Sin t�tulo de diapositiva - PowerPoint 2

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ADMINISTRACIÓN DEL
      TIEMPO



                  Por:
        Marco Julio León Rendón
             Consejero Gerencial
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO


 OBJETIVO GENERAL


 Apropiarse de estrategias de optimización del tiempo
 basados en el empleo efectivo de metodologías y
 herramientas de planeación a nivel personal y laboral
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE / DESAPRENDIZAJE

Al finalizar el seminario el participante estará en capacidad de:

 Establecer los hábitos personales y de trabajo que le ayudan o le
impiden actualmente hacer un mejor uso de su tiempo, y promover
nuevos hábitos.

 Identificar y analizar el impacto negativo de las principales causas o
“enemigos del tiempo” que le hacen improductiva la gestión del día a día,
y generar los elementos de apoyo para mejorar sus resultados.

 Aplicar herramientas que le permitan hacer uso creativo de su tiempo,
basándose en principios/leyes naturales y enfocándose en “lo
importante” mas que en “lo urgente,” para lograr mayor efectividad y
balance entre el trabajo y la vida.
                          PHVA
“Todo lo que hagas planéalo, verifica que lo ejecutado esta de
        acuerdo con lo planeado y actúa/acción/toma
                    decisiones/mejora”
CUESTIONAMIENTOS IMPORTANTES,
          PERO NO...

• Qué es lo mas importante en su vida y por que?
• Qué puede hacer usted, que no está haciendo
  ahora y que, si lo hiciera regularmente,
  representaría una tremenda diferencia positiva
  en su vida personal?.
• Si tuviera que hacer una cosa en su trabajo
  profesional o en su empresa que ustedes saben
  que tendría efectos enormemente positivos en
  sus resultados, cual seria?
              ¿VA CAMINO A UNA CRISIS DE ENERGIA?
    Por favor marque las siguientes afirmaciones que son verdaderas para usted

EL CUERPO                                      LA MENTE
•   Regularmente duermo menos de 7 u 8         •  Me cuesta concentrarme en una sola
    horas y a menudo despierto cansado            cosa a la vez, y me distraigo fácilmente
                                                  en el transcurso del día sobre todo con el
•   A menudo no tomo desayuno o me                e-mail
    conformo con algo que no es nutritivo
                                               •  Paso gran parte del día reaccionando a
•   No hago suficiente ejercicio (es decir,       crisis y exigencias inmediatas en lugar de
    entrenamiento cardiovascular al menos         centrarme en actividades con valor a
    tres veces por semana y entrenamiento         largo plazo y alto apalancamiento
    de fuerza al menos una vez por semana)
                                               •  No dedico suficiente tiempo a la reflexión,
•   No tomo descansos regulares durante el        las estrategias, y al pensamiento creativo
    día para renovarme y recargarme
    realmente, o a menudo almuerzo en mi       •  Trabajo en las noches o en los fines de
    escritorio, si es que almuerzo                semana, y casi nunca tomo unas
                                                  vacaciones sin e-mail
LAS EMOCIONES
                                               EL ESPIRITU
•  A menudo encuentro que estoy irritable,
   impaciente o ansioso en el trabajo, sobre   •   No dedico suficiente tiempo en el trabajo
   todo cuando este es exigente                    a hacer lo que mejor hago y mas disfruto
•  No dispongo de suficiente tiempo para       •   Existe una brecha importante entre lo
   estar con mi familia y seres queridos, y        que digo es lo mas importante para mi en
   cuando estoy con ellos, es como si              mi vida y como asigno en la practica mi
   estuviera en otra parte                         tiempo y energía
•  Tengo muy poco tiempo para realizar las     •   Mis decisiones en el trabajo suelen ser
   actividades que mas disfruto en la vida         mas influidas por demandas externas
                                                   que por un sentido fuerte y claro de mi
•  No me detengo lo suficiente para                propio propósito
   expresar mi aprecio a otras personas o
   para disfrutar mis logros y bendiciones     •   No invierto suficiente tiempo y energía en
                                                   hacer una diferencia positiva para otros o
                                                   para el mundo
         ¿Cómo vive sus 168 horas de la
                   semana?
•   Dormir
•   Arreglo personal
•   Alimentación
•   Transporte
•   Trabajo
•   Labores hogareñas
•   Deportes
•   Recreación
•   Atención a la familia
•   Desarrollo personal
•   Ocio
•   Estudio
• Otra. Continúe la lista con otras de sus actividades
LECTURA O NARRACIÓN
         DE
 PRIMERO LO PRIMERO
      S. Covey
          REFLEXIÓN
 ¿Cuántas personas en su lecho de muerte
 desearían haber pasado más tiempo en la
      oficina o mirando la televisión?
      La respuesta es ninguna
  Piensan en sus seres queridos, en
las familias y en las personas por las
          que han trabajado!
EVALUE SU APTITUD: Averigüe hasta qué punto administra bien su tiempo respondiendo a las afirmaciones
siguientes. Marque las opciones más próximas a su experiencia. Sea tan sincero como pueda. Si la respuesta fuera
“pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4… elija otras opciones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las
respuestas para identificar áreas que necesita mejorar.

      AFIRMACIÓN                                                                             1     2     3     4
 1    Llego a las reuniones puntualmente y preparado
 2    Me aseguro de que haya un reloj visible en la sala de reuniones
 3    Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo (y lo compruebo previo a cerrarlas)
 4    Las reuniones que organizo acaban puntualmente
 5    Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio
 6    Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas
 7    Elimino mi nombre de listas de entregas de revistas y correos que no leo
 8    Leo los fax el día que los recibo
 9    Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas
 10   Decido cuántas veces permito que me interrumpan en el día
 11   Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas
 12   Cuando reflexiono acerca de una estrategia, cierro la puerta del despacho
 13   Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago
 14   Limito la duración de mis llamadas
 15   Permito que un colega, el jefe o una secretaria filtre mis llamadas
 16   Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día (cuántas visitas haré)
 17   Echo un vistazo a los memorandos internos en cuanto los recibo
 18   Leo los memorandos internos más adelante
EVALUE SU APTITUD: Continuación. Si la respuesta fuera “pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4…
elija otras ociones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar.

      AFIRMACIÓN                                                                                1     2      3     4
 19   Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde
 20   Elimino todo el papeleo de mi escritorio en forma persistente
 21   Delego tareas a mis colegas que podrían hacer yo mismo
 22   Hago un seguimiento del trabajo delegado
 23   Intento que los informes de mis subordinados (o de mis colegas) se limite a 1 página
 24   Reflexiono acerca de quién necesita conocer la información que despacho
 25   Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar (analizar) y el dedicado a
      actuar
 26   Hago una lista de cosas que tengo que hacer cada semana y diariamente
 27   Solo trabajo un cierto número de horas al día, no más
 28   Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y colegas
 29   Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis colegas
 30   Me aseguro de estar informado de los últimos hitos de la empresa y el mercado
 31   Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos más adelante y los depuro
 32   Compruebo y ordeno los archivos de mi PC (y los físicos si los tengo)
 TOTAL DE PUNTOS ………………………………………………………………………………………………
AUTOEVALUESE: Sume las respuestas. Si su resultado es inferior a 64 su aptitud de administración de tiempo es
baja. Si su puntuación es superior a 64 e igual a 95 su aptitud es aceptable. Si supera los 95 puntos merece un aplauso
y mantenga su aptitud pues esa excelente.
  Algunas definiciones del
tiempo, administración del
 tiempo y leyes del tiempo
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
      Stephen R. Covey
“Cuán distintas son nuestras vidas cuando sabemos que
es lo verdaderamente importante para nosotros, y,
manteniendo ese cuadro en mente, actuamos cada día
para ser y hacer lo que verdaderamente nos interesa.

Si la escalera no está apoyada en la pared correcta, cada
paso que demos no hará mas que acercarnos al lugar
erróneo. Podemos ser muy eficientes, pero sólo seremos
también verdaderamente efectivos cuando empecemos
con un fin en mente”
ADMINISTRAR EL TIEMPO ES:
      Calidad de Vida
• Administrar el tiempo es
  administrar su vida.
• Si se pierde el tiempo se pierde
  la vida.
• Si uno es dueño de su tiempo
  es dueño de su vida
CARACTERÍSTICAS
    PARADOJA DEL TIEMPO
• “MIENTRAS PARECE QUE NO TENEMOS
  TIEMPO SUFICIENTE, TENEMOS TODO EL
  TIEMPO QUE PODEMOS POSEER”
• El problema no es la escasez del tiempo,
  sino el uso del mismo.
• La solución a la paradoja es recordar que
  siempre hay tiempo suficiente para las cosas
  que realmente son IMPORTANTES
Principales Quitatiempos –
Ladrones del tiempo –
Enemigos de la productividad
     ENEMIGOS DEL TIEMPO
•   La desorganización. Papeleo           •   Las buenas intenciones … pero sin
•   El perfeccionismo                         acciones
•   Deficiente trabajo en equipo          •   La dificultad de decir no
•   Interrumpir la actividad planeada     •   Reuniones largas
    con trivialidades                     •   Reuniones y Visitas inesperadas
•   La indecisión                         •   Deficiente comunicación
•   La procrastinación. Aplazar           •   Fallas en la delegación.
•   Síndrome del experto                  •   Falta de independencia
•   No tener en cuenta las tres clases    •   No autoevaluarnos constantemente.
    de tiempo impuesto: El del jefe, el   •   “Hacerlo todo” o hacerlo todo al
    del sistema y el tiempo                   mismo tiempo
    autoimpuesto o discrecional           •   Falta de objetivos y plazos.
•   Inhabilidad para decir “No”               Planeacion
•   Errores sistemáticos                  •   Pasar de una tarea a otra sin
•   Preparación inadecuada.                   ningún orden
•   Falta de autodisciplina               •   Información incompleta
•   Cambio o confusión de prioridades     •   “Hacer mandados”
                                          •   Conversaciones ociosas


                                      “AFILAR LA SIERRA”
            ESTADÍSTICAS DEL TIEMPO (Michael Fortino)

•   La persona promedio a lo largo de su vida empleará:
•   7 años en el baño
•   6 años comiendo
•   4 años limpiando la casa
•   3 años en reuniones
•   8 meses abriendo correspondencia
•   6 meses esperando a que el semáforo cambie a verde
•   120 horas lavándose los dientes
•   5 años haciendo filas
•   La persona promedio lee menos de 10 páginas de un libro por
    año
•   Mira 49,5 horas de televisión semanal, es decir, en una persona
    de 70 años, 13 serán de televisión y 5 de ellos mirando
    comerciales.
•   1 año buscando objetos y papeles extraviados
•   4 minutos por día conversando con su esposo o esposa
•   45 segundos al día en promedio conversando con sus hijos

    Estas tres últimas cifras son una consecuencia directa de una
        pobre administración del tiempo y el no tener bien claras
                           nuestras prioridades.
  Paradigmas
       y
Retos humanos
 más comunes
                                     CULTURA
Clima organizacional
                                                                                    Parte
                                                                                   Visible
 Credo de la                          COMPORTAMIENTOS
 organización.
                                           CREENCIAS
                                       MODELOS MENTALES
                                          PARADIGMAS
Entorno
Fuerzas                              MODELOS CAUSA - EFECTO                         Parte
Externas
Cambiante                                                                         No Visible
Competencias                                GUSTOS
Valores                              -VALORES TRADICIONALES
                                       - VALORES MODERNO


Interesa que no se sepa tanto sino                      Gente Nueva + Gente Renovada =
que se sea mas persona                                  Trabajo Fuerte

                   Los valores cambian todos los días: se asimilan del entorno.
                  La Gente se acostumbra rápido a los valores buenos y malos
     EL PARADIGMA DE LA EFECTIVIDAD EN
       ARMONÍA CON UNA LEY NATURAL
           PRINCIPIO DENOMINDADO: “EQUILIBRIO P/CP”

Muchas personas chocan contra este principio. Basado en la fabula
   de Esopo acerca de “la gallina de los huevos de oro”

 La mayoría de las personas ven el principio o ley natural de la
  efectividad, desde el paradigma de los huevos de oro: cuanto más se
  produce, cuanto más se hace, más efectivo se es. Pero, como muestra
  el relato, la verdadera efectividad está en función del equilibrio de dos
  cosas: P/CP

1.   Lo que se produce (los huevos de oro): P (producción de los
     resultados)
2.   Los medios o bienes de producción y la capacidad para producir (la
     gallina): CP (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)
Básicamente nuestro carácter
está compuesto por nuestros
         hábitos
“Siembra un pensamiento, cosecha una acción;
    Siembra una acción cosecha un habito.
    Siembra un habito, cosecha un carácter,
   Siembra un carácter, cosecha un destino”
                                     Proverbio
LA ÉTICA DEL CARÁCTER
    La ética del carácter enseñaba hace 150 años que existen
principios básicos para vivir con efectividad, y que las
personas sólo pueden experimentar un verdadero éxito y una
felicidad verdadera cuando aprenden esos principios y los
integran a su carácter básico. Está es el cimiento del éxito
duradero, nuestra primera naturaleza, los principios o leyes
naturales.
LA ÉTICA DE LA PERSONALIDAD
   Después de la Primera Guerra Mundial el éxito paso a ser
una función de la personalidad, de la imagen publica, de las
actitudes y las conductas, habilidades y técnicas de relaciones
publicas y humanas. Esta, en lo esencial, tomo dos sendas:
1.La de las técnicas de relaciones públicas y humanas
2.La actitud mental positiva (AMP)
    LA ÉTICA DEL CARÁCTER/LOS PRINCIPIOS
•    Integridad                  •   La simplicidad
•    Fidelidad                   •   La dignidad humana
•    El Valor                    •   La modestia
•    La humildad                 •   El servicio
•    La mesura                   •   La calidad o excelencia
•    Rectitud (equidad mas       •   El crecimiento
     justicia)                   •   La educacion y el estimulo
•    Honestidad                  •   El potencial
•    Confianza (Integridad mas   •   La regla de oro
     honestidad)                 •   La Efectividad
•    La paciencia                •   Paz
•    El esfuerzo/la pasion       •   Alegria
•    Coherencia/consistencia     •   Poder
•    Amor                        •   Verdad
                                 •   Pureza
 Si quiere superar retos y
alcanzar metas: “identifique
 y aplique el principio o ley
  natural que gobierna los
   resultados buscados”.
         S. Covey
Éste es quizás el más grande de
todos los descubrimientos para
    quien ha emprendido la
   búsqueda de la sabiduría:
      !Los principios que
necesitamos en nuestra vidas
 ya están dentro de nosotros!
Conductas, hábitos,
metodologías y
herramientas para la
administración del tiempo
  7 CLAVES PARA ADMINISTRAR
       MEJOR SU TIEMPO

• Aclarar objetivos          • Sacar provecho del
• Desarrollar el habito de     ambiente
  trabajar prioridades       • Diferenciar lo
• Identificar ladrones del     importante de lo
  tiempo                       urgente
• Organizar las              • Hacer lo
  actividades                  importante…ya!
PRIORIZAR (Pareto 20/80)

1. Cada noche elabore su lista de 10 cosas
   mas deseables por hacer (las que
   probablemente no lograra, a menos que
   luche por tener tiempo)
2. Dedíqueles parte del tiempo de trabajo
   en la mañana a las 2 actividades mas
   importantes de su lista
3. Realice las dos tareas en el tiempo
   señalado. Si logra terminarlas y le sobra
   tiempo siga con las siguientes
   actividades en la lista
    5S Cinco palabras
       en japonés

            Entorno
 Seiri
Despejar
                        Seiketsu
 Seiton               Estandarizar
Organizar              Shitsuke
  Seiso                Continuar
 Limpiar




                 SEI: SENTIDO
        CADA COSA SIEMPRE EN SU MISMO SITIO
   Tu sistema de CCP (Caja Fuerte - Carpetas – Papelera)
1. En una Caja Fuerte, a ser posible en otro lugar fuera de tu zona
residencial, guarda las escrituras, seguros, partidas de nacimiento y
certificados importantes. Incluye una copia de tus números de tarjeta de
crédito y débito.

2. ¡Todo en Carpetas! Ten una carpeta para las finanzas, donde estarán los
recibos y extractos fundamentales. Una carpeta con anillas será lo mejor para
archivar por fechas. Elimina papeles de la superficie y guárdalos ¡ya!

3. Utiliza tu vieja amiga: La papelera. Te sorprenderás de la información
repetida que tienes. Los documentos sin tocar en los 2 últimos meses irán
directos a la papelera.
No volverás a necesitar el 99.9% de ellos. Una vez tengas todo guardado
revisaras cada 2 meses el material no utilizado y lo tiraras

Se pierden 3 días al año, con sus 24 horas buscando cosas que no se
encuentran a la primeras. Con los pasos anteriores recuperarás 72
horas al año para lo importante
   HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA

                   SER PROACTIVO




VICTORIA PRIVADA      TENER UN FIN EN MENTE
                             (VISIÓN)




                   PRIMERO LO PRIMERO
  HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA


                              GANAR - GANAR


VICTORIA                        ESCHUCHAR Y
PÚBLICA                       SER ESCUCHADO


                                SINERGIA




           AFILAR LA SIERRA
       ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
              ALAN LAKEIN
1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos
   y ordenarlos de acuerdo con su importancia.

2. Elaborar diariamente la lista de las cosas por hacer.
3. Empezar con las “A”s; no con las “C”s, es decir, los asuntos de
   primera y no con los de tercera importancia.
4. En caso de duda preguntarse ¿cuál es el mejor uso de mi
   tiempo en estos momentos?
5. Manejar cada hoja de papel una sola vez
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se
   conviertan en pendientes.
    HACER PRODUCTIVO EL TIEMPO


               URGENTE                         NO URGENTE

                     I                               II
  Actividades:                        Actividades:
  Crisis.                             Prevención, afilar la sierra
  Problemas apremiantes               Construir relaciones.
  Proyectos cuyas fechas vencen       Reconocer nuevas oportunidades
                                      Planificación, recreación.

               III                                        IV
Actividades:
                                        Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas.
Correo, algunos informes.               Trivialidades, ajetreo inútil
Algunas reuniones.                      Algunas cartas.
Cuestiones inmediatas y acuciantes.     Algunas llamadas telefónicas.
Actividades populares.                  Pérdidas de tiempo.
                                        Actividades agradables.
                              Urgente                               No Urgente
Importante


                   I Resultados:                          II Resultados:

                        •Estrés                             •Visión/perspectiva
                        •Agotamiento                        •Equilibrio
                        •Administración de crisis           •Disciplina
                        •Siempre apagando incendios         •Control
                                                            •Poca crisis


                  III    Resultados:
                                                          IV Resultados:
  No importante




                         •Concentración en los pla-
                         sos cortos
                         •Administración de crisis
                         •Carácter de Camaleón,
                         atento a la reputacion
                         •Considera que las metas y          •Total irresponsabilidad
                         Planes no valen la pena             •Despido de los empleados
                         •Se siente impotente, exclui
                         do del control
                                                             •Dependiendo de otros o go-
                         •Relaciones muy frágiles o ro-      bernado por apremios básicos
                         tas
                   Urgente         No Urgente
Importante


              I               II
                   20 - 25%        65 - 80%

                   25 - 30%         15%


             III              IV
No importe




                     15%             1%

                   50 - 60%        2 - 3%
I             II

    Resultados:

       Visión, perspectiva
       Equilibrio
       Disciplina
       control
       Poca crisis
          MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DINERO


                            URGENTE                           NO URGENTE
                             I                                     II
            Arriendo                               Ahorro general
            Cuota de vivienda o de cualquier       Ahorro para educación
              clase de préstamo                     Ahorro para pensión
            Pago de servicios públicos             Pago de administración
IMPORTANTE
            Pago de administración                 Compra de carro
            Mercado                                Ahorro para vacaciones
            Colegio                                Planeación de la inversión
            Pago de préstamos y deudas             Planeación de la compra de
                                                     vivienda
                                                    Planeación de un negocio propio
                          III                                    IV
            Comidas fuera del hogar             exceso de vida social
    NO
IMPORTANTE  Gasto en esparcimiento no planeado  Compra de ropa demasiado costosa
            Gasto excesivo en préstamos         Exceso en planes de esparcimiento
             y deudas                              (viajes y comidas por fuera de casa
            Compra de cosas lujosas                todas las semanas)
                                                 lujos innecesarios
                                     PASO 5
                                  Planee su día


                               PASO 4
                          Planee su semana


                        PASO 3
                Identifique sus metas


                  PASO 2
        Identifique sus roles clave


            PASO 1
Desarrolle una misión personal
El objetivo de la administración del cuadrante II consiste en organizar nuestras
vidas con efectividad, desde un centro de principio sólidos, desde el
conocimiento de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y
en lo urgente, y dentro del marco del equilibrio conservado entre el incremento
de nuestra producción y el aumento de nuestra capacidad de producción.

                                   Planeación semanal:



                                                                       Fijar el mejor
                                                                       Horario
Identificación       Seleccionar
                                             Realizar
de Roles             Metas (por
                                             Planes para
                     cada rol)
                                             alcanzar
                                             cada meta                   Adaptación
                                                                         diaria
  El hilo conductor primario es las relaciones de las actividades
  frente a los resultados estratégicos centrales, y el secundario es
  el tiempo.                                                                 Delegar
                                   Semana                 Lunes    Martes   Miércoles       Jueves   Viernes   Sábado
   Roles        Metas
                                  del --- al ----

           Comprobar
            parámetros
                                 Prioridades
                                  semanales.                                  Prioridades diarias
            del mercado
                                                                                                 
Rol 1:
Account
           Estudiar
            encuestas de             
Manager     satisfacción
           Plan 30
            Clientes          
            nuevos

           Hacer
              seguimiento
                                                        Tiempo
                                                                            Compromisos/Tareas


Rol 2:        a acciones
                                                    8
                                                         privado                                    
              correctivas
Auditor
ISO 9000   Ejecutar el plan
                                                    9     
              de auditoría    
              interna                               10

           Reunión                                 11
              seguimiento
              metas                                 12
Rol 3:
“Equipo
           Presentación
              proyecto
                           
Ganador”      Emprendedor                           1

                                                    2                                                
                                                    3

                                                    4                         
                                                    5

                                                    6
                   6 PASOS SENCILLOS PARA DOBLAR SU TIEMPO
     Notarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillos y ganarás unas horas con ellos

1. POSPONER LAS TAREAS PEQUEÑAS, NO LAS                       4. LA TECNOLOGÍA TE HARÁ MÁS EFECTIVO
     GRANDES                                                  •    Aprovecha los adelantos tecnológicos.
•    Lo primero son las prioridades. Es lo que decide el      •    No compres automáticamente el ultimo adelanto,
     futuro.                                                       analiza cuánto tiempo te demandar a aprender a
•    Es mejor acabar un trabajo importante que pasarte la          manejarla.
     mañana o el día con la clásica sensación de que no has
     hecho nada.                                              5. TIRAR, TIRAR Y TIRAR
•    Te juzgarán por tus grandes proyectos. ¿Crees que        •    Aplica las cinco “eses”. La papelera te quitará un
     alguien se acuerda de los emails que has contestado o         montón de trabajo.
     a las miles de reuniones que has asistido?
                                                              •    Puedes descartar hasta el 20% de la información que te
                                                                   llega y no pasa nada
2. TEN TU PROPIO HORARIO, (NO EL DE LOS DEMÁS)                •    El 99% de los papeles que guardamos mas de 60 días,
•    ¿En que parte del día estas con mas energía? Haz lo           ya han perdido todo su valor.
     mas difícil en este periodo. No te dejes tentar por      •    Prueba a tirar los papeles antiguos. Al principio te
     terminar ese “trabajillo”. Reestructura tu horario en         costara, pero cuando te acostumbres notaras la
     función de esas horas. Pospón todas las reuniones o           diferencia.
     citas de esa franja de tiempo.
•    Concéntrate y no cedas a la tentación de las pequeñas
     gestiones o contestar emails. No interrumpas por nada    6. DISEÑA TUS PROPIAS METAS O TRABAJARÁS PARA
     este tiempo.                                                  LAS METAS DE LOS DEMÁS
                                                              •    Ten tus propias metas y aférrate a ellas. Poca gente se
                                                                   las plantea.
3. MESA VACIA NO ES SINÓNIMO DE UNA MENTE
    VACIA                                                     •    Un día llega tu jubilación y ya es tarde para hacer lo
                                                                   que querías hacer, es decir, lo importante. “…si hubiera
•   No confundas creatividad con desorden. Una mesa                dedicado mas tiempo a…”
    desordenada sólo consigue hacemos perder tiempo
    buscando papeles
•   Esconde esos folletos, catálogos, etc. Pruébalo, nada
    perderás
             6 MANERAS RÁPIDAS DE GANAR DOS HORAS MÁS AL DÍA
             Notarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillas y recuperarás 2 horas

1. DE SEGUIDO                                                    4. OBSÉRVATE UNA MAÑANA CADA 5 MINUTOS
•    Para tu trabajo de concentración crea espacios de           •    Verás que el día esta plagado de pausas, cambios de ritmo,
     tiempo donde no existan interrupciones. No estas para            momentos de “a ver si me concentro en lo que estaba”
     nadie.                                                      •    La gente realmente no se esfuerza, cree que se esfuerza.
•    Elimina tareas para agrupar 120 minutos seguidos.                Utiliza una cámara y veras
     Pregúntate: ¿Es necesario hacer esa ronda de                •    Necesitas la inercia de trabajar concentrado para trabajar de
     llamadas? ¿Es necesaria esa reunión? Es necesario ir             verdad
     a esa presentación? ¿Es necesario desplazarse?
•    Concéntrate en lo importante                                5. LOS SÁBADOS
                                                                 •    El sábado es un día del que puedes sacar un provecho
2. CENTRALIZA TODO EN TU AGENDA                                       extraordinario. Por supuesto que también es para descansar.
•    Centraliza absolutamente todo en tu agenda. Es una          •    Saca solo 2 horas para trabajo de concentración en el
     herramienta mas valiosa de lo que crees. Puedes                  momento mas enérgico que tengas y el resto lo podrás
     ahorrar cientos de notas adhesivas y hojas en ella               dedicar al ocio, pero en tus 120 minutos estarás ensimismado
•    Si es necesario o no te cabe en la agenda, pega de tu            y trabajaras tan intensamente que casi igualaran a un día
     agenda lo adicional. Siempre en tu agenda. Ver otras             laborable normal
     recomendaciones para eliminar papeles en diapositiva
     siguiente                                                   6. PENSAMIENTO CUCHILLO
                                                                 •    ¿Qué es lo que verdaderamente te apasiona, tu hobby?
3. PONTE COMODO                                                       ¿Cuáles son tus habilidades? ¿Qué valoras mas en la vida?
•    Un entorno agradable produce los mejores resultados              ¿Qué harás para conseguir lo que mas quieres?
•    Usa un sillón ergonómico, evita los ruidos pequeños         •    Vuelca toda tu fuerza en eso. Haz la prueba ahora ,
     pues limitaran tu concentración a la mitad, mesa a la            concentra tu energía durante 10 minutos en ese
     altura correcta, temperatura agradable, luz natural en lo        pensamiento. Coge el cuchillo
     posible, aléjate de los pasillos, no dejes papeles
     encima de la mesa
            OTROS CONSEJOS PARA ELIMINAR PAPELES

•   Utiliza al máximo el software de tu PC para archivar y anotar

•   Escribe respuestas a mano sobre las mismas cartas que te envíen

•   Fotocopia sólo las partes esenciales. Tenemos la costumbre de
    fotocopiar informes enteros cuando a veces basta con dos paginas

•   Usa el papel por las dos caras. Obvio, pero casi nadie lo hace

•   Intenta no fotocopiar. Anota el punto clave en tu agenda. Con el tiempo
    eso significara eliminar una pila entera de documentos

•   Si vas a botar papeles que hace más de un año estás guardando, no
    los mires ni los analices porque entonces no los botarás o seguirás
    guardando parte de ellos que no te servirán para nada y entras en un
    circulo vicioso
                                            TU PLAN B
                                 Los tres secretos para planificar
SECRETO 1                                                  SECRETO 3
   Invierte mas tiempo que nadie en planificar, es              Modifica tus planes sin piedad
  decir, en pensar.                                        • Planea con mucha antelación, pero revisa
• 1 hora te ahorrara10 horas de trabajo. Inicia con 10       continuamente. Sigue pensando en todo lo que pueda
  minutos, con ellos ganaras 100 minutos (1 hora y           salir mal, sigue revisando los cuellos de botella, los
  media ahorrada en trabajo adicional). Te llevara un        riesgos. No confíes tanto en tu bonita estrategia inicial
  mes acostumbrarte                                        • Ten en cuenta la máxima inapelable en el arte de la
• Para tu hora estratégica es imprescindible que estés       estrategia: Ni el mejor de los planes resiste el
  en calma. Siéntate en soledad y piensa. Reclúyete          contacto con el enemigo, pero es mejor tener un plan
  una 1 hora para planificar. Inicia a planificar a 2        que ninguno
  días, a 3, a 1 semana y hasta 1 mes vista. Siempre       • No pienses que has sido un tonto que no planifico
  en tu agenda                                               bien, todo es cambiante. Tienes que volver a seguir
• Si no planificas pasaras el día en nimiedades y no         planeando y a preguntarte ¿Qué podría salir mal, etc.
  avanzaras. Prioriza                                      • Ten proyectos flexibles, toma medidas contundentes.
                                                             Es inevitable, en la batalla surgen cientos de nuevos
SECRETO 2                                                    factores. Si rediseñas tu plan una y otra vez saldrás
     Busca todo lo que pueda salir mal…y haz lo              siempre ganando.
  imposible para que no pase.                              • Pregúntate: ¿Qué puedo mejorar? ¿Qué puedo
• El factor critico de falla son las personas. ¿Quién no     simplificar? ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Qué falta?
  puede cumplir lo prometido? ¿Quién mas puede               ¿Qué nueva medida no puede fallar?
  fallar? ¿Cómo podría disminuir mi principal fuente       • Planifica sobre el papel. Dibuja esquemas. Retocar
  de ingresos? ¿Otros riesgos?                               los planes desde una hoja marca la diferencia
• Piensa en lo peor que pueda ocurrir. Ver ampliación      • Los que triunfaron escribieron en su día un plan
  de este punto                                              estratégico
  AMIGOS
LE ORIENTAMOS
   PARA DAR
 RESULTADOS




  GRACIAS

				
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posted:11/16/2011
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