Quan ly du an Pm5

Document Sample
Quan ly du an Pm5 Powered By Docstoc
					Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam                                               Kieåm



             Siêu thị điện máy Việt Long - www.vietlongplaza.com.vn

CHÖÔNG 5

                               KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN

1. CAÙC KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN

1.1. Kieåm soaùt döï aùn
a. Ñònh nghóa:

Kieåm soaùt döï aùn laø quaù trình goàm 3 böôùc:

-   Thu thaäp thoâng tin:
       + tieán ñoä
       + chi phí
       + thaønh quaû (caùc yeâu caàu veà kyõ thuaät)
-   So saùnh caùc thoâng tin naøy vôùi keá hoaïch vaø caùc yeâu caàu ñaõ ñeà ra.
-   Thöïc hieän caùc bieän phaùp söûa ñoåi, hieäu chænh nhaèm muïc ñích ñaït ñöôïc yeâu caàu
    ñaõ ñeà ra (hay thaønh quaû mong muoán)

b. Caùc daïng cuûa kieåm soaùt döï aùn

Coù 3 thaønh phaàn cuûa kieåm soaùt döï aùn: thôøi gian (time), chi phí (cost) vaø yeâu caàu kyõ
thuaät (technical requirements)  coù 3 daïng kieåm soaùt töông öùng laø:
- kieåm soaùt thôøi gian
- kieåm soaùt chi phí
- kieåm soaùt caùc yeâu caàu veà chaát löôïng

Neáu kieåm soaùt töøng thaønh phaàn coù theå ñem laïi hieäu quaû toái ña cuïc boä nhöng chöa
chaéc seõ ñem laïi hieäu quaû toái ña toaøn phaàn. Do vaäy thoâng thöôøng caùc heä thoáng kieåm
soaùt döï aùn laø söï toå hôïp cuûa 3 thaønh phaàn noùi treân  phöông phaùp tieâu chí caùc heä
thoáng kieåm soaùt chi phí/tieán ñoä (Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC). Trong
phöông phaùp naøy ngöôøi ta coá gaéng kieåm soaùt ñöôïc caû chi phí vaø tieán ñoä, coøn yeâu
caàu veà kyõ thuaät laø öu tieân soá moät.

Coù 2 loaïi kieåm soaùt:     + kieåm soaùt beân trong (internal control)
                      + kieåm soaùt beân ngoaøi (external control)

 Kieåm soaùt beân trong laø heä thoáng vaø quy trình giaùm saùt do phía thöïc hieän döï aùn
Kieåm soaùt beân ngoaøi laø caùc quy trình vaø tieâu chuaån kieåm soaùt ñöôïc aán ñònh bôûi
khaùch haøng.

Moâ hình cuûa heä thoáng kieåm soaùt:
- Heä thoáng ñôn giaûn (simple system)
- Heä thoáng phöùc taïp, cao caáp (high level system)


PM5.doc                                            1                        G.V. Cao Haøo Thi
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam                                               Kieåm



                          Ñaàu                          Ñaàu ra
                          vaøo           Quaù trình

                                          Phaûn
                                          hoài
Heä thoáng ñôn giaûn chæ coù moät chu trình phaûn hoài thoâng tin.

Heä thoáng cao caáp coù nhieàu chu trình phaûn hoài thoâng tin, coù theå ñieàu chænh muïc
tieâu/tieâu chuaån caùc heä thoáng giaùm saùt phuï.

c. Caùc böôùc kieåm soaùt döï aùn:
 coù 4 böôùc:

Böôùc 1: Thieát laäp caùc tieâu chuaån yeâu caàu ñoái vôùi döï aùn
      + Caùc ñaëc tröng kyõ thuaät (naèm trong hoà sô thieát keá neáu coù söûa ñoåi phaûi ñöôïc
        baøn baïc vaø ghi thaønh vaên baûn)
      + Ngaân saùch cuûa döï aùn
      + Caùc chi phí
      + Caùc nguoàn löïc yeâu caàu

Böôùc 2: Giaùm saùt (monitoring)
      + Quan saùt caùc coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän trong thöïc teá

Böôùc 3:
      + So saùnh caùc tieâu chuaån yeâu caàu veà caùc coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän trong
        thöïc teá tính cho ñeán ngaøy thöïc hieän kieåm tra.
      + Öôùc tính thôøi gian vaø chi phí ñeå hoaøn thaønh caùc coâng vieäc coøn laïi ñeå hoaøn
        taát toaøn boä döï aùn.

Böôùc 4:
      + Thöïc hieän caùc bieän phaùp söûa chöõa, hieäu chænh khi caùc keát quaû thöïc teá coù
        söï khaùc bieät so vôùi caùc tieâu chuaån ñaõ ñeà ra.

d. Caùc vaán ñeà khoù khaên thöôøng gaëp trong kieåm soaùt döï aùn

   -   Chæ nhaán maïnh moät soá yeáu toá naøo ñoù, ví duï nhö chæ nhaán maïnh vaøo chi phí
       maø boû qua caùc yeáu toá khaùc nhö thôøi gian vaø chaát löôïng.(Ngöôøi xaây döïng
       thöôøng quan taâm ñeán chi phí coøn khaùch haøng thöôøng quan taâm ñeán chaát löôïng).

   -   Quy trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hay nheï nhaát laø khoâng ñöôïc söï ñoàng yù.

   -   Thoâng tin thöôøng khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñöôïc baùo caùo ñaày ñuû.

   -   Thaùi ñoä töï baûo veä, töï bieän hoä daãn ñeán thaønh kieán hay thoâng tin thieân leäch.

   -   Caùc nhaø quaûn lyù coù quan ñieåm khaùc nhau veà vaán ñeà coøn tranh caõi.

   -   Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin vaø haïch toaùn khoâng ñuùng.


PM5.doc                                            2                          G.V. Cao Haøo Thi
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam                                                Kieåm
1.2. Ñaùnh giaù döï aùn (Project Evaluation)

Ñaùnh giaù döï aùn laø phaân tích söï hieäu quaû vaø söï hieän höõu (effects and efficiency) cuûa
döï aùn so vôùi muïc tieâu ñaõ ñeà ra.nhaèm ñeå:
    - Ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa döï aùn
    - Ghi nhaän caùc baøi hoïc kinh nghieäm
    - Laäp keá hoaïch vaø chính saùch cho töông lai

1.3. Giaùm saùt döï aùn (Project monitoring)

Laø quaù trình kieåm tra thöôøng xuyeân veà tieán trình cuûa döï aùn trong suoát thôøi gian thöïc
hieän döï aùn cuõng nhö trong caùc giai ñoaïn vaän haønh cuûa döï aùn vôùi muïc tieâu cung caáp
thoâng tin laøm cô sôû cho caùc quyeát ñònh quaûn lyù nhö:
    - Giaùm saùt laø söï caàn thieát ñoái vôùi kieåm soaùt döï aùn
    - Giuùp caùc thaønh vieân cuûa döï aùn hieåu toát hôn veà caùc muïc tieâu cuûa döï aùn
    - Gia taêng moái quan heä giöõa cac nhoùm coâng taùc
    - Chuaån bò cho caùc nhoùm coâng taùc thích nghi vôùi moïi söï thay ñoåi trong döï aùn
    - Gia taêng taàm nhìn veà döï aùn cuûa caùc nhaø quaûn lyù caáo cao
    - Caûi thieän moái quan heä vôùi khaùch haøng

Heä thoáng giaùm saùt höõu hieäu khi:
    - Ñaày ñuû vaø coù lieân quan
    - Baùo caùo ñeán moïi caáp quaûn lyù
    - Thu thaäp vaø baùo caùo döõ lieäu kòp thôøi
    - Caùc söï khaùc bieät so vôùi hoaïch ñònh caàn phaïi ñöôïc söûa ñoåi


2. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ CUÛA DÖÏ AÙN
2.1. Phöông phaùp truyeàn thoáng veà kieåm soaùt chi phí

-   Söû duïng caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng reõ cho moãi nhoùm
    coâng vieäc.

-   Moãi baùo caùo chi phí goàm:
    + Moâ taû coâng vieäc
    + Tieán ñoä theo thôøi gian
    + Ai laø ngöôøi chòu traùch nhieäm
    + Ngaân saùch theo thôøi gian
    + Nguoàn löïc (nhaân löïc, trang thieát bò, vaät lieäu) yeâu caàu

-   Ñoái vôùi moãi baùo caùo chi phí thöôøng ngöôøi ta phaân tích söï khaùc bieät ñeå xem soá
    tieàn chi ra nhieàu hôn hay ít hôn ngaân saùch ñaõ döï truø.

Ví duï:
Döï aùn laøm 1000 m ñöôøng coù toång chi phí laø 200.000 USD. Keá hoaïch cöù 1 ngaøy laøm
ñöôïc 25 m/ngaøy, chi phí phaûi traû laø 200 USD/1m.

Toång thôøi thöïc hieän laø : 1000/25 = 40 ngaøy

Giaû söû ñeán cuoái ngaøy 18 ñaõ laøm ñöôïc 400 m.

Theo keá hoaïch thì ñeán cuoái ngaøy 18 seõ coù soá tieàn chi theo keá hoaïch laø:
PM5.doc                                            3                          G.V. Cao Haøo Thi
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam                                               Kieåm
               18 x 25 x 200 = 90.000 USD

Thöïc chi cuoái ngaøy 18 laø:
              400 x 200 = 80.000 USD

Nhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp truyeàn thoáng

Trong quaûn lyù döï aùn neáu chæ coù söï phaân tích khaùc bieät veà chi phí (cost variance
analysis) thì khoâng ñuû bôûi vì noù khoâng cho bieát bao nhieâu khoái löôïng coâng vieäc ñaõ
ñöôïc hoaøn thaønh cuõng nhö khoâng cho bieát chi phí trong töông lai seõ laø bao nhieâu neáu
muoán hoaøn thaønh döï aùn.


2.2 Phöông phaùp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria)

Naêm 1962, phöông phaùp naøy ñöôïc aùp duïng trong:
+ boä quoác phoøng Myõ
+ NASA (National Aerautic Space Adiministration)

a. Caùc ñaïi löôïng phaân tích veà thaønh quaû (Performance Analysis)

1) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí döï tính cuûa coâng vieäc theo keá
   hoaïch
    BCWS laø soá löôïng nguoàn löïc thöôøng ñöôïc tính theo ñôn vò tieàn ñöôïc hoaïch ñònh seõ
    chi ñeå thöïc hieän moät coâng vieäc cuï theå ôû moät thôøi ñieåm cho tröôùc.

2) ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thöïc söï cuûa moät coâng vieäc ñaõ
   ñöôïc thöïc hieän.

    ACWP laø soá löôïng nguoàn löïc thöôøng ñöôïc tính theo ñôn vò tieàn ñaõ thöïc chi trong
    thöïc teá ñeå thöïc hieän moät coâng vieäc cuï theå trong moät thôøi ñieåm cho tröôùc.

3) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí döï tính cuûa coâng vieäc ñaõ ñöôïc
   thöïc hieän.

    BCWP coøn ñöôïc goïi laø Giaù trò ñaõ thu ñöôïc (Earned Value)

    BCWS =             Ngaân saùch döï tính cho        x         % coâng vieäc ñöôïc hoaïch ñònh
                       toaøn boä coâng vieäc               cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt

Ví duï: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $

    BCWP =             Ngaân saùch döï tính cho        x   % coâng vieäc thöïc söï ñaõ laøm
                       toaøn boä coâng vieäc                     cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt

Ví duï: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $


b. Caùc ñaïi löôïng phaân tích veà sai leäch (Variance Analysis)

1) Sai leäch veà tieán ñoä – SV (Schedule Variance)


PM5.doc                                            4                         G.V. Cao Haøo Thi
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam                                            Kieåm
   SV = BCWP – BCWS

   SV > 0  Vöôït tieán ñoä (Ahead schedule)
   SV = 0  Ñuùng tieán ñoä (On schedule)
   SV < 0  Chaäm tieán ñoä (Behind schedule)

Löu yù: Taát caû caùc giaù trò ñeàu ñöôïc quy thaønh tieàn

Ví duï:

   SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $  Chaäm tieán ñoä

Cuï theå laø chaäm tieán ñoä :        10.000 / 200 = 50 m
                  Hoaëc:            50 / 25 = 2 ngaøy

2) Sai leäch veà chi phí – CV (Cost Variance)

   CV = BCWP – ACWP

   CV > 0  khoâng vöôït chi phí (Cost under run)
   CV = 0  ñuùng chi phí       (On cost)
   CV < 0  vöôït chi phí      (Cost over run)

Löu yù:
- Khi söû duïng caàn tính ñuùng, tính ñuû keå caû chi phí khoâng phaûi laø tieàn maët.
- Khi tính BCWP ñaõ coù tính chi phí döï phoøng




3) Sai leäch keá toaùn – AV (Accounting Variance)

   AV = BCWS – AWCP

   AV > 0  Ngaân saùch theo keá hoaïch lôùn hôn thöïc chi
   AV = 0  Ngaân saùch theo keá hoaïch ñuùng baèng thöïc chi
   AV < 0  Ngaân saùch theo keá hoaïch nhoû hôn thöïc chi

Ví duï:
   ôû ngaøy thöù 18, ACWP = 80.000 $
                    CV  =0
                    AV  = 90.000 – 80.000 = 10.000 $


4) Sai leäch thôøi gian – TV (Time Variance)

   TV = SD – BCSP

   TV chæ ra möùc ñoä sôùm hay treã cuûa döï aùn so vôùi keá hoaïch
   SD (Status Date): Ngaøy xem xeùt
   BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngaøy maø taïi ñoù BCWS = BCWP


PM5.doc                                            5                        G.V. Cao Haøo Thi
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam                                                 Kieåm

c. Caùc chæ soá thaønh quaû coâng vieäc

1) Chæ soá thaønh quaû veà tieán ñoä – SPI (Schedule Performance Index)

   SPI = BCWP / BCWS

   SPI > 1      BCWP > BCWS            SV > 0          vöôït tieán ñoä

2) Chæ soá thaønh quaû veà chi phí – CPI (Cost Performance Index)

   CPI = BCWP / ACWP

   CPI > 1      BCWP > ACWP  CV > 0                    Khoâng vöôït chi phí

d. Döï baùo thaønh quaû chi phí cho töông lai
   (Forecasting Future Cost Performance)


                   0                    SD                       n

                                      BCWS                    BCAC
                                      BCWP
                                      ACWP
1) Döï baùo chi phí ñeå hoaøn thaønh phaàn vieäc coøn laïi cuûa döï aùn
   FCTC (Forecast Cost To Complete Project)


                                                  ACWP ( BCAC  BCWS )
  FCTC  ( BCAC  BCWP)                               
                                                  BCWP      CPI
   BCAC (Budgeted Cost At Completion)

2) Chi phí döï baùo cho toaøn boä döï aùn

   FCAC = ACWP + FCTC



Baøi taäp
Theo keá hoaïch, moät döï goàm coù caùc döï lieäu sau:

     Coâng taùc           Thôøi gian (tuaàn)             Chi phí ($)          Chi phí /tuaàn
         A                        5                        1.500                   300
         B                        3                        3.000                  1000
         C                        7                        5.700                   814

Sau 4 tuaàn kieåm tra

     Coâng taùc            Chi phí thöïc teá           Chi phí döï tính     % coâng vieäc ñaõ
                                                                               thöïc hieän
PM5.doc                                            6                             G.V. Cao Haøo Thi
Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam                                              Kieåm
          A                      1.500                 ?                    100%
          B                      3.000                 ?                    100%
          C                      2.900                 ?                  2 x 100%
                                                                              7

Haõy ñaùnh giaù ñeán cuoái tuaàn thöù 4 caùc coâng taùc A, B, C ñaït tieán ñoä chi phí nhö theá
naøo?




PM5.doc                                            7                       G.V. Cao Haøo Thi

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Tags:
Stats:
views:13
posted:11/18/2011
language:
pages:7