SF424 _R_R_ attachment examples and instructions

Document Sample
SF424 _R_R_ attachment examples and instructions Powered By Docstoc
					UC Berkeley Population Center                                                                           February 2010 

                                         APPLYING FOR AN NIH GRANT 
                                       BY LEORA LAWTON, EXECUTIVE DIRECTOR 
First:  there are basic links on the Popcenter website for learning about NIH grants, so you don’t have 
to click around the NIH site in frustration.  
Second: read Section I at the very beginning of this process, and skim through Section II just to get a 
sense of it. Read Section II when you are ready to sit down and start pulling it together, or contact 
me:  I’m here to help. 
I.  Getting Started 
A. NIH Grant Basics 
Responding to a specific program announcement or opportunity is one way to submit a grant 
application.  However, unsolicited proposals are the most common.  Both solicited and unsolicited 
proposals have detailed instructions in terms of the proposal requirements.    
There are also different kinds of grant programs (grant types), of which R01 is one kind.  The most 
common types for our faculty research are:  
     • R01: Large multi‐year (up to 5, renewal possible) primary research projects, typically 
         involving data collection or database creation.   
     • R03: Smaller 1‐3 year projects, often with existing data.  Direct costs are limited to 
         $100,000 direct costs over the R03 2 year period, with no more than $50,000 in direct 
         costs allowed in a single year.   
     • R21: Larger budgets allowed than for an R03, smaller than R01, R21’s are for exploratory, 
         innovative research projects, often collecting data, but limited to 1‐2 year durations.  Direct 
         costs are limited to $275,000 over an R21 two‐year period, with no more than $200,000 
         in direct costs allowed in any single year. 
For explanations and links to the announcements for unsolicited proposals for each mechanism, go 
The NIH is organized into institutes and centers (IC).  The ICs support research through the grant 
programs BUT not all ICs utilize all grant programs.  For example, while NICHD (Eunice Kennedy 
Shriver National Institute of Child Health and Human Development) and NIA (National Institute on 
Aging) use the R03, the National Center on Minority Health and Health Disparities (NCMHD) does 
B. Finding the right IC for your research 
1.  Define the scope and nature of your project and whether it’s suitable for an R01, R03, R21 or 
     whatever, then read the Parent Announcement instructions carefully, that is, the document 
     specific for your particular grant.  For example, an unsolicited R01 Announcement is PA‐07‐070, 
     found at‐files/PA‐07‐070.html.  Note which IC’s participate 
     in the Announcement, as listed in the “Components of Participating Organizations”.  

      Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        1
UC Berkeley Population Center                                                                           February 2010 

2.  Visit the IC website and locate the research areas of interest to the IC.  Then find the program 
     officer who heads that area.  A summary of NICHD program areas is on the Popcenter website: 
3.  Before you apply, write to the program officer with a 1 page description of your project (Program 
     Announcement title/number; research question, hypotheses, data collection/acquisition, 
     methods, timeline).  Write to several if you aren’t sure which is best and let them know which 
     ones you are considering, or cc’ them on the same email so they know who you are talking to.  
     Don’t be shy: their job is to talk to you. 
4.  Contact me or RES to begin the process.  Read this document which is step‐by‐step instructions in 
     considerably fewer pages than what the NIH provides.  You don’t have to master this information 
     if you wish to rely on my help.  That’s what I’m here for. 
5. NIH forms are complicated and unclear.  Your job: write the research plan, tell us whether the 
    project includes working with anyone outside of Cal, and give us a rough budget.  Our job: fill out 
    the forms and make sure that all the required documentation and information is in place.  
Some NIH ICs have tutorials and advice for how to apply for grants and interpret funding decisions: ‐ NIH’s overview  ‐ National Institute of Allergies & Infectious Diseases ‐ National Cancer Institute 
II.  SF424 (R&R) attachment instructions and examples 
A. The Application Forms – General Issues 
This section is meant to be used as you go through the various parts of the form. I can get everything 
started for you.    I have examples of most documents in a zip file that I can send you. 
So read this section when you are really ready to start putting it together, no later than about 3 
weeks (and better if earlier) before its NIH due date.  It’s due to SPO FIVE business days before the 
NIH date, and I like to see it at least one week before that, even if the research plan is not finalized.  
There is a link on the parent announcement (PA) to download the SF424(R&R) application specific for 
the PA, but grant programs use a generic application form.   [Note: you need Adobe version 8 or 9 to 
utilize this application form.]  As there are items that are not obvious, you will need help. 
For electronic applications – and not all are, as specified in the announcement – SF424(R&R) is the 
form one fills out, and attaches a series of .pdf documents that comprise different parts of the 
application, e.g., the biosketch, research plan and the budget.  There are instructions for the SF424:  
this document is 260 pages long, as is the companion instructions for PHS 398, which is what used to 
be used; some of the forms are still part of the SF424 process.  I’ve read these instructions and that’s 
why I created this much condensed version.   
Within the SF424, not all documents that could be attached are always required, depending on the 
announcement, the kind of grant, or the stage of grant.  Sometimes they will be grayed out in the 
application form, but not always.   Sometimes they are optional.  READ THE ANNOUNCEMENT to be 

      Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        2
UC Berkeley Population Center                                                                           February 2010 

When you are ready, I will send you a WinZip folder that is a collection of templates to use for those 
documents.  Each document contains instructions, formats, and/or example text for you to use.   
Many of these take just minutes to do.  They are saved in Word. You may send your documents to 
me saved as Word docs and I’ll convert them to .pdfs, or you may send them as .pdfs or .txt, as you 
prefer.  I prefer Word so I can more easily modify them, but I know not everyone has Word or uses it.  
NIH provides examples of forms as well, at:  
For all of these attachments, use no smaller than 11 point font, and only one of the accepted fonts: 
Arial, Helvetica, Palatino Linotype, George.  Include at least ½ inch margin on all edges.  Do not 
include Header or Footer information.  
B.  The Application Forms ‐ Specifics 
Each of the documents required in the SF424(R&R) application are discussed in this section, and 
examples of each are included in the WinZip folder.  Not included are examples for (a) references and 
(b) the actual research plan.  However, I will be available to read over any plan, and if desired (and I 
recommend it), will find someone in your field (with a successful grant record) to read and give 
comments as well.  I can also provide you with examples of successful research plans.  
When saving documents use file titles of this format ‐ AttachmentName_ApplicantName.doc ‐ for 
example, “Biosketch_Jones.pdf” so that it’s clear where on the application it gets attached.  Do not 
use hyphens, spaces, or other characters in file names.  (NIH recently standardized this format, so 
some web pages still say hyphens are okay.  But they aren’t; see p. I‐13). ,  
Contents of the NIH folder, as organized by Section on the application.  Page numbers in parentheses 
refer to the NIH‐provided instructions document: SF424 (R&R) Application Guide for NIH and Other 
PHS Agencies ‐ Version B Application Guide, Updated December 22, 2009 
Generally, let your grant support person (me, or RES, for example) fill in all of the first sections, and 
just worry about the attachments.   
C.  Attachments by Section ,Page and Number 
Note for this section:  Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green text indicates 
attachments that are always or almost always required.  The document number refers to the number 
in the SF424(R&R) form.   Be sure to check Table of Page Limits for all attachments:  
http://enhancing‐peer‐ .   
D.  Paper Applications – the PHS398 
Some grants still use the paper application, known as the PHS398.  In fact, many of the forms for the 
SF424(R&R) come from the PHS398.  It too has some 250 pages of instructions, but the guidelines are 
very similar so to a large extent this entire instruction document still applies.  

      Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        3
UC Berkeley Population Center                                                                             February 2010 

E.  The Attachments 
The rest of this section details the attachments that may be required for your grant application, and 
are referenced according to their section and numbering in the SF424 form.  

i. SF424(R&R) PG 2.
18.    SFLLL or other explanatory documents (Disclosure of Lobbying Activities).  Not likely 
       to be needed.  
20.    Pre‐application.  Unless specifically noted in a program announcement, the Pre-
       application option is not used by NIH and other PHS agencies 
ii.    RESEARCH & RELATED Other Project Information
7.         Project Summary/Abstract – A one‐page abstract.  (pp.I‐60).   
          This document is meant to serve as a succinct and accurate description of the 
          proposed work when separated from the application. State the application’s broad, 
          long‐term objectives and specific aims, making reference to the health relatedness of 
          the project (i.e., relevance to the mission of the agency). Describe concisely the 
          research design and methods for achieving the stated goals. This section should be 
          informative to other persons working in the same or related fields and insofar as 
          possible understandable to a scientifically or technically literate reader. Avoid 
          describing past accomplishments and the use of the first person. Finally, please make 
          every effort to be succinct. This section must be no longer than 30 lines of text. 
8.         Project Narrative – 2‐3 sentences in layperson language about how your project meets the 
           public health goals of NIH and the IC (institute/center, e.g., NICHD) that you are seeking 
           funding from. (p. I‐60) 
9.         Bibliography & References Cited – Provide a bibliography of any references cited in
           the Project Narrative. Each reference must include the names of all authors (in the
           same sequence in which they appear in the publication), the article and journal title,
           book title, volume number, page numbers, and year of publication. Include only
           bibliographic citations. Applicants should be especially careful to follow scholarly
           practices in providing citations for source materials relied upon when preparing any
           section of the application.  There may be page or number of citation limitations to this: 
           check the announcement instructions. (p. I‐61) 
10.       Facilities and Other Resources – Where the research will be conducted, and what 
          resources you have available at each place to do the research.  Less than one page typically.  
          (p. I‐61, I‐62).   This information is used to assess the capability of the organizational 
          resources available to perform the effort proposed. Identify the facilities to be used 
          (Laboratory, Animal, Computer, Office, Clinical and Other). If appropriate, indicate 
          their capacities, pertinent capabilities, relative proximity and extent of availability to 
          the project. Describe only those resources that are directly applicable to the proposed 

        Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        4
UC Berkeley Population Center                                                                             February 2010 

11.        Equipment ‐ List any major equipment already available and necessary for this 
           project, noting the location and pertinent capabilities of each (p. I‐62 ).  This is NOT the 
           section for equipment to be purchased; see Budget, below.  
12.        Other Attachments.  These are for when you need further explanation, e.g., for foreign 
           justification, environmental impact.  From the Instructions (p.I-62):  Attach a file to 
           provide any other project information not provided above or in accordance with the 
           announcement and/or agency‐specific instruction. 
iii.   RESEARCH & RELATED Senior/Key Person Profile (Expanded)
Attach Biographical Sketch.  (p.I‐70) Each PI and key personnel submits a biosketch.  This 
       biographic sketch is different than it used to be, for applications submitted after January 25, 
       2010.  It’s usually a 4‐page limit but check announcement.  See this example:‐R_biosketchsample_VerB.doc  
Attach Current & Pending Support:  No longer needed (8/27/09) except for K‐award mentors.  
       (p.I‐70). Unless otherwise required in a specific FOA, do not use this attachment
           upload for NIH and other PHS agency submissions. This information is no longer
           required at the time of application submission. This information may be requested
           later in the pre-award cycle. 
iv.        PHS 398 RESEARCH PLAN Research Plan Attachments

         Three sections of the previous Research Plan (Background and Significance, Preliminary 
Studies/Progress Report, and Research Design and Methods) have been consolidated into a new 
single section within the Research Plan entitled Research Strategy. The new Research Strategy 
section will be sub‐divided into three parts: Significance, Innovation, and Approach, although this will 
now be a single upload. See I‐106 to I‐117.  Other instructions are in the Program Announcement.   
         It’s this section where the page limits apply, for example, 12 for R01’s apply. Read the 
Announcement to be sure.  Each section is a separate document, but the content of all comprises the 
allotted pages.  
1.       Introduction to Application: For revisions or resubmissions only, where the PI 
         responds to the reviewers’ comments.   See pg. I‐108. 
2.       Specific Aims.  (p.I‐109).  (Often not needed.) 
         State concisely the goals of the proposed research and summarize the expected 
         outcome(s), including the impact that the results of the proposed research will exert 
         on the research field(s) involved. 
         List succinctly the specific objectives of the research proposed, e.g., to test a stated 
         hypothesis, create a novel design, solve a specific problem, challenge an existing 
         paradigm or clinical practice, address a critical barrier to progress in the field, or 
         develop new technology.  Specific Aims are limited to one page.
3.       Research Strategy, pg I‐109 to I‐110.  This is the section limited to the new page limits, 6 
         for R21 and R03, 12 for R01.  Do read http://enhancing‐peer‐ for more details on how proposals are 

        Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        5
UC Berkeley Population Center                                                                             February 2010 

           evaluated, that is, the emphasis on Significance, Innovation and Approach; these should be 
           sub‐headings of the Research Strategy.  Note that – when required – Preliminary Studies and 
           Progress Reports for renewals are part of the page limits.  Preliminary data is required for 
           R01 applications.  Most others have it as optional.   Upon request, I can provide some 
           successful examples. 
4.         Inclusion Enrollment Report (p.I‐111).   This is only for a renewal of clinical research, and 
           so not likely to be something you will deal with.  Use only if this is a renewal or revision 
           application involving clinical research. If so you must report on the enrollment of 
           research subjects and their distribution by ethnicity/race and sex/gender.  
5.         Progress Report Publication List (p.I‐111).  For renewal applications only.  Not needed on 
           new applications. 
Human Subjects Section 
In the section “RESEARCH & RELATED Other Project Information” of the application, one specifies 
whether the research includes Human Subjects.  If you check ‘no’ then for form #6, 
If you check the ‘yes’ box for Human Subjects involved in Question 1 of “RESEARCH & RELATED
Other Project Information” then you need to provide forms #6‐9.    
     6. Protection of Human Subjects (p.I‐111).  In the section “RESEARCH & RELATED Other 
         Project Information” earlier in the application, one specifies whether the research includes 
         Human Subjects.   
             a. If you check ‘no’ then  for form #6, then for this form indicate why your research 
                  does not fall into Human Subjects research, for example, you are using publicly 
                  available data that is already cleaned of identifying data.    
             b. If you check ‘yes’ then the research might be exempt from Human Subjects, in which 
                  case you need to provide the exemption number (see p. III‐34).   YOU SHOULD NOT 
                  ON THE PROTECTION OF HUMAN SUBJECTS (   Just contact 
                  one of the CPHS analysts – they have office hours every day – to verify if your 
                  research is exempt or if it will need to undergo expedited or partial review.  For 
                  further explanation, read the BPC summary document on Human Subjects 
        , also 
                  found in this packet.   
             c. Or the research may be human subjects and not exempt. In this case you must 
                  indicate whether the IRB approval is pending (which is fine), or whether it’s already 
                  undergone review and received approval of protocols, in which case you provide the 
                  date of approval.  The HWA number for UC Berkeley is 00006252.  Regardless of 
                  whether it’s pending or approved, in this form you explain how you meet human 
                  subjects requirements.  This information is essentially what is documented in the 
                  pending or approved protocols. 
     7. Inclusion of Women and Minorities (p.I‐112 and II‐11+ and II‐19+).  Document why you 
         are or are not including both genders and minority populations in your research.   
     8. Targeted/Planned Enrollment (p.I‐112).  Use this table ‐R_enrollment.doc for this section.  See p. 

        Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        6
UC Berkeley Population Center                                                                           February 2010 

       II‐14 for more detail, but basically you need to provide a crosstab of the number of subjects 
       by sex and race/ethnicity.   
    9. Inclusion of Children (p.I‐112; p. II‐15+ and p. II‐20). Document why you are or are not 
       including children in your research population.  A child is defined as an individual under
       the age of 21 years (p. II‐15). 
Other Research Plan Sections 
  10.  Vertebrate Animals (p I‐112). We almost NEVER need this! 
  11.   Select Agent Research (p.I‐113) Also not a social science concern. 
  12.   Multiple PI Leadership Plan (p. I‐64, I‐114). Management plans for more than one 
        PI/PD. (PI is for research.  PD is for programs).  I don’t have an example for this.  The role of 
        Co‐PD/PI is not currently used by NIH and other PHS agencies.  Human Subjects 
        assurances must name all PIs.  You may have multiple PIs or PDs, for example in a 
        consortium relationship.  From the instructions (p. I‐114): For applications designating 
        multiple PD/PIs, a leadership plan must be included. A rationale for choosing a 
        multiple PD/PI approach should be described. The governance and organizational 
        structure of the leadership team and the research project should be described, 
        including communication plans, process for making decisions on scientific direction, 
        and procedures for resolving conflicts. The roles and administrative, technical, and 
        scientific responsibilities for the project or program should be delineated for the 
        PD/PIs and other collaborators.  
        If budget allocation is planned, the distribution of resources to specific components of 
        the project or the individual PD/PIs should be delineated in the Leadership Plan. In 
        the event of an award, the requested allocations may be reflected in a footnote on the 
        Notice of Grant Award. 
  13.  Consortium/Contractual Arrangements (p.I‐115).  If you are going to have key personnel 
        at another institution, then you will have a consortium arrangement.  This means you will 
        need a consortium budget, which requires several forms.  See the end of this document, and 
        talk to me if you need this. 
  14. Letters of Support (p.I‐115). Basically, get a letter, on letterhead or even email, that 
        indicates anyone named as key personnel’s intention to participate in your research in the 
        required capacity or contribution of expertise.  Save the individual letters as .pdf files and 
        merge them together as one document.  Attach all appropriate letters of support, 
        including any letters necessary to demonstrate the support of consortium participants 
        and collaborators such as Senior/Key Personnel and Other Significant Contributors 
        included in the grant application. Letters are not required for personnel (such as 
        research assistants) not contributing in a substantive, measurable way to the scientific 
        development or execution of the project. For consultants, letters should include 
        rate/charge for consulting services. 
  15. Resource Sharing Plans (p.I‐115).  Detail here how you are going to share the results of 
        your research, for example, making data publicly available, presenting results in conferences, 
        in peer‐reviewed articles or layperson white papers, as input for policy‐makers, etc. 
  16. Appendix.  See p. I‐116+ for details and also the Announcement.  

      Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        7
UC Berkeley Population Center                                                                           February 2010 

Mandatory Cover Letter: p.I‐91+  Note that this cover letter is written by the PI, but there are some 
kinds of applications where the letter follows a specific format, and is signed only by SPO.  This letter 
is specified in the announcement.  Both the mouse‐over and the instructions are fairly self‐
Required UC Documents:  You also need to provide two forms required by UC Berkeley’s Sponsored 
Projects Office (SPO), known as the PRF (aka ‘perf’) and ‘Conflict of Interest Checklist’, known to 
some as the PRF Addendum.  IBER will provide these to you filled out and your job is to sign them 
and get them back to us in a timely fashion.  They can be downloaded from here:   
         Proposal Review Form ‐ PRF:  
         Conflict of Interest Checklist:  
         All forms and instructions:  
Obtaining the Letters of Support, Consortium Budget and other documents from others: 
If you are going to have a subcontract with a PI or key personnel at another institution where that 
person will be paid directly by NIH but the amount is rolled into the total costs for your grant 
application, you will need to tell me so that I can get documents for the other institution to fill out.   
     1. The first document is called the Subrecipient Commitment Form, This can take 
         time (up to 2 weeks) so get this as early as possible.   You don’t need to do this for a vendor 
         (e.g., data collection company) but you do for key personnel, that is, someone who is 
         contributing to the research itself, not ancillary to its being carried out.   RES will be able to 
         help out with this detail.   
     2. The second document is the budget, which is retrievable from the SF424 (R&R) form.  
     3. You will need biosketches for all key personnel (new format as of 2010!!) 
     4. And you will need letters of cooperation from these key personnel.   

      Note: Text in Palatino is NIH language.  Text in Calibri is mine.  Green‐font indicates required documents.        8

Shared By: