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Rendición de Cuentas 2009
Secretaría General
Bogotá D.C.
17 de Diciembre de 2009
Marybel Córdoba Guerrero
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Introducción
“Un enfoque sistémico, de planeación contemporánea capaz de capturar la
incertidumbre desde una aproximación explicativa, multicausal y critico social,
que la diferencia de la planeación tradicional, normativa y deterministica limitada
a contemplar un listado de actividades por hacer”.
“Enfoque evolutivo y progresivo respecto a los procesos de desarrollo e
incorporación de las innovaciones tecnológicas y organizacionales en la gestión
documental y la atención al usuario; que consagro fases predeterminadas para
las distintas vigencias operativas”
“Alineamiento de las universidades públicas alrededor de conceptualizaciones
promovidas por entidades del estado que lideran estrategias tales como la de
Gobierno en Línea, de desarrollo de la función y administración publica o de los
sistemas nacionales de planeación, influencias respecto a las cuales como
unidad hemos estado siempre un paso adelante”
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Introducción
“Nuevas responsabilidades y retos en materia de incorporación y desarrollo
conceptual y de herramientas tecnológicas que soporten las innovaciones
organizacionales, pero también la oportunidad para hacer uso de esa misma
arquitectura teórico-practica, para cumplir con las nuevas funciones sustantivas
con enfoque solidario”
“Proyectos liderados por la Secretaria General, Sistema de Gestión de
documental y de Atención al Usuario, que transitan desde las dinámicas iníciales
de incorporación y adaptación de nuevas tecnologías organizacionales y
administrativas, hacia sus aplicación con un sentido cada día mas consiente,
intencional y ciudadano céntrico y solidario”
“Incorporación y desarrollo de las innovaciones tecnológicas y organizacionales,
de manera intencional, estratégica y congruente con las necesidades percibidas
como mas apremiantes por la comunidad unadista para dar cumplimiento a su
plan académico pedagógico solidario a saber”:
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Introducción
“La caracterización de los participantes. Se refiere
especialmente a la utilización de las innovaciones
tecnológicas y organizacionales para conocer la distribución
de la población por edades, ocupaciones, niveles educativos
y salud integral así como para tener claridad respecto a sus
condiciones de aprendizaje y superación personal y social”
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
2008
Acción de mejoramiento propuesta
Continuar con la implementación de los sistemas de gestión documental y
atención al usuario a cargo de la Secretaría General y su consolidación a nivel
nacional.
Continuar con la generación de alianzas a nivel nacional e internacional que
coadyuven a la sostenibilidad de los Proyectos de la Universidad.
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Plan Operativo 2009
OP. No 6 OP. No 18
Sistema Integrado de Información SII La Nueva Cultura Organizacional
Sistema de Gestión Documental Sistema de Atención al Usuario
Sistema Nacional de
Incentivos y Estímulos
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Sistema Nacional de Incentivos y Estímulos
Educativos.
1. Excelencia académica
2. Proyecto Sigilo
y organizacional
4. Aseguramiento de la
3. Proyecto Holos calidad y mejoramiento
continuo de procesos.
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
OP No. 6 Sistema Integrado de Información SII
Proyecto: Sistema de Gestión Documental
1. Acreditación de Alta calidad 2. Registro Calificado
3. Investigación como eje
4. Información a un clic de
rector de la actividad
distancia.
académica
6. Fortalecimiento de la
5. Unad Organización Digital gestión de proyectos de
cooperación
7. Aseguramiento de la
calidad y mejoramiento 8. Competitividad académica
continuo de procesos.
Sistema de Gestión
Documental
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
OP No. 18 La Nueva Cultura Organizacional
Proyecto: Cultura del Servicio
1. Acreditación de Alta calidad 2. Registro Calificado
3. Sostenibilidad institucional 4. Retención Estudiantil
5. Pertinencia de programas y
6. Proyecto Dehus
servicios educativos
8. Aseguramiento de la calidad
7. Sistema de Información de
y mejoramiento continuo de
Egresados
procesos.
Cultura de Servicio
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Acreditación de Alta Calidad
Actividades realizadas: Levantamiento de inventario de expedientes de
historias académicas:
Expedientes
Zona centro sur 7987,
Zona occidente 11095, 26,296 7,987 11,095
10,464
6,574
Zona amazonía orinoquia 10464, 15,957
Zona centro oriente 6574,
Zona centro Boyacá 15957, 85,537
14,730
Zona sur 14730,
Zona centro Bogotá Cundinamarca 85537, Centro Sur Occidente Amazonia, Orinoquia
Centro Oriente Centro Boyacá Sur
Zona Caribe 26296; Centro Bogotá C/marca Caribe
TOTAL: 178636.
ACTUACION EN
MULTICONTEXTOS
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Registro Calificado
Actividades realizadas: Gestión de la propuesta de creación del programa
académico en Ciencias de la Documentación, entregado a la Escuela de
Ciencias Sociales Artes y Humanidades.
FORMACIÓN
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Investigación como eje rector de la
actividad académica
Actividades realizadas: Elaboración del inventario de las tesis de estudiantes
que reposan en el archivo histórico y apoyo en la prestación del servicio del
Centro Documental a estudiantes que requirieron realizar consultas de las tesis.
Total 797 Tesis
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Información a un clic de distancia.
Actividad realizada: Elaboración de la cartilla de archivo institucional de la
UNAD.
Trámite de marcas y patentes ante la SIC.
Mediante la Resolución No. 64329 del 14 de diciembre de 2009 la División de
Signos Distintivos de la Superintendencia de Industria y Comercio se
concedió el depósito de la enseña comercial (logo UNAD).
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Unad Organización Digital
Actividades realizadas: Digitalización Actas de grado 1989 hasta 2005 y
Resoluciones 2004 y 2005.
Generación del acto administrativo de creación de los consecutivos de resolución
para la vinculación de cuerpo académico en el aplicativo de la Secretaría
General.
Generación del acto administrativo de autorización y creación de la firma digital.
Total 31.778 entre Actas y Resoluciones
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Fortalecimiento de la gestión de
proyectos de cooperación.
Actividades realizadas: Inscripción de la UNAD como socio colaborador
de la Fundación Ciencias de la Documentación (España) y suscripción de
un convenio marco de cooperación, mediante el cual se realizará la oferta
de programas y servicios de manera conjunta a nivel internacional que
coadyuven la financiación del programa de gestión documental.
INTERNACIONALIZACIÓN
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Aseguramiento de la calidad y
mejoramiento continuo de procesos.
Actividades realizadas: Actualización y publicación de las Tablas de
Retención Documental y formatos aprobados y certificados por el Sistema
de Gestión de la Calidad.
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Competitividad Académica
Actividades realizadas: Liderazgo Grupo de Universidades
Iberoamericanas La Rabida, para la consolidación internacional de la
UNAD. Participación como Jurado en la Entrega Anual de los Premios de
Doctorados del Grupo en España entre el 15 y el 19 de junio de 2009.
Presentación ponencia del proyecto "Creación del archivo histórico de las
comunidades indígenas ubicadas en la Amazonía Colombiana“, en el 2
Congreso de Ciencias de la Documentación realizado en Santo Domingo
(República Dominicana) y en el evento Bibliotic 2009, realizado en Bogotá
D.C. La ponencia fue publicada en la revista digital especializada
Docuforum.
Participación en el curso internacional “e-gov in practice” en Jerusalén
(Israel).
INTERNACIONALIZACIÓN
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Competitividad Académica
Actividades realizadas: Participación en la jornada virtual “e-justicia” que
se desarrolló en Trujillo (España) y México D.F. (México).
Se viene gestionando la suscripción de un convenio con la Universidad de
Barcelona (España), para poner en marcha un proyecto relacionado con
"Desarrollo de textos digitales inteligentes para la Educación Superior".
Organización del Primer Forum Mundial de las TIC realizado en la ciudad de
Bogotá D.C. con conferencistas nacionales e internacionales ampliamente
reconocidos.
INTERNACIONALIZACIÓN
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Sistema de Gestión Documental
Institucional
Actividades realizadas: Microfilmación de documentos según las TRD.
180.000 imágenes microfilmadas.
Apoyo y seguimiento a las actividades propias de la función archivistica con
cada uno de los lideres de zona y personal encargado de esta función en la
sede nacional, conforme a los planes de trabajo definidos para cada
Unidad.
Capacitación en las 8 zonas. Sensibilización e importancia de los archivos,
normatividad y responsabilidades, técnicas y cuidado en manejo de los
archivos, TRD, organización e identificación de unidades documentales.
FRACTALIDAD /
HETERARQUIA
ACTUACION EN
MULTICONTEXTOS
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Sistema de Gestión Documental
Institucional
Actividades realizadas: Suministro de material de archivo para la gestión
de las labores archivisticas en cada uno de los CEAD y Unidades de
Gestión y de Apoyo.
Preparación, implementación y ejecución de la Primera Fase del proyecto
ADAI, "Creación del archivo histórico de las comunidades indígenas
ubicadas en la Amazonía Colombiana”.
Participación en el Comité de Archivos Universitarios CNAES, del Sistema
Nacional de Archivos, del Archivo General de la Nación. Se obtuvo la
presidencia del mismo para la Universidad por el período 2010 - 2011.
ACTUACION EN
MULTICONTEXTOS
DESARROLLO REGIONAL Y
PROYECCIÓN COMUNITARIA
INCLUSIÓN SOCIAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Acreditación de Alta Calidad
Actividades realizadas: Aplicación de encuesta sobre satisfacción del
servicio, con los usuarios externos del Contac Center.
Se realizó la medición de la percepción del servicio por parte de los usuarios
externos en el aplicativo de las PQRs gestionadas en el 2009.
ENCUESTA CONTAC CENTER
990
961 925
Como califica la atencion que
le brinda el contac
146 Como califica la información y
116 87 las respuestas?
1
1 10 0 1 Valore su satisf. general con
el servicio del SAU
Excelente
INNOVACIÓN
Buena
Regular
Mala
ORGANIZACIONAL
INCLUSIÓN SOCIAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Registro Calificado
Actividades realizadas: Se realizó desde el Contac Center campañas para
incentivar y promocionar la matrícula para cada período académico, obteniendo
los siguientes resultados frente a la matrícula, que generaron ingresos a la
Universidad por $515 millones:
Período No. Matricula No. contactos % Efectividad
2009-I 1843 18800 10%
2009-I inters. 677 19529 3,5%
2009-II 3350 25813 13%
2009-II inters. 713 27276 2,6%
INCLUSIÓN SOCIAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Sostenibilidad institucional
Actividades realizadas: Implementación del Sistema de Atención al Usuario a
nivel nacional, en los 60 CEAD, CERES, CCAV y UDR, articulados en las 8
Zonas, a través de la capacitación en 16 Webconference. Conformación de la
Red Nacional de Lideres del SAU integrada por 203 colaboradores de la UNAD.
ZONA LIDERES
ZCBC 22
ZCS 22
ZC 25
ZS 17
ZAO 27
ZCB 13
FRACTALIDAD / ZCO 6
RETICULARIDAD ZO 23
ACTUACION EN JCM-GRI-ACH 48
MULTICONTEXTOS TOTAL 203
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Retención Estudiantil
Actividades realizadas: Apoyó desde el Contac Center al seguimiento de
bases de datos de los estudiantes que ingresaron al 2do periodo de 2008 y 1er
periodo de 2009 y no continuaron en los períodos subsiguientes. Igualmente a
la base de datos de aspirantes que hicieron inscripción pero no formalizaron
matrícula durante el 2009.
SISTEMATICIDAD
INCLUSIÓN SOCIAL
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Pertinencia de programas y
servicios educativos
Actividades realizadas: Circular dirigida a los CEAD con el fin de gestionar
bases de datos para la promoción de programas y servicios pertinentes en
cada región. Con los datos recibidos el Contac Center integró una base de
datos de 8307 registros para gestionar campañas de matrícula en cada región.
Apoyo a la GRI en diferentes eventos, informando sobre la pertinencia de los
programas académicos de la UNAD y los beneficios que conlleva la modalidad
de educación a distancia, obteniendo información para la generación de Bases
de datos como:
Evento Asistentes Registros
Socialización convenio SENA 200 -
Prospecta Colombia ECACEN 300 43
ACTUACION EN
Lanzamiento Suite Teach 50 -
MULTICONTEXTOS
Cátedra Orlando Fals Borda 200 65
ExpoEstudiante 35000 3000 INCLUSIÓN SOCIAL
Banca de Oportunidades Mujer Empres. 350 260
Primer Forum Mundial de las TIC 300 300
Semanota Comercial Restrepo 250 65
TOTAL 36650 3733
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Proyecto DEHUS
Actividades realizadas: Aplicación de una encuesta a los integrantes de la
red de lideres del SAU sobre la percepción del servicio como usuarios internos
de la Universidad.
FRACTALIDAD /
RETICULARIDAD
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Sistema de Información de
Egresados
Actividades realizadas: Constitución de una base de datos de egresados con
los contactos inbound y outbound realizados por el Contac Center, la cual se
integró al CRM, para realizar campañas de seguimiento de egresados para
motivarlos a que se reincorporen en los ciclos superiores.
DESARROLLO REGIONAL Y
PROYECCIÓN COMUNITARIA
INCLUSIÓN SOCIAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Aseguramiento de la calidad y
mejoramiento continuo de procesos.
Actividades realizadas: Apoyó al proceso de certificación del SGC de la
Universidad a través del procedimiento de mejoramiento continuo de la calidad,
articulando el sistema de PQRs con el Sistema de Acciones de Mejoramiento.
Articulación del CRM integrando BBDD disponibles, al realizar la depuración
correspondiente el CRM de la Universidad actualmente cuenta con un total de
51739 registros, lo cual nos permite realizar un seguimiento continuo del
comportamiento del usuario a largo plazo, y fortalecer las relaciones de los
usuarios con la Universidad.
Origen BBDD Registros
RyCA 45000
Contac Center 29750
CEAD, GRI, VIDER 24166
SISTEMATICIDAD
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Cultura del Servicio.
Actividades realizadas: Desarrollo tecnológico del aplicativo del SAU, se libero
la versión 1.0 (2009), que tiene un 40% de desarrollo respecto a la versión Beta
(2008), se hicieron adaptaciones al nuevo servidor y nuevas funcionalidades
como live help y el webservice. Esta compuesto por:
• 2 módulos (administrativo y público)
• 23 subaplicaciones, de las cuales 15 en el modulo administrativo y 8 en
el público.
RETICULARIDAD
SISTEMATICIDAD
DESARROLLO REGIONAL Y
PROYECCIÓN COMUNITARIA
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Cultura del Servicio.
Actividades realizadas: Se lideró la implementación de las políticas y
estrategia de gobierno en línea de la Universidad, cumpliendo con las fases
definidas por el Gobierno Nacional y siendo reconocidos como líderes en el
sector en desarrollo de las TICs para interacción con los usuarios.
SISTEMATICIDAD
RETICULARIDAD
DESARROLLO REGIONAL Y
PROYECCIÓN COMUNITARIA
INCLUSIÓN
SOCIAL
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Cultura del Servicio.
Actividades realizadas: Durante el 2009 se crearon 9239 cuentas de usuarios
en el aplicativo del SAU, de las cuales 9140 son de usuarios externos y 99 de
usuarios internos.
Se han gestionado durante el 2009 un total de 1895 PQRs.
Se desarrollo un directorio informativo, un instructivo y plantillas para atención
de las PQRs.
919
371 492
RETICULARIDAD 89
24
DESARROLLO REGIONAL Y
CONSULTA FELICITACIONES PETICION QUEJA O SUGERENCIA
PROYECCIÓN COMUNITARIA RECLAMO
INCLUSIÓN
SOCIAL
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Excelencia Académica
Organizacional
Actividades realizadas: Consolidación de la base de datos de los estímulos
otorgados y los trabajos de grado realizados por los beneficiarios, con el apoyo
de la Vicerrectoría Académica.
Proyección de 13 actos administrativos de concesión de estímulos educativos y
7 de maestrías UNAD FLORIDA. Tramite de las postulaciones ante el Comité
Nacional de Estímulos por las zonas. Se gestionaron un total de 316 estímulos
educativos, no obstante está pendiente el otorgamiento de 68 postulaciones
producto de la convocatoria de conformación del 5to cluster de la UNAD
FLORIDA. ESTIMULOS
214
51
51
RETICULARIDAD
INVESTIGACIÓN Estímulos con otras Descuentos Asignados con la
Estímulos con la UNAD
Instituciones UNAD
Serie1 214 51 51
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: SIGILO
Actividades realizadas: Aplicar las políticas de estudio de las solicitudes de
incentivos de los servidores de la UNAD apuntadas a la pertinencia y
coherencia del beneficio otorgado con las funciones desempeñadas en la
Universidad para la cualificación del personal y con la oferta académica
preferente de la Universidad.
Postgrado,
284
UNAD UNAD Pregrado,
Colombia, Florida, 164
50 32
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: HOLOS
Actividades realizadas: Generación de la base de datos de relación de
estímulos otorgados a los servidores de la UNAD, en la cual se ha incluido la
base de los estímulos otorgados para los convenios internacionales, la UNAD
Florida y otras instituciones.
Convenio Universidad
de Ávila (España), 20
Otras, 13
U. Santo Tomás, 5
Centro Internacional
de Educación y
Desarrollo Humano- Inst. Tecnológico de
CINDE Monterrey, 3 U. Javeriana , 5
,3
U. Andina Simon
Bolivar, 2
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: HOLOS
Actividades realizadas: Tramite de los incentivos establecidos para los
estudiantes de la Universidad, conforme a los requisitos y postulaciones
realizadas por los CEAD y las Escuelas.
INCENTIVOS ESTUDIANTES
267
150
Monitorias
Matrículas de Honor
64 Red Estudiantil
RETICULARIDAD
FORMACIÓN
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Proyecto: Aseguramiento de la calidad y
mejoramiento continuo de procesos.
Actividades realizadas: Implementación del Formato único de información
y/o inscripción para servidores públicos y contratistas de la Institución, para
la recepción de solicitudes ante el Comité Nacional de Incentivos y
Estímulos educativos.
Se diseño la encuesta sobre satisfacción del servicio del Sistema Nacional
de Incentivos y Estímulos para aplicar a los funcionarios usuarios del
Sistema, una vez se cierre la ultima convocatoria abierta para el 5to cluster
de maestrías de la UNAD FLORIDA.
INNOVACIÓN
ORGANIZACIONAL
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
Avance Plan de Desarrollo 2007 - 2011
Metas Previstas Metas Cumplidas Cumplimiento Cumplimiento
Proyecto 2010 - 2011
Plan de Desarrollo 2009 2008 2009
OP:6 Proyecto 21
Sistema de Gestión
Documental 25 16.5 46,8% 66% 100%
OP:18 Proyecto 55
Cultura del Servicio 10 6.5 40,5% 65% 100%
Promedio Cumplimiento
Proyectos 43,6% 65,5%
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
2009
Descripción de la acción
Consolidar el Sistema de Atención al Usuario conforme a los criterios de
actuación de la Universidad, como un dispositivo regulador de las relaciones
con los usuarios en los diferentes multicontextos.
Realizar el seguimiento y auditorias a las actividades realizadas por las 8
zonas y la sede nacional con el fin de realizar retroalimentaciones constantes
para la adecuada utilización de las TRD y la disposición de los archivos de
Gestión.
Ejecución del plan de mejoramiento presentado al Archivo General de la
Nación sobre los archivos de gestión de la Universidad con el fin de contribuir
a la excelencia en las practicas archivistitas.
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
2009
Descripción de la acción
Consolidar la gestión de alianzas de cooperación a nivel nacional e
internacional, en relación con las actividades misionales de la Secretaría
General y con el fin de contribuir al cumplimiento de las funciones esenciales
de la Universidad.
Liderar el desarrollo de las acciones definidas en el plan de acción y en las
estrategias de la política de gobierno en línea de la Universidad, a fin de
cumplir con las fases establecidas por el Gobierno Nacional.
Contribuir a la consolidación de la política de cualificación del talento humano,
a través del seguimiento por intermedio del sistema nacional de incentivos y
estímulos educativos.
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
La amenaza del racionalismo se refleja en procesos, tales
como la racionalización, la centralización, la
burocratización, la planificación instrumental y el
predominio de proyectos tecnológicos, relativamente
independientes, que con su poder, tratan de resolverlo o
arrasarlo todo, en nombre de la rentabilidad económica,
de la productividad del trabajo, la racionalidad tecnocrática
y la prioridad a los medios, por encima de los fines, de la
libertad, de la autonomía y de los valores auténticamente
humanos.
Miguel A. Ramón Martínez (agosto 2005)
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
La Secretaría General da:
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
