Gesti�n Directiva by S8xoN5KL

VIEWS: 833 PAGES: 228

									                                                                           GESTION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA                                                                         CODIGO GDCM-P3.R2
                                                           Proceso Control de Servicio No Conforme, A.C.ciones correctivas y Preventivas                                                   Página 1 de 1
                                                            Formato para el registro de A.C.ciones Correctivas, Preventivas y de Mejora                                                     Versión 03


                                                                                                                                                                                                           Estado
                         Descripción de la situación (no                                     Tratamiento (acciones
                                                                                                                                                                                      Evidencia de la
    Proceso       Tipo   conformidad, riesgo potencial           Análisis de Causas         para mejorar la situación    Responsable    Fecha             Seguimiento
                                                                                                                                                                                          eficacia
                              o apecto a mejorar)                                                  descrita)                                                                                               A

                         Se evidencia que la meta          Falto seguimiento en una de      Trazar estrategias claras Diana Gil Salas Enero 2009                                    Se decide en el
                         propuesta para el año en el       las sedes, Falto                 con responsable asignado,                                                               comité de calidad
                                                                                                                                                   El tema a vigorizar el año
                         subproceso, no fue alcanzada.     comunicA.C.ión entre             asignar una persona                                                                     21 de julio de 2010
                                                                                                                                                   2008 se trabajara en las
                                                           responsables de las dos          adicional para que este                                áreas de ciencias naturales, y   acta No. 6 no
                                                           sedes, Por que en las            pediente de la evolucón                                en el aspecto 2009 se realiza    continuar con este
                                                           estrategias figuraban            del tema a vigorizar,                                  seguimiento a las                procesos en el
                                                           diferentes responsables          reunirse con las personas                              ACtividades de convivencias,     sistema de calidad,
                                                                                                                                                   proyecto familia y en
                                                                                            implicadas para informar                               reuniones de padres para
                                                                                                                                                                                    más será una
                                                                                            responsabilidades, realizar                            identificar desviaciones,        actividad controlada
                                                                                            seguimiento a las                                      como por ejemplo según las       desde la Rectoría
                                                                                            A.C.tividades y a su                                   encuentas sabemos donde
Sub-proceso                                                                                                                                        debemos modificar y hacer
                                                                                            evolución.
                                                                                                                                                   estrategias con Direcciones
VigorizA.C.ión   A.C.                                                                                                                              de Grupo.(Julio 30/09). En
de la Cultura                                                                                                                                      toma de contA.C.to (Virtual
                                                                                                                                                   por parte de la Rectora
                                                                                                                                                   realiza los llamados a tener
                                                                                                                                                   en cuenta. Al final del año
                                                                                                                                                   2009 se deja ver por tema de
                                                                                                                                                   convivencias que nustros
                                                                                                                                                   jovenes y familias se estan
                                                                                                                                                   apropiando de la
                                                                                                                                                   responsabilidad social, con la
                                                                                                                                                   encuesta de familia de fin de
                                                                                                                                                   año estaremos dando datos
                                                                                                                                                   concretos diciembre de 2009



Gestión del              UtilizA.C.ión de formatos         Por que se realizo un cambio     Enviar un comunicado        Analista de     18-Sep-09 El día 25 de septiembre           En auditorias
Entorno                  obsoletos en el proceso de        en el instructivo, por que era   invitando al personal de la Procesos                  se envio invitación por           internas del
                         admisión (Formato de              conveniente, por que la          institución que eliminen                              el outlook para eliminar          segundo ciclo se
                         entrevisata para aspirantes de    secretaria tenia archivos de     los archivos del SG.C., ya                            documentación                     evidnecio que ya no
                         1º a 10º) incumpliendo el         versión anterior en su PC, por   que la documentA.C.ión                                obsoleta. Se envía                se presentaba
                         numeral 4.2.3                     que no corroboro con las         oficial se encuentra en la                            correo informando de              inconvenientes
                                                           versiones oficiales en la        Intranet. Cada vez que se                             la actualización del
                                                           intranet.                        presente una cambio se le                             S.G.C. en la intranet (15
                                                                                            informará a toda la                                   de octubre de 2009). El
                                                                                            comunidad, y a los                                    día 21 de abril de 2010
                                                                                            encargador de los                                     se envia correo a todo
                 A.C.                                                                       procesos se les                                       el personal anuniando
                                                                                            comunicará dejando                                    los cambios. En el mes
                                                                                            evidencia en el listado                               de julio se envia correo
                                                                                            maestro de cambios y                                  anunciando cambios y
                                                                                            distribución                                          que todo será bajado
                                                                                                                                                  desde la intranet
       versiones oficiales en la   Intranet. Cada vez que se   la actualización del
       intranet.                   presente una cambio se le   S.G.C. en la intranet (15
                                   informará a toda la         de octubre de 2009). El
                                   comunidad, y a los          día 21 de abril de 2010
                                   encargador de los           se envia correo a todo
A.C.                               procesos se les             el personal anuniando
                                   comunicará dejando          los cambios. En el mes
                                   evidencia en el listado     de julio se envia correo
                                   maestro de cambios y        anunciando cambios y
                                   distribución                que todo será bajado
                                                               desde la intranet
         RESUMEN GESTIÓN DIRECTIVA

No. de A.C.ciones   2
  Correctivas       2
  Preventivas       0
     Mejora         0
    Abiertas        0
    Cerradas        2
3.R2




Estado


           C

       X




           X
X
                                                                                  GESTION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA
                                                                    Proceso Control de Servicio No Conforme, Acciones correctivas y Pr
                                                                     Formato para el registro de Acciones Correctivas, Preventivas y de


                            Descripción de la situación
     Proceso        Tipo     (no conformidad, riesgo                    Análisis de Causas
                           potencial o apecto a mejorar)

Planificación,             En la última revisión por a      Ha faltado mayor seguimiento a los
revisión y Mejora          dirección correspondiente al año planes de mejoramiento derivados
                           2007, se evidencia el no         de NC y SNC.
                           cumplimiento de la meta (73% de
                           80%) del indicador del proceso.

                    A.C.




                           Al realizar revisión semestral al   Porque se encuentran acciones de
Planificación,
                    A.C.   indicador, se evidencia el no logro mejora sin ejecución.          Por
revisión y Mejora
                           de la meta: 72% de 90%              falta de seguimiento.




Control de
                           El Listado de servicio no conforme   Por que faltaban algunos ajustes,
Servicios No
                           aprobado en el comité de calidad     por que no se había revisado en la
Conforme,
                           no ha sido divulgado ni              totalidad de Direcciones, por que
Acciones            A.C.
                           actualizado, no cumpliendo con       falto divulgación para recibir
correctivas y
                           los requisitos de norma 5.5.3,       inquietudes, por falta de tiempo
preventivas del
                           4.2.4 y 8.3                          para poner puesta en común
SGC
                            actualizado, no cumpliendo con      falto divulgación para recibir
correctivas y
                            los requisitos de norma 5.5.3,      inquietudes, por falta de tiempo
preventivas del
                            4.2.4 y 8.3                         para poner puesta en común
SGC




Control de
                            No se evidencia el análisis de la   Por la no revisión de las N.C.
Servicios No
                            acción correctiva con el            halladas, por que falta conocimiento
Conforme,
                            procedimiento de los 5 porqués      sobre el manejo de la herramienta,
Acciones             A.C.
                            para determinar causas., no         por que es algo que se debe trabajar
correctivas y
                            cumpliendo con el requisito de      continuamente, por falta de
preventivas del
                            norma 8.5.2                         apropiación de los responsables
SGC




                                                                Por cambios apresurados, por que
                                                                no hay conexión con el cambio en la
                            No se evidencia revisión y
Elaboración y                                                   administración del S.G. y la
                            actualización de los documentos
Control de                                                      adminsitración de la Intranet,
                     A.C.   internos y registros comparando
documentos y                                                    porque el funcionario de la intranet
                            la documentación en intranet vs
registros                                                       también tiene en ocasiones
                            listados maestros
                                                                actividades prioritarios o que
                                                                requieren una atención mas urgente




                            En el listado maestro de            Se omitio despues de su
                            documentos no aparece               aprobación, por que no se queria
                            controlado la caracterización       confundir a los docentes
Elaboración y               del proceso de Diseño, el cual      teniendo dos procesos uno que
Control de                  fue aprobado en julio de 2009       estaba corriendo para el 2009 y
                     A.C.                                       el que venia para el 2010.
documentos y
registros




                    A.C.    Incumplimiento de análisis del      Porque hay poca eficacia.
                            subproceso de quejas y              Porque hay dispersión; porque
                            reclamos cada mes en el             escuchamos poco y hablamos
                            Comité de Calidad. Numeral de       mucho. Porque no nos
                            la norma: 8.2.1 - 7.2.3             preparamos para las sesiones
Planificación,
                                                                del Comité. Porque pensamos
revisión y Mejora
                                                                que la tarea de mejora es de dos
                                                                personas. Porque nos falta
                                                                apropiación de la norma.
                    A.C.   Incumplimiento de análisis del            Porque hay poca eficacia.
                           subproceso de quejas y                    Porque hay dispersión; porque
                           reclamos cada mes en el                   escuchamos poco y hablamos
                           Comité de Calidad. Numeral de             mucho. Porque no nos
                           la norma: 8.2.1 - 7.2.3                   preparamos para las sesiones
Planificación,
                                                                     del Comité. Porque pensamos
revisión y Mejora
                                                                     que la tarea de mejora es de dos
                                                                     personas. Porque nos falta
                                                                     apropiación de la norma.


                    A.C.   Se evidencia que en el proceso            No se cumplio el procesos, por
                           de Control de Documentos y                que se estaba realizando un
                           Registros no se cumple con lo             cambio y se esperba aprobación,
                           descrito en él mismo proceso,             por que se omitio que el proceso
                           incumpliendo los numerales                que operaba erea el aprobado.
Elaboración y              4.2.3 y 4.2.4 de la norma ISO
                           9001:2008
Control de
documentos y
registros




                    A.C.   No se evidencia seguimiento               No se había registrado en el
                           del indicador incumpliendo                formato, por que se paso a
Elaboración y              esto con el numeral 8.4                   archivo electronico, por que se
Control de                                                           olvido la forma de registro
documentos y
registros



                    A.C.   En uno de sus apartes el proceso reza:    Porque hay poca eficacia.
                           “Cada autoridad de componente, al
                                                                     Porque hay dispersión; porque
                           elaborar el informe ejecutivo, presenta
                           a la Alta Dirección la relación de        escuchamos poco y hablamos
                           Acciones inmediatas, Correctivas o        mucho. Porque no nos
                           Preventivas, su tratamiento y posibles    preparamos para las sesiones
                           acciones de mejora, a las que hubiere     del Comité. Porque pensamos
                           lugar.” Al revisar el seguimiento al
                                                                     que la tarea de mejora es de dos
Control de                 tratamiento, específicamente de los
                           riesgos, puede evidenciarse que no        personas. Porque nos falta
Servicios No
                           están siendo registradas, dichas          apropiación de la norma.
Conforme,                  acciones, en el tiempo determinado;
Acciones                   además, se puede deducir que no se
correctivas y              da cumplimiento, de manera puntual y
                           oportuna, a la implementación de
preventivas del
                           acciones preventivas, por lo que se
SGC                        levanta una NC por incumplimiento de
                           los requisitos 4.2.1 y 8




                    A.C.   Se levanta una N.C., por                  Porque las personas alucen
Control de
                           demora injustificada del                  demasiadas ocupaciones,
Servicios No               seguimiento de las A.C, A.P y             porque no tiene organizado el
Conforme,                  A.M, según el numeral 8.2.2               tiempo, porque realizan las
Acciones                   Auditorías Internas, situación            correcciones pero no las
correctivas y              presentada en los procesos de             registran
preventivas del            educación empresarial y
SGC                        formación
                             Se evidencia, la ruptura en la     Porque no se ha comunicado a
                             comunicación con el cliente        todos los estamentos, porque se
                             interno, pues no hay               empodera a los jefes inmediatos,
                             conocimiento del resultado de      porque nunca esta en las
                             las felicitaciones e inquietudes   agendas de las reuniones de los
  Planificación,
                        A.C. a todo nivel de la institución;    equipos de trabajo
  revisión y Mejora
                             faltando al numeral NTC 5.5.3,
                             comunicación interna.




RESUMEN GESTIÓN DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA

    No. de A.C.ciones    12
      Correctivas        12
      Preventivas        0
         Mejora          0
        Abiertas         5
        Cerradas         7
      GESTION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA                                                                         CODIGO GDCM-P3.R2
ontrol de Servicio No Conforme, Acciones correctivas y Preventivas                                                    Página 1 de 1
 para el registro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora                                                     Versión 03


                     Tratamiento (acciones
                                                                                                                 Evidencia de la
                    para mejorar la situación Responsable              Fecha            Seguimiento
                                                                                                                     eficacia
                           descrita)

                    Revisión pormenorizada de       Director de    Enero/2008    En la fecha se evidencia
                    mejoras, en el Comité de        Planeación y                 dificultad en la relación
                    Calidad.                        Desarrollo                   general de NC y SNC. Es
                                                    Organizacional               imperativo centralizarlas,
                                                                                 pues a maneja cada
                                                                                 responsable en formato
                                                                                 electrónico.

                                                                                 Se cierra la NC, con el
                                                                                 resultado del año. Se
                                                                                 definen nuevos criterios
                                                                                 para el cálculo del
                                                                                 porcentaje.

                                                                                                              Se realiza
                                                    Director de                                               seguimiento en
                    Revisión mensual de planes                                 A septiembre 19 de 2008, la
                                                    Planeación y Septiembre/20                                Comité de Calidad
                    de mejora y NC Comité de                                   dificultad persiste. Falta
                                                    Desarrollo     08                                         para la
                    Calidad.                                                   control sobre las mejoras.
                                                    Organizacional                                            implementación de
                                                                                                              las mejoras




                                                                                 Se realizo la divulgación en
                                                                                 la jornada pedagógica de
                                                                                 Junio, y se trata en comité
                                                                                 de calidad en el mes de
                                                                                 julio, queda pendiente la
                                                                                 actividad con grupo
                                                                                 pequeños según la
                    Divulgarlo en Jornada                                                                     Se realizaron
                                                                                 disponibilidad. Se ha
                    Pedagógico de Junio, trabajar                                                             capacitaciones, se ha
                                                                                 realizado reuniones con
                    en la comprensión de este                                                                 divulgado intranet, se
                                                    Director de                  Español Masculino, Ingles
                    con los Directivos y                                                                      da avisos a través del
                                                    Planeación y                 Masculino, Matematicas
                    Coordinadores en Comité de                     Abril 29/09                                e-mail, la evidencia es
                                                    Desarrollo                   ambas sedes, primaria y pre-
                    Calidad, programar                                                                        que las personas
                                                    Organizacional               escolar femenino Octubre
                    reuniones a nivel de                                                                      registran sus propios
                                                                                 13/2009. El 14 de enero se
                    departamentos a grupos                                                                    servicios no
                                                                                 trabaja en este listado con
                    pequeños.                                                                                 conformes
                                                                                 los docentes en actividad de
                                                                                 re-inducción, se evidencia
                                                                                 por parte de la persona que
                                                                                 dirigio la actividad que los
                                                                                 docentes saben buscar y
                                                                                 diligenciar, falta el grupo
                                                                                 Administrativo.
                                 Desarrollo                     ambas sedes, primaria y pre-
Calidad, programar                                                                           que las personas
                                 Organizacional                 escolar femenino Octubre
reuniones a nivel de                                                                         registran sus propios
                                                                13/2009. El 14 de enero se
departamentos a grupos                                                                       servicios no
                                                                trabaja en este listado con
pequeños.                                                                                    conformes
                                                                los docentes en actividad de
                                                                re-inducción, se evidencia
                                                                por parte de la persona que
                                                                dirigio la actividad que los
                                                                docentes saben buscar y
                                                                diligenciar, falta el grupo
                                                                Administrativo.




                                                                Se realizo capacitación a
                                                                todo el personal en jornada
                                                                pedagógica en el mes de
Realizar seguimientos de las                                    junio, en el comité de
N.C. en comité de calidad,                                      calidad se comenzaron a
brindar una capacitación                                        programar estas revisiones,
sobre la técnica en jornada      Director de                    quedaría faltando una
pedagógica, Concientizar a       Planeación y                   capacitación a los lideres
                                                Abril 29/08
los líderes de proceso sobre     Desarrollo                     del proceso. Se realizá
su compromiso con la mejora      Organizacional                 analisis de causas con
del proceso del S.G.C que a la                                  Dirección de Gestión
vez redunda en un buen                                          Humana y Dirección
servicio                                                        Académica en el mes de
                                                                septiembre de 2009. Por
                                                                correo se informan los
                                                                cambios julio 26 de 2010

                                                                Revisar la intranet en el
Dar tiempo para revisión de                                     momento que se realicen
cambios, coordinar entre el                                     cambios. En el mes de
administrador de S.G.C. y                                       septiembre de 2009 se
administrador de Intranet                                       evidencia que todo se
tiempos para actualizaciones,                                   cambie conforme se
que los dueños de procesos                                      autoriza, en la revisión
                              Analista de
revisen periódicamente la                         Abril 29/08   aleatoria de diciembre de
                              Procesos
pertinencia de sus                                              2010 se evidencia que la
documentos e informen                                           nueva caracterización
anomalías a la analista de                                      estaba publicada, que los
procesos, evaluar si existe                                     listados maestros eran
algún mecanismo que                                             vigentes. Se deja otro
permita actualizar on-line                                      seguimiento para el 2010
                                                                cuando se va apresentar
Incluirlo en el listado          Analista de      Enero         A abril 22 de 2010 están Se encuentra
maestro de documentos            Procesos         19/2010       los listados actualizados actualizado, y
                                                                y publicados en la        difundido
                                                                intranet. Se deja abierta
                                                                jpara esperar si los
                                                                proximo cambios se
                                                                registran oportunamente




Realizar un resumen         Comité de             Abril 30/2010 Acta No.6 de Comité de
ejecutivo por parte de la   Calidad                             Calidad, se analiza y se
Analista de procesos, ser                                       envia información a los
el tercer punto de trato en                                     integrantes de comité.
el comité, cumplir la                                           Pero no se evidencia que
agenda en el comité de                                          sea recurrente
calidad
Realizar un resumen         Comité de     Abril 30/2010 Acta No.6 de Comité de
ejecutivo por parte de la   Calidad                     Calidad, se analiza y se
Analista de procesos, ser                               envia información a los
el tercer punto de trato en                             integrantes de comité.
el comité, cumplir la                                   Pero no se evidencia que
agenda en el comité de                                  sea recurrente
calidad




Apropiarse y gerenciar el Analista de     Abril 30/2010 Se pasa a instructivo, se   Ya se actualiza
proceso para realizar        procesos                   actualiza                   directamente en la
segumiento,                                             permanentemente, en         intranet por la
inmediatemente se sucite                                agosto de 2010 se           analista
un cambio realizar los                                  entregará para que los
cambios pertinentes y                                   documentos los actualice
diligenciar los registros,                              la analista procesos
estudiar como se puede
realizar la actualización de
manera más rápida y
efectiva para que esten
disponibles para toda la
comunidad


Desatrasar el formato,      Analista de   Abril 30/2010 A julio 22 aparece          Se realiza
poner mensajes en el        procesos                    registrdo el indicador      seguimeinto según
outlook para recordatorio                                                           lo estipulado se
                                                                                    cierra porque no se
                                                                                    ha vuelto a
                                                                                    presentar



Cumplir la agenda del       Comité de     Abril 30/2010 Comité Calidad Acta 6,      Ya se estan
Comité, en el orden de la calidad                       despues de realizar         registrsnado los
agenda del comité poner                                 seguimientos en algunas     riesgos en el
estos aspectos como                                     reuniones se encuentra      formato respectivo,
primern punto y segundo                                 que este no es constante,   y esto esta abierto
punto estudio por capitulos                             por lo cual se ñade otro    a toda la
de la norma por espacio                                 tratamiento que será        comunidad
de 15 minutos de un                                     expuesto al comité de
numeral en cada sección                                 calidad para el mes de
                                                        mayo de 2011 (abril25 de
                                                        2011)




Organizar las agendas,     Comité de      Agosto de     En el comité de calidad
designar los reponsables Calidad          2010          se realiza seguimiento,
según el tipo de acción                                 se evidencia que se
levantada, enviar correosa                              estan analicando. Se
cuando esten atrasados                                  deja abierta para mirar
                                                        comportamiento al final
                                                        del año
Se publicaran los            Comité de   10 de junio   Se está publicando en la
resultados en intranet, se   Calidad     de 2011       intranet
realizará sondeos
aleatorios para verificar
conocimiento
CODIGO GDCM-P3.R2
   Página 1 de 1
    Versión 03


              Estado


              A     C




                    X




                    X




                    X
X




    X




    X




X
X




    X




    X




X




X
X
                                                                            GESTION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA
                                                              Proceso Control de Servicio No Conforme, Acciones correctiva
                                                               Formato para el registro de Acciones Correctivas, Preventiva


                         Descripción de la situación (no
    Proceso       Tipo   conformidad, riesgo potencial              Análisis de Causas
                              o apecto a mejorar)

Formación        A.C.    No se cumplio la meta porpuesta   Porque existiren algunos errores en
                         en el indicador: puntaje          la prueba, porque el diseño del plan
                         promedio de los estudiantes en    de estudios no ajustado a los
                         las pruebas de acreditación.      lineamientos del MEN, porque la
                         Meta 67 puntos niovel alcanzado   metodología del desarrollo curricular
                         61 puntos.                        y la aplicación de la evaluación y
                                                           promoción de los estudiantes no
                                                           estan debidamente direccionados
                                                           hacia el concepto de competencias




Diseño y                 Se evidencia la no                Se había considerado que se podía
Desarrollo del           implementación del proceso, de    continuar como el año 2008, cuando
Plan de                  acuerdo con lo estipulado en la   se sacaron las asignaturas de
Estudios          A.C.   caracterización del mismo.        optativas del SGC
Formación               No se logra la meta en el         Se imparte un conocimeitno
                        indicador pruebas "SABER"         desintegrado, se hace enfasis en
                                                          temas no en contextos, se ha
                                                          centrado el ejercicio docente en el
                                                          desarrollo de unidades orientadas a
                                                          contenidos no a competenciass


                 A.C.




                                                          La nueva jefe del departamento no
                        Se evidencia dualidad en el
                                                          fue informada de que debería
                        proyecto de área de Educación
Formación        A.C.                                     unificar los planes de departamento.
                        Física, siendo este diferente
                                                          Además no tuvo entrenamiento y no
                        para cada sede
                                                          se oficializó el cambio de jefe.

Diseño y                Se evidencia la no                Porque la nueva Líder del proceso
Desarrollo del          implementación del proceso, de    apenas se estaba empoderando del
Plan de                 acuerdo con lo estipulado en la   mismo, Por que se apersonó de
Estudios                caracterización del mismo.        revisar minuciosamente cada
                                                          unidad de cada grado de cada área,
                                                          porque no sabía que se podia
                                                          apoyar en los Jefes de
                                                          Departamento.


                 A.C.
   Diseño y     A.C.    Se evidencia la utilización de      Por omisión de los docentes de los
 Desarrollo del         registros obsoletos en los planes   comunicados enviados por el
   Plan de              de área de Educación física e       outlook. Porque la información se
   Estudios             Inglés (masculino)                  presentó inmediatamente se dio el
                                                            cambio y la utilización de registros
                                                            era para seis meses despues.
                                                            Porque se trabaja con base en el
                                                            plan del año anterior. Por la falta de
                                                            consulta en la intranet por parte de
                                                            los docentes. Porque aún no se
                                                            había revisado los planes por parte
                                                            del responsable del proceso.


                        No se encuentra evidencia de la     Porque la nueva Líder del proceso
                        verificación y validación de la     apenas se estaba empoderando del
                        unidad 1, la cual está en curso     mismo, Porque desconocia el
Diseño y                (áreas de Ingles, Matemáticas y     diligenciamiento del formato que
Desarrollo del          Educación Fisica)                   avalaba el cumplimietno de esta
                 A.C.                                       etapa.
Plan de
Estudios




Diseño y
Desarrollo del
Plan de
Estudios                                                 Porque la nueva Líder del proceso
                                                         apenas se estaba empoderando del
                        No se evidencia la validación de
                                                         mismo, Porque desconocia el
                 A.C.   la estructura conceptual en el
                                                         diligenciamiento del formato que
                        área de Inglés
                                                         avalaba el cumplimietno de esta
                                                         etapa.




Formación               No se evidencia conocimiento        No ha habido la apropiación del
                        sobre los resultados de las         software y la importancia del mismo,
                        quejas y reclamos, y                porque no se ha difundido, porque
                        desconocen si han sido              no se tenia el espacio.
                        generadores de las mismas.
                        (Docentes)


                 A.C.




Formación               No se evidencia la                  Se tiene un borrador de análisis en
                        documentación de Acciones           una reunión finalizando el año
                        Correctivas pendientes (Icfes       2008.Porque se estaba esperando
                        2008)                               el nuevo formato.Porque las metas
                                                            son demasiado altas y nosotros no
                 A.C.                                       controlamos las pruebas. No
Formación           No se evidencia la                 Se tiene un borrador de análisis en
                    documentación de Acciones          una reunión finalizando el año
                    Correctivas pendientes (Icfes      2008.Porque se estaba esperando
                    2008)                              el nuevo formato.Porque las metas
                                                       son demasiado altas y nosotros no
             A.C.                                      controlamos las pruebas. No
                                                       conocemos cuál va a ser la
                                                       dinámica de fuerza en las pruebas,
                                                       simplemente tratamos de
                                                       enfocarnos en las anteriores
                                                       pruebas.
Formación           No se evidencia seguimiento de Se estaba haciendo una reflexión
                    los no conformes después del   exhaustiva sobre la validez o no de
                    tercer periodo de 2008         los items de control con metas
                                                   institucionales, cuando el proceso
                                                   formativo es a largo plazo y con
                                                   especificaciones de las etapas de
             A.C.                                  desarrollo de los estudiantes




Formación           Se evidencia el cambio en el       1. Por incompatibilidad del
                    orden de las unidades en           cronograma de compras con el de
                    primero a tercero, por falta de    la planeación de los docentes en
                    material didáctico                 implementación de los rincones. 2.
                    (incumplimineto del área           Por falta de apoyo del equipo de
                    compras). Se trabajó ne le         compras y de un formato de
                    pirmer pperíodo la unidad 3 o 4.   entregaa para

             A.C.




Formación   A.C.    Se tiene como meta en los          Porque las metas estaban mal
                    resultados de pruebas externas     definidas, porque se tuvo en cuenta
                    (ICFES) de 58 puntos y el          un año donde el promedio fue muy
                    consolidado de las pruebas de      alto y se puso ese como meta,
                    2008 es de 56,41 incumpliendo      porque no se evalúo que son
                    con la meta del indicador          pruebas externas y no depende del
                                                       Colegio su estructuración.
                         2008 es de 56,41 incumpliendo        porque no se evalúo que son
                         con la meta del indicador            pruebas externas y no depende del
                                                              Colegio su estructuración.




Diseño y         A.C.    Programa Sofía no está definido      Sofía no es un programa si no una
Desarrollo del           con exactitud si es un programa,     metodología. Porque es autoría
Plan de                  un proyecto a hace parte de la       intelectual del Colegio. Porque es
Estudios                 estructuración de unidades; para     know how del Colegio, por que no
                         definirlo en el estándar utilizado   hace parte de asignaturas
                         por el Colegio.                      obligatorias desde jardín a noveno




Formación                Se evidencia la llegada tarde a Por distracción del docente en otras
                         clases en forma reiterativa del   ocupaciones laborales.
                         docente de Filosofía del grado 7º
                  A.C.   AM y otros grupo del femenino



Diseño y                 El plan de departamento del          Las planes de departamento no
Desarrollo del           área de artes, no contempla la       incluyen las franjas, por que estas
Plan de                  franja de teatro la cual se esta     solo se contemplan en la
Estudios                 dictando en la sede masculina        Estructuración de las asiganturas,
                  A.C.                                        por que el plan es la manera
                                                              general de control y objetivos del
                                                              departamento


Formación                Se evidencia ambigüedad en los       Porque el sotware no está diseñado
                         horarios ingresados en el            para mostrar las áreas que se
                         sistema y los realmente              sirven en niveles, franja u optativas,
                         manejados por los docentes de        por que se presentarón algunos
                         artes sede masculina (ambas          ajustes y no se había actualizado en
                         sedes para ingles y optativas).      el sistema, por que no se consideró
                         Algunos docentes y grupos no         prioritario ya que los cambios se
                  A.C.   tienen horarios registrados en el    habían informado a los docentes
                         sistema de registro académico,       respectivos.
                         que es la guía para toda la
                         comunidad
                        manejados por los docentes de       por que se presentarón algunos
                        artes sede masculina (ambas         ajustes y no se había actualizado en
                        sedes para ingles y optativas).     el sistema, por que no se consideró
                        Algunos docentes y grupos no        prioritario ya que los cambios se
                 A.C.   tienen horarios registrados en el   habían informado a los docentes
                        sistema de registro académico,      respectivos.
                        que es la guía para toda la
                        comunidad




Diseño y                Se evidencia poca claridad en la    Porque los docentes de 1º a 3º aún
Desarrollo del          definición de las áreas ya que      se encontraban en capacitación de
Plan de                 por cambios realizados en el año    la implementación de los rincones
Estudios                en curso (2º), el plan de           de la enseñanza personalizada.
                        contingencia se toma (o sea,
                        que el cambio parece
                        permanente) para el año 2010
                 A.C.




Formación               Se evidencia la no utilización de   Porque la comunidad se confunde
                        formatos del S.G.C. para llevar     con los cambios de los formatos y
                        controles de servicios no           los listados tan repetitivamente,
                        conformes, aunque se toman          porque no se divulgan en su
                        correcciones para minimizar         momento, por que se piensa que
                        impacto                             con la publicación en la intranet es
                                                            suficiente, porque además cuando
                                                            se hace el tratamiento ya no
                                                            requiere diligenciarse.




                 A.C.
Diseño y         A.C.     Para las áreas del conocimiento   Porque es un documento de
Desarrollo del           existe una fundamentación          construcción continua para la
Plan de                  epistemológica, la cual es         mejora del mismo, por que es de
Estudios                 revisada; el símbolo de su         reflexión del hacer cotidiano de las
                         aprobación es la publicación en    áreas, porque la práctica
                         la carpeta pedagógica del año      pedagógica debe ser mejorada y
                         2009; aún así se encuentra un      reflexionada cada vez a la luz de la
                         comentario a una                   Epistemología, porque era un
                         fundamentación “SI BIEN LOS        llamado a profundizarlo para el
                         ESCRITO ESTÁ BIEN, EL              proximo año.
                         DOCUMENTO RESULTA
                         INCOMPLETO, CORTO,
                         INSUFICIENTE. POR FAVOR
                         REVISAR LAS OTRAS
                         PREGUNTAS (17-21 EN
                         TOTAL)” incumpliendo esto los
                         numerales 4.1 - 7.3.3 de la
                         norma NTC ISO 9001:2008 para
                         garantizar la calidad de nuestro
                         servicio.

Formación                Se detecta que al grado primero    Porque aún no menejan el espacio
                         de la sede masculina le falta      tan grande de su nueva sede y les
                         compromiso con el manejo de        falta interiorizar las normas básicas
                  A.C.   las normas                         de las clases y fuer de ellas



Formación                Se detecta que al grado quinto     Porque hay muchos medicados y de
                         de la sede masculina le falta      difícil manejo.
                         compromiso con el manejo de
                         las normas y de la totalidad de
                         áreas
                  A.C.




Formación                Se evidencia el cambio en el       Faltó claridad en la comunicación
                         orden de las unidades en           entre las dependencias que
                         primero a tercero, por falta de    intervienen en el proceso.
                         material didáctico
                         (incumplimineto del área
                  A.C.   compras). Se trabajó ne le
                         pirmer período la unidad 3 o 4.
Formación          al revisar el desempeño            Falta mayor comprensión y
                   normativo del grado 5º (2008) se   asimilación de las normas
                   encuentra un bajo rendimiento      planteadas por la institución. Es
                   de forma general.                  necesario tener mayor claridad en el
                                                      seguimiento de las mismas al
                                                      interior del aula de clase.




            A.C.




Formación          Al revisar el desempeño            Es necesario trabajar con cada
                   académico de los grados 10º se     estudiante los métodos de estudio
                   encuentra un bajo rendimiento      para cada área; hábitos de estudio
                   de forma general.                  en casa; reforzar estos elementos
                                                      en la cotidianidad de cada clase. II
                                                      periodo: las estudiantes aducen
                                                      dificultades en la demanda
                                                      académica, se les pide a los
                                                      docentes un seguimiento más
                                                      riguroso donde se ponga en práctica
                                                      lo trabajado en Aprender a Aprender
                                                      .




            A.C.
Formación           Al revisar el desempeño            Es necesario trabajar con cada
                    académico de los grados 7º se      estudiante los métodos de estudio
                    encuentra un bajo rendimiento      para cada área; hábitos de estudio
                    de forma general.                  en casa; reforzar estos elementos
                                                       en la cotidianidad de cada clase y
             A.C.
                                                       tener una mayor comunicación con
                                                       las familias.



Formación   A.C.    Al cierre del 4º período           Porque… durante el año lectivo
                    académico año 2008 no se           2008 muchos estudiantes no
                    evidencia, en el nivel de          presentaron mejoramiento en su
                    bachillerato masculino, el         comportamiento. Porque… hay un
                    cumplimiento del item de control   desconocimiento de la calificación
                    del plan de dirección de grupo:    de faltas y los debidos procesos
                    % de estudiantes que asumen        estipulados por el manual de
                    un comportamiento normativo S-     convivencia, que lleva a no
                    E.                                 observarse cambios a corto y largo
                                                       plazo. Porque… el equipo docente
                                                       no se muestra unificado en la
                                                       aplicación de los correctivos y en las
                                                       estrategias formativas
                                                       contempladas para las diferentes
                                                       faltas en el día a día. Porque... no
                                                       existe una consistencia en el
                                                       seguimiento y control de los
                                                       estudiantes que tienen
                                                       compromisos normativos y
                                                       matrículas especiales lo que lleva a
                                                       que no se evidencias grandes
                                                       transformaciones.
Formación        A.C.    Al cierre del 4º período           Porque… al cerrar el registro
                         académico año 2008 no se           académico del cuarto período y
                         evidencia, en el nivel de          antes de pruebas de superación año
                         bachillerato masculino, el         2008, se evidencia que muchos
                         cumplimiento del item de control   estudiantes no alcanzalon la
                         del plan de dirección de grupo:    totalidad de los logros esperados.
                         % de estudiantes promovidos en     Porque… el seguimiento académico
                         la totalidad de las áreas          a los estudiantes muestra
                                                            incoherencia entre los tres primeros
                                                            períodos evaluados y el resultado
                                                            final. Porque las estrategias
                                                            evaluativas de los docentes igual
                                                            que los criterios de evaluación se
                                                            centran, muchas veces, en
                                                            referentes acitudinales. Porque los
                                                            refuerzos que se aplican no parten
                                                            de diagnósticos que permitan
                                                            detectar las verdaderas debilidades
                                                            de los estudiatnes. Porque en
                                                            definitiva no se está haciendo una
                                                            rigurosa evaluación en los
                                                            desempeños de los estudiantes de
                                                            las competencias establecidas.



                         Todas las asignaturas deben       Porque nunca se controlo
                         tener una planeación por          existencia, Por falta de control del
                         unidades, la asignatura teatro se personal responsable
                         sirve en el Colegio desde el
                         2008 y esta a la fecha no
Diseño y
                         presenta tal estructura 7.2.1 de
Desarrollo del
                  A.C.   la norma NTC ISO 9001:2008
Plan de
Estudios




                         Aunque existen reuniones para      Faltó acompañamiento a la jefe del
                         comunicar cambios. No se           Departamento y verificación de los
                         evidencia consignación ni          mecanismos de control.
                         efectividad en la comunicación     Incrementar la exigencia por parte
                         de los cambios del diseño en el    de los jefes y responsabilidad por
Diseño y                 área de artes incumpliendo 7.3.1   parte de los docentes.
Desarrollo del           de la norma NTC ISO 9001:2008
                  A.C.
Plan de
Estudios
                         El colegio tiene definido y         Falto realizar el REVEVA, porque se
                         aprobado un plan de estudios, y     penso que con las estructuras
                         una oferta ofrecida a través de     genéricas era sufuciente, porque se
                         su PEI, sin embargo se pudo         basaba en los lineamientos, porque
                         evidenciar adecuaciones             el colegio no tiene curriculo alterno
                         pedagógicas individualizadas
                         que no se contemplan en al
Diseño y                 oferta de servicios ni en su PEI,
Desarrollo del           careciendo además de todas las
                  A.C.   etapas del diseño incumpliendo
Plan de
Estudios                 con el numeral 7.3 de la norma
                         NTC ISO 9001:2008




                         En su procesos de Diseño y          Porque no se encontró el acta,
                         desarrollo se contempla el          porque aparecen dos archivos de
                         análisis de los elementos de        actas de 2008, porque se
                         entrada para el desarrollo del      presentaron confusiones en la
                         plan de estudios de 2009, no se     revisión de actas, por que se publico
                         logro evidenciar en las actas       la carpeta equivocada
Diseño y
                         dicho análisis, incumpliendo esto
Desarrollo del
                  A.C.   con el proceso y con el numeral
Plan de
                         7.3.1 de la norma NTC ISO
Estudios
                         9001:2008




                                                             Porque no era operante, cambio el
                                                             formato, desconocio el procesos
                         No utilización del
                                                             para cambio y aprobación de
                         diligenciamiento del formato
Formación        A.C.                                        formato
                         Recepción y Devolución Planes
                         Anuales


Formación        A.C.                                        Porque la docente encargada
                          Ausencia del ítem de control en    planeó con supuestos
                         programa Servicio Social:           preestablecidos, porque no tuvo en
                         Existencia cronograma de            cuenta las necesidades de las
                         actividades                         instituciones visitadas.
                         con responsable y fecha al inicio
                         del año
Formación        A.C.   No se evidencia seguimiento a la Por desconocimiento del proceso,
                        NC levantada en dep. de artes    por falta de entrenamiento en el
                        en el ciclo 1 de auditorias 2009 cargo y en el S.G.C.




Formación        A.C.   Falta de algunas actas de          No se realizaron dos reuniones por
                        Consejo Estudiantil, según lo      que se delego en los estudiantes
                        estipulado en el Manual de         para trabajar el concepto de
                        Convivencia                        autonomía, falto supervisión y
                                                           seguimiento por parte de los
                                                           docentes, por que además se cruza
                                                           con actividades institucionales




Formación        A.C.   No cumplimiento al alcance del     Porque se realizaron unos cambios
                        proceso ya que preescolar es       de metodología , porque no se
                        manejado diferente en cuanto a     evaluó la pertinencia de los
                        Normalización y elaboración de     formatos utilizados, porque se
                        planes de dirección de grupo       acomodaron los docentes de pre-
                                                           escolar al formato que estaba
                                                           estandarizado en el Colegio.



Diseño y         A.C.   En la carpeta pedagógica para el   Porque se desaparecio la
Desarrollo del          año 2010 en el departamento de     información, por que la carpeta era
Plan de                 ciencias naturales, tiene          manipulable por cualquier
Estudios                información del año 2009,          persona.Porque se notificó la
                        incumpliendo esto con la           pérdida de la información dos
                        caracterización del proceso        meses después y ya no había
                                                           copias de respaldo


Formación        A.C.   En el año 2010 la asignatura de Porque la información desaparecio,
                        ciencias naturales en todo el     por que la carpeta fue borrada
                        Colegio se esta desarrollando
                        sin la debida verificación en la
                        carpeta pedagógica la
                        información corresponde al año
                        2009, y el proceso describe que
                        la señal de conformidad para la
                        ejecucción de la asignatura es la
                        publicación en la carpeta
                        pedagógica
Formación   A.C.   Al revisar los resultados de la    Porque el diseño de la prueba no
                   prueba de acreditacón , año        corresponde con nuestras
                   2010 no se cumplio la meta de      estructuras conceptuales. Porque
                   obtener resultados iguales o       debemos revisar y ajustar el diseño
                   superiores a los del año 2009.     interior de las áreas con respecto a
                                                      los lineamientos y estándares
                                                      nacionales. Porque es necesario
                                                      continuar fortaleciendo la
                                                      enseñanza y evaluación por
                                                      competencias.
Formación   A.P.   Al registrar riesgos en el sistema Porque se puede afectar el diseño
                   pedagógico se enuncia que la       para el año. Porque se debe hacer
                   Implementación de cambios          un estudio antes de implementar un
                   pedagógicos sin culminar           cambio.
                   entrenamiento, material
                   completo, todo en su momento.



Formación   A.P.   Al registrar riesgos en Gestión     Porque la información solo se debe
                   pedagógica se enuncia               canalizar en una sola persona, para
                   inadecuada información para el      dar continuidad seguimiento y
                   procedimiento de Admisiones         veracidad.




Formación   A.P.   Al registrar riesgos en gestión     Porque al realizar una cambio se
                   pedagógico se enuncia no poder      debe enviar comunicaciones con
                   atender un requerimiento de         todas las partes interesadas y con
                   compra por solicitudes a            los procesos que se inter-
                   destiempo.                          relacionados.




Formación   A.P.   Al registrar riesgos en gestión     Porque cuándo hay cambio de
                   pedagógica se enuncia no            docentes se les nombrará un
                   alcanzar el nivel muy superior en   acompañente, porque con los
                   la promoción 2010 por la            cambios se prevee darle intensivo a
                   rotación de docentes debido al      los estudiantes.
                   proceso de convocatoria del
                   Estado
Diseño y         A.C.   La optativa de educación          Porque no se recordó la dinámica
Desarrollo del          religiosa para grado once, no se de planeación de los talleres de
Plan de                 comporta como el resto de         optativas.
Estudios                estructuras conceptuales. En la
                        caracterización no se hace
                        ninguna salvedad al respecto,
                        incumpliéndose el requisito 4.2.1


Diseño y         A.C.   De acuerdo con el procedimiento     Porque no se tuvo en cuenta el
Desarrollo del          del proceso, todas las              enfoque de esta asigantura, porque
Plan de                 asignaturas tiene unidad cero.      se obvio la estructura de unidades,
Estudios                Las optativas revisadas de          porque esta asigantura tiene
                        ciencias naturales, lengua          comportamiento diferente
                        castellana, inglés, no cumplen
                        este requisito. (Requisito 4.2.1)



Diseño y         A.C.   No se encuentra claridad de las     porque no entendian el cambio,
Desarrollo del          etapas del diseño. Los              porque la comunicación no fue
Plan de                 entrevistados no dan razón en       oportuna y clara, porque se pensó
Estudios                dónde se describen y las que        que se leía la publicación en la
                        presenta el Manual de Calidad,      intranet
                        están desactualizadas. Se
                        levanta NC contra el requisito
                        7.3.1 de la NTC-ISO 9001.2008


Diseño y         A.C.   El Colegio es consciente de que     Porque en el registro académico se
Desarrollo del          Educación religiosa es área         nombra optativa para efectos de
Plan de                 fundamental y obligatoria del       seguimiento. No se pensó que la
Estudios                plan de estudios, de acuerdo        incidencia del nombre afectara la
                        con la ley general de educación.    ley.
                        No obstante para efectos de
                        organización interna le da el
                        nombre de obligatoria flexible y
                        así lo presenta en el listado de
                        asignaturas del plan de estudios,
                        lo cual lo hace aparecer como
                        incumpliendo un requisito de ley.
                        Por este motivo se levanta NC
Formación   A.C.   Se evidencia incumplimiento en      Falta apropiación en la utilización
                   el manejo de servicio no            del instrumento.Temor por la
                   conforme no diligenciando en        generación de tareas que dejan
                   formato diseñado para el efecto     dichas acciones. Lo dispendioso de
                   incumpliendo con el proceso de      la vuelta que da el archivo para
                   GDCM-P3 Control de Servicio         llegar a la Intranet
                   no conforme, Acciones
                   correctivas y preventivas y el
                   numeral 8.3 de la norma NTC
                   ISO 9001: 2008

Formación   A.C.   Se evidencia manejo               Los estudiantes regalan sus
                   inadecuado de la propiedad del trabajos para no llevárselos a sus
                   cliente dejando trabajos en Artes casas.
                   Masculino sin autorización
                   respectiva como se asegura en
                   el Manual de calidad y en el
                   numeral 7.5.4 de la norma NTC
                   ISO 9001:2008


Formación   A.C.   La asignatura de Inteligencia       porque la docente que inició el año
                   Emocional en el bachillerato de     no pasó el periodo de prueba.
                   la sede El Retiro se vió afectada   Porque no cumplió con lo planeado
                   por el cambio de docente que la     en el programa de inteligencia
                   servía.                             emocional. Porque no tuvo
                                                       continuidad en las temáticas.




Formación   A.C.   La plataforma electrónica de      La plataforma de la empresa tuvo
                   Colegios Virtuales se cayó        problemas de funcionamiento los
                   durante un fin de semana y        primeros días del año.
                   muchas familias no pudieron
                   accesar a consultar las tareas de
                   sus hijos.




Formación   A.C.   Incumplimento del proceso           Porque el final del segundo
                   de diseño en cuanto al              periodo académico se desarrollo
                   cronograma.                         con mucha dinámica y rapidez.
                                                       Porque se dejó para tramitarlo
                                                       en los días de desarrollo
                                                       institucional y tampoco fue
                                                       posible, la semana contó con un
                                                       puente festivo.
Formación        A.C.   Queja re-incidente sobre la          Porque los padres de familia
                        asignatura de ingles en primaria     esperaban que el colegio fuera
                        masculino, presentada por parte      bilngüe, porque dicen que en la
                        de los padres de familia             reunión al ingresar al colegio les
                        teminedo por el nivel ofrecido vs.   ofrecieron esta ventaja, porque el
                        El dictado                           bilinguismo se puede dar diferentes
                                                             modalidades. En la queja se deja
                                                             ver que no se mandan talleres, para
                                                             la preparación de examenes para la
                                                             casa porque es directriz del colegio,
                                                             porque en el colegio se puede dar
                                                             mejor apoyo, para que las familias
                                                             no incurran en costos adicionales




Formación        A.C.   El uso de registros obsoletos en Porque la funcionaria descuidó la
                        la expedición de certificados de revisión del formato y seguidamente
                        estudios en la sede el Retiro    su actualización.
                        para el estudiante Juan José
                        Moreno Londoño
Diseño y         A.C.   El indicador de satisfacción con     Porque la encuesta fue mal
Desarrollo del          el diseño no alcanzo la meta         diseñada, porque el portero no fue
Plan de                 para el 2009                         el adecuado, porque las estudiantes
Estudios                                                     estaban llenas de emocionalidad
                                                             por ser suprimido el descanso
                                                             despues de ICFES

Formación        A.C.   En al auditoria del ciclo 2/2010:    porque no se tiene un documento
                        La biblioteca y centro de medios     de entrada acorde con el proceso
                        de ambas sedes no evidencia un       del instructivo.
                        desarrollo y seguimiento acorde       Porque, no se había hecho un
                        a lo planteado en su proceso         análisis a los documentos de
                        como lo enuncia el instructivo       entrada
                        para tal, incumpliendo el            Porque no se había hecho un
                        requisito de norma 4.2.3. b)         análisis a la relación que tenían, los
                                                             instructivos del centro medios y
                                                             biblioteca que podrían llevar a una
                                                             unificación
Formación   A.C.   En auditoria interna ciclo2/2010:     Porque el docente no conocía que
                   En el área de ingles de la sede       el requisito no era tan preciso.
                   El Retiro a los estudiantes Felipe    Porque no ha tenido un
                   López Valencia y Andrés de los        acercamiento más estricto del
                   Ríos Posada de 5º B, no se les        manual
                   ha iniciado el portafolio de
                   nivelación, incumpliendo el
                   requisito de norma 7.5.1


Formación   A.C.   El docente del área de ingles de      Porque el docente no conocía que
                   la sede El Retiro, Juan Carlos        el requisito no era tan preciso.
                   Acevedo; no realiza una de las        Porque no ha tenido un
                   actividades complementarias           acercamiento más estricto del
                   pedagógicas (Act.                     manual
                   Complementaria de refuerzo)
                   como esta descrito en el manual
                   de convivencia, incumpliendo el
                   requisito de norma 7.1.c)




Formación   A.C.   En el departamento de ciencias        La revisión de la planeación es
                   naturales de la sede Medellín y       quincenal: una semana ejecutada y
                   sociales de ambas sedes, el           otra planeada, este ha sido el
                   control de la planeación que          procedimiento que se empleaba en
                   realiza los jefes de las mismas       años anteriores. Porque las jefes de
                   Sandra Elizabeth Velásquez y          los departamentos no tenian clara la
                   Marisol Rojas se hace posterior       instrucción.
                   a su ejecución, lo que no             No se tenía claro el alcance de la
                   asegura el adecuado ciclo PHVA        revisión de la planeación.
                   propuesto en el proceso de
                   formación (Controles), lo que
                   incumple el requisito 7.1.c). de la
                   norma


Formación   A.C.   El docente del área de ciencias       porque se extendio en los temas,
                   naturales de la sede Medellín,        porque las estudiantes
                   German Lozano en la                   manifestaban mayor interes, porque
                   planeación de sus clases de           vino una mamá dio una conferencia
                   grado 8º B de la sede Medellín,       con relación a la unidad de
                   no se evidencia seguimiento,          reproducción
                   observaciones y hay un atraso
                   de 15 días en la misma, lo que
                   incumple el requisito 7.5.1.de la
                   norma
Formación   A.C.   Los planes de dirección de los       Porque los grupos referenciados
                   grupos 10º B y 10º A de la sede      tuvieron cambio en la dirección de
                   El Retiro, no evidencian             grupo. Porque no se hizo empalme
                   seguimiento y controles, lo que      entre el director de grupo saliente y
                   incumple el requisito 7.5.1. de la   el entrante. Porque no coincidía los
                   norma                                dos docentes. Porque, en definitiva,
                                                        el proceso de inducción de los
                                                        directores de grupo entrantes se
                                                        llevó más del tiempo requerido por
                                                        la cantidad de información que la
                                                        coordinación de bachillerato les
                                                        debe compartir.




Formación   A.C.   El portafolio de nivelación del      Debido al cambio de dos Jefes de
                   estudiante Alejandro Echavarria      departamento no se hizo una
                   10º A en el área de ciencias         adecuada entrega de trabajos y
                   naturales de 9º (2009), presenta     documentación respectiva al actual
                   una serie de irregularidades en      Jefe encargado
                   el manejo del mismo en el año
                   2010 (Perdida de trabajos
                   entregados) y otros estudiantes
                   del mismo grado 9º (2009) no se
                   han iniciado; incumpliendo el
                   requisito de norma 7.5.4 y
                   7.5.1.




Formación   A.C.   Se pierden a 10 estudiantes de       No hay evidencia por parte de la
                   10ºCF, trabajos de relatoría         docente,si las estudiantes recibieron
                   entregados a la docente.             el trabajo calificado, ya que no lo
                                                        consignó en ningún formato.
Formación   A.C.   Perdida de USB propiedad del         porque los estudiantes debian
                   cliente Ver                          enviar correo los trabajos, por que
                                                        como el estudiante no envio correo
                                                        se le dio la oportunidad recibiendole
                                                        la usb, porque cuando se fue a
                                                        devolver no se encontro el
                                                        estudiante, por que se dejo pegad al
                                                        portatil en la sala de artes, porque
                                                        mientras el docente no estaba
                                                        pueden entrar varias personas, por
                                                        que no se salvaguardo debidamente
                                                        la propiedad del Cliente.




Formación   A.C.   Perdida del taller de portafolio de La docente en el mes de Enero se
                   nivelación en el área de Lengua lo llevó para su casa y lo botó.
                   Castellana, incumpliendo con el
                   numeral 7.5.4




Formación   A.C.   Cierre de laboratorio de quimica Porque no cumplio con estandares
                                                    o normas de seguridad, porque no
                                                    se tiene un protocolo sobre
                                                    laboratorios y normas de seguridad




Formación   A.C.   Incumplimento de la meta del      porque la meta no estaba alineada
                   indicador en el año 2010, donde con la escala de valoración de la
                   el resultado fue del 40% en nivel evaluación institucional.
                   alto en la evaluación de la
                   satisfacción con los estudiantes
                   del grado 11º


Formación   A.C.   La no publicación a tiempo en la     1. El docente de tecnología, no
                   pagina institucional del periódico   comunicó oportunamente al área de
                   escolar "el nudito", la cual esta    lengua castellana las dificultades
                   programada trimestralmente en        que tuvo para organizar la
                   las actividades del programa         información en el diseño. 2. No
                   Prensa Escuela                       existe un documento que determine
                                                        el tiempo para el diseño, revisión y
                                                        publicación del Nudito.
Diseño y         A.C.   En la estructuración por         Porque al publicar no se guardaron
Desarrollo del          unidades del área de tecnología cambios y no se verifico la
Plan de                 e informatica no se evidencia el información
Estudios                control en el historico de
                        cambios que se debe registrar
                        del año 2010 para operar el año
                        2011, así mismo la intensidad
                        horaria registrada en este mismo
                        formato de los grados de 1º a 3º
                        no coincide con la planeación,
                        incumpliendo esto con el
                        proceso de Diseño y Desarrollo
                        del plan de estudios



Diseño y         A.C.    No se evidencia la actualización     Porque el reponsable, coordinador
Desarrollo del          de la unidad 0 y 1 de las             primeria masculino no actualizó la
Plan de                 estructuras conceptuales de las       iniformación en las estrucutras
Estudios                asignaturas de primaria               conceptuales del año 2011, porque
                        masculino, quedando sin               no hay infraestructura suficiente,
                        diligenciar parte del formato para    porque solo hay un computador
                        la estructuración de unidades,        para actualizar.
                        aspecto requerido por el numeral
                        4.2.4 de la NTC-ISO 9001:2008




Diseño y         A.C.   No se evidencia la comunicación       Porque se implemeto un software
Desarrollo del          oportuna con el cliente sobre el      nuevo, porque este no se hablaba
Plan de                 servicio y los cambios en el          con registro académico, porque la
Estudios                mismo. De igual manera se             actualización fue manual.
                        encuentra información errada al
                        respecto, aspectos relacionados
                        con el numeral 7.2.3 de la NTC-
                        ISO 9001:2008.



Diseño y         A.C.   En la asignación de                   Porque se implemeto un software
Desarrollo del          responsabilidad académica, no         nuevo, porque este no se hablaba
Plan de                 coinciden asignaturas y               con registro académico, porque la
Estudios                docentes (docentes optativas),        actualización fue manual.
                        algunos horarios están
                        incompletos o vacíos (optativas,
                        artes, inglés, tiempo flexible). Se
                        contempla al menos una
                        asignatura que no existe en el
                        plan de estudios (1º B masculino
                        Introducción a la investigación)
Diseño y         A.C.   Se evidencian inconsistencias       Porque el plan de estudios se
Desarrollo del          en el plan de estudios sometido     presentó en septiembre, porque
Plan de                 a consideración del Consejo         despues se realizaron ajustes que
Estudios                Directivo el día 30 de septiembre   eran convenientes para los
                        de 2010: hay áreas obligatorias     estudiantes
                        que son optativas, asignaturas
                        que no existen, inexistencia de
                        optativas semestralizadas



Formación        A.C.   Demora injustificada en el          Porque se daban los tratamientos,
                        reporte y tratamiento de mejoras    pero no se registraban, porque no
                        (centro de interés (reportado       veian la necesidad de diligenciar el
                        luego de tres semanas), no          formato.
                        realización de laboratorio de
                        química, más del 60% de no
                        aprobación una evaluación o una
                        competencia en las diferentes
                        áreas, ausencia de docente de
                        música en 9°), aspecto
                        relacionado con el numeral 8.2.2
                        de la NTC-ISO 9001:2008.



Formación        A.C.   Se evidencia que los portafolios Porque no esta bien definido en el
                        de nivelación no se cumplen en manual de convivencia el portafolio
                        el primer periodo como reza el   de nivelaciòn del estudiante.
                        manual de convivencia en el
                        numeral 3.8 pág. 27, requisito
                        derivado de la documentación
                        del SGC




Formación        A.C.   El día 24 de mayo en tiempo         Porque el coordinador y la jefe no
                        flexible en sociales de 4º BM       estaban en la sede, porque estaban
                        estaban trabajando la guía          en actividades por fuera de la
                        número 7 sin estar impresa ni       institución, porque no se planeo la
                        haber sido revisada por el          salida con las tareas
                        coordinador tal y como lo
                        expresan docentes y
                        coordinadores, aspecto
                        relacionado con el numeral
                        8.2.4.de la NTC-ISO 9001:2008
Formación      A.C.    No se encuentra diligenciado el     Porque se había percatado de
                       seguimiento en el formato de        realizar el seguimiento en el formato
                       planeación del modelo de
                       Asamblea departamental,
                       aspecto relacionado con el
                       numeral 4.2.4 de la NTC-ISO
                       9001:2008



Formación      A.C.    Uso de registros                    Porque se copia el archivo como
                       desactualizados en el plan de       plantilla de un año al siguiente
                       dirección de grupo de 11º B,
                       aspecto relacionado con el
                       numeral 4.2.4 de la NTC-ISO
                       9001:200
Formación      A.C.    Faltó el 20% del contenido en el    No había asistencia de los
                       grado 9 de ambas sedes para la      estudiantes a clase por las
                       unidad 3, se hará actividad extra   diferentes actividades planteadas
                       para cerrar esta unidad, despues    por el colegio como el bazar y el
                       de iniciar la unidad 4,             sub20.




       RESUMEN GESTIÓN PEDAGÓGICA
No. de A.C.ciones   80
  Correctivas       76
  Preventivas       4
     Mejora         0
    Abiertas        13
    Cerradas        66
 ON DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA                                                                  CODIGO GDCM-P3.R2
ervicio No Conforme, Acciones correctivas y Preventivas                                              Página 1 de 1
istro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora                                                Versión 03


                                                                                                                    Estado
             Tratamiento (acciones
                                                                                                Evidencia de la
            para mejorar la situación       Responsable       Fecha         Seguimiento
                                                                                                    eficacia
                   descrita)                                                                                        A   C

            Comunicar la porveedor de      Oscar Santa       3/15/2006 Entrega y firma de    Se cierra por
            la prueba sobre los                                        comunicado a          efectividad de la
            inconsistencias y                                          proveedores (febreo accción
            compromiso para remediar                                   21/2006) cumplido
            las incoherencias.                                         revisión del plan
            Revisión del paln de                                       mediante el referente
            estudios por cada grado.                                   de lineamientos y
            Especialmente en los ejes                                  estandares
            tematicos con bajo puntaje                                 curriculares (junio
            y el representante de                                      7/06). Cumplida la
            lineamientos y estandares                                  1ª prueba, con el
            curriculares. Aplicación de                                referente de las
            estrategias metodológicas                                  pruebas de                                       X
            que apunten al                                             acreditación (agosto
            mejoramiento por                                           16/06). Cumplido el
            competencias, ,                                            diseño y aplicación
            evidenciadas por lo menos                                  de la prueba
            en dos o más pruebas                                       semestral (agosto
            diseñads por dos a más                                     16/06)
            a´reas, previa (aplicación)
            utilización en el aula de
            clase de instrumentos
            transversales (taller-guía).
            Diseño de pruebas
            semestralesy finales en
            Se implementan las             Dirección       Enero 2009   Agosto 15 de 2009.   Se incorporan en la
            asignaturas en el proceso,     Pedagógica y de              agosto de 2009       nueva
            ya que se afecta el            Investigación                                     caracterización y se
            proceso misional                                                                 definen los cómos          X
                                                                                             en el mismo.
Documentación de la         Oscar Santa     Junio 7/2006 Las áreas             Se cierra por
fundamentación                                           documentaron          efectividad de la
Epistemologica del área.                                 epistemológicamente accción
Revisión de las nuevas                                   su función
politicas del ICFES y el                                 pedagógica y
MEN, estandares y demás                                  formativa (nov/22/06)
informes para                                            Adecuación del
retroalimentas las etapas                                diseño con
2 y 3 del Diseño (mapas                                  referencia a                                  X
conceptuales y estructuras                               estandares y
conceptuales). Integración                               lineamientos en las
de los ejes conceptuales                                 áreas pertinentes
de cada área en el diseño                                (Dic/6/06) Revisión
de unidades de trabajo,                                  de ejes conceptuales
cuidando el planteamiento                                de las áreas e
y estrategias                                            integración para
interdisciplinarias para el
Unificar en un solo plan.                                optimizar unidades
                                                         La Jefe de
Creación de plan de                                      Departamento
entrenamiento y entrega      Jefe de                     unificó el plan para    En la fecha se
de cargos para roles         Departamento   Febrero 2009 ambas sedes en el       evidencia un solo     X
especificos. Unificación     Edu. Fisica.                mes de febrero,         plan.
del plan ya que es Jefe de                               presentó el plan para
ambas sedes. Presentar                                   aprobación por parte
el plan para su aprobación
Se realizará entrega del    Dirección       Enero de     de Dirección 2009
                                                         En febrero de           La evidencia del
proceso por parte de la     Pedagógica y de 2009.        se explico el proceso   cumplimiento de las
Directora Académica a la Investigación                   para su analisis y      dos primeras
Directora Pedógogica y de                                entendiemiento. Se      etapas es la
Investigación. Se retoma el                              ajustaron las           publicación en GP
concepto de controlar todo                               unidades de             2009.
aquello que afecte el                                    optativas pasandolas
proceso misional pasando                                 por las etapas de
por las etapas del Diseño.                               revisión y
Se revisará, verificará y                                verificación. Queda
validará las asignaturas                                 pendiente otra                                X
denominadas como                                         revisión en enero de
optativas. La evidencia de                               año 2010
esto se dejará en el
formato diseñado para tal
fin. Las optativas del
segundo semestre de
2009 se presentarán al
Consejo Directivo para su
aprobación
Cambiar el formato por el Dirección         Enero 2009 En febrero de 2009 La evidencia queda
actualizado, Retro -       Académica                   se explico el          registrada en los
alimentación a los                                     proceso, los cambios formatos de
docentes sobre los                                     realizados, se invitá asistencia de
cambios en Jornada                                     a que los planes no Jornadas
Pedagógica, ajuste de los                              se deben trabajar      Pedagógicas sobre
planes en los formatos                                 sobre planes           la capacitación del
vigentes. Única carpeta                                anteriores. Todos      proceso. Los               X
electrónica. Los planes se                             los archivos oficiales planes en los
revisarán en los primeros                              se encuentran en la formatos
meses del año antes de                                 intranet en ningún     actualizados en la
ser publicados en GP                                   equipo debe            carpeta GP 2009
2009.                                                  permanecer archivos
                                                       del S.G.C. Queda
Diligenciamiento del      Dirección                    pendiente otra
                                          Febrero 2009 Se empodeó a los       En la fecha se
formato de validación     Pedagógica y de              jefes de               evidencia la
                          Investigación                Departamento y         verificación y
                                                       coordinadores de pre- validación bajo la
                                                       escolar y primaria     responsabilidad de
                                                       para que verifiquen y la Dirección                X
                                                       validen la pertinencia Pedagógica y de
                                                       de esa unidad.         Investigación



                                                       En febrero de 2009
                                                       se explico el proceso
                                                       para su analisis y
                                                       entendiemiento. En      En la fecha se
                                                       el mes de               evidencia la
                          Dirección                    septiembre se           validación bajo la
Diligenciamiento del
                          Pedagógica y de Febrero 2009 comenzó la              responsabilidad de        X
formato de validación
                          Investigación                explicación de la       la Dirección
                                                       norma en sus            Pedagógica y de
                                                       primeros seis           Investigación
                                                       numerales


En la medida en que llegan Direcciones de   Febrero 2009 En reuniones con
las quejas a las gestiones Gestión                       Pre-escolar y
se van socializando con    Pedagógica                    primaria femenio ya
los implicados para que                                  se divulgo el
sean ellos mismos quienes                                resultado de las
las respondan. En consejo                                quejas , en agosto
académico se difundira                                   de 2009 se
esta información.                                        socializaron y la
                                                                                                     X
                                                         evidencia reposa en
                                                         GH. Falta hacer
                                                         llegar esta
                                                         información a
                                                         docentes de
                                                         bachillerato febrero
                                                         de 2010. En
                                                         jornadas de
                                                         En marzo de 2009 se
Capacitación a los                                       diligencio la A.C. con
docentes sobre evaluación                                sus respectivos
por competencias desde el                                analisis. Se
formato ICFES.                                           esperará que no        Se documenta al
                          Dirección         Febrero      vuelva a ocurrir para final en este mismo
Presentación de las                                                                                      X
                                                       En marzo de 2009 se
Capacitación a los                                     diligencio la A.C. con
docentes sobre evaluación                              sus respectivos
por competencias desde el                              analisis. Se
formato ICFES.                                         esperará que no            Se documenta al
                          Dirección       Febrero      vuelva a ocurrir para
Presentación de las                                                               final en este mismo      X
                          Académica       2009.        evidenciar si es
pruebas ICFES por parte                                                           formato
de algunos docentes, a lo                              efectivo las
sumo uno por área                                      comunicaciones
evaluada en las pruebas                                realizadas. Se
                                                       replantean nuevas
                                                       estrategias al interior
Definir metas por grados Dirección        Febrero 2009 El 20 de abril se          En la fecha
que permitan hacer ajustes Académica                   programará reunión         programada se
en el transcurso del año                               con Coordinadores          efectuo la reunión y
lectivo.                                               de Nivel para anlizar      la evidencia se deja
                                                       los N.C. y S.N.C. del      en medio magnetico
                                                       2008. en el año            a cargo de la
                                                       2009 y 2010 se             Dirección                X
                                                       verificará como se         Académica. En los
                                                       pasa la información        planes de Dirección
                                                       de un año a otro y         de grupo existen
                                                       por grado.                 metas diferenciadas
                                                                                  febrero de 2010

Se realiza una reunión     Dirección       Febrero 2009   Julio de 2009 se        En la fecha los
entre las partes(Dirección Pedagógica y de                realizó la reunión, y   acuerdos han dado
Pedagógica,                Investigación                  se llegazrón a          resultado
Coordinaciones de                                         acuerdos de
primaria y Depto de                                       compras y
Compras y suministros                                     comunicaciones
para hacer un acuerdo                                     oportunas antes de
sobre una nueva forma de                                  realizar cambios
hacer los pedidos desde la                                                                                 X
Dirección Peagógica y
Compras. Se acordó
refuerzo provisional en
compras en los casos de
pedidos grandes. Se
fijaron acuerdos en un
cronograma

Se realizará estudio de las Dirección     Marzo /2009 Se evidencia la             Los resultados de
metas con base en los       Académica                 presentación de los         esta prueba los
historicos y se redifinará                            docentes a pruebas          posee la dirección
las metas, se definirá la                             de estado en marzo          Académica. Los
participación de algunos                              2009 . En consejo           docentes
docentes en pruebas                                   Académico se                presentaón un
ICFES en el primer                                    presenta los                documento que se
semestre de 2009 para                                 principales aspectos        tiene como base
observar estructuración y                             para re-direcionar          para Pre-Icfes y se
forma de pregunta. Con                                pre-Icfes. En junio         estaba trabajando
esta observación se                                   se trae al experto en       al interior de clases.
prentende direccionar el                              evaluación el señor         Y la conferencia
Pre-Icfes. Se traerá un                               Miltón Ochoa. En            con el experto
experto en evalaución para                            Comité da Calidad           reposa en los            X
capacitar a los docentes                              se decidio retirar          listados de
en el direccionamiento de                             este indicador y se         asistencia de G.H.
la pregunta en las pruebas                            deja como mandato           Se cierra por
y/o talleres con los                                  que año tras año se         determinación del
estudiantes.                                          debe mantener el            Comité de Calidad
participación de algunos                                   2009 . En consejo       docentes
docentes en pruebas                                        Académico se            presentaón un
ICFES en el primer                                         presenta los            documento que se
semestre de 2009 para                                      principales aspectos    tiene como base
observar estructuración y                                  para re-direcionar      para Pre-Icfes y se
forma de pregunta. Con                                     pre-Icfes. En junio     estaba trabajando
esta observación se                                        se trae al experto en   al interior de clases.
prentende direccionar el                                   evaluación el señor     Y la conferencia
Pre-Icfes. Se traerá un                                    Miltón Ochoa. En        con el experto
experto en evalaución para                                 Comité da Calidad       reposa en los            X
capacitar a los docentes                                   se decidio retirar      listados de
en el direccionamiento de                                  este indicador y se     asistencia de G.H.
la pregunta en las pruebas                                 deja como mandato       Se cierra por
y/o talleres con los                                       que año tras año se     determinación del
estudiantes.                                               debe mantener el        Comité de Calidad
                                                           Colegio en el nivel     ya que es una
                                                           muy superior del        prueba externo que
                                                           ICFES, y que todas      no se controla.
                                                           las asiganturas
                                                           deben mostrar
                                                           mejoramiento en su
                                                           puntuación.


La metodología tendrá      Dirección      Abril /2009      Las calses están        Se deja copia de
copias de seguridad en el Pedagógica y de                  disponibles y           seguridad se realizó
servidor del Colegio, las  Investigación                   estructuradas en el     el 6 de agosto de
clases están a disposición                                 Centro de Medios de     2009
de los docentes que las                                    Medellín, La copia de
                                                                                                            X
sirven.                                                    seguiridad se realizó
                                                           en el servidor




Llamado verbal de           jefe de depto de Abril /2009   Abril de 2009           A la fecha no se ha
atención por parte del jefe Filosofía                                              presentado la
inmediato. Diálogo del                                                             situación
docente con el grupo                                                                                        X



Determinar claramento el     Dirección       Abril /2009   En reunión de           Acta
contenido del plan de        Académica                     consejo académico
departamento y                                             se presentó la
plantearselos a los Jefes                                  estructuración
para que puedan afrontar                                                                                    X
con seguridad una
auditoria.


Actualizar horarios que    Dirección         Abril /2009   Actualización           Formato
correspondan y buscar un Académica                         efectiva para los que   diligenciado
mejoramiento en el                                         el software permite,    correspondiente a
software que permita mirar                                 en Noviembre de         la realidad. Para el
las franjas y optativas.                                   2009 se estará          año 2010 los
                                                           revisando con           horarios
                                                           sistemas de             corresponden .
                                                           inforamción como se                              X
                                                           puede implementar
                                                           el horario de
                                                           asiganturas
                                                           especiales en la
                                                           matriz asignada para
                                                           ello. Para el año
                                                           2010 se ubicaron los
software que permita mirar                                 en Noviembre de          la realidad. Para el
las franjas y optativas.                                   2009 se estará           año 2010 los
                                                           revisando con            horarios
                                                           sistemas de              corresponden .
                                                           inforamción como se                             X
                                                           puede implementar
                                                           el horario de
                                                           asiganturas
                                                           especiales en la
                                                           matriz asignada para
                                                           ello. Para el año
                                                           2010 se ubicaron los
                                                           docentes del área en
 Reorganizar el plan de      Dirección       Abril /2009   Se dejó constancia       Para 2010 las
contingencia.                Pedagógica y de               de que los cambios       estructuras se
                             Investigación                 eran para 2009 y no      formalizaron
                                                           para los años            adecuadamente
                                                           siguientes. Al
                                                           organziar el plan de
                                                           contingencia se
                                                           cuidó que las                                   X
                                                           temáticas no fueran
                                                           secucniales ni
                                                           tuvieran pre-requisito
                                                           conceptual.



Comunicar los cambios       Analista de      Abril /2009   En la jornada            Formato de
por medio de outlook,       Procesos                       pedagógica de junio      asistencia a la
explicarlos en reuniones                                   se comunicaron           jornada
de departamento,                                           cambios, en consejo      pedagógica, reposa
anunciarlos en consejos                                    académico se             en GH y actas de
académicos ,comunicar la                                   presentaron cambios      los departamento
importancia de registrarlos                                ajustados del listado    reposan en
para buscar el                                             de S.N.C. según las      Matematicas y
mejoramiento del servicio                                  inquietudes de los       Lengua Castellana,
de educación.                                              docentes, en             y acta del consejo
                                                           reuniones con            académico de
                                                           departamentos como       agosto
                                                           lengua castellana
                                                           masculino,
                                                                                                           X
                                                           matematicas ambas
                                                           sedes se han
                                                           difundio estos
                                                           cambios. En el mes
                                                           de enero de 2010 se
                                                           realizò un taller para
                                                           acercar a los
                                                           docentes en forma
                                                           lúdica a estas
                                                           herramientas.
Consignar las                Dirección    Agosto          Se evidencia la        Para 2010 las
observaciones de mejora Pedagógica y de 5/2009            separación de          estructuras se
en otro medio, corregir los Investigación                 archivos: uno en el    formalizaron
comentarios en toda la                                    que está aprobada la   adecuadamente. En
documentación de las                                      fundamentación para    el año 2010 se
distintas áreas, dejar estas                              el año en curso, y     encuentran
consignadas en correo                                     otra, en la que se     publicados los
electrónico                                               señalan los aspectos   archivos aprobados.
                                                          para enriquecer al
                                                          año siguiente. Para
                                                          el año 2010 serán                            X
                                                          publicados en GP los
                                                          documentos
                                                          aprobados para el
                                                          mismo.




Implementar normas          Coordinador de Junio de       Junio de 2009 se     A la fecha 1ª C
sencillas en cada grupo y   Nivel de Primaria 2009        recuperan los        reestructura su
en compañía de cada         Masculino                     grupos: 1ºA y 1ª B.  estrategia del plan
docente.                                                                       de dirección de         X
                                                                               grupo. Las
                                                                               estrategias
                                                                               implementadas en
Definir en el Plan de      Coordinador de Junio de        Junio de 2009 se     A la fecha 5ª A
Dirección de Grupo         Nivel de Primaria 2009         recuperan los        reestructura su
estratgias claras para     Masculino                      grupos: 5ºB y 5ºC    estrategia del plan
acompañar a los                                                                de dirección de
estudiantes que son foco                                                       grupo. Durante el
de desorden y animar a los                                                     primer período          X
demás para que apoyen                                                          académico del año
los procesos de                                                                2010, el grado 6º
mejoramiento de sus                                                            smuestra un
compañeros                                                                     satisfaión al item de
                                                                               dirección de grupo
Se hizo una reunión entre Dirección de       Febrero 2009 El segundo pedido    Los pedidos del II
las dos dependencias para Gestión                         de material se hizo periodo llegaron
llegar a acuerdos y        Pedagógica.                    de manera tal que se con antelación de
acciones correctivas                                      corroboraron los     manera que las
                                                          pedidos y su         docentes pudieron
                                                          pertinencia.         iniciar con el          X
                                                                               material pertinente.
Actividades especificas de Coordinación de julio 2009   durante la revisión
seguimiento                Bachillerato                 del segundo periodo
implementadas por los                                   se encuentra que la
directores de grupo desde                               meta estipulada es
el plan general de                                      de 75%, que durante           El grupo 6b sale de
dirección y por los                                     el primer periodo los         este plan de
docentes del grado.                                     tres grupos la                mejora. Después de
                                                        alcanzaron, pero              la comisión de
                                                        para el segundo               evaluaión y
                                                        periodo 6a y 6c,              promoción de
                                                        deben continuar en            noviembre 30 del      X
                                                        seguimiento por su            año 2009 se
                                                        bajo desempeño                evidencia la
                                                        normativo.                    promoción de la
                                                                                      totalidad de
                                                                                      estudiantes del
                                                                                      grado 6º.




Actividades especificas de Coordinación de Enero 2009   I. abril de 2009. Las         Se nombraron
seguimiento                bachillerato                 dificultades academicas       Directores de grupo
                                                        persisten, los grupos no
implementadas por los                                   han podido alcanzar
                                                                                      según la propuesta
directores de grupo desde                               siquiera un 60% de            de exigencia y alto
el plan general de                                      desempeño eficaz en la        seguimiento con los
dirección y por los                                     mayoría de las                estudiantes. A la
                                                        àreas.Algun as áreas
docentes del grado.                                                                   fecha el 90% de los
                                                        empiezan a tener talleres
                                                        obligatorios durante la       portafolios de
                                                        semana. Julio-2009.           nivelación de grado
                                                        Las direcciones de grupo      11º se encuentran
                                                        están haciendo un mayor       cerrados.
                                                        seguimiento con los
                                                        padres de familia, los
                                                        talleres obligatorios están
                                                        en desarrollo y se plantea
                                                        un trabajo sabatino para
                                                        empezar a desarrollar
                                                        durante mediados o
                                                        finales del IV periodo con                          X
                                                        miras a fortalecer el grado
                                                        para años siguientes.
                                                        Para el año 2010 se
                                                        nombraron direcciones de
                                                        grupo con perfil de mayor
                                                        exigencia y seguimiento.
                                                        El nuevo sistema
                                                        institucional de evaluación
                                                        permitirá elevar los
                                                        estándares académicos.
                                                        Los tres períodos del año
                                                        2010, evidencian un grado
                                                        11º comprometido con la
                                                        academia y con el
                                                        desarrollo de las
                                                        competencias. Se ha
                                                        logrado nivelar a la
                                                        totalidad de estudiantes;.
                                                        En cuato al portafolio de
                                                        niveleación, la gran
Actividades especificas de Coordinación de Enero 2009   I. abril de 2009. al Los estudiantes al
seguimiento                bachillerato                 hacer revisión se    finalizar el año 2009
implementadas por los                                   encuentra que los    alcanzaron logros
directores de grupo desde                               grados alcanzaron
el plan general de                                      un desempeño
                                                                                                           X
dirección.                                              adecuado general en
                                                        lo académico.



Exigencia normativa.       Dirección      Enero 2009    Terminado el primer           las estrategias
Seguimiento                Académica                    semestre académico año        planteadas dieron
                                                        2009 encontramos: 1. Se
individualizado a                                       cerraron 7 compromisos
                                                                                      buenos resultados.
estudiantes.                                            normativos de estudiantes     Además desde el
Comunicación permanente                                 que los traían de años        año 2010 se
con familia. Seguimiento                                anteriores. 2. se cerraron    implementó el
                                                        7 matrículas especiales
de la coordinación de                                                                 decreto 1290 de
                                                        de estudiantes que
bachillerato a la                                       demostraron creimiento        evaluación.
coherencia de las                                       como personas y en su
estrategias y el control a                              manera de asumir el
los estudiantes con                                     comportamiento dentro y
                                                        fuera del aula de clase. 3.
compromiso.
                                                        se asignaron 9
                                                        compromisos normativos.
                                                        4. Se asignaron 7 nuevas
                                                        matrículas especiales.
                                                        Este primer seguimiento
                                                        muestra que la no
                                                        conformidad se cierra en
                                                        los siguientes grupos: 6ºA,
                                                        7ºA, 7ºC, 8ºB, 8ºC, 9ºA,
                                                        9ºB, 10ºB, 10ºC. La no
                                                        conformidad continúa
                                                                                                           X
                                                        abierta, durante el
                                                        segundo semestre con las
                                                        mismas estrategias para
                                                        los grupos 6ºB, 6ºC, 7ºB,
                                                        8ºA, 10ºA.. El años
                                                        lectivo 2010 muestra una
                                                        normalización más
                                                        estable, con mejor
                                                        seguimiento y con
                                                        estudiantes que han
                                                        levantado su compromiso
                                                        normativo. se evidencia el
                                                        cierre de otros
                                                        compromisos y/o
                                                        matrícula especial. Se
                                                        evidencia en el registro
                                                        académico.
Motivar y seguir              Dirección       Enero 2009   Terminado el primer     las estrategias
entrenamiento de              Académica y                  semestre académico      planteadas dieron
metodologías de               direccón                     año 2009                buenos resultados.
evaluación por                Pedagógica                   encontramos: 1. Se      Además desde el
competencia al interior de                                 asignaron 78            año 2010 se
los departamentos.                                         compromisos             implementó el
Aplicación exhaustiva de                                   académicos              decreto 1290 de
pruebas que midas los                                      semestrales a           evaluación.
desempeños de los                                          estudiantes de
estudiantes. Aplicación                                    diferentes grados;
de metodologías al interior                                siendo los grados
del aula de clase que                                      más críticos 10º, con
permita verificar el avance                                35 compromisos y
                                                                                                           X
de las competencias.                                       9º, con 14; 8º 6, 7º,
Aplicación del programa                                    con 12 y 6º con 11.
aprender a aprender.                                       La no conformidad
                                                           continuará abierta
                                                           durante el segundo
                                                           semestre año 2009.
                                                           Finalizando 2009, en
                                                           comisión de
                                                           evaluación y
                                                           promoción, se
                                                           cerraron varios de
                                                           los compromisos
                                                           normativos de los
Elaboración del Plan          Nuevo docente   Agosto       5 de octubre se         Para 2010 la
                              del área        5/2009       evidencia la entrega    asignatura de
                                                           por parte del docente   Teatro se encuentra
                                                           a la jefe del           con todo el rigor del
                                                           departamento y lo       diseño.
                                                           compararon con
                                                           lineamientos                                    X
                                                           curriculares.
                                                           Pendiente por
                                                           aprobar




Incrementar la exigencia      Dirección       Agosto       Se evidencia que las Se cierra por
por parte de los jefes y      pedagógica y de 5/2009       unidades están       efectividad de la
más responsabilidad por       Investigación.               publicadas en la     accción
parte de los docentes.                                     carpeta electrónica.
Diseñar las unidades.


                                                                                                           X
Se realizará unicamente    Dirección       agosto          En la nueva            Se realizan
adecuaciones de            pedagógica y de 5/2009          caracterización se     adecuaciones sin
contenidos, como directriz investigación                   hace salvedad para     salirnos de la
intitucional                                               los                    directriz ni de los
                                                           acompañamientos        lineamientos
                                                           pedagógicos. En GP     básicos del MEN
                                                           se define la carpeta
                                                           de contenidos
                                                           alternos.
                                                                                                           X




Recuperar las actas donde Dirección                        Se recuperan las     Actas organizadas y de fácil acceso
se evidencie el análisis de Académica                      actas, para los años
las entradas del proceso,                                  2010 y 2011 hay un
nombrar una sola                                           responsable de las
responsable para llevar                                    mismas.
este documento (actas),
realizar copia de seguridad
                                             agosto
de este archivo.                                                                                           X
                                             5/2009




Diligenciar el formato      Dirección
                                                          agosto 5/2009. En la
correspondiente, y hacer    Académica y
                                                          nueva
las sugerencias para el     Pedagógica y de                                    Se cierra por
                                                          caracterización se
formato aporte más a la     Investigación   agosto 5/2009                      efectividad de la           X
                                                          define el mecanismo
gestión para la recepción                                                      accción
                                                          de presentación de
de 2010
                                                          los mismos.
Sondear con las          Dirección           agosto        Ver Seguimiento        Se cierra por
instituciones sus        Académica           5/2009                               efctividad de la
necesidades. Enunciar en                                                          acción
el cronograma y plan
operativo que las                                                                                          X
actividades podrán ser
objeto de cambio según
las necesidades
Preparar un entrenamiento Analista de        agosto 5/2009En los meses de      Se cierra por
en el S.G.C. para el mes  Procesos                        octubre y noviembre efectividad de la
de noviembre 2009                                         de 2009 se le dio    accción
                                                          capacitación de cada
                                                          numeral de la norma                        X
                                                          a la Directora
                                                          Pedagógica y de
                                                          Investigación
Hablar con el personero y Juan Carlos                                            Se cierra por
el representate al CDI para Cardona                                              efectividad de la
mejora el concepto de        Londoño                                             accción
autonomía y                                               Reposan las actas
responsabilidad, hacer u                        agosto    en el departamento
monitores por parte de los                                                                           X
                                                5/2009    de Ciencias Sociales
docentes con respecto a la                                de El Retiro
realizaciín de la reuniones,
cambiar las fechas de
reuniones

Revisar la pertinencia de Directora                       Se tiene el borrador Se cierra por
los formatos para el año   Académica                      de la caracterización efectividad de la
2010, hacer la salvedad de                                de formación y los    accción
los cambios para el                                       formatos para el año
proceso del año 2010,                           agosto    2010, se presentará                        X
comunicar los cambios a                         5/2009    en Comité de
las docentes a finales del                                Calidad de octubre
año 2009                                                  de 2009. El proceso
                                                          contempla la
Actualizar la información. Claudia Llano -                particularidad de
                                                                                 Se cierra por
Mantener copias de         Diana Velasquez                                       efectividad de la
seguridad al interior del
                                                          Febrero-marzo se       accción
departamento,                                  Febrero
posiblemente en una USB                                   recuperan los                              X
                                               26/2010
                                                          archivos



Buscar la aprobación      Claudia Llano -                 Los jefes de ambos
                                                                              Se cierra por
                          Sandra Elizabeth                departamentos
                                                                              efectividad de la
                          Velasquez -                     académicos con los
                                                                              accción
                          Jhon Mario                      demás miembros y
                          Castaño - Diana                 la Dirección
                          Velasquez            Febrero    Pedagógica                                 X
                                               26/2010
                                                          recuperaron los
                                                          archivos dado que
                                                          durante el año 2009
                                                          enviaban los
                                                          documentos a dicha
                                                           Se han revisado
Se ha discutido y             Dirección                    resultados de pruebas de
                                                           acreditación en las actas
estudiando al interior del    académica
                                                           de Consejos Académicos
consejo académico:                                         4, 5, 6 y 7 del año 2010.
diseño de prueba,                                          Para el 2011 se revisaron
pertinencia del diseño del                                 resultados al interior de
colegio, la intensidad
                                                1-mar-10   departamentos y con base                            X
                                                           en dicho análisis se
horaria asignada dentro
                                                           hicieron los ajustes en las
del plan de estudio. Cada                                  áreas que lo requerían.
departamento realizará                                     continúa abierta para
revisión de la estrucutura,                                evaluar la eficacia en el
pruebas por planeación de
Realizar una                  Dirección                    Para el año 2011
los cambios teniendo en       Pedagógica y de              se tiene el diseño
cuenta recursos.              Investigación.               definido, se está
                              Dirección
                                                2-mar-10   entrenado a los                                     X
                              Académica
                                                           docentes de los
                                                           grados 6º y el
                                                           personal que
Empoderar solo a la           Dirección                    ingreso para el
                                                           Se tiene                      Se tiene la
Analista de Admisiones        Académica                    empoderado a un               persona
                                                           solo cargo.                   empoderada, y
                                                                                         está realizando el
                                                3-mar-10                                 seguimiento.              X




Comunicación con todos        Dirección                    Se comunican los              cuando se han
losprocesos y planeación      Pedagógica y de              cambios antes de              realizado cambios
de los cambios.               Investigación.               realizarlos, se deja          se discuten estos
                              Dirección                    abierta para mirar            con las Direcciones
                              Académica                    funcionamiento de             para que
                                                4-mar-10
                                                           principio de 2011             comuniquen para
                                                                                                                   X
                                                                                         que a su vez baje a
                                                                                         los colaboradores.


 Acompañar y entrenar a       Dirección                    Esta información Se mantuvo la
los nuevos docentes.          Pedagógica y de              se va a cruzar con posición del
Mantener el preicfes con      Investigación.               el plan de         Colegio
exigencia y rigurosidad.      Dirección         5-mar-10   retención que se                                        X
Entrenar a los estudiantes    Académica
                                                           desarrolla en
en la metodología Icfes.
                                                           Gestión Humana.
                                                           Se evidencia que
                                                           el entrenamiento a
Los coordinadores de nivel   Dirección                     La planeación de        Estructuración
de bachillerato              Pedagógica y de               todas las áreas         acorde a lo
acompañarán a los            Investigación.
                                                           optativas se            diseñado
docentes de optativas en     Dirección
el empleo de los formatos    Académica         Abril /2010 encuentran                                   X
empleados en las mismas.                                   diseñadas de la
                                                           forma adecuada
                                                           según el
                                                           procedimiento.
Cambio de instrucción        Dirección                     Las optativas se        Los docentes
para esta asignatura         Pedagógica y de               desarrrollan bajo la    capacitados y se
especifica, informe a los    Investigación.
                                                           modalidad de taller     comporta según el
jefes de departamento,       Dirección
cuando se vaya a realizar    Académica                     de manera               diseño
                                               Abril /2010                                              X
un cambio realizarlo en la                                 semestral, ellas no
matriz de cambios                                          tienen la necesidad
                                                           de presentar unidad
                                                           cero, ya que se
Modificar manual, llevar     Dirección                     asumen dentro de
                                                           En C.A. se destinó      Se puede observar
espeficaciones al consejo    Pedagógica y de               un espacio para el      en el diseño los
académico, comunicar a       Investigación.                conocimiento de         ajustes
los docentes en reunión,     Dirección                     SCG y además se         correspondientes.
cada vez que se realice      Académica         Abril /2010 hizo                                         X
cambios se comunicará a                                    retroalimentación
las dependencias y se                                      sobre las etapas del
llevará hasta los docentes                                 diseño para que
y luego se retroalimentará                                 haya claridad a la
la comprensión                                             hora de contestar y
Indagar jurídicamente la     Dirección                     El hecho de             Se garantiza que
incidencia del cambio de     Pedagógica y de               presentar a             los estudiantes la
nombre e iniciar el ajuste   Investigación.                educación religiosa     deben de ver por
en el software de ser        Dirección                     de 10º y 11º como
                                                                                   lo menos una vez
necesario.Invitar a la       Académica                     optativa, en realidad
                                                                                   al año. En la Ley
analista de calidad a sus                                  no afecta el
reuniones y solucionar sus                                 desarrollo del          no es obligatoria
dudas.                                                                             esta asignatura,
                                               Abril /2010 programa obligatorio                         X
                                                           para estos grados       ya que esta es
                                                           observando la ley       parte de nuestra
                                                           115 del 1994. Esto      esencia
                                                           está cobijado bajo el
                                                           artículo de
                                                           autonomía curricular
                                                           que presenta la ley
                                                           General de
Al inetrior de cada          Dirección                     Se ha estado              Los docentes
departamento encargar a      Pedagógica y de               difundiendo en            reportan los
alguien para que haga        Investigación.                consejo académico         servicios no
revisiones frecuentes,       Dirección
                                                           y vía outlook los         conformes
reporte al jefe y sus        Académica
                                                           cambios referentes
compañeros.                                    Abril /2010                                                 X
                                                           a los servicios no
                                                           conformes, En
                                                           consejo
                                                           Académico se da
                                                           el espacio para
Consultar al Comité de       Dirección                     responder a las
                                                           Al interior del área se   El area no vuelto a
Calidad qué se puede         Pedagógica y de               ha implementado un        tener ninguna
hacer en esta situación.     Investigación.                formato de                dificultad frente a
Dejar evidencia en           Dirección                     autorización donde        esto.
planillas de la entrega de   Académica         Abril /2010 consta la donación        27 de enero de        X
los trabajos mediante la                                   de los trabajos dado      2011
firma de los estudiantes.                                  el caso.
                                                            No se ha diseñado
                                                           un formato, se
                                                           firmaba en la planilla
Se encarga nuevamente al Dirección             Marzo/2010 Se puede verificar en       Se cumplió con lo
psicólogo que la servía el Académica                        los libros de los           pactado en el
año anterior. Se inicia en
                                                            estudiantes que a la         tratamiento
todos los grados desde la
primera unidad,                                             fecha se han
                                                                                                           X
esencializando la temática.                                 abordado las
                                                            temáticas
                                                            correspondientes a
                                                            cada bimestre.
Comprometer al prestador Dirección                          Todos los docentes       Cancelación del
del servicio para que        Académica                      de la institución        contrato con el
minimice al máximo los                                      están haciendo uso       proveedor se cierra
riesgos en la caída de la                                   del correo personal      la acción.
plataforma electrónica. A                       1-jun-10    que la institución ha                          X
largo plazo, darle mayor                                    creado, además se
utilidad a la página web del                                ha ido fortaleciendo
colegio.                                                    el uso de nuestra
                                                            página web y la
                                                            plataforma que
En la primera semana         Dirección                      Hubo reunión de          En el año 2011 se
de trabajo del tercer        Pedagógica y de                Equipo Pedagógico        siguió el
periodo se ejecutarán        Investigación.                 Primario en la           cronograma interno
                             Dirección                      primera semana del       de diseño. Se
los momentos del
                             Académica                      III periodo y esto       cierra por
diseño                                          1-jun-10                                                   X
                                                            consta en acta de        efectividad de la
                                                            este organismo y el      accción.
                                                            Consejo Académico
                                                            Institucional.
A la causa de envio de      Dirección                         Con las familias que      Se sostuvo
talleres: se comunica a los Académica                         están aspirando al        conversación con la
docentes directores de                                        colegio se ha dejado      Madre de Familia y
grupo las razones del                                         muy en claro, que no      se le aclara que es
porque no se mandan                                           se ofrece educación       biligüismo y el nivel
talleres. A la causa del                                      bilingüe. Y con           ofertado se
blingüismo: es explicar a                                     aquellas que han          mantiene.
las familias mediante                                         hecho este tipo de
comunicado de entrenos                          Julio 19/2010 reclamos, se les                                  X
para explicar las                                             hace la aclaración
modalidades de                                                para que ellos
intesificación de una                                         determinen si el tipo
segunda lengua                                                de educación que
                                                              ofrecemos es la que
                                                              quieren o no. En el
                                                              artículo del Entrenos
                                                              del año 2011, del
Actualizar los formatos.      Dirección                       primer semestre, se
                                                              Se hicieron las           Intranet actualizada
Revisión conciente de los     Académica                       correcciones
documentos a entregar.                          Julio 27/2010 pertinentes al                                    X
                                                              software de registro
                                                              académcio para que
Realizar la encuesta el año   Dirección                       En septiembre de          La encuesta fue
2010 con una firma            pedagogica y de                 2010 una firma            realizada por una
externa, buscar un            investicación y    Agosto de    externa realizo la        firma externa,          X
momento donde las             Dirección            2010
emociones no afecten los      académica                       encuesta                  cuidando tiempo
resultados                                                                              de realización,
                                                                                        objetividad para el
Crear un reglamento           Dirección                       Se       trabajó     el   Reglamento
Unificado para Centro de      académica                       reglamento                publicado,
medios y Biblioteca de                                        unificado,          se
                                                                                        aprobado y
ambas sedes.                                                  eliminara          los
                                                              instructivos              conocido por las
                                                              Se      solicitará   a    partes interesadas,
                                                              calidad los cambios       cumple con la
                                                              realizados.        Se     realidad y los
                                                 Agosto de    aprueba              el   lineamientos del        X
                                                   2010       reglamento el 20 de
                                                                                        Colegio.
                                                              octubre             se
                                                              continuara con el
                                                              proceso para enviar
                                                              a publicar en medio
                                                              fisico y virtual
Realizar las actividades de Docente jefe del                  En el transurso del     se realizo el
refuerzo como lo estipula deparatamento                       cuarto periodo se       portafolio, los
el manual en el siguiente                                     esta presentando        pendientes se
periodo, conocer, leer y                                      todo acorde a lo
                                                                                      encuentran
comprender el manual de                           Agosto de   estipulado en el
                                                                                      cerrados, y la         X
convivencia                                         2010      sistema de
                                                              evaluación, se ha       situación no se ha
                                                              revisado planillas      vuelto a presentar
                                                              Octubre 22 de 2010      con ningún
                                                                                      estudiante en
Realizar las actividades de Docente jefe del                  En el transurso del     esta asignatura.
                                                                                      Se ha socializado
refuerzo como lo estipula departamento                        cuarto periodo se       con el docente,
el manual en el siguiente                                     esta presentando        en el año 2011 ha
periodo, conocer, leer y                                      todo acorde a lo
                                                                                      procedido según
comprender el manual de                                       estipulado en el
                                                                                      el manual de
convivencia                                                   sistema de
                                                  Agosto de   evaluación, se ha       convivencia.
                                                                                                             X
                                                    2010      revisado planillas
                                                              Octubre 22 de 2010




Se dio nueva instrucción a Coordinadores                      durante el periodo      La revisión de la
los docentes para que la de Nivel                             los docentes han        planeación de las
planeación tenga una       Jefes de                           entregado su            clases de estas
anticipación de dos        Departamento                       planeación conforme     áreas se realiza con
semanas al desarrollo de                                      a las instrucciones     anterioridad,
las clases y se pueda                                         dadas en el             permitiendo cumplir
hacer su revisión y                               Agosto de   departamento de         el ciclo PHVA.
retroalimentación. Se                                         ciencias naturales y    Evidencia que es       X
                                                    2010
aclara esta información a                                     ciencias sociales en    eficaz la
todos los Jefes de                                            la sede Medellín        Coordinadora de
deartamento                                                                           Nivel de bahillerato
                                                                                      femenino



Se realizarán talleres para    Sandra Elizabeth               Revisión por parte de   La planeación esta
poner al día la                Velásquez M.                   la jefe de              aldía, se puede
planificación, se registrará   Jefe de                        departamento.           corroborar con el
en la planeación cuando        departamento                   Dialogo con el          grado
se presente alguna                                            docente donde se le
demora y se informará al                          Agosto de   brindan estrategias                            X
Jefe inmediato                                      2010      para estar al día
Reinducción a los         Coordinación de                     Explicación a los   A la fecha los
directores de grupo de    Bachillerato                        docentes sobre plan directores de gupo
9ºB, 10ªA y 10ºB sobre                                        de dirección de     ya tienen una
temática de dirección de                                      grupo.              información
grupo y seguimiento al                                        Entrenamiento sobre adeuada a cerca
mismo. Seguimiento de los                                     seguimiento de      del Plan de
planes de dirección de                                        procesos y          Dirección de grupo
grupo por parte de                                Agosto de   diligenciamiento en y su importancia en
                                                                                                           X
Coordinación de                                     2010      el formato. Revisiónel año académico.
Bachillerato                                                  por parte del       Se le ha hecho
                                                              coordiandor de      seguimiento por
                                                              bachillerato        parte del
                                                                                  coordinador de
                                                                                  Bachillerato y los
                                                                                  planes son
                                                                                  adecuados
Se reinicia el Portafolio de   Docente de                     Durante el mes de   Los estudiantes
Nivelación en el mes de        ciencias                       agosto y septiembre mencionados
agosto, dando a los            naturales 9º,10º               se efectuó el       aprobaron el área.
estudiantes una nueva          y 11º                          acompañamiento a
programación de                                               los estudiantes de
actividades en las que                                        Portafolio de
deben demostrar las                                           Nivelación de
competencias que son                              Agosto de   Ciencias Naturales,
                                                                                                           X
fundamentales para la                               2010      obteniendo un
aprobación del área                                           resultado positivo
                                                              que incidió en la
                                                              aprobación del área
                                                              pendiente (2009)



Se les informa a las niñas Luz Edilma             Septiembre Se les informa a        No se ha
que los trabajos sí fueron Murillo                 de 2010   las estudiantes lo      presentado otro
calificados y se les                                          sucedido y se les      reporte, y los
muestra la nota. Se da la                                                            trabajos no se
                                                              aclara la nota que
instrucción de que la                                                                retiran del Colegio
                                                              sacaron en dicho
propiedad del Cliente no
se puede retirar del                                          trabajo. Firma en
Colegio, y que en el se                                       hoja de
                                                              comunicación                                 X
debe salvaguardar.
                                                              organizacional.
Pedir disculpas a la         Luz Marleny          20 de      Ya se pidio disculpas    No se ha
familia, reponer la USB, el Vasco               octubre de   a la familia por parte   presentado otro
libro y las guías, pedir los                       2010      de Directivos y          reporte, y los
trabajos por correo,                                         docente, se repuso       acceseoriso que se
cuando se pida propiedad                                     la memoria (22 de        reciben se guardan
se salvaguardará en el                                       octubre/2010). En el     bajo llave
armario de artes bajo llave                                  plan de
o de cualquier otra                                          mejoramiento se
dependencia según el                                         está trabajando la                                 X
área.                                                        puntualidad para la
                                                             entrega y
                                                             salvaguardar las
                                                             cosas. Se compró el
                                                             libro a la espera de
                                                             que la familia lo
                                                             recoja. Se revisará
                                                             el plan de
Se le da una asesoría a       Diana Rivera -                 La estudiante            No se ha
la estudiante y se le         Diana Echeverry                presenta la              presentado otro
entrega un documento          (Lengua                        sustentación y el        reporte, y los
sobre los temas a evaluar.    Castellana)                    examen, logrando el      trabajos no se
Se da la instrucción de que                                  cierre de la             retiran del Colegio
                                                3/15/2011                                                       X
la propiedad del Cliente no                                  nivelación.
se puede retirar del
Colegio, y que en el se
debe salvaguardar.

Elaborar e implementar un     Dirección                      Se elaboraron los        Los laboratorios
protocolo de seguridad,       Académica                      protocolos de            tienen los
programar una                 Coordinador de                 seguridad, se realizó    protocolos y se
capacitación con los          Desarrollo                     capacitación a los       opera de acuerdo a
                                                3/8/2011                                                        X
docentes del área sobre       Humano y Social                docentes                 ellos.
manejo de laboratorios        Corridnadra de
                              Salud
                              Ocupacional y
Corregir la meta del          Dirección
indicador y cotejar con la    Académica
escala de valoración de la
evaluación institucional.                       5/4/2011                                                    X



Corrección : revisar y        Jefe Lengua                    En la segunda            en la segunda
publicar. Acción              Castellana -                   publicación              edción se planeo,
correctiva: 1. Crear el       Jefe SITI                                               se presento
documento con las
                                                5/11/2011                             buena                     X
políticas en la
                                                                                      comunicación y
diagramación, revisión y
publicación del Nudito                                                                salio en el tiempo
entre los docentes                                                                    previsto
responsables.
El responsable de la         Jefe de área,
publicación verificará los   Dirección
cambios, una vez             Pedagógica y de
publicado el jefe de         Investigación y
departamento verificará      Dirección
que los cambios              Académica
porpuestos esten
publicados
                                               5/11/2011   X




Pedir una mejor            Dirección
infraestructura a sistemas Pedagógica y de
para tener acceso          investigación y
                           Dirección
                           académica

                                               6/10/2011   X




Se busca con el proveedor Dirección
el mismo lenguje de       Pedagógica y de
programción               investigación y
                          Dirección
                          académica
                                               6/10/2011   X




Se busca con el proveedor Dirección
el mismo lenguje de       Pedagógica y de
programción               investigación y
                          Dirección
                          académica


                                               6/10/2011   X
presentar la consejo los      Dirección
cambios, actualizar la        Pedagógica y de
plantilla de presentación     investigación y
                              Dirección
                              académica
                                                6/10/2011                                          X




Estudio de los servicios no   Dirección                     Se estudio en el      Transformación
conformes y su                Pedagógica y de               comité de calidad     del listado de
importancia en el comité      investigación y               que era un servicio   servicio no
de calidad                    Dirección
                                                            no conforme y         conforme
                              académica
                                                            como impactaba
                                                            esto el servicio
                                                6/10/2011   ofrecido.                                  X




Actualización del manual      Dirección
de convivencia en el año      Pedagógica y de
2012 donde se agrega la       investigación y
definición y tiempo de        Dirección
portafolio de nivelación.     académica
                                                6/10/2011                                          X




Planear las salidas           Dirección
previendo actividades y       Pedagógica y de
responsabilidad               investigación y
                              Dirección
                              académica

                                                6/10/2011                                          X
En el formato hacer          Dirección                     Se diligencio el
referencia dónde está el     Pedagógica y de               formato, queda
seguimiento de la            investigación y               pendiente para
actividad. Diligenciar los   Dirección                     verificar en una
formatos en su totalidad     académica         6/10/2011   nueva planeación                           X




Corregir el cabezote del    Dirección                      Se actualizó el    No se tiene
archvio. Bajar los archivos Pedagógica y de                achivo             plantillas viejas, el
de la intranet              investigación y                                   archivo está
                                               6/10/2011                                                  X
                            Dirección
                                                                              actualizado.
                            académica

Se cerrará la unidad 3 en Jefe Lengua
tiempo de la unidad 4 con Castellana -
90 minutos que se habían Jefe SITI
separado para actividad de                     10/4/2011                                              X
integración.
                                                                    GESTION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJOR
                                                      Proceso Control de Servicio No Conforme, Acciones correcti
                                                        Formato para el registro de Acciones Correctivas, Preventi

                        Descripción de la situación
                         (no conformidad, riesgo
    Proceso      Tipo                                         Análisis de Causas
                           potencial o apecto a
                                 mejorar)
Elección,        A.C. La meta del indicador de         Renuncias: estas se dan por
contratación y        rotación del personal no se      mejores ofrecimientos
Desvinculación        cumplio.                         económicos en el medio. Mejorar
del Personal                                           su nivel académico a través del
                                                       estudio y Dedicación familiar.
                                                       Despidos: Se dan por
                                                       desempeño y adaptación a las
                                                       políticas institucionales.




Elección,        A.C. En auditoría realizada el      Se contrató personal sin algunos
contratación y        viernes 1 de Febrero de 2008, requisitos exigidos por el perfil.
Desvinculación        no se encontró evidencia de
del Personal          trazabilidad entre la elección
                      de personal descrito en el
                      proceso, con el manual de
                      perfiles y responsabilidades y
                      la elección por competencias,
                      incumpliéndose así el numeral
                      4.2.4 de la Norma.
Bienestar Laboral A.C. En el primer ciclo de auditoria Desconocimiento del proceso por
                       interna 2008, no se encontró parte de los colaboradores que
                       evidencias de seguimiento al aportan al mismo.
                       indicador del proceso,
                       incumpliendo así los
                       numerales de la norma 4.2.1 y
                       8.2.1 y 8,23




Elección,         A.C. En la auditoria interna ciclo 2:   No se tiene un seguimiento claro
contratación y         En el Plan carrera: No se          del plan carrera por parte de los
Desvinculación         encuentran evidencias claras       jefes inmediato por consiguiente
del Personal           al plan de mejoramiento y          no se elaboran planes en
                       desarrollo del mismo. (8.4         desarrollo en este sentido.
                       análisis de datos y 8.5.1
                       Mejora continua)
del Personal           al plan de mejoramiento y     no se elaboran planes en
                       desarrollo del mismo. (8.4    desarrollo en este sentido.
                       análisis de datos y 8.5.1
                       Mejora continua)




Educación        A.C. No se encuentra evidencia de
Empresarial           medición y por tanto de
                      seguimiento, al indicador del
                      proceso, aspecto asociado al
                      requisto 8.1 de la NTC-ISO    Los instrumentos utilizados para
                      9001.                         la medición del impacto de la
                                                    formación no han sido
                                                    pertinentes, por lo que se tiene
                                                    en consideración el estudio de un
                                                    instrumento que mida la eficacia
                                                    de esta.




Elección,        A.C. No se evidencia                No se tiene un manual o
contratación y        entrenamiento y re-            instructivo que determine el
Desvinculación        entrenamiento para los         entrenamiento a los jefes de
del Personal          nuevos Jefes de área           área, porque se recurre sólo a la
                                                     inducción que proporcionan los
                                                     compañeros salientes, por lo que
                                                     no se ha generado un mejor
                                                     control por parte de las
                                                     Direcciones en este sentido.
Elección,        A.C. Se evidencia incumplimiento      No se tiene un control adecuado
contratación y        en la asignación de roles        por parte de Gestión Humana
Desvinculación        vs.Manual de funciones (Philp    sobre la signación de los roles ya
del Personal          Daures Co-Director)              que falta mayor utilización del
                                                       manuel de funciones como
                                                       documento de apoyo para la
                                                       toma de estas decisiones
                                                       incidiendo en la comunicación
                                                       entre las Direcciones.




Elección,        A.C. No se encuentran evidencias      No se tiene documentado un
contratación y        que permitan verificar la        manual de Plan Padrino ya que
Desvinculación        actividad denominada Plan        esta incluido como una acción de
del Personal          Padrino                          la inducción.




Elección,        A.C. Se estudiaron las hojas de       No se tiene un control adecuado
contratación y        vida de los funcionarios Leidy   por parte de Gestión humana
Desvinculación        Marcela Giraldo, Jorge Andrés    sobre la documentación exigida
del Personal          Gallego; Jhon Fredy Román,       para el proceso de contratación.
                      Claudia jaramillo, Olga
                      Restrepo y Camilo Suárez. En
                      varios de ellos no se
                      encontraron evidencias con
                      respecto al cumplimiento de
                      requisitos educación,
                      formación y experiencia,
                      asociada al numeral 6.2.2 e),
                      de la NTC -ISO 9001:2008.
                       Restrepo y Camilo Suárez. En
                       varios de ellos no se
                       encontraron evidencias con
                       respecto al cumplimiento de
                       requisitos educación,
                       formación y experiencia,
                       asociada al numeral 6.2.2 e),
                       de la NTC -ISO 9001:2008.




Elección,        A.C. No se evidencia la evaluación    Porque no se encontraba
contratación y        de periodo de prueba, ni         pertinente por el periodo tan
Desvinculación        evalución de desempeño de        corto, porque se consideró que
del Personal -        los docentes de optativas del    hacía más parte de orientación
Gestión de            primer semestre de 2009,         vocacional que con una
Desempeño             incumpliendo esto con lo         incidencia académica, porque el
                      estipulado en el proceso de      programa era nuevo, porque en
                      Elección, contratación y         un comité estrategico se
                      desvinculación                   consideró que eran casos
                                                       especiales por la intensidad
                                                       horaria y los requerimeintos
                                                       especificos.
Elección,        A.C. El Colegio tiene estipulado un   Porque inicialmente comenzo con
contratación y        proceso de selección y           un remplazo menor a 30 días,
Desvinculación        vinculación para todo el         porque como ya se conocia su
del Personal          personal, se logra evidenciar    trabajo se continuo el proceso de
                      que no se cumplió el proceso     selección, porque como la
                      con docente de inglés –          Rectora la conocia en su labor se
                      masculino, siguiendo los         omitio la entrevista formal.
                      parámetros de la institución
                      en el Proceso GH-P1
                      Elección, contratación y
                      desvinculación en su POE 2 Y
                      POE 3, demás con el numeral
                      4.2.4 Control de Registros de
                      la norma NTC ISO 9001:2008
                        Elección, contratación y
                        desvinculación en su POE 2 Y
                        POE 3, demás con el numeral
                        4.2.4 Control de Registros de
                        la norma NTC ISO 9001:2008




Elección,        A.C.    El Colegio en su promesa de     Porque se querian contratar
contratación y          servicio ofrece una calidad de   docentes extranjeros, porque se
Desvinculación          educación alta para sus          queria dar un mejor nivel a el
del Personal            estudiantes, se evidencia que    idioma extranjero, porque se
                        en la sede del Retiro            había contado que con el Jefe de
                        Departamento de Ingles se        Departameno de Ingles y el
                        presentaba una ausencia de       Coordinador de nivel esperar los
                        docente de un mes,               tramites pertinentes para
                        sacrificando esto la calidad     extranjeros, porque uno de los
                        del servicio ofrecido y el       aspirantes demoró su tramite de
                        requisito 4.1 d) de la norma     cedula de extranjeria.
                        ISO 9001:2008 Requisitos
                        Generales.




Gestión del      A.C. En el mes de abril de 2010 se      Porque no había conciencia de
Desempeño             evidencia la ausencia del          los Jefes inmediatos en la
                      seguimiento de planes de           optimización de este recursos,
                      mejoramiento (Padre Jorge ,        porque no se realizó verificación
                      José Alfredo Vasquez, Olga         por el responsable del
                      Patricia, Jairo Moreno,            instrumento, porque no se tenía
                      Veronica Betancur y Alejandro      especifico el control, porque no
                      Vasquez) incumpliendo esto         había conexión entre evaluación
                      con el proceso de Gestión          de desempeño y planes de
                      Desempeño.                         mejoramiento, porque no se
                                                         destina un tiempo dentro del
                                                         cronograma para garantizar que
                                                         se haga esta tarea.
                        Veronica Betancur y Alejandro       especifico el control, porque no
                        Vasquez) incumpliendo esto          había conexión entre evaluación
                        con el proceso de Gestión           de desempeño y planes de
                        Desempeño.                          mejoramiento, porque no se
                                                            destina un tiempo dentro del
                                                            cronograma para garantizar que
                                                            se haga esta tarea.



Elección,        A.C. En febrero de 2010 se                 El analisis resultaria especulativo
contratación y        evidencia incumplimiento en           ya que el funcionario responsable
Desvinculación        el proceso en el POE7 en              de este proceso ya no labora en
del Personal          cuanto a la realización de las        la institución.
                      entrevistas de retiro.




Elección,        A.C. El plan carrera es un instructivo 12.julio.2010: Porque no venia siendo
contratación y          del proceso y no se evidencia       consistente su proceso dentro del
                        seguimiento y medición del          sistema de GH. Porque no se tiene
Desvinculación                                              visualizado con claridad y
                        mismo.
del Personal                                                estratégicamente los posibles candidatos
                                                            que pueden ser promocionados. Porque
                                                            en ocasiones los posibles relevos del
                                                            plan carrera se realizan sin una
                                                            planeación previa. Porque en ocasiones
                                                            se flexibiliza el perfil de la personal y el
                                                            cargo requerido para cumplir con el
                                                            requerimiento. Porque debe destinarse
                                                            más para darle una adecuada y profunda
                                                            revisión estratégica del plan carrera (sólo
                                                            se sesiona una vez al año como tal).




Educación        A.C.   Los resultados generados por la Porque no se tiene estructurada de
Empresarial             evaluación del desempeño no se manera sistemática la evaluación de
                        cruzan con el plan carrera.     desempeño. Porque no se tiene
                                                            estructurada de manera sistemática el
                                                            plan carrera. Porque son procesos que
                                                            temporalmente no se cruzan. Porque los
                                                            insumos de un proceso y otro no son
                                                            analizados de manera conjunta. No hay
                                                            una disciplina directiva al respecto de
                                                            esta necesidad.

Gestión del      A.C.   Se genera una no conformidad        Porque el instrumento en su versión
Desempeño               por incumplimiento a la norma       anterior al 2010 debe tener ajustes.
                        numeral 8.2, pues no se             Porque a pesar de que se tiene el
                        evidencia la medición al proceso.   instrumento, éste no se optimiza para el
                                                            análisis respectivo de la información.
                                                            Porque el instrumento en si mismo puede
                                                            tornarse ambiguo. Porque el plan de
                                                            mejoramiento está desarticulado de la
                                                            evaluación de desempeño. Porque las
                                                            cifras y resultados no son presentados de
                                                            manera global ni particular. Porque
                                                            retomar el análisis de información
                                                            registrada de manera física es complejo.
                                                                   análisis respectivo de la información.
                                                                   Porque el instrumento en si mismo puede
                                                                   tornarse ambiguo. Porque el plan de
                                                                   mejoramiento está desarticulado de la
                                                                   evaluación de desempeño. Porque las
                                                                   cifras y resultados no son presentados de
                                                                   manera global ni particular. Porque
                                                                   retomar el análisis de información
                                                                   registrada de manera física es complejo.




Bienstar Laboral   A.C.   Se genera una no conformidad      Porque se ha dado una transición
                          por incumplimiento al proceso y a progresiva en la estructura de la
                          la norma numeral 4.2              propuesta de impacto de Bienestar
                                                                   Laboral. Porque no se tenía un riguroso
                                                                   análisis de la propuesta de Bienestar
                                                                   Laboral y ésta no estaba conectada con
                                                                   un verdadero diagnóstico institucional.
                                                                   Porque se estaba impactando con
                                                                   pequeñas actividades. Porque el registro
                                                                   de la evaluación de los programas de
                                                                   Bienestar Laboral no era sistemático.
                                                                   Porque se carece de una estrategia
                                                                   corporativa para Bienestar Laboral.




Elección,          A.C. El proceso pide que todas las              Porque nunca se había estipulado que las
contratación y            hojas de vida recibidas para un          hojas de vida sean digitalizadas. Porque
                          proceso de elección se                   no se consideró que las hojas de vida,
Desvinculación                                                     una buena cantidad, llegan por correo
                          almacenadas en la base de
del Personal                                                       certificado o son entregadas
                          datos, sin embargo sólo se
                                                                   personalmente (medio físico). Porque la
                          evidencian las hojas de vida de
                                                                   demanda de tiempo en la digitalización es
                          las personas elegidas. Por lo            alta. Porque se carece de un plan de
                          anterior se genera una no                digitalización de las hojas de vida. Porque
                          conformidad por incumplimiento           no hay una persona dedicada a este
                          al proceso y a la norma                  proceso de manera concreta.
                          numerales 4.2 y 8.2




Educación          A.C.   El impacto de los programas y            Porque no hay disciplina frente a la
Empresarial               capacitaciones impartidas no es          evaluación de los programas de
                          evaluado ni medido.                      educación empresarial. Porque el
                          Se levanta una no conformidad            instrumento (utilizado hasta el año 2009)
                                                                   evalúa aspectos muy puntuales. Porque
                          por incumplimiento al proceso y a
                                                                   no hay un plan claro de formación.
                          la norma numerales 4.2 y 8.2
                                                                   Porque no se tiene claridad del impacto
                                                                   laboral del plan de formación. Porque la
                                                                   información que mínima mente se
                                                                   retoma, no es procesada.



Elección,          A.C. No se vinculó a tiempo algunas             Porque se presenta poco tiempo entre la
contratación y            personas para dictar las optativas del   solicitud y la fecha de inicio de las
                          segundo semestre del 2010                optativas. Porque son asignaturas con un
Desvinculación            (economía y finanzas, italiano,          perfil especializado y con características
del Personal              alemán, conflictos geopolíticos,         muy puntales (por ejemplo disponibilidad
                          historia contemporánea, fotografía).     de horario del candidato). Porque en el
                                                                   caso de los extranjeros se requiere visa
                                                                   de trabajo. Porque otras funciones del
                                                                   responsable de Gestión Humana impiden
                                                                   la adecuada concentración del objetivo
                                                                   cuando aparecen estos requerimientos,
                                                                   en especial cuando son requerimientos a
                                                                   mitad del desarrollo del semestre. Porque
                                                                   se dan modificaciones en el tiempo
                                                                   cercano o preciso del inicio de las
                                                                   optativas.
                            (economía y finanzas, italiano,           perfil especializado y con características
del Personal                alemán, conflictos geopolíticos,          muy puntales (por ejemplo disponibilidad
                            historia contemporánea, fotografía).      de horario del candidato). Porque en el
                                                                      caso de los extranjeros se requiere visa
                                                                      de trabajo. Porque otras funciones del
                                                                      responsable de Gestión Humana impiden
                                                                      la adecuada concentración del objetivo
                                                                      cuando aparecen estos requerimientos,
                                                                      en especial cuando son requerimientos a
                                                                      mitad del desarrollo del semestre. Porque
                                                                      se dan modificaciones en el tiempo
                                                                      cercano o preciso del inicio de las
                                                                      optativas.




Elección,            A.C. No se encuentra aprobado el cargo      Porque a pesar de que ya se había
contratación y              Analista Contable, así como tampoco estudiado y preaprobado el cargo y el
                            se encuentra el perfil definido para perfil, no se había notificado y aprobado
Desvinculación              dicho cargo.                         en el comité de calidad
del Personal



Elección,            A.C. Se evidenció que existen hojas de           Porque se había obviado este importante
contratación y              vida en las que no figura otro sí a los   documento. Porque las resoluciones de
                            contratos, carta o documento alguno       rectoría no reposaban en cada hoja de
Desvinculación              donde se notifique el cambio de           vida. Porque sólo se daba constancia a
del Personal                cargo. (Marleny, Laura Victoria           través del contrato de trabajo
                            Ospina, Rodrigo Palacio, entre otros.)



Educación            A.C. No se evidencia eficacia en la              Porque no se tenía claridad por parte del
Empresarial                 capacitación de la metodología de         responsable de Gestión Humana de
                            educación personalizada                   cómo se hacia. Porque era un programa
                            incumpliendo con el numeral 6.2 de        de Educación Empresarial en ejecución.
                            la norma NTC ISO 9001:2008                Porque el proveedor era interno y
                                                                      controlaba directamente algunos de los
                                                                      resultados. Porque desde un inicio del
                                                                      programa no se estableció claridad al
                                                                      respecto.




Bienestar Laboral A.C. Incumplimiento del artículo 108 del         Porque de un tiempo hacia acá sólo se
                            código sustantivo del trabajo (decreto tenia publicación física en la Sede de
                            3743 de 1950) que estipula             Medellín. Porque la imagen de las
                            publicación y vigencia del mismo.      carteleras de todo el colegio se cambio y
                                                                   se desmontaron dichas carteleras.
                                                                   Porque se debe realizar una revisión
                                                                   actualizada del reglamento interno de
                                                                   trabajo para ver que no se encuentre
                                                                   desactualizado con respecto a las nuevas
                                                                   normas legales y requerimientos
                                                                   particulares de la institución. Porque un
                                                                   tiempo (2008-2009) fue entregado de
                                                                   manera física a cada empleado.




Binestar Laboral y A.M. Administración de la Asociación      Porque ésta admnistración desde la
Desarrollo Social       Talleres de Nazaret por personal del asociación, permité el manejo contable
                            colegio.                                  de las obras sociales. Porque la
                                                                      Asociación permité el frotalecimiento del
                                                                      proceso de desarrollo social. Porque al
                                                                      vincularse personas que laboran en la
                                                                      institución, eso favorece una mayor
                                                                      comunicación, sentido de pertenencia,
                                                                      seguimiento y control de los programas
                                                                      sociales.
                          colegio.                                de las obras sociales. Porque la
                                                                  Asociación permité el frotalecimiento del
                                                                  proceso de desarrollo social. Porque al
                                                                  vincularse personas que laboran en la
                                                                  institución, eso favorece una mayor
                                                                  comunicación, sentido de pertenencia,
                                                                  seguimiento y control de los programas
                                                                  sociales.



Gestión del        A.P. Posibles falencias en la II etapa de      Porque debe articular los diferentes
Desempeño                 construcción de la evaluación de        procesos de gestión humana, puede
                          desempeño y de competencias.            quedar subjetiva la valoración, porque el
                                                                  instrumento con sus respectivos
                                                                  descriptores y los parametros de
                                                                  valoración no se construyeron de manera
                                                                  consistente, porque los participantes en
                                                                  la construcción no tiene la competencias
                                                                  para hacerlo, porque amerita rigurosidad
                                                                  científica y de investigación en su
                                                                  construcción.



Bienestar Laboral A.C. No se cuenta con un diagnóstico y          Porque cuando salió la ley no se adoptó.
y Desarrollo           panorama claro de riesgos                  Porque es un tema que pasa a un
                       psicosociales.                             segundo plano por no ser tan tangible
Social.                                                           como los accidentes de trabajo. Por no
                                                                  conocer las consecuencias de no adoptar
                                                                  esta ley. que la persona que lidera
                                                                  Gestión Humana viene retomando desde
                                                                  el año pasado estas necesidades y otras
                                                                  de los procesos.




Educación          A.M. El personal docente del área de           Porque se van a mejorar las
Empresarial               ingles, durante el año 2011 tendrá      competencias de los docentes. Porque la
                          una capacitación y acompañamiento       institución puede ser más competitiva.
                          que favorezca la titulación de          Porque se está respondiendo al plan de
                          estudiantes bilingües, mejorando las    desarrollo del colegio.
                          competencias pedagógicas del
                          personal.




Elección,          A.C. No se evidencia el diseño de pruebas Porque no se tienen definidas las
contratación y            técnicas en cada una de las             competencias de nivel. Porque se está
                          dependencias, que debe aplicar el       relizando una redefinición de Gestión
Desvinculación            jefe inmediato y que da cuenta del      Humana y de los cargos dentro de la
del Personal              saber específico en el área, que va a   institución. Porque se está buscando que
                          desempeñar el nuevo funcionario.        el proceso elección sea integrado desde
                          Incumpliendo con el numeral 6.2.2 de    el modelo competencias.
                          la norma NTC ISO 9001:2008 y el
                          proceso




Educación          A.C. No se evidencia la evaluación sobre       Porque no hay un Plan de Formación.
Empresarial               la eficacia de la formación en los
                          empleados de la institución y de los
                          programas ofrecidos 6.2.2 8.2.3
Gestión del      A.C. No se evidencia la evaluación de la Porque no se tenia plan de formación,
Desempeño               eficiencia de la capacitación          porque esta capacitación no se teniá
                        requerida para aplicar la evaluación   claro los controles .
                        de desempeño. Incumpliendo el
                        numeral 6.2.2.c) de la Norma NTC
                        ISO 9001:2008

Gestión del      A.C. No se evidencia las capacitaciones a Porque no se cuenta con el plan de
Desempeño               los nuevos jefes de departamento y el formación (entrenamiento e induccion del
                        entrenamiento, en metodología taller, personal nuevo)
                        a los docentes de optativa.
                        Incumpliendo el numeral 6.2.2.de la
                        Norma ISO 9001:2008.




Gestión del      A.C.    Se evidencia el no diligenciamiento   Porque el problema se generó en el
Desempeño               en los planes de mejoramiento del      sistema (software).
                        12% del personal del Colegio




Educación        A.C. No se evidencia la evaluación del     No se programo el reemplazo de licencia
Empresarial             entrenamiento del auxiliar de       de maternidad, no estaba en el plan de
                        servicios generales de la sede el   formación.
                        Retiro que se encuentra realizando
                        el tratamiento de aguas desde enero
                        de 2011 hasta la fecha.




Educación        A.M. Certificar la brigada de emergencia.     Los miembros de la brigada emergencia
Empresarial                                                    tienen limitantes para la acción porque
                                                               tienen limitantes en la formación técnica y
                                                               especifica.




Elección,        A.M. Fortalecer el área y la labor del área Aumentar el tiempo de dedicación a esta
contratación y          de salud ocupacional.                  gestión.

Desvinculación
del Personal
        RESUMEN GESTIÓN HUMANA
No. de A.C.ciones   37
  Correctivas       32
  Preventivas       1
     Mejora         4
    Abiertas        28
    Cerradas        9
 ION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA                                                       CODIGO GDCM-P3.R2
Servicio No Conforme, Acciones correctivas y Preventivas                                    Página 1 de 1
gistro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora                                      Versión 03
                                                                                       CODIGO GDCM-P3.R2
                                                                                                                Estado
           Tratamiento (acciones para                                                    Evidencia de la
                                            Responsable      Fecha       Seguimiento
           mejorar la situación descrita)                                                    eficacia
                                                                                                                A

          Desarrollo actividades de      Dirección de     Enero      Ver seguimiento
          fidelización del personal      Gestión          15/2007
          vinculando las diferentes      Humana
          actividades de Gestión
          Humana a la vida institucional
          tales como: Plan de formación
          y programas de Bienestar
          Laboral.
                                                                                                                X




          Realizar el proceso de elección Dirección de    Febrero    Ver seguimiento   Se realiza el
          ajustado a las exigencias del   Gestión         1/2008                       proceso de Elección
          proceso de Elección,            Humana                                       ajustado a los
          Contratación y Desvinculación                                                perfiles exigidos por
          de Personal. Se realiza un                                                   la institución, frente
          ajuste al proceso para la                                                    a las excepciones
          vincualción de casos                                                         se tiene la
          especiales. Para los casos de                                                posibilidad de
          los empleados Jairo Moreno y                                                 generarse un plan
          Jaime Duque se actualizan los                                                de mejoramiento
          requerimientos faltantes                                                     con seguimiento de
          encontrados en la auditoría,                                                 los jefes inmediatos
          correspondientes a tiempo de                                                 y la Dirección de
          experiencia y certificados                                                   Gestión Humana.
          laborales, para Audrey Estela
          Monsalve Prieto, se tiene como
          plan de mejoramieto y
          desarrollo la realización de la
          capacitación sobre
          mantenimiento de edificios.



                                                                                                                X
requerimientos faltantes                                                               con seguimiento de
encontrados en la auditoría,                                                           los jefes inmediatos
correspondientes a tiempo de                                                           y la Dirección de
experiencia y certificados                                                             Gestión Humana.
laborales, para Audrey Estela
Monsalve Prieto, se tiene como
plan de mejoramieto y
desarrollo la realización de la
capacitación sobre
mantenimiento de edificios.



                                                                                                              X




Dar a conocer a los               Dirección de   Abril/2008   Terminados los           Se realiza de
proveedores internos del          Gestión                     eventos de Bienestar     manera periódica la
proceso los requisitos de         Humana                      Laboral se debe          evaluación de los
evaluacion de mismo.                                          realizar la evaluacion   programas de
Evaluación de los programas                                   de impacto de estos      Bienestar Laboral
de Bienestar.                                                 programas.               manteniendo un
                                                                                       control sobre su
                                                                                       impacto en los
                                                                                       empleados.

Desarrollar el plan carrera      Dirección de    Septiembre   Ver seguimiento
basado en las competencias y Gestión             /2008
habilidades de los empleados Humana
designados para este fin, por lo
que en Comité de calidad se
realizan las propuestas
referentes a su desarrollo.




                                                                                                              X
designados para este fin, por lo
que en Comité de calidad se
realizan las propuestas
referentes a su desarrollo.




                                                                                    X




                                              Enero/2009   Se realiza la
                                                           evaluación de la
                                                           eficacia de la
                                                           formación a través de
                                                           los jefes inmediatos.
Elaboración de un insturmento                              A febrero 15 de 2010
                              Dirección de                 se esta buscando el
que mida la eficacia de la
                              Gestión                      informe cuantitativo     X
formación en los empleados de
                              Humana                       de los Jefes
la institución.
                                                           Inmediatos. 12. Julio.
                                                           2010: Se hizo
                                                           actualización del
                                                           formato para el año
                                                           2010, debe ser
                                                           presentado en el
Reentrenamiento a los jefes de Dirección de   Febrero      Miércoles 04 de
departamento y elaboración de Gestión         11/2009      marzo: diagnostico.
un Manual de Entrenamiento     Humana                      Miércoles 25 de
específico consu respectivo                                marzo
control.                                                   reentrenamiento.
                                                           Martes 21 de abril
                                                           presentación del
                                                           manual. En febrero
                                                           15 de 2010 no se
                                                           evidencio la
                                                           estrategia ni el
                                                           entrenamiento de los     X
                                                           Jefes de
                                                           Departamento
                                                           Nuevos.
                                                           12.julio.2010: dentro
                                                           de la estrategia de
                                                           acompañamiento a
                                                           colaboradores, se
                                                           inició el día 30 de
                                                           junio capacitación en
                                                           elementos
                                                           relacionados con la
Desarrollar canales de        Dirección de      Febrero        Reunión con Analista           Generar
comunicación adecuada entre Gestión             11/2009        de procesos para               requerimientos a
las Direcciones encargadas de Humana                           determinar los                 través del correo
estas asignaciones y la                                        terminos del                   interno. Ajuste del
Dirección de Gestión Humana,                                   requerimiento y                Manual de perfiles
documentando en el proceso                                     documentación en el            acorde a los roles
de Elección Contratación y                                     proceso de Elección,           asumidos por los
Desvinculación de personal la                                  Contratación y                 docentes.
forma de hacer este tipo de                                    Desvinculación de
requerimiento.                                                 personal. Viernes 03
                                                               de abril.




Realizar un instructivo anexo al Dirección de   Febrero        Presentación del       Acompañamiento
Manual de Inducción referente Gestión           11/2009        Instrucivo sobre Plan de jefes inmediatos
al Plan Padrino o Compañero Humana                             Padrino (Compañero al personal nuevo.
Guía.                                                          Guía) como anexo al
                                                               Manual de Inducción.
                                                               12.julio.2010: esta
                                                               estrategia fue
                                                               descartada como
                                                               proceso de inducción
                                                               del personal nuevo, la
                                                               responsabilidad
                                                               recae sobre el
                                                               acompañamiento de
                                                               los jefes inmediatos.




Mayor control por parte de la   Dirección de    Abril 29/2009 No contratación de
Dirección de Gestión Humana     Gestión                        empleados hasta no
                                                               completar la
en el requerimento de la        Humana                         documentación exigida
documentación y exigencias                                     para su vinculación. A
previas a la contratación.                                     febrero 15 de 2010 se
                                                               evidencia que el personal
                                                               que ingreso en noviembre
                                                               de 2009 no cumplio con
                                                               los requisitos, y los
                                                               empleados enunciados no
                                                               se corrigieron en su
                                                               totalidad. A abril de 2010
                                                               se cuenta con un listado
                                                               que reporta los vacíos de
                                                               documentación de 2004 a
                                                               2009, sobre este listado la
                                                               Analista de Nómina y
                                                               seguridad Social está                                X
                                                               nuevamente solicitando la
                                                               papelería faltante.
                                                               12.julio.2010: A la fecha se
                                                               ha sido estricto en el
                                                               diligenciamiento de las
                                                               hojas de vida. Casi todo
                                                               los procesos de elección
                                                               del 2010 están completos,
                                                               salvo el caso de Janeth
                                                               Angel García que se
                                                               vinculo por un periodo
                                                               superior a un mes y no se
                                                        evidencia que el personal
                                                        que ingreso en noviembre
                                                        de 2009 no cumplio con
                                                        los requisitos, y los
                                                        empleados enunciados no
                                                        se corrigieron en su
                                                        totalidad. A abril de 2010
                                                        se cuenta con un listado
                                                        que reporta los vacíos de
                                                        documentación de 2004 a
                                                        2009, sobre este listado la
                                                        Analista de Nómina y
                                                        seguridad Social está                                X
                                                        nuevamente solicitando la
                                                        papelería faltante.
                                                        12.julio.2010: A la fecha se
                                                        ha sido estricto en el
                                                        diligenciamiento de las
                                                        hojas de vida. Casi todo
                                                        los procesos de elección
                                                        del 2010 están completos,
                                                        salvo el caso de Janeth
                                                        Angel García que se
                                                        vinculo por un periodo
                                                        superior a un mes y no se
                                                        completo el proceso inicial
                                                        realizado cuando se
                                                        vinculo como aprendiz,
                                                        actualmente se está
                                                        completando las pruebas
                                                        sicotécnicas y las
                                                        entrevistas faltantes.
Elección y Contratación de     Dirección de   Junio     Ver seguimiento
docentes de Optativas ajustado Gestión        12/2009
a las exigencias del proceso.  Humana
Realización de seguimientos
de desempeño por ser parte
del proceso misional e incidir
directamente en la prestación                                                                                X
del servicio




Cumplir debidamente con lo     Dirección de   Agosto    Se realiza el proceso          Cumplimiento del
establecido en el proceso de   Gestión        5/2009    de Elección y                  proceso.
Elección, contratación y       Humana                   contratación de                12.julio.2010: se
desvinculación del personal.                            manera adecuada.               está cumplendo con
                                                        Se ha estado                   el proceso en el
                                                        actualizando todos             área de ingles y en
                                                        los informes de                las demás
                                                        elección del personal          dependencias.
                                                        antiguo. El personal
                                                        vinculado de 2010
                                                        cuenta con el informe
                                                        de elección completo.
                                                        Se deja abierta hasta
                                                        concluir el informe de
                                                        elección de los
                                                        empleados.
                                                        12.julio.2010:
                                                        Actualmente los
                                                        docentes de ingles
                                                        tienen un adecuado
                                                        proceso de elección y
                                                        vinculación.
                                                              vinculado de 2010
                                                              cuenta con el informe
                                                              de elección completo.
                                                              Se deja abierta hasta
                                                              concluir el informe de
                                                              elección de los
                                                              empleados.
                                                              12.julio.2010:
                                                              Actualmente los
                                                              docentes de ingles
                                                              tienen un adecuado
                                                              proceso de elección y
                                                              vinculación.




Se realizará evaluación con     Dirección de     Agosto       12.julio.2010: para           12.julio.2010:
Dirección Académica antes de Gestión             5/2009       las contrataciones del        Durante el año se
un proceso largo (Contratación Humana                         2010 se ha tenido             ha dado estabilidad
de un extranjero u optativa) el                               especial cuidado y            en la planta docente
impacto en la prestación del                                  previsión con el fin de       del área de ingles.
servicio, de acuerdo a este                                   tener las
resultado se tomará la decisión                               contracciones a
o las contigencias necesarias,                                tiempo. Por ejemplo,
para los reemplazos en general                                a mitad del año,
definirá un plazo maximo de                                   antes de salir a
dos semanas para el procesos                                  receso, se tenían
de Contratación.                                              listas los dos
                                                              reemplazos de
                                                              docentes que
                                                              voluntariamente se
                                                              habían retirado de la
                                                              institución y estos
                                                              iniciaron el 6 de julio
                                                              con el resto de la
                                                              comunidad educativa.
                                                              Lo más importante es
                                                              prever y notificar a
                                                              tiempo este tipo de
                                                              situaciones.



Revisión de los planes de        Coordinador     Abril/2010   12.julio.2010: Se inicio
mejoramiento con corte a mayo    de Desarrollo                capacitación (30 de junio
                                                              de 2010) a jefes
de 2010. Concientización de      Humano y                     inmediatos desde el
todo Jefe con personal a cargo   Social                       programa de
sobre las bondades de la                                      acompañamiento a
herramienta, modificación del                                 colaboradores. Se están
                                                              haciendo los ajustes
instrumento y el proceso para
                                                              pertinentes a los
garantizar controles.                                         instrumentos de                                      X
(Sistematización)                                             evaluación de desempeño
                                                              y planes de mejoramiento:
                                                              sistematizado y con una
                                                              adecuada conexión. Se
                                                              espera lograr, con el nuevo
                                                              instrumento y con esta
                                                              capacitación a jefes
                                                              inmediatos, un adecuado
                                                              seguimiento y
instrumento y el proceso para
                                                                        pertinentes a los
garantizar controles.                                                   instrumentos de                                      X
(Sistematización)                                                       evaluación de desempeño
                                                                        y planes de mejoramiento:
                                                                        sistematizado y con una
                                                                        adecuada conexión. Se
                                                                        espera lograr, con el nuevo
                                                                        instrumento y con esta
                                                                        capacitación a jefes
                                                                        inmediatos, un adecuado
                                                                        seguimiento y
Nombramiento de un nuevo                  Coordinador     Febrero/2010 Durante el año 2010            Contar con más del
responsable, inducción por los            de Desarrollo                se están realizando            80 % de las
procesos de GH, utilización del           Humano y                     las entrevistas de             encuestas
recurso y evalaución del                  Social                       retiro para identificar        realizadas, en
proceso para verificar sus                                             insumos de                     relación al número
bondades                                                               mejoramiento (Abril            de personas que se
                                                                       22/2010).                      han desvinculado.
                                                                       12.julio.2010: Se              Nota: La gran
                                                                       continúa realizando            mayoría de las
                                                                       este proceso de                personas se
                                                                       recolección de                 disponen para la
                                                                       información antes del          realización de la
                                                                       retiro de un                   encuentas. Es un
                                                                       funcionario. 13.               instrumento que
                                                                       agosto.2010: Se                favorece el analisis
                                                                       aprueba la versión             de los procesos de
Reestructuración y redifición de          Coordinador     Abril/2010   Ver ajuste del
                                                                       paraseguimiento                Gestión Humana.
procesos de Gestión Humana, en            de Desarrollo
especial el Plan Carrera. Cambios en
la estrucutra organizacional del
                                          Humano y
proceso de Gestión Humana                 Social
vinculados para el año 2010 a la
dirección de desarrollo organizacional.



                                                                                                                             X




Reestructuración de la evaluación de      Coordinador     Abril/2010    Ver seguimiento
desempeño para que esta sea por           de Desarrollo
competencias. Alimentar de manera
sistemática el Plan Carrera desde la
                                          Humano y
evaluación de desempeño.                  Social
                                                                                                                             X




Reestructuración de los instrumentos      Coordinador     Abril/2010    Ver seguimiento
de evaluación y seguimiento del           de Desarrollo
desempeño durante el 2010 y el 2011.
                                          Humano y
                                          Social



                                                                                                                             X
                                                                                                                             X




Reestructuración de la propuesta de        Coordinador        Abril/2010     Ver seguimiento   Contar con una
bienestar laboral, pasar de programas      de Desarrollo                                       oportuna, funcional e
pequeños a estrategias que impacten                                                            integral estrategia de
significativamente la calidad de vida de
                                           Humano y                                            Bienestar Laboral.
los empleados.                             Social                                              Garantizar una relación
                                                                                               permanente con
                                                                                               FEDEVEGAS y la Caja
                                                                                               de Compensación
                                                                                               Familiar. Tener una alta      X
                                                                                               difusión de las
                                                                                               actividades y programas
                                                                                               de bienestar laboral.




Crear un ingreso digitalizado a la base    Coordinador        Abril/2010     Ver seguimiento   Acceso y consulta a una
de datos de las hojas de vida de los       de Desarrollo                                       adecuada y amplia base
candidatos.                                                                                    de datos de hojas de
                                           Humano y                                            vida (tanto de forma
                                           Social                                              física, como digital).
                                                                                               Nota: ir migrando a un
                                                                                               proceso 100% virtual y
                                                                                               digital.




Modificación del instrumento de            Coordinador        Abril/2010     Ver seguimiento
evaluación de educación empresarial,       de Desarrollo
por lo menos completarlo con aspectos
relacionados con el saber, el ser y el
                                           Humano y
hacer.                                     Social
                                                                                                                             X




Evaluar y concretar las optativas con      Coordinador de     Julio 6/2010   Ver seguimiento   Estabilidad en la
dos meses de anticipación y pasar el       Desarrollo                                          vinculación que evite la
requerimiento con un mes y medio           Humano y Social,                                    rotación de personal en
(aplica para los cambios de personal       Director                                            las optativas.
del año siguiente). Realizar una           Académico y                                         Cumplimiento en los
revisión y sugerir cambios de forma de     Pedagógico y                                        cronogramas de
las optativas.                             Coordinadores de                                    asignación de las
                                           Nivel.                                              optativas y de la solicitud
                                                                                               de los requerimientos.
                                                                                                                             X
(aplica para los cambios de personal      Director                                                   las optativas.
del año siguiente). Realizar una          Académico y                                                Cumplimiento en los
revisión y sugerir cambios de forma de    Pedagógico y                                               cronogramas de
las optativas.                            Coordinadores de                                           asignación de las
                                          Nivel.                                                     optativas y de la solicitud
                                                                                                     de los requerimientos.
                                                                                                                                   X




Aprobación en comité de calidad del       Responsable de     Agosto de 2010   15.octubre.2010: Ya Aprobación del perfil en
cargo de Analista Contable. Cada vez      Gestión Humana                      se encuentra         Comité de Calidad.
que se cree un cargo se realizará el
perfil por el jefe inmediato y el
                                                                              aprobado por comité
responsable de Gestión Humano,                                                de calidad el cargo
antes del nombramiento se llevará al                                          de Analista Contable
Comité de Calidad para someterlo a
aprobación.
Adjuntar documentos que evidencien        Responsable de     Agosto de 2010El 15 de octubre se Otro sí en los contratos.
los cambios en el personal. Cada vez      Gestión Humana                   verifica las hojas de
que se realice un movimiento, la
comunicación reposará en la hoja de
                                                                           vida y en estas
vida, se realizará además el otro si al                                    reposan la
contrato laboral para que se la                                            documentación que
evidencia de aceptación entre las                                          soporta
partes
                                                                           nombramientos o
Evaluación de la eficacia del programa    Responsable de    Agosto de 2010 28.abril.2011: La
de capacitación en educación              Gestión Humana                   capacitación del
personalizad. La evaluación se hará a
través de observación directa en el
                                                                           presente año no a
aula de clase y de la evaluación del                                       contando con el
programa con el formato establecido.                                       debido seguimiento y
                                                                                                                                   X
Diligenciamiento del formato de                                            no se está tomando
educación empresarial, definir
                                                                           la asistencia
previamente para todas las
capacitaciones como se medira la                                           respectivaR, se debe
eficacia de la formación antes de                                          retomar esto. La
iniciar el proceso.                                                        observación de
Publicación física en cada sede del       Responsable de                   clases, que es uno de
                                                            Agosto de 2010 15.octubre.2010: Se
Reglamento Interno de Trabajo (en         Gestión Humana                   venia realizando los
cada una de las recepciones).
                                                                           tramites respectivos
                                                                           para la publicación
                                                                           física del Reglamento
                                                                           Interno de Trabajo,
                                                                           pero con el objetivo                                    X
                                                                           de aprovechar la
                                                                           nueva publicación del
                                                                           mismo, se está
                                                                           realizando una
                                                                           revisión detallada con
                                                                           la asesora jurídica de
Nombrar junta del Colegio. Realizar los   Responsable de    Abril de 2011.
                                                                           la institución, con el
                                                                           9.mayo.2011: El 3 de
tramites juridicos. Establecimiento del   Gestión Humana y                 mayo se logra
plan de trabajo.                          Analista de
                                          Bienestar Laboral
                                                                           conformar la nueva
                                          y Desarrollo                     junta de la
                                          Social.                          asociación, con
                                                                                                                                   X
                                                                           miembros que
                                                                           laboran en el colegio
                                                                           y que están
                                                                           relacionados con el
                                                                           procesos de
plan de trabajo.                          Analista de
                                          Bienestar Laboral
                                                                               conformar la nueva
                                          y Desarrollo                         junta de la
                                          Social.                              asociación, con
                                                                                                          X
                                                                               miembros que
                                                                               laboran en el colegio
                                                                               y que están
                                                                               relacionados con el
                                                                               procesos de
Contactar ente externo para la revisión Responsable de        Abril de 2011.   A inicios de mayo del
del proceso de Gestión del              Gestión Humana                         2011 se logra
Desempeño que se viene teniendo.
Definir si la evaluación será de
                                                                               establecer una cita
competencias, de desempeño y/o                                                 con un asesor
mixta. Concretar los plazos con el ente                                        (CINCEL), empresa
externo y las respectivas pruebas, para                                        especializada en el        X
mirar la viabilidad de la herramienta,
                                                                               tema organizacional.
para el II semestre del 2011.
Entrenamiento a Jefes para la                                                  Se revisa el
realización de la evaluación.                                                  instrumento actual
                                                                               que se tiene para le
                                                                               evaluación de
Dar cumplimiento a la ley. Asesoria de Responsable de         Abril de 2011.   En el 2010 se
la ARP SURA en este aspecto.           Gestión Humana                          adelantó la
Realizar diagnóstico y el plan de
trabajo con el comité de calidad en
                                                                               conceptualización
pleno, los coordinadores de salud                                              general de los
ocupacional y el analista de Bienestar                                         riesgos psicosociales.
Laboral y Desarrollo Social. Conformar                                         El 17 de mayo del          X
el comité de convivencia.
                                                                               2011 se realizó
                                                                               capacitación al
                                                                               comité de calidad
                                                                               (directivos y
                                                                               coordinadores
Contratar asesoría externa para el área   Responsable de      Diciembre de     académicos) sobre
                                                                               Marzo de 2011: Se
de ingles durante el 2011. Diagnóstico    Gestión Humana.     2010.            ha realizado
del personal. Capacitación del            Dirección
personal. Plan de trabajo de la           Académica.
                                                                               empalmes entre la
propuesta.                                Dirección                            asesora y los jefes de
                                          Pedagógica.                          dpto. de ingles. Abril     X
                                                                               de 2011: a la fecha
                                                                               se ha realizado
                                                                               parcialmente la
                                                                               valoración del nivel
Definir para el 2011 las competencias Coordinador de          Junio 10/2011
                                                                               del personal, la
                                                                               29 de agosto de 2011:
de nivel. Montar para el 2012 las     Desarrollo                               Durante el año 2010 y
entrevistas basadas en competencias, Humano y Social                           2011 en los casos que se
concepción abarca la prueba técnica.                                           ha posibilitado, se han
                                                                               realizado algunas pocas
                                                                               evaluaciones en Ciencias
                                                                               Naturales y con            X
                                                                               Matemáticas construidas
                                                                               por los mismos jefes de
                                                                               área, en su momento los
                                                                               resultados han sido
                                                                               aportantes. Se ha venido
                                                                               desarrollando durante el
Realizar el plan de formación basado Coordinador de           Junio 10/2011
en competencias. Incluir en la agenda Desarrollo
del comité de calidad en Revisión por Humano y Social
la Dirección la presentación del plan.
El plan incluye objetivos e item de
control.                                                                                                  X
Analizar el material de apropiación de Coordinador de      Junio 10/2011    29 de agosto de 2011: Se
la capacitación virtual. Retroalimentar Desarrollo                          ha brindado asesoria a
a los jefes respectivos sobre los logros Humano y Social                    jefes inmediatos. Los tres
alcanzados.                                                                 jefes nuevos de mitad del    X
                                                                            año 2011 (Carol, Andres
                                                                            Felipe Gil, Juan Esteban
                                                                            Gallón y Maria Patricia
Presentar el Plan de Formación.          Coordinador de    Junio 10/2011    14 de septiembre de
Elaborar, para el 2012, un manual de     Desarrollo                         2011: La
inducción y entrenamiento para           Humano y Social
personal nuevo. Se clarificó y excluyó
                                                                            metodología de las
como la metodología principal para la                                       optativas se concreta
                                                                                                         X
optativa, la de taller y se determinó                                       que es clase
que podía ser de tipo magistral.                                            magistral (comité de
                                                                            calidad - acta 5 del
                                                                            19 de agosto de
Recuperar la información, actualizarla. Coordinador de     Junio 10/2011    2011)
Revisión del software.                  Desarrollo
                                        Humano y Social y
                                        Coordinadora SITI.
                                                                                                         X




Inscribir en el plan de formación.       Coordinador de    Junio 10/2011
Entrenar a varios funcionarios.          Desarrollo
                                         Humano y Social y
                                         coordinador de
                                         Servicios                                                       X
                                         Generales sede el
                                         Retiro



Incluir en el plan de formación.         Coordinador de    Agosto 29/2011
Certificación formal de los brigadistas. Desarrollo
                                         Humano y Social y
                                         los coordinadores                                               X
                                         de Salud
                                         Ocupacional.

Proponer la creación de un cargo         Coordinador de    Agosto 29/2011
nuevo para el 2012, como Auxiliar de     Desarrollo
Salud Ocupacional a un tecnólogo         Humano y Social y
formado y perfilado para tal fin.        Comité
                                         Estratégico.
                                                                                                         X
GDCM-P3.R2
a 1 de 1
 ión 03


      Estado


          C
X
X




X
X
X




X
X
X
X




X
                                                                           GESTION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA
                                                           Proceso Control de Servicio No Conforme, A.C..ciones correcti
                                                            Formato para el registro de A.C..ciones Correctivas, Preventi


                       Descripción de la situación (no
  Proceso     Tipo    conformidad, riesgo potencial o                Analisis de Causas
                             apecto a mejorar)
Sistemas de          En auditoria interna                  *No se estaba realizando el
Información          correspondiente al primer ciclo del   procedimiento como estaba descrito
                     2008, no se encontraron las cartas    en el proceso.
                     de envió de ambas sedes, ni las       *No se habian realizado las copias
                     copias de enero, febrero y marzo      mensuales, debido a que estas se
                     de 2008, como está estipulado en      hacian una vez realizado el cierre de
                     el procedimiento para la protección   contabilidad y este no se habia
              A.C.   de la información (PC2);              llevado a cabo a la fecha.
                     incumpliendo al numeral 4.2.4 de la   *La información mas relevante en las
                     Norma. (Control de registros).        copias mensuales es la de
                                                           contabilidad razon por la que se
                                                           esperaba a tener esta informacion
                                                           completa para hacer la copia
                                                           mensual.

Sistemas de          No se ha realizado copia mensual       El departamento de compras no ha
Información          de la información, en la cintas de     encontrado disponibilidad por parte
              A.C.    respaldo en la sede el retiro, por           de sus proveedores.
                               falta de cintas.
                     En revisión interna realizada el 11   1. Incremento en el número de
                     de Septiembre de 2008 se detectó      solicitudes recibidas.
                      el incumplimiento al cronograma      2.     En    septiembre     inicio   la
                       establecido para la entrega de      implementación       de    un    nuevo
                                   pedidos                 software el cual requiere de una
                                                           operatividad     diferente    y    más
Compras y                                                  compleja.
              A.C.
Suministros                                                3. Retraso en el análisis de las
                                                           disponibilidades presupuestales por
                                                           cada área y sede.
                                                                 En la descripción de la primera
                                                              actividad del POE3, se establece la
                                                                 entrega semanal de todas las
                                                             facturas a Contabilidad. Esto se esta
                                                                cumpliendo parcialmente, ya que
                                                               para algunas de ellas no eXiste la
                                                              disponibilidad presupuestal que se
                         En revisión interna realizada el 11 requiere para que sea actualizado el
  Compras y                    de septiembre se noto
                 A.C.                                             presupuesto en el software,
  Suministros             incumplimiento al proceso en lo      incumpliendo el proceso, según el
                        relacionado a entregas de facturas        numeral 7.4.1 de la Norma.




Administración          En ciclo 1 de auditoria interna no se   1. Las personas responsable del
de Recursos             pudo evidenciar un manejo               proceso no se apersonaron de las
Logísticos              inadecuado de los planillas y           actividades                         2.
                        software de activos.                    Es un proceso nuevo y no había
                                                                claridad de funciones
                                                                3. No había claridad en las políticas
                                                                de manejo y responsables de los
                                                                activos
                 A.C.




Administración          En la actual zonificación de            1. En el año 2008 la persona
de Recursos             Instalaciones, Sede El Retiro, y por    responsable no incluyó estas áreas
Logísticos              ende en el diagnóstico del estado       en la zonificación.
                        de instalaciones no se incluyeron:      2. No hubo claridad en la inducción
                        1. La cancha de fútbol.                 en el 2009 de la posibilidad de
                        2. el espacio para la práctica de       cambio en dicha zonificación.
                        Ultime.                                 3. La institución está en continua
                        3. tribunas móviles.                    construcción por lo que la
                 A.C.   4. última etapa de construcción.        zonificación debe ser de revisión
                                                                permanente y no estática.
Servicio de             En seguimiento realizado al            Falta de coneXión entre el
Alimentación            proceso el día 21 de febrero del       procedimiento de nómina y seguridad
                        año 2008 se evidencia el               social y el proceso de servicios de
                        incumplimiento al item de control:     alimentación en lo referente al
                        Diligenciamiento del formato listado   suministro de la información de
                        de empleados usuarios del servicio     usuarios del servicio de restaurante.
                        de alimentación correspondiente al
                        numeral 4.2.4 de la norma




                 A.C.




Servicio de                 En seguimiento realizado al    No se ha encontrato un proveedor
Alimentación               proceso en el mes de mayo se    que diagnostique el dañor real de la
                            encontró que la temperatura    cava.                            Dos
                                                           técnicos han realizado el
                        registrada en el formato "Control de
                                                           mantenimiento de la cava y la han
                        temperatura equipos de frio" para la
                         cava No. 2 es anormal, por encima tenido en seguimiento constante sin
                 A.C.     de 5ºC) desde finales del mes de lograr la corrección definitiva.  No
                                       enero               se tiene mucha oferta de
                                                           proveedores confiables en esta
                                                           rama.
                                                           No se tiene seguridad que la cava
                                                           haya sido fabricada adecuadamente.
                                                           No se tiene por escrito los reportes
Administración          Haciendo una revisión sobre los    1. El Asesor Hidrosanitario y
de Recursos             informes de análisis y toma de     encargado de elaborar los informes
Logísticos              muestra de agua de la planta de    no pudo volver a la institución por
                        tratamiento, se encontró que desde problemas de salud.
                        el mes de noviembre de 2008 hasta 2. La Coordinadora de Servicios
                        enero de 2009, no se tiene         Generales no hace seguimiento de
                        evidencia de ese control           dicha asesoría.
                                                           3. No se hacen las tomas de
                                                           muestra para los análisis
                                                           fisicoquímicos y microbiológicos.
                 A.C.




Administración          Al ingresar la nueva coordinadora      1. La distribución de funciones
de Recursos             de servicios generales, detectó que    realizadas en el 2008 no era
Logísticos              la distribución de las funciones del   equitativa                   2. La
                        personal se debían cambiar             mala programación hacia que una
                                                               misma persona realizara funciones
                                                               en diferentes áreas del colegio
                 A.C.                                          3. Había pérdida de tiempo por
                                                               desplazamiento entre las diferentes
Administración          Al ingresar la nueva coordinadora      1. La distribución de funciones
de Recursos             de servicios generales, detectó que    realizadas en el 2008 no era
Logísticos              la distribución de las funciones del   equitativa                   2. La
                        personal se debían cambiar             mala programación hacia que una
                                                               misma persona realizara funciones
                                                               en diferentes áreas del colegio
                 A.C.                                          3. Había pérdida de tiempo por
                                                               desplazamiento entre las diferentes
                                                               zonas              4. Más zonas por la
                                                               nueva etapa



Administración          La coordinadora de servicios           1. Cambio de jefe de departamento
de Recursos             generales al revisar proceso,          de ciencias, el nuevo no tenía
Logísticos              detectó que no se estan llenando       claridad sobre el tema
                        las planillas revisión de las          2. No hubo inducción por parte del
                        balanzas a cargo del departamento      jefe de departamento anterior.
                        de ciencias naturales.                 3. La Coordinadora de Servicios
                                                               Generales no estaba controlando el
                                                               proceso por lo cual no cae en cuenta
                                                               de hacer llenar dichas planillas

                 A.C.




Administración          Se detectaron problemas en el          1. Se evidenció que el señor John
de Recursos             agua potable por ausencia de cloro     Edwin Colorado Arias no estaba
Logísticos              y alto nivel del PH no apta para       haciendo las tomas de aguas
                        consumo                                diariamente según el procedimiento.
                                                               2. El funcionario no le dió la
                                                               importancia requerida al tema de
                                                               aguas                      3. La
                                                               Bomba dosificadora del Cloro, se
                                                               obstruyó y por lo tanto no pasaba el
                                                               cloro al agua.




                 A.C.
                                                              2. El funcionario no le dió la
                                                              importancia requerida al tema de
                                                              aguas                      3. La
                                                              Bomba dosificadora del Cloro, se
                                                              obstruyó y por lo tanto no pasaba el
                                                              cloro al agua.




                  A.C.




 Administración          Resalto y señalización Vía           1. Se requieren reductores de
  de Recursos            Escobero, frente a la Sede El Retiro velocidad a los alrededores del
   Logísticos                                                 colegio por ser zona escolar.
                                                              2. Demarcación de cebras en la vía
                  A.P.                                        Loma del Escobero frente a la Sede
                                                              El retiro y a la unidad Ciudadela San
                                                              Luis, como prevención a accidentes
                                                              en la zona.
  Presupuesto            Estudio de costos Matriculas y       1. Estudio de el número de alumnos
                         pensiones con el fin de cobrar una que están en las diferentes escalas
                         tarifa que de nivelación entre       de la institución.
                         ingresos y gastos del colegio        2. Presentación al Comité
                                                              Administrativo Financiero de
                                                              propuesta para el cobro de
                                                              matriculas y pensiones.
                  A.P.                                        3. Con la aprobación del Comité
                                                              pasar a CDS a presentar propuesta.
                                                              4. En el momento de la aprobación
                                                              iniciar el proceso de cambio con
                                                              alumnos del primer grado en la
                                                              institución, con el fin de ir
                                                              gradualmente haciendo el cambio

Compras de               El documento identificado con el     1. El documento eXiste, pero se sacó
Insumos y                nombre de Lineamientos de            del proceso de compras.
Servicios                Compras que es referenciado en el    2. Este documentos facilita el cambio
                         proceso, no está siendo controlado   de fechas para realizar pedidos.
                         incumpliendo con el numeral 4.2.3    3. Se estimó que sacarlo del proceso
                         de la Norma que establece que los    daba la posibilidad de manipular la
                         documentos requeridos por el         fechas, permitiendo convenios con
                  A.C.   sistema de gestión de la calidad     los proveedores.
                         deben controlarse.                   4. Se omitió la importancia del control
                                                              de estas fechas en el proceso.
                                                              5. La Analista de Procesos no se
                                                              percató de que la comunicación en
                                                              estas fechas debería ser controlada y
                                                              divulgada a todos los estamentos de
                                                              la comunidad.
Compras de          Los registros de la evaluación        1. Los registros estaban disponibles
Insumos y           realizada al proveedor de             en un sólo equipo.
Servicios           Jardinería LIMA, y la selección del   2. No se había definido claramente la
                    proveedor José Humberto               responsabilidad del control de la
                    Bermúdez no se encontraron            información.
                    disponibles incumpliendo con el       3. No había suficiente claridad en la
                    numeral 4.2.4 control de registros    distribución interna de custodia.
             A.C.




Compras de          Utilización de un solo sistema para   Se implementa con el fin de llevar un
Insumos y           solicitud de ordenes de compras a     control más efectivo y seguimiento a
                    los diferentes proveedores de la          las ordenes de compras de la
Servicios           institución.                                       institución


             A.M.
Compras de          La empresa Atraes no            1. Los conductores no llegaron
Insumos y           cumplió con la prestación del   a tiempo al sitio convenido
Servicios           servicio el día 13 de agosto    2. Una buseta se ubicó en la
                    en vallejuelos que tuvieron     sede anterior, pero luego llegó
                    demora de más de 45´            a la que dirección correcta
                                                    3. La otra buseta se demoró
                                                    mucho más y el conductor no
                                                    justifica adecuadamente la
                                                    demora




             A.C.




Compras de          La empresa Atraes no            1. La empresa Atraes contrata
Insumos y           cumplió con la prestación del   el servicio con un bus de la
Servicios           servicio el día 13 de agosto    empresa Precoltur ya que por
                    en Cabañitas El tabor que       el número de niñas y la hora
                    nunca recogió a las             del servicio era más viable.
                    estudiantes.                    2. El conductor del bus no
                                                    informó que se había varado
                                                    una vez llegaron al sitio.
                                                    3. La empresa Precoltur no
                                                    envía reemplazo a tiempo y
             A.C.                                   cuando se pregunta por tiempo
                                                    dice información incorrecta y
                                                    finalmente no responde al
                                                    teléfono
Compras de                                                  1. Por error no se eXigio en el
Insumos y              1. En reuniones del grupo            momento de la toma de decisiones
Servicios              Financiero, se acordo realizar       realizar la Solicitud de Insumos y
                       compras de activos por el            Servicios.
                       eXcedente arrojado en el año 2009.   2.       Se      solicitaron    relojes
                       2. En revisión interna se detecta    institucionales con el fin de apoyar la
                       que se han realizado dos compras     Educación      Personalizada,    dicha
                A.C.
                       que      no   cuentan     con   el   solicitud no se formalizo por la
                       diligenciamiento   del     Formato   Dirección Administrtativo Financiera.
                       Solicitud de Insumos y Servicios,    3. Se solicito gasto de representación
                       como lo establecen los Items de      para atender Consejo Directivo
                       control.                             Superior, igualmente no se formalizo
                                                            el pedido.


Compras de             El proceso de compras de insumos        Se realizo a nivel interno del
Insumos y              y servicios tiene claramente       Departamento cambio de funciones,
                       definido que la responsabilidad de por la aprobación del nuevo cargo de
Servicios              cotizar y decidir la compra es              auXiliar de compras.
                       eXclusivamente de Analista,
                A.C.   actualmente se incumple con el
                       proceso ya que la auXiliar de
                       compras realiza estas funciones



 Contabilidad          El indicador del porcentaje de       Porque en noviembre se disminuyo la
                       fA.M..ilias con deuda fue superior a gestion de cobro telefonico, porque
                       la meta establecida                  en noviembre no se hA.C..e
                                                            suspension de servicios y porque la
                                                            situA.C..ion economica del pais
                                                            estuvo dificil




                A.C.
Compras de           Obras de infraestructura vial         1. Algunas obras se ejecutarán en la
Insumos y            decretadas en Diciembre del 2008      zona de influencia del colegio sede
                     para el Sur de Medellín que           Medellín
Servicios            permitirán mejorar la movilidad, el   2. Se afectan los recorridos de las
                     espacio público, el uso del suelo y   rutas de El Poblado
                     el medio ambiente en la zona de El
                     Poblado y las cuales iniciarán en
                     mayo de 2010



              A.P.




Sistemas de          No conformidad con el numeral         No se había registrado en el formato
Información          4.2.4 control de registros            Mantenimiento y otras actividades la
                                                           depuracion de la informacion de
                                                           salas y unidades de red. No se
                                                           registro debido hay materias que no
              A.C.                                         se cierran con la terminacion del
                                                           periodo academico ya que estas
                                                           tienen duracion de un semestre.



Compras de           En revisión de                        1. Las empresas
Insumos y            documentación consultando             transportadoras no han
Servicios            las cédulas de los                    ejercido un adecuado control
                     conductores en el Simit -             del tema con sus conductores.
                     Sistema de multas e                   2. Faltan estrategias de
                     infracciones de tránsito - se         seguimiento a conductores
              A.C.   evidención que eXisten 9
                     conductores de Senderos y
                     22 de Atraes que presentan
                     multas vigentes.
Compras de             En la evaluación del servicio         1. Se mantiene una
Insumos y              de restaurante la empresa             insatisfacción grande en los
Servicios              Eurest no alcanzó la meta del         usuarios especialmente de la
                       indicador nivel de satisfacción       sede El Retiro a pesar de los
                       de los usuarios de servicios          cambios y eXigencias que se
                       adicionales de restaurante y          realizan a la empresa.
                       transporte. La calificación fue       2. La cheff tuvo un accidente
                A.C.   3.83 y la meta es 4.0                 que la incapacitó varios meses
                                                             pero inicialmente no se
                                                             reemplazó y su cargo lo
                                                             asumió el personal auXiliar del
                                                             servicio




Compras de             Velar por la optimización y uso       Evitar que las diferentes áreas
Insumos y              adecuado de los recursos de la        tengan eXcesos de materiales,
                       Institución.                          generando deterioro de éste, poca
Servicios       A.M.
                                                             rotación y dificultades en su
                                                             almacenamiento.

 Contabilidad          Pago en línea para fA.C.ilitar al     Necesidades del cliente para realizar
                       A.C.udiente o padre de fA.M.ilia el   pagos a través de diferentes
                       cumplimiento de sus                   entidades financieras. Permitir
                       obligA.C.iones. Mantener              fA.C.ilidad en el recaudo. Tener
                A.M.   A.C.tualizada las bases de datos en   A.C.tualizada la informA.C.ión. El
                       tiempo real                           Medio y la competencia nos eXigen
                                                             mejorar en la plataforma tecnológica



 Contabilidad          No cumplimiento al instructivo de     Porque no se diligenciaba el formato.
                       cartera en el cual dice que se debe   Porque las novedades se enviaban
                       diligenciar el formato Novedades      por correo. Porque el formato no era
                       de cartera                            claro. Porque requería de muchas
                                                             firmas y frenaba el proceso


                A.C.
  Contabilidad          Enviar via correo electronico el      Por responsabilidad social con el
                        certificado de ingresos y            medio A.M.biente ahorrando pA.P.el
                        retenciones a todo el personal        para imprimir. Para fA.C.ilitarle al
                                                             personal obtener su certificado en el
                                                              momento que lo necesite sin tener
                 A.M.                                                   que solicitarlo




  Contabilidad          Carta laboral generada                  Permitir y fA.C.ilitar el proceso al
                        directA.M.ente desde el progrA.M.a     empleado cuando solicita su carta
                        y enviada al correo de cada              laboral, ya que la obtiene mas
                        empleado                               rA.P.idA.M.ente y sin desplazarse.
                 A.M.
                                                             InformA.C.ion confiable ya que no se
                                                              tienen que digitar datos y se evita el
                                                                          error humano

  Contabilidad           Listado de nomina de empleados      Tener informA.C.ion A.C.tualizada y
                                 desde el software               confiable y evitar errores de
                                                              digitA.C.ion y/o manipulA.C.ion de
                 A.M.                                        datos, ya que la informA.C.ion sale
                                                             directA.M.ente de la base de datos



  Contabilidad          Pago de A.P.rendices por el          Para fA.C.ilitar el proceso de pago ya
                        sistema                              que no seria manual sino dentro del
                                                             paquete quincenal. Para que el pago
                                                                sea el mismo dia que el de los
                 A.M.                                        empleados, para tener control sobre
                                                               todo el personal de la Institcuion



Compras de              Se modificó el cuadro comparativo El cuadro utilizado en el
Insumos y               de cotizaciones de restaurante    procedimiento no sirve para los
Servicios                                                 nuevos términos de referencia de la
                                                          cotización del 2010 y se hace
                 A.C.                                     necesario diseñar uno que cumpla
                                                          con dichos términos




  Contabilidad          ImplementA.C.ion del software de     Para que la informA.C.ion este en
                        tesoreria                            linea con los demas software
                                                             financieros. Tener mas control sobre
                                                             los procesos que alimentan la
                                                             informA.C.ion lo que la hara mas
                 A.M.                                        confiable
Contabilidad          No cumplimiento al instructivo de         Porque se realizan los pagos de
                      tesoreria en el cual dice que se       fA.C.turas por el valor neto. Porque
                      debe hA.C.er negociA.C.ion de         no se negocian descuentos por pago
                      descuentos pronto pago con los          anticipado. Porque no se tiene en
                      proveedores                                cuenta el flujo de efectivo de la
                                                              Institucion. Porque no se analizan
               A.C.                                            las fechas de vencimientos de las
                                                                            fA.C.turas




Contabilidad          CA.M.bio al procedimiento de          Porque la implementA.C.ion del
                      tesoreria el cual se integrara con el software requiere nuevos
                      de la analista de contabilidad        procedimientos, porque desde el año
                                                            pasado con la creA.C.ion del nuevo
               A.M.                                         cargo se observa la necesidad de
                                                            establecer nuevos criterios para el
                                                            proceso


Contabilidad          CA.M.bio de plataforma del            porque al implementar el software de
                      software de Cartera                   tesoreria era necesario que todos los
                                                            procesos se A.C.tualizaran a la
               A.M.                                         nueva plataforma con el fin de
                                                            obtener informacion en linea


Contabilidad          No se ha enviado control              Porque el manejo del mismo se
                      presupuestal a las direcciones        hA.C.e más efectivo cuando no se
                      durante el año 2010, incumpliendo     conoce en forma periodica la
               A.C.   con el instructivo de presupuestos.   ejecución.
                                                            Porque se ha visto que cuando se
                                                            presentan solicitudes eXtras en el
                                                            presupuesto es más fácil tomar
Contabildiad          MejorA.M.iento en el software de      Porque el nuevo software permite
                      tesoreria para ahorro de costos y     generar estos comprobantes, Poque
                      mejorA.M.iento en el A.M.biente       la impresora que se va a utilizar no
               A.M.   auditivo                              es de carro sino laser y esto permite
                                                            agilidad y disminuye la
                                                            contA.M.inA.C.ion auditiva.
   Compras                    Incumplimiento al proceso, en           Porque algunos usuarios no lo
                              cuanto a la formalización de la         conocen y otros que lo conocen
                              solicitud de insumos y servicios en     omiten el proceso.
                              los siguientes casos:                   Porque falta divulgación y
                                                                      comunicación sobre las actividades
                              1. Participación en el festival de la   planeadas, en las cuales interviene el
                              canción en el Colegio Calasanz.         proceso de compras.
                                                                      Porque faltan estrategias para
                              2. Conferencia del Dr. Hugo             comunicar y hacer cumplir el
                              Gallego sobre "Sustancias y             proceso.
                       AC
                              conductas adictivas", realizada el
                              26 y 29 septiembre.

                              3. Conferencia de Profamilia "Ser
                              padres y madres hoy" para
                              estudiantes del grado 11° sede
                              femenina, realizada el 3 y 5
                              octubre.


Sistemas de        A.M.       Cambio en el proceso de Sistemas        1. Reestructuración del área, uniendo
información                   de información ya que el área ha        el personal de salas de cómputo a
                              cambiado en su dinámica,                este departamento.
                              uniendose al plan de desarrollo         2. El departamento debe tener toda la
                              institucional y a la visión de          visión de crecimiento y control de los
                              prospectiva                             sistemas y tecnología informática del
                                                                      colegio.
                                                                      3. Trabajo estructural con las
                                                                      direcciones con el fin de integrar
                                                                      todas las áreas al uso de la
                                                                      tecnología informática.




                 RESUMEN DIRECCIÓN ADMON FINANCIERA

 No. de Acciones       42
   Correctivas         26
   Preventivas            3
     Mejora            11
    Abiertas           14
    Cerradas           28
ESTION DOCUMENTAL, CONTROL Y MEJORA                                                                      CODIGO GDCM-P3.R2
e Servicio No Conforme, A.C..ciones correctivas y Preventivas                                               Página 1 de 1
registro de A.C..ciones Correctivas, Preventivas y de Mejora                                                 Versión 03


                     Tratamiento (acciones                                                                                 Estado
                                                                                                       Evidencia de la
                    para mejorar la situación     Responsable       Fecha         Seguimiento
                                                                                                           eficacia
                           descrita)
                                                                                                                           A
                   *Realizacion de las copias      Equipo de      Abril 2008   Mayo 20 de 2008       Se pueden realizar
                   de los meses febrero,           sistemas                    -                     las copias en las
                   marzo y abril, con sus                                      Mayo 23 de 2008       fechas establecidas
                   respectivas cartas.                                         -Primer semestre de   y se adiciona la
                   *Revisión y ajustes del                                     2009         Abril    copia contable
                   proceso en general y al                                     12 2010               cuando esta area
                   procedimiento para la                                                             tenga la
                   Proteccion de la                                                                  informacion
                   informacion en particular.                                                        completa.




                   Hacer copias en disco           Equipo de     marzo 12 de Junio 5 de 2009         Es efectivo porque
                   duro de cada mes,               sistemas         2009                             se tiene respaldo
                   mientras no se tenga la                                                           de la información.
                   cinta.
                   1. Identificar los pedidos
                   eXtemporaneos,            con
                   entregas inmediatas, que
                   ocasionan                   el
                   incumplimiento              al
                   cronograma establecido.
                                                  Analistas de
                   2. Solicitar ajustes al                       Septiembre                          Vseguir el
                                                  Compras y                 Ver seguimiento
                   software, que permitan                          2008                              hipervinculo
                                                  Suministros
                   agilizar su operatividad.
                   3. Establecer periodicidad
                   para                 solicitar
                   disponibilidades.
Reestructuración         de
funciones         en      el
Departamento             de
Compras, lo que hace
posible      solicitar    la
                               Directora
disponibilidad,      a    la
                               administrativo                                     La acción
directora    administrativa,                    Septiembre
                               financiera y                Enero de 2009       implementada es
previa cotización, lo que                        de 2008
                               analistas de                                        efectiva
hace posible procesar
                               compras
factura y entregarla a
contabilidad     los   días
establecidos, se hace
seguimiento para proceder
luego al cierre


1. Realizar un listado         Coordinadora abril de 2008 Ver seguimientos                       X
definitivo de los activos      de Servicios
que están en inventario        Generales.
dentro de la institución.      AuXiliar
2.Conocer y tener acceso       Administrativo
al software de activos.        financiera.
3.La auXiliar                  Asistente
administrativa debe hacer      Administrativo
entrega de las planillas a     financiera
la responsable del
proceso para su
seguimiento y control.
4. Revisar y actualizar a la
fecha las planillas de
activos del 2008 5.
Revisar y actualizar las
1. Realizar activos del
planillas de inducción y      Coordinadora      abril de 2009 Seguimiento SG
acompañamiento a la           de Servicios
nueva coordinadora de         Generales
servicios generales
2.Realizar una nueva
zonificación para la sede
El Retiro.
3. Actualizar el formato en
el proceso.
4. Incluir la nueva
zonificación para el
diagnóstico a realizarse en
el 2009                    5.
Cada que vez que se
tengan nuevos espacios
incluiros en la zonificación
1. Ajustes en el               Analista de    10 de marzo Ver seguimientos en   No se volvio a
procedimiento de nómina        Nómina         de 2008     hoja aneXa            presentar ninguna
y seguridad social y en el     Coordinadora               seguimiento           anomalia por este
proceso de servicio de         de Servicios               restaurante           concepto durante
alimentación, de tal forma     de                                               principio de 2009 y
que sean sistémicos.           Alimentación                                     2010. Ver
2. Separar en el Software                                                       seguimientos
de nómina el concepto de
restaurante por sedes,
para obtener listados de
cada sección.
3. Entrega de listados por
parte de la analista en la
primera quincena del mes
de marzo de 2008.
4. La analista de nómina
enviará por el Outloock a
la coordinadora de
servicio de alimentación
las novedades que se
presenten.
5. Entrega de listado de
usuarios de empleados
noPedir una nueva
1. docentes en la primera      Coordinadora Mayo 19 de    Ver seguimientos en   Se cuenta con un
revisiónpor parte de un        de Servicios   2008        hoja aneXa            porveedor confiable
técnico recomendado que        de                         seguimiento           y a febrero de 2010
pase por escrito el informe    Alimentación y             restaurante           no se han
de la cava.                    Analista de                                      presentado
2. Con el informe técnico      Compras                                          inconvenientes.
de la cava evaluar si es                                                        Ver seguimiento
posible su reparación, de
ser un problema de
fabricación se estudiará la
posibilidad de hacer
efectivo el seguro del
equipo.
1. Solicitar a una empresa     Coordinación Febrero de    Ver seguimiento SG
especializada en               de Servicios  2009
tratamiento de aguas,          Generales del
cotización para realización    Retiro
del informe técnico de la
planta.
2. Solicitar cotizaciones
para las muestras de
laboratorio fisicoquimico
y microbiológico.
3. Tomar las muestras de
laboratorio para el análisis
fisicoquimico y
microbiológico.
4. Tomar decisiones
acerca de la nueva
asesoría en el manejo del
tanque de aguas


1. Entrega de cartas de        Coordinación Enero 13 de Ver seguimiento SG
Estándar de Funciones a        de Servicios  2009
cada uno de los auXiliares     Generales del
de servicios generales.        Retiro
2. Seguimiento a la
distribuciòn de funciones.
1. Entrega de cartas de         Coordinación Enero 13 de Ver seguimiento SG
Estándar de Funciones a         de Servicios  2009
cada uno de los auXiliares      Generales del
de servicios generales.         Retiro
2. Seguimiento a la
distribuciòn de funciones.




1. EXplicar al nuevo jefe la    Director del 30/03/2009   Ver seguimiento SG       La acción
forma de diligenciar el         Departamento                                    implementada es
formato                         de Ciencias                                         efectiva
2. Actualizar las planillas y   Naturales,
verificar estado de las         Coordinadora
balanzas por parte de           de servicios
ciencias naturales              generales
3. Verificar el
cumplimiento por parte de
servicios generales




1. Se hizo comunicación         Coordinadora 28/03/2009   El agua quedó en         La acción
con el cliente, con el fin de   de Servicios              optimas condiciones   implementada es
que quedara la constancia       Generales                                           efectiva
de su falta y se solicitó a     Sede el Retiro
Gestión Humana el
despido del señor John
Edwin.                  2. Se
solicitó a Ingeaguas
procedimiento para el
arreglo de la bomba
dosificadora. Se vaciaron
y limpiaron los tanques de
almacenamiento de aguas
del colegio. Se reinició
proceso de verificación de
químicos.
3. Se tomaron muestras
del agua cada media hora
hasta quedar en optimas
condiciones el agua. Se le
quitó la función del manejo
de la planta al señor Jhon
Edwin Colorado.
Gestión Humana el
despido del señor John
Edwin.                 2. Se
solicitó a Ingeaguas
procedimiento para el
arreglo de la bomba
dosificadora. Se vaciaron
y limpiaron los tanques de
almacenamiento de aguas
del colegio. Se reinició
proceso de verificación de
químicos.
3. Se tomaron muestras
del agua cada media hora
hasta quedar en optimas
condiciones el agua. Se le
quitó la función del manejo
de la planta al señor Jhon
Edwin Colorado.




Solicitar a la Secretaría de Asistencia     Febrero de   #'Admon. Recursos
Tránsito de Envigado         Administrativo 2009         Logís. 2'!A1
resaltos y señalización      Financiera




1. Estudio del número de Directora       Durante el      Actas comité                La acción
alumnos que están en las administrativo año 2005         económico del año        implementada es
diferentes escalas de la      financiera                 2005 : Mayo 25,              efectiva
institución.                                             Junio 8,agosto 10 y
2. Presentación de                                       24, septiembre 7 y
propuesta ante los                                       2, y por último
direntes entes de la                                     octubre 7 de 2005
institución.                                             donde se aprueba
3. Iniciar el proceso de                                 definitivamente la
cambio con alumnos del                                   escala propuesta por
primer grado ofrecido en                                 la administración del
la institución, con el fin de                            colegio, con el fin de
ir gradualmente haciendo                                 iniciar en el 2006.
el cambio.

1. Ingresar los                Analista de   Agosto      Ver seguimiento
lineamientos a control con      Procesos     5/2009
código MRE.
2. Asegurar que en el
momento de un cambio se
apruebe por el Comité de
Calidad.
3. Divulgar los cambios a
través de la intranet.
1. Establecer que los          Analistas de    Agosto       Ver seguimiento
registros deben estar en       compras de      5/2009
red y en dos equipos del        Insumos y
departamento.                    Servicios
2. Se coloca la carpeta de     AuXiliar de
las evaluaciones en el           Compras
                                                                              Se da cumplimiento
servidor, del cual Sistemas
                                                                                  a los aspectos
de Información realiza
                                                                               establecidos en el
copia diaria.
                                                                                tratamiento de la
3. La AuXiliar de Compras
                                                                                        N.C
recopila la información y
consulta quincenalmente
que la copia de seguridad
se este realizando.
4. Revisar que todos los
proveedores cumplan los
requisitos establecidos. la
1. Ver la importancia de      Analistas de   Septiembre   Seguimiento en        En la actulidad
mejora con el grupo de        compras y      9/2009       actas fisica        estan operando las
compras, contabilidad y       Administradora                                  ordenes de compra
dirección administrativa      centro de                                       por el software sin
(Ver acta).                   control de                                       ningún problema
2. Reunión con sistemas       datos.
de información para
programar la capacitación
y que se debe tener en
cuenta para ello. (Ver
acta).
3. Capacitación con
Novasoft
1. Reunión con             Atraes -   Agosto 13 Hasta noviembre
gerencia y calidad de      Liliana    de 2009   de 2009 con
Atraes para escuchar       María                otros servicios
descargos.         2.      calderón
Atraes suspenderá
por tres dias al
conductor que no
justificó su demora a
partir del martes 18
de agosto.
3. Dar a conocer el
número celular de
Liliana Calderón a los
acompañantes de los
servicios
4. Solicitar a los
acompañantes de los
servicios verificar 5
minutos antes de
terminar la actividad si
la buseta está e
informar en caso
contrario
5. Calificar mal el
servicio


1. Reunión con             Atraes -   Agosto 13 Reunión
gerencia y calidad de      Liliana    de 2009   efectuada el 13
Atraes para escuchar       María                de agosto
descargos.        2.       calderón
Vetar a la empresa
Precoltur para que
prestar servicios al
colegio y a Atraes
3. Enviar carta de
disculpas por parte de
Atraes a los padres
de familia, se debe
entregar en forma
física a la profesora
AleXandra el 14 de
agosto de 2009
4. Levantar una NC
5. Calificar mal el
servicio
                                                                                 La formalización de
1. En vista que el cierre
                                                                                  las Solitudes de
del año 2009 se hizo sin la
                                                                                      Insumos y
solicitud de activos, se
                                                                                      Servicios.
decide hacer controles
                              Direcciones
permanentes y no permitir
                              Administrativo
compras sin formalizar el
                              Financiera,
pedido                                       Febrero   17
                              Desarrollo
2. Se le envia nota a las                    de 2010
                              Organizacional
Direcciones Administrativo
                              y Equipo de
Financiera y Desarrollo
                              Compras
Organizacional para que
fomalicen           dichas
solicitudes.


Se esta trabajando en la        Equipo de    Abril de 2010                           El cambio de
nueva caracterización de        Compras                                              funciones ha
compras, donde cada una                                                          permitido prestar un
de las integrantes del                                                             mejor servicio y
Departamente quedaran                                                             agilizar el proceso.
con funciones especificas




No descuidar la gestion de     Analista de   Enero 12 de Febrero de 2010
cobro por ningun motivo,        Cartera         2010     Marzo de 2010
envio de cartas de cobro,                                Abril de 2010,
reportes a datA.C..redito,                               Junio a Dic de 2010..
firma de compromisos con                                 Se adiciona al
codeudor con propiedad                                   comentario
raiz, suspension de
servicios y cobro juridico
1. Mantener contacto        Asistente     A partir de    Ver seguimiento       Agosto de 2010:
permanente con el Fonval- adminsitrativo- mayo de                              Aún no ha sido
Fondo de valorización del financiera      2010                                 necesario enviar
Municipio de Medellín para                                                     comunicación a las
conocer detalles de las                                                        familias porque no
obras                    2.                                                    se han presentado
Informar a las empresas                                                        inconvenientes en
transportadoras para                                                           las rutas.
generar estrategias de
rutas y horarios        3.
Informar a las familias via
correo electrónico                                                                                   X




Se pone al dia el formato y Equipo de       Abril/2010   Julio.                Se llena el formato
se continua llenando con sistemas                        Agosto se cierra la   en el cierre del
las necesidaes del                                       NC.                   segundo periodo.
proceso.




1. Enviar información      Atraes -       Mayo 18        Hasta Julio 9 de       Las empresas
encontrada a las           Senderos -     de 2010        2010                  transportadoras
gerencias y                Liliana Ma.                                          han efectuado
coordinadores de           Calderón                                            compromiso de
transporte de Atraes y                                                             pago con
Senderos para su                                                                conductores y
solución.                                                                          se realiza
2. Solicitar evidencia                                                          seguimiento y
de pago de multa                                                                    control.
3. En caso de                                                                       Algunos
persistir, solicitar                                                           transportadores
cambio de conductor                                                              cancelaron y
                                                                               otros efectuaron
                                                                               compromiso de
1. Se contrató un             Asistente    Julio 2010   Ver seguimiento       Agosto de 2010: Se
nuevo cheff el cual           Administrati                                     inicia proceso de
                                                                                 cotización con
inició a partir del II        vo-                                                  términos de
semestre                      financiera                                            referencia.
2. Se continúa con el                                                              Verificar en
seguimiento al menú                                                           noviembre de 2010
y al gramaje,                                                                  Noviembre 2010:
                                                                              Se realiza contrato
garantizando que se                                                                               X
                                                                                  con la nueva
cumple con el servicio                                                           empresa y se
ofrecido                                                                          implementan
3. Este año se hará                                                              adecuaciones
nueva cotización del
servicio con cambios
en los términos de
referencia.

Hacer inspección cuatro         Equipo de    Julio 26 de Ver seguimiento
veces al año, con el fin de     Compras         2010
evaluar las eXistencias de
                                                                                                   X
material vs lo solicitado
para ese mismo periodo.

ContA.C.tos con              Dirección    Marzo 24 de CA.P.A.C.itA.C.ión      Se evidencia el
proveedores, con           administrativo    2011     de Zona Virtual.        pago de las
entidades financieras,       financiera               FormalizA.C.ión del     fA.M.ilias en esta
desarrollar software.                                 contrato. Pruebas       plataforma, y las
                                                      con Novasoft y          bases de datos se
                                                      padres del colegio.     mantiene
                                                      En el mes de            A.C.tualizadas.
                                                      septiembre se
                                                      entrego volante con
                                                      el paso a paso para
ModificA.C.ion del formato Contadora y Marzo 25 de Diseño de formato.                              X
hA.C.iendolo mas simple y    equipo de       2011     Entrega de
fA.C.il de diligenciar,        cartera                novedades mes de
ademas se hara entrega                                abril en el formato
en forma virtual                                      A.C.tualizado, igual
(evidenciando con el                                  para los meses
recibido)                                             siguientes.
                                                      Para el mes de
                                                      septiembre entrega
                                                      a los proveedores de
                                                      servicios para los
                                                      estudiantes alumnos
                                                      que harán uso de los
                                                      servicios adicionales
                                                      del colegio.
Solicitar a sistemas cita      Analista de     marzo 25 de Pruebas con                                         X
con el proveedor del            nomina            2011     Novasoft. Envio de
software. Tener los                                        correo electronico al
correos A.C.tualizados de                                  personal informando
los empleados                                              el cA.M.bio.
                                                           A.C.tualizA.C.ión
                                                           permanente de
                                                           correos personal de
                                                           la institución.
                                                           A.C.tualmente con la
                                                           version de Nómina
Solicitar a sistemas cita      Analista de     Marzo 25 de no se puede enviar Desde junio de
                                                           Pruebas con
con el proveedor del            nomina            2011     Novasoft. Envio de 2011 se evidencia
software. Tener los                                        correo electronico al que todo el
correos A.C.tualizados de                                  personal informando personal recibe su
los empleados                                              el cA.M.bio           carta via correo
                                                                                 electronico cada
                                                                                 que se solicita.

Solicitar a sistemas cita       analista de    marzo 25 de Pruebas con el                                      X
con el proveedor del             nomina y         2011     proveedor del
software. Tener los             contadora                  software y con
correos A.C.tualizados de                                  contadora y directora
los empleados                                              administrativo
                                                           financiera

HA.C.er solicitud al           Analista de     marzo 25 de HA.C.er contA.C.to      desde el mes de
proveedor para ver la           nomina            2011     con el proveedor        julio se esta
viabilidad de este                                                                 pagando a través
requerimiento. Reunion                                                             del software y no de
con el proveedor y                                                                 tesoreria como
pruebas posteriores                                                                venia hA.C.iendose



Analizar el tema de           Asistente       Junio de      Ver seguimiento
contrataciones, en aras de    Administrativo- 2010
convertirlo en un proceso.    financiera,
Teniendo en cuenta que        Compras,
son muchos los contratos      Servicio de                                                                  X
que se realizan en el         alimentación
colegio



contA.C.tos con el               directora      Agosto de   cA.P.A.C.itA.C.ion     Desde el mes de
proveedor. VerificA.C.ion     administrativo      2010      del software,          septiembre ya el
presupuestal, compra e          financiera                  alimentar bases de     software esta
instalA.C.ion del software,                                 datos                  estable y se dejo de
planificA.C.ion de tiempos                                                         trabajar en paralelo.
de instalA.C.ion y                                                                 Los procesos estan
cA.P.A.C.itA.C.ion,                                                                en linea
revision de procesos
implicados
Clasificar las fA.C.turas e     AuXiliar       Marzo 25 de ClasificA.C.ión de       La cuenta contable    X
identificar las de montos       contable          2011     fA.C.turas a partir de   de descuentos
superiores a $3,000,000                                    la semana del 29 de      comparativa con el
para realizar                                              marzo de 2011            año anterior.
conversA.C.iones con los
proveedores y
negociar.Analizar los
vencimientos de cada
fA.C.tura para identificar
los que se pueden
anticipar

Se debe esperar la              analista        Agosto de   Esperar al momento                            X
implementA.C.ion del           contable,          2010      en que inicie
nuevo software de               auXiliar                    correctA.M.ente el
tesoreria para determinar      contable y                   funcionA.M.iento del
los cA.M.bios que se           contadora                    software de
requieran                                                   Tesorería.



reunion con sistemas,            Directora   marzo 25 de Reunión con                El software ya
novasoft y cartera.           administrativa    2011     proveedor.                 quedo instalado y
Solicitud y A.P.robA.C.ion      financiera               capacitación.              esta funcionando
de presupuesto y compra                                  Pruebas y por último       perfectA.M.ente, ha
de la A.C.tualizA.C.ion                                  analizar el                permitido mayor
                                                         funcionamiento             agilidad e
                                                                                    integrA.C.ion con
HA.C.er seguimiento de           Directora     Mayo 30 de 1. Hasta el momento                             X
los requerimientos sobre      administrativo     2011     solo la Coordinación
el control que hA.C.e el        financiera                de Gestión Humana
personal y dependiendo                                    y el departamento de
de esto tomar decisión de                                 artes han requerido
solo enviar dicho control a                               informe del control,
la dirección,                                             pero no ha sido en
Reunion con sistemas            AuXiliar       Septiemrbe                                                 X
para adA.P.tar los             contable y       de 2011
requerimientos del             contadora
comprobante. CA.M.bios
en los reportes desde la
base de datos
1. Coordinar con Gestión
Humana, que los procesos
de inducción y reinducción
incluyan la difusión del
Proceso de Compras.

2. Coordinar con
Comunicaciones que el
cronograma tenga un link
visible.                       Equipo de    Octubre 19
                                                                               X
                               Compras       de 2011
3. Realizar una
capacitación especial con
los usuarios reincidentes
antes de terminarse el
2011.

4. Enviar avisos correos
electronicos.

1. Modificación del          Coordinadora                 1. Propuesta de      X
proceso.                     Sistemas y                   modificación del
2. Realización de plan de    Tecnología                   proceso.
trabajo direccionado al      Informática                  2. Plan de trabajo
apoyo de estrategias del
colegio.                                    Noviembre 9
3. Presentación de los                        de 2011
cambios al comité de
calidad
ODIGO GDCM-P3.R2
  Página 1 de 1
   Versión 03


            Estado


                   C
                   X




                   X




                   X
X




X
X




X




X




X
X




X




X
X




X




X




X
X




X
X




    X
X




X




X
X




X
X
X




X




X
X
1 Incumplimiento al ítem de control:
  Diligenciamiento del formato listado de empleados usuarios del servicio de alimentación.

    Evidencias plan de acción:

* Ajustes en el procedimiento de nómina y en el proceso de servicio de alimentación.
    Se pasan al comité de calidad el 20 de mayo de 2008
    Son aprobados a partir del 1 de agosto

* Separación del concepto de restaurante por sedes a partir de la primera quincena del mes de marzo.

*   Entrega de listado por parte de la analista de nómina y seguridad industrial el 14 de marzo de 2008

*   Envío de novedades vía outlook, por parte de la analista de nómina.

* El listado de usuarios no docentes es entregado el 16 de enero de 2009, se hace a nómina el reporte de
  novedades del listado, los ajustes saldrán en el listado de la segunda quincena de enero.

* El listado es entregado el 4 de febrero de 2009, se hace a nómina el reporte de novedades existentes en
  el listado, se volverá a sacar en la primera quincena de marzo con los ajustes pertinentes.

* El 20 de enero del 2010, la analista de nómina entrega un listado con todos los usuarios inscritos en el
  restaurante a la fecha, se presentan algunas inconsistencias, los ajustes se harán para la próxima quincena.

* El 2 de febrero del 2010 se entrega el listado general de usuarios del servicio.




2 Temperaturas anormales
    Diligenciamiento del formato "Control de temperatura quipos de frío"

    Evidencias plan de acción:

* El 23 de mayo del 2008 se realiza la revisión técnica de la cava por parte de la empresa Refri.Com, dejando
  el respectivo informe.

* El problema de la cava esta en la programación de la parte eléctrica y en una fuga del gas refrigerante.

* El 29 de mayo se realiza el arreglo de la cava dejandola en una temperatura inferior a 5ºC

* El 23 de julio se realiza mantenimiento preventivo.

* El 2 de septiembre nuevamente se altera la temperatura, se realiza el mantenimiento correctivo el 2 de
  septiembre, quendando con temperatura normal.
* El 16 de septiembre se realiza nuevamente mantenimiento correctivo a la cava por presentar temperatura
  anormal.

* El 16 de septiembre se realiza mantenimiento por encontrarse bloqueada, se adiciona gas refrigerante.

* El 22 de septiembre se reprograman los descansos de la cava para que no coincidan con la toma de
  temperatura, queda trabajando normal.

* El 17 de octubre se revisa y corrige fuga de gas.

* El 29 de octubre se corrige nuevamente fuga, por seguir presentando temperaturas anormales.

* El 21 de noviembre se realiza mantenimiento de la unidad condensadora y evaporadora.

* Para el 2009 se programo el mantenimiento preventivo mensual iniciando el 1 de abril del 2009

*   El mantenimiento preventivo para el 2009, se realiza en los meses de abril, julio, agosto, septiembre, octubre
    y diciembre, a pesar de que se había programado de manera mensual.

*   Para el 2010 se programa igualemente el mantenimiento preventivo, el cual no se inicia en el mes de enero.

* La cava esta funcionando de manera correcta y desde el 2008 se trabaja con la empres Refricom para su
  mantenimiento.
.




a el reporte de



s existentes en



nscritos en el
 próxima quincena.




efri.Com, dejando



    refrigerante.




ectivo el 2 de
tar temperatura



 refrigerante.




eptiembre, octubre



n el mes de enero.

efricom para su
                        SEGUIMIENTO A LAS RECURSOS LOGÍSTICOS LAS RECURSOS LOGÍSTICOS
                                               SEGUIMIENTO A
SEGUIMIENTO A LAS NC DE ADMINISTRACIÓN DENC DE ADMINISTRACIÓN DENC DE ADMINISTRACIÓN DE RE

                                       ACTIVOS
                          Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 01-2008            Fecha: 31-07-2008            Asistentes:
                                                         Diana Velásquez – Administradora Red
                                                         Audrey Monsalve – Coord. Serv. G. Retiro
                                                         Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                         Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                                                         Oscar Rosso – Gerente Novasoft
                            Hora: 2:00 p.m.
    Temática/Actividad                     Comentarios                     Conclusiones/Compromisos
1. Capacitación Software de Se inicia la capacitación en el software de   Se trabaja la parte inicial de
Activos Fijos               activos fijos que se maneja en el colegio     maestro y tablas.
                            como inicio de la etapa en la cual las        Cuando se llega a trabajar en los
                            responsables del proceso serán quienes        datos del activo, encontramos
                            actualizarán el software.
                                                                          Se determina realizar un cambio
                                                                          en el archivo a cargo de las
                                                                    Se cita reunión para agosto 05
Firma:                                                              para 05 de 2008
                                           Fecha próxima reunión: Agostoiniciar el trabajo




                                       ACTIVOS
                          Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 02-2008            Fecha: 05-08-2008            Asistentes:
                                                         Audrey Monsalve – Coord. Serv. G. Retiro
                                                         Liliana Calderón – Asistente Administrativa


                            Hora: 7:00 a.m.
    Temática/Actividad                    Comentarios             Conclusiones/Compromisos
1. Análisis tareas de Se inicia la revisión del archivo y se Se decide trabajar el código
revisión archivo de Activos determina la conformación del código nemotécnico:
en Excell                                                        Sucursal-Tipo de activo-clase de
                                                                 activo y consecutivo.
                                                                          Liliana Calderón se compromete
                                                                          a revisar el archivo, agregar los
Firma:                                     Fecha próxima reunión: Por definir
                                         ACTIVOS
                            Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 3-2008              Fecha: 18-09-2008              Asistentes:
                                                            Audrey Monsalve – Coord. Serv. G. Retiro
                                                            Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                            Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                             Hora: 2:00 p.m.
    Temática/Actividad                      Comentarios                    Conclusiones/Compromisos
1. Seguimiento al trabajo de Se revisa el archivo y Liliana Calderón      Ante esta situación Liliana
recodificación de activos    informa que se han encontrado costos
                              Ningún código tenía centro demuchas        Calderón decidió durante el mes
                                                                           Recodificar las secciones y
                              Los centros de costos no estaban            Centros de costos de acuerdo
                                                                          corregir el archivo de activos
                              Existían varios códigos
                             actualizados con nómina para la misma         Verificar y corregir nómina y
                                                                          con la información deubicación de
                              Los tipos y las clases tienen el mismo
                             sección                                       Separar los activos dados
                                                                          sucursal por responsable en el de
                              Hay
                             código activos ubicados en el tipo y clase    Identificar los activos que
                                                                          baja que no tienen responsable
                              Existen códigos de responsable que no
                             equivocado                                   pertenecen a responsables
                              Existe sucursales erradas según algunos
                             corresponden a un responsable conocido       Trabajo Pendiente:
                              Existen códigos de activos asignados a
                             responsables.                               Revisar las descripciones de los
                             responsables retirados del colegio          Definir unificar criterios
                                                                        activos y los niveles del código de
                                                                         Se enviará archivo a
                                                                        activo: Sucursal-Tipo-Clase- las
2. Seguimiento                                                           Se decide que una la
                     a las Se revisan las planillas de activos coordinaciones generales paravez
planillas  de                entregadas planillas.
                     activos  Faltan las a las coordinaciones de       organizado el archivo de activos,
existentes                                                              se realice barrido general para
                              Algunas planillas están enmendadas.
                                                                        actualización definitiva.
                              Algunas planillas de novedades están
                              Hay novedades reportadas y no
                             enmendadas.
Firma:                                       Fecha ni las planillas.
                             actualizado el sistemapróxima reunión: Por convenir según trabajo de
                                             codificación de tipos y subtipos de activos.



NOVEDADES HALLADAS EN PLANILLAS DE INVENTARIO DE ACTIVOS
                         AÑO 2008 SEDE MEDELLÍN

                     RESPONSABLE                     NOVEDAD                      OBSERVACIONES
                  Roberto Antonio Berrio         Sin imprimir planilla
                   Verónica Betancur m.          Sin imprimir planilla
                   Aída Nubia Cano C.            Sin imprimir planilla
                  Teresa de J. Henao M.          Sin imprimir planilla
                  Astrid Biviana Restrepo        Sin imprimir planilla
                    German Torres A.             Sin imprimir planilla
                   Lina Maria Londoño          Con modificación manual           Las modificaciones se
                      Natalia Salazar          Con modificación manual            Hicieron al momento
                  Gloria Margarita Gómez       Con modificación manual             De la verificación y
                    Olga Lucia Gómez           Con modificación manual             entrega para cada
                   Luz Janeth Arboleda         Con modificación manual         Responsable , pues no se
                    Maria Isabel Calad         Con modificación manual            Consideró necesario
                    Olga Lucía Ochoa           Con modificación manual            Incurrir en los costos
Andrea Janeth Ramírez      Con modificación manual    Que acarrean las
Maria del R. Saldarriaga   Con modificación manual   Nuevas impresiones
   Margarita Salazar       Con modificación manual
 Claudia Elena Zapata      Con modificación manual
     Marlin Rodas          Con modificación manual
 Paula Andrea Balbín       Con modificación manual
   Mónica hincapié         Con modificación manual
    Alicia González        Con modificación manual
   Alexandra Bastids       Con modificación manual
 Sanda E. Velásquez        Con modificación manual
   Martha luz Uribe        Con modificación manual
 Diana María Echeverri     Con modificación manual
     Nancy Chica           Con modificación manual
   María E. hincapie       Con modificación manual
Maria Adelaida Betancur    Con modificación manual
 Rosa Maritza Garcés       Con modificación manual
      Fanny Rios           Con modificación manual
Graciela Amparo Muñoz      Con modificación manual
   Beatriz Cárdenas        Con modificación manual
    Diana Zamarra          Con modificación manual
 María Cristina Herrera    Con modificación manual
  Gloria Inés Quintero     Con modificación manual
  Lina Maria Palácio       Con modificación manual
  Ada Magali Rebaza        Con modificación manual
 Gloria Elena Acevedo      Con modificación manual
Jenny Esperanza Mejia      Con modificación manual
Sandra Maria Martínez      Con modificación manual
 Luz Emilse Jaramillo      Con modificación manual
 Luz maría Atehortúa       Con modificación manual
 María Eugenia Yarce       Con modificación manual
José Gabriel Castañeda     Con modificación manual
     Jairo Moreno          Con modificación manual
  Giovanny Ramírez         Con modificación manual
    Natalia Abuchar        Con modificación manual
 Maria patrícia Arenas     Con modificación manual
     Mabel Bolívar         Con modificación manual
   Liliana Calderon        Con modificación manual
Paula Andrea Espinosa      Con modificación manual
  Dora Elena Gómez         Con modificación manual
  Olga Piedad López        Con modificación manual
Beatriz Elena Martínez     Con modificación manual
     Claudia Mesa          Con modificación manual
       Olga Ortiz          Con modificación manual
   Margarita Palacio       Con modificación manual
     Lorena Parra          Con modificación manual
   Flor Maria Perona       Con modificación manual
     Olga Pulgarín         Con modificación manual
                       Gloria Restrepo            Con modificación manual
                        Virginia Saenz            Con modificación manual
                       Zoraida Vallejo            Con modificación manual
                     Luz Marleny Vasco            Con modificación manual
                      Diana Velásquez             Con modificación manual
                     Carlos Andrés Vélez          Con modificación manual
                        Yerica Zapata             Con modificación manual
                     Juan Carlos Bedoya           Con modificación manual




SEDE EL RETIRO
Faltan las planillas de Audrey Monsalve y los de música
Todas las demás planillas tienen modificación manual.




                                          ACTIVOS
                             Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 4-2008                Fecha: 06-10-2008             Asistentes:
                                                             Audrey Monsalve – Coord. Serv. G. Retiro
                                                             Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                             Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                               Hora: 2:00 p.m.
    Temática/Actividad                    Comentarios                        Conclusiones/Compromisos
1. Definición de códigos de Entrega de archivo para su verificación         El 25 se septiembre Liliana
tipos, clases y subclases de                                                Calderón entregó el archivo de
activos                                                                     activos a las coordinaciones de
                                                                            servicios generales para la
                                                                            verificación y definición de
                                                                            descripciones de activos ya que
                                                                            se encontraban mal descritas y a
                                                                            partir de allí definir clasificación.




                                                                            La única que aportó fue Aida
                                                                            Nubia Cano y a partir de esta
                                                                            información se genera la nueva
                                                                            calsifiación.   Liliana Calderón
                                                                            procede a recodigicar los 3.500
                                                                            artículos consignados. Queda
                                                                            pendiente la impresión para
                                                                            verificación por responsable.




Firma:                                         Fecha próxima reunión: Entrega de planillas con la nueva
                                               codificación y recibir inventarios de responsables 2008
                                       ACTIVOS
                          Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 5-2008             Fecha: 10-11-2008           Asistentes:
                                                        Audrey Monsalve – Coord. Serv. G. Retiro
                                                        Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                        Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                            Hora: 9:00 a.m.
    Temática/Actividad                    Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
1. Entrega de planillas por Entrega de información para revisión      Liliana Calderón entrega las
responsable                                                           planillas a las coordinaciones
                                                                      para verificación. Como ya está
                                                                      próximo el final del año, se
                                                                      decide recibir inventarios del
                                                                      2008 con éstas planillas y que
                                                                      sean ellas las que sirvan de
                                                                      actualización para el 2009.




                                                                      Se propone y acepta entonces
                                                                      que para iniciar el 2009 se
                                                                      actualizará la información con
                                                                      éstas planillas. Esto significa que
                                                                      una vez se tengan reportados los
                                                                      cambios de responsable y/o
                                                                      ubicación para el 2009 se
                                                                      actualizará e imprimirá nueva
                                                                      planilla.



Firma:                                    Fecha próxima reunión: Inicio de año 2009



                                       ACTIVOS
                          Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 6-2009             Fecha: 23-01-2009           Asistentes:
                                                        Olga Lucía Restrepo – Coord. Serv. G. Retiro
                                                        Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                        Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                            Hora: 9:00 a.m.
   Temática/Actividad                     Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
1. Planteamiento   trabajo Planeación 2009                          En el área de servicios generales
2009                                                                de la sede El Retiro se presentó
                                                                    cambio en la coordinación, por lo
                                                                    tanto, los tiempos de capacitación
                                                                    y entrega de activos sufren
                                                                    modificación.    Se     está    en
                                                                    inducción del puesto de trabajo
                                                                    con acompañamiento de Aida
                                                                    Nubia




                                                                Todavía no han pasado                los
Firma:                                                          responsables de
                                       Fecha próxima reunión: Febrero de 2009 aulas; se




                                     ACTIVOS
                        Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 7-2009           Fecha: 12-02-2009           Asistentes:
                                                      Olga Lucía Restrepo – Coord. Serv. G. Retiro
                                                      Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                      Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                          Hora: 9:00 a.m.
   Temática/Actividad                   Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
    1. Seguimiento de     Revisión de planillas                     Ya se tienen los responsables y
        actividades                                                 las planillas verificadas del 2008
                                                                    para efectuar cambios para el
                                                                    2009 de la sede Medellín. Liliana
                                                                    En la sede El Retiro apenas se
                                                                    está haciendo la verificación y se
                                                                    espera entregar a Liliana el 20 de
                                                                    febrero.

                                                                    La capacitación prevista para el
                                                                    26 se pospone para cuando se
                                                                    tenga el archivo actualizado.

                                                                Se propone posponer el cierre de
                                                                la NC para marzo de 2010 una
                                                                vez se tengan todos los activos
                                                                entregados a los responsables, la
                                                                capacitación se haya retomado
Firma:                                 Fecha próxima reunión: Marzo de 2009
                                     ACTIVOS
                        Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 8-2009          Fecha: 26-03-2009             Asistentes:
                                                       Olga Lucía Restrepo – Coord. Serv. G. Retiro
                                                       Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                       Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                         Hora: 9:00 a.m.
   Temática/Actividad                  Comentarios                     Conclusiones/Compromisos
    1. Seguimiento de    Revisión de tareas y revisión de            Liliana entregó los listados a Aida
        actividades      cronograma                                  y a Olga para su verificación con
                                                                     las planillas existentes.


                                                                     Los      códigos      ya    fueron
                                                                     modificados en su totalidad y de
                                                                     Las coordinadoras de servicios
                                                                     generales con los listados
                                                                     entregados hicieron entrega de
                                                                     los activos a los responsables
                                                                     Se entregan a Liliana las
                                                                     novedades encontradas para su
                                                                     actualización.

Firma:                                 Fecha próxima reunión: Abril de 2009




                                     ACTIVOS
                        Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 9-2009          Fecha: 23-04-2009             Asistentes:
                                                       Olga Lucía Restrepo – Coord. Serv. G. Retiro
                                                       Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                       Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                         Hora: 9:00 a.m.
   Temática/Actividad                  Comentarios                     Conclusiones/Compromisos
     1. Capacitación     Capacitación en el software                 Una vez se migra la información
                                                                     al software de Novasoft de
                                                                     activos fijos, se inicia la
                                                                     capacitación      con        las
                                                                     coordinadoras   de     servicios
                                                                     generales
                                                                        Se trabajan tablas y maestros. Se
                                                                        sugiere a las coordinadoras
                                                                        empezar a consultar, imprimir y
                                                                        verificar si la información quedó
                                                                        Diana Velásquez queda
                                                                        comprometida a instalar el
                                                                        software en el Retiro para que
                                                                        Olga tenga acceso a los datos.

Firma:                                   Fecha próxima reunión: Mayo de 2009




                                        ACTIVOS
                           Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 10-2009            Fecha: 7-05-2009              Asistentes:
                                                          Olga Lucía Restrepo – Coord. Serv. G. Retiro
                                                          Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                          Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                            Hora: 9:00 a.m.
   Temática/Actividad                       Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
     1. Seguimiento         Utilización del software                    La impresión de la información se
                                                                        realizó en Medellín, ya que el
                                                                        acceso desde la sede El Retiro
                                                                        es muy lento y poco amigable. Se
                                                                        decide hacer análisis técnicos al
                                                                        tema.


                                                                        Liliana hizo pruebas de consulta
                                                                        por pantalla que se demoraba
                                                                        hasta 5´ para mostrar la
                                                                        información.
                                                                  Aida imprimió y cada
Firma:                                                            coordinadora
                                         Fecha próxima reunión: Abril de 2009 revisó la



                                        ACTIVOS
                           Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 11-2009            Fecha: 20-05-2009             Asistentes:
                                                          Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
                                                          Liliana Calderón – Asistente Administrativa


                            Hora: 11:00 a.m.
   Temática/Actividad                      Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
  1. Software de Activos    Dificultades sede El Retiro                 Teniendo en cuenta la dificultad
                                                                        en la velocidad de acceso que se
                                                                     Las ventajas son no solo en
                                                                     velocidad de acceso remoto sino
                                                                     además en la posibilidad de
                                                                     compartir     datos    con   otras
                                                                     aplicaciones como contabilidad.
                                                                     Se invitará a Yerica Zapata para
                                                                     que sea ella quién actualice la
                                                                     información pendiente y a Carlos
                                                                     Margarita autoriza entonces
                                                                     cotizar la nueva versión. Se
                                                                     suspende la capacitación.



Firma:                                   Fecha próxima reunión: Junio de 2009




                                        ACTIVOS
                           Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 12-2009            Fecha:10-06-2009            Asistentes:
                                                        Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
                                                        Liliana Calderón – Asistente Administrativa


                            Hora: 11:00 a.m.
   Temática/Actividad                     Comentarios                  Conclusiones/Compromisos
  1. Software de Activos    Compartir información                    Diana Velásquez comenta que
                                                                     haciendo un análisis alimenta la
                                                                     Además si se sobre la
                                                                     información adicional de cada
                                                                     activo (serie, fecha de compra,
                                                                     seguros, garantías), se puede
                                                                     beneficiar otros usuarios como
                                                                     contabilidad y compras



                                                                     Se toma la decisión de solicitar la
                                                                     actualización de la aplicación.
                                                                     Quedamos pendiente de trámite
                                                                     de compras y actualización.



Firma:                                   Fecha próxima reunión: Julio de 2009




                                        ACTIVOS
                           Registro de Seguimiento de Activos
Acta No. 13-2009           Fecha:16-07-2009            Asistentes:
                                                       Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
                                                       Liliana Calderón – Asistente Administrativa


                           Hora: 11:00 a.m.
   Temática/Actividad                      Comentarios                  Conclusiones/Compromisos
1. Actualización de versión Estrategia de actualización y capacitación Se propone a Novasoft instalar
                                                                       versión    el   14  y reiniciar
                                                                       capacitación el 16.


                                                                     Se cancelaron ambas citas
                                                                     porque a Novasoft no lepara el 21
                                                                     Se propone instalación llegó el
                                                                     y capacitación para el 24 de julio.


Firma:                                   Fecha próxima reunión: Agosto de 2009




                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 14-2009           Fecha:23-07-2009            Asistentes:
                                                       Olga Lucía Restrepo – Coord. Serv. G. Retiro
                                                       Aida Nubia Cano – Coord. Serv. G. Medellín
                                                       Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                           Hora: 11:00 a.m.            Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
    Temática/Actividad                   Comentarios                  Conclusiones/Compromisos
1. Cancelación capacitación Cambio de fechas                         Diana      Velásquez      pospone
                                                                     capacitación ya que apenas el 24
                                                                     de julio se hará la instalación del
                                                                     software.

                                                                     Queda pendiente que Diana
                                                                     informe la cita para capacitación


                                                                     Se propone instalación para el 24
                                                                     y capacitación para el 29 de julio.


Firma:                                   Fecha próxima reunión: Agosto de 2009




                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos
Acta No. 15-2009           Fecha:29-07-2009            Asistentes:
                                                       Oscar Rosso - Novasoft
                                                       Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
                                                       Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                           Hora: 8:00 a.m.
    Temática/Actividad                   Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
 1. Instalación de Software Plataforma SQL                           El señor Oscar Rosso realiza el
                                                                     montaje de la versiónrevisión de
                                                                     Queda pendiente de activos
                                                                     Se debe dar comparten a la
                                                                     datos que seuna revisióncon
                                                                     información en excell ya que
                                                                     faltan datos respecto a valores,
                                                                     proveedores, centros de costos
                                                                     que se requieren en la nueva
                                                                     aplicación


Firma:                                   Fecha próxima reunión: Agosto de 2009



                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 16-2009           Fecha:20-08-2009            Asistentes:
                                                       Oscar Rosso - Novasoft
                                                       Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
                                                       Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                           Hora: 8:00 a.m.
   Temática/Actividad                   Comentarios                    Conclusiones/Compromisos
1. Montaje datos en excell Se montan los datos de la hoja de cálculo Se monta la información en el
                                                                     nuevo software.
                                                                     Diana actualizará los equipos de
                                                                     Aida, Olga y Liliana para acceder
                                                                     a la información y revisarla


Firma:                                   Fecha próxima reunión: Septiembre de 2009




                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 17-2009           Fecha:08-09-2009            Asistentes:
                                                       Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
                                                       Liliana Calderón – Asistente Administrativa


                           Hora: 8:00 a.m.
   Temática/Actividad                    Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
  1. Revisión información    Revisa información en el software        Diana y Liliana revisan la
                                                                      información que se montó y se
                                                                      detecta
                                                                      Se determina que no están todos
                                                                      Se datos proveedor
                                                                      los cita al ya que falta la ubicación


Firma:                                     Fecha próxima reunión: Septiembre de 2009



                                         ACTIVOS
                            Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 18-2009             Fecha:17-09-2009            Asistentes:
                                                         Diana Ma. Velásquez - Administradora de red
                                                         Liliana Calderón – Asistente Administrativa
                                                         Oscar Rosso - Novasoft
                             Hora: 8:00 a.m.
   Temática/Actividad                      Comentarios                  Conclusiones/Compromisos
   1. Montaje y revisión     Revisa información en el software        Oscar Rosso hace montaje de la
        ubicación                                                     información   y muestra los
                                                                      cambios     en    el software
                                                                      (ubicación, centro de costos,
                                                                      informes)

                                                                      Queda pendiente imprimir y
                                                                      revisar   por parte de las
                                                                      coordinadoras  de   servicios
                                                                      generales

                                                                      Diana Velásquez debe actualizar
                                                                      los equipos


Firma:                                     Fecha próxima reunión: Octubre 22 de 2009



                                         ACTIVOS
                            Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 19-2009             Fecha:22-10-2009            Asistentes:
                                                         Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                         Generales Med.
                                                         Olga Lucia Restrepo- Coordinadora Serv.
                                                                    El Retiro
                                                         Generales Calderón-Asistente
                                                         Liliana                      Administrativo
                             Hora: 8:00 a.m.             Financiera
   Temática/Actividad                      Comentarios                  Conclusiones/Compromisos
     1. Revisión de la      Revisa información impresa                Las coordinadora de servicios
        información                                                   generales     im   primieron   y
                                                                      revisaron la información con los
                                                                      listados   firmados    por   los
                                                                      responsables.

                                                                      Se proccede a efectuar las
                                                                      modificaciones en el software.



                                                                      Se reimprime y con esta
                                                                      información se recibirán los
                                                                      inventarios

Firma:                                   Fecha próxima reunión: Noviembre 19 de 2009



                                        ACTIVOS
                           Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 20-2009            Fecha:19-11-2009             Asistentes:
                                                         Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                         Generales Med.
                                                         Olga Lucia Restrepo- Coordinadora Serv.
                                                                    El Retiro
                                                         Generales Calderón-Asistente
                                                         Liliana                      Administrativo
                            Hora: 8:00 a.m.              Financiera
   Temática/Actividad                      Comentarios                 Conclusiones/Compromisos
   1. Proceso fin de año    Recibir inventarios                       Con los informes del software de
                                                                      activos    y     la    información
                                                                      corregida, se recibirá el inventario
                                                                      del 2009.


                                                                      Se harán correcciones si es
                                                                      necesario y con esta información
                                                                      iniciamos el 2010




Firma:                                   Fecha próxima reunión: Enero 21 de 2010



                                        ACTIVOS
                           Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 21-2009            Fecha:21-01-2010             Asistentes:
                                                         Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                         Generales Med.
                                                         Olga Lucia Restrepo- Coordinadora Serv.
                                                         Generales El Retiro
                                                       Carlos Andrés Vélez - Soporte Técnico
                                                       Diana Ma Velásquez - Administradora Red
                                                       Oscar Rosso - Asesor Novasoft
                           Hora: 8:00 a.m.             Liliana Calderón-Asistente Administrativo
   Temática/Actividad                      Comentarios Financiera       Conclusiones/Compromisos
    1. Inicio año 2010     Análisis de la información                 Las coordinadoras de servicios
                                                                      generales informan que los
                                                                      inventarios se entregaron con los
                                                                      informes del software
                                                                     Se        encontraron      algunas
                                                                     novedades      especialmente lo
                                                                     comprado en el mes de
                                                                     diciembre las cuales faltan por
                                                                     actualizar
                                                                     Carlos Andrés informa que aún le
                                                                     falta información por revisar
                                                                     Oscar Rosso propone que esa
                                                                     información se ingrese para tener
                                                                     una fecha de corte y se revise
                                                                     toda la información antes de
                                                                     continuar la capacitación

                                                                     Se propone entonces que toda la
                                                                     información esté lista para el 8 de
                                                                     febrero, para generar
                                                                     documentos y se reprograma
                                                                     capacitación
Firma:                                   Fecha próxima reunión: Febrero 08 de 2010



                                       ACTIVOS
                          Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 22-2009           Fecha:08-02-2010            Asistentes:
                                                       Diana Ma Velásquez - Administradora Red
                                                       Oscar Rosso - Asesor Novasoft


                           Hora: 8:00 a.m.
   Temática/Actividad                    Comentarios                   Conclusiones/Compromisos
  1. Creación documento    Proceso                                   Es una reunión técnica para la
           inicial                                                   creación de documentos de
                                                                     activos o compra inicial

                                                                     Posteriormente Diana revisa la
                                                                     información para ubicar los
                                                                     activos en los diferentes ítems
                                                                  Liliana Calderón     le   da   una
                                                                  segunda revisión
                                                                  Diana sube la información al
                                                                  software y se programa
                                                                  capacitación

Firma:                                Fecha próxima reunión: Febrero 11 de 2010



                                     ACTIVOS
                        Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 23-2009         Fecha:11-02-2010           Asistentes:
                                                    Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                    Generales Med.
                                                    Carlos
                                                    Andrés Vélez
                                                    Diana Ma
                                                   Velásquez - -
                                                   Oscar Rosso
                         Hora: 8:00 a.m.           Asesor Calderón-Asistente Administrativo
                                                   Liliana
   Temática/Actividad                  Comentarios Financiera      Conclusiones/Compromisos
     1. Capacitación     Documentos                              Se reinicia la capacitación donde
                                                                 se explica que las acciones sobre
                                                                 los    activos    solamente    se
                                                                 trabajarán por la opción de
                                                                 documentos.
                                                                  Se inicia la capacitación con las
                                                                  compras y asignaciones
                                                                  Una vez digitada la compra se
                                                                  debe proceder a la asignación.
                                                                  Quedan pendientes las siguientes
                                                                  tareas:
                                                                  1. Adicionar los campos de
                                                                  ubicación y sede que son
                                                                  fundamentales en la información.
                                                                  2. El módulo de asignaciones
                                                                  presenta un error el cual corregirá
                                                                  Oscar Rosso.             3. Se
                                                                  deben digitar todas las compras a
                                                                  la fecha.             4.
                                                                  Quedamos pendiente de
                                                                  No se pueden software
                                                                  corrección del entregar los
                                                                  activos porque se debe actualizar
                                                                  toda la información

Firma:                                Fecha próxima reunión: Marzo 15 de 2010



                                       ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 24-2010          Fecha:20-03-2010            Asistentes:
                                                      Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                      Generales Med.
                                                      Olga Lucia Restrepo- Coordinadora Serv.
                                                      Generales El Retiro - Soporte Técnico
                                                      Carlos Andrés Vélez
                                                    Diana Ma Velásquez - Administradora Red
                          Hora: 8:00 a.m.           Liliana Calderón-Asistente Administrativo
    Temática/Actividad                  Comentarios Financiera       Conclusiones/Compromisos
1. Seguimiento a las      Servicios Generales                      Al digitar y asignar compras se
actividades                                                        encontraron varios asignación no
                                                                   1. Al hacer la
                                                                   solicita datos adicionales como los
                                                                   2. Las compras no muestran
                                                                   códigos asignados a las placas,
                                                                   3. El módulo de traslados
                          Sistemas                                 masivos no funciona y se la
                                                                   Carlos Andrés ya actualizó
                                                                   información de los equipos,
                                                                   Diana Velasquez ya inició la se
                          TAREAS                                   impresión de los códigos
                                                                   1. Oscar Rosso hará las de barra
                                                                correcciones al software para
                                                                3. Se imprimirán planillas
2. Seguimiento proceso    Servicios Generales                   entregar inventariosinventarios no
                                                                Se aclara que los
Firma:                                                          se entregan en
                                       Fecha próxima reunión: Abril 08 de 2010 la fecha




                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 25-2010          Fecha:13-04-2010            Asistentes:
                                                      Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                      Generales Med.
                                                      Olga Lucía Restrepo - Coord. Serv. Gen. Retiro
                          Hora: 8:00 a.m.          Liliana Calderón-Asistente Administrativo
    Temática/Actividad                 Comentarios Financiera      Conclusiones/Compromisos
1. Seguimiento a las      Servicios Generales
actividades                                                       Se están ejecutando los traslados
                                                                  masivos y están ok.
                          TAREAS                                    1. Se imprimen las planillas



                                                                    2. Se hace entrega de los
                                                                    inventarios a los responsables en
                                                                    dos pasos: Entrega y verificación
                                                                    y actualización de software

                                                                    3. La fecha límite de entrega es el
                                                                    30 de mayo una vez se hayan
                                                                    actualizado      las    novedades
                                                                    encontradas
Firma:                                  Fecha próxima reunión: Mayo 28 de 2010
                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 26-2010          Fecha:27-05-2010          Asistentes:
                                                    Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                    Generales Med.
                                                    Olga Lucía Restrepo - Coord. Serv. Gen. Retiro
                          Hora: 8:00 a.m.          Liliana Calderón-Asistente Administrativo
    Temática/Actividad                 Comentarios Financiera       Conclusiones/Compromisos
1. Seguimiento a las      Servicios Generales                     Ya se inició la entrega de los
actividades                                                       inventarios a cargo de docentes,
                                                                  falta bachillerato femenino y
                                                                  algunos docentes del masculino.



                                                                  Ya se imprimió los sticker con las
                                                                  placas y separando por
                                                                  responsable. Se inicia colocación
                                                                  el 1º de junio en ambas sedes


                                                                  Se pospone el cierre de la NC
                                                                  para marzo de 2011 donde se
                                                                  evidencie entrega y recibo de
                                                                  activos con nº de placa.
                                                                  Se pospone la fecha de entrega
                                                                 de activos a responsables para el
                                                                    30 de julio ya que no ha sido
                                                                 La capacitación en el software se
                                                                  reanudará una vez terminada la
                                                                    asignación de placas a cada
                                                                                activo.
Firma:                                 Fecha próxima reunión: Julio 29 de 2010




                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 27-2010          Fecha:30-10-2010          Asistentes:
                                                    Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                    Generales Med.
                                                    Olga Lucía Restrepo - Coord. Serv. Gen. Retiro
                          Hora: 8:00 a.m.          Liliana Calderón-Asistente Administrativo
   Temática/Actividad                  Comentarios Financiera      Conclusiones/Compromisos
1. Seguimiento a las      Servicios Generales                        Ya están listas todas las planillas
actividades                                                          actualizadas y los activos con
                                                                     stiker puestos. Algunos de ellos
                                                                     se caen por que la superficie no
                                                                     es la adecuada por ejemplo
                                                                     colchonetas. Se está ensayando
                                                                     con cinta doble faz.


                                                                     La programación de la
                                                                     actualización de activos se
                                                                     cumple según el cronograma
                                                                     propuesto.
                                                                       Se tiene presupuestado recibir
                                                                        activos a partir de la primera
                                                                            semana de diciembre

Firma:                                  Fecha próxima reunión: Febrero 7 de 2011




                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 28-2011          2/9/2011                     Asistentes:
                                                       Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                       Generales Med.
                                                       Olga Lucía Restrepo - Coord. Serv. Gen. Retiro
                          Hora:                        Liliana Calderón-Asistente Administrativo
    Temática/Actividad                   Comentarios Financiera         Conclusiones/Compromisos
1. Seguimiento a las      Se realiza reunión con cada coordinadora Sede El Retiro: Se tiene registro
actividades               de servicios generales                      manual de todos los cambios. Ya
                                                                      Diana velasquez actualizó el
                                                                      software con la nueva versión. Se
                                                                      inicia proceso de actualización de
                                                                      software.
                                                                   Sede Medellín: Se presentaron
                                                                   muchos cambios de aulas de
                                                                   clase, departamentos y oficinas.
                                                                   Esta situación implica
                                                                   verificación, actualización y
                                                                   creación de muchos activos. La
                                                                   metodología será: La secretarias
                                                                   de preescolar y primaria
                                                                   ayudarán a verificar las aulas de
                                                                   con los códigos de activos. La bor
                                                                   que realizarán los sábados o en
                                                                   la tarde si disponen de tiempo.
                                                                   Adicionalmente Ruben verificará
                                                                   los activos que salieron de
                                                                   oficinas y departamentos par ser
                                                                   asignados a su inventario. Con
                                                                   esta información actualizará el
                                                                   software.

                                                                     Se espera tener entregado los
                                                                      inventarios a satisfacción a
                                                                       finales del mes de marzo.

Firma:                                 Fecha próxima reunión: Marzo de 2011



                                      ACTIVOS
                         Registro de Seguimiento de Activos

Acta No. 29-2011          5/25/2011                  Asistentes:
                                                     Aida Nubia Cano - Coordinadora Serv.
                                                     Generales Med.
                                                     Olga Lucía Restrepo - Coord. Serv. Gen. Retiro
                          Hora:                        Liliana Calderón-Asistente Administrativo
    Temática/Actividad                   Comentarios Financiera         Conclusiones/Compromisos
1. Seguimiento a las      Se realiza reunión con las coordinadoras Sede El Retiro: El software ha
actividades               de servicios generales                      venido presentado errores de
                                                                      conectividad atrazando el
                                                                      proceso.
                                  Sede Medellín: Se inició la
                                  actulización correspondiente al
                                  2011 a medidados del mes de
                                  febrero, ya que la instalación del
                                  software solo se realizó a partir
                                  del 15 de febrero, igualmente la
                                  reubicación de salones, moviliario
                                  y la pérdida de estickers hicieron
                                  esta labor mucho más
                                  dispendiosa y por ende más
                                  demorada. Se ha avanzado
                                  considerablemente a partir del 13
                                  de mayo que se cuenta con la
                                  colaboración de la señora Andrea
                                  Mejía de Servicios Generales del
                                  Retiro, para la verificación y
                                  entrega de los activos, labor
                                  culminada en el preescolar y con
                                  grandes avances en el área
                                  administrativa. Se proyecta como
                                  meta final, hacer la entrega total
                                  de los activos para el próximo
                                  mes de junio en ambas sedes.



                                  Por las dificulatades encontradas,
                                  se propone no colocar stickers a
                                  algunos activos para hacer más
                                  agil la verificación, recepción y
                                  entrega de los mismos.

Firma:   Fecha próxima reunión: Junio de 2011
 LAS NC DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS LOGÍSTICOS



              Página 1 de 1


  – Administradora Red
e – Coord. Serv. G. Retiro
  – Coord. Serv. G. Medellín
 – Asistente Administrativa
Gerente Novasoft


Conclusiones/Compromisos
e trabaja la parte inicial de
aestro y tablas.
uando se llega a trabajar en los
 tos del activo, encontramos
e determina realizar un cambio
 el archivo a cargo de las
e cita reunión para agosto 05
 ra 05 de 2008
stoiniciar el trabajo




              Página 1 de 1


e – Coord. Serv. G. Retiro
 – Asistente Administrativa



Conclusiones/Compromisos
e decide trabajar el código
 motécnico:
ucursal-Tipo de activo-clase de
 tivo y consecutivo.
 iana Calderón se compromete
  evisar el archivo, agregar los
definir
               Página 1 de 1


e – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
nte esta situación Liliana
alderón decidió durante el mes y
 Recodificar las secciones
rregir el de costos de acuerdo
Centros archivo de activos
n la información de nómina y
Verificar y corregir ubicación de
cursal por responsable en el
Separar los activos dados de
 ja que no tienen responsable
  Identificar los activos que
 rtenecen a responsables
abajo Pendiente:
Revisar las descripciones de los
tivos y unificar criterios
Definir los niveles del código de
tivo: Sucursal-Tipo-Clase- las
  Se enviará archivo a
  Se decide que una la
ordinaciones generales paravez
ganizado el archivo de activos,
  realice barrido general para
tualización definitiva.


convenir según trabajo de
os de activos.



 DE ACTIVOS
LÍN

      OBSERVACIONES




     Las modificaciones se
     Hicieron al momento
       De la verificación y
       entrega para cada
   Responsable , pues no se
      Consideró necesario
      Incurrir en los costos
 Que acarrean las
Nuevas impresiones
               Página 1 de 1


e – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
    25 se septiembre Liliana
alderón entregó el archivo de
 tivos a las coordinaciones de
 rvicios generales para la
 rificación y definición de
 scripciones de activos ya que
  encontraban mal descritas y a
 rtir de allí definir clasificación.




    única que aportó fue Aida
ubia Cano y a partir de esta
 ormación se genera la nueva
 lsifiación.   Liliana Calderón
ocede a recodigicar los 3.500
 ículos consignados. Queda
 ndiente la impresión para
 rificación por responsable.




ega de planillas con la nueva
rios de responsables 2008
              Página 1 de 1


e – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
iana Calderón entrega las
anillas a las coordinaciones
 ra verificación. Como ya está
óximo el final del año, se
 cide recibir inventarios del
 08 con éstas planillas y que
 an ellas las que sirvan de
 tualización para el 2009.




e propone y acepta entonces
 e para iniciar el 2009 se
 tualizará la información con
 tas planillas. Esto significa que
 a vez se tengan reportados los
 mbios de responsable y/o
 icación para el 2009 se
 tualizará e imprimirá nueva
anilla.



o de año 2009




              Página 1 de 1


epo – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
n el área de servicios generales
  la sede El Retiro se presentó
 mbio en la coordinación, por lo
nto, los tiempos de capacitación
  entrega de activos sufren
odificación.   Se     está    en
ducción del puesto de trabajo
 n acompañamiento de Aida
ubia




odavía no han pasado           los
sponsables de aulas; se
 ero de 2009




              Página 1 de 1


epo – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
a se tienen los responsables y
s planillas verificadas del 2008
 ra efectuar cambios para el
 09 de la sede Medellín. Liliana
n la sede El Retiro apenas se
 tá haciendo la verificación y se
 pera entregar a Liliana el 20 de
brero.

 capacitación prevista para el
 se pospone para cuando se
nga el archivo actualizado.

e propone posponer el cierre de
 NC para marzo de 2010 una
 z se tengan todos los activos
 tregados a los responsables, la
 pacitación se haya retomado
 o de 2009
             Página 1 de 1


epo – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
iana entregó los listados a Aida
a Olga para su verificación con
s planillas existentes.


 s      códigos     ya    fueron
odificados en su totalidad y de
 s coordinadoras de servicios
 nerales con los listados
 tregados hicieron entrega de
s activos a los responsables
e entregan a Liliana las
 vedades encontradas para su
 tualización.

 de 2009




             Página 1 de 1


epo – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
na vez se migra la información
    software de Novasoft de
 tivos fijos, se inicia la
 pacitación      con        las
 ordinadoras   de     servicios
 nerales
e trabajan tablas y maestros. Se
 giere a las coordinadoras
mpezar a consultar, imprimir y
 rificar si la información quedó
ana Velásquez queda
 mprometida a instalar el
 ftware en el Retiro para que
 ga tenga acceso a los datos.

o de 2009




              Página 1 de 1


 epo – Coord. Serv. G. Retiro
  – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
  impresión de la información se
alizó en Medellín, ya que el
ceso desde la sede El Retiro
  muy lento y poco amigable. Se
 cide hacer análisis técnicos al
ma.


iana hizo pruebas de consulta
 r pantalla que se demoraba
 sta 5´ para mostrar la
ormación.
da imprimió y cada
ordinadora revisó la
 de 2009




              Página 1 de 1


quez - Administradora de red
– Asistente Administrativa



Conclusiones/Compromisos
eniendo en cuenta la dificultad
 la velocidad de acceso que se
 s ventajas son no solo en
 locidad de acceso remoto sino
 emás en la posibilidad de
 mpartir     datos    con   otras
 licaciones como contabilidad.
e invitará a Yerica Zapata para
 e sea ella quién actualice la
 ormación pendiente y a Carlos
argarita autoriza entonces
 tizar la nueva versión. Se
 spende la capacitación.



o de 2009




              Página 1 de 1


quez - Administradora de red
– Asistente Administrativa



Conclusiones/Compromisos
ana Velásquez comenta que
 ciendo si se sobre la
demás un análisis alimenta la
 ormación adicional de cada
 tivo (serie, fecha de compra,
 guros, garantías), se puede
 neficiar otros usuarios como
 ntabilidad y compras



e toma la decisión de solicitar la
 tualización de la aplicación.
uedamos pendiente de trámite
  compras y actualización.



 de 2009




              Página 1 de 1
quez - Administradora de red
– Asistente Administrativa



Conclusiones/Compromisos
e propone a Novasoft instalar
 rsión    el   14  y reiniciar
 pacitación el 16.


e cancelaron ambas citas
  propone instalación llegó el
erque a Novasoft no lepara el 21
capacitación para el 24 de julio.


 to de 2009




              Página 1 de 1


epo – Coord. Serv. G. Retiro
 – Coord. Serv. G. Medellín
– Asistente Administrativa
quez - Administradora de red
Conclusiones/Compromisos
ana       Velásquez      pospone
pacitación ya que apenas el 24
  julio se hará la instalación del
ftware.

ueda pendiente que Diana
orme la cita para capacitación


e propone instalación para el 24
capacitación para el 29 de julio.


 to de 2009




              Página 1 de 1
ovasoft
quez - Administradora de red
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
  señor Oscar Rosso realiza el
ontaje de la versiónrevisión de
ueda pendiente de activos
   debe dar comparten a la
etos que seuna revisióncon
 ormación en excell ya que
 tan datos respecto a valores,
 oveedores, centros de costos
 e se requieren en la nueva
 licación


 to de 2009




              Página 1 de 1


ovasoft
quez - Administradora de red
– Asistente Administrativa


Conclusiones/Compromisos
e monta la información en el
 evo software.
ana actualizará los equipos de
da, Olga y Liliana para acceder
 a información y revisarla


embre de 2009




              Página 1 de 1


quez - Administradora de red
– Asistente Administrativa



Conclusiones/Compromisos
ana y Liliana revisan la
ormación que se montó y se
tecta
e determina que no están todos
s datos proveedor
e cita al ya que falta la ubicación

 embre de 2009




               Página 1 de 1


quez - Administradora de red
– Asistente Administrativa
ovasoft


Conclusiones/Compromisos
scar Rosso hace montaje de la
 ormación   y muestra los
 mbios    en    el  software
bicación, centro de costos,
 ormes)

ueda pendiente imprimir y
visar por parte de las
 ordinadoras de   servicios
 nerales

ana Velásquez debe actualizar
s equipos


 bre 22 de 2009




               Página 1 de 1


Cano - Coordinadora Serv.
 estrepo- Coordinadora Serv.
 iro
 rón-Asistente  Administrativo


Conclusiones/Compromisos
 s coordinadora de servicios
 nerales    im   primieron   y
visaron la información con los
tados    firmados    por   los
sponsables.

e proccede a efectuar las
odificaciones en el software.



e reimprime y con esta
 ormación se recibirán los
ventarios

embre 19 de 2009




               Página 1 de 1


Cano - Coordinadora Serv.
 estrepo- Coordinadora Serv.
 iro
 rón-Asistente  Administrativo


Conclusiones/Compromisos
on los informes del software de
 tivos    y     la    información
 rregida, se recibirá el inventario
 l 2009.


e harán correcciones si es
 cesario y con esta información
 ciamos el 2010




o 21 de 2010




               Página 1 de 1


  - Coordinadora Serv.
 epo- Coordinadora Serv.
 iro
élez - Soporte Técnico
 uez - Administradora Red
sesor Novasoft
 Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos
 s coordinadoras de servicios
 nerales informan que los
ventarios se entregaron con los
 ormes del software
e       encontraron      algunas
 vedades especialmente lo
 mprado en el mes de
ciembre las cuales faltan por
 tualizar
arlos Andrés informa que aún le
 ta información por revisar
scar Rosso propone que esa
 ormación se ingrese para tener
 a fecha de corte y se revise
da la información antes de
 ntinuar la capacitación

e propone entonces que toda la
 ormación esté lista para el 8 de
brero, para generar
 cumentos y se reprograma
 pacitación
ero 08 de 2010




              Página 1 de 1


uez - Administradora Red
sesor Novasoft



Conclusiones/Compromisos
  una reunión técnica para la
eación de documentos de
tivos o compra inicial

osteriormente Diana revisa la
 ormación para ubicar los
 tivos en los diferentes ítems
iana Calderón      le   da   una
gunda revisión
ana sube la información al
ftware y se programa
pacitación

ero 11 de 2010




              Página 1 de 1


 - Coordinadora Serv.




 Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos
e reinicia la capacitación donde
  explica que las acciones sobre
s    activos     solamente    se
abajarán por la opción de
 cumentos.
e inicia la capacitación con las
 mpras y asignaciones
na vez digitada la compra se
 be proceder a la asignación.
uedan pendientes las siguientes
 eas:
 Adicionar los campos de
 icación y sede que son
ndamentales en la información.
 El módulo de asignaciones
esenta un error el cual corregirá
scar Rosso.             3. Se
 ben digitar todas las compras a
 fecha.              4.
uedamos pendiente de
 rrección del software
o se pueden entregar los
 tivos porque se debe actualizar
da la información

o 15 de 2010
               Página 1 de 1


  - Coordinadora Serv.
epo- Coordinadora Serv.
 iro
élez - Soporte Técnico
uez - Administradora Red
Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos
   digitar y asignar compras se
 contraron varios asignación no
   Al hacer la
 licita datos adicionales como los
  Las compras no muestran
 digos asignados a las placas,
 El módulo de traslados
asivos no funciona y se
arlos Andrés ya actualizó la
 ormación de los equipos,
ana Velasquez ya inició la se
 Oscar Rosso códigos
 presión de loshará las de barra
 rrecciones al software para
 Se imprimirán planillas
etregar inventariosinventarios no
   aclara que los
  entregan en la fecha
 08 de 2010




               Página 1 de 1


 - Coordinadora Serv.
epo - Coord. Serv. Gen. Retiro
Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos

e están ejecutando los traslados
asivos y están ok.
 Se imprimen las planillas



 Se hace entrega de los
ventarios a los responsables en
 s pasos: Entrega y verificación
actualización de software

La fecha límite de entrega es el
  de mayo una vez se hayan
tualizado     las    novedades
contradas
o 28 de 2010
              Página 1 de 1


 - Coordinadora Serv.
epo - Coord. Serv. Gen. Retiro
Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos
a se inició la entrega de los
ventarios a cargo de docentes,
 ta bachillerato femenino y
gunos docentes del masculino.



a se imprimió los sticker con las
acas y separando por
sponsable. Se inicia colocación
 1º de junio en ambas sedes


e pospone el cierre de la NC
 ra marzo de 2011 donde se
 idencie entrega y recibo de
 tivos con nº de placa.
 e pospone la fecha de entrega
e activos a responsables para el
 30 de julio ya que no ha sido
a capacitación en el software se
eanudará una vez terminada la
 asignación de placas a cada
             activo.
 29 de 2010




              Página 1 de 1


 - Coordinadora Serv.
epo - Coord. Serv. Gen. Retiro
Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos
a están listas todas las planillas
 tualizadas y los activos con
 ker puestos. Algunos de ellos
  caen por que la superficie no
   la adecuada por ejemplo
 lchonetas. Se está ensayando
 n cinta doble faz.


 programación de la
tualización de activos se
mple según el cronograma
opuesto.
Se tiene presupuestado recibir
 activos a partir de la primera
     semana de diciembre

ero 7 de 2011




              Página 1 de 1


 - Coordinadora Serv.
epo - Coord. Serv. Gen. Retiro
Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos
ede El Retiro: Se tiene registro
anual de todos los cambios. Ya
ana velasquez actualizó el
 ftware con la nueva versión. Se
 cia proceso de actualización de
 ftware.
ede Medellín: Se presentaron
uchos cambios de aulas de
ase, departamentos y oficinas.
  ta situación implica
 rificación, actualización y
eación de muchos activos. La
etodología será: La secretarias
   preescolar y primaria
 udarán a verificar las aulas de
 n los códigos de activos. La bor
 e realizarán los sábados o en
 tarde si disponen de tiempo.
dicionalmente Ruben verificará
s activos que salieron de
 cinas y departamentos par ser
 ignados a su inventario. Con
 ta información actualizará el
 ftware.

Se espera tener entregado los
 inventarios a satisfacción a
  finales del mes de marzo.

o de 2011




              Página 1 de 1


 - Coordinadora Serv.
epo - Coord. Serv. Gen. Retiro
Asistente Administrativo
Conclusiones/Compromisos
ede El Retiro: El software ha
 nido presentado errores de
 nectividad atrazando el
oceso.
ede Medellín: Se inició la
 tulización correspondiente al
 11 a medidados del mes de
brero, ya que la instalación del
 ftware solo se realizó a partir
 l 15 de febrero, igualmente la
ubicación de salones, moviliario
 a pérdida de estickers hicieron
 ta labor mucho más
spendiosa y por ende más
 morada. Se ha avanzado
 nsiderablemente a partir del 13
  mayo que se cuenta con la
 laboración de la señora Andrea
ejía de Servicios Generales del
etiro, para la verificación y
 trega de los activos, labor
 lminada en el preescolar y con
andes avances en el área
 ministrativa. Se proyecta como
eta final, hacer la entrega total
  los activos para el próximo
es de junio en ambas sedes.



or las dificulatades encontradas,
  propone no colocar stickers a
gunos activos para hacer más
 il la verificación, recepción y
 trega de los mismos.

o de 2011
                                                            Seguimiento a las Accio

   ACCIONES CORRECTIVAS-PREVENTIVAS O DE MEJORA
2. Zonificación




3. Análisis y toma de muestra de la planta de tratamiento
de aguas




4. Distribución de las funciones del personal




5. Revisión de las balanzas
6. Resalto y Señalización vía escobero
                                Seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

                                               SEGUIMIENTO
1. Inducción más amplia sobre el proceso y la forma de incluir los cambios en el mismo
2. Nueva Zonificación para la Sede El Retiro
3. Actualizar formato en el proceso y presentar a Comité de Calidad
4. Elaborar en agosto el diagnóstico para el 2010 teniendo en cuenta esta nueva zonificación
5. Tener en cuenta siempre los nuevos espacios para incluir en la zonificación y diagnóstico
1. Se Solicita a Ingeaguas cotización para el asesoría de mantenimiento general de la planta de
tratamiento de aguas.
2. Se solicita a Ingeaguas cotización para la toma y análisis de de muestras Fisicoquimicas y
Microbiológicas
3. Se toman las muestras de laboratorio para el seguimiento de acuerdo a la periodicidad establecida
con el asesor
4. Se contrata a Ingeaguas como la empresa asesora en el seguimiento y mantenimiento al tanque de
agua.


Entrega de cartas de Estándar de Funciones a cada uno de los auxiliares de servicios generales.
Seguimiento a la distribuciòn de funciones durante el semestre



Se realizó la inspección y verificación del estado las balanzas, evidenciando que cumple con los
estándares requeridos. Se verifica planillas por parte de servicios generales
1. Se envío carta a la secretaría de tránsito de Envigado solicitando resaltos en la vía

2. A la negativa de la secretaría de tránsito, se pide asesoría sobre las características del resalto
3. Cotiza a dos proveedores y se invita a la administración de Ciudadela San Luis para hacer las obras
en conjunto.
4. La unidad Ciudadela San Luis apoya la ejecución del resalto segun correo electrónico pero
inicialmente harán un derecho de petición al Tránsito y dependiendo de este resultado se
continuará la idea de compartir costos de la obra.

5. En agosto el señor Hernán Cuervo de la Ciudadela San Luis informa que no podrán apoyar
económicamente la construcción del resalto. El colegio decide hacerlo e inicia el proceso
compras al respecto. Ya está el pedido en compras y en trámite
Se realizó en octubre de 2009
ntivas y de Mejora

         Encargada          Fechas
         Liliana Calderon   30 de abril de 2009
         Olga Restrepo      31 de julio de 2009
         Olga Restrepo      Agosto de 2009
         Olga Restrepo
         Olga Restrepo      Permanente




         Olga Restrepo      A partir de marzo de 2009

         Olga Restrepo      Enero de 2009
         Olga Restrepo




         Olga Restrepo
         Liliana Calderón   Primer semestre del 2009

         Liliana Calderón

         Liliana Calderón
         Hernán Cuervo

         Hernán Cuervo
                     SEGUIMIENTO A LA NC DE COMPRAS Y SUMINISTROS

Incumplimiento al Item de control:
Cumplimiento del cronograma establecido

SEGUIMIENTO NUMERAL 1
Evidencias al plan de acción

                       Se llegan a acuerdos verbales con los usuarios, con el fin de dar respuesta oportuna
  Octubre de 2008
                       a las solicitudes, en cuanto a tiempo de entrega y cambio de algunos insumos de
                       difícil adquisición, por otros más comerciales.

                       Con la autorización dada por la Dirección Administrativo - Financiera para realizar
   Marzo de 2009       algunas compras de contado y aprovechar descuentos por promoción, se logró
                       comprar algunos materiales específicos.

                       Con el cambio que se dío en el modelo pedagógico de la Institución, se realizó
                       reunión con la Directora Pedagógica y los Coordinadores de nivel, para planear
    Abril de 2009      trabajo conjunto que benificiara ambas partes, dado el volumen y las características
                       de las solicitudes. Así mismo, se acordo hacer compras en compañía de una persona
                       conocedora del material solicitado.


                       De acuerdo a compromiso adquirido en la reunión de Abril, se realizó reunión con la
                       Directora Pedagógica para realizar el segundo pedido del material para Rincones, lo
   Junio 3 de 2009     que permitió que la descripción fuera clara y con proveedor definido.

                       Se realizó reunión con la Directora Pedagógica para hacer seguimiento a los
 Agosto 20 de 2009
                       compromisos adquiridos en la reunión de Abril


    Junio de 2010      Se tienen identificados los usuarios que no cumplen con el cronograma, por lo
                       tanto, se acordará con ellos las fechas semanales para la entrega de pedidos.

                       Se acordo con los usuarios que los pedidos que no son de cronograma, seran
                       atendidos en el orden que van llegando, con el fin de dar cumplimineto a las fechas
 Agosto 25 de 2010
                       de entrega establecidas en los lineamientos. De esta forma, se esta cumpliendo
                       con la entrega de los pedidos.

SEGUIMIENTO NUMERAL 2

                       En reunión realizada con las áreas de Sistemas, Contabilidad, Presupuesto y
 Noviembre de 2008
                       Compras se acordó solicitar al proveedor del software establecer validación en
                       bloque, para la actualización de los vencimientos con los proveedores.

    Junio de 2010      El software fue ajustado de acuerdo a la solicitud presentada.
SEGUIMIENTO NUMERAL 3


 Diciembre de 2008     En reunión con la Dirección Administrativo - Financiera se acordó centralizar la
                       solicitud de disponibilidades de acuerdo a los pedidos recibidos diariamente.

                       Con la decisión tomada en diciembre de 2008, se cuenta con las disponibilidades
    Junio de 2010
                       oportunamente.

Incumplimiento del numeral 4.2.3 de la norma:
Lineamientos de compras
                     El documento lineamientos de compras ya se encuentra en el listado maestro de
                     documentos. No se ha cerrado la NC hasta tanto se verifique en un tiempo
   Enero 25 de 2010
                     prudencial (cambio de documentación por la Analista de Procesos) que se vuelva a
                     presentar.


Incumplimiento al Item de control:
Evaluación y selección de proveedores
                       Para constatar que se realice la copia de seguridad de la carpeta de compras
  Agosto 26 de 2009 instalada en el servidor, se le enviará correo electrónico a la Administradora del
                       Centro de Datos.

                       Para el 15 Octubre se tendrá el 50% de los proveedores con su matrícula en la base
  Agosto 26 de 2009    de datos de proveedores y para el 15 de Noviembre la totalidad.
                       No fue posible cumplir con le fecha establecida para la actualización de la base de
  Enero 25 de 2010
                       datos de proveedores, se prorroga la fecha para el mes de mayo de 2010.
                       Los registros se encuentran en dos equipos del Departamento y en una carpeta
   Junio 7 de 2010     ubicada en el Servidor, al cual se le hace copia diaria, de acuerdo a la información
                       suministrada por la Administradora del Centro de Control de Datos.
                       La actualización de la base de datos quedará organizada en su totalidad en el mes
   Junio 7 de 2010
                       de agosto de 2010.

  Agosto 25 de 2010    Ya esta actualizada en su totalidad la base de datos de los proveedores.

A.M. Control de Recursos


                       Se establecieron las siguientes fechas para realizar el control y seguimiento:
  Agosto 25 de 2010    Aseo, Cafeteria y Material en Común, entre el 7 y 10 de septiembre y entre el 8 y 12
                       de noviembre;
                       Papelería Administración, entre el 13 y 15 de octubre y entre el 18 y 22 de enero.
                       1) Se realizaron verificaciones aleatorias de: Material en Común, Papelería, Aseo y
                       Cafeteria en: diciembre de 2010, febero y abril de 2011; se tomaron las siguientes
                       acciones: el material en común existente en la sede el Retiro se recogio y se utilizo
                       para atender el primer pedido de 2011; en Papelería, Aseo y Cafeteria se
                       encontraron existencias normales para atender las necesidades del día a día.
  JULIO 25 DE 2011

                       2) Perirodicamente se estan analizando con los coordinadores las cantidades
                       solicitadas de Material en Común y se hacen los respectivos ajustes.

                       3) De acuerdo a lo anterior se reconsideran las fechas propuestas inicialmente para
                       este control, se realizaran dos seguimientos físicos aleatorios al año.


A.P. Obras de infraestructura vial

                       Comunicación organizacional, consulta página Fontal, publicación a las
                       familias. Agosto de 2010: por resolución 0824 de 2010 se ampliaron las
                       obras en el Poblado. Este año comenzarán algunas de las obras
   Mayo de 2010
                       contempladas en el Proyecto Valorización El Poblado. Se estima que a partir
                       del mes de mayo comenzarán obras como la construcción parcial de la
                       Calle 4 Sur El Poblado, ampliación Av. 34 en doble calzada y prolongación
                       de la Loma de Los Balsos hasta la Transversal Superior
                       Se les dio a conocer a las empresas de transporte ATRAES y
                       SENDEROS, los boletines de prensa de la secretaria de transporte y
                       transito de Medellín con el cierre de vías en la zona sur, con el fin de
                       que estas les informaran a los padres de familia. ATRAES realizo
                       volantes y los envió con los estudiantes a los padres de familia.
  Agosto de 2011
                       SENDEROS les envió la información a los celulares de los padres de
                       familia, por medio de mensajes de texto. Se tomo una muestra
                       aleatoria de familias atendidas por las dos empresas de transporte,
                       para verificar si recibieron la notificación, dichas familias confirmaron
                       que si les llego.

                        Se hablo con el Ingeniero Jorge Gómez de FONVAL, nos informa
                       que en la actualidad la única obra que esta activa es la del puente de
                       la calle 4sur, incluye el cierre total de la carrera 43C entre las
                       transversales 6a y 7a, el cierre de la Av. Las Vegas será parcial de un
                       solo carril. Las próximas obras serán las siguientes:
                       1. Conexión vial en la carrera 29 Los Linares con la Loma de los
                       Balsos y Loma de los González esta obra no afectara el transito
                       vehicular, tendrá inicio entre enero y febrero de 2012.
Septiembre 1 de 2011
                       2. Continuación de la doble calzada de la Loma de los Balsos hasta la
                       calle 12A, esta obra tendrá inicio entre junio y julio de 2012.
                       3. La obra de la doble calzada Av. 34 tendrá inicios en el 2013.
                     4. Conexión vial de la carrera 27 con la calle 10, no interferirá con el
                     transito vehicular, esta obra un no se ha licitado.
                     Se visitara al Ingeniero Jorge Gómez, con el fin de poder conocer con
                     mas detalle, las obras publicas de la zona sur comuna 14 y el plan de
                     contingencia vial por obras publicas.


A.C. Evaluación servicio de restaurante Eurest
                     1. Se realiza cotización, cambia de proveedor del servicio y el control y
                     verificación del mismo es asumido por el servicio de alimentación del
  Julio 10 de 2010
                     colegio.                    2. No se cierra hasta que el indicador cumpla
                     mínimo con la meta establecida
                     La evaluación del servicio de alimentación se incluira en evaluación
Septiembre 1 de 2011 institucional 2011, esperaremos los resultados para proceder al cierre de
                     acuerdo a su resultado.



A.C. Modificación cuadro comparativo cotizaciones restaurante
                    En acta de Comité de Calidad del mes de agosto de 2010, se aprobo el
  Agosto de 2010 cambio de los terminos de referencia y parametros para la invitación a
                    participar de las empresas del sector
                    Con la propuesta de unificar dentro del Proceso de Compras lo referente
Septiembre 1 de 2011contratación, desapareceria el instructivo de restaurante y procederiamos al
                    cierre de esta A.C.
                                           SERVICIO SOCIAL.
                                   ACTIVIDADES SEGÚN NECESIDADES

FECHA ACTIVIDAD                             LUGAR
16 de Higiene bucal                         Hogar Elena y Juan
septiem
bre                                         Orfanato


13 de Trabajo                               Hogar Elena y Juan
octubre académico y
        diálogo con los                     Orfanato
15 de   niños
        Visita a los                        Asilo “Mi Casa”
octubre ancianos: diálogo
25 de Bazar hogar San                       Hogar San José
octubre José




Buenas noches Rodrigo

Espero que todos se encuentren muy bien.
Con muchisimo respeto queremos manifestar la gran molestia que estamos sintiendo en nuestra familia por la situacion que a con

Mi hijo Miguel Toro Pelaez tiene una memoria USB en la cual guarda informacion personal y tambien mucha informacion academic
El dia lunes 27 de Septiembre Miguel y los demas equipos de trabajo de 6° electiva, le entregan en la USB un trabajo de Artes so
El compromiso era devolverla al final del dia y efectivamente entrego las memorias que eran aproximadamente 7 al terminar la cl

En su memoria Miguel tenia guardados una presentacion de sociales que empezaron a trabajar en un grupo del salon y que debian

No es la primera vez que esto ocurre con un profesor, el año anterior le presto un libro interesante al profesor de filosofia Jorge O

Nos preocupa muchisimo y nos parece una falta de respeto lo que esta ocurriendo con la memoria de Miguel y en su momento co

Ustedes nos conocen, saben lo agradecidos que estamos siempre con el colegio, nuestro hijo vive feliz en este y eso es lo mas imp

Que tengan un feliz dia y esperamos una pronta solucion.

NATALIA PELAEZ MIYAR
JORGE TORO ECHAVARRIA
SERVICIO SOCIAL.
DES SEGÚN NECESIDADES

                     SOLICITADO POR                       RESPONSABE
                     Martha Valencia                      Martha Valencia

                     Laura Cristina Moren Laura Cristina Moreno
                     ( Estudiante)         y madre de familia8
                                           Odontóloga
                     Alcaldía de Medellín. Martha Valencia

                                                          Lina Martínez.
                     Alcaldía de Medellín                 Martha Valencia
                                                          Lina Martínez.
                     Ser y Servir                         María Fernanda de
                                                          Pareja
                                                          Martha Valencia




estia que estamos sintiendo en nuestra familia por la situacion que a continuacion expongo.

 ual guarda informacion personal y tambien mucha informacion academica de trabajos que tiene que presentar.
s de trabajo de 6° electiva, le entregan en la USB un trabajo de Artes sobre Arte en al Antigua Grecia al profesor Carlos Mario Zapata Alzate.
ente entrego las memorias que eran aproximadamente 7 al terminar la clase de Ingles que era la penultima del dia. Miguel estaba en clase de Ingles e

de sociales que empezaron a trabajar en un grupo del salon y que debian presentar esta semana y un trabajo de tecnologia que tenia que presentar e

año anterior le presto un libro interesante al profesor de filosofia Jorge Orlando Quintero( quien ya no trabaja en el colegio) y este nunca se lo devolvio

to lo que esta ocurriendo con la memoria de Miguel y en su momento con los libros. Cuando Miguel hace un prestamo de estos lo hace convencido de

siempre con el colegio, nuestro hijo vive feliz en este y eso es lo mas importante, pero realmente situaciones como estas hacen que uno vaya perdien
profesor Carlos Mario Zapata Alzate.
ma del dia. Miguel estaba en clase de Ingles en lugar mas lejano que los demas sextos; el profesor no contacto en ningun momento a Miguel para hac

abajo de tecnologia que tenia que presentar el dia de hoy jueves 30 , no pudo llevarlo por lo que en clase le toco repetirlo para entregarselo al profeso

baja en el colegio) y este nunca se lo devolvio, hasta el punto de que yo lo llamo a pedirselo y me dice que no se acuerda, que va a buscar. Tambien

e un prestamo de estos lo hace convencido de que le van a devolver el objeto o en el caso de la memoria su aditamento tan importante en su dia a dia

ones como estas hacen que uno vaya perdiendo la confianza en la institucion.
contacto en ningun momento a Miguel para hacerle entrega de la memoria . Cuando Miguel iba para su salon despues de Ingles se encontro al profes

ase le toco repetirlo para entregarselo al profesor Luis Carlos Florez de Tecnologia, quien le pide que lo que sigue, ojala lo trabaje en un archivo que

e que no se acuerda, que va a buscar. Tambien cuando Miguel estaba en Primero o Segundo, le preste una copia de un Libro guia del Instituo Gradas

oria su aditamento tan importante en su dia a dia academico; porque esto es lo que le hemos enseñado. todos somos humanos y cometemos errores
su salon despues de Ingles se encontro al profesor quien le dijo que no tenia la memoria con el, que la habia dejado en la sala de artes, que se la ent

lo que sigue, ojala lo trabaje en un archivo que tenia Miguel en la memoria, para optimizar su capacidad de almacenamiento. No seria justo que tuvi

ste una copia de un Libro guia del Instituo Gradas a la profesora de Miguel, para que tomara algunas pautas de manejo en clase con el y con otros niñ

do. todos somos humanos y cometemos errores y olvidos, pero hay situaciones que francamente son inaceptables. Que ejemplo le estan dando esto
la habia dejado en la sala de artes, que se la entregaba el martes. Al dia siguiente cuando Miguel fue a reclamarsela el profesor va a la sala de artes

dad de almacenamiento. No seria justo que tuviera que recibir una mala nota por esta situacion verdad?

pautas de manejo en clase con el y con otros niños que lo necesitaran. Varia veces se lo pedimos y nos decia que lo tenia el coordinador y finalmente

n inaceptables. Que ejemplo le estan dando estos profesores a nuestos hijos? y que esta haciendo el colegio cuando esto sucede? No se si sea la unic
e a reclamarsela el profesor va a la sala de artes con el para buscarla pero no la encuentra y le facilita una suya mientras tanto. El profesor le dice que




os decia que lo tenia el coordinador y finalmente no pudimos recuperarlo.

colegio cuando esto sucede? No se si sea la unica vez que esto ha pasado y sinceramente no lo creo, nosotros llevamos tres. Que pasaria si esta fuer
a una suya mientras tanto. El profesor le dice que posiblemente se le quedo en el saco y que el miercoles se la entrega. El miercoles cuando Miguel s




nosotros llevamos tres. Que pasaria si esta fuera la respuesta de un alumno frente a la entrega de un trabajo o algo que le prestaron del colegio?
oles se la entrega. El miercoles cuando Miguel se la reclama nuevamente le responde que se le olvido, que la iba a buscar y se la entregaba el jueves




n trabajo o algo que le prestaron del colegio?
o, que la iba a buscar y se la entregaba el jueves. Hoy la respuesta es que no la encontro y que se la va a reponer con una de el.
va a reponer con una de el.
No conformidad por cumplimiento de perfiles

Se actualizan los requerimientos faltantes de los empleados Jairo Moreno y Jaime Duque, queda pendiente por cumplir la capacita
Audrey Estella Monsalve Prieto mientras se encuentra un proveedor que la brinde con los requisitos que requiere la institución. En
realizado el 15 de febrero de 2010 se evidencia que la coordinadora actual de Servicios Generales de la sede El Retiro no cumple
En el mes de abril de 2010 se consigue una cotización para dictar el curso a la coordinadora de Servicios Generales, está pendien
para detallar la prestación del servicio. 12 julio de 2010: No se logra concretar la capacitación para la coordinadora de Servicios G
propuesta inicial fue cancelada por los proveedores de la formación. Luego de varios rastreos no se cuenta en el medio con una c
acorde a lo esperado, salvo en la ciudad de Bogotá con un incremento importante del valor de la capacitación. En el caso de Clau
aún no concreta formación técnica en el área del conocimiento (razones económicas y de tiempo). Olga Villa O. que se vinculó no
el perfil está actualmente realizando sus prácticas universitarias. Paula Espinosa la nueva analista de contabilidad posee una técn
administración que no respalda el perfil requerido. El manual de perfiles y responsabilidades fue actualizado el 16 de marzo de 20
09.septiembre.2010: Se establece reunión con Claudia Esquivel para mirar el tema de su formación en pregrado. La persona está
en iniciar el ciclo propedéutico en la parte técnica el próximo semestre (Semestre I / 2011) en el CESDE en contaduría sistematiza
Esquivel va a mirar sus compromisos económicos y la viabilidad parainiciar lo antes posible.15 de octubre de 2010: En días recien
instrucciones a la directora administrativo-financiera y a la jefe inmediata de la coordinadora de Servicios Generales (Sede El Reti
Restrepo) para que se efectúe el proceso de capacitación de manera directa a través de la coordinadora de Servicios Generales (
Medellín, Aida Nubia Cano), instrucción aprobada en el comité de calidad; se procederá a realizar la capacitación (no formal) en m
de edificios que está pendiente. En el caso de Paula Espinosa, aún no se concreta un espacio de formación formal para continuar
formación, por ahora estará iniciando a mediados de octubre un Diplomado en Tributaria con el fin de cualificar su desempeño.




No conformidad Optativas

12:julio.2010: Se viene, desde el inicio de las clases, citando a un sinnúmero de personas para que sean asignadas como docente
optativas. Las convocatorias a través de Internet han sido efectivas. Las convocatorias de extranjeros nuevamente presentan part
La convocatoria y contratación de otros idiomas diferentes al Ingles no es fácil de adelantar. 26 de julio de 2010: Los coordinadore
notifican que se ha adelantado la evaluación y definición de las optativas del I semestre de 2011 con el fin de contar con mayor tie
elección de estos docentes. A la fecha ya se cuenta con toda la planta docente de las optativas. 15.octubre.2010: para el segundo
adelantó la evaluación y notificación del requerimiento del personal. A la fecha ya se cuenta con el requerimiento del personal. El r
de Gestión Humana procederá a la realización del proceso de elección y contratación del personal de optativas I semestre de 201
es realizar una buen inducción a finales de noviembre



No conformidad por seguimiento evaluativo de programas

12.julio.2010: Se modifica el instrumento de evaluación de los programas educativos, se presentará en el comité de calidad del 13
2010. Se hace indispensable evaluar los programas de gran envergadura sin falta. 26 de julio de 2010: Se estructura la caracteriz
realizan ajustes a los instrumentos con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la norma. 15.octubre.2010: Ya se cuenta
formato para la evaluación de eventos (actividades) y programas de Educación Empresarial. Se vienen realizando las evaluacione
programas que ya están cerrando su ejecución




No conformidad por base de datos de hojas de vida

12.julio.2010: Se ha planteado con la encargada de sistemas de información, que a través de la página web se realice más adelan
de cada hoja de vida por parte de cada candidato interesado. Por ahora esto no es posible ya que no estaba en el cronograma de
funcionaria, se tiene estipulado para finales del 2010 o inicios del 2011. Se viene teniendo una estrategia tecnológica en el recluta
hojas de vida a través de convocatorias a través de página web (computrabajo), el cual ha resultado efectivo, pero acá se recibe b
modelo de hoja de vida; el deseo es tener un único formato para la hoja de vida del candidato. 26 de julio de 2010: En la caracteri
realizaron los ajustes necesarios para dejar constancia de la necesidad de recibir hojas de vida físicas. 15.octubre.2010: Actualme
organización de las hojas de vida la viene realizando una secretaria. La estrategia a través de páginas web, viene siendo efectiva
logrado reclutar una buena cantidad de hojas de vida a lo largo del año. A la fecha la base de datos física esta organizada por áre
Se hace la modificación de la exclusividad en la base de datos digital en la caracterización nueva.
hojas de vida a través de convocatorias a través de página web (computrabajo), el cual ha resultado efectivo, pero acá se recibe b
modelo de hoja de vida; el deseo es tener un único formato para la hoja de vida del candidato. 26 de julio de 2010: En la caracteri
realizaron los ajustes necesarios para dejar constancia de la necesidad de recibir hojas de vida físicas. 15.octubre.2010: Actualme
organización de las hojas de vida la viene realizando una secretaria. La estrategia a través de páginas web, viene siendo efectiva
logrado reclutar una buena cantidad de hojas de vida a lo largo del año. A la fecha la base de datos física esta organizada por áre
Se hace la modificación de la exclusividad en la base de datos digital en la caracterización nueva.



No conformidad de bienstar laboral por no seguimiento al proceso

12.julio.2010: Se viene pensando en la necesidad de manejar proyectos de Bienestar Laboral de gran envergadura (por ejemplo, s
vivienda, compra y mejora). Se ha ido centrando como población objeto a los empleados mismos (no externos, por ahora) y se le
realce al impacto de las familias de los empleados. Se han asignado algunas funciones relacionadas con el bienestar laboral a un
Social (pendiente grado) empleado del colegio y que aporta desde su saber profesional. El énfasis del bienestar laboral empieza a
desde el impacto en lo social a través del bienestar de las familias de la comunidad educativa. 26 de julio de 2010: Se realiza ajus
caracterización y a formatos que favorezcan dar cumplimiento a los requerimientos de norma. 15.octubre.2010: En comité estraté
14 de octubre se toman varias decisiones que favorecen este proceso, en especial: Aprobación del Reglamento de Auxilios para e
formal (especializaciones, maestrías y doctorados) y la aprobación para el 2011 de una persona que acompañe de cerca este pro
como las estrategias de impacto social del colegio (analista de gestión del entorno)



No conformidad por no medición a gestión del desempeño

12.julio.2010: Ya se tiene una primera propuesta digitalizada completamente para la evaluación del desempeño y la formulación d
de mejoramiento. Se presentará el día 14 de julio de 2010 a los jefes inmediatos con el fin de convertirla en una estratega fundam
acompañamiento a colaboradores. Está en periodo de prueba y se tiene propuesta la primera parte (competencias corporativas),
para el 2011 las especificas (técnicas).26.julio.2010: Se continúa con el desarrollo del instrumento y con la capacitación de los jefe
inmediatos; en la sesión del 14 de julio se abordó el instrumento de evaluación de desempeño y planes de mejoramiento del perso
ventaja en este caso es que el instrumento será virtual y evitará que se pierda papelería y que se de más control en la ejecución d
15.octubre.2010: Se hicieron ajustes y se implementaron los formatos de evaluación del desempeño de los docentes por parte de
estudiantes, así como del mismo instrumento de evaluación de desempeño por parte de los jefes inmediatos (para docentes y no
estos instrumentos vienen siendo una herramienta clave para la valoración de las competencias laborales del personal. Durante la
del mes de septiembre se realiza la evaluación del desempeño del personal con el nuevo instrumento. La gran mayoría a la fecha
evaluación, exceptuando algunos pocos (Luz Marleny Vasco, Margarita Palacio, Alejandro Vásquez J., Ibeth Seguro




No conformidad por que la evlauación de desempeño no se cruza con plan carrera


12.julio.2010: por un tiempo transitorio el plan carrera no hace parte de la estructura de los proceso de Gestión Humana, esto bajo
Director de Desarrollo Organizacional, esta estrategia será retomada de manera progresiva hasta incluirla nuevamente en los proc
el 2011 (ver acta de comité de calidad). Se viene realizando un ajuste importante a los instrumentos de evaluación de desempeño
de mejoramiento. 15.octubre.2010: Se realizó a finales de septiembre la evaluación de desempeño, con este insumo y con una es
clara durante el 2011 en el Plan Carrera, será retomada esta información para el desarrollo de competencias en el personal.




No conformidad por no seguimiento y medición del plan carrera

Elaboración de un plan de formación y desarrollo acorde con la proyección de las competencias acordadas en el Plan Carrera. Se
buscando evidencia con jefes inmediatos. 12.julio.2010: por un tiempo transitorio el plan carrera no hace parte de la estructura de
de Gestión Humana, esto bajo el aval del Director de Desarrollo Organizacional, esta estrategia será retomada de manera progres
incluirla nuevamente en los proceso durante el 2011 (ver acta del comité de calidad). Se viene realizando un ajuste importante a lo
instrumentos de evaluación de desempeño y de planes de mejoramiento. 15.octubre.2010: Por ahora los procesos de Gestión Hu
tenido reajustes importantes que han postergado hasta el año 2011 la implementación del Plan Carrera del personal. El responsa
Gestión Humana se ha ido empalmando de este tipo de necesidades y se han ido dando los ajustes respectivos que vayan garant
adecuado ajuste a los procesos
No conformidad periodo de prueba docentes de optativas

Procesos de Elección y Contratación ajustado a las exigencias. Realización de evaluación de periodo de prueba y desempeño. 12
Durante el I semestre del 2010 también se incumplió con este requerimiento, por lo menos de manera formal como reza el proces
semestre ya se envió la información, a través de la directora académica, a los jefes inmediatos de docentes de optativa para cump
requerimiento, fecha de terminación del período de prueba: 3 de agosto de 2010.Formato de periodo de prueba que reposa en Ge
Humana, la evaluación de desempeño reposa en el sistema. La evidencia se soportará en la realización del 100 % de los período
del II semestre del 2010. 26 de julio de 2010: Para el segundo semestre ya se han realizado dos notificaciones a la directora acad
que esté atenta a la evaluación del período de prueba de los docentes de optativas nuevos y coordine esto con los jefes inmediato
15.Octubre.2010: Nuevamente se incumple con algunas evaluaciones de período de prueba y de evaluación de desempeño, en e
área de ciencias sociales, posiblemente debido al cambio de jefe inmediato y del volumen de tareas y funciones del funcionario. E
realidad que se hace recurrente, deben adoptarse medidas para evitar definitivamente este déficit en el proceso, una estrategia qu
implementado es la utilización de evaluaciones de los docentes a través de encuestas a los estudiantes y la observación de las cla
docentes de optativas.




No contratación de empleados hasta no completar la documentación exigida para su vinculación. A febrero 15 de 2010 se evidenc
personal que ingreso en noviembre de 2009 no cumplió con los requisitos, y los empleados enunciados no se corrigieron en su to
abril de 2010 se cuenta con un listado que reporta los vacíos de documentación de 2004 a 2009, sobre este listado la Analista de
Seguridad Social está nuevamente solicitando la papelería faltante. 12.julio.2010: A la fecha se ha sido estricto en el diligenciamie
hojas de vida. Casi todos los procesos de elección del 2010 están completos, salvo el caso de Janeth García que se vinculó por u
superior a un mes y no se completó el proceso inicial realizado cuando se vinculo como aprendiz, actualmente se está completand
pruebas psicotécnicas y las entrevistas faltantes. 15.octubre.2010: Se tiene al día la papelería de ingreso del personal del 2010, in
de Janeth García.




En la auditoria interna ciclo 2: En el Plan carrera: No se encuentran evidencias claras al plan de mejoramiento y desarrollo del m

Elaboración de un plan de formación y desarrollo acorde con la proyección de las competencias acordadas en el Plan Carrera. Se
buscando evidencia con jefes inmediatos. 12.julio.2010: por un tiempo transitorio el plan carrera no hace parte de la estructura de
de Gestión Humana, esto bajo el aval del Director de Desarrollo Organizacional, esta estrategia será retomada de manera progres
incluirla nuevamente en los proceso durante el 2011 (ver acta del comité de calidad). Se viene realizando un ajuste importante a lo
instrumentos de evaluación de desempeño y de planes de mejoramiento. 15.octubre.2010: Por ahora los procesos de Gestión Hu
tenido reajustes importantes que han postergado hasta el año 2011 la implementación del Plan Carrera del personal. El responsa
Gestión Humana se ha ido empalmando de este tipo de necesidades y se han ido dando los ajustes respectivos que vayan garant
adecuado ajuste a los procesos




NC inidice de rotación

A pesar de desarrollar las estrategias propuestas y bajar en 4.1 % el índice de rotación, no se cumple con la meta del 10% quedando está en el 10.5%. No se cump
fortalecer y focalizar las estrategias. Con base en los logros obtenidos y el presupuesto asignado para el año siguiente se focalizarán las estrategias. En el mes de
cumplió la meta con una rotación de 7,75%, no se cierra para verificar efectividad durante todo el 2010. 12 de julio de 2010: Para el año 2009 se cumplió con el índ
Se han venido fortaleciendo el programa de retención, en especial con el apoyo mediante el auxilio educativo. 28.enero.2011: Nuevamente se incumple con el ìndi
(14.83 para el 2010), muy posiblemente uno de los factores que influyó fue la inestabilidad que genera la vinuclación de los docentes de optativas y un inadecuado
acompañamiento del desempeño del personal.
 e Duque, queda pendiente por cumplir la capacitación de
e con los requisitos que requiere la institución. En seguimiento
 rvicios Generales de la sede El Retiro no cumple con el perfil.
oordinadora de Servicios Generales, está pendiente la reunión
 capacitación para la coordinadora de Servicios Generales, la
 rios rastreos no se cuenta en el medio con una capacitación
e del valor de la capacitación. En el caso de Claudia Esquivel
 cas y de tiempo). Olga Villa O. que se vinculó no cumplimento
 la nueva analista de contabilidad posee una técnica en
 sabilidades fue actualizado el 16 de marzo de 2010.
ma de su formación en pregrado. La persona está interesada
  I / 2011) en el CESDE en contaduría sistematizada. Claudia
  es posible.15 de octubre de 2010: En días recientes se dan
 ordinadora de Servicios Generales (Sede El Retiro, Olga
avés de la coordinadora de Servicios Generales (Sede
 cederá a realizar la capacitación (no formal) en mantenimiento
  a un espacio de formación formal para continuar el ciclo de
 ibutaria con el fin de cualificar su desempeño.




personas para que sean asignadas como docentes de
 torias de extranjeros nuevamente presentan particularidades.
  adelantar. 26 de julio de 2010: Los coordinadores de nivel
mestre de 2011 con el fin de contar con mayor tiempo para la
e las optativas. 15.octubre.2010: para el segundo semestre se
  se cuenta con el requerimiento del personal. El responsable
 ción del personal de optativas I semestre de 2011, el objetivo




vos, se presentará en el comité de calidad del 13 de julio de
a. 26 de julio de 2010: Se estructura la caracterización y se
entos de la norma. 15.octubre.2010: Ya se cuenta con un
 mpresarial. Se vienen realizando las evaluaciones de los




  a través de la página web se realice más adelante el ingreso
es posible ya que no estaba en el cronograma de la
 teniendo una estrategia tecnológica en el reclutamiento de la
el cual ha resultado efectivo, pero acá se recibe bajo cualquier
 el candidato. 26 de julio de 2010: En la caracterización se
  hojas de vida físicas. 15.octubre.2010: Actualmente la
a a través de páginas web, viene siendo efectiva y se ha
a la base de datos física esta organizada por áreas de trabajo.
 erización nueva.
el cual ha resultado efectivo, pero acá se recibe bajo cualquier
 el candidato. 26 de julio de 2010: En la caracterización se
  hojas de vida físicas. 15.octubre.2010: Actualmente la
a a través de páginas web, viene siendo efectiva y se ha
a la base de datos física esta organizada por áreas de trabajo.
 erización nueva.




estar Laboral de gran envergadura (por ejemplo, subsidios de
pleados mismos (no externos, por ahora) y se le ha dado un
ciones relacionadas con el bienestar laboral a un Trabajador
 sional. El énfasis del bienestar laboral empieza a entenderse
ad educativa. 26 de julio de 2010: Se realiza ajustes a la
os de norma. 15.octubre.2010: En comité estratégico del 13 y
 al: Aprobación del Reglamento de Auxilios para ecuación
de una persona que acompañe de cerca este proceso, así
 o)




a la evaluación del desempeño y la formulación de los planes
con el fin de convertirla en una estratega fundamental de
ta la primera parte (competencias corporativas), pendiente
o del instrumento y con la capacitación de los jefes
e desempeño y planes de mejoramiento del personal. La
 pelería y que se de más control en la ejecución del mismo.
 ión del desempeño de los docentes por parte de los
 arte de los jefes inmediatos (para docentes y no docentes);
s competencias laborales del personal. Durante la finalización
el nuevo instrumento. La gran mayoría a la fecha posee dicha
Alejandro Vásquez J., Ibeth Seguro




ura de los proceso de Gestión Humana, esto bajo el aval del
progresiva hasta incluirla nuevamente en los proceso durante
e a los instrumentos de evaluación de desempeño y de planes
ón de desempeño, con este insumo y con una estructura más
 desarrollo de competencias en el personal.




  competencias acordadas en el Plan Carrera. Se esta
 el plan carrera no hace parte de la estructura de los proceso
esta estrategia será retomada de manera progresiva hasta
ad). Se viene realizando un ajuste importante a los
 bre.2010: Por ahora los procesos de Gestión Humana han
ación del Plan Carrera del personal. El responsable de
o dando los ajustes respectivos que vayan garantizando un
 valuación de periodo de prueba y desempeño. 12.julio.2010:
 lo menos de manera formal como reza el proceso. Para el II
es inmediatos de docentes de optativa para cumplir con este
 Formato de periodo de prueba que reposa en Gestión
 ortará en la realización del 100 % de los períodos de prueba
 n realizado dos notificaciones a la directora académica para
as nuevos y coordine esto con los jefes inmediatos.
o de prueba y de evaluación de desempeño, en especial en el
 volumen de tareas y funciones del funcionario. Es una
mente este déficit en el proceso, una estrategia que se ha
estas a los estudiantes y la observación de las clases de los




a su vinculación. A febrero 15 de 2010 se evidencia que el
 mpleados enunciados no se corrigieron en su totalidad. A
 de 2004 a 2009, sobre este listado la Analista de Nómina y
 : A la fecha se ha sido estricto en el diligenciamiento de las
 vo el caso de Janeth García que se vinculó por un periodo
  como aprendiz, actualmente se está completando las
  la papelería de ingreso del personal del 2010, incluyendo la




 aras al plan de mejoramiento y desarrollo del mismo.

  competencias acordadas en el Plan Carrera. Se esta
 el plan carrera no hace parte de la estructura de los proceso
esta estrategia será retomada de manera progresiva hasta
ad). Se viene realizando un ajuste importante a los
 bre.2010: Por ahora los procesos de Gestión Humana han
ación del Plan Carrera del personal. El responsable de
o dando los ajustes respectivos que vayan garantizando un




con la meta del 10% quedando está en el 10.5%. No se cumple por falta de
 el año siguiente se focalizarán las estrategias. En el mes de enero de 2010 se
 . 12 de julio de 2010: Para el año 2009 se cumplió con el índice de rotación.
ucativo. 28.enero.2011: Nuevamente se incumple con el ìndice de rotación
 la vinuclación de los docentes de optativas y un inadecuado proceso de

								
To top