Contoh Fail Meja (Puan Rozi Bt. Tamin ... - Universiti Putra Malaysia

Document Sample
Contoh Fail Meja (Puan Rozi Bt. Tamin ... - Universiti Putra Malaysia Powered By Docstoc
					                           FAIL MEJA

NAMA                                     ROZI BINTI TAMIN

NO. KAD PENGENALAN                       760828-04-5308

JAWATAN                                  PENOLONG PENDAFTAR

GRED                                     N41

BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN                 SEKSYEN JAMINAN KUALITI

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)                PEJABAT PENDAFTAR

TARIKH MEMEGANG JAWATAN                  27 MAC 2006
TARIKH PENEMPATAN
(Tarikh penempatan di Bahagian       /   27 MAC 2006
Seksyen / jabatan berkenaan)
NO. TELEFON                              03-8947 2027

EMAIL                                    t_rozi@putra.upm.edu.my

FAKS                                     03-8942 6468

TARIKH DIBUKA

NO. SEMAKAN                              00

TARIKH DIKEMASKINI                       -



*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau
portfolio tugas.
ARAHAN


 1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
    tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.


 2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:


       (a)    Maklumat organisasi;
       (b)    Struktur organisasi;
       (c)    Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);
       (d)    Struktur organisasi PTJ;
       (e)    Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai
              pegawai lain;
       (f)    Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);
       (g)    Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);
       (h)    Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;
       (i)    senarai semakan (mengikut senarai tugas);
       (j)    Senarai jawatankuasa yang dianggotai;
       (k)    Senarai borang-borang yang digunakan;
       (l)    Norma-norma kerja;
       (m) Senarai tugas dan tanggungjawab;
       (n)    Senarai tugas harian.


 3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
    jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa
    pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat
    Tanggungjawab (PTJ) .


 4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini
    dikaji semula dan dikemaskini:-


       (a)    apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan
       (b)    sekurang-kurangnya setahun sekali.




  FAIL MEJA                                                           Halaman: 2
ISI KANDUNGAN

Bil       Perkara                                     Halaman
1.0       MAKLUMAT ORGANISASI

          1.1 Latar belakang UPM                          5

          1.2 Punca kuasa                                 5

          1.3 Objektif penubuhan UPM                      6

          1.4 Visi UPM                                    6

          1.5 Misi UPM                                    6

          1.6 Matlamat UPM                                6

          1.7 Piagam pelanggan UPM                        7


2.0       STRUKTUR ORGANISASI UPM                         8

3.0       MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

          3.1     Latar belakang PTJ                      9

          3.2     Fungsi utama                            9

          3.3     Dasar Kualiti                           10

          3.4     Wawasan                                 10

          3.5     Misi                                    10

          3.6     Matlamat                                10

          3.7     Piagam Pelanggan                        12


4.0       STRUKTUR ORGANISASI PTJ

          4.1     Carta Organisasi PTJ                    13

          4.2     Objektif Kualiti PTJ                    14

5.0       STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI           17


6.0       SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI       18
          DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN


7.0       PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)       30

      FAIL MEJA                                       Halaman: 3
Bil       Perkara                                       Halaman
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)       50


9.0       SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG          65
          DIPERLUKAN

10.0      SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)          66

11.0      SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI              68

12.0      SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN              69

13.0      NORMA-NORMA KERJA                                 71

14.0      SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB                   74

15.0      SENARAI TUGAS HARIAN                              75




      FAIL MEJA                                         Halaman: 4
1.0             MAKLUMAT ORGANISASI



UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1.1   LATAR BELAKANG


      Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti
      Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya
      adalah    penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan
      Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu
      Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan
      dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan
      tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam
      bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.


      Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada
      kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan
      sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan
      sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang
      sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya
      kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana
      Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu
      langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi
      yang     berupaya   mengukuhkan        program   sedia      ada   di    samping
      berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi
      kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.


1.2   PUNCA KUASA


      1.2.1    Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);
      1.2.2    Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)
               1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan
      1.2.3    Perlembagaan     Universiti    Putra    Malaysia     [P.U.(A)      106]
               berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.



  FAIL MEJA                                                                  Halaman: 5
1.3   OBJEKTIF PENUBUHAN

      Untuk     menghasilkan    graduan   siswazah     dan    pasca      siswazah   yang
      berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti
      penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah
      negara    maju     dan   memenuhi    keperluan     pasaran     sumber     manusia
      tempatan     dan    antarabangsa    serta     menjadi      Pusat   Kecermelangan
      Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.



1.4   VISI

      Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.



1.5   MISI

      Menjadi    Pusat    Pembelajaran    dan     Penyelidikan    yang    utama,    yang
      memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan
      dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia
      dan penerokaan ilmu sejagat.



1.6   MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
      UPM      telah   menetapkan     lapan     matlamat      untuk       merealisasikan
      wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu
      dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap
      objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan
      masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:


       Matlamat 1:       Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan
                         berusaha untuk terus maju;
       Matlamat 2:       Memperkasakan     pelajar     UPM       dengan     penguasaan
                         kemahiran insaniah;
       Matlamat 3:       Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang
                         terkemuka;
       Matlamat 4:       Memperkasakan     UPM      sebagai      pusat   kecemerlangan
                         pendidikan dan penyelidikan pertanian;
       Matlamat 5:       Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;

  FAIL MEJA                                                                   Halaman: 6
      Matlamat 6:           Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan
                            cemerlang;
      Matlamat 7:           Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan
                            amalan terbaik;
      Matlamat 8:           Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti
                            secara cekap dan berkesan;
      Matlamat 9:           Menjadikan     universiti   terhubung      sepenuhnya      dengan
                            berasaskan ICT; dan
      Matlamat 10:          Memperkasakan UPM melalui Alumni




1.7   PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI


      Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan
      budaya      kualiti    dalam   pengajaran,        penyelidikan    dan    perkhidmatan
      profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:


      •   Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam
          aspek     yang      berkaitan     dengan      pengajaran,      penyelidikan     dan
          perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik
          yang diterima guna di peringkat antarabangsa;
      •   Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana
          pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan
          ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;
      •   Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang
          dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara
          secara menyeluruh;
      •   Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan
          serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan
          kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk
          membangunkan potensi diri staf dan pelajar;
      •   Menyediakan          perkhidmatan       profesional       untuk      meningkatkan
          kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan
      •   Memberikan         ruang   dan    peluang     yang    saksama       kepada   semua
          warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama
          untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.

  FAIL MEJA                                                                        Halaman: 7
2.0           STRUKTUR ORGANISASI UPM




                                                          NAIB CANSELOR




   TIMBALAN NAIB             TIMBALAN NAIB
CANSELOR (AKADEMIK        CANSELOR (HAL EHWAL                                 PENDAFTAR                      BENDAHARI
DAN ANTARABANGSA)         PELAJAR DAN ALUMNI)




                TIMBALAN NAIB              TIMBALAN NAIB
                  CANSELOR               CANSELOR (JARINGAN
                                                                                          KETUA PUSTAKAWAN
              (PENYELIDIKAN DAN             INDUSTRI DAN
                   INOVASI)                 MASYARAKAT)




                                          FAKULTI/INSTITUT/SEKOLAH/AKADEMIK/PUSAT/BAHAGIAN/
                                                           KAMPUS CAWANGAN
3.0           MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB



3.1   LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR

      Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan
      penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagian
      yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang
      melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.

      Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan
      fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang
      terbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan
      sumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya
      kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi,
      Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam
      pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem
      penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat
      disediakan.


3.2   FUNGSI UTAMA

      Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia,       Pejabat
      Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:

      a.   menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia,
           akademik dan pentadbiran umum di Universiti;

      b.   bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan
           Pelantikan,  Kuasa,   Kewajipan, Saraan dan Syarat-syarat
           Perkhidmatan pekerja Universiti;

      c.   bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan
           sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di
           Universiti  dan  mengeluarkan    arahan-arahan   pentadbiran
           mengenainya;

      d.   bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan         yang
           melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;

      e.   melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan
           sebagaimana    yang   diperlukan   dalam  menjalankan     dengan
           sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan
           Peraturan.
3.3   DASAR KUALITI

      Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar
      kualiti Universiti Putra Malaysia.

      “Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan
      Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia,
      perkhidmatan      perundang-undangan,       perkhidmatan     keselamatan,
      perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan
      kerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi
      menyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional
      melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk
      memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008”


3.4   WAWASAN

      Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang
      dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan,
      perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan
      kesenian selaras dengan wawasan UPM.


3.5   MISI

      Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber
      manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan
      serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.


3.6   MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR

      (a)     Matlamat 6:      Mengurus modal insan dan persekitaran kerja
              dengan cemerlang;
         i. Objektif 1:   Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga
                          kerja yang cemerlang pada semua peringkat
                             Strategi 1 :   Mewujudkan skim perkhidmatan secara
                                             kontrak yang lebih berdaya saing untuk
                                             menarik individu berpengalaman luas
                                             dalam industri;

                             Strategi 2 :   Melantik calon yang berkualiti;

                             Strategi 3 :   Memudahkan proses pelantikan pegawai
                                             akademik adjung dan tenaga pakar;



  FAIL MEJA                                                           Halaman: 10
                              Strategi 4 :       Mewujudkan nisbah jawatan mengikut
                                                  skim perkhidmatan;

                              Strategi 5 :       Mewujudkan sistem           latihan pegawai
                                                  yang lebih berkesan; dan

                              Strategi 6 :       Menggalakkan pertukaran staf secara
                                                  dua hala pada peringkat antarabangsa
                                                  (Pembangunan Staf).

      ii. Objektif 2 :   Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat,
                         sihat, kondusif dan ceria.
                              Strategi 1 :      Menambahbaik persekitaran dan aspek
                                                 kebajikan kerja yang lebih terjamin;

                              Strategi 2 :      mewujudkan        penandaarasan           untuk
                                                 pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan
                                                 persekitaran kerja;

                              Strategi 3 :      Mengadakan satu sistem yang boleh
                                                 menjamin keselamatan dan kesihatan
                                                 staf; dan

                              Strategi 4 :      Meningkatkan        program      penghayatan
                                                 psikologikal   untuk     persekitaran      kerja
                                                 yang sihat/ceria.

    (b)     Matlamat         7:       Memantapkan         Sistem      Pengurusan          Kualiti
                             berteraskan amalan terbaik.
      i. Objektif 2 :     Melestarikan           Sistem      Pengurusan       Kualiti     dengan
                          berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban
                          dan kecekapan

                                 Strategi 1 :   Mengamalkan akauntabiliti dan integriti
                                                 dalam       pengurusan       kewangan        dan
                                                 pentadbiran entiti
      ii. Objektif 3 :   Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti

                                 Strategi 2 :   Menggunapakai         soal     selidik     yang
                                                 diselaraskan dengan kriteria AKPM


FAIL MEJA                                                                       Halaman: 11
3.7   PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR

      a.   Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;

      b.   Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;

      c.   Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;

      d.   Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati
           masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon
           selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak
           Berkuasa Melantik diterima;

      e.   Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon
           selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak
           Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;

      f.   Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta
           dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima
           kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus
           Induksi;

      g.   Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon
           selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi
           daripada PPU/KPT;

      h.   Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum
           bersara;

      i.   Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14
           bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang
           ditetapkan;

      j.   Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas
           melapor diri; dan

      k.   Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab
           selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.




  FAIL MEJA                                                         Halaman: 12
4.0                       STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR



4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR


                                                                             PENDAFTAR



       PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN
                   AM                                                                                                       JAWATANKUASA
                                                                                                                            JAMINAN KUALITI
                               SEKSYEN
                           PENGURUSAN DASAR

                                                                                                                                                   PERKHIDMATAN
                             SEKSYEN JAMINAN
                                                                                                                                                     KORPORAT
                                 KUALITI

                         SEKSYEN TEKNOLOGI
                      MAKLUMAT & KOMUNIKASI (ICT)


                          SEKSYEN PENTADBIRAN
                              & KEWANGAN




                                                                                                               BAHAGIAN KESELAMATAN            PUSAT KESIHATAN                      PUSAT
                                                                                                                     UNIVERSITI                                              KEBUDAYAAN & KESENIAN        PUSAT ISLAM UNIVERSITI
                                                                                                                                                  UNIVERSITI

      BAHAGIAN                              BAHAGIAN                            BAHAGIAN                       BAHAGIAN PERUNDANG-
  PENGURUSAN SUMBER                    PEMBANGUNAN SUMBER                      PERUNDANG                            UNDANGAN SEKSYEN
                                             MANUSIA                       -UNDANGAN UNIVERSITI                           PENTADBIRAN DAN                                                  SEKSYEN                   SEKSYEN PENTADBIRAN &
       MANUSIA                                                                                                                                         SEKSYEN FARMASI                 PENTADBIRAN DAN                PENGURUSAN PEJABAT
                                                                                                                             KEWANGAN
                                                                                                                                                                                          KEWANGAN
              SEKSYEN                                                                                                        SEKSYEN
             PELANTIKAN                                  SEKSYEN                           SEKSYEN                    KOMPUTER DAN TEKNOLOGI               SEKSYEN                                                           SEKSYEN
                                                LATIHAN DLM PERKHIDMATAN               TATATERTIB STAF                      MAKLUMAT                      DIAGNOSTIK                 SEKSYEN KEBUDAYAAN                  PENTADBIRAN DAN
                                                                                                                                                                                                                            KEWANGAN
                                                                                                                                                           SEKSYEN
              SEKSYEN                                                                      SEKSYEN                            SEKSYEN                  PENTEDBIRAN DAN
                                                         SEKSYEN                                                                                                                           SEKSYEN                           SEKSYEN
          KENAIKAN PANGKAT                                                          PENASIHATAN & GUBALAN               KAWALAN KESELAMATAN               KEWANGAN
                                                     LATIHAN AKADEMIK                                                                                                                  DEWAN & PANGGUNG                   PENTADBIRAN &
                                                                                          KORPORAT                        KAMPUS PUCHONG                                                  PERCUBAAN                     PENGURUSAN MASJID
                                                                                                                                                            SEKSYEN
              SEKSYEN                                                                      SEKSYEN                                                         PERGIGIAN
          SARAAN, PRESTASI &                            SEKSYEN                                                               SEKSYEN                                                                                    SEKSYEN AKTIVITI
                                                                                    GUAMAN & GUBALAN AWAM                     BANTUAN                                                  SEKSYEN TEKNIKAL
               ELAUN                            BIMBINGAN & KERJAYA STAF                                                                                                                                             PEMBANGUNAN SAHSIAH DAN
                                                                                                                                                           SEKSYEN                                                         MODAL INSAN
                                                                                                                                                        KEJURURAWATAN
       SEKSYEN PENGESAHAN,CUTI                                                                                                SEKSYEN
             & PERSARAAN                                 SEKSYEN                                                              RONDAAN
                                                     PENILAIAN DALAM                                                                                 SEKSYEN PERUBATAN &
                                                      PERKHIDMATAN                                                                                       KECEMASAN
                                                                                                                              SEKSYEN
                                                                                                                            PENYIASATAN
                                                        SEKSYEN
                                                 KESELAMATAN & KESIHATAN                                                                            SEKSYEN KESIHATAN UMUM
                                                       PEKERJAAN                                                              SEKSYEN
                                                                                                                               TARFIK
                                                          SEKSYEN                                                                                      SEKSYEN PERUBATAN
                                                        PERUBATAN &                                                                                        PEKERJAAN
                                                    PERHUBUNGAN PEKERJA                                                       SEKSYEN
                                                                                                                           KAWALAN AKSES
                                                                                                                                                            SEKSYEN
                                                                                                                                                        PERUBATAN SUKAN




                                                                                                            FAIL MEJA                                                                                                          Halaman: 13
4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR


    Bil.   Proses             Objektif Kualiti

                                 Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya
    1.     Kawalan Dokumen
                                  sekali dalam setahun

                                 Memastikan jumlah NCR pada Audit            Dalaman
    2.     Audit Dalaman
                                  berkurangan 20% dari tahun sebelumnya

                                 Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya
           Tindakan
    3.                            21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka
           Pembetulan
                                  panjang) dari tarikh surat diedarkan.

           Tindakan
    4.                           Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan
           Pencegahan
           Kepuasan              Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman
           pelanggan,             pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)
    5.     analisa,
           pengukuran dan        Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran
           peningkatan            pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)

           Perolehan dan         Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4
           pembayaran             kali setahun
    6.     (Bekalan,
           Perkhidmatan dan      Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi
           Kerja)                 analisis penilaian prestasi pembekal

                                 Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk
                                  perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

                                 Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk
                                  perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas
                                  (15) hari bekerja
                                 Penambahbaikan/baikpulih  dilakukan  selewat-
                                  lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan
                                  tempoh baikpulih
           Perkhidmatan          Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi
    7.     Teknologi              server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi
           Maklumat               dilakukan selewat-lewatnya 4 jam

                                 Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi
                                  aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain
                                  boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan
                                  selewat-lewatnya 2 hari bekerja
                                 Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi
                                  kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran
                                  aliran serta fungsian sistem atau pemasangan
                                  peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam
                                  tempoh lima (5) hari bekerja



             FAIL MEJA                                                        Halaman: 14
Bil.   Proses             Objektif Kualiti
                           Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang
                            menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari
8.     Latihan Staf         setahun
                             Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut
                              takwim tahunan
                             Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh
                              14 hari bekerja selepas waran diterima
                             Pengiklanan jawatan kosong (Akademik)        dibuat
9.     Pelantikan staf
                              sekurang-kurangnya 2 kali setahun
                             Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik)
                              dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
                             Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-
                              lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas
                              tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak
                              Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa
                              melantik
                             Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana
                              penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya
                              75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut.
                             Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari
                              waran yang diterima.
                             Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah
                              94% dari waran yang diterima.
                             Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam
       Pengesahan Dalam
10.                           tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah
       Jawatan
                              memenuhi semua syarat yang ditetapkan
                             Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir
11.    Persaraan
                              sebelum bersara
                             Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat
                              (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6
                              hari bekerja selepas waran diterima
                             Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat
                              (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100
                              hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes
                              persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes
                              penamatan perkhidmatan
                             Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan
12.    Kenaikan Pangkat       Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5)
                              hari bekerja selepas menerima petikan Minit
                              Mesyuarat    Pihak    Berkuasa    Melantik (Pihak
                              Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti)
                              atau arahan Pihak Berkuasa Melantik
                             Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik)
                              dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja
                              selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak
                              Berkuasa       Melantik     (Pihak       Pengurusan
                              Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak
                              Berkuasa Melantik
         FAIL MEJA                                                       Halaman: 15
Bil.   Proses              Objektif Kualiti
                            Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali
                             setahun
                              Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-
                               lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri
13.    Kursus Induksi
                              Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh
                               10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima
                               kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang
                               Panel Penilai Kursus Induksi
                              Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak        50%
14.    Cuti belajar
                               daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi
                              Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes
                               yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas
                               penerimaan kes
                              Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang
                               dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam
                               tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir
15.    Kaunseling Staf
                              Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada
                               tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk

                              Menganjurkan program berbentuk pencegahan,
                               pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6
                               kali dalam setahun

                              Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya
       Buku      rawatan
16.                            4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan
       perubatan
                               buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan
                              Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak
                               perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan
                               dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja
                               setelah menerima arahan yang lengkap daripada
                               Seksyen Latihan Akademik
                              Mencapai   100%   bayaran    penyelesaian   tidak
                               tertunggak   bagi  kes    pelanggaran     kontrak
                               perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju
       Perhidmatan             untuk membuat pembayaran secara ansuran
17.    Perundang-             Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir
       undangan                bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa
                               sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja
                               setelah menerima laporan bertulis yang lengkap
                               daripada PTJ
                              Memaklumkan        keputusan dan    melaksanakan
                               hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa
                               Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari
                               bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa
                               Tatatertib dibuat.




         FAIL MEJA                                                       Halaman: 16
5.0   STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI


                             SEKSYEN JAMINAN KUALITI


                                             En. Wan Azman Wan Omar
                                                     Pendaftar




                                                  Ketua Seksyen
                                                 Puan Rozi Tamin
                                              Penolong Pendaftar, N41




                                              Cik Mahmudah Aunudin
                                            Penolong Pegawai Tadbir, N27




                        Pengurusan                                         Pengurusan Fail
                          Kualiti                                             & Rekod




                   Pn. Kasmaria Zawawi                                  Pn. Siti Rohaya Kassim
                   Pem. Tadbir (P/O), N17                               Pem. Tadbir (P/O), N17



                 En. Mohd. Shafie Muhamad                                Pn. Nooraini Nordin
                   Pem. Tadbir (P/O), N17                               Pem. Tadbir (P/O), N17



                                                                    En. Michael Pitter Anak Ujai
                                                                        Pem. Am Pejabat, N1



                                                                           Pn. Jalilah Jani
                                                                        Pem. Rendah Awam, R1




                                                  FAIL MEJA                                        Halaman: 17
6.0          SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN


           Tugas pegawai                                                                   Tugas pegawai lain yang ada
Bil.      atasan yang ada          Tugas dan tanggungjawab             Kuasa yang diberi        hubungan serta jenis
               hubungan                                                                              hubungan
1.     Pendaftar / Wakil       Mengurus, menyelaras dan                      Tiada         Penyelaras Audit/
       Pengurusan              melaksanakan aktiviti Sistem                                (PA)/Timbalan PA
       Merancang pelaksanaan   Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar:                        Merancang program audit dan
       Sistem Pengurusan         a) Audit Dalaman dan Audit                                  memastikan audit
       Kualiti (SPK) MS ISO         Persijilan SIRIM;                                        dilaksanakan mengikut
       9001:2000                 b) Mesyuarat Semakan Pengurusan                             perancangan.
                                    (MSP) / Jawatankuasa Jaminan                            Memastikan tindakan
                                    Kualiti (JKJK) Induik, Mesyuarat                         pembetulan/pencegahan bagi
                                    Jawatankuasa Dokumentasi,                                Laporan
                                    Mesyuarat Jawatankuasa                                   Ketidakpatuhan(NCR)/Cadang
                                    Kepuasan Pelanggan;                                      an penambahbaikan (OFI)
                                 c) Latihan dan Bengkel                                      dilaksanakan mengikut
                                    Penyediaan/semakan Dokumen.                              tempoh yang ditetapkan.

                                                                                           Ahli JKJK Induk/MSP
                                                                                            Menyediakan laporan
                                                                                             mengikut agenda yang
                                                                                             ditetapkan.

                                                                                           Penyelaras Latihan Staf
                                                                                           (PLS)/Timbalan PLS
                                                                                            Membuat analisis
                                                                                             keberkesanan latihan staf
                                                                                             yang menghadiri
                                                                                             latihan/bengkel.




                                                FAIL MEJA                                                      Halaman: 18
        Tugas pegawai                                                  Tugas pegawai lain yang ada
Bil.   atasan yang ada   Tugas dan tanggungjawab   Kuasa yang diberi       hubungan serta jenis
          hubungan                                                               hubungan
                                                                       Penolong Pegawai Tadbir
                                                                        Membantu mengurus,
                                                                         menyelaras dan
                                                                         melaksanakan aktiviti Sistem
                                                                         Pengurusan Kualiti Pejabat
                                                                         Pendaftar

                                                                       Pembantu Tadbir
                                                                       (Perkeranian/Operasi)
                                                                        Memastikan persediaan audit,
                                                                         mesyuarat, latihan dan
                                                                         bengkel dilaksanakan dengan
                                                                         lancar.




                                   FAIL MEJA                                               Halaman: 19
           Tugas pegawai                                                               Tugas pegawai lain yang ada
Bil.      atasan yang ada        Tugas dan tanggungjawab           Kuasa yang diberi       hubungan serta jenis
             hubungan                                                                            hubungan
2.     Pendaftar / Wakil     Mengurus, mengawal, menyelenggara           Tiada         Timbalan Pegawai Kawalan
       Pengurusan            dan memantau dokumen Sistem                               Dokumen (TPKD)
       Meluluskan dan        Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008                        Mengurus, mengawal,
       mengesahkan Dokumen   dan sistem „ISO INTRANET‟.                                  menyelenggara dan
       MS ISO 9001:2008                                                                  memantau dokumen Sistem
                                                                                         Pengurusan Kualiti MS ISO
                                                                                         9001:2008 di entiti masing-
                                                                                         masing.

                                                                                       Ketua Seksyen/Unit
                                                                                        Menyedia/menyemak
                                                                                         dokumen operasi masing-
                                                                                         masing dan membuat
                                                                                         permohonan pindaan
                                                                                         dokumen kepada PKD/TPKD.

                                                                                       Penolong Pegawai Tadbir
                                                                                       Membantu mengurus,
                                                                                       mengawal, menyelenggara dan
                                                                                       memantau dokumen Sistem
                                                                                       Pengurusan Kualiti MS ISO
                                                                                       9001:2000 dan sistem „ISO
                                                                                       INTRANET‟.

                                                                                       Penolong Pegawai Teknologi
                                                                                       Maklumat
                                                                                        Penambahbaikan sistem ISO
                                                                                         INTRANET.

                                                                                       Pembantu Tadbir
                                                                                       (Perkeranian/Operasi)
                                                                                        Menyelenggara dokumen
                                                                                         Sistem Pengurusan Kualiti MS
                                                                                         ISO 9001:2008
                                             FAIL MEJA                                                     Halaman: 20
            Tugas pegawai                                                                 Tugas pegawai lain yang ada
Bil.       atasan yang ada         Tugas dan tanggungjawab            Kuasa yang diberi      hubungan serta jenis
              hubungan                                                                             hubungan
3.     Pendaftar / Wakil       Mengurus, menyelaras dan                     Tiada         Timbalan Penyelaras
       Pengurusan              menganalisa maklumbalas pelanggan                          Kepuasan Pelanggan (TPKP)
       Memastikan                                                                          Mengurus, menyelaras dan
       maklumbalas pelanggan                                                                menganalisa maklumbalas
       diuruskan mengikut                                                                   pelanggan di entiti masing-
       prosedur yang                                                                        masing
       ditetapkan supaya
       perkhidmatan dapat                                                                 Penolong Pegawai Tadbir
       ditingkatkan.                                                                       Membantu mengurus,
                                                                                            menyelaras dan menganalisa
                                                                                            maklumbalas pelanggan

                                                                                          Pembantu Tadbir
                                                                                          (Perkeranian/Operasi)
                                                                                           Menyemak dan merekodkan
                                                                                            maklumbalas.

4.     Pendaftar               Merancang, mengurus, menyelaras              Tiada         Timbalan Penyelaras
       Wakil Pengurusan        dan menganalisa Kajian kepuasan                            Kepuasan Pelanggan (TPKP)
       Memastikan kajian       pelanggan dalaman dan luaran Pejabat                        Mengurus Kajian kepuasan
       kepuasan pelanggan      Pendaftar                                                    pelanggan dalaman dan
       diuruskan mengikut                                                                   luaran Pejabat Pendaftar di
       prosedur yang                                                                        entiti masing-masing
       ditetapkan supaya
       perkhidmatan dapat                                                                 Penolong Pegawai Tadbir
       ditingkatkan.                                                                       Membantu mengurus dan
                                                                                            menganalisa kajian kepuasan
                                                                                            pelanggan

                                                                                          Pembantu Tadbir
                                                                                          (Perkeranian/Operasi)
                                                                                           Mengedar dan merekodkan
                                                                                            borang kajian kepuasan
                                                                                            pelanggan.
                                               FAIL MEJA                                                     Halaman: 21
            Tugas pegawai                                                               Tugas pegawai lain yang ada
Bil.       atasan yang ada         Tugas dan tanggungjawab          Kuasa yang diberi       hubungan serta jenis
              hubungan                                                                            hubungan
5.     Pendaftar               Merancang, mengurus dan memantau           Tiada         Penolong Pegawai Tadbir
       Memastikan sistem       sistem pengurusan rekod Pejabat                          Membantu      mengurus   dan
       pengurusan rekod        Pendaftar                                                memantau sistem pengurusan
       Pejabat Pendaftar                                                                rekod Pejabat Pendaftar
       dilaksanakan dengan
       sistematik                                                                       Pembantu Tadbir
                                                                                        (Perkeranian dan Operasi)
                                                                                        Menyelenggara dan memelihara
                                                                                        fail dan rekod

                                                                                        Pembantu Am Pejabat
                                                                                        Membantu menyelenggara dan
                                                                                        memelihara fail dan rekod

                                                                                        Pekerja Awam
                                                                                        Membantu menyelenggara dan
                                                                                        memelihara fail dan rekod

6.     Pendaftar/Wakil         Mengumpul, menyelaras dan                  Tiada         Timbalan Wakil Pengurusan
       Pengurusan/Ketua        mengambil tindakan susulan bagi                          Melaporkan status tindakan
       PTJ/Timbalan Wakil      laporan tindakan pembetulan,                             pembetulan, pencegahan dan
       Pengurusan              tindakan pencegahan, dan                                 ketidakpatuhan di entiti masing-
       Memastikan semua        ketidakpatuhan produk/perkhidmatan                       masing
       tindakan yang diambil
       bagi tindakan                                                                    Ketua Seksyen/Unit
       pembetulan, tindakan                                                              Merekodkan tindakan yang
       pencegahan dan                                                                     dibuat dan menyerahkan
       ketidakpatuhan                                                                     kepada WP atau TWP masing-
       produk/perkhidmatan                                                                masing.
       adalah berkesan dan
       tidak berulang.




                                               FAIL MEJA                                                     Halaman: 22
        Tugas pegawai                                                  Tugas pegawai lain yang ada
Bil.   atasan yang ada   Tugas dan tanggungjawab   Kuasa yang diberi        hubungan serta jenis
          hubungan                                                               hubungan
                                                                       Penolong Pegawai Tadbir
                                                                        Membantu mengumpul,
                                                                         menyelaras dan mengambil
                                                                         tindakan susulan bagi laporan
                                                                         tindakan pembetulan,
                                                                         tindakan pencegahan, dan
                                                                         ketidakpatuhan
                                                                         produk/perkhidmatan,
                                                                         tindakan pencegahan dan
                                                                         tindakan ke atas
                                                                         ketidakpatuhan
                                                                         produk/perkhidmatan.

                                                                       Pembantu Tadbir
                                                                       (Perkeranian/Operasi)
                                                                        Menyedia dan merekodkan
                                                                         borang-borang yang telah
                                                                         lengkap kedalam fail-fail yang
                                                                         berkaitan.




                                   FAIL MEJA                                                Halaman: 23
           Tugas pegawai                                                                                     Tugas pegawai lain yang ada
Bil.      atasan yang ada                 Tugas dan tanggungjawab                        Kuasa yang diberi       hubungan serta jenis
             hubungan                                                                                                 hubungan
7.     Naib Canselor                Mengumpul/menyediakan, menyelaras                          Tiada         Pegawai Pelapor di PTJ
       Mempengerusi                 dan memantau pengurusan pelaporan                                         Menyediakan laporan dan
       mesyuarat PIN, JKP dan       (*PIN,   JKP,   dan     PPMKB) ke                                          mengambil tindakan di setiap
       PPMKB                dan     Kementerian Pengajian Tinggi                                               PTJ masing-masing melalui
       mengesahkan      laporan                                                                                Sistem Pelaporan Integrasi
       untuk dihantar ke KPTM       * PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa                         UPM (SPIN).
                                    Keutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan
                                    Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi
       Pendaftar                                                                                             Ketua Bahagian/Seksyen
       Memastikan                                                                                            Pejabat Pendaftar
       pelaksanaan pelaporan                                                                                  Menyediakan laporan aktiviti
       PIN, JKP dan PPMKB di                                                                                   berkaitan.
       UPM berjalan lancar.
                                                                                                             Penolong Pegawai Tadbir
                                                                                                              Membantu
                                                                                                               mengumpul/menyediakan,
                                                                                                               menyelaras dan memantau
                                                                                                               pengurusan pelaporan (*PIN,
                                                                                                               JKP, dan PPMKB) ke
                                                                                                               Kementerian Pengajian
                                                                                                               Tinggi.

8.     Naib Canselor                Mengurus,        memantau        dan                       Tiada         Ketua Pemilik Kriteria AKPM
       Memantau     kemajuan        mengemaskini maklumat pelaksanaan                                         Mengumpul, melapor dan
       UPM ke arah AKPM 2010        tindakan berkaitan kriteria Anugerah                                       melaksanakan aktiviti
       dan menerima laporan         Kualiti Perdana Menteri (AKPM)                                             berdasarkan kriteria AKPM.
       pelaksanaan.
                                                                                                             Ketua Bahagian/Seksyen
       Pendaftar                                                                                             Pejabat Pendaftar
       Mempengerusikan                                                                                        Mengumpul, melapor dan
       mesyuarat                                                                                               melaksanakan aktiviti
       Jawatankuasa AKPM dan                                                                                   berdasarkan kriteria AKPM.
       memastikan
       pelaksanaan       aktiviti
       mengikut kriteria AKPM.
                                                          FAIL MEJA                                                              Halaman: 24
           Tugas pegawai                                                                   Tugas pegawai lain yang ada
Bil.      atasan yang ada           Tugas dan tanggungjawab            Kuasa yang diberi       hubungan serta jenis
             hubungan                                                                                 hubungan
                                                                                           Penolong Pegawai Tadbir
                                                                                            Membantu mengurus,
                                                                                             memantau dan
                                                                                             mengemaskini maklumat
                                                                                             pelaksanaan tindakan
                                                                                             berkaitan kriteria Anugerah
                                                                                             Kualiti Perdana Menteri
                                                                                             (AKPM).


9.     Naib Canselor           Membangunkan      dan      memantau           Tiada         Ketua PTJ UPM
       Mengesahkan        dan pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi                        Memastikan pelaksanaan dan
       meluluskan       Pelan (PIO) UPM                                                      memantau aktiviti/program
       Integriti    Organisasi                                                               selaras dengan PIO.
       (PIO)     UPM     yang
       dibangunkan      untuk                                                              Pegawai Pelapor di PTJ
       dilaksanakan                                                                         Melaporkan pelaksanaan PIO
                                                                                             di PTJ pada setiap suku
       Pendaftar                                                                             tahun.
       Memantau
       pembangunan PIO UPM                                                                 Penolong Pegawai Tadbir
       supaya selaras dengan                                                                Membantu membangunkan
       Pelan Integriti Nasional                                                              dan memantau pelaksanaan
       dan PIO Kementerian                                                                   Pelan Integriti Organisasi
       Pengajian         Tinggi                                                              (PIO) UPM.
       Malaysia
                                                                                           Pembantu Am Pejabat
                                                                                            Mengedarkan PIO yang telah
                                                                                             diluluskan oleh Jawatankuasa
                                                                                             ke semua PTJ UPM




                                                FAIL MEJA                                                      Halaman: 25
           Tugas pegawai                                                               Tugas pegawai lain yang ada
Bil.      atasan yang ada         Tugas dan tanggungjawab          Kuasa yang diberi      hubungan serta jenis
             hubungan                                                                           hubungan
10.    Pendaftar             Memantau ke atas pengwujudan dan            Tiada         Ketua PTJ/Wakil
       Memastikan semua staf pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM                       Pengurusan
       UPM mempunyai Fail                                                               Memantau pelaksanaan fail
       Meja                                                                              meja staf PTJ .

                                                                                       Pegawai Pelaksana Fail Meja
                                                                                       di PTJ
                                                                                        Memantau dan membantu
                                                                                          dalam penyediaan fail meja
                                                                                          setiap staf di PTJ masing-
                                                                                          masing.

                                                                                       Penolong Pegawai Tadbir
                                                                                        Membantu memantau ke
                                                                                         atas pengwujudkan dan
                                                                                         pelaksanaan fail meja di UPM

                                                                                       Pembantu Tadbir
                                                                                       (Perkeranian/Operasi)
                                                                                        Membantu mengemaskini
                                                                                         rekod dan status penyediaan
                                                                                         / kemaskini fail meja staf
                                                                                         UPM




                                             FAIL MEJA                                                     Halaman: 26
           Tugas pegawai                                                                  Tugas pegawai lain yang ada
Bil.      atasan yang ada         Tugas dan tanggungjawab             Kuasa yang diberi      hubungan serta jenis
             hubungan                                                                              hubungan
11.    Pendaftar              Mengurus, melaksana dan memantau              Tiada         Ketua Bahagian Pejabat
       Memastikan semua staf penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat                       Pendaftar
       Pejabat      Pendaftar Pendaftar                                                    Memantau pelaksanaan fail
       mempunyai Fail Meja                                                                  meja staf bahagian .

                                                                                          Ketua Seksyen Pejabat
                                                                                          Pendaftar
                                                                                           Memantau dan membantu
                                                                                            dalam penyediaan fail meja
                                                                                            setiap staf di PTJ masing-
                                                                                            masing
                                                                                           Membuat analisis status
                                                                                            penyediaan fail meja dan
                                                                                            menghantar kepada urus
                                                                                            setia

                                                                                          Penolong Pegawai Tadbir
                                                                                           Membantu mengurus,
                                                                                            melaksana dan memantau
                                                                                            penyediaan Fail Meja (FM)
                                                                                            staf Pejabat Pendaftar

                                                                                          Pembantu Tadbir
                                                                                          (Perkeranian/Operasi)
                                                                                           Membantu mengemaskini
                                                                                            rekod dan status penyediaan
                                                                                            / kemaskini fail meja staf
                                                                                            Pejabat Pendaftar




                                               FAIL MEJA                                                      Halaman: 27
            Tugas pegawai                                                                 Tugas pegawai lain yang ada
Bil.       atasan yang ada        Tugas dan tanggungjawab             Kuasa yang diberi      hubungan serta jenis
              hubungan                                                                             hubungan
12.    Pendaftar              Mengumpul,     mengemaskini      dan          Tiada         Ketua Bahagian Pejabat
       Memastikan             memantau pengukuran dan analisis                            Pendaftar
       pelaksanaan dan        Piagam Pelanggan dan objektif kualiti                        Memantau pelaksanaan dan
       pematuhan ke atas                                                                    memastikan tindakan
       piagam pelanggan dan                                                                 pembetulan dan
       objektif kualiti                                                                     penambahbikan dilaksanakan
       dilaksanakan dengan
       berkesan                                                                           Ketua Seksyen Pejabat
                                                                                          Pendaftar
                                                                                           Memantau pelaksanaan dan
                                                                                            menyediakan laporan secara
                                                                                            berkala

                                                                                          Penolong Pegawai Tadbir
                                                                                           Membantu mengumpul,
                                                                                            mengemaskini dan
                                                                                            memantau pengukuran dan
                                                                                            analisis Piagam Pelanggan
                                                                                            dan objektif kualiti

                                                                                          Pembantu Tadbir
                                                                                          (Perkeranian/Operasi)
                                                                                           Mengemaskini data-data
                                                                                            pengukuran piagam
                                                                                            pelanggan dan objektif kualiti
                                                                                            dan memaklumkan mengenai
                                                                                            sebarang pindaan/semakan.




                                              FAIL MEJA                                                        Halaman: 28
           Tugas pegawai                                                              Tugas pegawai lain yang ada
Bil.      atasan yang ada        Tugas dan tanggungjawab          Kuasa yang diberi       hubungan serta jenis
              hubungan                                                                          hubungan
13.    Pendaftar             Mengemaskini dan memantau senarai          Tiada         Ketua Bahagian/Ketua
       Mengesahkan senarai   tugas dan carta organisasi Pejabat                       Seksyen
       tugas dan carta       Pendaftar                                                 Menyemak dan
       organisasi Pejabat                                                               menyerahkan senarai tugas
       Pendaftar                                                                        yang terkini untuk
                                                                                        direkodkan.

                                                                                      Penolong Pegawai Tadbir
                                                                                       Membantu mengemaskini
                                                                                        dan memantau senarai tugas
                                                                                        dan carta organisasi Pejabat
                                                                                        Pendaftar

                                                                                      Pembantu Tadbir
                                                                                      (Perkeranian/Operasi)
                                                                                       Mendapatkan senarai tugas
                                                                                        yang terkini daripada Ketua
                                                                                        Bahagian/Ketua Seksyen.




                                            FAIL MEJA                                                     Halaman: 29
7.0          PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

 7.1 MENGURUS,        MENYELARAS      DAN    MELAKSANAKAN        AKTIVITI   SISTEM    PENGURUSAN   KUALITI    PEJABAT
      PENDAFTAR

                                                                            Pegawai yang       Seksyen Undang-
      Bil.                         Proses Kerja
                                                                          Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      1.     Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun         Pendaftar/Wakil
                                                                              Pengurusan

      2.     Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan            Ketua Seksyen
             Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang               Pentadbiran dan
             disenaraikan pada tahun berkenaan.                                Kewangan

      3.     Laksanakan aktiviti mengikut perancangan

      4.     Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun
             dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan
             semasa.

      5.     Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan
             pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)
             Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.

      6.     Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu :
             (a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;
             (b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa
                 Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa
                 Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan
                 Pelanggan;
             (c)   Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen



                                                  FAIL MEJA                                                  Halaman: 30
(a)    Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM
                                                                       Pegawai yang         Seksyen Undang-
Bil.                        Proses Kerja
                                                                    Meluluskan/Dirujuk      undang Peraturan
1.     Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk              Wakil
       entiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftar    Pengurusan/Penyelaras
       dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun                         Audit

2.     Aturkan mesyuarat    bagi   jawatankuasa   Audit   Dalaman      Penyelaras Audit
       Pejabat Pendaftar.


3.     Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan
       diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar
       mengikut tempoh yang ditetapkan

4.     Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang
       akan dijalankan.

5.     Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras
       dan tersedia.

6.     Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut
       jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas

7.     Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit
       Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian

8.     Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu
       diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.

9.     Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan
       ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi




                                           FAIL MEJA                                                    Halaman: 31
                                                                     Pegawai yang         Seksyen Undang-
Bil.                         Proses Kerja
                                                                   Meluluskan/Dirujuk     undang Peraturan
10.    Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR           Pendaftar/Wakil
       kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan                 Pengurusan

11.    Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak
       SIRIM selepas proses audit dijalankan.

12.    Kemaskini rekod-rekod audit.


       (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)



(b)    Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat
       Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan
                                                                     Pegawai yang         Seksyen Undang-
Bil.                         Proses Kerja
                                                                   Meluluskan/Dirujuk     undang Peraturan
1.     Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat         Pendaftar/Wakil
       SPK.                                                            Pengurusan

2.     Pastikan dokumen-dokumen yang          diperlukan   untuk
       mesyuarat disediakan dan lengkap.

3.     Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah
       ditetapkan

4.     Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.

       (* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)




                                            FAIL MEJA                                                    Halaman: 32
(c)    Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
                                                                        Pegawai yang          Seksyen Undang-
Bil.                          Proses Kerja
                                                                      Meluluskan/Dirujuk      undang Peraturan
1.     Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang            Pendaftar/Wakil
       hendak diadakan bagi keperluan SPK                                 Pengurusan

2.     Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari
       bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.

3.     Pastikan semua peserta mengisi            borang   penilaian
       keberkesanan latihan diakhir program

4.     Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah
       diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian
       peserta dan tindakan selanjutnya.
5.     Memastikan     semua     rekod-rekod     dikemaskini    dan
       diselenggara
       (* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)




                                              FAIL MEJA                                                   Halaman: 33
7.0         PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.2   MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO
      9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’

                                                                              Pegawai yang         Seksyen Undang-
       Bil.                         Proses Kerja
                                                                            Meluluskan/Dirujuk     undang Peraturan
       1.     Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen                Pendaftar
              dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti
              cop „Dokumen Terkawal‟). Tempat simpanan ini adalah di
              Pusat Dokumen dan Rekod.
       2.     Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama
              dokumen terkawal.
       3.     Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti          Pendaftar/Wakil       Standard MS ISO
              sebagaimana    dalam    Prosedur  Kawalan    Dokumen              Pengurusan             9001:2008
              (UPM/PEND/P001).
       4.     Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam
              sistem ISO INTRANET.
       5.     Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub-          Pen. Peg. Teknologi
              menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET                          Maklumat
              mengunakan perisian macromedia.

       6.     Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam
              server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.

       7.     Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan
              dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.

        (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)


                                                   FAIL MEJA                                                    Halaman: 34
7.0          PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.3   MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN

                                                                          Pegawai yang       Seksyen Undang-
      Bil.                        Proses Kerja
                                                                        Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      1.     Terima dan Kenalpasti Maklumbalas
             (a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti
                 Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan),     Borang
                 Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP), emel, atau
                 telefon
             (b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama
                 ada aduan, cadangan, pertanyaan dan penghargaan:
                 i. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar,
                      lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima
                      melalui e-aduan, emel atau telefon pada Borang
                      Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).
                 ii. Bagi     maklumbalas kepada PTJ lain di UPM,
                      serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan
                      melalui surat dan maklumkan kepada pengadu
                      melalui emel (jika ada).
      2.     Rekodkan Aduan

             (a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod
                 aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas
                 Pelanggan, UPM/PEND/P018)
             (b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan
                 (PEND/BL01/ADUAN).
      3.     Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan
             (TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB).


                                                 FAIL MEJA                                               Halaman: 35
                                                                    Pegawai yang          Seksyen Undang-
Bil.                        Proses Kerja
                                                                  Meluluskan/Dirujuk      undang Peraturan
4.     Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu

       i. Sahkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan
           oleh   PYB   berdasarkan   pemerhatian atau   bukti
           pelaksanaan yang dilampirkan.
       ii. Maklumkan kepada pengadu dan rekodkan pengesahan
           dan tarikh makluman kepada pengadu pada Bahagian D
           dalam Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).


5.     Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan
       Aduan (PEND/BL01/ADUAN)

6.     Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan
       pertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan
       atau   pertanyaan   yang   dinyatakan  pada     Borang
       Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.

7.     Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan surat
       kepada staf yang berkenaan.

8.     Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai
       Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).

9.     Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar
       untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP

 (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)




                                           FAIL MEJA                                                  Halaman: 36
7.0           PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.4   MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN
      PEJABAT PENDAFTAR

                                                                          Pegawai yang       Seksyen Undang-
       Bil.                        Proses Kerja
                                                                        Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      1.      Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman
              Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang
              Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar
              (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.

      2.      Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat
              Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar
              Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu

              (a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus
                  di kaunter perkhidmatan.
              (b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM
      3.      Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat
              Pendaftar   dan    rekodkan     dalam    Log     Rekod
              Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan
              (PEND/BL01/KKP).

      4.      Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik
              yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data
              (UPM/PEND/P009).
      5.      Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.




                                                  FAIL MEJA                                              Halaman: 37
                                                                      Pegawai yang        Seksyen Undang-
Bil.                          Proses Kerja
                                                                    Meluluskan/Dirujuk    undang Peraturan
6.      Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakan
        tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan
        Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005)
        atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).

7.      Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan
        Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau
        Borang Kajian Kepuasan Pelanggan     luaran pejabat
        pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).

8.      Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di
        Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan
        Kualiti Induk Pejabat Pendaftar.

     (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)




                                             FAIL MEJA                                                Halaman: 38
7.0            PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.5   MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT
      PENDAFTAR

                                                                                Pegawai yang       Seksyen Undang-
            Bil.                        Proses Kerja
                                                                              Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      (a)    Peminjaman Fail dan Rekod
       1.          Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi
                   bagi proses peminjaman fail dan rekod.

       2.          Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan
                   dan proses yang telah dikuatkuasakan.

       3.          Pantau proses peminjaman secara berkala dengan
                   mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman
                   fail dan rekod.
       4.          Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis
                   panduan peminjaman yang telah ditetapkan.

      (b)    Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod
       1.          Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai          Pendaftar
                   dan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun fail
                   dan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukan
                   dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di
                   Bilik Fail dan Bilik Arkib.
       2.          Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara
                   faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.


                                                 FAIL MEJA                                                  Halaman: 39
                                                                         Pegawai yang         Seksyen Undang-
      Bil.                        Proses Kerja
                                                                      Meluluskan/Dirujuk      undang Peraturan
3.           Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat                     Penolong Pendaftar,
             penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod       Seksyen Pentadbiran &
             terpelihara dengan baik.                                      Kewangan

(c)    Pelupusan Rekod
1.           Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara                                     Akta Arkib Negara
             pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual                                2003 (Akta 629)
             pemisahan rekod.

2.           Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod                             Akta Arkib Negara
             yang telah diasingkan.                                                           2003 (Akta 629)

3.           Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak            Pendaftar         Akta Arkib Negara
             dilupuskan.                                                                      2003 (Akta 629)

4.           Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib   Pengarah Arkib Negara   Akta Arkib Negara
             Negara.                                                                          2003 (Akta 629)

5.           Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara        Pengarah Arkib Negara   Akta Arkib Negara
             yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara.                                         2003 (Akta 629)

6.           Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib     Pengarah Arkib Negara   Akta Arkib Negara
             Negara.                                                                          2003 (Akta 629)




                                           FAIL MEJA                                                      Halaman: 40
      7.0           PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.6   MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN,
      TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

                                                                             Pegawai yang       Seksyen Undang-
       Bil.                        Proses Kerja
                                                                           Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      1.      Terima maklumat     untuk   tindakan   pembetulan     dan
              pencegahan.
      2.      Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan
              Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan
              Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).
      3.      Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan
              bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.
      4.      Laksanakan    Tindakan Pencegahan atau          pembetulan     Pendaftar/Wakil
              berdasarkan   jenis tindakan dan tempoh         yang telah       Pengurusan
              ditetapkan.
      5.      Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada
              Senarai    Utama    Status    Tindakan    Pencegahan
              (PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan
              Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).
      6.      Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat
              JKJK (PTJ).
      7.      Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam
              MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada
              Prosedur      Mesyuarat       Semakan        Pengurusan
              (UPM/PEND/P007) jika berkenaan.
      (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke
      atas Produk dan Perkhidmatan)

                                                  FAIL MEJA                                                    Halaman: 41
7.0           PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.7   MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN
      PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

                                                                               Pegawai yang       Seksyen Undang-
       Bil.                        Proses Kerja
                                                                             Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      1.      Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam
              Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.

      2.      Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di
              PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.

      3.      Semak    status penghantaran      laporan       dari   Pusat
              Tanggungjawab melalui SPIN.

      4.      Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui
              SPIN.

      5.      Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada
              PTJ.

      6.      Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan
              mesyuarat.

      7.      Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika           Pendaftar
              ada).
      8.      Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi
              Malaysia (KPT).




                                                  FAIL MEJA                                                   Halaman: 42
7.0          PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.8   MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN
      OBJEKTIF KUALITI

                                                                            Pegawai yang       Seksyen Undang-
      Bil.                         Proses Kerja
                                                                          Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      1.     Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat
             Pendaftar yang telah dibangunkan.

      2.     Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan
             kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan
             objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster
      3.     Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif
             kualiti setiap 6 bulan dan tahunan
      4.     Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif
             kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk
             penyediaan laporan
      5.     Terima      data-data   /laporan     pencapaian   objektif
             kualiti/piagam pelanggan.

      6.     Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah
             dihantar oleh pegawai.
      7.     Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi
             pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang
             tidak mencapai sasaran.
      8.     Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang
             dalam mesyuarat




                                                   FAIL MEJA                                               Halaman: 43
                                                                      Pegawai yang       Seksyen Undang-
Bil.                        Proses Kerja
                                                                    Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
9.     Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses
       perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut
       prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan

10.    Terima dan semak justifikasi cadangan       atau   pindaan
       piagam pelanggan/objektif kualiti.

11.    Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen,
       prosedur atau poster.

12.    Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan
       yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang
       sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan

13.    Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara
       dengan baik.




                                           FAIL MEJA                                                 Halaman: 44
7.0          PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.9   MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA
      ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

                                                                            Pegawai yang       Seksyen Undang-
      Bil.                        Proses Kerja
                                                                          Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
      1.     Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan
             dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).

      2.     Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.

      3.     Rancang    pelaksanaan     mesyuarat     bulanan      bagi        Pendaftar
             jawatankuasa AKPM UPM.
      4.     Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal
             AKPM

      5.     Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada
             pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan,
             pengumpulan dokumen sokongan disediakan.
      6.     Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai
             yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan
             kriteria AKPM

      7.     Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada
             pegawai-pegawai yang bertanggungjawab

      8.     Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang
             dalam mesyuarat




                                                 FAIL MEJA                                                 Halaman: 45
7.0           PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.10   MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM

                                                                             Pegawai yang       Seksyen Undang-
       Bil.                         Proses Kerja
                                                                           Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
       1.     Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail
              meja dari semua PTJ di UPM.

       2.     Sediakan template format fail meja senarai semak dan
              carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai
              pelaksana melalui email dan buletin.
       3.     Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada          Pendaftar
              pegawai pelaksana PTJ.

       4.     Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua
              pegawai pelaksana PTJ

       5.     Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja
              mengikut PTJ/UPM.

       6.     Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada
              mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti




                                                   FAIL MEJA                                                Halaman: 46
7.0           PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.11   MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

                                                                              Pegawai yang       Seksyen Undang-
       Bil.                         Proses Kerja
                                                                            Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
       1.     Sediakan template format fail meja, senarai semak dan
              carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua
              bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.

       2.     Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja
              kepada ketua bahagian/seskyen.

       3.     Terima laporan pelaksanaan       daripada   semua    ketua         Pendaftar
              bahagian/seksyen.

       4.     Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja
              mengikut Bahagian/Seksyen.

       5.     Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar
              pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.




                                                   FAIL MEJA                                                 Halaman: 47
7.0           PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.12   MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

                                                                               Pegawai yang       Seksyen Undang-
       Bil.                         Proses Kerja
                                                                             Meluluskan/Dirujuk   undang Peraturan
              Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk
       1.
              membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM

       2.     Sediakan draf PIO

              Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan
              keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti
       3.
              Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum
              diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM

              Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM            Naib Canselor,
       4.
              untuk semakan dan kelulusan                                         Pendaftar

              Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh
       5.     jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua                 Pendaftar
              staf UPM
              Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah
       6.     dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf            Pendaftar
              UPM
              Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukan
       7.
              dan tindakan
              Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada
       8.
              setiap suku tahun


                                                    FAIL MEJA                                                 Halaman: 48
7.0           PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

7.13   MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

                                                                           Pegawai yang         Seksyen Undang-
       Bil.                        Proses Kerja
                                                                         Meluluskan/Dirujuk     undang Peraturan
       1.     Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur
              organisasi

       2.     Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang   Ketua Bahagian/Ketua
              berkaitan                                                        Seksyen

       3.     Lakukan kemaskini pada carta organisasi                      Pendaftar, Ketua
                                                                              Bahagian

       4.     Maklumkan    kepada  ketua   bahagian/seksyen  bagi
              penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail
              meja

       5.     Dapatkan    pengesahan      Pendaftar   bagi    semua           Pendaftar
              perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai
              tugas mempunyai tarikh kuatkuasa

       6.     Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada
              staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan

       7.     Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara
              dan dipelihara dengan baik



                                                  FAIL MEJA                                                 Halaman: 49
8.0      CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
             (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


 8.1 MENGURUS,   MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN                                                                                 AKTIVITI
      SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

      a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;

                                                                                       Mula




                                           (i) AUDIT
                                                                                                          (ii) AUDIT SIRIM
                                          DALAMAN




                                       Perancangan AD             1                                 Dapatkan maklumat pasukan
                                                                                                   juruaudit dan jadual audit dari   1
                                                                                                            pihak SIRIM

                                 Sedia draf jadual aktiviti
                                                                  2
                                            AD
                                                                                                    Edarkan jadual audit kepada
                                                                                                                                     2
                                                                                                            semua staf
                                   Edar surat mesyurat
                                                                  3
                                 kepada Jawatankuasa AD
                                                                                                   Buat persediaan audit (seperti
                                                                                                   tempat mesyuarat, alat tulis,
                                    Mesyuarat akan                                                 slide pembentangan, jamuan        3
                                                                  4                                makan, papan tanda program
                                 mengesahkan jadual AD
                                                                                                           dan lain-lain


                                                              5
                                          Pindaan?
                                                                                                    Mesyuarat pembukaan audit        4
                                                     Ya
                                                                       Tidak




                                 Buat pindaan berdasarkan
                                                                  6
                                         mesyuarat                                                          Proses audit             5


                                 Edar surat makluman AD           7
                                kepada juruaudit dan auditi                                         Mesyuarat penutupan audit        6



                                     Buat persiapan untuk                                             Dapatkan laporan audit
                                                                  8                                  daripada Ketua Juruaudit        7
                                          proses AD



                                     Majlis Pembukaan AD          9                                     Kenalpasti punca dan
                                                                                                        laksanakan tindakan
                                                                                                                                     8
                                                                                                      pembetulan pada NCR dan
                                          Proses AD               10                               tindakan pencegahan pada OFI


                                                                                                                                          Tidak
                                                                                                    Hantar laporan NCR kepada
                                 Majlis Penutupan AD dan                                                                             9
                                                                  11                                        pihak SIRIM
                                pembentangan laporan AD

                                                                                                                              10
                                       Kemaskini Rekod            12                                        Tindakan
                                                                                                           memuaskan?


                                Pastikan rekod AD lengkap         13                                         Ya

                                                                                                   Buat pembayaran proses audit
                                                                                                     kepada SIRIM (bahagian          11
                                                            14
                                                                               Tidak                        persijilan)
                                            NCR ?

                                                    Ya
                                                                                  OFI              Dapatkan sijil audit dari SIRIM   12
                                Ambil tindakan pembetulan                                     15
                                       terhadap NCR               17

                                                                          Ambil tindakan                      Tamat
                                Edar notis/surat penutupan                pencegahan &        16
                                  NCR kepada Juruaudit/           18        rekodkan
                                           Auditi
             Beri tempoh
        20  kepada auditi
           untuk tutup NCR   Tidak
                                        NCR ditutup?              19

                                                    Ya
                                                                  21
                Tamat                  Kemaskini rekod




 FAIL MEJA                                                                                                                 Halaman: 50
8.0      CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
             (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


 8.1 MENGURUS,   MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN                                           AKTIVITI
      SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

      b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan
         Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi,
         Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;

                                                                Mula



                                                    Tentukan tarikh mesyuarat
                                                                                       1
                                                    yang hendak dijalankan



                                                    Keluarkan surat makluman
                                                    mesyuarat kepada semua             2
                                                    ahli mesyuarat




                                                    Sediakan dokumen-dokumen
                                                    mesyuarat yang diperlukan          3




                Keluarkan           surat
                makluman penangguhan        TIDAK           Mesyuarat dapat
                mesyuarat kepada semua
         5                                            dijalankan mengikut tarikh           4
                ahli   mesyuarat     dan
                                                            yang ditetapkan?
                maklumkan penangguhan
                tempahan bilik/makanan

                                                                       YA

                                                    Mesyuarat      diadakan        /
                                                    dilaksanakan                       6




                                                    Keluarkan Minit Mesyuarat
                                                    dalam tempoh 3 hari bekerja
                                                    selepas tarikh mesyuarat           7
                                                    dijalankan



                                                    Edarkan minit mesyuarat
                                                    kepada      semua      ahli
                                                    mesyuarat dan petikan minit
                                                    mesyuarat untuk tindakan           8
                                                    pegawai               yang
                                                    bertanggungjawab



                                                    Fail dan Kemaskini rekod-
                                                    rekod    mesyuarat    dan          9
                                                    minitkan



                                                               Tamat

 FAIL MEJA                                                                             Halaman: 51
8.0      CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
             (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


 8.1 MENGURUS,   MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN                                       AKTIVITI
      SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

      c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

                                        Mula



                         Tentukan tarikh, masa, tempat dan
                         penceramah (jika perlu)   Latihan/     1
                         Bengkel



                         Maklumkan    kepada      peserta
                         mengenai Latihan/Bengkel kepada
                                                                2
                         peserta selewat-lewatnya 7 hari
                         bekerja



                         Menyediakan kelengkapan dan
                         keperluan latihan/bengkel yang         3
                         akan diadakan




                         Laksanakan      program    mengikut
                                                                4
                         jadual yang ditetapkan




                         Borang    Penilaian    Keberkesanan
                         Latihan    (bagi    latihan/bengkel)   5
                         diedarkan kepada peserta




                         Majukan       borang      penilaian
                         keberkesanan latihan kepada ketua
                         seksyen/PTJ peserta untuk tindakan     6
                         selanjutnya (setelah tamat latihan/
                         bengkel yang diadakan).




                         Kemaskini    rekod-rekod    latihan/
                                                                7
                         bengkel




                                       Tamat




 FAIL MEJA                                                                         Halaman: 52
8.0      CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
             (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


 8.2   MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU
       DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008
       DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’



                                         Mula




                           Sediakan tempat simpanan dokumen     1




                           Kenalpasti dan senaraikan dokumen    2




                             Kawal dan selenggara dokumen       3




                            Buat back-up softcopy dokumen       4




                            Buat pemantauan secara berkala      5




                                        Tamat




 FAIL MEJA                                                                         Halaman: 53
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.3   MENGURUS, MENYELARAS                                 DAN         MENGANALISA             MAKLUMBALAS
      PELANGGAN

                      Mula



              Terima dan kenalpasti         1
                  Maklumbalas



                                    2                                11
                                            Tidak                         Tidak   Jika Penghargaan,   15
                                                       Cadangan &
                     Aduan?                                                         Keluarkan surat
                                                       Pertanyaan
                                                                                     penghargaan

                         Ya                                   Ya

                                                     Serahkan kepada
                Rekodkan Aduan              3                             12
                                                           PYB



          Salurkan kepada TPKP/                     Buat penjelasan dan
                                            4
                   PYB                                rekodkan pada       13
                                                          borang


                Jalankan siasatan           5
                                                    Kembalikan borang     14
                                                     kepada PKP/TPKP

        Tidak                           6
                     Sahih?

                          Ya

               Kenalpasti punca &
                                            7
               tentukan tindakan



              Laksanakan tindakan           8
                  pembetulan


              Sahkan tindakan dan
               maklumkan kepada              9
                    pengadu



              Kemaskini log aduan           10



                                            16
              Sedia atau kemaskini
               status maklumbalas



                 Laporan analisis           17




                     Tamat




  FAIL MEJA                                                                                            Halaman: 54
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN
      PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR



                          Mula




                    Edaran Borang           1




                  Terima dan Kumpul
                       Borang               2




                    Pengukuran dan
                                            3
                        Analisis



                                      4
                      Memenuhi            Tidak       Laksana tindakan
                                                                            5
                       Kepuasan                         Pembetulan/
                      Pelanggan?                        Pencegahan


                              Ya
                                           6
                   Rekod dan Failkan




                         Tamat




  FAIL MEJA                                                                         Halaman: 55
8.0                 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
                     (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN
          REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

                                                                           Mula



                                                                 Merancang dan memantau
                                                               peminjaman, pemeliharaan dan               i
                                                                  pelupusan fail dan rekod




                                (A) Peminjaman fail                 (B) Penyelengaraan/
                                                                                                                     (C) Pelupusan
                                     dan rekod                         pemeliharaan



                          Sediakan garis panduan dan               Tempat penyimpanan                         Dapatkan          maklumat
                          dokumentasi     peminjaman      1        dan     pemeliharaan      1                prosedur   pelupusan   dari    1
                          fail dan rekod                           rekod mencukupi                            Arkib Negara



                           Lengkapkan         borang
                           Peminjaman Rekod (PEND/                 Daftar  dan   rekod                        Semak rekod yang telah
                           BR01/PINJAM-REKOD)                      dalam Senarai Daftar      2                tamat tempoh simpanan/
                                                          2        Rekod                                      tindakan dan keluarkan dari
                           Jumlah    maksimum     fail
                           yang dibenarkan adalah 20                                                          rak untuk tujuan pemisahan     2
                           buah fail                                                                          rekod      (rujuk    jadual
 4                                                                                                            pemisahan      rekod  yang
                                                                                                              berkaitan)
                                                                   Susun setiap rekod
Serahkan      borang
                                                                   dengan     sistematik
peminjaman    kepada
                          YA                                       mengikut label yang       3
Petugas      selewat-             Pinjaman > 5
                                                          3        telah     ditetapkan
lewatnya   1      hari              buah fail?                                                                Kenalpasti    kaedah     dan
                                                                   supaya mudahkesan
sebelum         tarikh                                                                                        tatacara pelupusan rekod       3
peminjaman                                                                                                    (rujuk Akta Arkib Negara)
                                            TIDAK
                                                                   Fail     dan     rekod
                          Serahkan             borang              terpelihara        dari
                          peminjaman         rekod/fail   5        musuh-musuh rekod            5             Hantar dan susun rekod
                          kepada Petugas                           (rujuk Arkib Negara)                       tamat tempoh simpan dan        4
                                                                                                              tindakan ke Bilik Arkib


                          Semak borang permohonan
                          & sediakan fail-fail yang       6        Baikpulih kerosakan/
                                                                   kemusnahan      pada                       Buat penyenaraian rekod        5
                          dipohon                                                               6
                                                                   rekod/        tempat
                                                                   simpanan

                          Maklumkan           kepada
                          pemohon/staf bahawa fail-       7                                                   Mohon kelulusan pelupusan
                          fail telah tersedia                                                                 dari Arkib Negara              6

                                                                                                                                                         8

                          Rekodkan peminjaman ke                                                                                     7       Lakukan
                          dalam    Log    Pinjaman                                                                                           penyimpanan
                                                          8                                                                          TIDAK
                          Dokumen     dan    Rekod                                                                                           semula / atau
                          (PEND/BL01/PDR)                                                                                Lulus?
                                                                                                                                             arahan    dari
                                                                                                                                             pihak   Arkib
                                                                                                                                             Negara
                                                                                                                       YA
                          Semak log pinjaman yang
                          telah   melebihi   tempoh       9                                                   Lakukan kaedah & tatacara
                          pinjaman 10 hari bekerja                                                            pelupusan   rekod    yang      9
                                                                                                              dibenarkan

     11

     Beri         surat TIDAK        Fail telah                                                               Dapat    Sijil  Pengesahan
                                                                                                              Pelupusan rekod                10
     peringatan kepada            dipulangkan ke          10
     peminjam                        Bilik Fail?


                                             YA                                                               Kemaskini       rekod-rekod
                                                                                                                                             11
                                                                                                              proses pelupusan
                          Kemaskini rekod pada Log
                          Pinjaman   Dokumen   dan        12
                          Rekod (PEND/BL01/PDR)

                                                                Terima makluman aktiviti
                                                                                                    ii
                                                                pengurusan fail dan rekod
                          Letak/susun semula fail-fail          secara berkala
                                                          13
                          yang telah dipulangkan



                                                                Buat/kemaskini        laporan
                                                                                                    iii
                                                                aktiviti pengurusan rekod



                                                                           Tamat



      FAIL MEJA                                                                                                                          Halaman: 56
8.0      CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
             (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.6   MENGUMPUL,   MENYELARAS   DAN   MENGAMBIL  TINDAKAN
      SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN
      PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN



                                             Mula



                                     Terima Maklumat untuk
                                      Tindakan Pembetulan,
                                         Pencegahan dan            1
                                         Ketidakpatuhan



                                                             2
                                                                   Tidak
                                        Perlu Tindakan
                                    Pembetulan/Pencegahan?



                                                  Ya

                                 Kenalpasti Punca (bagi tindakan
                                   pembetulan) dan tentukan
                                                                       3
                                     Tindakan pembetulan/
                                          pencegahan




                                      Laksanakan Tindakan              4




                         Tidak                                     5
                                           Tindakan
                                           Berkesan?



                                                 Ya


                                                                   6
                                            Laporan




                                      Pantau keberkesanan
                                 pelaksanaan tindakan di dalam         7
                                           mesyuarat




                                             Tamat




 FAIL MEJA                                                                         Halaman: 57
8.0      CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
             (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


  8.7   MENGUMPUL/MENYEDIA,    MENYELARAS                                     DAN      MEMANTAU
        PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP,                                       DAN     PPMKB) KE
        KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI


                                 Mula



                        Urus Setia mendaftar/
                    mengemaskini maklumat pelapor       1
                             dalam SPIN



                   Urus Setia memaklumkan kepada
                   pelapor bagi penyediaan laporan      2
                             melalui SPIN



                                                         3
                    Pelapor memasukkan maklumat
                     melalui SPIN menggunakan ID
                         Pengguna yang diberi



                      Ketua PTJ boleh menyemak
                     laporan yang disediakan oleh
                     pelapor menggunkan ID yang         4
                                 sama




                     Sistem akan kenalpasti status
                                                        5
                               laporan




                                           6
                                               Tidak     Pelapor semak mana-
                               Lengkap?                 mana ruangan yang tidak   7
                                                                lengkap

                                     Ya

                   Pelapor boleh meneruskan proses
                    Transmit (Hantar) kepada urus       8
                                 Setia



                   Urus Setia semak, saring dan pilih
                                                        9
                            laporan dari PTJ




                   Semakan dan kelulusan Mesyuarat 10




                    Urus Setia mencetak dan hantar
                                                        11
                            laporan ke KPT



                                Tamat



 FAIL MEJA                                                                              Halaman: 58
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.8   MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN
      ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI

                                                                           Mula



                                                           Kenalpasti    piagam     pelanggan    &
                                                           objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang     1
                                                           telah dibangunkan



                                                           Maklumkan      kepada   semua    staf
                                                           mengenai    piagam    pelanggan    &        2
                                                           objektif kualiti yang terkini melalui
                                                           edaran surat/memo/poster



                                                           Analisis pencapaian piagam pelanggan
                                                           & objektif kualiti setiap 6 bulan &         3
                                                           tahunan



                                                           Sediakan „template‟ laporan Objektif
                                                           kualiti / piagam pelanggan dan              4
                                 Tamat                     edarkan    kepada   pegawai    yang
                                                           berkenaan untuk penyediaan laporan

         17    Kemaskini rekod-rekod laporan dan
               pencapaian     berkaitan       piagam
               pelanggan dan objektif kualiti              Terima    data-data       /    laporan
                                                                                                       5
                                                           pencapaian objektif kualiti


               Maklumkan     kepada  semua       staf
               berhubung semakan dan pindaan               Semak kecukupan laporan yang
         16    piagam pelanggan/objektif kualiti dan       dihantar. Jika  tidak   mencukupi,          6
               tarikh kuatkuasa                            dapatkan maklumat laporan tersebut



               Lakukan    pindaan     pada    piagam       Ambil tindakan yang bersesuaian
         15
               pelanggan / objektif kualiti                terhadap analisis laporan pencapaian
                                                           objektif kualiti/piagam pelanggan yang      7
                                                           tidak mencapai sasaran
                            Ya

                                                   Tidak
                  14             Lulus?                    Pantau tindakan pembetulan bagi
                                                           piagam pelanggan/objektif kualiti yang      8
                                                           tidak mencapai sasaran



               Terima borang CPD dan bawa ke               Kumpul    dan   sediakan   laporan
         13    Mesyuarat    untuk dibincang dan            keseluruhan untuk dibentang dalam           9
               kelulusan pindaan                           mesyuarat



               Isi  borang    CPD    dan   justifikasi
               semakan/pindaan        bagi    proses       Ya         Ada semakan /
         12                                                                                    10
               (objektif kualiti/piagam pelanggan)                      pindaan?
               yang berkenaan

                                                                                Tidak


                                                           Pantau      proses    perkhidmatan
                                                           mengikut prosedur dan garis panduan        11
                                                           yang telah ditetapkan




  FAIL MEJA                                                                                          Halaman: 59
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.9   MENGURUS,   MEMANTAU     DAN   MENGEMASKINI                                MAKLUMAT
      PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA                                    ANUGERAH
      KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)
                                              Mula



                           Urus      Setia    mendaftar/mengemaskini
                           maklumat Jawatankuasa dan Pegawai yang
                                                                           1
                           bertanggungjawab menyediakan laporan
                           (pelapor) dalam Sistem AKPMonline



                           Urus Setia memasukkan maklumat kriteria,
                           sub-kriteria, wajaran (Markah), Bahagian
                           yang bertanggungjawab (BYB) dan Sasaran         2
                           (KPI) dalam Sistem AKPMonline



                           Pelapor memasukkan maklumat melalui
                           AKPMonline menggunakan ID Pengguna dan          3
                           password yang diberi



                           Masukkan     atau      kemaskini    laporan
                           berdasarkan Kriteria yang telah ditetapkan.
                           Masukkan maklumat pada ruangan STATUS           4
                           SEMASA      dan       CADANGAN/TINDAKAN
                           PENAMBAHBAIKAN



                                                             5
                                         Perlu muatturun          Tidak
                                       dokumen sokongan?


                                                   Ya

                           Muatturun dokumen melalui proses UPLOAD
                           dan seterusnya pilih Skor (Star Rating) iaitu   6
                           mengikut Skala 1 – 5 berdasarkan STATUS
                           SEMASA yang dilaporkan



                           Hantar laporan kepada Urus Setia melalui        7
                           proses TRANSMIT




                           Semak laporan yang dihantar oleh Pelapor
                                                                           8
                           melalui Sistem AKPMonline



                                                             9

                                         Perlu kemaskini           Tidak
                                        maklumat/laporan?


                                                  Ya

                           Kemaskini maklumat/laporan yang dihantar
                                                                           10
                           oleh Pelapor dan semak juga skor yang dipilih


                                                                           11
                           Cetak laporan yang boleh ditukar kepada
                           format PDF daripada Sistem AKPMonline



                           Bentangkan   laporan       pada   Mesyuarat
                           Jawatankuasa AKPM                               12




                                              Tamat




  FAIL MEJA                                                                         Halaman: 60
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL
     MEJA (FM) STAF UPM

                                                            Mula



                                               Laksanakan kurus Fail Meja (FM)       1



                                            Dapatkan nama Pegawai Pelaksana FM
                                              dari Pusat Tanggungjawab (PTJ)         2




                                            Sediakan template Format FM, Senarai
                                                                                     3
                                                  Semak, dan carta analisis



                                             Beri taklimat pengurusan FM kepada
                                                                                     4
                                                    Pegawai Pelaksana FM



                                            Senaraikan semua staf di PTJ masing-
                                             masing dalam Senarai Semak yang         5
                                                         disediakan



                                            Beri taklimat kepada semua staf di PTJ   6
                                                        masing-masing



                                              Sediakan FM berdasarkan template
                                             yang diberi dengan bantuan Pegawai      7
                                                      Pelaksana FM PTJ




                                             Buat pemantauan dan analisis status
                                            penyediaan FM Staf di PTJ berdasarkan    8
                                               senarai semak yang disediakan




                                                Hantar laporan analisis status
                                             penyediaan FM staf PTJ kepada Urus      9
                                                    Setia secara berkala




                                              11                         10
                      Maklumkan kepada
                                                       Terima laporan?
                     Pegawai Pelaksana FM     Tidak


                                                                   Ya

                                                  Buat analisis keseluruhan
                                               status penyediaan FM mengikut 12
                                                             PTJ


                                               Laporkan status penyediaan FM 13
                                                staf UPM pada mesyuarat JK
                                                   AKPM / JK Pengurusan
                                                         Universiti


                                                           Tamat


  FAIL MEJA                                                                              Halaman: 61
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA
     (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

                                                       Mula



                                         Laksanakan kursus Fail Meja (FM)     1



                                          Sediakan template Format FM,
                                                                              2
                                         Senarai Semak, dan carta analisis



                                            Beri taklimat pengurusan FM
                                            kepada Ketua Seksyen/Ketua        3
                                                      Bahagian



                                          Senaraikan semua staf Pejabat
                                          Pendaftar dalam Senarai Semak       4
                                                 yang disediakan



                                         Beri taklimat kepada semua staf di
                                                                              5
                                         Bahagian/Seksyen masing-masing



                                         Sediakan FM berdasarkan template
                                         yang diberi dengan bantuan Ketua     6
                                                      Seksyen



                                            Buat pemantauan dan analisis
                                         status penyediaan FM Staf Seksyen
                                                                              7
                                          berdasarkan senarai semak yang
                                                     disediakan



                                            Hantar laporan analisis status
                                            penyediaan FM staf Seksyen        8
                                          kepada Urus Setia secara berkala



                                           Tidak                     9
                      Maklumkan kepada                Terima
                       Ketua Seksyen                 laporan?


                                                                Ya

                                          Buat analisis keseluruhan status
                                         penyediaan FM mengikut bahagian/ 11
                                                       seksyen



                                         Laporkan status penyediaan FM staf
                                            pada mesyuarat Pengurusan       12
                                                 Pejabat Pendaftar



                                                       Tamat


  FAIL MEJA                                                                         Halaman: 62
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN
     MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

                                                            Mula



                                               Kenalpasti   dan    kumpul           1
                                               maklumat/bahan-bahan untuk
                                               membangunkan PIO UPM




                                               Sediakan draf Pelan      Integriti   2
                                               Organisasi (PIO) UPM




                                               Semak draf PIO yang telah
                                               dibangunkan untuk memastikan         3
                                               keperluan     Pelan     Integriti
                                               Nasional (PIN) dipenuhi




                                               Serah   draf    PIO   kepada
                                               Jawatankuasa PIN UPM untuk           4
                                               semakan dan kelulusan


                6

               lakukan    pembetulan/     TIDAK
               penambahbikan    pada                      Draf lulus?               5
               draf PIO


                                                                   YA


                                               Sediakan dokumen PIO yang
                                               telah    diluluskan   untuk
                                               dimaklumkan kepada PTJ dan           7
                                               staf UPM




                                               Beri taklimat mengenai       PIO
                                               kepada staf UPM                      8




                                               Edar PIO                             9




                                               Pantau pelaksanaan PIO melalui
                                               pelaporan PIN pada setiap suku       10
                                               tahun




                                                           Tamat



  FAIL MEJA                                                                              Halaman: 63
8.0       CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
              (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)


8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU                             SENARAI            TUGAS,    CARTA
     ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

                             Mula



                    Buat pemantauan pada
                    perubahan staf/struktur      1
                          organisasi




                   Dapatkan maklumat staf
                                                 2
                  dari seksyen yang berkaitan




                   Kemaskini carta organisasi    3




                  Edar surat makluman kepada
                    Ketua Bahagian/Seksyen
                        bagi penyediaan/         4
                    pengemaskinian senarai
                              tugas



                                          5                 Hantar surat
                        Terima senarai          Tidak    peringatan kepada
                                                                         G7     7
                            tugas?                         pegawai yang
                                                             berkenaan

                                    Ya

                     Dapatkan pengesahan
                                                 8
                          Pendaftar



                     Edarkan senarai tugas
                    kepada Ketua Bahagian/
                                                 9
                     Seksyen dan staf yang
                   berkaitan untuk simpanan



                   Failkan senarai tugas yang
                     asal dalam Fail Senarai
                                                10
                              Tugas
                         (UPM/PEND/ST)



                            Tamat




  FAIL MEJA                                                                         Halaman: 64
         SENARAI UNDANG-UNDANG        DAN     PERATURAN        YANG
9.0
         DIPERLUKAN



BIL    No. Dokumen   Tajuk Dokumen

                     Panduan     Pengurusan      Pejabat      (Pekeliling
  1.           -
                     Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)

                     Quality Management Systems – Requirements (ISO
  2.           -
                     9001:2008, IDT)

  3.           -     Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia


  4.           -     Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)


  5.           -     Akta Arkib Negara 2003


  6.           -     Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998)




 FAIL MEJA                                                 Halaman: 65
 10.0          SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)



10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU
     DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN
     SISTEM ISO INTRANET


                                                    Tandakan
 Bil                     Perkara                                 Catatan
                                                      (√ )

        Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan
  1.
        Dokumen (CPD)
  2.    Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan

  3.    Pindaan pada dokumen
        Pindaan pada Senarai Utama Dokumen
  4.
        Terkawal.
        Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan
  5.
        Pendaftar pada muka hadapan dokumen
  6.    Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET

  7.    Cetakan
        Pengedaran dan penarikan dokumen (Log
  8.
        Pengedaran dan Penarikan Dokumen)
  9.    Rincih dokumen
        Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan
  10.
        Dokumen (PKD)




   FAIL MEJA                                                   Halaman: 66
8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN
       REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.


                                                      Tandakan
 Bil                      Perkara                                  Catatan
                                                        (√ )

 1.     Senarai rekod untuk dilupuskan

 2.     Borang (4) Arkib Negara
        Majukan borang permohonan pelupusan ke
 3.
        Arkib Negara
 4.     Surat kebenaran pelupusan

 5.     Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)
        Pelupusan rekod mengikut kaedah yang
 6.
        dibenarkan
        Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib
 7.
        Negara




  FAIL MEJA                                                      Halaman: 67
11.0          SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI



Bil         Jawatankuasa                                     Keanggotaan
            Jawatankuasa Anugerah Kualiti       Perdana     Setiausaha / Urus
      1.
            Menteri Universiti Putra Malaysia                     setia
            Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional
      2.                                                       Setiausaha
            (PIN) Universiti Putra Malaysia

            Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk
      3.                                                       Setiausaha
            Pejabat Pendaftar
            Jawatankuasa  Jaminan  Kualiti       (JKJK)
      4.    Bahagian   Sumber   Manusia,        Pejabat        Setiausaha
            Pendaftar

            Jawatankuasa      Dokumentasi       Pejabat    Pengerusi / Pegawai
      5.
            Pendaftar                                       kawalan Dokumen

            Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP)          Penyelaras kepuasan
      6.
            Pejabat Pendaftar                                  Pelanggan

            Jawatankuasa    Audit   Dalaman     Pejabat
      7.                                                       Setiausaha
            Pendaftar

            Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif
      8.                                                         Ketua
            (KIK) Pejabat Pendaftar

            Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti           Ahli / Sidang
      9.
            Putra Malaysia                                     pengarang

            Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN)
      10.                                                      Urus setia
            Universiti Putra malaysia
          Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)
          dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan
      11.                                                      Urus Setia
          Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra
          Malaysia
            Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID
      12.                                                         Ahli
            Universiti Putra Malaysia

            Jawatankuasa Kerja Sistem       eFAIL   RFID
      13.                                                    Pengurus Projek
            Universiti Putra Malaysia




  FAIL MEJA                                                              Halaman: 68
      12.0         SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN



Bil    Kod Dokumen              Tajuk Dokumen

1.     PEND/BR01/MP             Borang Maklumbalas Pelanggan

2.     PEND/BR01/AD 01          Perancangan Audit Dalaman Tahunan

3.     PEND/BR01/AD 02          Borang Jadual Audit Dalaman

                                Senarai Kehadiran Mesyuarat
4.     PEND/BR01/AD 04
                                Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman

5.     PEND/BR01/AD 05          Borang Nota Audit Dalaman

6.     PEND/BR01/AD 06          Borang Ketidakpatuhan

7.     PEND/BR01/AD 07          Borang Ringkasan AD

8.     PEND/BR01/AD 08          Borang Cadangan Penambahbaikan

                                Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen
9.     PEND/BR01/CPD
                                (CPD)

10.    PEND/BR01/BPD            Borang Permohonan Dokumen

11.    PEND/BR01/LTC            Borang Laporan Tindakan Pencegahan

12.    PEND/BR01/LTB            Borang Laporan Tindakan Pembetulan

                                Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman
13.    PEND/BR01/KAJIAN 01
                                Pejabat Pendaftar
                                Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat
14.    PEND/BR01/KAJIAN 02
                                Pendaftar
       PEND/BR01/     PINJAM-
15.                             Borang Pinjaman Rekod
       REKOD

16.    PEND/BR01/BILIK          Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail

17.    PEND/BL01/LOG            Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen

18.    PEND/BL01/ADUAN          Log Penerimaan Aduan

19.    PEND/BL01/PDR            Log Pinjaman Dokumen dan Rekod

20.    PEND/SE01/TERKAWAL       Senarai Edaran Dokumen Terkawal

       PEND/SE01/TERKAWAL
21.                             Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)
       (PTJ)
       FAIL MEJA                                                         Halaman: 69
Bil   Kod Dokumen         Tajuk Dokumen
      PEND/SU01/DOKUMEN   Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti
22.
      01                  dan Prosedur)
                          Senarai       Utama     Dokumen       Terkawal
      PEND/SU01/DOKUMEN
23.                       (Borang/Log/Senarai              Semakan/Garis
      02
                          Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)
      PEND/SU01/DOKUMEN   Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen
24.
      03                  Rujukan)

25.   PEND/SU01/SUPP      Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti

                          Senarai   Utama     Juruaudit   Dalaman    Pejabat
26.   -
                          Pendaftar

27.   PEND/SU01/SU-LTC    Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan

28.   PEND/SU01/SU-LTB    Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan

29.   PEND/SU01/SU-MP     Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan




          FAIL MEJA                                               Halaman: 70
     13.0          NORMA-NORMA KERJA


                                                                       Petunjuk Prestasi
Bil.                   Kerja / Aktiviti / Projek                      (Kuantiti / Kualiti /
                                                                         Masa / Kos)
1.     Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
       dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.

       (a) Melaksanakan       SPK   di   semua    entiti    Pejabat
           Pendaftar.
            i.     Melaksanakan       Mesyuarat            Semakan          Kuantiti
                   Pengurusan sekali setahun.                                Sekali

            ii.    Melaksanakan tindakan   pembetulan                        Masa
                   pada Laporan ketidakpatuhan (NCR)                        3 bulan
                   audit SIRIM dalam tempoh yang
                   ditetapkan.

            iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas                            Masa
                 Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit                        4 bulan
                 SIRIM.

            iv. Melaksanakan audit dalaman Induk                            Kuantiti
                sekurang-kurangnya sekali setahun.                           Sekali

            v.     Melaksanakan     kajian   kepuasan                       Kuantiti
                   pelanggan Pejabat Pendaftar sekali                        Sekali
                   dalam tempoh setahun.

            vi. Memberi       akuan      penerimaan                          Masa
                maklumbalas kepada pengadu.                              3 hari bekerja

       (b) Mengurus, mengawal, menyelenggara                   dan
           memantau dokumen SPK

            i.     Melaksanakan semakan semula dokumen                        Kuantiti
                   SPK dalam tempoh setahun                                    Sekali

            ii.    Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK                       Masa
                   dan sistem ISO Intranet setiap kali                         1 hari
                   perubahan dokumen selewat-lewatnya pada
                   hari tarikh kuatkuasa.




       FAIL MEJA                                                                Halaman: 71
                                                                  Petunjuk Prestasi
Bil.                   Kerja / Aktiviti / Projek                 (Kuantiti / Kualiti /
                                                                    Masa / Kos)
2.     Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan
       berteraskan         integriti,       keutuhan,
       kebertanggungjawaban dan kecekapan.

       (a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam
           pengurusan pentadbiran

           i. Memastikan Jawatankuasa Pelan Integriti
               Nasional (PIN), Jawatankuasa Keutuhan
               Pengurusan (JKP), Jawatankuasa Pasukan
                                                                         Kuantiti
               Petugas   Bagi    Mengurangkan   Karenah
                                                                      4 kali setahun
               Birokrasi (PPMKB) dan Laporan Kajian
               Semula Sistem dan Prosedur Serta Undang-
               undang Peraturan bermesyuarat
           ii. Melaporkan usaha-usaha penambahbaikan
               berkaitan pengurangan karenah birokrasi                   Kuantiti
               untuk memudahkan sesuatu urusan kepada                 4 kali setahun
               pelanggan

           iii. Membuat penilaian keberkesanan usaha-
                usaha      penambahbaikan        (Outcome
                                                                         Kuantiti
                keberkesanan hendaklah jelas dan telah
                                                                      1 kali setahun
                melaksanakan survei terhadap keberkesanan
                penambahbaikan yang telah dilaksanakan)

       (b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat
           universiti untuk dihantar ke Kementerian
           Pengajian Tinggi (KPT)

           i. Menghantar laporan ke KPT setiap 3 bulan
                                                                           Masa
              sekali mengikut tempoh yang ditetapkan                   3 bulan sekali

3.     Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.

       (a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang
           diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana
           Menteri (AKPM)
           i.      Mendapatkan dan mengemaskini data                     Masa
                   berkaitan kriteria yang diperlukan daripada   Setiap kali mesyuarat
                   entiti terbabit

           ii.     Memastikan dokumen Fail Meja semua staf            Kuantiti
                   Pejabat Pendaftar disediakan                   100% staf Pejabat
                   (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM                    Pendaftar
                   A1.3.c)
                                                                       Masa
                                                                   November 2009




       FAIL MEJA                                                           Halaman: 72
                                                                       Petunjuk Prestasi
Bil.                   Kerja / Aktiviti / Projek                      (Kuantiti / Kualiti /
                                                                         Masa / Kos)
           iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudan                         Masa
                dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di                    Setiap bulan
                semua Pusat Tanggungjawab UPM
                (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM
                A1.3.c)

           iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi                      Kuantiti
               (PIO)                                                         1 PIO
               (BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)
                                                                             Masa
                                                                         Disember 2009
4.     Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod

       (a) Mengurus, menyelenggara,          memelihara         dan
           melupus fail dan rekod

           i.      Merekodkan dokumen yang           diterima    ke           Masa
                   dalam fail (Secara berpusat)                       Dalam tempoh sehari
                                                                        / 10 hari bekerja

           ii.     Memelihara   fail   dan   rekod        dengan             Kualiti
                   sempurna                                              Tiada fail rosak

           iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail                      Kuantiti
                dan penggunaan Bilik Fail                             Tiada kes kehilangan
                                                                               fail

           iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail                       Masa
               yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik              2 bulan selepas tamat
               Arkib Pejabat pendaftar                                  tempoh simpanan

           v.      Membuat pelupusan fail dan rekod setelah                  Kuantiti
                   tamat tempoh simpanan arkib                        Sekali dalam tempoh
                                                                             setahun




       FAIL MEJA                                                                 Halaman: 73
   14.0            SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB


Nama Pusat
                                  : Pejabat Pendaftar
Tanggungjawab (PTJ)
Nama Pegawai dan No. Kad
                                  : Rozi binti Tamin (760828-04-5308)
Pengenalan

No. Staf                          : A03200

Jawatan dan Ged                   : Penolong Pendaftar (N41)

Bahagian/Seksyen/Jabatan          : Seksyen Jaminan Kualiti

Pegawai Penilai Pertama           : Pendaftar

Pegawai Penilai Kedua             : -

Senarai Tugas dan Tanggungjawab:


  1.     Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti
         Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);

  2.     Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen                     Sistem
         Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem „ISO INTRANET‟ ;

  3.     Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat
         Pendaftar;

  4.     Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa                 kajian   kepuasan
         pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;

  5.     Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail
         dan Arkib Pejabat Pendaftar.

  6.     Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan
         berikut:
         a. tindakan pembetulan;
         b. tindakan pencegahan;
         c. kawalan ketidakpatuhan produk.

  7.     Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan
         PIN, JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;

        (*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan,
        PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)

  8.     Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan
         berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);

  9.     Membangunkan     Pelan   Integriti   Organisasi   (PIO)   UPM    dan     memantau
         pelaksanaanya;
       FAIL MEJA                                                            Halaman: 74
  10.     Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;

  11.     Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat
          Pendaftar;

  12.     Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis Piagam
          Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.

  13.     Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat
          Pendaftar.

  14.     Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah
          tanggungjawab Pegawai.

  15.     Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.


Tarikh Kuatkuasa                 :   01 Ogos 2009

Tandatangan dan cop Ketua :
PTJ/Bahagian




        FAIL MEJA                                                      Halaman: 75
15.0          SENARAI TUGAS HARIAN


NAMA           :

JAWATAN        :

TARIKH         :

 Bil                            Tugas                             Catatan




       Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau
       mana-mana log tugas harian




  FAIL MEJA                                                       Halaman: 76

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:1139
posted:11/23/2011
language:Malay
pages:76