FAIL_MEJA_ROZI

FAIL MEJA



NAMA ROZI BINTI TAMIN



NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308



JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR



GRED N41



BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI



PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR



TARIKH MEMEGANG JAWATAN 1 OGOS 2007

TARIKH PENEMPATAN

(Tarikh penempatan di Bahagian / 27 MAC 2006

Seksyen / jabatan berkenaan)

NO. TELEFON 03-8947 2027



EMAIL t_rozi@putra.upm.edu.my



FAKS 03-8942 6468



TARIKH DIBUKA 1 DISEMBER 2009



NO. SEMAKAN 00



TARIKH DIKEMASKINI -







*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau

portfolio tugas.

ARAHAN





1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-

tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.





2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:





(a) Maklumat organisasi;

(b) Struktur organisasi;

(c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);

(d) Struktur organisasi PTJ;

(e) Struktur Organisasi Kedudukan Pegawai

(f) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai

pegawai lain;

(g) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);

(h) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);

(i) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;

(j) senarai semakan (mengikut senarai tugas);

(k) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;

(l) Senarai borang-borang yang digunakan;

(m) Norma-norma kerja;

(n) Senarai tugas dan tanggungjawab;

(o) Senarai tugas harian;

(p) Sejarah Semakan





3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan

jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa

pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat

Tanggungjawab (PTJ) .





4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini

dikaji semula dan dikemaskini:





(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.









FAIL MEJA Halaman: 2

ISI KANDUNGAN



Bil Perkara Halaman

1.0 MAKLUMAT ORGANISASI



1.1 Latar belakang UPM 5



1.2 Punca kuasa 5



1.3 Objektif penubuhan UPM 6



1.4 Visi UPM 6



1.5 Misi UPM 6



1.6 Matlamat UPM 6



1.7 Piagam pelanggan UPM 7





2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8



3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)



3.1 Latar belakang Pejabat Pendaftar 10



3.2 Fungsi utama 10



3.3 Dasar Kualiti 11



3.4 Wawasan 11



3.5 Misi 12



3.6 Matlamat 12



3.7 Piagam Pelanggan 14





4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ



4.1 Carta Organisasi PTJ 15



4.2 Objektif Kualiti PTJ 16



5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 19





6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI 20

DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN









FAIL MEJA Halaman: 3

Bil Perkara Halaman

7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 32



8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 52





9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG 67

DIPERLUKAN



10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 68



11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 70



12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 71



13.0 NORMA-NORMA KERJA 73



14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 76



15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 78



16.0 SEJARAH SEMAKAN 79









FAIL MEJA Halaman: 4

1.0 MAKLUMAT ORGANISASI







UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA



1.1 LATAR BELAKANG





Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti

Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya

adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan

Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu

Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan

dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan

tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam

bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.





Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada

kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan

sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan

sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang

sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya

kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana

Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu

langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi

yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping

berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi

kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.





1.2 PUNCA KUASA





1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);

1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)

1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan

1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]

berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.







FAIL MEJA Halaman: 5

1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN





Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang

berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti

penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah

negara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia

tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan

Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.









1.4 VISI



Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.







1.5 MISI



Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang

memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan

dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia

dan penerokaan ilmu sejagat.







1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

UPM telah menetapkan sepuluh matlamat untuk merealisasikan

wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu

dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap

objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan

masing-masing. Matlamat-matlamat tersebut adalah seperti berikut:





Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan

berusaha untuk terus maju;

Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan

kemahiran insaniah;

Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang

terkemuka;

Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan





FAIL MEJA Halaman: 6

pendidikan dan penyelidikan pertanian;





Matlamat 5: Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;

Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan

cemerlang;

Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan

amalan terbaik;

Matlamat 8: Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti

secara cekap dan berkesan;

Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan

berasaskan ICT; dan

Matlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni









1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI





Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan

budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan

profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:





• Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam

aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan

perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik

yang diterima guna di peringkat antarabangsa;

• Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana

pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan

ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;

• Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang

dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara

secara menyeluruh;

• Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan

serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan

kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk

membangunkan potensi diri staf dan pelajar;

• Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan

kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan



FAIL MEJA Halaman: 7

• Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua

warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama

untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.









FAIL MEJA Halaman: 8

2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM









NAIB CANSELOR









TIMBALAN NAIB TIMBALAN NAIB

CANSELOR (AKADEMIK CANSELOR (HAL EHWAL PENDAFTAR BENDAHARI

DAN ANTARABANGSA) PELAJAR DAN ALUMNI)









TIMBALAN NAIB TIMBALAN NAIB

CANSELOR CANSELOR (JARINGAN

KETUA PUSTAKAWAN

(PENYELIDIKAN DAN INDUSTRI DAN

INOVASI) MASYARAKAT)









FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/

KAMPUS CAWANGAN

3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB







3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR



Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan

penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagian

yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang

melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.





Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan

fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang

terbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan

sumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya

kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi,

Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam

pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem

penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat

disediakan.





3.2 FUNGSI UTAMA







Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Pejabat

Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:





a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia,

akademik dan pentadbiran umum di Universiti;





b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan

Pelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syarat

Perkhidmatan pekerja Universiti;





c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan

sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di

Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran

mengenainya;

d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yang

melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;





e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan

sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan

sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan

Peraturan.









3.3 DASAR KUALITI





Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar

kualiti Universiti Putra Malaysia.





“Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan

Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia,

perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan,

perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan

kerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi

menyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional

melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk

memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008”









3.4 WAWASAN





Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang

dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan,

perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan

kesenian selaras dengan wawasan UPM.









FAIL MEJA Halaman: 11

3.5 MISI





Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber

manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan

serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.









3.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR





(a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja

dengan cemerlang;

i. Objektif 1: Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga

kerja yang cemerlang pada semua peringkat

 Strategi 1 : Mewujudkan skim perkhidmatan secara

kontrak yang lebih berdaya saing untuk

menarik individu berpengalaman luas

dalam industri;



 Strategi 2 : Melantik calon yang berkualiti;



 Strategi 3 : Memudahkan proses pelantikan pegawai

akademik adjung dan tenaga pakar;



 Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut

skim perkhidmatan;



 Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai

yang lebih berkesan; dan



 Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara

dua hala pada peringkat antarabangsa

(Pembangunan Staf).



ii. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat,

sihat, kondusif dan ceria.

 Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek

kebajikan kerja yang lebih terjamin;







FAIL MEJA Halaman: 12

 Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk

pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan

persekitaran kerja;



 Strategi 3 : Mengadakan satu sistem yang boleh

menjamin keselamatan dan kesihatan

staf; dan



 Strategi 4 : Meningkatkan program penghayatan

psikologikal untuk persekitaran kerja

yang sihat/ceria.



(b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti

berteraskan amalan terbaik.

i. Objektif 2 : Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan

berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban

dan kecekapan



 Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti

dalam pengurusan kewangan dan

pentadbiran entiti

ii. Objektif 3 : Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti



 Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang

diselaraskan dengan kriteria AKPM









FAIL MEJA Halaman: 13

3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR







a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;



b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;



c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;



d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati

masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon

selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak

Berkuasa Melantik diterima;



e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon

selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak

Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;



f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta

dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima

kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus

Induksi;



g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon

selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi

daripada PPU/KPT;



h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum

bersara;



i. Memastikan staf menerima surat pertimbangan pengesahan dalam

perkhidmatan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh memenuhi

kelayakan yang ditetapkan;



j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas

melapor diri; dan



k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab

selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.





FAIL MEJA Halaman: 14

4.0 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR







4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR





PENDAFTAR







PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

AM



SEKSYEN

PENGURUSAN DASAR



PERKHIDMATAN

SEKSYEN JAMINAN

KORPORAT

KUALITI



SEKSYEN TEKNOLOGI

MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT)





SEKSYEN PENTADBIRAN

& KEWANGAN









BAHAGIAN KESELAMATAN PUSAT KESIHATAN PUSAT

UNIVERSITI KEBUDAYAAN & KESENIAN PUSAT ISLAM UNIVERSITI

UNIVERSITI



BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN BAHAGIAN PERUNDANG-

PENGURUSAN SUMBER PEMBANGUNAN SUMBER PERUNDANG UNDANGAN SEKSYEN

MANUSIA -UNDANGAN UNIVERSITI PENTADBIRAN DAN SEKSYEN SEKSYEN PENTADBIRAN &

MANUSIA SEKSYEN FARMASI PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

KEWANGAN

KEWANGAN

SEKSYEN SEKSYEN

PELANTIKAN SEKSYEN SEKSYEN KOMPUTER DAN TEKNOLOGI SEKSYEN SEKSYEN

LATIHAN DLM PERKHIDMATAN TATATERTIB STAF MAKLUMAT DIAGNOSTIK SEKSYEN KEBUDAYAAN PENTADBIRAN DAN

KEWANGAN

SEKSYEN

SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN PENTEDBIRAN DAN

SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN

KENAIKAN PANGKAT PENASIHATAN & GUBALAN KAWALAN KESELAMATAN KEWANGAN

LATIHAN AKADEMIK DEWAN & PANGGUNG PENTADBIRAN &

KORPORAT KAMPUS PUCHONG PERCUBAAN PENGURUSAN MASJID

SEKSYEN

SEKSYEN SEKSYEN PERGIGIAN

SARAAN, PRESTASI & SEKSYEN SEKSYEN SEKSYEN AKTIVITI

GUAMAN & GUBALAN AWAM BANTUAN SEKSYEN TEKNIKAL

ELAUN BIMBINGAN & KERJAYA STAF PEMBANGUNAN SAHSIAH DAN

SEKSYEN MODAL INSAN

KEJURURAWATAN

SEKSYEN PENGESAHAN,CUTI SEKSYEN

& PERSARAAN SEKSYEN RONDAAN

PENILAIAN DALAM SEKSYEN PERUBATAN &

PERKHIDMATAN KECEMASAN

SEKSYEN

PENYIASATAN

SEKSYEN

PERUBATAN & SEKSYEN KESIHATAN UMUM

PERHUBUNGAN PEKERJA SEKSYEN

TARFIK

SEKSYEN PERUBATAN

PEKERJAAN

SEKSYEN

KAWALAN AKSES

SEKSYEN

PERUBATAN SUKAN









FAIL MEJA Halaman: 15

4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR





Bil. Proses Objektif Kualiti



 Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya

1. Kawalan Dokumen

sekali dalam setahun



 Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman

2. Audit Dalaman

berkurangan 20% dari tahun sebelumnya



 Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya

Tindakan

3. 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka

Pembetulan

panjang) dari tarikh surat diedarkan.



Tindakan

4.  Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan

Pencegahan

Kepuasan  Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman

pelanggan, pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)

5. analisa,

pengukuran dan  Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran

peningkatan pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)



Perolehan dan  Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4

pembayaran kali setahun

6. (Bekalan,

Perkhidmatan dan  Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi

Kerja) analisis penilaian prestasi pembekal



 Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk

perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja



 Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk

perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas

(15) hari bekerja

 Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-

lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan

tempoh baikpulih

Perkhidmatan  Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi

7. Teknologi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi

Maklumat dilakukan selewat-lewatnya 4 jam



 Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi

aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain

boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan

selewat-lewatnya 2 hari bekerja

 Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi

kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran

aliran serta fungsian sistem atau pemasangan

peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam

tempoh lima (5) hari bekerja







FAIL MEJA Halaman: 16

Bil. Proses Objektif Kualiti

 Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang

menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari

8. Latihan Staf setahun

 Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut

takwim tahunan

 Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh

14 hari bekerja selepas waran diterima

 Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat

9. Pelantikan staf

sekurang-kurangnya 2 kali setahun

 Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik)

dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun

 Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-

lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas

tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak

Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa

melantik

 Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana

penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya

75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut.

 Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari

waran yang diterima.

 Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah

94% dari waran yang diterima.

 Surat pertimbangan pengesahan dalam perkhidmatan

dikeluarkan dalam tempoh (1) bulan dari tarikh staf

Pengesahan Dalam didapati layak bagi pengesahan, setelah keputusan

10.

Perkhidmatan induksi dan peperiksaan perkhidmatan diumumkan

serta telah memenuhi lain-lain syarat yang

ditetapkan

 Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir

11. Persaraan

sebelum bersara

 Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat

(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6

hari bekerja selepas waran diterima

 Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat

(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100

hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes

persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes

12. Kenaikan Pangkat

penamatan perkhidmatan

 Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan

Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5)

hari bekerja selepas menerima petikan Minit

Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak

Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti)

atau arahan Pihak Berkuasa Melantik









FAIL MEJA Halaman: 17

Bil. Proses Objektif Kualiti

 Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik)

dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja

selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak

Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan

Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak

Berkuasa Melantik

 Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali

setahun

 Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-

lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri

13. Kursus Induksi

 Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh

10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima

kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang

Panel Penilai Kursus Induksi

 Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50%

14. Cuti belajar

daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi

 Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes

yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas

penerimaan kes

 Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang

dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam

15. Kaunseling Staf tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir

 Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada

tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk

 Menganjurkan program berbentuk pencegahan,

pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6

kali dalam setahun

 Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya

Buku rawatan

16. 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan

perubatan

buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan

 Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak

perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan

dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja

setelah menerima arahan yang lengkap daripada

Seksyen Latihan Akademik

 Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak

tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak

perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju

Perhidmatan untuk membuat pembayaran secara ansuran

17. Perundang-  Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir

undangan bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa

sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja

setelah menerima laporan bertulis yang lengkap

daripada PTJ

 Memaklumkan keputusan dan melaksanakan

hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa

Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari

bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa

Tatatertib dibuat.

FAIL MEJA Halaman: 18

5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI





SEKSYEN JAMINAN KUALITI





En. Wan Azman Wan Omar

Pendaftar









Ketua Seksyen

Puan Rozi Tamin

Penolong Pendaftar, N41









Cik Mahmudah Aunudin

Penolong Pegawai Tadbir, N27









Pengurusan Fail dan

Pengurusan Kualiti

Rekod







Pn. Kasmaria Zawawi Pn. Siti Rohaya Kassim

Pem. Tadbir (P/O), N17 Pem. Tadbir (P/O), N17







En. Mohd. Shafie Muhamad Pn. Nooraini Nordin

Pem. Tadbir (P/O), N17 Pem. Tadbir (P/O), N17







Pn. Norliyani Anor En. Michael Pitter Anak Ujai

Pem. Tadbir (P/O), N17 Pem. Am Pejabat, N1







Pn. Jalilah Jani

Pem. Rendah Awam, R1









FAIL MEJA Halaman: 19

6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN





Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

1. Pendaftar / Wakil Mengurus, menyelaras dan Tiada Penyelaras Audit/

Pengurusan melaksanakan aktiviti Sistem (PA)/Timbalan PA

Merancang pelaksanaan Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar:  Merancang program audit dan

Sistem Pengurusan a) Audit Dalaman dan Audit memastikan audit

Kualiti (SPK) MS ISO Persijilan SIRIM; dilaksanakan mengikut

9001:2000 b) Mesyuarat Semakan Pengurusan perancangan.

(MSP) / Jawatankuasa Jaminan  Memastikan tindakan

Kualiti (JKJK) Induik, Mesyuarat pembetulan/pencegahan bagi

Jawatankuasa Dokumentasi, Laporan

Mesyuarat Jawatankuasa Ketidakpatuhan(NCR)/Cadang

Kepuasan Pelanggan; an penambahbaikan (OFI)

c) Latihan dan Bengkel dilaksanakan mengikut

Penyediaan/semakan Dokumen. tempoh yang ditetapkan.



Ahli JKJK Induk/MSP

 Menyediakan laporan

mengikut agenda yang

ditetapkan.



Penyelaras Latihan Staf

(PLS)/Timbalan PLS

 Membuat analisis

keberkesanan latihan staf

yang menghadiri

latihan/bengkel.









FAIL MEJA Halaman: 20

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu mengurus,

menyelaras dan

melaksanakan aktiviti Sistem

Pengurusan Kualiti Pejabat

Pendaftar



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Memastikan persediaan audit,

mesyuarat, latihan dan

bengkel dilaksanakan dengan

lancar.









FAIL MEJA Halaman: 21

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

2. Pendaftar / Wakil Mengurus, mengawal, menyelenggara Tiada Timbalan Pegawai Kawalan

Pengurusan dan memantau dokumen Sistem Dokumen (TPKD)

Meluluskan dan Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008  Mengurus, mengawal,

mengesahkan Dokumen dan sistem „ISO INTRANET‟. menyelenggara dan

MS ISO 9001:2008 memantau dokumen Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO

9001:2008 di entiti masing-

masing.



Ketua Seksyen/Unit

 Menyedia/menyemak

dokumen operasi masing-

masing dan membuat

permohonan pindaan

dokumen kepada PKD/TPKD.



Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu mengurus,

mengawal, menyelenggara

dan memantau dokumen

Sistem Pengurusan Kualiti

MS ISO 9001:2000 dan

sistem „ISO INTRANET‟.



Penolong Pegawai Teknologi

Maklumat

 Penambahbaikan sistem ISO

INTRANET.



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Menyelenggara dokumen

Sistem Pengurusan Kualiti MS

ISO 9001:2008

FAIL MEJA Halaman: 22

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

3. Pendaftar / Wakil Mengurus, menyelaras dan Tiada Timbalan Penyelaras

Pengurusan menganalisa maklumbalas pelanggan Kepuasan Pelanggan (TPKP)

Memastikan  Mengurus, menyelaras dan

maklumbalas pelanggan menganalisa maklumbalas

diuruskan mengikut pelanggan di entiti masing-

prosedur yang masing

ditetapkan supaya

perkhidmatan dapat Penolong Pegawai Tadbir

ditingkatkan.  Membantu mengurus,

menyelaras dan menganalisa

maklumbalas pelanggan



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Menyemak dan merekodkan

maklumbalas.



4. Pendaftar Merancang, mengurus, menyelaras Tiada Timbalan Penyelaras

Wakil Pengurusan dan menganalisa Kajian kepuasan Kepuasan Pelanggan (TPKP)

Memastikan kajian pelanggan dalaman dan luaran Pejabat  Mengurus Kajian kepuasan

kepuasan pelanggan Pendaftar pelanggan dalaman dan

diuruskan mengikut luaran Pejabat Pendaftar di

prosedur yang entiti masing-masing

ditetapkan supaya

perkhidmatan dapat Penolong Pegawai Tadbir

ditingkatkan.  Membantu mengurus dan

menganalisa kajian kepuasan

pelanggan



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Mengedar dan merekodkan

borang kajian kepuasan

pelanggan.

FAIL MEJA Halaman: 23

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

5. Pendaftar Merancang, mengurus dan memantau Tiada Penolong Pegawai Tadbir

Memastikan sistem sistem pengurusan rekod Pejabat  Membantu mengurus dan

pengurusan rekod Pendaftar memantau sistem

Pejabat Pendaftar pengurusan rekod Pejabat

dilaksanakan dengan Pendaftar

sistematik

Pembantu Tadbir

(Perkeranian dan Operasi)

 Menyelenggara dan

memelihara fail dan rekod



Pembantu Am Pejabat

 Membantu menyelenggara

dan memelihara fail dan

rekod



Pekerja Awam

 Membantu menyelenggara

dan memelihara fail dan

rekod









FAIL MEJA Halaman: 24

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

6. Pendaftar/Wakil Mengumpul, menyelaras dan Tiada Timbalan Wakil Pengurusan

Pengurusan/Ketua mengambil tindakan susulan bagi Melaporkan status tindakan

PTJ/Timbalan Wakil laporan tindakan pembetulan, pembetulan, pencegahan dan

Pengurusan tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan di entiti masing-

Memastikan semua ketidakpatuhan produk/perkhidmatan masing

tindakan yang diambil

bagi tindakan Ketua Seksyen/Unit

pembetulan, tindakan  Merekodkan tindakan yang

pencegahan dan dibuat dan menyerahkan

ketidakpatuhan kepada WP atau TWP masing-

produk/perkhidmatan masing.

adalah berkesan dan

tidak berulang. Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu mengumpul,

menyelaras dan mengambil

tindakan susulan bagi laporan

tindakan pembetulan,

tindakan pencegahan, dan

ketidakpatuhan

produk/perkhidmatan,

tindakan pencegahan dan

tindakan ke atas

ketidakpatuhan

produk/perkhidmatan.



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Menyedia dan merekodkan

borang-borang yang telah

lengkap kedalam fail-fail yang

berkaitan.









FAIL MEJA Halaman: 25

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

7. Naib Canselor Mengumpul/menyediakan, menyelaras Tiada Pegawai Pelapor di PTJ

Mempengerusi dan memantau pengurusan pelaporan  Menyediakan laporan dan

mesyuarat PIN, JKP dan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke mengambil tindakan di setiap

PPMKB dan Kementerian Pengajian Tinggi PTJ masing-masing melalui

mengesahkan laporan Sistem Pelaporan Integrasi

untuk dihantar ke KPTM * PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa UPM (SPIN).

Keutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan

Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi

Pendaftar Ketua Bahagian/Seksyen

Memastikan Pejabat Pendaftar

pelaksanaan pelaporan  Menyediakan laporan aktiviti

PIN, JKP dan PPMKB di berkaitan.

UPM berjalan lancar.

Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu

mengumpul/menyediakan,

menyelaras dan memantau

pengurusan pelaporan (*PIN,

JKP, dan PPMKB) ke

Kementerian Pengajian

Tinggi.



8. Naib Canselor Mengurus, memantau dan Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM

Memantau kemajuan mengemaskini maklumat pelaksanaan  Mengumpul, melapor dan

UPM ke arah AKPM 2010 tindakan berkaitan kriteria Anugerah melaksanakan aktiviti

dan menerima laporan Kualiti Perdana Menteri (AKPM) berdasarkan kriteria AKPM.

pelaksanaan.

Ketua Bahagian/Seksyen

Pendaftar Pejabat Pendaftar

Mempengerusikan  Mengumpul, melapor dan

mesyuarat melaksanakan aktiviti

Jawatankuasa AKPM dan berdasarkan kriteria AKPM.

memastikan

pelaksanaan aktiviti

mengikut kriteria AKPM.

FAIL MEJA Halaman: 26

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu mengurus,

memantau dan

mengemaskini maklumat

pelaksanaan tindakan

berkaitan kriteria Anugerah

Kualiti Perdana Menteri

(AKPM).





9. Naib Canselor Membangunkan dan memantau Tiada Ketua PTJ UPM

Mengesahkan dan pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi  Memastikan pelaksanaan dan

meluluskan Pelan (PIO) UPM memantau aktiviti/program

Integriti Organisasi selaras dengan PIO.

(PIO) UPM yang

dibangunkan untuk Pegawai Pelapor di PTJ

dilaksanakan  Melaporkan pelaksanaan PIO

di PTJ pada setiap suku

Pendaftar tahun.

Memantau

pembangunan PIO UPM Penolong Pegawai Tadbir

supaya selaras dengan  Membantu membangunkan

Pelan Integriti Nasional dan memantau pelaksanaan

dan PIO Kementerian Pelan Integriti Organisasi

Pengajian Tinggi (PIO) UPM.

Malaysia

Pembantu Am Pejabat

 Mengedarkan PIO yang telah

diluluskan oleh Jawatankuasa

ke semua PTJ UPM









FAIL MEJA Halaman: 27

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

10. Pendaftar Memantau ke atas pengwujudan dan Tiada Ketua PTJ/Wakil

Memastikan semua staf pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM Pengurusan

UPM mempunyai Fail  Memantau pelaksanaan fail

Meja meja staf PTJ .



Pegawai Pelaksana Fail Meja

di PTJ

 Memantau dan membantu

dalam penyediaan fail meja

setiap staf di PTJ masing-

masing.



Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu memantau ke

atas pengwujudkan dan

pelaksanaan fail meja di UPM



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Membantu mengemaskini

rekod dan status penyediaan

/ kemaskini fail meja staf

UPM









FAIL MEJA Halaman: 28

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

11. Pendaftar Mengurus, melaksana dan memantau Tiada Ketua Bahagian Pejabat

Memastikan semua staf penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar Pendaftar  Memantau pelaksanaan fail

mempunyai Fail Meja meja staf bahagian .



Ketua Seksyen Pejabat

Pendaftar

 Memantau dan membantu

dalam penyediaan fail meja

setiap staf di PTJ masing-

masing

 Membuat analisis status

penyediaan fail meja dan

menghantar kepada urus

setia



Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu mengurus,

melaksana dan memantau

penyediaan Fail Meja (FM)

staf Pejabat Pendaftar



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Membantu mengemaskini

rekod dan status penyediaan

/ kemaskini fail meja staf

Pejabat Pendaftar









FAIL MEJA Halaman: 29

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

12. Pendaftar Mengumpul, mengemaskini dan Tiada Ketua Bahagian Pejabat

Memastikan memantau pengukuran dan analisis Pendaftar

pelaksanaan dan Piagam Pelanggan dan objektif kualiti  Memantau pelaksanaan dan

pematuhan ke atas memastikan tindakan

piagam pelanggan dan pembetulan dan

objektif kualiti penambahbikan dilaksanakan

dilaksanakan dengan

berkesan Ketua Seksyen Pejabat

Pendaftar

 Memantau pelaksanaan dan

menyediakan laporan secara

berkala



Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu mengumpul,

mengemaskini dan

memantau pengukuran dan

analisis Piagam Pelanggan

dan objektif kualiti



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Mengemaskini data-data

pengukuran piagam

pelanggan dan objektif kualiti

dan memaklumkan mengenai

sebarang pindaan/semakan.









FAIL MEJA Halaman: 30

Tugas pegawai Tugas pegawai lain yang ada

Bil. atasan yang ada Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi hubungan serta jenis

hubungan hubungan

13. Pendaftar Mengemaskini dan memantau senarai Tiada Ketua Bahagian/Ketua

Mengesahkan senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Seksyen

tugas dan carta Pendaftar  Menyemak dan

organisasi Pejabat menyerahkan senarai tugas

Pendaftar yang terkini untuk

direkodkan.



Penolong Pegawai Tadbir

 Membantu mengemaskini

dan memantau senarai tugas

dan carta organisasi Pejabat

Pendaftar



Pembantu Tadbir

(Perkeranian/Operasi)

 Mendapatkan senarai tugas

yang terkini daripada Ketua

Bahagian/Ketua Seksyen.









FAIL MEJA Halaman: 31

7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)



7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT

PENDAFTAR



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Pendaftar/Wakil

Pengurusan



2. Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Ketua Seksyen

Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang Pentadbiran dan

disenaraikan pada tahun berkenaan. Kewangan



3. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan



4. Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun

dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan

semasa.



5. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan

pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)

Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.



6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu :

(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;

(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa

Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa

Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan

Pelanggan;

(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen







FAIL MEJA Halaman: 32

(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk Wakil

entiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftar Pengurusan/Penyelaras

dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun Audit



2. Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit Dalaman Penyelaras Audit

Pejabat Pendaftar.





3. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan

diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar

mengikut tempoh yang ditetapkan



4. Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang

akan dijalankan.



5. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras

dan tersedia.



6. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut

jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas



7. Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit

Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian



8. Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu

diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.



9. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan

ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi









FAIL MEJA Halaman: 33

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

10. Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR Pendaftar/Wakil

kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan Pengurusan



11. Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak

SIRIM selepas proses audit dijalankan.



12. Kemaskini rekod-rekod audit.





(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)







(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat

Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat Pendaftar/Wakil

SPK. Pengurusan



2. Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk

mesyuarat disediakan dan lengkap.



3. Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah

ditetapkan



4. Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.



(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)









FAIL MEJA Halaman: 34

(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang Pendaftar/Wakil

hendak diadakan bagi keperluan SPK Pengurusan



2. Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari

bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.



3. Pastikan semua peserta mengisi borang penilaian

keberkesanan latihan diakhir program



4. Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah

diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian

peserta dan tindakan selanjutnya.

5. Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan

diselenggara

(* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)









FAIL MEJA Halaman: 35

7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO

9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen Pendaftar

dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti

cop „Dokumen Terkawal‟). Tempat simpanan ini adalah di

Pusat Dokumen dan Rekod.

2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama

dokumen terkawal.

3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pendaftar/Wakil Standard MS ISO

sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen Pengurusan 9001:2008

(UPM/PEND/P001).

4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam

sistem ISO INTRANET.

5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub- Pen. Peg. Teknologi

menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET Maklumat

mengunakan perisian macromedia.



6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam

server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.



7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan

dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.



(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)









FAIL MEJA Halaman: 36

7.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Terima dan Kenalpasti Maklumbalas

(a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti

Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan), Borang

Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP), emel, atau

telefon

(b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama

ada aduan, cadangan, pertanyaan dan penghargaan:

i. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar,

lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima

melalui e-aduan, emel atau telefon pada Borang

Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).

ii. Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM,

serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan

melalui surat dan maklumkan kepada pengadu

melalui emel (jika ada).

2. Rekodkan Aduan



(a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod

aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas

Pelanggan, UPM/PEND/P018)

(b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan

(PEND/BL01/ADUAN).

3. Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan

(TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB).









FAIL MEJA Halaman: 37

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

4. Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu



i. Sahkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan

oleh PYB berdasarkan pemerhatian atau bukti

pelaksanaan yang dilampirkan.

ii. Maklumkan kepada pengadu dan rekodkan pengesahan

dan tarikh makluman kepada pengadu pada Bahagian D

dalam Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).





5. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan

Aduan (PEND/BL01/ADUAN)



6. Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan

pertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan

atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang

Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.



7. Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan surat

kepada staf yang berkenaan.



8. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai

Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).



9. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar

untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP



(* Proses adalah sebagaimana Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)









FAIL MEJA Halaman: 38

7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN

PEJABAT PENDAFTAR



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman

Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang

Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar

(PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.



2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat

Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar

Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu



(a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus

di kaunter perkhidmatan.

(b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM

3. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat

Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod

Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan

(PEND/BL01/KKP).



4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik

yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data

(UPM/PEND/P009).

5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.









FAIL MEJA Halaman: 39

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

6. Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakan

tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan

Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005)

atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).



7. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan

Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau

Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat

pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).



8. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di

Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan

Kualiti Induk Pejabat Pendaftar.



(* Proses adalah sebagaimana Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)









FAIL MEJA Halaman: 40

7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT

PENDAFTAR



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

(a) Peminjaman Fail dan Rekod

1. Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi

bagi proses peminjaman fail dan rekod.



2. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan

dan proses yang telah dikuatkuasakan.



3. Pantau proses peminjaman secara berkala dengan

mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman

fail dan rekod.

4. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis

panduan peminjaman yang telah ditetapkan.



(b) Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod

1. Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai Pendaftar

dan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun fail

dan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukan

dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di

Bilik Fail dan Bilik Arkib.

2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara

faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.

3. Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat Penolong Pendaftar,

penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod Seksyen Pentadbiran &

terpelihara dengan baik. Kewangan







FAIL MEJA Halaman: 41

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

(c) Pelupusan Rekod

1. Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara Akta Arkib Negara

pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual 2003 (Akta 629)

pemisahan rekod.



2. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod Akta Arkib Negara

yang telah diasingkan. 2003 (Akta 629)



3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak Pendaftar Akta Arkib Negara

dilupuskan. 2003 (Akta 629)



4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara

Negara. 2003 (Akta 629)



5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara

yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara. 2003 (Akta 629)



6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara

Negara. 2003 (Akta 629)









FAIL MEJA Halaman: 42

7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN,

TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan

pencegahan.

2. Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan

Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan

Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).

3. Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan

bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.

4. Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulan Pendaftar/Wakil

berdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telah Pengurusan

ditetapkan.

5. Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada

Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan

(PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan

Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).

6. Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat

JKJK (PTJ).

7. Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam

MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada

Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan

(UPM/PEND/P007) jika berkenaan.

(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke

atas Produk dan Perkhidmatan)









FAIL MEJA Halaman: 43

7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN

PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam

Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.



2. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di

PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.



3. Semak status penghantaran laporan dari Pusat

Tanggungjawab melalui SPIN.



4. Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui

SPIN.



5. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada

PTJ.



6. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan

mesyuarat.



7. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika Pendaftar

ada).

8. Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi

Malaysia (KPT).









FAIL MEJA Halaman: 44

7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN

OBJEKTIF KUALITI



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat

Pendaftar yang telah dibangunkan.



2. Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan

kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan

objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster

3. Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif

kualiti setiap 6 bulan dan tahunan

4. Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif

kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk

penyediaan laporan

5. Terima data-data /laporan pencapaian objektif

kualiti/piagam pelanggan.



6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah

dihantar oleh pegawai.

7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi

pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang

tidak mencapai sasaran.

8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang

dalam mesyuarat



9. Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses

perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut

prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan









FAIL MEJA Halaman: 45

Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

10. Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaan

piagam pelanggan/objektif kualiti.



11. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen,

prosedur atau poster.



12. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan

yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang

sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan



13. Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara

dengan baik.









FAIL MEJA Halaman: 46

7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA

ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan

dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).



2. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.



3. Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagi Pendaftar

jawatankuasa AKPM UPM.

4. Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal

AKPM



5. Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada

pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan,

pengumpulan dokumen sokongan disediakan.

6. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai

yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan

kriteria AKPM



7. Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada

pegawai-pegawai yang bertanggungjawab



8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang

dalam mesyuarat









FAIL MEJA Halaman: 47

7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail

meja dari semua PTJ di UPM.



2. Sediakan template format fail meja senarai semak dan

carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai

pelaksana melalui email dan buletin.

3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada Pendaftar

pegawai pelaksana PTJ.



4. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua

pegawai pelaksana PTJ



5. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja

mengikut PTJ/UPM.



6. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada

mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti









FAIL MEJA Halaman: 48

7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Sediakan template format fail meja, senarai semak dan

carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua

bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.



2. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja

kepada ketua bahagian/seskyen.



3. Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketua Pendaftar

bahagian/seksyen.



4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja

mengikut Bahagian/Seksyen.



5. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar

pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.









FAIL MEJA Halaman: 49

7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk

1.

membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM



2. Sediakan draf PIO



Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan

keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti

3.

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum

diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM



Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM Naib Canselor,

4.

untuk semakan dan kelulusan Pendaftar



Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh

5. jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua Pendaftar

staf UPM

Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah

6. dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf Pendaftar

UPM

Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukan

7.

dan tindakan

Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada

8.

setiap suku tahun









FAIL MEJA Halaman: 50

7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR



Pegawai yang Seksyen Undang-

Bil. Proses Kerja

Meluluskan/Dirujuk undang Peraturan

1. Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur

organisasi



2. Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang Ketua Bahagian/Ketua

berkaitan Seksyen



3. Lakukan kemaskini pada carta organisasi Pendaftar, Ketua

Bahagian



4. Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi

penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail

meja



5. Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua Pendaftar

perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai

tugas mempunyai tarikh kuatkuasa



6. Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada

staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan



7. Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara

dan dipelihara dengan baik









FAIL MEJA Halaman: 51

8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)





8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR



a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;



Mula









(i) AUDIT DALAMAN (ii) AUDIT SIRIM









Perancangan AD 1 Dapatkan maklumat pasukan

juruaudit dan jadual audit dari 1

pihak SIRIM



Sedia draf jadual aktiviti

2

AD

Edarkan jadual audit kepada

2

semua staf

Edar surat mesyurat

3

kepada Jawatankuasa AD

Buat persediaan audit (seperti

tempat mesyuarat, alat tulis,

Mesyuarat akan slide pembentangan, jamuan 3

4 makan, papan tanda program

mengesahkan jadual AD

dan lain-lain





5

Pindaan?

Mesyuarat pembukaan audit 4

Ya

Tidak









Buat pindaan berdasarkan

6

mesyuarat Proses audit 5





Edar surat makluman AD 7

kepada juruaudit dan auditi Mesyuarat penutupan audit 6







Buat persiapan untuk Dapatkan laporan audit

8 daripada Ketua Juruaudit 7

proses AD







Majlis Pembukaan AD 9 Kenalpasti punca dan

laksanakan tindakan

8

pembetulan pada NCR dan

Proses AD 10 tindakan pencegahan pada OFI

Tidak







Hantar laporan NCR kepada

Majlis Penutupan AD dan 9

11 pihak SIRIM

pembentangan laporan AD



10

Kemaskini Rekod 12 Tindakan

memuaskan?





Pastikan rekod AD lengkap 13 Ya



Buat pembayaran proses audit

kepada SIRIM (bahagian 11

14

Tidak persijilan)

NCR ?



Ya

OFI Dapatkan sijil audit dari SIRIM 12

Ambil tindakan pembetulan 15

terhadap NCR 17



Ambil tindakan Tamat

Edar notis/surat penutupan pencegahan & 16

NCR kepada Juruaudit/ 18 rekodkan

Auditi

Beri tempoh

20 kepada auditi

untuk tutup NCR Tidak

NCR ditutup? 19



Ya

21

Tamat Kemaskini rekod









FAIL MEJA Halaman: 52

b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan

Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi,

Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;



Mula







Tentukan tarikh mesyuarat

1

yang hendak dijalankan







Keluarkan surat makluman

mesyuarat kepada semua 2

ahli mesyuarat









Sediakan dokumen-dokumen

mesyuarat yang diperlukan 3









Keluarkan surat

makluman penangguhan TIDAK Mesyuarat dapat

mesyuarat kepada semua

5 dijalankan mengikut tarikh 4

ahli mesyuarat dan

yang ditetapkan?

maklumkan penangguhan

tempahan bilik/makanan



YA



Mesyuarat diadakan /

dilaksanakan 6









Keluarkan Minit Mesyuarat

dalam tempoh 3 hari bekerja

selepas tarikh mesyuarat 7

dijalankan







Edarkan minit mesyuarat

kepada semua ahli

mesyuarat dan petikan minit

mesyuarat untuk tindakan 8

pegawai yang

bertanggungjawab







Fail dan Kemaskini rekod-

rekod mesyuarat dan 9

minitkan







Tamat









FAIL MEJA Halaman: 53

c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen



Mula







Tentukan tarikh, masa, tempat dan

penceramah (jika perlu) Latihan/ 1

Bengkel







Maklumkan kepada peserta

mengenai Latihan/Bengkel kepada

2

peserta selewat-lewatnya 7 hari

bekerja







Menyediakan kelengkapan dan

keperluan latihan/bengkel yang 3

akan diadakan









Laksanakan program mengikut

4

jadual yang ditetapkan









Borang Penilaian Keberkesanan

Latihan (bagi latihan/bengkel) 5

diedarkan kepada peserta









Majukan borang penilaian

keberkesanan latihan kepada ketua

seksyen/PTJ peserta untuk tindakan 6

selanjutnya (setelah tamat latihan/

bengkel yang diadakan).









Kemaskini rekod-rekod latihan/

7

bengkel









Tamat









FAIL MEJA Halaman: 54

8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU

DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008

DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’







Mula









Sediakan tempat simpanan dokumen 1









Kenalpasti dan senaraikan dokumen 2









Kawal dan selenggara dokumen 3









Buat back-up softcopy dokumen 4









Buat pemantauan secara berkala 5









Tamat









FAIL MEJA Halaman: 55

8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS

PELANGGAN



Mula







Terima dan kenalpasti 1

Maklumbalas







2 11

Tidak Tidak Jika Penghargaan, 15

Cadangan &

Aduan? Keluarkan surat

Pertanyaan

penghargaan



Ya Ya



Serahkan kepada

Rekodkan Aduan 3 12

PYB







Salurkan kepada TPKP/ Buat penjelasan dan

4

PYB rekodkan pada 13

borang





Jalankan siasatan 5

Kembalikan borang 14

kepada PKP/TPKP



Tidak 6

Sahih?



Ya



Kenalpasti punca &

7

tentukan tindakan







Laksanakan tindakan 8

pembetulan





Sahkan tindakan dan

maklumkan kepada 9

pengadu







Kemaskini log aduan 10







16

Sedia atau kemaskini

status maklumbalas







Laporan analisis 17









Tamat









FAIL MEJA Halaman: 56

8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN

PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR







Mula









Edaran Borang 1









Terima dan Kumpul

Borang 2









Pengukuran dan

3

Analisis







4

Memenuhi Tidak Laksana tindakan

5

Kepuasan Pembetulan/

Pelanggan? Pencegahan





Ya

6

Rekod dan Failkan









Tamat









FAIL MEJA Halaman: 57

8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN

REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.



Mula







Merancang dan memantau

peminjaman, pemeliharaan dan i

pelupusan fail dan rekod









(A) Peminjaman fail (B) Penyelengaraan/

(C) Pelupusan

dan rekod pemeliharaan







Sediakan garis panduan dan Tempat penyimpanan Dapatkan maklumat

dokumentasi peminjaman 1 dan pemeliharaan 1 prosedur pelupusan dari 1

fail dan rekod rekod mencukupi Arkib Negara







Lengkapkan borang

Peminjaman Rekod (PEND/ Daftar dan rekod Semak rekod yang telah

BR01/PINJAM-REKOD) dalam Senarai Daftar 2 tamat tempoh simpanan/

2 Rekod tindakan dan keluarkan dari

Jumlah maksimum fail

yang dibenarkan adalah 20 rak untuk tujuan pemisahan 2

buah fail rekod (rujuk jadual

4 pemisahan rekod yang

berkaitan)

Susun setiap rekod

Serahkan borang

dengan sistematik

peminjaman kepada

YA mengikut label yang 3

Petugas selewat- Pinjaman > 5

3 telah ditetapkan

lewatnya 1 hari buah fail? Kenalpasti kaedah dan

supaya mudahkesan

sebelum tarikh tatacara pelupusan rekod 3

peminjaman (rujuk Akta Arkib Negara)

TIDAK

Fail dan rekod

Serahkan borang terpelihara dari

peminjaman rekod/fail 5 musuh-musuh rekod 5 Hantar dan susun rekod

kepada Petugas (rujuk Arkib Negara) tamat tempoh simpan dan 4

tindakan ke Bilik Arkib





Semak borang permohonan

& sediakan fail-fail yang 6 Baikpulih kerosakan/

kemusnahan pada Buat penyenaraian rekod 5

dipohon 6

rekod/ tempat

simpanan



Maklumkan kepada

pemohon/staf bahawa fail- 7 Mohon kelulusan pelupusan

fail telah tersedia dari Arkib Negara 6



8



Rekodkan peminjaman ke 7 Lakukan

dalam Log Pinjaman penyimpanan

8 TIDAK

Dokumen dan Rekod semula / atau

(PEND/BL01/PDR) Lulus?

arahan dari

pihak Arkib

Negara

YA

Semak log pinjaman yang

telah melebihi tempoh 9 Lakukan kaedah & tatacara

pinjaman 10 hari bekerja pelupusan rekod yang 9

dibenarkan



11



Beri surat TIDAK Fail telah Dapat Sijil Pengesahan

Pelupusan rekod 10

peringatan kepada dipulangkan ke 10

peminjam Bilik Fail?





YA Kemaskini rekod-rekod

11

proses pelupusan

Kemaskini rekod pada Log

Pinjaman Dokumen dan 12

Rekod (PEND/BL01/PDR)



Terima makluman aktiviti

ii

pengurusan fail dan rekod

Letak/susun semula fail-fail secara berkala

13

yang telah dipulangkan







Buat/kemaskini laporan

iii

aktiviti pengurusan rekod







Tamat









FAIL MEJA Halaman: 58

8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN

SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN

PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN







Mula







Terima Maklumat untuk

Tindakan Pembetulan,

Pencegahan dan 1

Ketidakpatuhan







2

Tidak

Perlu Tindakan

Pembetulan/Pencegahan?







Ya



Kenalpasti Punca (bagi tindakan

pembetulan) dan tentukan

3

Tindakan pembetulan/

pencegahan









Laksanakan Tindakan 4









Tidak 5

Tindakan

Berkesan?







Ya





6

Laporan









Pantau keberkesanan

pelaksanaan tindakan di dalam 7

mesyuarat









Tamat









FAIL MEJA Halaman: 59

8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAU

PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI





Mula







Urus Setia mendaftar/

mengemaskini maklumat pelapor 1

dalam SPIN







Urus Setia memaklumkan kepada

pelapor bagi penyediaan laporan 2

melalui SPIN







3

Pelapor memasukkan maklumat

melalui SPIN menggunakan ID

Pengguna yang diberi







Ketua PTJ boleh menyemak

laporan yang disediakan oleh

pelapor menggunkan ID yang 4

sama









Sistem akan kenalpasti status

5

laporan









6

Tidak Pelapor semak mana-

Lengkap? mana ruangan yang tidak 7

lengkap



Ya



Pelapor boleh meneruskan proses

Transmit (Hantar) kepada urus 8

Setia







Urus Setia semak, saring dan pilih

9

laporan dari PTJ









Semakan dan kelulusan Mesyuarat 10









Urus Setia mencetak dan hantar

11

laporan ke KPT







Tamat









FAIL MEJA Halaman: 60

8.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN

ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI



Mula







Kenalpasti piagam pelanggan &

objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang 1

telah dibangunkan







Maklumkan kepada semua staf

mengenai piagam pelanggan & 2

objektif kualiti yang terkini melalui

edaran surat/memo/poster







Analisis pencapaian piagam pelanggan

& objektif kualiti setiap 6 bulan & 3

tahunan







Sediakan „template‟ laporan Objektif

kualiti / piagam pelanggan dan 4

Tamat edarkan kepada pegawai yang

berkenaan untuk penyediaan laporan



17 Kemaskini rekod-rekod laporan dan

pencapaian berkaitan piagam

pelanggan dan objektif kualiti Terima data-data / laporan

5

pencapaian objektif kualiti





Maklumkan kepada semua staf

berhubung semakan dan pindaan Semak kecukupan laporan yang

16 piagam pelanggan/objektif kualiti dan dihantar. Jika tidak mencukupi, 6

tarikh kuatkuasa dapatkan maklumat laporan tersebut







Lakukan pindaan pada piagam Ambil tindakan yang bersesuaian

15

pelanggan / objektif kualiti terhadap analisis laporan pencapaian

objektif kualiti/piagam pelanggan yang 7

tidak mencapai sasaran

Ya



Tidak

14 Lulus? Pantau tindakan pembetulan bagi

piagam pelanggan/objektif kualiti yang 8

tidak mencapai sasaran







Terima borang CPD dan bawa ke Kumpul dan sediakan laporan

13 Mesyuarat untuk dibincang dan keseluruhan untuk dibentang dalam 9

kelulusan pindaan mesyuarat







Isi borang CPD dan justifikasi

semakan/pindaan bagi proses Ya Ada semakan /

12 10

(objektif kualiti/piagam pelanggan) pindaan?

yang berkenaan



Tidak





Pantau proses perkhidmatan

mengikut prosedur dan garis panduan 11

yang telah ditetapkan









FAIL MEJA Halaman: 61

8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT

PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH

KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

Mula







Urus Setia mendaftar/mengemaskini

maklumat Jawatankuasa dan Pegawai yang

1

bertanggungjawab menyediakan laporan

(pelapor) dalam Sistem AKPMonline







Urus Setia memasukkan maklumat kriteria,

sub-kriteria, wajaran (Markah), Bahagian

yang bertanggungjawab (BYB) dan Sasaran 2

(KPI) dalam Sistem AKPMonline







Pelapor memasukkan maklumat melalui

AKPMonline menggunakan ID Pengguna dan 3

password yang diberi







Masukkan atau kemaskini laporan

berdasarkan Kriteria yang telah ditetapkan.

Masukkan maklumat pada ruangan STATUS 4

SEMASA dan CADANGAN/TINDAKAN

PENAMBAHBAIKAN







5

Perlu muatturun Tidak

dokumen sokongan?





Ya



Muatturun dokumen melalui proses UPLOAD

dan seterusnya pilih Skor (Star Rating) iaitu 6

mengikut Skala 1 – 5 berdasarkan STATUS

SEMASA yang dilaporkan







Hantar laporan kepada Urus Setia melalui 7

proses TRANSMIT









Semak laporan yang dihantar oleh Pelapor

8

melalui Sistem AKPMonline







9



Perlu kemaskini Tidak

maklumat/laporan?





Ya



Kemaskini maklumat/laporan yang dihantar

10

oleh Pelapor dan semak juga skor yang dipilih





11

Cetak laporan yang boleh ditukar kepada

format PDF daripada Sistem AKPMonline







Bentangkan laporan pada Mesyuarat

Jawatankuasa AKPM 12









Tamat









FAIL MEJA Halaman: 62

8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL

MEJA (FM) STAF UPM



Mula







Laksanakan kurus Fail Meja (FM) 1







Dapatkan nama Pegawai Pelaksana FM

dari Pusat Tanggungjawab (PTJ) 2









Sediakan template Format FM, Senarai

3

Semak, dan carta analisis







Beri taklimat pengurusan FM kepada

4

Pegawai Pelaksana FM







Senaraikan semua staf di PTJ masing-

masing dalam Senarai Semak yang 5

disediakan







Beri taklimat kepada semua staf di PTJ 6

masing-masing







Sediakan FM berdasarkan template

yang diberi dengan bantuan Pegawai 7

Pelaksana FM PTJ









Buat pemantauan dan analisis status

penyediaan FM Staf di PTJ berdasarkan 8

senarai semak yang disediakan









Hantar laporan analisis status

penyediaan FM staf PTJ kepada Urus 9

Setia secara berkala









11 10

Maklumkan kepada

Terima laporan?

Pegawai Pelaksana FM Tidak





Ya



Buat analisis keseluruhan

status penyediaan FM mengikut 12

PTJ





Laporkan status penyediaan FM 13

staf UPM pada mesyuarat JK

AKPM / JK Pengurusan

Universiti





Tamat









FAIL MEJA Halaman: 63

8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA

(FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR



Mula







Laksanakan kursus Fail Meja (FM) 1







Sediakan template Format FM,

2

Senarai Semak, dan carta analisis







Beri taklimat pengurusan FM

kepada Ketua Seksyen/Ketua 3

Bahagian







Senaraikan semua staf Pejabat

Pendaftar dalam Senarai Semak 4

yang disediakan







Beri taklimat kepada semua staf di

5

Bahagian/Seksyen masing-masing







Sediakan FM berdasarkan template

yang diberi dengan bantuan Ketua 6

Seksyen







Buat pemantauan dan analisis

status penyediaan FM Staf Seksyen

7

berdasarkan senarai semak yang

disediakan







Hantar laporan analisis status

penyediaan FM staf Seksyen 8

kepada Urus Setia secara berkala







Tidak 9

Maklumkan kepada Terima

Ketua Seksyen laporan?





Ya



Buat analisis keseluruhan status

penyediaan FM mengikut bahagian/ 11

seksyen







Laporkan status penyediaan FM staf

pada mesyuarat Pengurusan 12

Pejabat Pendaftar







Tamat









FAIL MEJA Halaman: 64

8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN

MEMANTAU PELAKSANAANNYA.



Mula







Kenalpasti dan kumpul 1

maklumat/bahan-bahan untuk

membangunkan PIO UPM









Sediakan draf Pelan Integriti 2

Organisasi (PIO) UPM









Semak draf PIO yang telah

dibangunkan untuk memastikan 3

keperluan Pelan Integriti

Nasional (PIN) dipenuhi









Serah draf PIO kepada

Jawatankuasa PIN UPM untuk 4

semakan dan kelulusan





6



lakukan pembetulan/ TIDAK

penambahbikan pada Draf lulus? 5

draf PIO





YA





Sediakan dokumen PIO yang

telah diluluskan untuk

dimaklumkan kepada PTJ dan 7

staf UPM









Beri taklimat mengenai PIO

kepada staf UPM 8









Edar PIO 9









Pantau pelaksanaan PIO melalui

pelaporan PIN pada setiap suku 10

tahun









Tamat









FAIL MEJA Halaman: 65

8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA

ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR



Mula







Buat pemantauan pada

perubahan staf/struktur 1

organisasi









Dapatkan maklumat staf

2

dari seksyen yang berkaitan









Kemaskini carta organisasi 3









Edar surat makluman kepada

Ketua Bahagian/Seksyen

bagi penyediaan/ 4

pengemaskinian senarai

tugas







5 Hantar surat

Terima senarai Tidak peringatan kepada

G7 7

tugas? pegawai yang

berkenaan



Ya



Dapatkan pengesahan

8

Pendaftar







Edarkan senarai tugas

kepada Ketua Bahagian/

9

Seksyen dan staf yang

berkaitan untuk simpanan







Failkan senarai tugas yang

asal dalam Fail Senarai

10

Tugas

(UPM/PEND/ST)







Tamat









FAIL MEJA Halaman: 66

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG

9.0

DIPERLUKAN







BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen



Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling

1. -

Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)

Quality Management Systems – Requirements

2. -

(ISO 9001:2008, IDT)



3. - Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia





4. - Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)



5. - Akta Arkib Negara 2003



Guidelines on Complaints Handling (MS 1432:

6. -

1998)









FAIL MEJA Halaman: 67

10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)







10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU

DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN

SISTEM ISO INTRANET





Tandakan

Bil Perkara Catatan

(√ )



Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan

1.

Dokumen (CPD)

2. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan



3. Pindaan pada dokumen

Pindaan pada Senarai Utama Dokumen

4.

Terkawal.

Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan

5.

Pendaftar pada muka hadapan dokumen

6. Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET



7. Cetakan

Pengedaran dan penarikan dokumen (Log

8.

Pengedaran dan Penarikan Dokumen)

9. Rincih dokumen

Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan

10.

Dokumen (PKD)









FAIL MEJA Halaman: 68

10.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN

REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.





Tandakan

Bil Perkara Catatan

(√ )



1. Senarai rekod untuk dilupuskan



2. Borang (4) Arkib Negara

Majukan borang permohonan pelupusan ke

3.

Arkib Negara

4. Surat kebenaran pelupusan



5. Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)

Pelupusan rekod mengikut kaedah yang

6.

dibenarkan

Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib

7.

Negara









FAIL MEJA Halaman: 69

11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI







Bil Jawatankuasa Keanggotaan



1. Jawarankuasa Pengurusan Pejabat Pendaftar Ahli



Jawatankuasa Anugerah Kualiti Perdana Setiausaha / Urus

2.

Menteri Universiti Putra Malaysia setia

Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional

3. Setiausaha

(PIN) Universiti Putra Malaysia



Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk

4. Setiausaha

Pejabat Pendaftar

Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)

5. Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Setiausaha

Pendaftar



Jawatankuasa Dokumentasi Pejabat Pengerusi / Pegawai

6.

Pendaftar kawalan Dokumen



Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Ahli / Penyelaras

7.

Pejabat Pendaftar kepuasan Pelanggan



Jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat

8. Setiausaha

Pendaftar



Jawatankuasa Anugerah Kualiti Perdana

9. Ahli

Menteri (AKPM) Pejabat Pendaftar



Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Ahli / Sidang

10.

Putra Malaysia pengarang



Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN)

11. Urus setia

Universiti Putra malaysia

Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)

dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan

12. Urus Setia

Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra

Malaysia

Jawatankuasa Pepandu Sistem eFAIL RFID

13. Ahli

Universiti Putra Malaysia



Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFID

14. Pengurus Projek

Universiti Putra Malaysia









FAIL MEJA Halaman: 70

12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN







Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen



1. PEND/BR01/MP Borang Maklumbalas Pelanggan



2. PEND/BR01/AD 01 Perancangan Audit Dalaman Tahunan



3. PEND/BR01/AD 02 Borang Jadual Audit Dalaman



Senarai Kehadiran Mesyuarat

4. PEND/BR01/AD 04

Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman



5. PEND/BR01/AD 05 Borang Nota Audit Dalaman



6. PEND/BR01/AD 06 Borang Ketidakpatuhan



7. PEND/BR01/AD 07 Borang Ringkasan AD



8. PEND/BR01/AD 08 Borang Cadangan Penambahbaikan



Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen

9. PEND/BR01/CPD

(CPD)



10. PEND/BR01/BPD Borang Permohonan Dokumen



11. PEND/BR01/LTC Borang Laporan Tindakan Pencegahan



12. PEND/BR01/LTB Borang Laporan Tindakan Pembetulan



Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman

13. PEND/BR01/KAJIAN 01

Pejabat Pendaftar

Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat

14. PEND/BR01/KAJIAN 02

Pendaftar

PEND/BR01/ PINJAM-

15. Borang Pinjaman Rekod

REKOD



16. PEND/BR01/BILIK Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail



17. PEND/BL01/LOG Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen



18. PEND/BL01/ADUAN Log Penerimaan Aduan



19. PEND/BL01/PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod



20. PEND/SE01/TERKAWAL Senarai Edaran Dokumen Terkawal



PEND/SE01/TERKAWAL

21. Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)

(PTJ)

FAIL MEJA Halaman: 71

Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen

PEND/SU01/DOKUMEN Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti

22.

01 dan Prosedur)

Senarai Utama Dokumen Terkawal

PEND/SU01/DOKUMEN

23. (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis

02

Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)

PEND/SU01/DOKUMEN Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen

24.

03 Rujukan)



25. PEND/SU01/SUPP Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti



Senarai Utama Juruaudit Dalaman Pejabat

26. -

Pendaftar



27. PEND/SU01/SU-LTC Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan



28. PEND/SU01/SU-LTB Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan



29. PEND/SU01/SU-MP Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan









FAIL MEJA Halaman: 72

13.0 NORMA-NORMA KERJA





Petunjuk Prestasi

Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /

Masa / Kos)

1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.



(a) Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat

Pendaftar.

i. Melaksanakan Mesyuarat Semakan Kuantiti

Pengurusan sekali setahun. Sekali



ii. Melaksanakan tindakan pembetulan Masa

pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) 3 bulan

audit SIRIM dalam tempoh yang

ditetapkan.



iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas Masa

Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit 4 bulan

SIRIM.



iv. Melaksanakan audit dalaman Induk Kuantiti

sekurang-kurangnya sekali setahun. Sekali



v. Melaksanakan kajian kepuasan Kuantiti

pelanggan Pejabat Pendaftar sekali Sekali

dalam tempoh setahun.



vi. Memberi akuan penerimaan Masa

maklumbalas kepada pengadu. 3 hari bekerja



(b) Mengurus, mengawal, menyelenggara dan

memantau dokumen SPK



i. Melaksanakan semakan semula dokumen Kuantiti

SPK dalam tempoh setahun Sekali



ii. Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK Masa

dan sistem ISO Intranet setiap kali 1 hari

perubahan dokumen selewat-lewatnya pada

hari tarikh kuatkuasa.









FAIL MEJA Halaman: 73

Petunjuk Prestasi

Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /

Masa / Kos)

2. Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan

berteraskan integriti, keutuhan,

kebertanggungjawaban dan kecekapan.



(a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam

pengurusan pentadbiran



i. Memastikan Jawatankuasa Pelan Integriti

Nasional (PIN), Jawatankuasa Keutuhan

Pengurusan (JKP), Jawatankuasa Pasukan

Kuantiti

Petugas Bagi Mengurangkan Karenah

4 kali setahun

Birokrasi (PPMKB) dan Laporan Kajian

Semula Sistem dan Prosedur Serta Undang-

undang Peraturan bermesyuarat

ii. Melaporkan usaha-usaha penambahbaikan

berkaitan pengurangan karenah birokrasi Kuantiti

untuk memudahkan sesuatu urusan kepada 4 kali setahun

pelanggan



iii. Membuat penilaian keberkesanan usaha-

usaha penambahbaikan (Outcome

Kuantiti

keberkesanan hendaklah jelas dan telah

1 kali setahun

melaksanakan survei terhadap keberkesanan

penambahbaikan yang telah dilaksanakan)



(b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat

universiti untuk dihantar ke Kementerian

Pengajian Tinggi (KPT)



i. Menghantar laporan ke KPT setiap 3 bulan

Masa

sekali mengikut tempoh yang ditetapkan 3 bulan sekali



3. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.



(a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang

diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana

Menteri (AKPM)

i. Mendapatkan dan mengemaskini data Masa

berkaitan kriteria yang diperlukan daripada Setiap kali mesyuarat

entiti terbabit



ii. Memastikan dokumen Fail Meja semua staf Kuantiti

Pejabat Pendaftar disediakan 100% staf Pejabat

(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM Pendaftar

A1.3.c)

Masa

November 2009









FAIL MEJA Halaman: 74

Petunjuk Prestasi

Bil. Kerja / Aktiviti / Projek (Kuantiti / Kualiti /

Masa / Kos)

iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudan Masa

dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di Setiap bulan

semua Pusat Tanggungjawab UPM

(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM

A1.3.c)



iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi Kuantiti

(PIO) 1 PIO

(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)

Masa

Disember 2009

4. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod



(a) Mengurus, menyelenggara, memelihara dan

melupus fail dan rekod



i. Merekodkan dokumen yang diterima ke Masa

dalam fail (Secara berpusat) Dalam tempoh sehari

/ 10 hari bekerja



ii. Memelihara fail dan rekod dengan Kualiti

sempurna Tiada fail rosak



iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail Kuantiti

dan penggunaan Bilik Fail Tiada kes kehilangan

fail



iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail Masa

yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik 2 bulan selepas tamat

Arkib Pejabat pendaftar tempoh simpanan



v. Membuat pelupusan fail dan rekod setelah Kuantiti

tamat tempoh simpanan arkib Sekali dalam tempoh

setahun









FAIL MEJA Halaman: 75

14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB





Nama Pusat

: Pejabat Pendaftar

Tanggungjawab (PTJ)

Nama Pegawai dan No. Kad

: Rozi binti Tamin (760828-04-5308)

Pengenalan



No. Staf : A03200



Jawatan dan Ged : Penolong Pendaftar (N41)



Bahagian/Seksyen/Jabatan : Seksyen Jaminan Kualiti



Pegawai Penilai Pertama : Pendaftar



Pegawai Penilai Kedua : -



Senarai Tugas dan Tanggungjawab:





1. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti

Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);



2. Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem „ISO INTRANET‟ ;



3. Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat

Pendaftar;



4. Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan

pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;



5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail

dan Arkib Pejabat Pendaftar.



6. Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan

tindakan pembetulan, tindakan pencegahan, dan kawalan ketidakpatuhan

produk.



7. Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan

PIN, JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;



(*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan,

PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)



8. Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan

berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);



9. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau

pelaksanaanya;







FAIL MEJA Halaman: 76

10. Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;



11. Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat

Pendaftar;



12. Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis Piagam

Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.



13. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat

Pendaftar.



14. Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah

tanggungjawab Pegawai.



15. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.





Tarikh Kuatkuasa : 01 Disember 2009



Tandatangan dan cop Ketua :

PTJ/Bahagian









FAIL MEJA Halaman: 77

15.0 SENARAI TUGAS HARIAN





NAMA :



JAWATAN :



TARIKH :



Bil Tugas Catatan









Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau

mana-mana log tugas harian









FAIL MEJA Halaman: 78

16.0 SEJARAH SEMAKAN







No. Tarikh

Bil. Perincian Semakan

Semakan Dikemaskini



1. 00 - -









FAIL MEJA Halaman: 79