Bruxelles, le 6 dcembre 2007

Bruxelles, le 17 décembre 2007 B 44(2007) NOTIFICATION DE LA VACANCE D’UN POSTE DE GRADE « B » SECRÉTARIAT INTERNATIONAL DE L’OTAN POSTE VACANT N° B 44(2007) LIEU D’AFFECTATION : Siège de l'OTAN (Bruxelles - Belgique) DIVISION : Gestion exécutive Services administratifs Service Privilèges et immunités Assistant(e) principal(e) B.4/B.5 INTITULÉ : GRADE : 1. RÉSUMÉ L’assistant(e) principal(e) doit s’acquitter avec efficacité de toute une série de tâches d’ordre administratif, financier et organisationnel. Il/Elle veille à ce que toutes les procédures liées aux privilèges et aux immunités – admissibilité à certains droits, permis de séjour, déménagements, formalités fiscales, etc. – soient mises en œuvre correctement dans le respect de la réglementation du pays hôte et des accords bilatéraux, et en coordination avec les responsables des ministères fédéraux et le personnel de l’OTAN à tous les niveaux. Le/La titulaire de ce poste propose également des modifications de ces procédures selon les besoins. En tant que membre des Services administratifs, il/elle peut être amené(e) occasionnellement à exécuter des tâches de soutien dans d’autres unités que la sienne (Immatriculation des véhicules, services contractuels, etc.). 2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE ACQUIS ESSENTIELS Le/La titulaire de ce poste doit : • • être diplômé(e) de l’enseignement secondaire supérieur ; avoir plusieurs années d’expérience dans une fonction similaire ; -1- B 44(2007) • • bien connaître les pratiques et procédures administratives générales et leur application spécifique ; avoir la maîtrise orale et écrite de l'une des deux langues officielles de l'Organisation et une bonne connaissance pratique de l'autre. ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérées comme des atouts : • • • • • 3. • la maîtrise, orale et écrite, des deux langues officielles de l'Organisation ; une connaissance des procédures administratives et des réglementations du pays hôte ; une bonne connaissance du règlement du personnel d’une organisation internationale ; une bonne connaissance pratique des bases de données sous Windows (Access et Excel) ; la connaissance du néerlandais. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Planification et exécution S’occupe des formalités liées aux privilèges et immunités des membres du personnel civil international et de leur famille pour le Secrétariat international (SI), l’État-major militaire international (EMI) et les autres organismes et bureaux de projet de l’OTAN situés au siège de l’Organisation. Offre son aide au personnel non résident pour les questions concernant leur statut par rapport à la législation et aux procédures du pays hôte. Applique le règlement du personnel civil en cas de déménagement. S’assure selon les besoins que les membres du personnel s’acquittent en temps voulu de leurs déclarations de revenus annuelles, conformément aux instructions permanentes. Participe à la planification et à la mise en œuvre des modifications à apporter aux procédures en vigueur concernant tous les aspects du volet privilèges et immunités. Gestion des parties prenantes Se tient en liaison avec la délégation du pays hôte, les ministères compétents et les autorités douanières financières pour les questions telles que le statut de non résident, les permis de conduire, les visas et le dédouanement. Examine le bien-fondé de chaque cas particulier et recommande une ligne d’action. Gestion de l’information Communique avec clarté et efficacité des informations souvent détaillées et techniques aux intéressés. Revoit les formulaires d’exonération fiscale en fonction • • -2- B 44(2007) des instructions du pays hôte. Informe l’ensemble du personnel de leurs droits et des réglementations en vigueur. • Gestion financière Pour les déménagements, vérifie l’exactitude des devis fournis par rapport aux barèmes de transport en vigueur. Le cas échéant, soumet certaines questions à l’attention du/de la Chef du service Privilèges et immunités et du Bureau du contrôle financier, et informe le personnel en cas de problème ou de litige. Réalise régulièrement des études de marché. Développement de l’expertise Surveille l’évolution de la législation du pays hôte. Veille à acquérir les compétences qui l’aideront à s’acquitter efficacement de ses responsabilités, et assure la formation de ses collègues selon les besoins. Gestion des connaissances Utilise des bases de données pour la gestion des informations liées aux privilèges et immunités, et participe au développement de ces bases de données. Tient à jour des systèmes de classement électroniques et sur papier bien organisés. Actualise les dossiers du personnel. Recherche, prépare et met à jour des informations qu’il/elle diffuse sur la page « privilèges et immunités » du site intranet des Ressources humaines. Assure la coordination avec les autres unités des Services administratifs pour la gestion des données du personnel. Gestion des personnes Supervise le travail du personnel temporaire, des contributions nationales volontaires (VNC) et des stagiaires employés au sein du Service, et leur explique leurs tâches et les siennes, selon les besoins, conformément aux instructions permanentes. Efficacité organisationnelle Met à profit ses connaissances et ses compétences pour améliorer les procédures de travail au sein du Service, de l’Unité Immatriculation des véhicules et d’autres unités des Services administratifs. Gestion de projets Participe activement au développement et à la mise en œuvre de projets susceptibles d’avoir une incidence au niveau du siège de l’OTAN et de l’Organisation dans son ensemble. S’acquitte d’autres tâches en rapport avec ses fonctions, selon les besoins. STRUCTURE ET LIAISONS • • • • • • 4. Le/La titulaire de ce poste relève du/de la Chef du Service Privilèges et immunités, ainsi que du/de la Chef des Services administratifs selon les besoins. Il/Elle doit faire preuve de tact, de diplomatie et de discrétion dans la mesure où il/elle est amené(e) à avoir des contacts fréquents avec les autorités du pays hôte, des prestataires de services externes, -3- B 44(2007) le personnel de l’OTAN et les services administratifs des organismes de l’OTAN basés au siège. Ces contacts ont lieu avec les pouvoirs publics et le personnel de l’OTAN à tous les niveaux. Au SI, outre les tâches de soutien supplémentaires qu’il/elle peut être appelé(e) à exécuter au sein des Services administratifs, le/la titulaire du poste a des contacts fréquents avec les autres divisions et les bureaux indépendants. 5. COMPÉTENCES Le/La titulaire de ce poste doit faire preuve des compétences suivantes : • • • • • • • • 6. Clarté et précision Souci du service au client Empathie Flexibilité Initiative Intégrité Compréhension organisationnelle Travail en équipe CONTRAT La personne retenue se verra offrir un contrat initial de trois ans, qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée. Si la personne retenue est détachée d’une administration nationale, d'une institution publique ou des forces armées d'un pays membre de l'OTAN, elle se verra offrir un contrat de durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord de ses autorités nationales, pourra être reconduit pour une nouvelle période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service totale d’un agent détaché n’excède pas six ans. Pour toute information sur la politique des contrats révisée applicable aux candidat(e)s à des postes affichés à partir du 1er septembre 2007 et sur la précédente politique des contrats, consulter le site Internet de l’OTAN (rubrique « Recrutement », puis « Politique des contrats »). Les agents en poste se verront offrir un contrat conforme aux dispositions de la politique qui leur est applicable. *** -4- B 44(2007) COMMENT POSTULER • Les candidatures, indiquant le numéro de référence et l'intitulé du poste, doivent impérativement être soumises au moyen du formulaire disponible sur le site web de l’Organisation (rubrique Recrutement). Date limite de dépôt des candidatures : VENDREDI 25 JANVIER 2008. Si le formulaire de candidature est renvoyé par courrier électronique, il ne pourra s’accompagner que d’une seule pièce jointe (fichier Word au format A4). On voudra bien noter que seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s à l’issue de la présélection recevront une réponse. En raison du vif intérêt suscité par l’OTAN et du nombre élevé de candidat(e)s potentiel(le)s, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone, courrier électronique ou télécopie. On notera également que les candidatures électroniques (sans photographie ni signature) sont acceptées à ce stade de la procédure de sélection. Le/La candidat(e) retenu(e) ne sera engagé(e) que si ses autorités nationales lui ont délivré une habilitation de sécurité et si le médecin-conseil et l’assureur de l’OTAN ont approuvé son dossier médical. Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu’ils/elles remplissent les conditions requises. • • • • • • • EMHR0035 - NS N.B.: On notera que le Secrétariat international du siège de l’OTAN, à Bruxelles, est un environnement sans tabac. -5-