCIALES
(ejemplos y algunos ejercicios)
1. Disposición general de una carta comercial (1) [Acuse de recibo de pedido]
2. Disposición general de una carta comercial (2) [Dar respuesta negativa a un
ofrecimiento de cooperación]
3. Pedidos. Demanda. 2 ejercicios
4. Reclamaciones. 2 ejercicios
5. Cartas de contabilidad: Extracto de cuenta
6. Cartas de presentación y recomendación
7. Circulares. 2 ejercicios
8. Ofertas de servicios. Demanda de empleo. Ejercicio
9. Informes personales. 2 ejercicios
10. Cortesía comercial. 2 ejercicios
11. Cartas de cobranza
12. Ofertas de productos
1. DISPOSICIÓN GENERAL DE UNA CARTA COMERCIAL
[Acuse de recibo de pedido]
M E T A L T R Ó N I C A , S. A.
Componentes electrónicos y aparatos de alta tecnología
Mesón de Paredes, 80 - 28888-Madrid (España) - teléfono 12 34 56
Madrid, 12.II.2003
AB Elektrodelar
Sten Sturegatan 22
S-412 57 - Göteborg (Suecia)
Asunto: diodos Super-X
Señores:
Tenemos el agrado de contestar su última carta recibida hoy. Hemos tomado
debida nota del pedido hecho por ustedes y contamos con enviarles el producto
dentro de un plazo de diez días.
Les informamos que en la actualidad la demanda de diodos Super-X es grande.
No obstante, el departamento de producción trabaja intensamente para que nuestra
empresa pueda seguir cumpliendo con los plazos de entrega habituales.
Aprovechamos la ocasión para saludarles muy atentamente.
(por) METALTRÓNICA, S. A.
........................................................
Gerente
DM/bt
Anexos:
1 folleto de componentes electrónicos
1 lista de precios de componentes electrónicos
1
2. DISPOSICIÓN GENERAL DE UNA CARTA COMERCIAL
[Dar respuesta negativa a un ofrecimiento de cooperación]
E D I T O R I A L E U R O A M E R I C A N A , S. A.
Dirección, oficinas y almacenes:
Cervantes, 25 - Teléfono 265030
Teléfono exclusivo para pedidos: 226531
Telex 2988 - EDEU-E. 28015 MADRID
N/Referencia: 68244 GM/ml - S/Referencia: RS/ms
Madrid, 25.I.1998.
Don Roberto Castro
Fuenteovejuna, 18, 3ro., B
COLMENAR VIEJO (Madrid)
Estimado Señor Castro:
He recibido el proyecto "Diccionario de Neologismos".
Evidentemente, la obra puede ser interesante, pero no creo que en estos
momentos pueda incluirse dentro de los proyectos que tenemos para nuestra
Colección de filología española. Por tanto, considero mucho más oportuno esperar
hasta el mes de diciembre antes de tomar una resolución definitiva.
Un cordial saludo,
(por) "EUROAMERICANA", S. A.
.............................................................
Guillermo Argentini
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3. PEDIDOS
Al hacer un pedido el comerciante adquiere un compromiso. Por ello debe expresar
con claridad y precisión en su nota las condiciones que desea. Cuando por primera
vez hace un pedido a una empresa es muy conveniente que de referencias, a fin de
que el vendedor tenga la posibilidad de informarse sobre su solvencia comercial.
Con un pedido se solicita el envío de una determinada mercancía. Los detalles de un
pedido pueden consignarse ya sea en la carta misma --que entonces hace las veces
de nota de pedido--, o en un documento por separado que se adjunta a la carta
comercial.
Antes de realizar un pedido suele resultar propicio hacer una demanda pidiendo
información sobre precios y condiciones.
DEMANDA (1)
Señores:
Necesito comprar una partida grande de rodamientos para bicicletas.
Dado que Uds. producen este tipo de artículo, les agradeceré se sirvan enviarme
informes de las diferentes magnitudes y clases que fabrican, incluyendo lista de
precios al por mayor.
Agradeciendo su gentileza, les saluda atentamente,
[firma]
Ejercicios a DEMANDA (1) :
INDUSTRIAL Y COMERCIAL, S. A., de Bilbao, pidiendo el precio de 1000 kg de
masilla plástica, clase extra, envasada en tubos de 250 gr. Pídeles que especifiquen
condiciones de pago y fecha de entrega.
b) En nombre de GOLOSINAS, S. A., de Madrid, escribe a FÁBRICA DE
CARAMELOS, S. R. L., pidiendo precios y condiciones de venta de las confituras
que fabrican.
PEDIDO (1)
Señores:
Hace un par de semanas recibimos su catálogo general y nos han interesado los
artículos que ustedes fabrican. Les adjuntamos nuestra nota de pedido Nro. 318
rogándoles consideren las condiciones estipuladas en la misma.
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Como esta es la primera operación mercantil que realizamos con ustedes, les
hacemos saber que pueden pedir informes sobre nuestra solvencia al Banco de
Bilbao y Vizcaya (BBV), de esta plaza, o al Banco del Sur, sucursal Jaén, con el que
ya hemos operado varias veces.
En espera del cumplimiento de nuestro pedido, aprovechamos la ocasión para
saludarles atentamente.
Ejercicios a PEDIDO (1) :
a) Como si fueses doña Carmen Luzuriaga, de Burgos, escribe a INDUSTRIAS DEL
ACERO, S. A., de Santander, incluyendo tu pedido Nro. 123, que es el primero que
haces a dicha casa. Da referencias comerciales y bancarias. Diles que se trata de un
pedido para probar, y que si quedas satisfecha, continuarás comprándoles ese tipo
de mercancía.
b) En nombre de AB SYSTEMET, de Estocolmo (Suecia), escribe a BODEGAS Y
VIÑEDOS "TRAPICHE", S. R. L., de Mendoza (Argentina). Pídeles el envío de 3800
cajas de vino tinto tipo reserva a un precio no superior a SEK 20 la botella de 0,75 l.
Da referencias bancarias en Suecia y en Nueva York y ruégales que tengan mucho
cuidado con el embalaje. El envío deberán hacerlo lo antes posible, remitiendo 500
cajas por vía aérea y el resto por vía marítima.
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4. RECLAMACIONES
El lenguaje empleado en las cartas de reclamación debe ser elegido
cuidadosamente. Ello evitará herir los sentimientos del destinatario. Si bien una
reclamación debe ser cortés, a ella no debe faltarle firmeza de expresión, tratando
siempre de presentar una solución al problema originario.
Con una carta de reclamación se exige el cumplimiento de algún compromiso
contraído anteriormente. En la carta se debe presentar detalladamente no sólo lo
que se reclama sino también el por qué de ello.
Una advertencia: cuando un vendedor recibe reclamaciones, no dejará de lado la
posibilidad de que el cliente esté reclamándole injustificadamente con el solo fin de
obtener bonificaciones.
RECLAMACIÓN (1)
Señores:
Con mucha preocupación hemos comprobado que tanto la cantidad como la calidad
del vino por ustedes remitido no coinciden con lo formulado en nuestro pedido Nro.
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En lugar de mandarnos 3800 cajas de vino tinto tipo común de mesa nos han
enviado 1000 cajas de menos y, en cambio, nos han remitido 1500 cajas de vino
blanco tipo demi-sec que no habíamos pedido.
Dado que la diferencia ocurrida nos ocasiona trastornos y molestias considerables,
agradeceremos pongan interés en evitar anomalías análogas , puesto que si se
repiten nos veremos obligados a dar por terminadas nuestras apenas iniciadas
relaciones mercantiles con ustedes.
Veríamos con mucho agrado el pronto envío de las cajas de vino tinto que faltan,
con instrucciones sobre la devolución de las que obran en nuestro poder sin haber
sido pedidas.
Con nuestros atentos saludos.
Ejercicios a RECLAMACIÓN (1) :
a) En nombre de SÁNCHEZ y Cía., de Almería, escribe a MERCERÍAS UNIDAS, de
Almería, acusando recibo de las mantillas especificadas en el pedido Nro. 10. En vez
de remitir la clase de mantilla pedida modelo "Morena", han enviado dos cajas
conteniendo 300 metros de mantilla común. Ruégales que remitan lo antes posible la
mercancía deseada, con instrucciones para la devolución de la enviada por
equivocación.
b) En nombre de LA INDUSTRIAL DEL ALAMBRE, de Toledo, escribe a
SIDERURGIA METALIC, de Oviedo, diciendo haber recibido 3 toneladas de alambre
de 2 mm. de diámetro y 2 toneladas de 3 mm. Ya que el pedido se refería a 5
toneladas de alambre de 2 mm. de diámetro, indicar que te quedarías con todo el
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alambre recibido sólo si te conceden un descuento del 20% sobre el precio de toda
la factura. Si no están de acuerdo con ello, pídeles que te remitan las 2 toneladas de
alambre de 2 mm. que faltan, con indicaciones para la reexpedición del alambre
enviado equivocadamente.
5. CARTAS DE CONTABILIDAD
Fundamentalmente interesan aquí las cantidades y los documentos que las
confirman. La argumentación en este tipo de cartas será sencilla. Con este tipo de
cartas se anuncian envíos de fondos y se acusa el recibo de los mismos; se notifican
bonificaciones y puestas en circulación de letras de cambio; se envían extractos de
cuenta, y otras operaciones por el estilo.
ENVÍO DE UN EXTRACTO DE CUENTA (1)
Señores:
Nos complacemos en remitirles adjunto el extracto de su cuenta cerrada el 30 de
enero. La cuenta arroja un saldo a nuestro favor de ptas. 300.000, cosa que
suponemos será aprobada por Uds. En caso de que vean inconvenientes de
cualquier especie, les rogamos que tomen contacto con nosotros para salvar
eventuales diferencias de contabilidad.
Como es habitual, hemos dispuesto del saldo mediante giro a su cargo y a 15 d/v. [=
días vista] a la orden del Banco Popular.
Esperamos seguir viéndonos favorecidos con sus pedidos y le saludamos
atentamente.
Anexo: extracto de su cuenta
Ejemplo del cuerpo de una carta de contabilidad señalando un error en la extensión
de un extracto de cuenta:
Señores:
Cuando examinamos el extracto de cuenta enviado por ustedes, constatamos que
habían omitido nuestro pago de ptas. 15.900, importe correspondiente a los envases
que devolvimos oportunamente y de los cuales acusaron recibo el mes pasado.
Ejemplo de una carta de contabilidad disculpándose por un error cometido al
extender un extracto de cuenta:
Señores: Acusamos recibo de su carta del 20 del corriente y les rogamos que sepan
perdonar el error involuntario cometido por nuestro Departamento de Contabilidad al
extender el extracto de su cuenta.
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Les adjuntamos un nuevo extracto de cuenta con la esperanza de que merecerá su
conformidad.
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6. CARTAS DE PRESENTACIÓN Y RECOMENDACIÓN
Estas cartas tienen por objeto presentar y recomendar a su portador exponiendo, al
mismo tiempo, los deseos del recomendado. Normalmente, son cartas dirigidas a
personas de amistad de donde surge su tono familiar. Ejemplo:
Señores:
Tengo el placer de recomendarle al portador de la presente, Juan Ramírez, quien ha
terminado sus estudios comerciales y desea empezar a trabajar como auxiliar de
contabilidad, o actividad similar, en alguna empresa de Madrid.
Tengo buenas referencias tanto de sus aptitudes morales como de su capacidad
intelectual. Es un chico educado en un ambiente familiar intachable y, por sus
habilidades, lo considero como un joven de porvenir.
Le quedaría sumamente reconocido si pudiese usted otorgarle una plaza en su
oficina. En caso contrario, le agradecería que no olvide la presente carta si alguna
vez se entera de una vacante apta para él.
Rogándole disculpe mi atrevimiento, y agradeciéndole desde ya su atención, le
saludo cordialmente.
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7. CIRCULARES
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual
exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen
escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede
anunciarse la constitución, modificación o disoluciónde una empresa, cambios de
domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las
circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o
deseos de iniciar alguna operación comercial.
CIRCULAR (1) :
Señores:
El alza de precios que en las últimas semanas experimentaron las materias primas
ha puesto a nuestra industria en una situación difícil. Ello ha resultado en costes de
fabricación más elevados.
A pesar de esta situación, y para beneficiar a nuestros clientes, decidimos mantener
los precios de venta viejos hasta que comience a regir el nuevo convenio laboral.
Los pedidos hechos antes de esa fecha serán servidos sin el nuevo aumento, aun
realizando nuestro envío con posterioridad a la entrada en vigor de la nueva lista de
precios.
Con la esperanza de que sabrá comprender los motivos de esta decisión, les
saludamos con toda consideración.
Ejercicios a CIRCULAR (1) :
a) En nombre de BODEGAS GIOL, de Mendoza (Argentina), escribe a AB
SYSTEMET, de Estocolmo (Suecia) señalandoles que, debido a que la última
cosecha de uvas fue muy buena y a que la calidad de los vinos resultó excelente, los
precios han experimentado una baja considerable. Indica en el escrito la inclusión de
una lista de precios actualizada, pero que la misma sólo tendrá validez durante los
meses de setiembre y octubre próximo.
b) En nombre de INDUSTRIAS QUÍMICAS, S. R. L., de Bilbao, escribe a EKA-KEMI,
de Surte (Suecia), recordándoles que como gran parte de la materia prima de los
productos fabricados por INDUSTRIAS QUIMICAS son de importación, y como ha
habido cambios en las monedas extranjeras y devaluación de la peseta, todo ello ha
contribuido a modificar los precios de coste. Adjúntales una nueva lista de precios, la
cual entra a regir en el día de la fecha.
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8. OFERTAS DE SERVICIOS
Las demandas de empleo (fijo) y las ofertas de servicios profesionales o especiales
constituyen lo que aquí llamo "cartas de ofertas de servicios".
Demanda de empleo (fijo)
El solicitante de empleo debe consignar en su demanda detalles sobre su persona,
su personalidad y sus aspiraciones, datos personales, conocimientos poseídos,
estudios realizados y casa de estudios, empresas donde ha trabajado anteriormente
y cargos ocupados, cargo o puesto que le gustaría obtener en su nuevo trabajo, etc.
Cartas de ofertas de servicios profesionales o especiales
Son verdaderas cartas publicitarias en las que se señalan ventajas concretas para el
destinatario, al mismo tiempo que se subrayan probables desventajas al no
utilizarlos.
DEMANDA DE EMPLEO (FIJO) (1)
Señores:
Suponiendo que con frecuencia en su importante empresa se producirán vacantes,
tengo el placer de ofrecerles mis servicios.
Tengo 22 años y he cursado mis estudios de perito mercantil en la Escuela Superior
de Comercio, habiendo obtenido muy buenas calificaciones.
Para informarse sobre mis aptitudes y comportamiento, pueden dirigirse a la
Dirección de la citada escuela. Si desean informarse sobre mi familia, pueden
hacerlo por medio de la casa AUTOMOTORES, S. A., de Madrid, donde trabaja mi
padre, Antonio García.
Por supuesto, quedo a su disposición para someterme a las pruebas de aptitud que
juzguen necesarias. También podría trabajar a prueba unos meses sin que ello
constituya compromiso alguno para ustedes.
En espera de sus noticias, les saluda respetuosamente,
DEMANDA DE EMPLEO (FIJO) (2)
Señores:
Me es muy grato ofrecerles mis servicios como secretaria bilingüe (sueco
español) y especialista en ciencias económicas. Me considero especialmente apta
dada mi experiencia de trabajo durante cuatro años en empresas con actividades en
la Unión Europea.
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Adjunto mi currículo y fotocopias de todos mis títulos y certificados, así como de
referencias personales.
Estoy dispuesta a concretar una entrevista con ustedes si consideran adecuado mi
ofrecimiento.
En espera de sus gentiles noticias, los saludo muy atte.
firma
Ejercicio a DEMANDA DE EMPLEO (1) :
Escribe a INDUSTRIAS DEL CALZADO, S. A., de Zaragoza, como si fueses Kerstin
Andersson (21 años, escribes bien a máquina sin faltas de ortografía y tienes
nociones de contabilidad). Expresa que te ofreces para ocupar la primera vacante de
asistente que tengan. Indica el nombre de tu madre y su lugar de trabajo, citando
también otras dos personas conocidas quienes pueden facilitar informes sobre tu
persona. Termina la carta señalando tu mejor voluntad para desempeñar el trabajo.
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9. INFORMES PERSONALES
Un comerciante puede pedir informes personales sobre alguna persona o empresa,
especialmente al iniciar contactos mercantiles. Lo hace, p. ej., para informarse sobre
las aptitudes de un solicitante de puesto de trabajo o sobre la solvencia comercial de
una firma mercantil.
Cuando es cuestión de cumplimiento con el pago de alguna persona, los
comerciantes suelen dirigirse a agencias especiales para averiguar si el presunto
cliente es moroso (= está en la lista del clearing) por no haber pagado en su debido
tiempo una deuda contraída con anterioridad.
Por discreción, los informes pedidos por carta no suelen incluir en el texto el nombre
de quien se requieren informes. Se adjunta, en cambio, un papel con sus señas para
que pueda fácilmente ser destruído. Algo similar ocurre con las respuestas a pedidos
de informes.
PEDIDO DE INFORMES PERSONALES (1)
Señores:
En el volante adjunto va el nombre de la persona que nos ha solicitado un empleo
para trabajar en nuestro departamento de contabilidad. En su solicitud nos pone que
trabajó dos años en la firma que ustedes tienen en Bilbao.
Les agradeceríamos la gentileza de informarnos sobre el concepto que el solicitante
les mereció durante dicho tiempo. Les aseguramos una reserva absoluta sobre los
informes que nos puedan enviar.
A la espera de su deferente atención, les saludamos atentamente.
Anexo: 1 volante
Ejercicios a INFORMES PERSONALES (1) :
a) Susana Muñoz se ha ofrecido a TALLERES INDUSTRIALES, S. A., de Valencia,
como asistente. Como les ha indicado que anteriormente trabajó en la empresa
CAÑOS Y GRIFOS, S. A., también de Valencia, escribe una carta desde TALLERES
INDUSTRIALES, S. R. L., pidiéndoles informes sobre su persona. Indica que te
interesa informarte especialmente sobre la honradez y la moralidad de Susana
Muñoz, ya que, en el caso de obtener el puesto, tendrá algunas veces que hacer las
veces de cajera.
b) Don Alberto Castro se ha ofrecido a AGROPEC, S. A., de Murcia, para ocupar el
cargo de Jefe de Producción. Anteriormente desempeñó análogo cargo en la
empresa CAMPO ABIERTO, S. A., de Barcelona. Escribe una carta pidiendo
informes y rogándoles que éstos sean lo más completo posible. Asegúrales suma
discreción.
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10. CORTESÍA COMERCIAL
Las cartas de cortesía comercial no constituyen, en realidad, cartas mercantiles
formales; son documentos con los cuales empresas se comunican entre sí; de aquí
su importancia. En general son cartas breves en las que pueden tratarse tópicos
muy distintos (agradecimiento, invitación, felicitación, etc.).
CARTA DE CORTESÍA COMERCIAL (1)
Señores:
Les agradecemos el ofrecimiento hecho en su circular Nro. 126, en la que nos
informan sobre la nueva constitución de su empresa. ¡Les deseamos mucha suerte
en el futuro!
A juzgar por el acertado rumbo que han dado a sus actividades, damos por hecho
que alcanzarán un éxito rotundo.
Hemos tomado nota de su dirección y esperamos poder dirigirnos a Uds. cuando se
presente el momento oportuno.
Con atentos saludos de,
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11. CARTAS DE COBRANZA
El objeto de estas cartas es procurar el cobro de una deuda vencida, ya sea
recordando su vencimiento o tratando de facilitarles las cosas al deudor para que
pueda cumplir con su obligación.
Generalmente, estas cartas se escriben con mucho tacto y, al mismo tiempo, con
claridad y firmeza. El tono de lo que se dice en ellas varía de acuerdo al estatus del
deudor. A veces hay que argumentar sobre un tema tratando de convencer al cliente
moroso para que pague.
CARTA DE COBRANZA (1)
Señores:
Contrariamente a su costumbre y a las condiciones de venta estipuladas con Ud.,
observamos que no ha pagado nuestra última factura a su debido tiempo.
Agradeceremos tenga la bondad de cancelar el saldo a nuestro favor de ptas.
65.900 que arroja su cuenta.
Esperando que sabrá comprender nuestra carta recordatoria, le saludamos
atentamente.
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12. OFERTAS DE PRODUCTOS
Las ofertas que por carta se hacen de ciertos productos tienen la finalidad de
presentar a presuntos clientes no sólo artículos varios, sino también ofrecer precios
especiales sobre ciertos artículos. Las ventajas que representa la oferta deben
explicitarse claramente y con argumentos convincentes pudiendo, según el caso,
adjuntar folletos de la mercancía en cuestión.
OFERTA DE PRODUCTOS (1)
Señores:
El próximo mes tendremos el gusto de lanzar al mercado un nuevo producto con el
nombre "Reluciente". Por correo aparte le enviamos una muestra de prueba.
Como podrán constatar, es un artículo eficaz en la limpieza de superficies metálicas.
Hemos constatado que, por su eficacia, puede competir con los productos similares
que circulan en el mercado.
"Reluciente" se presenta en dos tamaños y se podrá vender al público a ptas. 300
respective 550 el bote. Todos los pedidos que pasen de las 100.000 ptas. serán
servidos franco de embalajes y portes y los facturaremos con un descuento del 40%
sobre el precio de venta al consumidor.
La venta de "Reluciente" se verá apoyada por una campaña publicitaria de carácter
nacional, incluyendo la radio y la televisión.
Esperando recibir pronto sus impresiones sobre nuestro ofrecimiento, les saludamos
cordialmente.
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