II. PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
PENGERTIAN UMUM
a. Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan
penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui
pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta
pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan public dan pembangunan.
b. Sistem informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat
SIAK adalah sistem informasi Nasional yang memanfaatkan teknologi
informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi
administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi
pemerintahan.
c. Pengelolaan informasi administrasi Kependudukan adalah pengumpulan,
perekaman, pengolahan dan pemuktakiran data hasil pendaftaran penduduk
dan pencatatan Sipil untuk penerbitan dokumen penduduk, pertukaran data
penduduk, dalam rangka menunjang pelayanan public, serta penyajian
informasi kependudukan guna perumusan kebijKn dan pembangunan.
d. Tempat perekaman data kependudukan yang selanjutnya disingkat TPDK
adalah fasilitas yang dibangun di Kabupaten/Kota, Kecamatan atau Kelurahan
untuk melakukan perekaman, pengelolaan dan pemuktakiran data hasil
pendaftaran penduduk dan Pencatatan Sipil untuk penerbitan dokumen
penduduk, serta penyajian informasi kependudukan.
e. Pendaftaran penduduk adalah proses regristrasi penduduk yang meliputi
pendaftaran biodata, penduduk rentan dan pelaporan atas peristiwa
kependudukan serta penerbitan dukomen penduduk berupa identitas, kartu
atau keterangan yang dikeluarkan oleh instansi penyelenggara.
f. Prosedur dan tata cara penyelenggaraan pendaftaran penduduk adalah
rangkaian proses yang dilakukan dalam penyelenggaraan pendaftaran
penduduk termasuk persyaratan, bentuk masukan dan keluaran.
g. Peristiwa kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus
dilaporkan karena membawa implikasi terhadap penerbitan atau perubahan
KK, KTP atau Surat Keterangan Kependudukan lainnya, mengenai Pindah
Datang, Perubahan Alamat.
h. Penduduk adalah WNI dan Orang asing yang bertempat tinggal di Indonesia.
i. Orang Asing adalah orang yang bukan WNI.
j. Orang Asing tinggal tetap adalah Orang asing yang berbeda dalam wilayah
Negara RI dan telah mendapat ijin tinggal tetap dari instansi yang berwenang.
k. Orang Asing tinggal terbatas adalah Orang Asing yang tinggal terbatas di
wilayah Negara RI dan telah mendapat ijin tinggal tetap dari instansi yang
berwenang.
l. Penduduk sementara adalah setiap Warga Negara Asing (WNA) dan Warga
Negara Indonesia (WNI) yang tinggal untuk sementara diwilayah Kota
Surakarta.
m. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara selanjutnyadisebut
SKKPPS adalah surat keterangan bagi warga Negara Asing pemegang
KITTAS yang bertempat tinggal sementara dalam wilayah Kota Surakarta.
n. Kartu Identitas Tamu selanjutnya disebut KIT adalah Kartu yang memuat data
kependudukan setiap orang tamu yang wajib dimiliki selama tamu tersebut
tinggal diwilayah Kota Surakarta dan tidak menjadi penduduk tetap.
o. Kartu Identitas Anak selanjutnya disebut KIA adalah Kartu bukti diri yang sah
yang diberikan kepada setiap penduduk yang belum genap berusia 17 tahun
dan membutuhkannya berbagai kepentingan dan atau keperluan khusus.
p. Nomor Induk Kependudukan yang selanjutnya disebut (NIK) adalah Nomor
Identitas Penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada
seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia.
q. Keluarga adalah unit terkecil dalam masyarakat terdiri dari Suami Istri, atau
Suami Istri dan Anak, Ayah dan Anaknya, atau Ibu dan Anaknya, dan orang
lain yang menjadi tanggung jawab Kepala Keluarga.
r. Kepala Keluarga adalah :
Orang yang bertempat tinggal dengan orang lain baik mempunyai
hubungan darah maupun tidak dan bertanggung jawab terhadap Keluarga.
Orang yang bertempat tinggal seorang diri.
Kepala Kesatria, asrama, Rumah Yatim Piatu dan lain-lain dimana
beberapa tinggal bersama.
s. Anggota Keluarga adalah orang yang menjalin kehidupan bersama dan
bertempat tinggal satu bangunan dengan Kepala Keluarga, karena adanya
hubungan darah, perkawinan ikatan lainnya.
t. Kartu Keluarga selanjutnya disebut KK adalah Kartu Identitas Keluarga yang
memuat tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta
karakteristik anggota keluarga.
u. Kartu Tanpa Penduduk selanjutnya disebut KTP adalah bukti diri sebagai
Legitimina penduduk yang diterbitkan oleh Pemerintah Kota.
v. Akta Catatan Sipil adalah akta otentik yang berisi catatn lengkap seseorang
mengenai Kelahiran, Perkawinan, Perceraian, Kematian, Pengakuan dan
Pengesahan Anak, Pengangkatan dan Perubahan nama yang diterbitkan dan
disimpan oleh Dinas.
w. Kutipan Akta adalah catatan pokok yang dikutip dari akta Catatan Sipil dan
merupakan alat bukti sah bagi diri yang bersangkutan maupun pihak ketiga
mengenai Kelahiran, Perkawinan, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan,
Anak, Pengangkatan dan Perubahan nama.
x. Kutipan Akta kedua dan seterusnya adalah Kutipan Akta Catatan Sipil yang
kedua seterusnya yang dapat diterbitkan oleh Dinas karena Kutipan Akta yang
asli hilang, rusak musnah setelah dibuktikan dengan Surat Keterangan dari
pihak yang berwajib.
y. Salinan Akta adalah salinan lengkap Akta Catatan Sipil yang diterbitkan oleh
Dinas.
z. Surat Keterangan adalah keterangan yang dibuat oleh dinas yang berhubungan
dengan Pelayanan Catatan Sipil baik yang sudah diterbitkan maupun yang
akan diterbitkan yang dikeluarkan dari dalam negeri maupun luar negeri.
B. PENYELENGGARAAN PENDAFTARAN PENDUDUK
1. KARTU KELUARGA (KK)
Setiap Keluarga hanya memiliki 1 (satu) Kartu Keluarga dan setiap
penduduk dicatat hanya pada 1 (satu) kartu keluarga.
Proses penerbitan KK dimulai dari Kelurahan, ke Kecamatan atau kota
berdasarkan kewenangan y6ang diberikan oleh pemerintah kota.
Sertiap Kartu Keluarga harus ada nama kepala keluarga, alamat dan
memiliki nomer kartu keluarga yang di singkat NO.KK.
Jangka waktu penyelesaian selambat-lambatnya 30 ( tiga puluh ) hari
kerja sejak tanggal permohonan diterima dan memenuhi persyaratan.
Kartu Keluarga ( KK ) wajib diganti / diperbaharui apabila ; rusak,
hilang, terjadi perubahan jumlah anggota keluarga.
Untuk mengganti / memperbaharui KK dikenakan retribusi sesuai dengan
ketentuan / peraturan yang berlaku.
a. Permohonan Baru
Jenis permohonan ini dimaksudkan bagi penduduk yang belum terekam
data keluarga dan data anggota keluarganya kedalam pusat Bank Data
Kependudukan Nasional.
Persyaratan bagi pemohon kartu keluarga (KK) baru :
Pengantar dari RT/RW ;
KK lama ;
Melampirkan fotocopy Buku Nikah / Akta Perkawinan (bagi
pemohon yang sudah menikah dan dilegalisir pejabat berwenang)
Melampirkan fotocopy Akta Kelahiran pemohon dan anggota
keluarga dan dilegalisir pejabat berwenang.
Mengisi data keluarga dan biodata setiap anggota keluarga.
Bagi penduduk WNI yang baru pindah dan dating dari luar negeri
wajib membawa Surat Keterangan Pendaftaran Kedatangan dari Luar
Negeri.
Salinan Penetapan Pengadilan Negeri tentang pengangkatan anak
bagi anak angkat.
Untuk WNI keturunan ditambah :
a) Fotocopy Bukti Pewarganegaraan RI (apabila akte catatan sipil
yang bersangkutan belum mencamtumkan Warga Negara
Indonesia (WNI).
b) Fotocopy Surat Keterangan Ganti Nama (apabila perubahan
nama belum tercantum dalam akta catatan sipil).
Surat Kuasa bermaterai cucukp bagi yang menguasakan.
Bagi WNA ditambah :
a) Dokumen Imigrasi
b) Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT)
c) Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD)
d) Surat Ijin Kerja
b. Permohonan KK Baru yang sudah punya NIK (membentuk rumah
tangga baru, Pindah Tempat Tinggal, KK hilang/rusak, Peristiwa
penting/Kependudukan lainnya)
Persyaratan :
1. Surat Pengantar dari RT/RW.
2. Bagi Penduduk yang membentuk rumah tangga baru melampirkan :
Fotocopy KK lama yang sah ada NIK
Fotocopy Buku Nikah / Kutipan Akta perkawinan yang
dilegalisir pejabat berwenang.
Fotocopy KTP calon Kepala Keluarga yang sah ada NIK.
3. Bagi Penduduk yang pindah tempat tinggal melampirkan :
KK lama yang sudah ada NIK.
Surat Keterangan pindah dari daerah asal.
4. Bagi penduduk yang KK hilang atau rusak, menunjukkan :
Dokumen Penduduk dari salah satu anggota keluarga yang ada
NIK.
Surat Keterangan hilang dari Kepolisian.
c. Permohonan Numpang KK
Penduduk yang sudah terekam di pusat bank data kependudukan
Nasional dapat mengajukan permohonan numpang KK karena :
o KK yang lama dibawa pindah oleh kepala keluarga.
o Anggota keluarga pindah tempat tinggal namun tidak membawa KK
lama.
Syarat :
o Bagi penduduk yang KK lama dibawa pindah oleh kepala keluarga
menunjukkan KK lama yang sudah ada NIK
o Bagi anggota keluarga pindah tempat tinggal melampirkan surat
keterangan pindah dari daerah asal dan fotocopy KK lama yang
sudak ada NIK
d. Prosedur Cara Penerbitan Kartu Keluarga
Pelayanan KK Bagi WNI dilaksanakan di Kecamatan atau Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil.
Pelayanan KK Bagi WNA tinggal tetap dilaksanakan di Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil.
Tata Cara Penerbitan Kartu Keluarga :
1. Penduduk dating ke tempat pelayanan dengan membawa persyaratan
dan mengisi formulir.
2. Petugas di tempat Pelayanan berkewajiban :
Menerima dan meneliti kelengkapan berkas persyaratan.
Mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Penting dan
Kependudukan (HBPPK) dan Buku Induk Penduduk (BIP).
Menerima retribusi sesuai Peraturan yang berlaku.
Menerbitkan KK sesuai system yang ada di tempat pelayanan
dan menyerahkan ke Camat untuk ditanda tangani bersama
dengan berkas kependudukan pemohon.
Menyerahakan KK yang sudah jadi kepada pemohon.
3. Khusus penerbit perubahan KK akibat perpindahan dapat dilakukan
setelah proses perpindahan disyahkan oleh yang berwenang.
e. Tata Cara Pencatatan Biodata Penduduk
1. Prosedur Pencatatn atau Pendataaan :
Petugas memeriksa status penduduk dan kebenaran bukti
identitas penduduk yang dimiliki seperti :
KTP atau Surat Kelahiran / Akta Kelahiran, atau dokumen
Identitas penduduk lainnya.
Untuk WNI yang baru dating karena pindah ke luar negeri
menunjukkan Surat Keterangan Pendaftaran Kedatangan dari
luar negeri.
Untuk WNA menunjukkan dokumen Imigrasi (Paspor,
SKLD, Kittas / Kitap)
Petugas menulis atau mengisi data pada formulir biodata
penduduk atas dasar informasi dan bukti.
Kepemilikan dokumen penduduk yang diberikan kepada petugas.
2. Prosedur Pencatatn Pelaporan Diri :
Penduduk datang ketempat pelayanan pendaftaran penduduk atau
pelayanan pencatatan sipil yang ditunjuk oleh pemerintah Kota
Surakarta di Kelurahan atau Kecamatan atau Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta dengan
membawa surat bukti keterangan yang relevan dengan peristiwa
kependudukan yang dialami untuk dicatatkan, Surat Keterangan
Dokter / Bidan untuk mencatatkan biodatanya,
Khusus untuk Warga Negara Asing (WNA), pelaporan diri untuk
pencatatn biodata penduduk dilakukan di Dinas Kependudukan
dan Catatan Sipil Kota Surakarta.
Petugas menerima dan meneliti isian formulir biodata penduduk
dan kelepngkapan berkas pendaftaran biodata penduduk.
Petugas mengirimkan formulir ke Tempat Perekaman Data
Kependudukan (TPDK) dan mengarsipkan berkas biodata.
3. Prosedur Pencetakan Dokumen dan Perekaman Data :
Petugas menerima dan meneliti isian formulir biodata penduduk.
Petugas merekam biodata penduduk yang telah diisi kedalam
komputer dan mengirimkan melalui jaringan komunikasi data ke
Bank Data di tingkat Pemerintah Kota Surakarta dan Pusat Bank
Data Kependudukan di Provinsi Jawa Tengah dan Nasional.
Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah
direkam.
Petugas mengecek hasil perekaman biodata penduduk dan
memberikan copy nya kepada penduduk serta mengirimkan
hasilnya ke Kelurahan yang dapat digunakan sebagai Buku Induk
Penduduk.
4. Pencatatan Biodata Penduduk bagi Penduduk yang tidak dapat
Mengisi Biodata Penduduk atau tidak dapat Melaporkan Diri :
Masih bayi atau anak-anak dapat diwakilkan kepada orang tua
atau anggota keluarganya.
Tidak mampu, cacat fisik atau mengalami hambatan lainnyadapat
dilakukan oleh keluarganya atau orang alain dengan membawa
Surat Kuasa.
Pengisian biodata penduduk yang diwakilkan atau dikuasakan
dengan surat kuasa kepada orang lain yang tidak jelas
identitasnya, petugas dapat menolak dan untuk kebenaran
pencatatn, petugas dapat mendatangi kerumah penduduk yang
bersangkutan.
Penduduk dapat mengusulkan perbaikan biodatanya kepada
petugas / pejabat yang berwenang apahila data penduduk yang
bersangkutan tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan
cara mengisi formulir perubahan biodata serta menunjukkan
bukti yang syah.
2. KARTU TANDA PENDUDUK (KTP)
KTP berlaku secara nasional diseluruh wilayah Republik Indonesia dan
sebagai tanda pengenal serta keterangan domisili yang sah.
Setiap penduduk yang telah berusia 17 tahun atau belum berusia 17
tahun tetapi sudah kawin atu pernah kawin berhak mendapatkan KTP.
Setiap penduduk hanya diperbolehkan memiliki 1 (satu) KTP dengan
masa berlaku 5 (lima) tahun.
Bagi penduduk WNI yang telah berusia 60 (enam puluh) tahun keatas
diberikan KTP yang berlaku seumur hidup.
Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja sejak dipenuhinya
persyaratan oleh pemohon.
Persyaratan :
1. Permohonan KTP Baru
Mengisi formulir Biodata atau mengisi formulir perubahan Biodata
Penduduk
Surat Pengantar RT/RW
Fotocopy KK
Menyerahkan KTP lama
Fotocopy Akta Nikah/Akta Kawin termasuk bagi penduduk yang
belum berumur 17 (tujuh belas) tahun tetapi sudah menikah.
Fotocopy Akta Kelahiran yang dilegalisir pejabat yang berwenang.
Bagi pemohon yang mengajukan perubahan Biodata penduduk,
melampirkan fotocopy surat bukti/keterangan atas peristiwa
penting atau peristiwa kependudukan yang dialami.
Bagi WNA Tinggal Tetap, melampirkan fotocopy dokumen
imigrasi (paspor, KITAP) dan SKTT.
Dating langsung untuk difoto atau melampirkan pas foto terbaru
ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar.]
Surat Kuasa bermaterai cukup bagi yang menguasakan.
2. Permohonan perpanjangan KTP
Surat pengantar dari RT/RW
Mengisi formulir
Menyerahkan KTP Lama
Menunjukkan KK yang dimiliki
Datang langsung untuk difoto atau melampirkan pas foto terbaru
ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar.
3. Permohonan KTP Pengganti
Surat pengantar dari RT/RW
Bagi pemohon KTP yang rusak, menyerahkan bukti KTP lama
yang rusak
Bagi pemohon yang kehilangan KTP, menyerahkan Surat
Keterangn Kehilangan KTP dari Kepolisian
Melampirkan photo copy KK
4. Prosedur permohonan data penerbitan KTP
Penerbitan KTP bagi WNI dilaksanakan Kecamatan atau Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta sementara bagi WNA
Tinggal Tetap pelayanan KTP dilakukan di Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Surakarta.
Tata cara penerbitan KTP sebagai berikut :
Pemohon dating ketempat pelayanan dengan membawa
peersyaratan serta mengisi formolur.
Ditempat pelayanan petugas berkewajiban :
Menerima dan meneliti berkas kelengkapan persyaratan.
Mencatat pada catatan harian pelayanan atau Buku Registrasi.
Merekam isian formulir Biodata Penduduk.
Bagi Pemohon Perubahan Biodata Penduduk, dilakukan
permukthakiran data sesuai permohonan perubahan.
Menerbitkan, mansahkan dan menyerahkan KTP kepada Penduduk
yang bersangkutan.
3. PINDAH DATANG PENDUDUK
Kalsifikasi Pindah :
Klasifikasi 1 : dalam satu Kelurarahan
Klasifikasi 2 : antar Kelurahan dalam satu Kecamatan
Klasifikasi 3 : antar kecamatan dalam satu Kota Surakarta
Klasifikasi 4 : antar Kabupaten / Kota dalam satu Propinsi
Klasifikasi 5 : antar Propinsi dalam wilayah Indonesia
Jenis Kepindahan :
Kepala Keluarga
Kepala Keluarga dan seluruh anggota keluarga
Kepala Keluarga dan sebagian anggota keluarga
Anggota keluarga
Alasan pindah :
Pekerjaan, pendidikan, keamanan, kesehatan, perumahan, keluarga,
lainnya.
4. PERUBAHAN KK dan KTP
Persyaratan :
1. Surat pengantar dari RT/RW.
2. Mengisi formulir pindah datang ditanda tangani Lurah dan atau
Camat.
3. KK (Kartu Keluarga) dan KTP.
5. KARTU IDENTITAS ANAK
Bagi penduduk yang belum genap usia 17 (tujuh belas) tahun
tetapi memerlukan bukti identitas diri, kepadanya dapat
diberikan KIA yang ditanda tangani oleh Lurah setempat.
KIA berlaku selama 3 (tiga) tahun dan berakhir pada tanggal dan
bulan kelahiran pemiliknya.
Apabila pemilik / pemegang KIA mencapai usia 17 (tujuh belas)
tahun maka KIA harus diserahkan kembali guna diganti dengan
KTP>
Persyaratan :
1. Foto copy Akta Kelahiran
2. Surat Keterangan dari RT/RW
3. Foto copy Kartu Keluarga
4. Pas photo ukuran 2x3 sebanyak 3 (tiga) lembar
5. Surat kuasa bermaterai cukup bagi yang menguasakan
Prosedur
o Pemohon :
Mengisi formulir permohonan KIa dan ditanda tangani.
Melampirkan persyaratan.
o Kelurahan :
Menerima dan meneliti berkas dan ditanda tangani Lurah.
Memberikan resi tanda terima pemohon.
Mengirim berkas ke Kecamatan.
Menerima KIA dan menandatangani serta menyerahkan
kepada pemohon.
o Kecamatan :
Menerima, meneliti berkas KIA dari Kelurahan.
Perekaman data.
Menarik retribusi.
Menerbitkan KIa dan mengirim ke Kelurahan.
6. KARTU IDENTITAS TAMU (KIT)
7. PENDUDUK SEMENTARA
Jangka waktu penyelesaian
Proses permohonan dapat diselesaikan selambat-lambatnya 7 (hari)
dipenuhinya persyaratan oleh pemohon.
6. KARTU IDENTITAS TAMU (KIT)
Setiap tamu yang tinggal lebih dari dari 2 (dua) hari, tuan rumah wajib
melaporkan kepada RT/RW setempat paling lambat 2 x24 jam sejak
kedatangan tamunya.
Setiap tamu yang bermaksud tinggal di Kota Surakarta lebih dari 30
hari wajib mendaftarkan diri kepada Lurah guna memperoleh Kartu
Identitas Tamu (KIT).
Kartu Identitas Tamu (KIT) ditandatangani oleh Camat atas nama
Walikota berlakunya sesuai dengan keperluan dan selama-lamanya 1
(satu) tahun dan dapat diperbaharui atau diperpanjang.
Setiap tamu yang tinggal di Kota Surakarta berkewajiban mematuhi
segala peraturan atau ketentuan yang berlaku di lingkungan tempat
tinggal pada khususnya dan di wilayah Kota Surakarta pada umumnya.
Persyaratan:
1. Surat Keterangan RT/RW dimana ia berdomisili
2. Foto copy KTP daerahd asal
3. Surat Keterangan Lurah daerah asal
4. Foto copy KK yang ditempat
5. Pas foto 2 x 3 sebanyak 3 lembar
6. Surat bermeterai cukup bagi yang menguasakan
Prosedur:
Pemohon
o Mengisi formulir permohonan KIT dan ditanda tangani
o Melampirkan persyaratan
Kelurahan
o Menerima meneliti berkas untuk ditanda tangani lurah
o Memberikan resi tanda terima pemohon
o Mengirim berkas ke Kecamatan
Kecamatan
o Menerima, meneliti berkas KIT dari Kelurahan
o Perekaman data
o Menarik retribusi
o Menerbitkan KIT dan menandatangani
o Mengirimkan ke Kelurahan
7. PENDUDUK SEMENTARA
Setiap Penduduk sementara wajib mendaftarkan diri kepada Walikota
atau pejabat yang ditunjuk untuk memperoleh Surat Keterangan
Penduduk Sementara (SKPS).
Surat Keteragan Pendaftaran Penduduk Sementara (SKPPS) berlaku
selama-lamanya 2 (dua) tahun dan dapat diperbaharui.
Persyaratan :
1. Mengisi formulir FS-10
2. Mengajukan surat permohonan Kepada Kepala Dinas Kependudukan
dan Catatan Kota Surakarta
3. Surat pengantar RT/RW domisili
4. Foto copy KITTAS
5. Foto copy SKLD
6. Pas photo 4 x 6 sebanyak 3 lembar
Prosedur Penerbitan:
a. Pemohonan berkewajiban
Mengisi formulir FS-10
Melampirkan persyaratan
Membayar retribusi sesuai Peraturan yang berlaku
b. Dinas berkewajiban
Meneliti berkas permohonan
Memberikan resi pengambilan
Menerima retribusi yang berlaku
Menerbitkan SKPPS
Masa berlaku SKPPS disesuaikan dengan masa berlakunya KITTAS.
Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja setelah dipenuhinya
persyaratan.
C. PENYELENGGARAAN AKTA CATATAN SIPIL
1. Akta Kelahiran
2. Akta Kematian
3. Akta Perkawinan non Islam
4. Akta Perceraian non Islam
5. Akta Pengakuan dan Pengkatan Anak
6. Penerbitan Kutipa Kedua dan seterusnya
7. Perubahan Akta
8. Surat Keterangan
1. Akta Kelahiran
a. Pencatatan Kelahiran:
1) Setiap kelahiran wajib dicatatkan oleh orang tuanya atau kuasanya
kepada Wakil selambat-lambatnya:
60 (enam puluh) hari sejak tanggal kelahiran bagi WNI yang
tunduk pada staatsblad 1917-130 jo 1919-81 tentang Pencatatan
sipil bagi golongan Tionghoa, staatsblad 1920-751 jo 1927-564
tentang Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia, staatsblad 1933-
75 jo 1936-607 tentang Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia
Kristen Jawa; Madura dan Minahasa serta non staatsblad.
10 (sepuluh) hari sejak tanggal kelahiran bagi warga negara
yang tunduk pada staatsblad 1849-25 tentang Pencatatan Sipil
Golongan Eropa.
2) Pencatatan Kelahiran yang melebihi jangka waktu sebagaimana
dimaksud diatas harus mendapat:
Persetujuan Walikota Cq. Kepala Dinas, bagi yang tunduk pada
staatsblad 1920-751 jo 1927-564 tentang Pencatatan sipil bagi
orang Indonesia, staatsblad 1933-75 jo 1936-607 tentang
Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia Kristen Jawa; Madura
dan Minahasa serta non staatsblad yang ditandatangani oleh
Kepala Dinas atas nama Walikota.
Penetapan Pengadilan bagi yang tunduk pada staatsblad 1849-
25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa, staatsblad 1917-
130 jo 1919-81 tentang Pencatatan Sipil Golongan Tionghoa.
3) Apabila kelahiran terjadi di luar Indonesia, wajib dilaporkan oleh
orang tuanya atau kuasanya kepada Walikota selambat-lambatnya
1 (satu) tahun setelah kembali ke Indonesia, dengan melampirkan:
Sertifikat Kelahiran dari negara dimana kelahiran terjadi.
Pasport, Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan orang tua.
Surat Pengantar dari Kelurahan.
Foto copy KTP dan KK orang tua.
2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy yang
dilegalisir oleh instansi yang berwenang dan menunjukkan
aslinya.
b. Persyaratan
1) Persyaratan yang diperlukan untuk pencatatan Aka Kelahiran Baru:
Surat Keterangan Kelahiran dari Lurah atau Kepala Desa
dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap.
Surat Keterangan dari orang yang menyaksikan dan/atau yang
membantu proses kelahiran.
Foto copy surat nikah atau Akta Perkawinan orang tua yang
dilegalisir oleh instansi yang berwenang (khusus legalisir surat
nikah/Akta Perkawinan yang diterbitkan dari luar Surakarta
dapat diganti dengan menunjukkan aslinya dan mengisi
formulir pernyataan bermetarai cukup.
Foto copy KTP dan KK pemohon/orang tua yang dilegalisir
instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy KTP
yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau
menunjukkan aslinya.
Apabila akta perkawinan atau surat nikah belum tercatat
sebagai WNI maka dilengkapi bukti pewarganegaraan orang
tua yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
Foto copy dokumen Imigrasi bagi pemohon WNA yang
dilegalisir oleh instansi yang berwenang.
Surat Kuasa bermeterai cukup bagi yang bersangkutan.
2) Persyaratan untuk Pencatatan Kelahiran Terlambat Pencatatan dan
Dispensasi
Surat Keterangan Kelahiran dari Lurah atau Kepala Desa
dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap atau yang
bersangkutan berdomisili.
Surat Keterangan dari orang yang menyaksikan dan atau yang
membantu proses kelahiran.
Foto copy surat nikah atau Akta Perkawinan orang tua yang
dilegalisir oleh instansi yang berwenang (khusus legalisir surat
nikah/Akta Perkawinan yang diterbitkan dari luar Surakarta
dapat diganti dengan menunjukkan aslinya dan mengisi
formulir pernyataan bermeterai cukup.
Foto copy KTP dan KK pemohon/orang tua yang dilegalisir
instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy KTP
yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau
menunjukkan aslinya.
Permohonan persetujuan penerbitan Akta Catatan Sipil
bermeterai cukup.
Permohonan persetujuan penerbitan Akta Kelahiran Terlambat
bermeterai cukup.
Surat Kuasa bermeterai cukup bagi yang bersangkutan.
c. Prosedur:
1) Pemohon berkewajiban
Mengisi dan menandatangani formulir diketahui Lurah dan
Camat dimana orang tua bertempat tinggal.
Pencatatan Kelahiran tidak dikenakan biaya retribusi.
Melampirkan persyaratan.
Pemohon Kelahiran Baru/terlambat dan Dispensasi yang
dikuasakan mengisi surat kuasa bermeterai cukup.
Pencatatan Kelahiran yang melebihi jangka waktu tertentu/
terlambat dilampiri dengan permohonan secara tertulis
ditujukan kepada Walikota Cq Kepala Dinas bermeterai cukup
dan selanjutnya akan diterbitkan Keputusan Walikota Surakarta
tentang persetujuan pencatatan kelahiran terlambat.
2) Dinas berkewajiban
Menerima permohonan dan meneliti persyaratan.
Setelah persyaratan lengkap dan benar selanjutnya dicatat
dalam regester kelahiran dan diterbitkan kutipan akta kelahiran.
Jangka waktu penyelesaian 7 hari kerja.
2. Akta Kematian
Setiap kematian wajib dilaporkan oleh instansi terkait berdasarkan visum
Rumah Sakit atau Puskesmas dengan mencantumkan diagnosa pada
Walikota.
a. Pencatatan Akta Kematian
1) Setiap kematian wajib dicatatkan oleh (orang tua/suami/istri/anak
atau kuasanya) kepada Walikota selambat-lambatnya:
60 (enam puluh) hari sejak tanggal kematian bagi WNI yang
tunduk pada staatsblad 1917-130 jo 1919-81 tentang Pencatatan
sipil bagi golongan Tionghoa, staatsblad 1920-751 jo 1927-564
tentang Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia, staatsblad 1933-
75 jo 1936-607 tentang Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia
Kristen Jawa; Madura dan Minahasa serta non staatsblad.
10 (sepuluh) hari sejak tanggal kematian bagi warga negara
yang tunduk pada staatsblad 1849-25 tentang Pencatatan Sipil
Golongan Eropa.
2) Pencatatan Kematian yang melebihi jangka waktu sebagaimana
dimaksud dalam angka 1 dapat diterbitkan Akta Kematian dengan:
Persetujuan Walikota Cq. Kepala Dinas, bagi yang tunduk pada
staatsblad 1920-751 jo 1927-564 tentang Pencatatan sipil bagi
orang Indonesia, staatsblad 1933-75 jo 1936-607 tentang
Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia Kristen Jawa; Madura
dan Minahasa serta non staatsblad yang ditandatangani oleh
Kepala Dinas atas nama Walikota.
Penetapan Pengadilan bagi yang tunduk pada staatsblad 1849-
25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa, staatsblad 1917-
130 jo 1919-81 tentang Pencatatan Sipil Golongan Tionghoa.
3) Setiap kematian penduduk yang terjadi di luar Indonesia, wajib
dilaporkan selambat-lambatnya 1 tahun setelah kembali ke
Indonesia, dengan melampirkan:
Sertifikat Kematian dari negara dimana kematian terjadi.
Pasport
Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan orang tua dan atau
Suami/Istri.
Surat Pengantar dari Kelurahan.
KTP dan KK orang tua/suami/istri/anak.
KTP 2 (dua) orang saksi yang dilegalisir atau menunjukkan
aslinya.
b. Persyaratan
1) Mengisi formulir Pencatatan dan Pemberitahuan Kematian
diketahui Lurah rangkap 3.
2) Surat Keterangan Kematian dari Rumah Sakit/Puskesmas/
Kelurahan dimana orang yang meninggal berdomisili yang
mencantumkan diagnosa.
3) Fc. Surat Nikah/Akta Perkawinan (apabila yang meninggal sudah
menikah).
4) Fc. Akta Kelahiran yang meninggal dunia.
5) Apabila Akta Catatan Sipil belum mencantumkan WNI maka
dilengkapi Bukti Pewarganegaraan.
6) Fc. KTP dan KK Pelapor.
7) Dokumen Imigrasi bagi WNA.
8) 2 (dua) orang saksi dengan melampirkan foto copy KTP yang
dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
9) Surat Kuaa bermeterai cukup bagi yang menguasakan.
c. Prosedur
1. Pemohon berkewajiban
Mengisi dan menandatangani formulir diketahui Lurah dan
Camat.
Melampirkan persyaratan.
Membayar retribusi pencatatan kematian.
2. Dinas berkewajiban
Menerima permohonan dan meneliti.
Dicatat dalam regester kematian dan diterbitkan kutipan akta
kematian.
Jangka waktu penyelesaian 7 hari.
3. Akta Perkawinan
Pengertian Perkawinan adalah Ikatan Lahir Batin Antara Seorang Pria
dengan Seorang Wanita sebagai Suami Isteri dengan tujuan membentuk
keluarga (Rumah Tangga) yang bahagia dan kekal berdasarkan Ketuhanan
Yang Maha Esa (pasal I UU Nomor: 1974).
Keabsahan Perkawinan:
Perkawinan adalah syah apabila diberkati menurut Agama dan
Kepercayaan masing-masing dan dicatatkan menurut Undang-Undang
yang berlaku.
Islam dicatatkan di KUA.
Non Islam dicatatkan di Catatan Sipil.
a. Pelaporan dan Pencatatan Perkawinan
Setiap peristiwa perkawinan harus dilaporkan kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta.
Perkawinan yang telah dilangsungkan menurut tata cara agama
harus dicatatkan pada instansi yang berwenang.
Jangka waktu pencatatan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak
tanggal perkawinan.
Pencatatan perkawinan dicatat dalam register akta perkawinan dan
diterbitkan kutipan akta perkawinan.
Setiap pencatatan perkawinan dikenakan retribusi dan biaya
operasional untuk petugas.
b. Persyaratan
Mengisi formulir pendaftaran dari Dinas.
Fc. KTP dan KK mempelai.
Surat Pengantar dari Lurah diketahui Camat.
Surat pernyataan belum menikah bermeterai cukup diketahui Lurah
dan Camat.
Surat persetujuan orang tua bermeterai cukup diketahui Lurah dan
Camat.
Fc. Akta Kelahiran masing-masing mempelai yang dilegalisir oleh
instansi yang berwenang.
Fc. KTP dua orang saksi.
Akta Perceraian/Akta Kematian mantan suami atau istri bagi yang
pernah menikah.
Fc. Akta Kematian atau surat keterangan kematian orang tua
apabila sudah meninggal.
Pas foto mempelai berdampingan ukuran 4 x 6 cm hitam putih
sebanyak 5 lembar.
Surat Keterangan pemberkatan nikah dari Pemuka Agama.
Surat Keterangan Imunisasi dari Puskesmas atau Rumah Sakit
Pemerintah.
Fc. Surat Baptis.
Fc. Bukti Pewarganegaraa apabila Akta Kelahiran belum tercantum
sebagai WNI.
Surat Keterangan tentang hasil pengumuman perkawinan.
Surat Ijin dari Komandan bagi anggota TNI/Polri.
Bagi WNA melampirkan surat ijin dari Kedutaan yang
bersangkutan dan dokumen Imigrasi yang dilegalisir.
c. Perkawinan Luar Negeri
Wajib dilaporkan paling lambat 1 tahun sejak yang bersangkutan
kembali ke wilayah Indonesia
Syarat:
1. Mengisi Formulir Pendaftara
2. Fc. Akta Kelahiran yang dilegalisir
3. KTP dan KK
4. Fc. KTP 2 (dua) orang saksi
5. Surat Pengantar dari Lurah
6. Fc. Surat Bukti Perkawinan
7. Fc. Pasport
Prosedur:
a. Pemohon berkewajiban
Mengajukan permohonan secara tertulis dengan menggunakan
formuir pencatatan perkawinan.
Melampirkan persyaratan.
Mendaftarkan ke Dinas dan menghadirkan 2 orang saksi untuk
perkawinan Luar Negeri.
Membayar retribusi dan biaya operasional petugas pencatat.
b. Dinas berkewajiban
Menerima permohonan dan meneliti berkas persyaratan.
Dicatat dalam regester perkawinan dan daftar pelaporan
Perkawinan Luar Negeri.
10 (sepuluh) hari sebelum pelaksanaan pencatatan, diadakan
pengumuman perkawinan.
Setelah tak ada sanggahan atau keberatan maka petugas
pencatat melaksanakan sidang pencatatan Perkawinan.
Memproses akta perkawinan dan menerbitkan kutipannya.
Menerbitkan tanda bukti pelaporan perkawinan Luar Negeri.
Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja.
4. Akta Perceraian
Setiap peristiwa perceraian yang telah mendapatkan Putusan
Pengadilan tetap (Islam dari Pengadilan Agama, Non Islam dari
Pengadilan Negeri) harus dilaporkan kepada Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil.
Pelaporan menggunakan formulir dari Dinas yang telah disepakati
bersama instansi yang berwenang untuk membangun statistik vital.
Setiap peristiwa perceraian yang telah mendapatkan Putusan
Pengadilan Negeri harus didaftarkan ke Dinas.
Jangka waktu pendaftaran paling lambat 1 (satu) bulan sejak putusan
Pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap.
Pendaftaran yang melebihi jangka waktu dikenakan retribusi sesuai
ketentuan.
Pencatatan perceraian sebagaimana dimaksud di atas dicatat dalam
akta perceraian dan kutipan akta perceraian.
Persyaratan:
1. Mengisi formulir permohonan dari Dinas
2. Foto copy KTP pemohon
3. Pengantar dari Panitera Pengadilan Negeri
4. Salinan Putusan dari pengadilan yang telah mempunyai kekuatan
hukum tetap
5. Kutipan Akta Perkawinan Asli
6. Dokumen Imigrasi bagi WNA
Prosedur:
a. Pemohon berkewajiban
Mengajukan permohonan secara tertlis dengan menggunakan
formulir.
Melengkapi persyaratan.
Mendaftarkan ke Dinas.
Membayar retribusi.
b. Dinas berkewajiban
Menerima permohonan dan meneliti berkas.
Dicatat dalam register akta perceraian.
Memproses akta perceraian dan menerbitkan kutipan akta
perceraian.
Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja sejak di
penuhinya persyaratan oleh pemohon.
5. Pengakuan dan Pengesahan Anak dan Adopsi
a. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak
Anak yang lahir diluar perkawinan dapat diakui dan disahkan
dalam perkawinan orang tuanya.
Pengakuan pengesahan anak hanya berlaku pada WNI atau WNA
yang tunduk pada staatsblad 1917-130 jo 1919-81 tentang
pencatatan sipil golongan Tionghoa dan staatsblad 1933-75 jo
1936-607 tentang pencatatan sipil bagi orang Indonesia Kristen,
Jawa, Madura dan Minahasa.
Persyaratan:
1. Akta Kelahiran Anak.
2. Fc. KK dan KTP orang tua yang memohon pencatatan dan
pengakuan anak.
3. Jika orang tua lalai dalam permohonan sehingga pencatatan
dilakukan setelah perkawinan, maka Pengakuan dan pengesahan
dapat dilakukan setelah mendapat penetapan dari Pengadilan
Negeri.
4. Akta Perkawinan.
b. Akta Pengangkatan Anak (Adopsi)
- Setiap pengangkatan anak yang mendapatkan penetapan dari
pengadilan dan … mempunyai kekuatan hukum tetap wajib
dicatatkan pada Dinas.
- Pencatatan pengangkatan anak dibuat Catatan Pinggir pada Akta
Kelahiran Anak yang bersangkutan.
Persyaratan:
1. Akta kelahiran anak.
2. Penetapan Pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum
tetap.
3. Fc. Surat Nikah/Akta Perkawinan orang tua yang memohon
pengangkatan anak.
4. Fc. KK dan KTP orang tua yang memohon pengangkatan anak.
Prosedur:
a. Pemohon berkewajiban
- Mengisi formulir permohonan pengakuan dan pengesahan
anak, pengangkatan anak/adopsi.
- Melampirkan persyaratan.
- Membayar biaya retribusi.
b. Dinas berkewajiban
- Menerima dan meneliti persyaratan.
- Dilakukan catat pinggir di register akta perkawinan orang tua
dan akta kelahiran anak.
- Untuk adopsi catat pinggir di register dan akta kelahiran anak.
- Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja dipenuhinya
persyaratan oleh pemohon.
6. Penerbitan Kutipan Kedua Dan Seterusnya
Akta Catatan Sipil dapat diterbitkan kembali kutipan yang kedua dan
seterusnya dalam hal hilang, rusak dan kepentingan lain.
Persyaratan:
- Fc. Kutipan Akta.
- Fc. KK dan KTP Pemohon.
- Surat laporan kehilangan dari kepolisian atau kutipan akta yang rusak.
- Surat kuasa bermeterai cukup apabila menguasakan.
Prosedur
a. Pemohon berkewajiban
- Mengisi formulir permohonan kutipan atau perubahan.
- Melampirkan persyaratan.
- Membayar retribusi.
b. Dinas berkewajiban
- Menerima dan meneliti berkas
- Mencari dokumen register dan berkas
- Meneliti kebenaran dokumen
- Menerbitkan kutipan kedua dan seterusnya
yang ditandatangani Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil Kota Surakarta
- Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja sejak dipenuhinya
persyaratan oleh pemohon.
7. Perubahan Akta
Perubahan Akta Catatan Sipil dapat dilakkan berdasarkan penetapan
pengadilan atau Surat Keputusan instansi yang berwenang berdasarkan
perundang-undangan yang berlaku, meliputi:
- Perubahan nama
- Perubahan jenis kelamin
- Perubahan kewarganegaraan
Persyaratan
1. Kutipan Akta Catatan Sipil
2. Penetapan pengadilan atau surat keputusan instansi yang berwenang
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Fc. KK dan KTP pemohon perubahan
Prosedur
a. Pemohon berkewajiban
- Mengajukan permohonan
- Membayar retribusi
b. Dinas berkewajiban
- Setelah persyaratan lengkap dan benar, maka dilakukan Catat
pinggir pada Register di kutipan Akta Catatan Sipil.
- Jangka waktu penyelesaian 7 hari kerja.
8. Surat Keterangan
Dalam hal untuk keperluan tertentu Dinas dapat menerbitkan surat
keterangan.
Surat Keterangan meliputi:
- Rakes/pengantar ke pengadilan negeri untuk permohonan akta
kelahiran dan kematian staatsblad 1917-130 jo 1927-564 dan 1849-25
bagi yang terlambat pengurusannya.
- Fc. Akta Nikah dari KUA di legalisir oleh pejabat yang berwenang.
- Keterangan belum pernah menikah bagi yang beragama non Islam.
- Pengesahan perjanjian Nikah bagi yang beragama non Islam.
- Persetujuan penerbitan kutipa akta bagi yang beragama non Islam.
- Pengumuman perkawinan bagi yang beragama non Islam.
- Surat Keterangan lain apabila diperlukan.
Persyaratan
1. Mengisi formulir pendaftaran
2. KK dan KTP pemohon
3. Surat Pengantar dari Kelurahan
4. Fc. Akta Catatan Sipil
Prosedur
a. Pemohon berkewajiban
- Mengisi formulir
- Melampirkan persyaratan
- Membayar retribusi
b. Dinas berkewajiban
- Menerima dan meneliti berkas
- Mendaftar dalam agenda Surat Keterangan
- Menerbitkan Surat Keterangan
- Jangka waktu penyelesaian 7 hari kerja sejak dipenuhinya
persyaratan oleh pemohon.
D. LAIN-LAIN
- Penduduk wajib melaporkan peristiwa kependudukan dan peristiwa vital
kehidupan kepada Walikota Surakarta.
- Bahwa setiap dokumen pribadi seseorang wajib harus dilindungi dan
pengecualian terhadap hal tersebut harusdgn persetujuan formal dari yang
bersangkutan, keluarganya atau untuk kepentingan proses peradilan dan
ilmu pengetahuan.
Jika terjadi pembetulan akta atau identitas penduduk yang disebabkan
kekeliruan pemohon, dapat mengajukan pembetulan dalam tenggang waktu 60
(enam puluh) hari sejak tanggal penerbitan.
E. PENUTUP
Catatkan segala peristiwa penting agar terwujud masyarakat Kota Surakarta
yang berbudaya lengkap dengan identitas diri dan alat bukti yang otentik di
bidang Kependudukan.
Hubungi langsung petugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Surakarta di Kecamatan maupun di Dinas.
Apabila terjadi perubahan status serta mutasi kependudukan segera laporkan
secara berjenjang. Simpan dan rawat baik-baik dokumen kependudukan untuk
menghindari penyalah gunaan.